7

BAB 2

LANDASAN TEORI

2.1 Pengertian Data

Pengertian data menurut O’Brien (2005:696), Data adalah

fakta–fakta atau observasi mengenai fenomena fisik atau transaksi

bisnis

Menurut McLeod (2007:9) Data terdiridarifakta–faktadan

angka-angka yang secara relatif tidak berarti bagi pemakai; fakta

mentah yangbelumdiolah.

Dari pendapat di atas dapat di simpulkan data merupakan

fakta-fakta yang belum di olah, sehingga belum memiliki arti bagi

pengguna.

2.2 Pengertian Informasi

Pengertian Informasi menurutO’Brien (2005:27), informasi

adalah data yang telah di olah atau di ubah yang berarti bagi

pengguna.

Menurut McLeod (2007:9) informasi adalah data yang sudah

di proses dan memiliki arti.

Dari pendapat di atas dapat di simpulkan informasi merupakan

kumpulan data yang sudah di oleh sehingga lebih bernilai dan dapat di

gunakan untuk tujuan tertentu.

2.3 Pengertian Sistem Informasi

pengertian sistem informasi menurut Rommey (1997:16) ialah

Sistem Informasi adalah cara-cara yang organisasi lakukan untuk

mengumpulkan , menginput , mengolah, dan menyimpan data

kemudian mengendalikan dan melaporkan informasi sedemikian

rupa sehingga sebuah organisasi dapat mencapai tujuan yang telah

ditetapkan.

Menurut O’Brien (2006:703), sistem informasi merupakan

kombinasi teratur yang terdiri dari user , hardware, software, serta

jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang berfungsi dalam

8

mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam

sebuah organisasi.

Menurut Jhon W. Satzinger, (2005:7), Sistem Informasi

merupakan orang, data, proses dan teknologi informasi yang

berinteraksi untuk mengumpulkan, memproses dan menyimpan

kemudian menyediakan output berupa informasi yang di butuhkan

bagi organisasi.

Bedasarkan pengertian Sistem Informasi di atas dapat di

simpulkan, Sistem Informasi adalah komponen-komponen yang

saling berhubungan satu asma lain dan bekerja sama untuk

menghasilkan informasi yang di gunakan untuk tujuan tertentu dalam

suatu organisasi

2.4 Pengertian Evaluasi

Menurut Arikunto dan Cepi (2008: 2), evaluasi merupakan

kegiatan untuk mengumpulkan informasi tentang performa suatu

system, yang selanjutnya informasi tersebut digunakan untuk

menentukan alternatif yang tepat dalam mengambil sebuah keputusan.

Fungsi utama evaluasi dalam hal ini adalah menyediakan informasi-

informasi yang berguna bagi pihak decision maker untuk menentukan

kebijakan yang akan diambil berdasarkan evaluasi yang telah

dilakukan.

Oleh karena itu dapat disimpulkan bahwa evaluasi merupakan

proses sistematis yang terdiri dari mengumpulkan, menganalisis,

hingga interpretasi (menafsirkan) data atau informasi yang diperoleh.

2.5 Enterprise Resource Planning (ERP)

2.5.1 Pengertian Enterprise Resource Planning (ERP)

Menurut Brady (2005: 2), ERP adalah program perangkat

lunak yang berguna dalam mengintegrasi proses bisnis

sertateknologi sistem informasi. Program ERP berfungsi mengelola

proses bisnis perusahaan secara luas, menggunakan database yang

9

umum dan alat manajemen bersama pelaporan.ERP mendukung

operasi yang efisien proses bisnis dengan mengintegrasikan

kegiatan usaha, termasuk penjualan, pemasaran, akuntansi

manufaktur, dan staf

Menurut O’Brien (2005:699), Enterprise Resource Planing

adalah software dengan fungsi terpadu meliputi manufaktur,

distribusi, keuangan, sumber daya manusia, dan proses bisnis dasar

lainnya dari suatu perusahaan untuk memperbaiki efisiensi,

kelincahan, dan profitabilitasnya.

Berdasarkan hal-hal diatas , dapat disimpulkan bahwa ERP

adalah Merupakan sebuah rancangan /konsep system informasi

sebuah perusahaan yang berfungsi menghubungkan proses bisnis

yang ada di dalam perusahaan , sehingga lebih memudahkan

pengumpulan informasi secara real time sehingga lebih effektif dan

effisien..

2.5.2 Sejarah perkembangan ERP

Gambar 2.1 : Evolusi Sistem ERP

Menurut Wijaya et al(2009:15), Penjelasan dari evolusi

sistem ERP adalah sebagai berikut:

Tahun 1960-an : Pada tahun ini ERP masih berdasarkan

inventory control

10

Tahun 1970-an : Kemudian Pada tahun 1970-an fokus

berpindah kepada MRP (Material Resource

Planning),yang berfungsi melakukan permintaan

material berdasarkan stock yang tersedia. MRP

menjadi konsep dasar manajemen produksi dan kontrol

dalam industri manufaktur. MRP merupakan hasil dari

pemrosesan bill of material (BOM) yang merupakan

daftar berbagai bahan baku atau komponen yang

diperlukan dalam industri. MRP dilihat sebagai solusi

sempurna untuk kebutuhan manufaktur dan

perencanaan produksi karena mampu memecahkan

masalah-masalah utama yang ada, Selain itu sistem

MRP juga berfungsi dalam mengelola tanggal jatuh

tempo pemesanan suatu material dan memberikan

signaling ataupun peringatan ketika suatu material

belum diterima. Kemudian dikembangkannya tools

yang berfungsi mendukung sistem MRP , tools ini

berfungsi dalam berbagai proses bisnis yang ada tidak

hanya untuk perencanaan material namun juga untuk

mengotamisasi proses produksi , tools ini juga disebut

Closed Loop MRP.

Tahun 1980-an :Kemudian MRP berkembang menjadi MRP

II yang mencakup pengelolaan distribusi serta

pengelolaan operasi produksi. MRP II merupakan

kumpulan dari fungsi – fungsi di dalam perusahaan

yang saling terhubung serperti perencanaan operasional

dan penjualan , manajemen permintaan , perencanaan

produksi , schedule , perencanaan kebutuhan material ,

perencanaan kebutuhan kapasitas dan pelakasanaan

sistem pendukung untuk kapasitas dan material.

Tahun 1990-an: MRP II kemudian dikembangkan lagi

menjadi ERP mencakup berbagai hal seperti sumber

11

daya manusia , keuangan , pengelolaan proyek yang

mencakup hampir seluruh aktivitas perusahaan.

Tahun 2000-an : ERP sudah dikembangkan sehingga sudah

mencakup seluruh fungsi di dalam perusahaan atau

disebut juga extended ERP

2.5.3 Manfaat dan kelemahan ERP

2.5.3.1 Manfaat ERP

Leon (2005: 54) menyatakan bahwa ERP

mempunyai keuntungan dengan pengurangan lead-

time, pengiriman tepat waktu, pengurangan dalam

waktu siklus, kepuasan pelanggan yang lebih baik,

kinerja pemasok yang lebih baik, peningkatan

fleksibilitas, pengurangan dalam biaya-biaya kualitas,

penggunaan sumber daya yang lebih baik, peningkatan

akurasi informasi dan kemampuan pembuatan

keputusan.

