Upload
trinhtu
View
220
Download
4
Embed Size (px)
Citation preview
1
BAB II: LANDASAN TEORI
Di dalam dunia bisnis saat ini, persaingan makin ketat sehingga memaksa
perusahaan – perusahaan untuk semakin efisien dalam operasi dan semakin responsif
dalam mengenali kondisi dan permintaan dari pasar. Efisien dalam hal ini berarti
meningkatkan keuntungan dan mengurangi ongkos suatu perusahaan. Responsif
berarti suatu perusahaan harus cepat dalam beradaptasi dengan kondisi pasar yang
berubah – ubah. Kondisi ini menyebabkan managemen supply chain sangat penting,
terutama untuk perusahaan yang bergerak di bidang manufaktur.
1 Pengertian Supply Chain
Menurut Schroeder(2007) dalam bukunya “Operations Management:
Contemporary Concepts and Cases”, Supply chain adalah suatu urutan proses bisnis
dan informasi yang menyediakan produk atau jasa dari penyedia bahan, produksi dan
distribusi ke pemakai akhir. Sedangkan Supply chain management menurut
Schroeder(2007) adalah perencanaan, desain dan control dari aliran informasi dan
bahan – bahan dalam supply chain untuk memenuhi permintaan pelanggan dengan
efisien, sekarang dan di masa depan.
2
Gambar 2.1 mencontohkan sebuah supply chain yang umum. Di dalam
Gambar 2.1 kami menunjukkan beberapa penyedia bahan baku (supplier), pabrik
manufaktur(manufacturing), dan pendistribusi. Fasilitas – fasilitas ini mungkin dalam
control satu firma, tapi lebih mungkin mereka akan dikontrol oleh beberapa firma.
2 Permasalahan utama dalam Supply Chain Management
Permasalahan dalam supply chain management meliputi berbagai tingkat dari
aktifitas sebuah firma, dari level strategis, taktis dan operasi:
Gambar 2.1: contoh supply chain
3
• Level strategis berurusan dengan keputusan – keputusan yang mempunyai
efek jangka panjang kepada firma tersebut. Contohnya adalah keputusan –
keputusan mengenai jumlah, lokasi, dan kapasitas dari gudang dan pabrik,
dan alur bahan – bahan melalui jaringan logistic.
• Level taktis meliputi keputusan yang biasanya diperbaharui antara tiap ¼
tahun dan tiap 1 tahun. Ini meliputi keputusan pembelian dan produksi, aturan
inventori, dan strategi transportasi, termasuk berapa sering pelanggan
dikunjungi.
• Level operasional meliputi keputusan sehari – hari seperti penjadwalan,
penentuan lead time, penentuan rute, dan pemuatan truk.
Manajemen suplai rantai harus memasukan masalah - masalah:
• Konfigurasi Jaringan Distribusi: Jumlah dan lokasi supplier, fasilitas
produksi, pusat distribusi ( distribution centre/D.C.), gudang dan pelanggan.
• Strategi Distribusi: Sentralisasi atau desentralisasi, pengapalan langsung,
Berlabuh silang, strategi menarik atau mendorong, logistik orang ke tiga.
• Informasi: Sistem terintregasi dan proses melalui rantai suplai untuk
membagi informasi berharga, termasuk permintaan sinyal, perkiraan,
inventaris dan transportasi dsb.
4
• Manajemen Inventaris: Kuantitas dan lokasi dari inventaris termasuk barang
mentah, proses kerja, dan barang jadi.
• Aliran dana: Mengatur syarat pembayaran dan metodologi untuk menukar
dana melewati entitas didalam rantai suplai.
Eksekusi rantai suplai ialah mengatur dan koordinasi pergerakan material,
informasi dan dana diantara rantai suplai tersebut. Alurnya sendiri dua arah.
3 Tiga Komponen Supply Chain
Menurut Turban, Rainer, Porter (2004, h321), terdapat 3 macam komponen
supply chain, yaitu:
• Rantai Suplai Hulu/Upstream supply chain
Bagian upstream (hulu) supply chain meliputi aktivitas dari suatu perusahaan
manufaktur dengan para penyalurannya (yang mana dapat manufaktur,
assembler, atau kedua-duanya) dan koneksi mereka kepada pada penyalur
mereka (para penyalur second-trier). Hubungan para penyalur dapat diperluas
kepada beberapa strata, semua jalan dari asal material (contohnya bijih
tambang, pertumbuhan tanaman). Di dalam upstream supply chain, aktivitas
yang utama adalah pengadaan.
