20
BAB III
ANALISIS SISTEM BERJALAN
3.1. Tinjauan Perusahaan
PT. Trocon Indah Perkasa merupakan sebuah perusahaan yang bergerak di
bidang kontraktor dan penyedia alat berat. Dimana mempunyai tiga macam
pelayanan jasa yaitu Large diameter bore pile, Reatining wall, dan Pile testing.
Selain itu ada beberapa macam alat berat yang disewakan diantaranya adalah
Drilling rigs, Hydraulic grabs, Crane. Proyek yang biasa dikerjakan oleh PT. Trocon
Indah Perkasa berupa bangunan (apartemen, hotel), jembatan, dan jalan layang.
3.1.1. Sejarah Perusahaan
PT. Trocon Indah Perkasa awalnya didirikan di Provinsi Bengkulu (Sumatera)
pada tahun 1973, dengan awal mula bernama CV. Trocon, kemudian pada tahun
1985, perusahaan ini mengubah statusnya dari CV. Trocon menjadi PT. Trocon
Indah Perkasa. Pada tahun 1974, PT. Trocon Indah Perkasa mulai mengerjakan
proyek irigasi dan pembangunan di seluruh Provinsi Bengkulu. Selama tahun 80-an,
perusahaan ini memperluas bisnis konstruksi dengan mengambil proyek jembatan
dan juga penyewaan alat berat.
Pada tahun 1990, PT. Trocon Indah Perkasa membuka cabang perwakilan di
Jakarta dan Padang (Sumatera barat). Sejak pertengahan tahun 1992, PT. Trocon
Indah Perkasa memasuki bidang Bored-Pile pekerjaan pondasi, dan MidPlaza II
Office Building, di Sudirman Jakarta adalah proyek pertama. Pada saat itu,
spesifikasi yang PT. Trocon Indah Perkasa kerjakan adalah Bored-Pile dengan
kedalaman 52 meter, menggunakan mesin Soilmec R-15. Hingga saat ini, ada lebih
21
dari 307 proyek pondasi Bored-Pile yang telah diselesaikan oleh PT. Trocon Indah
Perkasa.
Visi dan Misi PT Trocon Indah Perkasa yaitu :
1. Visi
Menjadi perusahaan kontraktor fondasi terkemuka di inonesia dengan
menerapkan teknologi fondasi tersepan, manajemen proyek yang efisien dan
jaminan kualitas terbaik.
2. Misi
Kami berkomitmen penuh untuk menyediakan layanan yang bermutu tinggi
dengan menerapkan teknologi fondasi terkini disertai dengan solusi yang
inovatif.
3. Kebijakan Mutu
Direktur menetapkan, meninjau dan mengelola kebijakan mutu yang:
a. Sesuai dengan visi, misi dan konteks organisasi.
b. Menyediakan kerangka kerja untuk menetapkan dan meninjau sasaran mutu
c. Mencakup komitmen untuk memenuhi persyaratan yang berlaku.
d. Mencangkup komitmen untuk secara berkesinambungan meningkatkan sistem
manajemen mutu.
Dengan demikian Kebijakan mutu yang ditetapkan oleh manajemen PT.
Trocon Indah Perkas adalah :
a. Memastikan produk dan layanan dengan kualitas terbaik untuk klien kami.
b. Mencapai reputasi sebagai perusahaan yang berorientasi pada kualitas bagi
klien kami.
c. Menyediakan standar tertinggi dari pelayanan sebagai upaya untuk peningkatan
yang berkesinambungan.
22
3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi
Gambar III.1. Struktur Organisasi PT. Trocon Indah Perkasa
PT. Trocon Indah Perkasa memiliki banyak jabatan dan tanggung jawab sesuai
dengan keahlian di bidangnya. Berikut ini merupakan fungsi dan tugas pokok dari
masing - masing jabatan:
1. Director
a. Menetapkan kebijakan perusahaan dengan menentukan rencana dan tujuan
perusahaan baik jangka pendek maupun jangka panjang.
b. Menyetujui strategi atau program kerja perusahaan.
