ADMINISTRACIN DE LA PRODUCCIN

CLASE N 3

MARTES 30 MARZO 2015OBJETIVO GENERAL DE LA ASIGNATURA

Entregar los conocimientos necesarios para que el alumno sea capaz de analizar, disear e implementar soluciones a los problemas presentados en los procesos productivos; y de esta forma asegurar la rentabilidad, estabilidad, eficiencia y crecimiento de la empresa que contrata sus servicios.

TAREAS PRCTICAS

Nombre tareaFecha de EntregaEntrega Exigencias

1Planificacin, Organizacin y Direccin Sistema Control5 abril16 Marzo

2Registro Control26 Abril23 marzo

3Procedimiento Control11 mayo30 Mayo

4Diagrama Flujo Sistema Control24 mayo

5Gestin Inventarios: Eleccin sistema Inventario7 Junio

6

TEREAS CONTENIDO

Nombre AlumnoTema AsignadoFecha importantes

TareaDiseo PowerPresent.Preguntas

1Conceptos Planificacin de proceso

2Jos HerreraConceptos organizacin proceso22 Marzo22 Marzo23 marzo

3Conceptos Direccin de procesos

4Jos HerreraConceptos Control de procesos22 Marzo22 Marzo23 marzo

5Definicin de variables de Proceso

6Jos HerreraCriterios de Evaluacin29 Marzo29 Marzo30 Marzo

7Jos HerreraPautas de Evaluacin29 Marzo29 Marzo30 Marzo

8Concepto de Registro de Datos

9Construccin de Registros

10En qu consiste un Proceso Productivo?

11Divisin del Trabajo Adam Smith

12Divisin del Trabajo Charles Babbage

13Jos HerreraDivisin del Trabajo Frederick Taylor12 abril12 Abril13 Abril

14Jos HerreraConcepto de Empowerment19 Abril19 Abril20 Abril

15Qu son los Diagrama de Flujo o Proceso?

16Cmo se construye un Diagrama de Flujo o Proceso?

17Jos HerreraEnfoque Sistmico a la Ad. Produc

18Jos HerreraTipos de Decisiones en el mbito de la Prod.

19Jos HerreraEstrategias Manufactura

20Jos HerreraCalidad Total

21Jos HerreraConcepto Justo a Tiempo aplicado a Produccin

22Jos HerreraConcepto Kaisen en la empresa

23Jos HerreraConcepto Mantenimiento Productivo

24Jos HerreraImportancia de las 5 S para los sistemas productivos

25Jos HerreraConceptos y Ejemplo de Programacin de proyectos por mtodo PERT/CPM

26Jos HerreraTeora de Inventarios

27Jos HerreraTarjetas de Existencia Inventarios

28Jos HerreraControl Costo Inventarios

29Jos HerreraSistema MRP para administrar bodega

30Jos HerreraIndicadores de gestin para Controlar Inventarios

31Jos HerreraConcepto Toma Decisiones

32Jos HerreraConcepto y Ejemplo de Teora de Colas

33Jos HerreraMatriz de Decisin para la toma de decisiones

34Jos HerreraConcepto y Ejemplo Programacin Lineal

35Jos HerreraConcepto de diseo de Productos

36Jos HerreraMtodo Scamper

37Jos HerreraDiseo de un producto o multiproducto

38Jos HerreraMtodo Alejandro Schnarch.

39Jos HerreraMtodo Delphi

2.4. Concepto de CONTROL

El control es una etapa primordial en la administracin, puesto que aunque una empresa cuente con magnficos planes, una estructura organizacional adecuada y una direccin eficiente, el ejecutivo no podr verificar cul es la situacin real de la organizacin si no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.

A fin de incentivar que cada uno establezca una definicin propia del concepto se revisara algunos planteamientos de varios autores estudiosos del tema:

Henry Farol: El control consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el Plan adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene como fin sealar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente.

Robert B. Buchele: El proceso de medir los actuales resultados en relacin con los planes, diagnosticando la razn de las desviaciones y tomando las medidas correctivas necesarias.

George R. Terry: El proceso para determinar lo que se est llevando a cabo, valorizacin y, si es necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que la ejecucin se desarrolle de acuerdo con lo planeado.

Bur K. Scanlan: El control tiene como objetivo cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos.

Robert C. Appleby: La medicin y correccin de las realizaciones de los subordinados con el fin de asegurar que tanto los objetivos de la empresa como los planes para alcanzarlos se cumplan econmica y eficazmente.

Robert Eckles, Ronald Carmichael y Bernard Sarchet: Es la regulacin de las actividades, de conformidad con un plan creado para alcanzar ciertos objetivos.

Harold Koontz y Ciril ODonell: Implica la medicin de lo logrado en relacin con lo estndar y la correccin de las desviaciones, para asegurar la obtencin de los objetivos de acuerdo con el plan.

