77  

BAB 3

ANALISIS KEBUTUHAN SISTEM

3.1 Tentang Departemen

3.1.1 Sejarah Departemen

Departemen Luar Negeri Republik Indonesia atau DEPLU RI berdiri

pada 19 Agustus 1945. DEPLU merupakan salah satu departemen yang

pertama kali di bentuk setelah Indonesia merdeka pada 17 Agustus 1945.

Tugas departemen ini adalah berperan dalam menjalankan diplomasi untuk

mendapatkan simpati, dukungan dan menggalang solidaritas teman-teman

disegala bidang dan dengan berbagai macam upaya untuk mendapat

pengakuan dari masyarakat internasional atas kemerdekaan Indonesia. Karena

bertugas menangani masalah luar negeri, DEPLU mewakili pemerintah

Indonesia membuka perwakilan di negara lain yang bertugas dalam

berpartisipasi suatu perundingan serta membuat persetujuan. Hal ini bertujuan

untuk meningkatkan hubungan antara Indonesia dengan negara tersebut. Saat

ini Indonesia memiliki 119 perwakilan Indonesia di 86 negara. Tugas utama

DEPLU untuk masa sekarang ini lebih kearah dalam hal memagari potensi

disintegrasi bangsa, pemulihan ekonomi, peningkatan citra Indonesia,

meningkatkan kualitas pelayanan dan perlindungan WNI.

77

78  

3.2 Tentang Puskom(Pusat komunikasi)

3.2.1 Sejarah Puskom

Pusat Komunikasi terbentuk pada tahun 1980, sesuai dengan surat

keputusan menteri luar negeri tahun tersebut, Pusat Komunikasi awal

merupakan penggabungan dari 2 unit eselon II di lingkungan DEPLU, yaitu

biro komunikasi dan biro sandi. Kedua biro ini digabung karena mengingat

adanya kesamaan tugas dan fungsi, sehingga disederhanakan menjadi 1 unit

eselon II yang dinamakan Pusat Komunikasi yang dipimpin oleh seorang

kepala bagian.

3.2.2 Visi dan Misi Puskom

Pernyataan Visi dan Misi Pusat Komunikasi telah dicantumkan dalam

Rencana Strategis Pusat Komunikasi Tahun 2004 – 2009, yang memuat visi

dan misi sebagai berikut.

1. Pernyataan Visi

Menghadapi tantangan Pusat Komunikasi di masa kini dan masa

yang akan datang, dipandang perlu adanya persamaan visi dari seluruh

jajaran Pusat Komunikasi, baik tingkat Pimpinan maupun pelaksana

yang akan dijadikan komitmen bersama, yaitu sebagai berikut :

“Menjadi unit pengelola Komunikasi dan Persandian yang handal

melalui dukungan Teknologi Informasi dan Komunikasi dalam rangka

79  

mendukung keberhasilan pelaksanaan visi dan misi Departemen Luar

Negeri”

2. Pernyataan Misi

Dengan memperhatikan visi di atas, terbentang suatu tantangan

yang perlu dihadapi bersama oleh segenap jajaran Pusat Komunikasi.

Tantangan tersebut perlu dijabarkan lebih lanjut agar mendekati

kenyataan yang mungkin dapat dicapai. Untuk itu ditetapkan pernyataan

misi sebagai berikut :

a. Mewujudkan Pusat Komunikasi sebagai Satuan Kerja terdepan

dalam pemanfaatan Teknologi Informasi dan Komunikasi dalam

rangka peningkatan layanan pemberitaan di Departemen Luar

Negeri dan Perwakilan RI;

b. Mendukung Satuan Kerja Departemen Luar Negeri untuk dapat

melaksanakan tugas dan fungsinya secara efektif dan efisien

dengan optimalisasi penerapan Teknologi Informasi dan

Komunikasi;

c. Mewujudkan Sistem Informasi Departemen Luar Negeri yang

handal dan terpadu dalam rangka penerapan kebijakan E-

Government di bidang diplomasi melalui tahapan yang realistik

dan terukur.

80  

3.2.3 Kegiatan dan Tugas Puskom

Pusat Komunikasi mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas

Departemen Luar Negeri di bidang pelaksanaan, pembinaan, dan pengamanan

pemberitaan serta pengelolaan sistem informasi dan komunikasi Departemen

Luar Negeri dan Perwakilan RI.

