Upload
vumien
View
221
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
BAB II
KAJIAN TEORI
1.1 Sistem Pengarsipan
1.1.1 Pengertian sistem
Secara sepintas pekerjaan dalam sebuah organisasi kantor hanya
menyangkut rangkaian kegiatan seperti merencanakan aktivitas kantor,
mengorganisir pekerjaaan,mengarahkan, mengawasi dan mengadili pekerjaan
kantor. Menurut L. ACKOF, Sistem adalah setiap kesatuan secara konseptual
atau fisik yang terdiri dari bagian-bagian dalam keadaan saling tergantung satu
sama lainnya. Atau dalam bahasa sederhana, sistem dapat diartikan sebagai
sekumpulan unsur / elemen yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi
dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan.
Syarat-syarat sistem :
1. Sistem harus dibentuk untuk menyelesaikan masalah.
2. Elemen sistem harus mempunyai rencana yang ditetapkan.
3. Adanya hubungan diantara elemen sistem.
4. Unsur dasar dari proses (arus informasi, energi dan material)
lebih penting dari pada elemen sistem.
5. Tujuan organisasi lebih penting dari pada tujuan elemen.
Sedangkan menurut Bartalanfy Sistem merupakan seperangkat unsur
yang saling terikat dalam suatu antar relasi diantara unsur-unsur tersebut
dengalingkungan.
Gerald (dalam baridwan 1998:3), mengemukakan bahwa sistem adalah
suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan dan disusun
sesuai dengan sesuatu skema yang menyeluruh untuk melaksanakan suatu
kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan.
1.1.2 Pengertian Arsip
Dilihat dari asal kata arsip berasal dari bahasa yunani “Arche” yang
berarti permulaan, jabatan, fungsi atau kuasa hukum. Kemudian kata arche
berubah menjadi “Teacchee” yang artinya dokumen, yang terakhir berubah
menjadi” Archeves” berarti tempat atau dokumen.
Menurut Gerald ( baridwan 1998 : 3 ) mengemukakan bahwa sistem
adalah suatu kerangka dari prosedur – prosedur yang saling berhubungan dan
disusun sesuai dengan sesuatu skema yang menyeluruh untuk melaksanakan
suatu kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan. Sistem yang dimaksud
disini lebih difokuskan pada sistem pengarsipan, yang berkaitan dengan
peredaran hidup data dan keterangan lainnya ( arsip) dari sejak penciptaan,
pemeliharaan, penyimpanan sampai pada pemusnahaannya.
Menurut The Liang Gie (1999;115) dalam pelaksanaan tata usaha pada
semua kantor banyak sekali dipergunakan kertas dan peralatan tulis yang
beraneka ragam. Oleh karena itu tata usaha sering diistilahkan dengan
pekerjaan tulis menulis.
Menurut Amsyah (1999: 3) menyatakan bahwa arsip adalah setiap
catatan (record/warkat) yang tertulis, tercetak atau ketikan dalam bentuk huruf,
angka atau gmbar yang mempunyai arti dan tujuan yang tertentu sebagai
bahan komunikasi dan informasi, yang terekam pada kertas (kartu, memori),
kertas film ( slid, filmstrip, micro-film), media komputer ( pita, tape, piringan,
rekaman, disket) kertas foto copy dan lain- lain.
Sementara itu menurut The Liang Gie (1999;118) yang dimaksud dengan
arsip adalah yang dimuat dalam peraturan presiden tahun 1961 adalah sebagai
berikut:
1. Umumnya, merupakan wujud tulisan dalam bentuk corak teknis yang
bagaimanapun juga dalam keadaan tunggal, berkelompok maupun
dalam suatu kesatuan bentuk dan fungsi dari pada usaha perencanaan,
pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan berbangsa.
2. Khususnya, merupakan kumpulan surat-surat atau bahan-bahan
penolong lainnya dengan fungsi memastikan suatu ingatan dalam
administrasi negara dibuat secara yuridis dengan perkembangan
organisasi yang disimpan dan dipelihara selama diperlukan.
