Upload
duongthu
View
242
Download
1
Embed Size (px)
Citation preview
BAB II
LANDASAN TEORI
Bagi sebagian pemain musik, komposer, arranger, bahkan pendidik musik
yang belum atau tidak pernah bersentuhan dengan industri musik, peranan
manajemen pada aktifitas musik tidak mereka fahami. Hal ini sangat dimengeti
mengingat mereka hanya berkecimpung pada fase proses kreatifitas penciptaan
musik, penyajian musik, dan transfer keterampilan atau pengetahuan musik belaka.
Akan tetapi bagi orang-orang yang sudah sampai pada fase kegiatan produksi dan
pemasaran musik, maka disiplin ilmu manajemen adalah sebuah acuan yang
mampu membimbing tindakan dan pemikiran mereka saat memecahkan
permasalahan. Acuan tersebut mereka gunakan pada saat memecahkan
permasalahan pada kegiatan produksi musik, pemasaran musik, termasuk juga pada
saat melakukan proses penciptaan dan latihan. Contoh dari peranan manajemen
pada musik dapat dilihat pada fenomena industri musik di negara-negara barat.
Kemajuan industri musik dan pendidikan musik pada negara-negara di Eropa dan
di Amerika tidak saja karena teknologi yang canggih, akan tetapi karena
kemampuan dalam mengaplikasikan prinsip-prinsip tata kelola atau manajemen
pada setiap sub pekerjaan.
Pertunjukan musik adalah salah satu bentuk lain untuk menyampaikan karya
musik kepada khalayak selain format rekaman. Sebuah pertunjukan musik akan
melibatkan berbagai unsur termasuk infrastruktur, serta akan terdiri dari berbagai
aktifitas. Banyaknya unsur dan aktifitas yang terlibat membutuhkan pengaturan
yang tepat agar tujuan dari pertunjukan dapat dicapai dengan efektif akan tetapi
melalui cara-cara yang efisien. Pemikiran ini perlu direalisasikan terlebih apabila
pertunjukan tersebut dilakukan untuk kepentingan profit dimana seluruh unsur dan
aktifitas akan dikaitkan dengan parameter dari nilai-nilai ekonomis. Jika merujuk
pada prinsip-prinsip manajerial, penggunaan seluruh unsur dan aktifitas yang
terlibat harus melalui tahap perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan (atau
kepemimpinan), pengawasan, dan evaluasi.
2.1. Pengertian Manajemen
Dalam suatu organisasi diperlukan manajemen untuk mengatur proses
penyelenggaraan organisasi hingga tercapainya tujuan dari organisasi tersebut.
Pada instansi pemerintah khususnya menyangkut soal pelayanan publik,
diperlukan manajemen yang efektif dan efisien dalam proses penyelenggaraan
pelayanan agar tercapainya tujuan dari pelayanan itu sendiri yakni kepuasan
masyarakat.
Kata manajemen berasal dari bahasa Prancis kuno ménagement, yang
memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur. Selain itu juga, manajemen
berasal dari bahasa inggris yaitu management berasal dari kata manage
menurut kamus oxford yang artinya memimpin atau membuat keputusan di
dalam suatu organisasi. Istilah manajemen yang diterjemahkan dari kata
manage memang biasanya dikaitkan dengan suatu tindakan yang mengatur
sekelompok orang di dalam organisasi atau lembaga tertentu demi mencapai
tujuan-tujuan tertentu.
Pada penelitian ini, peneliti mengutip definisi manajemen menurut
beberapa ahli. Menurut Manulang (Atik & Ratminto, 2012: 1) mendefinisikan
manajemen sebagai suatu seni dan ilmu perencanaan, pengorganisasian,
pengarahan, penyusunan dan pengawasan daripada sumber daya manusia
untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu.
G.R Terry (Hasibuan, 2009 : 2) mendefinisikan manajemen sebagai
suatu proses yang khas yang terdiri dari tindakan-tindakan perencanaan,
pengarahan dan pengendalian yang dilakukan untuk menentukan serta
mencapai sasaran-sasaran yang telah ditentukan melalui pemanfaatan sumber
daya manusia dan sumber-sumber lainnya. Sedangkan menurut Stoner dan
Freeman (Safroni, 2012: 44) manajemen adalah proses perencanaan,
pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian upaya anggota organisasi
dan proses penggunaan semua sumber daya organisasi untuk tercapainya
tujuan organisasi yang telah ditetapkan.
Berdasarkan pengertian-pengertian manajemen yang telah dijelaskan
diatas, maka dalam penelitian ini dapat dipahami bahwa manajemen
merupakan suatu rangkaian kegiatan mulai dari perencanaan,
pengorganisasian, pengarahan, pengendalian serta pengawasan dengan
memanfaatkan sumber daya manusia serta sumber-sumber daya lainnya untuk
mencapai suatu tujuan organisasi yang telah ditentukan.
2.1.1 Fungsi-Fungsi Manajemen (Management Functions)
Fungsi-fungsi manajemen adalah elemen-elemen dasar yang selalu
ada dan melekat di dalam proses manajemen yang akan dijadikan acuan oleh
manajer dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan. Namun
terdapat perbedaan pandangan mengenai fungsi-fungsi manajemen oleh
beberapa ahli. Menurut George R. Terry (Hasibuan, 2009 : 38) fungsi-fungsi
manajemen meliputi Perencanaan (planning), Pengorganisasian
(organizing), Pengarahan (actuating) dan Pengendalian (controlling).
Sedangkan menurut Ricki W. Griffin (Ladzi Safroni, 2012 : 47), fungsi-
fungsi manajemen meliputi Perencanaan dan Pengambilan Keputusan
(planning and decision making), pengorganisasian (organizing), Pengarahan
(leading) serta pengendalian (controlling). Menurut Henry Fayol (Safroni,
2012 : 47), fungsi-fungsi manajemen meliputi Perencanaan (planning),
Pengorganisasian (organizing), Pengarahan (commanding),
Pengkoordinasian (coordinating), Pengendalian (controlling). Menurut
Hendry Fayol Ada 5 fungsi Manajemen (PO3C), terdiri dari :
1. Perencanaan (planning) berupa penentuan langkah-langkah yang
memungkinkan organisasi mencapai tujuan-tujuannya.
2. Pengorganisasian dan (organizing), dalam arti mobilisasi bahan
materiil dan sumber daya manusia guna melaksanakan rencana.
3. Memerintah (Commanding) dengan memberi arahan kepada
karyawan agar dapat menunaikan tugas pekerjaan mereka
4. Pengkoordinasian (Coordinating) dengan memastikan sumber-
sumber daya dan kegiatan organisasi berlangsung secara harmonis
dalam mencapai tujuannya.
5. Pengendalian (Controlling) dengan memantau rencana untuk
membuktikan apakah rencana itu sudah dilaskanakan sebagaimana
mestinya.
Namun saat ini, lima fungsi tersebut telah diringkas sedetail mungkin
oleh Hendry Fayol yaitu :
1) Planning atau perencanaan
Merupakan pemilihan atau penetapan tujuan-tujuan organisasi
dan penentuan strategi kebijaksanaan proyek program prosedur
metode sistem anggaran dan standar yang dibutuhkan utk mencapai
tujuan.
