27

BAB IV

4. METODE DAN RANCANGAN SISTEM

4.1 Metodologi Penelitian

Pelaksanaan kerja praktik pada PT. Jawa Pos Koran yang berlokasi di

Gedung Graha Pena Surabaya dilakukan dengan meninjau langsung proses

kegiatan yang terjadi sehingga dapat mengetahui masalah yang ada. Selain itu

data dan informasi yang didapat selama kerja praktik sangat membantu dan

berguna untuk memecahkan masalah.

4.2 Analisa Sistem

Teknologi informasi mempunyai peran penting dihampir semua aspek

kehidupan, mulai dari sektor pendidikan hingga sektor bisnis. Berkembangnya

teknologi informasi dengan cepat dapat menekan nilai sumber daya manusia

untuk menjadi sumber daya yang berkompeten dan mampu mengikuti

perkembangan teknologi.

PT Jawa Pos Koran memiliki pengeluaran tiap bulannya untuk

mendukung kinerja perusahaan di semua bidang department, maka perusahaan

membutuhkan rekap data pengeluaran yang nantinya akan diarsip untuk diklaim

ke bagian kasir perusahaan. Dan apabila suatu saat terjadi masalah pada keuangan,

seperti salah hitung atau ada uang yang hilang, arsip data tersebut dapat

digunakan sebagai bukti yang valid.

28

Hal yang pertama dilakukan untuk mulai merancang sistem informasi

baru yaitu harus memahami jalannya proses arsip dokumen manual yang ada

dalam PT Jawa Pos Koran. Proses manual dari PT Jawa Pos Koran yaitu,

karyawan yang memiliki bukti dokumen pengeluaran seperti pembelian bensin,

penggunaan jasa transportasi, dll, diserahkan kepada bagian keuangan yang ada

pada masing-masing departemen di mana karyawan yang mengajukan tersebut

bekerja. Jika pengeluaran tersebut dianggap benar untuk pengeluaran kantor,

karyawan akan diberi uang pengganti sesuai dengan yang tertera di bukti

dokumen tersebut. Dan pencatatan pada keuangan perusahaan berupa bon kas

keluar akan disimpan dalam arsip beserta lampiran asli.

4.3 Perancangan Sistem

4.3.1 System Flow

System Flow merupakan alur yang menggambarkan sistem aplikasi

document archieving secara menyeluruh sesuai urutan prosedur-prosedur yang

akan dijelaskan sebagai berikut.

29

a. System Flow Login

Gambar 4.1 System Flow Login

30

b. System Flow Mengelola Master Pengguna

Gambar 4.2 System Flow Mengelola Master Pengguna

31

c. System Flow Mengelola Master Bagian

Gambar 4.3 System Flow Mengelola Master Bagian

32

d. System Flow Mengelola Master Dokumen

Gambar 4.4 System Flow Mengelola Master Dokumen

33

e. System Flow Lihat Dokumen

Gambar 4.5 System Flow Lihat Dokumen

34

4.4 Desain Sistem

4.4.1 Context Diagram

Context diagram pada aplikasi document archieving ini terdiri dari 2

external entity yaitu admin dan keuangan bagian yang menunjang jalannya

sistem.

Gambar 4.6 Context Diagram Aplikasi Document Archieving

Data Interface Lihat Dokumen

Form Lihat Dokumen

Input Verifikasi

Notif Verifikasi

Form Master Dokumen

Data Interface Master Dokumen

Form Master Bagian

Data Interface Master Bagian

Form Master User

Data Interface Master User

Tampilan Pencarian

Notif Verifikasi InputanNotif Login Keuangan

Input Tanggal Pencarian

Input Data Dokumen

Data Login Keuangan

Notif Input Bagian

Input Data Bagian

Notif Input User

Input Data User Baru

Notif Login Admin

Data Login Admin

Form Login

Data Masuk Aplikasi

Form Login

Data Masuk Aplikasi

Admin

Keuangan Bagian

0

Sistem Informasi

Document Archieving

pada PT Jawa Pos Koran

+

35

4.4.2 DFD Level 0

Gambar 4.7 DFD Level 0 Aplikasi Document Archieving

Data Req uest Form Master Dokumen

Data Req uest Form Melihat Dokumen

Data Keuang an Sukses Admin

Data Req uest Form Master User

Data Req uest Form Master Bagian

Data Admin Sukses Log in

Atribut Data Login

[Tampilan Pencarian]

[Input Tang gal Pencarian][Form Lihat Dokumen]

