14

BAB III

PEMBAHASAN

3.1 Tinjauan Instansi

Dalam tinjauan instansi ini meliputi sistem informasi monitoring siswa

Praktik Kerja Industri (PRAKERIN) pada SMK Negeri 1 Kawali yang beralamat

di Dusun Pogorsari Rt/Rw 003/005 Jalan Poronggol Raya No. 9 desa

Kawalimukti Kecamatan Kawali Kabupaten Ciamis. Untuk lebih mengenal

tinjaun perushaan ini, maka penulis akan menguraikan secara singkat sejarah

perusahaan, visi, misi, dan struktur organisasi.

3.1.1 Sejarah Instansi

SMK Negeri 1 Kawali adalah sebuah lembaga pendidikan yang berada di

lingkungan Dinas pendidikan Kabupaten Ciamis dengan konsentrasi

Pengembangan Pendidikan Kejuruan.

SMK Negeri 1 Kawali pada awalnya merupakan pengembangan program

plus keterampilan(vokasional) dari SMA Negeri 1 Kawali yang diterapkan

seiiring program BBE Life Skil yang dijalankan di SMK Negeri 2 Ciamis.

SMK Negeri 1 Kawali mulai berdiri pada tahun 2003, pada awalnya

dikembangkan berdasarkan animo masyarakat yang didukung oleh tokoh

pendidikan, alim ulama dan tokoh masyarakat, bertempat di SMA Negeri 1

Kawali yang bekerja sama dengan Induk SMK Negeri 2 Ciamis membuka kelas

SMK Kecil Program Keahlian Teknik Mekanik Otomotif. Pada tahun 2004/2005

untuk praktik dilaksanakan disekolah sendiri dengan kepemimpinan masih

15

dipegang oleh Kepala SMA Negeri 1 Kawali. Status SMK Kawali pada tahun

pelajaran ini berubah nama menjadi SMK Negeri 1 Kawali.

Dalam pengembangannya dibarengi dengan surat Direktur Menengah

Kejuruan No. 2312/CS.5/LL?2003 Tentang Undangan Workshop Pendirian Unit

Sekolah Baru (USB) SMK 2004 untuk kabupaten Ciamis, maka disusunlah

Proposal Pendirian Unit Sekolah Baru / SMK Kawali dengan lokasi Dusun

Pogorsari Rt 03 / Rw 05 Jalan Poronggol Raya No. 9 desa Kawalimukti

Kecamatan Kawali Kabupaten Ciamis. Pada tahun 2003/2004 SMK Kawali

dengan status SMK Kecil menerima 1 Kelas Jurusan Teknik Mekanik Otomotif

dengan Jumlah siswa yang diterima 21 orang.

Pada tahun 2004/2005 untuk praktik dilaksanakan disekolah sendiri

dengan kepemimpinan masih dipegang oleh Kepala SMA Negeri 1 Kawali. Status

SMK Kawali pada tahun pelajaran ini berubah nama menjadi SMK Negeri 1

Kawali.

Tahun pelajaran 2005/2006 SMK Negeri 1 Kawali menerima 3 kelas untuk

teknik mekanik otomotif dengan jumlah siswa 113 orang dan membuka Jurusan

baru yaitu Program Keahlian Teknik Komouter dan Jaringan dengan jumlah siswa

37. Pada tahun 2005 mulai tanggal 4 Februari 2005 ditetapkan Pelaksana harian

Kepala Sekolah yaitu Drs. H. CACAH CAHYANA yang kemudian Pada 10

Oktober 2005 diangkat menjadi Kepala Sekolah SMK Negeri 1 Kawali.

