BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Usaha Mikro Kecil dan …media.unpad.ac.id/thesis/120103/2010/120103100017_2_3904.pdf · Menurut Mulyadi (2001 : 3) sistem akuntansi adalah: ... Jurnal

12

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Usaha Mikro Kecil dan Menengah

2.1.1 Pengertian Usaha Mikro Kecil dan Menengah

Usaha mikro, kecil dan menengah (UMKM) memainkan peran penting di

dalam pembangunan dan pertumbuhan ekonomi, tidak hanya di negara-negara

yang sedang berkembang, tetapi juga di negara-negara maju. Di negara maju,

UMKM sangat penting, tidak hanya usaha tersebut menyerap paling banyak

tenaga kerja dibandingkan usaha besar, seperti halnya di negara sedang

berkembang khususnya di Asia, Afrika, dan Amerika Latin, UMKM juga

berperan sangat penting, khususnya dari persfektif kesempatan kerja dan sumber

pendapatan bagi kelompok miskin, distribusi pendapatan dan pengurangan

kemiskinan, serta pembangunan ekonomi pedesaan (Tulus Tambunan, 2012 : 1).

Menurut Tulus Tambunan (2012 : 11), Usaha Mikro Kecil dan Menengah

adalah :

“Unit usaha produktif yang berdiri sendiri, yang dilakukan oleh orang

perorangan atau badan usaha di semua sektor ekonomi. Pada

prinsipnya, perbedaan usaha mikro, usaha kecil, usaha menengah dan

usaha besar didasarkan pada nilai aset awal (tidak termasuk tanah

dan bangunan), omset rata-rata per tahun, atau jumlah pekerja

tetap.”

Di Indonesia, definisi UMKM diatur dalam Undang-Undang Republik Indonesia

Nomor 20 Tahun 2008 tentang Usaha Mikro Kecil dan Menengah(UMKM).

13

2.1.2 Usaha Mikro

Dalam Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2008

tentang Usaha Mikro Kecil dan Menengah, yang dimaksud dengan usaha mikro

adalah usaha produktif milik orang perorangan yang memenuhi kriteria usaha

mikro sebagaimana yang diatur dalam Undang-Undang ini.

Adapun kriterian usaha mikro antara lain sebagai berikut :

a. memiliki kekayaan bersih paling banyak Rp 50.000.000,00 (lima puluh

juta rupiah) tidak termasuk tanah dan bangunan tempat usaha; atau

b. memiliki hasil penjualan tahunan paling banyak Rp 300.000.000,00 (tiga

ratus juta rupiah).

2.1.3 Usaha Kecil

Seperti yang telah tercantum dalam Undang-Undang Republik Indonesia

Nomor 20 Tahun 2008 tentang Usaha Mikro Kecil dan Menengah, yang dimaksud

usaha kecil adalah usaha ekonomi produktif yang berdiri sendiri, yang dilakukan

oleh orang perorangan atau badan usaha yang bukan merupakan anak perusahaan

atau bukan cabang perusahaan yang dimiliki, dikuasai, atau yang menjadi bagian

baik yang langsung maupun yang tidak langsung dari usaha kecil atau usaha besar

yang memenuhi kriteria usaha kecil seperti yang dimaksud dalam Undang-

Undang tersebut.

14

Adapun kriteria udaha kecil antara lain sebagai berikut :

a. memiliki kekayaan bersih lebih dari Rp.50.000.000,00 (lima puluh juta

rupiah) sampai dengan paling banyak Rp.500.000.000,00 (lima ratus juta

rupiah) tidak termasuk tanah dan bangunan tempat usaha; atau

b. memiliki hasil penjualan tahunan lebih dari Rp.300.000.000,00 (tiga ratus

juta rupiah) sampai dengan paling banyak Rp.2.500.000.000,00 (dua

milyar lima ratis juta rupiah).

2.1.4 Usaha Menengah

Berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2008

tentang Usaha Mikro Kecil dan Menengah, yang dimaksud usaha menengah

adalah usaha ekonomi produktif yang berdiri sendiri, yang dilakukan oleh orang

perorangan atau badan usaha yang bukan merupakan anak perusahaan atau bukan

cabang perusahaan yang dimiliki, dikuasai, atau yang menjadi bagian baik yang

langsung maupun yang tidak langsung dari usaha mikro, usaha kecil atau usaha

besar yang memenurut kriteria usaha kecil seperti yang dimaksud dalam Undang-

Undang tersebut.

Adapun kriteria usaha menengah antara lain :

a. Memiliki kekayaan bersih lebih dari Rp.500.000.000,00 (lima ratus juta

rupiah) sampai dengan paling banyak Rp.10.000.000.000,00 (sepuluh

milyar rupiah) tidak termasuk tanah dan bangunan tempat usaha; atau

15

b. Memiliki hasil penjualan tahunan lebih dari Rp.2.500.000.000,00 (dua

milyar lima ratus juta rupiah) sampai dengan paling banyak

Rp.50.000.000.000,00 (lima puluh milyar rupiah).

2.2 Sistem Informasi Akuntansi

2.2.1 Pengertian Sistem

Pemosresan data dan informasi tidak lepas dari sebuah sistem yang

menaungi proses tersebut. Sebuah sistem dibuat untuk mencapai sebuah tujuan

tertentu yang dipakai oleh organisasi. Setiap sistem dibuat untuk menangani

sesuatu yang berulangkali atau yang secara rutin terjadi ( Mulyadi, 2001: 3).

