Upload
hoangdan
View
238
Download
2
Embed Size (px)
Citation preview
59
BAB 3
ANALISA DAN EVALUASI SISTEM YANG BERJALAN
3.1 Kerangka Berpikir
Gambar 3.1 Kerangka Berpikir
60
Penelitian ini dilakukan dengan menggunakan metodologi Fit/Gap Analysis.
Pertama-tama dibutuhkan suatu Fit/Gap Analysis Report sebagai dasar dalam
menjalankan Fit/Gap Analysis Phase.
Fit/Gap Analysis Report bertujuan untuk mengidentifikasi requirement dari
sistem dan mengetahui apakah requirement tersebut sudah dipenuhi atau belum.
Untuk mengetahui apa saja requirement dari perusahaan maka dilakukan
penelusuran terhadap fungsi-fungsi SAP melalui buku dan Internet. Requirement
ini diidentifikasi melalui fungsi-fungsi yang ditawarkan oleh SAP dikarenakan
tujuan dari skripsi ini adalah mengoptimalkan fungsi SAP, sementara pihak
perusahaan pada umumnya belum mengetahui tentang fungsi-fungsi yang dapat
ditawarkan oleh SAP dan dapat digunakan untuk mendukung proses bisnis
perusahaan. Di samping itu, dari hasil wawancara dengan pihak perusahaan
diketahui pula bahwa pihak perusahaan menginginkan agar semua proses bisnis
didukung oleh SAP sepenuhnya.
Cara identifikasi requirement diawali dengan melakukan observasi terhadap
sistem yang berjalan untuk menemukan apakah sistem yang berjalan saat ini
(current state) sudah memenuhi kebutuhan perusahaan dan penggambaran terhadap
requirement yang sudah dipenuhi oleh sistem yang berjalan. Terdapat 3 kondisi
yang mungkin diidentifikasi dari setiap kebutuhan yang ada, yaitu fit (F), gap (G),
atau partial (P). Fit merupakan proses bisnis yang sudah didukung sepenuhnya oleh
fungsi SAP (fit), Gap merupakan proses bisnis yang tidak didukung sama sekali
oleh fungsi SAP dan proses dalam business blueprint yang tidak direalisasikan
61
dalam s istem yang berjalan atau sebaliknya, dan Partial fit merupakan proses bisnis
yang baru sebagian didukung/ belum sepenuhnya didukung oleh fungsi SAP.
Penentuan kondisi requirement didasarkan pada hasil wawancara dan business
blueprint dengan tetap mengacu pada prosedur proses bisnis TM BINA
NUSANTARA. Lalu, penggambaran dari setiap kondisi requirement dijelaskan
dalam komentar (comments) untuk memberikan gambaran yang lebih jelas
mengenai bagaimana kondisi kebutuhan dalam proses bisnis yang berjalan saat ini,
baik fit, partial, maupun gap.
Kemudian setiap requirement dengan kondisi “Gap” dan “Partial Fit”
akan ditentukan peringkat kebutuhannya. Peringkat kebutuhan ini ditanyakan secara
langsung kepada pengguna sistem. Peringkat kebutuhan terdiri dari tiga tingkat
antara lain:
H = HIGH/Mission Critical Requirements – adalah requirement yang penting
bagi misi organisasi, dibutuhkan untuk operasi dan tanpa requirement ini
organisasi tidak dapat berfungsi; requirement ini juga mencakup
kebutuhan pelaporan internal dan eksternal yang penting.
M = MEDIUM/Value Add Requirements – adalah requirement yang jika
terpenuhi, akan secara signifikan meningkatkan proses; kebutuhan-
kebutuhan ini sering merupakan proses bisnis yang tidak berhubungan
dengan misi dari bisnis organisasi, tetapi jika terpenuhi dapat
menyediakan biaya dan manfaat yang signifikan untuk organisasi.
62
L = LOW/Desirable Requirements – adalah requirement yang perlu dimiliki
dan akan menambah sedikit nilai untuk proses bisnis dan mungkin
dipenuhi melalui perubahan terhadap proses bisnis.
Selanjutnya, requirement dengan ranking high(H) dan medium(M) yang
memiliki kondisi gap (G) dan partia fit l(P) dianalisa untuk mengidentifikasi solusi
(alternative) yang dapat digunakan sebagai cara untuk meminimalkan bahkan
menghilangkan gap dengan melakukan optimalisasi terhadap fungsi-fungsi yang
dapat ditawarkan oleh tiga submodul SAP HR yang dibahas dalam skripsi ini, yaitu
Recruitment, Time Management, dan Personnel Development.
Setelah Fit/Gap Analysis Report dihasilkan, maka diperoleh requirement
yang belum didukung oleh fungsi SAP, peringkat requirement, dan solusi untuk
memenuhi requirement. Lalu, akan dijalankan Fit/Gap Analysis Phase terhadap
alternaive yang memiliki peringkat “High” dan “Medium” yang bertujuan untuk
memberikan rekomendasi proses bisnis untuk memenuhi requirement dengan
menggunakan fungsi SAP.
Dalam Fit/Gap Analysis Phase dimulai dengan use case dan script untuk
menggambarkan proses bisnis yang berjalan saat ini. Selanjutnya dilakukan analisa
mengenai bagaimana cara untuk merealisasikan alternative yang telah diidentifikasi
pada Fit/ Gap Analysis Report melalui rancangan proses bisnis yang diperbarui
dengan tetap memperhatikan keseluruhan proses bisnis yang ada. Setelah itu,
dilakukan pembaruan atau penambahan pada dokumen-dokumen terkait yang
63
dibutuhkan untuk menjalankan proses bisnis yang diusulkan. Selain itu juga
digambarkan mengenai alur aktivitas yang akan menjadi prosedur dalam
menjalankan proses bisnis dengan mempertimbangkan saran dari pengguna sistem
dalam perusahaan. Kemudian, laporan-laporan yang dihasilkan dari proses yang
diusulkan diidentifikasi dan didokumentasikan, baik laporan yang merupakan
Standard Report SAP maupun AdHoc Report SAP.
3.2 Gambaran Umum Perusahaan
3.2.1 Sejarah Perusahaan
BINA NUSANTARA memulai jejaknya dengan mendirikan sebuah
tempat kursus komputer dengan nama Modern Computer Course pada tanggal
21 Oktober 1974. BINA NUSANTARA dimulai dengan dasar yang kuat visi
yang jelas dan dedikasi yang tinggi.
Dengan meningkatnya keinginan untuk menjadi sebuah lembaga
pendidikan, maka Modern Computer Course melakukan perkembangan dan
menjadi sebuah akademi teknik computer (ATK) pada tanggal 1 Juli 1981.
ATK membuka jurusan Manajemen Informatika dan Teknologi Informatika.
Tiga tahun kemudian, pada tanggal 13 Juli 1984 ATK mendapatkan status
terdaftar dan mengubah namanya menjadi AMIK Jakarta. Pada tanggal 1 Juli
1985, AMIK membuka jurusan Komputerisasi Akuntansi. AMIK mulai
menggunakan nama BINA NUSANTARA sejak 21 September 1985.
64
Menteri pendidikan dan kebudayan memberikan penghargaan kepada
AMIK sebagai akademi komputer terbaik melalui Direktorat Jendral
Pendidikan Tinggi pada 17 Maret 1986 pada saat usia AMIK relatif muda.
Dengan semakin meningkatnya kebutuhan akan gelar, AMIK BINA
NUSANTARA mendirikan STMIK BINA NUSANTARA pada 1 Juli 1986.
STMIK membuka program studi Manajemen Informatika dan Ilmu Komputer
jenjang S1 dan berencana membuka jurusan Sistem Komputer.
Pada 9 November 1987, AMIK BINA NUSANTARA bergabung dengan
STMIK BINA NUSANTARA, menjadi sebuah lembaga yang menyediakan
pendidikan jenjang D3 dan S1. STMIK BINA NUSANTARA mendapatkan
status terakreditasi untuk semua jurusan dan jenjang pendidikan pada 18 Maret
1992. Setelah mendapatkan reputasi yang baik, STMIK BINA NUSANTARA
membuka program pasca sarjana di Manajemen Sistem Informasi, yang
pertama di Indonesia.
Universitas BINA NUSANTARA didirikan pada tanggal 8 Agustus 1996
dan disahkan oleh pemerintah. STMIK BINA NUSANTARA dan Universitas
BINA NUSANTARA bergabung menjadi Universitas BINA NUSANTARA
pada 20 Desember 1998. Universitas BINA NUSANTARA memiliki 5 fakultas
: Ilmu Komputer, Ekonomi, Teknik, Sastra, serta Matematika dan Statistik,
dengan 1 program pasca sarjana.
65
Universitas BINA NUSANTARA terus berkembang dengan membuat
kerja sama dengan Curtin University Australia pada tahun 1997 dan berencana
membuat program S1 internasional. Pada tahun 1997, Universitas BINA
NUSANTARA berhasil mendapatkan sertifikasi ISO 9001.
Pada tahun 2002, BINA NUSANTARA membentuk BINUS Career
untuk membantu para lulusannya untuk memperoleh pekerjaan dengan
menghubungkan mereka dengan perusahaan yang sedang mencari kandidat-
kandidat yang cocok untuk mengisi posisi-posisi tertentu dalam perusahaan.
Joseph Wibowo Center (JWC) adalah kampus terbaru Universitas BINA
NUSANTARA. JWC menyediakan:
1. Program pasca sarjana
2.S1 Internasional
3.Executive Development Program
Berbeda dengan 3 kampus BINA NUSANTARA lainnya (kampus
Syahdan, kampus Anggrek dan kampus Kijang) yang memfokuskan pada
teknologi informatika, JWC memfokuskan pada area manajemen dan bisnis.
BINUS BUSINESS SCHOOL (BBS) merupakan pengembangan dari
program pasca sarjana di Universitas1 BINA NUSANTARA yang dimulai
pada tahun 1993. BBS kini menawarkan program-program dalam Business
Management, Applied Finance, dan Strategic Marketing. Ini berfokus pada
66
persiapan para lulusan untuk memasuki dunia bisnis yang sebenarnya dengan
pengetahuan dan keahlian yang diperlukan untuk sukses.
BINUS INTERNATIONAL, inovasi lain dari BINA NUSANTARA dan
yang pertama di Indonesia, dirancang untuk mempersiapkan lulusan dalam
membangun karir global yang cemerlang, diluncurkan pada tahun 2001.
Program ini meliputi program S1 dan S2 dengan gelar tunggal dan ganda
melalui hubungan strategis dengan universitas ternama di Asia, Australia dan
Europe.
Perkembangan pesat BINA NUSANTARA telah membawanya pada
pembangunan sebuah pusat pelatihan dan pembelajaran dengan nama BINUS
CENTER, pada tahun 2002. BINUS CENTER menawarkan berbagai topiK
mengenai ICT, desain dan animasi, serta bahasa. Saat ini, BINUS CENTER
telah memiliki 15 cabang di seluruh Indonesia dan berkembang dengan pesat.