• Manajemen Internal Suplai Rantai/Internal supply chain management
5
Bagian dari internal supply chain meliputi semua proses pemasukan barang
ke gudang yang digunakan dalam mentransformasikan masukan dari para
penyalur ke dalam keluaran organisasi itu. Hal ini meluas dari waktu
masukan masuk ke dalam organisasi. Di dalam rantai suplai internal,
perhatian yang utama adalah manajemen produksi, pabrikasi, dan
pengendalian persediaan.
• Segmen Rantai Suplai Hilir/Downstream supply chain segment
Downstream (arah muara) supply chain meliputi semua aktivitas yang
melibatkan pengiriman produk kepada pelanggan akhir. Di dalam
downstream supply chain, perhatian diarahkan pada distribusi, pergudangan,
transportasi, dan after-sales-service.
4 Strategi Push dan pull dalam proses supply chain
Dalam strategi push, pelanggan tidak meminta suatu produk untuk di
kembangkan; produk di push ke pelanggan melalui promosi. Suatu contoh dari
produk ini adalah parfum. Para pelanggan tidak mungkin meminta suatu parfum yang
belum pernah mereka cium sebelumnya; parfum tersebut di push kepada mereka
melalui iklan. Strategi push mempunyai ciri – ciri:
• Biasanya dipakai dalam supply chain yang mempunyai variasi perminataan
yang kecil
6
• Jumlah produksi dan distribusi berdasarkan perkiraan jangka panjang atau
berdasarkan permintaan – permintaan yang lampau (dapat mengakibatkan
efek bullwhip)
• Sulit untuk memenuhi perubahan dalam permintaan
• Biasa digunakan untuk produksi dalam jumlah besar
• Cenderung mempunyai inventory yang besar karena memerlukan safety stock
yang besar
Dalam strategi pull, para pelanggan meminta suatu produk dan menarik (pull)
produk itu melalui jalur pengiriman. Contoh dari perusahaan yang menerapkan
strategi ini adalah Ford Australia. Ford Australia hanya memproduksi mobil bila ada
pesanan dari pelanggan.
• Biasanya dipakai dalam supply chain yang mempunyai variasi perminataan
yang tinggi
• Jumlah produksi dan distribusi berdasarkan permintaan pelanggan
• Cenderung mempunyai inventory yang lebih kecil karena bereaksi terhadap
permintaan dari pelanggan
• Waktu untuk berubah sesuai keadaan pasar cenderung lebih singkat
dibandingkan dengan strategi push
• Lebih sulit untuk diterapkan
7
Sebuah supply chain biasanya merupakan gabungan dari strategi push dan
pull. Perhubungan antara tahap push dan tahap pull disebut push-pull boundary.
Contoh dari supply chain ini adalah supply chain dari Dell. Level inventori dari
komponen komponen ditentukan dari perkiraan permintaan secara umum, tetapi
perakitan final berdasarkan permintaan spesifik dari pelanggan. Dalam supply chain
ini, push-pull boundary terdapat di permulaan proses perakitan.
5 Efek bull whip
Efek bull whip adalah sebuah fenomena yang paling sering diamati di saluran
distribusi yang mengandalkan ramalan (forecast). Karena permintaan pelanggan
hampir selalu berfluktuasi, perusahaan- perusahaan harus memakai ramalan sebagai
cara untuk menghitung posisi inventory dan jumlah persediaan asset - asset lain yang
tepat untuk memenuhi permintaan. Ramalan didasarkan pada statistik, karena itu
ramalan dengan jarang sesuai dengan kenyataan yang terjadi secara sempurna.
Karena kesalahan dalam suatu ramalan adalah sebuah kenyataan, perusahaan-
perusahaan sering menyediakan inventori berlebih yang disebut dengan "safety
stock" sebagai persediaan jika permintaan tidak sesuai dengan ramalan. Jika kita
bergerak ke atas dalam supply chain (dari arah konsumen akhir ke penyedia bahan
mentah), masing-masing peserta supply chain akan mengamati variasi di permintaan
yang lebih besar dari level di bawahnya sehingga mereka membutuhkan safety stock
yang lebih besar pula. Fenomena variasi permintaan yang menjadi lebih besar
8
selama kita bergerak ke atas di dalam supply chain (lebih jauh dari pelanggan) ini
disebut bullwhip effect.
Faktor – factor yang menyebakan bullwhip effect antara lain:
• Demand forecasting / Ramalan Permintaan. Karakteristik yang penting dari
demand forecasting adalah semakin banyak data yang diterima, kita semakin
sering merubah perkiraan jumlah dan deviasi standard di perkiraan
permintaan pelanggan. Karena safety stock dan jumlah pemesanan sangat
bergantung pada permintaan ini, pemesan terpaksa merubah jumlah
pemesanan sehingga meningkatkan variasi permintaan
• Lead time. Lead time adalah total waktu yang diperlukan dari saat suatu
perusahaan memesan suatu barang sampai saat perusahaan tersebut dapat
memakai barang tersebut. Lead time digunakan untuk menentukan safety
stock dan jumlah minimum pemesanan suatu barang. Karena itu Lead time
sangat berpengaruh dalam meningkatkan variasi permintaan.
