21

21

21

BAB IV

PEMBAHASAN

A. Tinjauan Umum

1. Sejarah Perusahaan

PT Petrokima Gresik merupakan Badan Usaha Milik Negara (BUMN)

dan produsen pupuk terlengkap di Indonesia yang memproduksi berbagai

macam pupuk dan non pupuk. Keberadaan PT Petrokimia Gresik adalah untuk

mendukung program pemerintah meningkatkan produksi pertanian nasional.

PT Petrokimia Gresik berdiri diarea 420 hektar di antara tiga kecamatan:

Kecamatan Kebomas, Gresik dan Manyar.

Dari waktu ke waktu sektor pertanian memainkan peranan penting

dalam perekonomian Indonesia. Karenanya, pembangunan sektor pertanian

terutama pertanian tanaman pangan menjadi prioritas utama. Namun

pembangunan pertanian membutuhkan faktor input berupa pupuk yang

berkualitas untuk memacu produktivitasnya. Salah satu perusahaan yang dapat

memenuhi kebutuhan pupuk secara nasional adalah PT Petrokimia Gresik.

Awalnya, proyek pembangunan pabrik pupuk dikota Gresik-Jawa

Timur dilakukan oleh pemerintah pada tahun 1964. Proyek pembangunan

pabrik pupuk ini diberi nama Projek Petrokimia Surabaja. Setelah selama

beberapa tahun mengalami penundaan karena faktor kesulitan biaya,

pembangunan pabrik pupuk baru itu akhirnya berhasil diselesaikan dan

22

Presiden Republik Indonesia berkenaan meresmikan pengoperasian perdananya

pada tanggal 10 Juli 1972, yang kemudian diabadikan sebagai hari jadi PT

Petrokimia Gresik.

Perubahan status perusahaan:

a. Perusahaan Umum(Perum)

Berdasarkan PP No.55/1971

b. Persero

Berdasarkan PP No. 35/1974 PP No.14/1975

c. Anggota Holding PT Pupuk Sriwidjaja(persero)

Berdasarkan PP No. 28/1997

d. Anggota Holding PT Pupuk Indonesia (persero)

Berdasarkan SK Kementrian Hukum & HAM Republik Indonesia,

Nomor: AHU-17695.AH.01.02 Tahun 2012

Dalam perkembangannya, PT Petrokimia Gresik secara konsisten dan

berkesinambungan melakukan inovasi produk dan pengembangan pabrik

berbasis teknologi. bermula dari produksi pupuk berbasis Nitrogen, PT

Petrokimia Gresik mengembangkan kemampuannya untuk memproduksi

pupuk berbasis fosfat, dan kemudian berkembang lagi kearah produksi

pupuk majemuk. Dari berbagai langkah inovasi dan pengembangan pabrik

yang dilakukan, PT Petrokimia Gresik telah bermetamorfosis dari sekedar

pabrik pupuk menjadi sebuah industri pupuk terlengkap dan terbesar di

Indonesia yang juga memproduksi produk non-pupuk, yang merupakan

23

anggota Holding yang dinaungi oleh PT Pupuk Indonesia Holding

Company.

2. Logo Perusahaan dan Arti

Sumber : Internal Perusahaan (2015)

Gambar 2.3 Logo PT Petrokimia Gresik

Inspirasi logo PT Petrokimia Gresik adalah seekor kerbau berwarna

kuning keemasan yang berdiri tegak diatas kelopak daun hijau berujung

lima dengan tulisan berwarna putih dibagian tengahnya. Seekor kerbau

berwarna kuning keemasan atau dalam bahasa jawa dikenal sebagai

kebomas merupakan penghargaan perusahaan kepada daerah dimana PT

petrokimia Gresik berdomisili, yakni kecamatan kebomas di kabupaten

Gresik. Kerbau merupakan simbol sahabat petani yang bersifat loyal, tidak

buas, pemberani, dan giat bekerja.

