Bab 3 revisi - thesis.binus.ac.idthesis.binus.ac.id/doc/Bab3/2009-2-00344-KA Bab 3.pdf4. Membuat Surat Jalan dan Laporan Pengeluaran Barang . 54 Kasir / Bagian Keuangan 1. Menerima

49

BAB 3

SISTEM YANG SEDANG BERJALAN

3.1 Sejarah PT. Buana Teknik Mandiri

PT. Buana Teknik Mandiri yang berlokasi di Jalan Duri Raya no.9 Jakarta

Barat ini adalah perusahaan yang bergerak di bidang perdagangan alat-alat yang

berkaitan dengan Gas LPG (Liquified Petroleum Gas). PT. Buana Teknik Mandiri

didirikan pada tanggal 8 Januari 2008, dengan nomor Surat Izin Usaha

Perdagangan 00861/1.824.271.

PT. Buana Teknik Mandiri merupakan perusahaan yang didirikan oleh

Muliawan Jahja selaku Direktur Utama dan dibantu oleh Siska Jahja selaku

Direktur serta Erik Rizal Jahja selaku General Manager.

PT. Buana Teknik Mandiri merupakan satu-satunya perusahaan distributor

untuk produk – produk yang bermerk Fisher yang ada di Indonesia sehingga

konsumennya berasal dari seluruh wilayah di Indonesia. Produk – produk yang

ditawarkan, antara lain: regulator, katup gas, meteran tekanan, dll. Supplier dari

PT. Buana Teknik Mandiri berasal dari mancanegara contohnya seperti

perusahaan Emerson USA. Dalam memasarkan barang dagangannya, PT. Buana

Teknik Mandiri menjual produk – produknya ke pabrik – pabrik, mall, dan juga

kontraktor. Kelebihan dari PT. Buana Teknik Mandiri adalah kualitas produk –

produk yang ditawarkan merupakan kualitas terbaik dan telah dipercaya oleh

beberapa konsumennya.

50

Dalam menjalankan aktivitas usahanya, PT. Buana Teknik Mandiri ini

memiliki sumber daya manusia yang ahli di bidangnya masing-masing sehingga

kinerjanya tidak perlu diragukan lagi. Seperti perusahaan – perusahaan pada

umumnya, PT. Buana Teknik Mandiri juga memiliki tujuan yaitu untuk

mempermudah konsumen dalam memenuhi kebutuhannya akan alat-alat yang

berkaitan dengan Gas LPG.

3.2 Struktur Organisasi Perusahaan dan Uraian Tugas

Pengorganisasian merupakan penyusunan struktur organisasi, di mana

mencakup pengaturan susunan kerja dan tanggung jawab serta nama-nama unit

kerja dalam perusahaan. Struktur organisasi merupakan alat untuk mencapai

tujuan perusahaan, di mana melalui struktur organisasi akan tercipta suatu kerja

sama yang efektif antarbagian organisasi dalam mencapai tujuan perusahaan dan

terdapat batas yang jelas antara wewenang dan tanggung jawab pada setiap

kegiatan yang dilakukan perusahaan.

51

DIREKTUR UTAMA

DIREKTUR

GENERAL MANAGER

PURCHASING / GUDANG

FINANCE / KASIR

KEPALA BAGIAN TEKNIK

KEPALA BAGIAN

PENJUALAN

ACCOUNTING & TAX

PENGIRIMAN KARYAWAN UMUM COLLECTOR

STRUKTUR ORGANISASI PT. BUANA TEKNIK MANDIRI

Gambar 3.1 Struktur Organisasi

(Sumber : Struktur Organisasi PT. Buana Teknik Mandiri)

52

Uraian Tugas :

Direktur Utama

1. Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan yang ada dalam perusahaan

