BAB VIII STUDI KASUS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI SIKLUS … · 2019. 12. 12. · BAB VIII STUDI KASUS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI SIKLUS BUKU BESAR ... Gambar 8.14 Gambar ERD. Purwanto

Purwanto SE, MCs|97

BAB VIIISTUDI KASUS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

SIKLUS BUKU BESAR

Gambaran Kasus Siklus Buku Besar Pengeluaran

Sistem pencatatan yang ada di dalam Golden Audio masih menggunakanpencatatan manual yang dilakukan oleh pemiliki toko sendiri denganmenuliskan jumlah nominal penerimaan dan pengeluaran kas yang terjadi ditoko Golden Audio Mobil. Toko ini menyediakan jenis item-item dan jasauntuk variasi mobil. Pada toko ini biasanya memperoleh item persediaan darisupplier luar kota seperti V-Cent Auto Seat Cover (Jakarta), Sukses JayaSejahtera (Solo), TAC (Jakarta), AAA ( Jakarta) dan Ristana (Semarang). Olehkarena itu, kelompok membuat sistem aplikasi buku besar siklus pengeluaranyang memiliki bagian-bagian seperti tabel, form, subform, report danswitchboard. Bagian-bagian tersebut berkaitan antara satu dengan yanglainnya sehingga dapat menjadi sebuah aplikasi yang dapat memudahkanaktivitas pencatatan yang dilakukan oleh toko Golden Audio Variasi Mobil.

Rancangan Sistem Siklus PenggajianRancangan Tabel

Tabel Persediaan

Gambar 8.1 Rancangan Tabel Persediaan

98 |Perancangan Sistem Informasi Akuntansi

Tabel persediaan ini digunakan untuk menyimpan data informasipersediaan barang yang ada di dalam Toko Golden Audio. Tabel persediaanini berisikan kode item, nama item, jenis item, satuan item, harga item.

Tabel Pembelian

Gambar 8.2 Rancangan Tabel Pembelian

Tabel pembelian ini digunakan untuk menyimpan data informasi pembelianyang telah dikeluarkan oleh toko Golden Audio Variasi Mobil berdasarkan kodeitem dan kode vendor. Didalam tabel pembelian ini terdapat no faktur, kodevendor, kode item, tanggal pembelian, jumlah item.

Tabel Vendor

Gambar 8.3 Rancangan Tabel Vendor

Tabel vendor digunakan untuk menyimpan data informasi nama vendoryang menjadi supplier dari item-item yang dimiliki oleh toko Golden Audio.

Purwanto SE, MCs|99

Tabel Akun

Gambar 8.4 Rancangan Tabel Akun

Tabel akun digunakan untuk menyimpan informasi data akun-akun yangterkait dengan Buku Besar pengeluaran toko Golden Audio.

Query Form Pembelian ke Jurnal

Gambar 8.5 Rancangan Form Pembelian

Query Buku Besar

Gambar 8.6 Rancangan Buku Besar


Query Pembelian

Gambar 8.7 Rancangan Query Pembelian

Rancangan Userinterface

Form Log In

Gambar 8.8 Form Login

Form ini menampilkan log in yang ditampilkan ketika membuka tampilanawal pada aplikasi sistem buku besar pengeluaran. Untuk membuka sistemaplikasi ini harus memasukkan username dan password terlebih dahulu.

Purwanto SE, MCs|101

Switchboard Menu Utama

Gambar 8.9 From Switchboard Menu Utama

Gambar 8.9 From Switchboard Menu Utama

Switchboard ini merupakan tampilan pada sistem buku besar pengeluarankelompok yang memiliki sebuah menu utama yaitu form dan buku besar.Switchboard ini memiliki fungsi untuk memudahkan di dalam menampilkanbagian yang ingin dibuka.


Form Pembelian

Gambar 8.10 Form Pembelian

Form pembelian ini digunakan untuk memasukkan data informasi transaksipengeluaran pembelian yang telah dilakukan oleh toko Golden Audio. Formpembelian ini juga dapat menampilkan, menambah serta menghapus datapembelian yang ada di toko Golden Audio. Jadi, ketika terdapat aktivitastransaksi pembelian item-item kepada supplier oleh toko Golden Audiolangsung dapat di masukkan datanya ke dalam form pembelian beserta kodevendor, tanggal pembelian serta jumlah dan harga item.

Form Pembelian ke Jurnal

Gambar 8.11 Form Pembelian ke Jurnal


Form pembelian ke jurnal ini merupakan hasil dari penginputan data yangtelah di masukkan dari form pembelian. Kemudian di dalam form pembelianke jurnal ini dapat dimasukkan jurnal sesuai dengan informasi transaksipembelian yang telah dilakukan.

Report Buku Besar Pengeluaran

Gambar 8.12 Form Buku Besar

Report buku besar ini merupakan sistem yang menampilkan kalkulasiperhitungan dari semua rekapan pengeluaran kas yang berada di GoldenAudio Variasi Mobil.