23
c. Memimpin dan mengurus perusahaan sesuai dengan kebijakan perusahaan
dan senantiasa berusaha meningkatkan efisiensi dan efektifitas.
2. Secretary & Purchasing Staff
a. Menulis, mengetik, dan mendistribusikan catatan rapat, korespondensi
rutin, dan membuat laporan.
b. Menjadwal dan mengkonfirmasi janji dengan klien dan pelanggan.
c. Mengelola proyek, dan memberikan kontribusi kepada karyawan dan tim
kerja.
3. Manager Marketing
a. Melakukan perencanaan strategi pemasaran dengan memperhatikan trend
pasar dan sumber daya perusahaan.
b. Merencanakan marketing research yaitu dengan mengikuti perkembangan
pasar, terutama terhadap produk yang sejenis dari perusahaan pesaing.
c. Melakukan perencanaan analisis peluang pasar.
4. Manager Finance
a. Membantu pencapaian sasaran keuangan perusahaan dengan
mempersiapkan laporan secaratepat waktu.
b. Membantu General Manager mengumpulkan atau menyusun data untuk
rancangan keuangan jangka pendek maupun jangka panjang.
c. Merencanakan dan mengawasi kegiatan pelaksanaan pembukuan dan
keuangan perusahaan.
5. Manager Accounting
a. Memantau sistem akuntasi dan perpajakan perusahaan secara internal.
b. Mempersiapkan Laporan Bulanan dan Tahunan
24
c. Mengaplikasikan peraturan perpajakan dan keuangan pada perusahaan.
6. Project Control
a. Mengumpulkan data progress dari lapangan dan menghitung progress
tiap-tiap section (WBS) maupun progress erection boiler secara
keseluruhan.
b. Mengajukan claim progress bulanan ke Client hingga mendapatkan
approval. Claim progress yang sudah disetujui dijadikan dasar pengajuan
pembayaran bulanan ke Client oleh Bagian Keuangan.
c. Mengkoordinasikan pengendalian schedule dan progress, dengan cara
memimpin Progress Review meeting yang diadakan satu minggu sekali.
Progress Review meeting dihadiri oleh semua Chief Engineers.
7. Workshop
a. Mengelola seluruh kegiatan workshop dalam rangka meningkatkan
mutu dankecepatan pelayanan melalui SO yang berlaku serta
mengin!ormasikan kompetensi jajaran personel workshop dalam usaha
meningkatkan produktibitas dan pencapaian per!ormance workshop serta
kepuasan client.
b. Menjaga dan meningkatkan mutu pelayanan workshop dan performance
jajaran personel workshop.
c. Mengontrol stock gudang workshop parts.
8. Logistik
a. Menyediakan dan mengatur tempat penyimpanan material yang sudah
didatangkan ke area proyek sehingga dapat tertata rapi dan terkontrol
dengan baik jumlah pendatangan dan pemakaianya.
25
b. Berkoordinasi dengan pelaksana lapangan dan bagian teknik proyek
mengenai jumlah dan schedule pendatangan bahan yang dibutuhkan pada
masing-masing waktu pelaksanaan pembangunan.
c. Melakukan pembelian barang atau alat ke supplier atau toko bahan
bangunan dengan melaksanakan seleksi sebelumnya sehingga bisa
mendapatkan harga material termurah pada supplier terpilih.
9. HRD & GA
a. Melakukan persiapan dan seleksi tenaga kerja / Preparation and selection.
b. Pengembangan dan evaluasi karyawan / Development and evaluation.
c. Memberikan kompensasi dan proteksi pada pegawai / Compensation and
protection.
10. Staff Marketing
a. Bertugas dalam menjalin hubungan baik dengan pelanggan dan
masyarakat serta menjembatani antara perusahaan dengan lingkungan
eksternal.
b. Sebagai bagian yang memperkenalkan suatu perusahaan kepada
masyarakat, melalui jasa yang diberikan oleh perusahaan tersebut.
c. Bertugas dalam menghasilkan pendapatan bagi perusahaan dengan cara
menyewakan alatberat dan jasa operator keperusahaan lain.