Satu lagi perkembangan dari BINA NUSANTARA adalah dengan
berdirinya BINUS School. Dibuka pada bulan Juli 2003, menyediakan jenjang
pendidikan dari pre-school, sekolah dasar, sekolah menengah dan sekolah
menengah atas, yaitu BINUS School Simprug, disusul pada bulan Juli 2007
oleh BINUS School Serpong.
3.2.2 Visi dan Misi Perusahaan
Di tahun 2007 BINA NUSANTARA meluncurkan Corporate Identity
(identitas korporasi) yang baru. Bersamaan dengan perkenalan Corporate
67
Identity yang baru, BINA NUSANTARA juga memperkenalkan slogan terbaru
mereka, yaitu : People. Innovation. Excellence.
VISI BINA NUSANTARA 20/20 :
A World-class Knowledge Institution. Terus-menerus mengejar inovasi
dan perusahaan.
MISI :
BINA NUSANTARA berkomitmen untuk memberikan keunggulan dalam
pendidikan dan penelitian untuk komunitas global dengan:
• Memberikan pengalaman belajar yang mendorong inovasi dan
penghargaan.
• Menciptakan dampak yang tinggi dalam penerapan pengetahuan.
• Mengejar kontribusi positif terhadap kualitas hidup.
• Berkontribusi untuk kepemimpinan yang luar biasa.
• Memimpin kewirausahaan korporat
3.2.3 Direktorat Talent Management
Perkembangan BINA NUSANTARA yang pesat perlu didukung pula
dengan sebuah sistem organisasi yang terstruktur dan sesuai dengan kebutuhan
BINA NUSANTARA itu sendiri. Aspek sumber daya manusia adalah salah
68
satu faktor penting yang dibutuhkan dalam sebuah sistem organisasi, termasuk
organisasi BINA NUSANTARA itu sendiri.
Aspek sumber daya manusia pada BINA NUSANTARA pada awalnya
hanya diatur oleh sebuah unit kerja personalia yang tergabung bersama dengan
unit kerja keuangan. Dalam menjalankan fungsi sumber daya manusia, unit ini
baru sebatas mengatur aktivitas administrasi sumber daya manusia, tanpa
terlalu mengindahkan aspek yang bersifat strategis.
Dipicu oleh kesadaran untuk semakin berkembang, termasuk
mengembangkan aspek sumber daya manusia, manajemen BINA
NUSANTARA melakukan konsultasi dengan beberapa konsultan sumber daya
manusia. Dari beberapa masukan yang diberikan, pertama kali bergulir ide
untuk mengatur aspek sumber daya manusia ini dalam unit kerja bernama
Human Resource Development (HRD). Dalam Human Resource Development,
aspek strategis sudah mulai diatur akan tetapi komposisinya masih relatif
minim dibanding dengan aspek administrasi. Pengaturan compensation dan
benefits merupakan salah satu dari aspek human resource strategic yang mulai
dirintis untuk diatur.
Dalam perkembangannya HRD sudah mulai lebih memfokuskan pada
aspek-aspek strategis, sehingga dengan perkembangan tersebut maka
dicetuskan ide untuk mengganti nama HRD menjadi Human Resources
Management. Kata development diganti menjadi management, karena kata
69
management dianggap memiliki konotasi yang positif dan seiring dengan
konsep human resource strategic.
Ternyata nama human resource management belum juga dirasakan
cukup. Hal ini dilatarbelakangi oleh pemikiran bahwa kata resource dalam
nama human resource management merupakan sesuatu yang bersifat dapat
habis seiring dengan perkembangan teknologi dimana sumber daya manusia
dapat digantikan oleh peran teknologi. Menyikapi masalah tersebut, pendiri
BINA NUSANTARA menggulirkan ide baru untuk mengganti nama organisasi
tersebut menjadi Talent Management karena, talent atau bakat sifatnya tidak
akan pernah habis atau tergantikan dapat terus dikembangkan.
Talent Management memberikan porsi yang proposional dalam aspek-
aspek human resource strategic dengan konsep sebagai strategic partner bagi
manajemen BINA NUSANTARA dan berfokus pada masalah administrasi.
70
3.2.4 Struktur Organisasi Perusahaan
3.2.4.1 Struktur Organisasi BINA NUSANTARA
Gambar 3.2 Struktur Organisasi BINA NUSANTARA
71
3.2.4.2 Struktur Organisasi BINA NUSANTARA di SAP
Gambar 3.3 Struktur Organisasi BINA NUSANTARA di SAP
72
3.2.4.3 Struktur pada Talent Management (TM)
Gambar 3.4 Struktur pada Direktorat Talent Management (TM)
3.2.4.4 Pembagian Tugas dan Wewenang
a) Compensation anf Benefit (ComBen)
• Merancang sistem Compensatition and Benefit, dan sistem
pembagian tingkatan.
• Menangani administrasi penggajian dan tunjangan.
b) Recruitment and Staffing (RS)
• Merancang sistem perekrutan dan staff.
• Menganalisa kebutuhan perencanaan tenaga kerja.
• Merekrut karyawan baru.
c) Employee Communication (E Comm)
• Merancang program pengembangan komunitas.
73
• Menangani dan mengeksekusi formalitas karyawan asing.
• Mengelola komunikasi karyawan.
• Mengelola hubungan karyawan.
d) Performance and Career Management (PCM)
• Merancang dan mengimplementasikan sistem manajemen kinerja.
• Merancang sistem pengembangan karir.
• Mengimplementasikan program pengembangan karir.
e) Learning and Development (L&D)
• Mengkoordinasikan program pelatihan karyawan.
• Mengimplementasikan program pengembangan karyawan.
3.3 Proses Bisnis Berjalan
3.3.1 Time Management
Deskripsi proses
Time Management merupakan proses didalam SAP yang mengatur waktu
kerja karyawan, dengan menentukan jadwal kerja, hari libur, kehadiran/ jam
kerja, cuti, hingga evaluasi kinerja karyawan tersebut dari jam kerja yang
74
dilakukan. Proses pengaturan waktu kinerja ini sangat penting untuk proses
penggajian karyawan.
Rincian Proses
a) Public Holiday Calendar
Public Holiday Calendar merupakan proses untuk menentukan dan
mengatur karyawan kapan harus libur dalam setahun, BINA
NUSANTARA membagi Public Holiday Calendar ke dalam tiga kalender
yakni, BINUS School Simprug, BINUS School Serpong, dan general
(umum). Proses Public Holiday Calendar terdiri dari :
• Create Public Holiday Calendar - Create Public Holiday Calendar
dibuat setiap tahun (setiap awal tahun fiskal untuk umum dan setiap
awal tahun sekolah untuk BINUS School Simprug dan BINUS School
Serpong.
1. Propose new public holiday calendar
Departemen E Comm menangani usulan-usulan Public Holiday
Calendar dari tiap-tiap unit bisnis. Unit bisnis secara umum dibagi
antara lain BINUS School Simprug, BINUS School Serpong, dan
general (umum) yang memiliki perbedaan dalam mengatur jadwal
kerja karyawan sesuai dengan natur bisnisnya.
75
2. Approval new public holiday calendar
Departemen E Comm dan Chief of Talent Management akan
meninjau dan melakukan persetujuan terhadap usulan-usulan public
holiday calendar.
3. Approval
Jika disetujui oleh Departemen E Comm dan Chief of Talent
Management, maka proses selanjutnya akan ditangani oleh Time
Administrator. Tapi jika tidak disetujui, maka proses akan berakhir.
4. Create new public holiday calendar (SAP)
Time Administrator akan mendefinisikan public holiday calendar
yang telah di setujui ke dalam sistem SAP dan akan dirujuk ke
working schedule terkait.
76
Create Public holiday calendar
Gambar 3.5 Activity Diagram Create Public Holiday Calendar
77
• Maintain Public Holiday Calender - Maintain Public Holiday
Calendar merupakan proses memperbarui atau mengubah Public
Holiday Calendar.
1. Request for public holiday calendar update
Unit bisnis atau Departemen E Comm akan meminta pembaruan
public holiday calendar.
2. Approval request to update Public holiday calendar
Chief of Talent Management akan meninjau dan melakukan
persetujuan berkenaan dengan usulan pembaruan Public Holiday
Calendar yang diusulkan oleh unit bisnis atau Departemen E
Comm.
3. Update public holiday calendar (SAP)
Jika usulan pembaruan Public Holiday Calendar tidak disetujui,
Time Administrator akan memperbarui Public Holiday Calendar di
sistem SAP.
4. Generate working schedule (SAP)
Setelah proses pembaruan selesai, maka working schedule yang
telah diperbarui dihasilkan oleh SAP.
78
Maintain Public Holiday Calendar
Gambar 3.6 Activity Diagram Maintain Public holiday calendar
79
b) Leave
Leave merupakan proses yang mengatur cuti bagi karyawan, mulai dari
menentukan jumlah cuti, permintaan / pengajuan cuti, membatalkan/
mengubah atau memperbarui permintaan cuti, dan sampai pada pengaturan
cuti yang tidak dibayar. Proses leave terdiri dari
• Leave Entitlement - Leave Entitlement merupakan proses untuk
menentukan jumlah cuti tahunan setiap karyawan.
1. Determine numbers of annual leave
Departemen E Comm akan menentukan jumlah cuti tahunan.
Kegiatan ini perlu dilakukan karena jumlah cuti tahunan berbeda
dari tahun ke tahun.
2. Determine additional leave types
Departemen E Comm menentukan jenis cuti tambahan, kegiatan
ini akan menentukan jumlah cuti tambahan yang dapat diambil oleh
karyawan.
3. Download PA master data
Time Administrator akan mengunduh PA master data dengan
informasi sebagai berikut: NIP, nama karyawan, jenis kelamin,
status job, mulai bekerja.
80
4. Check for employee’s eligibility of annual leave
Dengan laporan yang diunduh dari PA master data, Time
Administrator akan memeriksa kelayakan karyawan untuk cuti
tahunan.
5. Upload employee’s leave entitlement data (SAP)
Laporan hak cuti karyawan akan dimasukan ke sistem SAP.
6. Update absences quota (SAP)
Informasi yang dimasukkan akan memperbarui infotype absences
quota.
81
Leave Entitlement
Gambar 3.7 Activity Diagram Leave Entitlement
82
• Leave Request - Leave Request merupakan proses permintaan /
pengajuan cuti.
1. Request for leave in HRIS
Karyawan dapat mengajukan permohonan untuk cuti melalui HRIS.
Dalam proses ini karyawan memilih jenis cuti dan jumlah cuti yang
diambil.
2. Approval to employee’s leave request in HRIS
Manager dari karyawan atau Direct Supervisor, akan melakukan
persetujuan dan hal ini juga dilakukan melalui HRIS.
