7

BAB II

LANDASAN TEORI

II.1. Pengertian Audit dan Jenis-jenis Audit

II.1.1. Pengertian Audit

Perusahaan-perusahaan harus melakukan audit atas laporan keuangan maupun

audit atas operasi dan audit atas ketaatan, agar dapat mengetahui apakah laporan

keuangan itu disajikan secara wajar atau tidak. Beberapa pengertian audit antara lain :

Arens, Elder, dan Beasley yang diterjemahkan oleh Tim Indeks (2003)

mendefinisikan, “Auditing adalah pengumpulan serta pengevaluasian bukti-

bukti atas informasi untuk menentukan dan melaporkan tingkat kesesuaian

informasi tersebut dengan kriteria-kriteria yang telah ditetapkan. Auditing harus

dilaksanakan oleh seseorang yang kompeten dan independent” (h.15).

Sementara itu, Mulyadi (2002) mendefinisikan, “Auditing adalah suatu proses

sistematik untuk memperoleh dan mengevaluasi bukti secara objektif mengenai

pernyataan-pernyataan tentang kegiatan dan kejadian ekonomi, dengan tujuan

untuk ditetapkan, serta penyampaian hasil-hasilnya kepada pemakai yang

berkepentingan” (h.9).

Dari berbagai pengertian audit diatas, maka dapat disimpulkan bahwa yang

dimaksud auditing adalah suatu proses mengumpulkan dan mengevaluasi bukti oleh

seorang yang kompeten dan tidak memihak ( independent ), mengenai informasi operasi

dan manajemen suatu organisasi dengan tujuan untuk menentukan, melaporkan dan

meningkatkan :

8

- Ketaatan atas peraturan atau standar yang berlaku

- Efektivitas

- Efisiensi

II.1.2. Jenis-jenis Audit

Sesuai dengan perkembangan dunia usaha, maka berkembang pula jenis-jenis

audit sejalan dengan kebutuhan. Pembagian audit berdasarkan luasnya pemeriksaan

menurut Tunggal, Amin Widjaja (2000) :

a. General Audit (Pemeriksaan Umum)

Yaitu suatu pemeriksaan umum atas laporan keuangan yang dilakukan oleh

Kantor Akuntan Publik yang independen dengan tujuan untuk bisa memberikan

pendapat mengenai kewajaran laporan keuangan secara keseluruhan.

Pemeriksaan tersebut harus dilakukan sesuai dengan Standar Profesional

Akuntan Publik dan memperhatikan kode etik Akuntan Indonesia yang telah

disahkan oleh Ikatan Akuntansi Indonesia.

b. Special Audit ( Pemeriksaan Khusus )

Yaitu suatu pemeriksaan terbatas ( sesuai dengan permintaan klien ) yang

dilakukan oleh Kantor Akuntan Publik yang independen, dan pada akhir

pemeriksaannya, auditor tidak perlu memberikan pendapat terhadap kewajaran

laporan keuangan secara keseluruhan. Pendapat yang diberikan terbatas pada pos

atau masalah tertentu yang diperiksa, karena prosedur audit yang dilakukan juga

terbatas.

9

Sedangkan ditinjau dari jenis pemeriksaannya, audit dibedakan atas :

a. Management Audit ( Operational Audit )

Suatu pemeriksaan terhadap kegiatan operasi suatu perusahaan termasuk

kebijakan akuntansi dan kebijakan operasional yang telah ditentukan oleh

manajemen untuk mengetahui apakah kegiatan operasi tersebut sudah dilakukan

secara efisien, efetif, dan ekonomis.

Pendekatan audit yang biasa dilakukan adalah menilai efisiensi, efektivitas, dan

ekonomis dari masing-masing fungsi yang terdapat dalam perusahaan. Misalnya :

fungsi penjualan dan pemasaran, fungsi produksi, fungsi pergudangan dan

distribusi, fungsi personalia ( sumber daya manusia ), fungsi akuntansi dan fungsi

keuangan.

