bab ii ketentuan dan sop penelitian

Standar Operating Procedures (SOP) Penelitian 2012

Halaman | 4

BAB II STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PENELITIAN Penelitian merupakan bagian elemen pokok tri dharma perguruan

tinggi. Untuk menjamin pelaksanaan penelitian yang baik diperlukan

kaidah pokok yang memberikan arah dalam pelaksanaannya yaitu

berupa ketentuan dan Standard Operating Procedures (SOP).

Ketentuan dan SOP ini perlu terus disempurnakan sesuai dengan

tuntutan dan kondisi kebutuhan, sehingga sedikit banyaknya dapat

mendorong terwujudnya penerapan good governance dalam

pelaksanaan Penelitian di Universitas Siliwangi. Adapun ketentuan dan

SOP pelaksanaan penelitian terdiri dari:

1 Ketentuan Pokok Penjaminan Mutu dan SDM Penelitian

2 Ketentuan Umum Pemberian Penghargaan Bagi Peneliti yang

Berprestasi

3 Ketentuan Pelatihan Penelitian

4 Prosedur Penyelenggaraan kegiatan Pelatihan di Internal

5 Prosedur Mengikuti kegiatan Pelatihan yang diselenggarakan pihak

eksternal

6 Ketentuan Rekruitmen Tenaga Ahli Penelitian LPPM Universitas

Siliwangi

7 Prosedur Rekruitmen Tenaga Ahli LPPM Unsil

8 Ketentuan Rekruitmen Reviewer internal Penelitian

9 Prosedur Rekruitmen Reviewer internal Penelitian

10 Ketentuan Penggunaan Reviewer dari Luar

11 Ketentuan Jadwal Waktu Penelitian Sumber Dana Internal

12 Ketentuan Pengajuan Proposal Penelitian

13 Prosedur Pengajuan Proposal Penelitian Dosen

14 Ketentuan Desk Evalusi Proposal Penelitian

15 Prosedur Pelaksanaan Desk Evaluasi Proposal Penelitian

16 Ketentuan Pelaksanaan Review dan seminar Proposal Penelitian

17 Prosedur pelaksanaan review dan seminar proposal Penelitian


Halaman | 5

18 Ketentuan Penetapan Pemenang Seleksi Proposal Penelitian

19 Prosedur Penetapan Pemenang Seleksi Proposal Penelitian dan

PPM

20 Ketentuan Pengumuman Proposal Yang Lolos Seleksi

21 Prosedur Pengumuman Proposal Yang Lolos Seleksi

22 Ketentuan Pengajuan Biaya Penelitian

23 Prosedur Pengajuan Biaya Penelitian

24 Ketentuan Pencairan Dana Penelitian oleh LPPM

25 Prosedur Pencairan Dana Penelitian

26 Ketentuan Perjanjian LPPM Dengan Peneliti yang sumber

Danannya dari Luar

27 Prosedur Perjanjian LPPM Dengan Peneliti yang sumber Dananya

dari Luar

28 Ketentuan Perjanjian LPPM Dengan Peneliti yang sumber Dananya

dari Internal

29 Prosedur Perjanjian LPPM dengan Peneliti yang sumber Dananya

dari Internal

30 Ketentuan Monitoring dan Evaluasi Internal Pelaksanaan Penelitian

31 Prosedur Monitoring dan Evaluasi Internal Pelaksanaan Penelitian

32 Ketentuan Laporan Hasil Penelitian Sumber Dana Internal

33 Prosedur Laporan Hasil Penelitian Sumber Dana Internal

34 Ketentuan Pelaporan Kelembagaan Ke DIKTI

35 Prosedur Pelaporan Kegiatan Pelaksanaan Penelitian dan PPM Ke

DIKTI

36 Ketentuan Pelaksanaan Seminar Hasil Penelitian Internal

37 Prosedur Pelaksanaan Seminar Hasil Penelitian Internal

38 Ketentuan Tindak Lanjut Hasil Penelitian

39 Prosedur Tindaklanjut Hasil Penelitian untuk Kegiatan PPM

40 Prosedur Hasil Penelitian ke Publikasi ke Jurnal Internal

41 Ketentuan Sangsi Wanprestasi Untuk Peneliti yang

sumberdanannya dari DIKTI

42 Ketentuan Sangsi Wanprestasi Untuk Peneliti yang

Sumberdanannya dari Internal


Halaman | 6

43 Ketentuan Penggalangan Dana Kegiatan Penelitian Sumber Dana

dari Luar

44 Prosedur Pengajuan Penggalangan Dana Kegiatan Penelitian

Sumber Dana Dari Luar

45 Prosedur Pencairan Penggalangan Dana Kegiatan Penelitian

Sumber Dana dari Luar

1 Ketentuan Pokok Penjaminan Mutu dan SDM Penelitian

a Dilaksanakannya Benchmarking ke beberapa Perguruan tinggi

mengenai manajemen LPPM dan manajemen penelitian

b Pembuatan ketentuan pokok penelitian

1) Dibuatnya RIP dengan SK rektor

2) Dibuatnya SPMP dengan SK rektor

3) Dibuatnya buku pedoman penelitian dengan SK rektor

c Pengembangan ketentuan pokok dan manajemen peneltian

1) Dibentuknya tenaga akhli penelitian, LPPM unsil dengan

SK rektor

2) Dibentuknya tim reviewer proposal penelitian dengan SK

rektor

3) Dibentuknya tim monev internal pelaksanaan penelitian

berdasarkan surat tugas/sk ketua LPPM

4) Dilaksanakannnya sosialisasi secara rutin ke masing masing

unit kerja mengenai ketentuan internal maupun eksternal

serta SOP penelitian

5) Disusunnya ketentuan dan SOP penelitian

d Peningkatan fasilitas dan kompetensi IT,

1) Dibuatnya web mandiri LPPM

2) E- Journal

e Pengembangan SDM dalam penelitian

1) Pengembangan kemampuan dosen dalam penelitian dan

penulisan karya ilmiah, melalui seminar, pelatihan,

workshop maupun lokakarya baik yang diselenggarakan


Halaman | 7

mandiri, kerjasama maupun yang diselenggarakan oleh

pihak eksternal (perguruan tinggi lain, kopertis, maupun

dikti)

2) Pengembangan kemampuan tenaga administrasi LPPM,

dengan cara mengikuti pelatihan kemampuan teknologi

informasi, sosialisasi ketentuan, tata administrasi

penelitian dan pelatihan soft skill lainnya, baik yang

diselenggarakan mandiri, kerjasama maupun yang

diselenggarakan oleh pihak eksternal (perguruan tinggi

lain, Kopertis, maupun Dikti)

2 Ketentuan Umum Pemberian Penghargaan Bagi Peneliti yang Berprestasi

a. Peneliti yang menghasilkan penelitian yang berkualitas dan

hasil karyanya dipublikasikan di jurnal terakreditasi diberikan

penghargaan dalam bentuk insentif

b. Peneliti yang menghasilkan penelitian yang berkualitas dan

hasil karyanya dipublikasikan di jurnal internasional diberikan

penghargaan dalam bentuk insentif

c. Dosen yang membuat buku diberikan penghargaan dalam

bentuk insentif

d. Peneliti yang berprestasi berdasarkan hasil penilaian tim,

dipromosikan menjadi perwakilan dosen berprestasi ditingkat

Kopertis Wilayah Jawa Barat maupun Nasional

e. Secara periodik menjelang dies natalis, peneliti terbaik

diberikan penghargaan uang pembinaan oleh Universitas

f. Besarnya nilai penghargaan/insentif sesuai dengan ketentuan

yang telah ditetapkan melalui SK rektor.

g. Bagi dosen yang memenuhi poin b dan c selain mendapat

insentif dari internal juga diusulkan ke Dikti untuk memperoleh

penghargaan dalam bentuk insentif berdasarkan ketentuan

Dikti


Halaman | 8

3 Ketentuan Pelatihan Penelitian

a Pelatihan peningkatan kemampuan penulisan proposal

penelitian harus menjadi salah satu program kerja pokok LPPM

yang sifatnya rutin minimal 2 kali dalam satu tahun

b pelatihan peningkatan kemampuan metode penelitian dosen

harus menjadi program kerja masing masing unit kerja

terutama LPPM yang sifatnya rutin

c Pelaksanaan kegiatan pelatihan bisa dilakukan mandiri atau

kerjasama dengan perguruan tinggi lain maupun dengan Dikti

melalui dana stimulan

d Mengikut sertakan pelatihan para dosen dalam pelatihan

pelatihan yang diselenggarakan pihak luar sesuai dengan

kebutuhan (perguruan tinggi lain, Kopertis maupun Dikti).

e Melaksanakan pelatihan pelatihan dalam upaya meningkatkan

skil tenaga administrasi termasuk pelatihan dan sosialisasi

ketentuan yang berlaku baik diselenggarakan sendiri, melalui

kerjasama, atau diselenggarakan oleh pihak luar (perguruan

tinggi, Kopertis, maupun Dikti)

f Dosen/Staf adm yang ditugaskan untuk mengikuti pelatihan

diluar harus melaporkan hasil pelatihan kepada LPPM

g LPPM berkewajiban memfasilitasi dosen/staf yang akan

sosialisasi hasil pelatihan

h LPPM wajib mendokumentasikan hasil pelatihan secara

memadai.