Gambaran Kasus Siklus Buku Besar Penggajian

Transaksi penggajian yang terdapat di Toko Golden Audio masih dilakukan secaramanual, dimana pemilik memberikan gaji secara langsung kepada karyawannyadan mencatatnya dalam nota atau catatan. Gaji tersebut diberikan pada hari Sabtusetiap minggunya, dimana pemberian gaji ini dilakukan berdasarkan catatan daftarhadir dan jumlah lembur karyawan. Sebelumnya toko ini belum pernah membuatbuku besar, termasuk di bagian penggajian.

Oleh karena itulah, membuat sebuah sistem yaitu sistem buku besar bagianpenggajian, yang dapat diartikan sebagai sistem pemrosesan transaksi dalam


penggajian, dimana setiap transaksi penggajian yang dilakukan akan dicatatpada jurnal dan kemudian di-posting ke dalam buku besar. Hal tersebut dapatdilakukan secara manual maupun komputerisasi. Namun, dengan kemajuanteknologi dan perkembangan jaman, membuat sistem tersebut dengan ber-basis komputer. Sehingga, pemrosesan transaksi penggajian dapat dilakukandengan otomatis dan mudah setelah meng-input data yang dibutuhkan.Sistem buku besar bagian penggajian yang dikembangkan ini berbasis akrual,di mana Microsoft Access adalah media yang gunakan untuk membuat danmengembangkan sistem tersebut.

Sistem buku besar bagian penggajian yang dibuat pada dasarnya merupakanbentuk realisasi atas teori-teori mengenai Analisis Perancangan SistemAkuntansi yang telah dipelajari sebelumnya. Sebagai mahasiswa yang telahdipersiapkan untuk terjun ke dalam dunia kerja demi memenuhi kebutuhanmasyarakat, melakukan perancangan sistem tersebut untuk menjadi bagiandari bentuk pengabdian masyarakat.

Dalam merencanakan perancangan sistem tersebut, lakukan dengan memilihobjek penelitian, melakukan wawancara dan pengamatan pada satu objek dariToko Golden Audio, dimana sistem pencatatan akuntansinya masih dilakukansecara manual. Berdasarkan tujuan sistem akuntansi yang mempermudahpencatatan dan pengolahan data dalam akuntansi, maka ingin mengaplikasi-kannya dalam bentuk kerja nyata. Sehingga, membuat sistem akuntansi denganberfokus kepada buku besar dalam sistem penggajian di Toko Golden Audio.

Pemilihan sistem yang dibuat didasarkan atas pengamatan terhadap apa yangdibutuhkan oleh pemilik usaha. Di lain sisi, juga mengamati bahwa pemilikmasih belum begitu memahami bagaimana sistem pembukuan akuntansi untukusahanya. Sehingga, hal tersebut dijadikan sebagai peluang untuk membantudan menyarankan pencatatan atas penggajian hingga melakukan posting kebuku besar dalam bentuk akun-akun, yang dapat menjadi dasar dalam pem-buatan laporan keuangan.

Rancangan Sistem Siklus Buku Besar Penggajian

Dasar Pembuatan Sistem


Dalam pembuatan suatu sistem, pada dasarnya harus memahami danmerancang terlebih dahulu Data Flow Diagram (DFD) dan Resources EventAgent (REA) dalam suatu siklus. Berikut penjelasan mengenai DFD sertaREA dalam siklus.

Rancangan Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram (DFD) merupakan suatu cara untuk membuatrancangan model suatu sistem, dimana terdapat alur data yang dapatmenghubungkan antara satu bagian sistem dengan bagian sistem yanglain. DFD dapat berguna untuk menjelaskan suatu proses kerja sistemdalam sebuah perusahaan. Berikut model DFD pada sistem:

Gambar 8.13 DFD Level 1

Berdasarkan model DFD di atas, terdapat 3 proses dalam sistem bukubesar bagian penggajian yang dibuat, yaitu meng-input transaksi bagian


penggajian, meng-update jurnal umum, serta mem-posting buku besar.Sistem ini diawali dari pemilik yang memberikan slip gaji, kemudiansistem akan melakukan proses input transaksi gaji dengan melihat ataumengecek data karyawan, data keterangan tansaksi, serta data akun.Sistem ini akan menghasilkan data berupa keterangan transaksi dantransaksi keuangan. Selain dapat di-input, dalam sistem ini juga dapatmelakukan perubahan data karyawan, data akun, dan data keterangantransaksi.

Kemudian proses kedua adalah meng-update jurnal umum, dimana dalamjurnal umum perlu melihat data-data yang telah diolah dalam proses 1.Data-data yang dimaksud adalah data transaksi keuangan, data keterangantransaksi, dan data akun. Dalam proses kedua akan dihasilkan jurnal umumyang diberikan ke proses selanjutnya, yaitu mem-posting buku besar. Prosesketiga ini juga membutuhkan data transaksi keuangan, data keterangantransaksi, serta data akun. Proses ketiga ini akan dihasilkan buku besar,dimana akan ditampilkan lagi kepada pemilik sehingga pemilik dapatmengetahui jumlah saldo setiap akun dalam buku besar.

