20

BAB III

ANALISIS SISTEM BERJALAN

3.1. Tinjauan Perusahaan

PT. Trocon Indah Perkasa merupakan sebuah perusahaan yang bergerak di

bidang kontraktor dan penyedia alat berat. Dimana mempunyai tiga macam

pelayanan jasa yaitu Large diameter bore pile, Reatining wall, dan Pile testing.

Selain itu ada beberapa macam alat berat yang disewakan diantaranya adalah

Drilling rigs, Hydraulic grabs, Crane. Proyek yang biasa dikerjakan oleh PT. Trocon

Indah Perkasa berupa bangunan (apartemen, hotel), jembatan, dan jalan layang.

3.1.1. Sejarah Perusahaan

PT. Trocon Indah Perkasa awalnya didirikan di Provinsi Bengkulu (Sumatera)

pada tahun 1973, dengan awal mula bernama CV. Trocon, kemudian pada tahun

1985, perusahaan ini mengubah statusnya dari CV. Trocon menjadi PT. Trocon

Indah Perkasa. Pada tahun 1974, PT. Trocon Indah Perkasa mulai mengerjakan

proyek irigasi dan pembangunan di seluruh Provinsi Bengkulu. Selama tahun 80-an,

perusahaan ini memperluas bisnis konstruksi dengan mengambil proyek jembatan

dan juga penyewaan alat berat.

Pada tahun 1990, PT. Trocon Indah Perkasa membuka cabang perwakilan di

Jakarta dan Padang (Sumatera barat). Sejak pertengahan tahun 1992, PT. Trocon

Indah Perkasa memasuki bidang Bored-Pile pekerjaan pondasi, dan MidPlaza II

Office Building, di Sudirman Jakarta adalah proyek pertama. Pada saat itu,

spesifikasi yang PT. Trocon Indah Perkasa kerjakan adalah Bored-Pile dengan

kedalaman 52 meter, menggunakan mesin Soilmec R-15. Hingga saat ini, ada lebih

21

dari 307 proyek pondasi Bored-Pile yang telah diselesaikan oleh PT. Trocon Indah

Perkasa.

Visi dan Misi PT Trocon Indah Perkasa yaitu :

1. Visi

Menjadi perusahaan kontraktor fondasi terkemuka di inonesia dengan

menerapkan teknologi fondasi tersepan, manajemen proyek yang efisien dan

jaminan kualitas terbaik.

2. Misi

Kami berkomitmen penuh untuk menyediakan layanan yang bermutu tinggi

dengan menerapkan teknologi fondasi terkini disertai dengan solusi yang

inovatif.

3. Kebijakan Mutu

Direktur menetapkan, meninjau dan mengelola kebijakan mutu yang:

a. Sesuai dengan visi, misi dan konteks organisasi.

b. Menyediakan kerangka kerja untuk menetapkan dan meninjau sasaran mutu

c. Mencakup komitmen untuk memenuhi persyaratan yang berlaku.

d. Mencangkup komitmen untuk secara berkesinambungan meningkatkan sistem

manajemen mutu.

Dengan demikian Kebijakan mutu yang ditetapkan oleh manajemen PT.

Trocon Indah Perkas adalah :

a. Memastikan produk dan layanan dengan kualitas terbaik untuk klien kami.

b. Mencapai reputasi sebagai perusahaan yang berorientasi pada kualitas bagi

klien kami.

c. Menyediakan standar tertinggi dari pelayanan sebagai upaya untuk peningkatan

yang berkesinambungan.

22

3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi

Gambar III.1. Struktur Organisasi PT. Trocon Indah Perkasa

PT. Trocon Indah Perkasa memiliki banyak jabatan dan tanggung jawab sesuai

dengan keahlian di bidangnya. Berikut ini merupakan fungsi dan tugas pokok dari

masing - masing jabatan:

1. Director

a. Menetapkan kebijakan perusahaan dengan menentukan rencana dan tujuan

perusahaan baik jangka pendek maupun jangka panjang.

b. Menyetujui strategi atau program kerja perusahaan.

