Upload
vudiep
View
213
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
57
BAB 4
EVALUASI SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA
PT. GIWANG KANAKA
Dalam era globalisasi saat ini, kemajuan teknologi merupakan salah satu
faktor penting yang sangat berpengaruh dalam perindustrian yang telah terkomputerisasi.
Komputer mempunyai peranan yang besar dalam awal sampai akhir proses pengolahan
suatu data mentah menjadi informasi yang bermanfaat bagi perusahaan.
Dalam pengevaluasian hasil informasi tersebut, diperlukan adanya
pengendalian internal maupun eksternal sehingga adanya suatu control yang baik, untuk
menghindari kemungkinan – kemungkinan negative yang tidak diinginkan. Control dapat
dilakukan dengan menjalankan proses pengendalian ( audit ) pada setiap proses
pengolahan data tersebut.
Dalam bab ini akan dijelaskan tentang proses pelaksanaan evaluasi terhadap
sistem informasi sumber daya manusia PT. Giwang Kanaka. Hasil temuan yang
diperoleh berasal dari sumber prosedur dan kebijakan, hasil kuesioner berdasarkan hasil
analisa, pengamatan dan pengujian juga adanya wawancara dengan manager General
Affair ( GA ) beserta staff / karyawan pada departemen yang berkaitan.
Adapun tahap – tahap proses audit antara lain :
4.1 Perencanaan Audit
Tahap ini merupakan tahap awal dalam proses audit yang penetapan
persiapan audit, ruang lingkup, tujuan pelaksanaan evaluasi dan persiapan
penelitian lapangan.
58
1. Persiapan audit
Audit dimulai dengan pencarian informasi mengenai sejarah perusahaan baik
yang berhubungan dengan latar belakang, history, bahan bacaan / buku yang
berhubungan dengan teori audit sistem informasi sumber daya manusia
sehingga mempunyai tahap dasar persiapan audit yang baik utnuk dapat
memulai ke proses berikutnya.
2. Penentuan ruang lingkup dan sasaran
Penentuan ruang lingkup bermanfaat agar audit dapat dilaksanakan
berdasarkan perencanaan yang baik sehingga dapat menghindari kekacauan
atau ketidakteraturan selama dalam proses pelaksanaan audit. Juga perlunya
menentukan sasaran yang ingin dicapai sehingga proses yang dilaksanakan
selalu mempunyai sasaran dan tidak keluar dari jalur sasaran yang telah
ditetapkan. Sehingga proses audit lebih terstruktur dan terkendali dengan
adanya ruang lingkup dan sasaran yang jelas.
• Ruang lingkup dari sistem informasi sumber daya manusia PT. Giwang
Kanaka adalah pengendalian ( control ) terhadap prosedur dan kebijakan
yang berlaku, proses pelaksanaan sistem informasi sumber daya manusia
dengan melakukan evaluasi terhadap pengendalian umum dan
pengendalian aplikasi yang berjalan dalam perusahaan.
59
• Sasaran yang hendak dicapai dari audit sistem informasi sumber daya
manusia PT. Giwang Kanaka adalah pengumpulan bukti-bukti audit yang
terkait dengan audit, dalam menentukan:
i Reliabilitas dan integrasi sistem informasi dalam sistem yang
berjalan
ii Kebijaksanaan , pengendalian, perencanaan dan peraturan.
• Metode yang digunakan dalam pelaksanaan audit adalah metode audit
around the computer yang pembahasannya mencakup pembahasan input
dan output sistem informasi sumber daya manusia yang dimulai dari
permintaan karyawan baru oleh departemen terkait sampai dengan
pemutusan hubungan kerja oleh general affair. Hasil evaluasi ini diperoleh
setelah mengadakan observasi di tempat kerja perusahaan dan
memberikan kuesioner pada manajer dan para karyawan sesuai dengan
divisi / departemen yang bersangkutan.
3 Tujuan pelaksanaan evaluasi
Tujuan audit atas prosedur sumber daya manusia yang berjalan pada PT.
Giwang Kanaka antara lain:
• Mendeteksi, mengumpulkan dan mengevaluasi kelemahan dan
kekurangan dalam penerapan sistem pengendalian internal yang ada.
• Memberikan rekomendasi atas hasil temuan sebagai masukan bagi
manajemen perusahaan.
60
• Untuk mengetahui apakah pelaksanaan kegiatan sistem informasi
sumber daya manusia telah berjalan lancar, sesuai dengan prosedur dan
kebijaksanaan yang berlaku serta sesuai dengan tanggung jawab yang
telah diberikan untuk dijalankan dengan baik.
• Untuk mengetahui kehandalan sistem informasi sumber daya manusia
yang sedang berjalan pada PT. Giwang Kanaka.
4 Persiapan penelitian lapangan
Dalam melakukan penelitian lapangan, para auditor memerlukan persiapan
dengan mempunyai instrument penelitian yang dapat digunakan dalam audit
sistem informasi sumber daya manusia seperti kuesioner, wawancara,
pengamatan, studi dokumentasi sistem dan pemeriksaan bukti dokumen.
Pengumpulan bukti audit dapat dilakukan dengan cara memberikan kuesioner
dan wawancara, studi dokumentasi dan pengamatan serta pengujian kebenaran
dalam proses audit sumber daya manusia.
5 Kuesioner
Kuesioner merupakan suatu formulir atau bentuk pernyataan pendapat tentang
suatu hal yang ditanyakan, untuk dapat memberikan saran atau masukan
kepada para auditor, kuesioner berisi pertanyaan-pertanyaan yang ditanyakan
langsung kepada manajer GA ( General Affair ) dan karyawan yang
berwenang / berkaitan dengan bidang yang ditelusurinya.
61
Kuesioner disusun dibagi menjadi 2 ( dua ) bagian dimana masing-masing
kuesioner diberikan kepada departemen yang bersangkutan, yaitu :
• Pengendalian umum yang terdiri dari:
1. Pengendalian umum terhadap manajemen operasional, yang
dilakukan dalam pengendalian ini adalah pengoperasian
komputer dan pengoperasian jaringan.
2. Pengendalian umum terhadap manajemen keamanan, yang
dilakukan dalam pengendalian ini adalah upaya pengamanan data
baik melalui keamanan fisik maupun akses.
• Pengendalian aplikasi yang terdiri dari:
1. Pengendalian aplikasi terhadap kontrol input, yang dilakukan
dalam proses input adalah mulai dari menyiapkan data sumber
hingga validasi atas input yang telah dilakukan.
2. Pengendalian aplikasi terhadap output, yang dilakukan atas hasil
keluaran atau output yang ada.
3. Pengendalian aplikasi terhadap sumber daya manusia yang
dilakukan atas pemrosesan transaksi mulai dari permohonan
tenaga kerja sampai pemutusan hubungan kerja
4. Pengendalian boundary, yaitu batas dalam pengaksesan data
antara user dengan entity.
62
6 Pengamatan ( observasi )
Evaluasi sumber daya perusahaan PT. Giwang Kanaka dilakukan melalui
penelitian yang berdasarkan pengamatan langsung dengan mengunjungi
perusahaan untuk memperoleh gambaran umum mengenai keadaan atau
kondisi perusahaan. Selain itu, penelitian ditujukan untuk mengetahui apakah
karyawan telah melaksanakan tugasnya dengan baik sesuai dengan tanggung
jawab diberikan, terutama pada ruang lingkup yang diaudit, yaitu bagian GA (
General Affair ).
Contoh:
• Apakah permohonan tenaga kerja yang baru yang diminta oleh
departemen yang terkait kepada general affair benar – benar telah
memenuhi syarat dan layak untuk dikabulkan ?
• Atau apakah penempatan calon karyawan telah sesuai dengan
persyaratan dari lowongan dan jabatan yang ada ?
Pengamatan ( observasi ) ini dilakukan pada bagian:
• Aplikasi yang tertera pada monitor komputer harus disesuaikan dengan
seluruh informasi yang diterima dan senantiasa dilakukan pengecekan
ulang sebelum dilakukan closing.
• Internal kantor
Pengawasan ini dilakukan terhadap seluru aktivitas atau kegiatan
operasional kantor, termasuk pengawasan terhadap pemberdayaan sumber
daya manusia yang dimiliki perusahaan.
63
• Pemeriksaan bukti-bukti dokumen
Dilakukan dengan cara pengumpulan dan pengevaluasian dokumen-
dokumen yang ada misalnya dengan memeriksa kelengkapan dokumen
pada sistem informasi sumber daya manusia.
• Eksternal kantor
Kegiatan pengawasan ini dilakukan terhadap seluruh aktivitas calon
karyawan.
7 Wawancara ( Interview )
Proses wawancara merupakan suatu proses atau tindakan yang diambil oleh
para auditor untuk mendapatkan informasi yang diperlukan dengan
mengajukan pertanyaan untuk dijawab oleh personil yang bersangkutan.
Penelitian ini dapat dilakukan dengan cara lisan maupun tertulis dengan
manajer GA ( General Affair ) para karyawan dalam departemen atau divisi
yang berkaitan.
Pertanyaan yang diajukan dapat berhubungan dengan prosedur atau tata
laksana sistem informasi yang berjalan pada bagian tersebut untuk
mendapatkan gambaran aktivitas dan kegiatan bagian tersebut setiap harinya.