Chiavenato: El control es una funcin administrativa: es la fase del proceso administrativo que mide y evala el desempeo y toma la accin correctiva cuando se necesita. De este modo, el control es un proceso esencialmente regulador.

La palabra control tiene muchas connotaciones y su significado depende de la funcin o del rea en que se aplique; puede ser entendida:

Como los medios de regulacin utilizados por un individuo o empresa, como determinadas tareas reguladoras que un controlador aplica en una empresa para acompaar y avalar su desempeo y orientar las decisiones. Tambin hay casos en que la palabra control sirve para disear un sistema automtico que mantenga un grado constante de flujo o de funcionamiento del sistema total; es el caso del proceso de control de las refineras de petrleo o de industrias qumicas de procesamiento continuo y automtico: el mecanismo de control detecta cualquier desvo de los patrones normales, haciendo posible la debida regulacin.

Como la funcin restrictiva de un sistema para mantener a los participantes dentro de los patrones deseados y evitar cualquier desvo. Es el caso del control de frecuencia y expediente del personal para evitar posibles abusos. Hay una imagen popular segn la cual la palabra control est asociada a un aspecto negativo, principalmente cuando en las organizaciones y en la sociedad es interpretada en el sentido de restriccin, coercin, limitacin, direccin, refuerzo, manipulacin e inhibicin.

Tambin hay otras connotaciones para la palabra control:

Comprobar o verificar;

Regular;

Comparar con un patrn;

Ejercer autoridad sobre alguien (dirigir o mandar);

Frenar o impedir.

Evidentemente todas esas definiciones representan concepciones incompletas del control, quizs definidas en un modo subjetivo y de aplicacin; en definitiva, debe entenderse el control como:

Una funcin administrativa, que permite verificar, constatar, palpar, medir, si la actividad, proceso, unidad, elemento o sistema seleccionado est cumpliendo y/o alcanzando o no los resultados que se esperan

2.4.1. Importancia del control

Una de las razones ms evidentes de la importancia del control es porque hasta el mejor de los planes se puede desviar. El control se emplea para:

1. Crear mejor calidad: Las fallas del proceso se detectan y el proceso se corrige para eliminar errores.

2. Enfrentar el cambio: Este forma parte ineludible del ambiente de cualquier organizacin. Los mercados cambian, la competencia en todo el mundo ofrece productos o servicios nuevos que captan la atencin del pblico. Surgen materiales y tecnologas nuevas. Se aprueban o enmiendan reglamentos gubernamentales. La funcin del control sirve a los gerentes para responder a las amenazas o las oportunidades de todo ello, porque les ayuda a detectar los cambios que estn afectando los productos y los servicios de sus organizaciones.

3. Producir ciclos ms rpidos: Una cosa es reconocer la demanda de los consumidores para un diseo, calidad, o tiempo de entregas mejorados, y otra muy distinta es acelerar los ciclos que implican el desarrollo y la entrega de esos productos y servicios nuevos a los clientes. Los clientes de la actualidad no solo esperan velocidad, sino tambin productos y servicios a su medida.

4. Agregar valor: Los tiempos veloces de los ciclos son una manera de obtener ventajas competitivas. Otra forma, aplicada por el experto de la administracin japonesa Kenichi Ohmae, es agregar valor. Tratar de igualar todos los movimientos de la competencia puede resultar muy costoso y contraproducente. Ohmae, advierte, en cambio, que el principal objetivo de una organizacin debera ser agregar valor a su producto o servicio, de tal manera que los clientes lo comprarn, prefirindolo sobre la oferta del consumidor. Con frecuencia, este valor agregado adopta la forma de una calidad por encima de la medida lograda aplicando procedimientos de control.

5. Facilitar la delegacin y el trabajo en equipo: La tendencia contempornea hacia la administracin participativa tambin aumenta la necesidad de delegar autoridad y de fomentar que los empleados trabajen juntos en equipo. Esto no disminuye la responsabilidad ltima de la gerencia. Por el contrario, cambia la ndole del proceso de control. Por tanto, el proceso de control permite que el gerente controle el avance de los empleados, sin entorpecer su creatividad o participacin en el trabajo.

2.4.2. Bases del control

La palabra base significa: Parte de una cosa en la que esta se apoya, lo que se traduce que el xito o fracaso del control depende de las siguientes actividades: Planear y organizar. Programas que desea lograr la empresa, los que facilitarn y permitirn alcanzar los objetivos.

Hacer. Es poner en prctica el cmo se planific y organiz la consecucin de los objetivos. De ste hacer se desprende una informacin que proporciona detalles sobre lo que se est realizando, o sea, ella va a esclarecer cules son los hechos reales. Esta informacin debe ser clara, prctica y actualizada al evaluar.

Evaluar. Es la interpretacin y comparacin de la informacin obtenida con los objetivos trazados, se puedan tomar decisiones acerca de que medidas deben ser necesarias tomar.

