Embed Size (px)
Citation preview
11
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Sistem Informasi
Pada dasarnya, sistem adalah sekumpulan elemen yang saling terkait atau
terpadu yang dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan. Sebagai gambaran, jika
dalam sebuah sistem terdapat elemen yang tidak memberikan manfaat dalam
mencapai tujuan yang sama, maka elemen tersebut dapat dipastikan bukanlah sebagai
bagian dari sistem. Sistem terdiri dari unsur yang dapat dikenal, saling melengkapi
karena satu maksud, tujuan, dan sasaran yang hendak dicapai. Suatu sistem terdiri
dari beberapa sub sistem yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya untuk
meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja.
Menurut Jogiyanto (2005) sistem adalah sebagai jaringan kerja dan prosedur-
prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu
kegiatan atau untuk menyelesaikan sasaran tertentu. Sedangkan menurut Sutedjo
(2002), sistem adalah kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain yang
membentuk satu kesatuan dalam usaha mencapai suatu tujuan.
Jadi sistem dapat diartikan juga sebagai sekelompok komponen yang saling
berhubungan, bekerja bersama untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima
input serta menghasilkan output dalam proses transformasi yang teratur untuk
mencapai suatu tujan yang diharapkan.
Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi berbagai pihak dalam
perusahaan atau pun organisasi yang digunakan dalam pengambilan keputusan yang
11
Universitas Sumatera Utara
12
dapat diperoleh melalui processing sistem atau information generating sistem.
Informasi dihasilkan oleh suatu sistem informasi perusahaan untuk dimanfaatkan oleh
pengguna intern atau ekstern. Pengguna internal terdiri dari para manajer dan
karyawan perusahaan. Pengguna ekstern terdiri dari pihak-pihak yang berkepentingan
di luar perusahaan, seperti konsumen, badan-badan pemerintah dan serikat pekerja.
Menurut Jogiyanto (2005) informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk
yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Sementara menurut
Sutedjo (2002), informasi adalah hasil pemrosesan data yang diperoleh dari setiap
elemen sistem tersebut menjadi bentuk yang mudah dipahami dan merupakan
pengetahuan yang relevan yag dibutuhkan oleh orang untuk menambah
pemahamannya terhadap fakta-fakta yang ada.
Jadi informasi dapat diartikan sebagai hasil pemrosesan data menjadi bentuk
yang mudah dipahami dan merupakan pengetahuan yang relevan yang dibutuhkan
pemakainya guna mencapai suatu tujuan.
Sistem informasi merupakan sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat
dilaksanakan akan memberikan informasi bagi pengambilan keputusan untuk
pengendalian organisasi. Sebuah sistem informasi (SI) merupakan kumpulan elemen
yang saling berhubungan satu sama lain yang membentuk satu kesatuan untuk
mengintegrasikan data, memproses, dan menyimpan serta mendistribusikan informasi
yang mendukung pembuatan keputusan dan melakukan kontrol terhadap jalannya
perusahaan. Selain menunjang proses pengambilan keputusan, koordinasi, dan
pengawasan sistem informasi juga dapat membantu manusia dalam menganalisis
Universitas Sumatera Utara
13
permasalahan, menggambarkan hal-hal yang rumit dan menciptakan produk baru
(Kenneth, 2005).
Di dalam penelitian yang dilakukan oleh Yulianti Suleman yang dimuat dalam
naskah publikasi STMIK Amikom Yogyakarta tahun 2011 yang berjudul “Analisis
Dan Perancangan Sistem Informasi Penjualan Pada Butik Rera Yogyakarta”
dijelaskan bahwa Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi
yang mempertemukan kebutuhan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat
manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar
tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. (Yulianti, 2011). Sistem Informasi
merupakan suatu sistem yang dirancang untuk menyediakan informasi guna
mendukung pengambilan keputusan pada kegiatan dalam suatu organisasi.
2.2 Siklus Sistem Informasi
Siklus informasi adalah gambaran secara umum mengenai proses terhadap
data sehingga menjadi informasi yang bermanfaat bagi pengguna. Informasi yang
menghasilkan informasi berikutnya. Demikian seterusnya proses pengolahan data
menjadi informasi. Proses menghasilkan informasi harus melalui tahapan-tahapan
yang dilakukan komputer sebagai teknologi informasi. Tahapan-tahapan tersebut
terdiri atas Input - Proses - Output yang disebut sebagai siklus proses informasi.
Artinya, bila tahap telah sampai pada output maka output tersebut dapat dijadikan
input kembali. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa informasi yang dihasilkan
dapat pula dijadikan data kembali sebagai input untuk diproses selanjutnya.
Universitas Sumatera Utara
14
Gambar 2.1 Transformasi data menjadi Informasi
Gambar 2.2 Siklus Sistem Informasi
Dari gambar di atas dapat dijelaskan bahwa data diolah melalui suatu model
menjadi sebuah infomasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat
seuatu keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan tindakan lain
yang akan membuat sejumlah data kembali, data yang di tangkap dianggap sebagai
input diproses kembali melalui model, dan begitu seterusnya membentuk sebuah
siklus.
Data (Input) Informasi (Output) Proses
Universitas Sumatera Utara
15
2.3 Perancangan Sistem Informasi
2.3.1 Defenisi Perancangan Sistem
Pembuatan sistem informasi ketersediaan obat dibutuhkan adanya
perancangan tentang apa yang akan dibuat dan apa yang akan dihasilkan. Adanya
suatu rancangan dalam sistem informasi, maka kita akan tahu kemana tujuan kita.
Menurut Susanto (2004) perancangan adalah spesifikasi umum dan terinci
dari pemecahan masalah berbasis komputer yang telah dipilih selama tahap analisis.
Berdasarkan dua definisi perancangan tersebut, maka dapat disimpulkan bahwa
perancangan merupakan suatu alternatif untuk memecahkan masalah dan yang telah
dipilih selama tahap analisis dalam pemecahan masalah yang dihadapi perusahaan.