Kelopak daun hijau berujung lima melambangkan kelima sila

pancasila. Sedangkan tulisan PG merupakan singkatan dari nama

perusahaan Petrokimia Gresik. Warna kuning keemasan pada gambar

kerbau merepresentasikan keagungan, kejayaan dan keluhuran budi. Padu

padan hijau pada kelopak daun berujung lima menggambarkan kesuburan

24

dan kesejahteraan.

Tulisan PG berwarna putih mencerminkan kesucian, kemurnian

dan kejujuran. Sedangkan garis batas hitam pada seluruh komponen logo

merepresentasikan kewibawaan dan elegan. Warna hitam pada penulisan

nama perusahaan melambangkan kedalaman, stabilitas, dan yang teguh.

Nilai-nilai kuat yang selalu mendukung seluruh proses kerja.

3. Visi dan Misi Perusahaan

a. Visi

PT Petrokimia Gresik bertekad untuk menjadi produsen pupuk dan produk

kimia lainnya yang berdaya saing tinggi dan produknya paling banyak

diminati oleh konsumen.

b. Misi

1) Mendukung penyediaan pupuk nasional untuk tercapainya program

swasembada pangan.

2) Meningkatkan hasil usaha untuk menunjang kelancaran kegiatan

operasional dan pengembangan usaha perusahaan.

3) Mengembangkan potensi usaha untuk mendukung industri kimia

nasional dan berperan aktif dalam community development.

25

4. Lokasi Perusahaan

PT Petrokimia Gresik mempunyai areal tanah seluas 450 Ha yang

menempati areal tanah di tiga kecamatan di kota Gresik, yaitu:

a. Kecamatan Kebomas, meliputi: Desa Kebomas, Desa Tlogopatut, dan

Desa Randu Agung.

b. Kecamatan Manyar, meliputi: Desa Romo Meduran, Desa Pojok

Pesisir, dan Desa Tepen.

c. Kecamatan Gresik, meliputi: Desa Ngipik, Desa Karang Turi, Desa

Sukorame, dan Desa Tlogo Pojok.

Sumber : Dokumen Teknik Industri (2015)

Sumber: Internal Perusahaan (2015)

Gambar 2.4 Kantor Pusat PT Petrokimia Gresik

Dipilihnya Gresik sebagai lokasi pendirian pabrik pupuk PT

Petrokimia Gresik merupakan hasil studi kelayakan pada tahun 1962 oleh

Badan Persiapan Proyek-Proyek Industri (BP3I) dibawah Departemen

Perindustrian Dasar dan Pertambangan. Pada saat itu Gresik dinilai layak

sebagai lokasi industri dengan adanya pertimbangan bahwa :

26

1. Gresik merupakan daerah yang bertanah kapur dan tidak produktif untuk

pertanian, sehingga perlu diadakan pemanfaatan lahan untuk industri.

2. Tersedianya sumber air yang diambil dari aliran Sungai Brantas dan

Bengawan Solo.

3. Dekat dengan pelabuhan sehingga memudahkan untuk mengangkut

peralatan pabrik selama masa konstruksi, pengadaan bahan baku,

maupun perindustrian hasil produksi melalui angkutan laut.

4. Dekat dengan Surabaya yang memiliki kelengkapan yang memadai,

diantaranya tersedia tenaga kerja yang terampil.

5. Profil Pusat Arsip PT Petrokimia Gresik

Sesuai dengan penempatan Praktik Kerja Lapangan penulis di

Departemen Hukum dan Sekretariat. Struktur Organisasi Departemen Hukum

dan Sekretariat terlihat pada (gambar 2.5 )sebagai berikut:

27

Sumber: Internal Perusahaan (2015)

Gambar 2.5 Struktur Organisasi Departemen Hukum dan sekretariat

Job Description

1. Kepala Bagian Sekretariat

a. Kepala Seksi Tata Usaha

Melaksanakan kegiatan:

1) Menyusun, merencanakan, dan mengkopilasi biaya-biaya yang berkaitan

dengan kegiatan operasional ketatausahaan seperti biaya telepon,

faacsimile, distribusi dokumen barang, materai dan iuran keanggotaan

perusahaan dalam suatu organisasi serta biaya-biaya ketatausahaan

lainnya.

