Embed Size (px)
Citation preview
BASES TÉCNICAS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE
GESTIÓN DOCUMENTAL PARA EL GOBIERNO REGIONAL DE
ANTOFAGASTA
1. OBJETIVOS
1.1. Objetivo General
Mejorar la gestión documental del Gobierno Regional de Antofagasta, a través de la implementación
de un Gestor Documental que permita mejorar la eficiencia y sistematización del ciclo de los
documentos de la organización.
1.2. Objetivos específicos
Facilitar la gestión de los documentos en todas sus etapas: creación (o recepción), utilización
(revisión, visación, firma, numeración, envío, seguimiento), retención (consulta, enmienda)
y expurgo (eliminación o transferencia).
Disponer de un repositorio único de documentos de la organización.
Facilitar la búsqueda y análisis documental a través de la implementación de la gestión de
Metadatos.
Implementar la solución técnica que cumpla con niveles óptimos de eficiencia y seguridad
en el procesamiento de documentos electrónicos.
Implementar la Integración con Doc Digital y casilla electrónica Oficina de Partes
Implementar la integración de Clave Única
2. SITUACIÓN ACTUAL (SIN SISTEMA)
El Gobierno Regional de Antofagasta no cuenta con una solución tecnológica que responda a la
necesidad de la sistematización de la gestión documental, en los términos de disponibilidad
requeridos después de casi dos años, en que no estábamos preparados para el trabajo a distancia
para la gestión de nuestra documentación.
2.1. Procesamiento
A continuación, se describe en forma resumida el proceso global de la gestión de documentos del
Gobierno Regional de Antofagasta. Esta descripción representa las etapas comunes a todos los tipos
de procesos y documentos, sean generados por cada responsable dentro de la organización o que
sean recibidos de una fuente externa, a través de la Oficina de Partes.
Recepcionados
Los documentos recepcionados por Oficina de Partes pueden tener tres canales de origen:
Doc Digital
Buzón de correo electrónico de Oficina de Partes (cuenta Google corporativa)
Físico
En todos los casos Oficina de Partes registra el ingreso del o los documentos (expediente) y lo
numera (folio) según numeración única.
Una vez recepcionado el documento o expediente, de acuerdo a su materia, se deriva al área
responsable dentro de la organización.
Las derivaciones, se hacen según el canal de recepción. Por Doc Digital a través de la opción
derivación o por la casilla de Oficina de Partes a la casilla electrónica del responsable del área, en
los siguiente dos casos: al recibir documento físico, previa digitalización, o cuando es recibido por la
misma casilla electrónica de Oficina de Partes.
Creados
Todos los documentos generados por la organización, con excepción de aquellos internos de menor
frecuencia o aquellos que requieren firma de un externo que no cuenta con firma electrónica, son
creados en Doc Digital.
Los documentos son creados a partir de un PDF en Doc Digital, son visados, firmados
electrónicamente con Firma gob, son numerados y enviados por nuestra Oficina de Partes al
destinatario que corresponda. Todo lo anterior a través de Doc Digital, siempre la organización
destinataria esté enrolado con Oficina de Partes en esta plataforma. De lo contrario, el documento
es descargado y enviado por casilla de correo electrónico del área responsable.
Numeración
Todos los documentos son numerados por la Oficina de Partes, según su tipología para los
documentos creados por la misma organización y con un folio único para los recepcionados de
terceros.
Tipos de documentos
Los tipos de documentos creados, son al menos los siguientes:
Resoluciones
Oficios
Memorandum
Convenios
Certificados
Cartas
Actas
Volumen de documentos
La cantidad de documentos electrónicos (o digitalizados) vigentes que gestiona Oficina de Partes
desde el 2020 a la fecha son alrededor de 26.286 documentos o folios.
Lo que ocupa en espacio en la nube aproximadamente 130 Gb documentos recepcionados y
documentos creados.
2.2. Repositorio
En la actualidad no existe un repositorio sistematizado de los documentos gestionados por el
Gobierno Regional de Antofagasta.
