5

BAB II

TEORI DAN KAJIAN PUSTAKA

A. Tinjauan Penelitian Terdahulu

Adibah (2017) dalam penelitiannya mengenai sistem informasi akuntansi

persediaan obat menggunakan metode FIFO PERPETUAL pada UPTD

Puskesmas Brangsong 02. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa secara

umum telah menghasilkan informasi yang memadai bagi pihak UPTD

puskesmas dalam mengolah data persediaan obat, namun memiliki kelemahan

yaitu belum dilakukannya backup database secara berkala.

Hasil penelitian terdahulu dilakukan oleh Achmad (2017) melakukan

penelitian mengenai sistem akuntansi persediaan alat-alat kesehatan dalam

rangka memenuhi kebutuhan pelayanan rawat inap pada RSU Bahteramas.

Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa sistem informasi akuntansi persediaan

yang diterapkan pada RSU Bahteramas cukup memadai khususnya persediaan

alat kesehatan penunjang dalam memenuhi kebutuhan rawat inap. Namun

amemiliki kelemahan yaitu perangkat komputer yang ada pada RSU

Bahteramas masih belum sesuai standar dengan sistem informasi akuntansi

BLUD yang banyak digunakan oleh RSU dikota lain.

Berdasarkan hasil penelitian Putra dan Usriyati (2015) mengenai

Efektifitas Pengelolaan Sistem Informasi Akuntansi dalam Pengendalian

Persediaan Obat pada Rumah Sakit Syuhada Haji Blitar. Hasil penelitian ini

menunjukkan bahwa adanya penggunaan dokumen yang kurang efektif karena

dinilai kurang tepat dan tidak sesuai dengan tujuan pengendalian. Terlihat

6

berdasarkan proses pengendalian persediaan yang kurang tepat seperti

penempata jumlah karyawan di bagian kasir dinilai terlalu berlebihan dan

kegiatan peracikan yang dinilai tidak tepat dilakukan jika dilakukan oleh kasir

karena kegiatan peracikan sangat erat hubungannya dengan pengeluaran obat

dari gudang. Adanya pihak apotik yang hanya menempatkan satu karyawan di

gudang untuk melaksanakan pembelian, penjualan, serta bertanggungjawab

dalam persediaan. Dan juga penggunaan dokumen yang dinilai kurang tepat

dan tidak sesuai dengan tujuan pengendalian

Pangadda (2015) dalam penelitiannya mengenai Analisis Sistem dan

Prosedur Persediaan Obat-Obatan dalam Upaya mendukung Pengendalian

Intern Studi pada Rumah Sakit Islam Unisma Malang. Hasil penelitian ini

menunjukkan bahwa sistem informasi akuntansi persediaan obat yang

diterapkan pada Rumah Sakit Islam Unisma Malang pada prosedur perhitungan

fisik persediaan manajemen belum menetapkan yang baku dalam

melaksanakan prosedur perhitungan fisik persediaan ini dapat menyebabkan

informasi tentang persediaan yang diperlukan pihak internal yaitu manajemen

menjadi kurang tepat. Dan mengenai pengendalian intern pada prosedur

perhitungan fisik persediaan obat masih kurang hal ini disebabkan belum

adanya prosedur yang jelas untuk prosedur perhitungan fisik persediaaan.

Hasil penelitian terdahulu dilakukan oleh Mukaromah (2013) melakukan

penelitian mengenai analisis sistem informasi akuntansi persediaan obat-obatan

untuk meningkatkan efektivitas pengendalian intern pada RSUD Kota Madiun.

Hasil penelitian menunjukkan bahwa pelaksanaan sistem akuntansi persediaan

7

sudah dilaksanakan dengan baik, namun masih memiliki kelemahan yaitu

belum mendukung efektivitas pengendalian intern karena masih adanya

perangkapan fungsi yaitu fungsi pengadaan merangkap fungsi penerimaan

sehingga akan terjadi tumpang tindih wewenang dan tanggung jawab pada satu

fungsi serta informasi yang dihasilkan tidak terjamin keandalan dan

kebenarannya.

Berdasarkan hasil penelitian Riskiwati (2016) mengenai Sistem

Informasi Akuntansi Persediaan Obat-Obatan Terkomputerisasi yang Efisien

dan Efektif pada Perusahaan. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa sistem

informasi persediaan yang diterapkan pada Rumah Sakit Umum Haji Surabaya

secara umum fungsi pengelolaan persediaan obat yang merupakan tanggung

jawab Departemen Farmasi telah diselenggarakan dengan cukup baik. Namun

masih ada beberapa kelemahan yaitu ada rangkap fungsi.

Suraida dan Retnani (2017) dalam penelitiannya mengenai Sistem

Informasi Akuntansi Persediaan Obat-Obatan pada RSUD dr. M. Soewandhie

Surabaya. Hasil penelitian ini menunjukan bahwa sistem informasi akuntansi

persediaan obat pada RSUD dr. M. Soewandhie sudah baik karena sistem

akuntansi persediaan obat sesuai dengan sistem pengendalian intern

ditunjukkan dengan (1) struktur organisasi yang baik karena adanya pemisahan

fungsi serta tanggung jawab setiap fungsi, (2) prosedur sudah siatur sesuai

dalam (SOP), (3) pencatatan yang didukung dengan dokumen-dokumen yang

memadai, (4) pelaporan obat menggunakan aplikasi E-Inventory dan persedian

kartu gudang.