3. Informed leave rejection via HRIS
Jika Manager dari karyawan atau Direct Supervisor menolak
permintaan cuti, maka HRIS akan mengirimkan pemberitahuan,
perihal penolakan kepada karyawan.
4. Update HRIS database
Ketika permintaan cuti disetujui oleh Manager dari karyawan atau
Direct Supervisor, maka sistem HRIS akan memperbarui database
secara otomatis.
5. Connect to SAP
83
HRIS interface, mengirimkan data yang telah diperbarui dari
database HRIS ke SAP secara periodik.
6. Update leave of absence (SAP)
Pembaruan data yang dikirim dari HRIS ke SAP akan memperbarui
infotype leave of absences.
7. Update absences (SAP)
Setelah itu sistem akan memperbarui infotype absences.
Leave Request
Gambar 3.8 Activity Diagram Leave Request
84
• Update / Cancellation Leave Request - Update / Cancellation Leave
Request merupakan proses untuk karyawan yang ingin membatalkan,
mengubah atau memperbarui permintaan cuti. Selain itu untuk
mengecek apakah permintaan cuti telah disetujui oleh Manager.
1. Check for leave request approval
Karyawan yang hendak melakukan pembaruan atau pembatalan
permintaan cuti, harus terlebih dahulu memeriksa apakah cuti
disetujui oleh Manager atau Direct Supervisor, aktivitas ini dapat
dilakukan secara manual atau melalui HRIS.
2. Already approved
Jika permintaan cuti telah disetujui, maka proses selanjutnya akan
ke request for cancellation / update. Jika permintaan cuti belum
disetujui, maka proses selanjutnya ke inform cancellation to
Manager.
3. Request for cancellation / update
Jika permintaan cuti sebelumnya telah disetujui, karyawan dapat
meminta pembatalan atau memperbarui permintaan cuti
4. Inform cancellation to manager
85
Jika permintaan cuti sebelumnya belum disetujui, karyawan harus
menginformasikan pembatalan permintaan cuti ke Manager atau
Direct Supervisor.
5. Reject leave via HRIS
Melanjtukan proses pada nomor empat, Manager atau Direct
Supervisor akan melakukan penolakan permintaan cuti karyawan
melalui HRIS, sehingga permintaan cuti dapat dihapus dari sistem
HRIS.
6. Approval for cancellation / update leave request
Jika permintaan cuti belum disetujui, maka pembatalan /
pembaruan permintaan cuti membutuhkan persetujuan dari
Manager atau Direct Supervisor, proses persetujuan ini akan
dilakukan melalui HRIS.
7. Informed leave rejection via HRIS
Jika pembatalan atau perubahan terhadap permintaan leave request
tidak disetujui, maka HRIS akan mengirimkan pemberitahuan,
perihal penolakan kepada karyawan.
8. Update HRIS database
Ketika proses persetujuan selesai, data yang disetujui memperbarui
database HRIS.
86
9. Connect to SAP
HRIS interface akan mengirimkan data dari database HRIS ke SAP
secara periodik.
10. Update leave of absence (SAP)
Pembaruan data yang dikirim dari HRIS ke SAP akan memperbarui
infotype leave of absences.
11. Update absences (SAP)
Setelah itu sistem akan memperbarui infotype absences
Update / Cancellation Leave Request
Gambar 3.9 Activity Diagram Update / Cancellation Leave Request
87
• Unpaid Leave - Unpaid Leave merupakan proses cuti yang tidak
dibayar, hal ini dapat disebabkan oleh permintaan cuti oleh karyawan
atau karyawan tidak hadir tanpa pemberitahuan.
1. Employee absent
Proses ini dipicu ketika karyawan tidak hadir, dan tidak terdapat
catatan kehadiran.
2. Leave request available
Manager akan memeriksa ada tidaknya permintaan cuti yang
diajukan oleh karyawan.
3. Leave request process
Jika terdapat permintaan cuti, maka permintaan cuti diproses.
4. Check Notification available
Jika tidak ada permintaan cuti, Manager akan memeriksa apakah
ada pemberitahuan atau notifikasi yang dikirim oleh karyawan.
Ketika ada pemberitahuan, maka proses Update attendance status
via HRIS dijalankan.
5. Update attendance status via HRIS
Jika ada pemberitahuan oleh karyawan, maka Manager akan
memperbarui status kehadiran melalui HRIS.
6. Update absences (SAP)
88
Setelah itu sistem akan memperbarui infotype absences dalam
sistem SAP.
7. Update payroll status (SAP)
Jika tidak ada pemberitahuan oleh karyawan, maka Departemen E
Comm/ Departemen ComBen akan melakukan update payroll
status melalui SAP.
89
Unpaid Leave
Gambar 3.10 Activity Diagram Unpaid Leave
90
c) Working schedule
Working Schedule merupakan proses pengaturan jadwal kerja bagi
karyawan. Proses dalam working schedule terdiri dari:
• Create Working Schedule - Create Working Schedule merupakan
proses pembuatan jadwal kerja.
1. Proposed new working schedule
Masing-masing unit bisnis di bawah naungan BINA NUSANTARA
akan mendapat hak istimewa untuk mengusulkan working schedule
yang sesuai dengan karakteristik dari unit bisnis dan
operasionalnya, dan working schedule yang diusulkan akan
diserahkan kepada Departemen E Comm.
2. Determine new working schedule
Departemen E Comm memiliki tanggung jawab untuk menentukan
working schedule yang akan digunakan.
3. Approval new working schedule
Working schedule yang diusulkan dari unit bisnis serta working
schedule yang ditentukan harus disetujui oleh Manager E Comm.
4. Create new working schedule (SAP)
91
Setelah working schedule telah disetujui oleh Manager E Comm,
maka Time Administrator akan mengkonfigurasi jadwal kerja.
5. Generate new working schedule (SAP)
Setelah konfigurasi working schedule, maka akan menghasilkan
working schedule baru yang siap digunakan.
6. Update working schedule assignment (SAP)
Setelah working schedule dihasilkan, maka Time Administrator
dapat memperbarui working schedule assignment untuk
menetapkan working schedule pada karyawan.
7. Update HRIS database
Agar working schedule yang telah ditetapkan dapat ditampilkan
melalui HRIS, maka HRIS database diperbarui.
92
Create Working Schedule
Gambar 3.11 Activity Diagram Create Working Schedule
93
• Change Working Schedule - Change Working Schedule merupakan
proses mengubah jadwal kerja.
1. Change employee’s working schedule via HRIS
Manager atau Direct Supervisor dari karyawan dapat merubah
working schedule melalui HRIS.
2. Update HRIS database
Ketika working schedule karyawan diubah melalui HRIS, maka
database pada HRIS akan berubah.
3. Connect to SAP
HRIS akan mengirimkan perubahan working schedule ke SAP
secara periodik.
4. Update working schedule assignment (SAP)
Data yang dikirim dari HRIS, akan memperbaharui working
schedule assignment dimana penetapan working schedule pada
karyawan juga akan berubah.
94
Change Working Schedule
Gambar 3.12 Activity Diagram Change Working Schedule
d) Warning Letter Issue
Warning Letter Issue merupakan proses pemberian peringatan berkaitan
dengan pelanggaran yang dilakukan oleh karyawan.
1. Check attendance report in HRIS
Manager atau Direct Supervisor memiliki tanggung jawab untuk
memantau laporan kehadiran bawahannya melalui HRIS.
2. Conflict with attendance rule
95
Dalam proses pemantauan laporan kehadiran, Manager atau Direct
Supervisor perlu memeriksa hasil laporan kehadiran dengan aturan
kehadiran, apakah terdapat konflik dengan aturan atau tidak. Jika tidak
terdapat konflik maka proses dihentikan.
3. Check SPIII relevance
Jika laporan kehadiran memiliki konflik dengan aturan kehadiran,
Manager atau Direct Supervisor harus memeriksa apakah konflik
memiliki relevansi dengan SPIII.
4. Report to E Comm
Jika konflik relevan dengan SPIII, Manager atau Direct Supervisor
harus mengirimkan laporan terlebih dahulu kepada Departemen E
Comm. Jika tidak, Manager atau Direct Supervisor memberikan surat
peringatan kepada karyawan.
5. Review violation report
Departemen E Comm akan meninjau laporan pelanggaran yang
dikirim oleh Manager atau Direct Supervisor.
6. Give warning letter to employee
Pemberian surat peringatan kepada karyawan dapat dilakukan oleh
Manager/ Direct Supervisor atau Departemen E Comm. Jika pada
proses memeriksa hasil laporan kehadiran dengan aturan kehadiran
96
terdapat konflik dan tidak ada relevansi dengan SPIII, maka Manager
atau Direct Supervisor mengirimkan surat peringatan (SPI atau SPII)
kepada karyawan. Jika proses pemeriksaan diketahui bahwa
pelanggaran memiliki relevansi dengan SPIII, maka yang
menyerahkan surat peringatan ialah Departemen E Comm.
7. Confirm warning letter
Karyawan akan mendapatkan surat peringatan yang tercetak dan
proses konfirmasi akan dilakukan oleh karyawan sebagai tanda
persetujuan terhadap warning letter yang diberikan.
8. Update violation (SAP)
Legal Administrator akan melakukan update violation di dalam sistem
SAP.
97
Warning Letter Issue
Legal AdministratorE CommManagerEmployee
1Check attendanc e report in HRIS
3Chec k relevanc e SPIII
[not relevanced]
[relevanced]
6Give Warning Letter to employee
4Report to ECOM
5Review Violation Report
8Update Violation (SAP)
2Conflict with Attendanc e rule
7Confirm Warning Letter
Gambar 3.13 Activity Diagram Warning Letter Issue
e) Ovetime
Proses dalam overtime terdiri dari
98
• Overtime Request - Overtime Request merupakan proses permintaan
lembur yang diajukan oleh karyawan.
1. Request overtime manually (SPL: Surat Perintah Lembur)
Ketika karyawan harus bekerja lembur, maka dia perlu untuk
meminta lembur secara manual dengan Surat Perintah Lembur
(SPL).
2. Approval
SPL tersebut disetujui oleh Manager atau Direct Supervisor.
3. Submit SPL
Manager atau Direct Supervisor harus mengirimkan SPL yang
sudah dia setujui ke Direktorat Talent Management.
4. Approval
Departemen ComBen akan melakukan persetujuan, berkenaan
dengan SPL.
5. Recap SPL
SPL akan direkapitulasi menjadi sebuah laporan lembur.
6. Upload SPL report (SAP)
Time Administrator akan menaikkan laporan lembur ke SAP.
99
7. Update Attendance Quota (SAP)
Data yang dimasukan ke dalam sistem, akan mengurangi kuota
kehadiran (attendance quota) yang dimiliki oleh karyawan.
Overtime Request
Gambar 3.14 Activity Diagram Overtime Request
100
f) Prepare for Time Evaluation – merupakan proses persiapan untuk
melakukan evaluasi terhadap waktu kerja karyawan
1. Check time evaluation intervention
Time Administrator akan memeriksa setiap time evaluation yang
dibutuhkan sebelum periode untuk proses time evaluation berjalan.
