BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN - repository.bsi.ac.id€¦ · Membuat metode kerja dan SOP. c. Membuat desain yang selamat, ... Menyiapkan dokumen penagihan invoice atau kwitansi

23

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Tinjauan Perusahaan

3.1.1. Sejarah Institusi/Perusahaan

PT. Para Ksatria Properti merupakan perusahaan pengembang perumahan

yang berdomisili di kota Bekasi, usaha ini dirintis oleh beberapa orang dengan latar

belakang profesi yang berbeda sejak tahun 2017.

Pada perkembangan selanjutnya, PT. Para Ksatria Properti yang didirikan

secara resmi dengan akta pendirian perusahaan dihadapan notaris, serta kelengkapan

izin operasional sebagai berikut :

1. Akta pendiri perusahan No. 21 tertanggal 14 maret 2017.

2. Pengesahan menteri hukum dan Hak Asasi Manusia RI, No. AHU-

0035698.AH.01.11.TAHUN 2017 TANGGAL 16 MARET 2017

3. NPWP perusahaan No : 81.752.557.9-413.000

4. Surat keterangan domisili usaha dari kelurahan Burangkeng

No.503/16/III/2017/Ur.Ekonomi Tanggal 21 Maret 2017

5. Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) 503.09/2-0257/DPMPTSP/PM-

00/IV/2017

6. Tanda daftar perusahaan Perseroan Terbatas (PT) TDP No : 100716816109

PT. Para Ksatria Properti berusaha untuk memberikan produk perumahan

yang asri, letaknya strategis, dan mudah dijangkau transportasi, dekat dengan

fasilitas umum, harga terjangkau dikelasnya dan rumah dibangun dengan kwalitas,

24

bentuk dan model sesuai dengan yang diharapkan masyarakat saat ini, dengan tidak

meninggalkan unsur pelayanan yang relatif memuaskan.

Visi dan Misi Perusahaan :

1. Visi

Menjadi pengembang perumahan yang terdepan dalam hal inovasi baru yang

selalu berkembang dalam mewujudkan perumahan yang merupakan kebutuhan

hunian masyarakat yang aman, nyaman dan asri.

2. Misi

a. Fokus dalam pengembangan sumberdaya manusi yang berkwalitas, sejahtera

serta sesuai dengan nilai dan budaya perusahaan.

b. Menjalankan usaha perusahaan dengan menerapkan tata kelola perusahaan

dengan baik dan profesional.

c. Melayani siapapun dan diamanapun dengan pelayanan yang terbaik.

d. Membangun rumah yang mengesankan dan menyenangkan, di lokasi yang

strategis, sesuai dengan kaidah pembangunan, sesuai dengan ketentuan

pemerintah serta sesuai dengan harapan dan kebutuhan masyarakat.

25

3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi

KOMISARIS

DIREKTUR UTAMA

DIREKTUR

MANAGER MARKETING

MANAGER TEKNIK

MANAGER FINANCE &

ACCOUNTING

SALES ADMINISTRATOR

LOGISTIK OFFICER

FINANCE STAFF

ACCOUNTING STAFF

JUNIOR SUPERVISOR

Sumber : manager marketing PT. Para Ksatria Properti

Gambar III.1

Struktur Organisasi

Uraian dari struktur organisasi pada gambar III.1 adalah sebagai berikut :

1. Komisaris

Komisaris mempunyai wewenang tertinggi dalam perusahaan untuk mengatur

dan mengawasi jalannya perusahaan. Adapun tugas dan wewenang komisaris

antara lain:

a. Melakukan pengawasan atas kebijaksanaan direksi dalam menjalankan

perseroan serta memberikan nasehat kepada direksi.

b. Komisaris dapat memeriksa semua pembukuan surat dan alat bukti lainnya,

memerikasa dan mencocokkan keadaan keuangan dan lain-lain.

26

c. Berhak mengetahui segala kegiatan perusahaan yang telah dijalankan

direksi.

d. Memberhentikan dengan sementara anggota apabila anggota direksi

tersebut bertindak bertentangan dengan anggaran dasar dan atau peraturan

perundang-undangan yang berlaku.