2) Organizing atau pengorganisasian
Penentuan sumber daya-sumber daya dan kegiatan-kegiatan
yg dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi. Perancangan dan
pengembangan suatu organisasi atau kelompok kerja yg akan dapat
membawa hal-hal tersebut ke arah tujuan. Penugasan tanggung
jawab tertentu Pendelegasian wewenang yang diperlukan kepada
individu-individu untuk melaksanakan tugasnya.
3) Staffing
Staffing atau penyusunan personalia adl penarikan
(recruitment) latihan dan pengembangan serta penempatan dan
pemberian orientasi pada karyawan dalam lingkungan kerja yg
menguntungkan dan produktif.
4) Leading atau fungsi pengarahan
Adalah bagaimana membuat atau mendapatkan para karyawan
melakukan apa yg diinginkan dan harus mereka lakukan.
5) Controlling atau pengawasan
Adalah penemuan dan penerapan cara dan alat untuk
menjamin bahwa rencana telah dilaksanakan sesuai dengan yg telah
ditetapkan.
2.2. Manajemen Event
Secara global (termasuk di negara berkembang), industri event telah
berkembang pesat dan merupakan bagian penting dalam industri pariwisata
(Craven & Golabowski, 2001: hal.4; Getz, 2007: hal 403). Jika merujuk pada
pendapat para praktisi maka secara common sense, pengertiannya memiliki
lingkup yang luas. Akan tetapi dari berbagai pendapat tersebut apabila
dilakukan ekstraksi maka terdapat benang merah yang sama. Event diartikan
sebagai sebuah peristiwa temporer yang sengaja dibuat untuk memberikan
pengalaman yang menarik dan tak terlupakan kepada penonton. Sesuai dengan
tujuan dan sifatnya maka pengerjaan sebuah event membutuhkan tata kelola
yang spesifik. Beberapa orang melakukan pendekatan melalui prinsip-prinsip
manajemen proyek, dan sebagian menggunakan pendekatan manajemen
umum. Selain itu ada pula yang melkukan dengan manajemen tradisional,
tetapi ada pula yang menggunakan manajemen modern atau manajemen
ilmiah.
Pertunjukan musik adalah sebuah kegiatan temporer yang mampu
memberikan hiburan (Soedarsono, 1999, 57) dan pengalaman terhadap
penonton yang hadir (Getz, 2007, 190). Sesuai dengan fungsi dan karakter yang
terdapat didalamnya maka pengelolaan pertunjukan musik dikelompokan pada
ranah manajemen event. Penyelenggaraan pertunjukan musik bagi sebagian
penyelenggara pertunjukan adalah untuk menjual suatu konsep pengalaman
musik kepada penonton. Sedangkan bagi penonton sendiri harapan menghadiri
pertunjukan adalah mendapatkan timbal balik yang dijanjikan atau pengalaman
yang disampaikan dengan standar tinggi (Getz, 2007: hal 192). Maka dengan
demikian pengalaman adalah suatu output yang dihasilkan dari serangkaian
tindakan sistematis dari sebuah pertunjukan.
Terminologi event menurut The Chambers Dictionary (1998, 560) pada
Bowdin et.al. (2006, 14) diartikan sebagai peristiwa apapun yang tak
terlupakan. Lebih lanjut disebutkan bahwa event berasal dari berbagai
kemungkinan dan dapat terjadi kapanpun. Sedangkan istilah industri event
disampaikan oleh Accepted Practices Exchange (APEX) pada glosarium istilah
(CIC, 2003) sebagai :
Suatu acara yang terorganisir seperti pertemuan, konvensi, pameran, acara
khusus, gala dinner, dan lain-lain. Event sering kali terdiri dari beberapa
perbedaan namun terkait fungsinya.
Sementara menurut Getz (2005, 16) menuliskan bahwa sebuah prinsip yang
berlaku untuk semua event adalah bersifat sementara dan bahwa:
Setiap event sesuatu yang unik yang berasal dari perpaduan antara
manajemen, program, setting dan orang-orang.
Sedangkan menurut pendapat beberapa praktisi (event organizer dan
promotor) yang memiliki pengalaman empiris dibidang penyelenggaraan event
secara common sense dikatakan bahwa event adalah peristiwa yang dapat
diciptakan dalam berbentuk aktifitas apapun. Maka dengan demikian event
dapat diartikan sebagai sebuah peristiwa temporer yang sengaja dibuat untuk
memberikan pengalaman yang menarik dan tak terlupakan kepada penonton.
Secara global (termasuk di negara berkembang), event telah berkembang
pesat menjadi sebuah industri dan merupakan bagian penting dalam industri
pariwisata (Craven & Golabowski, 2001, 4; Getz, 2007; 403). Pertunjukan
musik adalah sebuah kegiatan temporer yang mampu memberikan hiburan
(Soedarsono, 1999, 57) dan pengalaman terhadap penonton yang hadir (Getz,
2007, 190). Sesuai dengan fungsi dan karakter yang terdapat didalamnya maka
pengelolaan pertunjukan musik dikelompokan pada ranah manajemen event.
Penyelenggaraan pertunjukan musik bagi sebagian penyelenggara pertunjukan
adalah untuk menjual suatu konsep pengalaman musik kepada penonton.
Sedangkan bagi penonton sendiri harapan menghadiri pertunjukan adalah
mendapatkan timbal balik yang dijanjikan atau pengalaman yang disampaikan
dengan standar tinggi (Getz, 2007: hal 192). Maka dengan demikian
pengalaman adalah suatu output yang dihasilkan dari serangkaian tindakan
sistematis dari sebuah pertunjukan.
Sesuai dengan tujuan dan sifatnya pengerjaan sebuah event membutuhkan
tata kelola yang spesifik. Beberapa orang melakukan pendekatan melalui
prinsip-prinsip manajemen proyek, dan sebagian menggunakan pendekatan
manajemen umum. Selain itu ada pula yang melakukan dengan manajemen
tradisional, tetapi ada pula yang menggunakan manajemen modern atau
manajemen ilmiah. Terkai dengan manajemen proyek, Gray dan Larson (2000,
hal.4) memberikan definisi ringkas:
...sebuah proyek adalah upaya yang kompleks dan tidak rutin yang dibatasi
oleh waktu, anggaran, sumber daya dan spesifikasi kinerja yang dirancang
untuk memenuhi kebutuhan pelanggan.
Jika merujuk pada definisi tersebut, maka event akan terpasuk pada
manajemen proyek. Sedangkan fungsi manajemen pada proyek adalah
perencanaan, pengorganisasian, memimpin dan mengendalikan proyek.
Manajemen proyek event berkonsentrasi pada proses pengelolaan untuk
menciptakan event, bukan hanya apa yang terjadi pada event tersebut.
Pengelolaan event dapat berlangsung dalam hitungan hari, minggu, bulan,
hingga tahun. Manajemen proyek adalah sistem yang menggambarkan
pekerjaan sebelum event dimulai, event, dan pasca event (Getz, 2005, 16).