2.5.3.2 Kelemahan ERP

Menurut Magalhaes, Jahankhani, dan Hessami

(2010: 164), kelemahan-kelemahan pada sistem ERP

diantaranya sebagai berikut:

1. Terbatasnya kustomisasi software ERP.

2. Sistem ERP masih sangat mahal.

3. ERP sering kali dilihat terlalu sulit untuk

diadaptasikan kerangka kerja dan proses bisnis

spesifik beberapa perusahaan.

12

4. Banyak integratedlinks yang membutuhkan akurasi

tinggi di aplikasi lain untuk dapat bekerja secara

efektif.

2.6 Teknik Pengumpulan Data

Menurut Sugiono (2004:129) teknik pengumpulan data dapat

dilakukan dengan interview (wawancara), kuesioner (angket),

observasi (pengamatan).

2.6.1 Interview (Wawancara)

Wawancara digunakan sebagai teknik pengumpulan data,

apabila peneliti ingin melakukan studi pendahuluan untuk

menemukanpermasalahanyangharusditeliti, danjugaapabila peneliti

inginmengetahui hal–hal dari responden yang lebih mendalamdan

jumlah respondennya sedikit/kecil.

Wawancaradapatdilakukan secara terstruktur maupun tidak

terstruktur, dan dapat dilakukan melalui tatap muka (face to face)

maupun dengan menggunakan telepon.

Wawancara terdiri dari:

a. Wawancara Terstruktur

Wawancara terstruktur digunakan sebagai teknik

pengumpulan data,bagipenelitiataupengumpuldatatelah

mengetahui dengan pasti tentang informasi apa yang akan

diperoleh.

b. Wawancara Tidak Terstruktur

Wawancaratidak terstruktur,adalahwawancara

yangbebasdimanapenelititidakmenggunakanpedoman

wawancarayangtelahtersusun secarasistematisdan lengkap

untuk pengumpulan datanya. Pedoman wawancara yang

digunakan hanya berupa garis–garis besar permasalahan

yang akan ditanyakan.

13

2.6.2 Kuesioner (Angket)

Berdasarkan kamus besar bahasa Indonesia kuesioner adalah

daftar pertanyaan yang harus diisi dengan jawabannya.

2.6.3 Observasi (Pengamatan)

Observasi sebagai teknik pengumpulan data mempunyai ciri

yang spesifik bila dibandingkan dengan teknik lain, yaitu

wawancara dan kuisioner. Kalau wawancara dan kuisioner secara

berkomunikasi dengan orang, maka observasi tidak terbatas pada

orang, tetapi juga objek-objek alam yang lain.

Observasi terbagi menjadi:

a. Observasi Terstruktur

Observasi terstruktur adalah observasi yang

telah dirancang secara sistematis, tentang apa yang

akan diamati, dimana tempatnya. Jadi Observasi

terstruktur dilakukan apabila peneliti telah tahu dengan

pasti tentang variable apa yang akan diamati.

b. Observasi Tidak Terstruktur

Observasi tidak terstruktur adalah observasi

yang tidak dipersiapkan secara sistematis tentan apa

yang akan diobservasi. Hal ini dilakukan karena

peneliti tidak tahu secara pasti tentang apa yang akan

diamati.

2.7 SAP

2.7.1 Sejarah SAP

Menurut Brady Monk, dan Wagner(2001:21) SAP berasal

dari bahasa Jerman yang diperkenalkan pada tahun 1972 berarti

14

systeme, anwendungen and produkte in derdatenverarbeitung, yang

dalam bahasa Inggris adalah systems, applications, and products in

data processing. SAP merupakan vendor utama software ERP di

Mannheim, Jerman yang dibangun oleh 5 orang dari IBM.

Versi pertama SAP’s flagshipsoftwareenterprise adalah sistem

akuntansi keuangan bernama R1. Setelah itu digantikan oleh R/2

pada akhir tahun 1970-an. SAP R/2 berada disebuah mainframe

perangkat lumak aplikasi bisnis berbasis suite yang sangat sukses

di tahun 1980-an dan awal 1990-an. Hal ini sangat populer dengan

porsi besar perusahaan-perusahaan multinasional Eropa yang

membutuhkan aplikasi bisnis yang real time, dengan multi-

currency dan kemampuan multi-bahasa yang tertanam di dalamnya.

Dengan didistribusikannya komputasi clientserver, SAP-AG

mengeluarkan client-server versi perangkat lunak yang disebut

SAP R/3 (‘R’ adalah untuk pengolahan data ‘real time’ dan 3

adalah untuk threetier). Arsitektur baru ini kompatibel dengan

berbagai platform dan sistem operasi, seperti Microsoft Windows

atau UNIX. Hal ini membuka SAP ke seluruh basis pelanggan baru,

sistem SAP R/3.

SAP R/3 secara resmi diluncurkan pada tanggal 6 Juli 1992. Ia

kemudian dinamakan SAP ERP dan kemudian kembali berganti

nama menjadi ECC (ERP Central Component). SAP datang untuk

mendominasikan pasar aplikasi bisnis besar selama 10 tahun. SAP

ECC 5.0 ERP adalah penerus SAP R/3 4.7. versi terbaru dari suite

adalah mySAP 2005 atau SAP ECC 6.0. Tahun 2000-an, SAP

menjadi vendorindependent software terbesar ketiga dengan

121.000 instalasi di seluruh dunia, lebih dari 1.500 rekan kerja,

lebih dari 25 solusi bisnis industri khusus, dan lebih dari 41.200

pelanggan di 120 negara. Sekarang SAP dilengkapi dengan

arsitektur berorientasikan layanan (services-oriented architecture-

SOA) dan platform integrasi dan aplikasi, SAP NetWeaver.

15

2.7.2 Produk SAP

Menurut Hernandez, Keogh, dan Martinez (2005: 17-18),

beberapa produk yang diperkenalkan oleh SAP yaitu :

1. SAP for industry

didasarkan pada SAP Industry Solution sebelumnya dan untuk

sebagian besar masih didasarkan pada SAP R/3 yang

dimigrasikan pertama kali ke Enterprise R/3 dan ke SAP Web

Application Server dan juga mempunyai elemen dari SAP

NetWeaver.

2. mySAP

Business suite menyajikan sekumpulan dari semua produk SAP

lintas industri dan didasarkan pada strategi platform SAP

Netweaver. Beberapa solusi di dalam Business Suite adalah

mySAP CRM, mySAP SCM, dan mySAP ERP.

3. SAP x Apps

singkatan dari SAP CrossApplication, juga merupakan

pengembangan khusus yang didasarkan pada Java yang

didasarkan pada SAP NetWeaver yang mengizinkan integrasi

dari fungsi yang spesifik dari beberapa solusi SAP.