2. Direktur Utama

Direktur Utama adalah pimpinan yang mengepalai seluruh aktivitas perusahaan

dan tanggung jawab atas kegiatan sehari-hari perusahaan. Tugas dan tanggung

jawab direktur antara lain:

a. Mewakili perseroan didalam dan luar pengadilan tentang segala kejadian

serta mengikat perseroan dengan pihak lain dalam bentuk kerja sama.

b. Menetapkan rencana kerja, pembagian tugas pegawai menurut bidang

masing-masing.

c. Mengangkat dan memberhentikan pegawai, menilai kinerja dan prestasi

bawahannya.

d. Menandatangani berbagai surat dan menyetujui kerjasama.

e. Melakukan kegiatan koordinasi dengan wakil direktur dibawahnya serta

mengadakan rapat kerja untuk membicarakan masalah operasional

perusahaan.

3. Direktur

Tugas pokok Direktur adalah melaksanakan sebagian tugas pokok Direktur

Utama. Direktur bertanggungjawab kepada Direktur Utama. Wewenang dan

tanggung jawab Direktur adalah :

a. Memimpin Direktorat dibawahnya, pengembangan, pelaksanaan dan

pengendalian untuk meningkatkan kinerja perusahaan.

27

b. Berwenang untuk menetapkan kebijaksanaan yang hendak diberikan

pada langganan, menetapkan harga jual dan sistem penjualan, serta alat

promosi.

c. Berwenang untuk memutuskan bagaimana membantu mitra bisnis dalam

mengelola sistem informasi.

4. Manager Marketing

Seorang yang bekerja di bidang pemasaran tidak hanya melihat pada masa

sekarang tetapi juga masa depan. Begitu pula dengan rencana pemasaran harus

dapat melihat kesempatan/peluang pemasaran yang ada, merumuskan menjadi

sebuah program pemasaran dan menjalankannya. Tugas dari bagian Pemasaran

adalah sebagai berikut :

a. Menjalankan tugas pokok yang telah diberikan direktur.

b. Bertanggungjawab terhadap manajemen bagian pemasaran.

c. Bertanggungjawab terhadap perolehan hasil penjualan dan penggunaan

dana promosi.

d. Menyusun rencana penjualan tiap tahun.

e. Memantau dan menganalisa permintaan pasar yang lebih luas untuk

mencapai kesempatan pasar

5. Manager Teknik

Bagian Manager Teknik adalah bagian yang bertanggungjawab atas perencanaan,

pengkoordinasian, pengarahan dan pengawasan atas pelaksanaan kegiatan

maintenance dan repair pada proyek pembangunan rumah. Tugas dan tanggung

jawab dari bagian teknik antara lain sebagai berikut :

a. Menyiapkan desain teknis, standar, gambar kerja.

28

b. Membuat metode kerja dan SOP.

c. Membuat desain yang selamat, bermutu dan ramah lingkungan.

d. Mengendalikan dokumen teknis (engineering).

e. Menetapkan standar pekerjaan dan sumber daya sesuai syarat kontrak.

f. Mengajukan alternatif desain, gambar kerja.

g. Menghentikan, membongkar pekerjaan yang tidak sesuai syarat teknis.

h. Terpenuhinya persyaratan teknis.

i. Tersedianya desain dan gambar kerja yang selamat, mudah dipahami dan

dilaksanakan.

j. Terkendalinya dokumen teknis dan gambar.

6. Manager Finance & Accounting

Bagian keuangan merupakan jabatan yang sangat penting dalam sebuah

perusahaan, karena sebagai ujung tombak yang berkaitan dengan keuangan.

Peran manajer keuangan dapat beragam, tergantung pada ukuran dan

kompleksitas suatu perusahaan. Tugas dari bagian keuangan antara lain sebagai

berikut :

a. Bertanggungjawab atas seluruh pemasukan dan pengeluaran dana.

b. Membuat tata usaha keuangan dari seluruh kegiatan yang dilakukan

dalam perusahaan.

c. Membuat dan menyampaikan laporan kas secara berkala kepada manajer.

d. Dalam melaksankan tugaasnya bertanggungjawab langsung kepada

manajer.

