BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN - repository.bsi.ac.id · Administrasi mencetak Nota Kontan dan membuatkan surat jalan di dalam File Surat Jalan setelah itu diberikan ke costumer service

36

BAB IV

RANCANGAN SISTEM USULAN

4.1. Umum

Sistem informasi teknologi dari era globalisasi ini berjalan sangat pesat,

perangkat software dan hardware yang sudah didesain sedemikian rupa untuk

menunjang teknologi disegala bidang agar lebih maju. Perangkat software dan

hardware sangat mudah diperoleh saat ini, kemajuan teknologi adalah alat

pengolaan data yang dapat mengolah data jumlah besar secar efektif dan efisien.

Dengan menggunakan teknologi sepeti ini maka keputusan yang diambil untuk

suatu permasalahan akan lebih cepat.

Sistem penjualan baju olahraga pada CV Kaersi Apparel Indonesia Bogor

sangat berperan penting dalam membantu perkembangan argobisnis, khususnya

pada peminat sepak bola dan olahraga, pedagang kaki lima. Sebagai prosedur

penjualan barang pada CV. Kaersi Apparel Indonesia yang penyimpanan data

sudah menggunakan komputer walaupun belum maksimal.

Sistem usulan yang penulis ajukan dilihat dari sistem dan prosedurnya

tidak jauh berbeda dari sistem sebelumnya. Hanya merupakan sistem

komputerisasi dari sistem yang telah berjalan pada CV. Kaersi Apparel Indonesia

khusunya dari proses prosedur pemesanan baju, prosedur pembayaran, prosedur

pembuatan laporan.

Dalam hal ini penulis mengajukan rancangan sistem usulan yang

didalamnya terdapat prosedur sistem usulan, diagram alir data sistem usulan,

kamus data sistem usulan terdiri dari kamus data dokumen masukan sistem usulan

37

dan kamus data sistem usulan dokumen keluaran sistem usulan, spesifikasi

rancangan sistem usulan terdiri spesifikasi bentuk dokumen masukan dan

spesifikasi bentuk dokumen keluaran, entity relationship diagram, spesifikasi file,

struktur kode, spesifikasi program, spesifikasi sistem komputer meliputi umum,

perangkat keras, perangkat lunak, serta jadwal implementasi.

4.2. Prosedur Sistem Usulan

1. Prosedur Pemesanan Baju

Pelanggan yang akan membeli barang diwajibkan datang ke bagian

penjualan dan meminta barang yang akan dibeli, setelah itu Bagian

Administrasi mengecek ke dalam File Data Barang apabila stok barang

ada maka berlanjut ke prosedur selanjutnya.

2. Prosedur Pembayaran

Setelah pelanggan mendapat konfirmasi, pelanggan membayar sesuai

transaksi pembayaran setelah itu File Transasksi Penjualan, lalu bagian

Administrasi mencetak Nota Kontan dan membuatkan surat jalan di dalam

File Surat Jalan setelah itu diberikan ke costumer service untuk

penyerahan baju olahraga kepada pelanggan.

3. Prosedur Pembuatan Laporan

Setiap akhir bulan Bagian Administrasi membuat laporan bulanan dan

kemudian akhir bulan setelah itu bagian penjualan merekapitulasi

berdasarkan File Transaksi Penjualan, File Barang, File Surat Jalan

diberikan pada pimpinan.

38

4.3. Diagram Alir Data Sistem Usulan

1. Diagram Konteks

Gambar IV. 1

Diagram Konteks

Keterangan:

BB : Bukti Bayar

NK : Nota Kontan

SJ : Surat Jalan

LPB : Laporan Bulanan

39

2. Diagram Nol

Gambar IV. 2

Diagram Nol

Keterangan:

DB : Data Barang

BB : Bukti Bayar

NK : Nota Kontan

BP : Bukti Pembayaran

SJ : Surat Jalan

LPB : Laporan Bulanan

40

4.4. Kamus Data Sistem Usulan

A. Kamus Data Dokumen Keluaran

1. Nota Kontan

Nama Arus Data : Nota Kontan

Alias : NK

Bentuk Data : Cetakan Komputer

Arus Data : Proses 2.0 pelanggan

Penjelasan : Untuk bukti pembayaran

Periode : Setiap ada pembayaran

Struktur Data :