Sehingga dapat diperoleh kesimpulan apakah mereka sudah melakukan
tugasnya sesuai dengan tanggung jawab yang diberikan.
64
Untuk tanya jawab lisan dan tertulis didasarkan pada pertanyaan yang terdapat
pada kuesioner yang telah dibuat pada tahap pertama audit yaitu perencanaan
audit. Kuesioner yang dibuat harus dapat menanyakan secara detail, agar
tujuan dari pengumpulan bukti dapat tercapai, yaitu dengan mendapatkan
bahan bukti yang kompeten ( berhubungan ) guna mendukung kesimpulan
yang akan diambil.
Untuk bagian GA ( General Affair ), auditor melakukan wawancara langsung
dengan manajernya dan karyawan yang berwenang dalam departemen
tersebut, berdasarkan kuesioner yang telah dibuat dan disertai dengan
penjelasan yang men-detail mengenai pelaksanaan prosedur dan kebijakan GA
( General Affair ) ..
4.2 Pengumpulan Bukti Audit
Proses berikutnya adalah pengumpulan bukti audit setelah auditor
mempelajari dan memahami tentang situasi dan kondisi PT. Giwang Kanaka
terutama pada bagian sistem informasi sumber daya manusia, kemudian dalam
proses ini dilakukan pengevaluasian dengan melakukan wawancara langsung pada
bagian sumber daya manusia yang berwenang, wawancara dilakukan pada para
manajer dan karyawan perusahaan untuk mengetahui data-data mengenai sistem
informasi sumber daya manusia yang berlaku di perusahaan.
65
Tujuan dari pengumpulan bukti audit adalah :
• Untuk mendapatkan keakuratan data dan informasi antar manajemen dan
karyawan.
• Untuk mendapatkan pendapat langsung yang lebih obyektif dari para
karyawan maka auditor membagikan kuesioner kepada para manajer dan
karyawan untuk diisi dan dikumpulkan kembali.
• Untuk menilai kehandalan sistem informasi sumber daya manusia yang
dimiliki perusahaan
• Menguji tingkat pemahaman para karyawan atas prosedur yang berlaku di
dalam perusahaannya.
4.3 Penjelasan Bukti Audit dan Evaluasi Hasil Temuan Audit
Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan pada PT. Giwang Kanaka
maka diperoleh bahwa perusahaan PT. Giwang Kanaka telah memiliki sistem
manajemen perusahaan yang baik dan terkendali serta telah memiliki pembagian
tugas dan wewenang yang baik, namun demikian masih adanya beberapa bagian
dalam sistem informasi sumber daya manusia yang memiliki beberapa kelemahan –
kelemahan.
Metode yang digunakan dalam mengevaluasi adalah metode analisis data,
dari jawaban yang diperoleh dari koresponden melalui kuesioner yang telah diisi
oleh karyawan perusahaan. Jawaban kuesioner memiliki kriteria penilaian yaitu
jawaban ‘YA’ dan jawaban ‘TIDAK’ Berikut beberapa kuesioner yang dapat
membantu menjelaskan hasil temuan audit antara lain :
66
Petunjuk Pengisian Kuesioner
Berikan tanda “ √ “ pada kolom “ Ya “ jika menurut Anda jawaban dari pertanyaan
yang diberikan benar atau
Berikan tanda “ √ “ pada kolom “ Tidak “ jika menurut Anda jawaban dari
pertanyaan yang diberikan tidak benar
4.3.1 Pengamatan Pengendalian Umum Terhadap Manajemen Keamanan
NO. PERTANYAAN YA TIDAK KETERANGAN
1. Apakah perusahaan memiliki
tempat penyimpanan data yang
baik dan terstruktur ?
√
2. Apakah setiap pengunjung ke
perusahaan diwajibkan melapor
kepada petugas keamanan?
√
Harus
meninggalkan
identitas diri
3. Apakah dalam pengaksesan
informasi perusahaan dan
penggunaan komputer
memerlukan password ?
√
4. Apakah perusahaan membuat
back up data internal perusahaan
secara berkala ?
√
5. Apakah dilakukan perubahan
secara berkala untuk password
67
pengaksesan informasi
perusahaan?
√
6. Apakah ada pemeriksaan terhadap
work station dan server?
√
7. Apakah setiap karyawan
memiliki kartu identitas yang
disertai dengan foto?
√
8. Apakah setiap ruangan terdapat
alat pemadam kebakaran otomatis
untuk melindungi peralatan dan
perlengkapan karyawan ?
√
9. Apakah dilakukan pengecekan
terhadap alat pemadam kebakaran
dan peralatan perlengkapan
karyawan secara periodik?
√
10. Apakah perusahaan memiliki
prosedur khusus untuk menangani
sabotase, bencana alam,
pemogokan, dan penanganan
resiko?
√
11. Apakah setiap computer
menggunakan Stabilzer dan UPS
(Uninteruptable power supply) ?
√
68
12. Apakah setiap komputer
menggunakan program anti virus
yang selalu terupdate?
√
Norton antivirus
2005 yang
terupdate
13. Sebagai tindakan preventif,
apakah setiap komputer dilakukan
scanning dengan program anti
virus yang ada?
√
14. Apakah fasilitas komputer telah
diletakkan pada tempat yang
mudah dikontrol ?
√
Tabel 4.1 Pengendalian Umum terhadap Manajemen Keamanan
4.3.1.1 Hasil Pengamatan Pengendalian Umum Terhadap Manajemen
Keamanan
Berdasarkan hasil kuesioner yang diperoleh, dapat
diketahui bahwa :
PT. Giwang Kanaka memiliki tempat penyimpanan yang baik dan
terstruktur untuk data perusahaan. Setiap pengunjung yang
mengunjungi perusahaan tersebut diwajibkan melaporkan kepada
petugas keamanan dengan memberikan kartu identitas diri.,
menyebutkan orang yang dicari serta apa yang menjadi
keperluannya dan petugas akan mencatatnya di dalam buku tamu
sebelum disampaikan kepada orang yang berwenang. Kartu
69
identitas PT. Giwang Kanaka telah dilengkapi foto masing-masing
personil. Dalam pengaksesan informasi dan penggunaan komputer
perusahaan harus memasukkan password terlebih dahulu.
Perusahaan tidak membuat back up data secara berkaladan tidak
melakukan perubahaan password secara berkala . Adanya
pemeriksaan terhadap work satation dan server. Perusahaan
memiliki alat pemadam kebakaran otomatis tersedia di setiap
ruangan untuk melindungi peralatan dan perlengkapan komputer
dan sistem, dan dilakukan pengecekan secara periodik terhadap
alat-alat pemadam kebakaran yang tersedia. Perusahaan juga
memiliki prosedur yang khusus untuk menangani sabotase,
bencana alam, pemogokan, and penanganan resiko lainnya. Setiap
unit komputer dalam perusahaan ini telah menggunakan stabilizer
dan UPS (uninteruptable power supply). Perusahaan ini dalam
menjaga keamanan data agar terhindar dari ancaman virus dalam
setiap komputer, menggunakan program anti virus, yaitu Norton
antivirus 2005 yang di update secara periodic akan tetapi tidak
discanning pada setiap komputer secara berkala serta peletakkan
fasiltias komputer tidak pada tempat yang mudah dicontrol.
70
4.3.1.2 Temuan dan Rekomendasi dari Evaluasi Hasil pengamatan
Pengendalian Umum Terhadap Manajemen Keamanan
Pada manajamen keamanan terdapat beberapa kelemahan
yang merupakan temuan masalah yaitu :
• Perusahaan tidak membuat back – up data internal
perusahaan secara berkala.
• Tidak dilakukan perubahan password pengaksesan data
perusahaan secara berkala.
• Tidak dilakukan scanning anti virus pada setiap komputer
yang ada di perusahaan
• Fasilitas komputer tidak diletakkan pada tempat yang
mudah dikontrol.
Rekomendasi yang disarankan atas temuan yang
ditemukan adalah sebagai berikut :
• Seharusnya perusahaan membuat back – up data internal
secara berkala untuk menghadapi atau menghindari hal
yang tidak diinginkan seperti adanya kehilangan data,
data yang terhapus ataupun akibat bencana alam.
Sehingga kita mempunyai dua kemungkinan data yang
tidak terhapus / hilang. Back- up data internal dapat
71
dilakukan 1 minggu sekali dan diletakkan di tempat yang
terpisah dengan sumber data aslinya.
• Perusahaan harus melakukan perubahan password
pengaksesan informasi perusahaan secara berkala ,
minimal 2 minggu sekali. Hal ini untuk mencegah
penyalahgunaan atas password yang telah diketahui.
• Harus dilakukan scanning anti virus pada setiap
komputer yang ada di perusahaan, hal ini untuk
mencegah adanya serangan virus yang masuk ke dalam
komputer perusahaan sehingga dapat merusak data,
merusak software, jalannya sistem dan dapat juga
menjebol keamanan informasi perusahaan kita. Scanning
seharusnya dilakukan oleh manager sistem dan dilakukan
2 minggu sekali untuk mengurangi resiko.