Lain halnya dengan Fruin (dalam The Liang Gie 1999; 119) bahwa arsip
merupakan keseluruhan dokumen-dokumen tertulis, lukisan-lukisan dan
barang-barang cetakan yang secara resmi diterima atau dihasilkan oleh suatu
badan pemerintahan atau salah seorang dari pejabat-pejabatnya sepanjang
dokumen-dokumen itu dimaksudkan untuk berada dibawah pemeliharaan dari
badan tersebut.
Sementara itu Schellenberg (dalam The Ling Gie 1999; 119)
mengemukakan bahwa arsip merupakan warkat-warkat dari sesuatu badan
pemerintah atau swasta yang diputuskan sebagai harga untuk diawetkan
secara tepat guna keperluan mencari keterangan dan penelitian dan disimpan
atau hendaklah dipilih untuk disimpan pada suatu badan.
Menurut Schellenberg membagi nilai guna arsip dinamis menjadi dua,
yaitu “nilai guna primer ( nilai guna asli untuk unit pencipta untuk keseluruhan
administrative, keuangan dan operasional) dan nilai guna sekunder ( nilai guna
keberlanjutan setelah tidak dipergunakan oleh unit pencipta, nilai guna
sekunder ditujukan untuk publik, diluar unit pencipta)
Dengan demikian yang dimaksudkan dengan arsip adalah suatu
kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis, yang memiliki nilai
fundamintalis tinggi untuk dipertanggungjawabkan dalam masa tertentu karena
mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat
ditemukan kembali.
Jadi, kegiatan menyimpan keterangan-keterangan sebagai suatu aktivitas
tata usaha dalam kenyataannya berupa kegiatan menaruh warkat-warkat
dengan berbagai cara dan alat di tempat tertentu yang aman agar tidak rusak
atau hilang. Berbagai keterangan dalam warkat-warkat yang tersimpan itu
dapat mempunyai kegunaan sangat penting untuk bahan penilaian atau
penyusunan program pengembangan dari organisasi yang bersangkutan. Di
Amerika Serikat ditentukan nilai-nilai yang mungkin ada pada warkat – warkat
sehingga perlu disimpan yang dicakup 1 istilah pengingat ”ALFRED”. Menurut
Milton (dalam The Liang Gie, 1999;231) bahwa istilah ini merupakan
kependekatan dari nilai-nilai warkat yang berikut:
A – Administrasi value (nilai adinistrasi)
L – Legal Value ( nilai hukum)
F – Fascal Value (nilai dibidang keuangan)
R – Research Value (nilai penelitian)
E – Educational Value (pendidikan)
D – Documentery Value ( nilai dokumentasi)
Sesuatu warkat dapat mempunyai semacam nilai saja atau juga lebih dari
pada 1 kegunaan. Selanjutnya tidak semua warkat mempunyai kegunaan
yang abadi. Sebagian besar warkat akan berakhir kegunaannya setelah
jangka waktu tertentu. Oleh karena itu warkat-warkat mempunyai kegunaan
atau nilai tertentu bagi setiap organisasi, maka warkat-warkat itu lalu disimpan
agar setiap kali diperlukan dapat dipergunakan. Penyimpanan itu harus
dilakukan secara sistematis sehingga apabila sesuatu warkat akan
dipergunakan dapat secara cepat ditemukan kembali. Dengan penyimpan ini
terdapatlah kumpulan warkat yang merupakan apa yang disebut sebagai arsip.
Undang-undang No. 7 tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok
kearsipan pasal 1 ayat a dan b (Soetrisno, 2003: 50), menetapkan bahwa yang
dimaksud dengan arsip adalah:
a. Naskah-naskah yang dibuat atau diterima dan badan-badan pemerintah
dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun
berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.
b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta atau
perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal
maupun berkelompok, dalam pelaksaanan kehidupan perkebangsaan.
Berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009
Tentang Kearsipan pada pasal 1 menetepakan bahwa yang dimaksud
dengan :
1. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk
dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara,
pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
3. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam
kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
4. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan
dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat
diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
5. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau
terus menerus.
6. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
7. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena
memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan
berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara
langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik
Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
8. Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan
dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga
keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.
9. Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip
terjaga.
10. Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang
kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan
dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung
jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.