Mejorar. Es la puesta en prctica de las medidas que resolvern las desviaciones que hacen perder el equilibrio al sistema

2.4.3. Los Elementos que Componen el control

1. El control es un proceso cclico y repetitivo. Est compuesto de cuatro elementos que se suceden:

2. Establecimiento de estndares: Es la primera etapa del control, que establece los estndares o criterios de evaluacin o comparacin. Un estndar es una norma o un criterio que sirve de base para la evaluacin o comparacin de alguna cosa. Existen cuatro tipos de estndares; los cuales se presentan a continuacin:

3. Estndares de cantidad: Como volumen de produccin, cantidad de existencias, cantidad de materiales primas, nmeros de horas, entre otros.

4. Estndares de calidad: Como control de materia prima recibida, control de calidad de produccin, especificaciones del producto, entre otros.

5. Estndares de tiempo: Como tiempo estndar para producir un determinado producto, tiempo medio de existencias de un productos determinado, entre otros.

6. Estndares de costos: Como costos de produccin, costos de administracin, costos de ventas, entre otros.

7. Evaluacin del desempeo: Es la segunda etapa del control, que tiene como fin evaluar lo que se est haciendo.

8. Comparacin del desempeo con el estndar establecido: Es la tercera etapa del control, que compara el desempeo con lo que fue establecido como estndar, para verificar si hay desvo o variacin, esto es, algn error o falla con relacin al desempeo esperado.

9. Accin correctiva: Es la cuarta y ltima etapa del control que busca corregir el desempeo para adecuarlo al estndar esperado. La accin correctiva es siempre una medida de correccin y adecuacin de algn desvo o variacin con relacin al estndar esperado.

2.4.4. reas del control

El control acta en todas las reas y en todos los niveles de la empresa. Prcticamente todas las actividades de una empresa estn bajo alguna forma de control o monitoreo.

Las principales reas de control en la empresa son:

reas de produccin: Si la empresa es industrial, el rea de produccin es aquella donde se fabrican los productos; si la empresa fuera prestadora de servicios, el rea de produccin es aquella donde se prestan los servicios; los principales controles existentes en el rea de produccin son los siguientes:

Control de produccin.

Control de calidad.

Control de costos.

Control de los tiempos de produccin

Control de inventarios: De materias primas, partes y herramientas, productos, tanto subensamblados como terminados, entre otros.

Control de operaciones Productivos: Fijacin de rutas, programas y abastecimientos, entre otros.

Control de desperdicios: Se refiere la fijacin de sus mnimos tolerables y deseables.

Control de mantenimiento y conservacin: Tiempos de mquinas paradas, costos, entre otros.

rea comercial: Es el rea de la empresa que se encarga de vender o comercializar los productos o servicios producidos.

Control de ventas: Acompaa el volumen diario, semanal, mensual y anula de las ventas de la empresa por cliente, vendedor, regin, producto o servicio, con el fin de sealar fallas o distorsiones en relacin con las previsiones.

Pueden mencionarse como principales controles de ventas:

Por volumen total de las mismas ventas.

Por tipos de artculos vendidos.

Por volumen de ventas estacionales.

Por el precio de artculos vendidos.

Por clientes.

Por territorios.

Por vendedores.

Por utilidades producidas.

Por costos de los diversos tipos de ventas.

Control de propaganda: Para acompaar la propaganda contratada por la empresa y verificar su resultado en las ventas.

Control de costos: Para verificar continuamente los costos de ventas, as como las comisiones de los vendedores, los costos de propaganda, entre otros.

rea financiera: Es el rea de la empresa que se encarga de los recursos financieros, como el capital, la facturacin, los pagos, el flujo de caja, entre otros. Los principales controles en el rea financiera se presentan a continuacin:

Control presupuestario: Es el control de las previsiones de los gastos financieros, por departamento, para verificar cualquier desvos en los gastos.

Control de costos: Control global de los costos incurridos por la empresa, ya sean costos de produccin, de ventas, administrativos (gastos administrativos entre los cuales estn; salarios de la direccin y gerencia, alquiler de edificios, entre otros), financieros como los intereses y amortizaciones, prstamos o financiamientos externos entre otros.

rea de Recursos Humanos: Es el rea que administra al personal, los principales controles que se aplican son los que siguen:

Controles de asistencia y retrasos: Es el control del reloj chequeador o del expediente que verifica los retrasos del personal, las faltas justificadas por motivos mdicos, y las no justificadas.

Control de vacaciones: Es el control que seala cuando un funcionario debe entrar en vacaciones y por cuntos das.

Control de salarios: Verifica los salarios, sus reajustes o correcciones, despidos colectivos, entre otros.

