Embed Size (px)
Citation preview
21
BAB III
PEMBAHASAN
3.1. Tinjauan Umum Perusahaan
3.1.1. Sejarah dan Perkembangan PT United Tractors Tbk
PT United Tractors Tbk (UT) adalah distributor peralatan berat terbesar
dan terkemuka di Indonesia yang menyediakan produk-produk dari merek
ternama dunia seperti Komatsu, UD Trucks, Scania, Bomag, Tadano, dan
Komatsu Forest. PT United Tractors (UT) didirikan pada 13 Oktober 1972. Pada
tahun 1974 UT menjadi distributor utama vibratory roller Bomag serta menambah
forklit Komatsu dalam daftar produk yang ditawarkan. Tahun 1978 UT ditunjuk
sebagai distributor utama produk Komatsu dan Tadano di Indonesia. Tahun 1995
mendirikan UT Heavy Industry (S) Pte. Ltd., yang berbasis di Singapura, sebagai
perpanjangan distribusi alat berat ke Indonesia. Pada tahun 2004 UT ditunjuk
sebagai distributor ekslusif produk Scania (truk dan bus) serta komatsu forest
(sebelumnya dikenal sebagai Valmet). UT melaksanakan penawaran umum saham
perdana di Bursa Efek Jakarta dan Bursa Efek Surabaya pada 19 September 1989
menggunakan nama PT United Tractor Tbk (UNTR), dengan PT Astra
Internasional Tbk sebagai pemegang saham perdana ini menandai komitmen
United Tractors untuk menjadi perusahaan kelas dunia berbasis solusi di bidang
alat berat, pertambangan dan energy guna memberi manfaat bagi para pemangku
kepentingan. Saat ini jaringan distribusi UT mencakup 19 kantor cabang, 22
kantor pendukung, dan 11 kantor perwakilan di seluruh penjuru negeri.
22
PT United Tractors juga memainkan peran aktif di bidang kontraktor
penambangan dan baru-baru ini telah memulai usaha pertambangan batu bara. UT
melakukan berbagai bisnisnya melalui tiga unit usaha yaitu Mesin Kontruksi,
Kontraktor Penambangan dan Pertambangan.
3.1.2. Struktur dan Tata kerja Divisi CESRSGACOM PT United Tractors
Tbk
Setiap perusahaan besar atau kecil harus memiliki suatu organisasi agar
dapat membantu perusahaan untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan.
PT United Tractors Tbk khususnya Divisi CESRSGACOM menggunakan
organisasi baris lini yang struktur organisasinya dapat digambarkan, sebagai
berikut :
Sumber: Divisi CESRSGACOM PT United Tractors Tbk
Gambar III.1 Struktur Organisasi PT United Tractors Tbk
Divisi CESRSGACOM
23
Fungsi dari tiap-tiap bagian, sebagai berikut:
1. General Manager
a. Kontribusi untuk tim upaya mencapai hasil terkait yang diperlukan;
b. Mengawasi proyek penting, proses dan laporan kinerja, dan analisis data;
c. Membangun citra perusahaan dengan berkolaborasi dengan pelanggan
pemerintah, organisasi masyarakat, dan karyawan.
2. Secretary
a. Bertindak sebagai perantara antara pimpinan dan pegawai atau anggota
pimpinan lainnya;
b. Menjadi acuan pertama bagi pimpinannya yaitu tempat merundingkan hal-
hal yang menjadi masalah dalam menjalankan pekerjaan perusahaan atau
organisasi;
c. Memperlancar kegiatan ketatausahaan di kantor seperti
mengetik,komputer, kearsipan, dan penggandaan suatu dokumen yang
diperlukan oleh suatu perusahaan.
3. Operational Excellence
a. Meningkatkan semua bidang kinerja, termasuk pengambilan keputusan,
investasi berkelanjutan, profitabilitas, layanan pelanggan dan mitra serta
kemampuan sumber daya manusia.
4. Environment Health and Safety
a. Memberikan jaminan keselamatan dan kesehatan kerja adalah untuk
memberikan kenyamanan dan kemudahkan operasional perusahaan.