4. SAP Smart Business Solution

ditargetkan untuk segmen pasar dari bisnis yang kecil dan

menengah. Produk di dalam solusi ini meliputi:

a. mySAP All-in-One

merupakan paket khusus yang didasarkan pada sistem

SAP R/3 yang telah ditingkatkan dengan fungsi dan aplikasi

dari SAP Solution lainnya.

b. SAP Business One

merupakan produk khusus yang tidak secara langsung

didasarkan pada sistem SAP R/3 tetapi ditambahkan fungsi

16

yang kritis yang dibutuhkan oleh bisnis kecil dan menengah

seperti accounting dan warehouse management

2.7.3 Modul-modul SAP

Menurut Dewanto dan Falahah (2007: 172), modul-modul

yang disediakan dalam SAP antara lain :

1. Financials

1.1 Financial Accounting (FI)

1.2 Controlling (CO)

1.3 Fixed Asset Management (AM)

1.4 Project System (PS)

1.5 Enterprise Controlling (EC)

1.6 Real Estate Management

2. Logistics

2.1 Sales and Distribution (SD)

2.2 Materials Management (MM)

2.3 Quality Management (QM)

2.4 Plant Maintenance (PM)

2.5 Customer Service (CS)

2.6 Production Planning and Control (PP)

2.7 SAP Retail

3. Human Resources

3.1 Personnel Management (PA)

3.2 Personnel Time Management (PT)

3.3 Payroll (PY)

3.4 Training and Event Management (PE)

2.7.4 System-wide Concepts

Menurut SAP AG (2006: 3-2) “System-wide concepts

merupakan konsep, elemen organisasi, master data, dan transaksi,

yang merupakan elemen dasar yang dirancang dan diutilisasi untuk

17

menggambarkan struktur perusahaan dan proses bisnis dengan

sistem SAP”.

Elemen organisasi adalah struktur perusahaan yang dipetakan ke

aplikasi SAP. Berikut adalah elemen organisasi di dalam SAP :

a. Client

Merupakan elemen organisasi dengan level tertinggi,

mewakili grup perusahaan.

b. Company Code

Merupakan unit legal yang independen secara akuntansi

mewakili elemen organisasi pusat dari akuntansi

keuangan, juga mewakili pajak perusahaan untuk negara.

c. Plant

Merupakan pabrik produk untuk mendistribusikan produk,

atau menyediakan layanan. Plant juga merupakan pusat

unit organisasi dari produksi.

d. Storage location

Lokasi penyimpanan untuk stok material dalam

manajemen inventori yang dapat dibedakan dengan satu

plant disesuaikan dengan Storage location.

e. Sales organization

Merupakan pusat elemen organisasi dalam

manajemensalesorder yang mengontrol cara penjualan ke

pelanggan.

f. Distribution channel

Digunakan untuk mendefinisikan bagaimana produk yang

berbeda menjangkau pemakai, sebagai contoh wholesale.

g. Organization unit

Menggambarkan bermacam-macam unit bisnis yang ada di

perusahaan.

h. Position

Karyawan perorangan yang bertugas di perusahaan.

18

2.8 SAP Material Management

SAP MM (Materials Management) merupakan salah modul

dari SAP yang digunakan untuk menangani proses procurement

(pengadaan barang) suatu perusahaan.

Material management merupakan salah satu modul terbesar

dalam SAP, melibatkan banyak data barang, vendor, dan informasi

internal didalam perusahaan.

Material management digunakan untuk memastikan bahwa

perusahaan telah mendapatkan produk yang benar, sesuai dengan

kebutuhan perusahaan, memastikan bahwa barang telah diterima

disimpan di tempat yang benar, memastikan bahwa informasi

mengenai harga dan jumlah barang selalu sesuai antara data dalam

system dengan kondisi di lapangan.

Pada modul material management dilakukan kegiatan yang

berkaitan dengan data-data material. Setiap pergerakan barang

dicatat dengan detail, tidak hanya pergerakan barang, dalam sistem

SAP vendor master file, material master file, warehouse

information, report dan stockake yang ada juga ikut diupdate.

Proses pengadaan barang dalam modul Material Management

yaitu:

1. Permintaan pembelian barang.

2. Penentuan vendor.

3. Penyeleksian vendor.

4. Proses pemesanan dan pembuatan Purchase Order.

5. Penerimaan barang.

6. Vertifikasi tagihan.

7. Proses pembayaran.

19

2.9 Procurement Process

G

a

m

b

a

r 2.2 : Procurement Cycle

a. Determination of requirements:

Kebutuhan dari perusahaan diidentifikasi sesuai

dengan perencanaan otomatis yang telah dibuat

sebelumnya, kontrol material ataupun kebutuhan

langsung dari pengguna di perusahaan.

b. Determination of source of supply:

Sebagai pembeli, SAP mendukung penentuan

sumber pasokan material.Penentuan sumber

pasokan dapat digunakan untuk membuat request

for quotation (RFQ). Selain itu, dapat juga dibuat

dengan merujuk ke purchase orders, contracts, dan

conditions yang telah ada di dalam sistem.

20

c. Vendor Selection & Comparison of Quotations:

Memilih vendor yang terbaik dari hasil identifikasi

dari tahap yang sebelumnya, pemilihan biasa

dilakukan dengan mempertimbangkan berbagai

macam hal, salah satunya adalah harga. Pada

umumnya harga yang paling murah akan dipilih

oleh perusahaan.

d. Purchase order Processing:

Permintaan barang yang sudah terjadi pada tahapan

sebelumnya akan direalisasikan pada tahap ini, ini

adalah bagian dimana perusahaan membeli barang

kepada vendor.

e. Purchase order monitoring/follow-up:

Ini adalah bagian dimana perusahaan memeriksa

jadwal pengiriman dan penerimaan barang dari

vendor, pengawasan dan pemeriksaaan proses

selama pengiriman.

f. Goods receiving and Inventory Management:

Penerimaan barang atas barang yang dipesan

melalui purchase order untuk dikonfirmasi

kecocokan jumlah dan harga dari barang yang

masuk ke gudang.

g. Invoice Verification:

proses untuk mengecek data invoice yang

dimasukkan apakah sesuai dengan purchaseorder

yang berkaitan.

h. Payment Processing:

Setelah barang yang dibeli dan dipesan kepada

vendor dikirimkan ke perusahaan, maka tahapan

21

selanjutnya adalah melakukan pembayaran, dalam

tahapan ini perusahaan akan membayar sejumlah

uang kepada vendor sesuai dengan jumlah tagihan

yang diberikan.

2.10 Inventory Management

Inventory management merupakan salah satu bagian dari

modul material management, Inventory management

memungkinkan pengguna untuk melihat jumlah seluruh persediaan

barang secara real time kapanpun dibutuhkan. Setiap transaksi

yang melibatkan pergerakan barang akan dicatat guna memberi

informasi audit dari segi keuangan. Manajemen persediaan

diperlukan untuk membuat perencanaan persediaan dengan

perhitungan sesuai dengan stock yang diperlukan.