Header = Nama_instansi + Alamat + Instansi +

Judul + No. Plg + Tgl

Keterangan :

Judul = Struk Pembayaran

No. Plg *6 Digit*

Tgl *Date*

Isi = Telah_diterima_dari + sejumlah_uang +

1{No + Keterangan + Jumlah}11 + Total

Pembayaran

Keterangan :

Telah_diterima_dari

*20 Digit*

Sejumlah_uang *Currency*

No *2 Digit*

41

Keterangan *10 Digit*

Jumlah *Currency*

Total_Pembayaran *Currency*

Footer = tanggal + tanda_tangan

2. Laporan Bulanan Penjualan

Nama Arus Data : Laporan penjualan

Alias : LPB


Arus Data : Proses 3.0 - pimpinan

Penjelasan : Untuk laporan Kegiatan bulanan penjualan

Periode : Setiap akhir bulan penjualan

Struktur Data :

Header = Nama_Instansi + Alamat + No. Telephone

Isi = judul + 1{No + Kode + Nama_Barang +

Stok + Sisa + Modal + Jual + Laba} 11 +

Keterangan :

Judul = laporan penjualan bulanan

No *2 digit*

Kode *6 digit*

Nama_barang *20 digit*

Stok *3 digit*

Sisa *3 digit*

Modal *currency*

Jual *currency*

42

Laba *currency*

Footer = Bagian_admin + Ttd

3. Surat Jalan

Nama Arus Data : Surat Jalan

Alias : SJ


Arus Data : Proses 2.0 Pelanggan

Penjelasan : Untuk Bukti Penyerahan Baju Olahraga

Periode : Setiap ada pelunasan Pembayaran

Sruktur Data :

Header = Nama_intansi + Alamat + Intansi + judul

+ Kode + kepada + Alamat + Telepon +

Tanggal + Kirim_ke

Keterangan :

Judul = Surat Jalan

Isi = 1 {No + Kode_Barang + Nama_Barang +

Unit + Jumlah_Barang }

Keterangan :

No *2 Digit*

Kode_Barang *30 Digit*

Nama_Barang *30 Digit*

Unit *4 Digit*

Jumlah_Barang *30 Digit*

43

Footer = Tanda_terima +

Coustomer_Service + Kasir

4.5. Spesifikasi Rancangan Sistem Usulan

Dalam spesifikasi sistem usulan ini menggunakan beberapa dokumen input

dan dokumen output.

4.5.1. Bentuk Dokumen Keluaran

1. Bukti Pembayaran

Nama Dokumen : Bukti Pembayaran

Fungsi : Bukti Transaksi

Sumber : Bagian Administrasi

Tujuan : Pelanggan

Media : Kertas

Jumlah : Satu Lembar

Frekuensi : Setiap Ada Penjualan

Bentuk : Lihat Lampiran D.1

2. Laporan Bulanan

Nama Dokumen : Laporan Bulanan

Fungsi : Laporan Kegiatan Bulanan


Tujuan : Pimpinan

Media : Kertas

Jumlah : Satu Rangkap

Frekuensi : Setiap Akhir Bulan

44


3. Surat Jalan

Nama Dokumen : Surat Jalan

Fungsi : Penyerahan Baju Olahraga


Tujuan : Pelanggan

Media : Kertas

Jumlah : Satu Lembar

Frekuensi : Setiap Ada Penjualan


4.5.2. Entity Relationship Diagram

Penggambaran proses relasi yang telah dibuat pada diagram alir data

dikembangkan kembali ke dalam bentuk entity relationship diagram, sihingga

hubungan antar entity satu dengan lainnya dapat dilihat dan melibatkan rancangan

field-field di dalam database. Berikut adalah ERD yang penulis buat utuk sistem

penjualan.