2.3. Konsep Event
Konsep sebuah event pada prinsipnya adalah sebuah gagasan tentang
bagaimana memberikan hiburan dan pengalaman yang tak terlupakan kepada
penonton melalui sebuah event. Pengalaman nampaknya menjadi kata kunci
dari pembuatan konsep event. Seperti yang disampaikan Pine & Gilmore
(1998, 99) bahwa pengalaman selalu menjadi aspek penting pada industri
hiburan. Namun, bila mengacu pada pengalaman wisata, saat ini tidak ada
definisi yang diterima secara universal (Tung & Ritchie, 2011, 1368). Berbagai
penulis telah berusaha untuk membahas konsep spesifik, misalnya, Clawson
dan Knetsch (1966), yang mengintegrasikan pengaruh dan hasil pribadi yang
dimulai sebelum dan sesudah penonton kembali dari suatu event, Wang (1999)
yang fokus pada peran otentik, Pine dan Gillmore (1998) yang berfokus pada
aspek yang mencakup kesan emosional, fisik, spiritual dan intelektual yang
dialami penonton saat menghadiri sebuah event; dan Cary (2004) yang fokus
pada momen-momen tak terduga. Page dan Connell (2009, 648) menambahkan
bahwa pengalaman penonton terdiri dari keseluruhan kesan, pengertian,
penilaian dan makna yang penonton temui pada perjumpaannya dengan
tempat, acara, liburan atau aktivitas tertentu. Menurut Tung dan Ritchie (2011),
pengalaman penonton didefinisikan sebagai :
“......evaluasi subyektif individu dan menjalani (yaitu, afektif, kongnitif,
dan perilaku) kejadian yang berkaitan dengan kegiatan wisatanya yang
dimulai sebelum (yaitu perencanaan dan persiapan) , Selama (misalnya, di
tempat tujuan atau acara), dan setelah perjalanan (yaitu, ingatan)..” (hal
1369).
Definisi ini juga bisa berlaku untuk pengalaman menghadiri
pertunjukan musik. Namun, menurut Manners, Kruger dan Saayman (2012),
pengalaman sepertinya tidak mencukupi dan fokusnya beralih ke pengalaman
yang tak terlupakan. Farlex (2012) mendefinisikan kenangan sebagai sesuatu
yang perlu diingat atau diperhatikan. Pine dan Gilmore (1998: hal 98)
menyatakan bahwa sebuah pengalaman terjadi ketika sebuah perusahaan
sengaja menggunakan layanan sebagai panggung, dan barang sebagai alat
peraga untuk melibatkan individu dengan cara yang dapat menciptakan
pengalaman yang tak terlupakan. Ini bisa dilihat sebagai “faktor wow” saat
merancang dan mengelola acara (Citrine, 1995). Manners et al. (2012)
mendefinisikan pengalaman yang tak terlupakan sebagai pengalaman yang tak
hanya diingat, tapi juga berharga. Aspek tertentu memang memengaruhi
pengalaman tak terlupakan saat menghadiri pertunjukan musik. Dalam hal ini,
Manners (2012, 44) berpendapat bahwa ada aspek manajemen, juga disebut
sebagai faktor penentu keberhasilan, mengenai lokasi atau tempat yang berada
di bawah kendali langsung pengelolaan event. Menurut Davis dan Swanson
(2009: hal 57), mengidentifikasi faktor-faktor ini (faktor penentu keberhasilan)
yang dapat dikendalikan oleh manajer event yang berbeda, dapat sangat
penting bagi anggota penonton dan juga sumber aspek yang berpotensi untuk
memastikan kepuasan penonton pada pertunjukan musik live. Van der Wagen
(2005, 76) menegaskan bahwa penting untuk memenuhi kebutuhan penonton.
Dengan demikian penting untuk memahami apa yang ingin dicapai penonton
dari pengalaman yang diantisipasi. Saat menentukan faktor penentu
keberhasilan pada pertunjukan musik, penting juga diingat bahwa penonton
yang berbeda akan mengharapkan, menginginkan atau membutuhkan hal yang
berbeda dari penawaran yang serupa (Yeoman, 2004: 81) dan apa yang mereka
anggap penting untuk pengalaman penonton yang tak terlupakan tidak dapat
dianggap homogen (Manners, 2012: 20).
2.4 Perencanaan Event
Event sebagai media ataupun kegiatan komunikasi tentu juga
memerlukan sebuah perencanaan yang nantinya akan mengarahkan demi
tercapainya tujuan. Sebuah teori terkemuka tentang perencanaan dalam bidang
komunikasi dikemukakan oleh Charles Berger. Berger menyebutkan bahwa,
“Rencana-rencana dari perilaku komunikasi adalah representasi kognitif yang
memberikan panduan untuk mencapai tujuan” (dalam Littlejohn & Foss,
2008:185).
Perencanaan sebuah kegiatan hendaknya perlu diketahui terlebih
dahulu tujuan yang ingin dicapai. Handoko (1995:86) menyebut bahwa ihwal
utama dalam sebuah perencanaan adalah mengetahui tentang tujuan yang ingin
dicapai oleh suatu organisasi di masa depan. Tujuan adalah sebagai acuan
dalam menyusun strategi dan program, karena pada dasarnya strategi dan
program merupakan cara yang dipilih untuk mencapai tujuan. Penetapan
tujuanevent nantinya akan berdampak untuk dapat mempengaruhi bagaimana
keberhasilaneventdalam mempengaruhi audience untuk dapat menyaksikan
merek dari produk atau jasa yang akan dikenalkan pada audience.
Ada beragam tipe perencanaan, Cangara (2013:48-51) membagi tipe
perencanaan kegiatan komunikasi ke dalam dua tipe, yakni perencanaan
strategis dan perencanaan operasional. Perencanaan strategis merupakan
sebuah alat manajemen sebagai sebuah petunjuk yang dapat digunakan oleh
organisasi dari kondisi saat ini untuk bekerja menuju lima sampai sepuluh
tahun ke depan. Adapun perencanaan operasional ialah perencanaan yang
memerlukan tindakan dalam bentuk aktivitas yang dirancang untuk mencapai
tujuan.
Terkait dengan perencanaan event management, Harris dan Allen
(2002:5) membagi perencanaan ke dalam dua tingkat perencanaan event, yakni
pertama, perencanaan strategis yang membahas gambaran besar tentang
sasaran jangka panjang event, termasuk di dalamnya strategi yang dibutuhkan
untuk mencapainya, dan kedua, perencanaan operasional membahas langkah-
langkah tertentu yang dibutuhkan untuk menerapkan strategi tersebut.
Hal yang tidak begitu berbeda juga dijelaskan oleh Christie & McAteer
(2006:14-23) yang membagi perencanaan event ke dalam dua kategori, yakni
“Event Business Plan” dan “Event Action Plan”. Christie dan McAteer
menyatakan bahwa setiap event yang diselenggarakan tidak untuk sekali
penyelenggaraan semestinya memiliki “Business Plan” yang berisikan rencana
strategis untuk proyeksi tiga atau lima tahun ke depan. Sedangkan, “Event
Action Plan” adalah sebuah perencanaan operasional atau “a live management
tool” yang menjelaskan tentang detail-detail kegiatan.
Permas, dkk. (2003:37) memaparkan tahapan kerangka kerja
perencanaan strategis umumnya dimulai dengan menetapkan jangka waktu
perencanaan strategis, biasanya berkisar 3 sampai 5 tahun. Setelah penetapan
jangka waktu perencanaan strategis, selanjutnya pengkajian ulang atas visi dan
misi organisasi dan analisis perkembangan dan kecenderungan faktor-faktor
eksernal dan internal, serta peluang dan ancaman yang dihadapi organisasi.
