Bacsó Miklós - Táblázatkezelés haladóknak

MUNK

AANY

AG

A kvetelmnymodul megnevezse: Szmtgp kezels, szoftverhasznlat, munkaszervezs

Bacs Mikls

Tblzatkezels haladknak

A kvetelmnymodul szma: 1142-06 A tartalomelem azonost szma s clcsoportja: SzT-013-50

MUNK

AANY

AG

TBLZATKEZELS HALADKNAK

1

TBLZATKEZELS HALADKNAK, AVAGY A HATKONY TBLZATKEZELS

ESETFELVETS MUNKAHELYZET

Az a vllalkozs, ahol n dolgozik, informatikai eszkzk forgalmazsval foglalkozik. Munkahelyi vezetje nt azzal a feladattal bzza meg, hogy a rendelkezsre ll eladsi adatok alapjn tblzatkezel program segtsgvel hajtson vgre klnbz statisztikai s pnzgyi szmtsokat, elemzseket, amelyekbl majd gazdasgi szakemberek dolgoznak tovbb.

Az n ltal ksztett szmoltbla emellett tartalmazzon az ignyeknek megfelel rendezseket s kigyjtseket is!

Mivel az n ltal ksztett llomny fontos, csak a cg bizonyos dolgozi szmra elrhet adatokat tartalmaz, illetve a munkafzetet a szmtgpet kezd szinten hasznl munkatrsai is hasznljk majd, gy adatbiztonsgi okokbl, valamint a vletlen trlsek megakadlyozsa s a fontos szmtsok megrzse rdekben alkalmazzon klnbz vdelmi belltsokat is!

Tovbbi krs a vezets rszrl, hogy a klnbz munkalapokon egysges formzsokat alkalmazzon!

gyeljen arra, hogy kizrlag jogtiszta szoftvereket hasznljon!

Elszr is gondolja vgig milyen tblzatkezel szoftverekkel rendelkezik vllalata s azok milyen szolgltatsokat nyjtanak!

Szksges-e esetleg jabb vltozatot beszerezni vagy letlteni?

rja az albbi vonalra a rendelkezsre ll szoftverek nevt s verzijt!

_________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________

MUNK

AANY

AG


2

SZAKMAI INFORMCITARTALOM

HALAD FORMZSOK Szles paletta ll rendelkezsre a feltlttt cellk, tartomnyok formzsra. Ezek kzl a legfontosabbak a kvetkezk: oszlop- s sorformzsok, cellaformzsok (bettpus, szeglyek, mintzat, igazts, szmformtum, cellavdelem) formtumok msolsa, automatikus formzs, stlusok, feltteles formzs.

Mivel n a tblzatkezels alapjait mr ismeri, gy ez a tananyag csak az albbi lnyegesebb halad formzsokat tartalmazza:

- EGYNI SZMFORMTUMOK KSZTSE - FORMTUMOK MSOLSA - AUTOMATIKUS FORMZSI LEHETSGEK, STLUSOK - FELTTELES FORMZS - BIZTONSG S VDELEM

1. Egyni szmformtumok ksztse

Gyakran elfordul, hogy nem elgedhetnk meg a tblzatkezel ltal felknlt beptett szmformzsi lehetsgekkel, a munknk egyb formtumokat is megkvetel.

Ha mrtkegysgekkel dolgozunk, knytelenek vagyunk egyni szmformtumokat kszteni s hasznlni, ugyanis nem vihetnk be szmjegy utn szveges adatot, mert az letse utn a cella teljes tartalma szveges adat lesz, teht rdemi szmtsokban nem tudjuk majd felhasznlni.

Pldul az szeretnnk elrni, hogy a cellban az jelenjen meg, hogy 100 km/ra, de gy hogy szmtsokat is tudjuk vgezni vele. Ennek legegyszerbb mdja:

- Jelljk ki a formzni kvnt cellkat. - Vlasszuk a jobb gomb lenyomsra megjelen helyi men Cellaformzs parancst,

majd a Szm lapot. - A Kategria listban kattintsunk arra a kategrira, amely leginkbb hasonlt a

kvntra, majd lltsuk be a beptett formtumait tetszs szerint. (Ezzel nem mdostjuk a beptett formtumot, csak ltrehozunk egy msolatot, amelyet testre szabhatunk.)

- Vlasszuk a Kategria lista Egyni elemt.

MUNK

AANY

AG


3

1. bra. Egyni szmformtum belltsa (MS EXCEL)

A kvnt formtum ltrehozshoz szerkesszk a Tpus mezben a formtumkdot. A leggyakoribb alkalmazsi md: Formtumkd mrtkegysg

(Legfeljebb ngy szakaszbl ll formtumkdot adhatunk meg. A pontosvesszvel elvlasztott formtumkdok hatrozzk meg a pozitv szmok, negatv szmok, nulla rtkek s szvegek formtumt, ebben a sorrendben. Amennyiben csak kt szakaszt adunk meg, az els vonatkozik a pozitv szmokra s a nullra, a msodik pedig a negatv szmokra. Ha csak egy szakaszt adunk meg, az vonatkozik az sszes szmra. Egy szakasz kihagysa esetn rjuk be a rszt lezr pontosvesszt.)

A formtumkdok segtsgvel tovbbi egyni szmformtumok belltsra is lehetsgnk van. A leggyakrabban hasznlt formtumkdokat s jelentsket az albbi tblzat tartalmazza.

2. bra. Formtumkdok

MUNK

AANY

AG


4

Lssunk nhny tovbbi pldt az egyni szmformtumok alkalmazsra az 1205,3456 szm formtumozsn keresztl:

Formtumkd Eredmny

0" db" 1205 db

0,00 1205,34

"$"# ##0,0 $ 1 205,3

2. Formtumok msolsa

Egy tblzat ksztse sorn elfordul, hogy egy-egy formtumkombincit tbbszr szeretnnk hasznlni az egysges arculat kialaktsa rdekben. Ezt legegyszerbben a korbban belltott formtumok msolsval tehetjk meg.

