Upload
dangdang
View
214
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
55
BAB 3
ANALISA SISTEM YANG BERJALAN
3.1 Gambaran Umum Rumah Sakit
3.1.1 Latar Belakang Rumah Sakit
Berdirinya Rumah Sakit Omni Medical Center berawal dari
sebuah sanatorium perawatan bagi pasien penderita penyakit jiwa yang
berdiri pada tanggal 2 September 1972. Dalam perkembangannya, Rumah
Sakit Omni terus mengalami pergantian mulai dari kepengurusan maupun
pembangunannya, hingga pada tahun 1992 berubah menjadi Rumah Sakit
yang bernama OMC. Omni Medical Center telah memiliki 180 tempat
tidur dan tenaga professional kedokteran dalam berbagai bidang spesialis
dan sub spesialis maupun di bidang perawatan dan bidang manajemen.
Pada tanggal 11 April 2001 berkaitan dengan perubahan status
kepemilikan, maka RS OMC mengubah nama dan logonya menjadi
Rumah Sakit OMNI Medical Center yang diharapkan dapat menjadi
Rumah Sakit swasta yang dapat memenuhi seluruh kebutuhan kesehatan
masyarakat dan dapat dimanfaatkan oleh seluruh lapisan anggota
masyarakat.
Dengan visinya menjadi rumah sakit yang terkemuka di regional
serta mencakup penyediaan pelayanan kesehatan yang komprehensif
dengan standard manajemen internasional, maka dalam pelayanannya
kami melayani pasien dan keluarganya secara professional, manusiawi,
tepat guna dan tepat waktu agar tercapainya peningkatan derajat
kesehatan yang optimal.
56
Hingga saat ini, Rumah Sakit OMNI Medical Center secara terus
menerus mengembangkan diri mengikuti perkembangan ilmu
pengetahuan yang ada sehingga saat ini memiliki pelayanan yang
lengkap, serta didukung oleh tenaga tenaga professional yang ahli
dibidangnya masing masing. Berbagai pelayanan unggulan dimiliki oleh
Rumah Sakit OMNI diantaranya Orthopaedic Center, Urology Center,
Allergy Center, Fertility Center, dan berbagai bidang pelayanan lainnya.
3.1.2 Visi, Misi, Moto, dan Jenis Pelayanan Rumah Sakit Omni Medical
Center
a. Visi Rumah Sakit Omni Medical Center
Menjadi rumah sakit yang terkemuka di regional serta
mencakup penyediaan pelayanan kesehatan yang komprehensif
dengan standard manajemen internasional
b. Misi Rumah Sakit Omni Medical Center
• Melayani pasien dan keluarganya secara profesional, manusiawi,
tepat waktu dan tepat guna dalam rangka meningkatkan derajat
kesehatan mencakup kebutuhan-kebutuhan jasmani, mental,
spiritual dan sosial
• Mengenali dan mengejar kesempatan pasar strategis untuk
pertumbuhan dan perkembangan di bidang medik dan penunjang
medik
• Membangun dan membina hubungan baik dengan stakeholders
• Menjamin suatu lingkungan kerja yang baik di bidang penunjang
medik yang mendatangkan suasana komunikatif pada dokter dan
57
pasien serta ditunjang dengan pendidikan dan pelatihan yang
berkesinambungan
c. Moto Rumah Sakit Omni Medical Center adalah
“World Class Health Care”
Jenis-Jenis Pelayanan Rumah Sakit Omni Medical Center:
Pelayanan Rawat Jalan meliputi:
a) UGD
b) Poli Saraf
c) Poli Gizi
d) Poli Penyakit Dalam
e) Poli Bedah
f) Poli Gigi & Mulut
g) Poli Kulit & Kelamin
h) Poli THT
i) Poli Paediatric (anak)
j) Poli Fetomaternal
k) Poli Orthopedic
l) Poli Kebidanan
m) Poli Kebidanan
n) Poli Asma & Alergi
Pelayanan Rawat Inap meliputi:
a. Nama Kamar
1. Ruang Anggrek
58
2. Ruang Tulip
3. Ruang Mawar
4. Ruang Teratai
5. Ruang Flamboyan
b. Jenis Kelas
1. Super VIP
2. VIP
3. Kelas 1
4. Kelas 2
5. Perawatan Anak
Pelayanan Penunjang
a) Instalasi Radiologi
b) Instalasi Lab
c) Instalasi Farmasi
d) Instalasi Patalogi Anatomi
e) Instalasi Hemodialisa
f) Instalasi VK
g) Instalasi OK
h) Instalasi Fisiotherapy
i) Instalasi Diagnostic Electromedic
j) Instalasi ESWL
Jadwal Praktek Dokter
a) UGD : 24 jam
59
b) Poli Spesialis : Pagi = 07.00 – 14.30
Siang = 13.30 – 21.00
60
3.1.3 Struktur Organisasi Rumah Sakit
Gambar 3.1.3 Struktur Organisasi
61
3.1.4 Deskripsi Pekerjaan
Berikut ini adalah deskripsi pekerjaan di dalam struktur organisasi
pada OMNI Medical Center Pulomas, yaitu :
1. President Director
a. Menyetujui penetapan budaya RS Omni Medical Center.
b. Menyetujui penetapan sistem-sistem yang akan digunakan oleh
Rumah Sakit.
c. Menyetujui struktur Rumah Sakit yang berlaku.
d. Menjaga agar semua aktivitas Rumah Sakit berjalan sesuai dengan
misi, kebijakan umum, program dan strategi, anggaran, peraturan dan
sistem-sistem yang telah ditetapkan.
e. Memberi keputusan atas segala hal yang bukan wewenang dari
bawahannya, sesuai dengan kebijakan dari PT SMM.
f. Menilai prestasi kerja dan kondisi para bawahan langsungnya.
g. Memberi peringatan lisan atau tertulis kepada bawahan langsungnya
mengenai pelaksanaan kerja maupun perilaku.
2. Director of Finance
a. Menetapkan sistem dan prosedur akuntansi yang sesuai untuk
diaplikasikan di rumah sakit.
b. Menetapkan prosedur kerja yang menyangkut seluruh kegiatan
keuangan dan akuntansi.
62
c. Menentukan kriteria rekruitmen di bidangnya sehingga terbentuk
keselarasan penugasan.
d. Mencari sumber dana yang termurah dan berdaya guna bagi
pembiayaan operasi rumah sakit :
‐ Menyetujui pengeluaran/ pembayaran. Pemberian discount,
penghapusan tagihan macet, serta penghapusan aktiva tetap sesuai
dengan batas memberi masukan kepada bagian pemasaran
mengenai hasil perhitungan harga pokok jenis-jenis pelayanan
kesehatan.
‐ Menjaga hubungan kerja yang baik dengan unit organisasi
lainnya.
‐ Menghadiri rapat berkala manajemen rumah sakit dengan
mempersiapkan bahan bahan yang perlu dibicarakan dalam
forum rapat dari bidangnya.
e. Menyetujui pengadaan barang-barang/ persedian keperluan rumah
sakit sesuai dengan ketentuan dan batas wewenang yang telah
ditetapkan.
f. Menyampaikan laporan keuangan dan laporan lainnya untuk
kepentingan intern maupun ekstern, seperti untuk kepentingan
perpajakan.
g. Menganalisa, menginterpretasi dan melaporkan mengenai kekayaan,
kewajiban keuangan, karekteristik dan komposisi biaya sebagai unsur
63
harga pokok tarif rumah sakit serta semua transaksi yang terjadi di
rumah sakit.
h. Memprakarsai rapat-rapat yang dianggap penting untuk diadakan
berdasarkan hasil deteksi melalui pencatatan yang dilakukan sehingga
keadaan keuangan tetap terjaga dengan baik.
i. Memberi peringatan lisan kepada para bawahannnya mengenai
pelaksanaan kerja dan perilaku.
j. Menginformasikan kepada bagian sumber daya manusia mengenai
perlunya dikirim surat peringatan tertulis kepada para bawahannya.
3. Director
a. Memberi persetujuan atas kebijakan, strategi program kerja yang
disusun oleh bawahan langsungnya masing-masing yang sesuai
dengan kebijakan umum yang telah ditetapkan dan disetujui oleh
Presiden Direktur Rumah Sakit.
b. Memberi usul atau saran kepada Presiden Direktur Rumah Sakit.
c. Memberikan wewenang kepada masing-masing Wakil Direktur
Rumah Sakit untuk pengeluaran biaya yang berhubungan dengan
Direktoratnya.
d. Mengajukan permohonan pengeluaran-pengeluaran serta hal-hal lain
diluar batas wewenangnya kepada Presiden Direktur Rumah Sakit.
e. Menyetujui anggaran investasi serta anggaran pendapatan dan belanja
rumah sakit yang berdasarkan hasl konsolidasi dari anggaran yang
64
dibuat setiap unit organisasi serta mengajukan kepada Presiden
Direktur Rumah Sakit
f. Menyetujui penetapan tarif pelayanan jasa rumah sakit.
g. Menerima, menempatkan, mempromosikan, melakukan degradasi,
memberhentikan karyawan Rumah Sakit, menentukan gaji dan
tunjangan karyawan serta kenaikan–kenaikan.
4. Internal Audit
a. Bertanggung jawab atas perencanaan pemeriksaan rutin dengan
membuat rencana kerja berdasarkan skala prioritas yang telah
ditetapkan pimpinan dan menindak lanjuti permintaan pemeriksaan
khusus dari pihak terkait agar pelaksanaan pemeriksaan dapat
berjalan lancar.
b. Bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan khusus dengan
berkoordinasi dengan pihak tekait untuk mencari dan mengumpulkan
data pendukung yang diperlukan atas indikasi penyelewengan untuk
membantu perusahaan mengambil keputusan atas tindakan yang harus
diambil.
c. Bertanggung jawab atas pemeriksaan laporan keuangan dengan
berkoordinasi dengan pihak terkait guna mendapatkan data keuangan
yang dibutuhkan dan melakukan validasi atas sampel yang telah
dipilih untuk memastikan laporan keuangan benar, akurat dan tidak
terdapat penyimpangan.
65
d. Bertanggung jawab atas tindak lanjut pengawasan, pemeriksaan dan
evaluasi pelaksanaan sistem dan prosedur operasional serta sistem
pendukung komputerisasi dengan berkoordinasi dengan pihak terkait
untuk penyusunan rekomendasi, sosialisasi sistem pendukung
komputerisasi (termasuk pelatihan jika diperlukan) dan melakukan
tindakan korektif atas berbagai penyimpangan yang ditemukan untuk
meningkatkan kepatuhan dan memperbaiki sistem dan prosedur
operasional yang telah ditetapkan.
e. Bertanggung jawab untuk pengembangan sistem dan prosedur
operasional dengan memberikan masukan kepada Direktur Utama
berdasarkan temuan pemeriksaan yang dilakukan agar dapat ditindak
lanjuti.
5. Deputy Director of Nursing
a. Memberikan pengarahan dan bimbingan pelaksanaan tugas
keperawatan
b. Melaksanakan penilaian kinerja tenaga keperawatan (sesuai
Kebijakan Rumah Sakit)
c. Mengkoordinasikan, mengawasi dan mengendalikan pelaksanaan dan
penggunaan peralatan keperawatan
d. Meminta informasi dan pengarahan kepada atasan
e. Menanda tangani surat dan dokumen yang ditetapkan menjadi
wewenang Wadir Keperawatan
66
f. Memberikan saran dan pertimbangan kepada atasan, khususnya yang
berkaitan dengan pelayanan keperawatan.