2. Suspend period Time evaluation Job
Jika ada kebutuhan untuk intervensi, Time Administrator akan
menunda periode untuk time evaluation.
3. Execute period time evaluation process (SAP)
Jika tidak ada kebutuhan untuk intervensi, periode time evaluation akan
dijalankan oleh Time Administrator.
4. Check forced retro calculation
Untuk setiap intervensi yang dibutuhkan, akan ada pemeriksaan untuk
kebutuhan perhitungan retro.
5. Execute time evaluation with forced retro calculation (SAP)
Menjalankan time evaluation dengan perhitungan retro.
6. Start time evaluation manually for affected employees
101
Untuk setiap intervensi yang dibutuhkan, Time Administrator akan
menjalankan proses time evaluation secara manual.
Prepare for Time Evaluation
Time Administrator
1Check time evaluation intervention
2Suspend Period Time evaluation Job
3Execute Period time
evaluation process (SAP)
[Yes] [No]
4Check forced retro calculation
[Yes]
5Execute Time evaluation with forced retro calculation (SAP) 6
Start time evaluation man ually for affected employees
[no]
Gambar 3.15 Activity Diagram Prepare for Time evaluation
102
3.3.2 Recruitment
Deskripsi proses
Proses ini merupakan proses yang menyediakan tenaga-tenaga ahli untuk
mengisi suatu posisi yang kosong. Proses stafiing mengatur proses pengaturan
iklan di media dan pengaturan database dari pelamar. BINA NUSANTARA
membedakan dua proses perekrutan, antara lain: External recruitment dan
Internal Recruitment. External recruitment merupakan proses pencarian
karyawan yang berasal dari luar BINA NUSANTARA, sedangkan Internal
Recruitment sumber pelamar berasal dari dalam BINA NUSANTARA
Proses perekrutan dibagi berdasarkan tipe dan tingkat dari lowongan.
Untuk tipe lowongan guru diadakan pengujian tambahan (class teaching demo)
dan wawancara dengan kepala sekolah dari unit bisnis yang bersangkutan.
Untuk tingkat lowongan Manager, pelamar harus melakukan presentasi
sebagai aspek penentuan diterimanya lamaran tersebut. Seleksi ini dilakukan
langsung oleh User yang bersangkutan.
Proses Internal Recruitment dan External Recruitment tidak dilakukan
psychological test untuk Internal Recruitment, dan ketika menginformasikan
lowongan Internal Recuitment menggunakan e-mail karyawan sedangkan pada
External Recruitment menggunakan jasa periklanan
Rincian Proses
a) Recruitment process
103
• Internal Recruitment - merupakan proses perekrutan dimana pelamar
berasal dari dalam perusahaan/ sedang menjadi karyawan BINA
NUSANTARA.
1. Submit Employee Request Form
Pertama-tama, User menganalisa kebutuhan tenaga kerja untuk
departemen yang menjadi tanggung jawabnya, lalu mengajukan
Employee Request Form (ERF) secara manual.
2. Manual approval process
Kemudian ERF tersebut harus mendapatkan persetujuan dari Head
of Department yang bersangkutan.
3. Give ERF to RS
Selanjutnya ERF akan diberikan kepada Departemen RS.
4. Check headcount budget
Departemen RS akan memeriksa headcount budget untuk
melakukan persetujuan ERF.
5. Approval
Selanjutnya jika sesuai dengan headcount budget maka proses
selanjutnya RS akan meminta persetujuan dari Chief of Talent
Management. Jika tidak disetujui maka RS akan mengembalikan
ERF kepada User yang bersangkutan.
104
6. Asking for additional headcount
Jika ERF dikembalikan / tidak disetujui, maka User atau Head of
Department yang ERF yang diajukan dikembalikan / tidak disetujui
dapat meminta surat persetujuan penambahan headcount budget
pada Departemen yang berwenang (Chief of Talent Management).
7. Send advertisement through email to all employee
Selanjutnya jika disetujui, Departemen RS akan mempublikasikan
lowongan melalui e-mail ke semua karyawan.
8. Obtain approval from supervisor
Karyawan sebagai pelamar yang ingin melamar untuk suatu posisi
perlu meminta persetujuan dari Direct Supervisor / atasan
langsungnya.
9. Submit candidate file and CV
Dokumen dan CV dari pelamar disampaikan kepada Departemen RS
oleh pelamar atau Direct Supervisor dari pelamar itu sendiri.
10. Give candidate file to User
Lalu Departemen RS memberikan dokumen dan CV kandidat
kepada User yang mengajukan ERF.
11. Vacancy type
105
Selanjutnya Departemen RS akan menentukan tipe dari lowongan
tersebut. Tipe lowongan terbagi menjadi dua yaitu: teacher dan non-
teacher.
12. Create interview, test, and class teaching demo schedule
Departemen RS menggunakan SAP untuk menjadwalkan interview,
test dan class teaching demo untuk pelamar.
13. Conduct interview, test, and class teaching demo
Lalu serangkaian prosedur seleksi interview, test, dan class teaching
demo dilakukan oleh User.
14. Record the result
Hasil dari tes tersebut akan menghasilkan berkas hasil wawancara
(manual), berkas hasil tes, dan berkas hasil demo mengajar
(manual).
15. Result determination
RS akan menentukan apakah pelamar tersebut lolos seleksi
interview, test, dan class teaching demo atau tidak.
16. Generate standard letter rejection
Merupakan proses menghasilkan surat penolakan/ thank you letter
untuk pelamar.
17. Record the reason of rejection
106
Jika pelamar tidak lolos seleksi, Departemen RS akan memasukkan
alasan penolakan ke dalam sistem SAP.
18. Create principal interview
Jika pelamar lolos seleksi, maka Departemen RS menggunakan SAP
untuk menjadwalkan wawancara dengan kepala sekolah yang
bersangkutan.
19. Conduct principal interview
Selanjutnya pelamar akan menjalankan wawancara dengan kepala
sekolah yang bersangkutan.
20. Record the result of principal interview
Hasil wawancara tersebut akan diberikan ke Departemen RS dan
disimpan secara manual.
21. Result determination
RS akan menentukan apakah pelamar tersebut lolos seleksi
wawancara dengan kepala sekolah atau tidak.
22. Generate standard letter rejection
Merupakan proses menghasilkan surat penolakan/ thank you letter
untuk pelamar.
23. Record the reason of rejection
107
Jika pelamar tidak lolos seleksi, Departemen RS akan memasukkan
alasan penolakan ke dalam sistem SAP.
24. Create User interview and test.
Departemen RS menggunakan SAP untuk menjadwalkan
wawancara dengan User dan pelaksanaan tes.
25. Conduct User interview and test
Kemudian pelamar akan menjalani wawancara dengan User dan
menjalankan tes.
26. Record User interview and test
Hasil dari wawancara dengan User dan hasil tes tersebut akan
diberikan ke Departemen RS dan disimpan secara manual.
27. Result determination
RS akan menentukan apakah pelamar tersebut lolos seleksi interview
dan test atau tidak.
28. Generate standard letter rejection
Merupakan proses menghasilkan surat penolakan/ thank you letter
untuk pelamar.
29. Record the reason of rejection
Jika pelamar tidak lolos seleksi, Departemen RS akan memasukkan
alasan penolakan ke dalam sistem SAP.
108
30. Determine job level
Selanjutnya jika pelamar lolos dari RS interview, psychology test
and technical test, akan dilakukan penentuan tingkat job. Tingkat
job dibagi menjadi dua, antara lain: manager dan non manager.
31. Create applicant presentation
Untuk level manager akan dibuat jadwal untuk presentasi pelamar.
32. Conduct applicant presentation
Kemudian pelamar akan menjalankan presentasi sesuai jadwal.
33. Record applicant presentation
Hasil dari presentasi tersebut kemudian akan disimpan secara
manual.
34. Determination
RS akan menentukan apakah pelamar tersebut lolos seleksi
presentasi atau tidak.
35. Generate standard letter rejection
Merupakan proses menghasilkan surat penolakan/ thank you letter
untuk pelamar.
36. Record the reason of rejection
Jika pelamar tidak lolos seleksi, Departemen RS akan memasukan
alasan ke dalam sistem SAP.
109
37. Check employment status
Status karyawan dari pelamar (yang sudah merupakan karyawan
Bina Nusantara) akan di periksa oleh Departemen RS untuk melihat
apakah ada keterikatan kerja atau tidak dengan posisi saat ini.
38. Job movement procedure
Jika pelamar lolos seleksi, Selanjutnya proses penerimaan pelamar
akan dilanjutkan dengan Job Movement Procedure sesuai dengan
kategori perpindahan (promotion, transfer, rotation, atau demotion).
39. Record additional data
Selanjutnya, Jika ada data yang perlu ditambahkan, maka data
dicatat ke dalam SAP.
110
Internal Recruitment
Gambar 3.16 Activity Diagram Internal Recruitment
111
• External Recruitment - merupakan proses perkrutan dimana pelamar
berasal dari luar BINA NUSANTARA.
1 Submit Employee Request Form
Pertama-tama, User menganalisa kebutuhan tenaga kerja untuk
Departemennya lalu mengajukan ERF (Employee Request Form)
secara manual.
2 Manual approval process
ERF ini akan melalui proses persetujuan dari Head of Department
yang bersangkutan.
3 Give ERF to RS
User menyerahkan ERF ke Departemen RS.
4 Check headcount budget
Setelah itu, Departemen RS memeriksa headcount budget untuk
Departemen yang mengajukan ERF.
5 Approval
Jika ada budget, maka Departemen RS akan meminta persetujuan
dari Chief of Talent Management. Jika tidak ada budget, maka
Departemen RS mengembalikan ERF ke User.
112
6 Asking for additional headcount
User dapat mengajukan permohonan penambahan headcount budget
kepada pihak yang berwenang.
7 Check candidate database
Jika ERF disetujui, Departemen RS akan memeriksa database
pelamar yang sebelumnya sudah pernah melamar untuk posisi
tersebut.
8 Applicant screening
Lalu Departemen RS melakukan screening terhadap pelamar secara
manual untuk mencari pelamar yang memiliki qualification yang
sesuai dengan kebutuhan posisi. Dalam hal ini, Departemen RS akan
berkoordinasi dengan Departemen PCM.
9. Find match
Dari hasil screening terhadap kandidat akan menentukan apakah ada
kandidat dari database yang sesuai atau tidak.
10. Create advertisement
Jika tidak ada kandidat yang sesuai, maka Departemen RS akan
membuat iklan lowongan melalui internet dan media iklan lainnya.
113
Lalu, berkas kandidat dan CV yang diterima diberikan kepada Head
of Department atau User.
11. Give candidate file to User
Jika ada kandidat yang sesuai, maka Departemen RS akan
menyerahkan berkas kandidat dan CV tersebut kepada Head of
Department atau User yang mengajukan ERF.
