Bài 2 Định dạng & chèn các thành phần văn bản - Giáo trình FPT

Bài 2ĐỊNH DẠNG &

CHÈN CÁC THÀNH PHẦN VĂN BẢN

HỆ THỐNG BÀI CŨ

Khái quát về ICDL

Các công cụ soạn thảo văn bản

Tìm hiểu Microsoft Word 2007

Quy trình soạn thảo tài liệu

Các tính năng mới của Microsoft Word 2007

Slide 2 - Định dạng & chèn các thành phần văn bản 2

NỘI DUNG BÀI HỌC


Định dạng văn bản

Bố cục danh sách và đường bao

Căn chỉnh bố cục

Làm việc với bảng

Chèn các thành phần đồ họa

Định dạng văn bản đơn giản – Để thay đổi kiểu, văn bản và màu của tài liệu

Tăng cường bố cục văn bản – Thêm vào danh sách và đường biên để tăng khảnăng trình bày của văn bản

Thay đổi bố cục văn bản – Thay đổi bố cục, các tùy chọn định dạng như căn lề, thụtđầu dòng, tab

4Slide 2 - Định dạng & chèn các thành phần văn bản

Cần phân biệt rất rõ giữa đoạn văn bản và chuỗi văn bản. Cácđoạn văn bản được phân cách với nhau bởi dấu Enter.

Khi soạn thảo, khi nhấn Enter sẽ tạo ra một đoạn mới, nhấnShift+Enter sẽ tạo ra một dòng mới nhưng vẫn thuộc cùng đoạnvăn bản.

Nhiều thuộc tính định dạng chỉ có thể tác động lên cả đoạn vănbản, chứ không thể tác động lên chuỗi (ví dụ thuộc tính căn lề).

Phân biệt đoạn và chuỗi


Để thay đổi định dạng, kích cỡ và màu sắc, hãy dùng nhóm lệnhFont. Chọn đoạn văn bản và nhấn vào các tùy chọn này để thấytác dụng.

Các thuộc tính định dạng này có thể áp dụng cho chuỗi hoặc đoạnvăn bản

Các thuộc tính định dạng


Sao chép định dạng bằng chổi quét

Để áp dụng định dạng của một đoạn cho một đoạn khác,hãy dùng công cụ Format Painter (chổi quét)

Đây là cách dễ dàng nhất để áp dụng một định dạng có sẵncho nhiều phần khác nhau, thay vì phải chỉnh style cho từngphần đó.

Cách thức tiến hành: đặt dấu nhắc tại đoạn có định dạngsẵn, nhấn vào Format Painter, rồi bôi đen cùng muốn ápdụng định dạng đó. Có thể nhấn đúp vào Format Painter đểáp dụng định dạng được nhiều lần.



Bạn có thể bố cục các mục nội dung dưới dạng danh sách nhưtrên để tạo điểm nhấn.

Hình trên minh họa chuyển văn bản sang dạng danh sách đánh số hoặcchấm. Cần bôi đen các mục trước khi chuyển.

Tạo mục danh sách


Có cách khác để tạo danh sách là chọn kiểu danh sách trước khinhập chi tiết các mục

Tạo mục danh sách trước


Word có nhiều kiểu đánh số và chấm khác, nhấn phải chuột để chọnchi tiết

Thay đổi kiểu danh sách


Các dấu định dạng

Một điều lưu ý là trong đoạn danh sách này có các dấu định dạng.Tuy nhiên, ở chế độ bình thường chúng ta không nhìn thấy chúng(như ví dụ trước). Chúng ta sẽ nhìn thấy ở slide sau.

Để thấy các dấu định dạng chúng ta cần chỉnh trong WordOptions.


Sau khi chỉnh trong Options, các dấu định dạng sẽ xuất hiện. Kýhiệu thể hiện sự kết thúc của một đoạn văn bản. Mỗi mục trongdanh sách thuộc một đoạn riêng.

Nếu cuối mục danh sách nhấn Enter sẽ tạo ra một mục mới, hay làmột đoạn mới. Nếu chỉ muốn thêm văn bản cho mục danh sách màkhông muốn tạo mục mới, hãy nhấn Shift+Enter. Bạn sẽ nhìn thấydấu định dạng

Hiện dấu định dạng trang


Tạo đường bao nội dung

Tạo đường biên cho nội dung là một cách hay được sử dụng đểnhấn mạnh hay thu hút sự chú ý của người đọc.