6. Manager Keuangan
a. Mengusulkan penyempurnaan sistem dan prosedur keuangan rumah
sakit.
b. Mengusulkan penghapusan piutang dan memberikan keringanan
pembayaran kepada pasien tidak mampu sesuai dengan batas
wewenang yang telah ditetapkan.
c. Mengusulkan metode dan cara pelaksanaan kerja yang efisien dan
efektif di bagiannya.
d. Mengusulkan metode dan cara pelaksanaan kerja yang efisien dan
efektif di bagiannya.
e. Mengurus masalah-masalah penagihan pasien.
f. Melakukan penilaian prestasi kerja dan konduite bagi para bawahan
langsungnya.
g. Memberi pengarahan/ nasehat/ teguran lisan kepada para
bawahannya.
h. Mengusulkan kenaikan gaji, pangkat, penggantian, pemindahan, dan
pengembangan bawahannya.
67
7. Kepala Bagian Unit Gawat Darurat (UGD)
a. Memberikan tugas kepada perawat agar memberikan asuhan
keperawatan berdasarkan kebutuhan pasien dan kebutuhan unit serta
mendokumentasikannya.
Yang perlu diperhatikan pimpinan:
a) Membuat jadwal dinas
b) Mengatur tenaga setiap hari
c) Serah terima pergantian shift
d) Memberikan informasi tentang peraturan, kebijakan yang harus
diperhatikan.
e) Mengenalkan tata kerja.
f) Memberikan orientasi perawat baru atau lama.
g) Membagi tugas harian/ tambahan baru atau lama.
h) Membagi tugas harian/ tambahan perawat.
i) Membuat KPI
j) Mengatur dan mengkoordinir jadwal rutin.
b. Mensupervisi dan mengevaluasi penampilan kerja perawat dalam
memberikan asuhan keperawatan, hubungan kerja dan pelayanan
yang efisien dan efektif.
Yang perlu diperhatikan perawat adalah:
a) Mengelola asuhan keperawatan.
b) Mengatur dan mengendalikan asuhan sesuai standar
c) Melaksanakan kebijakan, peraturan yang ditetapkan.
68
d) Mengikuti ronde keperawatan.
e) Mengecek renpra yang dibuat oleh perawat pelaksana.
f) Melaporkan tenaga keperawatan pindah, mengundurkan diri,
keluar, absen/ sakit ke asisten bidang keperawatan, dan direktur
Keperawatan.
g) Menyimpan file pribadi di setiap perawat.
h) Memberi penilaian terhadap ketrampilan yang dilaksanakan oleh
perawat dari ruangan lain
c. Memberikan asuhan keperawatan di unitnya dan bekerjasama dengan
tim medik dalam mengkoordinasikan kebutuhan pasien secara
keseluruhan.
Yang perlu diperhatikan:
a) Mengecek status pasien
b) Melaksanakan program dokter.
c) Melaporkan kondisi pada dokter ruangan/ dokter konsulen.
d) Mengecek persediaan obat-obatan pasien.
d. Mengidentifikasikan masalah pelayanan keperawatan dan membantu
dalam pemecahannya.
Yang perlu diperhatikan:
a) Mengatasi semua yang berkaitan dengan pelayanan keperawatan.
b) Menindaklanjuti hasil evaluasi unit lain (misalnya hasil
questionaire, complaint).
c) Bimbingan khusus pada perawat yang bermasalah.
69
e. Mengobservasi asuhan keperawatan dan mengunjungi pasien untuk
menjamin bahwa asuhan keperawatan diberikan sesuai dengan arahan
dan pengobatan yang diberikan sesuai dengan anjuran dokter.
a) Membimbing pelaksanaan asuhan keperawatan dari pasien masuk
sampai pulang.
b) Mengecek dokumen pasien.
c) Mengkaji perkembangan pasien.
f. Memelihara lingkungan yang aman dan nyaman bagi pasien.
Yang perlu diperhatikan:
a) Kerja sama dengan unit-unit yang terkait: house keeping/ cleaning
services
b) Memantau/ mengevaluasi hasil kerja house keeping untuk
mendukung kelancaran pelayanan keperawatan.
c) Menciptakan lingkungan yang aman dan nyaman bagi pasien dan
keluarga.
g. Mensupervisi penggunaan alat-alat khusus dan memberikan bantuan
dalam pengoperasian alat-alat tersebut bila dibutuhkan.
a) Mengatur dan memelihara inventaris ruangan.
b) Memelihara kelengkapan alat-alat siap pakai.
c) Memeriksa kelengkapan alat-alat yang dibutuhkan setiap hari di
ruangan rawat.
d) Mengenalkan/ melatih cara penggunaan alat kesehatan sesuai
standar kepada perawat.
70
e) Melaporkan sarana dan prasarana yang rusak.
f) Mengecek daftar pemakaian alat harian/ bulanan.
g) Mengevaluasi cara pemakaian alat apakah sesuai standar.
h. Menyusun/ mendokumentasikan asuhan keperawatan yang
professional dan manganjurkan pasien, keluarga untuk melaksanakan
teknik, metoda asuhan keperawatan di rumah setelah pasien pulang.
Yang perlu diperhatikan:
a) Pencatatan dan Pelaporan: laporan harian, dan kejadian luar biasa
dan mutu.
b) Mempersiapkan pasien yang akan pulang
c) Memberikan penyuluhan pada pasien dan keluarga.
d) Mempersiapkan pasien pindah (administrasi/ determinasi)
i. Mengarahkan, mempersiapkan dan memelihara catatan klinik pasien
(status pasien).
j. Menjamin tersedianya alat-alat medis, cairan dan inventory alat-alat
medis dan kesehatan lainnya sesuai standar.
Yang perlu diperhatikan:
a) Mengatur dan memelihara inventaris
b) Mensupervisi pelaksanaan asuhan keperawatan.
c) Memelihara kelengkapan alat-alat agar siap pakai
d) Menjaga kelengkapan alat
e) Melatih cara penggunaan alat
f) Mengajukan kebutuhan-kebutuhan akan sarana.
71
g) Memonitor menyalahgunakan alat
h) Melaporkan sarana dan prasarana yang rusak
i) Mengajukan dan mengintventarisasi permintaan alat-alat ruangan,
baik insidentil maupun tahunan.
j) Mengontrol pemakaian floor stock farmasi
k) Mengevaluasi standar kebutuhan peralatan ruangan.
k. Mengorientasikan perawat baru terhadap prosedur, peralatan,
ruangan-ruangan dan staf keperawatan.
Yang perlu diperhatikan:
a) Membuat evaluasi perawat yang selesai percobaan.
b) Mengevaluasi pelaksanaan SOP
c) Mengenalkan tata tertib dan tata kerja setempat kepada perawat
baru.
l. Menginstruksikan perawat agar melaksanakan asuhan keperawatan,
prosedur ketrampilan sesuai dengan standar dan prosedur serta
kebijakan dan penggunaan alat-alat sesuai dengan prosedur.
Yang perlu diperhatikan:
a) Melaksanakan perasat keperawatan sesuai SOP
m. Melakukan pertemuan dengan staf perawatan untuk mendiskusikan
kebutuhan-kebutuhan asuhan keperawatan pasien dan pelayanan RS
yang berkualitas.
Yang perlu diperhatikan:
72
a) Menyampaikan kebijakan-kebijakan baru yang ditentukan/
dikeluarkan oleh Direktur Keperawatan.
b) Menciptakan/ memelihara hubungan yang harmonis dengan
sesama karyawan
c) Mengadakan rapat ruangan setiap bulan dan rapat insidentil.
d) Menghadiri rapat kepala ruangan yang diadakan oleh Direktur
Keperawatan setiap hari Kamis, pukul 10.00 WIB, Minggu
I.II.III.IV
e) Menghadiri rapat koordinasi rawat inap setiap Kamis, pukul 10.00
WIB dan minggu ke IV yang diadakan oleh Direktur
keperawatan.
n. Mengevaluasi penampilan kerja perawat secara individual melalui
observasi, controling yang tiba-tiba dan confrence.
Yang perlu diperhatikan:
a) Mengatur cuti
b) Mengevaluasi pelaksanaan SOP.
c) Membuat jadwal dinas bulanan.
d) Menyimpan buku pengambilan nilai dan file pribadi.
e) Mengevaluasi pelaksanaan kegiatan sehari-hari.
f) Membuat evaluasi penampilan.
g) Melakukan pembinaan.
h) Menyimpan buku penilaian kinerja dan ketrampilan.
73
i) Membuat evaluasi karyawan yang tidak mematuhi masa kerja satu
tahun.
j) Memperhatikan performance perawat (misalnya kelengkapan
seragam dan atribut, kehadiran,dll).
k) Mengevaluasi kebutuhan tenaga perawat sesuai standar.
o. Meningkatkan pengembangan staf.
Yang perlu diperhatikan:
a) Memberikan nilai terhadap keterampilan.
b) Mengikuti jadwal rapat unit lain.
c) Mengikuti jadwal harian perawat untuk pengambilan nilai di
ruangan-ruangan khusus lainnya, untuk menilai dalam menambah
keterampilan.
d) Membimbing dan membina tenaga perawat.
e) Merencanakan peningkatan kualifikasi perawat (misalnya
mengusulkan pendidikan formal/ non formal sesuai dengan
kebutuhan keperawatan).
p. Mengadakan pertemuan dengan staf dan administrasi staf untuk
mendiskusikan pengoperasian unit dan training yang dibutuhkan oleh
staf dan memformulasikan program untuk meningkatkan unitnya
Yang perlu diperhatikan:
a) Mengatur jadwal/ memotivasi perawat untuk mengikuti program
pendidikan.
74
q. Membantu dalam pengembangan dan penyusunan anggaran untuk
unitnya.
Yang harus diperhatikan:
a) Membuat permintaan alat-alat ATK medik dan Non medik
b) Membuat budget ruangan setiap tahun
r. Membantu dalam penelitian yang berhubungan dengan peningkatan
asuhan keperawatan.
s. Dari segi manajemen Perencanaan:
a) Menyusun dan mengusulkan SOP di UGD, badan jasa SOP
medis.
b) Menyusun Rencana kerja, anggaran tahunan dan pengembangan
UGD.
c) Dari Management Pengorganisasian
a) Mengkombinasi unit kerja yang terkait dalam pelayanan
UGD antara lain Farmasi, Laboratorium, Radiologi.
b) Membuat prosedur dan koordinasi kerja yang efisien dan
efektif dengan unit-unit pelayanan di ruang perawatan ICU,
kamar bedah, Haemodialisa, kamar bersalin
c) Bersama-sama dengan bagian keuangan mengkoordinasi
prosedur di UGD.
d) Berkoordinasi dengan bagian gawat dearurat dinas
kesehatan DKI dan dengan unit berpartisipasi dalam
75
berbagai kegiatan yang diselenggarakan untuk mendukung
program pemerintah di bidang kesehatan.
t. Dari segi Managemen Kepemimpinan
a) Memotivasi, mengevaluasi, mengembangkan kemampuan tenaga
yang ada di UGD dengan membuat pertemuan berkala secara
periodic.
b) Mengusulkan pendidikan dan pelatihan bagi petugas di UGD
untuk meningkatkan ketrampilan petugas di UGD mengevaluasi
kegiatan di UGD dalam 1 tahun dengan adanya rapat rutin 1x
dalam 1 tahun: membahas seluruh kegiatan di UGD dan
membuat lapran bulanan berupa jumlah keuangan, jumlah pasien
rawat inap, rawat jalan, pasien emergency, fase emergency,
perwakilan ambulance, rujukan pasien KLL (kecelakaan lalu
lintas), KRT ( kecelakaan rumah tangga)
u. Dari segi Manajemen Pengawasan
a) Mengawasi dan menjaga agar pelayanan yang dilakukan sesuai
dengan Standar Operasional Prosedur mengenai pedoman
karya demi penanganan Kasus Gawat Darurat yang ada di
UGD.
b) Mengawasi dan menjaga atas ketersediaan, efektifitas dan
pengembangan alat medis untuk digunakan di ruang gawat
darurat dengan melakukan pengecekan secara
berkesinambungan serta berkoordinasi dengan pihak terkait
76
untuk pengadaan peralatan medis baru agar dapat mendukung
upaya dalam pelayanan gawat darurat dalam mencegah cacat
dan kelumpuhan.
c) Mengawasi dan menjaga atas ketersediaan alat-alat life saving
di ruang gawat darurat juga dalam pemakaian dan pergantian
alat-alat yang terlupakan.
d) Mengawasi atas berlangsungnya pelayanan operasional
ambulance UGD dengan mengkoordinir Tim dokter, Perawat
dan memusnahkan kelengkapan obat dan peralatan serta
kebersihan ambulance agar kebutuhan pasien dapat tertangani
dengan baik.
e) Mengawasi tertib administrasi pelayanan di UGD berupa
laporan jaga, kelengkapan rekam medis pasien selama
mendapat tindakan di UGD agar dapat digunakan sebagai
bukti/ pendukung untuk tindakan medis selanjutnya.
