50

BAB 3

ANALISIS SISTEM INFORMASI YANG BERJALAN

3.1 Gambaran Umum Perusahaan

3.1.1 Latar Belakang Perusahaan

PT. Sinar Meadow International Indonesia (SMII) adalah sebuah

perusahaan Joint Venture (Patungan) antara Sinar Mas Group melalui

PT.Ivo Mas Tunggal dengan goodman Fielder International ‘Ltd dari

Australia memalui Meadow Lea Foods, Ltd., salah satu perusahaan

makanan jadi terbesar di Australia.

PT.SMII yang berstatus PMA ini berdiri pada tanggal 11 Agustus

1990 dan telah mengantongi Izin Usaha Tetap No. 618/T/Industri/1996.

Pabrik PT.SMII menempati area kurang lebih 2,6 hektar di Jakarta

Industrial Estate, PuloGadung, Jakarta memiliki proses produksi secara

terpadu. Artinya mulai pengolahan bahan baku hingga masuk dalam

kemasan semua dikerjakan di pabrik yang memiliki karyawan dan buruh

sekitar 338 orang. Standar upah buruh SMII yang di atas Upah Minimum

Regional (UMR) serta perlakuan bijak perusahaan terhadap pekerja telah

menghasilkan hubungan yang harmonis antara buruh dan perusahaan.

Suatu situasi yang sangat mendukung proses produksi.

51

 

 

Dengan meningkatkanya daya beli dan selera masyarakat,

memberi peluang lain yaitu pangsa pasar produksi, dengan menjamurnya

waralaba internasional yang masuk ke Indonesia, PT.SMII juga mendapat

kepercayaan sebagai mitra dari McDonal, Dunkin Donuts, dan Wendy’s

dalam penyediaan minyak goring serta produk margarin dan shortening,

termasuk untuk hotel, bakery, restoran, serta pabrik biskuit.

Kapasitas produksi PT.SMII sendiri kini mencapai 97.000 ton per

tahun termasuk membantu produksi Filma untuk pasar Indonesia bagian

barat. Sekitar 30% produk di ekspor ke mancanegara dengan merk

“MAYFLOWER”, antara lain ke Negara-negara Timur Tengah termasuk

Arab Saudi, juga Taiwan, Hongkong/Cina, Malaysia, Philipina, Afrika,

Myanmar, New Zealand, Papua New Guinea, Srilanka, dll. Sebanyak

70% produk mengisi pasar margarine dan minyak goreng dalam negeri.

PT.SMII juga telah sukses melakukan alih teknologi. Jika pada

awal berdiri PT.SMII menggunakan sekitar 10 tenaga ahli asing, saat ini

hanya tersedia dua saja tenaga ekspatriatnya. Lainnya telah diambil alih

oleh tenaga kerja Indonesia.

PT.SMII memproduksi khusus margarine, minyak goreng , dan

shortening dengan segmen pasar yang dituju, yaitu lokal meliputi

retail/eceran, industrial, dan ekspor.

52

 

 

3.1.2 Visi dan Misi PT. Sinar Meadow International Indonesia

3.1.2.1 Visi Perusahaan

PT.SMII memiliki visi yaitu “Diakui sebagai produsen

terkemuka produk minyak goreng nabati yang bermutu di Indonesia

dan internasional”.

3.1.2.2 Misi Perusahaan

PT.SMII juga memiliki misi dalam menjalankan bisnisnya,

yaitu “Menghasilkan produk yang bermutu tinggi secara konsisten

untuk dapat memberikan nilai lebih kepada seluruh pelanggan dan

memberikan hasil yang pantas bagi seluruh karyawan dan

pemegang saham”

3.2 Struktur Organisasi, Uraian Tugas dan Tanggungjawab

53

 

 

Sumber : PT. Sinar Meadow International Indonesia Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan

54

 

 

