Upload
others
View
5
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
20
BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Umum
Proses pembelian Alat Tulis Kantor (ATK) dalam suatu
perusahaan secara garis besar ditentukan oleh adanya permintaan dari
pelaksana logistik . Pada PT. Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk Kantor
Cabang Krekot Jakarta Pusat setiap pembelian ATK yang terjadi di awasi
secara langsung oleh Supervisor Penunjang Operasional dan Pemimpin
Cabang. Arsip yang mendukung proses pembelian ATK tidak sedikit
jumlahnya. Untuk itulah penulis juga akan membahas mengenai tinjauan
perusahaan, sejarah berdiri perusahaan serta struktur organisasi perusahaan
tersebut.
3.2. Tinjauan Perusahaan
Dalam pelaksanaan kegiatan rutin di PT. Bank Rakyat Indonesia
(Persero) Tbk Kantor Cabang Krekot Jakarta Pusat terdapat aturan yang
ditentukan, dalam hal ini struktur organisasi yang menggambarkan garis
perintah dan penerimaan perintah serta fungsi-fungsi pelaksanaan tersebut
sehingga semua menjadi lancar. Penulis akan menerangkan sejarah dan
struktur organisasi di tempat penulis mengadakan PKL untuk pembuatan
Tugas Akhir ini sebagai berikut:
21
3.2.1. Sejarah Singkat PT. Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk Kantor
Cabang Krekot Jakarta Pusat.
Bank Rakyat Indonesia (BRI) adalah salah satu bank milik pemerintah
yang terbesar di Indonesia. Pada awalnya Bank Rakyat Indonesia (BRI) didirikan
di Purwokerto, Jawa Tengah oleh Raden Bei Aria Wirjaatmadja dengan nama De
Poerwokertosche Hulp en Spaarbank der Inlandsche Hoofden atau "Bank Bantuan
dan Simpanan Milik Kaum Priyayi Purwokerto", suatu lembaga keuangan yang
melayani orang-orang berkebangsaan Indonesia (pribumi). Lembaga tersebut
berdiri tanggal 16 Desember 1895, yang kemudian dijadikan sebagai hari
kelahiran BRI.
Bank Rakyat Indonesia (BRI) Cabang Krekot Jakarta Pusat adalah kantor
cabang dari Kantor Wilayah Jakarta 1 yang terletak di Jl. H. Samanhudi No:44
Jakarta Pusat. BRI Cabang Krekot Jakarta Pusat mempunyai kantor cabang
pembantu dan kantor kas yaitu:
1. Kantor Cabang Pembantu Pasar Baru ( unit binaan kantor cabang )
2. Kantor Cabang Pembantu Karang Anyar
Kantor Kas yaitu :
1. Kantor Kas BPS ( Badan Pusat Statistik )
2. Kantor Kas ASABRI
3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsinya
Organisasi adalah suatu kesatuan yang teratur beberapa kelompok orang
yang saling bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama. Dalam organisasi
diperlukan adanya bentuk dan susunan struktur organisasi untuk menunjukkan
kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan–hubungan diantara
22
fungsi–fungsi, bagian–bagian atau posisi–posisi, maupun orang–orang yang
menunjukkan kedudukan, tugas dan wewenang serta tanggung jawab yang
berbeda dalam organisasi. Struktur organisasi juga menjelaskan hirarki dan
susunan kewenangan, serta hubungan pelaporan (siapa melapor pada siapa).
Adapun unsur–unsur organisasi diantaranya kelompok orang dan tujuan
bersama. PT. Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk Kantor Cabang Krekot Jakarta
Pusat memiliki stuktur organisasi yang saling bekerjasama dan membuat segala
aktifitas berjalan baik dan teratur. Adapun bagan dan stuktur organisasi PT. Bank
Rakyat Indonesia (Persero) Tbk Kantor Cabang Krekot Jakarta Pusat sebagai
berikut:
Sumber : Bagian SDM PT. BRI (Persero) Tbk Kantor Cabang Krekot Jakarta
Pusat.