8

Dari beberapa penelitian yang di telah dilakukan oleh beberapa peneliti

dengan objek rumah sakit dapat memberikan kesimpulan maka kekurangan

dari sistem informasi akuntansi persediaan obat terletak pada proses yaitu

adanya perangkapan jabatan atau tugas dan masih masih ada yang belum

membuat flowchart. Dalam penelitian Putra dan Usriyati (2015), terdapat

lemahnya proses pengendalian persediaan, terlihat dari adaya perangkapan

fungsi. Tidak hanya sama dari adanya perangkapan fungsi, pada penelitian

Riskiwati (2016) juga masih lemahnya SDM yang dimiliki pada rumah sakit

tersebut, pada penelitian Mukaromah (2013) terdapat perangkapan tugas pada

prosedur pengadaan, pada penelitian Adibah (2017) terdapat tidak ada nya

backup database secara berkala, Kelemahan dari penelitian terdahulu milik

Suraida dan Retnani (2017) tidak adanya fungsi keuangan yang terkait dengan

laporan obat-obatan dan tidak membuat flowchart sistem persediaan obat.

B. Tinjauan Pustaka

1. Sistem

Menurut Romney dan Steinbart (2015) sistem merupakan beberapa

komponen yang saling berkaitan dan saling berinteraksi untuk mencapai

tujuan, terdiri dari subsistem yang mendukung sistem yang lebih besar.

2. Informasi

Menurut Mujilan (2012) Informasi adalah data yang berguna yang

telah diolah sehinggadapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan

yang tepat.Informasi sangat penting bagi organisasi. Pada dasarnya

9

informasiadalah penting seperti sumber daya yang lain, misalnya

peralatan,bahan, tenaga, dsb.

Ada tujuh karakteristik yang membuat informasi berguna dan berarti

menurut (Romney dan Steinbart, 2015), antara lain:

a. Relevan yaitu mengurangi ketidakpastian, meningkatkan pengambilan

keputusan, serta menegaskan atau memperbaiki eskpektasi sebelumnya.

b. Reliabel yaitu bebas dari kesalahan atau bias; menyajikan kejadian atau

aktivitas organisasi secara akurat.

c. Lengkap yaitu tidak menghilangkan aspek penting dari suatu kejadian

atau aktivitas yang diukur.

d. Tepat waktu yaitu diberikan pada waktu yang tepat bagi pengambil

keputusan dalam mengambil keputusan.

e. Dapat dipahami yaitu disajikan dalam format yang dapat dimengerti dan

jelas atau hasil informasi mudah untuk dipahami orang lain tanpa perlu

meminta penjelasan.

f. Dapat diverifikasi yaitu dua orang yang independen dan berpengetahuan

di bidangnya, dan masing-masing menghasilkan informasi yang sama

g. Dapat diakses yaitu tersedia untuk pengguna ketika mereka

membutuhkannya dan dalam format yang dapat digunakan.

3. Sistem Informasi Akuntansi

Wilkinson (2000), sistem informasi akuntansi adalah sistem informasi

yang mencangkup semua fungsi dan aktivitas akuntansi, yang

10

memperhatikan akibat yang akan ditimbulkan pada sumber ekonomi dari

kejadian eksternal maupun operasi di internal organisasi.

Romney dan Steinbart (2015:10) sistem informasi akuntansi suatu

sistem yang mengumpulkan, mencatat, menyimpan, dan mengolah data

untuk menghasilkan informasi bagi pengambil keputusan. Adapun enam

komponen dari sistem informasi akuntansi menurut Romney dan Steinbart

(2015:11), di antara lain:

a. Orang yang menggunakan sistem;

b. Prosedur dan instruksi yang digunakan untuk mengumpulkan,

memproses, dan menyimpan data;

c. Data mengenai organisasi dan aktivitas bisnisnya;

d. Perangkat lunak yang digunakan untuk mengolah data;

e. Infastuktur teknologi informasi, meliputi komputer, perangkat periferal,

dan perangkat jaringan komunikasi yang digunakan dalam sistem

informasi akuntansi;

f. Pengendalian internal dan pengukuran keamanan yang menyimpan data

sistem informasi akuntansi.

Sedangkan menurut Mulyadi (2016) menyatakan bahwa, sistem

informasi akuntansi adalah suatu bentuk sistem informasi yang memiliki

tujuan untuk menyediakan informasi bagi pengelola kegiatan usaha,

memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada

sebelumnya, memperbaiki pengendalian akuntansi dan juga pengecekan

internal, serta membantu memperbaiki biaya klerikal dalam pemeliharaan

11

catatan akuntansi. Dari definisi sistem akuntansi tersebut, unsur suatu sistem

akuntansi pokok adalah formulir, catatan yang terdiri jurnal, buku besar dan

buku pembantu serta laporan. Berikut ini menurut (Mulyadi, 2000:3)

diuraikan lebih lanjut pengertian setiap unsur sistem akuntansi tersebut.