2. Menentukan visi dan misi perusahaan

3. Menyusun rencana kegiatan perusahaan dalam rencana jangka panjang dan jangka

pendek

Direktur

1. Memimpin perusahaan secara keseluruhan, mengurus kekayaan perusahaan dan

mewakili perusahaan , baik di dalam maupun di luar perusahaan

2. Merencanakan, membina, mengkoordinasi dan mengawasi keseluruhan kegiatan

sesuai dengan yang ditetapkan dalam rencana kerja serta kebijakan pokok yang

ditetapkan

3. Menetapkan kebijakan umum sehubungan dengan data yang diajukan masing –

masing bagian

4. Membuat perjanjian dengan perusahaan lain, pihak pelanggan maupun pihak bank

atas nama perusahaan

5. Menjalankan visi dan misi perusahaan

6. Bertanggung jawab kepada direktur utama

7. Mengotorisasi dokumen perusahaan

53

General Manager

1. Mengecek pekerjaan proyek yang sedang dikerjakan oleh perusahaan

2. Dipercaya untuk mengambil alih wewenang dan mewakili Direktur jika Direktur

berhalangan hadir

3. Bertanggung jawab kepada Direktur

4. Memeriksa seluruh laporan yang ada pada perusahaan

Kepala Bagian Penjualan

1. Menerima Purchase Order

2. Membuat Surat Penawaran Harga

3. Bertanggung jawab kepada General Manager

4. Membuat Permintaan Pengeluaran Barang dan Faktur

Kepala Bagian Teknik

1. Mengatur pemasangan alat – alat

2. Memperbaiki alat – alat yang rusak


Purchasing / Gudang

1. Membuat stock opname

2. Mengatur pengeluaran dan pemasukan barang


4. Membuat Surat Jalan dan Laporan Pengeluaran Barang

54

Kasir / Bagian Keuangan

1. Menerima pembayaran dari pelanggan

2. Membuat giro

3. Melakukan pembayaran kepada supplier

4. Memegang uang kas dan menyimpan giro serta cek perusahaan

Accounting & Tax

1. Membuat Jurnal

2. Membuat Rekapan Faktur Pajak Standar

3. Melaporkan hasil laporan ke General Manager


55

3.3 Tata Laksana Sistem Berjalan

3.3.1 Tata Laksana Penjualan Tunai

Pada PT. Buana Teknik Mandiri, proses penjualan dimulai ketika

pelanggan menghubungi PT. Buana Teknik Mandiri, pada saat itu

pelanggan akan dilayani oleh Bagian Penjualan, kemudian pelanggan

mulai menanyakan tentang produk yang akan dibeli, lalu Bagian Penjualan

akan membuat Surat Penawaran Harga (SPH) dan dikirim ke pelanggan

melalui fax atau email.

Setelah pelanggan setuju, pelanggan akan membuat Purchase

Order (PO) yang akan dikirim ke Bagian Penjualan, lalu Bagian Penjualan

akan membuat Permintaan Pengeluaran Barang (PPB) yang kemudian

diberikan ke Bagian Gudang. Bagian Gudang membuat Surat Jalan (SJ) 4

rangkap.

Sementara itu Bagian Penjualan membuat Faktur 4 rangkap. Pada

saat membuat Faktur, perusahaan memberikan diskon berdasarkan jenis

pelanggan. Untuk pelanggan distributor, perusahaan memberikan diskon

sebesar 50 %. Untuk pelanggan agen, perusahaan memberikan diskon

sebesar 25 % dan untuk pelanggan perorangan, perusahaan memberikan

diskon sebesar 0 %.

Bagian Gudang menghubungi Bagian Pengiriman & Teknik untuk

mengirim barang ke pelanggan dengan membawa Faktur 4 rangkap dan SJ

4 rangkap, serta fotocopy PO.

56

Setelah barang diterima oleh pelanggan, pelanggan akan

menandatangani Faktur dan SJ. Faktur rangkap 1 dan 2 yang sudah

ditandatangani diberikan untuk pelanggan, sedangkan Faktur rangkap 3

yang telah ditandatangani diberikan untuk Bagian Penjualan dan Faktur

rangkap 4 yang telah ditandatangani diberikan kepada Bagian Accounting.

SJ rangkap 1 dan 2 yang sudah ditandatangani diberikan untuk pelanggan,

sedangkan SJ rangkap 3 yang telah ditandatangani akan diberikan ke

Bagian Penjualan dan SJ rangkap 4 yang telah ditandatangani akan

diberikan ke Bagian Gudang.

Pada saat pengantaran barang, pelanggan dapat membayar dengan

menggunakan uang tunai (cash), cek, ataupun giro. Setelah menerima

pembayaran, Bagian Keuangan akan menghubungi Bagian Accounting

untuk membuat Jurnal dan Rekapan Faktur Pajak Standar untuk

dilaporkan ke General Manager.

