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STRATEGIE & PRAXIS eGovernment eGovernment STRATEGIE & PRAXIS

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ten gehören Drittrechnungen, die in der Investitionsrechnung

oder der laufenden Rechnung explizit ausgewiesen werden.

Diese Leistungen finden sich im Datenmodell der Studie wie-

der – und zwar unter Zuhilfenahme der Applikations- und

Systemliste. Dazu zählen neben der direkten Beschaffung der

Hard- und Software auch der Unterhalt und das Leasing von

Druckern, Telefonie- und Gesprächskosten sowie sämtliche

Verbindungskosten, nicht aber Druckerpapier, Raumkosten

etc. Ebenfalls nicht zu den direkten, sondern zu den indirek-

ten Kosten werden interne Verrechnungen gezählt.

Weil wie erwähnt die Jahresrechnung nicht für die Betrach-

tung der indirekten Kosten geeignet ist, zieht man die Erfas-

sung der IT-Dienstleistungen zu Hilfe – und zwar entlang der

effektiven Leistungserbringung, also vom Beginn bis zum

Abschluss eines Geschäftsprozesses. Auch hier unterteilt in

die Bereiche Applikations- und Systemlandschaft. Bei Erste-

rer wird mit einer Applikationslandkarte und einer Applika-

tionsliste die Situation aus Business-Sicht mit allen kommu-

nalen, IT-gestützten Tätigkeiten erfasst. Unter Einbezug von

Systemlandkarte und System liste wiederum werden die Kos-

ten für die gesamte IT-Infrastruktur summiert.

Fazit: Überblick bringt EffizienzBei der Abbildung der Applikations- und Systemlandschaft er-

hält man einen Überblick auf Aktivitäten der Abteilungen, so-

dass sich neben versteckten Kosten auch Doppelspurig keiten

in den Prozessen aufdecken lassen. Schneider sieht bei seiner

Gemeinde klare Vorteile durch das Full outsourcing in die

Cloud: «Wir sparen bei den Investitionskosten, weil uns keine

IT-Bestandteile mehr selbst gehören. Im Gegenzug steigen

zwar die laufenden Kosten. Diese sind jedoch immer transpa-

rent, weil wir pro Arbeitsplatz und monatlich für die Services

bezahlen.» So könnten einerseits Leistungen sehr schnell auf-

gekündigt werden, beispielsweise, wenn Mitarbeitende weg-

fallen. Andererseits könnten kurzfristig neue Arbeitsplätze

bezogen werden, etwa für Temporärstellen. Den Weg in die

Cloud hätte die Verwaltung gefordert, er habe sich aber auch

als lohnend erwiesen. «Wir mussten umdenken, unsere Rolle

neu definieren und das Prozessdenken in den Mittelpunkt

stellen», sagt Schneider. «Aber wir erhalten heute für das glei-

che Geld bessere Dienstleistungen und benötigen weniger

personelle Ressourcen. Wir möchten nicht mehr zurück.» ◾

S tädte und Gemeinden haben die Aufgabe, trotz steigen-

den Kostendrucks die Dienstleistungen so attraktiv wie

möglich zu gestalten. ICT-Outsourcing steht als Mittel zur

Kostenreduktion ganz oben auf der Liste. Zugleich ist die

Auslagerung eine mögliche Antwort auf aktuelle Herausfor-

derungen in der IT: etwa sich ändernde gesetzliche Rahmen-

bedingungen an die Sicherheit oder auf die Erfüllung ver-

änderter Bedürfnisse der Nutzer hinsichtlich mobilen Arbei-

tens. Denn bekanntlich lassen sich durch Outsourcing Ska-

leneffekte nutzen und die Aufrechterhaltung teuren Know-

hows lässt sich an Dritte abtreten. Die Gemeinden übertra-

gen damit auch für sie relevante Aspekte der IT im Bereich

eGovern ment an einen kompetenten Partner und profitieren

davon, sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren zu können.

Transparenz meist nur TheorieUm jedoch die Angebote von Dienstleistern richtig einstufen

zu können, bedarf es einer echten Kostentransparenz. Oft-

mals wenden die Gemeinden deutlich mehr für ICT auf, als

sie annehmen. Rein theoretisch sind die internen Kosten (z. B.

Löhne) und auch die Rechnungen Dritter in Form direkter

Buchungen in den Jahresrechnungen der Gemeinden enthal-

ten. In der Praxis werden aber Rechnungen externer Dienst-

leister sehr unterschiedlich auf die Konten verbucht und in-

terne Kosten so gut wie nie erfasst und ausgewiesen.