a. Formulir

Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam

terjadinya transaksi. Formulir sering disebut dengan istilah dokumen,

karena dengan formulir ini peristiwa yang terjadi dalam organisasi,

direkam (di dokumentasikan) di atas secarik kertas. Dengan formulir ini,

data yang terkait dengan transaksi direkam pertama kalinya sebagai dasar

pencatatan dalam catatan. Contoh formulir adalah: faktur penjualan,

bukti kas keluar, dan cek. Informasi yang tercantum dalam faktur

penjualan tersebut kemudian dicatat dalam jurnal penjualan dan buku

pembantu piutang. Dengan demikian faktur penjualan tersebut

merupakan media pencatatan ke dalam jurnal dan media posting ke

dalam buku pembantu piutang.

b. Jurnal

Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk

mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data

lainnya. Seperti telah disebutkan di atas, sumber informasi pencatatan

dalam jurnal ini adalah formulir. Dalam jurnal ini data keuangan untuk

pertama kalinya diklasifikasikan menurut penggolongan yang sesuai

dengan informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan. Dalam

12

jurnal ini pula terdapat kegiatan peringkasan data, yang hasil

peringkasannya (berupa jumlah rupaiah transaksi tertentu) kemudian di-

posting ke akun yang terkait dalam buku besar. Contoh jurnal adalah

jurnal penerimaan kas, jurnal pembelian, jurnal penjualan, dan jurnal

umum.

c. Buku Besar

Buku besar (general ledger) terdiri dari akun-akun yang digunakan

untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam

jurnal. Akun-akun dalam buku besar ini disediakan sesuai dengan unsur-

unsur informasi yang disajikan dalam laporan keuangan. Akun buku

besar. Ini di satu pihak dapat dipandang sebagai wadah untuk

menggolongkan data keuangan, di pihak lain dapat dipandang pula

sebagai sumber informasi keuangan untuk penyajian laporan keuangan.

d. Buku Pembantu

Jika data keuangan yang digolongkan dalam buku besar diperlukan

rinciannya lebih lanjut, dapat dibentuk buku pembantu (subsidiary

ledger). Buku pembantu ini terdiri dari akun-akun pembantu yang

merinci data keuangan yang tercantum dalam akun tertentu dalam buku

besar. Sebagai contoh, Buku Pembantu Persediaan. Buku pembantu ini

terdiri dari kartu persediaan yang berisi informasi-informasi baik

mengenai kuantitas maupun harga pokok berbagai persediaan. Kartu

persediaan ini digunakan untuk mencatat mutasi persediaan dan saldo

13

tiap jenis persediaan, baik kuantitas maupun harga pokoknya. Biasanya

kartu persediaan ini diselenggarakan oleh Bagian Akuntansi Biaya.

Buku besar dan buku pembantu merupakan catatan akuntansi akhir

(books of final entry), yang berarti tidak ada catatan akuntansi lain lagi

sesudah data akuntansi diringkas dan digolongkan dalam akun buku

besar dan buku pembantu. Buku besar dan buku pembantu disebut

sebagai catatan akuntansi akhir juga karena setelah data akuntansi

keuangan dicatat dalam buku-buku tersebut, proses akuntansi selanjutnya

adalah penyajian laporan keuangan, buku pencatatan lagi ke dalam

catatan akuntansi.

e. Laporan

Hasil akhir proses akuntansi adalah laporan keuangan berupa

laporan posisi keuangan., laporan laba rugi, laporan perubahan saldo

laba, laporan harga pokok produksi, laporan beban pemasaran, laporan

beban pokok penjualan, daftar umur piutang, daftar piutang yang akan

dibayar, daftar saldo persediaan yang lambat penjualannya. Laporan

berisi informasi yang merupakan keluaran (output) sistem akuntansi.

Laporan dapat berbentuk hasil cetak komputer dan tayangan pada layar

monitor komputer.

Pemrosesan Transaksi: Siklus Pengolahan Data menurut (Romney dan

Steinbart, 2015)Siklus pengolahan data yaitu empat operasi (input data,

penuimpanan data, pengolahan data, dan output informasi) yang dilakukan

pada data untuk menghasilkan informasi yang berarti dan relevan.

14

a. Input Data

Langkah pertama dalam pemrosesan input adalah dengan

mengambil data transaksi dan memasukannya ke dalam sistem. Proses

pengambilan data biasanya dipicu oleh aktivitas bisnis. Data harus

dikumpulkan dari tiga segi setiap aktivitas bisnis.

1) Setiap aktivitas yang mearik.

2) Sumber data yang dipengaruhi oleh setiap aktivitas.

3) Orang yang berpatisipasi dalam setiap aktivitas.

Langkah kedua dalam pemrosesan input adalah untuk memastikan

data yang diambil akurat dan lengkap.salah satu cara untuk

melakukannya adalah untuk menggunakan otomatisasi data sumber atau

dokumen turnaround yang didesain dengan baik dan layar entri data.

Otomatisasi data sumber yaitu pengumpulan data transaksi dalam bentuk

yang yang dapat dibaca mesin pada waktu dan tempat asalnya.

Contohnya, terminal poin penjualan dan ATM.

Langkah ketiga dalam pemrosesan input adalah untuk meyakinkan

kebijakan perusahaan diikuti, seperti menyutujui atau memverifikasi

transaksi. Contohnya, S&S tidak ingin menjual barang ke pelanggan

yang belum membayar tagihannya atau menjual barang ini dicegah oleh

sistem pemrograman dengan melakukan pengecekan pada batas kredit

pelanggan dan catatan pembayarannya, dan juga status persediannya,

sebelum mengkonfirmasi penjualan kepada pelanggan.

b. Penyimpanan Data

15

Data perusahaan adalah salah satu sumber daya yang paling

penting. Relevansi data tidak menjamin bahwa data tersebut berguna.