3.3.2 Tata Laksana Penjualan Kredit

Proses penjualan kredit pada PT. Buana Teknik Mandiri dimulai

ketika pelanggan menghubungi PT. Buana Teknik Mandiri, pada saat itu

pelanggan akan dilayani oleh Bagian Penjualan, kemudian pelanggan

mulai menanyakan tentang produk yang akan dibeli. Lalu Bagian

Penjualan akan membuat Surat Penawaran Harga (SPH) dan dikirim ke

pelanggan melalui fax atau email.

57

Setelah pelanggan menyutujui harga yang ditawarkan, pelanggan

akan membuat Purchase Order (PO) yang akan dikirim ke Bagian

Penjualan, lalu Bagian Penjualan akan membuat Permintaan Pengeluaran

Barang (PPB) yang kemudian diberikan kepada Bagian Gudang. Setelah

Bagian Gudang menerima PPB tersebut maka Bagian Gudang segera

menyiapkan barang, setelah barang siap Bagian Gudang mengeluarkan

Surat Jalan (SJ) 4 rangkap.

Pada saat pengiriman barang, Bagian Gudang akan menitipkan SJ

4 rangkap kepada Bagian Pengiriman & Teknik untuk diberikan kepada

pelanggan pada saat mengirim barang pesanannya. Kemudian pelanggan

menandatangani SJ 4 rangkap, dan pelanggan menerima SJ rangkap 2

yang telah ditandatangani. Lalu SJ rangkap 1 dan 3 yang telah

ditandatangani diberikan kepada Bagian Penjualan sedangkan SJ rangkap

4 yang telah ditandatangani diberikan kepada Bagian Gudang untuk

diarsip.

Bagian Penjualan akan membuat Faktur 4 rangkap. Pada saat

membuat Faktur, perusahaan memberikan diskon berdasarkan jenis

pelanggan. Untuk pelanggan distributor, perusahaan memberikan diskon

sebesar 50 %. Untuk pelanggan agen, perusahaan memberikan diskon

sebesar 25 % dan untuk pelanggan perorangan, perusahaan memberikan

diskon sebesar 0 %.

Lalu pada saat jatuh tempo, maka Bagian Penjualan akan

memberikan Faktur 4 rangkap dan SJ rangkap 1 yang telah ditandatangani,

58

serta fotocopy dari PO kepada Bagian Penagihan untuk diberikan ke

pelanggan. Kemudian pelanggan membayar seluruh tagihannya dan

menandatangani Faktur 4 rangkap, lalu pelanggan menerima Faktur

rangkap 1 dan 2 beserta SJ rangkap 1 yang telah ditandatangani. Faktur

rangkap 3 yang telah ditandatangani akan diberikan kepada Bagian

Penjualan dan faktur rangkap 4 yang telah ditandatangani akan diberikan

kepada Bagian Accounting.

Setelah menerima pembayaran, Bagian Accounting akan membuat

Jurnal dan Rekapan Faktur Pajak Standar untuk dilaporkan kepada

General Manager.

59

3.3.3 Event Table

Event Table PT. Buana Teknik Mandiri

Prosedur Penjualan Tunai

Tabel 3.1 Event Table Penjualan Tunai

Event Internal Agent Start When Activities in the Event

Memberikan

Penawaran Harga

Bagian Penjualan Pelanggan

menghubungi PT.

Buana Teknik

Mandiri

Pelanggan datang,

Membuat Surat

Penawaran Harga (SPH),

Mengirim SPH via fax

atau email

Melakukan

Penjualan

Bagian Penjualan Menerima Purchase

Order (PO) dari

Pelanggan

Menerima PO, Membuat

Permintaan Penerimaan

Barang (PPB), Membuat

Faktur 4 rangkap

Menyiapkan

Barang

Bagian Gudang Menerima PPB dari

Bagian Penjualan

Menerima PPB,

Menyiapkan barang,

Mengupdate persediaan

barang, Membuat Surat

Jalan (SJ) 4 rangkap

Mengirim Barang Bagian Pengiriman

& Teknik

Menerima barang

dari Bagian Gudang

Mengirim barang ke

pelanggan, Menerima

Faktur 4 rangkap, SJ 4

rangkap & fotocopy PO

60

Menerima

Pembayaran

Bagian Keuangan Menerima

pembayaran

Menerima pembayaran,

Menerima SJ (ttd)

rangkap 3 dan 4,

Memberikan konfirmasi

ke Bagian Accounting

Membuat Laporan Bagian Accounting Setiap akhir bulan Membuat Jurnal,

Membuat Rekapan

Faktur Pajak Standar,

Menyerahkan laporan

kepada General Manager

61

Event Table PT. Buana Teknik Mandiri

Prosedur Penjualan Kredit

Tabel 3.2 Event Table Penjualan Kredit

Event Internal Agent Start When Activities in the Event

Memberikan

Penawaran

Harga

Bagian Penjualan Pelanggan

menghubungi PT.