7. Sales Administrator

Tugas seorang Sales Administrator diantaranya adalah selain mengikuti instruksi

pekerjaan dari Manager marketing juga bertanggung jawab atas mengumpulkan

29

calon buyer, follow up calon buyer dan menginput seluruh database calon buyer

yang sudah terkumpul.

8. Finance Staff

Tugas seorang finance staff diantaranya adalah :

a. Melakukan pengelolaan keuangan perusahaan.

b. Melakukan penginputan semua transaksi keuangan.

c. Melakukan transaksi keuangan perusahaan.

d. Melakukan pembayaran kepada suplier.

e. Melakukan penagihan kepada customer.

f. Mengontrol aktivitas keuangan atau transaksi keuangan perusahaan.

g. Membuat laporan mengenai aktivitas keuangan perusahaan.

h. Melakukan verifikasi terhadap keabsahan dokumen yang diterima.

i. Melakukan Evaluasi budget.

j. Menyiapkan dokumen penagihan invoice atau kwitansi tagihan beserta

kelengkapannya.

9. Accounting Staff

Tugas untuk seorang Accounting Staff antara lain :

a. Melakukan pengaturan administrasi keuangan perusahaan

b. Menyusun dan membuat laporan keuangan perusahaan

c. Menyusun dan membuat laporan perpajakan perusahaan

d. Menyusun dan membuat anggaran pengeluaran perusahaan secara

periodik (bulanan atau tahunan )

e. Menyusun dan membuat anggaran pendapatan perusahaan secara periodik

(bulanan atau tahunan )

f. Melakukan pembayaran gaji karyawan

30

g. Menyusun dan membuat surat-surat yang berhubungan dengan perbankan

dan kemampuan keuangan perusahaan

10. Junior Supervisor

Tugas seorang Junior Supervisor adalah untuk mengatur dan mengawasi

pembangunan di lapangan.

11. Logistic Officer

Adalah teknisi yang bertugas mengawasi dan memimpin proses proyek

pembuatan rumah yang akan dilakukan, menyediakan semua bahan material atau

bahan baku yang dipelukan untuk pembuatan rumah. Selain itu bagian teknik

memiliki beberapa team adalah sebagai berikut:

a. Elektrik

Adalah bagian teknisi elektrikal yang bertugas untuk pemasangan jaringan

listrik.

b. Teknisi

Adalah bertugas mengatur dan mengawasi proses pembangunan rumah

dilapangan secara langsung.

3.2. Prosedur Sistem Berjalan

Sesuai dengan ruang lingkup dalam penyusunan tugas akhir, penulis akan

menguraikan mengenai proses bisnis sistem berjalan pada pemasaran rumah kredit

maupun tunai di PT. Para Ksatria Properti

1. Proses Pengajuan Rumah & Booking Fee

Dalam proses pengajuan rumah ini konsumen dapat mengajukan rumah yang

diminati dengan cara konsumen datang ke kantor pemasaran untuk menanyakan

mengenai tipe rumah, memilih kavling yang masih tersedia, dan harga jual

31

rumah yang tertera pada brosur rumah yang sudah disediakan oleh PT. Para

Ksatria Properti. Bila pihak konsumen sudah deal dan menyetujui pilihan rumah

yang diminati antara tunai dan kredit, maka konsumen harus membayarkan

sejumlah biaya booking fee yang telah di tetapkan oleh PT. Para Ksatria Properti,

Setelah konsumen transfer biaya booking fee maka pihak marketing pun akan

membuatkan Kwitansi booking fee dan Surat Pesanan Kavling & Bangunan

(SPKB), Konsumen, Sales Administration, dan Accounting Staff akan

mendapatkan. isi yang tertera dalam SPKB yaitu perjanjian dimana pihak

konsumen harus mengikuti prosedur yang telah ditetapkah oleh pihak devloper

dan SPKB ditandatangani oleh pihak management PT. Para Ksatria Properti

yaitu bagian sales administration, manager teknik serta yang bersangkutan pihak

konsumen.