Perancangan Sistem dapat didefenisikan sebagai penggambaran, perencanaan,
dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah kedalam
satu kesatuan yang utuh dan berfungsi (Jogiyanto, 2001). Perancangan sistem
menentukan bagaimana suatu sistem akan menyelesaikan apa yang seharusnya
diselesaikan. Tahap ini menyangkut mengkonfigurasikan dari komponen-komponen
perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem sehingga setelah instalasi dari
sistem akan benar-benar memuaskan rancangan bangun yang telah ditetapkan pada
akhir tahap analisa sistem.
Menurut Jogiyanto (2001) tujuan utama perancangan sistem adalah:
a) Untuk memenuhi kebutuhan para pemakai sistem.
Universitas Sumatera Utara
16
b) Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap
kepada programmer.
Kedua tujuan ini lebih berfokus pada perancangan atau desain siatem yang
terinci yaitu pembuatan rancang bangun yang jelas dan lengkap yang nantinya
digunakan untuk pembuatan program komputernya.
2.3.2 Metode Perancangan Sistem Informasi
Beberapa metode perancangan sistem informasi yang terdiri dari tahapan diantaranya:
A. Metode System Development Life Cycle (SDLC)
System Development Life Cycle (SDLC) menurut Susanto (2004) menyatakan
bahwa : “System Development Life Cycle (SDLC) adalah salah satu metode
pengembangan sistem informasi yang popular pada saat sistem informasi pertama
kali dikembangkan.” Metode SDLC adalah tahap-tahap pengembangan sistem
informasi yang pertama kali dikembangkan yang dilakukan oleh analisis sistem dan
programmer untuk membangun sebuah sistem informasi.
Dalam perancangan sebuah sistem, kita mengenal konsep SDLC (system
development life cycle). Secara global definisi SDLC dapat dikatakan sebagai suatu
proses berkesinambungan untuk menciptakan atau merubah sebuah sistem,
merupakan sebuah model atau metodologi yang digunakan untuk melakukan
perancangan sistem. Dapat dikatakan dalam SDLC merupakan usaha bagaimana
sebuah sistem informasi dapat mendukung kebutuhan bisnis, rancangan dan
pembangunan sistem serta delivering-nya kepada pengguna.
Universitas Sumatera Utara
17
Metode SDLC ini seringkali dinamakan sebagai proses pemecahan masalah,
yang langkah-langkahnya adalah :
1. Analisis Tahap
Mempelajari sistem informasi yang sedang berjalan sangat berguna untuk
mngetahui sebab dan akibat yang ditimbulkan oleh masalah, sehingga akan
menghasilkan pelaporan yang mengungkapkan adanya permasalahan.
2. Perancangan
Memahami bagaimana menterjemahkan keinginan pemakai sistem informasi
tersebut kedalam bahasa komputer, untuk memulai merancang suatu sistem
informasi baru yang meliputi : input, file-file database dan output, bahasa yang
digunakan, metode dan prosedur serta pengendalian.
3. Penerapan
Hasil penyusunan sistem informasi adalah sebuah software komputer yang siap
digunakan untuk kebutuhan user untuk dioperasikan.
4. Pemeliharaan
Pemeliharaan yang dilakukan analis adalah dengan melakukan perbaikan dan
pemeliharaan pada kesalahan atau kegagalan yang timbul dalam penggunaan
sistem informasi.
B. Metode Prototyping
Adapun definisi Prototyping menurut Susanto (2004) menyatakan bahwa:
“Prototyping sebagai suatu paradigma baru dalam pengembangan sistem informasi
Universitas Sumatera Utara
18
akuntansi, tidak hanya sekedar suatu evolusi dari metode pengembangan sistem
informasi yang sudah ada tetapi sekaligus merupakan revolusi dalam pengembangan
sistem informasi akuntansi.”
Metode Prototyping merupakan model kerja dari sebuah sistem informasi
yang belum lengkap. Teknik yang dilakukan dalam penerapan metode prototyping
adalah sebagai berikut :
1. Teknik perancangan model, merupakan bagian terpenting dalam metode
prototyping yang digunakan sebagai alat untuk menjadikan model menjadi
sistem informasi yang sebenarnya.
2. Teknik perancangan dialog, disusun agar keterlibatan user menjadi jelas dan
fleksibel. Aspek perancangan dalam dialog mencakup keseluruhan unsur seperti
perintah-perintah dalam sistem informasi.
3. Teknik simulasi, digunakan untuk menunjukkan bagaimana cara kerja sebuah
sistem informasi yang akan diterapkan dengan baik untuk mengoperasikan
sistem informasi yang akan digunakan.
Penggunaan metode prototyping dalam beberapa siklus sistem informasi ini
dikelompokan menjadi beberapa jenis yaitu :
a. Feasibility Prototyping
Digunakan untuk menguji kelayakan teknologi yang akan digunakan untuk
sistem informasi yang akan disusun.
b. Requirement Prototyping
Juga disebut sebagai discovery prtototyping yang digunakan untuk mengetahui
kebutuhan aktivitas bisnis user.
Universitas Sumatera Utara
19
c. Desain Prototyping
Digunakan untuk mendorong perancangan sistem informasi yang akan
digunakan.
d. Implementation Prototyping
Atau disebut juga production prototyping adalah kelanjutan dan rancangan
prototype yang langsung disusun sebagai sistem informasi manajemen yang akan
digunakan.
C. Metode Rapid Application Development (Rad)
Adapun definisi Rapid Application Development (RAD) menurut (Susanto,
2004) menyatakan bahwa : “Rapid Application Development (RAD) adalah
pengembangan dari beberapa metode atau teknik terstruktur (khususnya dalam
pengolahan data untuk menghasilkan informasi), misalnya dengan mengintegrasikan
metode Prototyping, metode SDLC dan teknik Joint Apllication Development untuk
mempercepat pengembangan sistem informasi.”
Metode Rapid Application Development (RAD) memiliki tiga faktor utama
yaitu: kelompok pemakai sistem harus memiliki staf senior yang benar-benar
berdedikasi terhadap pengembangan sistem informasi yang memudahkan mereka
dalam berhubungan dengan pengembangan sistem, tim pengembang sistem harus
stabil dan memiliki kemampuan yang memadai, dan lingkup aplikasi harus komersial
dengan penentuan-penentuan permintaan yang jelas dari sekelompok pemakai sistem.
