Bab 3 Perilaku dalam OrganisasiOrganisasi adalah hasil hasil proses pengorganisasian dan pengelompokan secara terstruktur manusia yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tujuan tertentu. dalam menyusun organisasi perlu mempertimbangkan: 1. Teori organisasi Adalah deskripsi mengenai perilaku organisasi. Teori organisasi membahas tentang pandangan pandangan yang mungkin mempengaruhi pola atau keadaan organisasi, yaitu: perpektif rasional, perpektif klasik, perpektif manusia dan perpektif system natural. 2. Elemen elemen organisasi Adalah semua dimensi yang mempengaruhi efektivitas organisasi. Organisasi merupakan bagi manajemen untuk mencapai tujuan organisasi. Pembahasan dalam elemen elemen organisasi yaitu: sifat organisasi, struktur organisasi, dan fungsi controller. Perpektif rasional Perilaku dan interaksi social para individu tergantung pada gagasan gagasannya tentang wewenang yang sah. Ada tiga jenis wewenang yaitu: 1. Wewenang tradisional Wewenang atau kepemimpinan yang di wariskan dari satu generasi ke generasi berikutnya. Wewenang ini terbentuk secara sah melalui waktu yang lama sekali dan menyandarkan pada tebentuknya kepercayaan yang sudah mentradisi sehingga pemimpin mempunyai status yang sah untuk melaksanakan wewenangnya. Wewenang tradisinal akan membentuk organisasi tradisional. 2. Wewenang karismatik Wewenang yang terbentuk secara sah oleh sifat pribadi pemimpin yang menarik dan karismatik. Wewnang karismatik membentuk organisasi karismatik. Dalam organisasi ini hanya ada satu pemimpin dan setiap orang dalam organisasi tersebut setia dan taat kepadanya. Wewenang ini menyandarkan pada kesetiaan

dan ketaatan khususnya kepada pemimpin karena dia diakui sebagai pahlawan atau mempunyai karakter yang patut di teladani. 3. Wewenang birokrasi Wewenang yang terbentuk secara sah dan menyandarakan pada kpercaaan terhadap pola pola aturan normative yang terbentuk secara legal melalui struktur organisasi yang di susun secara rasional, impersional dan tanpa prasangka. Wewenang birokrasi akan membentuk organisasi birokrasi. Perpsektif klasik Perpektif yang bertujuan untuk menjamin bahwa sumber sumber ekonomi organisasi dimanfaatkan dengan efisien tinggi. . Perspektif hubungan manusia Teori yang mendasarkan pada anggapan bahwa dalam mengelola organisasi harus memperhatikan pengaruh hubungan manusia sebagai makhluk social. Agar para karyawan dapat bekerja lebih produkif, maka manajer harus memotivasi mereka. .. Perpektif system natural Perpektif yang memandang bahwa suatu organisasi harus beradaptasi secara berkesinambungan terhadap perubahan lingkungan untuk memelihara keseimbangan dengan lingkungannya. Sifat organisasi 1. System interaksi Organisasi adalah system interasksi antara dua orang atau lebih yang memiliki hubungan ketergantungan dalam mencapai tujuan. Sehingga perlu adanya pembagaian tugas, kekuasaan dan tanggung jawab. 2. Hidup terus Interaksi dalam organisasi akan terus berjalan dan relatif stabil. 3. eksklusif

