Upload
others
View
3
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
7
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Prosedur
Menurut Moekijat dalam Nuraida (2008: 35),
Prosedur perkantoran atau sistem perkantoran adalah urutan langkah-
langkah (atau pelaksanaan-pelaksanaan pekerjaan), dimana pekerjaan
tersebut dilakukan, berhubungan dengan apa yang dilakukan, bagaimana
melakukannya, bilamana melakukannya, dimana melakukannya, dan siapa
yang melakukannya.
Menurut Allen dalam Solihin (2009: 71), “prosedur (prosedures) merupakan
metode atau cara yang baku untuk melaksanakan pekerjaan tertentu.”
Menurut Jerry Fitzgerald, Ardra F. Fitzgerald dan Warrren D. Stallings, Jr.
dalam Umam (2014: 151) mendefinisikan, “prosedur sebagai berikut: urutan-
urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi yang menerangkan apa yang
harus dikerjakan, siapa yang mengerjakan, kapan dikerjakan dan bagaimana
mengerjakannya.”
Dari definisi-definisi yang telah dikemukakan oleh para ahli, penulis
menyimpulkan bahwa prosedur adalah tahapan atau urutan kegiatan yang
dilakukan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan.
2.2. Penyewaan
2.2.1. Pengertian Penyewaan
Menurut undang-undang pasal 1548 KUH dalam Widjaya (2008: 168):
Sewa menyewa adalah suatu perjanjian dengan mana pihak yang satu
mengikatkan dirinya untuk memberikan kepada pihak yang lainnya
kenikmatan suatu barang, selama suatu waktu tertentu dan dengan
pembayaran suatu harga, yang oleh pihak tersebut belakangan disanggupi
pembayarannya.
8
2.2.2. Unsur Sewa-Menyewa
Di dalam definisi yang diberikan oleh undang-undang dalam pasal 1548
KUH Perdata dalam Widjaya (2008:169), beberapa unsur bahwa sewa-menyewa
adalah:
1. Merupakan suatu perjanjian
2. Terdapat pihak-pihak yang mengingatkan diri
3. Pihak yang satu memberikan kenikmatan atas sesuatu barang kepada pihak
yang lain, selama suatu waktu tertentu
4. Dengan pembayaran sesuatu harga yang tersanggupi oleh pihak yang lainnya
2.2.3. Kewajiban pihak yang menyewakan
Dalam Widjaya (2008:170), kewajiban pihak yang menyewakan, antara
lain:
1. Menyerahkan barang yang disewakan kepada si penyewa
2. Memelihara barang yang disewakan sedemikian rupa sehingga dapat dipakai
untuk keperluan yang dimaksudkan, dan
3. Memberikan si penyewa kenikmatan yang tertera atas barang yang
disewakan, selama berlangsungnya sewa-menyewa
4. Menyerahkan barang yang disewakan dalam keadaan terpelihara segala-
galanya
5. Selama waktu sewa, menyuruh melakukan pembetulan-pembetulan pada
barang yang disewakan yang perlu dilakukan, kecuali pembetulan-
pembetulan yang menjadi kewajiban si penyewa,
9
6. Menanggung si penyewa terhadap semua cacat atas barang yang disewakan,
yang merintangi pemakian barang, walaupun pihak yang menyewakan tidak
mengetahuinya pada waktu perjanjian sewa itu dibuat. Apabila cacat itu telah
mengakibatkan suatu kerugian bagi si penyewa, kepada pihak yang
menyewakan diwajibkan memberikan ganti rugi.
Apabila selama waktu sewa barang yang disewakan sama sekali musnah
karena suatu kejadian yang tak disengaja, perjanjian sewa gugur demi hukum.
Tetapi apabila hanya musnah sebagaian, si penyewa dapat memilih menurut
keadaan; meminta pengurangan harga sewa, ataukah meminta bahkan pembatalan
perjanjian sewa.
