Upload
buiphuc
View
220
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
9
BAB 2
LANDASAN TEORI
2.1 Teori –teori Dasar / Umum
2.1.1 Pengertian Sistem Informasi
Pengertian sistem informasi menurut Potter (2001,p17) adalah komponen
yang berhubungan yang saling bekerja sama untuk mengumpulkan,
memproduksi, menyimpan, dan menyebarkan informasi yang mendukung
koordinasi pembuat keputusan, penanganan analisa dan penggambaran di dalam
suatu organisasi.
Menurut O’Brien dan Marakas (2006, p6), sebuah sistem informasi bisa
merupakan kombinasi dari orang-orang, hardware, software, jaringan
komunikasi, dan sumber-sumber data yang disimpan, diperoleh, dirubah dan
dihilangkan di dalam suatu organisasi. Orang-orang yang sudah bergantung pada
sistem informasi untuk berkomunikasi dengan orang lain, dengan menggunakan
berbagai macam hardware, software, jaringan, dan sumber-sumber data.
Menurut Laudon (2004, p8), sistem informasi adalah suatu komponen
yang saling berhubugan yang bekerja sama untuk mengumpulkan, memproses,
menyimpan, dan menghilangkan informasi untuk mendukung pengambilan
keputusan, koordinasi, pengontrolan, analisis dan visulaisasi dalam suatu
perusahaan.
10
Menurut Connolly dan Begg (2005, p282) Sistem informasi adalah
sumber daya yang memungkinkan pengumpulan, pengaturan, pengendalian dan
penyebaran informasi ke seluruh organisasi.
Contoh sistem informasi seperti sistem informasi keuangan, sistem
informasi manajemen, system informasi akuntansi, system informasi manufaktur,
dsb.
Jadi dapat disimpulkan bahwa sistem informasi merupakan kerangka
kerja yang terdiri dari perangkat keras, perangkat lunak, prosedur, orang dan data
yang berinteraksi satu sama lain untuk menghasilkan informasi yang berguna
bagi pemakainya.
2.1.2 Analisa dan Perancangan Sistem Informasi
2.1.2.1 Pengertiaan Analisa Sistem
Menurut Mulyadi (2001,p41), analisa sistem adalah
mengidentifikasikan informasi yang diperlukan oleh pemakai untuk
melaksanakan pekerjaannya. Masalah yang sering dihadapi oleh analisis
sistem pada tahap ini adalah membedakan apa yang diminta, dengan apa
yang diiginkan dan dengan apa yang diperlukan oleh pemakai informasi.
Menurut McLeod (2001,p190), analisis sistem adalah penelitian
atas sistem yang telah ada dengan tujuan merancang sistem yang baru
atau diperbarui.
11
2.1.2.2 Pengertian Perancangan Sistem Informasi
Menurut Mulyadi (1992, p51), Perancangan sistem adalah proses
penerjamahan kebutuhan pemakai informasi untuk dipertimbangkan.
Menurut Cushing (1992, p384), Perancangan sistem adalah proses
penyiapan spesifikasi yang terperinci untuk mengembangkan suatu sistem
baru.
Dari pengertian – pengertian diatas disimpulkan bahwa pengertian dari
perancangan sistem informasi adalah suatu proses mempersiapkan
informasi yang terinci untuk mencapai tujuan sistem dengan
meningkatkan kelebihan dari sistem yang berjalan dan mengurangi
kekurangan yang ada.
Langkah – langkah dan sasaran perancangan sistem informasi
adalah :
i. Evaluasi atas alternatif perancangan sistem.
ii. Penyiapan spesifikasi perancangan yang berorientasi pada
pemakai tertentu
iii. Pengajuan rancangan kepada manajemen puncak
Aspek –aspek dalam perancangan sistem, yaitu :
1. Rancangan Masukan (Input)
Digunakan dalam proses data pada tahap analisa sistem. Rancangan
meliputi pembuatan format pembuatan seluruh bukti transaksi.
2. Rancangan Prosedur
12
Meliputi seluruh subsistem yang ada di dalam sistem informasi yang
dapat dibuat dengan dua gambar yang berbeda. Gambar pertama
berupa flowchart (langkah–langkah berkaitan dengan pelaksanaan
dengan prosedur dalam suatu subsistem). Gambar kedua berupa
langkah–langkah pemrosesan data dalam bagian pengolahan data
elektronik.