organisasi merupkan satukesatuan yang ekskluif yang berbeda dengan kelompok lainnya. Perbedaan tersebut terletak pada struktur yang kompleks. Kompleksitas struktur tersebut menjeaskan adanya integrasi vertikal dan horizontal. Dalam organisasi di pengaruhi oleh faktor informal dan system pengendalian formal dalam menciptakan keselaransan tujuan. Faktor- faktor informal yang mempengaruhi keselarasan tujuan yaitu faktor internal dan eksternal yang akan di jelaskan sebagai berikut: Faktor-faktor Eksternal Faktor-faktor Eksternal adalah norma-norma mengenai perilaku yang diharapkan didalam masyarakat, dimana organisasi menjadi bagiannya. Norma ini mencakup sikap, yang secara kolektif sering disebut Etos kerja. Etos kerja bias diwujudkan melalui loyalitas pegawai terhadap organisasi, keuletan, semangat dan juga kebanggaan yang dimiliki oleh pegawai dalam menjalankan tugas. Sikap dan norma juga bergantung pada masing-masing Negara. Faktor-faktor internal Budaya Budaya merupakan factor internal yang terpenting dalam organisasi perusahaan itu sendiri yang meliputi keyakinan bersama , nilai-nilai hidup yang dianut , dan norma-norma perilaku. Norma budaya sangat penting karena dapat menjelaskan mengapa dua perusahaan dengan system pengendalian manajemen yang sma, bervariasi dalam hal pengendalian actual. Budaya perusahaan biasanya tidak berubah selama bertahun-tahun. Gaya manajemen

Para manajer memiliki kulaitas dan gaya yang beragam, sehingga sangat mempengaruhi perusahaan tersebut. Organisasi informal Garis- garis dalam bagan organisasi merupakan hubungan formal dalam suatu perusahaan. Namun dalam menjalankan tugasnya para manajer harus juga menjalin komunikasi informal dengan banyak orang dalam organisasi untuk mendukung aktivitas perusahaan. Maka dari itu organisasi informal juga mempengaruhi suatu perusahaan dan gaya manajer. Persepsi dan komunikasi Dalam upaya meraih tujuan organisasi para manajer operasi harus mengetahui tujuan dan tindakan yang harus diambil untuk mencapainya. Mereka akan menyerap informasi baik dengan jalur formal maupun informal. Pesan yang diserap dari berbagai sumber ini bisa jadi bertentangan satu sama lain bahkan memiliki interpretasi yang sangat beragam. Maka perlu adanya persamaan persepsi dan komunikasi yang baik dari seorang manajer. Sistem Kendali secara Formal I. Aturan aturan seperangkat tulisan yang memuat semua jenis instruksi dan

Merupakan

pengendalian.Aturan beragam sifatnya mulai yang remeh hingga yang penting. Hampir semua aturan sifatnya jangka panjang yaitu aturan tersebut akan selalu ada sampai aturan itu dimodifikasi namun jarang terjadi. Sejumlah aturan bernilai positif. Aturan lain adalah larangan terhadap tindakan yang tidak etis, illegal, atau tindakan lain yang tidak diinginkan. Jenis-jenis aturan : pengendalian Fisik

Penjaga keamanan, gudang yang terkunci dan pengendalian fisik lainnya mungkin amerupakan bagian dari struktur pengendalian . manual Manual dalam organisasi birokratis jauh lebih rinci dibandingkan dengan aturan di organisasi lain. Organisasi besar memiliki panduandan aturan yang lebih banyak dibandingkan dengan organisasi-organisasi lain yang lebih kecil. Dengan berlalunya waktu, sejumlah aturan akan menjadi kadaluwarsa. Oleh karena itu aturan harus dikaji ulang secara berkala. pengamanan system Berbagai pengamanan dirancang ke dalam system pemrosesan informasi untuk menjamin agar informasi yang mengalir melalui system itu akan bersifat akurat dan untuk mencegah kecurangan. Sistem Pengendalian Tugas Didefinisikan sebagai proses untuk menjamin bahwa tugas-tugas tertentu dijalankan secara efektif dan efisien. Kebanyakan dari tugas-tugas itu dikendalikan melalui peraturan-peraturan. II. Proses kendali secara formal Gambar 2-1 adalah rangkaian proses pengendalian manajemen secara formal. Sebuah perencanaan strategis akan melaksanakan tujuan dan strategi organisasi. Seluruh informasi yang tersedia dipergunakan untuk membuat perencanaan ini. Perencanaan bersifat srategis kemudian dimasukkan ke anggaran tahunan yang dipusatkan pada hitungan pendapatan dan belanja yang direncanakan oleh masing masing pusat penanggun jawab. Pusat tanggung jawab ini juga dituntun oleh aturan aturan dan informasu formal lain. mereka juga menjalanan operasi operasi yang ditugaskan kepada mereka, dan hasilnya kemudian diniai dan dilaprkan. Hasil hasil actual kemudian dibandingkan dengan yang tercantum dalam anggaran untuk menentukan apakah kinerja memuaskan atau tidak. Jika, memuaskan pusat tanggung jawab menerima umpan balik dalam bentuk pujian atau penghargaan lain. jika tidak mamuaskan, umpan balik yang diterima akan mendorong dilakukannya tindakan tindakan korektif di kantor tanggung jawab serta kemungkinan untuk melakukan revisi dalam perencanaan yang dibuat.

