11

BAB 2

LANDASAN TEORI

2.1 Sistem Informasi Akuntansi

2.1.1 Pengertian Sistem Informasi

Menurut Dull, Gelinas dan Wheeler (2012:12), sistem informasi adalah sistem

yang dibuat oleh manusia yang secara garis besar terdiri dari integrasi computer-

based komponen dan komponen manual yang dirancang untuk mengumpulkan,

menyimpan, dan mengatur data dan menyediakan output berupa informasi yang

diperuntukan untuk pengguna/manusia. Sistem informasi memfasilitasi dengan

fungsi operasional dan manajemen decision making. Dengan menyediakan informasi

kepada manajer agar para manajer bisa menggunakan informasi tersebut sebagai

sarana untuk membuat rencana dan mengontrol aktivitas yang mendukung

perusahaan.

Menurut Rainer dan Cegielski (2011:65), sistem informasi adalah sebuah

proses yang mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menyebarkan informasi

yang memiliki tujuan; kebanyakan dari sistem informasi sudah terkomputerisasi.

Sedangkan sistem informasi menurut Hall (2011:7) adalah,”The information

system is the set of formal procedures by which data are collected, processed into

information and distributed to users.” Dengan demikian dapat diartikan bahwa

sistem informasi adalah kesatuan dari prosedur formal dengan data yang

dikumpulkan, diproses menjadi informasi dan didistribusikan kepada user.

Untuk menjadi informasi yang bermanfaat bagi penggunanya, maka

informasi tersebut harus memiliki beberapa karakteristik. Para ahli menyebutkan

beberapa sifat yang harus dimiliki oleh informasi, salah satunya adalah Romney dan

Steinbeart (2014:6). Mereka menyebutkan bahwa ada tujuh karakteristik yang

menentukan apakah informasi tersebut berguna atau tidak. Hal tersebut meliputi:

a. Relevant (Relevan)

“ Information is relevant if it reduces uncertainty, improves decisionmakers’

ability to make predictions, or confirms or corrects their prior expectations”

(informasi dinilai relevan apabila ia dapat mengurangi ketidakpastian,

meningkatkan kemampuan pengambil keputusan untuk memprediksi, atau

memperbaiki harapan).

12

b. Reliable (Akurat)

“ Information is reliable if it is free from error or bias and accurately

represents the events or activities of the organization” (informasi dinilai akurat

apabila informasi tersebut terbebas dari kesalahan atau bias, serta mewakili

aktivitas perusahaan secara tepat).

c. Complete (Lengkap)

“ Information is complete if it does not omit important aspects of the

underlying events or activities that it measures” (informasi dinilai lengkap

apabila tidak mengabaikan aspek penting dari aktivitas yang sedang diukur).

d. Timely (Tepat waktu)

“ Information is timely if it is provided in time for decision makers to make

decisions” (informasi dinilai tepat waktu apabila informasi tersebut dihasilkan

tepat pada saat dibutuhkan).

e. Understandable (Dapat dimengerti)

“ Information is understandable if it is presented in a useful and intelligible

format” (informasi dinilai dapat dimengerti apabila disajikan dalam bentuk yang

dapat digunakan oleh pemakainya).

f. Verifiable (Dapat diverifikasi)

“ Information is verifiable if two knowledgeable people acting independently

would each produce the same information” (apabila dua orang yang memiliki

pengetahuan yang sama secara terpisah menghasilkan informasi yang sama,

maka berarti informasi tersebut dinilai dapat diverifikasi).

g. Accessible (Dapat diakses)

“ Information is accessible if it is available to users when they need it and in a

format they can use” (informasi harus dapat diakses pada saat dibutuhkan dan

dalam bentuk yang dapat digunakan).

2.1.2 Pengertian Akuntansi

Menurut Weygandt, Kimmel, Kieso (2011:4), akuntansi memiliki 3 aktivitas

dasar yaitu identifikasi, mencatat, diinformasikan. Berikut adalah penjabaran dari

ketiganya. Untuk mengidentifikasi kejadian ekonomi, perusahaan memilih kejadian

ekonomi yang relevan dengan bisnis yang dilakukan perusahaan. Setelah

mengidentifikasi kejadian/kegiatan ekonomi perusahaan, kemudian perusahaan

mencatat kegiatan tersebut yang bertujuan agar aktivitas finansial bisa dilihat atau

13

digunakan dikemudian hari. Terakhir adalah diinformasikan, informasi yang sudah

disimpan dan kemudian dikumpulkan untuk dibuat laporan akuntansi nya, atau yang

biasa disebut laporan keuangan.

Menurut AICPA “Accounting is the art of recording, classifying, and

summarizing in a significant manner and in terms of money, transaction and event

which are, in part at least, of financial character, and interpreting the result there

off” akuntansi adalah seni pencatatan, penggolongan, dan peringkasan transaksi dan

kejadian yang bersifat keuangan dengan cara yang berdaya guna dan dalam bentuk

satuan uang, dan menginterpretasikannya hasil proses tersebut.

Menurut Warren (2011), Akuntansi adalah sistem informasi yang memberikan

laporan kepada pihak-pihak berkepentingan mengenai kegiatan ekonomi dan kondisi

perusahaan.

Dari definisi-definisi diatas, dapat diartikan akuntansi adalah proses

mengidentifikasi, mencatat, dan menginformasikan kegiatan ekonomi dan yang

bersifat keuangan dari organisasi kemudian diberikan kepada pihak yang

memerlukan.