• Fasilitas komputer tidak diletakkan pada tempat yang
mudah dikontrol, hal ini berkaitan dengan sekuriti fisik
yaitu dimana seharusnya fasilitas komputer harus
diletakkan pada tempat yang dapat dikontrol, karena
kemungkinan penyalahgunaan dapat terjadi ( user yang
tidak disiplin meninggalkan computer dalam keadaan
hidup, sehingga orang yang tidak berhak dapat
menggunakan fasilitas komputer tersebut ).
72
4.3.2 Pengamatan Pengendalian Aplikasi Terhadap Input
NO. PERTANYAAN YA TIDAK KETERANGAN
1. Apakah input devices yang
digunakan perusahaan adalah
direct reading ?
√
Dengan
menggunakan
keyboard
2. Apakah terdapat pencatatan
komputer terhadap setiap
kesalahan yang terjadi pada data
masukan mencakup identifikasi
catatan, kesalahan data dan sebab-
sebabnya?
√
3. Apakah data entry selalu
berdasarkan dokumen sumber (
source documents ) ?
√
4. Apakah perusahaan menggunakan
program khusus pada saat
mengentry data ?
√
Perusahaan
menggunakan
Visual Basic 6.0
5. Apakah adanya pengecekan
sistem secara otomatis pada saat
terjadi error dalam mengentry ?
√
6. Apakah tampilan input pada layar
telah didesign dengan baik, jelas,
dan mudah dimengerti sehingga
73
mudah digunakan oleh user ? √
7. Apakah semua transaksi yang
akan diinput / diproses telah
diotorisasi terlebih dahulu?
√
8. Apakah dalam mengentry data
hanya dapat dilakukan oleh orang-
orang tertentu saja?
√
9. Apakah setiap terjadi perubahan
data manual segera dilakukan
penyesuaian dengan data di
komputer?
√
10. Apakah terdapat prosedur khusus
dalam melakukan pengentry-an
data ?
√
Tabel 4.2 Pengendalian Aplikasi Terhadap Input
4.3.2.1 Hasil Pengamatan Pengendalian Aplikasi Terhadap Input
Berdasarkan hasil kuesioner yang diperoleh, dapat
diketahui bahwa :
PT. Giwang Kanaka tidak menggunakan input devices berupa
direct reading , akan tetapi menggunakan keyboard. Apabila
terjadi kesalahan pada data masukan maka terdapat pencatatan
komputer. Untuk mengentry data, selalu berdasarkan dokumen
74
sumber ( source documents ). Sistem tidak melakukan pengecekan
secara otomatis pada saat user melakukan entry data. Tampilan
input yang disediakan pada tampilan layar sudah mudah
dimengerti , baik dan jelas, sehingga dapat mempermudah user
dalam melakukan entry data. Semua transaksi yang akan diinput
telah diotorisasi terlebih dahulu dan hanya orang – orang tertentu
saja yang boleh melakukan pengentry –an data. Apabila terjadi
perubahan pada data manual maka akan segera dilakukan
penyesuaian dengan data yang telah diinput. Perusahaan
menetapkan adanya prosedur atau kebijakan khusus dalam
melakukan pengentry – an data, seperti bagian yang melakukan,
prosedur , aturan dalam menjalankan sistem aplikasi , dan prosedur
laiinya.
4.3.2.2 Temuan dan Rekomendasi dari Evaluasi Hasil pengamatan
Pengendalian Aplikasi Terhadap Input
Pada input terdapat satu kelemahan yang merupakan
temuan masalah yaitu tidak adanya pengecekan sistem secara
otomatis pada saat terjadi error dalam mengentry.
Rekomendasi yang disarankan atas temuan yang
ditemukan adalah seharusnya adanya pengecekan sistem secara
otomatis apabila adanya kesalahan dalam mengentry. Sehingga
adanya pengendalian terhadap data yang dientry. Contoh : pada
75
saat adanya kesalahan yaitu menginput kode karyawan yang sudah
pernah diinput sebelumnya, secara otomatis sistem langsung
memunculkan message box yang menyatakan data yang dientry
sudah pernah dimasukkan. Hal ini untuk mencegah terjadinya
penduplikasian data yang dientry.
4.3.3 Pengamatan Pengendalian Aplikasi Terhadap Output
NO. PERTANYAAN YA TIDAK KETERANGAN
1. Apakah setiap laporan yang dihasilkan
selalu dicantumkan tanggal dan waktu
pencetakkan ?
√
2. Apakah ada copy laporan yang diberikan
kepada pihak yang berwenang ?
√
3. Apakah laporan – laporan yang
dihasilkan didistribusikan tepat waktu ?
√
4. Apakah terdapat prosedur dalam
pembuatan laporan ?
√
5. Apakah personnil yang
bertanggungjawab atas dikeluarkannya
laporan dicantumkan pada masing –
masing laporan ?
√
6. Apakah setiap laporan yang dihasilkan
sesuai dengan input yang dimasukkan ?
√
76
7. Apakah terdapat pemisahan tugas antara
pihak yang melakukan input dan output ?
√
Tabel 4.3 Pengendalian Aplikasi Terhadap Output
4.3.3.1 Hasil Pengamatan Pengendalian Aplikasi Terhadap Output
Berdasarkan hasil kuesioner yang diperoleh, dapat
diketahui bahwa :
Setiap laporan yang dihasilkan oleh PT. Giwang Kanaka
mencantumkan tanggal dan waktu pencetakkan laporan. Dan
memberikan copy laporan pada pihak yang berwenang atas laporan
tersebut. Akan tetapi selama ini, laporan tidak didistribusikan tepat
waktu dan dalam pembuatan laporan harus mengikuti prosedur
yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Pada laporan juga
dicantumkan personnil yang bertanggungjawab atas pembuatan
laporan , setiap laporan yang dihasilkan sesuai dengan input yang
dimasukkan dan telah dicocokkan dengan dokumen sumber. Akan
tetapi tidak adanya pemisahan tugas antara pihak yang melakukan
input dan output.
4.3.3.2 Temuan dan Rekomendasi dari Evaluasi Hasil pengamatan
Pengendalian Aplikasi Terhadap Output
Pada output terdapat beberapa kelemahan yang
merupakan temuan masalah yaitu :
77
• Laporan – laporan yang diperlukan tidak didistribusikan
secara tepat waktu
• Tidak adanya pemisahan tugas antara pihak yang
melakukan input dan yang melakukan output.
Rekomendasi yang disarankan atas temuan yang
ditemukan adalah sebagai berikut :
• Laporan harus didistribusikan secara tepat waktu apabila
ada pihak yang membutuhkan. Karena laporan
merupakan salah satu jenis informasi yang sangat
diperlukan terutama dalam hal pengambilan keputusan,
dalam hal pengendalian perusahaan.
• Harus adanya pemisahan tugas antara pihak yang
melakukan input dan pihak yang melakukan output. Hal
ini bertujuan untuk menghindari hal – hal yang tidak
diinginkan seperti adanya manipulasi data yang dapat
menimbulkan kerugian bagi perusahaan. Dengan adanya
pemisahan, maka kebenaran dan kehandalan data atau
informasi yang dihasilkan akan lebih terjamin
kebenarannya.
78
4.3.4 Pengamatan Pengendalian Aplikasi Terhadap Boundary
NO. PERTANYAAN YA TIDAK KETERANGAN
1. Apakah karyawan bisa mengakses hasil
pelatihan yang diperoleh karyawan
lainnya ?
√
2. Apakah departemen lain selain
departemen yang terkait bisa melihat
tampilan persetujuan calon tenaga kerja
yang diterima ?
√
3. Apakah calon tenaga kerja dapat melihat
hasil penilaian wawancara yang
diberikan departemen terkait kepada
General Affair ?
√
4. Apakah adanya pihak tidak berwenang
dalam Rumah Sakit yang bisa mengakses
hasil kesehatan dari calon tenaga kerja ?
√
5. Apakah adanya pihak lain selain
departemen yang terkait yang dapat
mengakses tampilan jenis pelatihan yang
disediakan oleh perusahaan ?
√
Tabel 4.4 Pengendalian Aplikasi Terhadap Boundary
79
4.3.4.1 Hasil Pengamatan Pengendalian Aplikasi Terhadap Boundary
Berdasarkan hasil kuesioner yang diperoleh, dapat
diketahui bahwa :
Karyawan bisa mengakses hasil pelatihan yang diperoleh
karyawan lainnya. Dalam pengaksesan tampilan persetujuan calon
tenaga kerja yang diterima, dapat diakses oleh departemen lain
selain departemen yang terkait. Calon tenaga kerja tidak dapat
melihat hasil penilaian wawancara , hal ini bertujuan untuk
mengurangi resiko adanya kurangnya interdependensi penilai
dalam memberikan penilaian. Hasil kesehatan calon tenaga kerja
tidak dapat diakses oleh pihak yang tidak berwenang dalam Rumah
Sakit serta tampilan jenis pelatihan dapat diakses oleh semua
bagian di dalam perusahaan.
4.3.4.2 Temuan dan Rekomendasi dari Evaluasi Hasil pengamatan
Pengendalian Aplikasi Terhadap Boundary
Pada boundary terdapat satu kelemahan yang merupakan
temuan masalah yaitu departemen lain dapat mengakses
persetujuan calon tenaga kerja yang diterima selain departemen
yang terkait.
Rekomendasi yang disarankan atas temuan yang
ditemukan adalah seharusnya departemen lain tidak dapat
mengakses persetujuan calon tenaga kerja yang diterima selain
80
departemen yang berkaitan karena hal tersebut merupakan
informasi internal departemen tersebut.