23

c. Memimpin dan mengurus perusahaan sesuai dengan kebijakan perusahaan

dan senantiasa berusaha meningkatkan efisiensi dan efektifitas.

2. Secretary & Purchasing Staff

a. Menulis, mengetik, dan mendistribusikan catatan rapat, korespondensi

rutin, dan membuat laporan.

b. Menjadwal dan mengkonfirmasi janji dengan klien dan pelanggan.

c. Mengelola proyek, dan memberikan kontribusi kepada karyawan dan tim

kerja.

3. Manager Marketing

a. Melakukan perencanaan strategi pemasaran dengan memperhatikan trend

pasar dan sumber daya perusahaan.

b. Merencanakan marketing research yaitu dengan mengikuti perkembangan

pasar, terutama terhadap produk yang sejenis dari perusahaan pesaing.

c. Melakukan perencanaan analisis peluang pasar.

4. Manager Finance

a. Membantu pencapaian sasaran keuangan perusahaan dengan

mempersiapkan laporan secaratepat waktu.

b. Membantu General Manager mengumpulkan atau menyusun data untuk

rancangan keuangan jangka pendek maupun jangka panjang.

c. Merencanakan dan mengawasi kegiatan pelaksanaan pembukuan dan

keuangan perusahaan.

5. Manager Accounting

a. Memantau sistem akuntasi dan perpajakan perusahaan secara internal.

b. Mempersiapkan Laporan Bulanan dan Tahunan

24

c. Mengaplikasikan peraturan perpajakan dan keuangan pada perusahaan.

6. Project Control

a. Mengumpulkan data progress dari lapangan dan menghitung progress

tiap-tiap section (WBS) maupun progress erection boiler secara

keseluruhan.

b. Mengajukan claim progress bulanan ke Client hingga mendapatkan

approval. Claim progress yang sudah disetujui dijadikan dasar pengajuan

pembayaran bulanan ke Client oleh Bagian Keuangan.

c. Mengkoordinasikan pengendalian schedule dan progress, dengan cara

memimpin Progress Review meeting yang diadakan satu minggu sekali.

Progress Review meeting dihadiri oleh semua Chief Engineers.

7. Workshop

a. Mengelola seluruh kegiatan workshop dalam rangka meningkatkan

mutu dankecepatan pelayanan melalui SO yang berlaku serta

mengin!ormasikan kompetensi jajaran personel workshop dalam usaha

meningkatkan produktibitas dan pencapaian per!ormance workshop serta

kepuasan client.

b. Menjaga dan meningkatkan mutu pelayanan workshop dan performance

jajaran personel workshop.

c. Mengontrol stock gudang workshop parts.

8. Logistik

a. Menyediakan dan mengatur tempat penyimpanan material yang sudah

didatangkan ke area proyek sehingga dapat tertata rapi dan terkontrol

dengan baik jumlah pendatangan dan pemakaianya.

25

b. Berkoordinasi dengan pelaksana lapangan dan bagian teknik proyek

mengenai jumlah dan schedule pendatangan bahan yang dibutuhkan pada

masing-masing waktu pelaksanaan pembangunan.

c. Melakukan pembelian barang atau alat ke supplier atau toko bahan

bangunan dengan melaksanakan seleksi sebelumnya sehingga bisa

mendapatkan harga material termurah pada supplier terpilih.

9. HRD & GA

a. Melakukan persiapan dan seleksi tenaga kerja / Preparation and selection.

b. Pengembangan dan evaluasi karyawan / Development and evaluation.

c. Memberikan kompensasi dan proteksi pada pegawai / Compensation and

protection.

10. Staff Marketing

a. Bertugas dalam menjalin hubungan baik dengan pelanggan dan

masyarakat serta menjembatani antara perusahaan dengan lingkungan

eksternal.

b. Sebagai bagian yang memperkenalkan suatu perusahaan kepada

masyarakat, melalui jasa yang diberikan oleh perusahaan tersebut.

c. Bertugas dalam menghasilkan pendapatan bagi perusahaan dengan cara

menyewakan alatberat dan jasa operator keperusahaan lain.