Struktur organisasi Struktur organisasi adalah susunan system hubungan antarposisi posisi kepemimpinan yang ada dalam suatu organisasi. Struktur tersebut adalah hasil dari pertimbangan dan kesadaran tentang pentingnya perencanaan atas penentuan kekuasan, tanggung jawab, dan spesialisasi. Strategi suatu perusahaan memiliki pengaruh yang besar terhadap strukturnya. Pada gilirannya jenis struktur akan mempengaruhi rancangan system pengendalian manajemen organisasi. Meskipun kualitas dan ukuran organisasi itu sangat beragam, setidaknya organisasi bisa dikelompokkan ke dalam tiga kategori: 1. Struktur Fungsional, didalamnya setiap manajer bertanggungjawab atas fungsifungsi yang terspesialisasi seperti produksi atau pemasaran 2. Struktur unit bisnis, didalamnya para unit manajer bertanggungjawab atas aktivitas-aktivitas dari masing-masing unit, dan unit bisnis berfungsi sebagai bagian yang semi-independen dari perusahaan. 3. Struktur matriks, didalamnya unit-unit fungsional memiliki tanggungjawab ganda. Organisasi-organisasi Fungsional Struktur organisasi fungsional adalah struktur organisasi yang di susun berdasarkan fungsi fungsi pokok organisasi dalam rangka mencapai tujuannya. Dalam organisasi fungsional, manajer bertanggung jawab terhadap salah satu fungsi yang ada dalam organisasi tersebut. Keunggulan dari organisasi fungsional adala: 1. Berpotensi bekerja efisien Organisasi fungsional mempunyai potensi untuk bekerja lebih efisien karena adanya spesialisasi kegiatan. Seorang manajer produksi dan seorang manajer pemasaran yang trampil kemungkinan besar akan mampu mengambil keputusan yang lebih baik di masing masing bidangnya dari pada seorang manajer yang mempunyai tanggung jawab di kedua bidang tersebut. Lebih jauh lagi, seorang spesialisasi yang terampil mampu men-supervisi para buruh yang bekerja dalam bidang yang sama dengan baik daripada seorang manajer generalisasi.

2. Mutu supervisi dan pelayanan teknik lebih baik. Mutu yang lebih baik dapat tercapai karena karyawannya dapat bekerja sesuai dengan keahiannya dan lebih terspesialisasi. 3. Koordinasi kegiatan lebih efektif Para manajer dalam organisasi fungsional dapat mengkoordinasi kegiatan dengan lebih efektif karena adanya garis pertanggung jawaban yang lebih tegas di bandingkan dengan struktur divisional maupun struktur matriks. Kelemahan struktur fungsional: 1. Ketidakjelasan dalam menentukan efektivitas manajer fungsional secara terpisah karena tiap fungsi sama sama memberikan kontribusi pada hasil akhir. 2. Jika organisasi terdiri dari beberapa manajer di dalam satu fungsi maka dapat terjadi perselisihan antar para manajer dari fungsi berbeda hanya dapat diselesaikan ditingkat atas. 3. Struktur fungsioanl tidak memadai untuk diterapkan pada sebuah perusahaan dengan produk dan pasar yang beragam. Akhirnya organisasi fungsional cenderung menciptakan sekat-sekat bagi tiap fungsi yang dimilikinya sedemikian rupa sehingga menghambat kemungkinan diadakannya koordinasi lintas fungsi. Persoalan ini dapat dikurangi dengan melengkapi struktur fungsional vertikal yang ada dengan proses lintas fungsi yang saling berhubungan . Unit - Unit Bisnis Bentuk organisasi unit bisnis dari organisasi dirancang untuk menyelesaikan masalah-masalah yang terdapat pada struktur fungsional. Suatu unit bisnis yang juga disebut sebagai divisi, bertanggungjawab atas seluruh fungsi yang ada dalam produksi dan pemasaran sebuah produk. Unit bisnis tersebut bertanggungjawab untuk melakukan perencanaan dan koordinasi kerja dari berbagai fungsi yang terpisah. Kinerja unit bisnis tersebut kemudian diukur dengan profitabilitas dan unit bisnis itu. Ini merupakan yang valid karena pada hakikatnya laba merupakan pencerminan dari