Egy cella formtumainak msolshoz jelljk ki a msoland formtumokat tartalmaz cellt, majd a formtumok felvtelhez kattintsunk Formtum msolsa (sepr ikon) gombjra. Vgezetl jelljk ki a formzand cellt vagy cellkat.

Amennyiben a formzni kvnt tblzat s a formtumokat tartalmaz tblzat cellinak elrendezse megegyezik, lehetsgnk van a teljes tblzat formtumainak msolsra is a fenti mdon.

3. bra. Formtumok msolsa

Ha ugyanazt a formtumot tbb klnbz helyre szeretnnk msolni, a formtumokat tartalmaz cella vagy cellk kijellse utn kattintsunk dupln a Formtum msolsa gombra. Ez utn a gomb mindaddig aktv marad s a formtumok beillesztst addig ismtelhetjk , amg a gombot ki nem kapcsoljuk, vagy az ESC billentyt le nem tjk.

3. Automatikus formzs, stlusok

A tblzatok ltvnyos formzsnak s az egysges arculat kialaktsnak taln a leggyorsabb mdja az automatikus formzs s a stlusok.

Automatikus formzs: Beptett cellaformtumok (pldul betmret, mintzat s igazts) gyjtemnye, amelyet az adott adattartomnyra alkalmazhatunk.

MUNK

AANY

AG


5

Stlus: Formzsi tulajdonsgok kombincija (pldul bettpus, -mret s behzs stb.), melyeket egyetlen kszletknt trolunk s neveznk el.

A tblzatkezel programokban szmos beptett tblzatstlus (ms nven ksz tblzatstlus) tallhat, amelyekkel egyszeren formzhatjuk a tblzatokat. Ha az elre definilt tblzatstlusok nem felelnek meg az elkpzelseinknek, ltrehozhatjuk s alkalmazhatjuk a kvnt egyni tblzatstlust is.

Tblzatstlusok hasznlata MS OFFICE EXCEL 2007-ben:

- Jelljk ki a munkalapon a gyorsformzni kvnt cellatartomnyt. - A Kezdlap lap Stlusok csoportjban kattintsunk a Formzs tblzatknt gombra. - Kattintsunk a hasznlni kvnt tblzatstlusra a Vilgos, a Kzepes vagy a Stt

csoportban.

4. bra. Automatikus formzs, beptett stlusok (MS EXCEL 2007)

(Az egyni tblzatstlusok az Egyni csoportban lthatk, miutn legalbb egyet mr ltrehoztunk.)

4. Feltteles formzs

Feltteles formzs: Olyan formzs (pldul cellamintzat vagy betszn), amelyet a tblzatkezel automatikusan hasznl a cellkhoz, ha a megadott felttel igaz.

MUNK

AANY

AG


6

A feltteles formzs megvltoztatja egy cellatartomny megjelenst egy felttel (mskpp kritrium) alapjn. Ha a felttel teljesl, az alkalmazs a felttelben megadottak szerint formzza a cellatartomnyt; ha a felttel nem teljesl, akkor az alkalmazs nem hajtja vgre a formzst. A lenti pldban az a bellts lthat, amellyel elrtk, hogy a 100-nl nagyobb rtket tartalmaz cellk betszne s httrszne vltozzon meg.

5. bra. Feltteles formzs (MS EXCEL 2007)

Feltteles formzs hasznlata MS OFFICE EXCEL 2007-ben:

- Jelljnk ki egy cellatartomnyt, illetve ellenrizzk, hogy az aktv cella tblzaton vagy kimutatson bell legyen!

- A Kezdlap lap Stlusok csoportjban kattintsunk a Feltteles formzs gomb melletti nylra, majd vlasszuk a Szablyok kezelse parancsot.

- Megjelenik a Feltteles formzs szablykezelje prbeszdpanel. - Itt llthat be, hogy mely cellartkekhez milyen formtumokat rendeljnk.

5. Biztonsg s vdelem a tblzatkezelkben A modern tblzatkezel programokban tbbszint vdelemmel szablyozhatjuk, hogy ki rheti el s ki mdosthatja az adatokat. Egy munkafzet adatainak vdelme rdekben az albbiakat tehetjk:

- Az optimlis biztonsg rdekben jelszval vdjk a teljes munkafzetet, gy csak az arra jogosult felhasznlk tekinthetik meg s mdosthatjk az adatokat.

- Bizonyos adatok tovbbi vdelme rdekben egyes munkalapokat is vdett tehetnk, akr jelszval, akr a nlkl. A munkalap vagy munkafzet elemeinek vdelmvel megakadlyozhatjuk, hogy a felhasznlk vletlenl vagy szndkosan mdostsanak, thelyezzenek vagy trljenek fontos adatokat.

A munkafzet-szint jelszavas vdelem segtsgvel megvdhetjk a munkafzetet a jogosulatlan hozzfrstl.

MUNK

AANY

AG


7

Clszer mindig ers (biztonsgos) jelszavakat hasznlni, amelyekben kisbetk, nagybetk, szmok s szimblumok egyarnt szerepelnek. Gyenge jelsz az, amely nem vegyti ezeket az elemeket.

Jelsz belltsa munkafzethez MS EXCEL 2007-ben:

- Kattintsunk a Microsoft Office gombra , majd a Ments msknt parancsra. - Kattintsunk az Eszkzk gombra, majd az ltalnos belltsok parancsra. - A kvetkez mveletek kzl vgezzk el az egyiket vagy akr mindkettt:

Ha azt szeretnnk, hogy a munkafzet megtekintse eltt a felhasznlknak jelszt kelljen megadniuk, rjuk a jelszt a Jelsz a betekintshez mezbe.