3. Rancangan Keluaran (Output)
Output berupa laporan–laporan yang dibutuhkan oleh pihak
manajemen perusahaan atau pihak intern perusahaan sebagai bahan
pertimbangan dalam pengambilan keputusan.
2.1.3 Object Oriented Analysis Design
Object-Oriented Analysis and Design (OOAD) adalah metode untuk
menganalisa dan merancang sistem dengan pendekatan berorientasi object
menurut Mathiassen (2000,p135). OOAD menjelaskan hubungan sebuah
masalah utama dan solusi logis dari pandangan sebuah object menurut Larman
(1996, p6).
Object diartikan sebagai suatu entitas yang memiliki identitas, state, dan
behavior menurut Mathiassen (2000,p4). Pada analisa, identitas sebuah object
menjelaskan bagaimana seorang user membedakannya dari object lain, dan
behavior object digambarkan melalui event yang dilakukannya. Sedangkan pada
perancangan, identitas sebuah object digambarkan dengan cara bagaimana object
lain mengenalinya sehingga dapat diakses, dan behavior object digambarkan
13
dengan operation yang dapat dilakukan object tersebut yang dapat
mempengaruhi object lain dalam sistem.
2.1.3.1 Notasi Unifed Modelling Language (UML)
Menurut Booch, Rumbaugh dan Jacobson (1998,p3), Unified
Modelling Language (UML) adalah bahas pemodelan umum yang
digunakan untuk melakukan spesifikasi, visualisasi, konstruksi, dan
dokumentasi artifak dari software system. UML bukanlah sebuah standar
proses pengembangan dalam metode pengembangan sistem tertentu,
namun pada umumnya UML dipakai dalam memodelkan sistem yang
dibangun berbasiskan object.
• Class Diagram
Menurut Mathiassen, class sebagai kumpulan object–object yang
memiliki struktur, sifat–sifat dan atribut yang sama. Object sebagai entitas
yang memiliki identitas, sifat dan berada pada suatu keadaan tertentu.
Atribut adalah sebuah sifat dari suatu kelas yang menjelaskan kelas tersebut.
Terdapat dua struktur object oriented yaitu :
A. Class Structure
- Generalization
Generalization adalah sebuah superclass atau (general class)
yang mendeskripsikan property umum dari subclass –
subclass (specialized classes).
- Cluster
14
Cluster adalah sebuah gabungan dari class–class yang saling
berhubungan. Hubungan class yang berbeda cluster
selalu menggunakan association structure.
B. Object Structure
- Aggregation
Aggregation adalah sebuah object superior atau yang terdiri dari
beberapa inferior object (the parts). Aggregation structure
mendefenisikan hubungan antara dua object atau lebih.
- Association
Association adalah hubungan yang memiliki arti diantara
beberapa object.
Gambar 2.1 Contoh UML Class Diagram
(Sumber :Thomas A.Pender, 2002, p131)
15
• Object Diagram
Object diagram adalah sebuah class diagram yang berisikan object–
object dan hubungan – hubungannya digunakan untuk mnjelaskan object–
object secara terperinci.
Object Diagram digambarkan hubungan antar elemen dalam model,
tapi dengan memakai object-nya.
• Deployment Diagram
Deployment diagram menjelaskan tentang konfigurasi sistem di
dalam form processors dan object–object yang dihubungkan dengan
processors.
Deployment diagram menggambarkan sumber fisik dalam sistem,
termasuk node, komponen dan koneksi (model implememtasi sistem yang
statistik). Dalam hal ini meliputi topologi hardware yang dipakai sistem.
• Sequence Diagram
Sequence diagram merupakan diagram yang menggambarkan pola
hubungan dimana sekumpulan object saling mempengaruhi menurut urutan
waktu. Sebuah object berinteraksi dengan object lain melalui pengiriman
pesan (messages).
16
Sequence diagram digunakan untuk menunjukkan urutan – urutan
operasi dari sistem yang melibatkan object–object yang berhubungan dan
mengilustrasikan sebuah use case.
Sequence Diagram digambarkan dalam sebuah chart dua dimensi
yang terdiri dari sumbu vertikal yang menunjukkan kerangka dari time
(waktu) dan sumbu horizontal menunjukkan sekumpulan dari object – object
yang saling berinteraksi.