Gambar III.1. Struktur Organisasi PT. BRI
(Persero) Tbk Kantor Cabang Krekot Jakarta Pusat
23
Fungsi–fungsi dari tiap bagian sebagai berikut:
1. Pemimpin Cabang
a. Tujuan jabatan:
Mengarahkan,mengkoordinasikan dan melaksanakan kegiatan pemasaran
dana, jasa dan pinjaman serta kegiatan operasional Kanca dan unit kerja
dibawahnya untuk mencapai target yang telah ditetapkan.
b. Tanggung jawab :
1) Mengembangkan bisnis perkreditan di Kanca dan melakukan
kegiatan pemasaran dana, jasa serta kredit dalam rangka
memperluas pangsa pasar dan memperoleh keuntungan.
2) Memberikan persetujuan penggunaan biaya–biaya sesuai
kewenangannya.
3) Mengelola dan mengawasi kebutuhan logistik agar dicapai tingkat
efisiensi yang optimal.
4) Melaksanakan tugas–tugas kedinasan dari Pimpinan Wilayah
sesuai dengan peran dan kompetensinya untuk mencapai target.
2. Manajer Operasional dan Layanan
a. Tujuan jabatan:
Mengorganisasikan,mengkoordinasikan dan mengawasi kegiatan/transaksi
operasional dan kegiatan penunjang bisnis di Kanca.
b. Tanggung jawab:
1) Mengarahkan,mengkoordinasikan dan mengawasi pengelolaan
kas Kanca dan surat–surat berharga untuk menjamin tingkat
likuidasi Kanca sesuai dengan ukuran yang telah ditetapkan.
24
2) Mengarahkan,mengkoordinasikan dan mengawasi seluruh
kegiatan pelayanan bidang administrasi pinjaman.
3) Melaksanakan persetujuan dan mengesahkan transaksi tunai dan
non tunai pada bukti pembukuan dan sistem sesuai
kewenangannya.
4) Melaksanakan negoisasi wesel ekspor dan diskonto yang tidak
mengandung discrepancies sesuai dengan kewenangannya.
3. Assisten Manajer Operasional
a. Tujuan jabatan:
Mengorganisasikan,mengawasi dan mengelola kegiatan/transaksi
pelayanan operasional Kanca baik secara tunai dan non tunai sesuai
dengan kewenangan yang dimiliki.
b. Tanggung jawab:
1) Memeriksa dan mengelola register kas Kanca untuk memastikan
tersedianya register kas Kanca dan tidak terjadi selisih kas Kanca
dengan pencatatannya.
2) Memelihara kerja register dan penyimpanan surat berharga serta
kuitansi payment point untuk memastikan keamanannya.
3) Menindaklanjuti keluhan–keluhan nasabah dan laporan
kehilangan cek/BG/Bilyet Deposito/Buku
Tabungan/Cepebri/Kartu BRITAMA.
25
4. Supervisor Penunjang Bisnis
a. Tujuan jabatan:
Memeriksa setiap permohonan dan dokumen kredit untuk memastikan
permohonan dan dokumen kredit tersebut telah diproses dan di
administrasikan sesuai dengan pasar sasaran, KRD,KND serta ketentuan
yang berlaku.
b. Tanggung jawab:
1) Menyiapkan dokumen kredit yang telah jatuh tempo sebagai
informasi bagi pejabat kredit untuk lini memproses pembaharuan
atau perpanjangan kredit.
2) Menyiapkan,memeriksa kelengkapan dan keabsahan dokumen
kredit yang akan dicairkan dalam rangka kelancaran dan
keamanan pencairan kredit.
5. Supervisor Penunjang Operasional
a. Tujuan jabatan:
Mengkoordinir penyelesaian tugas–tugas bidang SDM dan Adminstrasi,
sekaligus IT support untuk memastikan bahwa pemenuhan hak dan
kewajiban pekerja serta operasional Kanca berjalan efektif dan efisien.
b. Tanggung jawab:
1) Memverifikasi data absensi pekerja Kanca secara tepat dan akurat.