El sistema actual es híbrido, en Doc Digital se almacenan los documentos resueltos, pero como ya
informó la División de Gobierno Digital (DGD) la plataforma dejará de actuar como repositorio
permanente, por lo que cada institución deberá mantener su catálogo de documentos. Así también,
mientras no se concrete la implementación de los Archivos Regionales por parte de la Dirección de
Bibliotecas, Archivos y Museos (DIBAM) para realizar un proceso de transferencia, el Gobierno
Regional decidió mantener un respaldo de los documentos almacenados fuera de Doc Digital.
Por otro lado, se utiliza el almacenamiento en la nube, a través de la casilla electrónica de Oficina
de Partes en Google Drive, para almacenar y consolidar en una ubicación única todo el catálogo de
documentos, tanto entrantes como salientes, indistintamente del soporte o el canal de ingreso.
Este último sistema de almacenamiento en Google Drive corporativo ha sido adoptado en ausencia
de un repositorio como parte de la solución que se espera resolver con el sistema de gestión
documental.
Por lo tanto, el repositorio en Google Drive es lo que más se acerca al catálogo completo de los
documentos electrónicos (o digitalizados) de la organización.
2.3. Metadatos
No existe católogo de metadatos, porque no existe sistematización en un gestor documental, sin
embargo, se cuenta con todos los documentos creados en formato PDF (textual/imagen), con
clasificación por tipo de documento y número, agrupados en carpetas por tipo de documento y año
dentro del repositorio en Drive.
Por otra parte, los documentos recepcionados que también se encuentran almacenados en el
repositorio de Drive, están clasificados por folio de recepción y agrupados en carpetas por año.
3. SITUACIÓN CON SISTEMA
La propuesta de Gestor Documental para el Gobierno Regional de Antofagasta, deberá cumplir con
los siguientes requisitos:
Gestionar todos los documentos creados o recepcionados del Gobierno Regional de
Antofagasta
Usar identificador único para los documentos y usar como entidad grupal el portafolio o
expediente.
Usar editor integrado de documento, así como la posibilidad de subir en formato abierto el
documento
Implementar todo el ciclo de los documentos: creación (o recepción), utilización (revisión,
visación, firma, numeración, envío, seguimiento), retención (consulta, enmienda) y expurgo
(eliminación o transferencia).
Contar con un repositorio documental que facilite la búsqueda de contenidos y que sea de
acceso privado y público
Contar con la posibilidad de validación de documentos, para acceder al documento sin ser
usuario del sistema
Implementar catálogo de Metadatos de la documentación, que incluya al menos los
siguientes tipos: descripción, versión, trazabilidad y relación. En general, que cumpla con el
estándar mínimo para la implementación de interoperabilidad con plataformas
transversales del Estado
Contar con la posibilidad de crear series o catálogos documentales
Firmar documentos con firma electrónica simple y/o firma electrónica avanzada
Implementar la integración con la firma electrónica avanzada del Estado
Implementar la integración con Doc Digital para recepcionar o enviar documentación
Integrar Gmail para recepcionar documentación de la casilla electrónica de Oficina de Partes
Integrar Clave Única como mecanismo de autenticación de usuarios, sin perjuicio de contar
con mecanismo de autenticación propia
4. DESCRIPCION DEL SERVICIO A CONTRATAR
A continuación, se describen las etapas de ejecución del proyecto y los requisitos del servicio a
contratar, para cumplir con los objetivos trazados.
4.1. Reunión de inicio o Kickoff
Objetivo:
Para el inicio del proyecto se deberá realizar una reunión de coordinación y planificación del
proyecto, entre la contraparte del Gobierno Regional y el jefe de proyecto de parte del contratista,
cuyo objetivo es acordar una planificación formal para la implementación del proyecto, el
cronograma y las condiciones de servicio, así como cualquier otro aspecto en que las partes tomen
acuerdo.
Metodología:
La reunión deberá tener participación del contratista a través del jefe de proyecto, el ejecutivo
comercial podrá participar, pero no es exigible. Por parte del Gobierno Regional deberá tener
participación a través de la contraparte técnica, el administrador del contrato también puede
participar, pero no es exigible.