Buana Teknik

Mandiri

Pelanggan datang,

Membuat Surat Penawaran

Harga (SPH), Mengirim

SPH via fax atau email

Melakukan

Penjualan

Bagian Penjualan Menerima Purchase

Order (PO) dari

Pelanggan

Menerima PO, Membuat

Permintaan Pengeluaran

Barang (PPB)

Menyiapkan

Barang

Bagian Gudang Menerima PPB dari

Bagian Penjualan

Menerima PPB,

Menyiapkan barang,

Mengupdate persediaan

barang, Membuat Surat

Jalan (SJ) 4 rangkap

Mengirim

Barang

Bagian Pengiriman

& Teknik

Menerima barang

dari Bagian Gudang

Mengirim barang ke

pelanggan, Menerima SJ 4

rangkap, fotocopy PO, dan

Tanda Terima dari

pelanggan

Membuat Faktur Bagian Penjualan Menerima Tanda

Terima dari

Membuat Faktur 4 rangkap

62

pelanggan

Melakukan

Penagihan

Bagian Penagihan Saat jatuh tempo Mendatangi pelanggan,

Memberikan Faktur (ttd)

rangkap 1 dan SJ (ttd)

rangkap 1 kepada

pelanggan

Menerima

Pembayaran

Bagian Keuangan Menerima

pembayaran

Menerima pembayaran,

Menerima SJ (ttd) rangkap

3 dan 4, Memberikan

konfirmasi ke Bagian

Accounting

Membuat

Laporan

Bagian Accounting Setiap akhir bulan Membuat Jurnal, Membuat

Rekapan Faktur Pajak

Standar, Menyerahkan

laporan kepada General

Manager

63

3.3.4 Overview Activity Diagram

Overview Activity Diagram Penjualan Tunai

Gambar 3.2 Overview Activity Diagram Penjualan Tunai

64

Overview Activity Diagram Penjualan Kredit

Gambar 3.3 Overview Activity Diagram Penjualan Kredit

65

3.3.5 Workflow Table

Workflow Table Penjualan Tunai

Tabel 3.3 Workflow Table Penjualan Tunai

Pelanggan

Bagian Penjualan

Pelanggan

Memberikan Penawaran Harga

1. Melakukan pemesanan

2. Menerima pesanan langsung atau melalui telepon

3. Membuat Surat Penawaran Harga (SPH)

4. Memberikan SPH kepada pelanggan

5. Menerima SPH dari Bagian Penjualan

Pelanggan

Bagian Penjualan

Melakukan Penjualan

6. Membuat Purchase Order (PO)

7. Mengirimkan PO melalui fax atau email

8. Menerima PO dari pelanggan

9. Mencatat pesanan pelanggan

10. Membuat Permintaan Pengeluaran Barang (PPB)

11. Memberikan PPB ke Bagian Gudang

Bagian Gudang

Menyiapkan Barang

12. Menerima PPB dari Bagian Penjualan

13. Mempersiapkan barang berdasarkan PPB

14. Mengupdate persediaan barang

15. Membuat Surat Jalan (SJ) 4 rangkap

16. Menyerahkan barang ke Bagian Pengiriman & Teknik

17. Menyerahkan SJ 4 rangkap ke Bagian Penjualan

66

Bagian Penjualan

Membuat Faktur

18. Menerima SJ 4 rangkap dari Bagian Gudang

19. Mencocokkan PO dengan SJ

20. Membuat Faktur 4 rangkap berdasarkan PO dari pelanggan

21. Memberikan Faktur 4 rangkap ke Bagian Pengiriman &

Teknik

22. Memberikan SJ 4 rangkap ke Bagian Pengiriman & Teknik

23. Memberikan fotocopy PO ke Bagian Pengiriman & Teknik

Bagian Pengiriman

& Teknik

Pelanggan

Mengirim Barang

24. Menerima Faktur 4 rangkap, SJ 4 rangkap, dan fotocopy PO

dari Bagian Penjualan

25. Mencocokkan barang dengan SJ

26. Menyerahkan barang, fotocopy PO, Faktur 4 rangkap dan SJ

