Proposal Teknis

BAB IV

METODOLOGI PENANGANAN PEKERJAAN

4.1 Umum

Metodologi pelaksanaan pekerjaan merupakan acuan yang berisi tahapan pekerjaan yang akan dilaksanakan secara sistematis agar tujuan pekerjaan dapat dicapai sesuai dengan persyaratan teknis, tertib administrasi, tepat jadwal dan hemat sumber daya.

Untuk itu metodologi penanganan pekerjaan disusun sesuai dengan ruang lingkup pekerjaan dan sasaran pekerjaan yang tercantum dalam kerangka acuan pekerjaan dan pengalaman konsultan mengerjakan pekerjaan sejenis.

4.2 Pendekatan Umum

Secara garis besar titik tolak utama pendekatan dalam pelaksanaan pekerjaan ini mengacu pada sasaran pekerjaan. Untuk itu pendekatan yang dilakukan adalah sebagai berikut :

Tinjauan Kondisi eksisting

1. Review dari kinerja yang meliputi teknikal skill dan manajerial skill daripada SDM yang ada, sistem dan prosedur, hubungan antar karyawan, sikap karyawan dan komunikasi antar karyawan, kondisi keuangan meliputi pendapatan, pembiayaan, asset serta pendanaan.

2. Review kinerja sistem intake, sistem produksi, sistem distribusi, peralatan yang digunakan dan prasarana..

3. Review kondisi pasar dengan melihat luas wilayah pelayanan, jumlah penduduk, kondisi sosek masyarakat.

Analisis Kausalitas

Analisis dilakukan untuk menentukan atau mencari akar dari persoalan. Timbulnya persoalan sehingga perusahaan tidak mampu tumbuh sesuai dengan yang direncanakan dapat disebabkan oleh variable-variabel sinerji, harga pokok ataupun kondisi pasar yang ada. Masing-masing variable dapat menjadi sebab dan dapat menjadi akibat. Oleh sebab itu analisis yang dilakukan adalah analisis kausalitas agar sebab dari timbulnya persoalan dapat ditentukan dengan benar.

Dari hasil analisis yang dilakukan, maka dapat dipisahkan mana yang merupakan persoalan yang pemecahannya memerlukan pelatihan SDM dan mana persoalan yang pemecahannya memerlukan peningkatan proses engineering yang merupakan keseluruhan sistem penyediaan air bersih.

Peningkatan yang memerlukan pelatihan adalah peningkatan dari performansi perusahaan yang menyangkut sumber daya manusia. Sedangkan peningkatan proses engineering adalah merupakan peningkatan kualitas ataupun kuantitas dari sarana dan prasarana pengolahan air bersih yang ada.

Pemecahan Masalah

Merupakan rangkaian kegiatan yang terintegrasi dalam rangka membentuk keseimbangan antara perangkat keras, perangkat lunak dan sumber daya manusia pengelola dari keseluruhan perangkat keras serta perangkat lunak yang ada.

Bobot pemecahan persoalan dapat terjadi pada perangkat keras atau perangkat lunak atau sumber daya manusia atau kombinasi dari ketiga aspek tersebut tergantung pada akar persoalan yang menjadikan ketidakseimbangan dari ketiga aspek tersebut.

Action Plan

Sebagai keluaran dari pemecahan masalah adalah berupa action plan yang meliputi uraian tindakan yang perlu diambil, target yang hendak dicapai dan jadwal penyelesaiannya.

Diagram alir Kerangka Pemecahan Masalah seperti terlihat pada gambar 3.1.