Sesuai dengan surat keputusan nomor : 02/A/OT/VIII/2005/01 Tahun

2005, dalam melaksanakan tugasnya, Pusat Komunikasi menyelenggarakan

fungsi:

• Pelaksanaan urusan persandian, komunikasi, dan sistem informasi.

• Pelaksanaan pemberitaan di lingkungan Departemen Luar Negeri dan

koordinasi program pemberitaan instansi lainnya dari/dan ke Perwakilan

RI.

• Pelaksanaan pengamanan pemberitaan di lingkungan Departemen Luar

Negeri danPerwakilan RI

• Pelaksanaan pengoperasian, pemberian pelayanan penggunaan sarana

komunikasi dan pengawasan pelaksanaan pengembangan,serta supervisi

dan pemeliharaan aplikasi sistem informasi.

• Pelaksanaan pengembangan perangkat teknologi informasi.

• Pelaksanaan administrasi Pusat Komunikasi.

3.2.4 Struktur Organisasi

81  

  

82  

Gambar 3.1 Struktur Organisasi DEPLU 81

  

83  

Gambar 3.2 Struktur Organisasi Puskom DEPLU

82 

84  

84  

3.2.5 Bagian-bagian Puskom

Puskom terdiri dari :

a. Bidang Persandian dan Telekomunikasi.

b. Bidang Pengembangan dan Pengelolaan Sistem Informasi dan

Komunikasi.

c. Bidang Pengamanan dan Pemeliharaan.

d. Bagian Tata Usaha.

e. Kelompok Jabatan Fungsional

Peran masing-masing bagian :

a. Bidang Persandian dan Telekomunikasi

Bidang Persandian dan Telekomunikasi mempunyai tugas

melaksanakan sebagian tugas Pusat Komunikasi di bidang pembinaan

dan pelaksanaan sistem persandian Departemen Luar Negeri dan

Perwakilan RI serta pendistribusian, transmisi, dan dokumentasi berita.

Dalam melaksanakan tugasnya, Bidang Persandian dan

Telekomunikasi menyelenggarakan fungsi :

1. Pelaksanaan kegiatan operasional bidang pemberitaan dan

persandian di lingkungan Departemen Luar Negeri dan

Perwakilan RI.

85  

2. Pelaksanaan pengawasan, pengendalian, dan pembinaan terhadap

pelaksanaan kegiatan pemberitaan dan transmisi pemberitaan.

3. Pelaksanaan distribusi dan transmisi pemberitaan.

4. Penyelenggaraan pemantauan lalu lintas berita, dokumentasi serta

pembuatan statistik dan pelaporan.

5. Pelaksanaan pengawasan dan pengendalian administrasi dan

teknis telekomunikasi.

Bidang Persandian dan Telekomunikasi terdiri dari :

1. Subbidang Distribusi

2. Subbidang Distribusi mempunyai tugas melakukan distribusi dan

transmisi berita dilingkungan Departemen Luar Negeri,

Perwakilan RI dan instansi pemerintah lainnya.

3. Subbidang Dokumentasi Berita.

4. Subbidang Dokumentasi Berita mempunyai tugas melakukan

dokumentasi dan pengendalian lalu lintas pemberitaan.

b. Bidang Pengembangan dan Pengelolaan

Bidang Pengembangan dan Pengelolaan Sistem Informasi dan

Komunikasi mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Pusat

Komunikasi di bidang pemgembangan dan pelaksanaan kebijakan teknis

86  

pemanfaatan teknologi informasi, komunikasi,dan jaringan telepon di

lingkungan Departemen Luar Negeri.

Dalam melaksanakan tugasnya, Bidang Pengembangan dan

Pengelolaan Sistem Informasi dan komunikasi menyelenggarakan

fungsi :

1. Penyiapan pelaksanaan koordinasi pembangunan sistem informasi

Departemen Luar Negeri.

2. Pengembangan dan pelaksanaan pembangunan sistem jaringan

komputer Departemen Luar Negeri.

3. Pelaksanaan urusan perangkat keras dan lunak serta sistem

jaringan komputer Departemen Luar Negeri.