Prosedur audit yang dilakukan dalam suatu manajemen audit tidak seluas prosedur

audit yang dilakukan pada suatu general ( financial ) audit, karena ditekankan

pada evaluasi terhadap kegiatan operasional perusahaan.

b. Compliance Audit

Pemeriksaan yang dilakukan untuk mengetahui apakah perusahaan sudah menaati

peraturan-peraturan dan kebijakan-kebijakan yang berlaku, baik yang ditetapkan

oleh pihak intern perusahaan (Manajemen Dewan Komisaris) maupun pihak

ekstern ( Pemerintah, Bapepam, Bank Indonesia, Derjen Pajak, dll ). Pemeriksaan

bisa dilakukan baik oleh Kantor Akuntan Publik maupun bagian internal audit.

10

c. Internal Audit ( Pemeriksaan Intern )

Pemeriksaan yang dilakukan oleh bagian internal audit perusahaan, baik terhadap

laporan keuangan dan catatan akuntansi perusahaan, maupun ketaatan terhadap

kebijakan manajemen yang telah ditentukan.

Pemeriksaan yang dilakukan internal auditor biasanya lebih rinci dibandingkan

dengan pemeriksaan umum yang dilakukan oleh KAP. Internal auditor biasanya

tidak memberikan opini terhadap kewajaran laporan keuangan, karena pihak-

pihak diluar perusahaan menganggap bahwa internal auditor, yang merupakan

orang dalam perusahaan, tidak independen.

Laporan internal auditor berisi temuan pemeriksaan ( audit findings ) mengenai

penyimpangan dan kecurangan yang ditemukan, kelemahan struktur pengendalian

intern, beserta saran-saran perbaikannya.

d. Computer Audit ( Pemeriksaan Komputer )

Pemeriksaan oleh Kantor Akuntan Publik terhadap perusahaan yang memproses

data akuntansinya dengan menggunakan EDP ( Electronic Data Processing )

sistem.

II.2. Tujuan dan Ruang Lingkup Audit Operasional

II.2.1. Tujuan Audit Operasional

Audit operasional merupakan salah satu jenis audit yang meliputi pengumpulan

dan penilaian bukti untuk menentukan efisiensi, efektivitas, dan ekonomisasi aktivitas

operasi satuan usaha tertentu. Berbeda dengan pemeriksaan atas laporan keuangan, audit

operasional sampai saat ini belum memiliki keseragaman pengertian. Masing-masing

11

para ahli dengan latar belakang yang berbeda memberikan pengertian-pengertian yang

berlainan. Pengertian-pengertian audit operasional antara lain adalah sebagai berikut :

Tunggal, Amin Widjaja (2000) memberikan definisi, ”Audit Operasional adalah

suatu proses yang sistematis dari penilaian efektivitas, efisiensi, dan

ekonomisasi operasi suatu organisasi yang dibawah pengendalian manajemen

dan melaporkan kepada orang yang tepat hasil dari penilaian beserta

rekomendasi untuk perbaikan”(h.4).

Sementara itu, mengacu pada pendapat Bayangkara, IBK (2008) Audit

Manajemen merupakan pengevaluasian terhadap efisiensi dan efektivitas operasi

perusahaan. Audit manajemen meliputi seluruh operasi internal perusahaan yang

harus dipertanggung jawabkan kepada berbagai pihak yang memiliki wewenang

lebih tinggi.

Dari pengertian-pengertian diatas, maka dapat disimpulkan bahwa yang

dimaksud dengan Audit Operasional adalah suatu evaluasi yang tidak memihak,

sistematis dan teratur atas kegiatan-kegiatan dari semua tingkat manajemen untuk

membantu manajemen dalam

- Meningkatkan efisiensi penggunaan sumber daya yang dimiliki perusahaan.

- Meningkatkan efektivitas pencapaian tujuan yang telah ditetapkan melalui pelaporan

kesimpulan pemeriksaan dan pembuatan rekomendasi mengenai tindakan perbaikan

dan pengembangan yang dapat dilakukan.