(http://help.sap.com/saphelp_470/helpdata/en/12/085d6a470311d1

894a0000e8323352/content.html)

Beberapa fitur yang ada pada inventory management :

• Pencatatan keluar masuk barang

• Pembuatan dokumen untuk setiap pergerakan barang

• Bisa membagi – bagi persediaan kedalam berbagai kategori

• Inventarisasi manajemen

• Batch manajemen

• Pengelolaan material secara khusus

• Bisa membuat fungsi khusus

• Analisis persediaan barang.

Persediaan merupakan salah satu unsur aktiva lancar yang

biasanya berjumlah besar, dan merupakan unsur penting dalam

menunjang kegiatan perusahaan, baik perusahaan dagang maupun

perusahaan industri atau manufaktur.Persediaan dapat berupa

bahan mentah, bahan pembantu, barang dalam proses, barang jadi,

ataupun suku cadang. Pendapat Ridwan S.Sundjaja (2007:379)

“persediaan meliputi semua barang atau bahan yang diperlukan

22

dalam proses produksi dan distribusi yang digunakan untuk proses

lebih lanjut atau dijual.”

2.11 Master Data

2.11.1 Material Master Records

Material Master Records merupakan sumber utama data

material perusahaan dan digunakan oleh semua area logistik.

Integrasi seluruh material data ke dalam satu objek database

menghapus masalah redundansi data. Semua area, seperti

purchasing, inventorymanagement, materialsplanning, dan invoice

verification dapat bersama-sama menggunakan data yang

tersimpan.

Data yang tersimpan di dalam material master records

diperlukan untuk beberapa tujuan, termasuk diantaranya:

a. Data purchasingdiperlukan untuk melakukan pemesanan.

b. Data inventorymanagement dibutuhkan untuk memantau

pergeseran barang.

c. Data accounting diperlukan untuk penilaian material.

d. Data materialsplanning dibutuhkan untuk perencanaan

kebutuhan material.

2.11.2 Vendor Master

Vendormaster record berisi informasi mengenai vendor

perusahaan. Informasi ini disimpan di dalam individual vendor

master records. Selain nama dan alamat vendor,

vendormasterrecord juga berisi data sebagai berikut:

a. Mata uang yang digunakan dalam transaksi

b. Syarat dan ketentuan pembayaran

c. Kontak penting

Data dalam vendor master record dibagi menjadi beberapa

kategori:

23

a. General Data

Data ini valid untuk semua client. Yang termasuk dalam data

ini contohnya seperti alamat vendor, dan bank.

b. Accounting Data

Dikelola pada level company code. Terdiri dari data seperti

jumlah rekening rekonsiliasi dan metode pembayaran untuk

transaksi pembayaran otomatis.

c. Purchasing Data

Data ini dikelola untuk setiap purchasing organization.

Termasuk diantaranya mata uang yang digunakan, incoterm,

dan berbagai kontrol yang berkaitan dengan vendor.

2.12 Purchase Document

Purchase document adalah dokumen penting yang terkait

dengan materialmanagement, saling berhubungan satu dengan

yang lainnya membentuk suatu ikatan.

Purchse document terdiri dari :

a. Planned Order

Sebuah planned order dikirim ke plant dan merupakan

sebuah permintaan MRP untuk proses

procurementmaterial tertentu dalam jangka waktu tertentu.

Planned order ini menentukan kapan perpindahan material

kedepannya sebaiknya dilakukan dan berapa banyak

material yang dibutuhkan nantinya.

b. Purchase Requisition

Adalah sebuah dokumen request atau instruksi untuk

pembelian sejumlah barang/jasa tertentu supaya

barang/jasa itu tersedia pada waktu yang diinginkan.

24

c. Request for Quotation (RFQ)

Suatu dokumen yang terdiri dari data-data kebutuhan yang

ditransisi dari dokumen requisition untuk material atau

jasa, dan RFQ ini dikirim ke vendor.

d. Quotation

Adalah sebuah tawaran dari vendor terhadap purchasing

organization dalam hal suplai material atau pelayanan jasa

untuk kondisi tertentu. Terdiri dari harga-harga dan

kondisi dari vendordan merupakan dasar dalam tahap

procurement ‘vendor selection’.

e. Purchase order

Purchase order merupakan formal request kepada vendor

untuk menyuplai barang atau jasa dengan kondisi yang

dinyatakan dalam Purchase order.

f. Contract

Merupakan perjanjian pembelian kontrak jangka panjang

dalam SAP merupakan tanda komitmen dalam pembelian

material atau jasa tertentu dari seorang vendor dalam

jangka waktu tertentu.

g. Inbound Delivery

Inbound Delivery adalah sebuah proses dalam penerimaan

dalam pengantaran barang ke tempat penerimaan barang

(warehouse). Proses ini dimulai pada saat barang siap di

kirim oleh vendor dan telah ditentukan melalui jalur apa

dan menggunakan apa pengantarannya, sampai ketika

barang tiba di warehouse dan warehouse receiver membuat

good receipt.

25

h. Goods Receipt

Goods Receipt merupakan pergerakan inbound dalam

bentuk fisik barang atau material ke dalam gudang. Hal ini

berdampak pada meningkatnya stok barang di gudang.

i. Stock Transfer

Stock Transfer adalah perpindahan fisik suatu barang dari

satu lokasi penyimpanan ke lokasi penyimpanan lainnya.

Stock transfer di sistem Material Management antara lain

termasuk perpindahan fisik material dari suatu plant ke

plant yang lain dan storage location ke storage location

yang lain.

j. Goods Return

Retur adalah sistem pengembalian barang yang telah dibeli

dari vendor sebagai akibat dari beberapa sebab seperti

barangnya tidak sesuai dengan yang dipesan sebelumnya,

barang rusak, dan sebab lainnya.

k. Invoice Verification

Logistic Invoice Verification dikembangkan untuk

memfasilitasi entri invoice dan creditmemo untuk

mengecek kebenaran aritmatika dan untuk mengecek

apakah harga untuk material tertentu sudah sesuai atau

belum. Dalam proses invoiceverification tidak termasuk

pembayaran akan invoice dan evaluasi invoice tersebut.

Proses ini menciptakan hubungan antara

MaterialManagement dengan

Accountingeksternal/internal

26

2.13 Automated Procurement

2.13.1 Material Resources Planing

Gambar 2.3 : Aautomated Procurement

S

i

k

l

u

s

p

r

ocurement dapat disederhanakan di beberapa titik dengan

mengotomatisasi langkah-langkah individual dimana ada 3

tahap dari 4 tahap procurement yang dapat bejalan secara

otomatis.Proses ini merupakan cara singkat dalam melakukan

procurement process, yang terdiri dari:

a. Purchase requisition dengan MRP tanpa harus menginput

secara manual .Oleh karena itu ,penting untuk menentukan

data yang relevan di dalam material master record.

b. Automaticconversion PR into PO, di mana hal-hal berikut

harus terpenuhi :

1. Pada materialmaster record, indikator ‘automated PO’

harus di pilih.