8. Bagian Rawat Inap
a. Membantu Kepala/ Wakil Bidang Pelayanan Medik dalam
menetapkan kebijakan dan standar mutu pelayanan rawat inap sesuai
dengan tujuan dan sasaran Rumah Sakit.
b. Membuat rencana/ program kerja serta anggaran tahunan bagian
Rawat Inap.
77
c. Membuat sistem dan prosedur pelaksanaan pelayanan rawat inap serta
mengawasi pelaksanaannya.
d. Merencanakan kebutuhan dan mengatur penugasan tenaga para medik
perawatan/ non perawatan secara efisien dan efektif, untuk kelancaran
pelayanan rawat inap.
e. Mengkoordinasi program atau aktivitas-aktivitas pelayanan di unit-
unit rawat inap yang meliputi pelaksanaan perawatan, pelayanan
medik dan non medik (perhotelan) guna tercapainya kepuasan pasien/
keluarga yang dirawat.
f. Membuat sistem dan prosedur kerjasama/ koordinatif dengan bagian
rawat jalan guna kelancaran pelayanan perawatan terpadu.
g. Membuat sistem dan prosedur kerjasama / koordinatif dengan bagian
tindak medik, bedah dan kebidanan, guna kelancaran pelayanan
perawatan terpadu.
h. Bersama bagian Umum Unit Akomodasi membuat sistem dan
prosedur kerjasama/ koordinatif, guna kelancaran pelayanan
perhotelan di bagian Rawat Inap.
i. Merencanakan, mengkoordinasikan, dan mengawasi kebutuhan-
kebutuhan perlengkapan medic di bagian rawat inap, serta mengawasi
penggunaanya secara efisien dan efektif.
j. Bersama Bidang Penunjang Medik. Bagian Radiologi dan Diagnostik
Elektromedik, membuat sistem dan prosedur kerjasama/ koordinatif
78
guna kelancaran pelayanan Radiologik dan Diagnostik Elektromedik
di unit-unit rawat inap.
k. Bersama bidang Penunjang Medik bagian Laboratorium, membuat
sistem dan prosedur kerjasama/ koordinatif guna kelancaran
pelayanan laboratorium di unit-unit rawat inap.
l. Bersama Bidang Penunjang medik bagian Farmasi, membuat sistem
dan prosedur kerjasama/ koordinatif, guna kelancaran pelayanan
farmasi di unit-unit rawat inap.
m. Mengadakan rapat kerja bagian secara berkala dengan semua
personilnya untuk instruksional dan mendiskusikan berbagai masalah
pelayanan medik/ non medik di unit-unit rawat inap.
n. Mengevaluasi secara berkala dan mengusulkan pengembangan
prestasi bawahan yang dipimpinnya.
o. Melaksanakan tindakan-tindakan administratif yang diperlukan demi
kelancaran pelayanan rawat inap sesuai dengan kebijkan Rumah
Sakit.
p. Menjadi penengah dalam penyelesaian masalah-masalah/
kesalahpahaman yang terjadi antara Dokter, perawat, karyawan
lainnya yang bekerja di unit-unit rawat inap, sesuai kemampuan dan
berat ringannya permasalahan.
q. Mengawasi kemungkinan terjadinya kelalaian medik dan malpraktek
di bagian Rawat inap, serta melaporkannya kepada kepala/ wakil
Bidang pelayanan medik.
79
r. Besama Biro Sekretariat, Unit Informasi medik, membuat prosedur
dan sistem kerjasama mengenai administrasi medik pelayanan rawat
inap.
s. Memanggil dokter yang bertanggung jawab medik teknis melalui
bagian rawat jalan unit pelayanan yang bersangkutan, bilamana ada
permasalahan di bidang teknis medis didalam unit-unit rawat inap.
t. Menjaga kelancaran pelayanan rawat inap (nursing care) di semua
unit yang bersangkutan dan mengupayakan penggunaan fasilitas
rawat inap dilakukan secara efisien dan efektif.
u. Membuat laporan-laporan berkala mengenai keseluruhan kegiatan
pelayanan rawat inap yang meliputi masalah kelancaran/ hambatan
pelayanan, kepersonalian, administrasi, sarana/ prasarana, data-data
statistik mengenai aktivitas rawat inap.
v. Bersama bidang penunjang Medik bagian Rehabililtasi, membuat
sistem dan prosedur kerjasama yang terpadu, guna kelancaran
pelayanan rawat inap.
w. Membantu kepala/ wakil bidang pelayanan medik dalam penyusunan
rencana kerja dan anggaran tahunan bidangnya.
x. Menjaga disiplin kerja bagiannya serta hubungan yang baik dengan
unit-unit organisasi lain.
y. Melaksanakan kegiatan-kegiatan lain sesuai dengan penugasan
atasan.
80
9. Kepala Bagian Farmasi
a. Dari Segi Manajemen Perencanaan :
a) Membantu Direktur Penunjang Medik dalam menyusun rencana
kerja dan anggaran tahunan bidangnya.
b) Membantu BSDM dalam menyeleksi karyawan yang diperlukan
untuk bagian laboratorium.
c) Bekerja sama dengan bagian Umum Unit Logistik dalam
pelaksanaan pengadaan alat-alat/ perlengkapan laboratorium
Rumah Sakit.
d) Memotivasi, mengevaluasi dan mengembangkan kemampuan
bawahan, serta secara berkala melaksanakan penilaian prestasi
kerja bagi bawahannya langsung.
b. Dari Segi Manajemen Pengorganisasian :
a) Menjaga disiplin kerja dan mengkoordinasikan pekerjaan di
bagian laboratorium serta hubungan kerja yang baik dengan unit-
unit organisasi lainnya.
b) Menyusun laporan-laporan berkala mengenai semua aktivitas dan
hasil pelaksanaan kegiatan laboratorium, serta menyampaikannya
kepada atasan.
c. Dari Segi Manajemen Kepemimpinan :
81
a) Melaksanakan kebijakan-kebijakan bidang penunjang medik yang
telah ditetapkan, khususnya yang berkaitan dengan bidang
laboratorium.
b) Mengelola kegiatan-kegiatan laboratorium yang mencakup
pembuatan perencanaan, pelaksanaan, pengawasan, penilaian
dan pengembangan.
c) Mengupayakan tersedianya pelayanan/ fasilitas laboratorium yang
lengkap dan berkualitas, sehingga dapat berjalan selaras dengan
kebutuhan-kebutuhan preventif/ kuratif di bidang kesehatan.
d) Mengikuti perkembangan kebijakan, peraturan dan prosedur-
prosedur yang ditetapkan direksi, pemerintah, atau organisasi
profesi yang berkaitan dengan kegiatan bagian Laboratorium.
d. Dari Segi Manajemen Pengawasan :
a) Menyusun, menetpakan dan menerapkan standar prosedur operasi
untuk tiap-tiap peralatan medis yang ada serta mengawasi
pelaksanaanya.
b) Menjaga hasil keluaran (Output) seoptimal mungkin yang
meliputi kualitas medis teknis dan non medis sesuai dengan
standar atau kebijakan yang berlaku di Rumah Sakit Omni
Medical Center.
c) Menjaga agar semua peralatan dan perlengkapan laboratorium
rumah sakit selalu dalam keadaan baik dan siap pakai
82
10. Kepala Bagian Farmasi
a. Dari Segi Manajemen Perencanaan :
Membantu Direktur Penunjang Medik dalam penyusun anggaran dan
rencana kerja serta perubahannya bila diperlukan.
b. Dari Segi Manajemen Pengorganisasian :
a) Bertanggung jawab akan pengadaan dan penyajian informasi
mengenai obat, bahan farmasi, alat kesehatan perihal manfaat,
efek samping, kontra indikasi, dosis dan lain-lain yang akurat dan
mutahir untuk semua pihak yang memerlukan didalam rumah
sakit.
b) Senantiasa mengikuti perkembangan obat, bahan farmasi dan alat
kesehatan serta peraturan pemerintah yang berkaitan dengan
farmasi.
c) Mengikuti perkembangan kebijakan, peraturan, prosedur yang
ditetapkan Direksi, Pemerintah atau Organisasi Profesi yang
berkaitan dengan kegiatan Bagian Farmasi.
d) Membina hubungan baik derngan pemasok atau distributor obat
dan alat-alat kesehatan agar pemesanan tidak mengalami
hambatan pengadaan serta mutu barang tersebut selalu dalam
kondisi baik.
e) Membuat laporan bulanan bagian Farmasi mengenai pendapatan,
pembelian serta utilisasi (jumlah lembar resep dan R/ ; jumlah
83
resep yang dilayani dari poliklinik, jumlah resep yang diantar ke
rumah pasien).
f) Membuat laporan bulanan penggunaan narkotika ke Dep. Kes.
dan BPOM
c. Dari Segi Manajemen Kepemimpinan :
a) Menjaga disiplin kerja dan mengkoordinasikan pekerjaan di
bagian Farmasi serta hubungan kerja yang baik dengan unit
organisasi lainnya.
b) Memotivasi, mengevaluasi dan mengembangkan kemampuan
bawahan secara berkala serta melaksanakan penilaian prestasi
kerja bagi bawahan langsungnya.
d. Dari Segi Manajemen Pengawasan :
a) Bertanggung jawab atas pengadaan, penyimpanan, penjualan,
distribusi dan pengawasan obat, bahan farmasi dan alat kesehatan
yang beredar di Rumah Sakit.
b) Mengkoordinasi dan mengawasi kegiatan pengadaan dan
penyimpanan obat, bahan farmasi dan alat kesehatan di gudang
dan penjualan di Apotik.
c) Mengatur dan memeriksa kelengkapan dan kebenaran laporan
yang dibuat oleh Koordinator Asisten Apoteker, Penanggung
Jawab Gudang Farmasi.
84
11. Bagian Billing
a. Menyiapkan arsip status pasien rawat inap sesuai dengan formulir
penerimaan pasien dan laporan kapasitas.
b. Membuat Nota Perhitungan Biaya Perawatan berdasarkan bukti-bukti
pembebanan dan daftar tarif yang berlaku.
c. Memeriksa/ mencocokkan jumlah pembebanan laporan masing-
masing unit dengan bukti-bukti pendukungnya.
d. Mencocokkan kebenaran masa perawatan, kelas dan tarif pasien rawat
inap berdasarkan formulir pendaftaran/ status penerimaan pasien
dengan LHKP, serta konfirmasi langsung dengan unit terkait.
e. Mendistribusikan Nota Perhitungan Biaya Perawatan yang telah
mendapat persetujuan dari Kepala Bagian ke Kasir secara periodik
baik setiap 10 hari untuk pasien Psychiatry dan 3 hari untuk pasien
Non Psychiatry atau pada saat pemulangan pasien.
f. Setiap bulan membuat Nota Tagihan Rawat Jalan dan menyerahkan
kepada unit penagihan setelah mendapatkan persetujuan kepala
bagian (1 bulan sekali untuk umum dan sebulan dua kali untuk
perusahaan).
g. Menyusun dan mendistribusikan laporan tagihan ke bagian
Akuntansi.
