Upload
trinhphuc
View
218
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
64
BAB 3
SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN YANG SEDANG BERJALAN
3.1 Gambaran Umum Perusahaan
Dalam sub bab ini membahas mengenai sejarah dari Perusahaan Multiplus
cabang Kebon Jeruk, yang meliputi sejarah perusahaan, visi dan misi, struktur
organisasi serta tugas dan wewenang dari masing – masing bagian yang ada didalam
perusahaan tersebut.
3.1.1 Sejarah perusahaan
Multiplus didirikan pada tahun 1999 dan menjadi yang pertama
memperkenalkan konsep pusat layanan bisnis di Indonesia. Alamat : Jl. Kebon
Jeruk Raya No. 76, Jakarta 11480 – Indonesia. Telp. (62-21) 536.4039 /
536.4040, Fax. (62-21) 530.1477. E-mail: [email protected].
Multiplus telah dikenal sebagai penyedia terbaik layanan bisnis terintegrasi
yang berkualitas seperti pos dan pengiriman barang, layanan cetak, layanan
fotokopi, biro iklan, tour & travel, dll. dan langsung mendapatkan respons
positif dari penduduk di Lippo Karawaci.
Multiplus telah mengembangkan konsep waralaba yang sangat efisien
yang memungkinkan para pengusaha berkompetisi dengan baik dan
mendapatkan respons dari pasar dalam waktu relatif singkat. Sejak
memperkenalkan konsep waralaba pada pertengahan 2003, Multiplus meraih
pertumbuhan yang fenomenal menjadi >100 gerai dan berencana akan
membuka lebih banyak lagi dan hadir di setiap provinsi di seluruh Indonesia
65
dalam waktu 2 tahun ke depan. Sebagai pemenang penghargaan Indonesia
Franchise Gold 2006 dan kandidat Indonesia satu-satunya untuk penghargaan
International Franchisor of the Year 2006 yang berkompetisi dengan franchisor
dari 36 negara, Multiplus siap untuk mengembangkan jaringannya ke Asia
Tenggara dan negara-negara lainnya pada tahun 2007.
3.1.2 Struktur Organisasi Perusahaan Multiplus
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Pada Multiplus Cabang Kebon Jeruk
3.1.3 Visi dan Misi Perusahaan Multiplus
3.1.3.1 Visi Perusahaan Multiplus
Staff Gudang
Kasir Staff Eskpedisi
Operator Warnet dan
Wartel
Bagian Operasional Teknis
Bagian Operasional
Admin
Manager
Supervisor Admin dan
Teknis
66
Visi Multiplus adalah untuk menjadi pemimpin pasar dalam bidan g
Pusat Layanan Bisnis yang dikenal bukan saja karena memiliki jaringan
yang luas di Indonesia dan internasional, tetapi juga karena selalu
menyediakan produk-produk berkualitas dengan layanan yang prima.
3.1.3.2 Misi Perusahaan Multiplus
Multiplus hadir dengan misi untuk dapat memberikan pelayanan
bisnis terpadu dengan kualitas prima & harga yang terjangkau, sehingga
dapat memfasilitasi para pelaku bisnis dalam menjalankan bisnisnya
dengan lebih efektif & efisien.
3.1.4 Uraian tugas dan tanggung jawab
Berikut ini uraian tugas dan tanggung jawab dari tiap bagian pada
Multiplus :
1. Manager :
Membuat action plan, marketing strategic, maintainance operasional,
mengatur jadwal kerja (schedule), mengecek Laporan Rekap Kartu
Srock per periode.
2. Supervisor Admin dan Teknis :
Bertugas untuk membuat Laporan Rekap Kartu Stock, dan
mengkoordinasi Bagian Operasional Admin dan Bagian Operasional
Teknis.
67
3. Bagian Operasional Admin:
Bagian operasional yang bertugas untuk mengkoordinasi kasir dan
staff gudang, dan juga bertanggung jawab terhadap Manajer dan
Supervisor Admin dan Teknis.
Contohnya : Membuat Purchase Order (PO).
4. Bagian Operasional Teknis :
Bagian operasional yang bertugas untuk mengkoordinasi staff yang
berkaitan dengan penyedia jasa.
Contohnya : warnet (mengecek apakah ada komputer yang hang atau
bermasalah), wartel, printing, fotocopy.
5. Kasir :
Melayani transaksi dengan customer, menginput data transaksi harian.