Agar data berfungsi sebagaimana mestinya, organisasi harus siap dan

bisa mengakses data dengan mudah. Konsep dan definisi penyimpan data

dasar diantaranya:

1) Buku Besar

Buku besar umum buku besar yang berisi ringkasan level dat

untuk setiap akun aktiva, kewajiban, ekuitas, pendapatan, dan beban

organisasi.

Buku besar pembantu buku besar yang digunakan untuk

mencatat data secara detail untuk akun buku besar umum dengan

banyak sub-akun terpisah, seperti piutang, persediaan, dan utang

usaha.

2) Teknik Pengodean

Pengodean (coding) adalah penetapan sistematis dari angka

atau huruf mengklasifikasi dan mengatur item-item tersebut.

Dengan kode urutan item-item yang diberikan nomor secara

berurutan sehingga perbedaan dalam kode urutan angka

mengindikasikan item hilang yang sebaiknya diinvestigasi. Contohnya

cek yang dinomori sebelumnya, faktur, dan pesanan pembelian.

Dengan kode blok blok angka yang dicadangkan untuk kategori

data tertentu, sehingga akan membantu untuk mengatur data.

Contohnya adalah bagan akun.

16

Dengan kode grup dua atau lebih subgrup digit yang digunakan

untuk kode item. Kode grup sering kali digunakan bersamaan dengan

kode blok.

Dengan kode mnemonik huruf dan angka yang diselingi untuk

mengidentifikasi item. Kode mnemonik berasal dari deskripsi item

dan biasanya mudah untuk dihafal.

3) Bagan Akun daftar semua angka yang ditetapkan untuk neraca dan

laporan laba rugi. Angka akun memungkinkan transaksi data untuk

dikodekan, diklasifikasikan, dan dimasukan kedalam akun yang

sesuai. Bagan akun juga memudahkan laporan keuangan dan laporan

persiapan.

4) Jurnal

Jurnal umum jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi

yang tidak sering atau rutin, seperti pembayaran pinjaman dan

penyesuaian akhir periode dan jurnal penutup.

Jurnal khusus jurnal yang digunakan untuk mencatat sejumlah

besar transaksi berulang seperti penjualan kredit, penerimaan kas,

pembelian, dan pengeluaran kas.

5) Jejak Audit jalur yang memungkinakan transaksi untuk ditelusuri

melalui sistem pengolahan data dari titik asal ke output atau mundur

dari output ke titik asal. Ini digunakan untuk mengecek keakuratan

dan validitas buku besar dan untuk menulusur perubahan dalam akun

buku besar umum dari saldo awal ke saldo akhir mereka

17

6) Konsep penyimpanan berbasis komputer

Komputer menyimpan data dalam field. Field adalah porsi data

catatan di mana nilai data untuk atribut tertentu disimpan. Contohnya,

dalam spreadsheet setiap baris mempresentasikan pelanggan dan

setiap kolom adalah atribut untuk pelanggan. Setiap sel dalam

speradsheet adalah field.

c. Pengolahan Data

Setelah data aktivitas bisnis dimasukkan ke dalam sistem, mereka

harus diproses untuk menjaga arus databese.empat jenis aktivitas

pengolahan data yang berbeda yang disebut sebagai CRUD adalah

sebagai berikut:

1) Membuat (creating) record data baru, seperti menambahkan data

karyawan yang baru dipekerjakan ke database penggajian.

2) Membaca (reading), mengambil, atau melihat data yang sudah ada.

3) Memperbarui (updating) data yang tersimpan sebelumnya.

4) Menghapus (deleting) data, seperti membersihkan file induk vendor

untuk semua vendor dalam perusahaan yang tidak lagi melakukan

bisnis dengan perusahaan.

Pembaruan yang dilakukan secara periodik, misalnya harian,

disebut sebagai pemrosesan batch. Walaupun pemrosesan batch lebih

murah dan lebih efisien, data menjadi terbaru dan akurat hanya

beberapa waktu setelah pemrosesan. Sebagian besar perusahaan

memperbarui data pada saat terjadinya transaksi, ini disebutsebagai

18

pemrosesan online, real-time, karena pemrosesan ini menjadikan

informasi yang disimpan selalu baru, yang kemudian akan

meningkatkan pengambilan keputusan yang berguna. Sistem ini juga

lebih akurat karena kesalahan input data dapat diperbaiki pada saat itu

juga.

d. Output Informasi

Langkah akhir dalam siklus pengolahan data adalah output

informasi. Ketika ditampilkan pada monitor, output mengacu pada

“soft copy”. Ketika dicetak dalam kertas, langkah akhir mengacu pada

“hard copy”. Informasi biasanya disajikan pada salah satu dari tiga

bentuk, yaitu dokumen, laporam, atau respon pertanyaan.

1) Dokumen catatan transaksi atau data perusahaan lain. Contohnya:

meliputi cek, faktur, laporan penerimaan, dan daftar permintaan

pembelian.