2. Proses Pembayaran Down Payment (DP)

Pembayaran Down Payment konsumen dapat dibayarkan maksimal dua belas

kali pembayaran disesuaikan dengan kemampuan dan kesepakatan konsumen,

dengan arti dibayar bertahap selama maksimal 12 kali dengan jatuh tempo yang

sudah ditentukan dan disepakati oleh SPKB dengan jumlah uang muka di

tentukan dari price list yang sudah ditetapkan oleh PT. Para Ksatria Properti.

Pihak konsumen wajib membayarkan DP ke-1 selambat-lambatnya dalam waktu

14 (empat belas) hari sejak SPKB ditanda tangani. Apabila pembayaran DP ke-

1 tidak dilakukan dalam waktu 14 hari maka konsumen dianggap membatalkan

secara sepihak dan uang booking fee yang telah dibayarkan tidak dapat

dikembalikan (hangus), dalam waktu tersebut konsumen diharuskan melengkapi

dokumen-dokumen yang dibutuhkan untuk proses pembelian rumah. Apabila

pihak konsumen dengan alasan apapun tidak dapat melunasi/ tidak dapat

32

memenuhi pembayaran uang muka sesuai waktu/ tidak sesuai dengan tanggal

yang telah ditetapkan dan disepakati sesuai jadwal termin pembayaran dan

berkas atas pengajuan pengkreditan tidak dilengkapi, dan alasan apapun

konsumen membatalkan pembelian ini maka uang muka akan dipotong

mengikuti kebijakan dari manajemen PT. Para Ksatria Properti dari nilai yang

telah dibayarkan. Setelah konsumen membayar DP yang telah di sepakati

sebelumnya, Sales Administrator mengkonfirmasi pembayaran dan

membuatkan kwitasi pembayaran untuk konsumen dan arsip dibagian

Accounting Staff. Apa bila terjadi penolakan KPR (Kredit Pemilikan Rumah)

oleh Bank maka DP akan dikembalikan sepenuhnya.