Untuk tahun pelajaran 2013/2014 Kepala sekolah oleh Bpk.Hadi

Sumantoro M.Pd, dengan jumlah rombel sebagai berikut:

1. Kelas X terdiri 4 TKR, 2TKJ, 2 RPl, 2 ADPER

2. Kelas XI terdiri 4 TKR, 3 TKJ, 3 RPL

16

3. Kelas XII terdiri 4 TKR, 3 TKJ, 3 RPL

Jurusan Saat Tahun Ajaran 2017/2018 bertambah menjadi 7 yaitu:

1. Teknik Kendaraan Ringan (TKR)

2. Teknik Komputer Jaringan (TKJ)

3. Rekayasa Perangkat Lunak (RPL)

4. Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran (OTKP)

5. Akuntansi dan Keuangan Lembaga (AKL)

6. Desain Pemodelan dan Informasi Bangunan (DPIB)

7. Seni Karawitan Sunda

Visi : Terwujudnya SMK Negeri 1 Kawali menjadi Sekolah Rujukan yang

menghasilkan Sumber Daya Manusia yang Berakhlak Mulia, Profesional,

Berkualitas, Mandiri, Cerdas, Kreatif, Kompetitif, Berlingkungan Sehat, menjadi

tempat Training Center dan Terunggul di Jawa Barat pada tahun 2019”.

Misi:

1. Membentuk insan yang beriman dan bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.

2. Meningkatkan sumber daya yang berakhlak mulia, amanah, produktif, dan

berdaya saing.

3. Menciptakan tenaga kerja tingkat menengah yang profesional dan

berwawasan global, untuk memenuhi tuntutan dunia idustri atau

berwirausaha.

17

3.1.2. Struktur Organisasi Dan Fungsi

Struktur Organisasi yang ada pada sekolah SMK Negeri 1 Kawali adalah sebagai

berikut :

Sumber: (SMK Negeri 1 Kawali, 2018)

Gambar III.1.Struktur Organisasi

Masing-masing tugas dan fungsi serta tanggung jawab bagian tersebut

adalah sebagai berikut:

1. Komite Sekolah

a. Mitra kepala sekolah dalam upaya panggilan dana untuk kelangsungan,

mengawasi perkembangan sekolah dan mengawasi KBM.

b. Melakukan kerja sama dengan masyarakat (perorangan /organisasi /dunia

usaha) dan pemerintah berkenan dengan penyelenggaraan pendidikan yang

bermutu.

2. Sekolah

a. Melakukan evaluasi setiap kegiatan dan menggadakan rapat.

18

b. Kepala sekolah bertugas sebagai edukator, manager, administrator, dan

supervisor.

3. KASUBAG Tata Usaha

a. Penyusun kerja tata usaha sekolah.

b. Pengelolaan uang sekolah.

c. Pengurusan administrasi ketenagaan dan siswa.

d. Penyusunan administrasi perlengkapan sekolah.

4. Guru

a. Membuat perangkat program pengajaran.

b. Melaksanakan kegiatan pembelajaran.

5. Wali Kelas

a. Pengelolaan kelas.

b. Penyelenggaraan administrasi.

c. Pengisian legger dan buku laporan hasil belajar.

6. Koordinator BP/BK

a. Menyusun program kerja BP/BK satu tahun untuk calon siswa selama

pendidikan.

b. Memberikan bimbingan dan penyuluhan pada siswa secara individu yang

berkaitan dengan hambatan hidup, latar belakang sosial, pengaruh

lingkungan dan hambatan belajar.

7. Pembina Osis

a. Membina dan membimbing setiap kegiatan lomba-lomba didalam maupun

diluar sekolah.

19

b. Membina dan membimbing setiap kegiatan musyawarah perwakilan kelas

dan osis.

8. BKK

Pendataan dunia usaha baik untuk menempatan kerja dalam negri dan luar

negeri.

9. Kepala Perpustakaan

a. Perencanaan program kerja perpustakaan.

b. Pengurusan pelaksanaan perpustakaan.

c. Pemeliharaan dan perbaikan buku perpustakaan.