[Data Interface Lihat Dokumen]

Atribut Master Dokumen

Input Master Dokumen[Input Verifikasi]

[Notif Verifikasi]

[Form M aster Dokumen][Input Data Dokumen]

[Notif Verifikasi Inputan]

[Data Interface Master Dokumen]

Atribut Master Bagian

Input Master Bagian

[Form M aster Bag ian]

[Data Interface Master Bagian]

[Notif Input Bagian]

[Input Data Bagian]

Input Master Peng gunaAtribut Master Peng guna

[Form M aster User]

[Data Interface Master User]

[Notif Input User]

[Input Data User Baru]

Atribut Data Login

[Data Masuk Aplikasi]

[Data Masuk Aplikasi]

[Form Log in]

[Form Log in]

[Notif Log in Keuangan]

[Data Log in Keuangan]

[Notif Log in Admin]

[Data Log in Admin]

Admin

Admin

Admin

Admin

Admin

Admin

Keuang an

Bag ian

Keuang an

Bag ian

Keuang an

Bag ian

Keuang an

Bag ian

Keuang an

Bag ian

Keuang an

Bag ian

Admin

Admin

Admin

Admin

Admin

Admin

Keuang an

Bag ian

Keuang an

Bag ian

Keuang an

Bag ian

Keuang an

Bag ian

Keuang an

Bag ian

Keuang an

Bag ian

Keuang an

Bag ian

Keuang an

Bag ian

1

Login

+

2

Meng elola

Master User

+

3

Meng elola

Master Bagian4

Meng elola

Master

Dokumen

5

Melihat

Dokumen

1 Peng g una

1 Peng g una

2 Bag ian

3 Dokumen

3 Dokumen

36

4.4.3 DFD Level 1

a. Login

Gambar 4.8 DFD Level 1 Proses Login

[Notif Login Keuangan]

[Notif Login Admin]

Data Login Gagal

[Data Keuangan Sukses Admin]

[Data Admin Sukses Login]

[Atribut Data Login]

[Data Login Keuangan]

[Data Login Admin]

Atribut Login

[Form Login]

[Form Login]

[Data Masuk Aplikasi]

[Data Masuk Aplikasi]

Admin

Admin

Keuangan

Bagian

Keuangan

Bagian

Admin

Keuangan

BagianKeuangan

Bagian

Admin

1 Pengguna Data Form Pil ihan Admin

Data Form Pil ihan Keuangan

1.1

Menampilkan

Form Login

1.2

Verifikasi

1.3

Menampilkan

Login Gagal

37

b. Mengelola Master User

Gambar 4.9 DFD Level 1 Mengelola Master User

[Input Master Pengguna]

Verifikasi Berhasil

[Atribut Master Pengguna]

[Notif Input User]

[Input Data User Baru]

Atribut Master User[Form Master User]

[Data Request Form Master User]

Admin

Admin

Admin

1 Pengguna

1 Pengguna

Data Form Pilihan Admin

2.1

Menampilkan

Form Master

User

2.2

Validasi Data

User Baru

2.3

Menyimpan

User

38

c. Mengelola Master Bagian

Gambar 4.10 DFD Level 1 Mengelola Master Bagian

Verifikasi Bagian

Atribut Bagian

[Atribut Master Bagian]

[Input Data Bagian]

[Notif Input Bagian]

[Data Request Form Master Bagian]

[Form Master Bagian]

[Input Master Bagian]

Admin

Admin

Admin

2 Bagian

2 Bagian

Data Form Pilihan Admin

3.1

Menampilkan

Form Master

Bagian

3.2

Validasi

Bagian

3.3

Menyimpan

Bagian

39

d. Mengelola Master Dokumen

Gambar 4.11 DFD Level 1 Mengelola Master Dokumen

Verifikasi Inputan

Verifikasi Data Benar

Atribut Dokumen

[Input Master Dokumen][Input Verifikasi]

[Notif Verifikasi]

[Notif Verifikasi Inputan]

[Input Data Dokumen]

[Atribut Master Dokumen]

[Form Master Dokumen]

[Data Request Form Master Dokumen]

Keuangan

Bagian

Keuangan

BagianKeuangan

Bagian

Keuangan

Bagian

Keuangan

Bagian

3 Dokumen

3 Dokumen

Data Form Pilihan Keuangan

4.1

Menampilkan

Form Master

Dokumen

4.2

Verifikasi

Inputan

4.3

Menampilkan

Notif Verifikasi

Inputan

4.4

Menyimpan

Dokumen

40

e. Lihat Dokumen

Gambar 4.12 DFD Level 1 Proses Lihat Dokumen

Data yang Ing in Ditampilkan

Input Pencarian

[Atribut Data Login]