2.4.5. Principios del Control

Unprincipioes unaley o reglaque se cumple o debe seguirse con cierto propsito, como consecuencia necesaria de algo o con el fin de lograr cierto propsito.El origen o Etimolgicamentela palabra principioderiva del latnprincipium que significa: comienzo, primera parte, parte principal'..Los cuales son:

Equilibrio: A cada grupo de delegacin conferido debe proporcionarle el grado de control correspondiente. De la misma manera la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte, al delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos suficientes para verificar que se estn cumpliendo con la responsabilidad conferida, y que la autoridad delegada est siendo debidamente ejercida.

Ningn control ser vlido si no se fundamenta en los objetivos, por tanto es imprescindible establecer medidas especficas de actuacin, o estndares, que sirvan de patrn para la evaluacin de lo establecido mismas que se determinan con base en los objetivos. Los estndares permiten la ejecucin de los planes dentro de ciertos lmites, evitando errores y, consecuentemente, perdidas de tiempo y de dinero.

De la oportunidad: El control, necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes de que se efecte el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas, con anticipacin.

De los objetivos: Se refiere a que el control existe en funcin de los objetivos, es decir, el control no es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos. Ningn control ser valido si no se fundamenta en los objetivos y si, a travs de l, no se revisa el logro de los mismos.

De las desviaciones: Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relacin con los planes deben ser analizadas detalladamente, de manera que sea posible conocer las causas que lo originaron, a fin de tomar medidas necesarias para evitarlas en futuro. Es intil detectar desviaciones si no se hace el anlisis de las mismas y si no se establecen medidas preventivas y correctivas.

De la coste habilidad: El establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que este represente en tiempo y dinero, en relacin con las ventajas reales que este reporte. Un control slo deber implantarse si su costo se justifica en los resultados que se esperen de el; de nada servir establecer un sistema de control si los beneficios financieros que redita resultan menores que el costo y el tiempo que implican su implantacin.

De excepcin: El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente que funciones estratgicas requieren el control. Este principio se auxilia de mtodos probabilstico, estadsticos o aleatorios.

De la funcin controladora: La funcin controladora por ningn motivo debe comprender a la funcin controladora, ya que pierde efectividad de control. Este principio es bsico, ya que seala que la persona o la funcin que realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar. Ejemplo: el que controla los dineros no puede recaudar.

2.4.6. Fines del control de gestin

La finalidad del control debe cumplir con las siguientes exigencias o en otras palabras, el control debe tener la siguiente finalidad:

Informar: es necesario transmitir y comunicar la informacin para la toma de decisiones e identificar los factores claves de la organizacin para as determinar cual es la informacin clave. El funcionario debe seleccionarla, obtenerla y transmitirla a travs de los canales formales de comunicacin de la estructura de la organizacin.

La respuesta a las siguientes preguntas tiende a resolver problemas de estructura:

Qu informacin se necesita?

Dnde se almacena?

De quin y a quin va?

Cmo valuarla?

Cmo suplantarla?

Coordinar: Encamina las actividades a realizar eficazmente a la obtencin de los objetivos.

Evaluar: La consecucin de las metas u objetivos se logra gracias a las personas y su valoracin es la que pone de manifiesto la satisfaccin del logro.

Motivar: El impulso y la ayuda es de mucha importancia para alcanzar las metas.

2.4.7. Aplicacin del Concepto de Control: Uso de Hoja de Registro u Hoja de Control: Cun Importantes son?

Cuando pensamos en el concepto de control, qu es lo que realmente pensamos?.... Es una pregunta que define el curso de las acciones correctivas o preventivas en la toma de decisiones.

Definiciones Importantes:

Hoja de registro u hoja de recogida de datos u hoja de control: sirve para reunir y clasificar las informaciones segn determinadas categoras, mediante la anotacin y registro de sus frecuencias bajo la forma de datos.

Toma Decisiones: seleccin de un curso de acciones entre alternativas, es decir que existe un plan un compromiso de recursos de direccin o reputacin.

Proceso: Distintas etapas o pasos que se deben seguir para elaborar un producto o servicio. Lo que significa que pueden ser medidos y controlados.Esto significa que la interaccin de estas acciones define la calidad del resultado de un proceso.

La Hoja de registro u hoja de recogida de datos, tambin llamada de Control, sirve para reunir y clasificar las informaciones segn determinadas categoras, mediante la anotacin y registro de sus frecuencias bajo la forma de datos.

Lo esencial de los datos es que el propsito este claro y que los datos reflejen la verdad. Estas hojas de recopilacin tienen muchas funciones, pero la principal es hacer fcil la recopilacin de datos y realizarla de forma que puedan ser usadas fcilmente y analizarlos automticamente.

De modo general las hojas de registros de datos tienen las siguientes funciones:

Identificar y comparar las acciones, tanto correctivas como preventivas.

Revisin de resultados.

Distribucin de variaciones de variables de los artculos producidos (peso, volumen, longitud, talla, clase, calidad, etc.

Clasificacin de artculos defectuosos.

Localizacin e identificacin de defectos.

Verificacin de chequeo o tareas.

Control de situaciones o eventos.

Verificacin de actividades.