4.3 Pendekatan Teknis

Sesuai dengan kerangka acuan tugas pendekatan teknis yang akan dilakukan dalam pelaksanaan pekerjaan, secara garis besar terdiri dari :

1. Kajian terhadap komponen fisik sistem penyediaan air bersih

2. Kajian terhadap proses produksi air bersih

3. Kajian terhadap pola-pola pengelolaan yang biasa dilakukan

4. Kajian terhadap kelembagaan dan manajemen mencakup aspek-aspek legal yang mendukung beroperasinya perusahaan baik yang menyangkut hubungan ke dalam maupun hubungan ke luar (pelanggan),

5. Kajian terhadap sumber daya manusia mencakup profesionalisme kerja, dll.

6. Kajian terhadap standar-standar operasi

7. Kajian terhadap tariff air minum yang berlaku.

4.4 Metodologi dan Strategi Penanganan Pekerjaan

Secara garis besar tahapan pelaksanaan pekerjaan yang akan dilakukan konsultan adalah sebagai berikut :

Persiapan Umum

Pada tahap ini dilakukan persiapan umum yang dibutuhkan dalam rangka persiapan pelaksanaan pekerjaan seperti administrasi proyek, mobilisasi tim, pengerahan tenaga ahli, penyusunan rencana kerja, pengumpulan dan kompilasi data sekunder serta persiapan survey lapangan.

Persiapan Teknis

Persiapan teknis secara garis besar dibagi dalam dua bagian berdasarkan lokasi kota dikarenakan jenis pekerjaan dan sasaran pekerjaan kedua kelompok kota tersebut berbeda. Persiapan teknis untuk kelompok kota yang pertama (Bangkinang, Rengat dan Taluk Kuantan) adalah sesuai dengan tujuan yang diinginkan oleh kerangka acuan kerja yaitu pengumpulan data, analisa sistem dan kinerja, on the job training dan workshop. Sedangkan persiapan teknis untuk kelompok kerja kedua (Dumai) ditujukan hanya untuk inventarisasi data sistem saja.

Persiapan teknis diperlukan dalam rangka survey lapangan, on the job training di lapangan serta workshop di lapangan. Persiapan teknis setiap kelompok, yaitu :

1. Persiapan teknis untuk kota Bangkinang, Rengat dan Taluk Kuantan.

penyusunan format inventarisasi data

penyusunan format sistem evaluasi

penyusunan rencana dan materi workshop

penyusunan rencana dan materi on the job training

2. Persiapan teknis untuk kota Dumai

penyusunan format inventarisasi data

Kunjungan Lapangan

Kegiatan kunjungan lapangan merupakan salah saut kegiatan utama pekerjaan ini. Pada saat kunjungan lapangan kegiatan-kegiatan yang harus dilakukan terdiri dari :

1. Pengumpulan data

Pengumpulan data terdiri dari data-data sebagai berikut :

a. data teknis yang meliputi :

i. sistem intake; meliputi air baku (kuantitas, kualitas dan kontinuitas), konstruksi intake, pompa intake, pipa transmisi, M&E, dll.

ii. sistem produksi; meliputi instalasi pengolahan air bersih, reservoir, power supply, pompa kimia, pompa distribusi, M&E, dll.

iii. sistem distribusi; meliputi jaringan perpipaan dan perlengkapannya, pompa, sambungan pelanggan, dll.

iv. sarana & prasarana pendukung; meliputi bangunan kantor, rumah genset, rumah pompa, laboratorium, gudang, rumah jaga, paga, jalan masuk, drainase, dll.

v. kinerja proses sistem pengolahan air bersih mulai dari intake, IPA, distribusi hingga pelanggan.

vi. piranti lunak; meliputi sistem operasi dan prosedur, rencana kerja, sistem monitoring, dll.

vii. kinerja kemampuan teknis personil, dll.

b. data kelembagaan & manajemen yang meliputi :

i. aspek legal; meliputi dasar hukum dan peraturan pengelolaan air bersih

ii. aspek manajemen; meliputi struktur organisasi, job description, sistem operasi dan prosedur

iii. aspek perencanaan

iv. aspek pelaporan dan monitoring

v. kinerja kemampuan manajerial personil, dll

c. data keuangan yang meliputi :

i. pendapatan dan pembiayaan

ii. asset

iii. pendanaan

iv. tariff air minum

v. kinerja kemampuan personil, dll.