Tujuan Audit Operasional dapat berubah-ubah sesuai dengan perkembangannya,

pengertian dan pengenalan auditor terhadap operasional perusahaan serta kemampuan

dari auditor. Beberapa tujuan audit operasional yaitu :

12

a. Memberikan informasi kepada manajemen mengenai efektivitas suatu unit atau

fungsi.

b. Menilai kinerja ( performance ) dari manajemen dan berbagai fungsi dalam

perusahaan.

c. Menilai apakah berbagai sumber daya ( manusia, mesin, dana, harta lainnya )

yang dimiliki perusahaan telah digunakan secara efisien dan ekonomis.

d. Menilai efektivitas perusahaan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan

oleh top manajemen.

e. Pengukuran efektivitas didasarkan pada bukti-bukti dan standar-standar.

f. Sifatnya investigative.

g. Objek pemeriksaan meliputi semua aspek operasi perusahaan, meliputi :

- Pemasaran

- Rancangan

- Pengendalian produksi dan persediaan

- Pembelian

- Sumber daya manusia

- Keuangan

- Anggaran

- Administrasi dan hukum

- Pelaporan Keuangan

- Pengelolaan data elektronik

h. Management Auditing dapat diarahkan ke keseluruhan atau salah satu

departemen dari suatu perusahaan.

13

i. Hasil pemeriksaannya berupa rekomendasi / usul-usul untuk memperbaiki

kelemahan-kelemahan yang terdapat dalam penerapan struktur pengendalian

intern, sistem pengendalian manajemen, prosedur operasional perusahaan, dalam

rangka meningkatkan efisiensi, keekonomisan dan efektivitas dari kegiatan

operasi perusahaan. Ini berarti, pemeriksaan operasional memfokuskan pada

masa yang akan datang.

II.2.2. Ruang Lingkup Audit Operasional

Status organisasi harus mencukupi untuk memastikan luas ruang lingkup audit,

pertimbangan yang memadai dan tindakan yang efektif atas temuan-temuan audit serta

rekomendasi-rekomendasi.

Audit operasional tetap memiliki keterbatasan, karena tidak dapat memecahkan

masalah yang timbul dalam organisasi. Tiga faktor yang membatasi audit operasional

yaitu :

a. Pengetahuan Pemeriksa Operasional

Kurangnya pengetahuan pemeriksa operasional terhadap teknik pemeriksaan dan

objek yang diperiksa, merupakan salah satu keterbatasan yang penting dalam

audit operasional.

b. Waktu Pemeriksaan

Waktu adalah faktor yang amat membatasi, karena pemeriksa harus memberikan

informasi kepada manajemen dengan segera untuk memecahkan masalah yang

dihadapi.

14

c. Biaya Pemeriksaan

Dalam pemeriksaan, pemeriksa harus dapat menghemat biaya pemeriksaannya

agar objek yang diperiksa dapat lebih banyak. Keterbatasan biaya mengharuskan

pemeriksa untuk menentukan skala prioritas pemeriksaannya. Ini berarti bahwa

pemeriksaan harus mengabaikan situasi permasalahan yang lebih kecil yang

mungkin dapat memakan biaya diselidiki lebih lanjut.

Ruang lingkup audit operasional berbeda dengan audit atas laporan keuangan.

Audit laporan keuangan menetapkan kewajaran laporan keuangan dan menekankan

terselenggaranya pengendalian intern perusahaan, sedangkan ruang lingkup penugasan

untuk audit operasional meliputi tujuan perusahaan, kebijakan operasi, fasilitas fisik,

lingkungan perusahaan itu beroperasi baik secara keseluruhan maupun berdasarkan

segmen tertentu seperti divisi, departemen atau berupa fungsi tertentu seperti

pemasaran, personalia, pembelian, dan lain sebagainya.

