Aula 03 - Capitulo 02 - PDSI - Aula 02 - Planeamento Estratégico - Técnicas e Métodos

7/31/2019 Aula 03 - Capitulo 02 - PDSI - Aula 02 - Planeamento Estratgico - Tcnicas e Mtodos

1/48

INSTITUTO SUPERIOR DE TRANSPORTES E COMUNICAES

Planeamento Estratgico de Sistemas deInformao : Tcnicas e Mtodos

Docente: Camilo Amarcy

Email:[email protected]

Cell:+258823032445

BBM:2095A1FA
mailto:[email protected]:[email protected]


2/48

Camilo Amarcy

Temas do Captulo

Actividades preliminares;

Preparao do estudo;

Incio formal do estudo;

Caracterizao do Sistema de Informao; Construo de cenrios alternativos para o

Sistema de Informao futuro;

Negociao, implementao e controle de solues


3/48

Camilo Amarcy

Tcnicas e Mtodos - Actividades Preliminares

Actividades preliminares

Definio do mbito e objectivos doestudo;

Realizao de sesso de sensibilizao e

comprometimento; Reviso do trabalho realizado e deciso

de prossecuo (prosseguimento);


4/48

Camilo Amarcy

Actividades Preliminares

Definio do mbito eobjectivos do estudo

A definio clara do mbito deestudo permitir a todos osintervenientes perceber as reasonde devem concentrar os seus

esforos e estabelecerexpectativas realistas em termos

dos resultadosesperados.Normalmente, ser o patrociador a definir o mbito doestudo.

Patrocinador: aqui utilizado para referir o responsvel mximo pelarealizao do estudo.


5/48

Camilo Amarcy


Definio do mbito e objectivos doestudo

Objectivos Claros e Concisos, de modo aser possvel a verificao do grau desucesso conseguido no final da execuo.

Exemplo: Possibilitar a integrao das aplicaes de processamento de salrio econtrolo deponto

Trabalho dos promotores do estudo:

mbito do estudo; objectivos; contributos esperados para aorganizao; obstculos que podero surgir; recomendaes paraprosseguir ou adiar o estudo.


6/48

Camilo Amarcy


Realizao de sesso de sensibilizaoe comprometimento

Dever ser conduzida pelo lider doprojecto e dever focar: Reviso do mbito e objectivos; Analisar a previso dos resultados

esperados; Necessidades em termos de recursos

desejvel o envolvimento de todos os grupos de interesse atravs da participao derepresentantes daqueles que so directa ou indirectamente afectados pelas reas queiro estar sob considerao.


7/48Camilo Amarcy


Reviso do trabalho realizado edeciso de prossecuo(prosseguimento)

Realizao de uma reunio com opatrocinador

Decidir se o projecto deverprosseguir de imediato ou deverser deixado para mais tarde


8/48Camilo Amarcy

Tcnicas e Mtodos Preparao do Estudo

Preparao do estudo

Definio da equipa de projecto;

Definio da logistica;

Definio da estratgia de comunicao; Realizao de sesso de orientao da equipa de projecto;

Definio de procedimentos de gesto de projecto;

Reviso do trabalho realizado;


9/48Camilo Amarcy

Preparao do Estudo

Definio da equipa de projecto

A constituio da equipa de PSI varia em funoda dimenso do projecto e da prpria organizao,de modo que no possvel indicar um nmeroexacto de elementos participantes.

Aspectos a considerar: Equipas de menor dimenso so geralmente mais eficazes do que

equipas maiores;

Equipas com pessoasl full-timeso regra geral, mais focadas e eficazesdo que equiupas formadas por pessoas que trabalham empart-time;

As pessoas participantes no devero poder retirar qualquer vantagempessoal do resultado do processo


10/48Camilo Amarcy

Preparao do Estudo

Definio da logstica

A eficcia de um estudo depender emmuito da existncia de um espao fsicoprprio (sala de trabalho). Este espaodever ser utilizado para a realizao dotrabalho de preparao e de anlise,bem como a realizao das entrevistascom os executivos participantes.