2.1.3 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

Menurut Considine dan Parkes (2012:4), arti dari kata sistem informasi

akuntansi bisa dilihat dari 3 kata tersebut: “sistem, “informasi”, dan “akuntansi”.

Sistem dapat diartikan sebagai sesuatu yang memperoleh input, menerapkan aturan

atau proses dari input dan menghasilkan output. Informasi adalah produk dari

pengaplikasian aturan/proses beberapa data agar berguna dikemudian hari. Tugas

yang merubah data ke informasi ini adalah bagian dari sistem. Sedangkan akuntansi

sendiri dapat diartikan secara tradisional adalah sistem pencatatan yang detail dari

transaksi yang dilakukan oleh organisasi. Dari 3 definisi diatas, sistem informasi

akuntansi dapat diartikan sebagai aplikasi dari sebuah teknologi untuk mendapatkan,

memverifikasikan, menyimpan, menyortir dan melaporkan data yang berhubungan

dengan aktifitas perusahaan.

Menurut Gelinas dan Dull (2012:14), sistem informasi akuntansi adalah

subsistem khusus dari sistem informasi yang berfungsi untuk mengumpulkan,

memproses dan melaporkan informasi yang berkaitan dengan aspek keuangan dari

suatu kejadian bisnis. Ada 3 komponen logika bisnis proses yaitu proses informasi,

proses operasi, dan proses manajemen:

14

1. Proses informasi adalah sistem yang dibentuk oleh manusia yang terdiri dari

orang, peralatan, perusahaan, kebijakan, dan prosedur yang memiliki objektif

untuk menyelesaikan pekerjaan yang diberikan oleh perusahaan.

2. Proses operasi biasanya termasuk produksi, personel, pemasaran dan

penjualan, akuntansi, finance, gudang, dan distributor.

3. Proses manajemen adalah sistem yang dibentuk oleh manusia yang terdiri dari

orang, otoritas, perusahaan, kebijakan, dan prosedur.yang objektifnya adalah

untuk merencanakan dan mengontrol proses operasional perusahaan.

Menurut Romney dan Steinbart (2014:2), Sistem Informasi Akuntansi terdiri

dari 5 komponen:

“There are 5 components of an AIS: 1. The people who operate the system and perform various functions. 2. The procedures and instructions, both manual and automated, involved in

collecting, processing, and storing data about the organization’s activities. 3. The data about the organization and its business processes. 4. The software used to process the organization’s data. 5. The information technology infrastructure, including computers, peripheral

devices, and transmit data and information.”

Adapun arti dari kutipan tersebut adalah:

1. Orang-orang yang mengoperasikan sistem dan melaksanakan berbagai

fungsi.

2. Prosedur, baik manual maupun terkomputerisasi yang melibatkan

pengumpulan, pemrosesan, dan penyimpanan data tentang aktivitas

perusahaan.

3. Data mengenai proses bisnis perusahaan.

4. Software yang digunakan untuk memproses data perusahaan.

5. Infrastruktur teknologi informasi termasuk komputer dan alat jaringan

komunikasi

Menurut Romney dan Steinbart (2014:2-3), kelima komponen tersebut

memungkinkan sistem informasi akuntansi memenuhi 3 fungsi penting dalam

perusahaan yakni:

1. Mengumpulkan dan menyimpan data mengenai aktivitas yang dilaksanakan

oleh perusahaan, sumber daya yang diperngaruhi oleh aktivitas tersebut dan

pihak yang berpartisipasi dalam berbagai aktivitas sehungga manajemen,

karyawan dan pihak luar yang berkepentingan dapat memeriksa apa yang

terjadi.

15

2. Mentransformasikan data menjadi informasi yang berguna untuk

pengambilan keputusan yang membantu manajemen dalam merencanakan,

melaksanakan, dan mengendalikan aktivitas.

3. Menyediakan kontrol yang cukup untuk menjaga aset perusahaan, termasuk

data untuk menjamin bahwa data tersedia ketika diperlukan serta akurat dan

dapat diandalkan.

Dalam jurnalnya, Poston dan Grabsi (2000) mengatakan “While there is no

specific definition of what constitutes AIS research, there seems to be consensus that

it has accounting and management information systems as parent disciplines. There

also seems to be consensus that AIS draws on theories from other disciplines such as

economics and psychology. Whether AIS is fundamentally different than information

systems or accounting research is an unanswered question.” Yang intinya adalah

sistem informasi akuntansi sedikit berbeda jika dibandingkan dengan sistem

informasi dan akuntansi.

Jadi dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi Akuntansi adalah suatu

kesatuan struktur interaksi komponen-komponen yang terdiri dari manusia, prosedur,

data, software dan teknologi informasi yang bertugas mengubah data menjadi

informasi akuntansi dimana informasi akuntansi ini dapat berguna dalam

pengambilan keputusan bagi pihak internal maupun eksternal perusahaan.

2.1.4 Tujuan dan Kegunaan Sistem Informasi Akuntansi

Tujuan sistem informasi akuntansi menurut James Hall (2011:14) adalah

sebagai berikut:

1. Mendukung fungsi kepengurusan manajemen

Kepengurusan merujuk ke tanggung jawab manajemen untuk mengatur

sumber daya perusahaan secara benar. Sistem informasi menyediakan

informasi tentang kegunaan sumber daya ke pemakai eksternal melalui

laporan keuangan tradisional dan laporan-laporan yang diminta lainnya.

Secara eksternal, pihak manajemen menerima informasi kepengurusan dari

berbagai laporan pertanggungjawaban.