.
4.4 Tampilan Pengendalian Pada Aplikasi Sumber Daya Manusia
4.4.1 Tampilan Login Awal Aplikasi
Gambar 4.1 Pengendalian Input ( Login )
Form Login Aplikasi ini digunakan oleh perusahaan pada keseluruhan
bagian sebagai tanda pengendalian aplikasi perusahaan.
Pengendalian input yang ada pada Form Login antara lain :
• Pada saat membuka program aplikasi perusahaan PT. Giwang
Kanaka, otomatis yang muncul pertama kali adalah form login
sebagai proses otorisasi, apabila bukan merupakan karyawan
81
perusahaan PT. Giwang Kanaka, maka user tidak dapat membuka
database perusahaan.
• Saat menginput user name, karyawan harus menulis nama mereka
baik dengan menggunakan huruf capital ataupun huruf kecil,
karena dalam program aplikasi ini tidak mengenal adanya CASE –
SENSITIVE.
• Password yang diinput sesuai dengan password yang diinginkan
user pada awal regristrasi.
• Button Ok dilklik apabila user telah selesai menginput user name
dan password yang diinginkan.
• Button Cancel diklik apabila user tidak merasa yakin dan ingin
membatalkan masuk program aplikasi.
Pengujian Tampilan Login
No. Jenis Pengujian Hasil Keterangan
1 Menginput user name
dengan angka atau huruf
saja, atau dapat juga
merupakan kombinasi
antara keduaanya
Aplikasi akan mencocokannya
dengan database, apabila sesuai ,
maka aplikasi akan
menampilkan message box “
Login anda berhasil “
User name yang
diinput harus sesuai
dengan database dan
diinput dengan
batasan 20 digit
2 Menginput password
dengan menggunakan
angka saja
Aplikasi akan mengotorisasi dan
mencocokkan dengan password
user yang dipilih
Password yang
ditampilkan dalam
bentuh char (*) dan
82
batasan input
password adalah 6
digit
3 Menginput password
dengan menggunakan
huruf saja
Aplikasi akan menampilkan
message box “ Password yang
anda salah “
Password yang
digunakan hanya
berupa angka.
4 Apabila password atau user
name tidak dinput salah
satunya.
Aplikasi akan menampilkan
message box “Silakan
melakukan login terlebih
dahulu“
Setelah menginput
user name dan
password , maka
menekan button
“OK”
Tabel 4.5 Tampilan Login
4.4.2 Tampilan Awal Menu Aplikasi
Gambar 4.2 Pengendalian Aplikasi ( Menu Awal Aplikasi )
83
Menu Awal Aplikasi ini digunakan oleh perusahaan terutama pada bagian
Sumber Daya Manusia untuk mengakses data mulai dari proses perekrutan
sampai proses pelatihan.
Pengendalian aplikasi yang ada pada Menu Awal Aplikasi antara lain :
• Setelah memasukkan password, tampilan pertama yang akan
muncul adalah tampilan menu awal aplikasi SDM PT. Giwang
Kanaka.
• Pada tampilan tersebut terdapat 3 pilihan dengan menggunakan
Command Button, apabila user mengklik proses perekrutan, maka
kemudian akan muncul tampilan menu perekrutan.
Pengujian Tampilan Menu Awal Aplikasi
No. Jenis Pengujian Hasil Keterangan
1 Tidak mengklik salah satu
menu yang ada di tampilan
Aplikasi tidak akan memperoses
apapun sampai dipilih menu
yang
Harus memilih salah
satu menu pada
tampilan dengan cara
“ diklik “
84
2 Tidak mengklik icon
“Exit”
Aplikasi akan tetap dijalankan
dan tidak berhenti
Apabila ingin keluar
dari aplikasi harus
mengklik icon “exit“
Tabel 4.6 Menu Awal Aplikasi
4.4.3 Tampilan Awal Menu Perekrutan
Gambar 4.3 Pengendalian Aplikasi ( Menu Awal Perekrutan )
85
Awal Menu Perekrutan ini digunakan oleh perusahaan terutama pada
bagian Sumber Daya Manusia untuk mengakses data perekrutan.
Pengendalian aplikasi yang ada pada Menu Awal Perekrutan antara lain :
• Setelah pada menu awal aplikasi, user mengklik menu perekrutan
maka tampilan pertama yang akan muncul adalah tampilan menu
awal perekrutan dan penyeleksian SDM PT. Giwang Kanaka.
• Pada tampilan tersebut terdapat 5 pilihan dengan menggunakan
Command Button, apabila user mengklik identitas calon tenaga
kerja, maka kemudian akan muncul tampilan identitas calon tenaga
kerja .
Pengujian Tampilan Menu Awal Perekrutan
No. Jenis Pengujian Hasil Keterangan
1 Tidak mengklik salah satu
menu yang ada di tampilan
Aplikasi tidak akan memperoses
apapun sampai dipilih menu
yang
Harus memilih salah
satu menu pada
tampilan dengan cara
“ diklik “
2 Tidak mengklik icon
“Exit”
Aplikasi akan tetap dijalankan
dan tidak berhenti
Apabila ingin keluar
dari aplikasi harus
mengklik icon “exit“
Tabel 4.7 Menu Awal Perekrutan
86
4.4.3.1 Tampilan Identitas Calon Tenaga Kerja
Gambar 4.4 Pengendalian Input ( Identitas Calon Tenaga Kerja )
Tampilan Identitas Calon Tenaga Kerja ini digunakan oleh perusahaan
terutama pada bagian Sumber Daya Manusia untuk mengakses data
identitas calon tenaga kerja.
Pengendalian input yang ada pada Tampilan Identitas Calon Tenaga Kerja
adalah :
87
• Setelah pada menu awal perekrutan , user mengklik menu identitas
calon tenaga kerja maka tampilan pertama yang akan muncul
adalah tampilan identitas calon tenaga PT. Giwang Kanaka.
• Pada Kode Calon, penginputan kode dilakukan secara manual.
• Field Nama harus diinput secara manual.
• Pada field Bagian, diinput secara manual oleh user dengan memilih
sesuai dengan bagian user dalam ComboBox.
• Pada field Tanggal Lahir diinput secara manual oleh user dengan
kombinasi angka dan huruf dengan batasan 12 digit serta dengan
format dd - mm - yyyy.
• Field Alamat , field Tempat Lahir , field Pendidikan Terakhir, field
Jurusan Akademik diinput oleh user secara manual dengan
keterangan yang lengkap dan jelas tanpa adanya batasan.
• Field Telepon dan Field HP diinput oleh user secara manual
dengan batasan 12 digit dalam bentuk number.
• Field Agama diinput secara manual oleh user dengan cara memilih
agama yang terdapat dalam ComboBox
• Field Status dan field Jenis Kelamin dapat diinput oleh user dengan
memilih salah satu pilihan pada RadioButton yang ada di
bawahnya.
• Field Type Employment dapat diinput oleh user dengan menandai
CheckBox yang tersedia.
88
• Filed Hobbies, Field Award, Field Organisasi dan Field
Keterangan diinput secara manual oleh user yang dianggap perlu
untuk diketahui oleh perusahaan untuk meningkatkan kinerja
perusahaan
Pengujian Tampilan Identitas Calon Tenaga Kerja
No. Jenis Pengujian Field Hasil Keterangan
1 Tidak Menginput Kode
Calon
Aplikasi akan menampilkan
message box “ Kode Calon
Harus Diisi “
Kode Calon diinput
dengan batasan 6
2 Tidak Menginput Nama Aplikasi akan menampilkan
message box “Nama Harus
Diisi“
Nama dapat diinput
dengan kombinasi
huruf dan angka.
3 Menginput Bagian secara
manual
Bagian tidak dapat diinput secara
manual, akan tetapi dengan
memilih.
Memilih bagian yang
diinginkan dalam
pilihan yang terdapat
dalam ComboBox
Bagian.
4 Menginput Tanggal Lahir
dengan angka atau huruf
saja
Aplikasi akan menampilkan
message box “ Tanggal Lahir
yang dimasukkan salah”
Tanggal Lahir diinput
dengan kombinasi
huruf dan angka
dengan format dd
mm yyyy dan dengan
89
batasan 12 digit
5 Tidak menginput Alamat Aplikasi akan menampilkan
message box “Alamat harus
diinput”
Alamat diinput
dengan lengkap dan
jelas
6 Tidak menginput Tempat
Lahir
Aplikasi akan menampilkan
message box “ Tempat Lahir
harus diinput”
Tempat Lahir diinput
dengan lengkap dan
jelas
7 Agama diinput secara
manual
Agama tidak dapat diinput
secara manual, akan tetapi
dengan memilih.
Memilih agama yang
dianut dalam pilihan
yang terdapat dalam
ComboBox Agama.
8 Tidak menginput
Pendidikan Terakhir
Aplikasi akan menampilkan
message box “Pendidikan
Terakhir harus diinput”
Pendidikan Terakhir
harus diinput dengan
lengkap dan jelas
9 Menginput Jurusan
Akademik dengan angka
saja
Aplikasi akan menampilkan
message box “ Jurusan
Akademik yang dimasukkan
salah”
Jurusan Akademik
harus diinput dengan
huruf tanpa batasan
10 Menginput Telepon dengan
huruf saja
Aplikasi akan menampilkan
message box “yang dimasukkan
salah”
Telepon diinput
dengan angka saja
dan batasan 12 digit.