10. WAKABID WMM/SDM

a. Menyusun program kerja tahunan (Action Plan).

b. Memgkoordinir penyusunan program kerja dan evaluasi program kerja

tahunan sekolah.

c. Mengkoordinir pengajuan berbagai kebutuhan sekolah.

11. WAKABID Kesiswaan

a. Mengatur program dan pelaksanaan bimbingan dan konseling.

b. Mengatur dan mengkoordinasikan pelaksanaan 6 K.

c. Mengatur dan membina program kegiatan osis.

12. WAKABID Sapras

a. Menyusun kegiatan dan menganalisis sarana prasarana.

b. Melaksanakan pengelolaan sistem administrasi sarana prasarana.

13. WAKABID Hubin-Humas

a. Menyusun program kerja sesuai kebijakan mutu dan sasaran mutu.

20

b. Memonitor dan mengevaluasi pelaksanaan hubungan kerjasama industri

(PRAKERIN atau Praktik Kerja Industri, penelusuran, pemasaran

tamatan).

c. Menindaklanjuti hasil pemantaun evaluasi pelaksanaan kerjasama industri.

d. Mengkoordinir persiapan dan pelaksanaan Praktik Kerja Industri

(PRAKERIN).

14. WAKABID Kurikulum

a. Menyusun dan menjabarkan kalender pendidikan.

b. Menyusun pembagian tugas guru dan jadwal pelajaran.

c. Mengatur penyusunan program pengajaran.

15. KAPROG Teknik Kendaraan Ringan

a. Menyiapkan bengkel yang standar dengan DU/DI.

b. Membiasakan siswa agar bekerja sesuai SOP yang sama dengan DU/DI.

c. Menjalankan program UPJ sebagai tempat siswa mengasah kompetensi

dan melatih jiwa wirausahanya.

16. KAPROG Teknik Komputer Jaringan

a. Menyiapkan ruang kerja praktik.

b. Memetakan dunia industri yang relevan.

17. KAPROG Rekayasa Perangkat Lunak

a. Mengkoordinir kehadiran guru produktif RPL dikelas dan kebutuhannya.

b. Melakukan kontroling kegiatan siswa SMK RPL.

18. KAPROG Administrasi Perkantoran

a. Menyusun program pembinaan dan pengembangan program keahlian

Administrasi Perkantoran.

21

b. Membantu memecahkan, membina, dan mengawasi Praktik Kerja Industri

(PRAKERIN).

c. Mengkoordinasi pelaksanaan proses belajar mengajar dan kegiatan praktik.

19. KAPROG Akuntansi

a. Melaksanakan unit produksi/bussiness centre di program keahlian

akuntansi.

b. Memeriksa kelengkapan RPP.

3.2 Prosedur Sistem Berjalan

Prosedur sistem berjalan menjelaskan kegiatan utama sistem dari masalah

yang menjadi tema tugas akhir.

1. Prosedur Pengisian Formulir Usulan

Siswa datang ke kantor guru mengambil formulir usulan tempat Praktik Kerja

Industri (PRAKERIN) dari Hubin. Kemudian siswa mengisi formulir, setelah

formulir terisi siswa menyerahkan formulir tersebut kepada orang tua untuk

ditandatangani, formulir yang telah ditandatangan tersebut diserahkan

kembali kepada siswa untuk selanjutnya diberikan kepada Ketua Program

Keahlian dan ditandatangani.

2. Prosedur Surat Pengajuan

Ketua Program Keahlian menyerahkan formulir usulan kepada Hubin,

kemudian Hubin membuat surat pengajuan Praktik Kerja Industri

(PRAKERIN) untuk diberikan ke perusahaan atau instansi.

Siswa memberikan surat pengajuan Praktik Kerja Industri (PRAKERIN)

kepada perusahaan atau instansi ke tempat Praktik Kerja Industri

22

(PRAKERIN) sesuai tempat yang telah siswa ajukan, pihak sekolah pun

melampirkan contoh surat penerimaan Praktik Kerja Industri (PRAKERIN).