2. Mendukung proses pengambilan keputusan manajemen

Sistem informasi memberikan informasi yang diperlukan para manajer untuk

melakukan tanggung jawab pengambilan keputusan.

16

3. Mendukung operasional harian perusahaan

Sistem informasi menyediakan informasi bagi personel operasi untuk

membantu mereka melakukan tugas mereka setiap hari dengan efisien dan

efektif.

2.1.5 Subsistem Sistem Informasi Akuntansi

Dalam penerapannya, SIA dibagi menjadi beberapa subsistem. Hal ini

dikarenakan SIA merupakan sistem yang cukup kompleks sehingga dibagi menjadi

beberapa subsistem untuk memudahkan pengimplementasiannya. Subsistem sistem

informasi akuntansi memproses berbagai transaksi keuangan dan transaksi

nonkeuangan yang secara langsung mempengaruhi pemrosesan transaksi keuangan.

Menurut pendapat Romney dan Steinbart (2014:29) siklus pemrosesan

transaksi pada sistem adalah suatu rangkaian aktivitas yang dilakukan perusahaan

dalam melakukan bisnisnya, mulai dari proses pembelian, produksi, hingga

penjualan barang dan jasa. Siklus transaksi pada perusahaan dapat dibagi ke dalam

lima subsistem, yaitu:

1. Revenue cycle, yang terjadi dari transaksi penjualan dan penerimaan kas.

2. Expenditure cycle, yang terdiri dari peristiwa pembelian dan pengeluaran kas.

3. Human Resource/ Payroll cycle, yang terdiri dari peristiwa yang

berhubungan dengan perekrutan dan pembayaran atas tenaga kerja.

4. Production cycle, yang terdiri dari peristiwa yang berhubungan dengan

pengubahan bahan mentah menjadi produk/ jasa yang siap dipasarkan.

5. Financing cycle, yang terdiri dari peristiwa yang berhubungan dengan

penerimaan modal dari investor dan kreditor.

2.2 Siklus Pengeluaran

2.2.1 Pengertian Pembelian

Pembelian merupakan salah satu kegiatan dari tiga kegiatan utama dalam

siklus pengeluaran. Menurut Gelinas dan Dull (2012:474), proses pembelian adalah

struktur interaksi antara orang-orang, peralatan, metode-metode, dan pengendalian

yang didesain untuk mencapai fungsi- fungsi utama sebagai berikut:

1. Menangani rutinitas pekerjaan yang berulang-ulang dari departemen

pembelian dan departemen penerimaan.

17

2. Mendukung kebutuhan pengambilan keputusan dari orang-orang yang

mengatur departemen pembelian dan departemen penerimaan.

3. Membantu dalam penyiapan laporan internal dan laporan eksternal.

Menurut M L Emiliani (2010:2) mengatakan bahwa "Rindsfoos notes that

purchasing materials that meet specifications is more important than unit price

because materials that do not meet specifications results in costly errors, quality

problems, re-work, and also results in many additional administrative

transactions". Menerangkan tentang Rindsfoos mencatat bahwa dalam pembelian

bahan-bahan lebih mementingkan spesifikasi dibanding harga karena bahan yang

tidak memenuhi spesifikasi akan memberikan masalah pada kualitas dan

menghasilkan banyak tambahan administrasi pada transaksi.

Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa pembelian adalah proses

terjadinya pembayaran bisa berupa uang tunai, cek ataupun giro yang dilakukan

untuk memenuhi kewajiban, akibat adanya hutang usaha atau pembelian secara tunai.

Pembelian aktiva tetap akan mengurangi modal dan disebut pengeluaran modal.

Pengeluaran pendapatan terjadi untuk membiayai pembelian pada periode berjalan,

sehingga biaya yang keluar tidak ditetapkan sebagai aktiva tetap di neraca,

melainkan sebagai beban dalam laporan laba rugi. Pengeluaran terjadi karena adanya

kebutuhan untuk membeli persediaan yang sudah habis atau dibutuhkan.

2.2.2 Jurnal Pembelian Berdasarkan Weygandt, J.J., Kieso, D.E., & Kimmel, P.D. (2011:224)

pencatatan pembelian secara periodik dan perpetual adalah sebagai berikut:

Tabel 2.1 Pencatatan Jurnal Pembelian

Jurnal Pencatatan Periodik Jurnal Pencatatan Perpetual

Pembelian xxx

Utang Dagang xxx

Persediaan xxx

Utang Dagang xxx

Sumber: Financial accounting IFRS edition

2.2.3 Pengertian Siklus Pengeluaran

Menurut Considine dan Parkes (2012:481) siklus pengeluaran terdiri dari 2

fase. Fase pertama adalah pembelian, dimana perusahaan berinteraksi secara terus

menerus dengan pihak eksternal (supplier) untuk mendapatkan barang atau jasa.

18

Tujuan dari purchasing adalah untuk mendapatkan barang yang bagus dengan

jumlah yang cukup, dan mendapatkan barang tepat pada waktunya. Untuk

mendapatkan hal tersebut, pembelian perlu disetujui dan diotorisasi secara benar;

barang atau jasa juga harus didapat dari supplier yang sudah diotorisasi. Semua

komitmen dan kewajiban pembelian harus dicatat dengan baik dan akurat; dan

barang atau jasa yang sudah didapat harus memenuhi kualitas yang sudah ditentukan

sebelumnya.

Kelanjutan dari fase pembelian adalah fase hutang, dimana tujuannya adalah

membayar hutang kepada orang yang tepat, jumlah yang tepat, dan juga pada waktu

yang tepat. Untuk memastikan integritas dari laporan keuangan, semua kewajiban

hutang harus dicatat dengan tepat dan akurat.