4 rangkap ke pelanggan

27. Menandatangani Faktur dan SJ

28. Mengambil Faktur (ttd) rangkap 1 dan 2 serta SJ (ttd) rangkap

1 dan 2

Pelanggan

Bagian Pengiriman

Menerima Pembayaran

29. Memberikan Faktur (ttd) rangkap 3 dan 4 serta SJ (ttd)

rangkap 3 dan 4 ke Bagian Pengiriman & Teknik

30. Memberikan pembayaran kepada Bagian Pengiriman &

Teknik

31. Memberikan Faktur (ttd) rangkap 3 dan 4, SJ (ttd) rangkap 3

67

& Teknik

Bagian Penjualan

Bagian Keuangan

dan 4 beserta pembayaran pelanggan ke Bagian Penjualan

32. Memberikan SJ (ttd) rangkap 4 ke Bagian Gudang untuk

diarsipkan

33. Memberikan Faktur (ttd) rangkap 4 ke Bagian Accounting

34. Mengarsip PO, SJ (ttd) rangkap 3, dan Faktur (ttd) rangkap 3

35. Memberikan pembayaran pelanggan ke Bagian Keuangan

36. Menerima pembayaran pelanggan dari Bagian Penjualan

Bagian Accounting

Membuat Laporan

37. Menerima Faktur (ttd) rangkap 4 dari Bagian Penjualan

38. Mengarsip Faktur (ttd) rangkap 4

39. Membuat Jurnal dan Rekapan Faktur Pajak Standar

40. Memberikan hasil laporan ke General Manager

68

Workflow Table Penjualan Kredit

Tabel 3.4 Workflow Table Penjualan Kredit

Pelanggan

Bagian Penjualan

Pelanggan

Memberikan Penawaran Harga

1. Melakukan pemesanan

2. Menerima pesanan langsung atau melalui telepon

3. Membuat Surat Penawaran Harga (SPH)

4. Memberikan SPH kepada pelanggan

5. Menerima SPH dari Bagian Penjualan

Pelanggan

Bagian Penjualan

Melakukan Penjualan

6. Membuat Purchase Order (PO)

7. Mengirimkan PO melalui fax atau email

8. Menerima PO dari pelanggan

9. Mencatat pesanan pelanggan

10. Membuat Permintaan Pengeluaran Barang (PPB)

11. Memberikan PPB ke Bagian Gudang

Bagian Gudang

Bagian Penjualan

Menyiapkan Barang

12. Menerima PPB dari Bagian Penjualan

13. Mempersiapkan barang berdasarkan PPB

14. Mengupdate persediaan barang

15. Membuat Surat Jalan (SJ) 4 rangkap

16. Menyerahkan barang ke Bagian Pengiriman & Teknik

17. Menyerahkan SJ 4 rangkap ke Bagian Penjualan

18. Menerima SJ 4 rangkap dari Bagian Gudang

69

19. Mencocokkan PO dengan SJ

20. Memberikan fotocopy PO dan SJ 4 rangkap ke Bagian

Pengiriman & Teknik

Bagian Pengiriman

& Teknik

Pelanggan

Bagian Pengiriman

& Teknik

Mengirim Barang

21. Menerima fotocopy PO dan SJ 4 rangkap dari Bagian Gudang

22. Mencocokkan barang dengan SJ

23. Menyerahkan barang, fotocopy PO, serta SJ 4 rangkap ke

pelanggan

24. Menandatangani SJ

25. Mengambil SJ (ttd) rangkap 2

26. Memberikan Tanda Terima

27. Mengambil SJ (ttd) rangkap 1, 3, dan 4

28. Menyerahkan SJ (ttd) rangkap 1, 3, dan 4 ke Bagian Penjualan

Bagian Penjualan

Membuat Faktur

29. Menerima SJ (ttd) rangkap 1, 3, dan 4 serta Tanda Terima dari

Bagian Pengiriman & Teknik

30. Membuat Faktur 4 rangkap

31. Mengirim Faktur 4 rangkap dan SJ (ttd) rangkap 1 ke Bagian

Penagihan

Bagian Penagihan

Melakukan Penagihan

32. Menerima Faktur 4 rangkap beserta SJ (ttd) rangkap 1 dari

Bagian Penjualan