3.3 Uraian Tugas dan Tanggungjawab

1. BOD (Board of Director)

‐ Mengawasi kinerja tugas-tugas para General Manager di tiap divisi

‐ Menerima laporan-laporan dari General Manager di tiap divisi

2. General Manager

‐ Memimpin, menangani dan mengawasi kegiatan-kegiatan opersional perusahaan

‐ Memeriksa laporan operasional setiap bulannya dan memepertanggungjawabkan

kegiatannya kepada direksi

3. Finance Admin Departement Head

‐ Bertanggungjawab terhadap pengendalian, pengelolaan, pengarahan, dan

pelaporan di bidang keuangan perusahaan, terutama pendanaan, akunting umum,

biaya, kekayaan, perpajakan, audit, system informasi, dan administrasi

perusahaan

‐ Melaksanakan tugas-tugas lain yang berhubungan dengan bidang administrasi

untuk mendukung tugas utama

4. Sales & Marketing Departement Head

‐ Membuat kebijaksanaan/prosedur sehubungand engan departemen

sales&Marketing dan Technical R&D untuk memastikan agar tugas fungsional

mereka dapat diterima secara umum seperti yang sudah ditentukan oleh direksi

atau General Manager

55

 

 

‐ Bertanggung jawab dalam mengatur, mengarahkan, dan mendukung seluruh

fungsi Sales&Marketing, sedangkan Technical R&D memastikan agar budget

penjualan tahunan dapat ditentukan bersama dengan General Manager

‐ Bekerja sendiri (namun sesuai dengan yang ditentukan oleh General Manager)

dan bertanggungjawab untuk mengatur dan mengarahkan departemen

Sales&Marketing, Technical R&D di seluruh Indonesia

‐ Melaporkan hasil aktual (fungsi Sales&Marketing) dan performa forecast

bersama dengan analisis variasi yang tepat pada manajemen senior dan Direksi

5. Logistic Departement Head

‐ Mengatur dan mengendalikan departemen Logistic sehingga adanya suatu sinergi

diantara seksi-seksi terkait dalam (PPIC, Purchasing, Warehousing,

Distribution, Ingredient Local & import) dan barang-barang keluar (Finished

Good) setelah melewati proses produksi sehingga sampai ke tangan pelanggan

dengan cara yang paling efektif/efisien dan ekonomis bagi perusahaan.

‐ Berhubungan dengan PT.SMART dan PT.ITT sehubungan dengan kelancaran

distribusi barang barang, contohnya Toll Manufacturing

‐ Partisipasi dalam tim Audit GMP dengan memberikan saran dan solusi untuk

perbaikan

‐ Partisipasi dalam team P2K3 dalam hal MSDS

‐ Melakukan tugas lainnya yang diminta oleh atasan

‐ Partisipasi dalam supplier audit

6. HRD Department Head

56

 

 

‐ Menyelenggarakan pengadaan tenaga kerja sesuai dengan standar yang

diperlukan perusahaan serta mempersiapkan penyelenggaraan penggajian yang

kompetitif dengan menggunakan system yang baik dan komparatif disertai

penilaian prestasi bagi pemberian insentif dan melaksanaan pengembangan SDM

agar dapat memenuhi kebutuhan perusahaan dan mengikuti perkembangan

jaman.

‐ Melaksanakan tugas-tugas insidentil yang diberikan atasan/perusahaan guna

menunjang dan menjaga citra perusahaan

‐ Melaksanakan tugas lainnya di luar bidang SDM baik periodik atau non-periodik

yang diminta oleh atasan/perusahaan

‐ Membantu departemen lain untuk hal-hal yang dinilai perlu dibantu, terutama

untuk menegakkan kewibawaan serta disiplin di perusahaan

‐ Manufacturing Departement Head

‐ Mengatur proses berproduksi mulai dari pengolahan CPO di Continuous

Rifenery, Batch Rifenery, dan packing room.

‐ Meningkatkan efisiensi dan efektifitas proses berproduksi

‐ Meningkatkan kualitas dan kinerja sumber daya manusia di lingkungan

Manufacturing Departement

‐ Meningkatkan kualitas produk, kinerja peralatan produksi dan cara berproduksi

yang baik (Good Manufacturing Practice)

‐ Terlibat dalam kegiatan-kegiatan yang menunjang kinerja perusahaan secara

aktif

57

 

 