6. Staff Gudang :
Mengecek persediaan barang dan menerima barang masuk.
7. Operator Warnet dan Wartel :
Mengontrol dan mengecek kondisi dan billing warnet dan wartel.
8. Staff Ekspedisi :
Mengurus proses transaksi dalam bidang eskpedisi di Multiplus.
3.1.5 Produk
Multiplus sebagai perusahaan jasa yang mengembangkan produk dan
layanan. lengkap, mampu bersaing dan menjadi yang terdepan. Ditunjang divisi
pengembangan produk dan layanan yang handal, Multiplus siap memenuhi
kebutuhan Anda. Berikut produk dan layanan utama:
68
1. Alat Tulis Kantor
Multiplus menyediakan beragam keperluan alat tulis dan kantor bagi
Anda dengan pilihan yang lengkap dan harga kompetitif. Multiplus
juga menyediakan ratusan kartu ucapan dan kartu pos yang menarik
bagi keperluan Anda.
2. Kartu Telepon
Tingginya aktivitas masyarakat membuat mobilitas komunikasi pun
semakin padat. Multiplus sebagai business service center paham akan
kebutuhan ini. Untuk itu, layanan kartu telepon disiapkan untuk
Anda.
Multiplus menyediakan kartu telepon domestik dan internasional,
baik dengan saluran digital maupun VOIP. Menggunakan in-house
proprietary software dan sistem jaringan data yang aman, Multiplus
menawarkan produk voucher ponsel terlengkap, termurah, dan
bergaransi dari seluruh operator yang ada.
3. Saveprint
Sebagai franschisor tinta refill terbesar di Indonesia, Saveprint
menyediakan teknologi terbaru dan terkini untuk refill tinta dan
compatible cartridge. Saveprint memang menyiapkan semua
kebutuhan Anda akan printing,baik untuk kebutuhan sehari-hari
maupun kebutuhan bisnis seperti, Compatible cartridge tinta, Toner,
OEM inkjet cartridge, OEM laser cartridge. Saveprint siap mengisi
ulang semua tipe printer.
69
Didukung lebih dari 100 gerai di 15 kota besar diseluruh Indonesia.
Saveprint berkomitmen menjamin kepuasan pelanggan untuk semua
produk dan layanannya.
4. Majalah
Dukungan besar dari sejumlah media cukup berperan dalam
memajukan nama besar Multiplus sebagai perusahaan pertama yang
memperkenalkan konsep pusat layanan bisnis. Sampai akhirnya
tercatat sebagai Business Services Center nomor satu di Indonesia.
Sebagai bentuk apresiasi terhadap mitra, Multiplus telah menyiapkan
tempat-tempat khusus untuk perusahaan penerbitan yang ingin
meletakkan majalah dan tabloid dibeberapa gerai Multiplus.
3.2 Sistem Yang Sedang Berjalan
3.2.1 Uraian Proses Sistem Informasi Persediaan pada Perusahaan Multiplus
Cabang Kebon Jeruk
1. Prosedur Pencatatan Penerimaan Barang dan retur pembelian
Pada setiap akhir periode, Supervisor Admin dan Teknis melihat Laporan
Rekap Kartu Stock. Apabila stok barang sudah mencapai minimum maka
Supervisor Admin dan Teknis akan meminta Bagian Operasional Admin
untuk memesan barang dan membuat Purchase Order (PO) sebanyak 2
rangkap. Rangkap 1 dapat ditujukan kepada supplier melalui e-mail,
kemudian rangkap 2 diarsip oleh Bagian Operasional Admin. Setelah
menerima PO, supplier menyiapkan barang yang dipesan. Setelah barang
siap, maka supplier membuat Surat Jalan (SJ) sebanyak 3 rangkap. SJ
70
rangkap 1 diberikan kepada Staff Gudang, SJ rangkap 2 dan 3 diarsip oleh
supplier.
Kemudian staff gudang akan menerima barang dari supplier tersebut, lalu
akan mengecek apakah barang sesuai dengan PO atau tidak. Jika barang
sesuai dengan PO, maka Staff Gudang akan menginput penerimaan barang
ke dalam sistem. Jika barang tidak sesuai, maka staff gudang akan
melakukan retur kepada supplier dengan mengisi Delivery Claim Advise
(DCA). Setelah supplier menerima DCA tersebut, supplier akan mengirim
barang yang sesuai dan ditujukan kepada Staff Gudang. Jika barang sudah
sesuai dengan PO, maka supplier akan memberikan barang pesanan dan
membuat Bukti Transfer Barang (BTB) yang diserahkan kepada Staff
Gudang.