24
b. Mengidentifikasi potensi bahaya dan dampak lingkungan untuk
meminimalkan risiko yang dapat menyebabkan kerugian terhadap
perusahaan dan karyawan;
c. Mengontrol penerapan EHS Management System pada setiap departemen
untuk meningkatkan kepatuhan seluruh karyawan terhadap ketentuan
keselamatan dan peraturan yang berlaku.
5. Social Responsibility and Communication
a. Membangun dan mempertahankan image positif perusahaan dengan
membangun komunikasi yang efektif.
6. General Affair
a. Melakukan koordinasi dengan departemen lain untuk mengetahui
kebutuhan serta merencanakan anggaran pengadaan barang atau jasa
beserta biaya pemeliharaannya;
b. Mendukung kegiatan operasional perusahaan melalui pengadaan barang
dan jasa yang dibutuhkan.
7. Security
a. Menyelenggarakan keamanan dan ketertiban di lingkungan kerja
Perusahaan khususnya pengamanan fisik.
3.1.3. Kegiatan Usaha PT United Tractors Tbk
Kegiatan yang dijalani oleh PT United Tractors Tbk adalah menjalankan
peran sebagai distributor alat berat terkemuka dan terbesar di Indonesia. Sebagai
distributor tunggal produk Komatsu, UD Trucks, Scania, Bomag, Tadano dan
Komatsu Forest, unit usaha Mesin Konstruksi menyediakan produk alat berat
25
untuk digunakan di sektor pertambangan, perkebunan, konstruksi dan kehutanan
serta untuk material handling dan transportasi. United Tractors secara
komprehensif juga menyediakan layanan, berikut ini:
1. Konsultasi Lapangan;
2. Rekomendasi Alat Berat yang Optimal;
3. Program Pemeriksaan Mesin;
4. Program Pemantauan Alat Berat;
5. Remanufaktur dan Rekondisi;
6. Pelatihan untuk Operator dan Mekanik;
7. Guaranteed Product Support.
Selain menjadi distributor alat berat, PT United Tractors Tbk juga
memberikan jasa service alat berat, support parts dan support training. Saat ini,
UT sudah membina anak lulusan SMK untuk menjadi siswa mekanik dan operator
unit melalui UT School.
3.2. Hasil Penelitian
3.2.1. Mekanisme Penanganan Undangan Rapat pada PT United Tractors
Tbk
Undangan rapat adalah surat atau undangan yang dibuat untuk
memberitahukan kepada seseorang maupun kelompok agar dapat menghadiri
rapat tentang sesuatu yang akan dibahas pada waktu serta tempat yang telah
ditentukan sebelumnya. Terdapat alur yang dilakukan untuk menangani undangan
rapat pada PT United Tractors Tbk, menggunakan sistem komputerisasi sebagai
berikut:
26
1. Flowchart
Berikut adalah flowchart atau alur dari penanganan undangan rapat dengan
Microsoft Outlook dan E-mail pada PT United Tractors Tbk.
General Manager Sekretaris Anggota Rapat
No
Yes
Sumber: Divisi CESRSGACOM PT United Tractors Tbk
Gambar III.2 Flowchart penyebaran undangan rapat pada
PT United Tractors Tbk
Mulai
Memerintahkan sekretaris
untuk mengundang rapat.
Mendapatkan
undangan lalu
merespon
kehadiran
Selesai
Membuat dan
mengirimkan undangan
menggunakan Ms. Outlook
ataupun e-mail biasa
Mendapatkan absensi
kehadiran
27
Pada alur dari penyebaran undangan diatas dijelaskan kembali, bahwa:
a. Manager memerintahkan sekretaris untuk mengundang rapat perihal apa yang
akan manager bahas dengan staff lainnya ataupun dapat mengundang tamu luar
serta memberitahu perihal keterangan mulai dari waktu rapat, ruang rapat,
agenda rapat, dan siapa saja partisipan rapat tersebut, dan sebagainya.