Đặt border bằng cách truy cập nhóm lệnh Paragraph trong tabHome

Chọn mục Border and Shading và thiết lập các thuộc tính trêncửa sổ sau:

Thiết lập đường bao



Nhóm lệnh Paragraph có các lệnh giúp căn chỉnh đoạn văn bản:căn trái, phải, giữa, đều hai bên

Căn chỉnh bố cục văn bản


Màn hình trên chỉ ra sự khác nhau giữa các kiểu định dạng đoạn

Minh họa căn chỉnh


Công cụ thụt đầu dòng

Công cụ thụt đầu dòng thay đổi khoảng cách của đoạn so với lề trái.


Ký tự tab được sử dụng khi bạn muốn thụt đầu dòng văn bản trong đoạn.Màn hình dưới cho bạn thấy cách chức năng ký tự Tab hoạt động.

Ký tự tab di chuyển dấu nhắc và từ đầu dòng đến vị trí mới gọi là tab stop(điểm dừng tab). Tab stop cho phép thay đổi và thêm khoảng dừng giữacác tab.

Ký tự Tab


Đặt tab stop


Có 4 loại tab stop Left: giúp căn theo cạnh trái của đoạn văn bản được thụt đầu dòng Right: giúp căn theo cạnh phải của đoạn văn bản được thụt đầu dòng Center: giúp căn giữa đoạn văn bản được thụt đầu dòng Decimal: giúp căn chỉnh số thập phân

Thay đổi căn chỉnh của văn bản


3 chốt thục đầu dòng

Có 3 chốt trên thanh thước kẻ ngang mà bạn có thể kéo để điềuchỉnh hình thức thụt đầu văn bản.


Giữ và kéo chốt left ident trên thanh thước kẻ ngang sang bênphải để thấy sự thay đổi của dòng đầu tiên

Chốt left ident


Giữ và kéo chốt thứ hai hanging ident trên thanh thước kẻ ngangđể áp dụng thụt đầu dòng cho văn bản (chú ý nhấn giữ đúng chuộtở chốt hanging). Dòng đầu tiên giữ nguyên thụt đầu dòng.

Chốt hanging ident


Chốt thứ ba left ident sẽ áp dụng thụt đầu dòng cho tất cả văn bản

Chốt left ident


Để thay đổi khoảng cách giữa cácdòng và đoạn, hãy mở cửa sổ tùychọn của Paragraph.

Chọn đoạn, nhấn phải chuột, chọnParagraph

Thay đổi khoảng cách dòng, đoạn



Phần này, bạn sẽ học cách tạo, sửa đổi và định dạng bảng. Tạo văn bảntheo định dạng bảng giúp thông tin dễ đọc và có tính thu hút hơn. Hìnhtrên mô tả các thành phần tạo nên bảng.

Tạo bảng

Vào mục Table ở tab Insert Có hai cách tạo bảng: Di chuột để chỉ ra kích thước bảng Chọn Insert Table để chỉ rõ số hàng, số

cột


Màn hình dưới mô tả cách nhập dữ liệu vào bảng. Có thể dùng phímTab để chuyển sang ô tiếp theo, Shift+Tab để chuyển về ô trướcđó.

Nhập dữ liệu cho bảng


Chọn bảng Chọn hàng

Chọn cột

Thao tác chọn các thành phần của bảng


Màn hình dưới mô tả cách chèn thêm hàng mới trong bảng. Trước tiên, bạncần chọn bảng (hoặc đặt con trỏ trong bảng), nhấn phải chuột và chọnInsert > Insert Rows Below. Nếu đứng ở ô cuối cùng của bảng, có thểnhấn Tab để thêm dòng mới

Chèn thêm hàng


Để chèn thêm cột, bạn cần chọn cột liền kề với cột định thêm vào. Nhấnphải chuột, chọn Insert rồi chọn chèn cột mới bên phải (Insert Columnsto the Right) hay bên trái (Insert Columns to the Left)

Chèn thêm cột


Độ rộng của cột hay chiều cao của hàng có thể thay đổi được dễ dàng bằngcách kéo các đường biên

Thay đổi kích thước hàng, cột


Tách, hợp ô


Tách ô Hợp ô

Trường hợp có hàng dữ liệu trùng, hoặc đơn giản bạn muốn xóahàng hay cột không còn cần thiết, hãy chọn hàng hay cột đó, nhấnphải chuột, chọn Delete Rows để xóa hàng hoặc Delete Columns đểxóa cột.

