Başarılı Proje Yönetim Örneğiyte.bilgem.tubitak.gov.tr/sites/images/bilgem/sunum_02_mahmutv.pdf · Kamu Kurumlarında Farkındalık Etkinlikleri II e-Devlet Projelerinde Başarı

Kamu Kurumlarında Farkındalık Etkinlikleri IIe-Devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi

Başarılı Proje Yönetim Örneği: Maliye Bakanlığı (KBS)

Mahmut VAROL – Daire BaşkanıMaliye Bakanlığı

2 Ekim 2013

TÜBİTAK

TÜBİTAKKamu Kurumlarında Farkındalık Etkinlikleri II

e-Devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi 202.10.2013

SUNUM PLANI

Sunum Planı

• Proje ve Proje Yönetimi

• Kamu Harcama ve Muhasebe Bilişim Sistemi

• Bilişim Projelerinde Başarı Etkenleri

• Sonuç ve Değerlendirme



Proje ve Proje Yönetimi



• Proje ?

“Benzersiz, özgün bir ürün, hizmet veya sonuç üretmek amacıyla

yürütülen geçici faaliyetler bütünü bir girişimidir”

“Tanımlanmış süre ve bütçe içinde, istenen özelliklere göre

tamamlanması gereken, bir hedef ya da amacı olan özgün, karmaşık,

birbiriyle bağlantılı faaliyetlerin bir bütünüdür”.

PROJE VE PROJE YÖNETİMİ



• Proje

• Özgün Yeni bir hizmet, ürün çıktısı,

• Geçici Başlangıcı ve bitişi belli,

• Bütçe ve hedef…

unsurlarını içermelidir…




• Program; birden fazla Projeyi içeren ve

koordineli yürütülen Projeler bütününü,

• Portföy; kurumsal amaç ve hedefler

doğrultusunda koordineli olarak yürütülen birden

fazla program ve projeler bütününü,

• Operasyonel faaliyet; hayata

geçirilmiş, uygulanmakta olan ve tekrar eden

faaliyetlerdir.




• Proje Yönetimi ?

Projenin amacına ulaşması için gerekli tüm

bilgi, araç, gereç ve tekniklerin proje

faaliyetlerinde kullanılması ve bu yönde

yapılan faaliyetler bütünüdür.




• Proje Yönetimi

– Proje Yönetiminin Temel İşlevleri:

1. Projenin tanımlanması

2. Projenin planlanması

3. Proje sürecinin kontrolü




• Proje Yönetimi

Projelerin yazımı ve yürütülmesi sırasında gözönünde

bulundurulması gereken projeye ilişkin parametreler;

- Kapsam - Kalite

- Zaman - Kaynaklar

- Maliyet - Risk




• Proje Yönetimi

– Proje Yaşam Çevrimi

Başlangıç / Tanımlama

Planlama

Uygulama

Kapanış




KBSKamu Harcama ve Muhasebe Bilişim Sistemi



KAMU HARCAMA VE MUHASEBE BİLİŞİM SİSTEMİ

Muhasebe sistemini kurmak, uygulamaya yön vermekMuhasebe sistemi

Muhasebe hizmetlerini yürütmekMuhasebe hizmeti

Muhasebe yetkililerini sertifikalandırmakSertifikasyon

Döner sermaye işletmelerinin mali işlemlerine yön vermekDöner sermaye

Kesin hesap kanun tasarısını hazırlamakKesin hesap

Mali istatistikleri derlemek ve yayınlamakMali istatistikler




Maliye Bakanlığı içinde ilk bilgi işlem çalışmaları Genel Müdürlüğümüzde mekanik muhasebe makineleri ile başlamıştır

1952

Saymanlık Otomasyon Projesi ( SAYOTO) başlamıştır

Saymanlıkların tümünde say2000i uygulama yazılımı kullanılmaya başlamıştır.

İnternet üzerinden çalışan KBS uygulamaları geliştirildi.

Harcama Yönetim Sistemi (HYS) kullanıma başlamıştır.

say2000i projesi çalışmaları başlatılmıştır

1999

Devlet Memurlarının Maaş hesapları sistemimiz üzerinden hesaplanmaya başlamıştır.

2006

Kamu Elektronik Ödeme Sistemi geliştirildi

2010

2012200820011985



KAMU HARCAMA VE MUHASEBE BİLİŞİM SİSTEMİ2000- Türkiye Kalite Derneği (KALDER) tarafından düzenlenen Yılın Başarılı Ekibi yarışmasında büyük ödül alınmıştır.