aktivitas pemasaran dan produksi. Meskipun manajemen unit bisnis menjalankan wewenang yang sangat luas terhadap unit-unitnya, kantor pusat tetap memiliki sejumlah hak prerogative. Keuntungan dari perusahaan unit bisnis: 1. Dapat berfungsi sebagai tempat pelatihan bagi manajemen secara umum. Seorang manajer dituntut untuk bias menunjukkan semangat kewirausahaan yang sama seperti yang dipunyai oleh CEO dari perusahaan independen. 2. Unit bisnis lebih dekat dengan pasar dari produk-produknya dibandingkan dengan kantor pusat, maka para manajer unit bisnis dapat membuat keputusan-keputusan produksi dan pemasaran yang lebih baik dibandingkan dengan cara yang diputuskan oleh kantor pusat. 3. Unit bisnis dapat memberikan reaksi yang cepat terhadap ancaman-ancaman atau peluang baru. Kerugian dari unit bisnis: 1. Kemungkinan bahwa masing-masing staf unit bisnis menduplikasi sejumlah pekerjaan yang dalam organisasi fungsional dikerjakan dikantor pusat. 2. Jajaran staf unit bisnis lebih banyak memakan biaya dibanding dengan nilai yang diperoleh melalui divisionalisasi. 3. Jumlah para spesialisasi yang terampil dalam menjalin fungsinya sangat sedikit. 4. Perselisihan yang terjadi di antara spesialis fungsional dalam organisasi perusahaan fungsional digantikan dengan perselisihan di antara unit-unit bisnis dalam organisasi unit bisnis. Sturktu matriks (campuran)

Adalah struktur organisasi yang disusun berdasar dua tanggung jawab penting untuk mencapai tujuan organisasi yaitu: (1) unit unit funsional yang bertanggung jawab terhadap kegiatan fungs, (2) unit unit proyek yang bertanggung jawab terhadap aktivitas proyek proyek. Manajer fungsional dan manajer proyek harus mampru

mengkordinir kegiatan fungsi fungsi dengan proyek proyek yang dilaksanakan sehingga tujuan proyek dapat dicapai. Contoh perusahaan yang menggunakan srtuktur matriks adalah perusahaan galang kapal. Struktur fungsionalnya meliputi fungsi: bengkel pengelas, bengkel listrik, bengkel mesin, dsb. Setiap kapal yang dibuat adalah proyek. Contoh lainnya adalah akuntan public, perusahaan jasa konstruksi, dll. Pada perusahaan perusahaan tsb umumnya membentuk tim untuk proyek khusus. Setelah tujuan proyek selesai maka tim bersangkutan akan di berhentikan. Jika diterima proyek baru maka akan di bentuk unit organisasi proyek yang baru. Dalam struktur matrik terdapat dua dimensi yaitu 1. pelanggan. 2. Dimensi sumber adalah unit organisasi yang dipimpin oleh manajer unit unit fungsional yang bertanggung jawab atas penyediaan sumber sumbber yang diperlukan oleh manajer proyek. Implikasi terhadap Rancangan Sistem Pengendalian bukanlah satu-satunya kriteria untuk memudahkan dalam Dimensi transaksi adalah unit organisasi yang dipimpin oleh manajer unit unit proyek ang bertanggung jawab atas transaksi transaksi dengan para