2) Laporan output sistem, disusun dengan urutan yang bermakna,

yang digunkan oleh karyawan untuk mengendalikan aktivitas

operasional, manajer untuk membuat keeputusan dan mendesain

strategi, dan investor dan kreditor untuk memahami aktivitas bisnis

perusahaan.

3) Query suatu permintaan database untuk menyediakan informasi

yang dibutuhkan guna menyelesaikan permasalahan atau menjawab

pertanyaan. Informasinya akan diambil, ditampilkan, atau dicetak,

dan/atau dianalisis sebagaimana yang diminta.

19

4. Persediaan

Menurut Sofyan Assauri dalam buku Marihot dan Dearlina Sinaga

(2005:50), persediaan barang ialah sebagai suatu aset lancar yang meliputi

barang-barang yang merupakan milik perusahaan dengan sebuah maksud

supaya dijual dalam satu periode usaha normal ataupun persediaan bahan

baku yang juga menunggu penggunaannya di dalam suatu proses produksi.

Menurut PSAK 14 persediaan adalah aset: (a) tersedia untuk dijual

dalam kegiatan usaha biasa; (b) dalam proses produksi untuk penjualan

tersebut, atau; (c) dalam bentuk bahan atau perlengkapan untuk digunakan

dalam proses produksi atau pemberian jasa. Ada 2 sistem pencatatan

akuntansi persediaan yaitu:

a. Perpetual (perpetual inventory system)

Yaitu sistem pencatatan perpetual selalu membuat catatan setiap

terjadinya mutasi persediaan seperti pembelian, penjualan, ataupun retur.

b. Periodik (periodic inventory system)

Yaitu pada akhir periode akuntansi dengan menggunakan sistem

pencatatan periodik harus melakukan pengecekan fisik terhadap

persediaan (stock opname of inventories) dengan cara mengukur dan

menghitung berapa jumlah barang yang ada digudang.

Persediaan pada Rumah Sakit menurut (Pribadi, 2017) Pada beberapa

rumah sakit, persediaan (supplies) adalah biaya non tenaga kerja terbesar

dalam anggaran (budget) operasi dan karenanya membutuhkan perhatian

khusus. Kontrol persediaan pada rumah sakit termasuk kedalam manajemen

20

bahan baku. Rumah Sakit mengklasifikasikan bahan baku menjadi dua

kelompok, yaitu pertama bahan baku untuk perawatan pasien terdiri dari

medical supplies, surgical supplies, obat-obatan, linen, dsb. Kedua bahan

baku untuk administrasi yang tidak digunakan secara langsung bagi

perawatan pasien. Manajemen bahan baku adalah biaya, karena persediaan

seperti piutang yang merupakan aset yang tidak produktif atau tidak

bertumbuh sehingga tidak mendatangkan pendapatan (income).

5. Sistem Informasi Akuntansi Persediaan

Sistem informasi akuntansi persediaan merupakan suatu sistem yang

digunakan dalam perusahaan untuk menyediakan informasi akuntansi

mengenai persediaan. Menurut (Mulyadi, 2016) adapun beberapa fungsi,

dokumen, serta catatan yang terkait mengenai sistem informasi akuntansi

persediaan khususnya pada pembelian persediaan adalah:

Fungsi atau Bagian yang Terkait:

a. Fungsi gudang. Bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan

pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk

menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan.

b. Fungsi pembelian. Bertanggung jawab untuk memperoleh informasi

mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam

pengadaan barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok

yang dipilih.

c. Fungsi penerimaan. Bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan

terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok

21

guna menentukan apakah barang tersebut dapat diterima atau tidak oleh

perusahaan.

d. Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi

pencatat utang dan fungsi pencatat persediaan. Fungsi pencatat utang

bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian ke dalam register

bukti kas keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber

(bukti kas keluar) yang berfungsi sebagai catatan utang atau

menyelenggarakan kartu utang sebagai buku pembantu utang. Sedangkan

fungsi pencatat persediaan bertanggung jawab untuk mencatat harga

pokok persediaan barang yang dibeli ke dalam kartu persediaan.

Beberapa dokumen yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi

pembelian adalah:

a. Surat permintaan pembelian. Formulir yang diisi oleh fungsi gudang atau

fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan

barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang tersebut dalam surat

tersebut.

b. Surat permintaan penawaran harga. Digunakan untuk meminta

penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulang

(tidak repetitif), yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.

c. Surat order pembelian. Digunakan untuk memesan barang kepada

pemasok yang telah dipilih. Dokumen ini terdiri dari berbagai tembusan

dengan fungsi sebgai berikut:

1) Surat order pembelian

22

2) Tembusan pengakuan oleh pemasok

3) Tembusan bagi unit peminta barang

4) Arsip tanggal penerimaan

5) Arsip pemasok

6) Tembusan fungsi penerimaan

7) Tembusan fungsi akuntansi

d. Laporan penerimaan barang. Dibuat oleh fungsi penerimaan untuk

menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi

jenis, spesifikasi, mutu, dan kuantitas seperti tercantum dalam surat order

pembelian.

e. Surat perubahan order pembelian. Diperlukan perubahan terhadap isi

surat order pembelian yang sebelumnya telah diterbitkan. Perubahan

tersebut dapat berupa perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang,

apesifikasi, penggantian (substitusi) atau hal lain yang bersangkutan

dengan perubahan desain atau bisnis.

f. Bukti kas keluar. Dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan

transaksi pembelian.