A sala de trabalho dever reunir uma srie de caractersticas comopor exemplo: possuiruma dimenso adequada; ter um quadro; ....


11/48Camilo Amarcy

Preparao do Estudo

Definio da estratgia decomunicao

necessria uma estratgia decomunicao plena e honesta, atravsda implementao de planos dedivulgao que tornem possvel

manter todos os grupos de interesssedevidamente informados para queestes percebam as razes quecondizem as diferentes iniciativas.

Alguns dos aspectos a considerar so: os timings das aces, asimplicaes na natureza do trabalho, os progressos, etc.


12/48Camilo Amarcy

Preparao do Estudo

Realizao de Sesso de Orientao daEquipa de Projecto

Perspectiva geral da abordagem autilizar, que pode incluir a clarificaode conceitos, tcnicos, resultadosesperados e referncias a resultados

obtidos noutros estudos similares; Actividades a realizar: o lder da equipa dever apresentar o mbito

do estudo, expor os objectivos e discutir as raes da sua realizao;

Plano de estudo: o lder da equipa dever apresentar um plano geralde trabalho, o qual dever ser discutido e aprovado pelos vrioselementos da equipa.


13/48Camilo Amarcy

Preparao do Estudo

Definio de procedimentos degesto de projecto (1)

O plano de aco dever definir acalendarizao de todas as actividades:

mbito: reas de interveno eenquadramento do processo deacordo com prioridades;

Objectivos procurados (ex: melhorar e capacitar a utilizao de TI);

Responsabilidades: identificar as pessoas que fazem parte da equipade trabalho e respectivos papis e responsabilidades;

Motivaes: razes pelas quais o processo desencadeado;


14/48Camilo Amarcy

Preparao do Estudo


Orientaes: polticas eprocedimentos que promovam umtrabalho mais eficiente;

Para facilitar o acompanhamento da execuo de tarefas, a equipa de trabalho deverdesenvolver formulrios de controlo, indicando as datas de concluso definidas e oselementos da equipa responsveis pela sua execuo.

Cronogramas e oramentos: actividades a desenvolver, temposprevistos e recursos necessrios.


15/48Camilo Amarcy

Preparao do Estudo


Dever ser criado um repositrio paraarquivo de toda a informao:

Dados recolhidos durante a preparao do estudo;

Documentos originais: processos; entidades; classes de dados;

matrizes; Anlise: anotaes resultantes das entrevistas com os executivos;

sumrios das entrevistas; formulrios de anlise e concluses

Relatrios e apresentaes.

Administrativa: Correspondncias,objectivos e mbito do estudo; plano

de trabalho; folhas de controlo;revises do patrocinador;


16/48Camilo Amarcy

Tcnicas e Mtodos Incio Formal do Estudo

Incio formal do estudo

Identificao da informao e reunir;

Recolha preliminar de informao;

Reunio de arranque formal;

Marcao de entrevistas;

Reviso do trabalho realizado

l d d


17/48Camilo Amarcy

Incio Formal do Estudo

Identificao da informao e reunir

Ambiente (informao geral);

Objectivos (misso;...);

Organizao (organograma, ns,...);

Planeamento (processos, planos, prazos,...)

Medidas de desempenho e controlo (medidas de desempenho);

Operaes (produtos e mercados, distribuio geogrfica, encomendas,...);

Suporte de SI (principais aplicaes e equipamento de TI)

Objectivos Globais; Funcionais;

I i F l d E d


18/48Camilo Amarcy


Recolha preliminar deinformao

Identificao e definio dosservios de SI;

Avaliao da infra-estrutura e adefinio dos componentestecnolgicos;

Anlise da estrutura de custoos de SI e dos factores que contribuempara esse custo;

Identificao de nveis de servio e respectivas mtricas;

Identificao de servios que justificam a verificao das viasalternativas de fornecimento