2. Pada vendor master record, indikator ‘automated PO’

harus di pilih.

27

3. Barang pada dokumen PR harus memiliki sumber

suplai yang valid.

c. Evaluated Receipt Settlement (ERS)Dalam proses ERS ini,

harus setuju dengan vendor bahwa proses ini tidak akan

menghasilkan invoice untuk transaksi pemesanan. Tapi,

sistem SAP akan secara otomatis membuat invoice

bersangkutan untuk penerimaan barang. Proses ini

memiliki beberapa keuntungan:

a. Transaksi pemesanan selesai lebih cepat.

b. Error dapat dihindarkan.

c. Jumlah dan varian harga tidak terjadi pada invoice

verification.

Requirementplanning membantu mengawasi stokmaterial

dan mencakup otomatisasi permintaan pengadaan barang

dalam hal pembelian dan produksi. Menentukan

kekurangan dan menghasilkan elemen pengadaan barang

terkait, termasuk diantaranya planned order, purchase

requisition, dan schedule lines.Pada in-house production,

sistem membuat planned orders untuk perencanaan

produksi. Setelah perencanaan lengkap, planned orders

diubah menjadi production orders.

Pada external procurement, sistem membuat planned

order atau purchase requisition secara langsung untuk

perencanaan external procurement quantity. Planned

order dan purchase requisition merupakan elemen

perencanaan internal yang dapat diubah, dijadwalkan

ulang, atau dihapus kapan saja. Jika sebuah planned order

dibuat, bagian pembelian dapat memesan material hanya

apabila MRP controller telah memeriksa planned order

dan mengubahnya menjadi sebuah purchase requisition.

Sebaliknya, permintaan pemesanan dapat langsung

tersedia untuk dilakukan pembelian.

28

2.14 Activity Diagram

Menurut Satzinger, Jackson, dan Burd (2005: 144), Activity

Diagram adalah sebuah diagram alur kerja yang menggambarkan

berbabgai pengguna kegiatan, orang yang melakukan aktivitas

masing-masing. Dan aliran sekuensial kegiatan ini

Menurut Pressman (2010: 161), Activity diagram adalah

diagram untuk menggambarkan aksi-aksi dan keputusan-keputusan

yang terjadi sesuai fungsi-fungsi yang telah dilakukan.

Gambar 2.4 : Activity Diagram Symbols

2.15 Data Access Layer Sequence Diagram

Menurut Satzinger (2008: 446), data acces layer didorong oleh

adanya pemisahan antar tanggung jawab dalam sistem yang lebih

kecil, data acces layer terbagi menjadi dua yaitu view layer dan

business logic layer

2.16 User Interface

29

User interface adalah bentuk tampak (visible form) dari

sebuah program yang merupakan media interaksi antara user

dengan system.

2.17 Fit/Gap Analysis

2.17.1 Pengertian Fit/Gap Analysis

Menurut Pol dan Paturkar (2011: 2), Fit/Gap Analysis (FGA)

adalah metodologi yang digunakan untuk membandingkan proses

bisnis dengan fungsi sistem dimana akan di lakukan evaluasi dan di

urutkan prioritasnya untuk melihat pencapaian apakah terjadi

kecocokan (Fit) dan kesenjangan (Gap).

Menurut Jeffrey L. Whitten (2005:109), gap analysis adalah

perbandingan persyaratan – persyaratan bisnis dan teknis paket

applikasi komersial terhadap kemampuan kemampuan dan fitur –

fitur paket aplikasi komersial spesifik dengan tujuan

mendefinisikan persyaratan – persyaratan yang tidak dapat

dipenuhi.

Menurut Hoffman dan Bateson (2006:334), Gap Analysis

adalah suatu alat yang digunakan untuk mengetahui mengenai

kondisi aktual yang sedang berjalan di perusahaan tersebut, untuk

kemudian diperbandingkan dengan sumber daya perusahaan

tersebut. Hal tersebut dilakukan gar dapat mengetahui apakah

suatu perusahaan sudah bergerak di proses bisnisnya secara

optimal untuk memaksimalkan kinerja perusahaan tersebut.

AnalisaFit/Gapakanmengidentifikasikan gap

(kesenjangan)antarabagaimana operasi bisnis diperlukan untuk

melawan apa yang package tidak bisa penuhi.

2.17.2 Tujuan Analisa Fit/Gap

Analisa Fit/Gap digunakan adalah untuk mengevaluasi

kebutuhanuseruntukdanmengidentifikasibeberapa gap dalam

functionalitypadaSAP.Alternatifakandikembangkan

ketikagapdalam functionalityditemukan.Beberapagapakan diubah

30

sesuai dengan proses bisnis, laporan atau melakukan

penyesuaianterhadap software (customizing).

Tujuan dari analisis Fit/Gap adalah:

1. Mengumpulkan requirement dari perusahaan.

2. Langkah awal untuk menentukan penyesuaian (customization)

yang diperlukan.

3. Memastikan sistem yang baru memenuhi kebutuhan proses

bisnis perusahaan.

4. Memastikan bahwa proses bisnis akan menjadi “Best Practice”.

5. Mengidentifikasikan permasalahan yang membutuhkan

perubahan kebijakan

2.17.3 Peringkat Requirements pada Fit/Gap Analysis

Kebutuhan dari setiap proses harus diidentifikasi untuk

menentukan tingkat prioritas. Tahapan ini mendukung tim proyek

dan sponsor proyek untuk memastikan proses bisnis yang dapat

diakomodasikan selama implementasi sistem yang baru.

Selain itu, berfungsi untuk memastikan tim proyek berfokus

pada area yang paling penting bagi organisasiagarfunctionality

yangbarudapat memberikan nilai tambah bagi perusahaan dalam

meningkatkan proses bisnis.

31

Tabel 2.1 Peringkat Requirements dalam analisa Fit/Gap

Peringkat Keterangan

H HIGH/Mission critical requirement -

adalah kebutuhan yang merupakan tugas

kritis/penting,diperlukanuntukoperasidan

tanpanya organisasi tidak dapat berfungsi;

termasuk di dalamnya kebutuhan laporan

yang penting bagi internal dan eksternal

M MEDIUM/valueaddrequirements–

adalahkebutuhan yang jika ditemukan, akan

secara signifikan meningkatkan proses di

perusahaan. Kebutuhan ini seringkali proses

sistem bisnisyangbukanmerupakantugas

kritis/penting bagi bisnis organisasi, tetapi

jika ditemukan akan mempengaruhi cost

benefit organisasi

L LOW/desirable requirements requirements

-adalah kebutuhan yang bagus untuk

dimilikidan hanyaakanmenambahkannilai

yang tidak terlalu besar bagi proses bisnis

perusahaan dan mungkin ditemukan melalui

perbaikan sementara atau perubahan pada

proses bisnis

32

2.17.4 Degree of Fit

Langkah lain dalam tahapan Fit / Gap analysis adalah

menentukan tingkat fit antara kebutuhan pengguna dan sistem

software.Dibagi menjadi :Fit, Gap, Partial Fit.