Selain dokumen adapun beberapa catatan akuntansi yang digunakan

untuk mencatat transaksi informasi akuntansi pembelian persediaan adalah:

a. Register bukti kas keluar (voucher register).

Register bukti kas keluar (voucher register) merupakan jurnal yang

digunakan untuk mencatat transaksi pembelian apabila dalam pencatatan

utang perusahaan menggunakan metode voucher payable procedure.

23

b. Jurnal pembelian.

Jurnal pembelian adalah jurnal yang digunakan untuk mencatat

transaksi pembelian secara kredit. Sedangkan transaksi pembelian tunai

dicatat dalam jurnal pengeluaran kas.

c. Kartu utang

Kartu utang adalah buku pembantu yang digunakan untuk mencatat

utang kepada pemasok apabila perusahaan melakukan pencatatan utang

menggunakan metode account payable procedure.

d. Kartu persediaan

Dalam prosedur atau sistem akuntansi pembelian, kartu persediaan

digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan yang dibeli.

Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian adalah:

a. Prosedur permintaan pembelian. Pada prosedur ini fungsi gudang

mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat permintaan

pembelian kepada fungsi pembelian.

b. Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok. Dalam

prosedur ini, fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran

harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi mengenai

harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain, untuk

memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditunjuk sebagai pemasok

barang yang diperlukan oleh perusahaan.

c. Prosedur order pembelian. Dalam prosedur ini fungsi pembelian

mengirim surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih dan

24

memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan

(misalnya fungsi penerimaan, fungsi yang meminta barang, dan fungsi

pencatat utang) mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh

perusahaan.

d. Prosedur penerimaan barang. Dalam prosedur ini fungsi penerimaan

melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas, dan mutu barang yang

diterima dari pemasok, dan kemudian membuat laporan penerimaan

barang untuk menyatakan penerimaan barang dari pemasok tersebut.

e. Prosedur pencatatan utang. Dalam prosedur ini fungsi akuntansi

memriksa dokumen-dokumen yang terkait dengan pembelian (surat order

pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok) dan

menyelenggarakan pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber

sebagai catatan utang.

f. Prosedur distribusi pembelian. Prosedur ini meliputi distribusi akun yang

didebit dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan

manajemen.

Menurut (Mulyadi (2016)) adapun beberapa informasi yang

diperlukan oleh manajemen mengenai sistem informasi akuntansi

persediaan yaitu:

a. Jenis persediaan yang telah mencapai titik pemesanan kembali (reorder

point).

b. Order pembelian yang telah dikirim ke pemasok

c. Order pembelian yang telah dipenuhi oleh pemasok

25

d. Total saldo utang dagang pada tanggal tertenru

e. Saldo utang dagang kepafa pemasok tertentu

Adapun beberapa dokumen serta catatn yang digunkan pada sistem

informasi akuntansi persediaan bahan baku (Mulyadi, 2016), dokumen yang

digunakan yaitu:

a. Laporan Penerimaan Barang

Laporan penerimaan barang merupakan dokumen yang digunakan

bagian gudang untuk mencatat tambahan jumlah barang dari pembelian

pada kartu gudang. Saat transaksiretur terjadi, laporann penerimaan

barang ini juga berfungsi sebagai dokumen pendukung yang dijadikan

lampiran dai memo kredit. Laporan penerimaan barang ini dibuat oleh

fungsi penerimaan barang sebagai laporan atas telah dilakukannya

penerimaan seta pemeriksaan barang yang dibeli dari distributor.

b. Bukti Kas Keluar

Bukti kas keluar merupakan dokumen yang dibuat oleh fungsi

akuntansi yang digunakan sabagai dasar pencatatan transaksi pembelian.

Bukti kas keluar digunakan sebagai perintah pengeluaran kas untuk

pembayaran utang kepada pemasok dan surat pemberitahuan kepada

pemasok prihal pelunasan utang.

c. Laporan Pengiriman Barang

Laporan pengiriman barang merupakan laporan yang dibuat oleh

bagian pengiriman untuk melaporkan jenis dan kuantitas barang yang

26

dikirimkan kembali kepada pemasok sesuai dengan perintah retur

pembelian dalam memo debit dari bagian pembelian.

d. Memo Debit

Memo debit merupakan formulir yang diisi oleh fungsi pembelian

yang memberikan otorisasi bagi bagian pengiriman untuk mengirimkan

kembali barang yang telah dibeli oleh perusahaan dan bagi bagian

akuntansi untuk mendebit akun utang transaksi retur pembelian.

e. Bukti Penerimaan dan Pengeluaran Barang Gudang

Bukti penerimaan dan pengeluaran barang gudang merupakan sebuah

bukti yang digunakan oleh bagian produksi untuk meminta bahan baku

atau bahan penolong untuk memproduksi produk yang tercantum dalam

surat order produksi. Bukti penerimaan dan pengeluaran barang gudang

juga berfungsi sebagai bukti pengeluaran barang dari gudang.

f. Bukti Pengembalian Barang Gudang

Bukti pengembalian barang gudang merupakan dokumen yang

digunakan oleh bagian produksi untuk mengembalikan bahan baku atau

bahan penolong ke bagian gudang. Bukti ini umumnya disebabkan

karena adanya sisa bahan baku atau bahan penolong yang tidak dipakai

dalam proses produksi.