Halaman | 9

4 Prosedur Penyelenggaraan kegiatan Pelatihan Penelitian di Internal

a. LPPM menyampaikan surat pengajuan pelaksanaan kegiatan

pelatihan penelitian ditujukkan ke Rektor cq PR2 melalui

BAUM, dilampiri proposal kegiatan pelatihan penelitian.

b. Surat dan proposal yang telah di disposisi oleh rektor/PR

dikembalikan lagi ke BAUM, Kemudian Bag keuangan

membayarkan dana untuk penyelenggaraan pelatihan kepada

LPPM sesuai disposisi disertai bukti dokumen pengeluaran

uang

c. LPPM/Panitia yang dibentuk mengirimkan surat undangan dan

publikasi kepada sasaran peserta pelatihan sesuai dengan

kriteria dan kebutuhan (peserta dari internal maupun

eksternal)

d. LPPM Wajib mendokumentasikan hasil pelaksanaan pelatihan

secara memadai.

e. LPPM/panitia yang dibentuk menyampaikan laporan

pertanggungjawaban kepada rektor, disampaikan melalui

BAUM


Halaman | 10

Flowchart Penyelenggaraan kegiatan Pelatihan Penelitian diInternal

LPPM/Kepanitiaan BAUM Rektor/PRCalon Peserta/Peserta

Mengajukan Surat

permohonan

kegiatan dan

proposal

Surat dan Proposal

diadministrasikan,

dilengkapi Form.

disposisi

Melaksanakan

disposisi

Surat dan proposal

yang sudah

didisposisi

Bagian keuangan

menyiapkan dana

dan kelengkapan

administrasi

Penyerahan dana

kegiatan dan

kelengkapan

administrasi

Brosur/surat

undangan

pelatihan

Brosur/surat

undangan

pelatihan.

LPPM/Panitia

mempersiapkan

pelaksanaan

kegiatan

Calon peserta

mendaftarkan diri

Pelaksanaan

kegiatan

Pembuatan

LPJ Kegiatan

LPJ Kegiatan

diadministrasikan,

dilampiri disposisi

LPJ kegiatan

Arsif


Halaman | 11

5 Prosedur Mengikuti kegiatan Pelatihan yang diselenggarakan pihak eksternal

a Berdasarkan informasi/ surat/ undangan dari pihak

penyelenggara kegiatan pelatihan, LPPM menunjuk calon

peserta untuk mengikuti pelatihan yang diselenggarakan pihak

luar.

b LPPM mengajukan surat permohonan untuk mengikuti

pelatihan penelitian kepada Rektor cq PR 2 melalui BAUM,

dengan mencantumkan identitas calon peserta yang akan

mengikuti pelatihan secara lengkap, disertai foto copy

brosur/undangan dari pihak penyelenggara kegiatan

c Rektor melalui PR 2 menerbitkan SPPD dan biaya untuk

mengikuti pelatihan.

d LPPM menyampaikan SPPD dan biaya mengikuti pelatihan

kepada peserta yang ditunjuk, disertai surat tugas yang

ditandatangani ketua LPPM

e peserta yang telah mengikuti pelatihan menyampaikan laporan

hasil pelatihan (bahan pelatihan secara lengkap), SPPD yang

telah ditandatangani, dan foto copi sertifikat telah mengikuti

pelatihan, kemudian LPPM mendokumentasikan secara

memadai.

f LPPM berkewajiban untuk memfasilitasi tindaklanjut hasil

pelatihan yang oleh peserta yang telah mengikuti pelatihan.


Halaman | 12

Flowchart Mengikuti kegiatan Pelatihan Penelitian yang diselenggarakan pihak Eksternal

LPPM BAUM Rektor/PRCalon Peserta

PelatihanPihak Penyelenggara

Informasi/surat

undangan

mengikuti

pelatihan

LPPM menunjjuk

calon peserta

sesuai kriteria

Membuat surat

permohonan

pengajuan mengikuti

pelatihan

Surat

diadministrasikan

dan dilampiri

Form. disposisi

Calon peserta siap

untuk mengikuti

pelatihan

Surat di disposisi,

kemudian PR 2

menerbitkan

SPPD

Bagian keuangan

mempersiapkan adm

keuangan dan biaya

untuk pelatihan

LPPM menerima

uang biaya

pelatihan dan

kelengkapan adm

LPPM menyiapkan

SPPD, biaya

pelatihan dan

surat tugas

Calon peserta

menerima SPPD,

biaya, dan surat

tugas

Peserta pelatihan

wajib melaporkan

hasil pelatihan,

dan kelengkapan

administrasi

LPPM menerima

laporan hasil

pelatihan, SPPD,

dan sertifikat

SPPD

File

Tindaklanjut

sosialisasi hasil

pelatihan


Halaman | 13

6 Ketentuan Rekruitmen Tenaga Ahli Penelitian LPPM Universitas Siliwangi

a. LPPM mengajukan surat permintaan dosen kepada unit kerja

sebagai tenaga ahli penelitian, sesuai dengan jumlah yang

ditetapkan LPPM

b. Tenaga ahli sebagaimana dimaksud harus memenuhi kriteria

sebagai berikut:

mempunyai kompetensi yang cukup atau memiliki

sertifikat keahlian, atau sertifikat profesi

Mempunyai tanggungjawab, berintegritas, dan sanggup

menjalankan tugas tugas sebagai tenaga ahli

pengalaman dalam penelitian atau pernah terlibat dalam

kegiatan yang diselenggarakan oleh pihak internal maupun

pihak eksternal sesuai bidangnya

Minimal berijazah S2

Memiliki jabatan fungsional serendah rendahnya Lektor

Membuat komitmen kesanggupan menjadi tenaga ahli

yang dituangkan dalam kontrak komitmen

c. Pihak unit kerja wajib menyeleksi tenaga reviewer sesuai

kriteria

d. Pihak unit kerja mengusulkan tenaga reviewer tersebut ke

LPPM

e. LPPM wajib melakukan verifikasi tenaga reviewer sesuai

kriteria.

f. LPPM mengajukan tenaga reviewer ke rektor untuk dibuat SK

g. Calon tenaga reviewer wajib menyampaikan CV secara lengkap

sesuai dengan format yang ditetapkan LPPM

h. LPPM wajib menyampaikan SK rektor ke masing masing tenaga

reviewer yang ditetapkan dalam SK rektor


Halaman | 14

7 Prosedur Rekruitmen Tenaga Ahli Penelitian LPPM Unsil

a. LPPM mengajukan permintaan dosen untuk calon tenaga ahli

LPPM dilampiri kriteria yang ditetapkan LPPM

b. Unit kerja wajib menyeleksi calon tenaga ahli sesuai kriteria

c. Unit kerja mengusulkan calon tenaga ahli tersebut ke LPPM

paling lambat 7 hari terhitung dari tanggal surat LPPM yang

disampaikan ke unit kerja

d. LPPM wajib melakukan perifikasi calon tenaga ahli sesuai

kriteria.

e. LPPM mengajukan calon tenaga ahli penelitian ke rektor untuk

dibuat SK

f. LPPM wajib menyampaikan SK rektor ke masing masing tenaga

ahli yang ditetapkan dalam SK rektor

g. LPPM menyampaikan SK tembusan ke masing masing unit kerja

Flowchart Rekruitmen Tenaga Ahli

Unit Kerja Rektor Tenaga Ahli PenelitianLPPM

LPPM mengajukan

permintaan tenaga

ahli diserta kriteria

LPPM mengajukan

permintaan tenaga

ahli diserta kriteria

Unit kerja

menyeleksi tenaga

ahli sesuai kriteria

Daftar nama

tenaga ahli hasil

seleksi

Daftar nama

tenaga ahli hasil

seleksi

Verifikasi

kesesuaian

dengan kriteria

Pengajuan draf Sk

tenaga ahli ke

rektor

Pengajuan draf Sk

Ditandatangani

SK Tenaga ahli

Sk Rektor

mengenai tenaga

ahli

SK diperbanyak

sesuai tenaga ahli

dan unit kerja

Tembusan SK ke

Unit kerja

Penyampaian SK

ke tenaga ahli

Arsif


Halaman | 15

8 Ketentuan Rekruitmen Reviewer internal Penelitian a. LPPM mengajukan surat permintaan dosen kepada unit kerja

sebagai tenaga reviewer Penelitian LPPM, sesuai dengan

jumlah yang ditetapkan LPPM

b. Tenaga reviewer sebagaimana dimaksud harus memenuhi

kriteria sebagai berikut:

mempunyai kompetensi yang cukup

pengalaman dalam penelitian atau PPM


mempunyai kompetensi yang cukup atau memiliki

sertifikat keahlian, atau sertifikat profesi

Mempunyai tanggungjawab, berintegritas, dan sanggup

menjalankan tugas tugas sebagai tenaga ahli

Berpengalaman dalam bidang penelitian, minimal pernah

menjadi ketua peneliti atau prnah memperoleh hibah

penelitian

Berpengalaman dalam publikasi karya ilmiah minimal pada

jurnal ISSN sebagai first author atau corresponding author

Berpengalaman sebagai pemakalah, baik dalam seminar

ilmiah lokal, nasional atau seminar ilmiah internasional


Memiliki jabatan fungsional serendah rendahnya Lektor

Membuat komitmen kesanggupan menjadi tenaga ahli

yang dituangkan dalam kontrak komitmen

c. Pihak unit kerja wajib menyeleksi tenaga reviewer sesuai

kriteria

d. Pihak unit kerja mengusulkan tenaga reviewer tersebut ke

LPPM


Halaman | 16

e. LPPM wajib melakukan verifikasi tenaga reviewer sesuai

kriteria.