4. Pengawasan dan pelayanan fasilitas teknologi informasi

Departemen Luar Negeri.

5. Pelaksanaan urusan jaringan dan sistem telepon Departemen Luar

Negeri.

Bidang Pengembangan dan Pengelolaan Sistem Informasi dan

Komunikasi terdiri dari :

1. Subbidang Jaringan dan Aplikasi Sistem Informasi

Subbidang Jaringan dan Aplikasi Sistem Informasi mempunyai

tugas melakukan pengembangan dan pengelolaan jaringan

87  

komputer dan mengkoordinasikan pengembangan aplikasi sistem

informasi Departemen Luar Negeri.

2. Subbidang Sistem dan Jaringan Telepon

Subbidang Sistem dan jaringan Telepon mempunyai tugas

melakukan pengembangan dan pengelolaan sistem dan jaringan

telepon Departemen Luar Negeri.

c. Bidang Pengamanan dan Pemeliharaan

Bidang Pengamanan dan Pemeliharaan mempunyai tugas

melaksanakan sebagian tugas Pusat Komunikasi di bidang kebijakan

teknis pengamanan, pengembangan teknologi sistem persandian

Departemen Luar Negeri dan Perwakilan RI serta pemeliharaan sarana

persandian dan telekomunikasi.

Dalam melaksanakan tugasnya, Bidang Pengamanan dan

Pemeliharaan menyelenggarakan fungsi :

1. Pelaksanaan pengamanan fisik, personil dan materil persandian

dan telekomunikasi Departemen Luar Negeri dan Perwakilan RI.

2. Pelaksanaan pembuatan standarisasi pengamanan, persandian dan

telekomunikasi yang digunakan di Departemen Luar Negeri dan

Perwakilan RI.

3. Pelaksanaan urusan sarana dan prasarana persandian serta

telekomunikasi.

88  

4. Pelaksanaan pemeliharaan sarana materil persandian dan

telekomunikasi.

Bidang Pengamanan dan Pemeliharaan terdiri dari :

1. Subbidang Pengamanan

Subbidang Pengamanan mempunyai tugas melakukan

pengamanan fisik, materil, personil komunikasi, dan persandian di

lingkungan Pusat Komunikasi Departemen Luar Negeri serta

pengawasan pelaksanaan pengamanan komunikasi dan persandian

di Perwakilan RI.

2. Subbidang Pemeliharaan

Subidang Pemeliharaan mempunyai tugas melakukan

pemeliharaan dan perbaikan sarana komunikasi, persandian, dan

sarana peralatan penunjang lainnya serta pengawasan pelaksanaan

pengelolaan pemeliharaan sarana komunikasi dan persandian di

Perwakilan RI.

d. Bagian Tata Usaha

Bagian Tata Usaha mempunyai tugas melaksanakan sebagian

tugas Pusat komunikasi di bidang kepegawaian, keuangan, tata usaha,

dan rumah tangga Pusat komunikasi.

Dalam melaksanakan tugasnya, Bagian Tata Usaha

menyelenggarakan fungsi seperti berikut :

89  

1. Pelaksanaan penyusunan rencana dan program kerja Pusat

Komunikasi.

2. Pelaksanaan urusan kesekretariatan dan pembuatan laporan

pelaksanaan tugas Pusat Komunikasi.

3. Pelaksanaan perencanaan dan pengelolaan administrasi

kepegawaian dan urusan rumah tangga Pusat Komunikasi.

4. Pelaksanaan perencanaan dan pengelolaan anggaran Pusat

Komunikasi.

Bagian Tata Usaha terdiri dari :

1. Subbagian Kepegawaian

Subbagian Kepegawaian mempunyai tugas melakukan urusan

sumber daya manusia dan melaksanakan urusan administrasi

kepegawaian.

2. Subbagian Keuangan

Subbagian Keuangan mempunyai tugas melakukan urusan

anggaran, keuangan, dan gaji pegawai.