Menurut fungsinya arsip dapat dibedakan menjadi dua golongan yaitu
arsip statis dan arsip dinamis. Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan
secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan
kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung
dalam penyelenggaraan administrasi Negara. Arsip statis adalah arsip yang
tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan
kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan
sehari-hari administrasi negara.
Jadi arsip dinamis adalah semua arsip yang berada di berbagai kantor,
baik kantor pemerintah, swasta atau organisasi kemasyarakatan, karena masih
dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan
kegiatan administrasi lainnya. Arsip dinamis dalam bahasa inggris disebut
record.
Sedangkan arsip statis adalah arsip-arsip yang disimpan di Arsip
Nasional (ARNAS) yang berasal dari arsip dinamis dari berbagai kantor. Arsip
dinamis ini dalam bahasa inggris disebut archieve.
Dua istilah record dan arvhieve diatas sering disebut dengan istilah arsip
(bahasa belanda archief). Sehingga Record Management diterjemahkan
dengan Tata Kearsipan atau Manajemen Kearsipan
Untuk melengkapi pemahaman tentang istilah kearsipan yang dijelaskan
diatas, dapat dipahami dengan memperhatikan gambar Lingkaran Kehidupan
Arsip seperti yang digambarkan dibawah ini :
Gambar 2.1 Lingkaran Hidup arsip
2.1.3 Sistem Pengarsipan
Untuk menciptakan penataan administrasi secara efektif dan efisien
sebaiknya setiap organisasi perlu menetapkan sistem pengarsipan yang baik
demi terwujudnya tujuan organisasi secara keseluruhan.
Dengan demikian sistem pengarsipan merupakan suatu proses penataan
administrasi dalam tata usaha organisasi, yang meliputi mencatat, menyimpan,
memelihara, menjamin kaeaslian dokumen tersebut dan menjadikan arsip
merupakan hal yang penting dalam keberlanjutan organisasi dimasa akan
datang.
Kata “ Sistem ” dalam hubungannya dengan sistem kearsipan biasanya
menunjukan metode penyusunan atau metode klasifikasi ( penggolongan )
tetapi dapat juga berarti macam perlengkapan yang dipergunakan, organisasi
penyusunan tenaga kerja, dan metode – metode yang dipergunakan apabila
meminjamkan atau mengembalikan surat. (Moekijat,2008:115).
2.1.4 Ruang Lingkup Kearsipan
Dalam kegiatan kemasyarakatan selama ini selalu mendesak agar
kebutuhan atau keinginannya tersebut dapat terpenuhi dengan baik dan cepat.
Sehingga dalam proses pelayanannya membutuhkan waktu, tenaga dan
pikiran agar dapat dilayani dengan baik. Dan setiap pekerjaan atau kegiatan
diperkantoran baik swasta maupun pemerintah memerlukan data dan informasi
yang akurat.
Menurut Undang-Undang no. 7 tahun 1971 (dalam Amsyah,1991;2)
dikemukakan arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh
lembaga-lembaga dan badan-badan pemerintahan dalam bentuk corak
apapun, baik dalam perorangan, baik dalam keadaan tunggal maupan
berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Sementara itu Barthos (2000; 2) menyimpulkan arsip dapat diartikan
sebagai suatu badan (agency) yang melakukan segala kegiatan pencatatan
penanganan, penyimpanan dan pemeliharaan surat-surat/warkat-warkat yang
mempunyai arti penting baik kedalam maupun keluar, baik menyangkut soal-
soal pemerintahan maupun non pemerintahan, dengan menerapkan dan
sistem tertentu yang dapat dipertanggungjawabkan.
Pada kamus administrasi ( dalam Anwar, 1999: 24) menyatakan bahwa”
kearsipan adalah segenap rangkaian kegiatan perbuatan penyelenggaraan
kearsipan sejak saat dimulainya pengumpulan warkat sampai
penyingkirannya”. Sedangkan The Liang Gie (1999: 124), mengemukakan
bahwa kearsipan merupakan “sekumpulan kegiatan menyimpan warkat yang
tujuannya menemukan kembali secara cepat sesuai warkat yang diperluhkan”.