45

1. Entity Relationship Diagram

Gambar IV.3

Entity Relationship Diagram

46

2. Logical Relationship Struce

Gambar IV.4

Logical Relationship Struce

47

4.5.3. Spesifikasi File

File adalah komponen uama dari sebuah sistem komputerisiasi. File

memiliki fungsi seagai data masukan dan keluaran untuk menunjang jalannya

sisem dan pogram yang sedang dibangun.Adapun spesifikasi file tersebut adalah:

1. File Pelanggan

Nama File : File Pelanggan

Akronim : Pelanggan

Fungsi File : Melihat Data Pelanggan

Tipe File : File Master

Organisasi File : Index Sequential

Akses File : Random

Media : Harddisk

Panjang Record : 105 bytes

Kunci Field : Idpelanggan

Software : Microsoft Access 2010

Tabel IV. 1

Spesifikasi File Data Pelanggan

No. Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan

1. No. Pelanggan No_PLG Text 9 Primary Key

2. Nama

Pelanggan Nm_PLG Text 30

3. Jenis Kelamin Jns_Kelamin Text 2

4. No. Handphone No_HP Text 13

5. Alamat Alamat Text 50

48

2. File Transaksi Pembayaran

Nama File : Transaksi Pembayaran

Akronim : Penjualan

Fungsi File : Untuk melakukan transaksi penjualan

Tipe File : File Transaksi


Akses File : Random

Media : Harddisk


Kunci Field : nopenjualan


Tabel IV. 2

Spesifikasi File Transasksi Pembayaran


1. No. Transaksi

Penjualan No_PMB Text 9 Primary Key

2. No. Barang Id_BRG Text 9 Foriegen

Key

3. Nama Barang Nm_BRG Text 30

4. Tanggal Tgl Date/Time

5. Total Total Currency

6. Uang Bayar Ubay Currency

7. Uang Kembali Ukem Currency

8. Quantity QTY Currency

49

3. File Data Barang

Nama File : Data Barang

Akronim : Barang

Fungsi File : Untuk melihat data barang

Tipe File : File Transaksi


Akses File : Random

Media : Harddisk


Kunci Field : nobarang


Tabel IV. 3

Spesifikasi File Data Barang


1. No. Barang Id_BRG Text 6 Primary Key

2. Nama. Barang Nm_BRG Text 9

3. Ukuran Jns_BRG Text 30

4. Harga Harga Currency

5. Stok Stok Text

4.5.4. Struktur Kode

Elemen-elemen yang dibentuk menjadi kode-kode terdapat dalam

perancangan aplikasi program. Tujuan dari pemakaian kode ini adalah untuk

mempercepat, mempermudah dalam pengambilan data dan melihat tempat

50

penyimpanan data dalam file. Adapun spesifikasi kode-kode sistem usulan ini

adalah:

1. Kode Pelanggan

X X 9 9 9 9 9 9 9

Contoh:

1 3 1 2 0 2 0 0 1

2. Kode Transaksi Penjualan

X X 9 9 9 9 9 9 9

Contoh:

1 6 1 2 0 2 0 0 1

Nomor Urut

Bulan

Tanggal

Kode Pelanggan

Nomor Urut

Bulan

Tanggal

Kode Transaksi

Penjualan

51

3. Kode Petugas

X X 9 9

Contoh:

1 3 0 1

4. Kode Barang

X X X 9 9 9

Contoh:

1 6 1 2 3 9

Nomor Urut

Kode Petugas

Nomor Urut

Jenis Barang

Kode Barang

52

4.5.5. Spesifikasi Program

Spesifikasi program sangat dibutuhkan pada sistem usulan ini. Denga

diagram HIPO programmer dapat menspesifikasikan dengan mudah program yang

akan digunakan pada sistem usulan ini. Adapun penjelasan dari program usulan

ini sebagai berikut:

Gambar IV. 3

HIPO Perancangan Penjualan

53

1. Spesifikasi Program Menu Utama

Nama Program : Menu Utama

Akronim : Menuutama.frm

Fungsi : Menampilkan Menu Master, Menu Transaksi,

Menu Laporan dan Keluar.

Bahasa Pemograman : Microsoft Visual Basic 6.0

Bentuk Tampilan : Lihat Lampiran E.1

Proses Program :

a. Klik Menu Master untuk melihat Data Barang, Data Supplier, dan

Data Petugas.

b. Klik Menu Transaksi untuk melihat File Transaksi Penjualan.

c. Klik Menu Laporan untuk melihat dan mencetak Laporan

Penjualan.

d. Klik Keluar untuk keluar dari program, kemudian akan tampil

pesan “Keluar dari Program?”