Elemen dari sebuah sequence diagram yaitu object (active object)
dan message (pesan). Object adalah sebuah object yang memiliki suatu
peran dalam sebuah sistem yang dapat berupa sebuah object instance atau
actor. Nama dari objek ini ditulis dengan menggunakan garis bawah seperti
misalnya nama object. Dan object digunakan untuk menggambarkan
komunikasi diantara active object dalam sebuah sequence diagram
17
Gambar 2.2 Contoh Sequence Diagram
(Sumber :Thomas A.Pender, 2002, p183)
• Statechart Diagram
Menurut Mathiassen (2000,p90), statechart diagram adalah deskripsi
mengenai event trace sebagai serangkaian urutan kejadian yang melibatkan
object yang spesifik.
• Use case Detail Specification
Menurut John W.Satzinger (2005,p220) Use case description
mengidentifikasikan berbagai proses yang dilakukan user dan system baru
18
harus dapat mendukung nyam tapi pengembangan system yang hati-hati,
membutuhkan user untuk lebih banyak level detail untuk mendeskripsikan.
Brief description digunakan untuk use case yang paling simple,
terlebih ketika digunakan untuk system yang dikembangkan adalah kecil.
Intermediate description digunkan untuk menjelaskan yang termasuk
dimana arus aktifitas internal untuk use case. Jika terdapat beberapa
scenario, maka setiap alur dari aktivitas dijelaskan secara individual, kecuali
kondisi yang dapat didokumentasikan, jika dibutuhkan.
Fully Developed description adalah bentuk metode paling formal
untuk mendokumentasikan use case. Mengambil sedikit banyak pekerjaan
untuk menentukan semua komponen pada level ini. Satu dari kesulitan dari
pengembangan software memiliki kebutuhan untuk mengerti kebutuhan
pengguna, tetapi jika anda membuat pengembangan use case description
anda dapat meningkatkan keuntungan dari mengerti proses bisnis, dan cara
bagaimana system harus mendukung nya.
19
• Navigation Diagram
Merupakan bagian yang special dari statechart yang fokus pada
keseluruhan yang dinamis dari user interface. Navigation diagram berisi
hubungan layer–layer user interface melalui fungsi–fungsi yang
disediakan.
• Component Diagram
Menurut Mathiassen (2000, p189), component adalah kumpulan
dari bagian–bagian program yang membentuk keseluruhan dan memiliki
tanggung jawab masing–masing.
Component diagram merupakan gambaran aspek fisik sistem
berbasis objek dengan menunjukkan hubungan dan ketergantugan dalam
serangkaian komponen. Menggambarkan komponen fisik software
termasuk source code, run time(binary) code, executable file, table,
library dan dokumen. Meliputi komponen, interface, dependency,
generalization, association, realization, notes, constraint, packages,
subsistem dari sebuah model. Diagram ini digunakan untuk memodelkan
implementasi sistem yng sifatnya statis sehingga dapat mendukung untuk
mengatur konfigurasi dari bagian sistem.
20
2.1.3.2 UML-Based Web Engineering (UWE) Diagram
Menurut Rossi, dan Pastor (2008,p159), dalam bukunya berjudul
Web Engineering modeling and implementing web applications, dimana
pendekatan UWE menyediakan domain notasi tertentu, proses
pengembangan model-driven, dan dukungan alat untuk rekayasa aplikasi
Web. Karakteristik UWE adalah fakta yang akan pendekatan yang
didasarkan pada standar yang tidak terbatas pada penggunaan "lingua
franca" UML tetapi juga menggunakan XMI sebagai format pertukaran
model, Depkeu untuk meta-modeling, model-driven prinsip MDA
pendekatan, transformasi model bahasa QVT, danXML.
Alasan utama untuk menggunakan mekanisme ekstensi dari UML
bukannya teknik pemodelan berpemilik adalah penerimaan dari UML
dalam pengembangan sistem perangkat lunak, fleksibilitas untuk definisi
bahasa domain Web tertentu pemodelan: profil UML apa yang disebut,
dan dukungan luas pemodelan visual dengan alat UML.
UWE menggunakan "murni" notasi UML dan diagram UML jenis sebisa
mungkin untuk analisis dan desain aplikasi Web, yaitu tanpa ekstensi dari
jenis apa pun.Untuk fitur spesifik Web, seperti node dan link dari struktur
hypertext, profil UWE termasuk stereotip, nilai-nilai tag dan kendala
yang ditetapkan untuk elemen pemodelan. Perpanjangan UWE meliputi
navigasi, presentasi, proses bisnis dan aspek adaptasi. Notasi UWE
didefinisikan sebagai perpanjangan "ringan" dari UML.