3. Subbagian Rumah Tangga

Subbagian Rumah Tangga mempunyai tugas melakukan urusan

umum dan kerumahtanggaan Pusat Komunikasi.

e. Kelompok Jabatan Fungsional

90  

Kelompok Jabatan Fungsional di lingkungan Pusat Komunikasi

Departemen Luar Negeri mempunyai tugas melakukan kegiatan jabatan

fungsional berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Kelompok Jabatan Fungsional di lingkungan Pusat Komunikasi

Departemen Luar Negeri terdiri dari Jabatan Fungsional Sandiman dan

Operator Transmisi Sandi serta jabatan fungsional lainnya.

3.3 Diagram Aliran Data yang Sedang Berjalan

3.3.1 Sistem Penerimaan Pegawai

Berikut ini adalah sistem penerimaan pegawai Puskom (Pusat

Komunikasi) di DEPLU. Sistem ini terdiri beberapa tahapan,yaitu :

1. Dalam proses perekrutan pegawai Pusat Komunikasi, sepenuhnya bekerja

sama dan ditangani oleh Biro Kepegawaian melalui seleksi penerimaan

Calon Pegawai Negeri Sipil Departemen Luar Negeri.

2. Setelah melakukan perekrutan, maka para calon pegawai di minta untuk

mengirimkan berkas/persyaratan sesuai yang diminta.

3. Berkas yang lulus seleksi administrasi akan diproses untuk menghasilkan

Kartu Ujian Kartu ujian ini berfungsi sebagai permit bagi setiap pelamar

untuk mengikuti Ujian Seleksi di Puskom.

4. Setelah seluruh tahap seleksi dilakukan maka calon – calon pegawai yang

lulus seleksi akan diserahkan ke Unit Kerja yang membutuhkan sesuai

dengan formasi yang ada, jika tidak lulus maka pegawai tersebut harus

mendaftar ulang lagi di kesempatan lain (pendaftaran berikutnya).

91  

5. Sub Bagian Kepegawaian Pusat Komunikasi akan mencatat dan

mengarsipkan data pribadi setiap calon pegawai yang lulus seleksi.

92  

Gambar 3.3 Diagram Alir Dokumen Penerimaan Pegawai Puskom

Diagram Sistem Penerimaan Pegawai

Biro Kepegawaian Sub bag Kepegawaian CPNS

Start 

Surat Keterangan penambahan Pegawai 

Proses Penerimaan 

Pegawai Oleh Biro Kepegawaian 

Ujian Seleksi 

Daftar Pegawai yang lulus ujian  

Mendapatkan Kartu Ujian 

Menerima kartu ujian 

Menerima hasil ujian 

Proses Hasil ujian calon Pegawai 

Daftar Pegawai yang diterima 

93  

3.3.2 Sistem Absensi Pegawai

Sistem absensi pegawai Puskom terdiri dari beberapa tahapan,

diantaranya adalah :

1. Pegawai melakukan absen harian.

2. Data kehadiran setiap pegawai ini akan dicatat dan disimpan di dalam file

dan di serahkan kepada Sub Bagian Kepegawaian

3. Setiap bulannya, absensi harian ini akan dicetak kemudian akan dicek

oleh Kepala Sub Bagian Kepegawaian Pusat Komunikasi.

4. Setelah dilakukan pengecekan, maka akan dilaporkan ke Biro

Kepegawaian Departemen Luar Negeri.

 

94  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Diagram Sistem Absensi Pegawai

Pegawai Sub Bagian Kepegawaian Biro Kepegawaian

    Start 

Data Absensi yang sudah 

diisi   

Data Absensi yang sudah 

diisi 

Dokumen Hasil Rekapitulasi 

Dokumen  Absensi Pegawai 

Dokumen absensi pegawai 

Rekapitulasi absen

Mengisi Data Absensi 

Mengambll Kertas Absensi Dari tempat kerja sub bagian masing‐masing 

Kertas Absensi  

95  

Gambar 3.4 Diagram Alir Dokumen Absensi Pegawai Puskom

3.3.3 Sistem Mutasi Kepangkatan Pegawai

Berikut ini adalah diagram alir mutasi kepangkatan pegawai pada

puskom. Tahapan-tahapannya adalah sebagai berikut :

1. Perpindahan pegawai dilakukan atas dasar penunjukkan langsung oleh

Kepala Pusat Komunikasi.