1) Jika pilih “Yes”, maka akan keluar dari program.

2) Jika pilih “No”, maka akan tetap pada form itu.

2. Spesifikasi Program Menu Login

Nama Program : Login

Akronim : Login.frm

Fungsi : Menampilkan File Login



Proses Program :

54

a. Isi nama user dengan user pemakaian, lalu enter maka kursor akan

pindah ke password.

b. Isi password sesuai dengan password pemakai dan tekan enter

apabila user dan password benar maka akan masuk kedalam

menu utama.

c. Klik TUTUP untuk membatalkan login kemudian akan tampil

pesan “Keluar dari Program?”

1) Jika pilih “Yes”, maka akan keluar dari program.

2) Jika pilih “No”, maka akan tetap pada form itu.

3. Spesifikasi Program Menu Data Barang

Nama Program : Data Barang

Akronim : Barang.frm

Fungsi : Menampilkan File Data Barang



Proses Program :

a. Klik Menu Master, lalu klik Menu Data Barang.

b. Klik Tambah untuk menambah dan mengisi Data Barang.

c. Klik Ubah untuk mengubah data yang sudah tersimpan.

d. Klik Simpan untuk menyimpan Data Barang.

e. Klik Hapus untuk menghapus Data Barang.

f. Klik Cetak untu mencetak Data Barang.

g. Klik Keluar untuk keluar dari Menu Data Barang.

55

4. Spesifikasi Program Menu Data Petugas

Nama Program : Data Petugas

Akronim : Petugas.frm

Fungsi : Menampilkan File Data Petugas



Proses Program :

a. Klik Menu Master, lalu klik Menu Data Petugas.

b. Klik Tambah untuk menambah dan mengisi Data Petugas.


d. Klik Simpan untuk menyimpan Data Petugas.

e. Klik Hapus untuk menghapus Data Petugas.

f. Klik Cetak untu mencetak Data Petugas.

g. Klik Keluar untuk keluar dari Menu Data Petugas.

5. Spesifikasi Program Menu Transaksi Penjualan

Nama Program : Transaksi Penjualan

Akronim : Penjualan.frm

Fungsi : Menampilkan File Transaksi Penjualan



Proses Program :

a. Klik Menu Transaksi, lalu klik Menu Transaksi Penjualan.

b. Klik Tambah untuk menambah dan mengisi Transaksi Penjualan.


56

d. Klik Simpan untuk menyimpan Transaksi Penjualan.

e. Klik Hapus untuk menghapus Transaksi Penjualan.

f. Klik Cetak untu mencetak Transaksi Penjualan.

g. Klik Keluar untuk keluar dari Menu Transaksi Penjualan.

6. Spesifikasi Program Menu Laporan Penjualan

Nama Program : Laporan Penjualan

Akronim : lppenjualan.frm

Fungsi : Untuk menampilkan dan mencetak laporan

penjualan



Proses Program :

a. Klik Menu Laporan, lalu klik Menu Laporan Penjualan.

b. Isi periode laporan yang ingin di cetak.

c. Klik Lihat untuk melihat isi laporan.

d. Klik Cetak untuk mencetak laporan.

e. Klik Keluar untuk keluar dari Menu Laporan Simpanan.

4.6. Spesifikasi Sistem Komputer

4.6.1. Umum

Sistem komputer terdiri dari tiga komponen utama, yaitu perangkat keras

(hardware), perangkat lunak (software) dan perangkat manusia (brainware).

Ketiga komponen tersebut saling mendukung satu sama lain agar suatu sistem

dapat berkerja dengan kinerja yang baik.

57

4.6.2. Perangkat Keras

Perangkat keras yang dimaksud adalah seperangkat alat yang diperlukan

dalam sistem usulan sebagai berikut:

1. Processor : Pentium IV

2. RAM : 2 GB

3. Monitor : Toshiba 14”

4. Harddisk : 500 GB

5. Keyboard : 108 Keys

6. Printer : Canon Pixma MP237

7. Mouse : Standar Mouse

4.6.3. Perangkat Lunak

Perangkat lunak (Software) adalah komponen data processing yang berupa

program-program dan teknik-teknik lain untuk mengontrol sistem. Di dalam

sistem usulan penulis usulkan adalah menggunakan program Visual Basic

berpedoman pada keistimewaan yang dimiliki oleh program paket tersebut.