12. Vacancy type
Selanjutnya Departemen RS akan menentukan tipe dari lowongan
tersebut. Tipe lowongan terbagi menjadi dua yaitu: teacher dan non-
teacher.
13. Create interview, test, and class teaching demo schedule
Departemen RS menggunakan SAP untuk menjadwalkan
wawancara, tes, dan demo mengajar untuk pelamar.
14. Conduct interview, test, and class teaching demo
Lalu serangkaian prosedur seleksi dilakukan oleh User.
15. Record the result of interview, test, and class teaching demo
Hasil dari test tersebut akan menghasilkan berkas hasil wawancara
(manual), berkas hasil tes, dan berkas hasil demo mengajar
(manual).
114
16. Result determination
RS akan menentukan apakah pelamar tersebut lolos seleksi
interview, test, dan class teaching demo atau tidak.
17. Generate standard letter rejection
Merupakan proses menghasilkan surat penolakan/ thank you letter
untuk pelamar
18. Record the reason of rejection
Jika pelamar tidak lolos seleksi, Departemen RS akan memasukan
alasan penolakan ke dalam sistem SAP.
19. Create principal interview
Jika pelamar lolos seleksi, maka Departemen RS menggunakan SAP
untuk menjadwalkan wawancara dengan kepala sekolah yang
bersangkutan.
20. Conduct principal interview
Selanjutnya pelamar akan menjalankan wawancara dengan kepala
sekolah yang bersangkutan.
21. Record the result of principal interview
115
Hasil wawancara tersebut akan diberikan ke Departemen RS dan
disimpan secara manual.
22. Result determination
RS akan menentukan apakah pelamar tersebut lolos seleksi
wawancara dengan kepala sekolah atau tidak.
23. Generate standard letter rejection
Merupakan proses menghasilkan surat penolakan/ thank you letter
untuk pelamar.
24. Record the reason of rejection
Jika pelamar tidak lolos seleksi, Departemen RS akan memasukan
alasan penolakan ke dalam sistem SAP.
25. Create User interview and test.
Departemen RS menggunakan SAP untuk menjadwalkan
wawancara dengan User dan pelaksanaan tes.
26. Conduct User interview and test
Kemudian pelamar akan menjalani wawancara dengan User dan
menjalankan tes.
27. Record User interview and test
116
Hasil dari wawancara dengan User dan hasil tes tersebut akan
diberikan ke Departemen RS dan disimpan secara manual.
28. Result determination
RS akan menentukan apakah pelamar tersebut lolos seleksi interview
dan test atau tidak.
29. Generate standard letter rejection
Merupakan proses menghasilkan surat penolakan/ thank you letter
untuk pelamar
30. Record the reason of rejection
Jika pelamar tidak lolos seleksi, Departemen RS akan memasukan
alasan penolakan ke dalam sistem SAP.
31. Create RS interview, psychology test and technical test
Departemen RS menggunakan SAP untuk menjadwalkan RS
interview, psychology test dan technical test.
32. Conduct RS interview, psychology test and technical test
Kemudian pelamar akan menjalani RS interview, psychology test and
technical test.
33. Record the result of RS interview, psychology test and technical test
117
Hasil dari wawancara dengan User dan hasil tes tersebut akan
diberikan ke Departemen RS dan disimpan secara manual.
34. Result determination
RS akan menentukan apakah pelamar tersebut lolos seleksi RS
interview, psychology test dan technical test atau tidak.
35. Generate standard letter rejection
Merupakan proses menghasilkan surat penolakan/ thank you letter
untuk pelamar.
36. Record the reason of rejection
Jika pelamar tidak lolos seleksi, Departemen RS akan memasukan
alasan penolakan ke dalam sistem SAP.
37. Determine job level
Selanjutnya jika pelamar lolos dari RS interview, psychology test
and technical test, akan dilakukan penentuan tingkat job. Tingkat
job dibagi menjadi dua, antara lain: manager dan non manager.
38. Create applicant presentation
Untuk tingkat manager akan dibuat jadwal untuk presentasi pelamar.
39. Conduct applicant presentation
118
Kemudian pelamar akan menjalankan presentasi sesuai jadwal.
40. Record applicant presentation
Hasil dari presentasi tersebut kemudian akan disimpan secara
manual.
41. Determination
RS akan menentukan apakah pelamar tersebut lolos seleksi
presentasi atau tidak.
42. Generate standard letter rejection
Merupakan proses menghasilkan surat penolakan/ thank you letter
untuk pelamar.
43. Record the reason of rejection
Jika pelamar tidak lolos seleksi, Departemen RS akan memasukan
alasan penolakan ke dalam sistem SAP.
44. Nationality check
Jika pelamar lolos seleksi presentasi maka akan dilakukan proses
pemeriksaan kewarganegaraan dari pelamar. Kewarganegaraan
dibedakan menjadi dua yaitu: expartriate dan non-expartriate.
45. Expartriate document check
119
Untuk pelamar expartriate, Departemen RS akan mengecek
dokumen-dokumen asing dari pelamar.
46. Generate standard letter rejection
Merupakan proses menghasilkan Surat penolakan/ thank you letter
untuk pelamar
47. Record the reason of rejection
Jika pelamar tidak memiliki dokumen yang dibutuhkan Departemen
RS dapat menolak pelamar tersebut dan akan memasukan alasan ke
dalam SAP.
48. Fill in incomplete aplicant data
Untuk pelamar non-expartriate, Departemen RS akan melengkapi
data pelamar yang kurang lengkap ke dalam SAP.
49. Archive document
Dokumen-dokumen pelamar akan diarsip secara manual.
50. Hire Employee
Jika dokumen yang diberikan oleh pelamar telah lengkap maka akan
dijalankan proses Hire Employee dalam sistem SAP.
120
External Recruitment
Gambar 3.17 Activity Diagram External Recruitment
121
3.3.3 Pesonnel Development
Deskripsi proses
Personnel Development merupakan proses yang berhubungan dengan
kualifikasi dari tiap karyawan (qualification), bagaimana pengembangannya
dan persyaratan yang dibutuhkan. Persyaratan merupakan skill, capability, dan
knowledge qualification yang dibutuhkan untuk suatu job atau posisi.
Kualifikasi merupakan kemampuan yang dimiliki oleh seorang karyawan.
BINA NUSANTARAmemiliki dua tipe dari kompetensi, antara lain :
• Core competency : organizational value (behavioral) yang harus
didemontrasikan oleh setiap karyawan BINA NUSANTARA.
• Technical competency : non behavoral skill atau pengetahuan yang
dibutuhkan untuk job tertentu.
Rincian Proses
a) Qualification and Requirement
Proses dalam Qualification and Requirement terdiri dari
• Maintain Job’s Requirement & Competency - Maintain Job’s
Requirement & Competency merupakan proses melakukan pembaruan
pada kebutuhan dan kompetensi suatu job. Hal ini bertujuan agar
kebutuhan dan kompetensi suatu job tersebut sesuai dengan
122
kebutuhannya, sehingga karyawan yang menempati job tersebut
memiliki kompetensi yang dibutuhkan pada suatu job.
1. Proposed new requirement and/or competency
Setiap karyawan dapat mengajukan persyaratan atau kompetensi
baru untuk suatu job atau posisi. Persyaratan atau kompetensi baru
tersebut langsung diajukan ke Departemen PCM.
2. Create requirement and/or competency for new job description or
position
Selain karyawan, Departemen PCM juga dapat membuat daftar
persyaratan atau kompetensi di dalam job description.
3. Review proposed new requirement and/or competency
Departemen PCM akan meninjau ulang persyaratan atau kompetensi
yang diajukan.
4. Approval from Direct Supervisor and Manager
Selanjutnya, persyaratan atau kompetensi yang diajukan tersebut
harus disetujui oleh Direct Supervisor atau Manager dari karyawan
yang bersangkutan.
5. JobDes signing by Employee, Direct Supervisor and manager
123
Jika disetujui maka akan dilakukan penandatanganan job decription
oleh karyawan, Direct Supervisor dan Manager.
6. Update Qualification Catalog (SAP)
Selanjutnya, Departemen PCM akan memasukkan kualifikasi baru
yang sudah disetujui tersebut ke dalam SAP.
Maintain Job’s Requirement & Competency
Gambar 3.18 Activity Diagram Maintain Job’s Requirement & Competency
124
• Maintain Employee Qualification - Maintain Employee Qualification
merupakan proses melakukan pembaruhan pada kualifikasi karyawan di
dalam sistem.
1. Request PCM to input new competency
Ketika seorang karyawan memiliki kompetensi baru, maka
karyawan tersebut dapat meminta Departemen PCM untuk
melakukan pembaruan pada data kompetensi yang dimiliki.
2. Check qualification availability
Selanjutnya Departemen PCM akan memeriksa apakah kompetensi
yang diajukan tersebut sudah tersedia dalam Qualification Catalog
atau belum.
3. Update Qualification Catalog (SAP)
Selanjutnya, Departemen PCM dan Departemen L&D akan
melakukan pembaruan pada Qualification Catalog di dalam SAP.
4. Update Employee qualification(SAP)
Setelah Qualification Catalog diperbarui, Departemen PCM akan
melakukan pembaruan pada kualifikasi karyawan di dalam SAP.
5. Request new qualification to PCM
125
Saat Departemen RS memasukkan data pelamar baru, Departemen
tersebut juga akan memasukan kualifikasi. Dalam proses ini
Departemen RS harus memastikan kualifikasi yang dimaksud sudah
tersedia di dalam SAP. Jika belum tersedia maka Departemen RS
akan meminta ke Departemen PCM agar kualifikasi tersebut
tersedia di dalam Qualifcation catalog.
6. Review request new qualification
Untuk pengajuan kualifikasi baru akan ditinjau ulang oleh
Departemen PCM dan Departemen L&D untuk menentukan
qualification group dari kualifikasi tersebut.
Maintain Employee Qualification
126
Gambar 3.19 Activity Diagram Maintain Employee qualification
b) Individual Development Plan
• Maintain Individual Development Plan - Maintain Individual
Development Plan merupakan proses melakukan pembaruan pada
Individual Development Plan seorang karyawan yang masih dilakukan
diluar sistem SAP.
1. Proposed Individual Development Plan
Setiap karyawan dapat mengajukan Individual Development Plan
kepada Manager masing-masing dengan menggunakan formulir
IDP. Untuk mengajukan IDP tersebut sebelumnya dilakukan profile
match up untuk mengetahui pengembangan seperti apa yang sesuai
bagi seorang karyawan.
2. Aprrove IDP
Individual Development Plan tersebut akan disetujui oleh Manager
yang bersangkutan. Jika Manager tidak menyetujui IDP yang
diajukan, maka Manager akan melakukan profile match up untuk
mendapatkan pengembangan yang tepat.
3. Submit IDP to TM
127
Jika Manager menyetujui IDP yang diajukan, selanjutnya IDP
tersebut akan diserahkan ke Departemen L&D.