Menurut Mulyadi (2001 : 2), sistem adalah:

“Sekelompok unsur yang hubungan satu dengan yang lainnya, yang

berfungsi sama-sama untuk mencapai tujuan tertentu”

Menurut Azhar Susanto (2008 : 22), sistem adalah:

“Sistem adalah kumpulan/grup dari bagian atau komponen apapun baik

fisik maupun non fisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja

sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan tertentu”

Menurut George H.Bodnar (2006 : 3) , sistem adalah:

“ Sistem adalah sekumpulan sumber daya yang saling terkait untuk

mencapai satu tujuan”

Menutut James A.Hall (2001 : 5), sistem adalah:

“Sekelompok atau lebih komponen-komponen yang saling berkaitan atau

subsistem-subsistem yang saling bersatu untuk mencapai tujuan yang sama”

16

2.2.2 Pengertian Sistem Akuntansi

Akuntansi sebagai suatu sistem informasi, mengidentifikasi,

mengumpulkan, memproses dan menginformasikan informasi ekonomi mengenai

suatu entitas ke berbagai kelompok orang. (George H. Bodnar, 2006 : 3)

Sisterm Akuntansi merupakan kumpulan sumber daya seperti manusia dan

peralatan yang dirancang untuk mengubah data keuangan dan data lainnya ke

dalam informasi. (George H. Bodnar, 2006 : 3)

Menurut Azhar Susanto (2008 : 72) Sistem Informasi akuntansi adalah:

“Kumpulan (Intergrasi) dari subsistem atau komponen baik fisik

maupun non fisik yang saling berhubungan dan saling bekerjasama

satu sam lain secara harmonis untuk mengolah data transaksi yang

berkaitan dengan masalah keuangan menjadi informasi keuagan”

Menurut Mulyadi (2001 : 3) sistem akuntansi adalah:

“Organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian

rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh

menejemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan”

Menurut Haryono Jusuf (2001 : 5) sistem akuntansi adalah:

“Proses pencataan, penggolongan, peringkasan, pelaporan dan

penganalisisan data keuangan suatu organisasi”

17

2.2.3 Unsur-unsur Sistem Informasi Akuntansi

Mulyadi (2001 : 78), mengungkapkan bahwa unsur-unsur yang ada pada

suatu sistem akuntansi pokok adalah formulir, catatan, jurnal, buku besar dan

buku pembantu serta laporan.

Unsur-unsur tersebut antara lain sebagai berikut:

1. Formulir

Formulir adalah secarik kertas yang mempunyai ruang untuk diisi dan

digunakan untuk merekam terjadinya transaksi, didalamnya berisi

informasi yang telah tercetak nomor urut dan nama formulir.

Menurut Mulyadi (2001:78) manfaat formulir antara lain:

a. Menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis

perusahaan.

b. Merekam data transaksi bisnis perusahaan.

c. Mengurangi kemungkinan keasalahan dengan cara menyatakan

semua kejaadian dalam bentuk tuliasan.

d. Menyampaikan informasi pokok dari orang satu ke orang yang

lain di dalam organisasi yang sama atau ke oraganisai yang

lain.

2. Jurnal

Menurut Mulyadi (2001:101), menjelaskan bahwa jurnal

merupakan catatan akuntansi permanen yang pertama diselenggarakan

dalam prosees akuntansi, untuk mencatat transaksi keuangan perusahaan.

18

1) Jurnal Umum

Jurnal umum adalah jurnal yang digunakan untuk mencatat

transaksi yang jarang terjadi atau tidak dapat dicatat dalam jurnal

khusus. Contohnya mencatat pembayaran gaji dan biaya-biaya

lainnya.

2) Jurnal Khusus

Jurnal khusus adalah jurnal untuk mencatat transaksi yang sering

terjadi. Jurnal-jurnal tersebut antara lain sebagai berikut :

Jurnal penjualan

Jurnal penjualan adalah jurnal yang digunakan untuk mencatat

transaksi penjualan, baik secara kredit maupun secara tunai.

Jurnal pembelian

Jurnal pembelian adalah jurnal yang digunakan untuk mencatat

transaksi pembelian secara kredit.

Jurnal penerimaan kas

Jurnal penerimaan kas adalah jurnal yang digunakan untuk

mencatat transaksi penerimaan kas. Sumer pokok penerimaan

kas perusahaan umumnya adalah dari penjualan tunai dan

penerimaan piutang.

Jurnal pengeluaran kas

Jurnal pengeluaran kas adalah jurnal yang digunakan untuk

mencatat transaksi pengeluaran kas.

19

3. Buku Besar dan Buku Pembantu

Menurut Mulyadi (2001:121) pengertian dari buku besar dan buku

pembantu adalah :

a. Buku Besar (general ledger)

Buku besar adalah kumpulan rekening-rekening yang digunakan

untuk menyortasi dan meringkas informasi yang telah dicatat dalam

jurnal

b. Buku pembantu (subsidiary ledger)

Buku pembantu adalah suatu cabang buku besar yang berisi rincian

rekening tertentu yang ada dalam buku besar.Rekening adalah judul

suatu catatan akuntansi yang umumnya berbentuk T, yang dibagi

dua bagian yang sebelah kiri disebut debit dan sebelah kanan adalah

kredit, sebagai alat untuk mengklarifikasikan dan mencatat transaksi

berdasarkan prinsip tata buku berpasangan (double entry

bookkiping).

4. Laporan Keuangan

Menurut Mamduh M. Hanafi dan Abdul Halim, dalam buku

Analisis Laporan Keuangan (2002:63), Laporan Keuangan adalah laporan

yang diharapkan bisa memberi informasi mengenai perusahaan, dan

digabungkan dengan informasi yang lain, seperti industri, kondisi

ekonomi, bisa memberikan gambaran yang lebih baik mengenai prospek

dan risiko perusahaan.