Sebenarnya awal mula sampai terjadinya arsip itu berawal dari hubungan
komunikasi atau interaksi sesama manusia yang mempunyai keinginan yang
sama dan saking bergantung antara satu sama lainnya. Mulainya proses
transaksi dalam kehidupan masyarakat dahulu hanya bermodalkan pada
kepercayaan dengan daya
ingat yang tersedia. Dan hal ini tentunya tidak akan mungkin berlangsung
lama sebab pola pikir dengan dukungan kolaborasi budaya yang ada telah
memberikan dampak yang luas dalam perubahan tingkah laku masyarakat itu
sendidri. Oleh karena itu kearsipan bertujuan untuk memberikan jaminan
keselamatan dan sebagai bahan pertanggungjawaban nasional tentang
perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kenegaraan atau bahkan
organisasi usaha untuk kesuksesan organisasi tersebut.
2.2 Tata Kerja Kearsipan
Di Indonesia pada umumnya surat-menyurat dicatat dalam semacam
buku yang dinamakan buku agenda. Buku ini untuk mencatat segala sesuatu
yang berkenaan dengan pengiriman surat-surat kepada pihak lain atau
penerimaan surat-surat masuk. Untuk keperluan itu pada bagian-bagian buku
agenda dibuat beberapa lajur. Tiap lajur pergunakan untuk mencatat salah
satu hal mengenai surat yang keluar atau masuk itu.
Kearsipan merupakan salah satu macam pekerjaan kantor atau pekerjaan
tata usaha, yang banyak dilakukan oleh sebagian badan usaha swasta.
Kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan
warkat atau surat-surat dan dokumen-dokumen kantor lainnya. Kegiatan yang
berhubungan dengan penyimpanan warkat, surat-surat dan dokumen-dokumen
inilah yang disebut dengan kearsipan (ig. Wursanto, 2007:12).
Sebagaimana yang tertulis dalam tabel berikut ini:
Tabel. 1 : Format Buku Agenda
N
No
Tanggal
Pengiriman
Nama
Pengirim Isi
Tujuan
Surat
K
ket
Keterangan ;
1. Lajur pertama untuk mencatat nomor urut selama 1 tahun, yaitu dari
nomor 1 terus sampai banyaknya surat yang dikirimkan atau
diterima. Nomor agenda ini biasanya merupakan nomor yang
tercantum pada surat-surat organisasi.
2. Lajur kedua diperuntukan bagi catatan tentang tanggal pengiriman
atau penerimaan sesuatu surat.
3. Lajur k-3 biasanya berkepala “nama pengirim: atau “diterima dari”
untuk keperluan surat-surat yang masuk. Sedang untuk surat-surat
yang keluar, kepalanya dapat berbunyi “dikirim kepada” atau “ Nama
yang dikirim”
4. Lajur ke-4 untuk memuat keterangan singkat mengenai isi atau
perihal surat yang bersangkutan.
5. Lajur ke-5 untuk catatan tentang hubungan surat itu dengan surat-
surat yang terdahulu.
6. Lajur ke-6 disediakan untuk keterangan-keterangsn lainnya yang
bertalian dengan surat.
Kadang-kadang bagi surat yang masuk diadakan pula sebuah lajur
lainnya untuk mencatat tanggal dan nomor surat dari pihak luar itu. Tanggal
tersebut biasanya tidak sama dengan tanggal diterimanya surat itu.
Untuk tiap-tiap surat yang keluar dan yang masuk biasanya dibuatkan
buku agenda sendiri-sendiri. Jadi, sesuatu organisasi biasanya mempunyai
buku agenda surat keluar dan buku agenda surat masuk. Tetapi, buku agenda
dapat juga dipersatukan. Bagian kiri untuk keperluan surat-surat masuk,
sedang bagian kanan untuk catatan surat-surat keluar.
Setelah setiap surat dicatat secukupnya dalam buku agenda, kemudian
barulah itu disimpan. Penyimpanan itu biasanya dilakukan dalam berkas
jepitan atau kadang-kadang juga dalam berkas tebal. Cara penyimpanan ini
membutuhkan pelubang kertas untuk melubangi sisi kiri setiap surat. Susunan
penyimpanannya sering-sering menurut urutan-urutan nomor surat.
Diatas telah dijelaskan dalam penyimpangan surat-surat menurut nomor
agenda tidak praktis, hal ini disebabkan untuk mencari kembali berkas tersebut
membutuhkan waktu agak lama kalau tidak teringat nomornya, karena ada
kemungkinan beberapa puluh bagian buku agenda harus teliti baris demi baris.