[Input Tang g al Pencarian]

[Tampilan Pencarian]

[Form Lihat D okumen]

[Data Req uest Form Melihat Dokumen]

Keuang an

Bag ian

Keuang an

Bag ian

Keuang an

Bag ian

3 Dokumen

Data Form Pilihan Keuang an

5.1

Menampilkan

Form Lihat

Dokumen

5.2

Pencarian

Dokumen

5.3

Menampilkan

Form Pencarian

41

4.4.4 Conceptual Data Model (CDM)

Di bawah ini merupakan Conceptual Data Model (CDM) dari struktur

database aplikasi document archieving.

Gambar 4.13 CDM Aplikasi Document Archieving

42

4.4.5 Physical Data Model (PDM)

Di bawah ini merupakan Physical Data Model (PDM) dari struktur

database aplikasi document archieving.

Gambar 4.14 PDM Aplikasi Document Archieving

43

4.4.6 Struktur Basis Data dan Tabel

1. Tabel Pengguna

Nama tabel : pengguna

Primary key : id_user

Foreign key : id_bagian

Fungsi : Menyimpan data user

Tabel 4.1 Tabel Pengguna

No Field Name Data Type Length Constraint

Foreign Key

On Field On Table

1 id_user int

PK

2 password varchar 10

3 id_bagian int

FK id_bagian Bagian

2. Tabel Bagian

Nama tabel : bagian

Primary key : id_bagian

Foreign key : -

Fungsi : Menyimpan bagian

Tabel 4.2 Tabel Bagian

No Field Name Data Type Length Constraint

Foreign Key

On Field On Table

1 id_bagian int

PK

2 nama_bagian varchar 20

44

3. Tabel Dokumen

Nama tabel : dokumen

Primary key : id_dokumen

Foreign key : -

Fungsi : Menyimpan dokumen

Tabel 4.3 Tabel Dokumen

No Field Name Data Type Length Constraint

Foreign Key

On Field On Table

1 id_dokumen int

PK

2 keterangan varchar 200

3

scan_dokum

en image

4. Tabel Kategori Dokumen

Nama tabel : kategori_dokumen

Primary key : id_kategori

Foreign key : id_dokumen

Fungsi : Menyimpan kategori dokumen

Tabel 4.4 Tabel Kategori Dokumen

No Field Name Data

Type Length Constraint

Foreign Key

On Field On Table

1 id_kategori int

PK

45

No Field Name Data

Type Length Constraint

Foreign Key

On Field On Table

2 id_dokumen int

FK id_dokumen Dokumen

3

nama_kategor

i

varc

har 50

4

tanggal_kateg

ori

varc

har 12

5. Tabel Dokumen Pengguna

Nama tabel : dokumen_pengguna

Primary key : id_dokumen, id_user

Foreign key : id_dokumen, id_user

Fungsi : Merelasikan data dokumen dengan pengguna

Tabel 4.5 Tabel Dokumen Pengguna

No Field Name Data Type Length Constraint

Foreign Key

On Field On Table

1 id_dokumen int

PK, FK id_dokumen Dokumen

2 id_user int

PK, FK id_user Pengguna

46

6. Tabel Dokumen Bagian

Nama tabel : dokumen_bagian

Primary key : id_dokumen, id_bagian

Foreign key : id_dokumen, id_bagian

Fungsi : Merelasikan data dokumen dengan bagian

Tabel 4.6 Tabel Dokumen Bagian

No Field Name Data Type Length Constraint

Foreign Key

On Field On Table

1 id_dokumen int

PK, FK id_dokumen Dokumen

3 id_bagian int

PK, FK id_bagian Bagian

4.4.7 Desain Input/Output

Desain input/output merupakan rancangan berupa form sebelum menjadi

sebuah program. Desain ini berfungsi sebagai inputan program dan laporan

sebagai informasi yang dihasilkan oleh program dari pengolahan data. Desain ini

juga merupakan acuan pembuatan aplikasi dalam merancang dan membangun

sebuah sistem.

1. Desain Input

Desain Input ini merupakan sebuah perancangan form yang

memungkinkan penggunanya untuk melakukan input-an ke dalam aplikasi

yang nantinya akan disimpan di database.