Entre otras.

Es importante mencionar que las funciones de las hojas de control sirven como respaldo para el Objetivo General u objetivos especficos.

2.4.7.1. Exigencias bsicas para usar adecuadamente los registros de ControlExisten 8 elementos que determinar el uso correcto de los r3egistros de control:1. Objetivo del registro: todos los registros debe cumplir con unos objetivos en particular, no es correcto hacer registros sin una motivacin clara. 2. Definicin e Identificacin de variables: todos los registros se rigen por una actividad que es determinada por una variable dependiente o independiente. Debemos saber definir e identificar su unidad de medida.3. La informacin es cualitativa o cuantitativa: debemos identificar el tipo de informacin que se va a recopilar; si son nmeros o caractersticas.Por ejemplo:

a. Informacin relacionada con nmeros:

Se utiliza cuando se asigna una calificacin que indica una medida, por ejemplo: nota del 1 al 7:

Aqu debo en primer lugar, definir qu significa el valor menor y valor mayor:

1: nmero de menor valor.

7: nmero de mayor valor.

Lo que significa que si defino nmeros cercanos 1 los resultados son de menor valor y si defino nmeros cercanos a 7 los resultados son de mayor valor.

b. informacin relacionada con cualidades

Se utiliza cuando se busca caracterizar una situacin, por ejemplo: bueno o malo, dulce o salado. La medida ms comn es la siguiente:

Bueno regular - malo

Es importante sealar, que se tiene que definir el significado de la cualidad y su finalidad.

4. Como, se recogern los datos y en qu tipo de documento se har: tenemos que revisar, disear o adecuar el documento donde se van a registrar los datos. Para esto tenemos que saber si se va a anotar con nmeros, smbolos o algn tipo de medida requerida.

En este caso es recomendable utilizar una tabla de registros donde se muestren las variables a considerar, por ejemplo:

Objetivo del registro: Identificar nmero de productos vendidos durante un da de trabajo, en la seccin de ventas en mesn.

Identificacin variable:

Las variables en este caso, son los tipos de productos que se venden en el mesn.

Si pensamos en una librera:

Lpices.

Reglas.

Estuches.

Cuadernos.

Etc

Recuerde que la definicin de variables debe responder al objetivo del registro.

5. Cmo se utiliza la informacin recopilada: tiene que saber muy bien cmo se va a utilizar la informacin: Para corregir, Para prevenir, Para que otra persona tome decisiones.

Esto significa que la forma de presentar la informacin en el registro debe ser fcil de utilizar y de interpretar.

6. Cmo de analizar: es muy importante saber cmo debe analizarse la informacin, si va a utilizar grficos, tablas, formulas, etc.

Los registros deben cumplir con la condicin de mostrar un comportamiento en los datos recogidos, es por eso que al momento de analizar debe tener la posibilidad de graficar los datos obtenidos y mostrar de esta forma una primera interpretacin.

Generalmente la forma de mostrar los datos es a travs de grficos de barras, lnea de tendencias o lneas y grficos de crculos.

Luego la persona que tiene la funcin de interpretar sabr procesar y analizar de mejor forma los resultados.

7. Quin se encargar de la recogida de datos: debe definir a la persona o las competencias que debe poseer la persona que debe tomar o recoger los datos.

8. Con qu frecuencia se va a analizar: esta exigencia es de vital importancia para los registros, ya que define la importancia del mismo.

9. Dnde se va a efectuar: es muy importante saber y conocer, el lugar donde se debe aplicar el registro de esta manera la persona que debe recoger los datos sabr muy bien donde acudir a recopilar datos.

2.4.7.2. Cmo se Disean las Hojas de Registro de Control?

DEFINICIN.

Es una pieza de papel que contiene datos y espacios en blanco para registrar informacin variable, el cual tendr diferente utilizacin segn el rea funcional a la cual pertenezca. Puede considerarse tambin como un instrumento de trabajo cuyo objetivo es trasportar informacin para simplificar y facilitar el desarrollo de los procedimientos administrativos. En ellos se imprime informacin constante y que tiene una serie de espacios para asentar informacin variable. Es todo papel que contenga informacin, texto, epgrafes (lemas, inscripciones), impresos o en blanco para rellenarlos posteriormente.

2.4.7.2.1. PARTES DEL FORMULARIO.

a) Extremo superior o cabeza:

Contiene los datos de instruccin del formulario como: a. Nombre del Formulario: este nombre es descriptivo y representativo de la actividad.

b. Fecha: generalmente ubicado en el extremo superior derecho.c. Nombre Responsable: identificacin de la persona que realiza el registro.d. Objetivos:

i. Objetivo General: indica la finalidad del regsitro.ii. Objetivos especficos, Facilitar el flujo de informacin y el procesamiento de datos, imprimir uniformidad en los procedimientos, sintetizar y relacionar informacin y por ultimo, dar valor legal a determinadas transacciones.

e. Descripcin o Importancia: Su importancia radica en que sirven de soporte a las transacciones y los empleados trabajan guindose por los formularios, adems cualquier acto administrativo se refleja en un formulario.