f. LPPM mengajukan tenaga reviewer ke rektor untuk dibuat SK

g. Calon tenaga reviewer wajib menyampaikan CV secara lengkap

sesuai dengan format yang ditetapkan LPPM

h. LPPM wajib menyampaikan SK rektor ke masing masing tenaga


9 Prosedur Rekruitmen Reviewer internal Penelitian

a LPPM mengajukan permintaan dosen untuk calon reviewer

LPPM dilampiri kriteria yang ditetapkan LPPM

b Unit kerja wajib menyeleksi calon reviewer LPPM sesuai

kriteria

c Unit kerja mengusulkan calon reviewer tersebut ke LPPM

paling lambat 7 hari terhitung dari tanggal surat LPPM yang

disampaikan ke unit kerja

d LPPM wajib melakukan verifikasi calon reviewer sesuai kriteria.

e LPPM mengajukan calon reviewer ke rektor untuk dibuat SK

f LPPM wajib menyampaikan SK rektor ke masing masing


g LPPM menyampaikan SK tembusan ke masing masing unit kerja


Halaman | 17

Flowchart rekruitmen reviewer internal penelitian

Unit Kerja Rektor ReviewerLPPM

Surat permohonan

permintaan

reviewer dan

kriteria

Surat permohonan

permintaan

reviewer dan

kriteria

Seleksi reviewer

oleh unit kerja

sesuai kriteria

Pengusulan

reviewer dari unit

kerja

Verifikasi ulang

keseuaian dengan

kriteria

Pengusulan

reviewer dari unit

kerja

Pengajuan draf sk

tim reviewer

Penandatanganan

sk oleh rektor

Sk tim reviewer

telah di

tandatangani

rektor

Sk tim reviewer

telah di

tandatangani

rektor

Penggandaan sk

sesuai tim

reviewer

Arsif

Distribusi sk rektor

Sk rektor sebagai

tembusan

Sk rektor ke

reviewer


Halaman | 18

10 Ketentuan Penggunaan Reviewer dari Luar

a. Penggunaan reviewer dari luar Unsil dilaksanakan sesuai

kebutuhan

b. Jika tim reviewer internal jumlahnya kurang dari kebutuhan

c. Karena alasan substansi dan teknis

d. Karena adanya kerjasama kelembagaan yang mengharuskan

adanya tim reviewer luar

11 Ketentuan Jadwal Waktu Penelitian Sumber Dana Internal

Untuk menjamin kepastian bagi para dosen yang akan mengajukan

dana bantuan penelitian dari Universitas Siliwangi, maka

diperlukan ketentuan sehingga pelaksanaan penelitian yang

dilaksanakan oleh dosen Universitas Siliwangi akan lebih

terkontrol dan terkendali baik dari segi administrasi, pelaksanaan

maupun pelaporan. Adapun ketentuan jadwal waktu penelitian

yang sumber dana nya dari Universitas Siliwangi sebagaimana

diatur dalam tabel sebagai berikut:

No Periode

Keterangan Periode 1 Periode 2

1 September minggu ke4

Pebruari minggu ke-4

Penyampaian Informasi

2 Oktober Maret Pengajuan Proposal

3 Nopember April Proses Review dan Revisi Proposal

4 Desember minggu ke-4

Mei minggu ke-4 Penandatangan MoU antara Peneliti dengan LPPM

5 Januari minggu ke-1 Juni minggu ke-1 Pencairan Dana

6 April minggu ke 2 September minggu ke 2

Pelaporan Hasil Penelitian secara lengkap


Halaman | 19

12 Ketentuan Pengajuan Proposal Penelitian a. Seorang atau sekelompok dosen (maks 3 orang, seorang ketua

dan dua orang anggota) pada tahun yang sama dapat

mengusulkan proposal penelitian sesuai dengan bidang

keilmuannya.

b. Proposal yang telah mendapat legalisasi dari pimpinan unit

kerja (mengacu terhadap form. standar) diserahkan kepada

LPPM rangkap tiga disertai surat pengantar dari pimpinan unit

kerja (surat pengantar di tujukkan kepada rektor c.q ketua

LPPM).

c. Dalam surat pengantar dari pimpinan unit kerja harus

menunjukan pos sumber pembiayaan apakah dari pos

anggaran unit kerja sendiri atau dari pos anggaran LPPM

d. Proposal penelitian disampaikan ke LPPM paling lambat 3 (tiga)

minggu sebelum kegiatan penelitian dilaksanakan

13 Prosedur Pengajuan Proposal Penelitian Dosen ke LPPM

a. Ketua tim peneliti/peneliti mengajukan proposal yang telah

mendapat legalisasi dari pimpinan unit kerja (mengacu

terhadap form. Standar) diserahkan kepada LPPM rangkap tiga

disertai surat pengantar dari pimpinan unit kerja.

b. Proposal penelitian disampaikan ke LPPM paling lambat 3 (tiga)

minggu sebelum kegiatan penelitian dilaksanakan.

c. Staft administrasi/KTU mencatat ke dalam buku proposal

penelitian


Halaman | 20

Flow Chart Pengajuan Proposal Bantuan Dana Penelitian

Unit Kerja LPPMKetua Tim

Proposal

Melakukan

Legalisasi dan

membuat surat

pengantar

Proposal dan surat

pengantar

diserahkan

kembali

Ketua Tim

menerima

proposal yang

sudah dilegalisasi

dan surat

pengantar LPPM menerima

Proposal rangkap

3 dan surat

pengantar dari unit

kerja

14 Ketentuan Desk Evalusi Proposal Penelitian

Beberapa indikator pokok dalam pelaksanaan desk evaluasi

terhadap proposal penelitian antaralain:

a Kualifikasi ketua dan anggota peneliti sesuai dengan ketentuan

yang berlaku

b Warna jilid dan kelengkapan proposal penelitian harus sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

c Sistematika penulisan proposal penelitian harus mengacu

terhadap ketentuan yang berlaku


Halaman | 21

d Jenis huruf, ukuran kertas, jumlah halaman, kata kunci, serta

jumlah kata dalam abstrak harus sesuai dengan ketentuan yang

berlaku

e Proposal harus lengkap sesuai dengan ketentuan yang berlaku

dalam pedoman

f Proposal yang tidak merujuk terhadap poin 1, 2, 3, 4 dan 5,

dikembalikan lagi ke pengusul untuk di revisi dalam jangka

waktu sesuai dengan ketentuan yang berlaku

g Pelaksanaan desk evaluasi proposal dilaksanakan oleh tim

verifikasi yang dibentuk LPPM (bagian administrasi)

15 Prosedur Pelaksanaan Desk Evaluasi Proposal Penelitian

a Pengusul proposal menyampaikan proposal ke LPPM, sesuai

dengan periodesasi pengusulan proposal yang ditetapkan

b Staf administrasi melakukan identifikasi dan

mengadministrasikan proposal secara memadai

c Staf administrasi/KTU LPPM yang ditunjuk atau dibentuk LPPM

menjadi tim verifuikasi melakukan desk evaluasi terhadap

proposal penelitian merujuk terhadap ketentuan yang berlaku

(pedoman penelitian)

d Proposal yang tidak lolos dalam desk evaluasi dikembalikan

kepada pengusul, disertai catatan perbaikan dalam jangka

waktu sesuai dengan ketentuan yang berlaku

e Proposal yang lolos dalam desk evaluasi, diserahkan ke staf

administrasi/KTU untuk diadministrasikan dan tindaklanjut

pelaksanaan review oleh tim reviewer LPPM dan atau seminar


Halaman | 22

Flow Chart Pelaksanaan Desk Evaluasi Proposal

Staf adm/KTU LPPM Tim ReviewerPengusul Proposal

Proposal Lengkap

Rangkap 3

Diidentifikasi dan

diadministrasikan

Pelaksanaan Desk

Evaluasi

Proposal yang

tidak Lolos Desk

Evaluasi

Proposal yang

Lolos Desk

EvaluasiRevisi

Hasil revisi

Proposal hasil

RevisiDesk Evaluasi Ulang

Proposal di review

dan atau

diseminarkan

16 Ketentuan Pelaksanaan Review dan seminar Proposal Penelitian

a. Proposal penelitian yang lolos dalam desk evaluasi oleh staft

administrasi/KTU wajib diadministrasikan ke dalam buku

proposal penelitian

b. KTU/staf administrasi wajib merekap judul judul proposal

penelitian dalam formulir rancangan tim reviewer penelitian


Halaman | 23

c. Kapus penelitian berkewajiban menunjuk reviewer yang

relevan dengan substansi materi penelitian maksimal tiga

orang (dilihat dari kemampuan substansi keilmuan dan

metodologi penelitian), serta dengan mempertimbangkan

pemerataan keterlibatan tim reviewer, termasuk menentukan

jadwal seminar proposal penelitian akan dilaksanakan.

d. Ketua dan sekretaris LPPM berwenang memberikan

rekomendasi, masukan atau pertimbangan terhadap tim

reviewer yang diajukan oleh kapus penelitian, jika sepakat

maka membubuhkan tandatangan pada kolom yang telah

disediakan.

e. Staf adm/KTU wajib mempersiapkan kelengkapan administrasi

antara lain: surat tugas melakukan review kepada tim reviewer

yang ditunjuk, proposal penelitian, form. Penilaian, dan surat

undangan seminar proposal. Sedangkan surat pemberitahuan

melakukan presentasi seminar proposal disampaikan kepada

pengusul proposal.

f. Seminar proposal dipimpin oleh kepala pusat terkait atau

struktural LPPM yang ditunjuk atau koordinator tim reviewer

g. Kelengkapan administrasi sebagaimana poin 5 tersebut harus

disampaikan minimal 4 hari sebelum pelaksanaan seminar

tersebut dilaksanakan.

h. Pada saat seminar tim review berkewajiban untuk

mengembalikan proposal yang direview disertai form hasil

review

i. KTU/staf administrasi berkewajiban mengembalikan atau

menyampaikan koreksian tersebut ke dosen pengusul

proposal, disertai surat pemberitahuan dan bukti hasil koreksi

(batas waktu revisi maksimal 4 hari),Jika dalam 4 hari hasil

revisi tidak disampaikan ke LPPM, maka proposal PPM tersebut

dianggap gugur.

j. Nilai akumulasi proposal yang kurang dari standar yang

ditetapkan dianggap tidak layak/ditolak.


