Bagaimana Format  & bentuk SOP yang baik?

Biasanya SOP di buat dalam berbagai bentuk dengan format yang berbeda-beda. Namun demikian pada intinya apapun formatnya semuanya baik dan tidak jadi masalah yang penting mudah di pahami dan dimengerti. format SOP yang banyak di pakai adalah sebagai berikut :

Format He ader   SOP   :

Keterangan :1.      Kode Distribusi : Kode yang menunjukkan siapa pemilik  dokumen (hardcopy)2.      No. Dokumen : Kode yang menunjukkan fungsi / bagian yang  bertanggungjawab untuk

kesesuaian isinya & berwenang melakukan perubahan3.      Revisi : menunjukkan status revisi dokumen 4.      Tanggal  : menunjukkan kapan dokumen mulai diberlakukan5.      Halaman :  menunjukkan nomor halaman & total halaman yang ada

Format Isi   SOP

NO JUDUL ISI

1 TUJUAN Tujuan SOP dibuat2 RUANG LINGKUP Ruang lingkup yang dibahas

3 TARGET KINERJA Ukuran keberhasilan SOP

4 REFERENSI DOKUMEN

Daftar  dokumen yang terkait & formulir yang digunakan

5 RIWAYAT PERUBAHAN

Riwayat perubahan yang pernah dilakukan

6 PROSEDUR Alur proses disertai pelaku & catatan yang harus ada

Bentuk – Bentuk SOP

1. SOP Bentuk  Narasi

Contoh :A.  SOP Perencanaan & Persiapan Seleksi KaryawanPejabat Terkait

1.            Merencanakan kebutuhan karyawan dengan mengisi form Permintaan Penambahan Karyawan (FM-PS-01).

2.            Mengajukan permintaan ke Manajer Personalia.Manajer Personalia1.      Bersama General Manager  meninjau permintaan penambahan karyawan berdasarkan

kepentingannya & meminta persetujuan Direktur.2.      Memberitahukan keputusan permintaan karyawan ke Pejabat Terkait.

3.      Jika disetujui, menginstruksikan Staff Personalia untuk memenuhi permintaan penambahan karyawan.

Staff Personalia1.      Menyiapkan draft iklan bila dibutuhkan.

2.      Memasang iklan ke surat kabar, majalah / media elektronik atau pengumuman di pos satpam.3.      Menyeleksi berkas lamaran secara administratif & menyerahkan hasilnya ke Manajer

Personalia.Manajer Personalia10.        Menyeleksi berkas lamaran yang masuk berdasarkan Standar Kualifikasi Karyawan (ST-PS-

01). 11.        Menyerahkan berkas lamaran ke Staff Personalia untuk melakukan pemanggilan test.

2. SOP Bentuk Tabel

Contoh :

3. SOP Bentuk flowchart

ALUR PROSES & DOKUMEN KETERANGAN

1. Return Slip (FM-GD-04) digunakan  untuk menyerahkan barang seperti :

Pengembalian peralatan & sisa bahan saat proyek sudah selesai (PS-TK-01)

Asset rusak yang sudah tidak bisa diperbaiki

Asset dalam kondisi baik namun tidak digunakan lagi

2. Untuk barang dari Supplier, Staff Gudang harus memastikan dulu kesesuaian Surat Jalan dengan copy PO (FM-PC-02) yang didistribusikan oleh Staff Purchasing3. Tindak lanjut bisa berupa :

Lansung dikembalikan seluruhnya

Yang sesuai diterima, yang bermasalah ditolak, lalu Surat Jalan direvisi

4. GRN (FM-GD-06) didistribusikan ke Staff Purchasing & Administrasi Marketing