Siklus pengeluaran merupakan salah satu siklus yang penting di dalam

perusahaan karena perannya dalam penyediaan barang dan jasa yang dibutuhkan oleh

perusahaan. Seperti yang dikatakan Romney dan Steinbart (2014:410), “Expenditure

cycle is a recurring set of business activities and related data processing operations

associated with the purchase of and payment for goods and services” (siklus

pengeluaran adalah seperangkat aktivitas bisnis yang berulang dan operasi

pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian dan pembayaran untuk

barang dan jasa). Terdapat tiga aktivitas bisnis utama dalam expenditure cycle:

1. Memesan barang, peralatan, dan jasa

2. Menerima dan menyimpan barang, peralatan, dan jasa

3. Membayar untuk barang, peralatan, dan jasa

Menurut Guy, Alderman dan Winters (2003) yang ada didalam buku Drs.

Danang Sunyoto (2014:233), transaksi siklus pengeluaran (expenditure cycle) dapat

dikelompokan menjadi dua, yaitu: transaksi pembelian dan transaksi pembayaran

kas.

Tabel 2.2 Pengelompokan Transaksi Siklus Pengeluaran

Transaksi Pembelian Transaksi Pembayaran Kas

1. Permintaan barang atau jasa

2. Pemesanan barang atau jasa

3. Penerimaan barang atau jasa

4. Penyimpanan barang atau jasa

1. Pembayaran barang atau jasa

Sumber: Auditing Pemeriksaan Akuntansi

19

Siklus pengeluaran tidak termasuk akusisi pembayaran jasa karyawan (gaji

atau upah). Siklus pengeluaran juga tidak meliputi akusisi dan pembayaran modal

seperti utang atau ekuitas pemegang saham yang merupakan bagian dari siklus

pembiayaan dan investasi.

Pada sebagian besar perusahaan manufaktur dan perusahaan dagang,

pembelian serta pembayaran barang dan jasa merupakan kategori transaksi yang

dominan. Perolehan aktiva, kewajiban yang terjadi, dan pengeluaran kas sering kali

terjadi dalam jumlah yang material, dan pengendalian internal yang baik diperlukan

untuk menjamin penandingan yang tepat antara pendapatan dan beban.

Sistem akuntansi siklus pengeluaran terdiri dari metode dan catatan yang

digunakan perusahaan untuk mengidentifikasi, mengumpulkan, mengklasifikasi,

mencatat, dan melaporkan transaksi pembelian serta pembayaran kas, dan untuk

memperhitungkan aktiva serta kewajiban yang berhubungan. Untuk memahami

sistem akuntansi siklus pengeluaran, auditor harus mempelajari bagaimana transaksi

pembelian dan pembayaran kas dimulai; akun, buku besar, jurnal, dan dokumen yang

digunakan untuk membukukan transaksi-transaksi tersebut, metode atau langkah-

langkah yang dilakukan untuk memproses serta melaporkannya dalam laporan

keuangan (Guy, Alderman dan Winters, 2003).

Dari pengertian-pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa siklus pengeluaran

adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang

berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa. Tujuan utama

dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total memperoleh dan

memelihara persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang dibutuhkan

organisasi untuk berfungsi.

2.2.4 Tujuan Siklus Pengeluaran

Menurut Wilkinson (2000:469), tujuan siklus pengeluaran kas (pembelian)

yaitu:

1. Menjamin bahwa barang dan jasa dipesan sesuai dengan kebutuhan.

2. Menerima barang yang dipesan dan memeriksa kondisi barang tersebut.

3. Menyimpan dan mengamankan barang sampai barang tersebut dibutuhkan

4. Menentukan bahwa faktur atas barang dan jasa adalah benar.

5. Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran dengan tepat dan akurat.

20

6. Posting atas kewajiban dan pengeluaran kas kepada akun pemasok yang tepat

pada akun utang usaha dalam buku besar.

7. Menjamin bahwa semua pengeluaran kas berkaitan dengan pembelian telah

diotorisasi

8. Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran kas dengan tepat dan akurat.

2.2.5 Dokumen-dokumen yang Digunakan Dalam Siklus Pengeluaran

Assauri (2011:283) menyatakan bahwa yang dimaksud dengan pencatatan

dalam pengawasan persediaan adalah semua pencatatan atau pembukuan mengenai

penerimaan, persediaan di gudang, dan pengeluaran bahan baku dan bahan-bahan

lainnya, serta hasil produksi dalam suatu perusahaan. Pencatatan-pencatatan tersebut

diperlukan untuk menjamin bahan-bahan atau barang-barang yang terdapat dalam

persediaan dipergunakan secara efisien dan perusahaan dapat mengikuti

perkembangan persediaannya dengan baik.

Menurut Considine dan Parkes (2012:446), ada beberapa dokumen yang

dibutuhkan didalam siklus pengeluaran. Dokumen-dokumen tersebut adalah:

Table 2.3. Dokumen-dokumen didalam Siklus Pengeluaran

Dokumen Keterangan

Purchase requisistion Mengizinkan bagian rekuisisi untuk membuat daftar

pembelian barang atau jasa. Dokumen ini hanya

diperuntukan bagian internal perusahaan.

Purchase order Berguna sebagai bukti pembelian dan juga mengikat

kontrak antara perusahaan dengan supplier.

Vendor list Daftar dari supplier yang sudah disetujui oleh

perusahaan yang juga sudah menentukan harga dengan

supplier.