21
Analisis dan Desain Model dalam model UWE Analisa terhadap
aplikasi Web kebutuhan fungsional telah ditetapkan oleh use case
workflow model data (isi) persyaratan yang ditentukan oleh model
domain Desain model model aspek informasi struktur aplikasi web
hypertext konten dan fungsi navigasi model skema navigasi
layout presentasi model fungsi model proses adaptivity model Sevilla -
Gambar 2.3 Use Case UWE Diagram
(Sumber : Rossi Gustavo et al ,2008, p165)
22
Pemodelan Navigasi bertujuan untuk mewakili node dan link dari
struktur hypertext untuk merancang jalur navigasi untuk menghindari
disorientasi dan Hasil overload kognitif: model navigasi diwakili oleh
class diagram pemodelan UML menggunakan elemen tertentu untuk
konsep Web Pemodelan elemen elemen dasar metodologi akses lain
untuk notasi sendiri hypertext unsur-unsur yang berbeda jenis diagram:
diagram UML state diagram atau memiliki jenis
Navigasi Elemen Dasar Navigasi Elemen yang digunakan untuk
model struktur hypertext kelas navigasi inti menentukan node hiperteks
dikunjungi oleh pengguna melalui browsing (terkait dengan kelas isi) link
navigasi menentukan hyperlink yang digunakan untuk mengakses objek
navigasi target dari sumber Stereotip navigasi obyek elemen navigasi
dasar «navigasi kelas» «navigasi link»
23
Gambar 2.4 Navigation Diagram UWE
(Sumber : Rossi Gustavo et al ,2008, p171)
2.1.6 Internet
Menurut Williams and Stacey (2005,p6), Internet adalah jaringan
komputer seluruh dunia yang menghubungkan ratusan dari jutaan jaringan yang
lebih kecil. Jaringan ini menghubungkan entitas edukasional, komersil, nonprofit,
militer dan juga individu.
2.1.7 WWW (World Wide Web)
Menurut Connolly dan Begg (2005,p998). World Wide Web (WWW)
merupakan sistem berbasis hypermedia yang menyediakan cara penelurusan
24
informasi pada Internet dalam cara yang tidak berurutan menggunakan hyperlink.
Informasi pada Web ditampilkan pada halaman web, yang muncul sebagai
kumpulan teks, grafik, gambar, suara dan video. Sebagai tambahan, sebuah
halaman web dapat terdapat hyperlink ke halaman web lain, yang memungkinkan
pengguna untuk berselancar dalam cara yang tidak berurutan
2.1.8 Client / Server
Menurut Williams dan Stacy (2005, p11) Server atau server jaringan
adalah komputer pusat yang menyimpan kumpulan data (database) dan program
untuk menghubungkan atau memberikan layanan kepada PC, workstation dan
peralatan lainnya yang disebut client.
2.1.9 HTTP
Menurut Connolly dan Begg (2005,p999) HyperText Transfer Protocol
(HTTP) menentukan bagaimana client dan server berkomunikasi. HTTP
berdasarkan pada paradigm request-response
Sebuah transaksi HTTP terdiri dari tahap-tahap berikut:
1. Connection: client menetapkan koneksi dengan web server.
2. Request: client mengirimkan pesan permintaan dengan web server.
3. Response: web server mengirimkan respons kepada client.
4. Close: koneksi ditutup oleh web server
25
2.1.10 URL (Uniform Resource Locator)
Menurut Connolly dan Begg (2005,p1002-1003) Uniform Resource
Locators (URL) merupakan string dari karakter alfanumerik yang
menggambarkan lokasi atau alamat dari sumber pada Internet dan bagaimana
sumber tersebut diakses. Sintaks dari URL cukup sederhana dan terdiri dari tiga
bagian dasar: protokol yang digunakan untuk koneksi, nama host dan nama path
pada host dimana sumber dapat ditemukan. Sebagai tambahan, URL secara
opsional dapat menentukan port yang mana yang harus dilalui koneksi (default
adalah 80 untuk HTTP) dan query string, yang merupakan salah satu cara utama
untuk mengirimkan data dari client ke server.