Ha azt szeretnnk, hogy a munkafzet vltoztatsainak mentse eltt a felhasznlknak jelszt kelljen megadniuk, rjuk a jelszt a Jelsz a mdostshoz mezbe.

6. bra. Jelsz belltsa a munkafzethez (MS EXCEL 2007)

Annak megakadlyozsa vgett, hogy a felhasznlk vletlenl vagy szndkosan mdostsanak, thelyezzenek vagy trljenek fontos adatokat, vdett tehetnk egyes munkalap- vagy munkafzet-elemeket, akr jelszval akr a nlkl.

A leggyakoribb a cellavdelem belltsa, amelyet gy rhetnk el legegyszerbben, hogy a kijellt cellkon jobb gombbal kattintva a helyi menbl kivlasztjuk a Cellaformzs parancsot majd a Vdelem fln az egyes cellk mdostsval, illetve megjelentsvel kapcsolatos kt opcit tallhatunk. A Zrolt opci ki- vagy bekapcsolsval a cellk tartalmnak mdostst engedlyezhetjk vagy akadlyozhatjuk meg, mg a Rejtett opci bekapcsolsa esetn a cellartkek kiszmtshoz hasznlt kpleteket rejthetjk el.

Ahhoz, hogy ezek a belltsok rvnybe lpjenek, aktivizlnunk kell a lapvdelmet az Eszkzk men Vdelem Lapvdelem parancsval (EXCEL 2003) vagy Korrektura lap, Vltozsok csoport, Lapvdelem gomb (EXCEL 2007).

MUNK

AANY

AG


8

MUNKALAPOK KEZELSE, SSZETETT TBLZATOK Egy munkafzet alaphelyzetben hrom munkalapot tartalmaz, de brmikor kibvthetjk jabb lapokkal. A munkalapok maximlis szmt csak gpnk memriakapacitsa korltozza.

A munkalapok azt teszik lehetv, hogy sszetartoz tblzatok kln lapokon, de mgis egy fjlban helyezkedjenek el. Pldul, ha egy megrendelsi nyilvntartsban tbb bolt megrendelseit sszestjk, akkor akr az egyes boltok megrendelseit kln munkalapon szerepeltethetjk. Az egyes ruk rt pedig egy j munkalapon trolhatjuk, gy ha egy r mdosul, akkor azt csak egy helyen kell megvltoztatni.

Ha egy msik munkalap celljra kell hivatkoznunk, akkor meg kell adnunk annak a munkalapnak a nevt is. Az Excelben a munkalap nevt egy felkiltjel kveti, ezutn jn a cella cme. ltalnos forma: Munkalapnv!Cellacm (pl.: =r!B2)

7. bra. Hivatkozs msik munkalap celljra

A munkalapokkal kapcsolatos alapmveleteket a munkalap fln jobb gombbal kattintva a helyi menbl rhetjk el (beszrs, trls, thelyezs, msols, tnevezs).

HALAD FGGVNYEK A fggvnyek olyan elre definilt kpletek, melyek szmtsokat hajtanak vgre adott rtkek (argumentumok) alapjn. Az argumentumok vagy paramterek lehetnek cellartkek (szm, szveg, logikai rtk), tmbk, hibartkek vagy cellahivatkozsok. Lehetnek teht llandk, kpletek vagy ms fggvnyek is

sszetett kett vagy tbb lpsbl ll feladatsorokat egy lpsben is megoldhatunk a fggvnyek egymsba gyazsval. Ebben az esetben egy fggvny argumentumaknt egy msik fggvnyt adunk meg. Az Excel a mveletsort a bels fggvnytl kifel haladva hajtja vgre.

A klnbz fggvnyeket a tblzatkezelkben tmjuk alapjn csoportokba, kategrikba soroltk. Mivel n az alapvet fggvnyek hasznlatt mr ismeri, gy ez a tananyag csak a legfontosabb halad fggvnyeket tartalmazza a szoksos kategrik szerint: (statisztikai, matematikai, logikai, adatbzis, pnzgyi, szveg)

MUNK

AANY

AG


9

8. bra. Fggvnyek kategrii s beszrsuk (MS EXCEL 2007)

1. Statisztikai fggvnyek

DARAB2(tartomny): A tartomny terleten tallhat kitlttt cellk mennyisgt adja eredmnyl. Eltren a DARAB fggvnytl nem csak a szmokat tartalmaz cellkat szmolja meg, hanem az sszes cellt.

DARABTELI(tartomny;kritrium): A tartomny terleten tallhat kritrium felttelnek megfelel cellk mennyisgt adja eredmnyl.

DARABRES(tartomny): A tartomny terleten tallhat res cellk mennyisgt adja eredmnyl.

KICSI(tartomny;k): A tartomny terleten tallhat k. legkisebb szmrtket adja eredmnyl.

NAGY(tartomny;k): A tartomny terleten tallhat k. legnagyobb szmrtket adja eredmnyl.

2. Matematikai fggvnyek

KEREKTS(szm;hny_szmjegy): Egy szmot adott szm szmjegyre kerekt.

SZORZATSSZEG(tmb1;tmb2;tmb3;...): Megadott tmbk megfelel elemeit szorozza ssze, majd kiszmolja a szorzatok sszegt.

SZUMHA(tartomny;kritrium;sszeg_tartomny): A tartomny azon szmrtkeinek sszegt adja eredmnyl, amelyek eleget tesznek a kritrium felttelnek. Amennyiben az sszeg_tartomnyt is megadjuk, a tartomny terlet helyett az sszeg_tartomny megfelel cellit sszesti a fggvny.

MUNK

AANY

AG


10

3. Logikai fggvnyek

HA(llts;igaz_rtk;hamis_rtk): A HA fggvnnyel feltteles vizsglatok hajthatk vgre rtkeken s kpleteken. Az llts igazsgtartalmtl fggen az igaz_rtk vagy a hamis_rtk argumentum rtket adja eredmnyl. Ha a hamis_rtket nem adjuk meg, helyette a HAMIS logikai rtket adja eredmnyl a fggvny.