4. Maintain Employee Development Plan
Selanjutnya, Departemen L&D akan memelihara perencanaan
pengembangan tersebut dengan menjalankan perencanaan
pengembangan dan mencatat hasilnya diluar sistem.
5. Check qualification availability
Hasil dari pelaksanaan IDP akan menghasilkan qualification bagi
karyawan tersebut. Selanjutnya PCM akan memeriksa ketersediaan
dari kualifikasi yang dimaksud tersebut.
6. Update qualifcation catalog (SAP)
Jika terdapat kualifikasi baru maka Departemen PCM akan
melakukan pembaruan pada qualifcation catalog di dalam SAP.
7. Input Employee qualification (SAP)
Jika qualification tersebut sudah tersedia dalam sistem SAP,
Departemen PCM akan memasukkan kualifikasi karyawan tersebut
ke dalam sistem
8. Report generation (SAP)
128
Selanjutnya sistem akan memberikan laporan pengembangan dari
karyawan.
9. Do profile match up (SAP)
Jika IDP yang diajukan tidak disetujui oleh Manager, maka
Manager akan melakukan profile match up untuk membuat IDP
yang lebih sesuai.
129
Maintain Individual Development Plan
Gambar 3.20 Activity Diagram Maintain Individual Development Plan
130
c) Profile Match-up - Profile Match-up merupakan proses melakukan
perbandingan antara kualifikasi karyawan dan job’s requirement &
competency.
1. Profile Match-Up (SAP)
Proses Profile Match-up dalam pengembangan karyawan merupakan
proses yang membandingkan antara kualifikasi karyawan dan job’s
requirement & competency untuk memberikan arah pengembangan
yang akan dilakukan oleh seorang karyawan. Proses ini dapat dilakukan
oleh Departemen PCM atau Departemen L&D.
2. Generate report regarding profile match up (SAP)
Hasil dari Profile Match-up dapat berupa laporan.
3. Maintain Job’s Requirement and Competency(SAP)
Merupakan proses melakukan pemeliharaan pada Job’s Requirement
and Competency agar sesuai dengan yang dibutuhkan.
4. Maintain Employee’s Qualification(SAP)
Merupakan proses melakukan pemeliharaan pada Employee’s
Qualification agar sesuai dengan yang dimiliki karyawan.
131
Profile Match-Up
PCM
3 Maintain Job’s Requirement
and Competency(SAP)4
Maintain Employee’s Qualification(SAP)
1Profile Matchup (SAP)
2Generate Report
regarding Profile Matchup(SAP)
Gambar 3.21 Activity Diagram Profile Match-Up
132
d) Internal Training
Internal Training merupakan proses pengembangan karyawan dengan
memberikan pelatihan yang diadakan oleh BINA NUSANTARA.
1. Publish annual training schedule
Pada setiap awal tahun, Departemen L&D akan membuat jadwal
pelatihan apa saja yang akan diadakan.
2. Announce training event to Direct Supervisor
Selanjutnya jadwal pelatihan tersebut akan dikirimkan kepada semua
Direct Supervisor. Direct Supervisor selanjutnya akan
memberitahukan rencana pelatihan tersebut kepada para karyawan.
3. Enroll registration
Untuk dapat mengikuti pelatihan, maka setiap peserta pelatihan harus
mendaftar terlebih dahulu. Untuk pendaftaran dilakukan oleh Direct
Supervisor untuk memastikan apakah karyawan memerlukan pelatihan
tersebut atau tidak.
4. Check any outsources empolyee
Departemen L&D akan memastikan pendaftar pelatihan bukan
merupakan karyawan outsource. Hal ini dikarenakan internal training
hanya ditujukan untuk karyawan perusahaan.
5. Do internal training procedure for outsource
Jika peserta merupakan karyawan outsource, maka akan dilakukan
prosedur pelatihaan untuk karyawan outsource.
133
6. Check seat availability
Selanjutnya Departemen L&D akan memeriksa apakah jumlah
pendaftar masih mencukupi untuk mengikuti pelatihan tersebut.
7. Inform to participant/Direct Supervisor about closing of training
registration
Jika sudah tidak tesedia tempat bagi peserta tersebut, maka
Departemen L&D akan menginformasikan kepada peserta tesebut dan
Direct Supervisor bahwa pendaftaran sudah ditutup dan peserta
tersebut akan dimasukkan kedalam daftar tunggu untuk pelatihan
gelombang kedua.
8. Record employee as training participant
Jika jumlah pendaftar masih mencukupi untuk pelatihan maka
Departemen L&D akan segera mencatat nama pendaftar tersebut
sebagai peserta pelatihan.
9. Check fullfill minimum capacity requirement
Pelatihan memiliki kapasitas minimun untuk pelaksanaannya. Jika
peserta pelatihan kurang dari 15 maka pelatihan tersebut akan ditunda.
10. Inform to the participant
Jika terjadi penundaan pada pelaksanaan pelatihan, maka Departemen
L&D akan menginformasikan pada para peserta pelatihan bahwa
pelatihan akan dijadwalkan ulang atau akan dibatalkan.
11. Send traning confirmation
134
Sebaliknya jika jumlah kapasitas kelas pelatihan memenuhi jumlah
minimumnya, Departemen L&D akan mengirimkan konfirmasi
pelatihan kepada para peserta dan Direct Supervisor.
12. Attend the training, fill the training evaluation &internal IDP
Selanjutnya peserta akan mengikuti pelatihan sesuai jadwal yang telah
ditetapkan, mengisi evaluasi pelatihan yang dijalani dan mengisi
formulir internal IDP.
13. Check participant eligiblity to get certificate
Setelah masa pelatihan selesai, Departemen L&D akan memeriksa
apakah peserta tersebut dapat menerima sertifikat atau tidak. Sertifikat
dapat diperoleh jika peserta menghadiri 75% masa pelatihan tersebut.
14. Inform to the participant and their direct supevisor
Jika peserta tidak dapat menerima sertifikat pelatihan, maka
Departemen L&D akan menginformasikan kepada peserta tersebut
dan Direct Supervisor.
15. Send certificate to participant
Sebaliknya jika peserta dapat menerima sertifikat pelatihan, maka
Departemen L&D akan segera memberikan kepada peserta yang
bersangkutan.
16. Implement the action/application plan based on IDP
135
Setelah menjalani pelatihan, karyawan wajib mengimplementasikan
apa yang diperoleh pada saat pelatihan tersebut dalam pekerjaanya
sesuai dengan IDP yang dibuat.
17. Submit the implementation report/evidence to Direct Supervisor
Hasil dari pengimplementasian pelatihan diberikan kepada Direct
Supervisor dalam bentuk laporan beserta buktinya.
18. Verification&evaluation of report
Direct Supervisor selanjutnya akan melakukan verifikasi dan
mengevaluasi laporan yang diberikan tersebut.
19. Submit approval evaluation form to Departement L&D
Sesudah di verifikasi dan di evaluasi serta disetujui oleh Direct
Supervisor, peserta selanjutnya akan menyerahkan evaluasi tersebut
kepada Departemen L&D.
136
Internal Training
Gambar 3.22 Activity Diagram Internal training
137
e) External training - External Training merupakan proses pengembangan
karyawan dimana pelatihan tidak dilaksanakan oleh BINA NUSANTARA,
tetapi pelatihan diadakan diluar BINA NUSANTARA dan jenis pelatihan
ditentukan sendiri oleh karyawan yag membutuhkan.
1 Proposed external training in IDP
Pertama, karyawan yang ingin mengajukan suatu pelatihan harus
mengisi formulir IDP. Formulir IDP berisi pelatihan yang diinginkan,
tujuan pelatihan, dll.
2 Check IDP completely filled
IDP ini harus diisi secara lengkap oleh karyawan yang bersangkutan.
3 Check previous external training realization
Untuk dapat mengajukan pelatihan, karyawan harus menyelesaikan
prosedur realisasi pelatihan untuk pelatihan yang diikuti sebelumnya.
Realisasi pelatihan ini mengharuskan karyawan antara lain untuk :
a) Menyerahkan salinan materi pelatihan
b) Menyerahkan salinan sertifikat
c) Memperbaruhi HRIS berkaitan dengan kompetensi yang
didapat ketika pelatihan
d) Melengkapi formulir evaluasi
e) Melakukan sharing knowledge
f) Memberikan bukti / hasil implementasi pelatihan
4 Complete the previous external traning realization
138
Jika belum melengkapi realisasi pelatihan, maka karyawan
diwajibkan untuk melengkapinya terlebih dahulu.
5 Check buget availability
Selanjutnya Departemen L&D akan memeriksa budget karyawan
untuk pelatihan yang diminta tersebut.
6 proposed off – budget training
jika budget pelatihannya tidak mencukupi maka karyawan akan
mengajukan penambahan budget.
7 Approved by Direct Supervisor, business unit/Direktorat,leader, TM
Permohonan penambahan budget tersebut harus disetujui oleh Direct
Supervisor, business unit / Direktorat leader, TM.
8 Send information that request rejected to participant
Jika permohonan penambahan budget tidak disetujui maka
Departemen L&D akan mengirimkan pemberitahuan penolakan
tersebut kepada karyawan yang bersangkutan.
9 Register to the training
Jika permohonan penambahan budget disetujui atau pelatihan
tersebut tidak melebihi budget, maka karyawan yang bersangkutan
dapat mendaftarkan diri untuk pelatihan yang dimaksud.
10 check whether training held at outside jakarta
Departemen L&D selanjutnya akan memeriksa apakah pelatihan
tersebut di dalam Jakarta atau di luar Jakarta.
139
11 Submit the travel allowance to TM
Jika pelatihan berada di luar Jakarta, maka karyawan tersebut dapat
mengajukan tunjangan perjalanan pada Departemen ComBen.
12 Check workbound
Departemen L&D selanjutnya memeriksa apakah pelatihan tersebut
memiliki ikatan kerja atau tidak. Pelatihan yang memiliki ikatan kerja
merupakan pelatihan yang membutuhkan biaya diatas 5 juta.
13 Sign the workbound agreement
Jika pelatihan memiliki ikatan kerja maka karyawan wajib
menandatangani persetujuan ikatan kerja terlebih dahulu.
14 Receveid allowance
L&D selanjutnya akan menerima tunjangan atau biaya pelatihan dari
bagian finance.
15 Verify & send payment request to finance
Setelah karyawan mendaftarkan diri pada pelatihan selanjutnya
Departemen L&D akan melakukan verfikasi dan mengirimkan
permintaan pembayaran kepada bagian keuangan.
16 Check participant attendance
Memastikan apakah peserta dapat menghadiri pelatihan atau tidak.
17 Determine subtitute person to replace & inform Departement L&D
140
Jika peserta tidak dapat meghadiri pelatihan maka Direct Supevisor
akan mencarikan penggantinya dan menginformasikan Departemen
L&D mengenai pergantian tersebut.