11. Staff Finance

a. Melakukan penyusunan keuangan perusahaan.

b. Melakukan penginputan semuanya transaksi keuangan kedalam program.

c. Melakukan transaksi keuangan perusahaan.

12. Staff Accounting

a. Membuat Pembukuan Keuangan Kantor.

26

b. Melakukan Posting jurnal operasional.

c. Membuat Laporan keuangan.

13. Adm Workshop

a. Membuat budgeting untuk keperluan General Affair di perusahaan seperti

keperluan toilet tissue, sabun, pengharum ruangan, alat-alat kebersihan dan

lainnya perbulan.

b. Membuat kompilasi kepada Direksi mengenai cek list dari cleaning

service, cek list building maintenance dan laporan lainnya yang

berhubungan dengan Personel & GA.

c. Menjaga dan memelihara property kantor dengan baik seperti mesin

fotocopy, fax, telefon, AC alat-alat kebersihan lainnya.

14. Office Boy

a. Membersihkan dan merapikan meja, kursi, komputer dan perlengkapan lai

nnya.

b. Mengirim/mengambil dokumen antar Divisi/Bagian.

c. Melayani permintaan fotokopi/faksimili.

15. Project Manager

a. Mengidentifikasi dan menyelesaikan potensi masalah yang akan timbul

agar dapat diantisipasi secara dini.

b. Melakukan koordinasi kedalam (team proyek, manajemen, dll) dan keluar.

c. Dibantu semua koordinator menyiapkan rencana kerja operasi proyek,

meliputi aspek teknis, waktu, administrasi dan keuangan proyek

16. Project Admin

a. Mengecek Biaya Operasional dan Membuat Reiburstment Ke Pusat.

27

b. Melakukan Sesi Dokumentasi.

c. Melakukan Proses Data Entry.

17. Maintenance

a. membantu dan melaksanakan tugas yang diberikan oleh Koordinator

Operasional.

b. membuat database riwayat pemakaian dan perawatan alat berat.

c. membuat job order perawatan alat berat untuk mekanik

18. Adm Warehouse

a. Memudahkan pengelola warehouse memberikan informasi ketersediaan

suatu barang kepada bagian perencanaan produksi atau pengiriman agar

ketersediaan barang tetap pada tingkat yang aman.

b. Penempatan barang yang ditentukan oleh sistem sehingga memudahkan

penyimpanan, pengambilan dan perhitungan stok.

c. Mengurangi lead time dari aktivitas penyimpanan barang dan pengiriman

barang.

19. Site Manager

a. Memberikan petunjuk dan perintah langsung kepada tim, dalam

melaksanakan pekerjaan teknis segera setelah kontrak kerja

ditandatangani.

b. Bersama dengan Project Manager menyusun bahan / materi Rencana

Mutu Proyek sesuai bagiannya.

c. Menyiapkan detail materi penyusunan Rencana Anggaran Proyek.

28

3.2. Prosedur Sistem Berjalan

Di dalam kegiatan proses bisnis PT. Trocon Indah Perkasa untuk kegiatan

penerimaan karyawan baru ada beberapa proses yang di jalani dengan prosedur

sebagai berikut:

1. Prosedur Permintaan Karyawan Baru

Kepala Divisi datang menemui Direktur untuk meminta atau menambah

karyawan baru untuk ditempatkan sesuai Divisi yang membutuhkan. Jika

Direktur menyetujui, Direktur memberikan info untuk penambahan karyawan

baru kepada HRD. Kemudian HRD membuat Surat Permohonan Permintaan

Karyawan/SPPK yang selanjutnya diserahkan kepada Direktur untuk di tanda

tangani, setelah SPPK ditandatangani Direktur menyerahkan kembali SPPK

tersebut ke HRD untuk diproses lebih lanjut.