‐ Memimpin tim halal dan menjadi Internal Auditor Halal

‐ Mewakili perusahaan dalam berhubungan dengan lembaga pemerintahan yang

berkaitan dengan proses produksi minyak sawit secara umum

‐ Memberikan penjelasan kepada tamu-tamu perusahaan dalam hal proses di

PT.SMII

‐ Memberikan training kepada mahasiswa dalam rangka menjaga hubungan baik

dengan Universitas & Lembaga Pendidikan lainnya sebagai sumber SDM

‐ Bersama-sama dengan Enginnering Department melakukan preventive

Maintenance

7. Engineering Departement Head

‐ Menangani hal-hal yang berhubungan dengan mekanisme peratan di dalam

perusahaan

‐ Bertanggung jawab memperbaiki peralatan-peralatan apabila terjadi kerusakan

‐ Bersama-sama dengan Manufaturing Departement melakukan preventive

Maintenance untuk mencegah terjadinya kerusakan

3.4 Gambaran Sistem Informasi Penjualan yang Berjalan

3.4.1 Uraian Proses yang Berjalan

PT. Sinar Meadow International Indonesia memulai proses penjualannya pada

saat Sales & Marketing Manager (SMM) menerima Inquiry dari customer kemudian

SMM mempertimbangkan untuk menindak lanjutinya. Setelah itu SMM mengadakan

58

 

 

kunjungan untuk melakukan penawaran produk terhadap customer ataupun

mengirimkan brosur mengenai produk kepada pelanggan.

Setelah customer menyetujui dengan produk yang ditawarkan, Sales &

Marketing Manager (SMM) membuat export cost calculation serta meminta

persetujuan dari General Manager (GM) . kemuadian SMM mengajukan penawaran

harga produk kepada customer dan melakukan negosiasi harga. Setelah customer

menyetujui dengan harga yang diajukan oleh SMM, lalu SMM akan menerima Purchase

Order (PO) dari customer yang diterima melalui fax, email maupun telpon.

SMM setelah menerima PO dari Customer, SMM membooking tanggal produksi

ke Production Planning Inventory Control (PPIC). SMM kemudian meneruskan PO

serta cost calculation yang telah diotorisasi ke bagian export admin.

Export admin kemudian membuat Sales Order (SO) 1 rangkap dan Invoice 5

rangkap, rangkap pertama dan kedua untuk customer, rangkap ketiga untuk finance,

rangkap keempat untuk export admin, dan rangkap kelima untuk transporter.

Export Assisten Manager setelah menerima MPS (Master Production Schedule)

dari PPIC, lalu membuat weekly shipment schedule dan mengecek status barang.

Pengecekan status dan jumlah barang dapat dilakukan via telpon maupun warehouse

report. Kemudian Export Supervisor membuat shipping instruction 1 rangkap dan

staffing instruction 1 rangkap. Lalu Export Staff membuat PEB (pemberitahuan ekspor

barang) dan dokumen penunjang lainnya (invoice, packing list, dll sesuai order). Export

Supervisor memeriksa kelengkapan dokumen-dokumennya dan meminta persetujuan

kepada Export Assisten Manager.

59

 

 

Kemudian bagian Export Staff menerima Delivery Note dari bagian gudang lalu

bagian Export Supervisor memeriksa kelengkapan dokumen-dokumennya dan meminta

persetujuan kepada Export Assisten Manager. Setelah itu bagian export staff

mengirimkan dokumen ke customer dan ekspedisi mengirimkan barang ke customer.

Setelah itu bagian Finance melakukan Pencatatan Piutang setelah menerima

invoice yang telah diotorisasi. Kemudian bagian Accounting membuat laporan penjualan

dan menyerahkan ke general manager untuk diotorisasi.

60

3.4.2 Overview Activity Diagram

Driver Accounting

Finance KomputerExport Supervisor

Export Staff

Export Assisten Manager

Export Admin

Sales & Marketing Manager

Customer

Mengirimkan Inquiry

Menerima InquiryAction

Sheet

Melakukan Pemesanan

PO

MenerimaPO

Membuat SO

MembuatInvoice

Membuat Shipping

Instruction

Membuat Stuffing

Instruction

Membuat PEB

Tr_PO

SO

Tr_SO

{}{}Invoice

Tr_Invoice

Tr_Shipping Instruction

Tr_StuffingInstruction

SI

PEB

StuffingInstruction

Mengajukan Penawaran

Harga

MembuatWeekly

ShiipmentSchedule

MPS

WeeklyShipmentSchedule

MelakukanPencacatan

Piutang

MembuatLaporan

Tr_PEBMengirim Barang

 