3. Proses Akad Kredit

Konsumen akan diberikan SPKR (Surat Pengajuan Kredit Rumah) oleh Sales

Administration dan diberikan pengarahan untuk melengkapi persyaratan-

persyaratan guna pengajuan pengkreditan KPR (Kredit Pemilikan Rumah). Jika

berkas tidak dilengkapi dalam waktu 14 (empat belas) hari setelah tanda jadi

(booking fee), maka konsumen dianggap membatalkan secara sepihak. Semua

berkas dan persyaratan-persyaratan yang sudah lengkap akan diajukan ke pihak

bank serta akan diproses. Pihak Bank akan memanggil konsumen melalui pihak

marketing untuk proses wawancara, proses wawancara ini akan dijadikan bahan

pertimbangan pengajuan pengkreditan konsumen, apakah konsumen di nilai

layak atau tidak untuk menerima fasilitas pinjaman KPR. Apabila konsumen

dinilai layak oleh pihak Bank, pihak bank akan menerbitkan SP3K (Surat

Penegasan Persetujuan Penyediaan Kredit) yang berisikan mengenai jumlah

kredit yang disetujui, jangka waktu kredit, nilai angsuran/bulan, termasuk biaya

yang timbul dari proses pengajuan KPR. Selanjutnya konsumen akan melakukan

33

proses wawancara dengan pihak Bank tetapi sebelumnya konsumen harus

melunasi uang muka, kelebihan hook, biaya strategis serta biaya-biaya yang

ditentukan dalam price list dan harga jual pada brosur. Pihak marketing akan

menginformasikan kepada konsumen mengenai jadwal akad kredit yang akan

dilaksanakan dengan pihak notaris dan pihak Bank. Ketika akad kredit

berlangsung, konsumen akan menandatangani PK (Perjanjian Kredit) surat

pernyataan yang disediakan oleh pihak Bank serta konsumen akan menandatangi

sejumlah akta, diantaranya AJB (Akta Jual Beli), SKMHT (Surat Kuasa

Membebankan Hak Tanggungan), dan SPH (Surat Pengakuan Hutang) oleh

pihak Notaris. Untuk AJB (Akta Jual Beli) selanjutnya akan dijadikan dasar oleh

pihak notaris untuk melakukan proses balik nama sertifikat dari nama developer

sebagai pihak penjual rumah, menjadi nama konsumen sebagai pihak pembeli

atau dinamakan SHGB (Sertfikat Hak Guna Bangunan). Karena di PT. Para

Ksatria Properti menggunakan sistem perumahan inden maka serah terima kunci

paling lama di terima 12 bulan setelah proses akad. Setelah proses serah terima

kunci dari pihak Developer akan memberikan Form Komplain, form komplain

ini berfungsi untuk konsumen agar dapat komplain dengan kondisi rumah saat

ingin ditempati dan berlaku selama 100 (seratus) hari sejak dilaksanakan serah

terima kunci ketika rumah akan ditempati usahakan memberikan informasi 1

(satu) minggu sebelumnya ke bagian Teknik serta akan diberikan kunci, token

listrik serta mesin pompa.

4. Pelunasan Rumah dari Bank

Ketika proses akad kredit telah dilaksanakan konsumen akan diminta oleh pihak

developer untuk mengisi pembukaan rekening perorang. Setelah konsumen

menyelesaikan kreditnya dalam artian kreditnya sudah Lunas, konsumen dapat

34

mengambil dokumen rumah tersebut. Yakni, Akta Jual Beli, Sertifikat, dan IMB

(Izin Mendirikan Bangunan).

5. Proses Pembelian Tunai

Konsumen melaksanakan proses Proses Pengajuan Rumah & Booking Fee

terlebih dahulu. Konsumen diberi waktu maksimal 14 hari untuk melunasi harga

rumah yang dibeli secara tunai. Setelah konsumen membayar seluruh biaya

rumah tersbut maka akan di beri kwitansi pelunasan rumah. Setelah melewati

proses tersebut konsumen akan diberikan surat Perjanjian Pengikat Jual Beli

(PPJB), didalam surat PPJB tercantum pasal-pasal yang mengatur pembelian

cash rumah inden dengan ketentuan yang dibuat dan disepakati oleh PT. Para

Ksatria Properti dan Konsumen dari awal akad sampai serah terima kunci.

Setelah itu pihak developer mengajukan AJB (Akta Jual Beli) ke notaris

selanjutnya pihak notaris melakukan proses balik nama sertifikat dari nama

developer sebagai pihak penjual rumah, menjadi nama konsumen sebagai pihak

pembeli atau dinamakan SHGB (Sertfikat Hak Guna Bangunan). pihak

Developer akan memberikan Form Komplain, form komplain ini berfungsi

untuk konsumen agar dapat komplain dengan kondisi rumah saat ingin ditempati

dan berlaku selama 100 (seratus) hari sejak dilaksanakan serah terima kunci

ketika rumah akan ditempati usahakan memberikan informasi 1 (satu) minggu

sebelumnya ke bagian Teknik serta akan diberikan kunci, token listrik serta

mesin pompa.

6. Pembuatan Laporan

Pihak Marketing akan menandai rumah-rumah yang sudah terjual dengan

mewarnai setiap rumah di dalam gambar denah tersebut. Pada proses ini pun

pihak Marketing akan mencatat daftar rumah yang sudah terjual dan data-data

35

konsumen yang sudah melakukan booking fee setiap harinya, serta pembayaran-

pembayaran dari pihak konsumen dan akan mencatat komisi-komisi marketing

atas penjualan rumah tersebut. Direktur akan melihat pengecekan stok rumah

menggunakan kertas, dengan menerima denah perumahan serta blok-

blok/kavling yang ada dari pihak Marketing.