b. Sekretaris pun membuat undangan tersebut dengan sistem komputerisasi
dengan menggunakan Microsoft Outlook ataupun akun e-mail lainnya seperti
Google Mail. Jika sekretaris menggunakan Microsoft Outlook maka partisipan
rapat akan mendapatkan absensi kehadiran dan keterangan waktu rapat secara
otomatis. Jika menggunakan akun seperti Yahoo maka penerima, menerima
undangan seperti email biasa.
c. Kemudian penerima akan menerima undangan tersebut dan memberikan
absensi kehadiran. Pada absensi kehadiran, penerima mendapatkan pilihan Yes,
Maybe, dan No. Jika Yes atau Ya, penerima akan hadir dalam rapat. Jika Maybe
atau Mungkin, berarti ada kemungkinan penerima hadir tapi bukan berarti
partisipan akan hadir dan jika No atau Tidak maka penerima tidak mengikuti
rapat tersebut.
d. Sekretaris akan mendapatkan notifikasi perihal absensi di akun Microsoft
Outlook
28
Gambar III.3 Bentuk undangan yang di terima oleh anggota rapat dengan
menggunakan Microsoft Outlook
Gambar III.3 Bentuk undangan yang di terima oleh anggota rapat dengan
menggunakan e-mail seperti biasa (G-mail)
Dari gambar tersebut penerima akan menerima undangan yang sudah
tersinkronisasi dengan kalender. Dengan bersamaan akan terlihat keterangan
waktu, tempat dan partisipan yang diundang.
29
3.2.2. Metode Penanganan Undangan Rapat PT United Tractors Tbk
Untuk mengundang para partisipan atau anggota rapat, PT United Tractors
Tbk menggunakan metode penyebaran, yaitu menggunakan surat elektronik.
Metode tersebut adalah metode yang digunakan oleh semua staff PT United
Tractors Tbk. Dengan menggunakan metode ini penyebaran undangan akan lebih
efisien. Selain tidak menggunakan banyak kertas, kita dapat lebih cepat
mengirimkan undangan tersebut ke partisipan rapat dan lebih cepat mendapatkan
respon kehadiran dari partisipan.
PT United Tractors menangani undangan rapat menggunakan Microsoft
Outlook dan Google Mail (G-mail)
1. Microsoft Outlook
Microsoft Outlook adalah sebuah aplikasi pengelola informasi. Aplikasi ini
biasanya digunakan untuk mengirim dan membaca surat elektronik (e-mail).
Meskipun begitu, aplikasi ini juga memiliki fungsi seperti catatan, jurnal,
jadwal kerja dan kalender. Microsoft Outlook juga mempunyai fungsi atau
kegunaan yaitu:
a. Sebagai aplikasi pengelola email, microsoft office outlok memiliki manfaat
sebagai berikut
b. Untuk membaca email secara offline
c. Untuk mengirim email dengan cepat
d. Untuk memcadangkan email di PC
e. Untuk melakukan penjadwalan
f. Untuk membuat dan mengatur address book (buku alamat)
30
Berikut adalah tahapan untuk mengundang rapat menggunakan Microsoft
Outlook
Gambar III.4 Penanganan undangan rapat dengan Ms. Outlook
1) Pada bagian bawah Folder Pane, klik icon Calendar untuk membuka
folder Calendar lalu pilih tanggal, pilih sebuah kolom waktu untuk
meeting, lalu pada tab Home, di grup New, klik New Meeting.
Gambar III.5 Penanganan undangan rapat menggunakan Ms. Outlook
31
Gambar III.6 Penanganan undangan rapat dengan Ms. Outlook
2) Kemudian klik To. Pada kotak dialog Select Attendees and Resources,
pilih peserta meeting dan sumber daya dari Address Book, atau ketikkan
alamat secara manual. Jika meeting wajib dihadiri, klik Required. Jika
meeting tidak wajib hadir, klik Optional. Klik OK jika sudah selesai.
3) Pada kotak Subject, ketikkan deskripsi dari meeting. Tambahkan catatan,
arah, atau komentar untuk meeting sesuai keperluan. Klik Send.