11 Menginput HP dengan
huruf saja
Aplikasi akan menampilkan
message box “yang dimasukkan
HP diinput dengan
angka saja dan
90
salah” batasan 12 digit.
12 Tidak memilih salah satu
button yang tersedia pada
Status
Aplikasi secara otomatis akan
memilih button “ Single “ karena
default dari sistem adalah “
Single “
Status harus dipilih
oleh user sesuai
dengan status
karyawan tersebut
13 Tidak memilih salah satu
button yang tersedia pada
Jenis Kelamin
Aplikasi secara otomatis akan
memilih button “ Pria “ karena
default dari sistem adalah “ Pria
“
Status harus dipilih
oleh user sesuai
dengan jenis kelamin
karyawan tersebut
14 Tidak memilih salah satu
check box button yang
tersedia pada Type
Employment
Aplikasi secara otomatis akan
memilih checkbox “ Full Time
“ karena default dari sistem
adalah “ Full Time “
Type Employment
harus dipilih oleh
user sesuai dengan
type yang diinginkan
Tabel 4.8 Identitas Calon Tenaga Kerja
91
4.4.3.2 Tampilan Hasil Tes Tertulis
Gambar 4.5 Pengendalian Output ( Hasil Tes Tertulis )
Tampilan Hasil Tes Tertulis ini digunakan oleh perusahaan terutama pada
bagian Sumber Daya Manusia untuk melihat hasil tes tertulis.
Pengendalian output yang ada pada Tampilan Hasil Tes Tertulis :
• Setelah pada menu awal perekrutan , user mengklik menu hasil tes
tertulis maka tampilan pertama yang akan muncul adalah tampilan
hasil tes tertulis PT. Giwang Kanaka.
• Pada Tampilan, user memilih hasil tes tertulis dalam ComboBox.
• Tampilan yang akan ditampilkan dapat diurutkan sesuai dengan
kode calon, nama calon dan hasil yang diperoleh.
92
Pengujian Tampilan Hasil Tes Tertulis
No. Jenis Pengujian Field Hasil Keterangan
1 Tidak Memilih Tampilan
yang diinginkan.
Aplikasi akan menampilkan
tampilan “ Hasil Tes Tertulis “
karena default dari sistemnya
adalah “ Hasil Tes Tertulis “
Default dari menu
hasil tes tertulis
adalah “ Hasil tes
tertulis “
2 Tidak Memilih Sort By
yang diinginkan.
Aplikasi akan menampilkan
tampilan yang disort by “ Kode
Calon“ karena default dari
sistemnya adalah “ Kode Calon “
User dapat memilih
tampilan ingin
diurutkan menurut
kode calon, nama
calon ataupun hasil
yang diperoleh.
Tabel 4.9 Hasil Tes Tertulis
4.4.3.3 Tampilan Hasil Tes Kesehatan
Gambar 4.6 Pengendalian Output ( Hasil Tes Kesehatan)
93
Tampilan Hasil Tes Kesehatan ini digunakan oleh perusahaan terutama
pada bagian Sumber Daya Manusia untuk melihat hasil tes kesehatan.
Pengendalian output yang ada pada Tampilan Hasil Tes Kesehatan :
• Setelah pada menu awal perekrutan , user mengklik menu hasil tes
kesehatan maka tampilan pertama yang akan muncul adalah
tampilan hasil tes kesehatan PT. Giwang Kanaka.
• Pada Tampilan, user memilih hasil tes kesehatan dalam
ComboBox.
• Tampilan yang akan ditampilkan dapat diurutkan sesuai dengan
kode calon, nama calon dan hasil yang diperoleh.
Pengujian Tampilan Hasil Tes Kesehatan
No. Jenis Pengujian Field Hasil Keterangan
1 Tidak Memilih Tampilan
yang diinginkan.
Aplikasi akan menampilkan
tampilan “ Hasil Tes Kesehatan
“ karena default dari sistemnya
adalah “ Hasil Tes Kesehatan “
Default dari menu
hasil tes kesehatan
adalah “ Hasil tes
kesehatan “
2 Tidak Memilih Sort By
yang diinginkan.
Aplikasi akan menampilkan
tampilan yang disort by “ Kode
Calon“ karena default dari
sistemnya adalah “ Kode Calon “
User dapat memilih
tampilan ingin
diurutkan menurut
kode calon, nama
94
calon ataupun hasil
yang diperoleh.
Tabel 4.10 Hasil Tes Kesehatan
4.4.3.4 Tampilan Hasil Tes Wawancara
Gambar 4.7 Pengendalian Output ( Hasil Tes Wawancara)
Tampilan Hasil Tes Wawancara ini digunakan oleh perusahaan terutama
pada bagian Sumber Daya Manusia untuk melihat hasil tes wawancara.
Pengendalian output yang ada pada Tampilan Hasil Tes Wawancara :
• Setelah pada menu awal perekrutan , user mengklik menu hasil tes
wawancara maka tampilan pertama yang akan muncul adalah
tampilan hasil tes wawancara PT. Giwang Kanaka.
95
• Pada Tampilan, user memilih hasil tes wawancara dalam
ComboBox.
• Tampilan yang akan ditampilkan dapat diurutkan sesuai dengan
kode calon, nama calon dan hasil yang diperoleh.
Pengujian Tampilan Hasil Tes Wawancara
No. Jenis Pengujian Field Hasil Keterangan
1 Tidak Memilih Tampilan
yang diinginkan.
Aplikasi akan menampilkan
tampilan “ Hasil Tes Wawancara
“ karena default dari sistemnya
adalah “ Hasil Tes Wawancara “
Default dari menu
hasil tes wawancara
adalah “ Hasil tes
wawancara “
2 Tidak Memilih Sort By
yang diinginkan.
Aplikasi akan menampilkan
tampilan yang disort by “ Kode
Calon“ karena default dari
sistemnya adalah “ Kode Calon “
User dapat memilih
tampilan ingin
diurutkan menurut
kode calon, nama
calon ataupun hasil
yang diperoleh.
Tabel 4.11 Hasil Tes Wawancara
96
4.4.3.5 Tampilan Rekap Hasil Tes
Gambar 4.8 Pengendalian Output ( Rekap Hasil Tes )
Tampilan Rekap Hasil Tes ini digunakan oleh perusahaan terutama pada
bagian departemen yang terkait untuk melihat rekap hasil tes penerimaan
Pengendalian output yang ada pada Tampilan Rekap Hasil Tes :
• Setelah pada menu awal perekrutan , user mengklik menu rekap
hasil tes maka tampilan pertama yang akan muncul adalah
tampilan rekap hasil tes PT. Giwang Kanaka.
• Pada Field Kode , user tidak melakukan input secara manual, akan
tetapi sistem akan secara otomatis memunculkan data calon tenaga
kerja yang pertama dari database.
97
• Pada Field nama, tes tertulis, tes kesehatan, score, tes wawancara ,
user tidak melakukan input secara manual, akan tetapi sistem akan
secara otomatis memunculkan data calon tenaga kerja yang
pertama dari database
Pengujian Tampilan Rekap Hasil Tes
No. Jenis Pengujian Field Hasil Keterangan
1 Melakukan input Kode
secara manual
Aplikasi akan menampilkan
Message Box “ Kode tidak dapat
diinput secara manual “
Untuk melakukan
input secara manual
harus memilih
command button
“Add new” terlebih
dahulu
2 Melakukan input Nama
secara manual
Aplikasi akan menampilkan
Message Box “ Nama tidak
dapat diinput secara manual “
Nama secara
langsung
dimunculkan apabila
Field Kode telah
terisi.
3 Melakukan input Tes
Tertulis secara manual
Aplikasi akan menampilkan
Message Box “ Tes Tertulis
tidak dapat diinput secara
manual “
Tes Tertulis secara
langsung
dimunculkan apabila
Field Kode telah
terisi.
98
4 Melakukan input Tes
Kesehatan secara manual
Aplikasi akan menampilkan
Message Box “ Tes Kesehatan
tidak dapat diinput secara
manual “
Tes Kesehatan secara
langsung
dimunculkan apabila
Field Kode telah
terisi.
5 Melakukan input Score
secara manual
Aplikasi akan menampilkan
Message Box “ Score tidak dapat
diinput secara manual “
Score secara
langsung
dimunculkan apabila
Field Kode telah
terisi.
Tabel 4.12 Rekap Hasil Tes
4.4.4 Tampilan Awal Menu Penempatan
Gambar 4.9 Pengendalian Aplikasi ( Menu Awal Penempatan )
99
Awal Menu Penempatan ini digunakan oleh perusahaan terutama pada
bagian Sumber Daya Manusia untuk mengakses data penempatan.
Pengendalian aplikasi yang ada pada Menu Awal Penempatan antara lain :
• Setelah pada menu awal aplikasi, user mengklik menu penempatan
maka tampilan pertama yang akan muncul adalah tampilan menu
awal penempatan SDM PT. Giwang Kanaka.
• Pada tampilan tersebut terdapat 3 pilihan dengan menggunakan
Command Button, apabila user mengklik persetujuan calon tenaga
kerja yang diterima, maka kemudian akan muncul tampilan
persetujuan calon tenaga kerja .