Halaman | 24

17 Prosedur pelaksanaan review dan seminar proposal Penelitian

a. KTU/staf administrasi merekap judul judul proposal penelitian

yang lolos desk evaluasi, kemudian disampaikan kepada kapus

penelitian

b. Kapus penelitian berkewajiban menunjuk reviewer yang

relevan dengan substansi materi penelitian maksimal tiga

orang (dilihat dari kemampuan substansi keilmuan dan

metodologi), serta dengan mempertimbangkan pemerataan

keterlibatan tim reviewer.

c. Setelah kapus penelitian menentukan tim reviewer kemudian

membubuhkan tandatangan pada kolom yang telah disediakan,

selanjutnya form tersebut disampaikan ke ketua LPPM melalui

sekretaris LPPM

d. Ketua LPPM memberikan rekomendasi, masukan atau

pertimbangan terhadap tim reviewer yang diajukan oleh kapus

penelitian, jika sepakat maka membubuhkan tandatangan pada

kolom yang telah disediakan.

e. Jika ketua berhalangan sekretaris berkewajiban

merekomendasi atas nama ketua LPPM

f. Rancanangan tim rviewer yang sudah disetujui ketua LPPM,

disampaikan ke KTU LPPM untuk dibuatkan surat tugas untuk

reviewer termasuk form penilaiannya.

g. Staf adm/KTU mempersiapkan kelengkapan administrasi antara

lain: surat tugas melakukan review kepada tim reviewer yang

ditunjuk, proposal penelitian, form. Penilaian, dan surat

undangan seminar proposal. Sedangkan surat pemberitahuan

melakukan presentasi seminar proposal disampaikan kepada

pengusul

h. Tim reviewer menyampaikan hasil penilaian proposal

penelitian setelah seminar proposal selesai dilaksanakan

disertai hasil koreksi ditulis dalam lembar koreksi secara

singkat


Halaman | 25

i. KTU/staf administrasi berkewajiban mengembalikan atau

menyampaikan koreksian tersebut ke dosen pengusul

proposal, disertai surat pemberitahuan dan bukti hasil koreksi

(batas waktu revisi maksimal 4 hari), Jika dalam 4 hari hasil

revisi tidak disampaikan ke LPPM dan di verifikasi oleh kepala

pusat penelitian, maka proposal penelitian tersebut dianggap

gugur.

j. Nilai akumulasi dari proposal yang kurang dari standar yang

ditetapkan dianggap tidak layak/ditolak


Halaman | 26

Flowchart pelaksanaan review/seminar proposal penelitian

Sekretaris/Ketua

LPPM

Kepala Pusat

PenelitianStaf Adm/KTU ReviewerPengusul proposal

Surat Tugas, Form

Review, undangan

seminar dan

Proposal

Dilakukan rekap

proposal yang lolos

desk evaluasi

Menunjuk reviewer

maksimal 3 orang

Otorisasi/

penandatanganan

surat tugas

Disposisi usulan

reviwer

Seminar proposal

penelitian

Draf Surat Tugas

Reviewer

Surat tugas yang

ditandatangani

diperbanyak

Reviewer proposal

yang disetujui

Surat undangan

semina proposal

Hasil Seminar

proposal

penelitian

Rekapitulasi

rekomendasi, nilai

reviewer dan hasil

seminar

keputusan

Proposal hasil

revisi

Revisi maksimal 4 hari

Diterima

tanpaditerima

dengan revisi

ditolak

Verifikasi hasil

revisi

18 Ketentuan Penetapan Pemenang Seleksi Proposal Penelitian

a Proposal yang lolos desk evaluasi wajib dilakukan review oleh

tim reviewer LPPM b Tim reviewer wajib independen dan profesional dalam

melaksanakan pekerjaannya dengan mengacu terhadap


Halaman | 27

kriteria, indikator, bobot, skor, dan nilai yang telah ditetapkan

dalam pedoman penelitian dan PPM

c Seluruh hasil final penilaian reviwer di jumlahkan untuk

kemudian di hitung nilai rata ratanya

d Kriteria penetapan pemenang seleksi poroposal

Jika hasil rata rata < 200 proposal di tolak

Jika hasil rata rata di atas 300 sampai 399 diterima dan

masuk pagu 1

Jika hasil rata rata di atas 399 sampai 500 diterima dan

masuk pagu 2

e Ketua LPPM harus menerbitkan surat keputusan tentang

proposal yang diterima sesuai pagu penelitian, serta proposal

yang ditolak.

19 Prosedur Penetapan Pemenang Seleksi Proposal Penelitian

a Staf Administrasi/KTU LPPM mengadministrasikan dan

merekap hasil nilai review proposal dari tim reviewer (sesuai

form. Khusus ).

b Hasil perhitungan tersebut disampaikan ke kepala pusat terkait

untuk di verifikasi dan ditandatangani

c Staf administrasi/KTU LPPM membuat surat keputusan tentang

proposal yang diterima berdasarkan pagu penelitiannya, serta

proposal yang ditolak

d Draft SK disampaikan kepada sekretaris LPPM untuk di

otorisasi, selanjutnya disampaikan ke ketua LPPM untuk

ditandatangani

e SK yang ditandatangani disampaikan kembali kepada staf

adm/KTU untuk ditindaklanjuti.


Halaman | 28

Flowchart Penetapan Pemenang Seleksi Proposal Penelitian

Kepala Pusat Terkait Sekretaris LPPM Ketua LPPMStaf Adm/KTU LPPM

Mengadministrasikan

dan merekap nilai

hasil review dari tim

reviewer

Hasil rekapitulasi

diverifikasi dan

otorisasi

Membuat SK SK di paraf/di

otorisasi SK ditandatangani

SK

diadministrasikan

dan ditindaklanjuti

20 Ketentuan Pengumuman Proposal Yang Lolos Seleksi

a. LPPM wajib membuat surat edaran ke pengusul proposal

berkaitan dengan keputusan diterima dan ditolaknya proposal

yang diajukan, baik yang sumberdanannya dari internal

maupun dari pihak luar


Halaman | 29

b. Surat edaran sebagaimana pada poin a wajib ditembuskan ke

rektor dan pimpinan unit kerja

c. LPPM berkewajiban pula mempublikasi hasil seleksi proposal

dalam situs LPPM atau dipampangkan dalam sebuah baligo

serta di dokumentasikan dalam data base penerima bantuan

penelitian

21 Prosedur Pengumuman Proposal Yang Lolos Seleksi

a. KTU/staf administrasi LPPM, membuat surat pemberitahuan ke

peneliti/pelaksana PPM yang akan mendapat batuan dana

b. Surat tersebut ditandatangani ketua LPPM setelah di paraf oleh

sekretaris atau pihak yang diperkenankan dalam ketentuan.

Jika ketua LPPM tidak ada surat tersebut ditandatangani oleh

sekretaris atau pihak yang diperkenankan oleh ketentuan

c. KTU/staf administrasi menyampaikan surat ke pihak

peneliti/pelaksana PPM yang mendapat bantuan

d. KTU/staf administrasi mengapload pemberitahuan ini ke dalam

situs LPPM atau dipampang dalam sebuah baligo

e. KTU/staf administrasi menyampaikan surat tembusan ke rektor

dan unit kerja sebagai laporan dan koordinasi,

f. KTU/staf administrasi mengadministrasikan surat tersebut

dalam buku surat keluar dan mendokumentasikan arsipnya

sesuai ketentuan.