2. G-mail
G-mail adalah kepanjangan dari google mail. G-mail adalah penyedia layanan
email yang di sedikan oleh google untuk menerima email. Hampir sama
fungsinya dengan penyedia email lainnya g-mail banyak di gunakan untuk
keperluan pengiriman dokumen,menyampaikan informasi, mengirim foto atau
video dan lain sebagainya. Banyak pengguna puas menggunakan g-mail
sebagai layanan email gratis karena di dalam g-mail banyak sekali fitur
pendukung yang bermanfaat bagi pengguna.
32
Berikut ini tahapan penanganan undangan rapat dengan menyebarkannya
menggunakan g-mail.
1. Buka akun g-mail lalu pilih kalender. Setelahnya isi keterangan tema
pertemuan apa yang akan dilakukan. Lalu isi keterangan lokasi dan pilih
partisipan rapat di kolom add guests
Gambar III.7 Penanganan undangan rapat dengan Google Mail
2. Jika semua sudah sesuai lalu klik save yang juga otomatis terkirim kepada
partisipan rapat. Hasil akhir akan tampil seperti ini dan ada pun pilihan
absensi untuk kehadiran partisipan.
33
Gambar III.8 Penanganan undangan rapat dengan Google Mail
Berikut ini data tentang penyebaran undangan dengan menggunakan metode
Microsoft Outlook dengan masa periode April-Juni 2018.
Tabel III.1
Penyebaran Undangan Rapat Periode April 2018
No Tanggal
Rapat Tema Rapat
Ruang
Rapat Jam Rapat Anggota Rapat
1 3 April 2018 Hansei Big Machine 1.2 08.00-12.00 Tim Marketing
2. 4 April 2018 Meeting Scania Service 1.2 08.00-16.30 Tim Service, Tim
Scania
3. 5 April 2018 Meeting Project ECL 1.2 10.30 Tim ECL
4. 6 April 2018 Meeting Project JWP 1.2 7.30 Tim JWP
5. 9 April 2018 Meeting with Cobelcco 1.2 14.00-16.00 Tim Cobelcco
6. 10 April 2018 Hansei Big Machine 1.2 08.00-12.00 Tim Marketing
7. 11 April 2018 Meeting CHC 1.2 08.00 Tim CHC
8. 12 April 2018 Meeting Komtrax UT 1.2 09.00 Tim Parts
10. 13 April 2018 Meeting JWP 1.2 07.30 Tim JWP
11. 13 April 2018 Meeting SDS 1.2 13.00 Tim SDS
12. 16 April 2018 Meeting Petro 1.2 13.30 Tim Petro
13 17 April 2018 Hansei Big Machine 1.2 08.00-12.00 Tim Marketing
14 20 April 2018 Meeting JWP 1.2 07.30 Tim JWP
15 20 April 2018 Meeting KPI 1.2 14.00 Tim KPI
16 24 April 2018 Hansei Big Machine 1.2 08,00 Tim Marketing
17 27 April 2018 Meeting JWP 1.2 07.30 Tim JWP
18 30 April 2018 Meeting CSR 1.2 14.00 Tim CSR
34
Berdasarkan Tabel III.1 dapat disimpulkan bahwa PT United Tractors Tbk pada
bulan April 2018 lebih banyak membahas mengenai Hansei Big Machine karena
pembahasan ini lebih sering dibahas untuk persiapan produksi unit di UT
khususnya merek Komatsu.