Adapun beberapa catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem

informasi akuntansi persediaan adalah:

1. Kartu persediaan. Digunakan untuk mencatat penyesuaian terhadap data

persediaan (kuantitas dan harga pokok total) yang tercantum dalam kartu

27

persediaan oleh Bagian Kartu Persediaan, berdasarkan hasil perhitungan

fisik persediaan. Lihat contoh kartu persediaan pada Gambar 2.3

2. Kartu gudang. Digunakan untuk mencatat penyesuaian terhadap data

persediaan (kuantitas) yang tercantum dalam kartu gudang yang

diselenggarakan oleh Bagian Gudang, berdasarkan hasil perhitungan fisik

persediaan.

3. Jurnal umum. Digunakan untuk mencatat jurnal penyesuaian atas akun

persediaan karena adanya perbedaan antara saldo yang diacata dalam

akun persediaan dengan saldo menurut perhitungan fisik.

Adapun beberapa sistem dan prosedur yang terdiri pada sistem informasi

akuntansi persediaan menurut (Mulyadi, 2016) yaitu:

1. Prosedur Pencatatan harga Pokok Persediaan yang Dibeli

Prosedur ini merupakan salah satu prosedur yang membentuk sistem

pembelian. Dalam prosedur ini dicatat harga pokok persediaan yang

dibeli. Dokumen sumber yang digunakan dalam prosedur pencatatan

harga pokok persediaan yang dibeli yaitu laporan penerimaan barang dan

bukti kas keluar.

2. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Persediaan yang Dikembalikan

Kepada Pemasok

Prosedur ini merupakan prosedur yang jika persediaan yang telah

dibeli dikembalikan kepada pemasok, maka transaksi retur pembelian ini

akan memengaruhi persediaan yang bersangkutan, yaitu mengurangi

kuantitas persediaan dalam kartu gudang yang diselenggarakan oleh

28

bagian gudang dan mengurangi kuantits dan harga pokok persediaan

yang dicatat oleh bagian kartu persediaan dalam kartu persediaan yang

bersangkutan.

Prosedur ini juga merupakan salah satu prosedur yang membentuk

sistem retur pembelian. Adapun beberapa dokumen yang terkait dengan

prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dikembalikan kepada

pemasok yaitu laporan pengiriman barang dan memo debit.

3. Prosedur Permintaan dan Pengeluaran Barang Gudang

Prosedur permintaan dan pengeluaran barang gudang merupakan salah

satu prosedur yang membentuk sistem akuntansi biaya produksi. Dalam

prosedur ini dicatat harga pokok persediaan bahan baku, bahan penolong,

bahan habis pakai pabrik, dan suku cadang yang dipakai dalam kegiatan

produksi dan kegiatan non produksi. Adapun sumber dokumen yang

dipakai dalam prosedur ini yaitu adalah bukti permintaan dan

pengeluaran barang gudang.

4. Prosedur Sistem Perhitungan Fisik Persediaan

Prosedur ini umumnya digunakan oleh perusahaan untuk menghitung

secara fisik persediaan yang disimpan di gudang, yang hasilnya akan

digunakan untuk meminta pertanggungjawaban Bagian Gudang

mengenai pelaksanaan fungsi penyimpanan, dan pertanggungjawaban

Bagian Kartu Persediaan mengenai keandalan catatan persediaan yang

diselenggarakannya, serta untuk melakukan penyesuaian (adjustment)

terhadap catatan persediaan di Bagian Kartu Persediaan. Dalam bagian

29

ini diuraikan sistem perhitungan fisik persediaan yang merupakan salah

satu unsur pengendalian internal melekat terhadap persediaan

Adapun beberapa fungsi yang terkait dalam sistem informasi

akuntansi perhitungan fisik persediaan adalah:

a. Panitia perhitungan fisik persediaan. Melaksanakan perhitungan fisik

persediaan dan menyerahkan hasil perhitungan tersebut kepada

Bagian Kartu Persediaan untuk digunakan sebagai dasar penyesuaian

terhadap catatan persediaan dalam kartu persediaan. Panitia

perhitungan fisik persediaan terdiri dari pemegang kartu perhitungan

fisik, penghitung, dan pengecek.

b. Fungsi akuntansi. Bertanggung jawab untuk:

1) Mencantumkan harga pokok satuan persediaan yang dihitung ke

dalam daftar hasil perhitungan fisik.

2) Mengkalikan kuantitas dan harga pokok per satuan yang tercantum

dalam daftar hasil perhitungan fisik,

3) Mencantumkan harga pokok total dalam daftar hasil perhitungan

fisik,

4) Melakukan penyesuaian terhadap kartu persediaan berdasar data

hasil perhitungan fisik persediaan,

5) Membuat bukti memorial untuk mencatat penyesuaian data

persediaan dalam jurnal umum berdasarkan hasil perhitungan fisik

persediaan.

30

c. Fungsi gudang. Bertanggung jawab untuk melakukan penyesuaian data

kuantitas persediaan yang dicatat dalam kartu gudang berdasarkan hasil

perhitungan fisik persediaan.