33. Menagih pelanggan

70

Pelanggan

Bagian Penagihan

34. Membayar tagihan

35. Menandatangani Faktur

36. Menerima Faktur (ttd) rangkap 1 dan 2 serta SJ (ttd) rangkap 1

37. Menyerahkan pembayaran pelanggan kepada Bagian Keuangan

38. Menyerahkan Faktur (ttd) rangkap 3 ke Bagian Penjualan

39. Menyerahkan Faktur (ttd) rangkap 4 ke Bagian Accounting

40. Menyerahkan SJ (ttd) rangkap 3 ke Bagian Penjualan

41. Menyerahkan SJ (ttd) rangkap 4 ke Bagian Gudang

Bagian Keuangan

Bagian Penjualan

Bagian Gudang

Menerima Pembayaran

42. Menerima pembayaran pelanggan dari Bagian Penagihan

43. Menerima SJ (ttd) rangkap 3 dan Faktur (ttd) rangkap 3 dari

Bagian Penagihan

44. Mengarsip PO, SJ (ttd) rangkap 3, dan Faktur (ttd) rangkap 3

45. Menerima SJ (ttd) rangkap 4 dari Bagian Penagihan

46. Mengarsip SJ (ttd) rangkap 4 dan Permintaan Pengeluaran

Barang (PPB)

Bagian Accounting

Membuat Laporan

47. Menerima Faktur (ttd) rangkap 4 dari Bagian Penagihan

48. Mengarsip Faktur (ttd) rangkap 4

49. Membuat Jurnal dan Rekapan Faktur Pajak Standar

50. Memberikan hasil laporan ke General Manager

71

3.3.6 Detailed Activity Diagram

Detailed Activity Diagram Penjualan Tunai

Event Memberikan Penawaran Harga

Pelanggan Bagian Penjualan

Melakukan pemesanan

Menerima pesanan langsung atau melalui telepon

Membuat Surat Penawaran Harga (SPH)

Memberikan SPH kepada pelanggan

Menerima SPH dari Bagian Penjualan

{SPH}

{SPH}

Gambar 3.4 Detailed Activity Diagram Penjualan Tunai Memberikan Penawaran Harga

72


Event Melakukan Penjualan

Gambar 3.5 Detailed Activity Diagram Penjualan Tunai Melakukan Penjualan

73


Event Menyiapkan Barang

Gambar 3.6 Detailed Activity Diagram Penjualan Tunai Menyiapkan Barang

74


Event Membuat Faktur

Bagian Penjualan

Menerima SJ 4 rangkap dari Bagian Gudang

Membuat Faktur 4 rangkap berdasarkan PO dari pelanggan

Memberikan Faktur 4 rangkap ke Bagian Pengiriman & Teknik

Memberikan SJ 4 rangkap ke Bagian Pengiriman & Teknik

Memberikan fotocopy PO ke Bagian Pengiriman & Teknik

{Faktur}{Faktur}

{Faktur}{Faktur}1

23

4

Mencocokkan PO dengan SJ

{PO}

{SJ}{SJ}

{SJ}{SJ}1

23

4

{SJ}{SJ}

{SJ}{SJ}1

23

4

{PO<fotocopy>}

{SJ}{SJ}

{SJ}{SJ}1

23

4

Gambar 3.7 Detailed Activity Diagram Penjualan Tunai Membuat Faktur

75


Event Mengirim Barang

Gambar 3.8 Detailed Activity Diagram Penjualan Tunai Mengirim Barang

76


Event Menerima Pembayaran

Gambar 3.9 Detailed Activity Diagram Penjualan Tunai Menerima Pembayaran

77


Event Membuat Laporan

Gambar 3.10 Detailed Activity Diagram Penjualan Tunai Membuat Laporan

78

Detailed Activity Diagram Penjualan Kredit

Event Memberikan Penawaran Harga

Bagian PenjualanPelanggan

Melakukan pemesanan

Menerima pesanan langsung atau melalui telepon

Membuat Surat Penawaran Harga (SPH)

Memberikan SPH kepada pelanggan

Menerima SPH dari Bagian Penjualan

{SPH}

{SPH}

Gambar 3.11 Detailed Activity Diagram Penjualan Kredit Memberikan Penawaran Harga