20

Menurut Ikatan Akuntan Indonesia (2009:1), laporan keuangan

meliputi bagian dari proses laporan keuangan. Laporan keuangan yang

lengkap biasanya meliputi neraca, laporan laba rugi, laporan perubahan

ekuitas, laporan perubahan posisi keuangan (yang dapat disajikan dalam

berbagai cara misalnya, sebagai laporan arus kas/laporan arus dana),

catatan dan laporan lain serta materi penjelasan yang merupakan bagian

integral dari laporan keuangan.

Tujuan laporan keuangan menurut Ikatan Akuntan Indonesia

(2009:3) adalah menyediakan informasi yang menyangkut posisi

keuangan, kinerja, serta perubahan posisi keuangan suatu perusahaan yang

bermanfaat bagi sejumlah besar pemakai dalam pengambilan keputusan

ekonomi.

2.2.4 Faktor-faktor yang Perlu Dipertimbangkan Dalam Penyusunan

Sistem Informasi akuntansi

Dalam penyusunan sistem informasi akuntansi dalam suatu perusahaan

perlu mempertimbangkan beberapa faktor (Baridwan, 2002 : 7) antara lain sebagai

berikut:

1. Sistem akuntansi yang disusun itu harus memenuhi prinsip cepat yaitu

sistem akuntansi harus mampu menyediakan informasi yang relevan, tepat

waktu, memiliki daya banding, dapat diuji kebenarannya dan mudah

dimengerti.

2. Sistem akuntansi itu harus memenuhi prinsip aman yang berarti bahwa,

sistem akuntansi harus dapat membantu menjaga keamanan harta milik

21

perusahaan. Untuk dapat menjaga keamanan harta milik perusahaan maka

sistem akuntanasi harus disusun dengan mempertimbangkan prinsip-

prinsip pengawasan intern.

3. Sistem informasi yang disusun itu harus memenuhi prinsip murah yang

berarti harus mempertimbangkan cost dan benefit dalam menghasilkan

suatu informasi.

2.2.5 Langkah-langkah Dalam Penyusunan Sistem Informasi Akuntansi

Sistem akuntansi yang digunakan dalam suatu perusahaan mempunyai umur

terbatas, maksudnya adalah bahwa kebutuhan informasi dalam suatu perusahaan

akan berkembang sesuai dengan perkembangan keutuhan informasi pihak-pihak

baik intern maupun ekstern. Langkah-langkah dalam penyusunan sistem ini

menurut Baridwan (2002 : 9) antara lain terdiri dari :

1. Analisis sistem yang ada (Analysis System).

Langkah ini dimaksudkan untuk mengetahui kebaikan dan kelemahan

sistem yang berlaku. Mengetahui ruang lingkup luasnya pekerjaan

dengan mengetahui kelemahan dan kebaikan sistem yang ada, dapat

diketahui pekerjaan apa saja yang diperlukan untuk menyusun sistem

yang baru.

2. Merencanakan sistem akuntansi (Design System).

Langkah ini pekerjaan menyusun sistem yang baru atau mengubah

sistem lama agar kelemahan-kelemahan yang ada pada sistem yang lama

dapat dikurangi atau ditindaklanjuti.

22

3. Menentukan jumlah fee yang diminta sehubungan dengan pekerjaan

menyususn sistem dan merencanakan jangka waktu penyusunan sistem

yang baru.

4. Mendiskusikan rancangan sistem.

Mendiskusikan rancangan ini dimaksudkan untuk menjelaskan

kelemahan yang ada pada sistem yang lama, alasan perubahan yang

dilakukan oleh ahli sistem terhadap sistem lama dan dasar pemikiran

yang melandasi sistem yang baru.

5. Penerapan sistem akuntansi (system implementation)

Langkah ini adalah menerapkan sistem akuntansi yang disusun untuk

mengganti sistem yang lama.

6. Pengawasan sistem baru.

Langkah ini dalah untuk mengawasi penerapan sistem yang baru,

dengan pengujian.

Data yang diperlukan untuk menyusun sistem akuntansi menurut Baridwan

(2001 : 10) adalah sebagai berikut :

Struktur organisasi

Bagan organisasi perusahaan dapat menunjukan pembagian tugas

untuk masing-masing bagian dalam perusahaan. Tugas dari masing-

masing bagian dapat dilihat dari Job Description yang merupakan

lampiran dari bagan organisasi.

Klarifikasi rekening

Mencari klarifikasi rekening beserta kodenya, baik yang ada dalam

buku besar dan buku pembantu.

23

Jurnal

Mengumpulkan data-data mengenai buku-buku jurnal yang

digunakan dalam perusahaan termasuk mengumpulkan informasi

mengenai metode-metode pencatatan dalam buku jurnal.

Prosedur

Mencari data mengenai prosedur-prosedur yang berlaku dalam

perusahaan.

Akuntansi biaya

Mengumpulkan data yang berguna untuk menyusun sistem akuntansi

biaya seperti jumlah departemen, proses peroduksi, mesin-mesin.

Formulir-formulir

Mengumpulkan semua contoh formulir yang digunakan dalam

perusahaan baik untuk rekening, jurnal, laporan dan bukti-bukti

transaksi lain.

2.2.6 Simbol untuk Pembuatan Bagan Alir

Untuk menggambarkan sistem informasi akuntansi memerlukan simbol-

simbol untuk membuat bagan alir yang terdiri dari bagan alir data (data flow

diagram) dan bagan alir dokumen (flowchart documen) dengan simbol-simbol

strandar dan maknanya masing-masing (Mulyadi, 2001 : 57-63) :

1. Bagan alir data (data flow diagram)

Bagan alir data adalah suatu model yang menggambarkan aliran data dan

proses untuk mengolah data dalam suatu sistem. Sismbol-simbol standar

24

yang digunakan untuk menggambarkan bagan alir data antara lain sebagai

berikut:

Tabel 2.1

Simbol Bagan Alir Data

1.