Dan selanjutnya juga nomor agenda itu tidak memepunyai peranan yang
sangat penting. Urutan nomor hanya dapat memberitahu pada akhir tahun
mengenai banyaknya surat yang telah dikirimkan atau diterima. Sebagai
sistem penyimpangan bagi korespondensi tidaklah begitu nama orang dan
organisasi atau pokok urusan yang tertera pada pemerintah pada bagian
atasnya sering dibubuhi catatan yang berbunyi: “ jika membalas sebutlah
tanggal dan nomor ini”.
Untuk surat menyurat, suatu kerja kearsipan yang lebih praktis ialah
kalau dipakai sistem penyimpanan menurut abjad atau pokok soal. Bagi
sebuah perusahaan besar, surat kepada dan dari langganannya dapat
disimpan menurut urutan-urutan abjad nama mereka. Pencatatan mengenai
sesuatu surat yang keluar atau masuk tidak dilakukan pada buku agenda
melainkan pada kartunya sendiri-sendiri.
Ukuran kartu misalnya sebesar kartu pos atau lebih. Pada bagian atas
kiri dicantumkan nama langganan. Kemudian kartu ini cukup dibagi dalam 3
kolom, kolom kiri untuk tanggal surat, yang tengah untuk mencatat isi pokok
surat, sedang kolom kanan diperuntukan bagi catatan-catatan lainnya kalaw
diperlukan.
Sewaktu perusahaan menerima surat dari seseorang langganan, surat
pada bagian atas kanan diberi catatan tanggal dari hari yang bersangkutan. Ini
dapat dilakukan dengan cap tanggal dari karet yang dapat diputar angka-
angkanya setiap
hari. Dalam kolom tengah dicantumkan isis pokok surat. Singkatan M dan K
berarti surat masuk atau keluar.
Untuk langganan-langganan lainnya juga dibuatkan kartu seorang satu.
Kemudian kartu-kartu arsip itu disusun menurut urutan abjad dari A sampai Z
seperti susunan kamus. Kalau ingin mengetahui surat-menyurat yang
dilakukan dengan seseorang langganan tertentu tinggalah mencabut kartu
yang m,emuat namanya. Ini dapat dijalankan dalam waktu yang sangat
singkat. Keterangan-keterangan yang tercantum pada kartu ini memang tidak
banyak. Tapi, ini sudah cukup untuk memberikan gambaran selayang pandang
mengenai hubungan-hubungan yang dilakukan antara perusahaan itu dengan
langganan. Kalau dikehendaki keterangan-keterangan yang lebih lengkap
tentang sesuatu surat yang masuk misalnya nomor dan tanggalnya, jumlah
lampirannya, atau keterangan lainnya, cukuplah surat yang bersangkutan
dikeluarkan kembali.
Setelah dicatat pada kartu, barulah sesuatu surat disimpan dalam berkas
surat. Untuk setiap nama langganan hendaknya disediakan sebuah berkas.
Berkas ini tidak usah berupa map jepitan, melainkan cukup seperti kertas yang
dilipat menjadi 2 dengan ukuran yang sama. Pada lipatanya yang satu bagian
atas kanan agak menonjol sedikit untuk menuliskan nama langganan yang
bersangkutan.
Surat-surat dengan langganan dimaksukkan dalam berkas menurut
urutan-urutan tanggal yang tercantum pada kartu. Surat yang tanggalnya lebih
baru ditaruh di bagian muka. Suratnya dimiringkan sehingga kepalanya
menghadap ke arah kiri. Ini memudahkan melihat tanggal-tanggal yang
tertera.
Berkas-berkas surat itu disimpan pula dengan tegak menurut urutan-
urutan abjad seperti kartu-kartu di atas. Jadi, susunan penyimpanan kartu dan
berkas surat adalah sama sehingga mengeluarkan kembali sesuatu surat
adalah muda.
Untuk penyimpanan surat-surat menurut pokok soal, asalnya adalah
sama saja. Sebagai gantinya nama orang/organisasi, yang dicantumkan pada
kartu bagian atas kiri ialah pokok urusan yang dibahas dalam surat. Kolom
tengah pada kartu diperuntukan untuk mencatat nama pengirim surat atau
pihak yang dituju.