Halaman | 30

Flowchart Pengumuman Proposal Penelitian Lolos Seleksi

Sekretaris LPPM Ketua LPPMPengusul

Proposal

Rektor dan

Pimpinan Unit

kerja

KTU LPPM/Staf Adm

Surat pemberitahuan

dan rekap proposal

yang lolos dan gagal

Surat pemberitahuan

dan rekap proposal


Surat pemberitahuan

dan rekap proposal


Diverifikasi jika

setuju dibubuhkan

paraf

setuju

Surat dan rekap

perlu diperbaikiRevisi

Surat dan rekap

ditandatangani

Surat dan rekap

yang sudah

ditandatangani

Surat dan rekap

yang sudah

ditandatangani

Surat dan rekap

yang sudah

ditandatangani

Tindaklanjut upload

ke web LPPM dan

pengadministrasian

Arsif


Halaman | 31

22 Ketentuan Pengajuan Bantuan Dana Penelitian dari LPPM ke Lembaga

a. Proposal yang selesai di review diajukan untuk mendapat

pembiayaan

b. Surat pengajuan pembiayaan penelitian ditujukan ke rektor

dan disampaikan melalui BAUM, dilampiri rekomendasi

kriterian pagu pembiayaan dari LPPM

c. BAUM mencatat surat ajuan tersebut dalam agenda surat

masuk, selanjutnya melakukan disposisi dan menyampaikan

surat tersebut kepada Rektor, PR 1, PR. 2 sebagai bentuk

koordinasi.

d. PR. 2 menentukan besaran nilai pembiayaan yang mengacu

terhadap rekomendasi LPPM mengenai katagori pagu

23 Prosedur Pengajuan Bantuan Dana Penelitian dari LPPM ke

Lembaga

a. LPPM mengajukan proposal yang selesai di review diajukan

untuk mendapat pembiayaan

b. Surat pengajuan pembiayaan penelitian ditujukan ke rektor

dan disampaikan melalui BAUM, dilampiri rekomendasi

kriterian pagu pembiayaan dari LPPM

c. Kemudian BAUM mencatat surat ajuan tersebut dalam agenda

surat masuk, selanjutnya melakukan disposisi dan

menyampaikan surat tersebut kepada Rektor, PR 1, PR. 2

sebagai bentuk koordinasi.

d. Selanjutnya PR. 2 menentukan besaran nilai pembiayaan yang

mengacu terhadap rekomendasi LPPM mengenai katagori

pagu, kemudian surat tersebut disampaikan ke bagian

keuangan.


Halaman | 32

Flowchart Pengajuan Biaya Penelitian dari LPPM ke Lembaga

Bagian KeuanganBAUM Rektor/PRLPPM

Surat Pengajuan

pencairan dana,

daftar peneliti yang

lolos direview, kriteria

pagu

Surat

diadministrasikan

dan dilampiri

form.disposisi

Surat pengajuan

pencairan dana

dan disposisi

Dilakukan

disposisi oleh

Rektor dan PR

Surat yang sudah

di disposisi

Surat yang sudah

didisposisi

Surat yang sudah

didisposisi

24 Ketentuan Pencairan Dana Penelitian oleh LPPM

a. KTU/staf keuangan LPPM mengambil dana bantuan penelitian

dosen di bagian keuangan dilampiri kwitansi penerimaan uang.

b. KTU/staf keuangan LPPM wajib menyampaikan informasi ke

pihak peneliti pada hari diambilnya uang atau selambat

lambatnya 1 hari dana penelitian tersebut cair dari bagian

keuangan

c. KTU/staf keuangan LPPM wajib membuat MoU dengan pihak

peneliti, di tandatangani sebanyak dua rangkap, masing masing


Halaman | 33

rangkap bermaterai Rp. 6.000 untuk masing masing pihak

(ketua LPPM dan ketua peneliti)

d. Biaya administrasi dan meterai dibebankan kepada pihak

peneliti

e. Penyerahan dana penelitian dialas dengan kuitansi rangkap 3

f. Besaran uang tersebut dicatat dalam buku agenda proposal

masuk dan pelaporan hasil penelitian dan buku kas keluar,

g. Kwitansi lembar pertama diberikan kepada peneliti, lembar

kedua akan disampaikan untuk tembusan ke unit kerja sebagai

dokumen lampiran dalam laporan penyerapan dana penelitian

ke masing masing unit kerja, sedang lembar ketiga arsip di

LPPM.

25 Prosedur Pencairan Dana Penelitian oleh LPPM

a. KTU/staf keuangan LPPM mengambil dana bantuan penelitian

dosen di bagian keuangan.

b. KTU/staf keuangan LPPM melakukan konfirmasi ke pihak

peneliti pada hari diambilnya uang atau selambat lambatnya 1

hari dana penelitian tersebut cair dari bagian keuangan bahwa

dana segera diambil di LPPM.

c. Sebelum penyerahan dana penelitian pihak LPPM memberikan

MoU pelaksanaan penelitian, untuk dibaca dan dipahami oleh

pihak peneliti

d. Setelah sepakat MOU tersebut di tandatangani sebanyak dua

rangkap, masing masing rangkap bermaterai Rp. 6.000 untuk

masing masing pihak

e. Biaya administrasi dan meterai dibebankan kepada pihak

peneliti

f. Setelah MOU disepakati dan ditandatangani, selanjutnya

dilakukan penyerahan dana penelitian yang dialas dengan

kuitansi rangkap 3 (untuk dosen yang melakukan penelitian,

tembusan untuk unit kerja dan arsip).


Halaman | 34

g. Besaran uang tersebut dicatat dalam buku agenda proposal

masuk dan pelaporan hasil penelitian dan buku kas keluar,

h. Kwitansi lembar pertama diberikan kepada peneliti, lembar

kedua akan disampaikan untuk tembusan ke unit kerja sebagai

dokumen lampiran dalam laporan penyerapan dana penelitian

ke masing masing unit kerja, sedang lembar ketiga arsip di

LPPM.

Flowchart Pencairan Dana Penelitian

Dosen/Kelompok

Dosen

KTU/Staf Keuangan

LPPM

Bagian Keuangan

Universitas

Penandatangan

MOU oleh peneliti

dan LPPM

Uang Kas

Bantuan

Penelitian

Uang Kas

Bantuan

Penelitian

MOU

Uang Kas

Bantuan

Penelitian

Konfirmasi ke

pengusul dan

Penyiapan MOU

26 Ketentuan Perjanjian LPPM Dengan Peneliti yang sumber Danannya dari Luar

a. LPPM dan peneliti wajib mengadakan perjanjian pelaksanaan

kegiatan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan oleh LPPM

b. Isi perjanjian tersebut sesuai dengan isi perjanjian antara LPPM

dengan DIKTI melalui Kopertis.


Halaman | 35

c. LPPM bertindak sebagai pihak pertama dan peneliti bertindak

sebagai pihak kedua

d. Perjanjian dibuat rangkap 2, dan masing masing bermaterei Rp.

6.000,

e. Perjanjian bermaterei yang ditandatangan oleh LPPM sebagai

pihak pertama diserahkan kepada peneliti sebagai pihak kedua,

sedangkan perjanjian bermaterei yang ditandatangan oleh

peneliti sebagai pihak kedua diarsipkan di LPPM

f. Perjanjian tersebutnya sifatnya mengikat para pihak

27 Prosedur Perjanjian LPPM Dengan Peneliti yang sumber

Dananya dari Luar

a. KTU/staf administrasi menyampaikan surat undangan

penandatanganan MoU atara LPPM dengan pihak penerima

dana bantuan penelitian

b. Peneliti datang ke LPPM memenuhi undangan LPPM

c. Ketua LPPM atau yang mewakilinya menjelaskan tentang isi

MoU

d. Peneliti kemudian menandatangani MoU sebagai pihak kedua,

dan ketua LPPM menandatangani sebagai pihak pertama, MoU

dibuat rangkap 2, dan masing masing bermaterei Rp. 6.000,





f. KTU/staf administrasi mendadministrasikan Mou tersebut

dalam buku dokumen kerjasama dan mendokumentasikan

sesuai dengan ketentuan.


Halaman | 36

Flow Chart Pelaksanaan Perjanjian LPPM dengan Peneliti (Dana Luar)

Staf Adm/ KTU LPPMSekretaris LPPM/Pihak

Yang DitunjukKetua LPPMPeneliti

Undangan

Pelaksanaan MoU

Undangan

Pelaksanaan MoU

Membuat Draft

MoU

Penjelasan isi

MoU

Penjelasan MoU

Penandatanganan

Mou Rangkap 2

Penandatanganan

MoU

Pembubuhan

paraf

Mou

File

Mou


Halaman | 37

28 Ketentuan Perjanjian LPPM Dengan Peneliti yang sumber

Dananya dari Internal

a. LPPM dan peneliti wajib mengadakan perjanjian

b. Perjanjian tersebut berisi hak dan kewajiban, serta hal lainnya

diantara para pihak

c. LPPM bertindak sebagai pihak pertama dan peneliti bertindak

sebagai pihak kedua

d. Perjanjian dibuat rangkap 2, dan masing masing bermaterei Rp.

6.000,





f. Perjanjian tersebutnya sifatnya mengikat para pihak

29 Prosedur Perjanjian LPPM dengan Peneliti yang sumber Dananya

dari Internal

a. KTU/staf administrasi menyampaikan surat undangan

penandatanganan MoU atara LPPM dengan pihak penerima

dana batuan penelitian

b. Peneliti datang ke LPPM memenuhi undangan LPPM

c. Ketua LPPM atau yang mewakilinya menjelaskan tentang isi

MoU

d. Peneliti kemudian menandatangani MoU sebagai pihak kedua,

dan ketua LPPM menandatangani sebagai pihak pertama, MoU

dibuat rangkap 2, dan masing masing bermaterei Rp. 6.000,






Halaman | 38

f. KTU/staf administrasi mengadministrasikan Mou tersebut

dalam buku dokumen kerjasama dan mendokumentasikan

sesuai dengan ketentuan.