Stephan Schneider, Leiter Steuern und IT-Verantwortlicher

der Gemeinde Wangen-Brüttisellen, hat bereits Erfahrungen

mit Full outsourcing gesammelt. Für ihn ist das A und O

einer gelungenen Ausschreibung, ein gutes Pflichtenheft:

«Die Anforderungen an die Gemeindeinformatik müssen

genau definiert werden, um einen möglichst guten Vertrag

abzuschliessen. Dabei geht es um die Sicherheit oder um die

Frage, wie viele eigene IT-Ressourcen zur Verfügung stehen

sollen – vor allem aber darum, dass Prozesse möglichst effizi-

ent bereitgestellt werden.» Dies bedingt eine exakte Abbil-

dung der Services sowie der versteckten internen Kosten. Zu

den Kosten, die es einzurechnen gilt, gehören beispielsweise

Aufwendungen für Montagearbeiten an Netzwerken oder

Elektroinstallationen, aber auch für Workshops oder Ver-

handlungen mit Lieferanten. Wer solche Kosten nicht trans-

parent einbezieht, kann unliebsame Überraschungen erle-

ben. Denn der Outsourcing-Partner soll die definierten Leis-

Bei der Vergabe von ICT-Outsourcing fehlt Gemeinden oft die volle Kostentransparenz. Eine Studie der FHNW soll Abhilfe schaffen. Von Markus Fischer & Stella Gatziu Grivas

Durchblick bei den KostenICT-Outsourcing von Städten und Gemeinden

tungen innerhalb eines klaren Kostenmodells erbringen kön-

nen, bei Full outsorcing in die Cloud am besten kalkuliert an-

hand monatlicher Kosten für einen Arbeitsplatz.

Benchmarking für IT-KostenDieser Problematik hat sich das Institut für Wirtschaftsinfor-

matik der Fachhochschule Nordwestschweiz angenommen –

unterstützt durch den Praxispartner Axcelerate-Solutions. In

ihrer Studie «Informatikkosten der Schweizer Gemeinden»

berücksichtigen die Verfasser innerhalb eines definierten Da-

tenmodells sämtliche Ausgaben, sodass Entscheidungsträger

einerseits die effektiven Kosten ihrer IT kennen und anderer-

seits einen Vergleich zu den durchschnittlichen Kosten einer

ähnlichen Gemeinde erhalten (Benchmarking). Ferner ist es

das Ziel der Studie, die effektiven IT-Ausgaben sichtbar zu

machen und die Gemeinden so bei der IT-Strategie und bei

der Ausschreibung von Beschaffungen zu unterstützen.

Die Berechnungen basieren auf der Total Cost of Owner-

ship (TCO). Die jährliche TCO führt zu den Kosten eines Ar-

beitsplatzes, indem die Vollkosten durch die Anzahl Arbeits-

plätze dividiert werden. Zentral ist dabei die Frage, wie ein

einzelner Arbeitsplatz definiert werden soll. Während man in

der Vergangenheit PC und Bildschirm darunter verstand, ver-

wässern Bring Your Own Device, mobiles Arbeiten oder Home

Office dieses klassische Bild zunehmend. Deshalb gilt in der

Studie das persönliche Login jedes Benutzers als ein Arbeits-

platz. Zusätzlich wird zwischen Mitarbeitern der Gemeinde

und Behördenmitgliedern unterschieden, nehmen doch Ers-

tere bedeutend mehr IT-Dienstleistungen in Anspruch als

Behördenmitglieder, die sich nur ab und zu in die Gemeinde-

IT einloggen.

Versteckte Kosten aufdeckenBei der detaillierten Berechnung der Kosten werden nicht nur

reine Anschaffungskosten berücksichtigt, sondern auch alle

Aspekte der Nutzung einzelner Komponenten. Die Studie un-

terscheidet dabei direkte und indirekte Kosten. Zu den direk-

Bild

: iSt

ockp

hoto

.com

/Bria

nAJa

ckso

n

«Durch die Aufdeckung versteck-ter Kosten werden nebenbei

auch Doppelspurigkeiten in den Prozessen sichtbar»

Markus Fischer

«Anhand der Studie können Gemeinden ihre IT-Kosten auch

untereinander vergleichen»Stella Gatziu Grivas

Markus Fischer ist Leiter Business Consulting Axc-Cloud bei Axcelerate-Solutions: www.axc.bizProf. Dr. Stella Gatziu Grivas ist Dozentin und Leiterin Kompetenzschwerpunkt Cloud Computing am Institut für Wirtschaftsinformatik der Hochschule für Wirtschaft FHNW: www.fhnw.ch

Informatikkosten der Schweizer GemeindenDurchführung: Fachhochschule Nordwestschweiz, Institut für Wirtschaftsinformatik Praxispartner: Axcelerate-Solutions, www.axc.bizInformationen für Gemeinden, die sich an der Studie beteiligen möchten: fhnw.ch/wirtschaft/iwi/studie-gemeinden

Die Studie: So machen Gemeinden mit

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STRATEGIE & PRAXIS eGovernment eGovernment STRATEGIE & PRAXIS

8/2016 8/2016

ten gehören Drittrechnungen, die in der Investitionsrechnung

oder der laufenden Rechnung explizit ausgewiesen werden.