2. Prosedur Pencatatan Pengeluaran Barang
Prosedur Pencatatan Pengeluaran Barang pada perusahaan Multiplus
memakai sistem retail, yakni :
Pelanggan datang untuk memilih barang yang diinginkan. Setelah
mendapatkan barang yang diinginkan, barang tersebut dibawa ke kasir untuk
dibayar. Kemudian di akhir shift pada saat sebelum Multiplus tutup, kasir
menghitung jumlah barang yang sudah terjual, lalu kasir akan menginput
data tersebut ke dalam aplikasi Back Office 2.3.
Setiap akhir periode dengan jangka waktu 2 minggu, Supervisor Admin dan
Teknis membuat Laporan Rekap Kartu Stock yang ditujukan kepada
Manager.
71
3.2.2 Overview Acti vity Diagram (OAD)
Gambar 3.2 Overview Activity Diagram Sistem Informasi Persediaan
Keterangan :
PO : Purchase Order
SJ : Surat Jalan
72
3.2.3 Detail Activity Diagram (DAD)
3.2.3.1 DAD Memesan Barang
Gambar 3.3 Detail Activity Diagram Memesan Barang
Keterangan :
PO : Purchase Order
73
3.2.3.2 DAD Mengirim Barang
Gambar 3.4 Detail Activity Diagram Mengirim Barang
Keterangan :
PO : Purchase Order
SJ : Surat Jalan
74
3.2.3.3 DAD Menerima Barang
Supplier KomputerStaff gudang
M enerima barang dan SJ rangkap 1
M engecek barang sesuai atau t idak
Menginput penerimaanbarang
SJ1
Tr_Pemesanan
Ms_Barang
M engirim barang besertaSJ rangkap 1
Gambar 3.5 Detail Activity Diagram Menerima Barang
Keterangan :
SJ : Surat Jalan
75
3.2.3.4 DAD Melakukan Retur
Gambar 3.6 Detail Activity Diagram Melakukan Retur
Keterangan :
DCA : Delivery Claim Advise
BTB : Bukti Transfer Barang
76
3.2.3.5 DAD Melakukan Penjualan
KomputerKasir
MelayaniTransaksiDengan
Customer
MenghitungJumlah Barang Keluar
Tr_Penjualan
Ms_Barang
MenginputJumlah Barang Keluar
Gambar 3.7 Detail Activity Diagram Melakukan Penjualan
77
3.2.3.6 DAD Membuat Laporan
Gambar 3.8 Detail Activity Diagram Membuat Laporan
78
3.2.4 Dokumen yang Digunakan
3.2.4.1 Delivery Claim Advise
Delivery Claim Advise (DCA) merupakan surat yang ditujukan
kepada pihak supplier jika barang yang diterima tidak sesuai dengan
pesanan yang telah dilakukan sebelumnya. Proses dikeluarkannya DCA
adalah sebagai berikut, setelah perusahaan menerima barang yang dipesan
beserta tanda terima dari supplier, perusahaan akan mencocokkan tanda
terima barang dengan Purchase Order (PO) yang telah dibuat sebelumnya,
setelah itu perusahaan akan memeriksa kondisi barang yang diterima. Jika
ternyata barang yang diterima tidak sesuai dengan PO atau ada yang rusak
atau kualitasnya kurang baik, maka perusahaan dapat mengajukan DCA.
3.2.4.2 Bukti Transfer Barang
Bukti Transfer Barang (BTB) merupakan dokumen yang dibuat
oleh supplier sebagai bukti bahwa barang yang dipesan oleh Multiplus
telah dikirim. Proses dikeluarkannya BTB adalah sebagai berikut, setelah
supplier menerima retur pembelian dari Multiplus, maka supplier akan
menyiapkan barang yang akan dikirim kembali kepada Multiplus sesuai
dengan pesanan yang telah dilakukan, apabila barang yang akan dikirim
telah siap maka supplier akan mengeluarkan BTB yang akan dberikan
kepada staff gudang selaku menerima dan mengecek barang yang dikirim
tersebut.