Flow Chart Pelaksanaan Perjanjian LPPM dengan Peneliti (Dana Internal)

Staf Adm/ KTU LPPMSekretaris LPPM/Pihak

Yang DitunjukKetua LPPMPeneliti

Undangan

Pelaksanaan MoU

Undangan

Pelaksanaan MoU

Membuat Draft

MoU

Penjelasan isi

MoU

Penjelasan MoU

Penandatanganan

Mou Rangkap 2

Penandatanganan

MoU

Pembubuhan

paraf

Mou

File

Mou


Halaman | 39

30 Ketentuan Monitoring dan Evaluasi Internal Pelaksanaan

Penelitian

a. LPPM wajib melakukan monitoring dan evaluasi pelaksanaan

kegiatan

b. Kegiatan sebagaimana pada poin a dilakukan oleh tim atau

pihak yang direkomendasi kepala pusat penelitian (tenaga

reviewer/tenaga ahli) yang di syahkan oleh ketua LPPM melalui

surat penugasan

c. Indikator monitoring dan evaluasi internal pelaksanaan

penelitian mengacu terhadap proposal yang diusulkan dan

MoU yang telah ditandatangani pihak peneliti dengan LPPM

d. Tim atau pihak yang ditunjuk wajib melaporkan hasil monev

atau perkembangan pelaksanaan kegiatan kepada kepala pusat

penelitian yang bertindak sebagai koordinator kegiatan monev

e. Kepala pusat penelitian wajib menyampaikan hasil monev

sebagaimana poin 4 kepada ketua LPPM melalui sekretaris

dalam form. monev penelitian yang ditetapkan.

31 Prosedur Monitoring dan Evaluasi Internal Pelaksanaan

Penelitian

a. LPPM membuat tim monitoring dan evalusi pelaksanaan

penelitian/PPM

b. Kapus terkait mengajukan nama anggota tim monev,

sedangkan koordinator tim secara otomatis kapus terkait,

usulan tersebut disampaikan ke KTU/staf administrasi

c. KTU/staf administrasi membuat draf surat tugas kemudian

disampaikan ke sekretaris untuk di evalusi dan di verifikasi, jika

sudah setuju maka membubuhkan paraf pada nama ketua

LPPM


Halaman | 40

d. Sekretaris LPPM menyampaikan draf surat yang sudah

diotorisasi

e. Ketua LPPM melakukan evaluasi nama nama yang diajukan, jika

setuju maka langsung ditandatangani (jika ada revisi tentang

nama tim, maka surat tugas tersebut direvisi kembali)

f. KTU/staf administrasi mengambil surat tugas yang sudah

ditandatangani ketua LPPM

g. KTU/staf administrasi menggandakan surat tugas/SK tersebut

dan didtribusikan ke nama nama yang tercantum, kemudian

mencatat surat tugas/SK tersebut dalam buku dokumen SK,

kemudian mengarsipkannya sesuai ketentuan

h. Tim monev melaksanakan tugasnya mengacu terhadap

substansi

i. Setiap periode tertentu tim monev menyampaikan hasil

kepada Kapus terkait, dan ketua LPPM melalui sekretaris.

j. Rekomendasi hasil monev dari kapus terkait/sekretaris/ketua

LPPM ditindaklanjuti oleh tim dalam melaksanakan monev


Halaman | 41

Flow Chart Monitoring dan Evaluasi Internal Pelaksanaan Penelitian

Ketua LPPMKapus Penelitian Sekretaris LPPM Tim Monev InternalStaf adm/KTU LPPM

Usulan Tim MonevUsulan Tim Monev

Internal

Pembuatan Draf

surat Tugas Tim

Monev

Draf Surat Tugas

Tim Monev

diverifikasi dan di

paraf

Surat Tugas

diadministrasikan

dan ditindaklanjuti

Draf direvisiDisetujui

Draf Surat Tugas

Tim Monev

Draf di

tandatangani

Arsif

Revisi

Surat Tugas

Laporan Hasil

Monev

Pelaksanaan

Monev

Laporan Hasil

Monev

Laporan Hasil

Monev

Rekomendasi RekomendasiRekomendasi


Halaman | 42

32 Ketentuan Laporan Hasil Penelitian Sumber Dana Internal

a. Hasil penelitian dilaporkan sesuai dengan sistematika yang

diatur dalam pedoman LPPM yang berlaku

b. Peneliti wajib menyerahkan 1 eksemplar laporan hasil

penelitian utuh, 1 eksemplar bahan untuk jurnal dalam bentuk

PDF, dan 1 CD yang memuat soft copy laporan hasil penelitian

utuh dan bahan untuk jurnal dalam bentuk PDF

c. Pelaporan hasil harus sesuai dengan MoU yang disepakati

antara peneliti dengan LPPM

d. Staf administrasi/KTU mendokumentasikan ke dalam buku

agenda proposal masuk dan pelaporan hasil penelitian (bila

perlu memakai bukti terima), untuk selanjutnya disimpan pada

tempat tertentu yang sudah dikodefikasi, sedangkan CD

disimpan dalam tempat khusus.

e. LPPM berwenang untuk mengadakan seminar hasil penelitian

terutama hasil penelitian yang dianggap layak dan baik untuk

diseminarkan.

f. Setiap semester atau setiap tahun proposal dan pelaporan hasil

penelitian harus di rekap dalam sebuah tabel rekapitulasi

proposal dan pelaporan hasil penelitian (antara proposal dan

pelaporan hasil penelitian terpisah).

33 Prosedur Laporan Hasil Penelitian Sumber Dana Internal

a. Peneliti sesuai batas waktu yang ditetapkan dalam MoU wajib

menyerahkan hasil penelitian ke LPPM dengan sistematika

yang diatur dalam pedoman LPPM yang berlaku

b. Peneliti wajib menyerahkan 1 eksemplar laporan hasil

penelitian lengkap (sesuai dengan ketentuan dan MoU), antara

lain 1 eksemplar bahan untuk jurnal dalam bentuk PDF, dan 1

CD yang memuat soft copy laporan hasil penelitian utuh dan

bahan untuk jurnal dalam bentuk PDF


Halaman | 43

c. Staf adm/KTU melakukan verifikasi kelengkapan laporan hasil

penelitian, Jika laporan tersebut tidak lengkap maka

dikembalikan lagi kepada peneliti untuk dilengkapi

d. KTU/Staf administrasi mendokumentasikan ke dalam buku

agenda proposal masuk dan pelaporan hasil penelitian (bila

perlu memakai bukti terima), untuk selanjutnya disimpan pada

tempat tertentu yang sudah dikodefikasi, sedangkan CD

disimpan dalam tempat khusus.

e. Buki terima penyerahan hasil penelitian disampaikan ke pihak

peneliti

Flowchart Laporan Hasil Penelitian Sumber

Dana Internal

Staf Adm/KTU LPPMPeneliti

Hasil Penelitian

CD

Hasil Penelitian

CD

Verifikasi

kelengkapan

Hasil Penelitian

CD

Tidak

Hasil Penelitian

ya

CD

Perbaikan

kelengkapan

Dokumentasi dan

administrasi hasil

penelitian

Bukti penyerahan

hasi penelitian

Bukti penyerahan

hasi penelitian

Arsif


Halaman | 44

34 Ketentuan Pelaporan Kelembagaan Ke DIKTI

a. LPPM secara kelembagaan wajib melakukan pelaporan ke DIKTI

atas kegiatan penelitian yang sumber pembiayaannya dari

DIKTI

b. LPPM wajib mematuhi ketentuan yang telah disepakati dalam

MoU dengan Dikti

c. Pelaporan hasil penelitian dilakukan secara kolektif dan

diajukan ke DIKTI sebagai bentuk pertanggungjawaban

kelembagaan sesuai dengan MoU antara LPPM dengan DIKTI

melalui Kopertis.

35 Prosedur Pelaporan Kegiatan Pelaksanaan Penelitian dan PPM

Ke DIKTI

a. Peneliti yang sumber dananya dari DIKTI menyampaikan

laporan lengkap sesuai dengan ketentuan ke LPPM

b. KTU/staf administrasi menerima dan mencatat laporan

(laporan termin ke 1 atau laporan akhir) dalam buku laporan

penelitian (dialas dengan bukti penerimaan rangkap 2, ragkap 1

untuk peneliti, rangkap 2 sebagai arsip di LPPM)

c. KTU/staf aministrasi LPPM mempersiapkan surat pengantar

laporan penelitian ke DIKTI jika dikirim melalui email maka

KTU/staf administrasi LPPM mengirim via email sesuai dengan

ketentuan berlaku dalam MoU(bila dikirim secara on line),

d. Ketua LPPM melalui sekretaris melakukan verifikasi terhadap

surat dan dokumen laporan tersebut

e. Ketua LPPM melakukan otorisasi surat tersebut.

f. KTU/staf administrasi mengirimkan laporan tersebut di sertai

surat pengantar lembar pertama, sedangkan surat lembar ke 2

disampaikan ke rektor sebagai laporan dan lembar ke 3 sebagai

arsip


Halaman | 45

g. KTU/staf administrasi surat keluar tersebut dalam buku surat

keluar dan mendokumentasikan bukti pengiriman/faktur

pengiriman serta arsip laporan sesuai ketetuan

Flowchart Pelaporan Kegiatan Penelitian Sumber Dana Dari DIKTIi

Rektor Ketua LPPMStaf Adm/KTU

LPPM

Sekretaris

LPPMDiktiPeneliti

Laporan per termin

atau akhir

Bukti Penerimaan

Laporan

Laporan per termin

atau akhir

Bukti Penerimaan

Laporan (3

Rangkap)

Surat Pengantar

Laporan (3 rangkap)

dan dokumennya.