4. Adatbzis fggvnyek

Egy kijellt tartomnyon, mint adatbzison vgezhetek el segtsgkkel az adatbzis-kezelkben mr megszokott fontosabb mveletek, pldul tlag, minimum s maximum meghatrozs, vagy adott rtkkel rendelkez mezk keresse.

Ezek a fggvnyek egysges szintaktikt kvetnek, mindegyik hrom argumentumot tartalmaz.

Adatbzis fggvnyek felptse: AB.fggvnynv (adatbzis; mez; kritrium)

- Adatbzis: Az adatbzist alkot cellatartomny. A tblzatkezelkben adatbzis kapcsold adatok sorokba (rekordok) s oszlopokba (mezk) rendezett listja. A lista els sora az egyes oszlopok feliratt tartalmazza.

- Mez: Azt jelzi, hogy mely mezket hasznljuk a fggvnyben. Az adatbzismezk adatoszlopok, amelyeket az els sorban lev nvvel lehet azonostani. A mez argumentum megadhat az idzjelek kz tett nvvel szvegknt (pldul "Vros", "r" stb.) vagy mezszmknt: 1 az els mezre, 2 a msodikra s gy tovbb.

- Kritrium: A cellk azon tartomnya, amely a megadott feltteleket tartalmazza. Brmilyen tartomnyt hasznlhatunk kritrium argumentumknt, ha az legalbb egy oszlopfeliratot s alatta legalbb egy res cellt tartalmaz az oszlop felttelnek megadshoz. Az egy sorban elhelyezked felttelek egymssal logikai S kapcsolatban, a sorok egymssal logikai vagy kapcsolatban vannak.

Az adatbzis-kezel fggvnyek:

Fggvny Lers

AB.TLAG A kijellt adatbziselemek tlagt szmtja ki.

AB.DARAB Megszmolja, hogy az adatbzisban hny cella tartalmaz szmokat.

AB.DARAB2 Megszmolja az adatbzisban lv nem res cellkat. AB.MEZ Egy adatbzisbl egyetlen olyan rekordot ad vissza, amely megfelel a megadott

feltteleknek.

AB.MAX A kivlasztott adatbziselemek kzl a legnagyobb rtket adja eredmnyl.

AB.MIN A kivlasztott adatbziselemek kzl a legkisebb rtket adja eredmnyl.

AB.SZORZAT Az adatbzis megadott feltteleknek eleget tev rekordjaira sszeszorozza a megadott mezben tallhat szmrtkeket, s eredmnyl ezt a szorzatot adja.

AB.SZRS A kijellt adatbziselemek egy mintja alapjn megbecsli a szrst.

MUNK

AANY

AG


11

AB.SZRS2 A kijellt adatbziselemek teljes sokasga alapjn kiszmtja a szrst.

AB.SZUM sszeadja a felttelnek megfelel adatbzisrekordok mezoszlopban a szmokat. AB.VAR A kijellt adatbziselemek mintja alapjn becslst ad a szrsngyzetre.

AB.VAR2 A kijellt adatbziselemek teljes sokasga alapjn kiszmtja a szrsngyzetet.

9. bra. Pldk az adatbzis-kezel fggvnyek hasznlatra

5. Pnzgyi fggvnyek

RSZLET(rta;idszakok_szma;mai_rtk;jvbeli_rtk;tpus): Az egy trlesztsi idszakra vonatkoz trleszt rszletet szmtja ki, lland sszeg trleszt rszletek s kamatlb esetn.

- Az idszakra vonatkoz kamatlbat a rta argumentumban kell megadnunk. - Az idszakok_szma argumentum egyben a trleszt rszletek szmt is

meghatrozza. - A mai_rtk argumentumban a kifizetend sszeg kiindul rtkt kell

meghatroznunk. - A jvbeli_rtk argumentum a megadott idszakok lejrta utn fennmarad

trlesztend sszeg rtkt hatrozza meg. Amennyiben a jvbeli_rtk-et nem adjuk meg, azt az program nullnak azaz teljes egszben trlesztettnek tekinti.

MUNK

AANY

AG


12

- A tpus argumentum segtsgvel a trlesztrszletek befizetsnek idpontjt hatrozhatjuk meg. Ha a tpus 0 vagy nem adjuk meg, a tblzatkezel az idszakok vgn val trlesztssel kalkull. Ha a tpus rtke 1, az idszakok kezdetn trtn trlesztssel szmol a program.

Az albbi pldban a havi trleszt rszlet rtkt a kvetkez kplettel szmtottuk ki: =RSZLET(B3/12;B2;B1).

10. bra. A RSZLET fggvny hasznlata

A pldban a trleszt rszlet rtkt (B4 cella) a RSZLET fggvny segtsgvel szmtottuk ki. A rta argumentumban az egy hnapra es kamatlb mrtkt (B3/12) adtuk meg. Az idszakok_szma argumentum tartalma a hnapban megadott futamid rtknek felel meg (B2 cella). A mai_rtk argumentum a hitelsszeg rtkt tartalmazza (B1 cella).

PRSZLET(rta;idszak;idszakok_szma;mai_rtk; jvbeli_rtk;tpus): Egy szablyos idkznknt esedkes, lland trlesztsen s kamatrtn alapul hiteltrleszts tketrleszts rszt szmtja ki, egy adott idszakra vonatkozan. Argumentumai az idszak kivtelvel azonosak a RSZLET fggvnyvel. Az idszak argumentumban a vizsglt idszakot adhatjuk meg. rtke 1 s az idszakok_szma kztt lehet.