La reunión puede ser presencial o telemática, en este último caso deberá ser grabada.
Durante la reunión el contratista deberá presentar la propuesta técnica y el cronograma de
ejecución.
En esta reunión deberán quedar en acta todos los nuevos acuerdos que tomen las partes relativos
a la ejecución del proyecto. Todo lo no explicitado en esta reunión se entenderá que rige la
propuesta del contratista, de lo contrario prevalece los términos de referencia de la licitación.
Plazo:
Esta reunión es deseable realizarla al día siguiente de la aceptación de la orden de compra, ya que
para todo efecto pasa a ser el día uno (1), para los plazos de ejecución.
Entregables:
Durante la reunión de inicio se deberá generar un acta, que contenga:
Calendario definitivo de ejecución
Confirmación equipo de trabajo por parte del contratista
Confirmación contraparte del Gobierno Regional
Confirmación del líder usuario
Intercambio de datos de contacto
Confirmación del mecanismo de seguimiento
Confirmación de los estados de avance
Análisis de riesgos preliminar
Recepción:
El acta deberá ser aprobada por las partes a más tardar el día hábil siguiente de la reunión.
Una vez aprobado el acta de la reunión por las partes, se dará por aprobado este hito.
4.2. Etapa de Análisis de requerimientos:
Objetivo:
Se deberá desarrollar una etapa de análisis de requerimientos cuyo objetivo será levantar, revisar y
confirmar los requerimientos con el área usuaria del Gobierno Regional para la sistematización del
proceso de gestión documental y deberá ser la base y objeto del trabajo a realizar en las etapas
sucesivas.
Con ello, este análisis deberá obtenerse un análisis de riesgos actualizado y acordado entre las
partes.
Metodología:
Durante el desarrollo de esta etapa se deberán llevar a cabo reuniones de trabajo entre el área
usuaria y el contratista y se deberá generar una minuta con los alcances y acuerdos tomados en
cada reunión. La contraparte técnica actuará como moderador.
La contraparte técnica y el líder usuario estarán a cargo de trabajar activamente con el contratista
validando los requerimientos que formarán parte del documento de Análisis de Requerimientos.
Los métodos para el levantamiento de requerimiento
Los acuerdos se tomarán por mayoría y deberá quedar en la minuta la votación de los integrantes.
Quien dirimirá en caso de empate en la votación, es el administrador de contrato.
Plazo estimado:
Esta etapa deberá tener una duración mínima de 15 días hábiles y máxima de 20 días hábiles,
contados desde la fecha de inicio del contrato o desde la fecha que acuerden las partes en la reunión
de inicio del proyecto, lo que deberá quedar en acta de la reunión.
Entregables:
El documento de Análisis de Requerimientos, deberá quedar aprobado al término de esta etapa,
con la conformidad de la Comisión Receptora, formada para este efecto.
También, se deberá entregar el Análisis de riesgos actualizado.
Además, se deberá emitir un Acta de Recepción de la Etapa de Análisis de Requerimiento, que
contenga los acuerdos tomados por la Comisión Receptora, la que firman todos los integrantes de
la comisión y el contratista representado por el jefe del proyecto.
Comisión Receptora:
La Comisión Receptora estará a cargo de sancionar la aprobación o rechazo del estado de avance de
esta etapa, a través de una presentación por parte del contratista y en donde la contraparte técnica
expondrá los acuerdos tomados hasta el desarrollo de esta etapa.
Los acuerdos de esta Comisión se tomarán por mayoría.
Dicha Comisión Receptora estará conformada por los siguientes cargos:
Un profesional de la Unidad de Informática
Un profesional Administrador del Contrato
Un profesional de la División de Administración y Finanzas
Quien preside esta Comisión es el Administrador del Contrato, quien dirimirá en caso de empate en
la votación. El funcionario contraparte técnico actuará como secretaria.
Aprobación
El acta deberá ser aprobada por las partes a más tardar el día hábil siguiente de la reunión.
Una vez aprobado el acta de la reunión por las partes, se dará por aprobado este hito.