Pengujian Tampilan Menu Awal Penempatan
No. Jenis Pengujian Hasil Keterangan
1 Tidak mengklik salah satu
menu yang ada di tampilan
Aplikasi tidak akan memperoses
apapun sampai dipilih menu
yang
Harus memilih salah
satu menu pada
tampilan dengan cara
“ diklik “
2 Tidak mengklik icon
“Exit”
Aplikasi akan tetap dijalankan
dan tidak berhenti
Apabila ingin keluar
dari aplikasi harus
mengklik icon “exit“
Tabel 4.13 Menu Awal Penempatan
100
4.4.4.1 Tampilan Persetujuan Calon Tenaga Kerja Yang Diterima
Gambar 4.10 Pengendalian Input
( Persetujuan Calon Tenaga Kerja yang Diterima )
Tampilan Persetujuan Calon Tenaga Kerja yang Diterima ini digunakan
oleh perusahaan terutama pada bagian departemen yang terkait untuk
memberikan persetujuan atas diterima atau tidaknya calon tenaga kerja
yang telah mengikuti tes .
Pengendalian input yang ada pada Tampilan Calon Tenaga Kerja Yang
Diterima :
• Setelah pada menu awal penempatan , user mengklik menu
persetujuan calon tenaga kerja yang diterima maka tampilan
101
pertama yang akan muncul adalah tampilan persetujuan calon
tenaga kerja yang diterima PT. Giwang Kanaka.
• Pada Field Kode , user tidak melakukan input secara manual, akan
tetapi dengan mencari di database pada database hasil tes sehingga
sistem secara otomatis langsung memunculkan kode calon .
• Pada Field Nama, user tidak melakukan input secara manual, akan
tetapi apabila field kode telah terisi maka sistem secara otomatis
langsung memunculkan nama calon .
• Pada Field tes tertulis, tes kesehatan, score, tes wawancara , user
tidak melakukan input secara manual, akan tetapi sistem akan
secara otomatis memunculkan data calon tenaga kerja sesuai
dengan kode yang telah dimunculkan.
• Pada Field Persetujuan, user melakukan input secara manual,
dengan menginput “ Diterima “ atau “ Tidak Diterima “
Pengujian Tampilan Persetujuan Calon Tenaga Kerja yang Diterima
No. Jenis Pengujian Field Hasil Keterangan
1 Melakukan input Kode
secara manual
Aplikasi akan menampilkan
Message Box “ Kode tidak dapat
diinput secara manual “
Kode dicari di
database hasil tes.
2 Melakukan input Nama
secara manual
Aplikasi akan menampilkan
Message Box “ Nama tidak
dapat diinput secara manual “
Nama secara
langsung
dimunculkan apabila
102
Field Kode telah
terisi.
3 Melakukan input Tes
Tertulis secara manual
Aplikasi akan menampilkan
Message Box “ Tes Tertulis
tidak dapat diinput secara
manual “
Tes Tertulis secara
langsung
dimunculkan apabila
Field Kode telah
terisi.
4 Melakukan input Tes
Kesehatan secara manual
Aplikasi akan menampilkan
Message Box “ Tes Kesehatan
tidak dapat diinput secara
manual “
Tes Kesehatan secara
langsung
dimunculkan apabila
Field Kode telah
terisi.
5 Melakukan input Score
secara manual
Aplikasi akan menampilkan
Message Box “ Score tidak dapat
diinput secara manual “
Score secara
langsung
dimunculkan apabila
Field Kode telah
terisi.
6 Status Persetujuan tidak
diinput
Aplikasi akan menampilkan
Message Box “ Status
Persetujuan belum diinput “
Status persetujuan
harus diinput user
dengan “Diterima“
atau “Tidak
Diterima”
Tabel 4.14 Persetujuan Calon Tenaga Kerja yang Diterima
103
4.4.4.2 Tampilan Karyawan yang Dikontrak
Gambar 4.11 Pengendalian Output
( Karyawan yang Dikontrak)
Tampilan Karyawan yang Dikontrak ini digunakan oleh perusahaan
terutama pada bagian departemen yang terkait untuk melihat calon tenaga
kerja yang resmi dikontrak menjadi karyawan perusahaan.
Pengendalian output yang ada pada Tampilan Karyawan yang Dikontrak :
• Setelah pada menu awal penempatan , user mengklik menu
karyawan yang dikontrak maka tampilan pertama yang akan
muncul adalah tampilan karyawan yang dikontrak PT. Giwang
Kanaka.
104
• Pada Tampilan, user memilih karyawan yang dikontrak dalam
ComboBox.
• Tampilan yang akan ditampilkan dapat diurutkan sesuai dengan
kode calon, nama calon dan hasil yang diperoleh.
Pengujian Tampilan Karyawan yang Dikontrak
No. Jenis Pengujian Field Hasil Keterangan
1 Tidak Memilih Tampilan
yang diinginkan.
Aplikasi akan menampilkan
tampilan “ Karyawan yang
Dikontrak “ karena default dari
sistemnya adalah “Karyawan
yang Dikontrak “
Default dari menu
Karyawan yang
Dikontrak adalah
“Karyawan yang
Dikontrak “
2 Tidak Memilih Sort By
yang diinginkan.
Aplikasi akan menampilkan
tampilan yang disort by “ Kode
Calon“ karena default dari
sistemnya adalah “ Kode Calon “
User dapat memilih
tampilan ingin
diurutkan menurut
kode calon, nama
calon ataupun hasil
yang diperoleh.
Tabel 4.15 Karyawan yang Dikontrak
105
4.4.4.3 Tampilan Master Karyawan
Gambar 4.12 Pengendalian Input ( Master Karyawan )
Tampilan Master Karyawan digunakan oleh perusahaan khususnya bagian
staff personalia General Affair untuk mengetahui identitas para karyawan
perusahaan
106
Pengendalian input yang ada pada tampilan Master Karyawan antara lain :
• Aplikasi akan secara langsung menampilkan tampilan Master
Karyawan apabila user memilih / mengklik Menu Penempatan dan
memilih Master Karyawan.
• Pada field Kode ID, penginputan kode tidak dilakukan secara
manual akan tetapi harus mengklik icon open untuk membuka
database. Apabila telah memilih Kode ID yang diinginkan, maka
akan ditampilkan beserta keseluruhan data karyawan.
• Field Nama akan secara otomatis tampil apabila kita telah memilih
Kode Id yang terdapat dalam database.
• Field Kode Cost harus diinput secara manual oleh user sebagai
identitas atau status jabatan karyawan tersebut dalam perusahaan,
yang datanya diperoleh dari formulir penerimaan TK. Kode Cost
diinput dengan kombinasi huruf dan angka dengan batasan 5 digit.
• Pada field Bagian, diinput secara manual oleh user dengan memilih
sesuai dengan bagian user dalam ComboBox.
• Pada field Tanggal Lahir diinput secara manual oleh user dengan
kombinasi angka dan huruf dengan batasan 12 digit serta dengan
format dd - mm - yyyy.
• Field Alamat , field Tempat Lahir , field Pendidikan Terakhir, field
Jurusan Akademik diinput oleh user secara manual dengan
keterangan yang lengkap dan jelas tanpa adanya batasan.
107
• Field Agama diinput secara manual oleh user dengan cara memilih
agama yang terdapat dalam ComboBox
• Pada field Mulai Bekerja, akan ditampilkan secara langsung oleh
database sesuai dengan Kode Id karyawan, yang datanya diperoleh
dari formulir penerimaan TK yang telah disesuaikan dengan Surat
Perjanjian Kerja antara karyawan dengan perusahaan. Dan
disamping field Mulai Bekerja terdapat keterangan lamanya
karyawan tersebut telah bekerja di perusahaan.
• Field Nomor Rekening diinput oleh user secara manual dengan
batasan 15 digit .
• Field No JAMSOSTEK diinput oleh user secara manual dengan
kombinasi angka dan huruf , dengan batasan antara 15 digit.
• Field Status dan field Jenis Kelamin dapat diinput oleh user dengan
memilih salah satu pilihan pada RadioButton yang ada di
bawahnya.
• Field Nama Suami / Istri diinput oleh user secara manual dengan
huruf dengan batasan 25 digit.
• Field Jumlah Anak diinput oleh user dengan angka sebanyak 1
digit .
• Filed Keterangan diinput secara manual oleh user, input berupa
keterangan prestasi atau riwayat hidup user yang dianggap perlu
diketahui oleh perusahaan untuk meningkatkan kinerja perusahaan.
108
Pengujian Tampilan Master Karyawan
No. Jenis Pengujian Field Hasil Keterangan
1 Menginput Kode ID secara
manual
Kode ID tidak dapat diinput
secara manual, akan tetapi
dengan mengklik tanda icon
open dan memilih yang terdapat
dalam database.
Setelah Icon Open
diklik maka akan
tampil Kode ID dan
seluruh data
karyawan
2 Menginput Nama secara
manual
Nama tidak dapat diinput secara
manual
Nama hanya muncul
jika telah memilik
Kode ID dengan
mengklik icon open
3 Menginput Kode Cost
dengan dimulai dengan
angka
Aplikasi akan menampilkan
message box “ Kode Cost yang
dimasukkan salah”
Kode Cost tidak
dapat diinput dimulai
dengan angka, harus
dimulai dengan huruf
terlebih dahulu.