2.3. Meeting
2.3.1. Pengertian Meeting
Menurut Pendit dalam Noor (2007:4), “Meeting berarti rapat, pertemuan,
atau persidangan yang diselenggarakan oleh kelompok orang yang tergabung
dalam suatu asosiasi, perkumpulan atau serikat dengan adanya tujuan yang hendak
dicapai dalam organisasi.”
Menurut Roger dalam Noor (2007:4) mendefinisikan: “meeting is a general
term indicating the coming together of a number of people in one place, to confer
of carry out particular activity. Can be on an ad hoe basis or according to a set
pattern.”
Menurut Dewi (2011: 129), “Rapat merupakan bentuk komunikasi yang
dihadiri beberapa orang untuk membicarakan dan memecahkan permasalahan
tertentu.”
10
Menurut Lawalata (2012: 35):
Rapat adalah pertemuan formal suatu organisasi untuk membahas masalah
tertentu agar menghasilkan keputusan sebagai sebuah kebijakan organisasi.
Dari rapat inilah akan keluar keputusan-kepututsan yang mengikat yang
akan menentukan perjalanan organisasi maupun individu-individu yang
terlihat di dalam serta menghasilkan keputusan bagi kelanjutan hidup
organisasi. Dengan kata lain, rapat merupakan pertemuan antara para
anggota dari mulai staf sampai dengan pimpinan di lingkungan kantor,
perusahaan atau organisasi untuk membicarakan dan merundingkan suatu
masalah yang menyangkut kepentingan bersama.
2.3.2. Macam-Macam Rapat
Menurut Lawalata (2012:36), rapat dibedakan menjadi beberapa jenis
tergantung pada segi peninjauannya seperti berikut.
a. Menurut tujuannya, rapat dibedakan menjadi:
1. Rapat penjelasan ialah rapat yang bertujuan memberikan penjelasan
kepada pada anggota tentang kebijakan yang diambil oleh pimpinan
organisasi, tentang prosedur kerja atau tata cara kerja baru untuk
mendapat keseragaman kerja.
2. Rapat pemecahan masalah ialah rapat yang bertujuan mencari pemecahan
tentang suatu masalah yang sedang dihadapi (problem solving).
3. Rapat perundingan ialah rapat yang bertujuan menghindari timbulnya
suatu perselisihan, mencari jalan tengah agar tidak saling merugikan
kedua belah pihak.
b. ]Menurut sifatnya, rapat dibedakan menjadi:
1. Rapat formal, ialah rapat yang diadakan dengan suatu perencanaan
terlebih dahulu, menurut ketentuan yang berlaku dan pesertanya secara
resmi mendapatkan undangan.
11
2. Rapat informal ialah rapat yang diadakan tidak berdasarkan suatu
perencanaan formal dan dapat terjadi setiap saat, kapan saja, dimana saja
dan dengan siapa saja.
3. Rapat terbuka ialah rapat yang dihadiri oleh setiap anggota. Materi yang
dibahas bukan masalah rahasia.
4. Rapat tertutup ialah rapat yang dihadiri oleh peserta tertentu dan biasanya
membahas masalah-masalah yang bersifat rahasia.
c. Menurut jangka waktunya, rapat dibedakan menjadi:
1. Rapat mingguan ialah rapat yang diadakan sekali seminggu, membahas
masalah-masalah yang bersifat rutin yang dihadapi oleh masing-masing
manajer.
2. Rapat bulanan ialah rapat yang diadakan sebulan sekali, setiap akhir
bulan untuk membahas hal-hal atau peristiwa yang terjadi pada bulan
lalu.
3. Rapat tahunan ialah rapat yang diadakan sekali setahun untuk membahas
hal-hal atau peristiwa yang terjadi pada tahun lalu.
d. Menurut frekuensinya, rapat dibedakan menjadi:
1. Rapat rutin ialah rapat yang sudah ditentukan waktunya, biasanya
dilaksanakan mingguan, bulanan atau bahkan tahunan.
2. Rapat incidental ialah rapat yang tidak berdasarkan jadwal, tergantung
pada masalah yang dihadapi. Biasanya rapat diadakan apabila masalah
yang dihadapi itu merupakan masalah yang sangat urgen yang harus
segara dipecahkan.