Rancangan Resources Event Agent (REA)Resources Event Agent (REA) merupakan suatu alat pemodelan (terdiridari resources, events, agents) yang penting dalam melakukanperancangan database sistem informasi akuntansi. Dalam model REAinilah kita dapat melihat dan mengidentifikasi hubungan (relationship)antar entitas yang ada. Berikut model REA dalam sistem :

Gambar 8.14 Gambar ERD


Sistem memiliki beberapa entitas yang terbagi menjadi 1 resources yaituakun, 2 events yaitu transaksi keuangan dan keterangan transaksi, sertayang terakhir adalah 1 agents yaitu karyawan. Dalam model REA di atas,dapat kita ketahui bahwa entitas-entitas yang ada saling mempunyaihubungan. Pertama adalah antara entitas akun dengan transaksi keuangandengan hubungan one-to-many. Kedua adalah antara entitas keterangantransaksi dengan transaksi keuangan dengan hubungan one-to-many. Danyang terakhir adalah antara entitas karyawan dengan transaksi keuangandengan hubungan one-to-many.

Rancangan Tabel & QueryPemahaman atas DFD dan REA kemudian menjadi dasar logika dalam

pembuatan sistem akuntansi dengan Microsoft Access. Berikut langkah-langkahnya : Tabel

Langkah pertama dalam mengoperasikan Microsoft Access dimulaidengan membuat tabel. Tabel merupakan tempat penyimpanan utamadata (database) keseluruhan sistem. Sehingga, penyusunan tabel yangbenar dan sesuai dengan kebutuhan dan lengkap akan membuat datayang telah diinput dapat diproses oleh komputer. Untuk sistem bukubesar bagian penggajian, membuat beberapa macam tabel yangdiperlukan untuk pengolahan data seperti dalam gambar dibawah ini.

Gambar 8.15 Rancangan Tabel Gaji Karyawan


QueryLangkah kedua, membuat query. Query adalah bentuk permintaan datakita yang berupa bahasa bisnis, untuk mengolah data dalam tabelmenjadi suatu informasi yang bisa dimengerti. Query sendiri buat adayang berdasarkan satu tabel saja, ada juga yang lebih. Sehingga, denganmembuat query, bisa memilih data mana saja yang hendak ditampilkanpada suatu tabel. Selain itu, dengan query bisa mengatur data mana sajayang akan diambil dari tabel dan membuat rumus untuk perhitungan.Query ini akan digunakan sebagai sumber data dalam pembuatan reportdan formulir. Untuk sistem buku besar bagian penggajian, membuatbeberapa macam query yang diperlukan untuk pengolahan data, sepertipada gambar berikut

Gambar 8.16 Rancangan Query

Rancangan Userinterface Formulir

Langkah ketiga yaitu membuat formulir. Formulir inilah yang akanditampilkan setiap ingin menggunakan sistem. Formulir sendirimerupakan bagian sistem untuk menerima input-an dari user data-data dalam tabel/query dalam bentuk interface grid, tombol, danlain-lain. Formulir buat agar para user bisa meng-input data yangingin diproses oleh sistem. Sehingga untuk sistem buku besar bagian


penggajian, membuat beberapa formulir seperti yang terlampirdibawah ini. Kemudian ada juga formulir Login, yang secara khususdibuat, sehingga saat pertama kali mengoperasikan sistem, makaakan diminta memasukkan User Name dan Password terlebihdahulu. Berikut gambar dari formulir yang miliki.

Gambar 8.17 Rancangan Form input transaksi

Gambar 8.18 Rancangan Form Kode Rekening


Gambar 8.19 Rancangan Form Slip Gaji

ReportLangkah keempat adalah membuat report. Report akan digunakanuntuk merepresentasikan hasil olahan data menjadi informasi yangsiap di cetak di lembaran kertas, sehingga dapat dianalisis dandigunakan oleh pengguna. Report yang buat ada yang menggunakanReport Wizard, ada juga yang menggunakan Report Design. Berikuttampilan report yang buat.

Gambar 8.20 Rancangan Report


Langkah terakhir setelah selesai membuat formulir dan report adalahmembuat Halaman Utama dengan memakai switchboard.

Gambar 8.21 Rancangan Menu Utama

Gambar 8.22 Tampilan Akun-akun pada Buku Besar


Gambar 8.23 Tampilan Buku Besar Kas

Gambar 8.24 Tampilan Buku Besar Hutang Gaji


Gambar 8.25 Tampilan Modal pada Buku Besar

Gambar 8.26 Tampilan Akun Beban Gaji pada Buku Besar


Gambar 8.27 Tampilan pada Jurnal Umum

Documents

BAB VIII STUDI KASUS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI SIKLUS … · 2019. 12. 12. · BAB VIII STUDI KASUS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI SIKLUS BUKU BESAR ... Gambar 8.14 Gambar ERD. Purwanto