I i F l d E d


19/48

Camilo Amarcy


Reunio de arranque formal (1)

Apresentao da viso do patrocinador:

Tendncias da indstria; Estratgias principais da organizao; Actividades que so fundamentais para o sucesso da organizao; Principais medidas de desempenho das actividades; Direco da organizao no futuro; Principais problemas, impedimentos actuais ou provveis no futuro; Discusso das vantagens para a organizao decorrentes de se deter

informao de maior qualidade; Indicao dos resultados esperados do estudo de PSI

Reviso dos dados organizacionais

I i F l d E d


20/48

Camilo Amarcy



Reviso da informao sobre o SI e a FSI:

Misso e objectivos; Evoluo da FSI; Organizao da FSI; Viso global das principais aplicaes instaladas e planeadas; Distribuio do processamento de dados e localizao dos dados; Funcionalidades actualmente disponveis para os utilizadores; Processo de aprovao de projectos;

Problemas e desafios chave

I i F l d E d


21/48

Camilo Amarcy



Reviso do Plano de Estudo:

Principais actividades, resultados ecronogramas

Incumbncias individuais;

Controlo do projecto;

T i Mt d C t i d SI


22/48

Camilo Amarcy

Tcnicas e Mtodos Caracterizao do SI

Caracterizao do SI

Definio dos processos daorganizao;

Identificao dos requisitos dedados;

Definio da arquitectura de informao;

Anlise do apoio actual do SI aos processos;

Realizao de entrevistas;

Sistematizao da informao e desenvolvimento de concluses.

C t i d Si t d I f


23/48

Camilo Amarcy

Caracterizao do Sistema de Informao

Definio dos processos daorganizao (1)

Os responsveis pelas anotaes devem ser designados desde oincio, de forma a que as decises e as definies dos processos nosejam esquecidas ou sejam m compreendidas mais tarde;

A equipa deve compreender o conceito de recurso/ciclo de vida edeve identificar os produtos e/os servios chave da organizao.

Todos os membros da equipa devem estarpresentes e devem participar nesta actividade.Deve tambm haver uma concordncia geralacerca dos resultados esperados antes que o

estudo se inicie;

C r t riz d Si t m d Inf rm


24/48

Camilo Amarcy


Definio dos processos daorganizao (2)

Idenfificao dos processos de planeamento de topo e gesto;

Identificao dos processos relacionados com os produtos/serviose recursos ao longo de todo o seu ciclo de vida;

Agrupamento/diviso de processos;

Descrio de cada um dos processos;

Relacionamento dos processos com a organizao;

Identificao dos produtos/servios erecursos da organizao;



25/48

Camilo Amarcy


Identificao dos requisitos de dados (1)

Definir uma poltica de dados (incluindo a responsbilidade pelaintegridade dos dados);

Construir a Arquitectura da Informao

Identificar os dados necessrios para osprocessos;

Determinar os requisitos de partilha de

dados atravs dos processos;



26/48

Camilo Amarcy


Identificao dos requisitos de dados (2)

Identificao das classes de

dados;

Definio das classes de dados;

Identificao e definio das entidades daorganizao;

Identificao da criao e uso de dados porcada processo;

Pessoas: funcionrios, clientes, fornecedores; Lugares: locais de venda, armazns; Coisas: equipamentos, produtos; Conceitos: trabalhos, requisitos legais; Eventos: ordens de compra, encomendas de

clientes



27/48

Camilo Amarcy


Definio da Arquitectura de Informao

Colocar um U (usa) na interseco de cada processo com cadaclasse de dados utilizada;

Reorganizar os eixos da matriz processos/classes de dados (trocade linhas e colunas);

Definir grupos de processos; Definir fluxos de dados entre grupos de processos; Simplificar o grfico; Completar o grfico;

Listar os processos ao longo do eixovertical;

Listar as classes de dados ao longo do eixohorizontal;