Kabag Sekretariat

Kasi Tata Usaha

Karu Administrasi

dan Korespondensi

3 Pelaksana

Karu Telepon dan Facsimle

9 Pelaksana

Kasi Kearsipan

Karu Pengelolaan Arsip Kantor

2 Pelaksana

Karu Pengelolaan Arsip Pabrik

2 Pelaksana

28

2) Mengawasi dan memberikan pelayanan dalam hal ekspedisi surat intern

maupun ekstern, surat-surat yang akan dikirim keluar perusahaan baik

dalam bahasa indonesia maupun bahasa asing dan tata persuratan

(korespondensi) lainnya.

3) Menyusun dan menyiapkan konsep sambutan Direksi untuk acara-acara

rutin perusahaan.

b. Kepala Seksi Kearsipan

Melaksanakan kegiatan:

1) Bertanggung jawab atas pelaksanaan tugas yang diberikan oleh atasan

langsung dibidang pengelolaan, penataaan, penyusutan dan pemusnahan

arsip in aktif perusahaan serta segala aspek pengembangan sistem

kearsipan perusahaan.

2) Bertanggung jawab untuk menyusun dan mengimplementasikan rencana

anggaran tahunan atau bulanan, dan tanggung jawab atas realisasinya.

3) Bertanggung jawab atas terselenggaranya kegiatan yang berhubungan

dengan pengelolaan, penataan dan penyusutan arsip in aktif perusahaan

serta segala aspek pengembangan kearsipan, yang akan dijabarkan lebih

lanjut dalam uraian tugas, wewenang dan tanggung jawab.

a) Kepala Regu Pengelolaan Arsip Kantor

Melaksanakan kegiatan:

(1) Menyusun dan mengimplementasikan program kerja dan anggaran untuk

29

kegiatan urusan pengelolaan arsip dan bertanggung jawab atas realisasinya

(2) Mengkoordinasikan hal-hal yang berhubungan dengan kegiatan

pengelolaan arsip-arsip perusahaan yang sudah in aktif, baik yang berada

di Pusat Arsip maupun di Unit kerja, meliputi:

(a) Penerimaan arsip in aktif dan seluruh unit kerja untuk disimpan

maupun dimusnahkan di Pusat Arsip

(b) Pencatatan”usulan simpan dan atau usulan musnah” yang diterima

dari unit kerja kemudian mencocokkan dengan fisik arsip atau

berkasnya

(c) Pemberkasan dan penataan arsip in aktif yang akan disimpan

sesuai pedoman kearsipan PT Petrokimia Gresik

(d) Entry data arsip yang sudah tersimpan

(e) Memantau perawatan dan pemeliharaan arsip in aktif yang berada

di Pusat Arsip secara rutin

(f) Usulan penyusutan arsip in aktif yang masa retensinya habis

(g) Pelaksanaan penyusutan dan pemusnahan arsip in aktif

b) Kepala Regu Pengelolaan Arsip Pabrik

Melaksanakan kegiatan:

(1) Menyusun dan mengimplementasikan program kerja dan anggaran

untuk kegiatan urusan pengelolaan arsip dan bertanggung jawab atas

realisasinya

(2) Mengkoordinasikan hal-hal yang berhubungan dengan kegiatan

30

pengelolaan arsip-arsip perusahaan yang sudah in aktif, baik yang

berada di Pusat Arsip maupun di Unit Kerja, meliputi:

a. Menerima arsip in aktif dari seluruh Unit Kerja untuk disimpan

sesuai daftar pertelaan yang telah disetujui atasan yang

bersangkutan dan memberi nomor urut penerimaan.