Menurut The Institute of Internal Auditors dalam “ Standard of Professional

Practice of Internal Auditing ” khususnya yang berkenaan dengan sumber daya, ruang

lingkup manajemen audit, meliputi :

a. Manajemen bertanggung jawab dalam menyusun standar untuk mengukur

kegiatan penggunaan sumber daya secara ekonomis dan efisien internal audit

menentukan apakah :

- Standar untuk mengukur tingkat ekonomis dan efisiensi telah ditetapkan.

- Standar tersebut dapat dimengerti dan dicapai.

- Penyimpangan dari standar telah diidentifikasikan, dianalisa dan untuk

selanjutnya dapat diambil tindakan perbaikan.

15

- Memastikan bahwa tindakan perbaikan tersebut telah dilakukan.

b. Audit atas ekonomis dan efisiensi penggunaan sumber daya harus dapat

mengidentifikasikan kondisi-kondisi berikut :

- Fasilitas yang tidak dimanfaatkan dengan baik.

- Pekerjaan yang tidak produktif.

- Prosedur-prosedur dengan biaya yang tidak wajar.

- Kelebihan atau kekurangan staff.

II.3. Efektivitas, Efisiensi, Ekonomis, dalam Audit Operasional

Tujuan utama Audit Operasional adalah untuk menilai kinerja manajemen dan

fungsi-fungsi perusahaan, terutama efektivitas, efisiensi, dan kehematan dari kegiatan

usaha perusahaan.

Efektivitas dimaksudkan bahwa produk akhir suatu kegiatan operasi telah mencapai

tujuannya dengan baik ditinjau dari segi kualitas hasil kerja, kuantitas hasil kerja

maupun batasan waktu yang ditargetkan.

Efisiensi berarti bertindak dengan cara yang dapat meminimalisir kerugian atau

pemborosan sumber daya dalam melaksanakan atau menghasilkan sesuatu.

Kehematan diartikan sebagai cara penggunaan sumber daya ( masukan ) secara hati-

hati dan bijak agar diperoleh biaya yang paling murah, tanpa merusak mutu.

16

II.4. Tahapan Audit Operasional

Proses audit operasional adalah metodologi penyelenggaraan audit yang jelas

untuk membantu auditor dalam mengumpulkan bahan bukti pendukung yang

kompeten. Ada 3 tahap dalam audit operasional :

a. Perencanaan

Dalam setiap audit, ada bermacam-macam cara yang dapat ditempuh seorang

auditor dalam mengumpulkan bahan bukti untuk mencapai tujuan audit secara

keseluruhan. Dua perhitungan yang mempengaruhi pendekatan yang akan

dipilih: bahan bukti kompeten yang cukup harus dikumpulkan untuk memenuhi

tanggung jawab profesional dari auditor dan biaya pengumpulan bahan bukti

harus dibuat seminim mungkin. Auditor harus menentukan ruang lingkup

penugasan dan menyampaikan hal itu kepada unit organisasional. Juga perlu

menentukan staf yang tepat dalam penugasan, mendapatkan informasi mengenai

latar belakang unit organisasional, memahami struktur pengendalian intern, dan

memutuskan bahan bukti yang tepat yang harus dikumpulkan.

b. Pengumpulan dan Evaluasi Bahan Bukti

Ada tujuh bahan bukti yang berlaku dalam proses audit operasional yaitu :

Pemeriksaan fisik adalah inspeksi atau perhitungan aktiva berwujud oleh

auditor. Pemeriksaan fisik sebagai alat yang langsung digunakan untuk

memverifikasi apakah suatu aktiva secara aktual ada, dianggap sebagai salah

satu bahan bukti yang paling handal dan berguna.

Konfirmasi digambarkan sebagai penerimaan jawaban tertulis maupun lisan

dari pihak ketiga yang independen dalam memverifikasi akurasi informasi

17

yang telah diminta oleh auditor. Karena konfirmasi berasal dari sumber yang

independen dari klien, konfirmasi menjadi bahan bukti yang dianggap

bernilai tinggi dan sering dipakai.