Universitas Sumatera Utara
20
2.4 Perancangan Sistem Informasi dengan Metode System Development Life Cycle
(SDLC)
Untuk mengembangkan suatu sistem informasi, kebanyakan organisasi
menggunakan suatu metodologi yang disebut metodologi perancangan sistem. Yang
dimaksud metodologi ini adalah suatu proses standar yang diikuti oleh organisasi
untuk melaksanakan seluruh langkah yang diperlukan untuk menganalisa, merancang,
mengimplementasikan, dan memelihara sistem informasi (Hoffer, 1998).
Seperti yang berlaku pada kebanyakan proses, perancangan sistem informasi
juga memiliki daur hidup. Daur hidupnya disebut daur perancangan sistem
informasi (O‟Brien, 2001) atau secara umum dinamakan SLDC (System
Development Life Cycle) atau daur hidup perancangan sistem. SLDC merupakan
metodologi klasik yang digunakan untuk mengembangkan, memelihara, dan
menggunakan sistem informasi. Metodologi ini mencakup sejumlah fase dan tahapan.
Universitas Sumatera Utara
21
Gambar 2.3 Siklus Tahapan SDLC
Beberapa pendapat para ahli terhadap fase maupun tahapan metode SDLC.
Sumber Tahapan-tahapan dalam SDLC
Fabbri dan
Schwab (1992)
Studi kelayakan, rencana awal, analisis sistem, desain sistem,
dan implementas sistem.
Hoffer, George,
dan Valacich
(1998)
Identifikasi dan seleksi proyek, inisiasi dan perencanaan
proyek, analisis, perancangan logis, perancangan fisik,
implementasi, dan pemeliharaan.
Turban, McLean,
dan Wetherbe
(1999)
Inisiasi proyek, analisis sistem dan studi kelayakan, analisis dan
perencangan logis, akuisisi atau perancangan, implementasi,
operasi, evaluasi pasca audit, dan pemeliharaan.
Zwass (1998) Studi kelayakan, analisis kebutuhan, perancagan logis,
perancangan fisik, pengkodean dan pengujia, konversi, dan
kajian pasca-implementasi.
Universitas Sumatera Utara
22
Meskipun jumlah tahapan dalam SDLC dalam berbagai literature berbeda-
beda, pada prinsipnya secara keseluruhan semua proses yang dilakukan sama saja.
Model air terjun SDLC diperlihatkan pada gambar berikut.
Gambar 2.4 Tahapan-tahapan dalam SDLC
Analisis Sistem
Studi kelayakan
Analisis kebutuhan
Desain Sistem
Perancangan konseptual
Perancangan fisik
Implementasi sistem
Pemograman dan pengujian
konversi
Operasi dan pemeliharaan
Kebutuhan
sistem
Perubahan
lingkup/
kebutuhan
Desain
sistem Kesalahan atau
masalah yang tak
memungkinkan
implementasi
dilaksanakan
Sistem siap
beroperasi
mandiri
Implementasi
kurang lengkap
/ ada
permintaan
baru
Universitas Sumatera Utara
23
2.4.1 Analisis Sistem
Analisis sistem bertujuan untuk menentukan hal-hal detail tentang yang akan
dikerjakan oleh sistem yang diusulkan dan bukan bagaimana caranya. Analisis sistem
berfungsi untuk memastikan bahwa rancangan sistem memenuhi persyaratan yang
mencakup keakurasian, kontrol, keamanan, dan kemudahan diaudit.
Merupakan langkah pertama dalam SDLC keseluruhan informasi yang
dibutuhkan oleh sistem: identifikasi, analisis, prioritas, dan susun ulang. Dalam
tahapan ini ada beberapa hal yang harus dilakukan diantaranya mengidentifikasi
proyek-proyek yang potensial, melakukan klasifikasi dan merangking proyek, dan
memilih proyek untuk dikembangkan. Aktivitas yang biasa dilakukan pada tahap ini
meliputi mewawancarai manajemen pengguna, merangkum pengetahuan yang
didapatkan, dan mengestimasi cakupan proyek dan mendokumentasikan hasilnya.
Tahapan ini akan menghasilkan laporan kelayakan yang berisi definisi masalah dan
rangkuman tujuan yang ingin dicapai dari proyek yang dipilih.
Analisis sistem mencakup studi kelayakan dan analisis kebutuhan.
2.4.1.1 Studi Kelayakan
Studi kelayakan digunakan untuk menentukan keberhasilan solusi yang
diusulkan. Tahapan ini berguna untuk memastikan bahwa solusi yang diusulkan
tersebut benar-benar dapat dicapai dengan sumber daya dan dengan memperhatikan
kendala yang terdapat pada perusahaan serta dampak terhadap lingkungan sekeliling.
Studi kelayakan meliputi:
a. Penentuan masalah dan peluang yang dituju sistem.
Universitas Sumatera Utara
24
b. Pembentukan sasaran sistem baru secara keseluruhan.
c. Pengidentifikasian para pemakai sistem.
d. Pembentukan lingkup sistem.
e. Pengusulan perangkat lunak dan perangkat keras untuk sistem baru.
f. Pembuatan analisis biaya/manfaat.
g. Pengkajian terhadap risiko proyek.
h. Pemberian rekomendasi untuk meneruskan atau menghentikan proyek.
2.4.1.2 Analisis Kebutuhan
Tahapan analisis adalah tahapan dimana sistem yang sedang berjalan
dipelajari dan sistem pengganti diusulkan. Dalam tahapan ini dideskripsikan sistem
yang sedang berjalan, masalah, kesempatan didefinisikan, dan rekomendasi umum
untuk bagaimana memperbaiki, meningkatkan atau mengganti sistem yang sedang
berjalan diusulkan. Tujuannya adalah untuk memahami dan mendokumentasikan
kebutuhan bisnis dan persyaratan proses dari sistem baru.
Analisis kebutuhan dilakukan untuk menghasilkan spesifikasi kebutuhan atau
disebut juga dengan spesifikasi fungsional. Spesifikasi kebutuhan adalah spesifikasi
yang rinci tentang hal-hal yang akan dilakukan sistem ketika diimplementasikan.
Spesifikasi ini sekaligus dipakai untuk membuat kesepakatan antara pengembang
sistem, pemakai yang kelak menggunakan sistem, manajemen, dan mitra kerja yang
lain.