3.3. Activity Diagram

Didalam proses sistem berjalan ketika pengajuan pembelian rumah di PT. Para

Ksatria Properti adalah sebagai berikut. Adapun Activity Diagram pada PT. Para

Ksatria Properti yaitu :

1. Diagram Proses Pengajuan Rumah & Booking Fee

Proses Pengajuan Rumah & Booking Fee

Konsumen Sales Administration Manager Teknik Acounting Staff

Phas

e

Mengajukan rumah

yang diminati

Membayar Booking

fee

Mengkonfirmasi

pembayaran booking

fee

membuat Kwitansi Pembayaran Booking

fee

Membuat kesepakatan SPKB

MenandatanganiSPKB

MenandatanganiSPKB

MenandatanganiSPKB

Memberikan salinan kwitansi pembayaran

booking fee dan SPKB

Menerima salinan kwitansi pembayaran


Mengarsipkan Kwitansi pembayaran


Mengarsipkan kwitansi

pembayaran booking fee

Gambar III.2

Activity Diagram Proses Pengajuan Rumah & Booking Fee

36

Dalam proses pengajuan rumah dan booking fee dilakukan oleh 4 aktor yaitu

konsumen, sales administrator, Manager teknik dan Accounting staff. Dalam

tahapan ini konsumen sudah menyepakati syarat dan ketentuan yang berlaku

ketika membeli rumah di PT. Para Ksatria Properti.

2. Diagram Proses Pembayaran Down Payment (DP)

Activity Diagram Proses Pembayaran DP

Konsumen Sales Administrator Acounting Staff

Pha

se

Membayar DP

melalui transfer

Mengkonfirmasi

pembayaran DP

Membuat kwitansi

pembayaran

menandatangani

kwitansi pembayaran

Memberikan kwitansi

pembayaran

Menerima KwitansiMengarsipkan

kwitansi

Mengechek sisa

pembayaran DP yang

belum di lunasi

Ya

Tidak

Gambar III.3

Activity Diagram proses pembayaran DP

37

Dalam proses pembayaran DP Konsumen diharuskan membayar dengan cara

mentransfer menggunakan Bank ke rekening PT. Para Ksatria Properti, dengan

begitu Sales Adinistrator mempunyai bukti bahwa Konsumen telah

membayarkan DP dan memeriksa sisa pembayaran DP yang belu di bayarkan

lalu menginformasikan kepada konsumen untuk jangan lupa untuk membayar

sisa DP yang sudah di tentukan batas waktu untuk pembayaranya. Setelah selesai

melunasi DP maka konsumen akan diarahkan untuk ke proses akad kredit oleh

pihak Bank.

3. Diagram Proses Akad Kredit

Diagram Proses Akad Kredit

Konsumen Sales Administrator Bank Developer

Ph

ase

Memberikan SPKRMelengkapi berkas

dan persyaratan SPKR

Menyerahkan berkas dan Persyaratan SPKR yang telah

dilengkapi

Mengirimkan SPKR Menerima SPKR

Memproses pengajuan KPR

Menerima proses jadwal wawancara

Menerima jadwal wawancara

Proses wawancaraHasil wawancara

dengan konsumen

Menerima SP3K

menyimpan surat

Menerima informasi penolakan

Menunggu jadwal akad kredit

Meminta jadwal akad kredit

Mengeluarkan jadwal kredit

Proses akad kredit

Penandatanganan PK Pencairan uang ke developer

Di setujui

Tidak di setujui

Gambar III.4

Activity Diagram Proses Akad Kredit

38

Dalam aktivitas tersebut sales administrator berperan aktif dalam penghubung

antara pihak Bank da Konsumen. ketika Bank telah menyetujui konsumen dapat

mengajukan KPR maka bank langsung mentransfer dana tangguangan kredit

konsumen ke Developer.

4. Diagram Proses Pelunasan Kredit Bank

Diagram Pelunasan Kredit Bank

Konsumen Bank

Phas

e

Mengisi Pembukaan rekening perorangan

membayar angsuran kredit

Mengechek sisa angsuran kredit

Mengajukan pengambilan AJB,

Sertifikat Rumah & IMB

Memproses pengambilan AJB,

Sertifikat Rumah & IMB

Menerima AJB, Sertifikat & IMB

Gambar III.5

Activity Diagram Proses Pelunasan Kredit Bank

39

Dalam proses pelunasan Konsumen diwajibkan membayarkan angsuran yang

telah ditetapkan oleh bank, jika angsuranya sudah lunas Konsumen dapat

mengambil AJB, Sertifikat Rumah dan IMB.