Tabel 2.2 Degree of Fit dalam analisa Fit/Gap

Kode Keterangan

F FIT – kebutuhan sepenuhnya dipenuhi oleh software

G GAP – software tidak dapat dipenuhi kebutuhan.

Komentar, alternatie, saran dan rekomendasi yang dibuat akan

menghasilkan menghasilkan rekomendasi untuk melakukan

customazitaion terhadap software.

P Partial– software mempunyai fungsional yang memenuhi

kebutuhan. Perubahan sementara laporan khusus atau

customization. Bagaimanapun akan dibutuhkan kemudian agar

dapat memenuhi kebutuhan secara maksimal.

2.17.5 Gap Resulution

Saat gap ditemukan, tim akan menentukan alternatif dan

rekomendasi solusi untuk mengatasi gap yang ada. Terdapat

beberapa jalan untuk menyelesaikan gap seperti mengubah

proses bisnis, mendesain lingkungan bisnis atau

mengkustomisasi SAP ERP versi yang digunakan.

Pilihan-pilihan untuk gap resolution, diantaranya adalah:

a. Package Work Around: pertama kali tim akan

mengidentifikasi jalan alternatif untuk mencapai kebutuhan

dengan proses yang ada di SAP.

b. Membuat bisnis sesuai dengan Package: jika opsi pertama

tidak memungkinkan, sebaiknya merekomendasikan

perubahan potensial pada proses bisnis untuk disesuaikan

dengan proses pada SAP dan mengeliminasi gap yang

terjadi.

33

c. Customization: ini adalah jalan terakhir, strategi yang dipilih

adalah membangun fungsionalitas baru di luar SAP dan

memisahkan package dari pada mengubah package. Yang

merupakan customization dari paket SAP adalah perubahan

pada aplikasi yang memerlukan campur tangan staf

pengembangan, atau beberapa perubahan yang dapat

berdampak kurang baik untuk kemampuan upgrade pada

software yang akan datang, contohnya:

1. Membuat atau memodifikasi menu, field atau kode SAP.

2. Membuat atau memodifikasi proses SAP.

3. Membuat laporan baru atau modifikasi untuk

menghasilkan laporan SAP.

4. Mengubah kode SAP untul mengimplementasikan level

keamanan.

2.18 Failure Mode and Effect Analysis (FMEA)

Menurut Black (2009:32), Failure Mode and Effect Analysis

(FMEA) adalah sebuah teknik untuk memahami dan memberi

prioritas pada failure mode (symptom bug) atau risiko kualitas yang

mungkin pada fungsi, fitur, atribut, behaviour, komponen, dan

interface sistem. Pada dasarnya, FMEA adalah sebuah prosedur

dalam pengembangan produk dan manajemen operasi untuk

menganalisis failure mode yang mungkin pada suatu sistem dengan

klasifikasi berdasarkan prioritas dan kemungkinan kegagalan.

Aktifitas FMEA yang berhasil membantu sebuah tim

mengidentifikasikan failure mode yang mungkin berdasarkan

pengalaman sebelumnya dengan proses atau produk yang serupa.

Ini memungkinkan tim untuk menghindari kegagalan-kegalan

tersebut dengan usaha dan pengeluaran yang minimum.

Menurut Shirouyehzad (2011:Vol 3(2)), FMEA adalah teknik

desain sistematis yang mengidentifikasi dan menyelidiki

kelemahan sistem potensial (produk atau proses).Ini terdiri dari

metodologi untuk memeriksa semua cara dimana kegagalan sistem

dapat terjadi, efek-efek potensial dari kegagalan pada kinerja

34

sistem dan keamanan, dan besarnya dampak dari efek tersbut.

FMEA ditujukan untuk menentukan keandalan desain dengan

mempertimbangkan potensi penyebab kegagalan dan efeknya pada

sistem yang diteliti. Tujuan dari FMEA adalah untuk mencegah

kegagalan yang tidak dapat diterima oleh user atau pelanggan dan

untuk membantu manajemen dalam alokasi sumber daya yang lebih

efisien. FMEA digunakan dalam program manajemen risiko

perusahaan untuk mencegah user atau pelanggan menjadi sasaran

kesalahan yang tidak dapat diterima dan untuk menghindari

ketidakpuasan user atau pelanggan.

A. Severity. Kolom ini menunjukkan efek dari kegagalan

(langsung atau tertunda) pada sistem. Rex Black

menggunakan skala 1 (terburuk) sampai 5 (paling tidak

berbahaya), sebagaimana berikut ini:

1. Kehilangan data, kerusakan perangkat keras, atau masalah

keamanan.

2. Kehilangan fungsionalitas yang tidak ada solusi.

3. Kehilangan fungsionalitas yang masih memiliki solusi.

4. Kehilangan fungsionalitas parsial.

5. Kosmetik atau trivial.

B. Priority. Pada kolom ini didefinisikan efek dari kegagalan

tersebut pada user , pelanggan, atau operator. Rex Black

menggunakan skala dari 1 (terburuk) sampai 5 (paling tidak

berbahaya), seperti berikut ini:

1. Kehilangan total dari nilai sistem.

2. Kehilangan yang tidak bisa diterima dari nilai sistem.

3. Kehilangan yang mungkin dapat diterima pada nilai

sistem.

4. Kehilangan yang dapat diterima pada nilai sistem.

5. Kehilangan yang dapat diacuhkan pada nilai sistem.

C. Likehood. Kolom ini merepresentasikan kerentanan, dari 1

(paling rentan) sampai 5 (paling jarang), dari sudut pandang:

a) keberadaan dalam produk (berdasarkan faktor risiko teknis

seperti kompleksitas dan histori kecacatan); b) di luar proses

35

pengembangan saat ini; dan, c) intruksi pada operasi user.

Skala yang digunakan sebagai berikut:

1. Pasti mempengaruhi semua user.

2. Sepertinya akan mempengaruhi beberapa (banyak) user.

3. Dapat mempengaruhi beberapa (banyak) user.

4. Pengaruh terbatas pada beberapa (sedikit) user.

5. Tidak dapat dibayangkan dalam penggunaan nyata.

Penilaian pada severity, priority dan likelihood selanjutny

aakan digunakan untuk menghitung total FMEA. Perhitungan

biasanya dengan cara mengkalikan ketiga kolom tersebut, dan akan

didapat RPN (Risk Priority Number) yang menjelaskan seberapa

pentingnya untuk menguji model kegagalan ini. Rex Black

(2002:34) membagi range nilai dari 1 ( resiko paling berbahaya)

sampai 125 ( paling tidak beresiko bahaya). Rex Black membagi 3

kategori dalam RPN ini, yakni:

1. High Risk Item :Kategori yang berdampak paling besar bila

terjadi kegagalan pada kegiatan ini. Perlu diberikan alternatif

solusi pada kategori ini. Skor kategori ini antara 1 sampai 42

dari total FMEA yang didapat.

2. Medium Risk Item:Kategori yang memiliki dampak cukup

besar bila terjadi suatu kegagalan dan masih ada beberapa

alternatif solusi. Skor kategori ini antara 43 sampai dengan 64.