Analisis kebutuhan ini diperlukan untuk menentukan keluaran yang akan
dihasilkan sistem, masukan yang diperlukan sistem, lingkup proses yang digunakan
Universitas Sumatera Utara
25
untuk mengolah masukan menjadi keluaran, volume data yang akan ditangani sistem,
jumlah pemakai dan kategori pemakai, serta kontrol terhadap sistem.
2.4.2 Desain Sistem
Desain sistem dibagi menjadi dua sub tahapan, yakni perancangan konseptual
dan perancangan fisik. Keduanya memiliki sejumlah aktivitas sebagaimana
diperlihatkan pada gambar berikut ini.
Analisis
Sistem
Desain Sistem
Perancangan Konseptual
Penyipan laporan
rancangan sistem
konseptual
Penyiapan spesifikasi
rancangan
Evaluasi
Alternatif
Rancangan
Perancangan Fisik
Rancangan
keluaran
dan
masukan
Rancangan
Platform
Rancangan
antarmuka
pemakai dan
sistem
Rancangan
basis data
Rancangan
Modul
Rancangan
kontrol
Dokumentasi Rencana Pengujian Rencana Konversi
Implementasi
sistem
Operasi dan
pemeliharaan
Universitas Sumatera Utara
26
Gambar 2.5 Desain Sistem
Tujuan dari desain sistem secara umum adalah untuk memberikan gambaran
secara umum kepada user tentang sistem yang baru. Desain sistem secara umum
merupakan persiapan dari desain secara terinci. Desain secara umum
mengidentifikasikan komponen-komponen sistem informasi yang akan didesain
secara rinci. Desain terinci dimaksudkan untuk pemrogram komputer dan ahli teknik
lainnya yang akan mengimplementasi sistem.
Tahap desain sistem secara umum dilakukan setelah tahap analisis sistem
selesai dilakukan dan hasil analisis disetujui oleh manajemen. Pada tahap desain
secara umum, komponen-komponen sistem informasi dirancang dengan tujuan untuk
dikomunikasi kepada user bukan untuk pemrogram. Komponen sistem informasi
yang didesain adalah model, output, input, database, teknologi dan kontrol.
Pada tahapan ini ada beberapa aktivitas utama, yaitu merancang dan
mengintegrasikan jaringan, arsitektur aplikasi, mendesain antar muka pengguna,
mendesain sistem antar muka, mendesain dan mengintegrasikan data base, membuat
prototipe untuk detail dari desain, dan mendesain serta mengintegrasikan kendali
sistem Perancangan konseptual sering juga disebut dengan perancangan logis. Dalam
perancangan konseptual ada tiga langkah penting yang dilakukan yaitu evaluasi
alternatif rancangan, penyiapan spesifikasi rancangan, dan penyiapan laporan
rancangan sistem secara konseptual. Pada perancangan fisik, rancagan yang bersifat
konseptual diterjemahkan dalam bentuk fisik sehingga terbentuk spesifikasi yang
Universitas Sumatera Utara
27
lengkap tentang modul-modul sistem dan antarmuka antamodul, serta rancangan
basis data secara fisik.
2.4.3 Implementasi Sistem
Pada tahapan ini dilakukan testing dan instalasi. Testing adalah menguji hasil
kode program yang telah dihasilkan dari tahapan desain. Sedangkan instalasi adalah
tindak lanjut setelah diadakan testing yaitu menggabungkan dan menginstal
perangkat lunak dan perangkat keras pada organisasi dan secara resmi mulai
digunakan untuk menggatikan sistem lama.
Pada implementasi sistem ada berbagai kegiatan yang dilakukan yaitu:
a. Pemograman dan pengujian
Pemograman adalah aktivitas pembuatan program atau sederetan instruksi yang
digunakan untuk mengatur komputer agar bekerja sesuai dengan maksud masng-
masing instruksi.
b. Instalasi perangkat keras dan perangkat lunak
c. Pelatihan kepada pemakai
d. Pembuatan dokumentasi
e. Konversi
Konversi merupakan tahapan yang digunakan untuk mengoperasikan sistem baru
dalam rangka menggantikan sistem yang lama.
2.4.4 Operasi dan Pemeliharaan
Universitas Sumatera Utara
28
Setelah masa sistem berjalan sepenuhnya menggantikan sistem yang lama,
sistem memasuki tahapan operasi dan pemeliharaan. Selama sistem beroperasi,
pemeliharaan sistem tetap diperlukan karena beberapa alasan seperti sistem masih
menyisakan masalah-masalah yang tidak terdeteksi selama masa pengujian sistem.
Pemeliharaan diperlukan karena perubahan bisnis atau lingkungan atau adanya
permintaan kebutuhan baru, serta pemeliharaan juga dapat dipicu karena kinerja
sistem yang menjadi menurun sehingga barangkali perubahan-perubahan salam
penulisan program.
Perbaikan yang dilakukan tingkatannya bisa sangat variatif, mulai dari
memperbaiki program yang crash hingga berfungsi kembali sampai pada
penambahan modul-modul program yang baru sebagai jawaban atas perubahan
kebutuhan pengguna. Tahapan SDLC ini memiliki kelemahan antara lain biaya dan
waktu yang tinggi, dan memiliki metode yang tidak fleksibel karena keseluruhan
langkah harus diikuti.
2.5 Gudang Farmasi
2.5.1 Definisi Gudang Farmasi
Gudang farmasi adalah tempat penerimaan, penyimpanan, pendistribusian dan
pemeliharaan barang persediaan berupa obat, alat kesehatan dan perbekalan
kesehatan lainnya (seperti DDT, pompa pipa, perbekalan KB, sepeda motor/sepeda
roda dua susu bubuk, dan sebagainya) yang tujuannya akan digunakan untuk
melaksanakan program kesehatan di kabupaten/kota yang bersangkutan.
2.5.1.1 Kedudukan Gudang Farmasi
Universitas Sumatera Utara
29
Sebagai unit pelaksama teknis dalam lingkungan Depkes yang berada di
bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Kepala Depkes Kabupaten/Kota.