11. Staff Finance
a. Melakukan penyusunan keuangan perusahaan.
b. Melakukan penginputan semuanya transaksi keuangan kedalam program.
c. Melakukan transaksi keuangan perusahaan.
12. Staff Accounting
a. Membuat Pembukuan Keuangan Kantor.
26
b. Melakukan Posting jurnal operasional.
c. Membuat Laporan keuangan.
13. Adm Workshop
a. Membuat budgeting untuk keperluan General Affair di perusahaan seperti
keperluan toilet tissue, sabun, pengharum ruangan, alat-alat kebersihan dan
lainnya perbulan.
b. Membuat kompilasi kepada Direksi mengenai cek list dari cleaning
service, cek list building maintenance dan laporan lainnya yang
berhubungan dengan Personel & GA.
c. Menjaga dan memelihara property kantor dengan baik seperti mesin
fotocopy, fax, telefon, AC alat-alat kebersihan lainnya.
14. Office Boy
a. Membersihkan dan merapikan meja, kursi, komputer dan perlengkapan lai
nnya.
b. Mengirim/mengambil dokumen antar Divisi/Bagian.
c. Melayani permintaan fotokopi/faksimili.
15. Project Manager
a. Mengidentifikasi dan menyelesaikan potensi masalah yang akan timbul
agar dapat diantisipasi secara dini.
b. Melakukan koordinasi kedalam (team proyek, manajemen, dll) dan keluar.
c. Dibantu semua koordinator menyiapkan rencana kerja operasi proyek,
meliputi aspek teknis, waktu, administrasi dan keuangan proyek
16. Project Admin
a. Mengecek Biaya Operasional dan Membuat Reiburstment Ke Pusat.
27
b. Melakukan Sesi Dokumentasi.
c. Melakukan Proses Data Entry.
17. Maintenance
a. membantu dan melaksanakan tugas yang diberikan oleh Koordinator
Operasional.
b. membuat database riwayat pemakaian dan perawatan alat berat.
c. membuat job order perawatan alat berat untuk mekanik
18. Adm Warehouse
a. Memudahkan pengelola warehouse memberikan informasi ketersediaan
suatu barang kepada bagian perencanaan produksi atau pengiriman agar
ketersediaan barang tetap pada tingkat yang aman.
b. Penempatan barang yang ditentukan oleh sistem sehingga memudahkan
penyimpanan, pengambilan dan perhitungan stok.
c. Mengurangi lead time dari aktivitas penyimpanan barang dan pengiriman
barang.
19. Site Manager
a. Memberikan petunjuk dan perintah langsung kepada tim, dalam
melaksanakan pekerjaan teknis segera setelah kontrak kerja
ditandatangani.
b. Bersama dengan Project Manager menyusun bahan / materi Rencana
Mutu Proyek sesuai bagiannya.
c. Menyiapkan detail materi penyusunan Rencana Anggaran Proyek.
28
3.2. Prosedur Sistem Berjalan
Di dalam kegiatan proses bisnis PT. Trocon Indah Perkasa untuk kegiatan
penerimaan karyawan baru ada beberapa proses yang di jalani dengan prosedur
sebagai berikut:
1. Prosedur Permintaan Karyawan Baru
Kepala Divisi datang menemui Direktur untuk meminta atau menambah
karyawan baru untuk ditempatkan sesuai Divisi yang membutuhkan. Jika
Direktur menyetujui, Direktur memberikan info untuk penambahan karyawan
baru kepada HRD. Kemudian HRD membuat Surat Permohonan Permintaan
Karyawan/SPPK yang selanjutnya diserahkan kepada Direktur untuk di tanda
tangani, setelah SPPK ditandatangani Direktur menyerahkan kembali SPPK
tersebut ke HRD untuk diproses lebih lanjut.