Adapun perangkat lunak yang dipergunakan dalam pembuatan tugas akhir

ini adalah:

1. Sistem Operasi : Windows 7 Ultimate 32-bit

2. Paket Software : Visual Basic 6.0 dan Microsoft Access 2010

4.7. Jadwal Implementasi

Implementasi adalah suatu prosedur mengenai tahap yang akan dilakukan

pada penyelesaian segala sesuatu yang dibutuhkan dalam proses implementasi

yang berupa komputerisasi sistem. Dalam proses implementasi ini dibutuhkan

58

jadwal yang berfungsi sebagai panduan atau pendoman terhadap kegiatan atau

tahapan yang harus dilakukan di dalam proses implementasi sistem tersebut.

Adapun jadwal implementasi tersebut adalah:

1. Persiapan Data Awal

Dengan mengadakan riset, maka data yang diperlukan untuk membangun

sistem baru dapat diperoleh. Kegiatan yang dilakukan antara lain

penyiapan dan perekaman data ke dalam file, kegiatan ini diperkirakan

membutuhkan waktu satu minggu.

2. Analisa

Proses mempelajari sistem yang sedang berjalan berikut permasalah yang

ada. Adapun tujuan untuk mendapatkan gambaran tentang bentuk

permasalahan pada lembaga tersebut sehingga dapat dikurangi terjadinya

kesalahpahaman presepsi antara sistem yang diusulkan penulis dengan

sistem yang berjalan. Untuk menganlisa dibutuhkan waktu dua minggu.

3. Desain Sistem

Proses mendesain sistem yang akan diusulkan oleh penulis. Proses ini

dibutuhkan waktu selama satu minggu.

4. Desain Perangkat Lunak

Proses mendesain perangkat lunak yang akan digunakan dan yang

mendukung pembuatan dan berjalannya program usulan yang diajukan

penulis. Proses ini dibutuhkan waktu selama satu bulan.

59

5. Pembuatan dan Tes Program

Pembuatan berikut pengetesan program dikelompokan menjadi menu

utama dan sub menu utama program untuk pembuatan program dan

pengetesan program dibutuhkan waktu selama dua minggu.

6. Tes Sistem

Tes sistem adalah kegiatan yang bertujuan untuk melakukan uji coba

terhadap sistem secara keseluruhan dan sampai dimana sistem ini dapat

dipahami dengan baik dan benar. Tes sistem membutuhkan waktu selama

satu minggu.

7. Pelatihan

Kegiatan ini dilaksanakan untuk menjelaskan tentang perangkat lunak dan

cara pengoperasian sistem yang dipilih dilihat dari tingkat pendidikan

yang sesuai dengan posisi mereka. Kegiatan ini dibutuhkan waktu selama

satu minggu.

8. Pembuatan Buku Petunjuk

Pembuatan buku ini berguna dalam tata cara pelaksanaan sistem usulan

agar pengguna sistem dapat mempelajari prosedur sistem secara

menyeluruh. Dalam pembuatan buku ini membutuhkan waktu dua minggu.

9. Evaluasi dan Operasional

Setelah semua tahap berjalan lancar dan sepenuhnya layak diterapkan,

maka sistem usulan tersebut mulai dapat dijalankan. Apakah sistem usulan

ini sesuai dengan kebutuhan operasional yang ada atau tidak, serta

dibutuhkan waktu selama satu minggu untuk menjalankannya. Untuk lebih

60

jelasnya mengenai jadwal implementasi tersebut, maka secara ringkas

dapat dilihat pada gambar jadwal implementasi berikut ini:

Tabel IV.4

Jadwal Implementasi

No. KEGIATAN

WAKTU

BULAN I BULAN II BULAN III

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1. Persiapan data awal

2. Analisa

3. Desain Sistem

4. Desain Perangkat Lunak

5. Pembuatan dan Tes Program

6. Tes Sistem

7. Pelatihan

8. Pembuatan Buku Petunjuk

9. Evaluasi dan Operasional

Documents

BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN - repository.bsi.ac.id · Administrasi mencetak Nota Kontan dan membuatkan surat jalan di dalam File Surat Jalan setelah itu diberikan ke costumer service