Dokumentasi biasanya disebut dengan pemeriksaan dokumen ( vouching ),

merupakan pemeriksaan auditor atas dokumentasi dan catatan klien untuk

menyokong informasi yang ada.

Pengamatan adalah penggunaan perasaan untuk menetapkan aktivitas

tertentu. Dalam keseluruhan audit akan ada kesempatan untuk melihat,

mendengar, menyentuh dan mencium untuk mengevaluasi bermacam benda.

Tanya jawab adalah mendapatkan informasi tertulis atau lisan dari klien

dengan menjawab pertanyaan dari auditor.

Pelaksanaan ulang mencakup pengecekan ulang suatu sample perhitungan

dan perpindahan informasi yang dilakukan klien selama periode yang

diaudit.

Prosedur analitis adalah menggunakan perbandingan dan hubungan untuk

menentukan apakah saldo akun tersaji secara layak.

c. Pelaporan dan Tindak Lanjut

Dalam audit operasional, laporan biasanya dikirim hanya untuk pihak

manajemen dan satu salinan untuk unit yang diperiksa. Tidak adanya pemakai

pihak ketiga, mengurangi kebutuhan akan pembakuan kata-kata dalam laporan

audit operasional. Keragaman audit operasional memerlukan penyusunan

laporan secara khusus untuk menyajikan ruang lingkup audit, temuan-temuan

dan rekomendasi-rekomendasi. Tindak lanjut merupakan hal yang biasa dalam

18

audit operasional jika rekomendasi-rekomendasi disampaikan kepada

manajemen. Tujuannya adalah untuk memastikan apakah perubahan-perubahan

yang direkomendasikan telah dilakukan, dan jika tidak, mengapa.

Ada beberapa tahap yang perlu dilaksanakan dalam pelaksanaan audit

operasional :

a. Tahap Survey Pendahuluan ( Preliminary Survey )

Tahap ini bertujuan untuk mendapatkan informasi umum dan latar belakang

dalam waktu yang relative singkat mengenai semua aspek dari organisasi,

kegiatan program / sistem yang dipertimbangkan untuk diperiksa agar dapat

diperoleh pengetahuan atau gambaran umum yang memadai mengenai aspek

objek pemeriksaan.

Informasi umum dan latar belakang yang mungkin diperlukan :

Untuk organisasi

- Lokasi

- Manajemen

- Sejarahnya

- Jumlah pegawai

- Kebijakan manajemen

- Kewajiban / aspek hukum

- Akte pengesahannya

- Kewajiban-kewajibannya

Untuk suatu aktivitas

- Jenis aktivitas

19

- Lokasi

- Orang yang bertanggung jawab

- Kebijakan yang menyangkut aktivitas

- Prosedur khusus untuk menyelesaikan aktivitas

Untuk suatu program

- Tujuan program

- Hubungan antara organisasi / unit yang terbentuk / digunakan untuk

mencapai tujuan tersebut.

- Kebijakan dan prosedur untuk menyelesaikan program tersebut

- Peraturan-peraturan administrasi yang berkaitan dengan program tersebut

b. Tahap Penelaahan dan Pengujian atas Sistem Pengendalian Manajemen

( Review and Testing of Management Control System ). Tahap ini bertujuan

untuk :

Untuk mendapatkan bukti-bukti mengenai ketiga elemen dari tentative audit

objective dengan melakukan pengujian terhadap transaksi perusahaan yang

berkaitan dengan sistem pengendalian manajemen.

Untuk memastikan bahwa bukti-bukti yang diperoleh dari perusahaan adalah

kompeten, jika audit diperluas kedalam detailed examination (perusahaan

secara rinci).

Setiap sistem pengendalian memiliki elemen :

1. Pelacak (detector) merupakan suatu perangkat yang mengukur apa yang

sesungguhnya terjadi dalam proses yang sedang dikendalikan.