Tabel III.2
Penyebaran Undangan Rapat Periode Mei 2018
No Tanggal
Rapat Tema Rapat
Ruang
Rapat Jam Rapat Anggota Rapat
1 01 Mei 2018 Meeting UT-UTE 1.3 14:00-17.00 Tim Sales
2 02 Mei 2018 Meeting REM 1.3 13.00 Tim REM
3. 03 Mei 2018 Meeting EHS 1.3 08.00 Tim EHS
4. 04 Mei 2018 Weekly Meeting 1.3 08.00 Tim CSSD
5. 07 Mei 2018 Meeting KUI 1.3 08.00 Tim KUI
6. 08 Mei 2018 Meeting IMM 1.3 08.00 Tim IMM
7 09 Mei 2018 Meeting REM 1.3 13.00 Tim REM
8 11 Mei 2018 Weekly Meeting 1.3 08.00 Tim Sales
9. 16 Mei 2018 Meeting Komtrax UT 1.3 08.00 Tim Parts
10. 18 Mei 2018 Weekly Meeting 1.3 08.00 Tim Sales
11. 21 Mei 2018 Meeting UT Yard Project 1.3 10.00 Tim CSSD
12. 22 Mei 2018 Meeting BRM 1.3 09.00 Tim BRM
13. 23 Mei 2018 Meeting REM 1.3 13.00 Tim REM
14. 25 Mei 2018 Weekly Meeting 1.3 08.00 Tim Mining
15. 28 Mei 2018 Meeting Vendor 1.3 09.00 Tim Finance
16. 29 Mei 2018 Meeting UT-UTE 1.3 14.00-17.00 Tim Marketing
17. 30 Mei 2018 On Road Project 1.3 08.00 Tim CSSD
18. 30 Mei 2018 Meeting REM 1.3 13.00 Tim REM
Berdasarkan Tabel III.2 dapat disimpulkan bahwa PT United Tractors Tbk pada
bulan Mei 2018 membahas permasalahan REM lebih sering dikarenakan aksesoris
pada alat berat memungkinkan untuk selalu diperiksa agar kualitas alat berat
selalu terjamin.
35
Tabel III.3
Penyebaran Undangan Rapat Periode Juni 2018
No Tanggal
Rapat Tema Rapat
Ruang
Rapat Jam Rapat Anggota Rapat
1. 4 Juni 2018 Meeting EHS 6.1 8.00 Tim EHS
2. 4 Juni 2018 Meeting DE 6.1 13.30 Tim DE
3. 5 Juni 2018 Meeting PR 6.1 10.00 Tim PR
4. 5 Juni 2018 Meeting BOC 6.1 14.00 Tim BOC
6. 6 Juni 2018 Meeting DAD 6.1 08.00 Tim DAD
7. 11 Juni 2018 Meeting ASSET 6.1 10.00 Tim Asset
8. 11 Juni 2018 Meeting DE 6.1 13.30 Tim DE
9. 12 Juni 2018 Mentoring ESRO 6.1 09.00-12.00 Tim ESRO
11. 18 Juni 2018 Meeting EHS 6.1 08.00 Tim EHS
12. 18 Juni 2018 Meeting DE 6.1 13.30 Tim DE
13. 20 Juni 2018 Rabuan CESRSGACOM 6.1 13.30-17.00 Tim
CESRSGACOM
14. 21 Juni 2018 Meeting ASSET 6.1 14.00-17.00 Tim Asset
15. 25 Juni 2018 Meeting EHS 6.1 08.00 Tim EHS
16. 25 Juni 2018 Meeting DE 6.1 13.30 Tim DE
17. 26 Juni 2018 Meeting SRCOM
(PAMA) 6.1 10.00-12.00 Tim SRCOM
18. 27 Juni 2018 Rabuan CESRSGACOM 6.1 13.30-17.00 Tim
CESRSGACOM
Berdasarkan Tabel III.3 dapat disimpulkan bahwa PT United Tractors Tbk pada
bulan Juni 2018 membahas mengenai EHS lebih sering karena keselamatan,
keamanan dan lingkungan kerja untuk karyawan yang bekerja dilapangan pun
penting agar pekerjaan dapat selalu berjalan lancar.
3.2.3. Kendala Dalam Penanganan Undangan Rapat serta Cara Mengatasi
Setiap pekerjaan tidak luput dari adanya kendala. Sesekali sekertaris
mendapat kendala pada saat penanganan undangan rapat, yaitu:
1. Terkadang alamat e-mail yang dituju salah, kurang atau lebihnya huruf atau
typo huruf email.
2. Adanya akun email karyawan yang dituju sudah tidak aktif.
36
Dengan kendala diatas, maka sekretaris mengatasinya dengan cara, sebagai
berikut:
1. Sekretaris melakukan peninjauan kembali apakah penerima mengetik alamat
emailnya dengan benar atau tanyakan kembali kepada penerima.
2. Untuk akun email karyawan yang sudah tidak aktif, sekretaris meminta e-
mail alternatif lainnya yang bisa terhubungi kembali.