4 Menginput Bagian secara
manual
Bagian tidak dapat diinput secara
manual, akan tetapi dengan
memilih.
Memilih bagian yang
diinginkan dalam
pilihan yang terdapat
dalam ComboBox
Bagian.
5 Menginput Tanggal Lahir
dengan angka atau huruf
Aplikasi akan menampilkan
message box “ Tanggal Lahir
Tanggal Lahir diinput
dengan kombinasi
109
saja yang dimasukkan salah” huruf dan angka
dengan format dd
mm yyyy dan dengan
batasan 12 digit
6 Tidak menginput Alamat Aplikasi akan menampilkan
message box “Alamat harus
diinput”
Alamat diinput
dengan lengkap dan
jelas
7 Agama diinput secara
manual
Agama tidak dapat diinput
secara manual, akan tetapi
dengan memilih.
Memilih agama yang
dianut dalam pilihan
yang terdapat dalam
ComboBox Agama.
8 Tidak menginput
Pendidikan Terakhir
Aplikasi akan menampilkan
message box “Pendidikan
Terakhir harus diinput”
Pendidikan Terakhir
harus diinput dengan
lengkap dan jelas
9 Menginput Jurusan
Terakhir dengan angka
saja
Aplikasi akan menampilkan
message box “ Jurusan Terakhir
yang dimasukkan salah”
Jurusan Terakhir
harus diinput dengan
huruf tanpa batasan
10 Menginput Mulai Bekerja
dengan angka atau huruf
saja
Aplikasi akan menampilkan
message box “ Mulai Bekerja
yang dimasukkan salah”
Mulai Bekerja diinput
dengan kombinasi
huruf dan angka
dengan format dd -
mm - yyyy
110
11 Tidak menginput Nomor
Rekening
Aplikasi akan menampilkan
message box “ Nomor Rekening
harus diinput”
Nomor Rekening
harus diinput dengan
lengkap dan jelas
12 Menginput Nomor
JAMSOSTEK lebih dari
15 angka / huruf
Aplikasi akan menampilkan
message box “ Nomor
JAMSOSTEK yang diinput salah
“
Nomor JAMSOSTEK
harus diinput dengan
kombinasi huruf dan
angka dengan batasan
15 digit
13 Tidak memilih salah satu
button yang tersedia pada
Status
Aplikasi secara otomatis akan
memilih button “ Single “ karena
default dari sistem adalah “
Single “
Status harus dipilih
oleh user sesuai
dengan status
karyawan tersebut
14 Tidak memilih salah satu
button yang tersedia pada
Jenis Kelamin
Aplikasi secara otomatis akan
memilih button “ Pria “ karena
default dari sistem adalah “ Pria
“
Status harus dipilih
oleh user sesuai
dengan jenis kelamin
karyawan tersebut
15 Menginput Nama Suami /
Istri dengan angka.
Aplikasi akan menampilkan
message box “ Nama Suami /
Istri yang dimasukkan salah”
Nama Suami / Istri
harus diinput dengan
huruf
16 Menginput Jumlah Anak
dengan huruf.
Aplikasi akan menampilkan
message box “ Jumlah Anak
yang dimasukkan salah”
Jumlah Anak harus
diinput dengan angka
Tabel 4.16 Master Karyawan
111
4.4.5 Tampilan Awal Menu Pelatihan
Gambar 4.13 Pengendalian Aplikasi ( Menu Awal Pelatihan )
Awal Menu Pelatihan ini digunakan oleh perusahaan terutama pada bagian
Sumber Daya Manusia untuk mengakses data pelatihan.
Pengendalian aplikasi yang ada pada Menu Awal Pelatihan antara lain :
• Setelah pada menu awal aplikasi, user mengklik menu pelatihan
maka tampilan pertama yang akan muncul adalah tampilan menu
awal pelatihan SDM PT. Giwang Kanaka.
112
• Pada tampilan tersebut terdapat 4 pilihan dengan menggunakan
Command Button, apabila user mengklik kebutuhan pelatihan,
maka kemudian akan muncul tampilan kebutuhan pelatihan.
Pengujian Tampilan Menu Awal Pelatihan
No. Jenis Pengujian Hasil Keterangan
1 Tidak mengklik salah satu
menu yang ada di tampilan
Aplikasi tidak akan memperoses
apapun sampai dipilih menu
yang
Harus memilih salah
satu menu pada
tampilan dengan cara
“ diklik “
2 Tidak mengklik icon
“Exit”
Aplikasi akan tetap dijalankan
dan tidak berhenti
Apabila ingin keluar
dari aplikasi harus
mengklik icon “exit“
Tabel 4.17 Menu Awal Pelatihan
113
4.4.5.1 Tampilan Kebutuhan Pelatihan
Gambar 4.14 Pengendalian Input ( Kebutuhan Pelatihan )
Tampilan Kebutuhan Pelatihan ini digunakan oleh perusahaan terutama
pada bagian departemen yang terkait untuk mengajukan adanya
kebutuhan pelatihan yang diinginkan di departemen yang terkait.
Pengendalian input yang ada pada Kebutuhan Pelatihan :
• Setelah pada menu awal pelatihan , user mengklik menu kebutuhan
pelatihan maka tampilan pertama yang akan muncul adalah
kebutuhan PT. Giwang Kanaka.
114
• Pada Field Kode , user melakukan input secara manual dengan
batasan 10 digit dan dengan menggunakan angka saja.
• Pada Field Nama, bagian, pelatihan yang dibutuhkan, lamanya
pelatihan user input secara .
Pengujian Tampilan Kebutuhan Pelatihan
No. Jenis Pengujian Field Hasil Keterangan
1 Melakukan input Kode
dengan menggunakan
huruf
Aplikasi akan menampilkan
Message Box “ Kode yang
dimasukkan salah “
Kode hanya dapat
diinput dengan
menggunakan angka
dengan batasan 10
digit.
2 Melakukan input Nama
dengan menggunakan
angka
Aplikasi akan menampilkan
Message Box “ Nama yang
dimasukkan salah “
Nama hanya dapat
diinput dengan
menggunakan huruf
3 Melakukan input Bagian
dengan menggunakan
angka
Aplikasi akan menampilkan
Message Box “ Bagian yang
dimasukkan salah “
Bagian hanya dapat
diinput dengan
menggunakan huruf
4 Melakukan input Pelatihan
yang diinginkan dengan
menggunakan angka
Aplikasi akan menampilkan
Message Box “ Pelatihan yang
diinginkan yang dimasukkan
salah “
Pelatihan yang
diinginkan hanya
dapat diinput dengan
menggunakan huruf
5 Melakukan input Lamanya Aplikasi akan menampilkan Lamanya Pelatihan
115
Pelatihan yang diinginkan
dengan menggunakan
huruf
Message Box “Lamanya
Pelatihan yang dimasukkan
salah“
hanya dapat diinput
dengan menggunakan
angka
Tabel 4.18 Kebutuhan Pelatihan
4.4.5.2 Tampilan Karyawan yang Mengikuti Pelatihan
Gambar 4.15 Pengendalian Input
(Karyawan yang Mengikuti Pelatihan )
Tampilan Karyawan yang Mengikuti Pelatihan digunakan oleh
perusahaan khususnya bagian staff personalia General Affair untuk
116
mengetahui karyawan yang mengikuti pelatihan - pelatihan yang
disediakan oleh perusahaan.
Pengendalian input yang ada pada Tampilan Karyawan yang mengikuti
Pelatihan antara lain :
• Aplikasi akan secara langsung menampilkan tampilan Karyawan
yang Mengikuti Pelatihan apabila user mengklik Menu Pelatihan
Karyawan pada menu awal Pelatihan.
• Kode ID Karyawan diinput dengan cara mengklik icon open, untuk
mencari ID Karyawan yang diinginkan, yang terdapat dalam
database. Kode ID Karyawan akan muncul secara otomatis dan
tidak dapat diubah.
• Field Bagian diinput oleh user dengan cara memilih sesuai dengan
yang ada dalam ComboBox Bagian.
• Field Kode Pelatihan akan muncul secara otomatis apabila field
Bagian telah diinput atau apabila ingin melakukan pengupdatean
data dapat dilakukan dengan cara mengklik icon open, untuk
mencari Kode Pelatihan yang diinginkan, yang terdapat dalam
database.
• Field Tanggal Pelatihan diinput oleh user dengan kombinasi angka
dan huruf dengan format dd/mm/yyyy.
• Field Kota diinput oleh user secara manual dengan menggunakan
huruf dengan batasan 30 digit.
117
• Field Negara diinput oleh user dengan cara memilih sesuai dengan
yang ada dalam ComboBox Negara.
• Penginputan field Lama Pelatihan diinput oleh user dengan cara
memilih sesuai dengan yang ada dalam ComboBox Lama
Pelatihan.
• Penginputan field Hasil Pelatihan diinput oleh user dengan cara
memilih sesuai dengan yang ada dalam ComboBox Hasil
Pelatihan.
• Button Save digunakan untuk menyimpan data apabila adanya
penambahan data baru ataupun perubahan data lama.
• Button Reset digunakan untuk mengembalikan tampilan data ke
dalam keadaan default.