Tahapan selanjutnya adalah merumuskan indikator keberhasilan. Setelah itu,
organisasi dapat menetapkan sasaran jangka panjang, serta strategi dan
program kerja jangka panjang. Program kerja ini nantinya dijabarkan lebih
lanjut menjadi rencana kerja tahunan. Kerangka kerja ini bukan sesuatu yang
linier melainkan sesuatu yang lebih bersifat analitis dan pembelajaran bersama.
Perencanaan strategis ini kemudian menjadi dasar pijakan dalam
membuat perencanaan operasional penyelenggaraan event. Abdullah
(2009:146) menyatakan bahwa dalam perencanaan event, hal yang penting dan
paling mendasar adalah harus mengandung unsur “5W+1H” (What, When,
Where, Why, Who dan How) yakni apa nama dan maksud diadakan event,
kapan dan dimana akan diadakan, mengapa diadakan, siapa yang terlibat dan
dituju, dan bagaimana menyelenggarakannya. Terkait dengan perencanaan
penyelenggaraan event, Noor (102-119) menyatakan bahwa langkah paling
awal dalam perencanaan adalah membuat draft rencana event, yaitu
mengumpulkan sebanyak mungkin ide yang masuk dan mengidentifikasi isu
utamanya. Selanjutnya ide ini didiskusikan dan disusun secara sistematis oleh
panitia penyelenggara event untuk mendapat masukan dari beberapa penasihat.
Setelah mendapatkan sebuah ide untuk dikembangkan dan dilaksanakan, tahap
awal perencanaan adalah melakukan riset, yaitu pendekatan terhadap
lingkungan penyelenggaraan kegiatan dan pencarian informasi. Dalam
penyelenggaraan sebuah event perlu dipertimbangkan tentang kelayakan dari
penyelenggaraan event tersebut. Sehingga untuk menghindari kerugian sekecil
mungkin bagi pihak yang terkait. Jika memang terdapat kerugian atau pun
kesalahan, itu akan menjadi bahan evaluasi dalam penyelenggaraan event
berikutnya.
Perencanaan operasional umumnya “disederhanakan” ke dalam
beberapa model perencanaan. Model menggambarkan proses langkah- langkah
pelaksanaan suatu program dengan berusaha mengspesifikasi tugas dan
hubungan antar komponen pendukung, serta membuat proyeksi terhadap
kemungkinan yang bisa mempengaruhi proses pelaksanaan (Cangara,
2013:65). Secara lebih spesifik terdapat beberapa model perencanaan event, di
antaranya adalah model “Event Management Cycle”yang ditawarkan oleh Joe
Goldblatt dan Model “Event-E”oleh Oliver Thomas, Bettina Hermes dan Peter
Loos.
Goldbatt (2002:36-55) membagi perencanaan penyelenggaraan event
ke dalam beberapa tahapan agar event terlaksana efektif dan efisien. Tahapan-
tahapan tersebut adalah sebagai berikut:
1) Research (Riset)
Riset dilakukan untuk menentukan kebutuhan, keinginan, dan harapan
dari target pasar. Melalui riset yang dilakukan secara mendalam,
penyelenggara dapat melihat trend yang sedang berkembang, mengembangkan
sistem penyediaan layanan baru, dan memecahkan masalah kecil sebelum
menjadi masalah besar. Terdapat tiga metode riset, yakni kuantitatif, kualitatif
dan campuran.
2) Design
Fase ini merupakan kelanjutan dari proses riset yang dilakukan.
Umumnya, proses ini dimulai dengan adanya brainstorming mengenai tema
dan konsep acara, bagaimana dekorasi dan artistic, hiburan yang disajikan,
strategi komunikasi yang akan digunakan, dan sebagainya. Fase ini juga
dilakukan studi kelayakan event untuk menyaringan ide-ide kreatif yang
muncul. Studi kelayakan event menyangkut tentang kemampuan finansial,
sumber daya manusia, dan kondisi politik.
3) Planning
Planning dilakukan setelah analisis situasi dan bersamaan dengan
tahapan design. Tahapan ini penyelenggara event mulai melakukan beberapa
hal, di antaranya penganggaran waktu yang dipakai untuk melakukan aksi,
pertimbangan pemilihan tempat (venue), menentukan tim kerja, menentukan
pengisi acara, bagaimana mempersiapkan layanan pendukung, bagaimana
produksi, bagaimana mencari sponsor, dan sebagainya.
4) Coordination
Seorang manajer sebuah acara harus mampu melakukan koordinasi dan
berkomunikasi dengan pihak-pihak lain agar dapat bekerja secara simultan
dengan satu tujuan yang sama. Fase ini terkait bagaimana komunikasi dengan
internal panitia, stakeholder, vendor dan sponsor. Termasuk dalam hal ini rapat
dan koordinasi dan komunikasi on site management.
5) Evaluation
Evaluasi dapat dilakukan di setiap fase atau dilakukan secara
menyeluruh. Kegiatan evaluasi dapat dilakukan dengan menggunakan survey
kepuasaan dan melakukan pencataan berapa jumlah peserta dan pengunjung.
Metode evaluasi yang lain adalah melalui monitoring dengan menugaskan
orang lain untuk mengamati event atau dengan metode telepon atau mail
survey.
Bagan 1 Model Event Management Goldbatt
Sumber: Goldbatt, 2002:36
Phase 1
Research
Phase 5
Evaluation
Phase 2
Design
Phase 4
Coordination
Phase 3
Planning
Model perencanaan event yang lain adalah model event management
“Event-E” yang diajukan oleh Oliver Thomas, dkk. (2008:45-52). Model Event-
E ini terdiri dari 4 tahap, yakni:
1) Event Strategy
Beberapa kegiatan dalam fase ini antara lain: evaluasi event sebelumnya
analisa situasi, penentuan tujuan dan sasaran. Tujuan dan sasaran yang telah
disepakati selanjutnya menjadi dasar menetukan strategi dan target audience-
nya.
2) Event Planning
Fase ini berhubungan dengan penyusunan konsep event, periode
kegiatan, mengecek budget yang tersedia, aktivitas pembentukan tim, di mana
lokasi diselenggarakan, siapa yang akan menjadi pengisi acara, monitoring
kinerja, dan sebagainya.
3) Event Realization
Melaksanakan rencana-rencana yang sudah dibuat dalam praktik
penyelenggaraan event. Koordinasi dengan partisipan dan menyelesaikan segala
permasalah yang terjadi di lapangan.
4) Event Controlling
Kontrol dilakukan di setiap fase dan setiap saat, dari saat perencaanaan
hingga saat berlangsungnya event. Termasuk dalam hal ini adalah monitoring
perkembangan di setiap progres yang dilakukan.Selain itu, juga kontrol terhadap
pemakaian keuangan.
Berpijak pada kondisi tersebut peneliti menafsirkan bahwa tata kelola
penyelenggaraan event adalah kegiatan komunikasi yang dilakukan secara
sistematis. Diawali dengan proses riset dan analisa situasi, perumusan desain
acara, perumusan rencana strategi dan operasional, pelaksanaan, dan diakhiri
dengan proses evaluasi.
2.5 Pelaksanaan Event
Tahap pelaksanaan event adalah realisasi dari perencanaan yang telah
dibuat pada saat pra event. Semua yang direncanakan akan mengacu pada tema
atau konsep dari event tersebut, termasuk sasaran yang ingin dicapai.