• Batch Ordering. Jika sebuah pedagang eceran memakai system batch
ordering, maka pedagang grosir akan mendapat pemesanan barang dalam
jumlah besar, kemudian beberapa periode tanpa pemesanan, diikuti oleh
pemesanan dalam jumlah besar lagi, dan seterusnya. Karena ini pedagang
eceran akan melihat fluktuasi permintaan yang sangat besar.
• Fluktuasi harga. Jika harga sering berubah, perusahaan – perusahaan akan
berusaha untuk menaikkan jumlah persediaan mereka pada waktu harga
menurun.
9
• Pemesanan yang terlalu besar. Pada waktu periode dimana ada kekurangan
suatu barang, perusahaan – perusahaan akan cenderung memesan lebih besar
sebagai cadangan dlam memenuhi permintaan. Pda waktu periode
kekurangan itu berakhir, perusahaan – perusahaan akan kembali ke pola
pemesanan normal mereka. Ini menyebabkan variasi dalam ramalan
permintaan.
Setelah kita mengetahui apa yang menyebabkan bullwhip effect, kita dapat
mengurangi efeknya dengan:
• Mengurangi ketidak pastian. Ini dapat dilakukan dengan menyediakan tiap
level dalam supply chain dengan informasi permintaan pelanggan yang
sesungguhnya.
• Mengurangi variabilitas. Kita dapat mengurangi variasi dalam permintaan
pelanggan dengan berbagai cara. Salah satunya adalah “everday low
pricing”(EDLP). Perusahaan yang memakai EDLP menawarkan produk
dengan satu harga yang konsisten dibandingkan dengan menawarkan harga
normal dengan harga promosi secara periodic.
• Mengurangi lead time. Lead time terdiri dari 2 komponen: lead time
pemesanan ( waktu yang diperlukan untuk memproduksi dan mengirim suatu
barang) dan lead time informasi ( waktu untuk memproses suatu pesanan) .
Lead time pemesanan dapat dikurangi dengan cross-docking( suatu teknik
untuk mengeluarkan barang – barang dari truk atau kereta yang datang ke
10
truk atau kereta yang keluar dengan sedikit atau tanpa penyimpanan di
antaranya). Lead time informasi dapat dikurangi dengan menerapkan
electronic data interchange (EDI).
• Kerjasama strategis. Contoh: sebuah perusahaan manufaktur bekerjasama
dengan perusahaan penjual eceran untuk mengatur inventori dari penjual
eceran tersebut. Dengan cara ini perusahaan manufaktur akan menghindari
bullwhip effect.
6 Kategori pengukuran kinerja supply chain
Menurut Hugos, Michael, ada empat kategori untuk mengukur kinerja supply
chain, yaitu:
• Pelayanan terhadap pelanggan (customer service)
Pengukuran ini melihat bagaimana suatu supply chain dalam memenuhi
kebutuhan pasar. Ada dua jenis matriks untuk customer service, build to stock
(BTS) dan build to order (BTO). Matriks untuk BTS adalah:
o Tingkat pemenuhan pesanan secara lengkap (complete order fill rate)
dan tingkat pemenuhan pesanan jensi produk (order line item fill rate)
o Tingkat pengiriman yang tepat waktu (on-time delivery rate)
o Nilai total pesanan yang terlambat dilayani (value of total backorders)
atau jumlah pesanan yang terlambat dilayani (number of backorders)
o Frekuensi dan durasi pesanan yang terlambat dilayani (frequency and
duration of backorders)
11
o Tingkat pengembalian produk(Line item return rate)
Matriks yang sering digunakan untuk BTO adalah:
o Permintaan waktu respon pelanggan (quoted customer response time)
dan tingkat pemenuhan secara tepat waktu (on – time completion rate)
o Tingkat pengiriman yang tepat waktu (on – time delivery rate)
o Nilai keterlambatan pesanan (value of late orders) dan jumlah
keterlambatan pesanan (number of late orders)
o Frekuensi dan durasi keterlambatan pesanan (frequency and duration
of late orders)
o Jumlah pengembalian dan perbaikan garansi (number of warranty
returns and repairs)
• Efisiensi Internal
Efisiensi internal adalah kemampuan suatu supply chain untuk menggunakan
asset – asset yang ada untuk menghasilkan keuntungan yang semaksimal
mungkin. Yang dimaksud dengan asset dalam hala ini adalah semua yang
dapat dihitung nilainya secara nyata ( contoh: uang tunai, pabrik, perlatan,
dll). Pengukuran efisiensi internal dapat dilakukan dengan:
o Nilai Persediaan / Inventory Value
Pengukuran ini dilakukan pada suatu waktu tertentu dan dinilai secara
rata – rata dalam periode waktu tertentu. Perusahaan pada normalnya
akan elalu berusaha untuk mengurangi nilai persediaannya.