Pihak perusahaan juga bisa memberikan surat penerimaan dengan format dari

perusahaan.

Pihak perusahaan memberikan surat keterangan penerimaan kepada siswa,

kemudian siswa memberikan surat keterangan penerimaan tersebut kepada

Ketua Program Keahlian untuk direkap, kemudian rekapan yang sudah

dicetak tersebut diberikan ke Hubin, lalu Hubin membuat data petugas

monitoring siswa.

3. Prosedur Pelaksanaan PRAKERIN

Sebelum siswa melaksanakan Praktik Kerja Industri (PRAKERIN) siswa

diberi pembekalan yaitu:

a. Buku panduan untuk pengetahuan tata cara PRAKERIN

b. Surat pengantar PRAKERIN untuk diserahkan kepada pihak perusahaan

c. Buku Jurnal Praktik Kerja Industri (PRAKERIN) yang berisi, daftar hadir

(absensi), program Praktik Kerja Industri (PRAKERIN), kegiatan harian, dan

catatan petugas monitoring.

Siswa datang ke perusahaan dengan membawa buku jurnal yang akan diisi,

kemudian siswa mengisi absensi lalu ditandatangani oleh siswa. Siswa

bekerja atau melakukan praktik sesuai jurusan atau bidangnya dan sesuai

yang diperintahkan oleh pembimbing PRAKERIN.

Setelah selesai melakukan kegiatan praktik, setiap hari siswa mengisi buku

jurnal yang berisi program praktik dan kegiatan harian sesuai yang dikerjakan

23

atau dilakukan ditempat praktik, kemudian jurnal dan absensi diberikan

kepada pembimbing PRAKERIN untuk ditandatangan.

4. Prosedur Pelaksanaan Monitoring

Hubin datang ke perusahaan tempat Praktik Kerja Industri (PRAKERIN)

siswa sesuai jadwal dan tempat yang sudah ditentukan.

Hubin memonitoring siswa dengan mengecek siswa hadir atau tidak, siswa

menyerahkan catatan petugas monitoring kepada Hubin untuk ditandatangani

sebagai bukti kehadiran siswa, kemudian Hubin menandatangani catatan

tersebut.

Hubin memonitoring siswa hanya dua kali selama Praktik Kerja Industri

(PRAKERIN) berlangsung yaitu di bulan pertama dan di bulan terakhir

Praktik Kerja Industri (PRAKERIN).

5. Prosedur Pembuatan Laporan

Siswa menyerahkan buku jurnal yang berisi absensi dan kegiatan harian yang

telah diisi kepada Ketua Program Keahlian, kemudian Ketua Program

Keahlian membuat laporan nilai yang diambil dari evaluasi absensi, ujian

jurnal, ujian pembuatan laporan dan pada setifikat atau surat keterangan

Praktik Kerja Industri (PRAKERIN) siswa. Nilai tersebut diserahkan kepada

Hubin dan kepala sekolah untuk ditandatangan. Laporan nilai yang telah

ditandatangan diserahkan kepada kurikulum untuk diarsipkan.

24

3.3. Use Case Diagram

Sumber: (Penelitian, 2018)

Gambar III.2. Use Case Diagram Monitoring Siswa PRAKERIN

25

Tabel III.1.

Deskripsi Use Case Pengisian Formulir Usulan

Use Case Name Pengisian formulir usulan

Reqruitments Siswa mengisi formulir usulan

Goal Siswa berhasil mengisi formulir usulan

Pre-Condition Hubin memberikan formulir usulan

Post-Condition Formulir usulan telah terisi

Failed end Condition Siswa mengulang mengisi formulir usulan

Actor Siswa, Kaprog, Orang Tua

Main Flow/Basic Path 1. Siswa mengisi formulir usulan tempat

PRAKERIN

2. Orang tua dan kaprog menandatangani

formulir usulan tempat PRAKERIN

Tabel III.2.