Mengingat pelaksana event pada pertunjukan perusahaan adalah sebuah event
organizer, maka setiap personil yang terdapat di dalamnya harus mengetahui
fungsi dan kedudukan event organizer.
Event adalah sebuah peristiwa/acara yang teroganisir seperti konvensi,
seminar, pameran, gala dinner, pertunjukan musik, dll. Setiap event adalah unik
dan merupakan perpaduan dari management, program, konsep, dan sumber
daya manusia.
Event Organiser (EO) adalah sebuah organisasi atau tim yang
bertanggung jawab atas produksi acara mulai dari konsep hingga pelaksanaan.
EO bekerja di wilayah public dan privat dalam aktivitas yang membutuhkan
komunikasi yang baik, kemampuan organisasional yang mumpuni, dan
perhatian secara detil. EO bekerja untuk memastikan kelancaran dan efesiensi
dalam penyelenggaraan sebuah event.
Sebagai sebuah organisasi maka pada saat EO melaksanakan event perlu
membuat struktur organisasi dengan cara mengelompokan setiap pekerjaan
kedalam suatu divisi. Jika mensintesa pemikiran dari McCarthy (2001) pada
Hidayat (2011) maka kelompok pekerjaan yang harus dilaksanakan oleh EO
akan terdiri dari beberapa divisi.
a. Divisi Acara
o Project Manager
- Membuat konsep, rencana, strategi event, penjadwalan kerja
secara umum, anggaran dan pendelegasian kerja secara
detail, akurat, dan efisien sebuah event.
- Menetapkan sebuah event apakah event berskala kecil (1-7
hari), sedang (2-4 minggu), atau besar (lebih dari 4 minggu).
- Mempresentasikan dan bertanggungjawab atas konsep event
yang diajukan kepada klien dan sponsor event.
- Mengkoordinasikan semua rencana dan teknis pelaksanaan
event kepada masing-masing divisi, pihak klien, sponsor, dan
artis.
- Bertanggungjawab dan mengontrol kualitas operasional
seluruh event.
- Mencari, menganalisa, dan memecahkan masalah yang
timbul baik pra-event, selama event, dan pasca-event.
- Merangkum seluruh laporan masing-masing divisi sebagai
bahan evaluasi.
o Administrasi
- Mengumpulkan data terkait waktu dan bentuk event.
- Mengurus segala kebutuhan administrasi terkait perizinan
penyelenggaraan event kepada instansi resmi yang terkait.
- Menyusun dan mengirimkan pengajuan kerjasama kepada
pihak-pihak yang terkait (klien, sponsor, dan instansi resmi
terkait).
- Menyusun surat kontrak kerja sama dengan talent, sponsor,
dan partner acara.
- Memastikan seluruh perizinan selesai pada waktunya.
- Memberikan masukan perihal rencana event.
o Legal Manager
Mengurus keperluan perizinan tempat
Mengurus perizinan keamanan dari pihak Kepolisian
Mengurus perizinan parkir
Mengurus perizinan untuk fasilitas pemadam kebakaran
Mengurus perizinan untuk fasilitas petugas medis &
ambulance
Mengurus perizinan untuk fasilitas tim SAR (untuk acara
outdoor)
o General Affairs
- Memeriksa seluruh persiapan administrasi baik teknis
maupun non-teknis.
- Mencatat seluruh perkembangan pra hingga event
berlangsung.
- Menyusun laporan dari masing-masing divisi sebagai bahan
evaluasi.
- Memeriksa seluruh persiapan pendukung sarana dan
prasarana event.
o Front of House
- Mensurvey kelayakan venue event yang telah ditetapkan.
- Berkoordinasi dengan pemilik venue berkaitan dengan jenis,
waktu, dan teknis pelaksanaan event.
- Merancang sistem dan strategi keamanan berkaitan dengan
event.
- Menghitung dan mengkoordinasikan tenaga yang diperlukan
untuk support event (Security, ticket takers, doorman), serta
pengalokasianya di tiap area yang ditentukan selama event
berlangsung.
- Mengatur dan bertanggungjawab atas sirkulasi masuk –
keluarnya pengunjung selama event berlangsung.
- Berkoordinasi dengan pihak kepolisian mengenai rencana
keamanan event, dan mengawasi selama event.
- Berkoordinasi dengan pihak pemadam kebakaran mengenai
penempatan unit personal maupun mobil dan teknis
penggunaannya, dan mengawasi selama event.
- Berkoordinasi dengan paramedik mengenai penempatan
posko, ambulan, dan penanganan yang dibutuhkan, dan
mengawasi selama event.
- Mengontrol tiap pintu masuk dan keluar event dan daerah
vital lainnya seperti stage.
- Memberikan briefing kepada seluruh tenaga support (polisi,
pemadam kebakaran, dan paramedik) mengenai rencana dan
teknis acara.
- Berkoordinasi dengan Project Manager selama pra dan ketika
event.
Dalam kerjanya, FOH dibantu venue coordinator yang bertugas sebagai
berikut:
o Venue Coordinator
- Berkoordinasi dengan pemilik lokasi untuk mengatur
kelancaran event.
- Memetakan keseluruhan area lokasi pertunjukan.
- Mengidentifikasi kebutuhan fasilitas tambahan untuk
pengunjung (ticket box, toilet, signage pintu masuk keluar,
signage fasilitas umum, signange fasilitas acara, parkir, dll.)
- Memetakan dan membagi area sesuai kebutuhan acara (area
produksi,pengunjung, posko polisi, paramedik, dan PMK)
- Memetakan area pemasangan materi / sarana promosi
(Baliho, spanduk, banner, stand, panggung display, dll) di
lokasi.
- Memfasilitasi kebutuhan produksi acara yang disuplai
pemilik venue.
- Mengumpulkan dan meng-update data dan informasi
berkaitan dengan event.
- Memonitor fasilitas selama event berlangsung.
- Memfasilitasi dan membentu produksi event.
- Merangkum informasi dan jadwal kerja keseluruhan dan
mendistribusikan kepada seluruh divisi, manajemen artis,
manajemen venue, dan petugas resmi (kepolisian,
paramedik, dan PMK).
o Talent Coordinator
- Mengumpulkan dan menyusun seluruh data berkaitan
dengan pengisi acara.
- Menyusun penjadwalan berkaitan dengan pengisi acara,
mulai datang hingga pulang.
- Mendampingi dan mengawasi pihak pengisi acara pada
persiapan dan hari pertunjukan.
- Mengatur administrasi pemesanan akomodasi pengisi
acarasesuai jadwal datang dan pergi.
- Mengalokasikan kebutuhan transportasi pengisi acara, sesuai
dengan jumlah personal dan waktu yang telah disepakati
dengan manajemen pengisi acara.
- Memastikan keberadaan pengisi acara pada waktu dan
tempat yang telah ditentukan.
- Mengatur waktu untuk pengisi acara untuk event pendukung
(soundcheck, jumpa pers, waktu tampil, dll.)
- Berkoordinasi langsung dengan pihak Manajemen Artis/
Artis
- Berkoordinasi dengan Production Manager berkaitan hal
teknis di stage & jadwal produksi yang berhubungan dengan
pengisi acara.
- Memastikan pengamanan pengisi acara jika diperlukan.
- Memastikan logistik (meals, refreshment, dsb) pengisi acara
tercukupi dan tepat pada waktunya.