28/48

Camilo Amarcy


Lista de Classes de Dados

ListadeProc

essos



29/48

Camilo Amarcy


Preencher as relaes entre Processos e Classes com C



30/48

Camilo Amarcy


Preencher as interseces entre Processos e Classes com U



31/48

Camilo Amarcy


Criao de grupos contendo Processos e Classes (basicamente ao mesmo rcio)



32/48

Camilo Amarcy


Definio de fluxos entre os grupos



33/48

Camilo Amarcy


Simplificar o grfico



34/48

Camilo Amarcy


Definio da Arquitectura de Informao

Identifica os subsistemas (bloco ou caixas) que formaro o plano de

longo prazo; Mostra os dados controlados por cada sub-sistema; Mostra os processos da organizao suportados por cada

subsistema; Mostra o fluxo de informao entre os vrios sub-sistemas e, desta

forma, o fluxo de informao atravs da prpria organizao.

Utilidade da Arquitectura:

Constitui a recomendao da equipa paraimplementaes no SI a longo prazo;



35/48

Camilo Amarcy


Anlise do apoio actual do SI aosprocessos

Processos que no recebem apoio das aplicaes actuais;

Elementos da organizao que no recebem apoio das aplicaesexistentes;

Eventuais aplicaes redundantes.

Estas matrizes identificam que elementos daorganizao recebem apoio de aplicaes.Isto permite equipa identificar:



36/48

Etapas do processo:

Preparao geral

Preparao de cada entrevista

Realozao de cada entrevista

Sumarizao de cada entrevista e anlise dos resultados; Actualizao dos grficos da sala de estudo.

Camilo Amarcy


Realizao de entrevistas

Definio dos resultados esperados das entrevistas; Confirmao das entrevistas; Preparao da convocatria aos entrevistados; Definio dos responsveis pelo registo de informao; Elaborao de grficos para as entrevistas; Preparao da sala destinada realizao das entrevistas; Definio de um conjunto geral de questes; Definio de um procedimentos administrativos; Conduo inicial de algumas entrevistas menos relevantes; Planeamento de actividades paralelas.

Atribuio de papis dentro da equipa; Reviso da estrutura organizacional; Reviso dos objectivos e dos problemas existentes; Reviso das matrizes processos/organizao/aplicaes

Apresentao de informao base sobre o estudo de PSI e sobre o

trabalho desenvolvido at altura; Explicitao do objectivo da entrevista e do modo como ser dirigida; Validao das matrizes processos/organizao/aplicaes; Explorao das questes chave e dos pontos de discusso; Concluso da entrevista;

Tcnicas e Mtodos Construo de cenrios alternativos


37/48

Camilo Amarcy

Tcnicas e Mtodos Construo de cenrios alternativos

Construo de cenrios alternativospara o SI futuro

Determinao de prioridades deimplementao;

Anlise da funo SI;

Identificao e avaliao de solues alternativas;

Desenvolvimento de recomendaes;

Documentaa e comunicao de resultados

Construo de cenrios alternativos


38/48

Determinao de prioridades deimplementao

Definio da prioridades

Camilo Amarcy


A aplicao ir permitir a curto prazouma economia significativa e a longoprazo um substancial rendimento doinvestimento?

A quem ir afectar e quantas pessoasenvolve?

Descrio e objectivos; Principais problemas que sero resolvidos; Benefcios potencias; Processos afectados; Entradas; Resumos; Nveis organizacionais afectados; Pr-requisitos

Documentao dos sistemas recomendados



39/48

Camilo Amarcy

Anlise da Funo Sistemas deInformao

Assegurar que:

A arquitectura da informao realmenteimplementada;

O Sistema de Informao eficiente em termos da satisfao dasnecessidades de dados;

Existe um plano vivel, que integra as necessidades de informao,

recursos humanos, hardware, software, comunicaes e automaode escritrio;

Existe uma FSI para assegurar a gesto dos recursos de SI.



40/48

Camilo Amarcy

Identificao e avaliao de soluesalternativas

A equipa deve considerar a questo:desenvolver ou comprar?