47

a. Desain Master User

Gambar 4.15 Form Master User

Form ini berfungsi untuk mencatat user yang diberikan wewenang

untuk mengakses aplikasi. Data ini selanjutnya bisa digunakan untuk Login

aplikasi. Form ini hanya bisa diakses oleh Admin.

48

b. Desain Master Bagian

Gambar 4.16 Form Master Bagian

Form ini berfungsi untuk mencatat bagian. Fungsinya untuk

membedakan user di tiap bagian sehingga memiliki hak akses yang berbeda.

49

c. Desain Master Dokumen

Gambar 4.17 Form Master Dokumen

Form ini berfungsi untuk mencatat data dokumen sekaligus scan

lampiran semua bukti yang masuk ke bagian keuangan.

2. Desain Output

Desain output ini merupakan rancangan berupa form laporan yang

diproses menjadi suatu informasi berguna bagi penggunanya, yaitu keuangan

bagian.

50

a. Desain Halaman Utama

Gambar 4.18 Tampilan Halaman Utama

Form ini digunakan untuk melihat dokumen terakhir yang di

masukkan kedalam aplikasi sekaligus menjadi halaman utama aplikasi

keuangan bagian.

51

b. Desain Lihat Dokumen

Gambar 4.19 Output Lihat Dokumen

Form ini digunakan untuk melihat dokumen yang telah di masukkan

sebelumnya oleh keuangan bagian.

4.5 Implementasi Sistem

Implementasi sistem ini berisi tentang detil aplikasi document archieving

mulai dari spesifikasi yang dibutuhkan oleh sistem dan juga form-form yang ada

pada aplikasi.

4.5.1 Spesifikasi Perangkat

1. Perangkat Keras

Spesifikasi perangkat keras minimum yang dibutuhkan aplikasi ini

adalah sebuah unit komputer dengan detil:

52

a. Prosesor 1 Ghz

b. RAM sebesar 256MB

c. Monitor resolusi 1024 x 768

d. Keyboard + Mouse

2. Perangkat Lunak

Spesifikasi perangkat lunak yang dibutuhkan aplikasi ini yaitu dengan

detil sebagai berikut:

a. Sistem Operasi Windows XP/7

b. SQL Server 2008

c. .NET Framework

4.5.2 Penjelasan Program

Pada sub bab ini akan dijelaskan langkah-langkah menjalankan aplikasi

document archieving.

1. Form Login

Gambar 4.20 Form Login

Form ini adalah awal dari aplikasi document archieving berjalan.

Hanya user yang sudah didaftarkan oleh admin yang bisa melakukan login.

53

Jika login sukses akan langsung masuk ke halaman utama seperti Gambar

4.21. Jika login gagal maka akan muncul notif gagal seperti Gambar 4.22.

Gambar 4.21 Halaman Utama

Gambar 4.22 Notif Gagal

54

2. Form Master Dokumen

Gambar 4.23 Input Dokumen

Form ini berfungsi untuk input dokumen dengan cara mengisikan

nomor dokumen, tanggal dokumen, kategori dokumen, keterangan dokumen.

Lalu scan lampiran dokumen yang akan dimasukkan ke sistem. Lalu klik

“Simpan”. Dan akan muncul notif verifikasi seperti Gambar 4.24. Jika data

sudah benar klik “Yes” jika belum klik “No” dan akan kembali ke halaman

input dokumen.

Gambar 4.24 Notif Input Dokumen

55

3. Form Lihat Dokumen

Gambar 4.25 Lihat Dokumen

Form ini digunakan untuk melihat data yang telah tersimpan

sebelumnya di database. Untuk mencari data dokumen yang telah tersimpan,

pengguna memasukkan rentang tanggal pencarian yang diinginkan. Setelah

tanggal dimasukkan maka data akan muncul pada tabel.

56

4. Form Master Pengguna

Gambar 4.26 Master Pengguna

Form ini digunakan untuk memberikan hak akses baru bagi pengguna

aplikasi pada keuangan bagian dengan mengisi user, password, dan memilih

bagian untuk hak akses sesuai bagiannya. Lalu klik “Simpan”. Jika ada user

yang sama maka akan muncul notif seperti pada Gambar 4.27.

57

Gambar 4.27 Notif Master Pengguna

5. Form Master Bagian

Gambar 4.28 Master Bagian

Form ini hanya berfungsi untuk menginputkan bagian dengan mengisi pada kolom

bagian. Jika ada bagian yang sama, maka akan muncul notif seperti pada Gambar

4.29.

Gambar 4.29 Notif Master Bagian