Aprobación con observación
En caso de ser aprobado el avance con observaciones, éstas deberán ser subsanadas a más tardar
al inicio de la etapa siguiente, en la primera reunión de trabajo o, en el caso de la etapa final, dentro
de los 10 días hábiles desde la fecha de la entrega final.
Rechazo
En el caso de rechazo, las correcciones se deberán hacer dentro del plazo del contratista y se deberá
reprogramar una nueva presentación de las correcciones, en las mismas condiciones de la
presentación original.
4.3. Diseño:
Objetivo:
Se deberá desarrollar una etapa de diseño, a partir de los requerimientos aprobados del Análisis,
para modelar los casos de uso y la base de datos del sistema.
También el objetivo de esta etapa es obtener el Plan de Pruebas del sistema y el Plan de
Capacitación.
Metodología:
Durante el desarrollo de esta etapa se deberán llevar a cabo reuniones de trabajo entre el área
usuaria y el contratista y se deberá generar una minuta con los alcances y acuerdos tomados en
cada reunión. La contraparte técnica actuará como moderador.
En esta etapa se deberán realizar jornadas con el área usuaria para validar si el diseño cumple con
los requerimientos establecidos, lo que deberá ser coordinado con la contraparte del Gobierno
Regional.
Plazo estimado:
Esta etapa deberá tener una duración mínima de 15 días hábiles y máxima de 20 días hábiles,
contados desde la fecha de la recepción conforme de la etapa de Análisis de Requerimientos.
Entregables:
El documento de Diseño deberá tener la aprobación de la Comisión Receptora y se deberá generar
un documento de Diseño que contenga el diseño de los casos de uso y el modelo de la base de datos.
También, se deberá entregar el Plan de Pruebas del sistema y el Plan de Capacitación.
Además, se deberá emitir un Acta de Recepción de la Etapa de Diseño, que contenga los acuerdos
tomados por la Comisión Receptora.
Comisión Receptora:
La Comisión Receptora estará a cargo de sancionar la aprobación o rechazo del estado de avance de
esta etapa, a través de una presentación por parte del contratista y en donde la contraparte técnica
expondrá los acuerdos tomados hasta el desarrollo de esta etapa.
Los acuerdos de esta Comisión se tomarán por mayoría.
Dicha Comisión Receptora estará conformada por los siguientes cargos:
Un profesional de la Unidad de Informática
Un profesional Administrador del Contrato
Un profesional de la División de Administración
Quien preside esta Comisión es el Administrador del Contrato, quien dirimirá en caso de empate en
la votación. El funcionario contraparte técnico actuará como secretaria.
Aprobación
El acta deberá ser aprobada por las partes a más tardar el día hábil siguiente de la reunión.
Una vez aprobado el acta de la reunión por las partes, se dará por aprobado este hito.
Aprobación con observación
En caso de ser aprobado el avance con observaciones, éstas deberán ser subsanadas a más tardar
al inicio de la etapa siguiente, en la primera reunión de trabajo o, en el caso de la etapa final, dentro
de los 10 días hábiles desde la fecha de la entrega final.
Rechazo
En el caso de rechazo, las correcciones se deberán hacer dentro del plazo del contratista y se deberá
reprogramar una nueva presentación de las correcciones, en las mismas condiciones de la
presentación original.
4.4. Construcción:
Objetivo:
Se deberá desarrollar una etapa de construcción cuyo objetivo será implementar técnicamente, la
sistematización de los procesos, las distintas interfaces usuarias y la base de datos, según lo
aprobado en la etapa de Diseño.
Además, en esta etapa se deberá aplicar el Plan de pruebas aprobado en la etapa de Diseño.
Metodología:
Durante el desarrollo de esta etapa se deberán llevar a cabo reuniones de trabajo entre el área
usuaria y el contratista y se deberá generar una minuta con los alcances y acuerdos tomados en
cada reunión. La contraparte técnica actuará como moderador.
La Comisión Técnica estará a cargo de trabajar activamente con el contratista revisando y validando
los estados de avances sobre la versión en desarrollo del sistema.