- Bersama Producer merancang sistem dan rute evakuasi
darurat untuk antisipasi hal hal yang tidak diinginkan
- Berkoordinasi dengan Producer jika terjadi masalah
berkaitan dengan pengisi acara
- Membuat laporan keuangan dan evaluasi yang berkaitan
dengan tanggungjawab Talent Coordinator.
Dalam tugasnya, Talent Coordinator dibantu oleh Liaison Officers yang
bertugas sebagai berikut:
o Liaison Officer
- Mengalokasikan personal pengamanan artis yang diperlukan
- Mempelajari sistem keamanan dan bangunan (hotel, venue)
yang akan dipakai oleh pengisi acara.
- Merancang jalur alternatif pengamanan artis untuk masuk
dan keluar baik hotel maupun venue.
- Berkoordinasi dengan Transportasi Artis mengenai rute
perjalanan yang akan dilalui artis (antar kota, dalam kota,
Hotel-Venue-Hotel)
- Memastikan keamanan artis selama di atas panggung (sound
check, show time).
- Mengatur penjadwalan transportasi untuk keperluan pengisi
acara (termasuk manajemen, crew, peralatan).
- Mengalokasikan kendaraan sesuai kebutuhan jemput / antar
kebutuhan pengisi acara (person & barang).
- Memastikan kendaraan dalam keadaan layak jalan beserta
pengemudinya.
- Memastikan operasional antar jemput pengisi acara sesuai
waktunya.
- Merancang rute tercepat dan teraman dalam memenuhi
kebutuhan operasional.
- Mengumpulkan data alamat dan peta lokasi berkaitan dengan
tugas transportasi.
- Mengakomodir pembelanjaan kebutuhan artis (diluar
kebutuhan teknis).
- Mengenal baik tempat, daerah untuk memenuhi kebutuhan
pengisi acara.
- Membuat penjadwalan belanja kebutuhan artis.
- Mendampingi artis / Manajemen / crew dalam pembelanjaan
kebutuhan.
- Mempersiapkan fasilitas kerja belakang panggung.
- Mengidentifikasi kebutuhan setiap artis di area belakang
panggung.
- Menjaga kebersihan dan kerapihan area belakang panggung.
- Memastikan kebutuhan belakang panggung terdistribusi dan
terpasang dengan baik.
- Mengamankan area produksi selama pertunjukan
berlangsung.
- Menjaga keamanan area panggung dibalik barikade
penonton.
- Menjaga area vital belakang panggung lainnya (area
kembang api, dress room, dsb).
- Mengamankan jalan masuk / keluar ke belakang panggung.
- Melakukan sweeping pengamanan belakang panggung
setidaknya 4 jam sebelum pertunjukan.
- Berkoordinasi dengan Stage Manager mengenai area yang
diamankan beserta jumlah alokasi personal.
- Berkoordinasi dengan Stage Manager tentang sistem dan
strategi pengamanan.
- Mempersiapakan rencana pengamanan termasuk evakuasi
pengisi acara jika terjadi hal hal diluar kendali.
- Liaison Officer dapat berjumlah lebih dari satu, tergantung
kebutuhan event.
o Tenant Coordinator
- Mengatur jadwal kegiatan bazaar mulai dari tanggal
pendaftaran, pengumuman hasil seleksi, daftar ulang dan
Technical Meeting peserta acara.
- Mempersiapkan ketentuan dan aturan untuk para peserta
secara tertulis sebagai pedoman pada saat acara berlangsung.
- Mempersiapkan sistem pendaftaran; offline dan atau online.
- Mempublikasikan materi pendaftaran baik, cetak, elektronik
maupun luar ruang dan sosial media.
- Mengkoordinasikan pemasangan / penayangan materi
pendaftaran bazaar baik, cetak, elektronik, dan media social.
- Mempersiapkan design tata ruang lokasi bazaar beserta
seluruh komponennya.
- Mempersiapkan tempat untuk pelaksanaan pendaftaran ulang
tenant dan technical meeting tenant.
- Mengawasi para peserta acara pada saat acara berlangsung
sesuai dengan ketentuan & regulasi yang ditetapkan.
- Berkoordinasi dengan Produser bila terjadi permasalahan
tenant.
- Membuat laporan keuangan dan evaluasi yang berkaitan
dengan tanggungjawab Tenant Coordinator.
o Ticketing Coordinator
- Merencanakan seluruh kebutuhan yang berkaitan dengan
ticketing acara.
- Memilih tempat-tempat penjualan tiket, baik di lokasi event
ataupun luar event.
- Mengontrol hasil penjualan tiket baik di lokasi event ataupun
luar event.
- Memberikan petunjuk tertulis kepada ticket box tentang
teknis pemesanan dan pembelian tiket.
- Menyiapkan lembar tiket di lokasi event ataupun di luar
event.
- Mengkontrol distribusi tiket di tiap ticket box.
- Menjelaskan kesepakatan kerjasama dengan event kepada
masing-masing penjaga ticket box.
- Membuat laporan keuangan dan evaluasi yang berkaitan
dengan tanggungjawab Tocketing Coordinator.
Dalam kerjanya, Ticketing Coordinator dibantu Ticket Takers
Coordinator dan Doorman Coordinator yang bertugas sebagai berikut:
o Ticket Takers Coordinator
- Mengalokasikan Ticket Takers sesuai dengan pintu masuk
dan jumlah personil.
- Mengkoordinasi seluuh kegiatan ticketing di venue event.
- Mencari dan menangani masalah menyangkut tiket
penonton.
- Mengkoordinir pengumpulan sobekan tiket sebagai bukti
jumlah penonton.
- Berkoordinasi dengan FoH mengenai letak dan jumlah pintu
masuk.
- Mengawasi pekerjaan Ticket Takers di masing-masing pintu
masuk.
- Mengumpulkan bundel sobekan tiket / tanda masuk di
masing-masing pintu masuk.
- Memasikan kesiapan Ticket Takers sebelum pembukaan
pintu masuk untuk pengunjung.
Adapun Ticket Takers bertanggungjawab sebagai berikut:
o Ticket Takers
- Memeriksa keaslian tiap tiket pengunjung ketika memasuki
event.
- Menyobek dan mengumpulkan tiket pengunjung sesuai
dengan bagian yang ditentukan.
- Mengumpulkan sisa sobekan tiket sebagai bukti jumlah
pengunjung yang hadir di event.
- Memberikan sisa sobekan tiket kepada Ticket Takers
Coordinator.
- Memeriksa kelengkapan kerja (lembaran tiket, stapler,
stampel, kantong, balpoin, dll.)
- Berkoordinasi dengan Ticket Takers Coordinator jika
menemui masalah selama acara.
o Doorman Coordinator
- Mengalokasikan doorman sesuai pintu dan jumlah personil.
- Mengkoordinasikan seluruh kegiatan Doorman di venue
event.
- Menangani serta mencari solusi masalah arus masuk
pengunjung.
- Memberi pengarahan teknis buka / tutup arus pengunjung.
- Mengawasi pengendalian arus pengunjung ke lokasi.
- Memberikan komando saat pintu pengunjung dibuka.
- Berkoordinsi dengan koordinator Ticket Takers mengenai
penempatan Doorman di setiap pintu.
- Berkoordinasi dengan FoH Manager mengenai permasalahan
arus pengunjung.
b. Divisi Operasional
o Production Manager
- Bertanggungjawab dan mengkoordinir seluruh kegiatan
teknis produksi.