85
12. Bagian Kasir
a. Melakukan pengarsipan sementara semua bukti-bukti pembebanan
dan bukti-bukti pendukung lainnya untuk setiap pasien rawat inap.
b. Menerima pembayaran dari pasien baik tunai maupun dengan kartu
kredit, BG/ Cek/ NK hasil transfer melalui bagian penagihan.
c. Membuat Kwitansi dan Slip Bukti Kas/ Bank Masuk untuk setiap
penerimaan tersebut diatas, dan mendistribusikan sesuai yang telah
ditentukan.
d. Menerima slip-slip kredit dari semua unit pelayanan, untuk
selanjutnya menyerahkan ke bagian Keuangan (Sebagai dasar
pembuatan nota tagihan kepada pasien.
e. Menyimpan sementara uang tunai atau bentuk pembayaran lainnya di
dalam brangkas, dan menyetorkan kepada Kepala Kasir selambat-
lambatnya pada keesokan harinya
f. Secara berkala menyetorkan slip-slip pembayaran kartu kredit dan
menginstruksikan hasilnya untuk ditransfer ke rekening rumah sakit
di Bank Mandiri. Menerima merchant Copy dan Nota Kredit atas
hasil tersebut dan membuat Slip Bukti Bank Masuk
g. Membuat laporan rekap penerimaan dan pengeluaran kas/ non kas
kedalam laporan harian kasir, dan menyerahkan ke Kepala Kasir
bersama jumlah uang / Nota yang diterima
86
h. Mengarsip semua dokumen-dokumen yang menjadi kewajiban-
kewajiban (misalnya : Copy Laporan Harian Kasir, Copy Kwitansi,
Rekap Slip kartu kredit, slip bukti kas/ bank masuk/ keluar, dll)
i. Melakukan pengeluaran-pengeluaran uang berdasarkan slip-slip (Slip
Bukti Kas Keluar, Bon Sementara) yang telah disetujui oleh pihak
yang berwenang
j. Mendistribusikan dokumen-dokumen yang diterima/ dibuat sesuai
yang telah ditentukan (misalnya: Slip Bukti Kas/ Bank Masuk/
Keluar, kwitansi dll)
k. Melakukan registrasi penggunaan slip biaya dan kwitansi sesuai
dengan nomor urut tercetaknya untuk keperluan pengecekan
penerimaan dana.
3.2 Gambaran Umum Q-PRO
PT. Q-PRO SUKSES MANDIRI didirikan tahun 1999, Q-PRO merupakan
penyedia terkemuka untuk solusi IT dalam sistem Healthcare yang terintegrasi.
Penemu dan direktur dari Q-PRO adalah seorang konsultan dan Beliau merupakan
Business Process Reengineering Profesional, dengan berbagai pengalaman di
berbagai aspek pasar yang berbeda baik di indonesia dan luar negeri.
Q-PRO terdiri dari kumpulan Healthcare Profesional IT, masing-masing
dengan keahlian sendiri sangat berkembang dalam rekayasa perangkat lunak,
manajemen proyek, dll konsultasi, dengan track record yang terbukti dalam banyak
proyek di seluruh kepulauan Indonesia. Mereka berdedikasi untuk membantu
87
membangun solusi yang memberikan nilai benar dan keuntungan untuk memenuhi
tantangan yang dihadapi dalam pasar terbuka (global).
Misi dari Q-PRO sendiri adalah akan menjadi “strategic partner” untuk
industri kesehatan. Produk yang ditawarkan oleh Q-PRO merupakan produk yang
berkualitas tinggi dan sangat inovatif untuk solusi TI pada sistem healthcare yang
terintegrasi, selain itu Q-PRO juga menyesuaikan dengan budget tiap-tiap pelanggan
dan juga memberikan jaminan perlindungan terhadap investasi yang telah
dipercayakan pada Q-PRO.
Tujuan dari Q-PRO adalah untuk menjadi yang terdepan dalam menyediakan
solusi IT healtcare, Q-PRO berfokus pada pelanggan. Dengan selalu mengutamakan
tingkat tertinggi kepuasan yang didapat oleh tiap pelanggan. Q-PRO selalu
melakukan perbaikan terus-menerus hingga mencapai kepuasan pelanggan.
88
3.3 Length Of Effort
Tabel 3.3.1 Length of Effort
Tgl Waktu Kegiatan
Jumlah Jam
Kegiatan Peserta Materi Hasil Kegiatan
25 August
2010
08.00-17.00 8 jam Problem Diagnostic 1.Anggota Tim Proyek Internal
Melakukan Problem Diagnostic di bagian Laboratorium
Laporan Finding Problem bagian Laboratorium
26
August
2010
08.00-17.00 8 jam Problem Diagnostic 1. Anggota Tim Proyek Internal
Melakukan Problem Diagnostic di bagian Rawat Inap dan UGD
Laporan Finding Problem bagian Rawat Inap dan UGD
1 Sept 2010
08.00 – 17.00 8 jam Problem Diagnostic 1. Anggota Tim Proyek Internal
Melakukan Problem Diagnostic di bagian Billing dan Farmasi
Laporan Finding Problem bagian Billing dan Farmasi
2 Sept 2010
08.00 – 17.00 8 jam Pembagian Kuesioner
1. Anggota Tim Proyek Internal
Membagikan kuesioner mengenai tingkat resiko dar masalah-masalah yang sebelumnya telah ditermukan.
Hasil kuesioner
89
Tgl Waktu Kegiatan
Jumlah Jam
Kegiatan Peserta Materi Hasil Kegiatan
7 Sept 2010
08.00 – 17.00 8 jam Analisa SOP 1. Anggota Tim Proyek Internal
Menganalisa proses bisnis yang berjalan, dengan dan membandingkan dengan Modul
Konfirmasi kepada manager IT.
9 Sept 2010
08.00 – 17.00 8 jam Analisa Resiko 1. Anggota Tim Proyek Internal
Menganalisa finding, kuesioner, dan menentukan prioritas dari setiap masalah yang dihasilkan dalam problem diagnostic.
Laporan Analisa Resiko (FRAP)
15 Sept 2010
08.00 – 17.00 8 jam Streering Committee 1. Anggota Tim Proyek Internal 2. Direksi dan semua Deputy Director RS OMC
Membahas Problem Diagnostic yang telah ditemukan dan menentukan kebijakan.
Penentuan beberapa kebijakan baru dan keputusan menjalankan training.
20 Sept 2010
08.00 – 17.00 8 jam Training 1. Anggota Tim Proyek Internal 2. Mentor Pembimbing 3. User Accounting
Training untuk bagian Billing.
Laporan Fit/GAP bagian Billing
90
Tgl Waktu Kegiatan
Jumlah Jam
Kegiatan Peserta Materi Hasil Kegiatan
4. User Finance 5. User Kasir 6. User Billing
23 Sept 2010
08.00 – 17.00 8 jam Training 1. Anggota Tim Proyek Internal 2. Mentor pembimbing 3. User UGD 4. User Laboratorium 5. User Sekretariat
Training untuk bagian in UGD dan Laboratorium.
Laporan Fit/GAP bagian UGD dan Laboratorium
24 Sept 2010
08.00 – 17.00 8 jam Meeting 1. Anggota Tim Proyek Internal 2. Direksi RS OMC 3. Semua Deputy Director RS OMC 4. User dari semua divisi
Membahas GAP Analysis dari training di minggu pertama dan membuat beberapa kebijakan baru.
Laporan GAP Analysis part 1
27 Sept 2010
08.00 – 17.00 8 jam Training 1. Anggota Tim Proyek Internal 2. Mentor Pembimbing 3. User MR 4. User Sales 5. User Admission
Training untuk divisi Admission dan Keperawatan
GAP Analysis proses bisnis bagian Admission dan Keperawatan
91
Tgl Waktu Kegiatan
Jumlah Jam
Kegiatan Peserta Materi Hasil Kegiatan
6. User Keperawatan
29 Sept 2010
08.00 – 17.00 8 jam Training 1. Anggota Tim Proyek Internal 2. Mentor Pembimbing 3. User Farmasi 4. User Poliklinik 5. User Rekam Medis 6. User PDS
Training untuk bagian Farmasi.
GAP Analysis proses bisnis bagian Farmasi.
5 Okt 2010
08.00 – 17.00 8 jam Simulasi 1. Anggota Tim Proyek Internal 2. Mentor Pembimbing 3. Perwakilan User dan semua bagian
Melakukan simulasi dari semua bagian, mulai dari bagian Admission sampai dengan bagian Akuntansi.
Catatan hasil simulasi
6 Okt 2010
08.00 – 17.00 8 jam Meeting 1. Anggota Tim Proyek Internal 2. Direksi RS OMC 3. Seluruh Deputy Director RS OMC 4. Perwakilan User dari semua bagian.
Membuat keputusan untuk membuat beberapa kebijakan baru dan menentukan deadline pelaksanaan solusi masalah yang masih dapat diatasi.
Laporan GAP Analysis Final
92
Tgl Waktu Kegiatan
Jumlah Jam
Kegiatan Peserta Materi Hasil Kegiatan
7 Okt 2010
08.00 – 17.00 8 jam Controllling 1. Anggota Tim Proyek Internal
Memantau ke bagian UGD, Rawat Inap mengenai pelaksanaan solusi yang sudah diputuskan serta saran atas apa yang telah di usulkan.
Konfirmasi ke Internal Audit & Manajer IT
13 Okt 2010
08.00 – 17.00 8 jam Controlling 1. Anggota Tim Proyek Internal
Memantau ke bagian Farmasi, Laboratorium mengenai pelaksanaan solusi yang sudah diputuskan
Konfirmasi ke Internal Audit & Manajer IT
14 Okt 2010
08.00 – 17.00 8 jam Controlling 1. Anggota Tim Proyek Internal
Memantau deadline solusi di bagian Admission dan Billing.
Konfirmasi ke Internal Audit & Manager IT
27 Okt 2010
08.00 – 17.00 8 jam Controlling 1. Anggota Tim Proyek Internal
Melakukan pengecekan ke setiap bagian
Konfirmasi ke Internal Audit & Manager IT
28 Okt 2010
08.00 – 17.00 8 jam Controlling 1. Anggota Tim Proyek Internal
Melakukan pengecekan ke setiap bagian
Konfirmasi ke Internal Audit & Manager IT
29 Okt 08.00 – 17.00 8 jam Konsultasi 1. Anggota Tim Proyek Internal
Menyelesaikan Masalah- Berita Acara dari
93
Tgl Waktu Kegiatan
Jumlah Jam
Kegiatan Peserta Materi Hasil Kegiatan
2010 2. Consultant QPRO 3. Perwakilan bagian Akuntansi
masalah dari Beberapa Divisi yang Muncul.
Consultant
3 Nov 2010
08.00 – 17.00 8 jam Perancangan 1. Anggota Tim Proyek Internal
Menganalisa sekaligus menggambarkan prosedur rawat inap yang berjalan & seharusnya.
Detail Activity Diagram (DAD) Prosedur rawat inap
4 Nov 2010
08.00 – 17.00 8 jam Perancangan 1. Anggota Tim Proyek Internal
Menganalisa sekaligus menggambarkan prosedur rawat inap yang berjalan & seharusnya.
Detail Activity Diagram (DAD) Prosedur rawat inap
10 Nov 2010
08.00 – 17.00 8 jam Perancangan 1. Anggota Tim Proyek Internal
Menganalisa sekaligus menggambarkan prosedur rawat inap yang berjalan & seharusnya.
Detail Activity Diagram (DAD) Prosedur rawat inap
11 Nov 2010
08.00 – 17.00 8 jam Konsultasi 1. Anggota Tim Proyek Internal 2. Consultant QPRO
Melakukan training dengan pihak consultant dan mempelajari sistem untuk mengatasi masalah terkait.