20

2. Penilai (assessor) yang merupakan suatu perangkat yang menentukan

signifikansi dari peristiwa aktual dengan cara membandingkannya dengan

beberapa standar atau ekspektasi dari apa yang seharusnya terjadi.

3. Effector merupakan suatu perangkat (yang sering disebut sebagi ”umpan

balik”) yang mengubah perilaku jika assessor mengindikasikan terjadinya

penyimpangan.

Kunci pokok dari sistem pengendalian manajemen, meliputi :

1. Pemisahan Fungsi

2. Aktivitas persetujuan transaksi yang layak

3. Aktivitas pendokumentasian dan pencatatan yang layak

4. Pengendalian fisik terhadap asset dan pencatatan

5. Pengecekan secara independen

Terdapat lima komponen dalam pengendalian intern menurut COSO :

1. Lingkungan Pengendalian ( control environtment )

Menetapkan suasana dari suatu organisasi yang mempengaruhi kesadaran

akan pengendalian dari orang-orangnya. Faktor-faktor yang membentuk

lingkungan pengendalian dalam suatu entitas diantaranya :

a. Integritas dan nilai etika

b. Komitmen terhadap kompentensi

c. Dewan direksi dan komite audit

d. Filosofi dan gaya operasi manajemen

e. Struktur organisasi

f. Penetapan wewenang dan tanggung jawab

21

g. Kebijakan dan praktek sumber daya manusia

2. Penilaian Resiko ( Risk Assessment )

Penilaian resiko oleh manajemen harus mencakup pertimbangan khusus atas

resiko yang dapat muncul dari perubahan kondisi seperti :

a. Perubahan dalam lingkungan operasi

b. Personel baru

c. Sistem informasi yang baru dan dimodifikasi

d. Pertumbuhan yang cepat

e. Teknologi baru

f. Produk dan aktivitas baru

g. Restrukturisasi perusahaan

h. Operasi di luar negeri

i. Pernyataan akuntansi

3. Informasi dan komunikasi ( Information and communication )

4. Aktivitas Pengendalian ( Control Activity )

Merupakan kebijakan dan prosedur yang membantu memastikan bahwa

perintah manajemen telah dilaksanakan. Aktivitas pengandalian membantu

memastikan bahwa tindakan yang diperlukan berkenaan dengan resiko telah

diambil untuk mencapai tujuan entitas. Salah satu cara aktivitas

pengendalian yaitu :

a. Pemisahan tugas

b. Pengendalian pemprosesan informasi

- Pengendalian umum

22

- Pengendalian aplikasi

c. Pengendalian fisik

d. Review kinerja

5. Pemantauan ( monitoring )

Merupakan suatu proses yang menilai kualitas kinerja pengendalian intern

pada suatu waktu.

e. Tahap Pengujian Terinci ( Detailed Examination )

Tahap pengujian terinci auditor harus mengumpulkan bukti-bukti yang cukup,

kompeten, meterial dan relevan. Untuk dapat menentukan tindakan-tindakan apa

saja yang dilakukan manajemen dan pegawai perusahaan yang merupakan

penyimpangan terhadap kinerja dalam firm audit objective. Dan akibat dari

penyimpangan tersebut dan besar kecilnya akibat tersebut yang menimbulkan

kerugian bagi perusahaan.

d. Tahap Pengembangan Laporan ( Report Development )

Dalam tahap ini temuan audit harus dilengkapi dengan kesimpulan, saran dan

harus direview oleh manajer audit sebelum didiskusikan dengan auditee.

Komentar dari auditee mengenai apa yang disajikan dalam konsep laporan harus

diperoleh ( sebaiknya secara tertulis ).

II.5. Fungsi Manajemen Pembelian Dalam Perusahaan

Proses pengadaan bahan baku merupakan salah satu kegiatan kunci dalam

keberhasilan suatu pelaksanaan proyek konstruksi, karena tidak akan ada kegiatan

pembangunan sampai dibelinya bahan baku. Biaya material ( bahan baku ) dan peralatan

23

merupakan bagian terbesar dari keseluruhan biaya proyek, dimana nilainya dapat

mencapai 50 – 60 % total biaya, sehingga proses pembelian bahan baku memerlukan

perhatian lebih. Selain itu, laba para pengusaha diperoleh dari pelaksanaan sistem

pembelian yang efisien berdasarkan prinsip-prinsip yang sehat.