b. Menerima arsip yang akan dimusnahkan dari seluruh Unit Kerja

sesuai daftar pertelaan yang telah disetujui atasan yang

bersangkutan dan memberi nomor urut penerimaan.

c. Menata arsip in aktif yang akan disimpan sesuai pedoman

kearsipan yang berlaku.

d. Merawat pemeliharaan arsip in aktif yang berada di Pusat Arsip

secara rutin.

e. Melaksanakan penyusutan dan pemusnahan arsip in aktif yang

masa retensinya habis.

f. Melayani peminjaman penemuan kembali arsip in aktif.

B. Hasil Pengumpulan Data atau Informasi

Selama penulis melakukan penelitian di Pusat Arsip, maka prosedur

pemusnahan arsip yang ada di Pusat Arsip sebagai berikut:

PROSEDUR PEMUSNAHAN ARSIP IN AKTIF

Musnah 2 a 3 a 8 b 1

1 7 b 1

5 b 1 6 b 1

2 b ya

3 b 1 4 b 1

Tidak

Simpan 2 b1

Tidak

7 b 2

Ya 2 b 2 4 b 2

Penerimaan

arsip Musnah/simpan

Usulan musnah dari

Unit Kerja

Pemusnahan arsip

Berita Acara

pemusnahan arsip

Usulan simpan

dari Unit Kerja

Permanen/vital Penyimpanan arsip

permanen/vital

Pemberkasan &

pemeliharaan arsip

Scanning dokumen

Penyimpanan

arsip sesuai JRA Pemberkasan &

pemeliharaan arsip

Membuat usulan

pemusnahan arsip ke

Unit Kerja (sesuai

JRA) setuju

Penyimpanan

arsip

Sumber: Internal Perusahaan (2015)

Gambar 2.6 Prosedur Pemusnahan Arsip in aktif

31

32

Unit Kearsipan:

1. Penerimaan Arsip, kegiatan ini menerima arsip dari Unit Kerja dari masing-

masing Departemen atau Divisi atau Bagian. Unit Kerja harus mengisi form

daftar pertelaan arsip in aktif disimpan atau daftar pertelaan arsip dimusnahkan

di Pusat Arsip.

2. a. Apabila Usulan Musnah dari Unit Kerja, berarti arsip tersebut harus

dimusnahkan. Unit Kerja harus mengisi form daftar pertelaan arsip

dimusnahkan (seperti yang terlihat pada Gambar 2.7).

Sumber: Internal Perusahaan (2015)

Gambar 2.7 Form Daftar Pertelaan Arsip Dimusnahkan

33

3. a. Pemusnahan arsip, kegiatan ini memusnahkan arsip secara total. Di Pusat

Arsip pemusnahan arsip dengan cara pencacahan.

Sumber: Internal Perusahaan (2015)

Gambar 2.8 Mesin Pencacah Pemusnahan Arsip

2. b. Usulan simpan dari Unit Kerja ada dua yaitu disimpan secara permanen atau

tidak. Sebelumnya Unit Kerja harus mengisi form daftar pertelaan arsip

disimpan seperti terlihat pada gambar di bawah ini.

34

Sumber: Internal Perusahaan (2015)

Gambar 2.9 Form Daftar Pertelaan Arsip Disimpan

2. b. 1 Apabila penyimpanan arsip tidak permanen, ada beberapa tahap yang harus

dikerjakan Unit Kearsipan, sebagai berikut:

3. b. 1 Unit Kearsipan melakukan

Pemberkasan arsip terlebih dahulu antara lain:

a) Menyiapkan berkas arsip yang akan ditata dan peralatannya.

b) Memilah berkas arsip yang akan disimpan berdasarkan kesamaan jenis

arsip, tahun penciptaan dan klasifikasi.

c) Pembendelan, membendel arsip yang sudah dipilah

35

Sumber: Internal Perusahaan (2015)

Gambar 2.10 Pembendelan

d) Pencatatan berkas, mencatat pada log book pemberkasan, isinya: jenis

arsip, tahun penciptaan, klasifikasi, lokasi penyimpanan, tahun retensi

dan Unit Kerja pemilik arsip.