61

Gambar 3.2 Overview Activity Diagram

3.4.3 Detailed Activity Diagram 

1. Detailed Activity Diagram Menerima Inquiry

Sales & Marketing ManagerCustomer

Memberikan Inquiry

Membuat Laporan

Menyetujui Produk Yang ditawarkan

Menerima Brosur

Mengadakan Kunjungan dan Memberikan Rrosur

Mempertimbangkan Inquiry

Menerima InquiryAction Sheet,Product Spec

Brosur

62

Gambar 3.3 Detailed Activity Diagram Menerima Inquiry

2. Detailed Activity Diagram Mengajukan Penawaran

Sales & Marketing ManagerCustomer

Menentukan Harga

Mengajukan Penawaran Harga

CostCalculation

Melakukan Negosiasi Harga

Menyetujui Harga

Gambar 3.4 Detailed Activity Diagram Mengajukan Penawaran

63

3. Detailed Activity Diagram Menerima Order

KomputerSales & Marketing ManagerCustomer

Melakukan Pemesanan

Menerima Order

Memeriksa Ketersediaan Barang

Memeriksa Harga & Waktu Pengiriman Barang

Meneruskan PO Ke Sales Admin

PO

Ms. Barang

Gambar 3.5 Detailed Activity Diagram Menerima Order

64

4. Detailed Activity Diagram Membuat Sales Order

KomputerSales AdminSales & Marketing Manager

Memberikan PO & Cost Calculation

PO

CostCalculation

Menerima PO & Cost Calculation

Membuat SO

Mengarsip data SO

Tr_SOSO

Gambar 3.6 Detailed Activity Diagram Membuat Sales Order

65

5. Detailed Activity Diagram Membuat Invoice

KomputerSales Admin

Membuat Invoice

Menyimpan data Invoice

Tr_InvoiceInvoice

Gambar 3.7 Detailed Activity Diagram Membuat Invoice

66

6. Detailed Activity Diagram Membuat Weekly Shipment Schedule

KomputerExport Assisten Manager

Menerima MPS

Membuat Weekly Shipment Schedule

Mengecek Stock Status Report

MPS

Weekly Shipment Schedule

Tr_WSS

Ms_SSR

Gambar 3.8 Detailed Activity Diagram Membuat Weekly Shipment Schedule

67

7. Detailed Activity Diagram Membuat Stuffing Instruction

Gambar 3.9 Detailed Activity Diagram Membuat Stuffing Instruction

68

8. Detailed Activity Diagram Menerima Delivery Note

Export StaffGudang

Memberikan Delivery Note

DeliveryNote

Menerima Delivery Note

Gambar 3.10 Detailed Activity Diagram Menerima Delivery Note

69

9. Detailed Activity Diagram Mengirim Barang

Gambar 3.11 Detailed Activity Diagram Mengirim Barang

70

10. Detailed Activity Diagram Melakukan Pencatatan Piutang

Finance

Menerima Invoice yang sudah di otorisasi

Melakukan Pencacatan Piutan

Mengarsip Invoice

{Invoice_otorisasi}

Gambar 3.12 Detailed Activity Diagram Melakukan Pencatatan Piutang

71

11. Detailed Activity Diagram Membuat Laporan

General Sales ManagerAccounting

Membuat Laporan Penjualan

Memberikan Laporan Penjualan

Menerima Laporan Penjualan

Mengotorisasi Laporan

Laporan

Gambar 3.13 Detailed Activity Diagram Membuat Laporan

72

3.4.4 Arsitektur Sistem Informasi

Arsitektur sistem informasi penjualan yang digunakan PT. Sinar

Meadow International Indonesia adalah sebagai berikut :

3.4.4.1 Hardware

Spesifikasi hardware yang digunakan pada sistem yang berjalan adalah

sebagai berikut :

1. PC P4 2,4 GHz Dual Core 1.8 Ghz atau Core 2 Duo dengan spesifikasi

branded Acer dan Asus

2. RAM 512 MB

3. Monitor Samsung 15”

3.4.4.2 Software

Spesifikasi hardware yang digunakan pada sistem penjualan perusahaan

adalah sebagai berikut :

1. Operating System yang digunakan adalah Windows XP SP2

2. Aplikasi / Software yang digunakan adalah QAD versi 8.6

3. Antivirus yang digunakan oleh perusahaan adalah Kaspersky dan AVG

3.4.4.3 Database

Database yang digunakan pada PT Sinar Meadow International Indonesia

yaitu MS SQL Server.