Berita Acara dari Consultant
94
Tgl Waktu Kegiatan
Jumlah Jam
Kegiatan Peserta Materi Hasil Kegiatan
12 Nov 2010
08.00 – 17.00 8 jam Reporting 1. Anggota Tim Proyek Internal
Pembuatan Laporan Magang (Internship)
Laporan Magang kepada Manager IT
95
3.4 Narasi Proses Bisnis
Prosedur ini diawali dengan adanya permintaan pasien untuk menggunakan
jasa ambulance yang disediakan oleh Rumah Sakit OMC. Pasien yang menggunakan
jasa pemakaian ambulance, akan di-input kedalam menu pemakaian jasa ambulance.
Namun tidak ada tombol print pada menu pemakaian jasa ambulance. Untuk itu
pencatatan pemakaian jasa ambulance dilakukan secara manual melalui slip
pemakaian jasa ambulance sebanyak 3 (tiga) rangkap, sebagai laporan yang nantinya
akan diserahkan ke bagian Billing.
Setibanya pasien ke bagian UGD (Unit Gawat Darurat), perawat bagian UGD
(Unit Gawat Darurat) akan langsung meminta data pasien terlebih dahulu kepada
wali atau pengantar pasien yang bersangkutan. Selanjutnya perawat bagian UGD
(Unit Gawat Darurat) akan menerima identitas pasien, pasien lama akan
menyerahkan kartu pendaftaran sehingga perawat UGD hanya perlu mencari data
pasien berdasarkan nomor rekam medis yang tertera pada kartu pendaftaran,
sedangkan pasien baru menyerahkan (kartu tanda penduduk, baik pasien maupun
wali, dan penjamin) lalu perawat UGD akan meng-input data pasien pada menu
pendaftaran di modul UGD (Unit Gawat Darurat). Yang akan kami bahas disini
adalah pasien dengan penjamin instansi. Apabila pasien baru maka perawat UGD
akan mencetak lembar status pasien beserta kartu pendaftaran, kartu pendaftaran ini
kemudian akan diserahkan kepada pasien.
Setelah pasien terdaftar, maka pasien akan langsung ditangani oleh dokter
jaga di UGD (Unit Gawat Darurat). Setiap jenis pelayanan yang dilakukan baik obat
dan alat kesehatan akan di-input oleh bagian keperawatan UGD (Unit Gawat
96
Darurat), ke dalam menu transaksi di modul pelayanan UGD obat dan alkes, yaitu
menu obat dan alkes (Unit Gawat Darurat), pada saat melakukan input pemakaian
obat, terkadang masih tidak dapat di-input, hal ini menyebabkan data pemakaian
obat dan alkes yang seharusnya di-input pada menu pemakaian obat dan alkes di di-
input pada menu penjualan obat bebas. Namun apabila keperawatan UGD (Unit
Gawat Darurat) berhasil meng-input pada menu registrasi, masih ditemukan
beberapa item yang belum tersedia, sehingga menyebabkan adanya pemakaian obat
yang tidak tercatat. Pada saat melakukan penyimpanan data transaksi pemakaian
obat, data tersebut tidak dapat tersimpan seluruhnya. Untuk menghindari kehilangan
data, maka bagian keperawatan UGD akan melakukan pencatatan manual dengan
mencatatnya ke dalam slip pemakaian obat dan alkes.
Apabila pasien diharuskan untuk menjalani perawatan intensif oleh dokter,
maka perawat UGD akan membuat surat pengantar rawat inap, surat pengantar rawat
inap beserta lembar status pasien akan diantarkan ke bagian Admission rawat inap.
Admission rawat inap kemudian akan membuat surat penerimaan pasien
sebanyak 3 (tiga) rangkap berdasarkan surat pengantar rawat inap. Surat penerimaan
pasien rangkap 1 (satu) akan diberikan ke bagian Rekam medis, rangkap 2 (dua)
akan diberikan ke bagian Billing.
Setelah membuat surat penerimaan pasien, pasien kemudian akan diregistrasi
ke menu pendaftaran rawat inap (in patient) oleh Admission rawat inap (ruang kelas,
dokter, penjamin atau instansi yang menjaminnya, serta besarnya nilai plafon) dan
mencetak bukti pendaftaran sebanyak 3 (tiga) rangkap, rangkap 1 (satu) diberikan
97
kepada pasien, rangkap 2 (dua) akan dibagian ke bagian keperawatan (in patient) dan
rangkap 3 (tiga) kepada bagian Billing.
Setelah pasien tedaftar pada Admission rawat inap (in patient), maka perawat
rawat inap (in patient) akan langsung mengantarkan pasien ke ruangan berdasarkan
slip pendaftaran rawat inap. Apabila sudah cocok, maka pasien akan dibawa ke
ruangannya. Setelah itu perawat rawat inap akan membuka menu validasi sebagai
pembenaran bahwa pasien telah masuk kedalam ruangan. Apabila terdapat
ketidaksesuaian antara menu registrasi yang ditampilkan dengan slip pendaftaran
yang diterima maka perawat rawat inap akan melakukan konfirmasi ke bagian
Admission, Slip pendaftaran rawat inap rangkap 2 (dua) dan lembar status pasien
akan diarsipkan sementara.
Selama pasien dirawat, pasien akan diberikan pelayanan seperti jasa dokter.
Dokter yang melakukan pemeriksaan kepada pasien akan mencatat obat yang perlu
diberikan kepada pasien dengan mencatatnya ke dalam slip obat. Sedangkan untuk
jasa dokternya sendiri akan dicatat dalam slip jasa dokter rawat inap. Slip tersebut
terdiri dari 2 (dua) rangkap, yang keduanya akan diserahkan ke bagian Billing.
Untuk pemakaian obat dan alat kesehatan yang digunakan oleh dokter pada saat
melakukan pemeriksaan akan di-input pada menu obat dan alkes. Semua pelayanan
tersebut akan di-input ke dalam menu “transaksi rawat inap” (sebelumnya harus
memilih nomor registrasi pasien) data yang di-input terdiri dari tarif pelayanan/obat
dan alat kesehatan, data dokter, banyaknya pelayanan (quantity), pada saat
melakukan input, terdapat banyak harga pelayanan, obat dan alkes yang masih 0
(nol). Begitu juga pada saat peng-input-an selesai dilakukan (khusus pelayanan yang
98
sudah terdapat harganya), maka bagian keperawatan akan memilih tombol save agar
data tersebut tersimpan. Pada saat melakukan penyimpanan, data tersebut ternyata
tidak tersimpan. Hal ini menyebabkan perawat mencatat kembali secara manual di
slip kredit rawat inap sebanyak 4 (empat) rangkap untuk pemakaian obat dan alkes
dan juga untuk pelayanan transaksi-transaksi yang diberikan kepada pasien akan
diserahkan ke bagian Billing.
Slip obat yang diberikan oleh dokter rawat inap, akan di-input pada order
penunjang medis, dengan terlebih dahulu memilih order penunjang medisnya. Untuk
obat order penunjang medis dilakukan pada bagian Farmasi. Namun banyaknya item
yang tidak tersedia, dan terkadang tidak adanya tombol print maka order tersebut
akan dicatat secara manual sebanyak 4 (empat) rangkap dalam slip resep, 3 (tiga)
rangkap akan diberikan ke bagian Billing, sedangkan rangkap ke 4 (empat) akan
diarsipkan. Selama pasien masih dalam perawatan medis, bagian Admission tidak
boleh melakukan closing pasien.
Bagian Farmasi setiap harinya akan membuka menu pelayanan resep, jika
tedapat order, maka bagian Farmasi kemudian akan melakukan konfirmasi ke
perawat rawat inap yang melakukan order, kemudian akan membuka menu
pelayanan resep, dan meng-input order resep tersebut ke dalam transaksi order
resep. Rincian resep berisi detail transaksi berikut harganya, sedangkan salinan
hanya berisi detail transaksi. Pada saat membuat rincian resep untuk pasien baik
yang ditanggung oleh AsKes (DPHO) maupun penjamin di luar AsKes, dikenakan
margin yang berbeda dimana untuk AsKes (25%) sedangkan di luar AsKes
dikenakan margin sesuai kamar, begitu juga dengan harga dari tiap jenis obat
99
tersebut belum sesuai dengan harga kamar. Menu rincian resep belum ter-setting
sesuai dengan marginnya. Hal ini disebabkan proses pencatatan rincian resep
dilakukan secara manual untuk transaksi diluar AsKes. Terkadang pada saat bagian
Farmasi membuka menu pelayanan resep yang di-order dari bagian Keperawatan
rawat inap, tidak terdapat order. Hal ini menyebabkan pelayanan resep menjadi
terhambat dan perawat rawat inap diharuskan untuk melakukan konfirmasi ulang
melalui telepon untuk memberikan informasi ulang kepada Bagian Farmasi. Setelah
konfirmasi dilakukan, bagian Farmasi kemudian melakukan pencatatan secara
manual. Kemudian bagian farmasi akan membuat salinan resep dan rincian resep
secara manual. Setelah order resep direalisasi maka transaksi pemeriksaan tersebut
akan terakumulasi ke dalam tagihan rawat inap pasien. Setelah melakukan input baik
terkomputerisasi maupun manual, bagian Farmasi akan mencetak salinan resep dan
rincian resep sebanyak 3 (tiga) rangkap. Baik rincian resep maupun salinan resep
akan diberikan oleh transporter ke perawat rawat inap beserta dengan obat yang di-
order. Perawat rawat inap kemudian akan menerima rincian resep sebanyak 3 (tiga)
rangkap, rangkap 1 (satu) akan diberikan ke dokter yang menangani pasien tersebut
sedangkan rangkap 2 (dua) akan diberikan kepada pasien, sedangkan rangkap 3
(tiga) rincian resep akan diberikan ke bagian Billing
Bagian Farmasi selanjutnya melakukan approve atas order resep tersebut.
agar terakumulasi ke dalam tagihan rawat inap pasien, apabila order resep tidak
tersedia maka Bagian Farmasi akan melakukan konfirmasi ke bagian Billing.
Apabila terdapat obat yang diretur maka bagian Farmasi harus melakukan
pembatalan sesuai dengan nama dan jumlah obat yang diretur. Namun pada saat
100
melakukan unposting di menu order resep, transaksi order resep yang telah di
unposting ini kemudian akan di cetak sebanyak 2 (dua) rangkap dan akan diserahkan
ke bagian Billing, namun terjadi kesalahan pada jumlah stock yang mengakibatkan
jumlah stock tidak kembali ke kondisi awal, namun berkurang 2 (dua) kali.
Dokter akan terus melakukan pemantauan terhadap pasien dengan melakukan
pemeriksaan, apabila terdapat pasien yang memerlukan pemeriksaan lebih lanjut
seperti laboratorium, maka dokter akan mencatat pemeriksaan tersebut kedalam
sebuah memo pemeriksaan. sedangkan jasa dokter akan dicatat dalam slip jasa
kunjungan dokter.
Sesuai dengan memo pemeriksaan yang diberikan oleh dokter setelah
melakukan pemeriksaan, perawat rawat inap kemudian meng-input order
pemeriksaan tersebut pada menu transaksi rawat inap order penunjang medis.
Namun data tersebut tidak dapat di simpan sehingga order tersebut kemudian akan
dicatat ke slip kredit rawat inap sebanyak 4 (empat) rangkap. Rangkap akan
diserahkan ke bagian Billing. Jika data tidak tersedia, maka bagian rawat inap akan
melakukan konfirmasi kembali ke bagian Laboratorium, dan setelah itu Bagian
Laboratorium akan meng-input satu persatu order yang akan direalisasikan.