79
3.2.4.3 Purchase Order
Purchase Order (PO) merupakan surat yang digunakan untuk
memesan barang kepada supplier yang berisikan kode barang, nama
barang, jumlah barang yang dipesan, total. PO ini juga dapat dikirimkan
melalui E-mail. PO dibuat oleh Bagian Operasional Admin sebanyak 2
rangkap yang ditujukan kepada supplier. PO yang telah dikeluarkan juga
merupakan pedoman dalam penerimaan barang, agar tidak terjadi
penerimaan barang yang melebihi pemesanan yang sudah disepakati.
3.2.4.4 Surat Jalan
Surat Jalan (SJ) merupakan surat pengantar untuk mengirimkan
barang yang ditujukan dari pihak supplier ke pihak Multiplus. Pada
sistem yang berjalan di Multiplus, supplier membuat SJ sebanyak 3
rangkap dimana rangkap 1 SJ tersebut diberikan kepada staff gudang,
sedangkan rangkap 2 dan 3 diarsip oleh supplier.
3.2.5 Laporan yang Dihasilkan
3.2.5.1 Laporan Rekap Kartu Stock
Laporan Rekap Kartu Stock merupakan hasil pertanggungjawaban
atas transaksi yang terjadi pada periode tertentu yang ditujuukan kepada
pihak yang mempunyai jabatan lebih tinggi untuk memberikan gambaran
mengenai transaksi yang terjadi dalam periode tertentu.
Laporan Rekap Kartu Stock berpengaruh pada sistem persediaan
dalam suatu perusahaan yang pada umumnya meliputi rangkaian dari
80
sistem pembelian dan penjualan barang. Pencatatan Kartu Stock
dilakukan pada akhir bulan dimana dilakukan penyesuaian stok fisik
dengan stok pada sistem, tujuannya adalah untuk menyesuaikan atau
menyamakan stok barang pada sistem dengan stok fisik barang.
3.3 Struktur Aplikasi yang Digunakan
3.3.1 Software/Aplikasi dan Hardware
Operating system: Windows XP.
Server :
• Memori 2 GB.
• Hard disk 320 GB.
Software :
• Visual Basic 6.0
• Back Office ( sudah termasuk
semua laporan harian, input, output ).
• Microsoft Excel
• Microsoft Word
Hardware :
• PC 6pcs :
1. Ticketing.
2. Konsumen.
3. Pengiriman barang.
4. Data operasional dan internal.
81
5. Data kasir.
6. Data wartel.
• Memori 512 MB.
• Hard disk 40-80 GB.
• Printer Laser Jet.
3.3.2 User dari Aplikasi
• Kasir
• Supervisor Admin
• Manager
3.3.3 Database
Database yang dipakai oleh perusahaan Multiplus menggunakan SQL.
Field Name Field Size Data Type Desciption
PK Kode_barang 6 AutoNumber
Nama_barang 30 Text
Harga_satuan 7 Number Harga per barang
Quantity 3 Number Jumlah barang
tersedia
Satuan 6 Text
Tabel 3.1 Field Ms_Barang
82
Field Name Field Size Data Type Desciption
PK No_PO 6 AutoNumber
Nama_barang 30 Text
Quantity 3 Number Jumlah barang
tersedia
Satuan 6 Text
Tabel 3.2 Field Tr_Pemesanan
Field Name Field Size Data Type Desciption
PK Kode_transaksi 6 AutoNumber
Kode_barang 6 Text
Nama_barang 30 Text
Tanggal 10 AutoNumber
Quantity 3 Number Jumlah barang
tersedia
Satuan 6 Text
Harga_satuan 7 Number Harga per barang
Total 12 Number Total per transaksi
Tabel 3.3 Field Tr_Penjualan
Field Name Field Size Data Type Desciption
PK Kode_karyawan 6 AutoNumber
Nama_karyawan 25 Text
83
Jenis_kelamin 6 Text
Tempat/tanggal_
lahir
30 Text
Alamat 30 Text
Contact_number 15 Number Nomor HP atau
telepon karyawan
Agama 10 Text
Tabel 3.4 Field Ms_Karyawan
Field Name Field Size Data Type Desciption
PK Kode_supplier 6 AutoNumber
Nama_supplier 25 Text
Alamat_supplier 30 Text
Kota 20 Text Lokasi kota
supplier
Contact Number 15 Number Nomor HP atau
telepon supplier
Tabel 3.5 Field Ms_Supplier
Field Name Field Size Data Type Desciption
PK Kode_retur 6 AutoNumber
Kode_supplier 6 Number
Nama_barang 30 Text
84
Quantity 3 Number Jumlah barang
yang diretur
Satuan 6 Text
Tabel 3.6 Field Ms_Retur
3.3.4 Network (topologi)
Topologi jaringan LAN yang dipakai di perusahaan Multiplus, yaitu
Topologi Bintang atau biasa disebut dengan Topologi Star.