2) Memeriksa kebenaran laporan hukuman jabatan pekerja.
3) Memeriksa dan memastikan nota–nota bukti pembukuan terkait
transaksi keuangan bidang personalia.
26
4) Membuat laporan perbulan tentang pembelian ATK untuk
keperluan operasional Kanca.
6. Supervisor Layanan Operasional
a. Tujuan jabatan :
Mengelola,memantau dan mengawasi seluruh kegiatan yang berkaitan
dengan pelayanan dana,jasa (termasuk rekening kerjasama serta devisa)
dan pinjaman yang dilakukan oleh CS (customer service) dan petugas
dana.
b. Tanggung jawab:
1) Melakukan pengawasan atas semua kegiatan pelayanan,dana dan
jasa.
2) Memeriksa keabsahan dan kelengkapan dokumen–dokumen yang
diajukan dalam rangka penyelesaian transaksi nasabah.
7. Supervisor Layanan Kas
a. Tujuan jabatan :
Menyediakan dan memenuhi kebutuhan Kantor Cabang dalam bidang
pelayanan kas serta pelayanan dana dan jasa untuk mendukung kelancaran
proses bisnis dan mekanisme kerja internal Kantor Cabang.
b. Tanggung jawab:
1) Memeriksa pelayanan kas melalui ATM untuk memastikan
pelayanan dilakukan secara optimal sesuai ketentuan yang berlaku.
2) Memeriksa pelayanan kas oleh teller untuk memastikan pelayanan
telah dilakukan dengan baik dan lancar.
27
3) Melaksanakan fungsi checker dan signer atas transaksi tunai sesuai
wewenangnya.
4) Menandatangani nota untuk tambahan kas BRI unit bersama
dengan pejabat yang lain.
8. Pelaksana ADK
a. Tujuan jabatan:
Melaksanakan proses pengadministrasian permohonan kredit dan
pendokumentasian kredit untuk memastikan proses administrasi sesuai
dengan pasar sasaran.
b. Tanggung jawab:
1) Memeliharakerjakan berkas pinjaman agar berkas pinjaman selalu
dalam keadaan tertib/aman dan sesuai dengan ketentuan yang
berlaku.
2) Melaksanakan tindak lanjut audit sesuai dengan bidang tugasnya
untuk menyediakan data/informasi yang dibutuhkan.
9. SDM
a. Tujuan jabatan:
Melaksanakan pelayanan administrasi Personalia kepada intern pekerja di
Kantor Cabang sesuai dengan ketentuan yang berlaku dalam rangka
memberikan pelayanan internal Kantor Cabang.
b. Tanggung jawab:
1) Menyediakan data–data pekerja dalam rangka proses usulan
realisasi hak–hak pekerja (gaji,cuti,THR,biaya pengobatan dan
hak-hak pekerja lainnya) sesuai ketentuan.
28
2) Menyediakan dan mengadministrasikan file pekerja dalam rangka
pengambilan keputusan pembinaan karir pekerja.
3) Melakukan entry data dan memproses data absensi pekerja dalam
rangka mewujudkan disiplin kerja.
5) Mengatur pembagian kerja tenaga kontrak (Sopir,Pramubakti,dan
Satpam) untuk mencapai kelancaran operasional tugas di Kanca
dan unit kerja di bawahnya.
10. Sekretariat
a. Tujuan:
Melaksanakan tugas–tugas agendaris dan distribusi surat,telekomunikasi,
administrasi SDM untuk menjamin kelancaran lalu lintas administrasi
surat dan telepon Kanca.
b. Tanggung jawab:
1) Mengagendaris dan mendistribusikan surat keluar dan masuk
dengan tertib untuk meningkatkan kelancaran pelayanan Kanca
BRI.