Proses

2..

Aliran

Aliran Material

Aliran Data

3.

Penghubung

Halaman sama Halaman lain

4.

Tempat penyimpanan

data atau arsip

5.

Sumber atau tujuan

data

Pengolahan

Data

25

6.

Masukan/keluaran Ditunjukan oleh garis alir

Sumber : Mulyadi (2001 : 58)

2. Bagan alir dokumen (document flowchart)

Bagan alir dokumen adalah bagan yang menggambarkan aliran dokumen

dalam suatu sistem informasi. Sistem akuntansi juga dapat dijelaskan

dengan menggunakan bagan alir dokumen. Berikut ini adalah simbol-

simbol standar untuk membuat bagan alir dokumen yang menggambarkan

sistem tertentu :

Tabel 2.2

Simbol Bagan Alir Dokumen

1 Mulai / berakhir

Simbol ini digunakan untuk menggambarkan

awal atau akhir suatu sistem akuntansi.

2 Dokumen


semua jenis dokumen yang digunakan untuk

mencatat semua jenis transaksi.

3 Dokumen dan

Tembusannya


dokumen asli dan tembusannya. Nomor lembar

dokumen dicantumkan disudut kanan atas.

2

Faktur 1

.

26

4 Catatan


catatan akuntansi yang digunakan untuk

mencatat data yang direkam sebelumnya di

dalam dokumen atau formulir.

5 Penghubung pada

halaman yang sama

- Akhir arus dokumen mengarahkan

pembaca ke simbol penghubung

halaman yang sama.

- Awal arus dokumen yang berasal dari

simbol penghubung halaman yang sama

6 Penghubung pada

Halaman yang

Berbeda

Simbol ini digunakan untuk menunjukan

kemana dan bagaimana bagan alir terkait satu

dengan yang lainnya.

7 Kegiatan manual


kegiatan manual seperti menerima order dari

pembeli, mengisi formulir, membandingkan,

memeriksa dan berbagai jenis kegiatan kerikal

lainnya.

8 Keterangan komentar

Simbol ini memungkinkan ahli sistem

menambahkan keterangan untuk memperjelas

pesan yang disampaikan dalam bagan alir.

1

1

1

27

Sumber : Mulyadi (2001 : 60-63)

2.3 Sistem Informasi Akuntansi Pembelian

2.3.1 Pengertian Sistem Akuntansi Pembelian

Pembelian merupakan kegiatan utama untuk menjamin kelancaran

transaksi penjualan yang terjadi dalam suatu perusahaan. Dengan adanya

pembelian perusahaan dapat secara mudah menyediakan sumber daya yang

diperlukan secara efektif dan efisien.

9 Arsip sementara

Simbol ini menunjukan tempat penyimpanan

dokumen.

A = Menurut abjad

N = Menurut nomor urut

T = kronologis, menurut tanggal

10 Arsip permanen


arsip permanen yang merupakan tempat

penyimpanan dokumen yang tidak akan

diproses di dalam sistem yang bersangkutan.

11

12

Keputusan

Ya

Tidak

Garis alir

simbol ini digunakan untuk menggambark

Keputusan yang harus dibuat dalam proses

pengolahan data


arah pengolahan data.

28

Menurut Mulyadi (2001 : 299) Pembelian adalah :

“Serangkaian tindakan untuk mendapatkan barang dan jasa melalui

pertukaran dengan maksud untuk dipakai sendiri atau dijual kembali”

Pembelian adalah proses bisnis dari pemilihan sumber daya, pemesanan

dan mendapatkan barang atau jasa (George H.Bodnar, 2006 : 343).

Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa pembelian merupakan

kegiatan yang dilakukan untuk pengadaan barang yang dibutuhkan perusahaan

dalam menjalankan usahannya, mulai dari pemilihan sumber sampai memperoleh

barang.

Transaksi pembelian dapat digolongkan menjadi dua yaitu: pembelian

impor dan lokal, pembelian impor adalah pembelian dari pemasok luar negeri,

sedangkan pembelian lokal adalah pembelian dari pemasok dalam negeri.

(Mulyadi, 2001 : 299).

2.3.2 Fungsi Yang Terkait dalam Sistem Informasi Akuntansi Pembelian

Menurut Mulyadi (2001 : 299), fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi

pembelian adalah :

1. Fungsi gudang

Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi gudang bertanggung jawab

untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan

yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh

fungsi penerimaan.

29

2. Fungsi Pembelian

Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi

mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam

pengadaan barangdan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok

yang dipilih.

3. Fungsi Penerimaan

Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi ini bertanggung jawab untuk

melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu dan kuantitas barang yang

diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang

tersebut diterima oleh perusahaan.

4. Fungsi Akuntansi

Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi

pencatat utang dan fungsi pencatat persediaan. Dalam sistem akuntansi

pembelian, fungsi pencatat utang bertanggung jawab untuk mencatat

transaksi pembelian kedalam register bukti kas keluar dan untuk

menyelenggarakan arsip dokumen sumber (buksi kas keluar) yang

berfungsi sebagai catatan utang atau menyelenggarakan kartu utang

sebagai buku membantu utang. Dalam sistem akuntansi pembelian fungsi

pencatat persediaan bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok

persediaan barang yang dibeli kedalam kartu persediaan.