Jadi, kalau misalnya sebuah istansi pemerintah melakukan
korespondensi mengenai pendidikan pegawainya berhubung dengan
maksudnya menugaskan beberapa pejabat untuk belajar di beberapa tempat,
dapatlah dibuat kartu arsip yang berikut.
Kartu-kartu dengan judul sesuatu pokok soal juga disimpan menurut urut-
urutan abjad dari urusan itu. Demikian pula berkas-berkas suratnya. Disini
juga untuk setiap soal disediakan 1 berkas tersendiri. Surat-suratnya walaupun
dari atau kepada berbagai pihak disimpan dalam berkas itu menurut urut-
urutan tanggalnya. Penyimpanan surat menurut pokok soal kadang-kadang
ada kesulitannya sedikit, yaitu sesuatu surat dapat dinyatakan dalam
beberapa istilah.
Untuk mengatasi hal indah dapatlah dibuatkan kartu petunjuk. Dalam
contoh tentang “ pendidikan pegawai” tersebut diatas, pegawai arsip dapat
menyiapkan sehelai kartu lain yang diberi kepala ”Tugas Belajar”. Kemudian
di sebelah kanan juduk itu dibubuhi perkataan “Lihat: Pendidikan pegawai”.
Untuk selanjutnya kartu ini disimpan dalam urutan abjad T dan tidak dipakai
untuk mencatat sesuatu surat. Kartu ini hanya merupakan penunjuk untuk
memudahkan mencari sesuatu surat yang mungkin dapat digolongkan dalam
beberapa judul.
Bagi sepucuk surat yang membicarakan 2 urusan hendaknya dibuatkan 2
kartu dan 2 berkas. Misalnya balai pembinaan administrasi menerima surat
dengan pokok soal “permintaan latihan jabatan dalam bidang Organisasi dan
Manajement” . maka hendaknya dibuat 2 kartu yang masing-masing
berkepala tanggal penerimaan surat dan mana instansi yang mengajukan
permohonan, catatan pada kedua kartu itu sama karena suratnya 1.
Kemudian suratnya sendiri disimpan dalam berkas dengan judul organisasi,
karena perkataan ini disebut lebih dulu, sedang dalam berkas yang berkepala
“Management” diselipkan saja sehelai aslinya.
Surat penunjuk itu dibubuhi pula cap tanggal seperti pada surat aslinya
dibagian atas kanan. Kemudian disimpan bercampur dengan surat-surat
lainnya tentang “Management” menurut urutan tanggalnya.
Kalau kemudian balai menjawab surat tersebut dengan pokok surat yang
sama, untuk berkasnya dibuatka pula sehelai surat penunjuk dengan
mengubah perkataan dari menjadi kepala.
Dengan cara pencatatan dan penyimpanan surat seperti diuraikan di atas,
ternyatalah bahwa nomor pada surat-surat dapat dihapuskan. Inilah
prakteknya di luar negeri, surat-surat tidak memakai nomor. Bahkan kalimat
yang menyatakan pokok surat juga dijadikan untuk pokok soalnya. Sipegawai
arsip sewaktu akan menyimpan sesuatu surat lebih dulu membacanya dan
perkataan yang menjadi inti surat digaris atau dilingkari potrol berwarna.
Menurut Barthos (2000; 113) dengan singkat proses penyimpanan arsip
adalah sebagai berikut:
1. Pembacaan surat dan pembuatan tanda
Kalau diujung kiri surat sudah ada kalimat yang menunjukan pokok
suratnya, maka salah satu perkataan yang merupakan intinya hendaklah
digaris dibawahnya dengan potlot merah. Kalau tidak ada pernyataan
pokok surat, maka perkataan inti yang akan dijadikan pokok soal
diambilkan isi surat itu.
2. Pencatatan dalam kartu
Setelah ditentukan nama orang/organisasi atau pokok soalnya, lalu
dilakukan pencatatan pada kartu arsip. Lalu kartu ini disusun menurut
urutan abjad.
Antara abjad yang satu dengan yang berikutnya sebaiknya diberi kartu
batas. Ini akan lebih mempercepat dalam mencari sesuatu kartu.