2) Menerima berkas dan memproses pengajuan penggantian biaya
pengobatan,cuti,promosi,dan membukunya sesuai ketentuan yang
berlaku.
3) Melaksanakan tugas koordinasi dengan Sie lain di Kanca untuk
ketertiban administrasi pekerja Kanca.
29
11. Pelaksana Logistik
a. Tujuan jabatan:
Melaksanakan pelayanan administrasi Personalia kepada intern Pekerja di
Kantor Cabang sesuai dengan ketentuan yang berlaku dalam rangka
memberikan pelayanan internal Kantor Cabang.
b. Tanggung jawab:
1) Melakukan pembelian barang barang yang dibutuhkan Kanca untuk
kegiatan operasional,contohnya alat tulis kantor (ATK), percetakan
dan juga melakukan pembayaran atas biaya–biaya yang
berhubungan dengan operasional.
2) Melaksanakan tugas-tugas dinas lainnya yang diinstruksikan, untuk
mendukung bisnis dan kelancaran pelayanan Kanca
3) Tersedianya nota-nota pembukuan yang telah diisi lengkap dan
akurat pada saat transaksi keuangan.
4) Melakukan pencatatan atas ATK yang telah dipesan dan dicatat ke
dalam buku register khusus ATK.
5) Menerima invoice dan membuat dokumen UM 06 sebagai bukti
agar teller mengetahui nomor rekening supplier untuk pembayaran
atas ATK.
12. Pelaksana IT & E-Channel
a. Tujuan jabatan:
Melaksanakan kegiatan pengelolaan dan pemeliharaan perangkat IT dan e-
Channel untuk menunjang dan memperlancar proses operasional di Kantor
Cabang serta unit kerja dibawah supervisinya.
30
b. Tanggung jawab :
1) Melaksanakan kegiatan pemeliharaan (maintenance) PC pekerja
dan server di Unit kerja (bila ada), termasuk server BRI yag
digunakan host-to-host dengan instansi agar perangkat berfungsi
dengan baik guna menjamin kelancaran operasional.
2) Melaksanakan pelaporan PC yang mengalami kerusakan serta
melakukan penggantian peripheral PC yang rusak dan
mengusulkan penggantian PC bila PC mengalami kerusakan dan
usia PC sudah lebih dari 5 tahun.
3) Menyelesaikan perbaikan perangkat e-channel akibat vandalisme
dan force mejeure (termasuk administrasi).
4) Menatakerjakan laporan-laporan maintenance e-Channel baik yang
dilakukan petugas Kanca sendiri maupun vendor, dan melaporkan
rekap laporan maintenance ke Kanwil.
13. Petugas Quality Assurance
a. Tujuan jabatan:
Melaksanakan kegiatan assurance dan pelaporan yang berhubungan dengan
penerapan aspek tampilan kantor, standar layanan Frontliner, kelengkapan
pendukung Unit Kerja Operasional (UKO) dan layanan e-Channel untuk
meyakini dan memastikan agar hal-hal tersebut berfungsi sebagaimana
mestinya sesuai dengan standar yang telah ditetapkan.
b. Tanggung jawab:
1) Melaksanakan kegiatan assurance bahwa standar layanan
frontliner, tampilan, kelengkapan dan perangkat pendukung unit
31
kerja operasional (UKO), e-Buzz/Teras keliling dan unit kerja
mobile lainnya tersedia, diterapkan sesuai ketentuan dan berfungsi
dengan baik. Hasil assurance tersebut diinput pada aplikasi sesuai
dengan ketentuan.
2) Melaksanakan kegiatan assurance terhadap e-channel (seperti
namun tidak terbatas pada ATM, CDM, EDC dan perangkat e-
Channel lainnya) agar dapat berfungsi dan kelengkapan atribut
tersedia sebagaimana mestinya.Hasil assurance tersebut diinput
pada aplikasi sesuai ketentuan.