Su importancia radica en que sirven de soporte a las transacciones y los empleados trabajan guindose por los formularios, adems cualquier acto administrativo se refleja en un formulario.

Ejemplo:

PAUTA EVALUACIN: PRESENTACIN TAREA

Objetivo especfico 1:

Medir y controlar el tiempo requerido y utilizado en la presentacin de la tarea.

Objetivo Especfico 2:

Evaluar la fluidez de la presentacin, los tiempos de detencin y la capacidad de mantener un desarrollo del tema.

Objetivo Especfico 3:

Medir y evaluar el dominio del tema, a travs del apoyo que hace el alumno en la lectura de los textos de las diapositivas,

Importancia:

Este registro permitir medir el nivel de preparacin, conocimiento y aprendizaje que desarrollo el alumno en torno al tema asignado.

b) Cuerpo del formulario:

Contiene el mayor grupo de datos del formulario, que son los que generan la accin implcita los cuales se determinan, de acuerdo con la informacin que se desea obtener, mediante la utilizacin de la forma. Se analizan las decisiones acerca de los datos y la distribucin siguiendo una secuencia lgica de colocacin.

LINK Excel.Sheet.8 "C:\\Users\\Jorge\\Desktop\\Universidad Adventista\\Pauta Presentacin-respuesta.xls" "Evaluacn Pres.-Resp!F12C1:F42C10" \a \f 4 \h

c) Extremo inferior o pie:

Contiene los datos de cierre o conclusin del formulario, firmas y sellos para aprobar o conformar la informacin registrada en el cuerpo del mismo, y tambin se indican observaciones.

d) Uso de los formularios.

Se utilizan para garantizar la uniformidad de informacin, dar precisin y para eliminar la necesidad de copiar a mano. De acuerdo a la presentacin se pueden encontrar formularios como: talonarios, juego-listo o snap-out, formas continuas, autocopiante qumico, fsico o carbonizado, y cuaderno.

2.4.7.2.2. DISEO DEL FORMULARIO

El proceso de elaboracin del formulario comienza con el diseo del mismo, siguiendo las pautas para el desarrollo exitoso del proceso y para ello se deben cumplir la fase del pre-diseo, diseo e instructivo.

A. Fase PrediseoEn esta fase se debe realizar una lista de comprobacin y determinar con detalles las necesidades que se han de satisfacer. Para cumplir con los requerimientos de esta fase, se realiza una serie de preguntas para comprobar la efectividad del pre-diseo y proceder a realizar la fase del diseo.

1. Son necesarios todos los elementos recogidos por diseo mismo?

2. Son necesarias todas las copias previstas?

3. Es lgica la secuencia de los datos?

4. La cantidad de escritura requerida para registrar los datos esta reducida al mnimo?

5. Esta autorizado el diseo del formulario?

6. Cul es el departamento origen?

7. Cul es la finalidad del formulario?

8. Tienen relacin el nombre del formulario con la finalidad?

9. Es necesario un subtitulo?

10. Est la cantidad a imprimir, relacionada con el uso que se va a hacer del formulario?

11. Cul es el tiempo de entrega solicitado al impresor?

12. Con qu frecuencia se va a usar el formulario?

13. Debe tener el formulario un nmero de serie?

14. Este formulario elimina la necesidad de algn otro?

15. Puede afectar de alguna forma previsible, la aparicin de este formulario a los ya existentes?

B. Fase del diseo

En esta fase se busca ordenar lgicamente los datos fijos en la hoja, se comienza por la cuenta de espacio. Calcular el espacio necesario para cada entrada de los datos.

Instrucciones, una vez realizado el diseo, se debe hacer o preparar las instrucciones de impresin. Si es necesario, dar especificaciones adicionales para el impresor.

Lista de comprobacin del diseo: El formulario debe responder afirmativamente a alas siguientes preguntas, para poder pasar a la prxima fase:

1. Indica el titulo claramente la naturaleza y funcin del formulario?

2. Se encuentra en una posicin adecuada?

3. Los datos fijos se comprenden fcilmente?

4. El lenguaje es claro?

5. Estn las instrucciones especficas prximas al lugar de los datos a que se refieren?

6. Estn las instrucciones generales ubicadas adecuadamente?

7. Las lneas son las adecuadas?

8. Se han aplicado las lneas adecuadamente?

9. Se han aprovechado por completo todas las posibilidades de las casillas?

10. Los datos fijos se encuentran el ngulo superior izquierdo?

11. Se identifican todas las copias del formulario?

12. Est el formulario identificado mediante un cdigo numrico?

Posterior a esto, se debe realizar una lista de comprobacin del cumplimiento del formulario, donde se deben responder afirmativamente las siguientes preguntas:

