AUTOEVALUACIÓN - mag.go.cr · PDF fileDEL MINISTERIO DE AGRICULTURA Y GANADERIA I. INTRODUCCIÓN En el presente informe se presentan los resultados encontrados a partir de la utilización

MINISTERIO DE AGRICULTURA
Y GANADERA
Abril 2010
AUTOEVALUACIN
SISTEMA CONTROL
INTERNO
2009

DESPACHO MINISTERIAL PLANIFICACION INSTITUCIONAL
UNIDAD DE CONTROL INTERNO
Apartado 10094-1000 San Jos, Tel.: 296-2041 y 231-2344 Ext. 427
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INFORME DE AUTOEVALUACION 2009 DEL MINISTERIO DE AGRICULTURA Y GANADERIA
I. INTRODUCCIN En el presente informe se presentan los resultados encontrados a partir de la utilizacin del instrumento conocido como Escala de Maduracin (propuesta por la Contralora General de la Republica y adaptada por el MAG) para determinar la opinin de los funcionarios acerca del sistema de control interno institucional, en cumplimiento con lo que establece la Ley General de Control Interno No. 8292. El instrumento de Auto evaluacin para el ao 2009 utilizado, fue debidamente aprobado por la Comisin Gerencial de Control Interno de este Ministerio en su sesin extraordinaria No. 21-2009. El mismo consiste en una escala que permite determinar en qu etapa de desarrollo se encuentra el sistema de control interno y que clasifica este estado en: 1) Incipiente, 2) Novato, 3) Competente, 4) Diestro y 5) Experto; lo anterior para cada uno de los componentes de la Ley de Control Interno: Ambiente de Control, Evaluacin del Riesgo, Actividades de Control, Sistemas de Informacin, Seguimiento. Las instancias autoevaluadas en el 2009 fueron: Oficinas del Despacho Ministerial,(Oficina de Prensa, Asesora Legal, Planificacin, Cooperacin Internacional y Auditora Interna) SEPSA, Direccin Administrativa y Financiera, Servicio Fitosanitario del Estado, Direccin Superior de Operaciones Regionales y de Extensin Agropecuaria con sus respectivas direcciones regionales. II. METODOLOGA APLICADA PARA AUTOEVALUACION 2009. La metodologa empleada para la autoevaluacin 2009, fue diseada por la Unidad de Control Interno y los Enlaces de Control Interno del MAG y aprobada por la Comisin Gerencial de Control Interno, contemplando los siguientes pasos:
1. Creacin del Instrumento. Parmetros:
a) El instrumento es creado tomando como base el modelo de madurez del Sistema de Control Interno que elabor la Contralora General de la Repblica. (Anexo N.1)
b) El funcionario que llena el formulario tendr acceso a un instructivo que contiene un Glosario, y aspectos importantes a considerar para calificar en la etapa en que considera se encuentra este componente en su lugar de trabajo. (Anexo No. 2)
c) Se realiza un acompaamiento por parte de la UCI y los enlaces de Control Interno para dar respuesta a las dudas generadas por los diferentes equipos de trabajo que realizan el llenado del formulario.

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2. Labores previas a la aplicacin de la autoevaluacin:
a) Elaboracin de una propuesta preliminar del instrumento por parte de la UCI. b) Reunin de enlaces de control interno para presentacin de la propuesta y los
ajustes o modificaciones que se consideren necesarios y creacin de la metodologa de aplicacin.
c) Aprobacin del instrumento de autoevaluacin 2009 y su estrategia de aplicacin presentado a la Comisin Gerencial de Control Interno.
3. Estrategia para llevar a cabo la autoevaluacin 2009.
a) Cronograma.
Llevar a cabo la autoevaluacin 2009 con la calendarizacin de actividades que se deben realizar para su aplicacin, anlisis de la informacin, creacin del informe correspondiente por direccin, envo a la Unidad de Control Interno para el anlisis, consolidacin y creacin del informe de autoevaluacin institucional.
b) Poblacin: Titulares subordinados y personal de todas las reas del Ministerio en un nmero representativo segn considere el Director y el Enlace de control interno de las diferentes dependencias.
c) Dinmica de la aplicacin del instrumento:
Aplicacin individual a los jefes. (Funcionarios que tengan personal a cargo: directores, jefes de departamento entre otros.)
Aplicacin colectiva del instrumento al personal base en forma grupal, en un nmero representativo por dependencia. Se solicit a los participantes de la autoevaluacin que anotaran tanto el nmero total de los funcionarios de la dependencia como el nmero de funcionarios incluidos en la muestra
La Unidad de Control Interno envi a cada dependencia el Formato estandarizado para presentar la informacin recolectada en la autoevaluacin.
Sesin de retroalimentacin de la informacin recopilada y principales hallazgos por dependencia a fin de crear un espacio de dilogo para realizar comentarios sobre los mismos y proponer formas de superar las deficiencias encontradas.
4) Documentacin aportada por las dependencias a la UCI:
a) Todos los formularios aplicados. b) Informe consolidado por direccin, con su respetiva firma y sello en digital y
fsico. c) Presentacin del Plan de mejoras resultado de la autoevaluacin.