Sumber: Internal Perusahaan (2015)

Gambar 3.1 Pencatatan Berkas

36

e) Penyimpanan, menempatkan dokumen sesuai dengan sistem

penyimpanan dan peralatan yang dipergunakan.

f) Entry data, menginput data-data kedalam komputer melalui program

software komputer.

g) Pelabelan, memberi label pada sarana penyimpanan (dos).

Sumber: Internal Perusahaan (2015)

Gambar 3.2 Pelabelan

h) Pemeliharaan arsip in aktif dilakukan untuk menjaga keauntentikan atau

keaslian, keutuhan, keamanan dan keselamatan arsip. Pemeliharaan arsip

in aktif diantaranya membersihkan arsip dari debu dengan vacuum

cleaner, memberi kapur barus pada arsip tersimpan 3 bulan sekali,

membuka almari penyimpanan setiap 2 minggu sekali pada pagi hari dan

menutup pada sore hari dikarenakan menjaga kelembapan, menjaga

dokumen dari kebakaran dengan cara membuat himbauan dilarang

merokok, menjaga dokumen dari pencurian dengan cara menyimpan

dokumen penting dibrangkas, mengunci setiap pintu ruang penyimpanan

saat akan pulang, peminjaman yang korelasinya dengan dokumen yang

37

dipinjam harus mendapat persetujuan dari unit pemilik dokumen,

menjaga arsip elektronik dengan cara di password.

4. b 1 Penyimpanan arsip sesuai Jadwal Retensi Arsip, Jadwal retensi arsip

merupakan pedoman yang digunakan dalam kegiatan penyusutan arsip. Setiap

arsip ditentukan retensinya atas dasar nilai kegunaannya dan dituangkan dalam

bentuk jadwal retensi arsip. Jadwal retensi arsip adalah daftar yang berisi

tentang jangka waktu penyimpanan arsip yang dipergunakan sebagai pedoman

penyusutan arsip.

Sumber: Internal Perusahaan (2015)

Gambar 3.3 Jadwal Retensi Arsip PT Petrokimia Gresik

5. b 1 Membuat usulan pemusnahan arsip ke Unit Kerja, Unit Kearsipan membuat

surat usulan pemusnahan arsip yang berisi menginformasikan arsip in aktif

yang tersimpan di Pusat Arsip yang sudah layak untuk disusutkan, serta

dilampirkan daftar arsip in aktif yan retensinya habis.

38

Sumber: Internal Perusahaan (2015)

Gambar 3.4 Surat Usulan Pemusnahan

Sumber: Internal Perusahaan (2015)

Gambar 3.5 Daftar Arsip in aktif yang Retensinya Habis

39

6. b 1 Apabila arsip disetujui untuk dimusnahkan

7. b 1 Unit Kearsipan membuat berita acara pemusnahan arsip yang berisi hari,

tanggal, bulan, tahun, pemusnahan dilakukan dengan 3 pilihan penghancuran,

pembakaran, peleburan dan nama dan tanda tangan panitia sebagai saksi antara

lain dari Unit Kerja, Departemen Audit Administrasi dan Departemen Hukum

dan Sekretariat.

Sumber: Internal Perusahaan (2015)

Gambar 3.6 BA Pemusnahan Arsip

8. b 1 Pemusnahan arsip, kegiatan ini memusnahkan arsip secara total. Di Pusat

Arsip pemusnahan arsip dengan cara pencacahan.