Bagian laboratorium setiap harinya akan memantau data order pemeriksaan
penunjang medis di menu transaksi penunjang medis. Jika terdapat order
pemeriksaan dari bagian keperawatan maka petugas laboratorium akan melakukan
konfirmasi ke bagian keperawatan yang melakukan order pemeriksaan penunjang
medis tersebut. Setelah konfirmasi dilakukan, maka bagian laboratorium akan
merealisasi order pemeriksaan di menu transaksi laboratorium rawat inap kemudian
101
akan mencetak bukti transaksi, apabila terdapat kasus dimana pasien harus menjalani
pemeriksaan dengan pelayanan lebih dari 1 (satu), bagian laboratorium harus meng-
input transaksi pelayanan tersebut satu persatu.
Setelah order pemeriksaan direalisasi maka transaksi pemeriksaan tersebut
terlebih dahulu di-approve agar terakumulasi ke dalam tagihan rawat inap pasien.
Dan setelah itu melakukan konfirmasi kepada bagian Billing. Apabila order resep
tidak tersedia maka bagian Laboratorium akan melakukan konfirmasi.
Lalu bagian laboratorium akan mendatangi kamar pasien untuk melakukan
pengambilan sample guna melakukan pemeriksaan di unit laboratorium untuk
mendapatkan hasil pemeriksaannya. Hasil pemeriksaan ini kemudian akan di-input
oleh petugas laboratorium ke menu hasil pemeriksaan, dan akan dicetak sebanyak 2
(dua) rangkap, keduanya akan diberikan ke dokter yang menangani pasien tersebut.
Setiap transaksi yang diberikan kepada pasien baik pelayanan di ruang rawat,
pelayanan di penunjang medis (laboratorium) maupun transaksi resep pasien akan
digabungkan ke dalam ringkasan tagihan pasien oleh bagian billing yang disebut
dengan interm bill. Apabila interm bill melebihi jumlah plafon maka akan dibuatkan
pemisahan interm bill antara tagihan yang ditanggung oleh pihak penjamin dan
interm bill yang akan dibayar oleh pasien yang didapat dari selisih antara
keseluruhan tagihan dengan besarnya plafon yang dijamin oleh pihak instansi.
Apabila pasien diperbolehkan untuk pulang oleh dokter yang merawatnya,
perawat akan membuat surat pengantar pulang yang harus dibawa oleh pasien ke
bagian billing sebagai syarat pasien harus melunasi final bill. Kemudian akan
menginformasikan rencana kepulangan pasien kepada bagian Billing.
102
Berdasarkan informasi tersebut bagian Billing akan membuat final bill
(gabungan seluruh interm bill yang pernah dibuat selama pasien dirawat).
103
3.5 Workflow Table Rumah Sakit OMC
Tabel 3.5.1 Workflow Table
Actor Activity
Pasien
Perawat UGD
Komputer
Perawat UGD
Komputer
Perawat UGD
Komputer
Perawat UGD
Menerima Order Jasa Ambulance
1. Melakukan order pemakaian jasa ambulance
2. Menerima order pemakaian jasa ambulance
3. Memilih menu pemakaian jasa ambulance
4. Menampilkan menu pemakaian jasa ambulance
5. Meng-input pemakaian jasa ambulance
6. Memilih tombol save
7. Menyimpan jasa pemakaian ambulance
8. Memilih tombol print
9. Mencetak slip pemakaian jasa ambulance 3 (tiga)
rangkap
10. Menyerahkan slip jasa pemakaian ambulance 3
(tiga) rangkap ke bagian Billing
11. Jika tidak ada tombol print, mencatat jasa
ambulance ke slip pemakaian jasa ambulance
dengan tembusan 3 (tiga) rangkap
12. Menyerahkan slip pemakaian jasa ambulance
sebanyak 3 (tiga) rangkap ke bagian Billing
Perawat UGD
Melakukan registrasi pasien
13. Menerima kedatangan pasien
14. Menanyakan status pasien
104
Actor Activity
Pasien
Perawat UGD
Komputer
Perawat UGD
Komputer
Perawat UGD
Komputer
Perawat UGD
Komputer
Perawat UGD
Komputer
Perawat UGD
15. Memberikan identitas
16. Memilih menu registrasi pasien
17. Menampilkan menu regitrasi pasien
18. Jika pasien baru, Meng-input data pasien
19. Meng-input penjamin dan nilai plafon
20. Memilh tombol save
21. Menyimpan data pasien
22. Memilih tombol print
23. Mencetak lembar status pasien
24. Mengarsip lembar status pasien dan menyerahkan
kartu pendaftaran untuk pasien baru
25. Jika pasien lama, memilih nomor rekam medis
26. Menampilkan data pasien
27. Memilih tombol print
28. Mencetak lembar status pasien
29. Mengarsip lembar status pasien
Dokter
Perawat UGD
Melayani pasien
30. Melakukan pemeriksaan medis
31. Mencatat pemakaian obat dan anjuran pemindahan
pasien ke rawat inap pada memo
32. Memberikan memo kepada Perawat UGD
33. Menerima memo dari dokter
105
Actor Activity
Perawat UGD
Komputer
Perawat UGD
Komputer
Perawat UGD
Komputer
Perawat UGD
Komputer
Perawat UGD
Komputer
34. Memilih menu transaksi UGD pemakaian obat dan
alkes
35. Menampilkan menu obat dan alkes
36. Memilih nomor rekam medis
37. Meng-input jenis pelayanan obat dan alkes ke
dalam menu pelayanan UGD
38. Memilih tombol save
39. Menyimpan pelayanan obat dan alkes
40. Memilih tombol print
41. Mencetak slip pelayanan obat dan alkes
42. Mencatat jasa dokter dalam slip jasa kunjungan
dokter dengan tembusan 2 (dua) rangkap
43. Memberikan slip pelayanan UGD dan slip jasa
dokter 2 (dua) rangkap ke bagian Billing
44. Jika obat dan alkes tidak tersedia pada menu
pelayanan UGD, memilih menu penjualan obat
bebas
45. Menampilkan menu penjualan obat bebas
46. Meng-input pemakaian obat dan alkes pada menu
penjualan obat bebas
47. Memilih tombol save
48. Menyimpan pelayanan obat dan alkes
106
Actor Activity
Perawat UGD
Komputer
Perawat UGD
49. Memilih tombol print
50. Mencetak slip pelayanan obat dan alkes
51. Mencatat jasa dokter dalam slip jasa kunjungan
dokter dengan tembusan 2 (dua) rangkap
52. Memberikan slip pelayanan UGD dan jasa dokter 2
(dua) rangkap ke bagian Billing
53. Jika tidak tersedia, pemakaian obat dan
alkesdicatat ke dalam slip resep dengan tembusan 2
(dua) rangkap
54. Mencatat jasa dokter dalam slip jasa kunjungan
dokter dengan tembusan 2 (dua) rangkap
55. Memberikan slip pelayanan UGD dan slip jasa
dokter 2 (dua) rangkap ke bagian Billing
Perawat UGD
Komputer
Perawat UGD
Pasien
Perawat UGD
Membuat surat pengantar
56. Memilih menu pendaftaran pasien
57. Menampilkan menu pendaftaran
58. Mencatat surat persetujuan rawat inap (sebagai
surat pengantar)
59. Meminta persetujuan dari pihak pasien ataupun
wali
60. Memberi persetujuan
61. Mengantarkan lembar status pasien dan surat
107
Actor Activity
Perawat UGD persetujuan rawat inap ke bagian Admission
Admission Rawat Inap
Menerima Pasien Rawat Inap
62. Menerima lembar status pasien dan surat
persetujuan rawat inap dari perawat UGD
63. Membuat surat penerimaan pasien sebanyak 3
(tiga) rangkap
64. Mengantarkan surat penerimaan pasien rangkap 1
(satu) kepada bagian rekam medis
65. Surat penerimaan pasien rangkap 2 (dua) ke bagian
Billing
66. Surat penerimaan pasien rangkap 3 (tiga)
diarsipkan
67. Lembar status pasien dan surat persetujuan rawat
inap diarsipkan
Admission Rawat Inap
Komputer
Admission Rawat Inap
Komputer
Admission Rawat Inap
Komputer
Melakukan registrasi rawat inap
68. Memilih menu pendaftaran rawat inap
69. Menampilkan menu pendaftaran rawat inap
70. Meng-input data pendaftaran rawat inap
71. Memilih tombol save
72. Menyimpan data pendaftaran rawat inap
73. Memilih tombol print
74. Mencetak bukti pendaftaran rawat inap sebanyak 3
108
Actor Activity
Admission Rawat Inap
(tiga) rangkap
75. Mengirim bukti pendaftaran rawat inap rangkap 1
(satu) ke pasien
76. Mengirim bukti pendaftaran rawat inap rangkap 2
(dua) dan lembar status pasien ke perawat rawat
inap
77. Mengirim bukti pendaftaran rawat inap rangkap 3
(tiga) ke bagian Billing
Perawat Rawat Inap
Komputer
Perawat Rawat Inap
Komputer
Perawat Rawat Inap
Komputer
Mengantarkan pasien ke ruangan
78. Menerima bukti pendaftaran rawat inap rangkap 2
(dua) dan lembar status pasien dari admission
rawat inap
79. Mengantarkan pasien ke ruang
80. Memilih menu validasi registrasi
81. Menampilkan menu validasi registrasi
82. Memilih menu registrasi pasien
83. Mengecek kesesuaian antara data regstrasi dengan
keberadaan pasien
84. Memilih tombol validasi
85. Melakukan validasi registrasi
86. Memilih tombol save
87. Menyimpan data validasi
109
Actor Activity
Perawat Rawat Inap
Komputer
Perawat Rawat Inap
Komputer
Perawat Rawat Inap
88. Mengarsip bukti pendaftaran rawat inap rangkap 2
(dua) dan lembar status pasien dari admission
89. Jika tidak sesuai, melakukan konfirmasi ke
admission rawat inap
90. Memilih tombol validasi
91. Melakukan validasi registrasi
92. Memilih tombol save
93. Menyimpan data validasi
94. Mengarsip bukti pendaftaran rawat inap rangkap 2
(dua) dan lembar status pasien dari admission
Dokter
Perawat Rawat Inap
Komputer
Perawat Rawat Inap
Komputer
Perawat Rawat Inap
Komputer
Melakukan pemeriksaan rawat inap
95. Melakukan pemeriksaan medis
96. Mencatat obat yang perlu diberikan dalam slip obat
97. Mencatat jasa dokter dalam slip kunjungan dokter
dengan tembusan 2 (dua) rangkap
98. Memilih menu pemakaian obat dan alkes
99. Menampilkan menu obat dan alkes
100. Meng-input pemakaian obat dan alkes
101. Memilih tombol save
102. Menyimpan pemakaian obat dan alkes
103. Memilih tombol print
104. Mencetak slip pemakaian obat dan alkes
110
Actor Activity
Perawat Rawat Inap 105. Memberikan kepada bagian Billing slip jasa dokter
rawat inap sebanyak 2 (dua) rangkap dan
pemakaian obat dan alkes sebanyak 4 rangkap
106. Jika data tidak tersimpan, mencatat pemakaian
obat dan alkes dalam slip kredit rawat inap
107. Memberikan kepada bagian Billing slip jasa dokter
rawat inap sebanyak 2 (dua) rangkap dan
pemakaian obat dan alkes sebanyak 4 (empat)
rangkap
Dokter
Perawat Rawat Inap
Komputer
Perawat Rawat Inap
Komputer
Perawat Rawat Inap
Komputer
Perawat Rawat Inap
Melakukan pelayanan obat
108. Menyerahkan slip obat kepada perawat rawat inap
109. Menerima slip obat
110. Memilih menu order penunjang medis
111. Menampilkan menu order penunjang medis
112. Memilih order penunjang medis
113. Meng-input data order resep
114. Memilih tombol save
115. Menyimpan data order resep
116. Jika ada tombol print, memilih tombol print
117. mencetak order resep sebanyak 4 (empat) rangkap