Sintaks URL: <protocol>://<host>[:<port>]/absolute_path[?arguments]
2.1.11 Web Application
Web Application memanfaatkan teknologi-teknologi khusus untuk
membuat tampilan web yang lebih dinamis dan memungkinkan user dari sistem
untuk mempengaruhi logika bisnis pada server. Perbedaan antara web site
dengan web application adalah bergantung pada kemampuan user untuk
mempengaruhi status dari logika bisnis pada server. Dengan kata lain, jika di
dalam server tidak terdapat logika bisnis, sistem ini tidak dapat disebut sebagai
web application. Untuk sistem-sistem dimana web server atau application server
yang menggunakan web server untuk memperoleh input user, memungkinkan
logika bisnis diubah melalui web browser dan sistem ini dikenal sebagai web
application. User web application tidak hanya sekedar meminta informasi
26
navigasional tetapi juga memasukkan berbagai input data seperti teks sederhana,
seleksi check box, atau bahkan informasi biner dan informasi file. Arsitektur
sebuah web site bersifat straightforward. Komponen yang dimilikinya seperti
sebuah web server, koneksi jaringan dan client browser. Web application
menambahkan application server sebagai komponennya. Application server ini
memungkinkan sistem untuk dapat mengatur status dan logika bisnis.
2.1.12 Web Server
Web Server dapat berarti satu dari dua hal berikut:
1. Komputer yang bertugas untuk menerima HTTP request dari klien
yang dikenal sebagai web browser dan melayani mereka dengan HTTP
response dengan konten data opsional yang biasanya adalah halaman web
seperti dokumen HTML dan objek yang terhubung.
2. Program komputer yang menyediakan fungsionalitas seperti yang
digambarkan pada hal pertama.
27
2.1.12 Teori klasifikasi masalah
James Wetherbe mengembangkan sebuah kerangka yang berguna
mengklasifikasikan masalah. Beliau menyebutnya PIECES (2004,p86) yang tiap
hurufnya adalah kategori tersendiri. Kategori itu adalah
P : Performance
Kebutuhan untuk mengkoreksi atau memperbaiki performance / performa
I : Information
Kebutuhan untuk mengkoreksi atau memperbaiki information / informasi (dan data)
E: Economics
Kebutuhan untuk mengkoreksi atau memperbaiki economis / ekonomi, mengendalikan
biaya, atau meningkatkan keuntungan
C: Control
Kebutuhan untuk mengkoreksi atau memperbaiki control / kontrol atau keamanan
E: Efficiency
Kebutuhan untuk mengkoreksi atau memperbaiki efficiency / efisiensi orang dan proses
S: Service
Kebutuhan untuk mengkoreksi atau memperbaiki service / layanan ke pelanggan,
pemasok , rekan kerja, karayawan dan lain-lain
Problem :
Situasi tidak diinginkan yang menghalangi organisasi utnuk mencapai misi, visi, tujuan
dan / atau sasaran
Opportunity :
Kesempatan untuk memperbaiki organisasi bahkan saat problem teridentifikasi tidak ada
Directive :
28
Persyaratan / permintaan baru yang diberikan oleh manajemen, pemerintah, atau
beberapa pengaruh luar
Gambar 2.5 PIECES Framework
(Sumber : Jeffrey L. Whittemn,et all, 2004, p87)
29
2.2 Teori–teori Khusus
2.2.1 Teori Sistem Informasi Persediaan
2.2.1.1 Pengertian Persediaan
Menurut Schroeder (2000,p304), persediaan adalah bahan atau
barang yang berada di gudang, baik berupa bahan jadi atau bahan baku
yang dimana digunakan untuk melakukan produksi dan juga untuk
memenuhi permintaan pelanggan.
Menurut Mulyadi (2001,p553), dalam perusahaan manufaktur,
persediaan terdiri dari persediaan produk jadi, persediaan produk dalam
proses, persediaan bahan baku, persediaan bahan penolong, persediaan
bahan habis pakai pabrik, persediaan suku cadang.
2.2.1.2 Pengertian Sistem Persediaan
Sistem persediaan adalah suatu sistem yang digunakan untuk
mengontrol dan mengatur barang atau jumlah stok yang ada dalam suatu
perusahaan.
2.2.1.3 Jenis – jenis Persediaan
Menurut Handoko (1999, p334-335), ada 5 jenis persediaan yaitu :
1. Persediaan Barang Mentah (Raw Material)
Persediaan barang mentah adalah persediaan barang–
barang berwujud, seperti baja, kayu, dan komponen lainnya yang
digunakan dalam produksi selanjutnya.