Deskripsi Use Case Surat Pengajuan

Use Case Name Surat Pengajuan

Reqruitments Hubin membuat surat pengajuan

Goal Hubin membuat data monitoring

Pre-Condition Hubin menerima formulir usulan

Post-Condition Siswa menerima surat keterangan

penerimaan PRAKERIN

Failed end Condition Siswa tidak bisa mendapatkan tempat

PRAKERIN.

Kaprog tidak bisa merekap.

Hubin tidak bisa membuat data monitoring.

Actor Siswa, Hubin, kaprog, pihak perusahaan

Main Flow/Basic Path 1. Kaprog memberikan formulir usulan

2. Hubin menerima dan membuat surat

pengajuan

3. Siswa menerima surat pengajuan dan

menyerahkan ke pihak perusahaan

4. Pihak perusahaan membuat surat

keterangan penerimaan PRAKERIN

26

5. Kaprog menerima dan merekap surat

keterangan penerimaan PRAKERIN

6. Hubin menerima rekap dan Hubin

membuat data monitoroing

Tabel III.3.

Deskripsi Use Case Pelaksanaan PRAKERIN

Use Case Name Pelaksanaan PRAKERIN

Reqruitments Siswa melakukan PRAKERIN

Goal Siswa mengisi jurnal dan absensi

Pre-Condition Siswa menerima buku panduan PRAKERIN

Post-Condition Pembimbing PRAKERIN tandatangan jurnal

dan absensi

Failed end Condition Siswa tidak bisa mendapatkan nilai

Siswa tidak mendapatkan tandatangan

absensi dan jurnal dari pembimbing

PRAKERIN

Actor Siswa, pembimbing perusahaan

Main Flow/Basic Path 1. Siswa menerima pembekalan

2. Siswa mengisi absensi dan jurnal

kegiatan harian

3. Siswa melakukan PRAKERIN

4. Pembimbing PRAKERIN tandatangan

absensi dan jurnal kegiatan harian

Tabel III.4.

Deskripsi Use Case Pelaksanaan Monitoring

Use Case Name Pelaksanaan monitoring

Reqruitments Hubin melakukan monitoring

Goal Siswa berhasil dimonitoring

Pre-Condition Hubin mengunjungi siswa ke tempat

PRAKERIN

Post-Condition Siswa mendapatkan tandatangan catatan

monitoring dari Hubin

Failed end Condition Siswa tidak bisa mendapatkan nilai

27

Siswa tidak mendapatkan tandatangan

catatan monitoring

Actor Siswa, Hubin

Main Flow/Basic Path 1. Hubin datang ke tempat PRAKERIN

siswa melakukan monitoring

2. Hubin menanadatangani catatan

monitoring

Tabel III.5.