5. Diagram Pembelian Rumah Tunai

Diagram Proses Pembelian Rumah Tunai

Konsumen Sales Administrator Developer Notaris

Ph

ase

Pengajuan rumah &

Booking Fee

Membayar pelunasan

pembelian rumah

Membuatkan

kwitansi pembayaran

Membuat PPJBMenandatangani

PPJB

Menunggu sampai

serah terima kunciMengajukan AJB

Proses balik nama

sertifikat dari

developer ke

konsumen

membuat form

komplain

menerima balik nama

sertifikat

Menerima sertifikat,

IMB, AJB & Form

Komplain

Melakukan perbaikan

Mengisi form

komplain

Gambar III.6

Activity Diagram Proses Pembelian Rumah Tunai

40

Dalam aktifitas tersebut ketika pembelian rumah tunai proses yang sama berada

di bagian pengajuan rumah dan booking fee, letak pembedanya yaitu proses

serah terima sertifikatnya dilakukan oleh pihak developer.

3.4. Spesifikasi Dokumen Masukan

Ada beberapa Dokumen Masukan (input) yang dibutuhkan dalam proses

pengajuan rumah pada PT. Para Ksatria Properti diantarannya adalah :

1. Pas Foto 3x4

Nama Dokumen : Pas Foto 3x4

Fungsi : Salah satu syarat pengajuan kredit rumah

Sumber : Konsumen

Tujuan : Pihak Marketing ke Bank

Jumlah : 2 Lembar

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap pengajuan kredit rumah

Bentuk : Lampiran A.1

2. KTP (Kartu Tanda Penduduk)

Nama Dokumen : Kartu Tanda Penduduk


Sumber : Konsumen

Tujuan : Pihak Marketing ke pihak Bank

Jumlah : 8 Lembar

Media : Kertas



41

3. Kartu Keluarga

Nama Dokumen : Kartu Keluarga


Sumber : Konsumen

Tujuan : Pihak marketing ke pihak Bank

Jumlah : 5 Lembar

Media : Kertas



4. Surat Nikah

Nama Dokumen : Surat Nikah


Sumber : Konsumen


Jumlah : 5 Lembar

Media : Kertas



5. NPWP Pribadi (Nomor Pokok Wajib Pajak)

Nama Dokumen : NPWP (Nomor Poko Wajib Pajak)


Sumber : Konsumen


Jumlah : 2 Lembar

Media : Kertas

42



6. Surat SIUP (Surat Izin Usaha Perseorangan)

Nama Dokumen : SIUP (Surat Izin Usaha Perseorangan)


Sumber : Konsumen


Jumlah : 1 Lembar

Media : Kertas



7. Kartu Pengenal Karyawan / ID Card Karyawan

Nama Dokumen : Kartu Pengenal Karyawan / ID Card Karyawan


Sumber : Konsumen


Jumlah : 1 Lembar

Media : Kertas



8. Surat Keterangan Aktif Kerja

Nama Dokumen : Surat Keterangan Aktif Kerja


Sumber : Konsumen


43

Jumlah : 1 Lembar

Media : Kertas



9. Slip Gaji 3 Bulan Terakhir

Nama Dokumen : Slip Gaji 3 Bulan Terakhir


Sumber : Konsumen


Jumlah : 1 Lembar

Media : Kertas



10. Surat Keterangan Belum Memiliki Rumah

Nama Dokumen : Surat Keterangan Belum Memiliki Rumah

Fungsi : Salah satu syarat untuk mengajukan kredit rumah

subsidi

Sumber : Konsumen


Jumlah : 1 Lembar

Media : Kertas


Bentuk : Lampirah A.10

11. Rekening Listrik

Nama Dokumen : Rekening Listrik

44

Fungsi : Salah satu syarat untuk mengajukan kredit rumah

Sumber : Konsumen


Jumlah : 1 Lembar

Media : Kertas



3.5. Spesifikasi Dokumen Keluaran

Adapun Dokumen Keluaran (output) dalam proses pengajuan rumah pada PT.

Para Ksatria properti diantarannya adalah :

1. Surat Pesanan Kavling & bangunan (SPKB)

Nama Dokumen : Surat Pesanan Kavling & bangunan

Fungsi : untuk konsumen memesan sebuah perumahan.