RRSZLET(rta;idszak;idszakok_szma;mai_rtk; jvbeli_rtk;tpus): Egy szablyos idkznknt esedkes, lland trlesztsen s kamatrtn alapul hiteltrleszts kamattrleszts rszt szmtja ki egy adott idszakra vonatkozan. Argumentumai azonosak a PRSZLET fggvnyvel.

RTA(idszakok_szma;rszlet;mai_rtk;jvbeli_rtk; tpus;becsls): Egy felvett hitelsszeg utn fizetett rszletek, valamint a futamid alapjn kiszmtja a kamatrtt.

PER.SZM(rta;rszlet;mai_rtk;jvbeli_rtk; tpus): A trlesztsi idszakok szmt szmtja ki lland kamatlb s trleszt rszletek alapjn.

6. Szvegkezel fggvnyek BAL(szveg;karakterszm): A szveg els karakterszm darab karaktert adja eredmnyl. Ha a karakterszm nagyobb, mint a szveg karaktereinek szma, a fggvny eredmnye a teljes szveg. A karakterszm argumentum nlkl a szveg els karaktert kapjuk eredmnyl.

HOSSZ(szveg): A szveg karaktereinek szmt adja meg.

MUNK

AANY

AG


13

JOBB(szveg; karakterszm): A szveg utols karakterszm darab karaktert adja eredmnyl. Ha a karakterszm nagyobb, mint a szveg karaktereinek szma, a fggvny eredmnye a teljes szveg. Ha a karakter_szm argumentumot elhagyjuk, a szveg utols karaktert kapjuk eredmnyl.

KZP(szveg;kezdet;karakterszm): A szveg argumentum kezdet karaktertl kezdve tallhat karakterszm mennyisg karaktert adja eredmnyl. Amennyiben a kezdet argumentum rtke nagyobb, mint a szveg hossza, a fggvny eredmnye "" res szveg. Amennyiben a kezdet s a karakterszm sszege nagyobb, mint a szveg teljes hossza, a fggvny a szveg argumentum kezdet karaktertl kezdd rszt adja eredmnyl.

SSZEFZ(szveg1;szveg2;): A fggvny az argumentumknt megadott szvegeket egyetlen szvegg sszefzve adja eredmnyl. A szveg rtk helyett tetszleges ms adattpust, pldul szmrtket is megadhatunk. Az SSZEFZ fggvny mkdse megegyezik a & szveges sszefzs opertor hasznlatval.

ADATBZIS-KEZEL FUNKCIK Annak ellenre, hogy a tblzatkezel programok adatbzis-kezel funkcii csak korltozott lehetsgeket biztostanak a kifejezetten adatbzis-kezels cljra ksztett pl. a Microsoft Access programokhoz kpest, mgis igen sokfle szolgltatst rhetnk el az adatok kezelsre. Ezek kzl a legfontosabbak a kvetkezk: rendezs, szrs, kimutatsok ksztse, rszsszegek kpzse.

1. Rendezs:

Az adatok rendezse az adatelemzs szerves rszt kpezi. Elfordulhat, hogy szeretnnk betrendbe tenni egy nevekbl ll listt, esetleg r szerint cskken sorrendben ltni a termkeket. Az adatok rendezsnek ksznheten adataink gyorsabban ttekinthetv s rthetv vlnak, egyszerbb lesz a kvnt adatok rendszerezse s megtallsa.

Rendezhetjk az adatokat egy vagy tbb oszlopban szveg szerint (A-tl Z-ig vagy Z-tl A-ig), szm szerint (a legkisebbtl a legnagyobbig vagy a legnagyobbtl a legkisebbig), valamint dtum s id szerint (a legrgebbitl a legjabbig vagy a legjabbtl a legrgebbiig).

Elfordulhat, hogy egynl tbb oszlop szerint szeretnnk rendezni az adatokat, vagyis az egyik oszlopban tallhat rtkek szerint szeretnnk csoportostani az adatokat, majd a korbbi csoportosts szerint egyenl rtk adatokat egy msik oszlopban tallhat rtkek alapjn szeretnnk sorba rendezni. Pldul, kt oszlopunk van, a Vsrls dtum s az egysgr s clunk az, hogy idrendi sorrendben a legnagyobb r termkek kerljenek a tartomny elejre akkor vsrls dtuma oszlop szerint (nvekven) rendezzk az adatokat, majd egysgr szerint (cskkenen).

MUNK

AANY

AG


14

11. bra. A rendezs belltsai (MS EXCEL 2007)

MS EXCEL 2007-ben rendezs vgrehajtsa s belltsai: Kezdlap lap Szerkeszts csoportjban a Rendezs s szrs gombnl tallhatak vagy az Adatok lap Rendezsnl. A parancs kiadsa eltt jelljnk ki egy cellatartomnyon bell adatokat, vagy ellenrizzk, hogy az aktv cella a megfelel adattartomnyban van-e.

2. Szrs Szrssel egyszeren s gyorsan kereshetnk r tartomnyban lv adatcsoportokra, s dolgozhatunk azokkal. A szrt tartomnyban csak az oszlophoz megadott feltteleknek megfelel sorok jelennek meg. Szrskor trendezs vagy thelyezs nlkl szerkeszthetjk, formzhatjuk a tartomny alcsoportjait, az adatok alapjn diagramot kszthetnk, vagy kinyomtathatjuk azokat.

A tblzatkezel programban ltalban kt paranccsal szrhetjk a tartomnyokat:

- Az AutoSzr parancsot egyszer felttelekhez, kijells alapjn trtn szrsnl hasznlhatjuk. De termszetesen itt is megadhat egyni felttel is.

A szrs bekapcsolshoz lljunk az adatbzis egy kitlttt celljban, majd vlasszuk ki az Adatok lap Szr parancst. Ezutn a meznevek mellett legrdl lista gombok jelennek meg.