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d) Cualquier otra informacin que se juzgue pertinente. (minuta reunin, listado de asistencia, entre otros.)
III. ALCANCES A continuacin se detallan las dependencias seleccionadas para la aplicacin de la autoevaluacin 2009, segn criterio expreso de los titulares subordinados del MAG.
Direccin Proceso Referencia
Oficinas del Despacho Ministerial
1. Planificacin Institucional 2. Centro Comunicacin y Prensa 3. Auditoria Interna 4. Proyectos y Cooperacin Internacional. 5. Asesora Jurdica
A cargo de la Unidad de Control Interno la recopilacin por Despacho.
SEPSA 1. Poltica Agropecuaria y Rural 2. Estudios Econmicos
Nota fecha: 20/1/2009
Servicio Fitosanitario del Estado
1. Exportaciones 2. Cuarentena Vegetal 3. Vigilancia y Control de Plagas 4. Insumos Agrcolas 5. Administracin y Finanzas 6. Laboratorios 7. Informtica 8. Sistemas de Informacin Geogrfica 9. Centro de Informacin y Notificacin 10. Programas Especiales
DSFE-945-18/12/09
Direccin Superior de Operaciones Regionales y Extensin Agropecuaria.
1. Direccin Superior 2. Area Administrativa 3. Programa Exoneraciones 4. Area Seguimiento Evaluacin y
Capacitacin. 5. Area de Produccin Sostenible 6. Gestin Organizacional Empresarial. 7. Comunicacin e informacin 8. Programas Nacionales Pecuarios 9. Programas Nacionales Agrcolas 10. Desarrollo Rural 11. Regin Chorotega (ASA Tilaran) 12. Regin Pac. Central,(ASA Miramar) 13. Regin Brunca. (ASA Pejibaye) 14. Regin Huetar Norte (ASA Aguas
Zarcas) 15. Regin Central Oriental (ASA Jimnez) 16. Regin Central Occidental (ASA Poas)
DSOREA 844 7/12/09

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17. Regin Central Sur (ASA Turrubares) Regin Huetar Atlntica (ASA Gucimo)
Direccin Administrativa y Financiera.
1. Direccin Administrativa y Financiera 2. Financiero Contable 3. Bienes y Servicios 4. SUNII 5. Recursos Humanos 6. Informtica 7. Archivo Central 8. Proveedura
D.A.F. 003-10 7/01/2010
IV. LIMITACIONES DEL INFORME: El informe de autoevaluacin correspondiente se present tardamente a la Unidad de Control Interno por parte de las dependencias de: Servicio Fitosanitario, SEPSA y Direccin Administrativa y Financiera, lo cual provoc un retrase en la elaboracin del consolidado para su presentacin oficial. La informacin aportada por la Direccin Administrativa y Financiera especficamente en lo concerniente a en los departamentos: Proveedura e Informtica fue omisa en su apartado de acciones de mejora.

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V. RESULTADOS OBTENIDOS a) POR DEPENDENCIA A continuacin se muestra la informacin obtenida por Dependencias: Oficinas del Despacho: Las Oficinas que se encuentran representadas en la informacin que se muestra a continuacin, son: Auditora Interna, Centro de Comunicacin y Prensa, Planificacin Institucional, Asesora Jurdica, Proyectos y Cooperacin Internacional . 1. Calificacin del tem por Jefaturas: (titulares subordinados)
a) No. de Jefaturas encuestadas: 5 b) Total de Jefaturas de la dependencia: 5
Oficinas Staff Despacho Ministerial JEFES Componentes INCIPIEN
TE NOVATO COMPETENTE DIESTRO EXPERTO
1.Ambiente De Control: 20 40 40 0 0
2. Valoracin de Riesgo: 40 60 0 0 0
3. Actividades de Control: 40 40 20 0 0
4. Sistemas de Informacin: 40 60 0 0 0
5. Seguimiento: 60 40 0 0 0
TOTAL 40% 48% 12% 0 0
2. Calificacin del tem por Equipos de trabajo: (Personal sin cargo de jefatura) a) No. de funcionarios encuestadas: 15
b) Total de funcionarios de la dependencia: 19
Oficinas Staff Despacho Ministerial Equipo
Componentes
INCIPIENTE NOVATO COMPETENTE DIESTRO EXPERTO
1.Ambiente De Control: 13 60 27 0 0 2. Valoracin de Riesgo: 33 67 0 0 0 3. Actividades de Control: 13 33 53 0 0 4. Sistemas de Informacin: 33 33 33 0 0 5. Seguimiento: 40 27 33 0 0
TOTAL 26% 44% 29% 0 0

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Secretaria Ejecutiva de Planificacin Sectorial Agropecuaria (SEPSA): Las dependencias que se encuentran representad

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