2. Prosedur Penyeleksian Karyawan Baru
Setelah Surat Permohonan Permintaan Karyawan/SPPK disetujui Direktur,
HRD membuat informasi lowongan pekerjaan kepada para karyawan internal
jika ada keluarga atau saudaranya yang mencari pekerjaan atau membuat iklan
lowongan pekerjaan melalui jobfair di perguruan tinggi sesuai dengan
kualifikasi yang dibutuhkan, pelamar yang tertarik dan sesuai kualifikasi akan
mengirim surat lamaran pekerjaan lengkap ke HRD. HRD menyeleksi berkas
para pelamar, lalu HRD menghubungi pelamar yang sesuai kualifikasi untuk
diadakan tes wawancara 1 & 2. Jika pelamar dinyatakan lulus menjadi calon
karyawan maka calon karyawan menandatangani surat keputusan karyawan
training selama tiga bulan, HRD mengadakan orientasi karyawan baru yang
dihadiri oleh calon karyawan. Kemudian calon karyawan melakukan
29
pembuatan ID Card Karyawan, rekening bank bca, bpjs ketenagakerjaan, dan
jamsostek.
3. Prosedur Pembuatan Laporan Karyawan Baru
Setelah diterima menjadi karyawan baru di PT. Trocon Indah Perkasa, HRD
membuat laporan penerimaan karyawan baru yang kemudian diserahkan
kepada direktur.
30
3.3. Activity Diagram
Prosedur sistem berjalan yang ada di PT. Trocon Indah Perkasa selanjutnya
digambarkan menggunakan activity diagram agar dapat dipahami lebih lanjut dan
memberikan fungsinya sesuai sistem.
1. Activity Diagram Permintaan Karyawan Baru
Activity Diagram Permintaan Karyawan Baru
Direktur HRDKepala Divisi
mulai
meminta untuk menambah
karyawan baru
menanggapi permintaan
karyawan baru
memberikan info untuk penambahan
karyawan baru
menerima info untuk penambahan
karyawan baru
setujuitdk setuju
selesai
membuat SPPK
menyerahkan SPPK untuk ditandatangani
menerima dan menandatangani
SPPK
menyerahkan SPPK yang telah
ditandatangani
menerima SPPK yang sudah
ditandatangani
ya
tidak
Gambar III.2. Activity Diagram Permintaan Karyawan Baru
31
2. Activity Diagram Penyeleksian Karyawan Baru Activity Diagram Penyeleksian Karyawan Baru
Perguruan Tinggi PelamarHRD
selesai
mulai
membuka lowongan kerja
melalui hubungan
internal
memberikan SPPK yang
telah disetujuimenerima SPPK
izinkan tdk izinkan
menggelar jobfair
melihat lowongan kerja
mengirim surat lamaran lengkap
kembalikan SPPK
menerima surat lamaran lengkap
seleksi berkas
tdk sesuai sesuai
melakukan pemanggilan via tlp/email
melakukan wawancara 1
dan 2
menerima tlp/email panggilan
wawancara 1 & 2
melaksanakan wawancara 1 & 2
tdk lulus lulus
memberikan skkt untuk
ditandatangani
menandatangani skkt selama 3 bulan
mengadakan
orientasi karyawanb
aru
melaksanakan orientasi karyawan
baru
perintah pembuatan ID card
karyawan, rekening bca, bpjs, jamsostek
melaksanakan pembuatan ID Card karyawan, rekening
bca, bpjs, dan jamsostek
ya tidak
yatidak
tidak
ya
Gambar III.3. Activity Diagram Penyeleksian Karyawan Baru
32
3. Activity Diagram Pembuatan Laporan Karyawan Baru
Activity Diagram Pembuatan Laporan Karyawan Baru
HRD Direktur
membuat laporan karyawan baru
menyerahkan laporan karyawan
baru
menerima dan melihat laporan karyawan baru
mulai
selesai
Gambar III.4. Activity Diagram Pembuatan Laporan Karyawan Baru
33
3.4. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan
Spesifikasi dokumen sistem berjalan menjelaskan secara rinci setiap dokumen
masukan dan keluaran pada sistem yang sedang berjalan di PT. Trocon Indah
Perkasa. Parameter-parameter dokumen tersebut antara lain :
3.4.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