3) Melakukan koordinasi dan kerjasama yang baik dengan jajaran
internal BRI (petugas IT dan e-Channel, petugas logistik, petugas
administrasi unit, customer service, teller, petugas TKK, dan lain-
lain) dengan supervisi atasannya (SPO) untuk memperlancar
penyelesaian tugas.
14. Pelaksana Teller
a. Tujuan Jabatan:
Melayani penarikan, transfer dan penyetoran uang dari pelanggan.
Melakukan pemeriksaan kas dan menghitung transaksi harian
menggunakan komputer, kalkulator, atau mesin penghitung agar
operasional dan kegiatan dengan nasabah berjalan dengan baik.
b. Tanggung Jawab :
1) Membantu dalam melayani nasabah terkait transaksi keuangan.
Memasukan transaksi nasabah ke dalam komputer untuk mencatat
32
transaksi dan mengeluarkan tanda terima yang dihasilkan
komputer.
2) Melakukan validasi semua slip, check dan warkat lainnya yang
diproses oleh teller sebagai tanda terima/pemberitahuan resmi
bahwa dokumen–dokumen tersebut sudah diterima atau diproses
Bank melalui teller yang bersangkutan.
3) Melakukan pembayaran terhadap pihak eksternal guna kelancaran
operasional perusahaan.
4) Melakukan pembukuan terhadap biaya–biaya dan mencairkan dana
atas biaya–biaya tersebut.
33
3.3. Proses Bisnis Sistem Berjalan
Proses bisnis sistem berjalan pembelian ATK yang dilakukan PT. Bank
Rakyat Indonesia (Persero) Tbk Kantor Cabang Krekot Jakarta Pusat untuk
sistem setiap bulannya sudah sesuai dengan standar atau prosedur pembelian
barang. Oleh sebab itu penulis akan menguraikan secara umum proses bisnis
sistem berjalan pembelian ATK yang dilakukan oleh PT. Bank Rakyat Indonesia
(Persero) Tbk Kantor Cabang Krekot Jakarta Pusat yang meliputi:
1. Proses Permintaan
Pelaksana logistik (PL) akan memeriksa persediaan yang ada digudang
ATK, untuk memastikan stok barang ATK memenuhi kebutuhan
operasional setiap bulannya. Jika stok menipis maka pelaksana logistik
akan membuat Nota Dinas (ND) yang dilampirkan beserta List Penawaran
Harga (LPH) dari supplier untuk di ajukan dan diotorisasi oleh pemimpin
cabang BRI Krekot Jakarta Pusat.
2. Proses Pemesanan
Nota Dinas yang telah di acc kemudian dikirimkan ke supplier melalui
fax, agar supplier mengetahui jenis dan jumlah barang yang di pesan oleh
PL.
3. Proses Penerimaan
Setelah itu supplier akan mengirimkan barang beserta invoice dan surat
jalan (SJ) ke PT. Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk Kantor Cabang
Krekot Jakarta Pusat. Kemudian PL akan memeriksa jenis, jumlah dan
harga barang guna melihat kelengkapan dari barang yang dipesan sesuai
dengan Nota Dinas.
34
4. Proses Pembayaran
Berdasarkan invoice dan surat jalan yang diterima dari supplier,PL
membuat dokumen UM 06 dan dicatat dalam buku register ATK sebagai
bukti untuk disetujui oleh pemimpin cabang yang dilampirkan dengan
invoice dan surat jalan untuk pembayaran atas ATK yang telah diterima.
Kemudian Dokumen UM 06 yang telah di acc diberikan ke Pelaksana
Teller (PT) yang akan digunakan untuk mengirim uang dari rekening ATK
ke rekening supplier sesuai nominal pada invoice. Kemudian PL akan
melakukan konfirmasi via telepon ke supplier tentang pembayaran
tersebut.