Purchase invoce Detail dari jumlah barang yg dibeli dan jumlah harga

dan kodisi barang. Dokumen ini di persiapkan oleh

supplier.

Good packing slip Dibuat oleh supplier dan biasanya didampingi dengan

barang yang sudah dipesan.

21

Dokumen Keterangan

Receiving report Menyediakan semua detail pesanan seperti detail

supplier, berat barang, nomor barang, dan deskripsi dari

barang. Divisi penerimaan yang membuat laporan ini.

Remittance advice Untuk memberi notifikasi kepada supplier untuk barang

yang akan dibayarkan. Dokumen ini bisa disiapkan oleh

bagian finance atau supplier.

Sumber: Accounting Information Systems 4th edition

2.2.6 Hutang Dagang

Hutang dagang menurut Djarwanto (2010:63) merupakan kewajiban

perusahaan kepada pihak lain untuk membayar sejumlah uang atau menyerahkan

barang atau jasa pada tanggal tertentu. Hutang juga merupakan salah satu sumber

pembiayaan eksternal yang digunakan oleh perusahaan untuk membiayai kebutuhan

dananya. Hutang menunjukkan sumber modal yang berasal dari kreditur. Dalam

jangka waktu tertentu pihak perusahaan wajib membayar kembali atau wajib

memenuhi tagihan yang berasal dari pihak luar tersebut. Pemenuhan kewajiban ini

dapat berupa pembayaran uang, penyerahan barang atau jasa kepada pihak yang telah

memberikan pinjaman kepada perusahaan.

22

2.3 Sistem Manual

Sumber: Accounting Information Systems 7th Edition

Gambar 2.1 Manual Purchase system, Sumber: (Hall 2011:231)

23

Menurut Hall (2011:230), terdapat 5 departemen yang terlibat dalam sistem

pembelian manual, yaitu:

1. Pengendali persediaan departemen ini mengurangi persediaan perusahaan

dengan mentransfer bahan baku ke dalam proses produksi (siklus konversi)

dan menjual barang jasi ke pelanggan (siklus pendapatan). Pengendali

persediaan mengawasi dan mencatat tingkat persediaan barang jadi, ketika

saatnya pemesanan ulang staf administrasi akan membuat permintaan

pembelian. Satu salinan permintaan pembelian akan dikirim ke departemen

pembelian, dan satu salinan lainnya dikirim ke utang usaha dan disimpan di

ke dalam file tunda utang usaha. Staf administrasi pengendali persediaan

menyimpan salinan terakhir tersebut dalam file permintaan pembelian terbuka

(file open purchase requisition).

2. Departemen persediaan bertugas untuk menerima permintaan pembelian,

menyortirnya berdasarkan nama pemasok jika perlu, dan membuat pesanan

pembelian (purchase order/PO). Ketika perusahaan membuat pesanan

pembelian maka PO dibuat menjadi beberapa salinan. Satu salinan PO

dikirimkan ke pengendali persediaan yang selanjutnya disimpan bersama

permintaan pembelian terbuka. salinan berikutnya dikirim ke utang usaha

untuk disimpan dalam file utang usaha tunda. Satu salinan (salinan kosong)

dikirim ke bagian penerimaan, tempat file itu akan disimpan hingga saat

persediaan tiba. Dua dari salinan PO tersebut akan dikirim ke pemasok. Staf

administrasi bagian pembelian akan menyimpan salinan terakhir bersama

dengan permintaan pembelian dalam file pesanan pembelian terbuka (open

purchase order file).

3. Bagian Penerimaan pada saat perusahaan mengalami waktu tunggu antara

memasukkan pesanan dengan menerima persediaan, berbagai salinan PO

berada di file sementara di berbagai departemen sehingga tidak ada kegiatan

ekonomi yang terjadi sampai perusahaan menerima persediaan, oleh karena

itu tidak ada kewajiban finansial yang timbul. Penerimaan persediaan: barang

yang tiba dari pemasok di rekonsiliasi dengan salinan kosong PO. Salinan

kosong (blind copy) tidak berisi informasi jumlah atau harga produk yang

diterima, tujuannya adalah untuk memaksa staf administrasi bagian

penerimaan menghitung dan memeriksa persediaan dalam mengisi laporan

penerimaan. Pembuatan laporan penerimaan setelah melengkapi jumlah fisik

24

4. Dan menyelesaikan pemeriksaan, staf administrasi bagian penerimaan

membuat laporan penerimaan yang menyatakan jumlah dan kondisi

persediaan tersebut.

5. Bagian utang usaha pada proses di departemen ini perusahaan mungkin tidak

memiliki informasi finansial yang dibutuhkan untuk mencatat transaksi-

transaksinya. Dokumen formal yang menyediakan informasi tersebut adalah

faktur pemasok (supplier’s invoice). Jika perusahaan belum menerima faktur,

perusahaan akan menunda pencatatan kewajiban hingga faktur tiba.

6. Bagian buku besar, bagian buku besar menerima voucher jurnal dari bagian

utang usaha dan sebuah ringkasan akun dari bagian pengendalian persediaan.

Staf admministrasi bagian buku besar mencatat dari voucher jurnal ke akun

pengendali persediaan dan utang usaha serta merekonsiliasi akun pengendali

persediaan serta ringkasan buku pembantu persediaan. Tahap pembelian

dalam siklus pengeluaran selesai.