pengorganisasian perusahaan. Suatu organisasi fungsional mungkin lebih efisien karena unit-unit fungsional yang lebih besar memberikan keuntungan ekonomi. Seorang perancang sistem harus mencocokkan sistem ke dalam organisasi dan bukan sebaliknya. Dengan kata lain, meskipun dampak-dampak pengendalian dari berbagai struktur organisasi harus ditinjau oleh para manajer senior, tetapi begitu pihak manajemen telah memutuskan bahwa sebuah struktur dinilai paling baik, setelah mempertimbangkan segala sesuatunya maka perancang sistem harus menganggap struktur apa adanya. Fungsi kontroler

Kontroler adalah orang yang bertanggung jawab dalam merancang dan mengoperasikan system pengendalian manajemen. Sebenarnya dibanyak organisasi, jabatan orang ini adalah chief financial officer (CFO). Tanggung jawab Kontroler antara lain sebagai berikut : 1. Merancang dan mengoperasikan informasi serta sistem pengendalian 2. Menyiapkan pernyataan keuangan dan laporan keuangan (termasuk pengembalian pajak) kepada para pemegang saham dan pihak-pihak eksternal lainnya 3. Menyiapkan dan menganalisis laporan kinerja, mengintepretasikan laporanlaporan ini untuk para manajer, menganalisis program dan proposal-proposal anggaran dari berbagai segmen perusahaan serta mengkonsolidasikannya ke dalam anggaran tahunan secara keseluruhan. 4. melakukan supervisor audit internal dan mencatat prosedur-prosedur pengendalian untuk menjamin validitas informasi, menetapkan pengamanan yang memadai terhadap pencurian dan kecurangan serta menjalankan audit operasional. 5. Mengembangkan personel dalam organisasi pengendali dan berpartisipasi dalam pendidikan personal manajemen dalam kaitannya dengan fungsi pengendali. untuk menlaksanakan tanggunga jawab tersebut di atas, controller mempunyai fungsi utama yaitu: 1. Fungsi perencanaan Fungsi controller dalam perencanaan meliputi mengkoordinasi semua penyusunan dan pemeliharaan rencana strategis sampai rencana kegiatan, baik kegiatan jangka pendek (dalam bentuk anggaran induk) maupun jangka panjang (dalam bentuk program), mengintegrasi rencana rencana tersebut melalui saluran saluran manajemen yang mempunyai wewenang mengotorisasi; menyelaraskan rencana tersebut dengan tujuan perusahaan; mengetes kesesuaian rencana tersebut dan mengadakan revisi yang diperluan; serta menentukan system dan prosedur penyusunan dan pemeliharaan rencana. 2. Fungsi pengendalian Fungsi controller dalam pengendalian meliputi mengembangkan, menguji, dan merevisi standar atau alat pengendalian lainnya untuk mengukur prestasi

sesungguhnya; membantu manajemen dalam mendorong pelaksanaan dngan menggunakan alat pengendalian yang sudah ditentukan; menyusun dan mengedarkan laporan prestasi pada pihak pihak yang berhak menerima dan memelihara system pengendalian. 3. Fungsi pelaporan Fungsi controller dalam pelaporan meliputi menyusun, menganalisis, dan mengintepretasikan laporan keuangan interm atau tahunan dalam bentuj realisasi dan proyeksi untuk dipakai oleh manajemen dalam mengelola perusahaan dan bagian bagiannya; menyusun dan menyajikan lapporan laporan yang diperlukan pihak eksternal misalnya untuk perpajakan dan pemerintah, pemilik, kreditur, pelanggan, bursa saham, dan lainnya. 4. Fungsi akuntansi Fungsi controller dalam akuntansi meliputi menyusun, menyelenggarakan dan memelihara kegiatan akuntansi keuangan dan akuntansi biaya untuk perusahaan dan bagian bagian dalam perusahaan; merancang, menginstalasi dan menjaa rekening reening (akun akun) buku besar dan buku pembantu, catatan catatan, formulir formulir dan bukti bukti yang diperlukan untuk mncatat traansaksi keuangan secara objektif sesuai dengan system pengendalian internal yan mencukupi. 5. Fungsi informasi Fungsi controller dalam system informasi adalah merancang dan menggerakan dasar dasar organsasi system komunikasi dan system pengolahan data elektronika; mengumpulkan, meyalurkan, dan menyebarkan informasi relevan dan tepat waktu untuk pihak yang berhak atau pihak yang tepat untuk mmperoleh informasi. Fungsi lainnya dari controller yaitu: 1. Perpajakan (mengawasi perhitungan, dan penyetoran pajak) 2. Bidang auditing (audit internal atau eksternal) 3. Mengkoordinasi tugas bawahannya, dll.