2002- Capital Dergisi ve Siemens Business Services (SBS) Türkiye tarafından düzenlenen “2002 Türkiye'nin e-Dönüşüm Liderleri“ proje yarışmasında say2000i projesi "Kamu" kategorisinde birincilik ödülü almıştır.

2006- Başbakanlık tarafından düzenlenen Kaynakların Etkin Kullanımı ve Maliyetleri Düşürme Projesi kapsamında Hizmetlerin Elektronik Ortamda Sunumu Yoluyla Maliyetlerin Düşürülmesi ve Vatandaş Memnuniyetinin Artırılması Başarı Ödülü kategorisinde “Ödeneklerin Elektronik Ortamda Aktarılması” projesi ikincilik ödülü almıştır..

2009- 7. e-Türkiye (eTR) - Kamudan İş Dünyasına Kategorisinde "GÜMKART Gümrük Tahsilat Sistemi" projesi birincilik ödülünü almış, ve Kamudan Kamuya e-Hizmetler Kategorisinde "Kamu Personeli Maaş Otomasyon Sistemi projesi ilk üç arasına girmiştir. .

2010- "GÜMKART - Gümrük Tahsilat Sistemi" projesi, Visa Europe tarafından "Türkiye’nin En Yaratıcı Kamu Ödeme Çözümü" özel ödülünü kazanmıştır.

2011- 9. e-Türkiye (eTR) - Kamudan Kamuya e-Hizmetler kategorisinde "Kamu Personel Harcamaları Yönetim Sistemi" projesi birincilik ödülü almıştır.







Kamu Personel Ödemeleri

Harcama Yönetimi

Taşınır Kayıt Yönetim Modülü

Muhasebe Yönetimi

Döner Sermaye

Mali İstatistikler




Rakamlarla KBSHarcama Birimi ~ 50.000

Muhasebe Birimi 1380

KULLANICI SAYILARI : ~ 284.250

‐ Bütçe ve Kesin Hesap Raporları 287

‐ GümKart 364

‐ HYS ~ 86.000

‐ KEÖS ~ 4.600

‐ Personel Ödemeleri ~ 52.000

TKYS ~ 128.000




Merkezi yönetim kapsamındaki kamu idarelerinde istihdam edilen

memurların bütün özlük bilgilerinin merkezi bir veri tabanında kayıt altına alındığı

projedir. Bu proje sayesinde memur maaşlarının hesaplanmasında uygulama

birliği sağlanmış, personel hareketliliği anlık takip edilebilir hale gelmiştir. Bu

projeyle bilgi işlem teknolojilerinden azami ölçüde faydalanılarak hem idarelere

hem de vatandaşa bilgi üretilmektedir.

1‐ KAMU PERSONEL HARCAMALARI YÖNETİM SİSTEMİ PROJESİ




2‐ GÜM‐KART TAHSİLAT SİSTEMİ

Sistemin amacı, gümrük vergilerinin, nakit para yerine Güm-Kart adı verilen

elektronik para kartları ile tahsilinin gerçekleştirilmesidir. Proje hayata

geçirildikten sonra gümrük vergilerin tahsilatındaki prosedürlerde ve sürede

azalma yaşanmış, vergi tahsilatlarının otomatik olarak kayıt altına alınması

sayesinde hata riski ortadan kaldırılmıştır.




3‐ KAMU ELEKTRONİK ÖDEME SİSTEMİ (KEÖS)

Projeyle birlikte kamu ödeme ve tahsilatlarına ilişkin nakit, banka

hesaplarında günlük hesaplaşma yapılarak gün sonunda Merkez Bankası

hesaplarımızda toplanmaya başlandı. Böylece, muhasebe birimlerinde gereksiz

yere nakit kalmasının ve Hazine’nin yersiz borçlanmaya gitmesinin önüne

geçilmiş oldu. Nakit işlemlerinin Merkez Bankası üzerinden elektronik ortamda

gerçekleştirilmesiyle de ödemelerin hızlı ve en az hatayla yapılması sağlandı.




4‐ HARCAMA YÖNETİM SİSTEMİNİN (HYS)

Geliştirilen sistem sayesinde merkezi yönetim kapsamındaki harcama

birimleriyle muhasebe birimleri arasında otomasyon sağlanarak, harcama

birimlerince düzenlenen ödeme belgeleri, elektronik ortamda muhasebe

birimlerine gönderilmeye başlandı. Böylece, kamu ödemelerinde veri bütünlüğü

sağlanarak, manuel işlemlerden kaynaklı ödeme ve muhasebe hataları en aza

indirildi.