30
2. Persediaan Komponen–komponen Rakitan (Purchases
Component)
Persediaan komponen–komponen rakitan adalah
persediaan barang yang terdiri dari komponen–komponen yang
diperoleh dari perusahaan lain, dimana secara langsung dapat
dirakit menjadi suatu produk.
3. Persediaan Bahan Pembantu atau Penolong (Supplies)
Persediaan bahan pembantu atau penolong adalah
persediaan barang–barang yang diperlukan dalam proses
produksi, tetapi tidak menrupakan bagian atau komponen barang
jadi.
4. Persediaan Barang Dalam Proses (Work in Process)
Persediaan barang dalam proses adalah persediaan
barang–barang yang merupakan keluaran dari tiap–tiap bagian
dalam proses produksi atau yang telah diolah menjadi suatu
bentuk, tetapi masih perlu diproses lebih lanjut menjadi barang
jadi.
5. Persediaan Barang Jadi (Finished Goods)
Persediaan barang jadi adalah barang–barang yang telah
selesai diproses atau diolah dalam pabrik dan siap untuk dijual
atau dikirim ke pelanggan.
31
2.2.1.4 Manajemen Persediaan
Menurut Richardus Eko Indrajit(2003, p4), manajemen persediaan
adalah kegiatan yang berhubungan dengan perencanaan, pelaksanaan, dan
pengawasan penentuan kebutuhan material sedemikian rupa sehingga
disatu pihak kebutuhan operasi dapat dipenuhi pada waktunya dan di lain
pihak investasi persediaan material dapat ditekan secara maksimal.
Usaha yang perlu dilakukan untuk mencapai efisiensi dan
efektifitas optimal dalam menyediaan material dalam manajemen
persediaan adalah sebagai berikut :
1. Menjamin terpenuhinya kebutuhan operasi;
2. Membatasi nilai seluruh investasi;
3. Membatasi jenis dan jumlah material;
4. Memanfaatkan seoptimal mungkin material yang ada;
2.2.2 Teori Sistem Informasi Pembelian
Menurut Mulyadi (2001,p299), system pembelian digunakan dalam
perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan.
Transaksi pembelian digolongkan menjadi dua yaitu pembelian lokal dan import.
Pembelian lokal adalah pembelian dari pemasok dalam negeri sedangkan
pembelian import adalah pembelian dari pemasok luar negeri.
2.2.3 Teori Procurement
Menurut Kalakota dan Robinson (2004, p56) Procurement mengacu pada
semua aktivitas yang melibatkan mendapatkan barang-barang dari pemasok, hal
32
ini meliputi pembelian dan juga kegiatan logistik ke dalam seperti transportasi,
barang masuk, dan penyimpanan di gudang sebelum barang tersebut digunakan
Menurut Turban(2009,p234) berpendapat bahwa procurement
management adalah koordinasi semua aktivitas-aktivitas yang berhubungan
dengan pembelian barang-barang dan jasa yang dibutuhkan untuk melengkapi
misi organisasi.
Menurut Donald (2004,p40) procurement menyangkut informasi untuk
melengkapi persiapan purchase order, modifikasi dan pencarian pemasok secara
keseluruhan. E-procurement merupakan intergrasi dan manajemen elektronik
terhadap semua aktivitas pengadaan termasuk permintaan pembeli, pemberian
hak, pemesanan, pengiriman dan pembayaran antara pembeli dan pemasok
(Chaffey, 2004).
2.2.4 Manajemen Pengadaan
Menurut Pujawan (2005,p9) fungsi pengadaan mencakup kegiatan-
kegiatan antara lain memilih supplier, mengevaluasi kinerja supplier, melakukan
pembelian bahan baku dan komponen, memonitor supply risk, membina dan
memelihara hubungan dengan supplier.
Menurut Pujawan (2005, p139-141) Tugas-tugas yang dilakukan bagian
pengadaan mencakup:
1. Merancang hubungan yang tepat dengan supplier. Hubungan dengan
supplier bisa bersifat kemitraan jangka panjang maupun hubungan
transaksional jangka pendek. Model hubungan mana yang tepat
tentunya tergantung pada banyak hal, termasuk diantaranya kritis
33
tidaknya barang yang dibeli dari supplier yang bersangkutan dan
besar tidaknya nilai pembelian.