- Menyusun rencana teknis produksi baik pra-event dan
selama event.
- Berkoordinasi dengan stage manager dalam hal produksi
yang berkaitan dengan property stage.
- Bersama dengan production supplier (vendor), melakukan
pengadaan kebutuhan peralatan (stage, rigging, lighting
system, generator, multimedia). Vendor dapat berasal dari
satu atau lebih, sesuai kebutuhan event.
- Membuat laporan terkait teknis produksi, termasuk keuangan
dan evaluasi.
Dalam kerjanya, production manager dibantu production runner yang
bertugas sebagai berikut:
o Production Runner
- Memiliki surat izin mengemudi (A atau C) guna kebutuhan
transportasi untuk produksi dan pengiriman.
- Membantu production manager dalam pengadaan kebutuhan
produksi pra-event dan selama event.
- Memiliki informasi dan pengetahuan mengenai material
untuk produksi properti dan kebutuhan produksi lainnya.
- Memiliki informasi dan pengetahuan mengenai tempat dan
harga untuk produksi properti dan kebutuhan produksi
lainnya.
- Menyediakan suplai listrik sesuai dengan kebutuhan masing-
masing event.
- Mempersiapkan panel listrik untuk kebutuhan event.
- Memastikan daya yang dikeluarkan generator sesuai
kebutuhan.
- Mengkalkulasikan kebutuhan bahan bakar untuk
menjalankan generator.
- Memastikan keamanan instalasi listrik selama event
berlangsung.
- Bertanggungjawab kepada production manager untuk
kebutuhan pengadaan.
- Berkoordinasi dengan production manager untuk kebutuhan
pengadaan.
- Production runner bisa berjumlah satu atau lebih, tergantung
kebutuhan event.
o Stage Manager
- Bertanggungjawab atas kelancaran aktivitas di stage.
- Bertanggungjawab atas kesiapan dan kebutuhan sarana
stage dan pengisi acara.
- Mengambil keputusan sebagai solusi atas masalah yang
timbul di stage, baik terkait dengan sarana stage dan pngisi
acara.
- Membuat perencanaan peralatan band sesuai dengan riders
yang dajukan pengisi acara.
- Berkoordinasi dengan production manager dan talent
coordinator dalam hal teknis, materi, dan rundown acara.
- Mengawasi dan menjaga peralatan serta sarana lain yang
digunakan selama event berlangsung.
- Mempersiapkan segala kebutuhan dan sarana pendukung di
stage selama event berlangsung.
- Sebagai time-keeper selama sound check / rehearsal sesuai
dengan rundown event yang telah disepakati.
- Mengawasi jalannya sound check / rehearsal dan mencatat
segala kekurangan, serta menyempurnakannya.
- Menata setting stage beserta sarana dan peralatan yang
memberikan kenyamanan kepada pengisi acara dan
penonton, sesuai dengan plot yang ditentukan.
- Menentukan boleh tidaknya seseorang berada di atas stage.
- Menjaga kebersihan dan kerapihan stage baik sebelum,
ketika, dan setelah event.
- Mengawasi dan membantu kelancaran proses load-in dan
load-out sarana dan peralatan pengisi acara, dibantu oleh
loader yang menangani langsung proses load-in dan load-
out sarana dan peralatan pengisi acara.
- Membantu security dalam mengamankan stage dan pengisi
acara.
- Bekerjasama dengan liaison officer, menyediakan
kebutuhan non-teknis pengisi acara selama berada di stage.
- Mengkalkulasikan kebutuhan material pembuatan
penggung sesuai event.
- Mengawasi pembangunan stage di lokasi dan waktu yang
telah ditentukan.
- Memeriksa kelayakan stage dan menjamin keselamatan
pekerja dan pengisi acara selama event berlangsung.
- Mengakomodir segala kebutuhan perlengkapan sarana
pertunjukan yang sifatnya konstruksi.
- Membuat laporan, termasuk laporan keuangan dan evaluasi
terkait pertanggungjawaban tugas stage manager selama
event.
o Designer
- Membuat desain proposal acara
- Merancang seluruh materi promosi dan publikasi, baik online
maupun offline, cetak maupun digital.
- Merancang layout event.
- Memvisualkan konsep event.
- Merancang tampilan multimedia untuk memperkuat karakter
acara.
- Berkoordinasi dengan production manager dalam merancang
property event.
- Team ini dapat terlibat ataupun di venue selama event
berlangsung.
o Multimedia Operator
- Memastikan penempatan dan pemasangan proyektor di layar
/ LED di tempat yang tepat dan aman.
- Memastikan materi yang ditampilkan di layar sudah sesuai
dan lengkap berdasarkan skenario.
- Memastikan peralatan pemutar media berjalan baik.
- Berkoordinasi dengan designer dalam perancangan materi
dan persiapan pertunjukan.
- Berkoordinasi dengan stage manager untuk memastikan
pemutaran materi sesuai dengan waktu yang ditentukan.
- Memahami teknis permasangan dan perbaikan peralatan
pemutaran materi.
- Memastikan keamanan penggunaan peralatan pemutaran
media selama event berlangsung.
o Konsumsi
Menyediakan konsumsi selama persiapan acara (meeting dan
loading).
Menyediakan konsumsi untuk panitia acara selama acara
berlangsung.
Menyediakan konsumsi untuk talent acara.
o Kebersihan
Mempersiapkan tempat sampah yang cukup di venue.
Mempersiapkan tempat penampungan sementara untuk
sampah yang telah terkumpul di trash bag.
Mempersiapkan peralatan kebersihan (sapu, trash bag, kain
lap, etc).
Membuat jadwal regular untuk pembersihan selama acara
berlangsung.
Mempersiapkan toilet portable sesuai dengan target jumlah
pengunjung.
o Parkir
Mempersiapkan lokasi parkir yang memiliki daya tampung
yang cukup dan aman untuk pengunjung dan partisipan
acara.
Mempersiapkan sistem parkir yang akan digunakan.
o Keamanan
- Mempersiapkan sistem keamanan acara.
- Memberlakukan pemeriksaan kepada setiap pengunjung
(jika diperlukan).
- Menjaga traffic pengunjung di pintu masuk dan pintu keluar.
- Menjaga keamanan di area sekitar panggung saat
berlangsungnya pertunjukan.
- Mendampingi semua talent/artist selama acara berlangsung.
- Mendampingi/membantu partisipan atau pengunjung acara
yang mengalami tindak kriminal di tempat acara.
c. Divisi Keuangan
o Finance
- Bertanggungjawab kepada Project Manager dalam mengatur
arus keuangan event.
- Bersama divisi lainnya, menyusun anggaran event.
- Membuat perencanaan arus keuangan event.
- Menyusun skala prioritas pengeluaran dana beserta waktu
jatuh temponya.
- Mengarsipkan semua laporan keuangan (nota).
- Mempersiapkan tagihan dan pembayaran, beserta dengan
buktinya.
d. Divisi Promosi
o Online / Offline Marketing Manager
- Berkoordinasi dengan desainer, mempersiapkan desain
materi publikasi baik cetak, elektronik maupun luar ruang.
- Mengkoordinasikan pemasangan / penayangan iklan di
media dengan pihak vendor yang berkaitan.
- Menentukan jenis media cetak & digital yang akan dipakai
- Menentukan ukuran dan waktu pemuatan iklan baik cetak
maupun digital.