Pengecualian dari hal ini adalah pada waktu pasar dalam tahap
12
perkembangan, karena nilai dari persediaan perusahaan tersebut akan
meningkat.
o Perputaran persediaan / inventury turns
Dalam pengukuran ini, kita mengukur rasio perputaran persediaan
atau inventory turn over ratio, yang mempunyai rumus:
inventory turn over ratio = annual cost of goods sold / annual average
inventory value
o Nilai Laba Penjualan / return on sales
Digunakan untuk menghitung bagaimana suatu perusahaan mengatur
biaya tetap, biaya variabel serta penghasilan kotor. Nilai Laba
Penjualan dapat dihitung dengan rumus:
return on sales = earnings before interest & tax /sales
o Waktu Perputaran dari tunai ke tunai / cash to cash cycle time
Mengukur waktu yang diperlukan dari saat perusahaan membayar
penyedia bahan baku hingga perusahaan itu menerima pembayaran
dari pelanggannya. Semakin pendek waktu yang diperlukan, semakin
bagus perputaran keuangan perusahaan tersebut. Nilai ini dapat
dihitung dengan rumus:
cash to cash cycle time = inventory days of supply + days sales
outstanding – average payment period on purchases
• Fleksiblitas terhadap permintaan pasar (demand flexibility)
13
Pengukuran ini menunjukkan kemampuan suatu perusahaan dalam bereaksi
terhadap perubahan kebutuhan secra kuantitas dan jenis produk. Beberap ukuran
fleksibilitas antara lain:
o Waktu perputaran aktifitas / activity cycle time
Mengukur waktu yang diperlukan untuk melakukan suatu aktifitas
dalam supply chain, seperti desain produk, perakitan produk, dan lain
–lain. Waktu perputaran aktifitas dapat dihitung untuk satu
perusahaan maupun untuk seluruh supply chain. Yang terpenting
adalah waktu yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan konsumen
akhir dalam supply chain tersebut.
o Fleksibilitas kapasitas/ upside flexibility
Mengukur kemampuan suatu supply chain untuk menanggapi
pertambahan volume pesanan untuk produk yang mereka tawarkan.
Contoh: jumlah pesanan meningkat 50%, apakah pesanan dapat
terpenuhi atau menjadi back order. Fleksibilitas kapasitas dapat
diukur dari persentase peningkatan pesanan yang dapat di akomodasi
untuk suatu produk.
o Fleksibilitas tambahan / outside flexibility
Adalah kemampuan suatu perusahaan untuk dapat menyediakan
produk tambahan di luar produk normal yang ditawarkan kepada
pelanggannya secara cepat. Di saat pasar telah jenuh, maka produk
yang dulunya tidak termasuk dalam produk yang ditawarkan, bisa
14
asaja menjadi produk tambahan atau komplemen yang dapat menarik
pelanggan baru serta mampu meningkatkan penjualan kepada
pelanggan yang telah ada.
• Pengembangan produk (product development)
Matriks pengembangan produk ini ditujukan untuk mengukur kemampuan
suatu perusahaan supply chain untuk melakukan desain, mengembangkan,
dan mengeluarkan produk baru kepada pasar yang dilayaninya. Adanya
inovasi teknis, perubahan sosial budaya, dan ekonomi dapat menyebarkan
suatu pasar berubah seiring dengan berjalannya waktu. Hal ini dapat diukur
dari:
o Persentase total penjualan produk yang dipasarkan tahun sebelumnya
o Waktu yang diperlukan untuk mengembangkan dan meluncurkan
suatu produk baru
7 Teknologi Informasi untuk Managemen Supply chain
Teknologi Informasi telah dipakai untuk managemen Supply chain dalam
hampir semua bidang usaha. Untuk menggunakan informasi, kita perlu
mengumpulkan, mengakses dan menganalisanya. Tujuan sistem managemen Supply
Chain di area ini adalah:
• Mengumpulkan informasi tentang tiap produk dari produksi hingga
pengiriman atau titik pembelian, dan menyediakan transparansi utnuk
semua pihak yang terlibat
15
• Mengakses data apa pun di dalam sistem dari satu titik kontak
• Menganalisa, merencanakan aktifitas dan membuat pertukaran
berdasarkan informasi dari seluruh supply chain
Untuk mencapai tujuan ini, ada beberapa cara:
• Standarisasi
Standar – standar IT lah yang membuat sistem – sistem dapat bekerja
sama. Mereka yang paling menentukan ongkos dan kelayakan suatu
implementasi
• Infrastruktur IT
Infrastruktur IT, baik internal dan eksternal di perusahaan, adalah
komponen dasar kapabilitas sistem. Tanpa kapabilitas komunikasi dan
database, beberapa tujuan yang telah di jelaskan tidak dapat dicapai.