2.4 Simbol Flowchart

Berikut adalah simbol-simbol sistem flowchart menurut Dull, Gelinas, dan

Wheeler (2012:108):

Tabel 2.4 Flowchart (diagram alir)

Inputs Processing Output Data stores Connectors

Untuk menyimpan

dokumen

memulai dan

mengakhiri proses

PC, other data entry

Manual Process On-page

connector

Bisa jg digunakan

sebagai output

Decesion Off-page connector

Sumber: Introduction to Information Systems 9th Edition

Punch card

Offline process

Documents

Manual keying

Computer process

General purpose input-output

Disk

Tape

Paper

Start/stop

25

2.5 Sistem Informasi Akuntansi Siklus Pengeluaran

Berikut adalah skema dari diagram arus data menurut Hall:

Sumber: Information Technology Auditing Third Edition

Gambar 2.2 Batch Purchase System Sumber: (Hall 2011:471)

26

Sumber: Information Technology Auditing Third Edition

Gambar 2.3 Batch Purchase System (Continued) Sumber: (Hall 2011:472)

27

2.6 Event table

Menurut Satzinger, Jackson dan Burd (2011:168) event table adalah sebuah

katalog dari use case yang terdiri dari kejadian-kejadian dalam baris dan merupakan

bagian penting dari informasi kejadian-kejadian tersebut yang terdapat didalam

kolom.

Menurut Satzinger, Jackson dan Burd (2011:168) event table terdiri dari

beberapa komponen, yaitu :

1. Event

Event merupakan suatu kejadian yang terjadi pada waktu dan tempat tertentu

yang dapat dijelaskan serta perlu diingat.

2. Trigger

Trigger merupakan suatu tanda yang memberitahukan sistem bahwa event

telah terjadi, meskipun data yang masuk membutuhkan proses atau waktu.

3. Source

Source merupakan agen eksternal yang memasukan data kedalam sistem.

4. Response

Response merupakan hasil atau output dari suatu proses yang dilakukan oleh

sistem.

5. Destination

Destination merupakan agen eksternal yang menerima output atau hasil dari

proses yang dilakukan oleh sistem.

Sumber : Satzinger, Jackson, dan Burd (2011:169)

Gambar 2.4 Event Table

28

2.7 Activity Diagram

Satzinger, Jackson, dan Burd (2011:141) mengatakan bahwa activity diagram

adalah tipe dari diagram alur kerja yang mendiskripsikan serangkaian aktivitas

pengguna dalam proses kegiatan bisnis secara berurutan. Notasi-notasi yang

digunakan didalam activity diagram antara lain:

1. Swimlane

Merupakan sebuah area berbentuk persegi panjang dalam activity

diagram yang memaparkan aktivitas apa saja yang dilakukan oleh

seorang user.

2. Starting Activity (Pseudo)

Merupakan notasi dalam activity diagram yang memliki fungsi

sebagai penanda dimulainya suatu aktivitas.

3. Transition Arrow

Merupakan notasi dalam activity diagram yang memliki fungsi

menghubungkan satu aktivitas dengan aktivitas berikutnya yang

dilakukan oleh seorang user.

4. Activty

Merupakan notasi dalam activity diagram yang memiliki fungsi

menjelaskan aktivias yang dilakukan oleh seorang user.

5. Synchronization Bar

Merupakan notasi dalam activity diagram yang memiliki fungsi

mengatur atau mengendalikan pemisahan dan penyatuan dari beberapa

aktivitas yang berurutan.

6. Decision Activity

Merupakan notasi dalam activity diagram yang digunakan pada saat

user akan melakukan pengambilan keputusan.

7. Ending Activity

Merupakan notasi dalam activity diagram yang memliki fungsi

sebagai penanda diakhirinyanya suatu aktivitas.

29

Sumber : Satzinger, Jackson, dan Burd (2011:142)

Gambar 2.5 Activity Diagram

2.8 Persediaan

2.8.1 Pengertian persediaan

Persediaan merupakan unsur aktiva lancar yang sangat aktif dalam perusahaan

dagang maupun perusahaan industri (perusahaan manufaktur). Dalam perusahaan

dagang persediaan dimiliki dalam kegiatan pembelian barang tanpa mengadakan

perubahan bentuk. Sedangkan bagi perusahaan industri persediaan merupakan salah

satu unsur penting diproses lebih lanjut sehingga menjadi barang siap jual.

Pembelian dan penjualan mempunyai akibat langsung terhadap harga penjualan.

Menurut Riyanto (2011:120) persediaan barang dagang adalah barang untuk

perusahaan yang diadakan untuk dijual secara langsung sebagai usaha utama

perusahaan atau pengembangan usaha bagi perusahaan atau masih diolah dalam

proses produksi kemudian dijual sebagai barang dagangan dalam seluruh operasi

normal perusahaan.Metode pencatatan persediaan ada 2, yaitu:

1. Metode fisik, dalam metode ini pencatatan jumlah persediaan tidak

dilakukan terus menerus, jumlah persediaan dicatat setiap akhir periode.

2. Metode perpetual, pencatatan dilakukan terus-menerus sehingga jumlah

persediaan yang ada setiap saat dapat diketahui.

Standar Akuntansi Keuangan (2004, SAK No. 14.1) menyatakan persediaan

adalah “aktiva tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha normal; dalam proses

30

produksi dan atau dalam perjalanan; atau dalam bentuk bahan atau perlengkapan

(supplies) untuk digunakan dalam proses produksi atau pemberian jasa. …Persediaan

meliputi barang yang dibeli dan disimpan untuk dijual kembali. …Persediaan juga

mencakupi barang jadi yang telah diproduksi, atau barang dalam penyelesaian yang

sedang diproduksi perusahaan, dan termasuk bahan serta perlengkapan yang

digunakan dalam proses produksi.”