12
2.3.3. Istilah-istilah Rapat
Istilah rapat dan penjelasannya secara umum menurut Dewi (2011: 130)
antara lain:
a. Konferensi, adalah pertemuan/ rapat yang diadakan antara negara dan
umumnya dilakukan oleh kepala pemerintahan dan lembaga pemerintahan.
b. Kongres, diartikan beberapa macam:
1. Aktivitas datang bersama dalam suatu pertemuan untuk bertukar
pendapat antara beberapa orang.
2. Pertemuan antara kepala negara dan menteri luar negeri, atau duta
besar, atau wakil negara lainnya untuk membicarakan dan merumuskan
masalah internasional.
3. Bentuk badan pembuatan undang-undang tertinggi dalam negara
terutama negara republik.
4. Organisasi yang tugasnya merencanakan, merumuskan dan memberikan
penilaian mengenai sesuatu hal yang menonjol dan menarik perhatian
umum terhadap anggotanya.
c. Seminar, adalah pertemuan/ rapat yang biasanya diadakan untuk
membicarakan masalah dalam mencapai keseragaman pendapat.
d. Lokakarya, adalah pertemuan/ rapat yang biasanya diadakan untuk
membicarakan masalah dalam mewujudkan kehendak/ maksud.
e. Simposium, adalah pertemuan/ rapat yang mendiskuskan masalah.
f. Diskusi, adalah pertemuan/ rapat yang pembicaraannya adalah untuk
memecahkan masalah.
13
g. Musyawarah, adalah pertemuan/ rapat yang dilakukan untuk mencapai
kepentingan bersama.
h. Muktamar, mempunyai arti berembuk atau bertukar pikiran tetapi sama
dengan kongres dan musyawarah. Hanya istilah ini sering dipergunakan
untuk organisasi islam sebagai forum tertinggi mengatasi masalah
organsasinya.
i. Kampanye, rapat akbar, rapat umum, pengajian umum, istilah tersebut
termasuk jenis pertemuan yang bertujuan mencari pendukung.
2.3.3 Mempersiapkan Rapat
Menurut Lawalata (2012:37) perencanaan rapat harus memenuhi 5W+1H
yaitu sebagai berikut:
1. Why. Mengapa rapat diselenggarakan? Apa yang menjadi tujuan rapat?
Apakah rapat ini merupakan cara terbaik untuk mencapai tujuan tersebut?
Tujuan dari rapat harus dijelaskan dalam undangan rapat. Pencantuman
tujuan pada undangan rapat membantu memberikan gambaran kepada peserta
rapat mengenai hal-hal apa saja yang akan dibahas dalam pertemuan tersebut.
2. When. Kapan rapat akan diselenggarakan? Undangan rapat yang baik akan
menunjukkan waktu pelaksanaan rapat, kapan rapat akan dimulai dan kapan
rapat akan berakhir. Pemberitahuan mengenai waktu pelaksanaan rapat akan
sangat membantu peserta dalam mempersiapkan apa yang mereka butuhkan
untuk rapat tersebut.
3. Where. Di mana rapat akan diselenggarakan? Dengan adanya undangan rapat
sangat membantu mengarakan peserta ke tempat pertemuan akan diadakan.
14
Jika dibutuhkan akomodasi khusus untuk menuju tempat pertemuan tersebut
maka pihak penyelenggara harus mempersiapkan rangkaian perjalanan
tersebut.
4. Who. Siapa saja peserta rapat? Siapa saja yang sebaiknya mengikuti rapat
tersebut? Siapa yang akan menjadi moderator untuk rapat tersebut? Siapa saja
yang boleh mengikuti persidangan, siapa yang punya hak untuk berbicara dan
menyampaikan pendapat dan siapa yang punya hak untuk membuat
keputusan? Undangan langsung dikirimkan kepada peserta rapat baik melalui
e-mail ataupun surat.