• Bisnis Elektronik
Bidang bisnis elektronik berkembang depat cepat. Apakah artinya untuk
perusahaan dan level bisnis elektronik apa yang dapat dicapai dan cost -
effective
• Komponen sistem Supply chain
Sistem – sistem yang langsung terlibat dalam perencanaan supply chain.
Sistem – sistem ini biasanya menggabungkan elemen – elemen DSS
jangka pendek dan jangka panjang.
• Masalah – masalah integrasi
16
Bagaimana prioritas ditentukan untuk mencapai tujuan yang disebutkan
di atas? Investasi apa saja yang perlu untuk jangka pendek dan panjang?
Gambar 2.2: Tujuan dan cara Managemen Supply chain di bidang informasi
7.1. Tahapan Evolusi Teknologi Informasi di Dalam Suatu Perusahaan
Secara umum, sebuah perusahaan akan melalui lima tahapan evolusi dalam
pengembangan sistem informasinya , yakni:
A). The Cross-Functional Business Unit yang merupakan pengembangan modul
aplikasi untuk fungsi bisnis tertentu saja, seperti misalnya untuk keperluan
17
transaksi pembelian, penyusunan laporan keuangan, pencetakan slip gaji
pegawai, dan lain sebagainya.
B).The Strategic Business Unit yang merupakan hasil penyatuan beberapa fungsi
manajemen di dalam sebuah divisi atau business unit tertentu untuk membantu
manajemen dan staf dalam mencapai obyektif yang ditargetkan terhadap divisi
atau business unit tersebut.
C). The Integrated Enterprise yang merupakan sebuah sistem informasi terpadu
yang mengintegrasikan berbagai modul-modul aplikasi yang dimiliki seluruh
divisi atau business unit yang ada di dalam perusahaan, dimana merupakan
embrio dari sistem informasi korporat terpadu.
D). The Extended Enterprise yang merupakan penggabungan antara sistem
informasi korporat terpadu yang telah dimiliki oleh internal perusahaan dengan
satu atau lebih sub-sistem dari perusahaan atau entiti lain yang merupakan mitra
kerja dari perusahaan terkait.
E). The Inter-Enterprise Community yang merupakan hasil dari berbagai
hubungan terintegrasi sistem informasi antar perusahaan yang ada dalam
komunitas bisnis sehingga membentuk jejaring sistem informasi yang sangat
besar dan luas cakupannya.
18
7.2. Peranan Teknologi Informasi di Dalam Manajemen Supply Chain
Menurut Eko Indrajit, secara umum, peranan teknologi informasi di dalam
manajemen supply chain dapat dilihat dari dua perspektif besar:
• Perspektif Teknis
• Perspektif Manajerial
7.2. 1. Perspektif Teknis
Dilihat dari sisi teknis, ada dua hal fungsi dari teknologi informasi yang harus
dipenuhi, yaitu fungsi penciptaan dan fungsi penyebaran.
Fungsi Penciptaan
Aspek-aspek yang harus dapat dilakukan oleh teknologi informasi adalah
sebagai berikut:
Teknologi informasi harus mampu menjadi medium atau sarana untuk
mengubah fakta-fakta atau kejadian-kejadian sehari-hari yang dijumpai dalam bisnis
perusahaan ke dalam format data kuantitatif. Ada dua cara umum yang biasa
dipergunakan, yaitu secara manual dan otomatis. Yang dimaksud dengan manual
adalah dilibatkannya seorang user untuk melakukan data entry terhadap fakta-fakta
relevan di dalam aktivitas sehari-hari yang dipandang perlu untuk direkam. Misalnya
catatan pengeluaran keuangan, keluhan pelanggan, pesanan konsumen, pengeluaran
19
barang dari gudang, dan lain sebagainya. Sementara yang dimaksud dengan cara
otomatis di sini adalah jika berbagai teknologi dipergunakan sebagai alat untuk
merekam fakta dan mengubahnya menjadi data tanpa harus melibatkan unsur
manusia sebagai data entry. Contohnya adalah penggunaan barcode untuk kode
barang, smart card untuk data pelanggan, kartu kredit untuk pembayaran, dan lain
sebagainya.