Mengingat pembelian merupakan fungsi yang cukup penting dan besarnya

tanggung jawab yang dipikul oleh fungsi ini secara relative tergantung pada besarnya

kebutuhan suatu perusahaan. Disamping itu, fungsi pembelian dalam perusahaan akan

mempunyai hubungan langsung dengan aktivitas lainnya, seperti aktivitas penerimaan,

penyimpanan, serta pembukuan.

Pembelian dalam arti sempit adalah suatu proses membeli, yaitu memperoleh

peralatan yang pantas, memilih dengan pelayanan serta kualitas yang baik, jumlah yang

benar dan pada harga dan waktu yang tepat serta dari sumber yang tepat pula.

Sedangkan dalam arti luas, pembelian meliputi penentuan kebutuhan, seleksi terhadap

pemasok, terima barang dengan harga dan kualitas yang sudah disepakati, saat dan

kondisi yang pantas, melakukan kontrak atau pesanan dan menjamin pengiriman barang

yang tepat waktu.

Fungsi pembelian perlu dirumuskan sedemikian rupa sehingga berbagai sasaran

stratejik yang ingin dicapai jelas terlihat dan dipahami oleh para karyawan yang terlibat

dalam penyelenggaraan fungsi tersebut. Tercapai tidaknya sasaran stratejik itu sekaligus

merupakan takaran atau tolak ukur untuk menilai apakah fungsi pembelian

terselenggara dengan tingkat efisiensi yang tinggi atau tidak.

24

Pada dasarnya berbagai sasaran stratejik yang ingin dicapai adalah sebagai

berikut :

a. Fungsi pembelian diselenggarakan dengan maksud menjamin kesinambungan

supplier bahan mentah, bahan baku, dan bahan lain yang diperlukan sehingga

proses produksi berlangsung dengan lancar dalam arti terpenuhinya jadwal dan

volume produksi yang telah ditentukan dikaitkan dengan permintaan pasar atau

pesanan khusus dari para pelanggan atau konsumen. Sangat mudah untuk

membayangkan bahwa jika terjadi gangguan dalam penyediaan berbagai bahan

yang diperlukan, akan berpengaruh negative pada proses produksi yang akan

berakibat pada tidak tersedianya produk di pasaran atau tidak terpenuhinya

permintaan konsumen.

b. Satuan kerja yang menangani pembelian untuk perusahaan harus mampu

meyakinkan manajemen puncak tentang perlunya perusahaan membuat investasi

dalam jumlah yang menjamin tersedianya persediaan bahan baku dan suku

cadang pada tingkat yang aman.

c. Peralatan dan bahan yang diperlukan harus memenuhi standar mutu dan

ketepatan penggunaannya. Dalam kaitan ini satuan kerja yang menangani

pembelian harus bekerja sama dengan pengguna peralatan tertentu yang salah

satu maksudnya ialah untuk mengetahui suku cadang mana dari alat-alat

produksi yang cenderung sering rusak atau sering tidak berfungsi karena

penggunaan yang intensif. Terjaminnya mutu yang tinggi dari bahan dan suku

cadang sangat ditentukan oleh bonafiditas dan kredibilitas pemasok, terutama

dalam hal langkanya bahan baku dan suku cadang yang dimaksud.