3. Penyimpanan dalam berkas
Berkas yang lebih praktis ialah tamapa jepitan. Ini mengurangi waktu dan
tenaga dalam membuat lubang pada surat-surat dan memasangkannya
dalam jepitan. Apabila diperlukan hendaknya dibuatkan lembaran-
lembaran surat petunjuk. Ini akan memperkecil kemungkinan tidak
diketemukannya kembali surat. Berkas-berkas surat harus pula disusun
teratur seperti kartu arsip.
Kalau cara-cara diatas dilaksanakan dengan tepat, pastilah sesuatu surat
yang dikehendaki dapat dikeluarkan oleh pegawai arsip yang baik dalam
waktu kurang pada 1 menit.
Kebutuhan akan sesuatu warkat tentu hendaknya diajukan kepada bagian
arsip. Misalnya dalam sistem penyipanan menurut soal, maka setiap kali
pimpinan atau satuan organisasi lain memerlukan sepucuk surat, mereka
meminta kepada bagian arsip dengan menyebut surat, mengenai pokok soal
apa dan siapa pihak pengirim/penerima surat Tanpa meminta surat itu.
Setelah diterima permintaan yang
jelas, petugas arsip dengan cepat padat memeriksa kartu-kartu arsipnya dan
menemukan kartu arsip dengan judul pokok soal yang diminta itu.
Setiap peminjaman surat oleh/bagian lain hendaknya dicatat seperlunya
oleh pegawai arsip. Kartu tanda pinjam setelah diisi oleh pegawai arsip lalu
ditaruh dalam berkas surat tepat pada berkas tempat warkat yang diambil itu.
Untuk mengatasi
pinjaman surat-surat dari bagian arsip yang sangat lama (yang kalau tidak
ditagih sering-sering bahkan tidak dikembalikan), maka oleh pimpinan sesuatu
organisasi hendaknya ditetapkan aturan tentang jangka waktu peminjaman itu.
Jangka waktu ini dapat disesuaikan dengan aturan batas waktu membalas
surat, yaitu misalnya 10 hari. Untuk dapat melaksanakan penagihan surat
yang dipinjam sesuai dengan berakhirnya jangka waktu itu, bagian arsip dapat
membuat semacam alat peringatan tersendiri dari lembaran-lembaran karton
yang masing-masing dibubuhi tanggal dari sesuatu bulan. Banyaknya
lembaran karton yang disediakan ini ialah sebanyak untuk pemakaian 1 bulan
( tanggal 1- 31 = 31 lembar). Bon-bon peminjaman surat (kartu tanda pinjam)
disimpan dibelakang sesuatu karton dengan tanggal yang menunjukan batas
waktu pinjam.
2.3 Sistem Penyimpanan Arsip
Setelah surat, naskah, warkat atau sejenisnya, baik yang diterima
maupun yang dihasilkan oleh suatu organisasi kantor diselesaikan
isi/maksud/masalahnya
oleh satuan kerja pengelolah, maka kegiatan selanjutnya adalah
melaksanakan penataan yang mengarah kepada penyimpangan benda-benda
arsip tersebut. Oleh karena arsip-arsip itu merupakan tugas pekerjaan dan
menjadi dasar pertimbangan bagi pimpinan dalam mengambil suatu keputusan
secara tepat mengenai suatu permasalahan yang sedang dihadapi, maka
arsip tersebut perlu disimpan secara sistematis sehingga apabila diperlukan
dapat diketemukan kembali dengan cepat.
Soetrisno (2003: 52), mengemukakan pandangannya tentang filling
sebagai proses pengklarifikasian, mengatur dan menyimpan arsip, agar arsip
tersebut dapat secara cepat ditemukan pada saat dibutuhkan.
Dalam manajemen kearsipan The Liang Gie (2000;120) menjelaskan
beberapa pokok sistem penyimpanan warkat yaitu:
1. Penyimpanan menurut abjad (Alphabetic)
Pada penyimpanan ini, warkat-warkat disimpan menuru abjad dari
mana-mana orang atau organisasi utama yang tertera dalam tiap-tiap
warkat itu. Dalam surat menyurat antara sebuah perusahaan dengan
para pelanggan misalnya, surat-surat yang ditunjukan dan diterima dari
pelanggan itu disimpan menurut urutan-urutan abjad nama masing-
masing langganan. Dengan sistem menurut urut-urutan abjad ini,
sepucuk surat yang berhubungan dengan seseorang langganan dapat
diketemukan kembali dengan lebih cepat daripada kalau semua surat
dicampur-adukan.