o Teknologi harus mampu merubah data mentah yang telah dikumpulkan
tersebut menjadi informasi yang relevan bagi setiap penggunanya
(stakeholders), yaitu manajemen, staf, konsumen, mitra bisnis, pemilik
perusahaan, dan pihak-pihak lain yang berkepentingan. Bentuk pengolahan
data menjadi informasi dapat dilakukan dengan berbagai cara, seperti
melakukan pengelompokkan data sejenis, mendeskripsikan kumpulan data
dalam bentuk statistik, membuat ringkasan data berdasarkan kelompok
tertentu, memperlihatkan karakteristik data dari berbagai perspektif, dan lain
sebagainya. Bagi manajemen dan staf perusahaan, informasi hasil olahan
data ini merupakan data mentah yang dibutuhkan untuk mengambil
keputusan-keputusan strategis maupun taktis.
o Hasil dari pengambilan keputusan akan memberikan berbagai dampak
langsung maupun tidak langsung terhadap kinerja bisnis perusahaan.
Informasi yang dihasilkan dari pengolahan data sehari-hari dilengkapi
dengan pengalaman (jam terbang) dan intelektualitas sang pengambil
keputusan pada akhirnya akan menjadi sebuah pengetahuan atau knowledge
20
bagi yang bersangkutan. Feedback dari hasil pengambilan keputusan ini
sangat baik untuk diketahui oleh berbagai pihak yang berkepentingan di
dalam perusahaan. Hasil pengambilan keputusan yang baik harus menjadi
contoh bagi orang lain di dalam perusahaan, sementara hasil yang buruk
harus pula dipelajari agar tidak terjadi kembali di kemudian hari. Adalah
tugas teknologi informasi selanjutnya, untuk mengolah informasi yang
diperoleh dengan berbagai konteks organisasi yang ada, menjadi sebuah
knowledge yang dapat diakses oleh semua pihak di dalam perusahaan.
o Akhirnya, kumpulan dari knowledge yang diperoleh dan dipelajari selama
perusahaan beroperasi akan menjadi suatu bekal “kebijaksanaan” (wisdom)
yang tidak ternilai harganya. Wisdom yang diperoleh merupakan hasil dari
pembelajaran sebuah organisasi (learning organisation) yang akan
merupakan identitas perusahaan di masa mendatang. Wisdom yang tertanam
di masing-masing individu pelaku aktivitas bisnis sehari-hari diharapkan
akan membuat perusahaan terkait menjadi sebuah organisasi yang selalu
meningkat kinerjanya. Merubah knowledge menjadi wisdom merupakan
tugas teknologi informasi yang terakhir dalam proses penciptaan. Telah
banyak aplikasi-aplikasi dalam kategori artificial intelligence dan expert
system yang telah diimplementasikan di berbagai perusahaan multi nasional
untuk menggantikan fungsi manusia dalam mengambil keputusan-keputusan
kritikal di dalam bisnis.
Fungsi Penyebaran
21
Terhadap entiti-entiti fakta, data, informasi, knowledge, dan wisdom tersebut,
teknologi informasi memiliki fungsi-fungsi yang berhubungan dengan aspek
penyebaran sebagai berikut:
• Gathering. Teknologi informasi harus memiliki fasilitas-fasilitas yang
mampu untuk mengumpulkan entiti-entiti tersebut dan meletakkannya di
dalam suatu media penyimpan digital. Media penyimpan tersebut harus
mampu untuk menangkap berbagai karakteristik unik dari entiti-entiti terkait,
yang biasa direpresentasikan dalam berbagai bentuk format media (multi-
media), seperti: teks, suara (audio), citra (image), gambar bergerak (video),
dan lain-lain.
• Organising. Untuk memudahkan pencarian terhadap entiti-entiti tersebut di
kemudian hari, teknologi informasi harus memiliki mekanisme baku dalam
mengorganisasikan penyimpanan entiti-entiti tersebut di dalam media
penyimpan. Konsep-konsep struktur data, database, dan sistem berkas
merupakan dasar-dasar ilmu yang kerap dipergunakan sehubungan dengan
kebutuhan ini.
• Selecting. Di saat berbagai pihak di dalam perusahaan membutuhkan entiti-
entiti tersebut, teknologi informasi harus menyediakan fasilitas untuk
memudahkan pencarian dan pemilihan. Teknologi portal merupakan salah
satu cara yang sedang digemari oleh perusahaan dalam memecahkan
permasalahan ini.
22
• Synthesizing. Tidak jarang para pengambil keputusan membutuhkan lebih
dari satu entiti (gabungan beberapa entiti) untuk memudahkannya melihat
situasi bisnis perusahaan. Contohnya adalah seorang manajer yang
membutuhkan peta jalur distribusi rekanannya yang dilengkapi dengan data
lengkap karakteristik masing-masing jalur. Di sini dibutuhkan gabungan
antara media gambar (image) dengan teks. Teknologi informasi harus
mampu memenuhi kebutuhan manajer ini dalam menggabungkan beberapa
entiti menjadi satu paket kesatuan yang terintegrasi.