3. Low Risk Item:Kategori ini memiliki dampak yang sangat

kecil/minimal bila terjadi sebuah masalah.Pada kegiatan ini

masalah dapat diselesaikan dengan solusi.

2.19 Risk Analysis

2.19.1 Pengertian Risk Analysis

Menurut Marchewka (2010: 207), identifikasi risiko

pada tahap proses manajemen risiko adalah menentukan risiko

mana yang mempengaruhi suatu proyek. Identifikasi risiko

biasanya termasuk project stakeholder dan membutuhkan

36

sebuah pemahaman dari tujuan proyek juga lingkup, jadwal,

anggaran, dan tujuan kualitas proyek.

Menurut Schwalbe (2010: 434), identifikasi risiko

adalah sebuah proses pemahaman kejadian potensial mana

yang dapat merugikan atau meningkatkan sebuah obyek

tertentu. Sangat penting untuk menentukan risiko potensial

lebih cepat, tetapi juga harus berlanjut untuk mengidentifikasi

risiko yang berdasarkan perubahan lingkungan proyek. Di

dalam identifikasi risiko terdapat penentuan risiko mana yang

mungkin mempengaruhi sebuah proyek dan mendokumentasi

karakteristik dari masing-masing risiko. Output dari proses ini

adalah permulaan dari sebuah risk register.

2.19.2 Alat dan Teknik untuk Identifikasi Risiko

Teknik yang digunakan untuk mengidentifikasi dan

memahami dasar dari risiko proyek adalah dengan melakukan

tanya-jawab dengan beberapa stakeholder dan user

yangterlibatdenganaplikasi. Teknik ini dapat membuktikan

kegunaan untuk menentukan alternatif dari pandangan

seseorang, tetapi kualitas informasi yang diperoleh tergantung

dari keahlian pihak penanya dan pihak yang ditanya.

2.19.3 Analisis dan Penilaian Risiko

Menurut Marchewka (2010:217), analisis dan penilaian

risiko menyediakan sebuah pendekatan sistematis untuk

mengevaluasi risiko-risiko yang telah diidentifikasi oleh

stakeholders dan user. Tujuan dari analisis risiko adalah untuk

menentukan kemungkinan dan dampak dari masing-masing

risiko pada proyek. Penilaian risiko, pada sisi lain, fokus pada

memprioritaskan berbagai risiko sehingga sebuah strategi

risiko yang efektif dapat diformulasikan. Secara ringkas, risiko

mana yang harus direspon? Untuk derajat yang tinggi, ini akan

ditentukan oleh toleransi stakeholder terhadap risiko.

37

Terdapat dua dasar pendekatan untuk menganalisis dan

menilai risiko proyek. Pendekatan pertama lebih kualitatif

sifatnya karena terdiri atas penilaian subjektif yang didasarkan

pada pengalaman atau instuisi. Analisis kuantitatif,

berdasarkan pada teknik matematika dan statistika. Masing-

masing pendekatan memiliki kekuatan dan kelemahan ketika

dihadapkan pada ketidakpastian, maka kombinasi dari metode

kualitatif dan kuantitatif menyediakan wawasan yang bernilai

ketika melakukan penilaian dan analisis risiko, yaitu

pendekatan kualitatif dan pendekatan kuantitatif.

2.19.4 Pendekatan Kualitatif (Qualitative Approach)

Menurut Marchewka (2010:207), analisis risiko

kualitatif pada tahap proses manajemen risiko difokuskan pada

analisis kualitas yang berkenaan dengan dampak dan

kemungkinan dari risiko risiko yang telah diidentifikasikan.

Analisis risiko kualitatif berfokus pada analisis risiko

yang subjektif berdasarkan pengalaman dan penilaian dari

project stakeholder. Walaupun teknik-teknik untuk

menganalisis risiko proyek secara kualitatif dapat dilakukan

oleh masing masing stakeholder, tetapi dapat menjadi lebih

efektif jika dilakukan secara berkelompok. Proses

berkelompok ini memperkenankan masing-masing stakeholder

mendengarkan pandangan yang lain dan mendukung

komunikasi yang terbuka diantara berbagai stakeholder.

Sebagai hasilnya, pandangan yang luas dari ancaman,

kesempatan , isu-isu dan sudut pandang dapat didiskusikan

dan dimengerti.

Menurut Schwalbe (2010:464), analisis risiko kualitatif

menilai kemungkinan dan dampak atas risiko-risiko yang

teridentifikasi untuk menentukan tingkat dan prioritas.

38

2.20 Matriks Peluang/Dampak

Menurut Schwalbe (2010:465), seorang manajer proyek dapat

menuangkan dalam bentuk grafik peluang dan dampak risiko pada

Matriks Peluang/Dampak. Sebuah Matriks Peluang/Dampak

mendaftarkan peluang dari sebuah risiko yang muncul pada satu

sisi dari matriks dan dampak yang berhubungan dengan risiko pada

sisi lainnya. Banyak tim proyek memperoleh keuntungan dengan

menggunakan teknik sederhana ini untuk membantu mereka

mengidentifikasikan risiko yang perlu mereka perhatikan. Untuk

menggunkana pendekatan ini, project stakeholder mendaftarkan

risiko-risiko yanng mereka perkirakan mungkin muncul atas

proyek yang dilaksanakan. Mereka kemudian menentukan apakah

risiko tersebut termasuk dalam kategori High (tinggi). Medium

(Sedang), atau Low (Rendah) atas peluang timbulnya dan

dampaknya jika risiko tersebut muncul.

Gambar 2.5:Probability/Impact Matrix

Berikut penjelasan penentuan tingkat probability dan impact pada

matrix tersebut :

1. Penilaian kemungkinan timbulnya risiko (probability)

menggunakan Risk ProbabilityRank :

a. HIGH : kemungkinan akan timbulnya risiko relatif

tinggi jika fungsi tidak digunakan

b. MEDIUM : kemungkinan akan timbulnya risiko jika

fungsi tidak digunakan cukup tinggi

39

c. LOW: Kemungkinan akan timbulnya risiko jika fungsi

tidak digunakan relatif rendah.

2. Penilaian dampak (impact) yang dapat timbul dikarenakan

risiko menggunakan Risk Impact Rank :

a. HIGH: dampak yang timbul dari risiko akan

mempengaruhi dan menghambat aktivitas utama proses

bisnis perusahaan.

b. MEDIUM: Dampak yang ditimbulkan dari risiko cukup

mempengaruhi aktivitas utama proses bisnis

perusahaan, namun tidak menghambat proses bisnis.

c. LOW: dampak yang ditimbulkan dari risiko sangat kecil

bahkan tidak mempengaruhi aktivitas utama proses

bisnis perusahaan.