Diese Leistungen finden sich im Datenmodell der Studie wie-

der – und zwar unter Zuhilfenahme der Applikations- und

Systemliste. Dazu zählen neben der direkten Beschaffung der

Hard- und Software auch der Unterhalt und das Leasing von

Druckern, Telefonie- und Gesprächskosten sowie sämtliche

Verbindungskosten, nicht aber Druckerpapier, Raumkosten

etc. Ebenfalls nicht zu den direkten, sondern zu den indirek-

ten Kosten werden interne Verrechnungen gezählt.

Weil wie erwähnt die Jahresrechnung nicht für die Betrach-

tung der indirekten Kosten geeignet ist, zieht man die Erfas-

sung der IT-Dienstleistungen zu Hilfe – und zwar entlang der

effektiven Leistungserbringung, also vom Beginn bis zum

Abschluss eines Geschäftsprozesses. Auch hier unterteilt in

die Bereiche Applikations- und Systemlandschaft. Bei Erste-

rer wird mit einer Applikationslandkarte und einer Applika-

tionsliste die Situation aus Business-Sicht mit allen kommu-

nalen, IT-gestützten Tätigkeiten erfasst. Unter Einbezug von

Systemlandkarte und System liste wiederum werden die Kos-

ten für die gesamte IT-Infrastruktur summiert.

Fazit: Überblick bringt EffizienzBei der Abbildung der Applikations- und Systemlandschaft er-

hält man einen Überblick auf Aktivitäten der Abteilungen, so-

dass sich neben versteckten Kosten auch Doppelspurig keiten

in den Prozessen aufdecken lassen. Schneider sieht bei seiner

Gemeinde klare Vorteile durch das Full outsourcing in die

Cloud: «Wir sparen bei den Investitionskosten, weil uns keine

IT-Bestandteile mehr selbst gehören. Im Gegenzug steigen

zwar die laufenden Kosten. Diese sind jedoch immer transpa-

rent, weil wir pro Arbeitsplatz und monatlich für die Services

bezahlen.» So könnten einerseits Leistungen sehr schnell auf-

gekündigt werden, beispielsweise, wenn Mitarbeitende weg-

fallen. Andererseits könnten kurzfristig neue Arbeitsplätze

bezogen werden, etwa für Temporärstellen. Den Weg in die

Cloud hätte die Verwaltung gefordert, er habe sich aber auch

als lohnend erwiesen. «Wir mussten umdenken, unsere Rolle

neu definieren und das Prozessdenken in den Mittelpunkt

stellen», sagt Schneider. «Aber wir erhalten heute für das glei-

che Geld bessere Dienstleistungen und benötigen weniger

personelle Ressourcen. Wir möchten nicht mehr zurück.» ◾

S tädte und Gemeinden haben die Aufgabe, trotz steigen-

den Kostendrucks die Dienstleistungen so attraktiv wie

möglich zu gestalten. ICT-Outsourcing steht als Mittel zur

Kostenreduktion ganz oben auf der Liste. Zugleich ist die

Auslagerung eine mögliche Antwort auf aktuelle Herausfor-

derungen in der IT: etwa sich ändernde gesetzliche Rahmen-

bedingungen an die Sicherheit oder auf die Erfüllung ver-

änderter Bedürfnisse der Nutzer hinsichtlich mobilen Arbei-

tens. Denn bekanntlich lassen sich durch Outsourcing Ska-

leneffekte nutzen und die Aufrechterhaltung teuren Know-

hows lässt sich an Dritte abtreten. Die Gemeinden übertra-

gen damit auch für sie relevante Aspekte der IT im Bereich

eGovern ment an einen kompetenten Partner und profitieren

davon, sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren zu können.

Transparenz meist nur TheorieUm jedoch die Angebote von Dienstleistern richtig einstufen

zu können, bedarf es einer echten Kostentransparenz. Oft-

mals wenden die Gemeinden deutlich mehr für ICT auf, als

sie annehmen. Rein theoretisch sind die internen Kosten (z. B.

Löhne) und auch die Rechnungen Dritter in Form direkter

Buchungen in den Jahresrechnungen der Gemeinden enthal-

ten. In der Praxis werden aber Rechnungen externer Dienst-

leister sehr unterschiedlich auf die Konten verbucht und in-

terne Kosten so gut wie nie erfasst und ausgewiesen.