30

Secara garis besar transaksi pembelian mencangkup beberapa prosedur antara lain

sebagai berikut (Mulyadi, 2001 : 300) :

a. Fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian ke fungsi pembelian.

b. Fungsi pembelian meminta penawaran harga dari pemasok.

c. Fungsi pembelian menerima penawaran harga dari berbagai pemasok dan

melakukan pemilihan pemasok.

d. Fungsi pembelian membuat order pembelian kepada pemasok yang

dipilih.

e. Fungsi penerimaan memeriksa dan menerima barang yang dikirim oleh

pemasok.

f. Fungsi penerimaan menyerahkan barang yang diterima kepada fungsi

gudang untuk disimpan.

g. Fungsi penerimaan melaporkan penerimaan barang kepada fungsi

akuntansi.

h. Fungsi akuntansi menerima faktur tagihan dari pemasok dan atas faktur

dari pemasok tersebut, fungsi akuntansi mencatat kewajiban yang timbul

dari transaksi pembelian.

2.3.3 Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Informasi Akuntansi

Pembelian

Menurut Mulyadi (2001 : 303 ), dokumen yang digunakan dalam sistem

akuntansi pembelian adalah :

31

1. Surat Permintaan Pembelian

Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang atau

fungsi pemakai barang dengan jenis, jumlah dan mutu seperti yang

terdapat dalam surat permintaan pembelian berikut :

No. SPP.475689

Tanggal: .../..../20..

SURAT PERMINTAAN PEMBELIAN

Gunakan formulir yang berbeda untuk setiap barang yang anda minta

Dari Bagian : .............. Digunakan untuk : ..............

Sifat permintaan : Biasa Segera Mendesak

Kuantitas Nomor part atau nomor

katalog Ukuran Penjelasan lengkap

Kirim ke ................................................................... Diisi oleh bagian pembelian

Bebankan ke dep ...............No. Rek..........................

Tanggal diperlukan ......./......./20.. Pemasok Harga/unit Total Nomor sop

Diperlukan oleh .......................................................

Disetujui oleh ..........................................................

Harga yang lalu ................................

Pemasok yang lalu ............................

Ya untuk dibeli ..................................

Gambar 2.1 Surat Permintaan Pembelian


2. Surat Permintaan penawaran harga.

Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang

yang pengadaannya tidak bersifat berulangkali ( tidak prefetitif), yang

menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar. Berikut adalah

contoh surat permintaan penawaran harga :

32

PT. Dirgantara

Jl. Sawa CT 8/94, Yogyakarta, 55281

Telepon (0274) 68104

Fax (0274) 86104

SURAT PERMINTAAN PENAWARAN HARGA

Catatan:

Kepada

Yth.

Permintaan penawaran harga ini

Kepada Bukan merupakan order

Yth. pembeli an

Kepada Tgl. SPPH Tgl.

Penyeraha

Yth

barang

*Silahkan menawarkan kepada kami barang-barang berikut ini. Kami bersedia

mempertimbangkan barang subsitisi.

Kuantitas No. Part Keterangan Harga/unit Potongan Harga Bersih

Kami menawarkan barang tersebut diatas dengan syarat pengiriman FOB .......................Dan syarat

pembayaran ................... dengan jangka waktu pengiriman ............... hari setelah order pembelian

kami terima.

Nama Perusahaan Tanda tangan

Kirimkan formulir ini ke bagian pembelian pada Alamat diatas.

Gambar 2.2 Surat Permintaan Penawaran Harga


33

3. Surat Order Pembelian

Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok

yang telah dipilih.

PT. Dirgantara

Jl. Sawa CT 8/94 No. 809876756

Yogyakarta 55821

SURAT ORDER PEMBELIAN

Nomor ini harus

Kepada Yth. Dicantumkan dalam

Faktur, slip

Pembungkus, dan

Korespondensasi.

Tanggal:

Kirim Ke : Syarat :

Tgl. Diperlukan :

No. Urut Nama Barang Spesifikasi Barang Satuan Kuantitas Harga satuan Jumlah Harga

Penting Jumlah

Penerimaan barang ditutup jam 16.00 kecuali

Dengan janji khusus.

Manager Bagian Pembelian

Gambar 2.3 Surat Order Pembelian

Sumber: Mulyadi (2001 : 87)

Surat order pembelian terdiri dari tembusan dan fungsi (Mulyadi,

2001 : 305-307) sebagai berikut:

34

Surat order pembelian. Merupakan lembar pertama surat order

pembelian yang dikirimkan kepada pemasok sebagai order resmi

yang dikeluarkan oleh perusahaan.

Tembusan pengakuan oleh pemasok. Tembusan surat order

pembelian ini dikirimkan kepada pemasok tersebut dan dikirim

kembali kepada perusahaan sebagai bukti telah diterima dan

disetujui order pembelian, serta kesanggupan pemasok memenuhi

janji pengiriman barang seperti yang tertera dalam dokumen

tersebut.

Tembusan bagi Unit Peminta Barang. Tembusan ini dikirimkan

kepada fungsi yang meminta pembelian bahwa barang yang

dimintanya telah dipesan.

Arsip Tanggal Penerimaan. Tembusan surat order ini disimpan

oleh fungsi pembelian menurut tanggal penerimaan barang yang

diharapkan, sebagai dasar untuk mengadakan tindakan

penyelidikan jika barang tidak datang pada waktu yang telah

ditetapkan.

Arsip Pemasok. Tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh

fungsi pembelian menurut nama pemasok, sebagai dasar untuk

mencari informasi mengenai pemasok.

Tembusan Fungsi Penerimaan. Tembusan ini dikirim ke fungsi

penerimaan sebagai otorisasi untuk menerima barang yang jenis,

35

spesifikasi, mutu, kuantitas dan pemasoknya seperti yang

tercantum dalam dokumen tersebut.