5. Proses Laporan
Dokumen UM 06 yang telah dibayarkan dan di buku atau dicetak dalam
rekening koran oleh pelaksana teller diarsip tersendiri pada ordner ATK
yang dilengkapi dengan invoice, nota dinas, surat jalan beserta list
penawaran harga oleh PL. Di akhir bulan, Supervisor Penunjang
Operasional (SPO) akan memeriksa buku register dan rekening koran pada
rekening ATK untuk disesuaikan nominalnya. Setelah itu SPO akan
membuat laporan pembelian ATK untuk diserahkan ke pemimpin cabang.
35
3.4. Unified Modelling Language (UML) Sistem Berjalan
Dibawah ini adalah UML yang digambarkan dalam bentuk Activity
Diagram dikarenakan proses yang terjadi masih menggunakan sistem manual
yaitu Microsoft Excel.
3.4.1. Activity Diagram Sistem Berjalan
Bagian yang terkait dalam sistem ini adalah pelaksana logistik, pimpinan
cabang, supplier, pelaksana teller dan Supervisor Penunjang Operasional. Berikut
ini adalah Activity Diagram pada sistem berjalan:
act db_pembelianATK
SPOPelaksana TellerSupplierPemimpin CabangPelaksana Logistik
Start
Mengecek stok ATK
digudang
Stok Menipis ?
Membuat Nota Dinas
dilampirkan List
penawaran harga
Memberikan nota
dinas acc dan LPHMenerima nota
dinas acc
Mengirim inv oice dan
surat jalan
Menerima inv oice dan
surat jalan
Membuat Dok. UM 06
dan dicatat dalam buku
register dilampirkan
dengan SJ dan inv oice
Melakukan pembayaran
dan otomatis akan
tercetak pada rekening
koran ATK
Mengarsip Nota
dinas,surat
jalan,inv oice, list
penawaran harga dan
Dok.UM 06
Membuat laporan
pembelian
Menerima laporan
pembelian
Finish
Finish
Memberikan Dok.UM 06
acc,inv oice dan SJ
serta buku register ATK
Memberikan Dok.UM
06 acc,inv oice dan SJ
Tidak
Ya
Gambar III. 2. Activity Diagram sistem berjalan pembelian ATK
36
Keterangan:
1. SPO : Supervisor Penunjang Operasional
2. LPH : List penawaran harga
3. SJ : Surat jalan
4. Dok.UM 06 : Dokumen UM 06
3.5. Spesifikasi Sistem Berjalan
3.5.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
a. Nama Dokumen : List penawaran harga (LPH)
Fungsi : Untuk melihat daftar harga ATK
Sumber : Supplier
Tujuan : Pelaksana Logistik
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap bulan
Format : Lampiran A.2
b. Nama Dokumen : Invoice
Fungsi : Sebagai surat tagih atas ATK yang telah
dibeli
Sumber : Supplier
Tujuan : Pelaksana Logistik
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap penerimaan barang
Format : Lampiran A.3
37
c. Nama Dokumen : Surat Jalan (SJ)
Fungsi : Surat pengantar atas barang yang tercantum
di dalamnya yang ditujukan kepada
customer (pembeli)
Sumber : Supplier
Tujuan : Pelaksana Logistik
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap terjadi pengiriman barang
Format : Lampiran A.4
3.5.2. Spesifikasi bentuk Dokumen Keluaran
a. Bentuk-bentuk spesifikasi dokumen keluaran dapat berupa :
Nama Dokumen : Nota Dinas (ND)
Fungsi : Untuk meminta otorisasi pemimpin cabang
atas pembelian ATK
Sumber : Pelaksana Logistik
Tujuan : Pemimpin Cabang
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap terjadi transaksi pemesanan barang
Format : Lampiran B.1
b. Nama Dokumen : Dokumen UM.06
Fungsi : Sebagai bukti transfer atas pembayaran
ATK.
Sumber : Pelaksana Logistik
Tujuan : Pelaksana Teller
38
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap penerimaan barang di kantor
Format : Lampiran B.2
c. Nama Dokumen : Buku Register ATK
Fungsi : Sebagai pencatatan atas pembelian barang
ATK.