Dokumen masukan yang selama ini digunakan oleh PT. Trocon Indah Perkasa
dalam melakukan proses penerimaan karyawan baru adalah sebagai berikut :
1. Nama Dokumen : Surat Lamaran Kerja
Fungsi : Sebagai masukan persyaratan calon karyawan
Sumber : Calon Karyawan
Tujuan : HRD
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap ada yang melamar pekerjaan
Bentuk : Lampiran A1
2. Nama Dokumen : Formulir Lamaran Pekerjaan
Fungsi : Sebagai masukan data diri calon karyawan
Sumber : Calon karyawan
Tujuan : HRD
Media : Kertas
Jumlah : 5 Lembar
Frekuensi : Setiap adanya penerimaan karyawan baru
Bentuk : Lampiran A2
3. Nama Dokumen : Berkas pelengkap
Fungsi : Sebagai masukan persyaratan calon karyawan
Sumber : Calon karyawan
Tujuan : HRD
Media : Kertas
Jumlah : 6 lembar
Frekuensi : Setiap menyeleksi berkas calon karyawan
Bentuk : Lampiran A3
34
3.4.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
Dokumen keluaran yang selama ini digunakan oleh PT. Trocon Indah Perkasa
dalam melakukan proses penerimaan karyawan baru adalah sebagai berikut :
1. Nama Dokumen : Surat Permohonan Permintaan Karyawan
Fungsi : Sebagai syarat penambahan karyawan baru
Sumber : HRD
Tujuan : Perguruan Tinggi
Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : Setiap meminta penambahan karyawan baru
Bentuk : Lampiran B1
2. Nama Dokumen : Surat Ketetapan Karyawan Training
Fungsi : Sebagai bukti penerimaan karyawan baru
Sumber : HRD
Tujuan : Calon karyawan
Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : Setiap adanya keputusan penerimaan karyawan
Bentuk : Lampiran B2
3. Nama Dokumen : Form Orientasi Karyawan Baru
Fungsi : Sebagai syarat dalam penerimaan karyawan
Sumber : HRD
Tujuan : Calon Karyawan
Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : Setiap adanya calon karyawan baru
Bentuk : Lampiran B3
3.5. Permasalahan Pokok
Dari pengamatan yang penulis lakukan, penulis memperoleh permasalahan
pokok yang terjadi pada sistem penerimaan karyawan baru yang sedang berjalan di
PT. Trocon Indah Perkasa yaitu :
1. Pada saat proses pemberitahuan lowongan kerja masih menggunakan cara yang
tidak efektif dimana melalui hubungan internal dengan para karyawan atau
35
memasang stand lowongan kerja di perguruan tinggi sehingga info lowongan
kerja tidak menyebar dengan luas.
2. Proses penyeleksian berkas yang tidak efisien dan memakan waktu, karena
seleksi berkas hanya dilakukan oleh 1 orang HRD rentan terjadinya kesalahan
memproses kualifikasi calon karyawan serta ditakutkan berkas yang diterima
terselip, hilang dan rusak.
3. Penerimaan terhadap calon karyawan baru hanya didasarkan pada nilai ijazah
dan hasil wawancara. Sehingga dikhawatirkan tidak mendapat karyawan yang
berkualitas dan kompeten.
3.6. Pemecahan Masalah
Berdasarkan permasalan pokok yang telah diuraikan oleh penulis, makan
pemecahan masalahnya adalah sebagai berikut:
1. Menggunakan sistem yang sudah terkomputerisasi semua berkas-berkas yang
masuk ke perusahaan, agar memudahkan hrd dalam menyeleksi kualifikasi
calon karyawan dan minimnya kesalahan yng timbul.
2. Membuat website penerimaan karyawan baru yang dapat diakses dimana saja
dan kapan saja sehingga mempermudah bagi calon karyawan mendaftar dan
mengunggah surat lamaran kerja lengkap.
3. Menambahkan soal tes psikotes dasar ketika calon karyawan mendaftar di
website agar menambah penilaian terhadap calon karyawan yang akan diterima
dan mendapatkan karyawan yang berkualitas.