2. Memilih supplier. Kegiatan memilih supplier bisa memakan waktu
dan sumber daya yang tidak sedikit apabila supplier yang dimaksud
adalah supplier kunci. Kesulitan akan lebih tinggi kalau
suppliersupplier yang akan dipilih berada di mancanegara (global
suppliers).
3. Memilih dan mengimplementasikan teknologi yang cocok. Kegiatan
pengadaan selalu membutuhkan bantuan teknologi. Teknologi yang
lebih tradisional dan lumrah digunakan adalah telepon dan fax.
Dengan munculnya Internet, teknologi pengadaan mengalami
perkembangan yang sangat dramatis.
4. Memelihara data item yang dibutuhkan dan data supplier. Bagian
pengadaan harus memiliki data lengkap tentang item-item yang
dibutuhkan maupun data tentang supplier-supplier mereka.
5. Melakukan proses pembelian. Ini adalah pekerjaan yang paling rutin
dilakukan oleh bagian pengadaan. Proses pembelian bisa dilakukan
dengan beberapa cara, misalnya pembelian rutin dan pembelian
dengan melalui tender atau lelang.
6. Mengevaluasi kinerja supplier. Penilaian kinerja supplier juga
pekerjaan yang sangat penting dilakukan untuk menciptakan daya
saing yang berkelanjutan. Kinerja supplier bisa digunakan sebagai
dasar untuk menentukan volume pembelian maupun untuk
menentukan peringkat supplier.
34
2.2.5 Teori E-Procurement
2.2.5.1 Definisi E-Procurement
Menurut Davila, Tony, Mahendra Gupta, dan Richard Palmer
(2002,p202) dalam “Moving Procurement Systems to The Internet”
menyebutkan e-procurement adalah Teknologi yang dirancang untuk
memfasilitasi pengadaan barang melalui internet, Manajemen seluruh
aktivitas pengadaan secara elektronik. Aspek-aspek fungsi pengadaan
yang didukung oleh bermacam-macam bentuk komunikasi secara
elektronik.
Menurut Kalakota, Ravi dan Robinson (2001), e-procurement
merupakan proses pengadaan barang atau lelang dengan memanfaatkan
teknologi informasi dalam bentuk website.
Menurut Kalakota, Ravi dan Robinson (2001,p315) manfaat e-
procurement dibagi menjadi 2 kategori yaitu : efisien dan efektif.
Efisiensi eprocurement mencakup biaya yang rendah, mempercepat
waktu dalam proses procurement, mengontrol proses pembelian dengan
lebih baik, menyajikan laporan informasi, dan pengintegrasian fungsi-
fungsi procurement sebagai kunci pada sistem back-office. Sedangkan
efektivitas eprocurement yaitu meningkatkan kontrol pada rantai nilai,
pengelolaan data penting yang baik, dan meningkatkan kualitas
pengambilan keputusan dalam proses pembelian pada organisasi.
35
2.2.5.2 Keuntungan E-Procurement
Keuntungan menggunakan e-procurement adalah sebagai berikut :
a) Menyederhanakan proses procurement
b) Meningkatkan komunikasi
c) Mempererat hubungan dengan pihak supplier
d) Mengurangi biaya transaksi karena mengurangi penggunaan
telepon atau fax atau dokumen dokumen yang menggunakan
kertas
e) Mengurangi waktu pemesanan barang
f) Menyediakan laporan untuk evaluasi
g) Meningkatkan kepuasan user
2.2.5.3 Langkah-langkah proses e-procurement
Menurut Elena Vitkauskate (2008,p290), langkah-langkah dari
masing-masing proses yang dideskripsikan dengan detail , yaitu :
1. Jadwal pengiriman, dimana project management perusahaan
membutuhkan produk atau jasa yang disiapkan dalam list produk,
atau jasa yang dibutuhkan untuk implementasi project
2. Memilih Supplier, berdasarkan dengan list dari produk atau jasa,
investor memilih supplier yang tersedia, ide kunci dari scenario
inovatif pengembangan dan efektifitas dan rasional supplier
dimana terdapat partisipan dalam jumlah besar supplier.Hal
tersebut akan dikomparasi dengan apa yang dipelajari. Langkah
36
ini di masukkan kedalam pemesanan yang ditambahkan
pengetahuan teknologi ke dalam proses ini.