12. bra. Autszr hasznlata (MS EXCEL 2007)

MUNK

AANY

AG


15

Az egyes mezkre vonatkoz szrfelttelek belltshoz nyissuk le a megfelel mez legrdl listjt. A megjelen lista tbbek kztt a mezben elfordul egyedi adatok listjt is tartalmazza. Valamely egyedi adat kivlasztsnak hatsra az Excel kigyjti az adatbzis azon rekordjait, amelyek az adott elemet tartalmazzk.

Az Egyni listaelem vlasztsakor sajt szrfeltteleket adhatunk meg.

MS EXCEL 2007-ben Autoszrs vgrehajtsa s belltsai: az Adatok lap Rendezs s szrs csoportjban lv Szr parancs segtsgvel trtnik.

- Az Irnytott szr parancsot sszetettebb felttelek esetn hasznljuk.

Az Irnytott szr biztostja a megadott feltteleknek megfelel rekordok ms cellatartomnyba trtn msolst is.

Az Irnytott szr hasznlata sorn a szrfeltteleket egy gynevezett kritriumtblban (szrtartomny) foglaljuk ssze. A kritriumtbla felptse az adatbzis felptshez hasonlt. A kritriumtbla els sorban az adatbzis mezneveit adjuk meg. A meznevek sorrendjt ktelez megtartanunk, azonban elegend csak azon mezk neveit feltntetnnk, amelyekhez szrfelttelt adunk. Egy meznevet szksg szerint tbbszr is megadhatunk. A meznevek alatti sorokban hatrozzuk meg a szrfeltteleket. A program az egyms melletti felttelek logikai eredmnyt S, az egyms alatti felttelek logikai eredmnyt VAGY kapcsolatba hozza.

13. bra. Irnytott szr felptse

MS EXCEL 2007-ben irnytott szrs vgrehajtsa s belltsai: az Adatok lap Rendezs s szrs csoportjban lv Specilis gomb segtsgvel trtnik. A lenti pldban a piros Trabantok kivlogatst vgeztk el a szrtartomny al.

MUNK

AANY

AG


16

14. bra. Plda az irnytott szrs hasznlatra

3. Rszsszegek

A rszsszegek segtsgvel egy elzleg mr rendezett tblban (adatnyilvntartsban) klnbz statisztikai funkcikat vgezhetnk el.

Pldul egy ruforgalmi tblban runknt sszegezhetnk, tlagolhatunk stb. A megjelen panelen a csoportostsi alapnl mindig a rendezettsg mezjt kell megadni. A melyik fggvnnyel rszen vlaszthatjuk ki a statisztikai funkcit. Az sszegzend oszlopok rszen jellhetjk ki a statisztikai funkci vgrehajtsra sznt oszlopokat. A rszsszegek lecserlse jellngyzetet, ha kikapcsoljuk, akkor tbb statisztikai mveletet is megjelenthetnk, ha egyms utn tbbszr vgrehajtjuk a Rszsszeg parancsot. Szablyozhatjuk mg az oldaltrs s az sszegek elhelyezkedst is. A rszsszegek a tblnkban jelennek meg, amit az sszes eltvoltsa gombbal lehet kikapcsolni. A megjelents gynevezett vzlatszint formban trtnik, ami lehetv teszi a tblzat bal oldaln lv "+' s "-" jel gombokkal az egyes rsz szintek kinyitst bezrst. Ezen rsz feletti szmozott gombok: "1,2,3" a szintek egyidej nyitst s zrst szablyozzk.

A lenti pldban egy autkereskeds nyilvntartsban a tpusonknti tlagrat hatroztuk meg rszsszegek segtsgvel.

MUNK

AANY

AG


17

15. bra. Rszsszegek hasznlata (MS EXCEL 2007)

MS EXCEL 2007-ben rszsszegzs vgrehajtsa s belltsai: az Adatok lap Tagols csoportjban lv Rszsszeg parancs segtsgvel trtnik.

4. Kimutats ksztse (Pivot tbla)

Nagymret adatbzisok esetn kimutatsok ksztsvel a rszsszegeknl jval ttekinthetbb sszest tblzatokat kszthetnk. Ha mlysgben szeretnnk szmadatokat elemezni, s vlaszt szeretnnk kapni az adatokkal kapcsolatos elre nem ltott krdsekre, akkor hasznljunk kimutatst. Ebben az esetben a tblzat statisztikai adatait nem egy, hanem kt szempont szerint, krdezzk le. Ez nagyon hasonl az Access kereszttbls lekrdezshez, amikor is sorok s oszlopok keresztezdsben sszegznk.

Tipikus kimutats ksztsi feladat lehet pldul az autk rtknek meghatrozsa tpus s szn szerint.

Kimutats ksztse MS EXCEL 2007-ben: Kimutats ksztshez clszer a Kimutats varzslt hasznlni.

16. bra. Kimutats belltsi lehetsgei

MUNK

AANY

AG


18

Kimutats ksztshez lljunk a cellakurzorral az adatbzis brmely kitlttt celljba, s Kimutats ltrehozshoz kattintsunk a Beszrs lap Tblzatok csoportjn tallhat Kimutats mengombra, majd a Kimutats lehetsgre. Ezutn a megjelen Kimutats varzsl segtsgvel nhny egyszer lpsben kszthetjk el a kimutatst. A kimutats helynek megadsnl clszer az j munkalapon lehetsget vlasztanunk. Majd a tovbbiakban a kimutats kszts vizulis eszkzkkel trtnik.

17. bra. Kimutats ksztse (MS EXCEL 2007)

A kk nyllal jellt mezket a megfelel helyre hzva el is kszlt a kvnt kimutats, amelyet utlag mg termszetesen tovbb mdosthatunk a jobb oldalon lthat Kimutats mezlista prbeszdablak segtsgvel illetve a kimutats klnbz rszeinek helyi menin is, amely a jobb gomb lenyomsra jelenik meg.

sszefoglals

- A statisztikai s pnzgyi szmtsokat tartalmaz szmoltblk elksztse sorn az adott feladattl fggen a klnbz halad fggvnyeket clszer alkalmaznia.