2.21 Kerangka Pikir

Gambar 2.6 : Kerangka Pikir

40

2.21.1 Input

Pada tahap input adalah fase menganalisa kesesuaian

antara user requirement dengan proses bisnis saat ini yang di

dukung oleh sistem SAP. Serta melihat beberapa

perkembangan yang terjadi pada proses bisnis saat ini.Pada

tahap ini pengumpulan data-data dilakukan dengan melakukan

survei serta observasi langsung melalui jalur intrenship.

2.21.2 Process

2.21.2.1 FMEA

Failure Mode Effect Analysis (FMEA)

digunakan untuk menilai kebutuhan (Requirement

Assessment) untuk mengetahui kebutuhan tersebut

berada memiliki prioritas pada nilai berapa.

Berikut adalah keterangan cara penilaian :

1. Severity

Tabel 2.3 Severity Description

Skala Arti Deskripsi

1 Kehilangan data,

kerusakan

perangkat keras,

atau masalah

keamanan.

Skala ini menunjukkan bahwa apabila requirement

gagal di jalankan maka akan mengakibatkan

kehilangan data, kerusakan pada perangkat keras, atau

masalah keamanan.

2 Kehilangan

fungsionalitas

yang tidak

memiliki solusi.

Skala ini menunjukkan bahwa apabila requirement

gagal di jalankan maka tujuan yang diharapkan dari

requirement tidak dapat capai dan tidak ada alternatif

lain untuk memenuhi requirement tersebut.

3 Kehilangan Skala ini menunjukkan bahwa apabila requirement

41

fungsionalitas

yang masih

memiliki solusi.

gagal di jalankan maka tujuan yang diharapkan dari

requirement tidak dapat capai tetapi masih ada

alternatif lain untuk memenuhi requirement tersebut.

4 Kehilangan

fungsionalitas

parsial.

Skala ini menunjukkan apabila requirement gagal di

jalankan maka tujuan yang diharapkan dari

requirement tidak dapat di capai seluruhnya

5 Kosmetik atau

trivial.

Skala ini menunjukkan apabila requirement gagal di

jalankan maka tidak akan menggangu tujuan dari

requirement atau tujuan tetap akan tercapai

2. Priority

Tabel 2.4 Priority Description

Skala Arti Deskripsi

1 Kehilangan nilai

sistem secara

keseluruhan

Skala ini menunjukkan sistem mengalami

pengurangan nilai secara keseluruhan sehingga

mengakibatkan pengguna sistem tidak dapat

menggunakkan fungsionalitas dari sistem.

2 Kerugian nilai

sistem yang tidak

dapat diterima

Skala ini menunjukan sistem mengalami

pengurangan nilai tidak secara keseluruhan namun

kerugian yang ditimbulkan tidak dapat diterima ,

namun sistem tetap dapat berfungsi tetapi

kehilangan fungsionalitas dari sistem.

3 Pengurangan nilai

sistem yang masih

dapat diterima

Skala ini menunjukkan sistem mengalami

pengurangan nilai yang masih dapat diterima.Hal

Ini mengakibatkan beberapa fungsionalitas sistem

yang dibutuhkan tidak dapat berjalan .

42

4 Pengurangan nilai

sistem yang

diterima

Skala ini menunjukkan sistem mengalami

pengurangan nilai yang bisa diterima. Hal ini

mengakibatkan beberapa fungsionalitas tidak dapat

berjalan namun masih dapat diterima oleh

pengguna sistem.

5 Pengurangan nilai

sistem yang dapat

diabaikan

Skala ini menunjukan sistem mengalami

pengurangan nilai namun tidak mempengaruhi

sistem secara keseluruhan. Beberapa fungsionalitas

sistem yang tidak dapat berjalan tidak

mempengaruhi pengguna sistem.

3. Likelihood

Tabel 2.5 Likelihood Description

Skala Arti Deskripsi

1 Tentu akan

memperngaruhi

semua user

Skala ini menunjukan bahwa kegagalan pada

requirement akan mempengaruhi semua user,

sehingga user yang berkaitan tidak dapat menjalankan

kegiatan operasional.

2 Akan berdampak

ke beberapa user

Skala ini menunjukkan bahwa kegagalan pada

requirement akan mempengaruhi ke beberapa user,

sehingga user yang berkaitan tidak dapat menjalankan

kegiatan operasional.

3 Akan berdampak

mungkin pada

beberapa user

Skala ini menunjukkan bahwa kegagalan requirement

akan berdampak mungkin pada beberapa user saja,

sehingga user yang berkaitan tidak dapat mejalankan

kegiatan operasional.

43

4 Dampak terbatas

untuk beberapa

pengguna

Skala ini menunjukkan bahwa kegagalan pada

requirement akan memiliki dampak terbatas untuk

beberapa user saja, sehingga user yang berkaitan tidak

dapat menjalankan kegiatan operasional.

5 Tak terbayangkan

dalam

penggunaan

nyata.

Skala ini menunjukkan bahwa kegagalan pada

requirement akan mengakibatkan user yang berkaitan

tidak dapat menjalankan kegiatan operasional,

demikian dalam segi jumlah user yang terpengaruh

tidak dapat di bayangkan.

Setelah menentukan nilai Severity, Priority

dan Likelihood akan didapat total nilai dari

perkalian ketiganya yang disebut Risk Priority

Number (RPN) :

RPN = Severity x Priority x

Likelihood

KemudianRPN akan dipetakan pada Ranking

Requirement dimana akan menentukan apakah

suatu requirement memiliki rankHigh, Medium,

atau Low. Langkah ini adalah langkah pertama

dalam melakukan Fit/Gap Analysis. Berikut tabel

pemetaannya :

Tabel 2.6 Description from FMEA total (RPN)

Skala FMEA Total

(RPN)

Deskripsi

High /

Mission

Critical

Requirements

1-42 Merupakan requirement yang penting bagi

perusahaan dan dibutuhkan untuk operational

sehingga tanpa requirementini perusahaan

tidak dapat berfungsi.

44

Medium /

Value Add

Requirements

43-84 Merupakan requirement yang jika terpenuhi,

akan secara signifikan meningkatkan proses

namun tidak menghambat operational

perusahaan.

Low

Requirements

/ Desirable

Requirements

85-125 Merupakan requirement yang tidak begitu

perlu dipenuhi dan akan menambah sedikit

nilai untuk proses bisnisjika dilakukan.

2.21.2.2 FIT/GAP

Pada tahap ini adalah menentukan Degree of

Fit terhadap user requirement, menentukan apakah

proses yang sedang berjalan apakah sudah Fit atau

Gap setelah dibandingkan dengan user

requirement, dan menentukan rekomendasi atas

requirement yang memiliki status Gap

2.21.2.3 Risk Analysis

Pada fase ini dilakukan identifikasi terhadap

risiko yang mungkin terjadi apabila perusahaan

tidak menerapkan rekomendasi yang di berikan.

Dan penentuan user requirement yang mana yang

menjadi prioritas pertama, kedua, dan seterusnya

untuk diterapkan sesuai rekomendasi yang di

berikan.

2.21.3 Output

Setelah menganalisa permasalahan dan merancang

perbaikan kemudian diberikan beberapa kesimpulan dan saran

sebagi masukan kepada perusahaan.