5. What. Agenda rapat seperti apa yang akan dibahas dalam rapat? Penyusunan
agenda rapat harus diusahakan terperinci, bila perlu alokasi waktu untuk
setiap pembahasan dibuat terperinci dan siapa yang bertanggung jawab untuk
setiap materi dalam rapat.
6. How. Bagaimanakah rapat akan diselenggarakan (menurut sifatnya)? Rapat
formal atau nonformat, terbuka atau tertutup? Tentukan apakah rapat yang
diselenggarakan hanya bertujuan untuk sekadar brainstorming, mengambil
sebuah keputusan, merundingkan sesuatu hal, pemecahan suatu masalah, dan
sebagainya.
2.3.4 Mempersiapkan Pengumuman
Menurut Lawalata (2012: 38) beberapa hal yang harus diperhatikan sebelum
memutuskan untuk membuat undangan rapat dan menginformasikan kepada
peserta rapat adalah sebagai berikut.
15
1. Venue
Dalam menentukan venue ada beberapa hal yang harus diperhatikan, bukan
hanya sekedar menyesuaikan dengan budget yang disediakan oleh perusahaan
tetapi perhatian terhadap peserta, akses masuk, segi keamanan, kenyamanan,
dan kelengkapan fasilitas juga menjadi pertimbangan dalam menentukan
venue. Berikut hal-hal yang patut dipertimbangkan dalam menentukan venue:
a. Suitability: Apakah tempat yang dipilih sudah sesuai dengan image
perusahaan?
b. Location: Apakah tempat yang dipilih mudah untuk diakses atau
didatangi?
c. Availability: Apakah tempat tersebut tersedia pada tanggal yang
diperlukan? Seberapa fleksibel mereka jika anda harus mengubah tanggal
rapat?
d. Size: Apakah kapasitas tempat tersebut sesuai dengan peserta rapat?
Apakah ruangan rapat yang cukup besar sudah menjamin kenyamanan
bagi pesertanya?
e. Facilities: Apakah tempat tersebut menyediakan projector, papan tulis,
dan alat-alat tulis yang diperlukan untuk rapat? Apakah mereka juga
dapat menyediakan minuman seperti teh, kopi, dan makanan kecil?
f. Cost: Apakah tempat yang anda pilih sesuai dengan budget perusahaan?
Apakah mereka bisa memberikan potongan harga khusus untuk
pemesanan ini? Apakah harga yang ditawarkan masih dapat
dinegosiasikan? Bagaimana cara pembayaran yang berlaku? Bagaimana
peraturan pembatalan pemesanan tempat?
16
Dalam memilih venue, perlu dipertimbangkan jumlah peserta yang hadir
dengan bentuk pengaturan tempat duduk atau bentuk penataan kursi dalam
ruangan (meeting room layout). Usahakan agar tatanan ruang kondusif untuk
melakukan rapat, tujuannya adalah agar setiap orang bisa melakukan kontak
mata satu dengan lainnya. Tidak ada salahnya berdiskusi terlebih dahulu
dengan pimpinan sebelum menentukan tata ruangan rapat. Adapun tata ruang
(layout) rapat yang umum digunakan sebagai berikut:
a. Classroom style
Terdapat dua sampai tiga kursi dalam satu baris meja, dengan meja yang
diatur menghadap ke depan. sangat sesuai untuk pelaksanaan rapat yang
bertujuan memberikan informasi, bukan pemecahan masalah. Jumlah
peserta rapat berskala kecil ke sedang (medium), dengan kapasitas 30
sampai dengan 150 orang. Ruangan seperti ini sesuai untuk melaksanakan
training.
b. Theater style
Dengan dereta kursi menghadap ke depan, tidak terdapat meja seperti
classroom style. Bentuk ruangan rapat seperti ini sangat ideal untuk acara-
]acara seperti acara ceramah, seminar, pidato, peluncuran produk dan
sebagainya. Kapasitas peserta 100 sampai dengan 175 orang. Ruangan
seperti ini sesuai untuk rapat yang tujuannya mengkomunikasikan secara
nonverbal kepada peserta bahwa mereka diminta datang hanya untuk
mendengarkan apa yang disampaikan pemimpin rapat. Kontak mata
peserta hanya tertuju kepada pemimpin rapat.