2. Prosedur Penyeleksian Karyawan Baru

Setelah Surat Permohonan Permintaan Karyawan/SPPK disetujui Direktur,

HRD membuat informasi lowongan pekerjaan kepada para karyawan internal

jika ada keluarga atau saudaranya yang mencari pekerjaan atau membuat iklan

lowongan pekerjaan melalui jobfair di perguruan tinggi sesuai dengan

kualifikasi yang dibutuhkan, pelamar yang tertarik dan sesuai kualifikasi akan

mengirim surat lamaran pekerjaan lengkap ke HRD. HRD menyeleksi berkas

para pelamar, lalu HRD menghubungi pelamar yang sesuai kualifikasi untuk

diadakan tes wawancara 1 & 2. Jika pelamar dinyatakan lulus menjadi calon

karyawan maka calon karyawan menandatangani surat keputusan karyawan

training selama tiga bulan, HRD mengadakan orientasi karyawan baru yang

dihadiri oleh calon karyawan. Kemudian calon karyawan melakukan

29

pembuatan ID Card Karyawan, rekening bank bca, bpjs ketenagakerjaan, dan

jamsostek.

3. Prosedur Pembuatan Laporan Karyawan Baru

Setelah diterima menjadi karyawan baru di PT. Trocon Indah Perkasa, HRD

membuat laporan penerimaan karyawan baru yang kemudian diserahkan

kepada direktur.

30

3.3. Activity Diagram

Prosedur sistem berjalan yang ada di PT. Trocon Indah Perkasa selanjutnya

digambarkan menggunakan activity diagram agar dapat dipahami lebih lanjut dan

memberikan fungsinya sesuai sistem.

1. Activity Diagram Permintaan Karyawan Baru

Activity Diagram Permintaan Karyawan Baru

Direktur HRDKepala Divisi

mulai

meminta untuk menambah

karyawan baru

menanggapi permintaan

karyawan baru

memberikan info untuk penambahan

karyawan baru

menerima info untuk penambahan

karyawan baru

setujuitdk setuju

selesai

membuat SPPK

menyerahkan SPPK untuk ditandatangani

menerima dan menandatangani

SPPK

menyerahkan SPPK yang telah

ditandatangani

menerima SPPK yang sudah

ditandatangani

ya

tidak

Gambar III.2. Activity Diagram Permintaan Karyawan Baru

31

2. Activity Diagram Penyeleksian Karyawan Baru Activity Diagram Penyeleksian Karyawan Baru

Perguruan Tinggi PelamarHRD

selesai

mulai

membuka lowongan kerja

melalui hubungan

internal

memberikan SPPK yang

telah disetujuimenerima SPPK

izinkan tdk izinkan

menggelar jobfair

melihat lowongan kerja

mengirim surat lamaran lengkap

kembalikan SPPK

menerima surat lamaran lengkap

seleksi berkas

tdk sesuai sesuai

melakukan pemanggilan via tlp/email

melakukan wawancara 1

dan 2

menerima tlp/email panggilan

wawancara 1 & 2

melaksanakan wawancara 1 & 2

tdk lulus lulus

memberikan skkt untuk

ditandatangani

menandatangani skkt selama 3 bulan

mengadakan

orientasi karyawanb

aru

melaksanakan orientasi karyawan

baru

perintah pembuatan ID card

karyawan, rekening bca, bpjs, jamsostek

melaksanakan pembuatan ID Card karyawan, rekening

bca, bpjs, dan jamsostek

ya tidak

yatidak

tidak

ya

Gambar III.3. Activity Diagram Penyeleksian Karyawan Baru

32

3. Activity Diagram Pembuatan Laporan Karyawan Baru

Activity Diagram Pembuatan Laporan Karyawan Baru

HRD Direktur

membuat laporan karyawan baru

menyerahkan laporan karyawan

baru

menerima dan melihat laporan karyawan baru

mulai

selesai

Gambar III.4. Activity Diagram Pembuatan Laporan Karyawan Baru

33

3.4. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan

Spesifikasi dokumen sistem berjalan menjelaskan secara rinci setiap dokumen

masukan dan keluaran pada sistem yang sedang berjalan di PT. Trocon Indah

Perkasa. Parameter-parameter dokumen tersebut antara lain :

3.4.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

Dokumen masukan yang selama ini digunakan oleh PT. Trocon Indah Perkasa

dalam melakukan proses penerimaan karyawan baru adalah sebagai berikut :