79


Event Melakukan Penjualan

Gambar 3.12 Detailed Activity Diagram Penjualan Kredit Melakukan Penjualan

80


Event Menyiapkan Barang

Bagian PenjualanBagian Gudang

Menerima PPB dari Bagian Penjualan

Mempersiapkan barang berdasarkan PPB

Mengupdate persediaan barang

Membuat Surat Jalan (SJ) 4 rangkap

Menyerahkan barang ke Bagian Pengiriman & Teknik

Menyerahkan SJ 4 rangkap ke Bagian Penjualan

{PPB}

{SJ}{SJ}

{SJ}{SJ}1

23

4

{SJ}{SJ}

{SJ}{SJ}

12

34

Menerima SJ 4 rangkap dari Bagian Gudang

Mencocokkan PO dengan SJ

Memberikan fotocopy PO dan SJ 4 rangkapke Bagian Pengiriman & Teknik

{SJ}{SJ}

{SJ}{SJ}1

23

4

{SJ}{SJ}

{SJ}{SJ}1

23

4

{PO}

{SJ}{SJ}

{SJ}{SJ}1

23

4

{PO<fotocopy>}

Gambar 3.13 Detailed Activity Diagram Penjualan Kredit Menyiapkan Barang

81


Event Mengirim Barang

Gambar 3.14 Detailed Activity Diagram Penjualan Kredit Mengirim Barang

82


Event Membuat Faktur

Gambar 3.15 Detailed Activity Diagram Penjualan Kredit Membuat Faktur

83


Event Melakukan Penagihan

Gambar 3.16 Detailed Activity Diagram Penjualan Kredit Melakukan Penagihan

84


Event Menerima Pembayaran

Gambar 3.17 Detailed Activity Diagram Penjualan Kredit Menerima Pembayaran

85


Event Membuat Laporan

Gambar 3.18 Detailed Activity Diagram Penjualan Kredit Membuat Laporan

86

3.4 Analisis Temuan Hasil Survei

a) Temuan : Formulir-formulir perusahaan, seperti Surat Jalan dan

Invoice (Faktur) tidak memiliki judul.

Kriteria : Suatu formulir memerlukan judul untuk menggambarkan

fungsi formulir tersebut dan berfungsi juga untuk

pengidentifikasian formulir.

Sebab : Perusahaan tidak mencantumkan judul dalam formulir

karena sudah terdapat nama pada butir “nomor formulir”

namun tidak diletakkan pada bagian judul.

Akibat : Jika formulir tidak diberi judul akan sulit untuk

mengidentifikasi formulir tersebut.

Rekomendasi : Formulir pada perusahaan harus memiliki judul.

b) Temuan : Belum lengkapnya laporan yang ada pada perusahaan.

Kriteria : Laporan yang ada pada perusahaan seharusnya dibuat

secara lengkap dan terperinci.

Sebab : Perusahaan belum membutuhkan laporan yang banyak

dan juga belum sempat membuat laporan yang lain.

Akibat : Pihak manajemen perusahaan tidak dapat mengambil

keputusan secara efektif dan efisien, juga tidak dapat

mengetahui perkembangan perusahaan.

Rekomendasi : Membuat laporan-laporan yang dibutuhkan perusahaan

secara lengkap dan terperinci.

87

c) Temuan : Sulit dalam melakukan pencarian data.

Kriteria : Proses pencarian data lebih cepat dan lebih mudah

dilakukan jika menggunakan sistem informasi.

Pemrosesan menggunakan sistem informasi dapat

membantu dalam melakukan pencarian data.

Sebab : Pemrosesan masih dilakukan secara manual sehingga

pencarian data masih dilakukan berdasarkan bukti fisik.

Akibat : Karyawan mengalami kendala dalam melakukan proses

pencarian data, seperti kelambatan dalam mencari data.

Rekomendasi : Menggunakan suatu sistem informasi dalam melakukan

proses penjualan di dalam PT. Buana Teknik Mandiri.

d) Temuan : Tidak terdapat formulir Bukti Penerimaan Kas.

Kriteria : Di dalam laporan penjualan seharusnya terdapat bukti

penerimaan kas sehingga tidak menimbulkan kecurangan

dalam pembayaran.

Sebab : Bagi perusahaan pemberian faktur kepada pelanggan

sudah cukup sebagai bukti pembayaran.

Akibat : Tidak adanya bukti penguat bahwa pelanggan telah

membayar selain pemberian faktur kepada pelanggan.

Rekomendasi : Menggunakan formulir Bukti Penerimaan Kas setiap kali

pelanggan melunasi pembayaran.

88

e) Temuan : Tidak adanya limit kredit dalam transaksi penjualan

kredit.

Kriteria : Dalam setiap transaksi penjualan kredit seharusnya

perusahaan menetapkan limit kredit sehingga tidak

menimbulkan piutang yang terlalu besar dan piutang tidak

tertagih.