Có thể chọn đồng thời nhiều hàng hoặc cột để xóa.

Xóa hàng hoặc cột


Word cung cấp tùy chọn để thay đổi định dạng đường biên và nềncủa bảng.

Chọn bảng hoặc thành phần của bảng và nhấn phải chuột, chọnBorders and Shadings… để hiện cửa sổ này.

Thay đổi các thuộc tính định dạng


Nếu muốn thiết lập định dạng cho từng phần của bảng, hãy chọnphần đó rồi điều chỉnh

Định dạng thành phần bảng


Word 2007 có nhiều cải tiến so với các phiên bản trước, đặc biệtcung cấp nhiều mẫu định dạng đẹp cho các thành phần của tài liệu.Có thể chọn định dạng phù hợp trên tab Design cho bảng (đặt contrỏ vào bảng trước đó).

Áp dụng định dạng có sẵn cho bảng



Picture Clip Art Shape Smart Art Chart

Word cho phép chèn nhiều đối tượng có sẵn vào tài liệu

• Picture: ảnh bất kỳ

• Clip art: ảnh minh họa cài sẵn

• Shapes: các hình khối

• SmartArt: các sơ đồ cấu trúc

• Chart: biểu đồ

Chèn các thành phần đồ họa


Ảnh trên được chèn vào sau khi tiến hành các thao tác chèn

Nhấn tab InsertNhấn tab Insert

Nhấn PictureNhấn Picture

Chọn ảnhChọn ảnh

Nhấn InsertNhấn Insert

Chèn ảnh trên máy tính hay mạng


Vị trí của hình ảnh

Khi chèn ảnh vào văn bản, có thể tùy biến vị trí của ảnh so với vănbản. Chọn ảnh > chọn mục Position thích hợp


Chèn clip art

Chọn tab InsertChọn tab Insert

Chọn Clip ArtChọn Clip Art

Nhập từ đại diện cho clip art để tìmNhập từ đại diện cho clip art để tìm

Nhấn GoNhấn Go

Nhấn đúp vào ảnh tìm thấyNhấn đúp vào ảnh tìm thấy


Chèn hình khối

Nhấn Insert > Shapes để chèn các hìnhkhối vào tài liệu


Chèn SmartArt

SmartArt cung cấp nhiều sơ đồcấu trúc chuyên nghiệp được địnhdạng sẵn, bạn chỉ cần nhập nộidung

Nhập nội dung cho các mục


Bạn có thể copy các thành phần từ các ứng dụng khác vào tài liệu,ví dụ chèn biểu đồ

Bước 1 – Mở bảng tính, chọn đối tượng và copy

Chèn các đối tượng từ ứng dụng Office khácvào tài liệu


Bước 2 – chuyển sang Word và paste đối tượng vừa copy từ ứng dụng Excel

Chèn các đối tượng từ ứng dụng Office khácvào tài liệu


Để chèn các ký tự đặc biệt, hãy dùng chức năng Symbol

Chèn biểu tượng (symbol)


Chèn công thức toán học


Word 2007 cung cấp khả năng chèn bố cục văn bản có sẵn vào tàiliệu

Chèn các phần văn bản


Với những tài liệu gồm nhiều trang, để tiện cho việc theo dõi cầnchèn thêm phần header và footer

Có thể chèn header/footer cho trang chẵn lẻ khác nhau. Một tài liệuchuyên nghiệp nên có header/footer.

Chèn header/footer


TỔNG KẾT BÀI HỌC

Các đoạn văn bản được phân cách nhau bằng dấu Enter.

Có thể hiện các ký tự ẩn để thấy rõ định dạng trang

Định dạng được phân biệt rõ áp dụng cho đoạn hay cho chuỗi.

Dùng chổi quét để sao chép định dạng giữa các phần văn bản.

Có ba loại chốt thụt đầu dòng trên thanh thước kẻ: first line ident,

hanging ident, left ident

Word 2007 cung cấp nhiều cơ chế áp định dạng chuyên nghiệp có

sẵn cho bảng

Bộ Office cho phép sao chép các nội dung từ các ứng dụng khác

nhúng vào tài liệu


Documents

Bài 2 Định dạng & chèn các thành phần văn bản - Giáo trình FPT