Tembusan Fungsi Akuntansi. Tembusan yang selanjutnya dikirim

ke fungsi akuntansi sebagai salah satu dasar untuk mencatat

kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian.

4. Laporan Penerimaan Barang

Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukan

bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis,

spesifikasi, mutu dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat

order pembelian.

PT. Eliona Sari

Jl.Sawa CT 8/94

Yogyakarta LAPORAN PENERIMAAN BARANG

Barang diterima melalui : tgl 20

Nama pengemudi :

Nama perusahaan pengirim :

Alamat :

No. Mobil No. Segel dan kondisi segel No. Surat Order Pembelian No. Surat order

Pengiriman

Jml. Bungkus Macam ukuran penjelasan lengkap Tanda pada Kuantitas Kondisi pada Atau biji Pembungkus barang Pembungkus saat diterima

Diperiksa oleh : Diterima oleh :

Gambar 2.4 Laporan Penerimaan Barang

Sumber : Mulyadi ( 2001 : 234 )

36

5. Surat Perubahan Order Pembelian

Perubahan yang terjadi berupa perubahan kuantitas, jadwal

penyerahan barang, spesifikasi, penggantian atau hal lain yang

bersangkutan dengan perubahan desain atau bisnis. Perubahan ini

diberitahukan secara resmi kepada pemasok dengan menggunakan

surat perubahan order pembelian.

PT. Dirgantara


Telepon (0274) 68104

Fax (0274) 86104

SURAT PERUBAHAN ORDER PEMBELIAN

Kepada Yth.

Kode Kuantitas satuan Keterangan Harga per Total Harga

satuan

menurut order

pembelian kami

yang lalu :

diubah menjadi:

Penjelasan : Manajer Bagian Pembelian

Gambar 2.5 Surat Perubahan Order Pembelian

Sumber : Mulyadi ( 2001 : 308 )

No. Srt perub. Order Tgl.

Pembelian

No. Srt Order Pembelian Tgl.

37

6. Bukti Kas Keluar

Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan

transaksi pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah

pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok dan yang

sekaligus berfungsi sebagai surat pemberitahuan kepada kreditur

mengenai maksud pembayaran.

PT. Dirgantara


Telepon (0274) 68104

Fax (0274) 86104

BUKTI KAS KELUAR

No. BKK: 678908

Dibayarkan No. Cek : ......................

Kepada Tgl. Dibayar: ..../.../20...

Tgl No. Rekening Keterangan Jumlah Rupiah

Total

Potongan %

Bersih Penjelasan

Dicatat Tgl. Disetujui Tgl. Diperiksa Tgl. Diisi Tgl.

Gambar 2.6 Bukti Kas Keluar

Sumber: Mulyadi (2001 : 309)

38

2.3.4 Catatan yang Digunakan dalam Sistem Informasi Akuntansi

Pembelian

Menurut Mulyadi (2002 : 308) mengungkapkan bahwa catatan akuntansi

yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian antara lain sebagai berikut :

1. Register Bukti Kas Keluar (Voucher Register)

Jika dalam pencatatan menggunakan voucher payable procedure, jurnal

yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah register bukti

kas keluar.

2. Jurnal Pembelian

Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan account payable

procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian

adalah jurnal pembelian.

3. Kartu Utang

Jika dalam pencatatan utang, perusahaan menggunakan account payable

procedure, buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang kepada

pemasok adalah kartu utang. Jika dalam pencatatan utang, perusahaan

menggunakanvoucher payable procedure, yang berfungsi sebagai catatan

utang adalah arsip bukti kas keluar yang belum dibayar.

4. Kartu Persediaan

Dalam sistem akuntansi pembelian, kartu persediaan ini digunakan untuk

mencatat harga pokok persediaan yang dibeli.

39

2.3.5 Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Informasi Akuntansi

Pembelian

Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi menurut Mulyadi

(2001 : 301) adalah :

Permintaan penawaran

Permintaan harga (2)

Pembelian (1)

Penawaran harga (3)

Penyimpanan Order pembelian (4)

Barang

(6)

Penerimaan Barang dari pemasok (5)

Laporan Penerimaan faktur

Penerimaan Dari pemasok ( 8)

Barang (7)

Gambar 2.7 Jaringan Prosedur dalam Sistem Akuntansi Pembelian


1. Prosedur Permintaan Pembelian

Dalam prosedur ini, fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian

dalam formulir Surat Permintaan Pembelian kepada fungsi pembelian. Jika

barang tidak disimpan di gudang, misalnya untuk barang-barang langsung

Fungsi

Gudang

Fungsi

Pembelian pemasok

Fungsi

Penerimaan

Fungsi

Akuntansi

40

pakai, fungsi yang memakai barang mengajukan permintaan pembelian

langsung ke fungsi pembelian dengan menggunakan surat permintaan

pembelian.

2. Prosedur Permintaan Penawaran Harga dan Pemilihan Pemasok

Dalam prosedur ini, fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan

penawaran harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi

pengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain, untuk

memungkinkan pemilihan pemasok yang akan di tunjukan sebagai

pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan. Perusahaan seringkali

menentukan jenjang wewenang dalam pemilihan pemasok sehingga sistem

akuntansi pembelian dibagi menjadi sebagai berikut :

a) Sistem akuntansi pembelian dengan pengadaan langsung.

Dalam sistem akuntansi pembelian ini, pemasok dipilih langsung

oleh fungsi pembelian tanpa melaui penawaran harga.

b) Sistem akuntansi pembelian dengan penunjukan langsung.