Durante esta etapa el contratista deberá disponer de un Ambiente de prueba en línea, con la versión
de la o las funcionalidades que den cuenta del estado de avance del sistema. Dicho ambiente deberá
tener control de acceso y deberá ser de responsabilidad del contratista llevar el control de versiones.
Los detalles de la operación de este ambiente de prueba, deberán quedar en minuta de reunión de
trabajo.
Plazo estimado:
Esta etapa deberá tener una duración mínima de 35 días hábiles y máxima de 60 días hábiles,
contados desde la fecha de la recepción conforme de la etapa de Diseño.
Entregables:
Los productos que deberán ser entregados por el contratista y deberán contar con la aprobación de
la Comisión Receptora, serán los siguientes:
Sistema versión final (en ambiente de desarrollo)
Manual de operación preliminar (orientación al administrador)
Manual de uso del sistema preliminar (orientación al usuario)
Manual de instalación, requisitos y rendimiento del sistema preliminar
Informe de resultados de la ejecución del Plan de pruebas
Diagrama de relaciones y diccionario de la base de datos
Además, se deberá emitir un Acta de Recepción de la Etapa de Construcción, que contenga los
acuerdos tomados por la Comisión Receptora.
Comisión Receptora:
La Comisión Receptora estará a cargo de sancionar la aprobación o rechazo del estado de avance de
esta etapa, a través de una presentación por parte del contratista y en donde la contraparte técnica
expondrá los acuerdos tomados hasta el desarrollo de esta etapa.
Los acuerdos de esta Comisión se tomarán por mayoría.
Dicha Comisión Receptora estará conformada por los siguientes cargos:
Un profesional de la Unidad de Informática
Un profesional Administrador del Contrato
Un profesional de la División de Administración
Quien preside esta Comisión es el Administrador del Contrato, quien dirimirá en caso de empate en
la votación. El funcionario contraparte técnico actuará como secretaria.
Aprobación
El acta deberá ser aprobada por las partes a más tardar el día hábil siguiente de la reunión.
Una vez aprobado el acta de la reunión por las partes, se dará por aprobado este hito.
Aprobación con observación
En caso de ser aprobado el avance con observaciones, éstas deberán ser subsanadas a más tardar
al inicio de la etapa siguiente, en la primera reunión de trabajo o, en el caso de la etapa final, dentro
de los 10 días hábiles desde la fecha de la entrega final.
Rechazo
En el caso de rechazo, las correcciones se deberán hacer dentro del plazo del contratista y se deberá
reprogramar una nueva presentación de las correcciones, en las mismas condiciones de la
presentación original.
4.5. Puesta en marcha y Capacitación:
Objetivo:
Se deberá desarrollar en esta etapa una actividad de capacitación dirigida a los usuarios y
administradores del sistema y paralelamente ejecutar la puesta en marcha, cuyo objetivo será
implantar técnicamente las distintas interfaces usuarias, la base de datos y todos los componentes
necesarios en el ambiente de producción, según lo acordado en la etapa de Construcción.
Al término de esta etapa se deberá contar con la totalidad de los usuarios capacitados, con el
sistema en pleno funcionamiento y estabilizado en ambiente de producción.
Metodología:
Durante el desarrollo de esta etapa se deberán llevar a cabo reuniones de trabajo entre el área
usuaria y el contratista y se deberá generar una minuta con los alcances y acuerdos tomados en
cada reunión. La contraparte técnica actuará como moderador.
Durante esta etapa el contratista deberá hacer la instalación del sistema en el ambiente final de
producción, según los requisitos de instalación definidos para el sistema.
En esta etapa el contratista deberá hacer las pruebas de rendimiento del sistema en ambiente de
producción.
Plazo estimado:
Esta etapa deberá tener una duración mínima de 15 días hábiles y máxima de 20 días hábiles,
contados desde la fecha de la recepción conforme de la etapa de Construcción.