Sebab : Pelanggan selalu membayar tagihannya tepat waktu

Akibat : Piutang perusahaan semakin membesar dan pelanggan

bebas membeli barang secara kredit tanpa adanya batasan

jumlah utang kepada pihak perusahaan.

Rekomendasi : Menetapkan limit kredit bagi transaksi penjualan secara

kredit.

f) Temuan : BPK dibuat oleh Bagian Keuangan berdasarkan Faktur,

sedangkan Bagian Penjualan tidak memberikan Faktur

untuk Bagian Keuangan.

Kriteria : Pembuatan BPK harus berdasarkan Faktur dan yang

membuat BPK adalah Bagian Keuangan sehingga

seharusnya Bagian Keuangan menerima Faktur dari Bagian

Penjualan.

Sebab : Karena pada sistem berjalan tidak terdapat formulir BPK

sehingga Bagian Penjualan tidak memberikan Faktur untuk

Bagian Keuangan.

89

Akibat : Bagian Keuangan akan mengalami kesulitan dalam

membuat BPK karena bagian keuangan tidak mendapatkan

rangkapan Faktur.

Rekomendasi : Bagian Keuangan harus menerima Faktur karena yang

membuat BPK adalah Bagian Keuangan.

3.5 Identifikasi Kebutuhan Informasi

Informasi yang diperlukan perusahaan di antaranya adalah :

a) Formulir pada perusahaan harus memiliki judul

Dalam setiap formulir yang digunakan oleh perusahaan harus ada judul dari

formulir tersebut agar memudahkan pengguna formulir dalam

mengidentifikasi formulir.

b) Membuat laporan-laporan yang dibutuhkan perusahaan secara lengkap dan

terperinci

Dalam perusahaan dibutuhkan laporan yang lengkap dan terperinci sehingga

dapat memudahkan pihak manajemen perusahaan dalam mengambil

keputusan dan dalam mengetahui perkembangan perusahaan. Beberapa

laporan yang diperlukan yaitu :

Laporan penjualan per barang

Laporan penjualan per pelanggan

Laporan penjualan tunai

Laporan penjualan kredit

90

c) Menggunakan sistem informasi dalam melakukan proses penjualan

Dalam melakukan pencarian data agar dapat lebih cepat, efektif, dan efisien,

perusahaan dapat menerapkan penggunaan sistem informasi. Penggunaan

sistem informasi dapat membantu dalam kesulitan mencari data yang

diperlukan perusahaan. Data yang dapat dicari dengan menggunakan sistem

informasi dalam proses penjualan di antaranya adalah : data pelanggan,

piutang yang jatuh tempo, penjualan tunai, maupun penjualan kredit.

d) Menggunakan formulir Bukti Penerimaan Kas setiap kali pelanggan melunasi

pembayaran

Penggunaan formulir Bukti Penerimaan Kas dapat menambah bukti bahwa

pelanggan telah melunasi pembayaran selain bukti pelunasan dengan cara

pemberian faktur kepada pelanggan. Formulir Bukti Penerimaan Kas dibuat

sebanyak 3 rangkap untuk diarsipkan pada Bagian Accounting, Bagian

Keuangan, dan Bagian Penjualan.

e) Menetapkan limit kredit bagi transaksi penjualan secara kredit

Dalam transaksi penjualan secara kredit, perusahaan hendaknya menetapkan

limit kredit berdasarkan jenis pelanggan, yang terdiri dari distributor, agen,

dan pelanggan perorangan. Untuk distributor limit kreditnya sebesar

Rp.75.000.000,- ; untuk agen Rp. 40.000.000,- ; untuk pelanggan perorangan

Rp.20.000.000,-

f) Bagian Keuangan harus menerima Faktur karena yang membuat BPK adalah

Bagian Keuangan

91

Bagian Keuangan hendaknya menerima satu rangkap Faktur yang dihasilkan

oleh Bagian Penjualan, sehingga dalam membuat BPK, Bagian Keuangan

tidak mengalami kesulitan dalam mencari informasi penjualan dari Faktur –

Faktur yang digunakan.

Documents

Bab 3 revisi - thesis.binus.ac.idthesis.binus.ac.id/doc/Bab3/2009-2-00344-KA Bab 3.pdf4. Membuat Surat Jalan dan Laporan Pengeluaran Barang . 54 Kasir / Bagian Keuangan 1. Menerima