- A rendezsek, kigyjtsek s az elemzsek vgrehajtshoz a tblzatkezel programok adatbzis-kezel funkciinak (rendezs, szrs rszsszegek, kimutats) hasznlata javasolt.

- A tblzatok vdelmvel s az adatbiztonsggal kapcsolatos feladatokat a "Biztonsg s vdelem a tblzatkezelkben" cm rsz alapjn, az egysges arculat kialaktst s a hatkony s ltvnyos formzsokat a "Halad formzsok" rsz alapjn tudja megoldani.

TANULSIRNYT

Vgezze el az albbi tevkenysgeket!

MUNK

AANY

AG


19

A feladatok megoldsa sorn hasznlhatja a programok sgjt s a szakmai informcitartalmat is.

1. A www.ksh.hu oldalon keressen gazdasgi adatokat! Az adatokat exportlja az n ltal hasznlt tblzatkezel programba! A tovbbiakban, ebben fjlban hajtsa vgre az albbi tevkenysgeket!

- Ksztsen legalbb egy egyni szmformtumot a tblzat adatainak megfelelen (pl.: GDP/f stb.)

- Alkalmazzon beptett stlusokat (automatikus formzsok) a tblzat klnbz rszeire!

- Ksztsen sajt formzsokkal egyedi stlust! - Alkalmazzon feltteles formzst, az tlagrtk feletti adatokat jelentse meg ms

mintzattal s betsznnel! - Az n ltal ksztett munkafzet megnyitshoz lltson be jelszt!

2. Keresse meg Interneten az eurpai orszgok fldrajzi adatait! Az adatokat importlja be az n ltal hasznlt tblzatkezel programba! A tovbbiakban, ebben fjlban hajtsa vgre az albbi tevkenysgeket!

- Fggvny segtsgvel hatrozza meg, hny 10 millinl npesebb orszg van a tblzatban!

- Minstse az orszgokat, terletk alapjn! A 200 000 km2-nl nagyobb orszgok sorban jelentsen meg "*" karaktert, a tbbi orszgnl ne jelenjen meg semmi!

- Rendezze nevk szerint ABC sorrendbe az orszgokat! - Hatrozza a meg a B-betvel kezdd nev orszgok sszes lakossgt! - Szrje ki a 100 0000 km2-nl kisebb orszgokat j munkalapra! - Egy j oszlopban rje el, hogy az orszg neve s fvrosa kzs cellban szerepeljen

szkzzel elvlasztva!

3. Keresse meg Interneten az Office irodai programcsomag tblzatkezel szoftvernek jelenleg elrhet legfrissebb verzijt angol nyelv kiprblhat vltozatban! Tltse le, majd teleptse a programot! rja ide a teleptett program nevt s verziszmt!

_________________________________________________________________________________________

Az angol nyelv felletet vesse ssze az n ltal hasznlt magyar nyelv szoftver felletvel, s ezek alapjn rjon le legalbb nyolc egymsnak megfeleltethet angol illetve magyar nyelv parancsot (ment). Pldul: Save as= ments msknt stb.

MUNK

AANY

AG


20

_________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________

MUNK

AANY

AG


21

NELLENRZ FELADATOK

1. feladat

rja a le mi fog megjelenni a cellban, ha a hozzrendelt szmformtum # ##0,0 Ft s a cellba bert rtk 2010,5612!

_________________________________________________________________________________________

2. feladat

rja a le a feltteles formzs fogalmt s azt, hogy mire hasznlhat!

_________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________

3. feladat

Karikzza be, melyik ers (biztonsgos) jelsz az albbiak kzl!

- a. sanyika - b. 123456 - c. sanyika1 - d. SA15 - e. 12nyaSA

4. feladat

Ksztse el az albbi tblzatot a minta alapjn! Gpeljen be mg hozz legalbb hsz sort tetszleges adatokkal az F24-es cellig bezrlag!

MUNK

AANY

AG


22

18. bra. Mintatblzat feladathoz

a. A G1 cellban hatrozza meg az 1 000 000 Ft- nl olcsbb autk szmt! A hasznlt fggvnyt rja le ide!

_________________________________________________________________________________________

b. A G2 cellban hatrozza meg a fehr autk sszestett rt! A hasznlt fggvnyt rja le ide!

_________________________________________________________________________________________

c. A H oszlopban rje el, hogy a rendszm els hrom karaktere jelenjen meg soronknt! A hasznlt fggvnyt rja le ide!

_________________________________________________________________________________________

d. Az I oszlopban rje el, hogy az tlagr alatti autk sorban jelenjen meg egy felkiltjel a tbbi autnl maradjon resen a sor! A hasznlt fggvnyt rja le ide!

_________________________________________________________________________________________

e. A J1 cellban szmtsa ki, hogy ha 3 000 000 Ft klcsnt szeretne felvenni 6 vre a jelenlegi 10%-os kamat mellett, akkor mennyi lesz a trleszt rszlet! A hasznlt fggvnyt, s a kapott eredmnyt rja le ide!

_________________________________________________________________________________________

MUNK

AANY

AG


23

5. feladat

a. Adja meg a 4. feladatnl hasznlt tblzat alapjn a szrtartomny felptst, amennyiben a 100 000 Ft-nl olcsbb, piros Trabantokat szeretn kiszrni!

b. Adja meg a 4. feladatnl hasznlt tblzat alapjn a kritrium felptst, amennyiben fggvnnyel szeretn meghatrozni a kk Ladk tlagrt, valamint a fggvny nevt!

6. feladat

rja le vzlatosan a vonalakra hogy, az n ltal hasznlt tblzatkezel programban, hogyan lehet elvgezni a kvetkez mveleteket (men, billentyzet, stb.)?