1. Se ha reducido al mnimo la cantidad de escritura necesaria?

2. Se encuentran los datos fijos en el orden ms lgico?

3. Se dispone de espacio suficiente para cada dato variable?

4. Son correctos los espaciados horizontales y verticales?

5. Se han especificado correctamente los mrgenes?

6. Los ttulos, nmeros y colores facilitan el seguimiento, despacho y manejo del formulario?

7. Viene el formulario identificado con un nmero impreso?

8. Estn identificadas las copias del impreso para hacer posible su autoseguimiento?

9. Se usan casillas A y Desde?

Se debe prestar mucha atencin al formulario y comprobar que no aparezca el nombre de la empresa en un formulario usado por personas ajenas externas a la misma, al igual que el nombre del departamento de origen no debe aparecer en un impreso externo.

C. Partes de un instructivo

Todo formulario debe ir acompaado de su respectivo instructivo, el cual agiliza la implementacin de forma eficaz. Debe estar elaborado en un lenguaje claro y preciso.

El instructivo esta divido en:

- Titulo del formulario

- Objetivos (razn de la situacin)

- Generalidades

- Modo de llenado (maquina o a mano)

- Medio de obtencin

- Tiempo estimado

Caractersticas de impresin:

- Numero de copias

- Papel (color, marca y base del original y copias)

- Tinta, color de tinta.

- Mrgenes (lado y ancho para archivar)

- Indicar si lleva perforaciones.

- Encuadernacin (hojas sueltas o cosidas)

- Juego (desglosables o sueltos)

- Encolados

- Indicar lado

- Lomo abierto o cubierto

- Tapas de papel o cartulina, sujetas con tornillo u otro

- Instrucciones de cmo llenar los espacios en blanco

2.4.7.2.3.. VENTAJAS DE LAS HOJAS DE REGISTRO

1. Es un mtodo que proporciona datos fciles de comprender y que son obtenidos mediante un proceso simple y eficiente que puede ser aplicado a cualquier rea de la organizacin.

2. Estas hojas reflejan rpidamente las tendencias y patrones derivados de los datos obtenidos de los registros..

3. Proporciona registros histricos, que ayudan a percibir los cambios en el tiempo.

4. Facilita el inicio del pensamiento estadstico.

5. Ayuda a traducir las opiniones en hechos y datos.

6. Registran las acciones medibles, propiciando las correcciones a las desviaciones.

2.4.7.2.4. CARACTERSTICAS IMPORTANTES DE LAS HOJAS DE REGISTROS

1. Sencillez; una hoja de registro permite mostrar los datos de forma simple y directa.

2. Comunicacin de Informacin: permite ver si hay una tendencia en los datos segn se va completando la hoja.

3 Flexibilidad: la forma en la que se presentan los datos, permite utilizar los mismo para mltiples anlisis posteriores y contestar diferentes preguntas.

4. Disponibilidad: permiten tener los datos reunidos de forma ordenada y sencilla para su posterior utilizacin.

2.4.8. Conclusiones del Control El control es una funcin administrativa: es la fase del proceso administrativo que mide y evala el desempeo y toma la accin correctiva cuando se necesita. De este modo, el control es un proceso esencialmente regulador que permite determinar y analizar rpidamente las causas que pueden originar desviaciones, lo que ayuda a corregir las actividades en forma oportuna, La aplicacin de un control en las organizaciones busca atender dos finalidades principales: Corregir fallas o errores existentes: Y Prevenir nuevas fallas o errores de los procesos, alcanzado de sta forma los planes trazados.

Para que el control sea efectivo debe desarrollarse como una unidad y aplicarse en todo tiempo a la empresa, unidades, personas y/o actos; pudiendo clasificarse en: Control Preliminar, Control concurrente, Control posterior. El control se apoya en la comprobacin, fiscalizacin e inspeccin de las variables organizativas para descubrir desviaciones reales o potenciales que influyen o pueden llegar a influir sobre los objetivos de la empresa, ya que localiza los sectores responsables de las actividades. Desde el momento en que se establecen las medidas correctivas, proporciona informacin acerca de la situacin de la ejecucin de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse en el proceso de planeacin, reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores, su aplicacin incide directamente en la racionalizacin de la administracin y consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa. El Sistema de Control de Gestin es en trminos sencillos define quin, cmo y cundo, aplicar las estrategias de control y evaluar los Factores Crticos de xito de la organizacin (FCE), adems de quin tomar y ejecutar las decisiones correctivas en los diferentes niveles de la entidad. PAUTA EVALUACIN TAREA PRCTICA:PROCEDIMIENTO DE CONTROLObjetivo General:

Desarrollar un procedimiento para realizar un control de actividades productivas en la empresa realizada en PYME; donde se indique claramente las acciones, responsables y criterios para utilizar y aplicar correctamente el registro de control, permitiendo de esta forma el mejoramiento continuo del proceso productivo.