118. Mengirim (order resep/slip kredit) rawat inap 3
(tiga) rangkap ke bagian Billing
111
Actor Activity
Perawat Rawat Inap
119. (Order resep/slip kredit rawat inap) rangkap ke 4
(empat) akan diarsipkan
120. Tidak ada tombol print, mencatat jenis pelayanan
pada slip kredit rawat inap dengan tembusan 4
(empat) rangkap
121. Mengirim (order resep/slip kredit) rawat inap 3
(tiga) rangkap ke bagian Billing
122. (Order resep/slip kredit rawat inap) rangkap ke 4
(empat) akan diarsipkan
123. Jika item tidak lengkap, mencatat jenis pelayanan
pada slip kredit rawat inap dengan tembusan 4
(empat) rangkap
124. Mengirim (order resep/slip kredit) rawat inap 3
(tiga) rangkap ke bagian Billing
125. (Order resep/slip kredit rawat inap) rangkap ke 4
(empat) akan diarsipkan
Bagian Farmasi
Komputer
Bagian Farmasi
Perawat Rawat Inap
Membuat bukti transaksi resep
126. Memilih menu pelayanan resep
127. Menampilkan menu pelayanan resep
128. Jika data tersedia, melakukan konfirmasi order
resep
129. Membenarkan adanya order
112
Actor Activity
Bagian Farmasi
Komputer
Perawat Rawat Inap
Komputer
Perawat Rawat Inap
Komputer
Transporter
Perawat Rawat Inap
130. Memilih transaksi order resep
131. Melakukan input transaksi resep berdasarkan
order tersebut ke dalam pelayanan resep
132. Memilih penjamin
133. Memilih tombol save
134. Menyimpan transaksi resep
135. Jika askes, memilih tombol print salinan resep
136. Mencetak salinan resep
137. Memilih tombol print rincian resep
138. Mencetak rincian resep 3 (tiga) rangkap
139. Memberikan obat dan alkes,salinan resep dan
rincian resep 3 (tiga) rangkap kepada transporter
140. Menerima obat dan alkes, salinan resep dan
rincian resep 3 (tiga) rangkap
141. Mengirim obat dan alkes, salinan resep dan
rincian resep 3 (tiga) rangkap ke perawat rawat
inap
142. Menerima obat dan alkes, salinan resep dan
rincian resep 3 (tiga) rangkap dari transporter
143. Mengirim rincian resep rangkap 1 (satu) ke dokter
144. Mengirim rincian resep rangkap 2 (dua) dan obat
ke pasien
113
Actor Activity
Perawat Rawat Inap
Bagian Farmasi
Bagian Farmasi
Transporter
Perawat Rawat Inap
145. Mengirim rincian resep rangkap 3 (tiga) ke bagian
Billing
146. Mengarsip salinan resep
147. Jika data tidak tersedia, melakukan konfirmasi
bahwa adanya order resep
148. Membuat salinan resep dan rincian resep sebanyak
3 (tiga) rangkap
149. Memberikan obat dan alkes,salinan resep dan
rincian resep 3 (tiga) rangkap kepada transporter
150. Menerima obat dan alkes, salinan resep dan
rincian resep 3 (tiga) rangkap
151. Mengirim obat dan alkes, salinan resep dan
rincian resep 3 (tiga) rangkap ke perawat rawat
inap
152. Menerima obat dan alkes, salinan resep dan
rincian resep 3 (tiga) rangkap dari transporter
153. Mengirim rincian resep rangkap 1 (satu) ke dokter
154. Mengirim rincian resep rangkap 2 (dua) dan obat
ke pasien
155. Mengirim rincian resep rangkap 3 (tiga) ke bagian
Billing
156. Mengarsip salinan resep
114
Actor Activity
Perawat Rawat Inap
Transporter
Perawat Rawat Inap
157. Jika bukan askes, membuat salinan resep dan
rincian resep sebanyak 3 (tiga) rangkap
158. Memberikan obat dan alkes,salinan resep dan
rincian resep 3 (tiga) rangkap kepada transporter
159. Menerima obat dan alkes, salinan resep dan
rincian resep 3 (tiga) rangkap
160. Mengirim obat dan alkes, salinan resep dan
rincian resep 3 (tiga) rangkap ke perawat rawat
inap
161. Menerima obat dan alkes, salinan resep dan
rincian resep 3 (tiga) rangkap dari transporter
162. Mengirim rincian resep rangkap 1 (satu) ke dokter
163. Mengirim rincian resep rangkap 2 (dua) dan obat
ke pasien
164. Mengirim rincian resep rangkap 3 (tiga) ke bagian
Billing
165. Mengarsip salinan resep
Bagian Farmasi
Komputer
Bagian Farmasi
Melakukan validasi order farmasi
166. Memilih transaksi resep
167. Menampilkan transaksi resep
168. Memilih nomor order resep
169. Melakukan approval atas transaksi
115
Actor Activity
Komputer
Bagian Farmasi
170. Approved transaksi
171. Melakukan konfirmasi ke bagian Billiing melalui
telepon
172. Jika order tidak tersedia, melakukan konfirmasi
melalui telepon
Perawat Rawat Inap
Bagian Farmasi
Komputer
Bagian Farmasi
Komputer
Bagian Farmasi
Komputer
Bagian Farmasi
Melakukan retur resep
173. Melakukan konfirmasi ke bagian Farmasi
174. Memilih menu order resep
175. Membuka menu order resep
176. Memilih nomor order resep
177. Memilih tombol unposting
178. Memilih tombol save
179. Menyimpan retur resep
180. Memilih tombol print
181. Mencetak order resep yang telah di retur sebanyak
2 (dua) rangkap
182. Order resep yang telah di retur sebanyak 2 (dua)
rangkap akan diberikan kepada bagian Billing
Dokter
Melakukan pemeriksaan rawat inap
183. Melakukan pemeriksaan medis
184. Mencatat order pemeriksaan pada memo
pemeriksaan rawat inap
116
Actor Activity
Perawat Rawat Inap 185. Mencatat slip jasa dokter 2 (dua) rangkap
186. Memberikan kepada bagian Billing slip jasa dokter
rawat inap sebanyak 2 (dua) rangkap
Dokter
Perawat Rawat Inap
Komputer
Perawat Rawat Inap
Komputer
Perawat Rawat Inap
Komputer
Perawat Rawat Inap
Melakukan order pemeriksaan laboratorium
187. Memberikan memo pemeriksaan ke perawat rawat
inap
188. Menerima memo dari dokter
189. Memilih menu transaksi order penunjang medis
190. Menampilkan menu transaksi order penunjang
medis
191. Memilih order penunjang medis
192. Meng-input data order pemeriksaan laboratorium
193. Memilih tombol save
194. Jika data tersimpan, menyimpan data order resep
195. Memilih tombol print
196. Mencetak order resep sebanyak 4 (empat)
rangkap
197. Mengirim (order laboratorium/slip kredit rawat
inap) rawat inap 3 (tiga) rangkap ke bagian Billing
198. (Order laboratorium/slip kredit rawat inap)
rangkap ke 4 (empat) rangkap akan diberikan
kepada perawat
117
Actor Activity
Perawat Rawat Inap 199. Tidak ada tombol save, Mencatat jenis pelayanan
pada slip kredit rawat inap dengan tembusan 4
(empat) rangkap
200. Mengirim (order laboratorium/slip kredit rawat
inap) rawat inap 3 (tiga) rangkap ke bagian Billing
201. (Order laboratorium/slip kredit rawat inap)
rangkap ke 4 (empat) akan diarsipkan
Petugas Laboratorium
Komputer
Petugas laboratorium
Perawat Rawat Inap
Petugas Laboratorium
Komputer
Petugas Laboratorium
Komputer
Membuat Bukti Pemeriksaan Laboratorium
202. Memilih menu pelayanan laboratorium
203. Menampilkan menu pelayanan laboratorium
204. Jika data tersedia, melakukan konfirmasi order
pemeriksaan laboratorium
205. Membenarkan adanya order pemeriksaan
laboratorium
206. Memilih transaksi order pemeriksaan laboratorium
207. Melakukan input pemeriksaan laboratorium
berdasar order ke dalam pelayanan laboratorium
208. Memilih penjamin
209. Memilih tombol save
210. Menyimpan transaksi pemeriksaan laboratorium
211. Jika askes, memilih tombol print
212. Mencetak nota laboratorium 3 (tiga) rangkap
118
Actor Activity
Petugas Laboratorium
Perawat Rawat Inap
Petugas Laboratorium
213. Memberikan nota laboratorium sebanyak 2 (dua)
rangkap ke bagian Billing
214. Mengarsip nota laboratorium rangkap 3 (tiga)
215. Jika data tidak tersedia, melakukan konfirmasi
bahwa adanya order pemeriksaan laboratorium
216. Membuat nota laboratorium 3 (tiga) rangkap
217. Memberikan nota laboratorium sebanyak 2 (dua)
rangkap ke bagian Billing
218. Mengarsip nota laboratorium rangkap ke 3 (tiga)
219. Jika bukan askes , membuat nota laboratorium 3
(tiga) rangkap
220. Memberikan nota laboratorium sebanyak 2 (dua)
rangkap ke bagian Billing
221. Mengarsip nota laboratorium rangkap ke 3 (tiga)
Bagian Farmasi
Komputer
Bagian Farmasi
Komputer
Bagian Farmasi
Melakukan validasi order pemeriksaan
laboratorium
222. Memilih transaksi order laboratorium
223. Menampilkan transaksi laboratorium
224. Memilih nomor order laboratorium
225. Melakukan approval atas transaksi
226. Approved transaksi
227. Melakukan konfirmasi ke bagian Billiing melalui
119
Actor Activity
Bagian Farmasi
Telepon
228. Jika order tidak tersedia, melakukan konfirmasi
melalui telepon
Petugas Laboratorium
Komputer
Petugas Laboratorium
Komputer
Petugas Laboratorium
Komputer
Petugas Laboratorium
Melakukan pemeriksaan laboratorium
229. Mendatangi kamar pasien
230. Melakukan pengambilan sample
231. Memeriksa hasil sample
232. Membuka menu hasil pemeriksaan
233. Menampilkan menu hasil pemeriksaan
234. Meng-input hasil pemeriksaan
235. Memilih tombol save
236. Menyimpan hasil pemeriksaan
237. Memilih tombol print
238. Mencetak hasil pemeriksaan sebanyak 2 (dua)
rangkap
239. Hasil pemeriksaan 2 (dua) rangkap akan
diberikan kepada dokter
Bagian Billing
Membuat interm bill
240. Menerima slip pemakaian jasa ambulance
sebanyak 3 (tiga) rangkap dari perawat UGD
241. Menerima slip pelayanan UGD dan slip jasa
dokter sebanyak 2 (dua) rangkap dari bagian
120
Actor Activity
Bagian Billing
UGD
242. Menerima surat penerimaan pasien rangkap 2
(dua) dari perawat UGD
243. Menerima bukti pendaftaran rawat inap rangkap
3 (tiga) dari perawat rawat inap
244. Menerima slip jasa dokter rawat inap sebanyak 2
(dua) rangkap
245. Menerima order resep sebanyak 3 (tiga) rangkap
dari perawat rawat inap
246. Menerima rincian resep rangkap 3 (tiga) dari
bagian Farmasi
247. Menerima retur resep sebanyak 2 (dua) rangkap
dari bagian Farmasi
248. Menerima slip jasa dokter rawat inap sebanyak 2
(dua) rangkap untuk menganjurkan obat yang
harus diberikan kepada pasien
249. Menerima slip kredit rawat inap untuk order
pemeriksaan laboratorium sebanyak 3 (tiga)
rangkap dari perawat rawat inap
250. Menerima nota laboratorium 2 (dua) rangkap dari
petugas laboratorium
251. Mengakumulasi total biaya
121
Actor Activity
Bagian Billing
Komputer
Bagian Billing
Komputer
Bagian Billing
Komputer
Bagian Billing
Komputer
Bagian Billing
Komputer
Bagian Billing
252. Meng-input seluruh pelayanan jasa dokter , obat
dan alkes, dan penunjang medis