Stephan Schneider, Leiter Steuern und IT-Verantwortlicher

der Gemeinde Wangen-Brüttisellen, hat bereits Erfahrungen

mit Full outsourcing gesammelt. Für ihn ist das A und O

einer gelungenen Ausschreibung, ein gutes Pflichtenheft:

«Die Anforderungen an die Gemeindeinformatik müssen

genau definiert werden, um einen möglichst guten Vertrag

abzuschliessen. Dabei geht es um die Sicherheit oder um die

Frage, wie viele eigene IT-Ressourcen zur Verfügung stehen

sollen – vor allem aber darum, dass Prozesse möglichst effizi-

ent bereitgestellt werden.» Dies bedingt eine exakte Abbil-

dung der Services sowie der versteckten internen Kosten. Zu

den Kosten, die es einzurechnen gilt, gehören beispielsweise

Aufwendungen für Montagearbeiten an Netzwerken oder

Elektroinstallationen, aber auch für Workshops oder Ver-

handlungen mit Lieferanten. Wer solche Kosten nicht trans-

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ben. Denn der Outsourcing-Partner soll die definierten Leis-

Bei der Vergabe von ICT-Outsourcing fehlt Gemeinden oft die volle Kostentransparenz. Eine Studie der FHNW soll Abhilfe schaffen. Von Markus Fischer & Stella Gatziu Grivas

Durchblick bei den KostenICT-Outsourcing von Städten und Gemeinden

tungen innerhalb eines klaren Kostenmodells erbringen kön-

nen, bei Full outsorcing in die Cloud am besten kalkuliert an-

hand monatlicher Kosten für einen Arbeitsplatz.

Benchmarking für IT-KostenDieser Problematik hat sich das Institut für Wirtschaftsinfor-

matik der Fachhochschule Nordwestschweiz angenommen –

unterstützt durch den Praxispartner Axcelerate-Solutions. In

ihrer Studie «Informatikkosten der Schweizer Gemeinden»

berücksichtigen die Verfasser innerhalb eines definierten Da-

tenmodells sämtliche Ausgaben, sodass Entscheidungsträger

einerseits die effektiven Kosten ihrer IT kennen und anderer-

seits einen Vergleich zu den durchschnittlichen Kosten einer

ähnlichen Gemeinde erhalten (Benchmarking). Ferner ist es

das Ziel der Studie, die effektiven IT-Ausgaben sichtbar zu

machen und die Gemeinden so bei der IT-Strategie und bei

der Ausschreibung von Beschaffungen zu unterstützen.

Die Berechnungen basieren auf der Total Cost of Owner-

ship (TCO). Die jährliche TCO führt zu den Kosten eines Ar-

beitsplatzes, indem die Vollkosten durch die Anzahl Arbeits-

plätze dividiert werden. Zentral ist dabei die Frage, wie ein

einzelner Arbeitsplatz definiert werden soll. Während man in

der Vergangenheit PC und Bildschirm darunter verstand, ver-

wässern Bring Your Own Device, mobiles Arbeiten oder Home

Office dieses klassische Bild zunehmend. Deshalb gilt in der

Studie das persönliche Login jedes Benutzers als ein Arbeits-

platz. Zusätzlich wird zwischen Mitarbeitern der Gemeinde

und Behördenmitgliedern unterschieden, nehmen doch Ers-

tere bedeutend mehr IT-Dienstleistungen in Anspruch als

Behördenmitglieder, die sich nur ab und zu in die Gemeinde-

IT einloggen.

Versteckte Kosten aufdeckenBei der detaillierten Berechnung der Kosten werden nicht nur

reine Anschaffungskosten berücksichtigt, sondern auch alle

Aspekte der Nutzung einzelner Komponenten. Die Studie un-

terscheidet dabei direkte und indirekte Kosten. Zu den direk-

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auch Doppelspurigkeiten in den Prozessen sichtbar»

Markus Fischer

«Anhand der Studie können Gemeinden ihre IT-Kosten auch

untereinander vergleichen»Stella Gatziu Grivas

Markus Fischer ist Leiter Business Consulting Axc-Cloud bei Axcelerate-Solutions: www.axc.bizProf. Dr. Stella Gatziu Grivas ist Dozentin und Leiterin Kompetenzschwerpunkt Cloud Computing am Institut für Wirtschaftsinformatik der Hochschule für Wirtschaft FHNW: www.fhnw.ch

Informatikkosten der Schweizer GemeindenDurchführung: Fachhochschule Nordwestschweiz, Institut für Wirtschaftsinformatik Praxispartner: Axcelerate-Solutions, www.axc.bizInformationen für Gemeinden, die sich an der Studie beteiligen möchten: fhnw.ch/wirtschaft/iwi/studie-gemeinden

Die Studie: So machen Gemeinden mit