2.5.2 Tugas Pokok dan Fungsi
2.5.2.1 Tugas Gudang Farmasi di Kabupaten/Kota
Yaitu melaksanakan pengelolaan, penerimaan, penyimpanan dan
pendistribusian farmasi dan alat kesehatan yang diperlukan dalam rangka pelayanan
kesehatan, pencegahan dan pemberantasan penyakit dan pembinaan kesehatan
masyarakat di Kabupaten/Kota sesuai dengan petunjuk Kepala Deinas
Kabupaten/Kota.
2.5.2.2 Fungsi Gudang Farmasi di Kabupaten/Kota
a. Melaksanakan penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan dan pendistribusian
obat, alat kesehatan dan perbekalan farmasi.
b. Melakukan penyiapan, penyususnan rencana, pencatatan dan pelaporan
mengenai persediaan dan penggunaan obat, alat kesehatan dan perbekalan
farmasi.
c. Melakukan pengamatan mutu dan khasiat obat secara umum baik yang ada
dalam persediaan maupun yang didistribusikan.
d. Melakukan urusan tata usaha keuangan kepegawaian dan urusan dalam.
Gudang Farmasi Kabupaten/Kota (GFK) merupakan titik sentral pengelolaan
obat di Daerah tingkat II. Untuk meningkatkan efektivitas dan efisien pengelolaan
obat diperlukan adanya koordinasi dengan unit terkait langsung antara lain Pemda
Dati II, Dinas Kesehatan dati II, Kandep Trans, PHB Cabang.
Universitas Sumatera Utara
30
2.5.3 Ruang Lingkup Pengelolaan Obat di Kabupaten atau Dati II
Pengelolaan obat merupakan suatu rangkaian kegiatan yang meliputi aspek
perencanaan pengadaan, pengadaan, penyimpanan, pendistribusiaan dan penggunaan
obat.
Aspek pengelolaan obat meliputi:
a. Perencanaan Pengadaan: meliputi kegiatan penentuan jenis perhitungan dan
penetapan jumlah untuk setiap jenis obat yang akan disediakan dengan metode
perhitungan yang telah ditetapkan.
b. Pengadaan: meliputi perencanaan pengadaan, pelaksanaan pembelian,
pemantauan status pesanan, pemeriksaan penerimaan dan pemeliharaan mutu
obat.
c. Distribusi: meliputi kegiatan pengendalian persediaan, penyimpanan,
pengeluaran dan pengiriman obat.
d. Penggunaan: meliputi peresapan, dispesing dan penerimaan pasien.
Proses perencanaan pengadaan obat di Kabupaten/Kota diawali di tingkat
Puskesmas dengan menyiapkan dan menyediakan data yang diperlukan dan
selanjutnya dikompilasi menjadi data Kab./Kota dengan teknik perhitungan yang
telah ditentukan.
2.5.4 Dokumen-dokumen/Formulir yang harus ada di Gudang Farmasi
Dokumen-dokumen atau formulir yang harus ada di gudang farmasi saat
terjadi pengadaan obat di Dati II sebagai berikut:
1. Dokumen pada saat perencanaan pengadaan obat :
a. Formulir I : Kartu kompilasi pemakaian obat.
Universitas Sumatera Utara
31
b. Formulir II : Data 10 penyakit terbesar.
c. Formulir III : Lembar kerja perencanaan pengadaan obat.
d. Formulir IV : Penyesuaian rencana pengadaan obat untuk semua sumber
anggaran.
2. Dokumen pada saat pengadaan barang :
a. Formulir V : Berita acara pemeriksaan penerimaan obat.
b. Formulir Va : Lampiran berita acara pemeriksaan penerimaan obat.
c. Formulir VI : Buku harian penerimaan obat.
d. Formulir VII : Formulir realisasi pengadaan obat.
3. Dokumen pada saat penyimpanan barang :
a. Formulir VIII : Kartu stok.
b. Formulir IX : Kartu stok induk.
4. Dokumen pada saat distribusi obat :
a. Formulir X : Kartu rencana distribusi.
b. Formulir XI : Buku harian pengeluaran obat.
c. Formulir XII : Lembar pemakaian dan lembar permintaan obat (LPLPO)
d. Formulir XIII : Form surat kiriman obat.
5. Dokumen pada saat pencatatan dan pelaporan
a. Formulir XIV : Laporan mutasi obat.
b. Formulir XV : Laporan kegiatan distribusi.
c. Formulir XVI : Berita acara pencacahan akhir tahun anggaran.
d. Formulir XVIa : Laporan pencacahan obat akhir tahun anggaran.
e. Formulir XVII : Berita acara pemeriksaan/penelitian obat untuk dihapus.
Universitas Sumatera Utara
32
f. Formulir XVIIa : Lampiran laporan berita acara pemeriksaan/penelitian obat
untuk dihapus.
2.5.5 Tata Cara Pengelolaan Obat/Perbekalan Farmasi di Gudang Farmasi
Kabupaten.
Tahapan kegiatan pengelolaan obat/perbekalan farmasi di Gudang Farmasi
Kabupaten meliputi:
1) Perencanaan
Kegiatan perencanaan pengadaan obat bertujuan untuk menetapkan jenis
dan jumlah obat yang sesuai dengan pola penyakit dan kebutuhan pelayanan
kesehatan dasar termasuk program kesehatan yang telah ditetapkan.
2) Pengadaan
Pengadaan merupakan proses untuk penyediaan obat yang dibutuhkan
di unit pelayanan kesehatan. Tujuan pengadaan obat adalah agar tersedianya
obat dengan jenis dan jumlah yang cukup sesuai kebutuhan dengan mutu yang
terjamin sertadapat diperoleh pada saat diperlukan. Langkah – langkah dalam
pengadaan barang :
a) Pemilihan metode pengadaan.
b) Pemilhan pemasok.
c) Pemantauan status pesanan.
d) Penentuan waktu pengadaan dan kedatangan obat.
e) Penerimaan dan pemeriksaan obat.
Metode pengadaan obat ada 4 macam yaitu :
Universitas Sumatera Utara
33
a) Pelelangan umum.
b) Pelelangan terbatas.
c) Pemilihan langsung.
d) Pembelian/pengadaan langsung
3. Penyimpanan
Penyimpanan merupakan suatu kegiatan yang meyimpan dan memelihara dengan
cara menempatkan obat-obatan yang diterima pada tempat yang dinilai aman
dari pencurian serta gangguan baik yang dapat merusak mutu obat.