25

d. Pengadaan bahan, suku cadang dan jasa pemeliharaan sesuai dengan persyaratan

proses produksi dengan biaya yang serendah mungkin merupakan salah satu

sasaran stratejik yang harus tercapai. Persyaratan proses produksi yang

dimaksud antara lain ialah bahwa dalam proses produksi diperlukan bahan pada

waktu tertentu dan apabila tidak tersedia tepat pada waktunya, mungkin bahan

itu tidak dapat digunakan lagi karena cepat rusak.

e. Satuan kerja yang bertanggung jawab menyelenggarakan fungsi pembelian harus

mengembangkan suatu sistem pemantauan melalui mana nilai dan biaya

pengadaan bahan dan suku cadang benar-benar seimbang dengan tetap

mengupayakan pengurangan biaya pembelian yang dilakukan. Untuk mencapai

sasaran itu, para karyawan yang bekerja disatuan organisasi yang bertanggung

jawab melakukan pembelian tidak hanya mutlak perlu mengenali kondisi pasar

dimana pemasok berada, akan tetapi juga memiliki kemampuan bernegosiasi

yang tinggi sehingga memperoleh persyaratan transaksional yang paling

menguntungkan perusahaan.

f. Fungsi pembelian memerlukan berlangsungnya komunikasi yang efektif antara

kerja pembelian dengan manajemen puncak. Salah satu maksudnya ialah agar

manajemen puncak memiliki informasi yang paling mutakhir tentang fluktuasi

harga bahan dan suku cadang yang terjadi di pasaran. Dengan komunikasi yang

efektif seperti itu, paling sedikit tiga hal tercapai, yaitu :

- Manajemen puncak dapat mengambil keputusan tentang investasi yang perlu

dilakukan, apakah diperbesar / diperkecil.

- Menetapkan kebijaksanaan baru tentang harga produk yang dihasilkan.

26

- Manajemen puncak mengetahui perkembangan yang terjadi pada sektor

industri dimana perusahaan bergerak.

g. Dalam konstalasi kehidupan organisasi modern, tidak ada satuan kerja atau

bidang fungsional dalam perusahaan yang dapat menyelesaikan tugasnya sendiri

tanpa bekerja sama dengan satuan kerja atau bidang-bidang fungsional yang lain.

Demikian juga halnya dengan penyelenggaraan fungsi pembelian. Fungsi itu

diselenggarakan bukan untuk satuan kerja pembelian yang bersangkutan sendiri

melainkan untuk mendukung dan memperlancar tugas satuan kerja operasional

yang lain.

Secara garis besar transaksi pembelian mencakup beberapa prosedur sebagai

berikut :

1. Fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian bahan baku kepada fungsi

pembelian dengan membuat surat permintaan pembelian bahan baku yang telah

diotorisasi dan menyerahkan surat tersebut kepada fungsi pembelian.

2. Fungsi pembelian meminta surat permintaan penawaran harga kepada berbagai

pemasok.

3. Setelah fungsi pembelian menerima penawaran harga dari berbagai pemasok

kemudian dilakukan pemilihan pemasok yang paling menguntungkan bagi

perusahaan.

4. Fungsi pembelian membuat surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih.

5. Setelah bahan baku dikirim oleh pemasok, fungsi penerimaan mengecek barang

yang diterima dan dibandingkan dengan surat order pembelian mengenai

27

spesifikasi produk. Apabila barang yang dikirim pemasok tidak sesuai dengan

pesanan maka bahan baku tersebut ditolak dan dikembalikan kepada pemasok.

6. Bahan baku yang diterima kemudian diserahkan oleh fungsi penerimaan kepada

fungsi gudang untuk disimpan.

7. Fungsi penerimaan membuat surat penerimaan bahan baku dan menyerahkannya

kepada fungsi akuntansi.

8. Setelah fungsi akuntansi menerima faktur tagihan dari pemasok kemudian

dicocokkan dengan surat order pembelian serta surat penerimaan bahan baku.

Kemudian fungsi akuntansi mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi

pembelian.

Dokumen yang digunakan dalam transaksi pembelian meliputi :

1. Surat permintaan pembelian bahan baku ( purchase requisition )

2. Surat permintaan penawaran harga

3. Surat Order Pembelian ( Purchase order )

4. Laporan penerimaan bahan baku ( Receiving report )

5. Bukti kas keluar