Menurut Leny Sulistiyowati (2010:22), Persediaan adalah aktiva yang tersedia

untuk dalam kegiatan biasa, dalam proses produksi untuk penjualan atau dalam

bentuk bahan atau perlengkapan untuk digunakan dalam proses produksi atau

pemberian jasa.

Dari pengertian-pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa persedian barang

dagang adalah barang-barang yang dibeli perusahaan dengan maksud dijual lagi

(barang dagangan), atau masih dalam proses produksi yang akan diolah lebih lanjut

menjadi barang jadi kemudian dijual (barang dalam proses), atau akan digunakan

dalam proses produksi barang jadi yang kemudian dijual (bahan baku atau

pembantu).

2.9 Hasil Penelitian Terdahulu

Pada tahun 2013, Dinda Adani melakukan penelitian mengenai analisis siklus

pembelian pada perusahaan yang bergerak dalam bidang logistic provider, penyedia

jasa trucking, dan juga bertindak sebagai distributor untuk berbagai macam buah-

buahan dan frozen vegetables dalam penelitian nya yang berjudul “Analisis siklus

pembelian (studi kasus: PT. Berkat Unggultama Indonesia)”. Tujuan penelitian

tersebut ialah untuk mempelajari dan menganalisis bagaimana sistem yang berjalan

pada siklus pembelian, menemukan dan memperbaiki kelemahan yang terdapat

didalam siklus pembelian. Berdasarkan hasil penelitian dan analisis yang telah

dilakukan, maka dapat diambil kesimpulan bahwa PT. Berkat Unggultama Indonesia

memiliki sistem pembelian, struktur organisasi yang kurang memadai. Saat ini PT.

Berkat Unggultama Indonesia belum memiliki Angka Pengenal Impor (API) dan

juga tidak menggunakan Letter of Credit (L/C) sebagai sistem pembayaran. Dari

hasil kesimpulan tersebut, penulis memberikan beberapa saran yang diantaranya

adalah merubah kebijakan akuntansi perusahaan, Perusahaan sebaiknya

memanfaatkan software yang dimiliki untuk dapat mempermudah kegiatan yang

31

dilakukan oleh perusahaan, dan Perusahaan harus segera memiliki Angka Pengenal

Impor (API) untuk menunjang kegiatan impor.

Pada tahun 2012, Dr. Omar A.A. Jawabreh melakukan penelitian dengan judul “The

Impact of Accounting Information System in Planning, Controlling and Decision-

Making Processes in Jodhpur Hotels”. Penelitian tersebut berfokus untuk

mengidentifikasi realitas sistem informasi akuntansi pada hotel bintang 4 dan 5

dalam hal perencanaan, pengendalian, dan pengambilan keputusan. Metode yang

digunakan yaitu deskriptif analitis, pengumpulan data dengan cara kuesioner

didistribusikan keberbagai akuntan hotel. Setelah melakukan analisis statistik

kuesioner, muncul beberapa temuan dan kunci yang paling penting adalah bahwa

hotel di Jodhpur tidak menggunakan metode sistem informasi akuntansi dalam

perencanaan, pengendalian dan proses pengambilan keputusannya. Peneliti

menemukan masing-masing yang semuanya dikelompokkan memiliki nilai mean

(1.77, dan 0.00), (1.85 dan 0.00), (1.98 dan 0.00) level yang signifikan (p-value),

yang berarti bahwa hipotesis tersebut ditolak. Karena tidak ada hubungan antara

sistem informasi akuntansi dan perencanaan, pengendalian, dan pengambilan

keputusan dalam empat dan bintang lima Hotel Jodhpur. Peneliti memberi

rekomendasi untuk meningkatkan rehabilitasi para kader dan mengembangkan

sistem informasi di hotel Jodhpur terhadap penerapan efisien metode sistem

informasi akuntansi.

Pada tahun 2013, Manirath Wongsim melakukan penelitian yang berjudul “The

Importance of Influences Factors for Chooses and Use of Software and Hardware to

Support Operations in Accounting Information Systems Adoption”. Penelitian ini

dilakukan dengan 46 responden di sepuluh organisasi dalam perusahaan manufaktur

di Thailand. Hasil penelitian menunjukkan bahwa faktor yang mempengaruhi adopsi

SIA mendefinisikan 25 faktor; dari studi kasus ini dikategorikan dalam empat

kelompok: faktor organisasi, faktor stakeholder, faktor teknologi, dan faktor

eksternal. Sebagai hasilnya, bukti empiris menunjukkan bahwa organisasi harus

memahami pentingnya faktor pengaruh untuk Anda memilih dan penggunaan

perangkat lunak dan perangkat keras untuk mendukung operasi, manajemen

strategis, dan pengambilan keputusan dalam sistem informasi akuntansi adopsi.

Informasi ini harus dipertimbangkan dalam mengadopsi AIS dalam rangka

meningkatkan efektivitas.

32

Pada tahun 2010, Annilia Septema M, melakukan penelitian mengenai analisis

siklus pengeluaran pada perusahaan yang bergerak dalam bidang perhotelan dalam

penelitian nya yang berjudul “Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Atas Siklus

Pengeluaran Pada Hotel Mutuara Boyolali”. Sistem Informasi Akuntansi atas Siklus

Pengeluaran pada Hotel Mutiara masih manual. Selama ini Hotel Mutiara tidak

dapat memperoleh informasi tentang aktivitas pembelian barang serta arus barang

secara akurat dan cepat, sehingga mengakibatkan penumpukan barang di gudang.