i. Pencarian dalam database internal, berupa white
list dan black list di dalam database perusahaan
a. White list yaitu data yang disimpan
perusahaan dalam bentuk list, yang
direkomendasikan karena
kepercayaan terhadap perusahaan
supplier tersebut (Supplier
terpercaya), yang berisi informasi
berharga dari pekerjaan
sebelumnya, dan informasi dari
aktivitas supplier, tipe produk, dan
lain-lain
b. Black list yaitu data yang disimpan
perusahaan dalam bentuk list, yang
tidak direkomendasikan karena
kepercayaan perusahaan terhadap
perusahaan supplier tersebut, dari
informasi aktivititas atau pekerjaan
sebelumnya, dan lain-lain.
ii. Pencarian eksternal dengan menuggu supplier yang
masuk.
iii. Penyiapan list final dari supplier berpotensi
37
3. Persiapan, dan mengirim permintaan quotation berisi list, produk
atau jasa, syarat pembayaran dan pengiriman, deadline quotation,
dan informasi yang terindikasi. Setelah mengirim, maka
menunggu jawaban.
4. Analisa quotation, dan pemilihan supplier, jika penawaran telah
didapatkan, maka dilakukan analisa, dan keputusan, dari
keputusan akhir supplier untuk memproses nya, yang dipecah
menjadi tugas-tugas kecil, seperti
i. Mendapatkan penawaran
ii. Pemilihan berdasarkan rating atau ranking.
iii. Memilih 1 yang sesuai dengan criteria
5. Negosiasi dan order, setelah itu, dilakukan negosiasi dengan
supplier yang terpilih, dan penempatan order atau pemesanan,
order atau pemesanan merepresentasikan semua kondisi (biaya,
jumlah, harga, pembayaran, pengiriman, dan kondisi lainnya)
6. Penyampaian keseluruhan dari pengiriman, sebelum bill dikirim
ke kantor, atau gudang, harus dicek, yang dilakukan adalah
seesuai rencana (mengecek sertifikasi kualitas, kuantitas,dan
waktu pengiriman)
38
Gambar 2.6 Schematic Proses Procurement
( Sumber : Elena vitkauskaite, 2008, p290)
2.2.5.4 Urutan proses Procurement
Menurut Neef (2001,p29) , menyatakan bahwa urutan dari proses
procurement yaitu
1. Pemilihan Barang
2. Proses Rekuisisi (Requisition)
3. Menunggu Persetujuan
4. Membuat Purchase Order
2.2.5.5 Fokus Strategi Penerapan e-procurement
Fokus strategi dari penerapan e-procurement menurut Neef
(2001,p43), yaitu
1. Meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya pekerja dengan
mengeliminasi proses manual, proses berbasiskan kertas, dan
menyediakan self service procurement
2. Mengeliminasi pembeli maverick
3. Mendapatkan data yang akurat dan berarti dari total pengeluaran
oleh supplier, dan tipe pembelian.
39
4. Menggunakan performa supplier, memilih supplier yang lebih
baik untuk strategi.
5. Memindahkan banyak transaksi yang memungkinkan kepada
pekerja garis depan tanpa menghilangkan peraturan bisnis.
6. Mengintegrasikan proses dan system, secara internal dan juga
dengan supplier
2.2.6 Teori Evaluasi Supplier
Menurut Vitkauskaite, ett all (2008,p290)Berdasarkan mode e-vision dari
jurnal e-procurement perspective in construction sector SMEs oleh Elena
Vitkauskaite, Rimantas Gatautis, Menurut Davila, Tony, Mahendra Gupta, dan
Richard Palmer , Kemungkinan criteria ranking supplier adalah
1. Harga ( Rasio harga)
2. Kemampuan (Performance) dimana terdiri dari produk, layanan, intinya
yang berhubungan harus sama dengan pemesanan
3. Kualitas dimana berupa penghargaan, pengalaman yang baik dari proyek
sebelumnya
4. Pengalaman dari kolaborasi sebelumnya
5. Pengiriman di dalam batas waktu
6. Lokasi geografis
7. Kompetensi (kualitas, dan kepercayaan) dari supplier
40
2.2.7 Teori 5 kebenaran kepentingan dari e-procurement
Menurut Chaffey and P.R Smith (2005,p80) mengutip Baily,et al (1994)
menyatakan bahwa di dalam e-procurement memiliki 5 kepentingan,
dimana :
1. Pada Tempat yang tepat
2. Pengiriman yang tepat waktu
3. Kualitas yang tepat
4. Kuantitas yang tepat
5. Dari Sumber yang tepat