18 Incase of workbound the person sign the workbound agreement
Jika pelatihan tersebut memiliki ikatan kerja, karyawan yang
mengantikan peserta tersebut juga wajib menandatangani perjanjian
ikatan kerja.
19 Follow up the training as schedule
Selanjutnya peserta akan melaksanakan pelatihan sesuai jadwal.
20 Complete training realization
Setelah masa pelatihan selesai maka peserta harus melakukan
prosedur realisasi pelatihan, antara lain :
a) Menyerahkan salinan materi pelatihan
b) Menyerahkan salinan sertifikat
c) Memperbaruhi HRIS berkaitan dengan kompetensi yang
didapat ketika pelatihan
d) Melengkapi formulir evaluasi
e) Melakukan sharing knowledge
f) Memberikan bukti / hasil implementasi pelatihan
21 Send the implementation of post training plan to Direct Supervisor &
Departement L&D
141
Selanjutnya peserta harus memberikan laporan pengimplementasian
pelatihannya kepada Direct Supervisor dan Departemen L&D.
142
External Training
Gambar 3.23 Activity Diagram External training
143
f) Induction Training - induction training merupakan proses pengembangan
karyawan yang baru bergabung dengan BINA NUSANTARA maupun
karyawan yang menduduki posisi baru. Induksi pekerjaan minimal meliputi
penjelasan ruang lingkup pekerjaan, deskripsi pekerjaan, proses bisnis
sesuai pekerjaan, dan serah terima pekerjaan sebelumnya.
1 Create induction training schedule
Departemen L&D setiap tahun akan membuat pelatihan induksi rutin
untuk karyawan.
2 Determine staff who will give training
Selain dari Departemen L&D yang menyiapkan pelatihan, Direct
Supervisor juga dapat memberikan induksi pekerjaan atau menentukan
karyawan lain untuk memberikan induksi kepada karyawan baru.
3 Fill induction form
Setelah menentukan siapa yang akan memberikan induksi, Direct
Supervisor selanjutnya akan mengisi formulir pelatihan induksi yang
berisi nama karyawan yang akan mengikuti pelatihan.
4 Prepare induction’s material
Setelah Departemen L&D membuat jadwal pelatihan induksi,
Departemen L&D akan menyiapkan materi pelatihan tersebut.
5 Determine and contact speaker
Selanjutnya jika materi telah ditetapkan, Departemen L&D akan
menentukan siapa pembicara yang paling sesuai untuk materi yang
144
sudah ditentukan dan memastikan pembicara memiliki reputasi baik
dan menghubunginya.
6 Proposed room request for induction
Departemen L&D akan mengajukan permintaan peminjaman ruangan
untuk melakukan pelatihan induksi.
7 Distribute invitation & registration form
Selanjutnya Departemen L&D akan mengirimkan undangan pelatihan
beserta formulir pendaftarannya kepada peserta pelatihan dan Direct
Supervisor.
8 Check whether Participant number more than 10
Departemen L&D harus memastikan berapa jumlah peserta yang
mendaftar. Jumlah minimum peserta yang mendaftar pelatihan induksi
agar pelatihan dapat dilakukan harus lebih besar dari 10.
9 Confirm to participant that training is postponed
Jika ternyata peserta yang mendaftar kurang dari 10, maka
Departemen L&D akan memberitahukan peserta bahwa pelatihan akan
diundur.
10 Conduct training
Jika peserta yang mendaftar memenuhi jumlah minimum maka
pelatihan akan dilakukan.
11 Update induction status and manage questioners result
145
Setelah pelatihan dijalankan, Departemen L&D akan memperbaruhi
status pelatihan induksi dan mengelola hasil kuisioner pelatihan.
12 Record training details related to registration
Selanjutnya karyawan yang bersangkutan akan mencatat detil
pelatihan yang berkaitan dalam registrasi pelatihan.
146
Induction Training
Gambar 3.24 Activity Diagram Induction Training
147
3.4 Fit/Gap Analysis Report
Analisa Fit/Gap sangat diperlukan untuk mengetahui keadaan perusahaan saat
ini dalam penggunaan sistem SAP HR di Talent Management BINA
NUSANTARAdan mencari cara bagaimana mengoptimalkan penggunaan sistem
tersebut untuk mendukung aktifitas Talent Management BINA NUSANTARA.
148
3.4.1 Time Management
Tabel 3.1 Fit/Gap Analysis Report Module Time Management
No Requirement Fit Comment Rank Alternative
1 Sistem mampu mengatur
jadwal kerja karyawan yang
berisi rencana spesifikasi
untuk jam kerja karyawan,
baik jadwal kerja harian,
bulanan, maupun periodik.
F BINA NUSANTARA sudah
mendefinisikan work schedule
yang mencakup daily work
schedule, dan period work
schedule untuk setiap
karyawan.
H
2 Sistem mampu menyediakan
calendar hari libur (Public
holiday calendar).
F Saat ini, BINA NUSANTARA
dapat mengubah dan
mendefinisikan public holiday
yang di-assign pada public
holiday calendar.
H
149
3 Sistem mampu menyediakan
informasi mengenai jam kerja
spesifik untuk karyawan
tertentu.
F Informasi perorangan
mengenai waktu kerja seorang
karyawan dapat disimpan
dalam personal work schedule
mereka.
H
4 Sistem mampu merekam
semua waktu aktual
karyawan.
F SAP mendukung metode
pencatatan positif untuk
merekam semua waktu aktual
karyawan.
H
5 Sistem memiliki sistem
pencatatan waktu yang
memungkinkan karyawan
untuk mencatat jam masuk
dan jam keluar.
F BINA NUSANTARA
menggunakan HRIS yang
dapat diakses langsung oleh
karyawan untuk mencatat
clock-in dan clock-out. Time
H
150
event yang tercatat dapat
dilihat dalam infotype Time
Events pada sistem SAP.
6 Sistem mampu mencatat
kehadiran karyawan.
P Saat ini, BINA NUSANTARA
baru menggunakan subtype
Attendance Quota untuk
mencatat lembur. Sedangkan,
untuk business trip sudah
dikonfigurasi, tapi belum
digunakan secara operasional.
M Kehadiran karyawan misalnya
dapat berupa perjalanan dinas,
partisipasi dalam seminar, jam
kerja, atau mengajar dalam
pelatihan. Kehadiran disimpan
dalam infotype Attendances
(2002), yang terbagi ke dalam
berbagai attendance type
(subtype).
7 Sistem mampu mencatat
ketidakhadiran karyawan
P Di BINA NUSANTARA saat
ini, ketidakhadiran karyawan
H Ketidakhadiran karyawan
misalnya cuti, atau sakit.
151
seperti sakit disimpan dalam
infotype Absences (2001)
dengan absence subtype :
sickness/ illness. Akan tetapi,
data ini belum dimasukkan ke
dalam sistem SAP.
Ketidakhadiran disimpan
dalam infotype Absences
(2001), yang terbagi ke dalam
berbagai absence type
(subtype).
8 Sistem mampu menetapkan
kuota ketidakhadiran
karyawan.
F SAP telah digunakan untuk
menetapkan kuota
ketidakhadiran melalui
infotype Absence Quotas
(2006), yaitu untuk cuti (leave)
melalui proses Leave
Entitlement.
H
152
9 Sistem mampu menangani
lembur (overtime).
F BINA NUSANTARA
mencatat jam lembur dalam
infotype Attendance Quotas
(2007), padahal seharusnya
disimpan dalam infotype
Attendances (2002) atau
infotype Overtime (2005).
H
10 Sistem mampu mendukung
substitusi karena perubahan
pada rencana jadwal kerja
perorangan.
G Di BINA NUSANTARA,
jadwal kerja diubah secara
langsung melalui HRIS dan
akan memperbarui jam kerja
karyawan pada sistem SAP.
H SAP menyediakan infotype
Substitution (2003) untuk
menyimpan perubahan pada
rencana jadwal kerja
perorangan.
11 Sistem mampu menangani
pengaturan jadwal kerja
F BINA NUSANTARA hanya
menyimpan data karyawan
H
153
untuk karyawan part-time. part-time yang memiliki
kontrak kerja saja. Jika ada
work schedule rule yang
berbeda, maka akan dibuatkan
work schedule rule yang
dikhususkan bagi karyawan
part-time.
12 Sistem mendukung
pemindahan data secara
konstan antara HRIS dengan
sistem SAP, baik upload
maupun download data.
F Saat ini, BINA NUSANTARA
sudah dapat melakukan
download data dari SAP ke
HRIS dengan menggunakan
AdHoc Query dan upload data
dari HRIS ke SAP dengan
menggunakan LSMW (Legacy
M
154
System Migration Workbench).
13 Sistem mampu melakukan
“time evaluation” yang
digunakan untuk
menggambarkan evaluasi dari
kehadiran dan ketidakhadiran
karyawan melalui sebuah
laporan.
P Saat ini, time evaluation hanya
digunakan untuk menghitung
lembur. Ini didasarkan pada
waktu clock-in dan clock-out,
work schedule, dan time data
lainnya.
H Time evaluation dapat
digunakan untuk menghitung
time data lain selain lembur,
seperti data perjalanan dinas,
data sakit, dan data cuti.
14 Sistem dapat menjalankan
time evaluation untuk
karyawan perorangan,
kelompok karyawan, atau
untuk periode evaluasi
sebelumnya.
F BINA NUSANTARA sudah
dapat melakukan time
evaluation terhadap karyawan
secara perorangan.
H
155
15 Sistem mendukung
pembuatan warning letter.
G Saat ini, warning letter dibuat
secara manual (HRIS juga
belum mendukung).
M Akan digunakan SAP untuk
menghasilkan warning letter
ketika sudah tersedia format
surat yang seragam.
16 Sistem memungkinkan untuk
mengantisipasi kekurangan
karyawan, baik karena cuti,
pendidikan, atau pelatihan,
maupun karena sakit atau
alasan pribadi dan mencari
penggantian yang sesuai.
G BINA NUSANTARA belum
mengimplementasi Shift
Planning.
M SAP Shift planning merupakan
komponen dalam submodul
Time Management. SAP Shift
Planning memungkinkan
untuk menetapkan dan
menjadwalkan secara akurat
jumlah dan jenis karyawan
yang diperlukan untuk
memenuhi kebutuhan bisnis.
17 Sistem mampu G BINA NUSANTARA belum M Dalam SAP Shift Planning,
156
mendefinisikan kebutuhan
terhadap karyawan dari setiap
unit bisnis.
mendefinisikan kebutuhan
terhadap karyawan dari setiap
unit bisnis.
terdapat fungsi Define
Requirement untuk
menentukan kebutuhan
karyawan untuk bekerja pada
shift-shift tertentu.
18 Sistem mampu menangani
karyawan yang tetap bekerja
pada hari-hari tertentu,
seperti cuti massal
F Untuk karyawan Building
Management yang tetap masuk
kerja pada saat cuti massal
didefinisikan dengan customer
specific public holiday class.