- Menentukan jumlah serta tempat pemasangan media luar
ruang
- Memonitor iklan yang telah dipasang atau ditayangkan.
- Mengawasi pemasangan media promosi luar ruang.
- Membuat promosi untuk radio (radio spot, adlips, interview),
tv dan media lain yang seusai target audience acara
- Memonitor jumlah peserta/pengunjung event selama event
berlangsung
- Mengupdate media online/offline selama event berlangsung
- Memastikan komentar-komentar para pengunjung acara di
dengar dan mendapat feedback yang baik selama dan
sesudah event berlangsung
- Membuat laporan keuangan dan evaluasi yang berkaitan
dengan tanggungjawab Promotion Manager.
o Content Designer
- Bekerjasama dengan marketing untuk memastikan konten
yang tersedia sesuai konsep dan terintegrasi
- Membuat template / lay out content secara online dan offline
- Membuat template space promosi/sponsorship
- Bekerjasama dengan marketing untuk materi kampanye
pre/post event
- Sponsorship
- Humas dengan pihak sponsorship
- Mencatat dan menerbitkan proposal sponsorship sesuai
ketentuan yang berlaku,
- Bekerjasama dengan divisi keuangan untuk mencatat
proposal-proposal sponsorship yang sudah di setujui pihak
perusahaan
- Memonitor penempatan sponsor-sponsor acara di materi
online dan offline
- Berkoordinasi dengan Produser bila terjadi permasalahan
promosi
2.6 Post Event
Evaluasi pada pasca kegiatan atau post event adalah fase penting dari
rangkaian tata kelola pertunjukan dan fase ini seringkali diabaikan oleh pihak
penyelenggara. Padahal pada fase inilah tingkat keberhasilan dari rangkaian
kerja yang sudah dilakukan pada fase pra event dan pelaksanaan event dapat
terlihat. Jika diawal sudah dikemukakan bahwa pengalaman dan hiburan
adalah goal oriented dari proses penyenggaraan event, maka faktor-faktor yang
mendukung terbentuknya pengalaman dan hiburan harus mendapatkan
perhatian. Beberapa pendapat menyatakan bahwa faktor-faktor pendukung
untuk tercapainya tujuan event adalah dengan adanya keterlibatan emosional
dan kesesuaian materi acara dengan penonton.
Ketika pertunjukan musik diselenggarakan, pengalaman yang diperoleh
penonton dari pertunjukan tersebut tidak hanya tentang hal-hal yang mampu
menghibur penonton, tetapi yang lebih penting penonton harus dipastikan pula
bahwa mereka terhubung ke event tersebut (Berridge, 2010, 199). Oleh karena
itu, menurut Berridge (2010, 199), saat merancang penyelenggaraan event, hal
yang penting adalah melibatkan penonton kedalam sebuah pengalaman. Untuk
hal ini diperlukan kejelian mengenai jenis pengalaman yang dibutuhkan dan
bagaimana hal itu dapat diciptakan. Ini adalah keahlian analitis berdasarkan
gagasan event (Berridge, 2010, 199). Terjadinya pengalaman yang sebenarnya
adalah yang pertama dan biasanya merupakan satu-satunya yang dialami.
Mayoritas orang yang menghadiri pertunjukan musik telah mengalami
kejadian yang umumnya terorganisir dengan baik, namun cacat oleh beberapa
aspek atau kekurangan-kekurangan yang tidak memuaskan (Bowdin , Allen,
O'Toole, Harris & McDonnell, 2011, 240). Oleh karena itu, menurut Bowdin
et.al. (2011, 240), event management pertunjukan musik harus memperhatikan
kebutuhan penonton.
Menurut Saayman (2009, 214), hal terpenting dalam memastikan
keberhasilan sebuah event terletak pada kemampuan para manajer event itu
sendiri dalam menilai event, walaupun hal tersebut oleh mereka sering
dihindari. Namun, menurut Saayman, Marais dan Krugell (2010: halaman 97),
dengan menerapkan langkah-langkah evaluasi dan pengendalian yang baik,
manajer event tidak hanya menentukan keberhasilan acara, namun juga
kegagalan dan kekurangan yang mungkin terjadi.
Untuk menciptakan sebuah acara yang sukses yang menghasilkan
pengalaman pengunjung yang tak terlupakan, Singh (2009, 243) menolak agar
acara dapat dievaluasi berdasarkan faktor keberhasilan kritis dari sudut
pandang penonton dan penyelenggara acara. Dari perspektif penonton, dampak
yang ditimbulkan pada audiens target sesuai dengan ukuran pencapaian dan
interaksi yang terjadi selama acara berlangsung. (Singh, 2009, 244). Jadi,
menurut Manners (2012, 22), pertunjukan musik diproduksi secara simultan
oleh artis atau band yang tampil dan dikonsumsi oleh penonton. Pertunjukan
musik live menciptakan ekspektasi pengunjung yang menghasilkan
pengalaman penonton yang tak terlupakan melalui pengaruh aspek pengelolaan
acara dan artis atau band pertunjukan. Bila mengacu pada aspek manajemen,
yang terdiri dari berbagai faktor penentu keberhasilan, nampaknya ada aspek
yang bisa dikontrol dan yang tidak dapat dikendalikan. Dari perspektif lain, hal
ini merupakan bagian dari teori manajemen yang menunjukkan bahwa
manajemen pada dasarnya terdiri dari empat fungsi dasar, yaitu: perencanaan,
pengorganisasian, memimpin dan mengendalikan (Murphy & Murphy, 2004,
50; Leiper, 2004, 175-179 , Saayman, 2007, 71; Vallen & Vallen, 2005, 84).
Dalam hal pertunjukan musik, penting untuk dicatat bahwa pekerjaan pada
industri ini berbeda dengan jenis acara lainnya, namun panduan hiburan tetap
bersifat umum, seperti kegiatan pra-event (perencanaan acara), kegiatan
selama event (pelaksanaan dari perencanaan acara) dan kegiatan pasca event
(umpan balik dan penyingkiran kejadian) (Singh, 2009: 97-98). Faktor
keberhasilan yang penting, menurut Fisher, Pearson dan Barnes (2002, 44),
sangat penting bagi manajemen karena pertunjukan musik merupakan
peristiwa tak berwujud yang diproduksi secara bersamaan oleh artis atau band
dan dikonsumsi oleh penonton.
Manners (2012, 23), menyatakan bahwa kualitas pertunjukan artis atau band
tidak dapat dikendalikan oleh tim manajemen event yang menambah ketidak
pastian dari hasil pertunjukan. Namun, Manners (2012, 23) berpendapat bahwa
manajemen dapat mempengaruhi pertunjukan dengan memastikan penerapan
aspek manajemen yang efektif yang dapat dikontrol seperti kualitas suara dan
pencahayaan yang baik. Oleh karena itu, penting agar berbagai aspek yang
berkontribusi terhadap keberhasilan acara dan juga kegiatan yang dapat
dikoordinasikan untuk menciptakan kenangan pengunjung. Menurut Deighton
(1992), evaluasi pertunjukan musik jarang dilakukan, sedangkan pengamatan
pun lebih berfokus pada masalah musikal seperti tempo, ritme, timbre atau
variabel lain yang lebih sesuai untuk mengevaluasi bagian tertentu dari pada
keseluruhan penyajian musik.