Gambar 3.9 Topologi Bintang
Dalam konfigurasi bintang, beberapa peralatan yang ada akan
dihubungkan ke dalam satu pusat komputer. Kontrol yang ada akan dipusatkan
pada satu titik, seperti misalnya mengatur beban kerja serta pengaturan sumber
daya yang ada. Semua link harus berhubungan dengan pusat apabila ingin
menyalurkan data ke simpul lainnya yang dituju.
85
Topologi ini sudah menggunakan bantuan alat lain untuk
mengkoneksikan jaringan komputer. Contoh alat yang dipakai di sini adalah hub,
switch, dll.
Model jaringan bintang ini relative sangat sederhana, sehingga banyak
digunakan oleh pihak yang biasanya mempunyai banyak kantor cabang yang
tersebar di pelbagai lokasi, seperti perusahaan Multiplus. Dengan adanya
konfigurasi bintang ini, maka segala macam kegiatan yang ada di kantor cabang
dapat dikontrol dan dikoordinasikan dengan baik. Disamping itu, dunia
pendidikan juga banyak memanfaatkan jaringan bintang ini guna mengontrol
kegiatan anak didik mereka.
Pada gambar jelas terlihat satu hub berfungsi sebagai pusat penghubung
komputer-komputer yang saling berhubungan. Keuntungan dari topologi ini
sangat banyak, diantaranya memudahkan admin dalam mengelola jaringan,
memudahkan dalam penambahan komputer atau terminal, kemudahan
mendeteksi kerusakan dan kesalahan pada jaringan. Tetapi dengan banyaknya
kelebihan bukan berarti topologi ini tanpa kekurangan. Kekurangannya
diantaranya pemborosan terhadap kabel, kontol yang terpusat pada hub
terkadang jadi permasalahan kritis kalau seandainya terjadi kerusakan pada hub
maka semua jaringan tidak akan bisa di gunakan.
86 3.4 Uraian Penggunaan Aplikasi
Aplikasi Back Office 2.3
Tampilan Login Back Office 2.3
Gambar 3.10 Tampilan Login
Pada saat pertama kali membuka aplikasi Back Office 2.3 user diminta memasukan
username dan password untuk mengakses aplikasi Back Office 2.3. Setiap user
memiliki tugas dan fungsi yang berbeda-beda.
87
Tampilan Aplikasi Back Office 2.3 melalui Username Manager
Gambar 3.11 Tampilan Aplikasi melalui Username Manager
Tampilan layar setelah manager berhasil memasukan username dan password yang
benar. Tampilan ini merupakan menu utama aplikasi Back Office 2.3 dimana
manager dapat memilih menu-menu yang terdapat di aplikasi tersebut untuk melihat
laporan. Seperti Menu Cashier branch Report, Cashier HQ Report, Iklan Report,
Mailbox Report.
88
Tampilan Aplikasi Back Office 2.3 melalui Username Manager
Gambar 3.12 Tampilan Aplikasi melalui Username Manager
Tampilan layar pada saat manager ingin membuka Laporan Rekap Kartu Stock By
Period dengan menggunakan Aplikasi Back Office 2.3.
89
Tampilan Aplikasi Back Office 2.3 Melalui Username Kasir
Gambar 3.13 Tampilan Aplikasi Back Office Melalui Username Kasir
Tampilan layar pada saat kasir ingin menginput barang yang dijual dengan
menggunakan Aplikasi Back Office 2.3. Kasir memasukkan data barang tersebut ke
dalam tabel detail yang di bawah, seperti Item Code(Kode Barang), Quantity yang
terjual,dll.
90
Laporan Rekap Kartu Stock Page Awal
Gambar 3.14 Tampilan Laporan Rekap Kartu Stock Page Awal
91
Laporan Rekap Kartu Stock Page Akhir
Gambar 3.15 Tampilan Laporan Rekap Kartu Stock Page Akhir
Tampilan Menu Laporan Rekap Kartu Stock ketika Manager telah memilih periode
Laporan yang diinginkannya.