Anlise de recursos e servios

externos;

Preparao de pedidos de propostas;

Comparao de propostas; Anlise custo/benefcio; Avaliao financeira das propostas, incluindo preos e

contratos; Anlise de riscos e do impacto de negcio; Avaliao do impacto na cultura organizacional e nos recursos

humanos; Anlise de viabilidade tcnica; Anlise de requisitos/funcionalidades, descries de produtos,

experincias de implementao, escalabilidade, sucessoverificado.



41/48

Camilo Amarcy

Desenvolvimento de recomendaes

O plano de SI deve apresentarrecomendaes respeitantes aoplaneamento e gesto da informao,reflectir as prioridades da arquitecturaem termos dos benefcios esperadospara a organizao e deve serapresentado gesto para validao eaprovao;

Nota: Para cada recomendao, poder haver um projecto associado

No adianta dizer que no recomendvel se no existem alternativasclaras



42/48

Introduo

Abordagem do estudo

Concluses e recomendaes

Plano de aco para as actividades seguintes

Camilo Amarcy

Documentao e comunicao deresultados

Reviso da estrutura do relatrio; Preparao do relatrio; Seleco do meio de apresentao; Apresentao aos executivos

Viso global e enquadramento;

Objectivos; mbito; Equipa de estudo

Organizao e reviso do SI; Processos e classes de dados; Matrizes; Processo de entrevistas; Principais problemas identificados;

Arquitectura da informao e prioridades; Requisitos de gesto da informao; Solues

Descries; Ponderaes; Requisitos em termos de recursos; Benefcios; Cronogramas

Tcnicas e Mtodos Negociao, Implementao e Controlo


43/48

Camilo Amarcy

g , p

Negociao, Implementao eControlo de solues

Negociao de solues;

Implementao de solues;

Controlo de solues;

Negociao, Implementao e Controlo


44/48

Camilo Amarcy

g , p

Negociao de solues

Definir claramento estratgias denegociao e metas a atingir antes doincio das negociaes;

Compreender completamente o

mbito das propostas; Reduzir as possveis causas de desvios;

Recorrer a consultores jurdicos;

Documentar todas as discusses e decises;

Identificar planos de implementao e planos de transio; Definir as condies de aceitao que determinam quando a

transio fica completa e o servio formalmente aceite.



45/48

Implementao de solues

Possveis solues:

Big bang

Incremental

Camilo Amarcy

g , p

A implementao feita de umas vez (pagamento nico)

A implementao faseada num determinadoperido (pagamento em prestaes)



46/48

Camilo Amarcy

g p

Controlo de Solues

aconselhvel a existncia de umponto de contacto nico decoordenao para evitar que osfornecedores sejam sisttematicamenteconfrontados com informaoconfusa e conflitosa com origem emdiversas fontes.

Para alm de um canal consistente de comunicao, necessria uma

base de dados com o regosto dos compromissos assumidos e dasmensagens trocadas.

Temas para o Captulo 3: ITIL v3.0


47/48

Camilo Amarcy

p p

Estratgia;

Desenho;

Transio;

Operao;

Melhoria Continua;

http://pt.wikipedia.org/wiki/ITILv3

InformationTechnology

InfrastructureLibrary

Dvidas
http://pt.wikipedia.org/wiki/ITILv3http://pt.wikipedia.org/wiki/ITILv3http://pt.wikipedia.org/wiki/ITILv3http://pt.wikipedia.org/wiki/ITILv3http://pt.wikipedia.org/wiki/ITILv3http://pt.wikipedia.org/wiki/ITILv3http://pt.wikipedia.org/wiki/ITILv3http://pt.wikipedia.org/wiki/ITILv3http://pt.wikipedia.org/wiki/ITILv3


48/48

.....

Documents

Aula 03 - Capitulo 02 - PDSI - Aula 02 - Planeamento Estratégico - Técnicas e Métodos