BAB III

BAB III

BAB IIIPEMBENTUKAN KEPANITIAAN

Kegiatan keprotokolan mempunyai hubungan dengan pekerjaan kepanitiaan, walaupun masing-masing kegiatan itu mempunyai ruang lingkup yang tidak sama. Sebagaimana telah diatur dalam bab-bab terdahulu, untuk acara penting yang dihadiri oleh VIP, terdapat konvensi atau etika pertemuan tertentu yang dimaksudkan untuk menjaga citra masing-masing pihak dalam kedudukannya menurut tingkat kehormatan yang layak diterima atau diberikan. Agar penyelenggaraan acara berjalan efektif menurut tata cara, tata tempat dan tata kehormatan tersebut, kegiatan keprotokolan perlu diwujudkan sebagai bagian yang melekat dengan kerja kelompok dalam suatu kegiatan kepanitiaan. Berkaitan dengan hal ini, pembentukan kepanitiaan mengikuti pedoman umum sebagai berikut:

1. Kegiatan kepanitiaan adalah kegiatan pembentukan kelompok-kelompok kerja yang dimaksudkan untuk mendukung terselenggaranya suatu acara menurut agenda atau tujuan tertentu dan dalam suatu satuan waktu tertentu.

2. Acara adalah suatu kegiatan pertemuan sekelompok orang menurut suatu agenda tertentu yang penyelenggaraannya memerlukan waktu, tindakan keprotokolan dan atau penyiapan bahan materi acara yang memadai agar tercapai tujuannya secara tertib, khidmat dan lancar menurut protokol dan urut-urutan yang terskedul dengan baik.

3. Pimpinan Acara adalah Pimpinan instansi atau unit kerja yang menyelenggarakan acara.

4. Penanggungjawab Acara adalah seorang pejabat yang ditunjuk oleh Pimpinan Acara untuk menyelenggarakan acara dan diberi kewenangan untuk membentuk organisasi kepanitiaan dan organisasi Steering Committee yang dibutuhkan.

5. Steering Committee adalah sekelompok orang yang mendalami materi agenda acara, baik sebagai peserta acara ataupun bukan, yang ditunjuk oleh Penanggungjawab Acara untuk mengambil kebijakan menyangkut pemecahan masalah substansi agenda acara selama persiapan dan penyelenggaraan acara berlangsung.

6. Steering Committee menyiapkan materi rapat yang dibutuhkan menurut agenda acara dan secara teratur menyelenggarakan rapat-rapat untuk mengevaluasi dan menyimpulkan hasil kerja penyelenggaraan acara.

7. Organisasi kepanitiaan dipimpin oleh satu orang Ketua Panitia dan dapat didampingi oleh satu orang Wakil Ketua Panitia.

8. Ketua Panitia dan atau Wakil Ketua Panitia menyelenggarakan rapat-rapat kepanitiaan secara teratur untuk mengevaluasi hasil kerja kepanitiaan.

9. Organisasi Steering Committee berada di luar organisasi kepanitiaan dengan ketentuan bahwa Ketua Panitia dan Wakil Ketua Panitia merangkap sebagai anggota Steering Committee.

10. Syarat pembentukan kepanitiaan mengikuti kriteria yang terbagi dalam 2 (dua) kelompok besar, sebagai berikut:

1). Pembentukan kepanitiaan dilakukan dalam rangka penyelenggaraan acara yang agendanya berhubungan dengan tugas pokok pengawasan BPKP. Ruang lingkup kerja kepanitiaan ini harus disesuaikan dengan agenda acara yang perumusannya masih harus dibahas dengan Pimpinan Acara atau Penanggungjawab Acara atau Steering Committee. Panitia yang terbentuk selanjutnya disebut dengan Panitia Penyelenggara. Contoh panitia seperti ini antara lain Panitia Penyelenggara Raker, Panitia Penyelenggara Rapat Penyusunan LAKIP BPKP, Panitia Penyelenggara Rapat Gabungan Pembahasan Jakwas Nasional, dan Panitia Penyelenggara Seminar Pengawasan.