Tujuan penyimpanan obat :
a. Memelihara mutu obat.
b. Menghindari penggunaan yang tidak bertanggung jawab.
c. Menjaga kelangsungan persediaan.
d. Memudahkan pencarian dan pengawasan.
Kegiatan penyimpanan obat yaitu :
a) Pengaturan tata ruang.
b) Penyusunan stock obat.
c) Pencatatan stock obat.
d) Pengamanan mutu obat
4. Distribusi
Distribusi merupakan suatu rangkaian kegiatan dalam rangka pengeluaran
dan pengiriman obat-obatan yang bermutu terjamin keabsahan serta tepat jenis
dan jumlah dari gudang obat secara merata dan teratur untuk memenuhi kebutuhan
Universitas Sumatera Utara
34
unit-unit pelayanan kesehatan. Kegiatan Distribusi meliputi Kegiatan Distribusi
Rutin dan Kegiatan Distribusi Khusus. Tujuan distribusi adalah :
a) Terlaksananya pengiriman obat secara teratur dan merata sehingga dapat
diperoleh pada saat dibutuhkan.
b) Terjamin kecukupan dan terpelihara efisiensi penggunaan obat di unit pelayanan
kesehatan.
c) Terlaksana pemerataan kecukupan obat sesuai kebutuhan pelayanan dan program
kesehatan.
5. Pencatatan
Pencatatan merupakan rangkaian kegiatan dalam rangka penatausahaan obat-
obatan secara tertib, baik obat-obatan yang diterima, disimpan, dan di
distribusikan maupun yang digunakan di unit-unit pelayanan, di Puskesmas dan
Rumah Sakit. Tujuan Pencatatan adalah tersedianya data mengenai jenis
dan jumlah penerimaan, persediaan, pengeluaran/penggunaan dan data mengenai
waktu dari seluruh rangkaian kegiatan mutasi obat.
6. Penggunaan
Meliputi peresepan, dispesing dan penerimaan pasien.
7. Penghapusan Obat
Pemusnahan akan dilakukan jika ada sediaan farmasi yang rusak atau sudah
kadaluarsa. Dengan cara memisahkan sediaan yang rusak dengan sediaan yang
masih baik, kemudian mengeluarkan obat / alkes dari kemasannya setelah itu obat
dapat dihancurkan kemudian di timbun dalam tanah.
Universitas Sumatera Utara
35
Pengelolaan obat di gudang farmasi di tingkat Kabupaten/Kota dilakukan sebagai
berikut:
a) Melakukan penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan, pendistribusian obat, alat
kesehatan dan perbekalan farmasi.
b) Melakukan penyimpanan, penyaluran, rencana pencatatan dan pelaporan
mengenai persediaan dan penggunaan obat, alat kesehatan dan persediaan
farmasi.
c) Melakukan pengamatan terhadap mutu dan khasiat obat secara umum dan baik
yang ada dalam persediaan maupun yang akan didistribusikan.
d) Melaksanakan uusan tata usaha, keuangan, kepegawaian dan urusan dalam.
2.5.6 Definisi Obat dan Penggolongannya
Menurut Undang-Undang Kesehatan No. 36 tahun 2009 tentang Kesehatan,
obat adalah bahan atau paduan bahan, termasuk produk biologi yang digunakan untuk
mempengaruhi atau menyelidiki sistem fisiologi atau keadaan patologi dalam rangka
penetapan diagnosis, pencegahan, penyembuhan, pemulihan, peningkatan kesehatan
dan kontrasepsi, untuk manusia. Selain itu obat dalam pengertian umum adalah suatu
substansi yang melaui efek kimianya membawa perubahan dalam fungsi biologik.
Berdasarkan PERMENKES RI NO. 1010/ MENKES/ PER/ XI/ 2008 tentang
Registrasi Obat, obat-obatan digolongkan menjadi 5 (lima) kategori, yang
dimaksudkan untuk peningkatan keamanan dan ketepatan penggunaan serta
pengamanan distribusi masing-masing. Kelima kategori tersebut apabila diurutkan
Universitas Sumatera Utara
36
dari yang paling longgar hingga yang paling ketat mengenai peraturan pengamanan,
penggunaan, dan distribusinya adalah sebagai berikut:
1. Obat Bebas
Pada kemasan ditandai dengan lingkaran hitam, mengelilingi bulatan berwarna
hijau.
Gambar 2.6 Lambang Jenis Obat Bebas
Obat Bebas adalah obat yang dapat dibeli tanpa resep dokter. Dalam kemasan
obat disertakan brosur yang berisi nama obat, nama dan isi zat berkhasiat, indikasi,
dosis, aturan pakai, efek samping ,nomor batch, nomor registrasi, nama dan alamat
pabrik, serta cara penyimpanannya. penandaan akan berubah pada produk obat bebas
terbatas.
Obat bebas merupakan obat yang paling “aman”, boleh digunakan untuk
menangani penyakit-penyakit simptomatis ringan yang banyak diderita masyarakat
luas yang penanganannya dapat dilakukan sendiri oleh penderita atau self medication
(penanganan sendiri). Obat ini telah digunakan dalam pengobatan secara ilmiah
(modern) dan terbukti tidak memiliki risiko bahaya yang mengkhawatirkan.
Universitas Sumatera Utara
37
Obat bebas dapat dibeli secara bebas tanpa resep dokter, baik di apotek,
counter obat di supermarket/toko swalayan, toko kelontong, bahkan di warung,
disebut juga obat OTC (Over the Counter). Penderita dapat membeli dalam jumlah
yang sangat sedikit, seperlunya saja saat obat dibutuhkan. Jenis zat aktif pada obat
bebas relatif aman sehingga penggunaanya tidak memerlukan pengawasan tenaga
medis selama diminum sesuai petunjuk yang tertera pada kemasan obat. Oleh karena
itu sebaiknya obat bebas tetap dibeli bersama kemasannya.