2. Penyimpanan menurut pokok soal (Subect filing)
Warkat-warkat dapat pula disimpan menurut urusan yang dimuat
dalam tiap-tiap warkat. Misalnya semua surat-menyurat yang mengenai
iklan dikumpulkan menjadi satu dibawah judul “iklan”. Demikian pula
misalnya surat-surat kontrak tentang pembelian tanah dapat pula
dihimpun dalam berkas yang diberi tanda berupaperkataan “tanah”.
Warkat-warkat yang telah dikelompok-kelompokkan menurut pokok
soalnya itu kemudian disimpan juga menurut urut-urutan abjad judul-
judul urusan itu. Jadi, misalnya suatu instansi pemerintah dapat
mempunyai kumpulan berkas yaang disimpan menurut urut-urutan
sebagai berikut: Air. Akte notaris, Bank surat, buku (pesanan), Buku
telepon, Jepitan kertas, formasi pegawai, Gedung (pebaikan),
Honorarium penerjemah, pendidikan pegawai, perjalanan dinas dan Zice
(pembelian).
3. Penyimpan menurut wilayah (Geographic filing)
Surat-surat yang harus dipelihara oleh sebuah organisasi dapat
pula disimpan menurut pembagian wilayah. Untuk Indonesia misalnya,
dapat diadakan pembagian menurut pulau-pulau (Sumatera, Jawa,
Kalimantan) atau menurut wilayah provinsi (Jawa Barat, Jawa Tengah,
Jawa Timur, Daerah Istimewa Yogyakarta). Sebuah penerbit majalah
yang mempunyai langganan diseluruh indonesia, umpamanya
menyimpan surat-menyurat dengan para langganan itu menurut kota-
kota tempat tinggal masing-masing orang. Di sini dipakai pula sistem
abjad untuk mengukur urutan-urutan nama-nama langganan. Tetapi
pengelompokan utamanya adalah menurut pembagian wilayah.
4. Penyimpanan menurut nomor (Numeric filling)
Pada sitem penyimpanan ini, warkat yang mempunyai nomor
disimpan menurut urutan-urutan angka 1 terus meningkat hingga
bilangan yang lebih besar. Misalnya faktur-faktur yang dibuat oleh
sebuah perusahaan.
5. Penyimpanan menurut tanggal (Cronological filing)
Sebagai sistem terakhir untuk penyimpanan warkat-warkat ialah
menurut urut-urutan tanggal yang tertera pada tiap-tiap warkat. Sistem
ini dapat dipakai bagi warkat-warkat yang harus memperhatikan sesuatu
jangka waktu tertentu, misalnya surat-surat tagihan.
2.4 Kajian Penelitian yang relevan
Penelitian yang relevan merupakan hasil penelitian orang lain yang
relevan dijadikan titik tolak penelitian kita dalam mencoba melakukan
pengulangan, revisi, modifikasi dan sebagainya. Peneliti yang relefan dan
selaras dengan judul penelitian yang diambil, yaitu Rinto Buheli (2005) dalam
penelitian yang berjudul Sistem Pengarsipan suatu penelitian di kantor
pemberdayaan masyarakat bone bolango.
Berdasarkan hasil penelitian yang diperoleh bahwa kesimpulannya,
dalam pengelolaan sistem kearsipan pada kantor Badan pertanahan Nasional
Kabupaten Bone Bolango, masih dipengaruhi oleh beberapa faktor antara lain
penataan sistem kerja, memahami tingka laku pegawai, memotivasi pegawai
dan meningkatkan komunikasi serta menambah fasilitas kearsipan, sehingga
hal ini akan mendukung sistem pengarsipan yang merupakan pedomandan
dan merupakan sarana prasarana demi penciptaan iklim yang favourrable bagi
terwujudnya tujuan organisasi secara keseluruhan.