2). Pembentukan kepanitiaan dilakukan dalam rangka penyelenggaraan acara resmi atau kenegaraan yang bersifat seremonial. Ruang lingkup kerja kepanitiaan ini mengikuti agenda menurut ketentuan yang berlaku, yang secara implisit termuat dalam nama kepanitiaannya. Panitia yang terbentuk selanjutnya disebut Panitia Upacara. Contoh panitia seperti ini antara lain Panitia Upacara Pelantikan, Panitia Upacara HUT BPKP, Panitia Upacara HUT RI, Panitia Upacara Peresmian Penggunaan Gedung Kantor, dan Panitia Upacara Jamuan Makan Tamu VIP BPKP.

11. Baik Panitia Penyelenggara maupun Panitia Upacara harus mengadakan persiapan yang matang dengan memperhatikan materi agenda acara dan ketentuan protokol yang berlaku sehingga dapat mengurangi distorsi atau modifikasi urut-urutan acara dan atau materi acara selama penyelenggaraan berlangsung. Untuk mengefektifkan pengendalian, kegiatan kepanitiaan mengikuti tahap-tahap sebagai berikut:

1). Panitia Penyelenggara

Tahap-tahap kegiatan:

a. Perumusan Agenda Acara

b. Pembagian Tugas dan Penyusunan Proposal Anggaran

c. Penyiapan Tempat, Alat, Bahan dan Materi Acara

d. Penyelenggaraan Acara

e. Penutupan Acara

2). Panitia Upacara

Tahap-tahap kegiatan:

a. Pembagian Tugas dan Penyusunan Proposal Anggaran

b. Penyiapan Tempat dan Pihak-pihak Terkait Acara

c. Penyelenggaraan Acara

d. Penutupan Acara

12. Pada kondisi dimana suatu acara dihadiri oleh tamu undangan VIP dari luar lingkungan BPKP dan atau dari luar lingkungan unit kerja BPKP, maka dalam organisasi kepanitiaan harus dibentuk seksi atau unit protokol, yang anggota-anggotanya baik sendiri-sendiri ataupun bersama-sama memahami ketentuan protokol yang berlaku, untuk mendukung atau mendampingi Pimpinan Acara atau Penanggungjawab Acara atau Ketua Panitia melakukan penyambutan atau penjamuan hingga acara selesai dan tamu VIP meninggalkan tempat, berdasarkan ketentuan keprotokolan yang berlaku.

13. Pada kondisi dimana Pimpinan VIP BPKP melakukan kunjungan kerja yang berhubungan dengan tugas pokok pengawasan, berdasarkan undangan resmi dari instansi lain dalam ruang lingkup hubungan antar lembaga, maka dalam organisasi kepanitiaan harus dibentuk seksi atau unit protokol, yang anggota-anggotanya baik sendiri-sendiri ataupun bersama-sama memahami ketentuan protokol yang berlaku, untuk mendukung dan atau mendampingi Pimpinan Acara atau Penanggungjawab Acara sejak persiapan hingga kunjungan VIP berakhir.

14. Pejabat atau tokoh masyarakat yang termasuk VIP dan tata urutan tingkatan kedudukannya memperhatikan ketentuan perundang-undangan yang berlaku.

15. Organisasi kepanitiaan dibentuk dengan meperhatikan kebutuhan agenda acara. Pada keadaan dimana agenda acara mempunyai ruang lingkup yang luas, maka dalam kepanitiaan dapat dibentuk unit-unit untuk mendukung kegiatan komisi-komisi rapat atau unit kerja khusus tertentu yang dibentuk oleh Pimpinan Acara atau Penanggungjawab Acara atau Steering Committee.

16. Setiap rapat kerja kepanitiaan, sejak persiapan hingga acara selesai, harus diikuti dengan kegiatan dokumentasi dan pembuatan notulen rapat kepanitiaan. Khusus untuk Panitia Penyelenggara, kegiatan dokumentasi dan pembuatan notulen rapat juga harus dilakukan atas acara agenda pokok yang dilakukan oleh peserta rapat komisi yang ada berdasarkan pengarahan dari Steering Committee.