Obat bebas digunakan untuk mengobati gejala penyakit yang ringan yang
bersifat nonspesifik, misalnya: beberapa analgetik atau pain killer (obat penghilang
rasa nyeri), obat gosok, obat luka luar, beberapa antipiretik (obat penurun panas),
beberapa analgetik-antipiretik (obat pereda gejala flu), antasida, beberapa suplemen
vitamin dan mineral.
Contoh Obat Bebas adalah Paracetamol, Aspirin, Promethazine, Guafenesin,
Bromhexin HCL, Chlorpheniramine maleate (CTM), Dextromethorphan, Zn Sulfate,
Proliver, Tripid, Gasflat, Librozym (penyebutan merk dagang, karena obat tersebut
dalam kombinasi).
2. Obat Bebas Terbatas
Pada kemasannya terdapat tanda lingkaran biru bergaris tepi hitam.
Gambar 2.7 Lambang Jenis Obat Bebas Terbatas
Universitas Sumatera Utara
38
Obat bebas terbatas adalah obat yang sebenarnya termasuk obat keras tetapi
masih dapat dijual atau dibeli bebas tanpa resep dokter, dan disertai dengan tanda
peringatan. Sebagai obat keras, penggunaan obat ini diberi batas untuk setiap
takarannya. Seharusnya obat ini hanya dapat dijual bebas di toko obat berizin yang
dipegang oleh seorang asisten apoteker, serta apotek yang hanya boleh beroperasi jika
ada apoteker. Hal ini karena diharapkan pasien memperoleh informasi obat yang
memadai saat membeli obat yang termasuk golongan ini. Pada kemasan obat bebas
terbatas harus tertera peringatan yang berupa kotak kecil berukuran 5×2 cm berdasar
warna hitam atau kotak putih bergaris tepi hitam, dengan tulisan sebagai berikut:
Gambar 2.8 Peringatan dalam Obat Bebas Terbatas
Contoh obat bebas terbatas adalah: pain relief (analgesik), obat batuk, obat
pilek, obat influenza, obat penghilang rasa nyeri dan penurun panas pada saat demam
Universitas Sumatera Utara
39
(analgetik-antipiretik), beberapa suplemen vitamin dan mineral, obat-obat antiseptik,
dan obat tetes mata untuk iritasi ringan.
Pada saat keadaaan dan batas-batas tertentu, sakit yang ringan masih
dibenarkan untuk melakukan pengobatan sendiri (self medication) menggunakan
obat-obatan dari golongan obat bebas dan obat bebas terbatas yang dengan mudah
diperoleh masyarakat. Dianjurkan untuk tidak sekali pun melakukan uji coba obat
sendiri terhadap obat-obat yang seharusnya diperoleh dengan menggunakan resep
dokter.
Setelah upaya self medication, apabila kondisi penyakit semakin serius, tidak
kunjung sembuh setelah sekitar 3-5 hari, maka sebaiknya segera memeriksakan diri
ke dokter. Oleh karena itulah semua kemasan obat bebas dan obat bebas terbatas
wajib mencantumkan tanda peringatan “apabila sakit berlanjut segera hubungi
dokter”.
Sebelum menggunakan obat, termasuk obat bebas dan bebas terbatas harus
diketahui sifat dan cara pemakaiannya agar penggunaannya tepat dan aman.
Informasi tersebut dapat diperbolehkan dari etiket atau brosur pada kemasan obat
bebas dan bebas terbatas.
3. Obat keras
Obat Keras atau obat Daftar G menurut bahasa belanda “G” singkatan dari
“Gevaarlijk” artinya berbahaya. Semua obat injeksi, obat antibiotik
(chloramphenicol, penicillin, tetracyclin, ampicillin), obat antibakteri (sulfadiazin,
sulfasomidin), amphetaminum (O.K.T), hydantoinum = obat anti epilepsi, reserpinum
= obat anti hipertensi, Vit. K = anti perdarahan, Yohimbin = aphrodisiaka,
Universitas Sumatera Utara
40
Isoniazidum = anti TBC, nitroglycerinum = obat jantung. Penandaan obat khusus
Obat keras daftar G adalah „lingkaran berwarna merah dengan garis tepi berwarna
hitam dengan huruf K yang menyentuh garis tepi.
Gambar 2.9 Lambang Golongan Obat Keras
4. Obat Golongan Narkotika
Narkotika adalah zat atau obat yang berasal dari tanaman atau bukan tanaman
baik sintesis maupun semi sintesis yang menyebabkan penurunan atau perubahan
kesadaran, dapat menimbulkan ketergantungan yang di bedakan ke dalam golongan
I,II,dan,III. Penandaan obat narkotika berdasarkan peraturan dalam ordonansi obat
bius yaitu “Palang Medali Merah” :
Gambar 2.10 Lambang Golongan Narkotika
5. Obat psikotropika
Psikotropika adalah zat atau obat baik alamiah maupun sintesis bukan
narkotika yang bersifat psikoaktif melalui pengaruh selektif pada susunan syara pusat
yang menyebabkan perubahan khas pada akthifitas mental dan prilaku. Penandaan
Universitas Sumatera Utara
41
obat psikotropika adalah „lingkaran berwarna merah dengan garis tepi berwarna
hitam dengan huruf K yang menyentuh garis tepi.
Gambar 2.11 Lambang Golongan Psikotropika
2.6 Microsoft Visual Basic 6.0
2.6.1 Bahasa Pemograman Microsoft Visual Basic 6.0
Microsoft Visual Basic 6.0 merupakan salah satu aplikasi pemrograman visual
yang memiliki bahasa pemograman yang cukup popular dan mudah untuk dipelajari.
Microsoft Visual Basic 6.0 pertama kali dikeluarkan pada tahun 1991 dengan nama
“Thunder” yang merupakan development pertama yang berbasis visual yang dibuat
oleh Microsoft untuk menandingi bahasa pemograman lainnya. Basis bahasa
pemograman yang digunakan dalam Visual Basic adalah bahasa BASIC (Beginners
All-Purpose Symbolic Intruction Code) yang merupakan salah satu bahasa
pemograman tingkat tinggi yang sederhana dan mudah dipelajari. Dengan Visual
Basic kita dapat membuat program dengan aplikasi GUI (Graphical User Interface)
atau program yang memungkinka pengguna computer berkomunikasi dengan
komputer tersebut menggunakan grafik atau gambar.