73

3.4.4.4 Network

Sistem jaringan yang digunakan oleh PT Sinar Meadow International

Indonesia dalam menghubungkan antara komputer yang satu dengan yang lain,

yaitu dengan konsep client server

3.5 Dasar Penentuan Kriteria Pengukuran

PT. Sinar Meadow International Indonesia bergerak dalam bidang

manufaktur, dalam hal ini khusus membahas sistem penjualan dari PT. Sinar

Meadow International Indonesia sebagai pendukung dari proses bisnis yang

berjalan. Sistem penjualan harus dapat mendukung kegiatan bisnis perusahaan

sehari-hari. Untuk itu perlu dilakukan pengukuran terhadap kinerja sistem

penjualan dan bagaimana sistem penjualan ini dapat mendukung para pekerjanya

untuk mendapatkan hasil yang diinginkan sesuai dengan tujuan perusahaaan.

Dalam mengevaluasi sistem penjualan, kami menggunakan standar

CobIT. Dan setelah mempelajari standar tersebut, perspektif yang paling sesuai

dengan pembahasan skripsi ini adalah customer perspective.

Berdasarkan hal tersebut, maka evaluasi ini dilakukan berdasarkan

kriteria pengukuran Customer Perspective. Dimana dalam CobIT 4.1 Customer

Perspective memiliki enam macam Business Goal yang berhubungan dengan 16

IT goals dan 30 IT process menyangkut proses-proses terkait yang meliputi

empat domain utama yaitu, Plan and Organise (PO), Acquire and Implement

(AI), Deliver and Support (DS), Monitor and Evaluate (ME).

74

3.6 Matriks Hubungan Antara IT Goals dan Business Goals pada Customer Perspective

Tabel 3.1 Matriks Hubungan Antara IT Goals dan Business Goals pada Customer Perspective

IT Goals Processes Business Goals

Improve

customer

orientation

and service

Offer

competitive

products

and services

Establish

service

continuity

and

availability

Create

agility in

responding

to changing

business

requirements

Achieve cost

optimisation

of service

delivery

Obtain

reliable and

useful

information

for strategic

decision

making

1. Respond to business

requirements in

alignment with the

PO1, PO2,

PO4, PO10

AI1, AI6,

75

business strategy AI7, DS1,

DS3, ME1

2. Respond to

governance

requirements in line

with board direction

PO1, PO4,

PO10,

ME1, ME4

3. Ensure satisfaction

of end users with

service offerings

and service levels

PO8, AI4,

DS1, DS2

DS7, DS8,

DS10, DS13

4. Optimise the use of

information

PO2, DS11

5. Create IT agility PO2, PO4,

PO7, AI3

76

7. Acquire and

maintain integrated

and standardised

application systems

PO3, AI2,

AI5

8. Acquire and

maintain an

integrated and

standardised IT

infrastructure

AI3, AI5

10. Ensure mutual

satisfaction of third-

party relationship

DS2

12. Ensure transparency

and understanding

PO5, PO6,

DS1, DS2,

77

of IT cost, benefits,

strategy, policies

and service levels

DS6, ME1,

ME4

16. Reduce solution and

service delivery

defects and rework

PO8, AI4,

AI6, AI7,

DS10

20. Ensure that

automated business

transactions and

information

exchanges can be

trusted

PO6, AI7,

DS5

22. Ensure minimum

business impact in

PO6, AI6,

DS4, DS12

78

the event of an IT

service disruption or

change

23. Make sure that IT

services are

available as

required

DS3, DS4,

DS8, DS13

24. Improve IT’s cost-

efficiency and its

contribution to

business protitability

PO5, DS6

25. Deliver projects on

time and on budget,

meeting quality

PO8, PO10

79

standards

26. Maintain the

integrity of

information and

processing

infrastructure

AI6, DS5