1: Formtumok msolsa: _____________________________________________________________________

2: Rendezs: _______________________________________________________________________________

3: Kimutats ksztse: _______________________________________________________________________

4: Rszsszegek: ____________________________________________________________________________

MUNK

AANY

AG


24

MEGOLDSOK

1. feladat

2 010, 5 Ft

2. feladat

Feltteles formzs: Olyan formzs, amelyet a tblzatkezel automatikusan hasznl a cellkhoz, ha a megadott felttel igaz. Akkor hasznljuk, ha a cellk formzst a bert rtkektl szeretnnk fggv tenni, jl hasznlhat megadott tartalm cellk kiemelsre.

3. feladat

e.

4. feladat

a.: =DARABTELI(F2:F24;"

MUNK

AANY

AG


25

MS EXCEL 2003 esetn: 1: Szoksos eszkztr, "sepr" ikon 2: Adatok/Sorba rendezs 3: Adatok/Kimutats vagy kimutatsdiagram 4: Adatok/Rszsszegek

MS EXCEL 2007esetn: 1: Kezdlap, "sepr" ikon 2: Adatok lap/Rendezs s szrs/Rendezs 3: Beszrs lap/Tblzatok/Kimutats 4: Adatok lap /Tagols/ Rszsszeg

MUNK

AANY

AG


26

IRODALOMJEGYZK

FELHASZNLT IRODALOM Brtfai Barnabs: Tblzatkezels, BBS-Info, 2004.

Farkas Csaba: Az Office 2007 hasznlata, Jedlik Oktatsi Stdi,2007.

Farkas Csaba: Windows Vista s Office 2007 kzpiskolsoknak, Jedlik Oktatsi Stdi, 2008.

Holczer Jzsef - Farkas Csaba - Takcs Attila: Informatikai feladatgyjtemny, Jedlik Oktatsi Stdi, 2007.

Lvayn Lakner Mria: Excel tblzatkezel a gyakorlatban, Computerbooks, 2004.

Mszros Tamsn: Tblzatkezels, Kossuth, 2003. Boz Mria - Gubn Mikls-Mak Zsolt: Kszljnk a vizsgra: ECDL, rettsgi, OKJ, Mszaki Kiad, 2006.

Perry, Greg: Microsoft Office 2007: minden egyben, Kiskapu, 2007.

AJNLOTT IRODALOM Devecz Ferenc - Jns Katalin - Juhsz Tibor - Kvs Rita - Remnyi Zoltn - Siegler Gbor - Takcs Barnabs: Irny az ECDL, a kzpszint rettsgi!, Nemzeti Tanknyvkiad, 2004.

Holczer Jzsef - Farkas Csaba - Takcs Attila: Informatikai feladatgyjtemny, Jedlik Oktatsi Stdi, 2007.

sdt.sulinet.hu (folyamatosan)

MUNK

AANY

AG

A(z) 1142-06 modul 013-as szakmai tanknyvi tartalomeleme felhasznlhat az albbi szakkpestsekhez:

A szakkpests OKJ azonost szma: A szakkpests megnevezse 54 482 01 0010 54 01 Adatbzistervez 54 482 01 0010 54 02 Adatelemz 54 481 01 1000 00 00 CAD-CAM informatikus 54 481 01 0100 31 01 Szmtgpes mszaki rajzol 54 481 02 0010 54 01 Infokommunikcis alkalmazsfejleszt 54 481 02 0010 54 02 Informcirendszer-elemz s -tervez 54 481 02 0010 54 03 Internetes alkalmazsfejleszt 54 481 02 0010 54 04 Szoftverfejleszt 54 481 03 0010 54 01 Informatikai hlzattelept s -zemeltet 54 481 03 0010 54 02 Informatikai mszersz 54 481 03 0010 54 03 IT biztonsg technikus 54 481 03 0010 54 04 IT keresked 54 481 03 0010 54 05 Szmtgprendszer-karbantart 54 481 03 0010 54 06 Szrakoztattechnikai mszersz 54 481 03 0010 54 07 Webmester 54 481 03 0100 52 01 Szmtstechnikai szoftverzemeltet 54 481 04 0010 54 01 Gazdasgi informatikus 54 481 04 0010 54 02 Infostruktra menedzser 54 481 04 0010 54 03 Ipari informatikai technikus 54 481 04 0010 54 04 Mszaki informatikus 54 481 04 0010 54 05 Tvkzlsi informatikus 54 481 04 0010 54 06 Telekommunikcis informatikus 54 481 04 0010 54 07 Trinformatikus 54 482 02 0010 54 01 IT mentor 54 482 02 0010 54 02 Kzssgi informatikai szolgltat 54 482 02 0010 54 03 Oktatsi kommunikcitechnikus 54 213 04 0010 54 01 Designer 54 213 04 0010 54 02 E-jtk fejleszt 54 213 04 0010 54 03 E-learning tananyagfejleszt 54 213 04 0010 54 04 Multimdiafejleszt 54 213 04 0010 54 05 Tartalommenedzser 33 523 01 1000 00 00 Szmtgp-szerel, -karbantart

A szakmai tanknyvi tartalomelem feldolgozshoz ajnlott raszm:

15 ra

MUNK

AANY

AG

A kiadvny az j Magyarorszg Fejlesztsi Terv TMOP 2.2.1 08/1-2008-0002 A kpzs minsgnek s tartalmnak

fejlesztse keretben kszlt. A projekt az Eurpai Uni tmogatsval, az Eurpai Szocilis Alap

trsfinanszrozsval valsul meg.

Kiadja a Nemzeti Szakkpzsi s Felnttkpzsi Intzet 1085 Budapest, Baross u. 52.

Telefon: (1) 210-1065, Fax: (1) 210-1063

Felels kiad: Nagy Lszl figazgat

7_1142_013_100930_e7_1142_013_100930_k7_1142_013_100930_v

Documents

Bacsó Miklós - Táblázatkezelés haladóknak