1. Nama Dokumen : Surat Lamaran Kerja

Fungsi : Sebagai masukan persyaratan calon karyawan

Sumber : Calon Karyawan

Tujuan : HRD

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Setiap ada yang melamar pekerjaan

Bentuk : Lampiran A1

2. Nama Dokumen : Formulir Lamaran Pekerjaan

Fungsi : Sebagai masukan data diri calon karyawan

Sumber : Calon karyawan

Tujuan : HRD

Media : Kertas

Jumlah : 5 Lembar

Frekuensi : Setiap adanya penerimaan karyawan baru

Bentuk : Lampiran A2

3. Nama Dokumen : Berkas pelengkap

Fungsi : Sebagai masukan persyaratan calon karyawan

Sumber : Calon karyawan

Tujuan : HRD

Media : Kertas

Jumlah : 6 lembar

Frekuensi : Setiap menyeleksi berkas calon karyawan

Bentuk : Lampiran A3

34

3.4.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

Dokumen keluaran yang selama ini digunakan oleh PT. Trocon Indah Perkasa

dalam melakukan proses penerimaan karyawan baru adalah sebagai berikut :

1. Nama Dokumen : Surat Permohonan Permintaan Karyawan

Fungsi : Sebagai syarat penambahan karyawan baru

Sumber : HRD

Tujuan : Perguruan Tinggi

Media : Kertas

Jumlah : 1 lembar

Frekuensi : Setiap meminta penambahan karyawan baru

Bentuk : Lampiran B1

2. Nama Dokumen : Surat Ketetapan Karyawan Training

Fungsi : Sebagai bukti penerimaan karyawan baru

Sumber : HRD

Tujuan : Calon karyawan

Media : Kertas

Jumlah : 1 lembar

Frekuensi : Setiap adanya keputusan penerimaan karyawan

Bentuk : Lampiran B2

3. Nama Dokumen : Form Orientasi Karyawan Baru

Fungsi : Sebagai syarat dalam penerimaan karyawan

Sumber : HRD

Tujuan : Calon Karyawan

Media : Kertas

Jumlah : 1 lembar

Frekuensi : Setiap adanya calon karyawan baru

Bentuk : Lampiran B3

3.5. Permasalahan Pokok

Dari pengamatan yang penulis lakukan, penulis memperoleh permasalahan

pokok yang terjadi pada sistem penerimaan karyawan baru yang sedang berjalan di

PT. Trocon Indah Perkasa yaitu :

1. Pada saat proses pemberitahuan lowongan kerja masih menggunakan cara yang

tidak efektif dimana melalui hubungan internal dengan para karyawan atau

35

memasang stand lowongan kerja di perguruan tinggi sehingga info lowongan

kerja tidak menyebar dengan luas.

2. Proses penyeleksian berkas yang tidak efisien dan memakan waktu, karena

seleksi berkas hanya dilakukan oleh 1 orang HRD rentan terjadinya kesalahan

memproses kualifikasi calon karyawan serta ditakutkan berkas yang diterima

terselip, hilang dan rusak.

3. Penerimaan terhadap calon karyawan baru hanya didasarkan pada nilai ijazah

dan hasil wawancara. Sehingga dikhawatirkan tidak mendapat karyawan yang

berkualitas dan kompeten.

3.6. Pemecahan Masalah

Berdasarkan permasalan pokok yang telah diuraikan oleh penulis, makan

pemecahan masalahnya adalah sebagai berikut:

1. Menggunakan sistem yang sudah terkomputerisasi semua berkas-berkas yang

masuk ke perusahaan, agar memudahkan hrd dalam menyeleksi kualifikasi

calon karyawan dan minimnya kesalahan yng timbul.

2. Membuat website penerimaan karyawan baru yang dapat diakses dimana saja

dan kapan saja sehingga mempermudah bagi calon karyawan mendaftar dan

mengunggah surat lamaran kerja lengkap.

3. Menambahkan soal tes psikotes dasar ketika calon karyawan mendaftar di

website agar menambah penilaian terhadap calon karyawan yang akan diterima

dan mendapatkan karyawan yang berkualitas.