Surat Pengantar

Laporan (Sebagai

Laporan)

Surat Pengantar

Laporan (3 rangkap)

dan dokumennya.

Surat Pengantar

Laporan (3 rangkap)

dan dokumennya.

Surat Pengantar

Laporan dan

dokumennya.

Verifikasi dan Paraf Penandatanganan

Surat Pengantar

Laporan (3

rangkap) dan

dokumennya.

Surat Pengantar

Laporan (Sebagai

Laporan)

arsip


Halaman | 46

36 Ketentuan Pelaksanaan Seminar Hasil Penelitian Internal

a. LPPM melalui kepala pusat penelitian melakukan seleksi

kualitas hasil penelitian, yang diselenggarakan per akhir tahun

anggaran

b. LPPM berwenang untuk meminta pihak peneliti untuk

melakukan publikasi melalui seminar hasil internal.

c. Teknis penyelengaraan kegiatan sepenuhnya kewenangan

LPPM melalui kepala penelitian

d. LPPM melalui kepala pusat penelitian berkewajiban

mengundang peserta seminar sesuai dengan relevansi

keilmuan maupun jika diperlukan mengundang pihak pihak luar

yang memungkinkan adanya tindaklanjut kegiatan (unit kerja

internal, lembaga dan instansi pemerintah, perusahaan, para

praktisi atau pihak lainnya).

37 Prosedur Pelaksanaan Seminar Hasil Penelitian Internal

a Kepala pusat penelitian melakukan seleksi terhadap hasil

penelitian setiap akhir tahun anggaran.

b Hasil penyeleksian tersebut di rekapitulasi kemudian

disampaikan ke staf adm/KTU untuk ditindaklanjuti

c Staf Adm/KTU membuat surat undangan melakukan seminar

terhadap para peneliti/pelaksana PPM yang terpilih, selain itu

juga dibuatkan undangan kepada pihak pihak terkait yang

memiliki relevansi (unit kerja internal, lembaga dan instansi

pemerintah, perusahaan, para praktisi atau pihak lainnya).

d Surat undangan disampaikan kepada sekretaris LPPM untuk

diparaf selanjutnya disampaikan kepada ketua LPPM untuk

ditandatangani

e Staf adm/KTU LPPM menyebar surat undangan terhadap

narasumber dan peserta seminar.


Halaman | 47

Flowchart Pelaksanaan Seminar Hasil Penelitian

Narasumber/Peneliti Sekretaris LPPMKepala Pusat

Penelitian

Staf adm/KTU

LPPMPeserta UndanganKetua LPPM

Penyeleksiaan

hasil penelitian/

PPM

Rekapitulasi hasil

penyeleksian hasil

penelitian/PPM

Surat Undangan

terhadap

narasumber dan

peserta undangan

Dilakukan paraf

terhadap surat

undangan

Penandatanganan

surat undangan

Surat undangan

disebar

Undangan

narasumber

Undangan sebagai

peserta seminar

File

38 Ketentuan Tindak Lanjut Hasil Penelitian

a. Setiap hasil penelitian yang didanai oleh internal maupun yang

memperoleh sumber dana dari luar wajib untuk dipublikasi

pada jurnal hasil penelitian

b. Publikasi sebagaimana pada poin 1, minimal diterbitkan pada

jurnal hasil penelitian yang ber ISSN pada jurnal yang ada di

lingkungan internal

c. Lembaga Universitas berkewajiban untuk memfasilitasi dan

mendukung publikasi hasil penelitian untuk diterbitkan pada

jurnal terkareditasi maupun jurnal internasional atau dalam

proses perolehan HAKI


Halaman | 48

d. Lembaga Universitas berkewajiban memfasilitasi dan

mendukung terhadap hasil penelitian model terapan atau

teknologi tepat guna untuk diaplikasikan dalam kegiatan

Pengabdian kepada masyarakat

39 Prosedur Tindaklanjut Hasil Penelitian untuk Kegiatan PPM

a. Hasil penelitian yang lolos seleksi tim yang dibentuk LPPM akan

ditindak lanjuti untuk kegiatan PPM

b. LPPM menyampaikan informasi kepada peneliti, bahwa

penelitian tersebut layak untuk diimplementasikan, selanjutnya

LPPM melalui kepala pusat PPM membuat tim PPM termasuk

di dalamnya personil peneliti

c. Tim PPM membuat proposal pelaksanaan PPM ditujukan ke

rektor c.q ketua LPPM

d. LPPM melakukan review proposal oleh tim reviewer yang

ditunjuk

e. Kalau ada revisi perlu diperbaiki paling lambat 4 hari sejak surat

pemberitahuan diterima pengusul

f. Proposal yang diterima akan didanai

g. Tim melakukan PPM

h. Pelaksanaan PPM dilakukan monev oleh tim yang dibentuk

LPPM dengan koordinator kepala pusat PPM

i. Hasil PPM wajib dilaporkan dalam bentuk pertanggungjawaban

kegiatan kepada LPPM

j. LPPM mengupayakan hasil PPM dibuat dalam jurnal

pengabdian kepada masyarakat.


Halaman | 49

Flowchart Tindaklanjut Hasil Penelitian untuk Kegiatan PPM

LPPM TIM PPMTim Reviewer

ProposalTim MonevPeneliti

Laporan Hasil

penelitian

Membentuk tim

seleksi hasil

penelitian

Lolos / tidak lolos

seleksi

Pemberitahuan

bahwa hasil

penelitian akan

ditindaklanjutiLolos

LPPM tim PPM

termasuk personil

peneliti, tim review

proposal, dan tim

monev

Hasil seleksi

tim

Tim PPM

membuat proposal

Proposal direview

Hasil review

Proposal

disamapikan ke

LPPM, dilengkap

surat pengatar

Hasil review,

disertai catatn

untuk revisi

Perbaikan

proposal

Proposal lolos

seliksi

Lolos

Revisi

Pelaksanaan PPMPelaksanaan

Monev PPM

Surat tugas tim

review proposalSurat tugas monev

PPM

Laporan kegiatan

PPM


Halaman | 50

40 Prosedur Hasil Penelitian ke Publikasi ke Jurnal Internal

a. Peneliti membuat artikel dari hasil penelitian sesuai dengan

ketentuan jurnal yang dituju, kemudian menyampaikannya ke

pengelola jurnal

b. Pengelola jurnal mendokumentasikan secara baik artikel yang

diusulkan, kemudian mendistribusikan ke tim

penyunting/review, disertai form. Penilaian, dan surat tugas

review artikel

c. Tim penyunting/review mengembalikan artikel paling lambat 3

hari kepada pengelola jurnal disertai hasil telaahan yang

disajikan dalam form. Penilaian

d. Artikel yang revisinya tidak selesai 2 minggu sebelum waktu

pencetakan jurnal dialokasikan untuk terbitan jurnal

berikutnya.

e. Artikel yang memenuhi ketentuan berdasarkan pertimbangan

tim penyunting/review kemudian diterbitkan.


Halaman | 51

Flowchart Publikasi Hasil Penelitian ke Jurnal Internal

Pengelola Jurnal di

Unit Kerja

Tim Penyunting/

reviwer isi JurnalLPPMPeneliti

Tim peneliti

membuat artikel

sesuai pedoman

penulisan

Artikel di

dokumentasikan

Menyiapkan surat

tugas kepada tim

penyiunting/

reviewer

Tim menerima

artikel dan surat

tugas untuk review

Tim

melaksanakan

review maksimal

3 hari

Artikel lolos revisi

Revisi artikel

maksimal 2

minggu sebelum

waktu pencetakan

Perlu revisiTidak

ya

Artikel dikompilasi

dan diseting

sesuai ketentuan

menjadi draf jurnal

Pengelola jurnal

mengirim surat

permintaan pencetakan,

disertai draf jurnal dan

daftar pihak yang harus

dikirim

Dilakukan desk

evaluasi draf jurnal

Hasil desk

evaluasi tim

LPPM

revisiDraf perlu revisi

Draf jurnal siap di

cetak

Lolos Revisi


Halaman | 52

41 Ketentuan Sangsi Wanprestasi Untuk Peneliti yang sumber

Dananya dari DIKTI

a. LPPM berwenang memberikan sangsi bagi para peneliti yang

wanprestasi terhadap perjanjian yang telah disepakati

b. Sangsi sebagaimana pada poin 1 diberikan jika tidak

diperolehnya alasan yang rasional, dan faktor kesengajaan.

c. Jika wanprestasi tersebut disebabkan oleh kondisi force major

atau dengan alasan yang rasional serta bukan karena faktor

kesengajaan, maka diberikan tenggang waktu selama ½ dari

waktu pelaksanaan kegiatan yang tertera salam surat

perjanjian.

d. Sangsi sebagaimana poin 2, selain sangsi yang mengikat dalam

surat perjanjian, ditambah dengan LPPM memberikan sangsi

untuk tidak merekomendasi pengusulan proposal penelitian

maupun PPM minimal selama 2 tahun

42 Ketentuan Sangsi Wanprestasi Untuk Peneliti Yang Sumber

Dananya dari Internal

a. LPPM berwenang memberikan sangsi bagi para peneliti yang

wanprestasi terhadap perjanjian yang telah disepakati.

b. Sangsi sebagaimana pada poin 1 diberikan jika tidak

diperolehnya alasan yang rasional, dan faktor kesengajaan.

c. Jika wanprestasi tersebut disebabkan oleh kondisi force major

atau dengan alasan yang rasional serta bukan karena faktor

kesengajaan, maka diberikan tenggang waktu selama ½ dari

waktu pelaksanaan kegiatan yang tertera salam surat

perjanjian.

d. Sangsi sebagaimana poin 2, selain sangsi yang mengikat dalam

surat perjanjian, ditambah dengan tidak diberi kesempatan

untuk mendapat bantuan dana penelitian atau dana bantuan

PPM paling minimal 1 tahun anggaran.