17
c. Conference style
Tata ruang rapat dengan kapasitas 5 sampai dengan 25 orang. Sangat
sesuai untuk rapat yang bertujuan hanya untuk brainstorming, pertemuan
yang digelar untuk memperoleh solusi, mengeluarkan ide, mempererat tim
hingga mengembangkan kreativitas. Brainstorming tidak ada pemimpin
rapat, lebih mirip dengan diskusi grup, dimasa setiap orang memiliki
kedudukan yang sama, sehingga setiap ide dari individual patut dijadikan
pertimbangan.
d. U-shape
U-shape style dirancang untuk rapat yang melibatkan adanya peran serta
semua peserta rapat, kontak mata dan keintiman antara peserta dengan
pemimpin rapat sangat diperlukan. Kapasitas tata ruang seperti ini sesuai
untuk jumlah peserta 10 sampai dengan 30 orang.
e. Hollow square
Hampir sama dengan conference style, tata ruang rapat seperti hollow
square juga sesuai dengan rapat yang bertujuan hanya untuk
brainstorming di mana ruangan seperti ini memberikan kebebasan bagi
pesertanya untuk melakukan diskusi, level keintiman lebih dekat karena
tiap peserta dapat melakukan kontak mata.
Tata ruang (layout) dipilih berdasarkan pertimbangan jumlah partisipan,
hubungan masing-masing partisipan, level keintiman, jenis rapat (apakah
diskusi, presentasi, seminar, dan sebagainya), apakah dalam rapat itu
meningkatkan atau memperkecil interaksi, dan pertimbangan lainnya.
18
2. Date and Time
Pemilihan waktu tergantung pada sifat seminar, masalah serius atau hal
ringan yang hanya berupa informasi pengetahuan. Agar rapat dapat berjalan
dengan baik, faktor waktu harus diperhatikan, jangan sampai rapat
berlangsung tanpa ada kepastian waktu. Tentukan durasi dan batas waktu
pelaksanaan rapat, kapan harus dimulai dan diakhiri, kapan waktu beristirahat
(coffee break, lunch, dan sebagainya) jika sidang harus berlangsung lama.
2.4. Convention Center
Menurut Noor (2007: 30) istilah: “convention center/ meeting room sering
digunakan untuk menggambarkan sebuah gedung dengan kelengkapan fasilitas
eksibisi, hall dan konvensi tetapi tidak dilengkapi fasilitas menginap.”
Selain hotel, banyak convention center dibangun di banyak negara, hal ini
berkaitan dengan besarnya pemasukan dari penyelenggaran kegiatan meeting.
Banyak convention center yang dibangun khusus disiapkan untuk beragam jumlah
pengunjung, mulai dari raturan sampai ribuan pengunjung.
Menurut Gede Sarya dan Ifandy Herriyanto (2012: 82), “Pengertian dari
kata convention adalah konvensi, rapat, perjanjian atau persetujuan. Sedangkan
pengertian dari kata center adalah pusat, pusat kegiatan, tengah. Jadi istilah
convention center bisa diartikan sebagai pusat kegiatan konvensi, rapat, atau
pertemuan.”
Gedung convention center merupakan gedung pusat kegiatan pertemuan
dengan berbagai aktifitas publik di dalamnya.
19
Gedung convention center ini merupakan gedung dengan berbagai fasilitas
ruang yang bisa menampung berbagai macam kegiatan, seperti kegiatan eksebisi
atau pameran, resepsi pernikahan, pertemuan besar, ajang promosi berbagai
produk. Sebagai gedung pusat pertemuan, tentu harus didukung dengan berbagai
fasilitas penunjang kegiatan seperti fasilitas cafe untuk istirahat atau santai
pengunjung, fasilitas pusat infomasi, dan fasilitas-fasilitas lainnya.