Selain itu banyaknya dokumen yang digunakan untuk melakukan pembelian barang,

pembayaran dan penerimaan barang. Sehingga perlu adanya perancangan sistem

informasi akuntansi atas siklus pengeluaran.

Pada tahun 2014, Ali Mahmoud Alrabei, melakukan penelitian yang berjudul “The

Relationship between Applying Methods of Accounting Information Systems and the

Production Activities”. Sistem informasi akuntansi memainkan peran penting dalam

meningkatkan lingkungan perusahaan, sehingga perusahaan sangat diperlukan untuk

menekankan pada penerapan SIA untuk mengoptimalkan bisnis mereka. Tujuan

penelitian ini adalah untuk menguji hubungan antara SIA dan kegiatan produksi

(yaitu, desain produksi, perencanaan dan pengendalian produksi, operasi produksi

dan akuntansi biaya) studi . Penelitian ini juga untuk menguji kepala persepsi

departemen 'terhadap hubungan antara penerapan sistem informasi akuntansi dan

kegiatan produksi, dari 113 kuesioner yang dibagikan, hanya 69 kuesioner kembali

dan valid untuk menjalankan analisis menghasilkan 61% tingkat tanggapan. Hasil

penelitian menunjukkan hubungan positif yang signifikan antara SIA dan produksi

kegiatan (yaitu, desain produksi, perencanaan dan pengendalian produksi, operasi

produksi dan akuntansi biaya). Penelitian ini merekomendasikan bahwa perusahaan

harus berkonsentrasi pada penerapan sistem informasi akuntansi untuk mendapatkan

keuntungan dari manfaat dalam semua kegiatan produksi. Hal ini akan sangat

membantu di masa depan untuk mengeksplorasi kesulitan yang dihadapi perusahaan

Yordania dalam menerapkan sistem informasi akuntansi dalam desain produksi.

33

2.10 Tahap-Tahap Penelitian yang Dilakukan

Tahap-tahap penelitian yang akan dilakukan terkait dengan perencanaan

sistem informasi akuntansi atas pembelian, persediaan, hutang usaha pada PT Murni

Cahaya Pratama berdasarkan hasil analisis dan prosedur yang berjalan dengan

menggunakan informasi terkait proses bisnis perusahaan yang didapat dari

wawancara, observasi ke perusahaan langsung dan menganalisis kelemahan yang ada

serta membuat rekomendasi dengan penyesuaian antara teori dan hasil analisis yang

telah dilakukan.

Tahap pertama: untuk memperoleh data yang akurat, dilakukan beberapa

teknik pengumpulan data dalam pengumpulan informasi yaitu:

1. Teknik studi lapangan, dimana penelitian dilakukan dengan cara

terjun langsung ke objek penelitian untuk mendapatkan informasi

yang dibutuhkan. Teknik ini dapat dikakukan dengan 2 cara, yaitu:

a. Teknik wawancara, yaitu melakukan tanya jawab seputar siklus

pengeluaran yang dilakukan oleh PT Murni Cahaya Pratama kepada

pihak yang bersangkutan seperti kepala gudang, manajer accounting

& Finance, dan manajer purchasing.

b. Teknik observasi, yaitu melakukan pengamatan siklus pengeluaran

yang dilakukan oleh bagian gudang, akuntansi, dan purchasing.

2. Teknik studi pustaka, yaitu pengumpulan data dengan cara

mengumpulkan dan mempelajari teori-teori, literatur dan tulisan yang

berhubungan dengan penulisan. Tujuan dari teknik pustaka ini adalah

untuk mencari data yang dapat digunakan sebagai landasan teoritis

yang berkaitan dengan masalah yang diteliti. Teknik ini penulis

lakukan dengan 2 cara, yaitu:

a. Studi Dokumentasi, dilakukan dengan mengamati, meninjau, dan

menganalisis dokumen-dokumen yang terkait dengan proses bisnis

yang terjadi didalam perusahaan. Contohnya seperti dokumen SPPB,

purchase order, laporan persediaan barang, dll.

b. Studi literatur, yaitu dengan melakukan penelitian terhadap bahan

literatur yang berhubungan dengan penelitian sebagai landasan dalam

melengkapi analisis data.

34

Tahap kedua: setelah memperoleh data dari perusahaan, tahap selanjutnya

adalah menganalisis data-data yang diperoleh dan kemudian membandingkannya

dengan teori yang sudah ada.

Tahap ketiga: menuliskan masalah-masalah yang terjadi di perusahaan secara

singkat beserta rekomendasi atau solusi yang tepat untuk mengatasi masalah yang

ada.

Tahap keempat: membuat flowchart. Flowchart yang dibuat berupa gabungan

dari flowchart yang telah ada dan berjalan di perusahaan dengan flowchart dari teori

yang sudah ada. Hal ini dilakukan agar perusahaan dapat dengan mudah dan cepat

mengerti alur flowchart yang diusulkan.

Tahap kelima: membuat perancangan sistem dari microsoft access yang dapat

membantu perusahaan menjalankan aktivitasnya dengan bantuan software

(terkomputerisasi). Kemudian membuat event table. Respon dari sistem terhadap

event table yang terjadi akan digambarkan dalam use case diagram.

Tahap keenam: tahap terakhir yaitu, memberikan kesimpulan dan saran sesuai

dengan keadaan yang terjadi.