Halaman | 53

43 Ketentuan Penggalangan Dana Kegiatan Penelitian Sumber Dana

dari Luar

a. LPPM berkewajiban mengupayakan penggalangan dana

kegiatan penelitian

b. Penggalangan dana diberikan jika pencairan dana kegiatan

yang bersumber dari luar (pihak eksternal) mengalami

keterlambatan

c. Besarnya penggalangan dana minimal bisa memenuhi

kebutuhan untuk kegiatan pada termin kegiatan berjalan

d. Sumber penggalangan dana diupayakan dari anggaran LPPM

atau dari pihak Universitas

e. LPPM wajib membuat perjanjian dengan pihak peneliti atau

pihak yang melaksanakan PPM mengenai penyelesaian

pembayaran dana galangan

f. Realisasi penggalangan dana paling lambat 6 hari dihitung sejak

surat diterima dari pihak peneliti

44 Prosedur Pengajuan Penggalangan Dana Kegiatan Penelitian

Sumber Dana Dari Luar

a. Pengajuan permintaan penggalangan kegiatan penelitian yang

yang sumber dana nya dari pihak eksternal disampaikan oleh

yang menerima hibah/bantuan/ sumber dana dari luar

b. LPPM wajib menindaklanjuti ajuan penggalangan dana

penelitian tersebut dengan mengajukan surat permohonan

penggalangan dana

c. Surat tersebut ditujukan kepada Rektor cq. Pr.2 melalui BAUM

d. Isi surat harus menjelaskan pos/sub pos sumber pembiayaan

e. KTU/Staf administrasi LPPM menyampaikan surat tersebut ke

BAUM


Halaman | 54

f. KTU/staf administrasi wajib mengadministrasikan surat keluar

ke dalam buku dokumen surat keluar, buku ekspedisi, dan

mendokumentasikan sesuai ketentuan

g. BAUM wajib mengadministrasikan surat tersebut dan

melampirkan disposisi dan menyampaikan surat tersebut ke

rektor c.q Pr 2.

h. Setelah rektor dan Pr 2 memberikan disposisi, maka surat dan

disposisi tersebut diberikan ke bagian keuangan

Flowchart Pengajuan Penggalangan dana Penelitian sumber dari Luar

LPPM BAUM Rektor/PR Bag.Dana UnsilPeneliti

Surat pengajuan

penggalangan

dana penelitian

Surat pengajuan

penggalangan dana

kegiatan

penelitianPPM

LPPM membuat

surat ajuan dana

penggalangan

dsertai surat dari

pemohon

Surta ajuan dari

LPPM

Disposisi

Surta ajuan dari

LPPM

Disposisi

Surat pengajuan

dan disposisi

45 Prosedur Pencairan Penggalangan Dana Kegiatan Penelitian Sumber Dana dari Luar

a. Staf keuangan LPPM setelah menerima pencairan uang dari

bagian keuangan Rektorat, mempersiapkan kuitansi rangkap 2,

yang dibuat secara benar, jelas dan lengkap.


Halaman | 55

b. KTU/staf keuangan berkewajiban menghubungi pihak yang

mengajukan penggalangan dana pada hari turunnya dana dari

universitas, atau paling lambat satu hari setelah turunnya

dana.

c. Pihak yang mengajukan penggalangan dana datang ke LPPM,

menghubungi KTU/staf keuangan LPPM

d. KTU/staf keuangan menyerahkan dana insentif tersebut dialas

dengan kwitansi rangkap 2 dan surat perjanjian penggalangan

dana rangkap 2 yang harus ditandatangani oleh pihak

penerima dana penggalangan

e. Staf keuangan menyerahkan uang kepada pihak yang

mengajukan dana penggalangan dilampiri kwitansi lembar ke 1

dan surat perjanjian penggalangan dana lembar ke 1

f. Staf keuangan wajib mengadministrasikan ke dalam buku

pengeluaran kas, dan mendokumentasikan kwitansi rangkap ke

2 dalam dokumen bukti kas keluar, serta mendokumentasikan

surat perjanjian dana penggalangan


Halaman | 56

Flowchart Pencairan Dana Talangan Penelitian (sumber dana

dari luar)

KTU/Staf Keuangan

LPPMBag Keuangan UnsilPeneliti

Dana

talangan

penelitian

Dana

talangan

penelitian

Diadministrasikan,

pembuatan

kwitansi rangkap 2

Pemberitahuan

kepada peneliti

Penandatanganan

kwitansi oleh

peneliti

Kwitansi lembar ke

2

Dana talangarsif


Halaman | 57

46 Ketentuan Permintaan Tenaga Ahli / Dosen dalam Kegiatan Penelitian oleh Pihak Eksternal

a. Pihak Pengguna (instansi, lembaga pemerintah/swasta) wajib

mengajukan Surat Permintaan ijin ke Lembaga Universitas

Siliwangi

b. Surat Permohonan ijin Penggunaan Tenaga Ahli / Dosen

ditujukan ke Rektor c.q. Ketua LPPM

c. LPPM wajib merespon, mempertimbangkan dan

menindaklanjuti permintaan tersebut

d. Kepala Pusat penelitian berkewajiban untuk menunjuk nama-

nama tenaga ahli dengan merujuk pada SK Rektor tentang

Tenaga Ahli atau berdasarkan pertimbangan lainnya

e. Ketua LPPM wajib memberikan pertimbangan atas usulan

kapus penelitian

f. LPPM wajib membuat surat tugas untuk tenaga ahli yang akan

digunakan pihak luar.

g. LPPM wajib membalas surat permohonan ijin dari pihak luar,

dilampiri nama nama yang direkomendasikan

h. Surat balasan ke pihak pengguna wajib ditembuskan ke rektor

sebagai laporan, dan ke pihak unit kerja terkait sebagai bentuk

koordinasi, serta arsif.

47 Prosedur Permintaan Tenaga Ahli / Dosen dalam Kegiatan Penelitian oleh Pihak Eksternal

a. Surat permohonan Ijin dari pihak Pengguna (instansi,lembaga

pemerintah/swasta) diterima LPPM, KTU/Staf administrasi

LPPM mencatat di buku surat masuk, kemudian melampirkan

form. disposisi.


Halaman | 58

b. Kepala pusat penelitian menelaah dan menentukan tenaga

ahli merujuk pada SK rektor tentang tenaga ahli atau

berdasarkan pertimbangan lainnya.

c. Kepala pusat penelitian mengusulkan nama-nama tenaga ahli

ke Ketua LPPM melalui sekretaris,

d. Ketua dan sekretaris LPPM memberikan paraf pesetujuan atau

memberikan masukan / pertimbangan bila tidak menyetujui.

e. KTU/Staf administrasi LPPM membuat rancangan surat tugas

untuk tenaga ahli yang telah ditentukan diserahkan ke ketua

LPPM melalui seketaris untuk ditelaah dan surat balasan ke

pihak pemohon

f. Ketua LPPM atau pihak yang ditunjuk sesuai ketentuan

mewakili atas nama Ketua LPPM menandatangani Surat Tugas,

kemudian surat tugas tersebut disampaikan ke tenaga ahli

yang ditugaskan

g. LPPM mengirimkan surat balasan kepihak pemohon yang

dilampiri nama-nama tenaga ahli yang direkomendasikan.

Surat tersebut ditembuskan ke rektor sebagai bentuk laporan,

ke pimpinan unit kerja terkait sebagai bentuk koordinasi, dan

arsip


Halaman | 59

Flowchart Permintaan Tenaga Ahli / Dosen dalam Kegiatan Penelitian oleh Pihak Eksternal

Ketua

LPPMTenaga Ahli

Pimp. Unit

Kerja

KTU LPPM/

Staf Adm

Kapus

PenelitianSekretaris LPPM RektorPemohon

Surat

permohonan

permintaan

Tenaga Ahli

Surat

permohonan

diadministrasi

kan dan

melampirkan

form.disposisi

Surat

permohonan

didisposisi

Surat

permohonan

dan usulan

tenaga ahli

didisposisi

Surat

permohonan

dan usulan

tenaga ahli

didisposisi

Membuat

usulan nama

tenaga ahli

Pembuatan

surat tugas dan

surat balasan

Surat

permohonan,

nama tenaga

ahli yang

didisposisi dan

disetujui

Pemarafan dan penandatanganan surat tugas

dan surat balasan ke pihak pemohon oleh Ketua

LPPM atau pihak yang diperkenankan menurut

ketentuan

Surat tugas dan

surat balasan

yang sudah

ditandatangan

Surat tugas

Tembusan surat

balasan dan

surat tugas

Tembusan surat

balasan dan

surat tugas

T surat balasan

dan daftar

tenaga ahli yang

direkomendasi

arsip

Documents

bab ii ketentuan dan sop penelitian