Dalam sistem akuntansi pembelian ini pemilihan pemasok

dilakukan oleh fungsi pembelian, dengan terlebih dahulu dilakukan

pengiriman permintaan penawaran harga kepada paling sedikit tiga

pemasok dan disarkan pada pertimbangan harga penawaran dari

para pemasok tersebut.

c) Sistem akuntansi pembelian dengan lelang.

Dalam sistem akuntansi pembelian ini, pemilihan pemasok

dilakukan oleh panitia lelang yang dibentuk, melalui lelang yang

diikuti oleh pemasok yang jumlahnya terbatas.

41

3. Prosedur Order Pembelian

Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirim surat order pembelian

kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit

organisasi lain dalam perusahaan (misalnya fungsi penerimaan, fungsi

yang meminta barang, dan fungsi pencatat utang) mengenai order

pembelian yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan.

4. Prosedur Penerimaan Barang

Dalam prosedur ini fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai

jenis, kuantitas, dan mutu barang yang diterima dari pemasok, dan

kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan

penerimaan dari pemasok tersebut.

5. Prosedur Pencatatan Utang

Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang

berhubungan dengan pembelian (surat order pembelian, laporan

penerimaan barang, dan faktur dari pemasok) dan menyelenggarakan

pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan

utang.

6. Prosedur Distribusi Pembelian

Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebit dari transaksi

pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.

42

2.3.6 Bagan Alir Dokumen (Flowchart) Sistem Informasi Akuntansi

Pembelian

Berikut ini adalah prosedur yang dapat membentuk Sistem Informasi

Akuntansi Pembelian menurut Mulyadi (2001:320) :

1. Bagian Gudang

Dimulai pada bagian gudang yang membuat Surat Permintaan Pembelian

pada saat terjadi order pembelian dalam dua rangkap, rangkap pertama

dikirim kepada bagian pembelian, rangkap kedua diarsipkan permanen

berdasarkan nomor urut.

Bagian Gudang menerima Surat Order Pembelian dari bagian pembelian

lalu diarsipkan permanen menurut nomor urut.

Bagian Gudang juga menerima Laporan Penerimaan Barang dari bagian

penerimaan lalu dibuatkan Kartu Gudang dan diarsipkan permanen

menurut nomor urut.

2. Bagian Pembelian

Bagian Pembelian membuat Surat Permintaan Penawaran Harga yang

akan dikirim ke pemasok dan pemasok menerima Surat Penawaran Harga.

Setelah itu membuat perbandingan harga sebelum pembelian terjadi.

Setelah melakukan Perbandingan Harga, lalu bagian pembelian membuat

Surat Order Pembelian sebanyak tujuh rangkap. Rangkap pertama dan

kedua dikirim ke pemasok, rangkap ketiga dikirim ke bagian penerimaan,

rangkap keempat dikirim ke bagian utang, rangkap kelima dikirim ke

bagian gudang, sedangkan rangkap keenam beserta Surat Permintaan

Pembelian, Surat Penawaran Harga, dan Perbandingan Harga diarsipkan

43

permanen berdasarkan tanggal, dan lembar ketujuh diarsipkan sementara

berdasarkan abjad.

Bagian Pembelian juga menerima Laporan Penerimaan Barang dari bagian

penerimaan lalu dikirimkan ke bagian utang.

Dari pemasok diberikan faktur, lalu diperiksa, dan setelah diperiksa, faktur

tersebut dikirimkan ke bagian utang.

3. Bagian Penerimaan

Bagian Penerimaan menerima Surat Order Pembelian bersama dengan

Surat Pengantar yang diterima dari pemasok pada saat menerima barang.

Setelah Surat Order Pembelian dan Surat Pengantar diterima kemudian

dilakukan pemeriksaan dan membuat Laporan Penerimaan Barang

sebanyak tiga rangkap. Rangkap pertama dikirim ke bagian gudang

rangkap kedua dikirim ke bagian Pembelian, sedangkan rangkap ketiga

diarsipkan permanen berdasarkan nomor urut.

4. Bagian Utang

Bagian utang menerima Surat Order Pembelian dan Laporan Penerimaan

Barang dari bagian pembelian, dan menerima faktur dari pemasok.

Kemudian dilakukan perbandingan terhadap Faktur dari pemasok dengan

Surat Order Pembelian dan Laporan Penerimaan Barang. Setelah

dilakukannya perbandingan, kemudian dibuat Bukti Kas Keluar sebanyak

tiga rangkap. Rangkap yang pertama dibuatkan Register Bukti Kas, lalu

rangkap pertama beserta Surat Order Pembelian, Laporan Penerimaan

Barang, dan Faktur diarsipkan sementara berdasarkan tanggal. Rangkap

kedua diteruskan ke bagian kartu persediaan.

44

5. Bagian Kartu Persediaan

Pada bagian kartu persediaan, Bukti Kas Keluar dari bagian utang

dibuatkan Register Bukti Kas dan diarsipkan berdasarkan nomor urut.

Selesai.

45

Bagian Gudang

Pada saat Pada saat

Reorder point

LPB = Laporan Penerimaan Barang

SOP = SPP = Surat Permintaan Pembelian

SOP = Surat Order Pembelian

N = Nomor Urut

T = Tanggal

Gambar 2.8Flowchart Sistem Informasi Akuntansi Pembelian

Sumber : Mulyadi (2001:320)

Mulai

Membuat

surat

Permintaan

pembelian

2

SPP 1

1

N

5

SOP 5

N

6

LBP 1

Kartu

Gudang

T

46

Bagian Pembelian

Dari Pemasok

Dikiri dikirim kepemasok ke supplier

Diterima

Dari pemasok

Dikirim ke

Pemasok

Keterangan : SPP = Surat Permintaan Pembelian

SOP = Surat Order Pembelian

SPPH = Surat Permintan Penawaran harga

PH = Perbandingan Harga

Mencatat tanggal

Penerimaan pada

SOP lembar 6 & 7

Gambar 2.9Flowchart Sistem Informasi Akuntansi Pembelian (lanjutan)