• Button Exit digunakan untuk keluar dari aplikasi tampilan training
/ pelatihan karyawan.
Pengujian Tampilan Pelatihan Karyawan
No. Jenis Pengujian Field Hasil Keterangan
1 Menginput Kode ID secara
manual
Kode ID tidak dapat diinput
secara manual, akan tetapi
dengan mengklik tanda icon
open dan memilih yang terdapat
dalam database.
Setelah Icon Open
diklik maka akan
tampil Kode ID .
2 Menginput Bagian secara Bagian tidak dapat diinput secara Memilih bagian yang
118
manual manual diinginkan dalam
pilihan yang terdapat
dalam ComboBox
Bagian.
3 Menginput Kode Pelatihan
secara manual.
Kode Pelatihan tidak dapat
diinput secara manual, akan
tetapi dengan mengklik tanda
icon open dan memilih yang
terdapat dalam database.
Setelah Icon Open
diklik maka akan
tampil Kode
Pelatihan.
4 Menginput Tanggal
Pelatihan dengan huruf
saja.
Aplikasi akan menampilkan
message box “ Tanggal Pelatihan
yang dimasukkan salah”
Tanggal Pelatihan
diinput dengan
kombinasi huruf dan
angka dengan format
dd/mm/yyyy.
5 Menginput Kota dengan
angka saja
Aplikasi akan menampilkan
message box “Kota yang
dimasukkan salah”
Kota harus diinput
dengan huruf .
6 Menginput Negara secara
manual
Negara tidak dapat diinput
secara manual
Memilih negara yang
diinginkan dalam
pilihan yang terdapat
dalam ComboBox
Negara.
7 Menginput Lama Pelatihan Lama Pelatihan tidak dapat Memilih Lama
119
secara manual diinput secara manual Pelatihan yang
diinginkan dalam
pilihan yang terdapat
dalam ComboBox
Lama Pelatihan.
8 Tidak menginput Hasil
Pelatihan
Aplikasi akan menampilkan
message box “Hasil Pelatihan
harus diinput”
Memilih Hasil
Pelatihan yang
diinginkan dalam
pilihan yang terdapat
dalam ComboBox
Hasil Pelatihan.
Tabel 4.19 Pelatihan Karyawan
4.4.5.3 Tampilan Jenis Pelatihan
Gambar 4.16 PengendalianOutput ( Jenis Pelatihan )
120
Tampilan Jenis Pelatihan digunakan oleh perusahaan khususnya
departemen yang terkait untuk mengetahui jenis pelatihan yang tersedia
dalam perusahaan .
Pengendalian output yang ada pada Tampilan Jenis Pelatihan antara lain :
• Aplikasi akan secara langsung menampilkan tampilan form Jenis
Pelatihan apabila user mengklik Menu Jenis Pelatihan pada menu
awal Pelatihan.
• Field Bagian diinput oleh user dengan cara memilih sesuai dengan
yang ada dalam ComboBox Bagian.
• Apabila telah memilih bagian yang diinginkan, maka rincian
tampilan data akan muncul secara keseluruhan sesuai dengan yang
terdapat dalam database.
• Button Save digunakan untuk menyimpan data apabila adanya
penambahan data baru ataupun perubahan data lama.
• Button Add New digunakan untuk menambahkan database baru
dalam database jenis pelatihan.
• Button Exit digunakan untuk keluar dari aplikasi tampilan jenis
pelatihan.
121
Pengujian Tampilan Jenis Pelatihan
No. Jenis Pengujian Field Hasil Keterangan
1 Menginput Bagian secara
manual
Bagian tidak dapat diinput secara
manual.
Memilih bagian yang
diinginkan dalam
pilihan yang terdapat
dalam ComboBox
Bagian.
2 Tidak Menginput Bagian Tidak ada reaksi dari aplikasi. Dalam transaksi
memerlukan Bagian.
Tabel 4.20 Jenis Pelatihan
4.4.5.4 Tampilan Hasil Pelatihan
Gambar 4.17 Pengendalian Output ( Hasil Pelatihan Karyawan)
122
Tampilan Hasil Pelatihan Karyawan ini digunakan oleh perusahaan
terutama pada departemen yang terkait dan karyawan untuk melihat hasil
pelatihan yang telah diikuti .
Pengendalian output yang ada pada Tampilan Hasil Pelatihan Karyawan :
• Setelah pada menu awal pelatihan , user mengklik menu hasil
pelatihan karyawan maka tampilan pertama yang akan muncul
adalah tampilan hasil tes wawancara PT. Giwang Kanaka.
• Pada Tampilan, user memilih bagian dalam ComboBox.
Pengujian Tampilan Hasil Pelatihan Karyawan
No. Jenis Pengujian Field Hasil Keterangan
1 Tidak Memilih Bagian
yang diinginkan.
Aplikasi akan menampilkan
tampilan “ Accounting “ karena
default dari sistemnya adalah “
Accounting “
Harus memilih
bagian yang
diinginkan pada
ComboBox
2 Ingin merubah hasil
pelatihan
Aplikasi akan menampilkan
MessageBox “ Hasil Pelatihan
tidak dapat diedit “
Dalam tampilan
output ini tidak dapat
melakukan edit,
hanya dapat
menambah hasil dari
karyawan yang baru
Tabel 4.21 Hasil Pelatihan Karyawan
123
4.5 Laporan Evaluasi
Kepada : PT. GIWANG KANAKA
Perihal : Laporan Evaluasi Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Periode : September 2005 s/d Januari 2006
LAPORAN EVALUASI SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA
MANUSIA PADA PT. GIWANG KANAKA
Oleh :
Christian
Christian Halim
Eirine Ekacahaya. S
I. Tujuan
1. Melalui penelitian penyusunan skripsi ini, penulis dapat
mengetahui dan meningkatkan pemahaman dan
pengetahuan mereka secara practical berdasarkan
pengetahuan theorical yang telah diajarkan selama
mengikuti perkuliahan.
2. Dapat mengerti prosedur dan sistem informasi sumber daya
manusia pada PT. GIWANG KANAKA
3. Mengetahui apa kelebihan dan kelemahan pada sistem yang
sedang berjalan dalam perusahaan khususnya pada sistem
124
informasi sumber daya manusia di dalam organisasi
tersebut.
4. Mengidentifikasi berbagai masalah yang terdapat selama
dilakukan pengujian sistem sumber daya manusia.
5. Memberikan rumusan , usulan dan rekomendasi perbaikan
demi meningkatkan mutu dan kualitas perusahaan PT.
Giwang Kanaka setelah masalah telah teridentifikasi.
6. Dengan meningkatkan kualitas input yang dimasukkan di
perusahaan secara otomatis akan memberikan hasil
keluaran ( output ) yang lebih baik dan lebih dipercaya..
II. Ruang Lingkup
Ruang lingkup dari evaluasi sistem informasi sumber daya
manusia PT. GIWANG KANAKA adalah perekrutan dan
penyeleksian calon karyawan, penempatan karyawan dan pelatihan
karyawan.
III. Metode Evaluasi
Metode penelitian yang digunakan adalah studi pustaka, bahan
bacaan dan makalah yang berkaitan dengan sumber daya manusia,
dan penelitian lapangan yang meliputi wawancara ( interview ),
pengamatan ( observasi ), daftar pertanyaan ( questioner ) serta
analisa sistem , sedangkan metode evaluasi yang digunakan yaitu
audit arround the computer.
125
IV. Hasil evaluasi
Hasil evaluasi yang dihasilkan berdasarkan pengendalian umum
perusahaan yang diperoleh berdasarkan hasil daftar pertanyaan /
kuesioner yang mencakup bidang pengendalian manajemen
keamanan, manajemen operasional dan pengendalian aplikasi yang
mencakup input, output dan boundary sehingga dari pengendalian-
pengendalian yang dilakukan maka terdapat temuan permasalahan
dalam sistem sumber daya manusia PT. Giwang Kanaka dan kita
sebagai pengevaluasi memberikan rekomendasi perbaikan terhadap
masalah – masalah yang ditemukan dalam pengujian tampilan
Login, tampilan Master Karyawan, Tampilan Identitas Calon
Tenaga kerja, Tampilan Tes Tertulis, Tampilan Tes Kesehatan,
Tampilan Tes Wawancara, Tampilan Rekap Tes, Tampilan
Persetujuan Calon Tenaga kerja yang diterima, Tampilan
Karyawan yang dikontrak, Tampilan Kebutuhan Pelatihan,
Tampilan Karyawan Yang Mengikuti Pelatihan, Tampilan Jenis
Pelatihan, Tampilan Hasil Pelatihan
V. Kesimpulan
Simpulan yang diperoleh adalah berdasarkan penyebaran kuesioner
dan sampai pengendalian-pengendalian yang telah kami lakukan
sudah cukup baik dan saling menunjang untuk keadaan internal
perusahaan dan juga kami telah memberikan rekomendasi dari
kelemahan-kelemahan dari sistem yang ada perusahaan dan
126
diharapkan meningkatkan kinerja perusahaan dan mendukung
proses pengambilan keputusan dari pihak manajemen. Karena itu
sangat penting bagi perusahaan untuk melakukan audit terhadap
kontrol internal, kontrol manajemen, dan kontrol aplikasi secara
berkala supaya dapat selalu meningkatkan mutu dan kualitas
perusahaan.