7. b 2 Apabila arsip tersebut tidak disetujui untuk dimusnahkan sehingga arsip

tersebut disimpan kembali.

40

2. b 2 Apabila disimpan secara permanen

3. b 2 Unit Kearsipan melakukan pemberkasan dan pemeliharaan arsip terlebih

dahulu, pemberkasan arsip antara lain:

a) Menyiapkan berkas arsip yang akan ditata dan peralatannya.

b) Memilah berkas arsip yang akan disimpan berdasarkan kesamaan jenis

arsip, tahun penciptaan dan klasifikasi.

c) Pembendelan, membendel arsip yang sudah dipilah.

d) Pencatatan berkas, mencatat pada log book pemberkasan, isinya: jenis

arsip, tahun penciptaan, klasifikasi, lokasi penyimpanan, tahun retensi

dan unit kerja pemilik arsip.

e) Penyimpanan, menempatkan dokumen sesuai dengan sistem penyimpanan

dan peralatan yang dipergunakan.

f) Entry data, menginput data-data ke dalam komputer melalui program

software komputer.

g) Pelabelan, memberi label pada sarana penyimpanan (dos).

h) Pemeliharaan arsip in aktif dilakukan untuk menjaga keauntentikan atau

keaslian, keutuhan, keamanan dan keselamatan arsip. Pemeliharaan arsip

in aktif di Pusat Arsip dilakukan dengan kegiatan membersihkan arsip

dari debu 1 bulan sekali dengan vacuum cleaner, memberi kapur barus

pada arsip tersimpan 3 bulan sekali, membuka almari penyimpanan

setiap 2 minggu sekali pada pagi hari dan menutup pada sore hari

dikarenakan menjaga kelembapan, menjaga dokumen dari kebakaran

dengan cara membuat himbauan dilarang merokok, menjaga dokumen

41

dari pencurian dengan cara menyimpan dokumen penting dibrangkas,

mengunci setiap pintu ruang penyimpanan saat akan pulang, peminjaman

yang korelasinya dengan dokumen yang dipinjam harus mendapat

persetujuan dari unit pemilik dokumen, menjaga arsip elektronik dengan

cara di password.

4.b 2 Scanning dokumen, kegiatan ini untuk memindai dokumen yang hasilnya

akan ditransformasikan kedalam komputer sebagai data.

C. Pembahasan

Setelah melakukan penelitian pada Pusat Arsip PT Petrokimia Gresik, penulis

membandingkan beberapa prosedur pemusnahan arsip, yaitu:

1. Pembentukan panitia penilai

2. Penyeleksian arsip

3. Pembuatan daftar arsip usul musnah

4. Penilaian oleh panitia penilai

5. Permintaan persetujuan pemusnahan dari pimpinan pencipta arsip

6. Penetapan arsip yang akan dimusnahkan

7. Pelaksanaan pemusnahan arsip (PERKA No. 25 Tahun 2012).

Pada pasal 51 UU Nomer 43 tahun 2009 tentang kearsipan, prosedur

pemusnahan arsip adalah:

1. Pemusnahan arsip yang telah habis retensi dan yang tidak memiliki

nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan

perundang –undangan. Dilakukan terhadap arsip yang:

42

a. Tidak memiliki nilai guna.

b. Telah habis masa retensinya dan berketerangan berdasarkan

JRA.

c. Tidak ada peraturan perundang undang yang melarang.

d. Tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara.

2. Pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) wajib

dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang benar.

3. Pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2)

pada pencipta arsip merupakan tanggung jawab pimpinan pencipta

arsip yang bersangkutan.

Prosedur pemusnahan arsip yang ada di Pusat Arsip PT Petrokimia Gresik sebagai

berikut:

1. Penerimaan Arsip, kegiatan ini menerima arsip dari Unit Kerja dari

masing-masing Departemen atau Divisi atau Bagian. Unit Kerja

harus mengisi form daftar pertelaan arsip in aktif disimpan atau

daftar pertelaan arsip dimusnahkan di Pusat Arsip.