M
157
3.4.2 Recruitment
Tabel 3.2 Fit/Gap Analysis Report Module Recruitment
No Requirement Fit Comment Rank Alternative
1 Sistem dapat mendukung
iklan (advertisement)
untuk position yang
membuka lowongan.
G Baru beberapa media iklan
yang dipakai berikut biaya
iklan dan lowongan yang ada
dalam iklan tersebut, namun
belum terkelola dengan baik
dan belum ada evaluasi
terhadap iklan.
H Akan digunakan SAP untuk
mengiklankan lowongan. Surat
lamaran yang masuk dapat
dihubungkan dengan iklan yang
bersangkutan, sehingga pelamar
dapat dirujuk ke media
perekrutan. Informasi ini dapat
digunakan untuk mengevaluasi
iklan.
158
2 Sistem mendukung
penjadwalan seleks i
pelamar.
F Seleksi pelamar sudah dapat
diawasi karena jadwal seleksi
sudah dimasukkan ke dalam
sistem.
H
3 Sistem mampu
menyimpan hasil setiap
seleksi yang dilakukan
terhadap pelamar.
G Hasil seleksi tidak
dimasukkan ke dalam sistem,
hanya disimpan dalam form
seleksi.
H Akan digunakan komponen
SAP yaitu Archive Document
untuk menyimpan dokumen
pelamar ke dalam sistem.
4 Sistem mampu melacak
status pelamar selama
proses seleksi sampai
hiring.
G BINA NUSANTARA sulit
untuk memantau status
pelamar, contohnya : tes apa
saja yang sudah diikuti oleh
seorang pelamar.
H Akan digunakan fungsi SAP
untuk melacak status pelamar
melalui overall status dan
vacancy assignment status
yang dapat dilihat pada
master data pelamar (apakah
159
processing, on hold, invite to
interview, rejected, atau
hired).
5 Sistem dapat
menghasilkan dokumen
standard (undangan
wawancara, surat
penolakan, dan dokumen
kontrak) yang dapat
dicetak maupun
dikirimkan melalui e-mail
kepada pelamar.
G Dokumen standar belum
dapat dihasilkan karena
belum ada format/ template
surat yang seragam. Saat ini,
pengiriman surat kepada
pelamar melalui e-mail
internal, sehingga datanya
terpisah dengan database
SAP.
H SAP dapat dihubungkan
secara langsung dengan
Microsoft Word untuk
menghasilkan dokumen
standar secara otomatis.
Informasi pelamar diperoleh
secara otomatis dari master
data pelamar yang akan
dilampirkan di dalam surat
dan SAP mendukung
pengiriman e-mail secara
160
langsung.
6 Sistem mampu
mendukung proses online
recruitment.
G BINA NUSANTARA belum
menerapkan online
recruitment. Untuk ke
depannya, BINA
NUSANTARA
merencanakan untuk
membangun aplikasi sendiri
di luar SAP, tetapi tetap
mengintegrasikan data
dengan database SAP
(konsepnya mirip dengan
JobStreet).
H SAP menawarkan komponen
e-recruiting yang dapat
memberikan banyak
kemudahan untuk online
recruitment (mulai dari
pengajuan lamaran, tes,
sampai melacak status
lamaran dapat dilakukan
secara online).
161
7 Sistem memungkinkan
pelamar internal untuk
mengajukan lamaran
secara langsung ke dalam
sistem.
G Belum tersedia program
antarmuka yang dapat
mendukung pengajuan
lamaran langsung ke dalam
sistem.
M Akan digunakan komponen
ESS (Employee Self-Service)
yang direncanakan untuk
diimplementasi pada
gelombang ke-2.
8 Sistem memiliki
kemampuan untuk
mencari kandidat yang
sesuai berdasarkan
position/job profile.
G Saat ini, BINA
NUSANTARA belum
mengetahui fungsi SAP
secara optimal.
H Akan digunakan fungsi
applicant search dalam SAP
untuk mencari pelamar
berdasarkan kualifikasi yang
dibutuhkan.
9 Sistem memiliki
kemampuan untuk
memberikan laporan dan
G Saat ini, BINA
NUSANTARA belum
mengetahui adanya fungsi
H Akan digunakan fungsi SAP
untuk melihat informasi
statistik seperti berapa
162
informasi statistik
mengenai pelamar
SAP yang dapat mendukung
dihasilkannya laporan ini
melalui laporan standard
dalam SAP dan AdHoc
Query.
banyak pelamar yang ditolak
untuk lowongan tertentu dan
informasi lainya mengenai
pelamar.
10 Sistem memiliki
kemampuan untuk
menghasilkan laporan
karyawan yang masa
kontraknya akan berakhir.
F Laporan ini dapat dihasilkan
jika periode masa kerja
karyawan telah ditentukan
pada saat penandatanganan
kontrak.
M
11 Sistem mendukung
pencatatan data pelamar.
F Data pelamar (data dasar dan
tambahan) sudah dicatat ke
dalam sistem dan dapat
diubah, diperbarui atau
H
163
dihapus sesuai dengan
kebutuhan.
12 Sistem mendukung
perpindahan data pelamar
ke data karyawan maupun
sebaliknya.
F Saat ini, ketika memutuskan
untuk mempekerjakan
pelamar, BINA
NUSANTARA sudah dapat
memindahkan data dari
Applicant Master Data ke HR
Master Data dan sebaliknya
jika terjadi internal
recruitment.
H
164
3.4.3 Personnel Development
Tabel 3.3 Fit/Gap Analysis Report Module Personnel Development
No Requirement Fit Comment Rank Alternative
1 Sistem mendukung
penyimpanan kualifikasi
yang ada di dalam
perusahaan.
F BINA NUSANTARA sudah
dapat menyimpan kualifikasi-
kualifikasi yang ada dalam
qualification catalog.
H
2 Sistem mampu membuat
dan melakukan pembaruan
pada kebutuhan pekerjaan
dan kompetensi yang ada
dalam perusahaan.
G BINA NUSANTARA sudah
dapat membuat dan
melakukan pembaruan pada
kebutuhan pekerjaan dan
kompetensi sesuai dengan
H Requirements subprofile for a
position.
165
job’s description tetapi hal ini
masih dilakukan secara
manual. Persyaratan dari job
belum dimasukan ke dalam
sistem SAP.
3 Sistem mampu membuat
dan melakukan pembaruan
pada kompetensi
karyawan.
F Saat ini BINA
NUSANTARA sudah dapat
melakukan pembaruan pada
kompetensi karyawan dengan
memperbaruhi qualification
profile..
H
4 Pengguna dapat
menentukan nilai
depresiasi dari suatu
G Seiring berjalannya waktu
nilai dari kualifikasi
karyawan dapat menurun
M Depreciation meter
166
kualifikasi berdasarkan
waktu.
namun BINA NUSANTARA
belum menetapkan nilai
depresiasi dari kualifikasi
yang ada.
5 Sistem dapat membuat
kualifikasi alternatif pada
suatu kualifikasi.
Pengguna dapat
menentukan nilai
persentase yang
menspesifikasikan bahwa
suatu kualifikasi dapat
menggantikan kualifikas i
yang lain.
G BINA NUSANTARA belum
menentukan suatu kualifikasi
bisa digantikan dengan
kualifikasi yang lain.
L alternative qualifications for
employees
167
6 Sistem mampu
menyimpan informasi
mengenai kesesuaian yang
akan datang dari seseorang
(potensial). Potensial ini
bisa mencakup job,
qualification, position.
G Saat ini BINA
NUSANTARA belum
memasukan potential yang
dimiliki oleh setiap
karyawan.
H Potential subprofile for
employees
7 Sistem mampu
menyimpan kesukaan dan
ketidaksukaan karyawan.
G BINA NUSANTARA tidak
memasukan kesukaan dan
ketidaksukaan karyawan
kedalam data karayawan.
L Preferences subprofile for
employees
8 Sistem dapat melakukan
perbandingan antara
kualifikasi karyawan
F BINA NUSANTARA sudah
mampu membandingkan
kualifikasi karyawan dengan
H
168
dengan kebutuhan dan
kompetensi pada suatu
pekerjaan.
kualifikasi pekerjaan melalui
profile matchup.
9 Sistem mampu
menyimpan karir apa saja
yang ada di dalam BINA
NUSANTARA.
G BINA NUSANTARA belum
menyimpan karir yang ada di
dalam perusahaan ke dalam
sistem SAP. hal ini
dikarenakan User belum
memiliki knowledge yang
cukup tentang modul PD.
H create career
10 Sistem mampu membuat
perencanaan karir yang
sesuai dengan seseorang
G BINA NUSANTARA sudah
memiliki perencanaan karir
untuk setiap karyawan.
Namun perencanaan ini
H Career planning
169
karyawan. belum dimasukan ke dalam
sistem SAP.
11 Sistem mampu membuat
perencanaan kesuksesan.
skenario perencanaan
kesuksesan memastikan
tersedianya sumber daya
manusia yang
berkualifikasi untuk tiap
posisi di dalam
perusahaan.
G BINA NUSANTARA belum
menetapkan perencaan untuk
person yang tepat pada tiap
posisi.
H Succession planning
12 Sistem mampu
menyimpan program-
G BINA NUSANTARA belum
menyimpan rencana-rencana
H Development plan catalog
170
program pelatihan di
BINA
NUSANTARAdalam
bentuk yang sudah
dikelompokan.
pengembangan di dalam
sistem SAP
13 Sistem menyimpan
perencanaan
pengembangan untuk para
karyawan
G BINA NUSANTARA
menyimpan perencanaan
pengembangan tiap
karyawan masih secara
manual.
H Create IDP
14 Sistem dapat melakukan
update pada rencana
pengembangan untuk
G Karena perencanaan
pengembangan tiap
karyawan masih dalam
H Update IDP
171
individual. bentuk manual maka update
juga masih dilakukan diluar
sistem.
15 Sistem dapat menyimpan
elemen appraisal.
G BINA NUSANTARA belum
menggunakan fungsi
appraisal dari SAP sehinga
elemen appraisal belum
tersedia.
H Appraisal catalog
Appraisal catalog terdiri dari
; appraisal model (contoh :
individual performance
appraisal, criteria group
(contoh: performance, social
skill), criteria (contoh:
quality/quantity of work),
qualification
16 Sistem dapat menyimpan
sasaran-sasaran yang harus
G BINA NUSANTARA belum
menggunakan fungsi
H Prepare appraisal
172
dicapai karyawan sebagai
dasar dalam melakukan
appraisal.
appraisal dari SAP sehinga
sasaran-sasaran yang harus
dicapai karyawan belum
disimpan dalam SAP.
17 Sistem dapat menampilkan
sasaran yang harus dicapai
karyawan dan
memungkinkan atasan
untuk melakukan penilaian
terhadap sasaran tersebut.
G BINA NUSANTARA belum
menggunakan fungsi
appraisal dari SAP sehinga
penilaian sasaran belum
menggunakan sistem SAP.
H Performing appraisal