17. Pengorganisasian kepanitian berpedoman menurut seksi-seksi dan uraian tugas namun tidak terbatas pada uraian sebagai berikut:

1). Seksi Acara dan MC

Uraian tugas:

a. Menyiapkan rancangan urut-urutan acara berdasarkan arahan Pimpinan Acara atau Penggungjawab Acara atau Steering Committee;

b. Bertindak sebagai MC selama acara berlangsung;

c. Memelihara hubungan komunikasi dengan Seksi Protokol tentang tindakan protokol yang dibutuhkan;

2). Seksi Protokol

Uraian tugas:

a. Memberi masukan dan mengambil tindakan keprotokolan tentang tata acara, tempat acara, dan tata penghormatan berdasarkan urut-urutan acara;

b. Melakukan hubungan komunikasi dengan unit keprotokolan di instansi tamu atau instansi pengundang VIP guna mendapatkan informasi keprotokolan yang dibutuhkan;

c. Melakukan hubungan komunikasi dengan Pimpinan Acara atau Penanggungjawab Acara atau Steering Committee dan seksi-seksi kepanitiaan lainnya tentang tindakan protokol yang dibutuhkan.

3). Seksi Perlengkapan dan Akomodasi

Uraian tugas:

a. Menyiapkan tempat acara dan perlengkapan yang dibutuhkan;

b. Menyiapkan akomodasi dan pendistribusiannya kepada peserta acara;

c. Melakukan hubungan komunikasi dengan Seksi Protokol tentang tindakan protokol yang dibutuhkan.

4). Seksi Konsumsi

Uraian tugas:

a. Menyiapkan konsumsi berdasarkan menu dan jumlah undangan yang ditetapkan;

b. Mendistribusikan konsumsi kepada peserta acara;

c. Melakukan hubungan komunikasi dengan Seksi Protokol tentang tindakan protokol yang dibutuhkan;

5). Seksi Dokumentasi, Notulis dan Humas

Uraian tugas:

a. Menyiapkan alat-alat dokumentasi dan PR yang dibutuhkan dengan memperhatikan tindakan protokol yang dibutuhkan;

b. Menghimpun bahan dokumentasi dan menyiapkan notulen rapat berdasarkan agenda rapat, serta memelihara arsip;

c. Menyiapkan pers release berdasarkan arahan Pimpinan Acara atau Penanggungjawab Acara atau Steering Committee;

d. Menyiapkan konsep laporan pertanggungjawaban pelaksanaan kegiatan kepanitiaan.

6). Seksi Penerima Tamu (Front Desk)

Uraian tugas:

a. Melakukan penyambutan para tamu dan membagi bahan materi acara;

b. Menyiapkan buku tamu umum (absensi) dan mengarahkan tempat duduk tamu VIP;


7). Seksi Transportasi

Uraian tugas:

a. Menyiapkan alat transportasi berdasarkan kebutuhan yang ditetapkan;

b. Mengontrol distribusi dan kelancaran transportasi;


8). Seksi Undangan

Uraian tugas:

a. Menyiapkan undangan menurut bentuk, jumlah dan alamat yang ditetapkan;

b. Mendistribusikan undangan;


9). Seksi Keamanan dan Perparkiran

Uraian tugas:

a. Menjaga keamanan lingkungan tempat penyelenggaraan acara;

b. Mengatur tata tertib perparkiran;


10) Seksi Keuangan

Uraian tugas:

a. Menyiapkan dokumen proposal anggaran;

b. Menyiapkan ketersediaan dan pencatatan keuangan;

c. Menyiapkan laporan pertanggungjawaban keuangan;

18. Segala biaya yang timbul dalam kegiatan kepanitiaan dan penyelenggaraan acara yang memenuhi kriteria menurut pedoman ini, dibebankan pada anggaran BPKP berdasarkan mekanisme menurut ketentuan yang berlaku.

PAGE 74

Documents

BAB III