• Distributing. Akhirnya, teknologi informasi harus memiliki infrastruktur
yang dapat menyalurkan berbagai entiti dari tempat disimpannya entiti-entiti
tersebut ke pihak-pihak yang membutuhkannya. Proses menyebarkan entiti
ini harus pula memperhatikan tingkat kebutuhannya, seperti kecepatan
akses, penting tidaknya entiti, dan lain sebagainya. Untuk dapat
mendistribusikan entiti multi media misalnya, dibutuhkan suatu media
transmisi berpita lebar (high bandwidth) agar performa penyebaran dapat
efektif.
7.2. 2. Perspektif Manajerial
Dilihat dari sisi bisnis dan manajerial, terutama dalam kaitannya dengan
Manajemen Supply Chain, ada 4 (empat) peranan yang diharapkan perusahaan dari
implementasi efektif sebuah teknologi informasi.
23
Minimize Risks
Setiap bisnis memiliki resiko, terutama yang berkaitan dengan faktor-faktor
keuangan. Pada umumnya resiko berasal dari adanya ketidakpastian dalam berbagai
hal dan aspek-aspek eksternal lain yang berada di luar kontrol perusahaan.
Contohnya adalah kurs mata uang yang berfluktuasi, perilaku konsumen yang
dinamis, jadwal pemasokan barang yang tidak selalu ditepati, jumlah permintaan
produk yang tak menentu, dan lain-lain. Saat ini berbagai jenis aplikasi telah tersedia
untuk mengurangi resiko-resiko yang kerap dihadapi oleh bisnis, seperti: forecasting,
financial advisory, market review, planning expert, dan lain-lain. Problem-problem
klasik inventori seperti permasalahan lead time, stok barang, jalur distribusi pun telah
tersedia aplikasinya yang biasanya menggunakan pendekatan simulasi. Kehadiran
teknologi informasi selain harus mampu membantu perusahaan untuk mengurangi
resiko bisnis yang ada, perlu pula menjadi sarana untuk membantu manajemen dalam
mengelola resiko (managing risks) yang dihadapi sehari-hari.
Reduce Costs
Tawaran lain yang ditawarkan oleh teknologi informasi adalah perbaikan
efisiensi dan optimalisasi proses-proses bisnis di perusahaan. Peranan teknologi
informasi sebagai katalisator dalam berbagai usaha mengurangi biaya-biaya
operasional perusahaan pada akhirnya akan berpengaruh terhadap profitabilitas
24
perusahaan. Sehubungan dengan hal ini, biasanya ada empat cara yang ditawarkan
oleh teknologi informasi untuk mengurangi biaya-biaya yang kerap dikeluarkan
untuk kegiatan operasional sehari-hari. Keempat cara tersebut adalah sebagai berikut:
1. Eliminasi Proses. Implementasi berbagai komponen teknologi informasi
mampu untuk menghilangkan atau mengeliminasi proses-proses yang dirasa
tidak perlu (non value added processes). Contohnya adalah penyediaan
ATM untuk mengurangi antrian nasabah di teller masing-masing bank, atau
call center untuk menggantikan fungsi customer service dalam menghadapi
keluhan pelanggan.
2. Simplifikasi Proses. Berbagai proses yang panjang dan berbelit-belit
(birokratik) biasanya dapat disederhanakan dengan mengimplementasikan
berbagai komponen teknologi informasi (database dan aplikasi misalnya).
Sebut saja rangkaian proses permohonan kredit di bank hingga
persetujuannya yang biasanya harus melalui beberapa meja, dapat
dipersingkat dengan menggunakan aplikasi intranet. Atau proses transfer
uang dari satu bank ke bank lainnya yang kerap harus melalui teller kini
dapat dilakukan melalui situs bank terkait di internet.
3. Integrasi Proses. Teknologi informasi juga mampu melakukan pengintegrasian
beberapa proses menjadi satu sehingga terasa lebih cepat dan praktis (secara
langsung meningkatkan kepuasan pelanggan). Contohnya adalah proses
permohonan Surat Ijin Mengemudi. Di negara maju, rangkaian proses serial
25
semacam pengambilan foto, sidik jari, tanda tangan, berat badan, dan tinggi
badan, telah dapat dilakukan secara simultan. Seorang pelamar tidak harus
menghabiskan waktunya antre dari satu tempat ke tempat lainnya untuk
melakukan rangkaian kegiatan di atas, tetapi cukup berdiri saja di suatu
tempat dengan posisi tertentu, sehingga pemotretan, pengambilan sidik jari,
penimbangan berat dan tinggi badan, serta penandatanganan dapat
dilakukan secara bersamaan karena adanya perangkat digital.