2. Setelah itu akan turun Surat Keputusan (SK) yang ditujukan kepada yang

bersangkutan dan bidang yang akan ditempatkan.

3. Di tempat yang baru, pegawai yang bersangkutan lapor ke Kepala Bidang

yang baru untuk kemudian bekerja sesuai dengan tugasnya di tempat

yang baru.

4. Sub Bagian Kepegawaian akan mencatat perpindahan setiap pegawai dan

mengarsipkannya.

96  

Diagram Sistem Perpindahan (Mutasi) Pegawai PusKom

Sub Bagian

Kepegawaian

Kepala Puskom Pegawai

Gambar 3.5 Diagram Alir Dokumen Perpindahan (Mutasi) Pegawai

Puskom

Menerima pengajuan nama 

Mencetak SK t i

Mulai 

SK Hasil Mutasi 

Pengajuan Nama SK Hasil Mutasi SK Hasil Mutasi 

SK Hasil Mutasi 

SK Hasil Mutasi 

Pembuatan SK Pengajuan 

Mutasi

SK Pengajuan Mutasi 

Daftar Pengajuan Nama 

97  

Pegawai CPNS

Kepala Puskom

Sub Bag Kepegawaian

Daftar pegawai yang diterima

SK Penambahan Pegawai

Daftar pegawai yang diterimaKa

rtu U

jian

Hasil U

jian

Dat

a A

bsen

si

SK H

asil Mutasi

SK Pengajuan Mutasi

SK Hasil Mutasi

SK

Hasil M

utasi

Dokumen Absensi Pegawai

3.4 Diagram Konteks

Diagram konteks adalah diagram yang menggambarkan sistem yang sedang

berjalan dalam suatu departemen atau perusahaan secara umum.

Gambar 3.6 Diagram Konteks

98  

3.5 Diagram Nol

Gambar 3.7 Diagram Nol

99  

3.6 Analisis Kebutuhan Sistem

Sistem informasi yang dibutuhkan oleh divisi Puskom membutuhkan sistem

yang dapat membantu mereka dalam pemeriksaan data-data pegawai yang ada

didalam divisi tersebut, sistem ini juga dapat digunakan oleh pegawai Puskom

untuk mengetahui informasi tentang status mereka dalam divisi Puskom tersebut

dan daftar riwayat mereka serta karir mereka selama bekerja di departemen

tersebut. Sistem ini digunakan juga oleh kepala Puskom untuk mengetahui data-

data pegawai pada divisi itu dan memudahkan dalam pembuatan laporan. Dalam

sistem ini, terdapat seorang admin yang berwenang dalam mengolah dan mengatur

data-data pegawai di divisi Puskom.

Sistem yang diinginkan oleh Puskom berbasis web intranet yang berguna

dalam menyimpan data pegawai yang ada pada divisi Puskom dan berguna dalam

pembuatan laporan akan keadaan tiap pegawai, misalnya : dalam melihat jumlah

pegawai yang akan pensiun di tahun yang di-input oleh admin, dan melihat surat-

surat penting yang dimiliki tiap pegawai (surat keputusan naik pangkat, mutasi,

dan lain-lain).

Dalam sistem ini, tidak dibutuhkan memiliki konfigurasi tinggi sehingga

dapat digunakan pada komputer-komputer yang sudah ada didalam departemen.

Penggunaan sistem ini juga, ada beberapa fungsi yang ditampilkan untuk user

tertentu, sehingga tidak semua user dapat melihat semua menu yang tersedia dalam

sistem yang akan di buat, kecuali admin. Admin dapat melihat semua menu-menu

yang tersedia di dalam sistem.

100  

3.7 Permasalahan yang Dihadapi

Setelah menganalisa sistem yang ada, serta melihat dari data-data yang

didapat dari hasil wawancara yang telah dilakukan, maka penulis menemukan

beberapa masalah yang dihadapi oleh divisi Puskom DEPLU sebagai berikut :

1. Pendataan secara manual yang saat ini dilakukan memakan banyak waktu

dan biaya.

Jika terjadi kesalahan dalam pencatatan data, maka harus dilakukan

pencatatan ulang dari awal sehingga pekerjaan menjadi tidak efektif dan

efisien dan juga faktor human error yang bisa menyebabkan terjadinya

kekurangan dalam pencatatan serta dapat terjadinya kemungkinan hilangnya

data, misalnya terjadi suatu bencana alam (gempa bumi, kebakaran, dan lain-

lain) yang mengakibatkan data-data tersebut hilang.