253. Menghitung nilai plafon
254. Menghitung selisih total tagihan dengan nilai
plafon
255. Membuka menu interm bill
256. Menampilkan menu interm bill
257. Meng-input interm bill untuk pasien
258. Memilih tombol save
259. Menyimpan interm bill untuk pasien
260. Memilih tombol print
261. Mencetak interm bill untuk pasien
262. Meng-input interm bill untuk penjamin
263. Memilih tombol save
264. Menyimpan interm bill untuk instansi sebanyak 4
(empat) rangkap
265. Memilih tombol print
266. Mencetak interm bill untuk penjamin sebanyak 4
(empat) rangkap
267. Mengarsip dokumen
Dokter
Melayani pemulangan pasien
268. Memberitahukan bahwa pasien diperbolehkan
122
Actor Activity
Perawat rawat inap
Pasien
Perawat Rawat inap
pulang
269. Membuat surat pengantar pulang
270. Memberikan surat pengantar pulang kepada
pasien
271. Menerima surat pengantar pulang
272. Melakukan konfirmasi ke bagian Billing
Bagian Billing
Komputer
Bagian Billing
Komputer
Bagian Billing
Komputer
Bagian Billing
Membuat final bill
273. Menerima konfirmasi
274. Memilih menu final bill
275. Menampilkan menu final bill
276. Memilih nomor rekam medis dan melakukan
verifikasi
277. Memilih tombol save
278. Menyimpan final bill
279. Memilih tombol print
280. Mencetak final bill 4 (empat) rangkap
281. Memberikan final bill rangkap ke 1 (satu) dan ke
2 (dua) serta interm bill rangkap ke 1(satu) dan
ke 2 (dua) kepada kasir
282. Memberikan final bill rangkap ke 3 (tiga) dan
interm bill rangkap 3 (tiga) akan diberikan
kepada bagian Akuntansi
123
Actor Activity
Bagian Billing 283. Memberikan final bill rangkap ke 4 (empat) dan
interm bill rangkap 4 (empat)diberikan kepada
bagian Finance
124 3.6 Detail Activity Diagram
125
126
127
128
{suratpenerimaanpasien}
{suratpenerimaanpasien}
Admission Rawat Inap
62. Menerima lembarstatus pasien
dan surat persetujuanrawat inap dariperawat UGD
63. Membuat surat penerimaanpasien sebanyak3 (tiga) rangkap
64. Mengantarkan suratpenerimaan pasien
rangkap 1 (satu) kepadabagian rekam medis
65. Mengantarkan surat penerimaan pasienrangkap 2 (dua)ke bagian Billing
66. Surat penerimaan pasien rangkap 3 (tiga) diarsipkan
{lembarstatuspasien}
{suratpersetujuanrawat inap}
{suratpenerimaanpasien} 1
23
67. Mengarssip lembar status pasiendan surat persetujuan rawat inap
{lembarstatuspasien}
{suratpersetujuanrawat inap}
(diarsipkan)(diarsipkan)
Gambar 3.6.5Detailed Activity Diagram – Menerima Pasien Rawat Inap
Rumah Sakit OMC Pulomas
129
130
131
132
133
134
135
136
v
137
138
139
140
141
142
143
144
3.7 Finding
Pada saat melakukan problem diagnostic, terdapat beberapa permasalahan yang
dirangkum dalam tabel dibawah ini, setiap masalah yang ditemukan, kemudian
dibagi kedalam beberspa kategori, yaitu people, application, dan business process.
Berikut penggambarannya:
3.7.1 Tabel Finding
# Department Finding Category
1 UGD (Unit Gawat
Darurat)
Pasien yang berobat langsung di UGD (Unit
Gawat Darurat), pada saat perawat UGD
melakukan input atas pemakaian obat, dengan
memilih nomor registrasi pasien terlebih dahulu,
transaksi tersebut tidak dapat di-input pada menu
tersebut, sehingga input atas transaksi tersebut
dilakukan dengan menu penjualan bebas.
People
2 UGD (Unit Gawat
Darurat)
Pada menu transaksi pemakaian jasa ambulance
sudah dapat dilakukan pada menu UGD ( Unit
Gawat Darurat), tetapi tidak ada tombol untuk
print.
Application
3 UGD (Unit Gawat
Darurat)
Pada saat input transaksi di menu UGD , data
sudah di-input dan di-save, namun ketika di-close
dan di-open kembali, data tersebut tidak
tersimpan (empty transaksi).
Application
145
# Department Finding Category
4 UGD (Unit Gawat
Darurat)
Sebagian item yang tidak muncul pada menu
pemakaian obat dan alkes , sehingga pada saat
perawat bagian UGD ingin melakukan input
transaksi atas obat yang terpakai, obat yang tidak
tersedia pada menu ini, seringkali tidak tercatat
pemakaiannya.
People
5 In Patient Penjualan obat-obatan, pada in patient atau rawat
inap di-input ke komputer satu persatu sebanyak
item yang dipergunakan sehingga proses transaksi
kurang efisien dan sering terjadi kesalahan,
contohnya pada saat input atas pemakaian vaksin.
People
6 Admission Rawat
Inap
Slip penerimaan rawat inap masih dicatat secara
manual, hal ini disebabkan karena admission
belum mengerti fungsi apa saja yang terdapat
dalam menunya. Sehingga admission rawat inap
menganggap menu untuk pembuatan surat
penerimaan pasien tidak tersedia.
People
146
# Department Finding Category
7 Farmasi Obat-obatan yang dicover oleh Askes (DPHO)
dikenakan margin 25% sedang untuk obat-obatan
diluar DPHO dikenakan margin sesuai kelas, Q-
PRO belum di-setting untuk membedakan cara
penghitungan untuk obat-obatan yang ditanggung
oleh instansi diluar DPHO sehingga transaksi
dilakukan secara manual.
Application
8 Farmasi Proses retur dan unposting obat menyebabkan
perhitungan pada laporan history stock menjadi
kacau hal ini disebabkan karena bertambahnya
jumlah stock pada saat proses retur dan
unposting.
Application
9 Farmasi Laporan penggunaan obat-obatan wajib lapor,
seperti Morphin Pethidin dan derivat tidak bisa
digunakan (data kosong).
People
10 Farmasi Terdapat menu laporan yang sama tetapi hasil
dari laporan tersebut tidak sama, yaitu menu
laporan rekapitulasi pembelian farmasi dan Menu
laporan rekapitulasi pembelian.
People
147
# Department Finding Category
11 Farmasi Nama pasien dan nomor bukti yang sudah di job
order oleh keperawatan in patient, tidak muncul
di farmasi.
Application
12 Farmasi Pasien masih dirawat tetapi pada saat farmasi
melakukan input obat tertulis sudah final bill.
(pasien sudah close)
People
13 Farmasi Sering kali terjadi selisih harga pada saat
transaksi obat, dimana selisih tersebut
menjadikan harga obat terakumulasi antara selisih
dan harga sebenarnya.
Application
14 Laboratorium Pada saat input transaksi banyak ditemukan harga
yang masih 0 (nol), sehingga transaksi harus
dihapus terlebih dahulu lalu di-input kembali.
People
15 Laboratorium Input transaksi dengan jumlah quantity lebih dari
satu untuk pemeriksaan yang sama, hasil
perhitungan di komputer sudah benar tetapi pada
saat melakukan pencetakan transaksi tersebut,
total harga yang tertera pada komputer dikali lagi
dengan quantity.
Contoh: pada komputer 4x1000=4000, hasil
cetakan 4000x4=16000.
Application
148
# Department Finding Category
16 Laboratorium Kesalahan tarif pemeriksaan untuk pasien rawat
inap, misalnya pasien yang dirawat di kelas satu,
tetapi pada saat order input pemeriksaan harga
yang tampil adalah harga untuk kelas dua.
People
17 Laboratorium Hasil Print Out untuk bukti pemeriksaan
Laboratorium kurang rapi dan boros kertas.
Application
18 Laboratorium Hasil pemeriksaan Laboratorium belum diinput
pada menu laporan laboratorium di sistem Q-
PRO. (Masih menggunakan sistem Labsys) .
People
19 Laboratorium Untuk melihat hasil observasi pasien selama
dirawat, petugas laboratorium harus mencari satu
persatu dan dicatat, sementara di sistem lama
(Labsys), semua history pasien dapat langsung
ditampilkan.
Application
20 Billing Bagian UGD, Laboratorium, dan Farmasi tidak
melakukan input pada slip jasa dokter utama.
sehingga jasa dokter utama baru dapat di-input
Billing pada saat pasien pulang.
People
149
# Department Finding Category
21 Billing Admission mencatat nilai plafon sebesar harga
kamar, hal ini berakibat semua transaksi tidak ter-
cover oleh asuransi, sehingga bagian Billing harus
mengkoreksi tagihan satu persatu dengan cara
merubah sistem penjaminan dari sistem plafon
menjadi coverage.
People
22 Billing Terjadi keterlambatan input transaksi di bagian
Laboratorium dan Farmasi saat pasien mau
pulang, bagian Billing harus melakukan
konfirmasi kembali ke bagian tersebut agar
melakukan verifikasi atas transaksi tersebut .
People
23 Billing Bila ada penambahan resep oleh dokter ruangan
setelah transaksi di close oleh Billing maka untuk
meng-input penambahan resep tersebut sistem
harus di-open oleh admission terlebih dahulu
sering terjadi sistem error sehingga Billing
kesulitan dalam input transaksi tersebut.
People
24 Billing Pada menu yang terdapat pada bagian UGD (Unit
Gawat Darurat), Laboratorium maupun Farmasi
terdapat pelayanan maupun obat yang harganya
Application
150
# Department Finding Category
masih 0 (nol) sehingga bagian Billing harus
melakukan input tarif.
25 Billing Sering terjadi double resep sampai 4 (empat) kali
untuk satu pasien dan setelah diverifikasi oleh
bagian Billing ke bagian keperawatan resep
seharusnya hanya 1 (satu) kali.
People
26 Billing Item non medis yang tidak di-cover asuransi
masih sering digabung dengan obat yang di-
cover.
People
27 Billing UGD tidak pernah melakukan input pemakaian
jasa ambulance rawat inap, UGD hanya
menyerahkan slip pemakaian ambulance ke
bagian Billing.
Application
28 Billing Banyaknya kesalahan dalam tarif kamar,
misalnya pasien yang registrasi di ruang mawar
tetapi masuk ke ruang flamboyan. (tarif menjadi
salah).
People
151
Tabel 3.7.2 Kategori Masalah
People Application Business Process Total 17 11 0 28
Gambar 3.7.3 Diagram Pie Kategori Masalah
Dari tabel diatas dapat diliat bahwa masalah yang ditemukan terdiri dari 39%
masalah yang berasal dari application, seperti tidak tersedianya menu- menu tertentu
pada Q-PRO , belum lengkapnya master tarif , terjadi error perhitungan pada sistem dan
data yang belum dapat terintegrasi, 61 % masalah yang berasal dari poeple , hal ini
terjadi karena masih kurangnya pengetahuan dari user mengenai kegunaan modul-
modul yang ada pada sistem Q-PRO, sehingga masih banyak pengalihan tanggung
jawab ke bagian Billing , sehingga tugas dari Bagian Billing pun bertambah karena harus
menyelesaikan tugas dari bagian lain. Dan karena itu dapat disimpulkan masalah
tersebut membuat kinerja Q-PRO menjadi tidak maksimal.