Entregables:
Los productos que deberán ser entregados por el contratista en sus versiones finales y deberán
contar con la aprobación de la Comisión Receptora, serán los siguientes:
Sistema en versión final en ambiente de producción
Manual de operación (orientación al administrador)
Manual de uso del sistema (orientación al usuario)
Manual de instalación, requisitos y rendimiento del sistema
Informe de resultados de la ejecución del Plan de pruebas
Diagrama de relaciones y diccionario de la base de datos
Grabación de la capacitación
Además, se deberá emitir un Acta de Recepción de la Etapa de Puesta en Marcha, que contenga los
acuerdos tomados por la Comisión Receptora.
Comisión Receptora:
La Comisión Receptora estará a cargo de sancionar la aprobación o rechazo del estado de avance de
esta etapa, a través de una presentación por parte del contratista y en donde la contraparte técnica
expondrá los acuerdos tomados hasta el desarrollo de esta etapa.
Los acuerdos de esta Comisión se tomarán por mayoría.
Dicha Comisión Receptora estará conformada por los siguientes cargos:
Un profesional de la Unidad de Informática
Un profesional Administrador del Contrato
Un profesional de la División de Administración
Quien preside esta Comisión es el Administrador del Contrato, quien dirimirá en caso de empate en
la votación. El funcionario contraparte técnico actuará como secretaria.
Aprobación
El acta deberá ser aprobada por las partes a más tardar el día hábil siguiente de la reunión.
Una vez aprobado el acta de la reunión por las partes, se dará por aprobado este hito y
consecuentemente la recepción final.
Aprobación con observación
En caso de ser aprobado el avance con observaciones, éstas deberán ser subsanadas a más tardar
al inicio de la etapa siguiente, en la primera reunión de trabajo o, en el caso de la etapa final, dentro
de los 10 días hábiles desde la fecha de la entrega final.
Rechazo
En el caso de rechazo, las correcciones se deberán hacer dentro del plazo del contratista y se deberá
reprogramar una nueva presentación de las correcciones, en las mismas condiciones de la
presentación original.
5. PLAZOS DE EJECUCIÓN
El servicio deberá ejecutarse en un plazo mínimo de 81 días hábiles y máximo de 121 días hábiles,
contados desde la fecha de la reunión de inicio del proyecto, lo que deberá quedar en acta de la
reunión.
El plazo de ejecución que deberá cumplir el contratista no considerará los tiempos que utilizará el
Gobierno Regional para la revisión de los estados de avances.
Cualquier cambio de plazos de ejecución deberá ser acordado por las partes y deberá quedar en
acta de la Comisión Receptora.
6. ENTREGABLES PARA RECEPCION
Una vez concluido el servicio, el contratista deberá hacer entrega al Gobierno Regional de los
siguientes documentos finales actualizados, en un plazo de 10 días hábiles desde la fecha de la
recepción conforme:
Sistema en versión final en ambiente de producción (con la última versión de todas las
funcionalidades implementadas y las actualizaciones de todos los componentes)
Manual de operación (orientación al administrador)
Manual de uso del sistema (orientación al usuario)
Manual de instalación, requisitos y rendimiento del sistema
Informe de resultados de la ejecución del Plan de pruebas
Diagrama de relaciones y diccionario de la base de datos
Grabación de la capacitación
7. GARANTIA DE FUNCIONAMIENTO
El servicio deberá contemplar un periodo de garantía mayor a tres (3) meses, contados desde la
fecha de la firma de la recepción final del servicio por parte del Gobierno Regional. Lo que
corresponde a un porcentaje del 5% del monto total contratado.
Esta garantía deberá cubrir todas las fallas de funcionamiento del sistema, no atribuibles al mal uso
por parte del usuario, y que tengan relación con los requerimientos solicitados. Además, las
correcciones a los documentos entregados en los casos de actualización, omisiones, errores o
contradicciones en su contenido.
En ningún caso se podrán considerar por garantía nuevos requerimientos u otros servicios no
contemplados en esta adquisición.
Todos los requerimientos que se soliciten por garantía deberán ser evaluados en mérito en conjunto
entre la contraparte y el contratista.
8. HITOS
Los estados de pago se harán por hitos según la etapa concluida, lo cual es requisito para avanzar a
la siguiente etapa. Por lo tanto, no se podrán aprobar hitos de avance en forma simultánea.