2. Identifikasi permasalahan

Permasalahan diidentifikasi berdasarkan observasi di lapangan, uji coba (jika diperlukan), wawancara, penilaian output atau performance, dll.

3. Analisa & Evaluasi

Merupakan analisis dan evaluasi atas hasil tinjauan lapangan dengan fokus pada usaha untuk melihat kelemahan dan kekuatan yang ada pada saat ini. Analisis dilakukan secara terintegrasi yang merupakan analisis kausalitas dari seluruh aspek-aspek yang ditinjau.

Dari hasil analisis dan evaluasi ini, akan ditetapkan mana yang menjadi akar permasalahan sehingga hasil kegiatan ini menjadi dasar bagi penetapan rencana tindakan baik yang menyangkut perangkat keras, perangkat lunak dan sumber daya manusia.

4. Konsep pemecahan Masalah

Konsep pemecahan masalah merupakan rencana tindak lanjut untuk menyelesaikan masalah yang telah diidentifikasi sebelumnya. Bentuk daripada konsep pemecahan masalah adalah berupa rencana program jangka pendek dan jangka menengah serta program mendesak (jika diperlukan).

Diagram alir Metodologi Penanganan Pekerjaan seperti terlihat pada gambar 3.2.

Pembinaan Pengelolaan

Pembinaan pengelolaan merupakan kegiatan utama dari pekerjaan ini dan bentuk kegiatannya sesuai dengan kerangka acuan kerja adalah berupa workshop dan on the job training.

1. Workshop

Kegiatan workshop dilakukan setelah disusun konsep pemecahan masalah berdasarkan identifikasi permasalahan di lapangan. Kegiatan ini akan dilakukan selama satu hari dengan melibatkan karyawan PDAM serta instansi terkait seperti Dinas Kimpraswil, Bappeda, dll. Tujuan penyelenggaraan workshop ini adalah untuk mensosialisasikan hasil kajian konsultan berdasarkan survey lapangan untuk selanjutnya dilakukan pembahasan bersama sehingga dicapai suatu rencana pemecahan yang baku yang merupakan produk karyawan PDAM dan instansi yang terlibat.

Agenda workshop secara garis besar terdiri dari :

evaluasi kinerja

review visi & misi

strategi pemecahan masalah

rencana kegiatan jangka pendek & menengah

2. On the job training

Merupakan bentuk pembinaan terhadap SDM yang dimiliki PDAM dalam rangka meningkatkan wawasan pengetahuan dan kemampuan teknis. Kegiatan on the job training dilakukan dengan memberikan materi pelatihan yang langsung dapat diterapkan di lapangan. Adapun materi pelatihan yang diberikan adalah difokuskan pada permasalahan yang ada sesuai hasil penilaian kinerja SDM.

4.5 Jadwal Pelaksanaan Pekerjaan

Sebagai pertanggungjawaban konsultan dalam melaksanakan pekerjaan ini, maka akan disusun jadwal pelaksanaan pekerjaan yang akan digunakan sebagai pedoman baik untuk konsultan maupun pemberi tugas.

Jadwal pelaksanaan pekerjaan ini dibuat berdasarkan metodologi penanganan pekerjaan yang kemudian dijabarkan sesuai dengan bobot pekerjaan yang dilakukan.

Tahapan pelaporan yang harus diserahkan oleh konsultan sesuai dengan tahapan pekerjaan yaitu :

Laporan Pendahuluan

Laporan Antara

Konsep Laporan Akhir

Laporan Akhir

Selain itu, akan dilakukan ekspose dihadapan pihak-pihak terkait yaitu dari pemerintah daerah, PDAM, dan pihak-pihak terkait lainnya.

Jadwal waktu yang diusulkan sesuai dengan yang ditetapkan dalam kerangka acuan adalah 4 (empat) bulan.

Gambaran jadwal waktu pelaksanaan pekerjaan disajikan dalam gambar 3.3.

Pembinaan Pengelolaan Dan Evaluasi Sistem Penyediaan Air Bersih Perkotaan

IV - 5