4. Otomatisasi Proses. Mengubah proses manual menjadi otomatis merupakan
tawaran klasik dari teknologi informasi. Contohnya adalah aplikasi robotika
di industri manufaktur untuk menggantikan manusia, atau fuzzy logic untuk
menggantikan fungsi berbagai mesin dan peralatan, atau scanner untuk
menggantikan fungsi mata manusia dalam meletakkan dan mencari barang
di gudang, dan lain sebagainya.
Add Value
Peranan selanjutnya dari teknologi informasi adalah untuk menciptakan value
bagi pelanggan perusahaan. Tujuan akhir dari penciptaan value tidak sekedar untuk
memuaskan pelanggan saja (customer satisfaction), tetapi lebih jauh untuk
menciptakan loyalitas (customer loyalty) sehingga pelanggan tersebut bersedia untuk
selalu menjadi konsumen perusahaan untuk jangka waktu yang panjang (customer
bonding). Kemampuan menciptakan relasi secara one-to-one antara perusahaan
26
dengan pelanggan merupakan kunci dalam menjalin hubungan interaksi yang
bermanfaat di mata pelanggan, selain usaha perusahaan untuk selalu menciptakan
produk atau jasa yang lebih murah, lebih baik, dan lebih cepat (cheaper, better,
faster) dibandingkan dengan kompetitor bisnisnya. Yang perlu diperhatikan di sini
adalah bahwa yang menentukan value atau tidaknya sebuah pelayanan atau proses
adalah pelanggan atau pasar, bukan internal perusahaan, sehingga teknologi
informasi selain harus mampu menciptakan value tersebut, dapat pula menjadi sarana
efektif untuk mengidentifikasi hal-hal yang dapat ditransformasikan menjadi value
bagi pelanggan perusahaan.
Create New Realities
Perkembangan teknologi informasi yang terakhir ditandai dengan pesatnya
teknologi internet, telah mampu menciptakan suatu arena bersaing baru bagi
perusahaan, yaitu di dunia maya. Berbagai konsep e-business semacam e-commerce,
e-procurement, e-customers, e-loyalty, dan lain-lain pada dasarnya meruapakan suatu
cara memandang baru di dalam menanggapi mekanisme bisnis di era globalisasi
informasi. Price Waterhouse Coopers mengidentifikasi empat tahapan evolusi yang
akan dihadapi oleh perusahaan modern karena berkembangnya teknologi informasi,
yaitu:
1. Channel Enhancement – bagaimana teknologi informasi menyediakan kanal-
kanal atau cara-cara baru dalam menjalin relasi antara para pelaku bisnis
27
yang kesemuanya terkoneksi dengan arena bisnis baru di dunia maya tanpa
mengenal kendala waktu dan ruang (time and space);
2. Value-Chain Integration – bagaimana berbagai perusahaan di dunia melalui
dunia maya membentuk suatu jejaring bisnis (internetworking) yang saling
bekerja sama untuk menciptakan produk atau jasa yang semakin lama
semakin murah, cepat, dan berkualitas baik;
3. Industry Transformation – bagaimana dampak dari berbagai kemungkinan
bisnis dan kerja sama antar perusahaan membawa perusahaan untuk
melakukan redefinisi terhadap bisnis inti (core business) berdasarkan
kompetensinya masing-masing, karakteristik produk dan jasa, serta
segmentasi industri yang berkembang; dan
4. Convergence – bagaimana berbagai industri-industri yang terdahulu
tersegmentasi menjadi saling bersinergi dan berkonvergensi akibat berbagai
inovasi-inovasi produk dan jasa baru yang mungkin diciptakan dengan
kehadiran teknologi informasi (across the industry boundaries).
8 Analisis Finansial dari Sebuah Projek
Ada tiga cara utama untuk menentukan nilai finansial dari sebuah projek,
yaitu dengan menggunakan:
1. Analisis Net present value (NPV), yaitu metode untuk menghitung
pendapatan atau kerugian finansial netto yang diharapkan dari sebuah projek
28
dengan mendiskon semua aliran keluar dan masuk uang yang diprediksi ke
titik waktu saat ini. Semakin tinggi NPV semakin baik.
2. Return on investment (ROI) dihitung dengan mengurangi ongkos projek
dari keuntungan kemudian membaginya dengan ongkos projek. Semakin
tinggi ROI, semakin baik
3. Analisis Payback Period, yaitu waktu yang diperlukan untuk menutup,
dalam bentuk aliran uang masuk netto, ongkos total projek. Payback terjadi
ketikan keuntungan kumulative netto yang terdiskon sama dengan ongkos.