Deskripsi Use Case Pembuatan Laporan

Use Case Name Pembuatan Laporan

Reqruitments Siswa melakukan PRAKERIN

Goal Siswa mengisi jurnal dan absensi

Pre-Condition Siswa menerima buku panduan PRAKERIN

Post-Condition Pembimbing PRAKERIN tandatangan jurnal

dan absensi

Failed end Condition Siswa tidak bisa mendapatkan nilai

Siswa tidak mendapatkan tandatangan

absensi dan jurnal dari pembimbing

PRAKERIN

Actor Siswa, pembimbing perusahaan

Main Flow/Basic Path 1. Siswa menerima pembekalan

2. Siswa mengisi absensi dan jurnal

kegiatan harian

3. Siswa melakukan PRAKERIN

4. Pembimbing PRAKERIN tandatangan

absensi dan jurnal kegiatan harian

3.4. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan

Spesifikasi Dokumen Masukan

1. Nama Dokumen : Formulir Usulan

Fungsi : Untuk usulan penempatan PRAKERIN

Sumber : Siswa

28

Tujuan : Ketua Program Keahlian

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Setiap pelaksanaan PRAKERIN

Bentuk : Lihat Lampiran A.1

2. Nama Dokumen : Surat Pengajuan

Fungsi : Untuk mengajukan tempat PRAKERIN

Sumber : Siswa

Tujuan : Pihak perusahaan

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Selama pelaksanaan PRAKERIN

Bentuk : Lihat Lampiran A.2

3. Nama Dokumen : Buku Panduan PRAKERIN

Fungsi : Untuk mengetahui tata cara PRAKERIN

Sumber : Hubin

Tujuan : Siswa

Media : Buku

Jumlah : 12 Lembar

Frekuensi : Setiap melakukan PRAKERIN

Bentuk : Lihat Lampiran A.3

4. Nama Dokumen : Buku Jurnal PRAKERIN

Fungsi : Untuk mengisi kegiatan praktik selama PRAKERIN

Sumber : Hubin

Tujuan : Siswa

29

Media : Kertas

Jumlah : Tidak menentu

Bentuk : Lihat Lampiran A.4

Spesifikasi Dokumen Keluaran

1. Nama Dokumen : Surat Penerimaan

Fungsi : Untuk mengetahui penerimaan PRAKERIN

Sumber : Pihak perusahaan

Tujuan : Siswa dan Kaprog

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Setiap siswa akan melakukan PRAKERIN

Bentuk : Lihat Lampiran B.1

2. Nama Dokumen : Laporan Nilai

Fungsi : Untuk mengetahui nilai PRAKERIN siswa

Sumber : Ketua Program Keahlian

Tujuan : Kurikulum

Media : Kertas

Jumlah : Tidak Tentu

Frekuensi : Setiap siswa selesai PRAKERIN

Bentuk : Lihat Lampiran B.2

30

3.5. Permasalahan Pokok

1. Absensi kehadiran dan pengisian jurnal kegiatan harian pada saat pelaksanaan

PRAKERIN dapat dimanipulasi oleh siswa dikarenakan sistemnya yang

masih manual.

2. Siswa dianjurkan memilih sendiri tempat PRAKERIN yang terkadang

pemilihan penempatan tersebut tidak sedikit yang jaraknya sangat jauh jika

harus dimonitoring setiap hari maka Hubin melakukan monitoring hanya dua

kali selama pelaksanaan PRAKERIN berlangsung dikarenakan memakan

waktu dan biaya yang tidak sedikit jika dilakukan monitoring setiap hari.

3. Dalam penilaian dari perusahaan masih menggunakan sistem manual yang

mengakibatkan siswa harus bolak balik sekolah dan perusahaan untuk

mendapatkan tanda tangan pembimbing PRAKERIN.

3.6. Pemecahan Masalah

Dengan melihat permasalahan pokok diatas yang terjadi pada sistem

monitoring siswa PRAKERIN penulis mengusulkan alternatif pemecahan masalah

yaitu:

1. Untuk pengolahan data absensi ini dibuatkan suatu sistem perancangan

aplikasi berbasis web yang berguna untuk mempermudah guru memonitoring

(HUBIN) dan mengetahui kehadiran siswa tanpa dimanipulasi.

2. Penggunaan sistem berbasis website mempermudah hubin melaksanakan

rekap absensi dan rekap kegiatan harian siswa tanpa harus menonitoring ke

tempat PRAKERIN.

31

3. Penggunaan sistem berbasis website ini juga untuk memudahkan pengisian

penilaian dari perusahaan, mempermudah HUBIN untuk melihat nilai akhir

siswa dari Industri tempat PRAKERIN siswa.

4. Penggunaan website ini baik untuk mengelola laporan penilaian akhir atau

penilaian keseluruhan oleh KAPROG dan siswa bisa cek nilai dari

perusahaan, niai keseluruhan dan nilai akhir.