Sumber : Pelaksana Logistik
Tujuan : Pemimpin Cabang
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap meminta persetujuan pemimpin
cabang untuk pembayaran atas ATK yang
telah dibeli.
Format : Lampiran B.3
39
3.6. Permasalahan Pokok
Dari hasil observasi yang dilakukan oleh penulis mengenai sistem
pembelian ATK, maka dapat dikemukakan bahwa sistem pembelian ATK pada
PT. Bank Rakyat Indonesia (Persero) Kantor Cabang Krekot Jakarta Pusat
tersebut masih dilakukan secara manual atau belum terkomputeriasi, sehingga
menimbulkan berbagai masalah diantaranya sebagai berikut:
1. Sistem pembelian ATK pada PT. Bank Rakyat Indonesia (Persero)
Kantor Cabang Krekot Jakarta Pusat masih dilakukan secara manual
dengan menggunakan Microsoft Excel.
2. Tidak dibuatnya data barang yang akan dijadikan list penawaran harga
saat pembuatan nota dinas.
3. Tidak dibuatnya data pembelian saat barang telah diterima.
4. Terlambatnya pengiriman ATK secara keseluruhan, terkadang ATK tidak
lengkap yang dikirimkan.
5. Penyimpanan dokumen yang masih dalam bentuk arsip sehingga
menyulitkan dalam pencariannya, serta terlalu banyak kertas yang
digunakan.
6. Tidak adanya laporan stok persediaan barang dan pembatasan dalam
pengambilan ATK oleh pegawai.
7. Tidak terjaminnya keamanan data dalam penyimpanannya.
8. Tidak dibuatnya data supplier, jika suatu saat nanti supplier lama
digantikan oleh yang baru.
40
9. Tidak dibuatnya catatan pengambilan ATK oleh para pegawai.
10. Tidak efektif dan efisien dalam pencatatan dengan menggunakan buku
register ATK.
41
3.7. Pemecahan Masalah
Dengan melihat berbagai macam permasalahan yang ada pada sistem
berjalan, maka untuk mengatasi permasalahan tersebut penulis mengajukan
beberpa alternatif pemecahan masalah pada PT. Bank Rakyat Indonesia
(Persero) Kantor Cabang Krekot Jakarta Pusat, sebagai berikut:
1. Menghasilkan informasi yang benar dan akurat tentang data-data
yang ada dengan cara mengalihkan sistem manual menjadi sistem
komputerisasi.
2. Dibuatnya data barang yang dapat memudahkan pelaksana logistik
melihat harga barang yang telah dikirimkan oleh supplier sebagai list
penawaran harga.
3. Dibuatnya data pembelian saat barang telah diterima oleh pelaksana
logistik sebagai dasar untuk pembuatan laporan pembelian.
4. Pelaksana Logistik melakukan konfirmasi perihal ATK yang belum
terkirim hingga barang tersebut lengkap dikirimkan.
5. Penanganan data dan penyimpanan data akan lebih baik jika
menggunakan sistem komputerisasi sehingga terciptanya suatu ketertiban
dalam hal input atau output data.
6. Dibuatnya laporan stok persediaan agar pelaksana logistik mengetahui
jumlah ATK yang tersisa.
7. Keamanan data lebih terjamin jika menggunakan sistem komputerisasi
dikarenakan pengguna harus menggunakan username agar bisa masuk ke
dalam sistem tersebut.
42
8. Saat pegawai mengambil ATK, hendaknya ada form khusus untuk
mencatat siapa saja yang telah mengambil ATK.
9. Dibuatnya data supplier agar memudahkan pelaksana logistik mencari
informasi supplier untuk melakukan pemesanan dan penambahan
supplier baru.
10. Dengan adanya sistem komputerisasi akan mengurangi biaya dalam
pembelian buku-buku register tersebut. Dan mengurangi tempat dalam
penyimpanannya.