Exigencias Globales:

Estructura de las Tareas Prctica:1. Exigencias Globales: 10 % nota tarea prctica.

2. Contenido: 70 % nota tarea prctica.

3. Conclusiones: 20 % nota tarea prctica.

Exigencias Globales: representa el 10 % de la nota de la tarea y est compuesta por:

ITEMSObservacinPuntaje

Portada Logo universidad. Centrado.

Nombre tarea, tamao letra 18.

Nombre Alumno. Tamao letra 12

Nombre asignatura, centrado al final de la pgina.3 ptos

ndice1. Presentar contenidos de la tarea y enumerar con nmeros en forma secuencial.

2. Presentar nmero de pgina donde se encuentra el contenido en el trabajo.7 ptos

IntroduccinDebe abordar el contenido de la tarea, presentar datos relevantes y mostrar claramente cules son los aportes que se rescatan de dicho trabajo.60 ptos

Objetivo GeneralDebe comenzar con el verbo infinitivo correcto y adecuado. Debe abordar la finalidad de la tarea.20 ptos

Exigencias de PresentacinCorresponde a:

1. Debe ser enviado en archivo Word. Importante: mi pc tiene Windows 7 y office 2010.

2. No hay lmite de pginas.3. Ttulo de cada punto del Trabajo: letra N 12.

4. Tamao papel: carta.

5. Documento Justificado.

6. Tamao Fuente N 10.

7. Espacio interlineado: 1,5.

8. Letra: Arial.

9. Tamao Mrgenes: 3 cm.

10. Conclusiones enumeradas.

11. Conclusiones separadas por un punto final.

12. Numeracin de contenidos.

13. Cumplimiento de pauta. Esto significa que: el alumno debe presentar los contenidos aunque no los complete.

14. Espacios entre contenidos. Esto se refiere a los espacios que quedan entre contenido, donde se aprecia una falta de prolijidad en la construccin de la tarea.10 ptos

Sanciones de puntaje:

1 error en exigencias de portada: 0 ptos.

1 error en ndice de contenidos: 0 ptos.

1 error en exigencias de presentacin: 3 ptos y 2 errores: 0 pto.

temsActividadOBSERVACIONES

Inicio 10 %Portada 4 ptosNombre del procedimiento, nombre autor.

Introduccin del procedimiento, 35 ptosDescriba en que consiste el procedimiento

Objetivos del Procedimiento. 61 ptosObjetivo GeneralDefinir objetivos para el procedimiento debe cumplir con las exigencias de:

Verbo infinitivo correcto.

Abordar el contenido del procedimiento d lo contrario no aporta puntaje

Objetivos Especfico-1-2-3

Gestin Administrativa 25 %Finalidad del Procedimiento,Explique claramente que busca con ste procedimiento

Beneficios del Procedimiento presente 2 beneficios que se obtienen en la empresa con l procedimiento de controlNombre Beneficio -1Defina un nombre para el beneficio

Descripcin del Beneficio - 1Describa claramente el beneficio para la empresa

Responsabilidad OperativaPersonas que Realizan el ControlExplique claramente las caractersticas de las personas que debera ser los responsable quienes son, que hacen, en que rea trabajan debe ser claro en la informacin

Personas que supervisan el control

Responsable de Entregar la Induccin

Uso de la InformacinDonde se almacena la informacin del control

Quien va a utilizar la informacin del control

Que uso le va ha dar a la informacin del control

Resultados Esperados

Utilizacin de los resultadosDonde se envan los resultados

Quien toma las decisiones

Manejo de Documento 65 %Registro Control, 10 ptosPresente el registro de control que va a utilizar el trabajador que toma los datos

Enumerar, Nombrar y definir cada uno de los elementos que estn presente en el Registro de control, 25 ptosDebe hacerlo para todos los tems que aparecen en el registro TODOS

Pauta de Evaluacin variables, 25 ptos Presentar pauta EvaluacinDebe mostrar claramente cmo se evala o mide cada variable justifique su decisin de parmetros

Presentar Criterios de DecisinIdentifique e Indique claramente los tipos de decisiones y cmo debe proceder el operario cuando tenga que tomar una decisin.

Procedimiento llenado, 30 ptosExplique claramente cmo se debe completar cada uno de los recuadros que registran informacin en el registro..,. Enumere los tems. Sea ordena con la informacin

Recomendaciones finales del registro, 10 ptosIndique recomendaciones, que estn relacionadas con la acciones que debe realizar el operario que utiliza el registro, cuando se enfrenta a situaciones especiales indique claramente cuales son esa acciones especiales y como debe proceder

CONCLUSIONES: Cules son las claves de una Buen Procedimiento?

Responda esta pregunta con 5 respuestas basadas absolutamente en su trabajo No se aceptan comentarios que no est basados absolutamente en su trabajo. Nombre Respuesta 1Defina un nombre representativo

Explicacin RespuestaExplique claramente basado en su trabajo

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