2. Unit Kearsipan melakukan pemberkasan arsip terlebih dahulu

pemberkasan arsip antara lain:

a. Menyiapkan berkas arsip yang akan ditata dan peralatannya.

b. Memilah berkas arsip yang akan disimpan berdasarkan kesamaan

jenis arsip, tahun penciptaan dan klasifikasi.

c. Pembendelan, membendel arsip yang sudah dipilah.

43

d. Pencatatan berkas, mencatat pada log book pemberkasan, isinya:

jenis arsip, tahun penciptaan, klasifikasi, lokasi penyimpanan,

tahun retensi dan Unit Kerja pemilik arsip.

e. Penyimpanan, menempatkan dokumen sesuai dengan sistem

penyimpanan dan peralatan yang dipergunakan.

f. Entry data, menginput data-data kedalam komputer melalui

program software komputer.

g. Pelabelan, memberi label pada sarana penyimpanan (dos).

h. Pemeliharaan arsip in aktif dilakukan untuk menjaga

keauntentikan atau keaslian, keutuhan, keamanan dan

keselamatan arsip. Pemeliharaan arsip in aktif diantaranya

membersihkan arsip dari debu dengan vacuum cleaner, memberi

kapur barus pada arsip tersimpan 3 bulan sekali, membuka almari

penyimpanan setiap 2 minggu sekali pada pagi hari dan menutup

pada sore hari dikarenakan menjaga kelembapan, menjaga

dokumen dari kebakaran dengan cara membuat himbauan

dilarang merokok, menjaga dokumen dari pencurian dengan cara

menyimpan dokumen penting dibrangkas, mengunci setiap pintu

ruang penyimpanan saat akan pulang, peminjaman yang

korelasinya dengan dokumen yang dipinjam harus mendapat

persetujuan dari unit pemilik dokumen , menjaga arsip elektronik

dengan cara di password.

44

44

21

3. Penyimpanan arsip sesuai Jadwal Retensi Arsip, Jadwal retensi arsip

merupakan pedoman yang digunakan dalam kegiatan penyusutan

arsip. Setiap arsip ditentukan retensinya atas dasar nilai kegunaannya

dan dituangkan dalam bentuk jadwal retensi arsip. Jadwal retensi

arsip adalah daftar yang berisi tentang jangka waktu penyimpanan

arsip yang dipergunakan sebagi pedoman penyusutan arsip.

4. Membuat usulan pemusnahan arsip ke Unit Kerja, Unit Kearsipan

membuat usulan pemusnahan arsip yang berisi menginformasikan

arsip in aktif yang tersimpan di Pusat Arsip yang berasal dari Unit

Kerja yang sudah layak untuk disusutkan beserta dilampirkan daftar

arsip yang retensinya sudah habis.

5. Unit Kearsipan membuat berita acara pemusnahan arsip yang berisi

hari, tanggal, bulan, tahun, pemusnahan dilakukan dengan 3 pilihan

penghancuran, pembakaran, peleburan dan nama, tanda tangan

panitia sebagai saksi antara lain dari Unit Kerja, Departemen Audit

Administrasi dan Departemen Hukum dan Sekretariat.

6. Pemusnahan arsip, kegiatan ini memusnahkan arsip secara total. Di

Pusat Arsip pemusnahan arsip dilakukan dengan cara pencacahan.

Dengan demikian prosedur pemusnahan arsip pada Pusat Arsip PT Petrokimia

Gresik sudah sudah sesuai PERKA No. 25 Tahun 2012. Adapun temuan dalam

melakukan proses pemusnahan, yaitu pada proses pencacahan yang dilakukan

oleh tenaga bantuan yang belum berpengalaman sehingga kemungkinan untuk

terjadinya penyimpangan atau kelalaian sangat besar.