2. Keamanan data kurang terjamin

Seluruh data yang tersimpan dalam bentuk kertas dan disimpan di dalam 1

tempat yang dapat di access oleh semua pegawai yang di divisi tersebut,

maka dari itu, data bisa diubah dan mengakibatkan keakuratan data tidak

terjamin.

3. Kesulitan dalam pencarian data

Data-data yang dicatat secara manual akan terus bertambah setiap waktunya.

Dengan demikian, jika departemen ini membutuhkan data seorang pegawai,

akan memakan waktu yang cukup lama untuk mendapatkannya.

101  

3.8 Solusi Pemecahan Masalah

Berdasarkan permasalahan diatas, maka solusi pemecahan terbaik yang

dapat dilakukan saat ini adalah sebagai berikut.

1. Merancang suatu sistem aplikasi basisdata pencatatan data pegawai bagi

Puskom. Database ini akan menyimpan data-data yang bersifat aktual yang

nantinya akan mempermudah dalam pencarian data.

2. Memberikan pengamanan terhadap data-data pegawai yang ada sehingga

tidak mudah hilang.

3. Membuat aplikasi berbasiskan web sehingga pegawai dengan mudah dapat

melihat informasi mengenai pegawai karena dengan sangat mudah d akses.

4. Memberikan hak akses kepada pegawai untuk melihat data pegawai dengan

password yang hanya diketahui oleh pegawai.

Dengan adanya sistem aplikasi basisdata pencatatan data pegawai, maka

diharapkan permasalahan-permasalahan yang dihadapi oleh Puskom dapat teratasi.

Serta dapat meningkatkan kualitas dan efisiensi kerja pegawai pada Puskom.

3.9 Sistem Yang Diusulkan

Setelah melakukan analisis pada sistem yang berjalan, kami mencoba

melakukan perbaikan-perbaikan pada sistem tersebut. Perbaikan tersebut ada pada

102  

sistem absensi dimana kami menambahkan absensi bulanan yang merupakan

akumulasi absensi harian dan absensi tahunan yang merupakan akumulasi absensi

bulanan. Sistem yang ada masih bersifat manual dan kami berusaha untuk

memperbaharuinya menjadi sistem yang lebih terkomputerisasi dan memiliki basis

data yang lebih kompleks.

3.10 Informasi Kebutuhan User

Tabel 3.1 Informasi Kebutuhan User

No. Nama Entitas Syarat Informasi

1. Pegawai Data_NIP

Data_KdBagian

Data_Golongan

Data_Password

Data_Status

Data_Nama

Data_KdKarpeg

Data_TempatLahir

Data_TanggalLahir

Data_Gender

Data_StatusKepegawaian

Data_StatusPerkawinan

Data_Agama

103  

Data_Alamat

Data_NoTelpRumah

Data_NoTelpSelular

Data_Email

Data_Photo

2. Pangkat Data_Golongan

Data_Pangkat

3. Bagian Data_KdBagian

Data_NamaBagian

4. Anak Data_KdAnak

Data_Nama

Data_TempatLahir

Data_TanggalLahir

Data_Gender

Data_Pekerjaan

Data_Status

5. Keluarga Data_KdKeluarga

Data_Nama

Data_TempatLahir

Data_TanggalLahir

Data_Pekerjaan

Data_PrientasiPDLN

Data_Tahun

104  

6. Pendidikan Data_KdPendidikan

Data_TingkatPendidikan

Data_NamaSekolah

Data_NoIjazah

Data_TahunLulus

Data_Tempat

7. Pelatihan Data_KdPelatihan

Data_NamaKursus

Data_NoSTTP

Data_Tahun

Data_Instansi

Data_Tempat

8. Penghargaan Data_KdPenghargaan

Data_NamaPenghargaan

Data_TahunPerolehan

Data_Instansi

9. SK Data_NoSK

Data_Perihal

10. Absen Data_KdAbsen

Data_Tanggal

11. Pesan Data_KdPesan

Data_IsiPesan