Aplikasi Visual Basic mulai diproduksi pertama kali pada tahun 1991. Pada
tahun 1993 Microsoft mengeluarkan Visual Basic versi 2.0 yang memulai menarik
perhatian pengembang dan ketika Visual Basic versi 3.0 dikeluarkan, versi ini
Universitas Sumatera Utara
42
menjadi bahasa pemograman yang paling pesat berkembang dan banyak diminati
oleh para programmer (Sutedjo, 2002).
Pada tahun 1997 Microsoft mengeluarkan Visual Basic versi 5.0 yang
memiliki kemampuan untuk menciptakan Activex Control yang mampu ditempatkan
di internet dan membuat bahasa HTML lebih dinamis. Pada tahun 1998 Microsoft
mengeluarkan Visual Basic versi 6.0 yag merupakan salah satu bahasa pemograman
aplikasi yang sangat dikenal di dunia. Microsoft Visual Basic 6.0 menyediakan
berbagai perangkat kontrol yang dapat digunakan untuk membuat program aplikasi
dalam sebuah form baik aplikasi kecil, sederhana hingga ke aplikasi pengelolaan
database.
2.6.2 Elemen Visual Basic 6.0
Beberapa elemen yang terdapat di Microsoft Visual Basic 6.0 sebagai berikut:
a. Menu Bar
Menu Bar akan menampilkan perintah-perintah yang dapat digunakan disaat
bekerja pada Visual Basic. Secara default, menu bar ini memiliki pilihan File, Edit,
View, Window, Query, Diagram, Tools, Add-Ins, dan Help. Disamping itu,
sehubungan dengan pemrograman, terdapat menu yang bisa diakses, misalnya
Project, Format, Debug, atau Run.
Gambar 2.11 Tampilan Menu Bar
Jika masing-masing menu bar tersebut diklik, Visual Basic akan menampilkan daftar
pilihan dari menu bar tersebut.
Universitas Sumatera Utara
43
b. Context Menu
Context Menu berisi shortcut yang suatu saat bisa anda gunakan untuk
membuka sebuah context menu suatu objek. Untuk membuka Context Menu ini, dapat
dengan mengklik kanan objek yang akan buka Context Menu-nya. Berikut tampilan
gambarnya.
Gambar 2.12 Tampilan Context Menu
Context Menu di atas, diperoleh dari Designer Form, yaitu dengan cara mengklik
kanan Form Designer.
c. Toolbar
Fasilitas ini dapat mempercepat pengaksesan perintah-perintah yang ada
dalam pemrograman. Dapat dilakukan dengan mengklik tombol-tombol dalam
toolbar ini untuk melakukan aksi tertentu. Secara standar, toolbar jenis Standard
yang akan ditampilkan saat memulai Visual Basic. Jika Anda ingin mengatur
tampilan toolbar yang lain, dapat menggunakan pilihan Toolbar pada menu bar View.
Gambar 2.13 Tampilan Toolbar
d. Toolbox
Universitas Sumatera Utara
44
Sebuah window yang berisi tombol-tombol control yang akan digunakan
untuk mendesain atau “Membangun” sebuah form atau report. Selain tombol control
di bawah, dapat juga mendefinisikan atau menambah sendiri tombol control yang
lain.
Gambar 2.14 Tampilan Toolbox Tipe Standard
Gambar 2.15 Tampilan Toolbox Tipe VB Enterprise Edition Controls
e. Window Project Explorer
Universitas Sumatera Utara
45
Window Project Explorer ini menampilkan daftar form, modul, serta objek
lain yang ada dalam project yang aktif. Sebuah Project merupakan sekumpulan file
yang digunakan untuk membangun sebuah aplikasi. Berikut tampilan gambarnya.
Gambar 2.16 Tampilan Window Project Explorer
f. Window Properties
Window Properties ini dapat digunakan untuk mengatur properti sebuah objek
atau kontrol yang dipilih. Sebuah properti merupakan karakteristik objek, seperti size,
caption, text, atau color.
Universitas Sumatera Utara
46
Gambar 2.17 Tampilan Window Properties
g. Objek Browser
Objek Browser ini merupakan daftar objek yang ada dalam project yang aktif.
Kita dapat menggunakan Object Browser untuk menampilkan objek yang ada dalam
Visual Basic dan aplikasi lain. Berikut tampilan gambarnya.
Gambar 1.18 Tampilan Object Browser
h. Form Designer
Form Designer adalah sebuah window yang dapat digunakan untuk mengatur
tampilan aplikasi yang disusun, atau dengan kata lain sebagai tempat untuk
mendesain sebuah form. Form Designer merupakan daerah kerja utama dari
pembuatan program atau tempat merancang aplikasi dimana setiap objek diletakkan.
Dalam form ini dapat menambahkan control, grafic, dan gambar ke dalam form pada
Universitas Sumatera Utara
47
posisi yang diinginkan. Setiap form memiliki window designer form sendiri-sendiri.
Berikut tampilan gambarnya.
Gambar 2.19 Tampilan Form Designer
i. Window Code Editor
Window Code Editor merupakan sebuah tampilan window yang digunakan
untuk memasukkan kode aplikasi. Window Code Editor ini digunakan untuk
mendefinisikan kode-kode form atau kode modul dalam sebuah aplikasi. Berikut
tampilan gambarnya.
Gambar 2.20 Tampilan Window Code Editor
Universitas Sumatera Utara
48
j. Window Form Layout
Window Form Layout dapat digunakan untuk mengontrol posisi form pada
aplikasi yang menggunakan sistem grafik dalam sebuah layar. Dengan fasilitas ini,
kita dapat melihat dan mengetahui posisi form yang baru didesain. Berikut tampilan
gambarnya.
Gambar 2.21 Tampilan Window Form Layout
k. Window Immmediate, Local, dan Watch
Window-window ini merupakan window tambahan yang digunakan untuk
proses debug aplikasi. Window-window ini hanya dapat digunakan jika kita
menjalankan aplikasi dengan interface Visual Basic.
Gambar 2.22 Tampilan Window Immediate
Universitas Sumatera Utara
49
Gambar 2.23 Tampilan Window Locals
Gambar 2.24 Tampilan Window Watches
Universitas Sumatera Utara