Sistemle sayesinde, döner sermayeli işletmelerin bütün mali işlemleri

elektronik ortamda izlenmeye başlandı. Böylelikle, yöneticilerin sağlıklı, hızlı ve

doğru karar vermelerine imkân veren, başta mali veriler olmak üzere mali

verilere etki eden diğer verilere, raporlara, karşılaştırmalı sonuçlara ulaşmalarını

sağlanmış oldu.

5‐ DÖNER SERMAYE MALİ YÖNETİM SİSTEMİ



Bilişim Projelerinde Başarı Etkenleri



1- Projeyi Başlatma ve Planlama

Planlama başarılamadığında aslında

başarısızlık planlanmış demektir.

KAMU BİLİŞİM PROJELERİNDE BAŞARI ETKENLERİ




Proje planlamasının dört temel nedeni:1. Projede oluşabilecek belirsizliklerin önlenmesi veya azaltılması

2. Projenin verimliliğinin arttırılması

3. Proje ile ulaşılmak istenen hedeflerle ilgili daha iyi bir anlayışın geliştirilmesi

4. Projenin izlenmesi ve kontrolü için güçlü bir temelin oluşturulması





– Objektif Kriterlere Bağlı Proje Başlatma…

– Ar-Ge, Analiz…

– Projeye Uygun Ekip…

– Gerçekçi Takvim…




2- Proje Kapsamının Belirlenmesi

• Planlamaya etkisi…

• Uygulama analizine etkisi…

• Uygulamaya etkisi…




3- Kurumsal Destek• Alışkanlıklardan vazgeçme ve mevcudu

değiştirme gayreti

• Yeniliklere açıklık

• Projenin katma değerine olan inanç

• Duygusal tepkilerle baş etme

• Ekip dışı birimleri projeyle ilişkilendirme




4- Üst Yönetimin Desteği

• Projeye sahiplenme ve kararlılık…

• Koordinasyon…

• Devamlılık…




5- Projenin Bütçesi

Proje başlangıç maliyetinin hesaplanması…

Öngörülemeyen maliyet artışlarının

karşılanması…

Vizyonel altyapı yatırımlarının yapılmış olması da sonraki

geliştirmelerin maliyetlerinin azaltılmasında etkili olmuştur.




Netlik…

Talep – Fayda/Maliyet Analizi…

“hayır” diyebilme cesareti,

“evet” dedirtebilme kabiliyeti…


6- Sözleşme ve Talep Yönetimi



7- Proje Liderliği ve Beşeri Münasebetler

Projeye uygun lider seçimi…

Beşeri münasebetler…

Güven duygusu…




8- En Pahalı Kaynak “Tecrübe”

Tecrübe bir gözlüktür, onların sayesinde ikinci defa daha iyi görürüz.

(Henrik IBSEN)

Doğru kararlar tecrübeden gelir ama tecrübe kötü kararlardan oluşur.

(Will Rogers)




9- Kurumlar Arası Entegre Projelerde Yönetim ve Koordinasyon


Ana koordinasyon biriminin seçimi…

Kurumsal taassup ve hiyerarşiden uzak yaklaşım…

Centilmenlik anlaşması…

Kurum üst yönetimlerince projenin sıkı takibi ve koordinasyon

desteği…



10- Mevzuat

İş süreçlerine ilişkin mevzuat değişikliği ihtiyacı

Tedariki zorlaştıran mevzuat kısıtı




11- İnsan Kaynağı

Proje ekibinin niteliği ve niceliği

Nitelikli eleman temininde güçlük

Optimal kaynak kullanımı

Ataletten koruma, verimliliğini artırma




12- Dokümantasyon

Projenin büyüklüğü ve özelliği…

Çıktı ve sonuç odaklılık…

Süreç bağlantılarını yakalama…




13- Mükemmeliyetçi Yaklaşım


En iyi, iyinin düşmanıdır. (Voltaire)

Her şeyi elde edebilirsin. Ama aynı anda değil.

(Oprah Winfrey)



Sonuç ve Değerlendirme



SONUÇ VE DEĞERLENDİRME

• İnsana yatırım…

• İnanç…

• Azim ve Kararlılık…

• Yüksek Motivasyon…

Kamu Kurumlarında Farkındalık Etkinlikleri IIe-Devlet Projelerinde Başarı Etkenleri: Dönüşüm Odaklı Proje Yönetimi

Teşekkürler...

TÜBİTAK

Documents

Başarılı Proje Yönetim Örneğiyte.bilgem.tubitak.gov.tr/sites/images/bilgem/sunum_02_mahmutv.pdf · Kamu Kurumlarında Farkındalık Etkinlikleri II e-Devlet Projelerinde Başarı