Adapun beberapa dokumen yang digunakan untuk merekam, meringkas,

dan membukukan hasil perhitungan fisik persediaan pada sistem informasi

akuntansi persediaan adalah:

a. Kartu perhitungan fisik (inventory tag). Digunakan untuk merekam hasil

perhitungan fisik persediaan. Kartu perhitungan fisik dibagi menjadi tiga

bagian. Bagian ke-1 (bagian atas) digunakan untuk memberi tanda jenis

persediaan yang telah dihitung dengan cara menggantungkan bagian

kartu tersebut pada tempat penyimpanan barang yang bersangkutan.

Bagian ke-2 (bagian tengah) digunakan untuk merekam hasil perhitungan

yang dilakukan oleh penghitung kedua (pengecek). Dan bagian ke-3

(bagian bawah) disediakan untuk merekam data hasil perhitungan oleh

penghitung pertama.

b. Daftar hasil perhitungan fisik (inventory summary sheet). Digunakan

untuk meringkas data yang telah direkam dalam bagian ke-2 kartu

perhitungan fisik.

c. Bukti memorial. Dokumen sumber yang digunkan untuk membukukan

penyesuaian akun persediaan akibat dari hasil perhitungan fisik ke dalam

jurnal umum. Data yang digunakan adalah selisih jumlah kolom harga

pokok total dalam daftar hasil perhitungan fisik dengan saldo harga

pokok persediaan yang bersangkutan menurut kartu persediaan.

31

(Ahlam, 2016)

(Ardiansari, 2014)

(Maghfuroh, 2016)

(Ulum dan Juanda, 2016)

Achmad, N. A. 2017. "ANALISIS PERANAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PERSEDIAAN ALAT-ALAT KESEHATAN DALAM RANGKA MEMENUHI KEBUTUHAN PELAYANAN RAWAT INAP (STUDI KASUS PADA RUMAH SAKIT UMUM BAHTERAMAS PROVINSI SULAWESI TENGGARA)". JURNAL AKUNTANSI, Vol. 1, No. 3, hlm.

Adibah, S. 2017. "SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PERSEDIAAN OBAT MENGGUNAKAN METODE FIFO PERPETUAL PADA UPTD PUSKESMAS BRANGSONG 02". JURNAL ILMIAH KOMPUTER AKUNTANSI, Vol. 10, No. 1, hlm.

Ahlam, N. 2016. "ANALISIS PENERAPAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI ATAS PENGELOLAAN OBAT DAN PERLENGKAPAN MEDIS PADA RUMAH SAKIT WAVA HUSADA KEPANJEN", University of Muhammadiyah Malang.

Ardiansari, F. 2014. "Evaluasi sistem informasi akuntansi pada rumah sakit umum Lawang Medika", Universitas Islam Negeri Maulana Malik Ibrahim.

Maghfuroh, U. 2016. "ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PERSEDIAAN OBAT (Studi Kasus Pada Rumah Sakit Universitas Muhammadiyah Malang)", University of Muhammadiyah Malang.

Mujilan, A. 2012. "Sistem Informasi Akuntansi". Teori dan Wawasan Dalam Dunia Ektronis. Edisi, Vol. 1, No., hlm: 1-2.

Mukaromah, A. Year. "ANALISIS SISTEM AKUNTANSI PERSEDIAAN OBAT-OBATAN UNTUK MENINGKATKAN EFEKTIVITAS PENGENDALIAN INTERN PADA RSUD KOTA MADIUN". Artikel dipresentasikan pada FIPA: Forum Ilmiah Pendidikan Akuntansi, di.

Mulyadi. 2016. Sistem Akuntansi. Edisi 4 ed. Jakarta: Salemba Empat. Pangadda, R. A. 2015. "Analisis Sistem Dan Prosedur Persediaan Obat-obatan Dalam

Upaya Mendukung Pengendalian Intern (Studi Pada Rumah Sakit Islam Unisma Malang)". Jurnal Administrasi Bisnis, Vol. 27, No. 2, hlm.

Putra, I. S., dan S. Usriyati. 2015. "Efektivitas Pengelolaan Sistem Informasi Akuntansi dalam Pengendalian Persediaan Obat pada Rumah Sakit Syuhada Haji Blitar". Jurnal Kompilasi Ilmu Ekonomi (KOMPILEK), Vol. 3, No. 2, hlm: 80-105.

Riskiwati, N. 2016. "SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PERSEDIAAN OBAT-OBATAN TERKOMPUTERISASI YANG EFISIEN DAN EFEKTIF PADA PERUSAHAAN". Jurnal Ilmu dan Riset Akuntansi, Vol. 3, No. 8, hlm: 2-15.

Romney, M. B., dan P. J. Steinbart. 2015. Sistem Informasi Akuntansi. 13 ed. Jakarta: Salemba Empat.

32

Suraida, A., dan E. D. Retnani. 2017. "SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PERSEDIAAN OBAT-OBATAN PADA RSUD dr. M. SOEWANDHIE SURABAYA". Jurnal Ilmu dan Riset Akuntansi, Vol. 6, No. 11, hlm: 2-16.

Ulum, I., dan A. Juanda. 2016. Metodologi Penelitian Akuntansi. Klinik Skripsi Edisi 2 ed. Yogjakarta: Aditya Media Publishing.