Relasi ke Jajaran Organisasi Fungsi pengendalian adalah fungsi staf. Pemanfaatan informasi sangat diperlukan bagi pembentukan relasi ke jajaran organisasi. Pemanfaatan informasi ini adalah tanggungjawab jajaran manajemen. Seorang pengendali barangkali bertanggungjawab untuk mengembangkan dan menganalisis tolok ukur yang digunakan untuk mengendalikan serta merekomendasikan tindakan-tindakan yang diperlukan ke pihak manajemen. Tetapi Kontroler tidak membuat ataupun mendorong pihak manajemen untuk mengambil keputusan. Tanggung jawab untuk menjalankan pengendalian sesungguhnya berasal dari CEO lalu turun ke bawah melalui jalur organisasi. Akan tetapi kontroler juga membuat keputusan-keputusan khususnya mengenai penerapan kebijakan yang ditetapkan oleh jajaran manajemen. Kontroler sering diminta untuk melakukan penilitian secara cermat atas laporan kinerja untuk menjamin akurasi dan untuk menarik perhatian jajaran manajemen terhadap pos-pos yang membutuhkan penyelidikan lebih lanjut. Keputusan mereka dapat dibatalkan oleh jajaran manajer, kepada siapa para manajer bawahan bertanggungjawab. Kontroler Unit bisnis Para kontroler unit bisnis mau tidak mau telah membagi loyalitas mereka. Pada suatu sisi, mereka berutang kesetiaan kepada kontroler korporat yang memegang tanggungjawab operasi system pengendalian secara keseluruhan. Di sisi lain mereka juga berutang kesetiaan pada para manajer di unit mereka yaitu pihak kepada siapa mereka memberikan bantuan. Di sini, manajer umum unit bisnis adalah atasan langsung kontroler dan dia memiliki wewenang dalam mempekerjakan, melatih, memindahkan, memberikan kompensasi, mempromosikan, dan memecat para kontroler di unit yang bersangkutan. Di perusahaan-perusahaan lain, para kontroler unit bisnis memberikan laporan secara langsung kepada kontroler korporat, yaitu kontroler korporat adalah atasan mereka. Ada sejumlah permasalahan yang ditemui pada masing-masing hubungan ini, jika para kontroler unit bisnis terutama bekerja untuk manajer unit bisnisnya, ada

kemungkinan bahwa dia tidak akan memberikan laporan yang obyektif mengenai anggaran dan kinerja unit bisnis kepada manajer senior. Jika kontroler unit bisnis terutama bekerja untuk kontroler korporat maka manajer unit bisnis akan memperlakukannya lebih sebagai seorang mata-mata dari kantor pusat. Diharapkan para kontroler agar tidak mentolerir atau terlibat dalam memberikan informasi-informasi yang menyesatkan atau menyembunyikan informasi-informasi yang tidak menyenangkan.

Gambar 2 1 Tujuan dan strategi Aturan aturan Informasi lainnya

Penghargaan(feedback)

Perencana an strategis

anggara n

Kegiatan pusat pusat pertanggung jawaban

Laporan realisasi banding rencana

Kinerja memuaskan?

ya

Tidak

Revisi

revisi

koreksi

pengukuran Komunikasi Umpan balik