Sumber : Developoer

Tujuan : Konsumen ke Developer

Jumlah : 2 Lembar

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap pengajuan booking rumah

Bentuk : Lampiran B1

2. Kwitansi Booking Fee

Nama Dokumen : Kwitansi Booking Fee

Fungsi : Untuk Bukti Pembayaran booking fee

Sumber : Developoer

45

Tujuan : Developer ke Konsumen

Jumlah : 2 Lembar

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap setelah pembayaran booking rumah


3. Kwitansi Pembayaran

Nama Dokumen : Kwitansi Pembayaran

Fungsi : untuk bukti pembayaran diterima

Sumber : Developoer

Tujuan : Developer ke konsumen

Jumlah : 2 Lembar

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap setelah pembayaran


4. Surat Perjanjian Pengikat Jual Beli (PPJB)

Nama Dokumen : Surat Perjanjian Pengikat Jual Beli (PPJB)

Fungsi : untuk perjanjian jual beli antara konsumen dengan

Developer

Sumber : Developoer

Tujuan : Developer

Jumlah : 7 Lembar

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap pembelian rumah


46

5. Surat Pengantar Pengajuan Kredit Rumah

Nama Dokumen : Surat Pengantar Pengajuan Kredit Rumah

Fungsi : untuk pengajuan berkas ke Bank

Sumber : Developoer

Tujuan : Developer ke Bank

Jumlah : 1 Lembar

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap pengriman berkas ke Bank.


3.6. Permasalahan Pokok

Setelah penulis amati dari sumber pokok dari permasalahan pada sistem

informasi pemasaran yang sedang berjalan di PT. Para Ksatria Properti, penulis

menemukan beberapa kelemahan-kelemahan yaitu diantaranya :

1. Daya tarik konsumen untuk membeli perumahan di PT. Para Ksatria Properti

sangat rendah dikarenakan rumah yang dijual bersifat inden. Dampaknya akan

penurunan penjualan atau tidak lakunya perumahan untuk dijual.

2. Kurangnya sumber iklan marketing seperti marketing online mmenggunakan

web sendiri untuk menunjang daya tarik konsumen. Dampaknya konsumen akan

lebih memilih rumah di kompetitor lain yang mempunya iklan web sendiri

sehingga perumahan menjadi tidak laku.

3. Konsumen ketika ingin membeli rumah harus sering bolak – balik ke kantor

pemasaran PT. Para Ksatria Properti. Dampaknya dikhawatirkan konsumen

terjadi hal-hal yang tidak diinginkan ketika diperjalanan.

47

4. Sistem pemasaran online yang masih belum terintegrasi yang berdampak pada

penurunan kepercayaan konsumen terhadap PT. Para Ksatria Properti

3.7. Pemecahan Masalah

Setelah penulis menganalisa permasalahan pokok yang terjadi di PT. Para

ksatria Properti, maka ada beberapa saran untuk menutupi kelemahan-kelemahan yaitu

diantaranya :

1. Dibuatkan sebuah website yang dapat membuat calon konsumen percaya dengan

cara menampilkan website yang menunjang konsumen untuk mendapatkan

informasi mengenai booking, pemberkasan, pembayaran DP dan jadwal akad.

Maka dengan cara tersebut diharapkan konsumen lebih memilih untuk membeli

rumah di PT. Para Ksatria Properti sekaligus menjadi perusahaan yang dapat

dipercaya dan mempunyai target pasar yang luas.

2. Membuat website pemasaran yang terintegrasi dengan database konsumen

sehingga konsumen dan developer dapat mempunyai segala informasi yang

dibutuhkan yang berkaitan dengan pemasaran perumahan.

3. Dengan adanya sumber pemasaran melalui web maka harus adanya laporan hasil

dari pemasaran lewat web tersebut.

Documents

BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN - repository.bsi.ac.id€¦ · Membuat metode kerja dan SOP. c. Membuat desain yang selamat, ... Menyiapkan dokumen penagihan invoice atau kwitansi