1

SPP 1

Membuat

surat

permintaan

penawaran

harga

SPH

SPH

Membuat

perbandin

gan harga

PH

2

Membuat

surat order

pembelian

PH

SPH

SPP

7

6

5

4

3

2

SOP 1

3

4

5

A T

Faktur

Memeriksa

faktur

Faktur

9

7

LPB 2

8

2

47

Bagian Penerimaan Bagian Utang

Dari

Pemasok

Menerima

Barang dari

Pemasok dgn Surat pengantar

Dikirim ke bagian

Gudang bersama

dengan barang

Keterangan : LPB = Laporan Penerimaan Barang

SP = Surat Pengantar



3

SOP 3 Surat

Pengantar

Memeriksa

barang yang dikirim

Membuat

laporan

penerimaan

barang

SP

SOP

3 3

2

LPB 1

6 7

N

4 8 9

SOP 4 LPB 2 Faktur

Membandingkan faktur

dari pemasok

dg SOP

&LPB

Membuat

bukti kas

keluar

Faktur

LPB 2

SOP 4

3

2

1

Bukti kas

keluar

Register

bukti kas T

10

48

Bagian Kartu Persediaan



10

2

Bukti kas

keluar

Register

bukti kas N

Selesai

49

2.4 Sistem Pengendalian Intern Pembelian

2.4.1 Pengertian Sistem Pengendalian Intern

Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan

ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi,

mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan

mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen (Mulyadi, 2001:165)

SedangkanMenurut Azhar Susanto dalam bukunya yang berjudul Sistem

Informasi Akuntansi (2008:95), menjelaskan sistem pengendalian intern adalah :

“Suatu proses yang dipengaruhi oleh dewan direksi, menejemen dan

karyawan yang dirancang untuk memberikan jaminan yang

meyakinkan bahwa tujuan organisasi akan dapat dicapai melalui :

efisiensi dan efektifitas operasi, penyajian laporan keuangan yang

dapat dipercaya, serta ketaatan terhadap undang-undang dan aturan

yang berlaku”

2.4.2 Tujuan Sistem Pengendalian Intern Pembelian

Menurut Mulyadi (2001:165) , tujuan dari sistem pengendalian intern

yaitu:

1) Menjaga kekayaan organisasi

2) Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi

3) Mendorong efisiensi

4) Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen

50

Sedangkan menurut Mulyadi (2001:311) , tujuan pokok pengendalian

intern pembelian yaitu menjaga kakayaan (persediaan) dan kewajiban perusahaan

( utang dagang atau bukti kas keluar yang akan dibayar), menjamin ketelitian dan

keandalan data akuntansi (utang dan persediaan).

2.4.3 Unsur-Unsur Pengendalian Intern Pembelian

Untuk merancang unsur-unsur pengendalian intern akuntansi yang

diterapkan dalam sistem akuntansi pembelian, unsur pokok sistem pengendalian

intern yang terdiri dari organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, dan

praktik yang sehat dapat dijelaskan lebih lanjut antara lain sebagai berikut (

Mulyadi,2001:312) :

A. Organisasi

1) Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan.

2) Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi.

3) Fungsi penerimaan terpisah dari fungsi penerimaan barang.

4) Transaksi pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi gudang, fungsi

pembelian, fungsi penerimaan, fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi

pembelian yang dilaksanakan secara lengkap oleh hanya satu fungsi

tersebut.

B. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan

5) Surat permintaan pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang, untuk

barang yang disimpan di dalam gudang, atau oleh fungsi pemakai

barang, untuk barang yang langsung dipakai.

51

6) Surat order pembelian diotoisasi oleh fungsi pembelian atau penjabat

yang lebih tinggi.

7) Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan barang.

8) Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau penjabat yang

lebih tinggi.

9) Pencatatan terjadinya utang didasarkan pada bukti kas keluar yang

didukung dengan surat order pembelian, laporan penerimaan barang

dan faktur dari pemasok.

10) Pencatatan ke dalam kartu utang dan register bukti kas keluar

diotorisasi oleh fungsi akuntansi.

C. Praktik yang Sehat

11) Surat permintaan pembelian bernomor urut cetak dan pemakaiannnya

dipertanggungjawabkan oleh fungsi gudang.

12) Surat order pembelian bernomor urut cetak dan pemakaiannya

dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian.

13) Laporan penerimaan barang bernomor urut cetak dan pemakaiannya

dipertanggungjawabkan oleh fungsi penerimaan.

14) Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari

berbagai pemasok.

15) Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan jika

fungsi ini telah menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi

pembelian.

52

16) Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari

pemasok dengan cara menghitung dan menginspeksi barang tersebut

dan membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian.

17) Terdapat pengecekan terhadap harga, syarat pembelian, dan ketelitian

perkalian dalam faktur dari pemasok sebelum faktur tersebut diproses

untuk dibayar.

18) Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara periodik

direkonsiliasi dengan rekening kontrol utang dalam buku besar.

19) Pembayaran faktur dari pemasok dilakukan sesuai dengan syarat

pembayaran guna mencegah hilangnya kesempatan untuk memperoleh

potongan tunai.

20) Bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dicap “lunas” oleh

fungsi pengeluaran kas setelah cek dikirimkan kepada pemasok.

Documents

BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Usaha Mikro Kecil dan …media.unpad.ac.id/thesis/120103/2010/120103100017_2_3904.pdf · Menurut Mulyadi (2001 : 3) sistem akuntansi adalah: ... Jurnal