Los hitos son los siguientes:
Hito 1: 25% de avance con la aprobación del Kickoff
Hito 2: 25% de avance con la aprobación de la etapa de Análisis de Requerimientos y la
etapa de Diseño
Hito 3: 25% de avance con la aprobación de la etapa de Construcción
Hito 4: 25% de avance con la aprobación de la etapa de Puesta en Marcha y Capacitación
Sin perjuicio de lo anterior, se podrán hacer cambios de común acuerdo entre el Gobierno Regional
y el contratista durante la reunión de inicio de la ejecución del proyecto, en lo que respecta a los
porcentajes de cada hito de pago, sin embargo, no en el requisito del hito. Lo que deberá quedar en
acta de la reunión.
9. EQUIPO DE TRABAJO
El equipo de trabajo por parte del contratista deberá estar compuesto por profesionales idóneos
para cumplir con los objetivos que se persiguen con la ejecución del servicio, de tal manera que se
obtengan productos de calidad aceptable por parte del Gobierno Regional de Antofagasta.
Por lo anterior, es deseable que se incluya dentro del equipo de trabajo a lo menos un jefe de
proyecto, un analista funcional, un desarrollador y un analista QA, todos con experiencia acreditada
en proyectos similares.
10. ROLES
10.1. Contraparte técnica
Para el control de la ejecución y para las comunicaciones con el contratista, se designará a un
funcionario del Gobierno Regional quien será la contraparte técnica oficial durante la ejecución del
servicio.
El profesional designado como contraparte técnica de parte del Gobierno Regional, tendrá a lo
menos las siguientes funciones generales:
Contacto oficial de parte del Gobierno Regional con el contratista durante la ejecución del
proyecto.
Coordinar las actividades que se deberán desarrollar durante la ejecución del proyecto
entre el área usuaria y el contratista.
Integrar la Comisión Técnica y actuar de Presidente de la misma.
Supervisar el avance durante la ejecución del proyecto.
Velar por la calidad técnica del producto y el cumplimiento de los plazos.
Sin perjuicio de lo anterior, las partes podrán, de mutuo acuerdo, hacer cambios en lo que respecta
a las funciones de la contraparte técnica durante la reunión de inicio de la ejecución del proyecto.
Lo que deberá quedar en acta de la reunión.
10.2. Jefe de proyecto
Para el control de la ejecución y las comunicaciones por parte del contratista, éste deberá designará
a un profesional como jefe de proyecto, que deberá mantenerse durante toda la ejecución del
proyecto.
El profesional designado como Jefe de proyecto de parte del contratista, tendrá a lo menos las
siguientes funciones generales:
Contacto oficial de parte del contratista durante la ejecución del proyecto.
Coordinar las actividades que se deberán desarrollar durante la ejecución del proyecto
entre el Gobierno Regional y el contratista.
Velar por la calidad técnica del producto y el cumplimiento de los plazos.
Sin perjuicio de lo anterior, las partes podrán, de mutuo acuerdo, hacer cambios en lo que respecta
a las funciones del jefe de proyecto, durante la reunión de inicio de la ejecución del proyecto. Lo
que deberá quedar en acta de la reunión.
11. CUMPLIMIENTO DE NORMAS
Para el desarrollo de este proyecto el contratista deberá tener en consideración y aplicar el marco
normativo vigente, según sea el caso, sobre las siguientes materias:
Ley sobre Transformación Digital Ley N° 21.180
Decreto sobre gradualidad de implementación de la Ley de Transformación Digital 21.180
Instructivo Presidencial N° 1/2018 Uso servicios en la nube
Decreto N°14/2014 Reglamento Ley 19.799 sobre documentos electrónicos, firma
electrónica y la certificación de dicha firma
Instructivo Presidencial N°8: Ciberseguridad
Aprueba norma técnica sobre sistemas y sitios web de los órganos de la Administración del
Estado.
12. CRITERIOS DE EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS TÉCNICAS
Para la evaluación de las ofertas técnicas que se presenten con motivo de la solicitud de cotización
para la contratación del Servicio de Desarrollo de Software para la implementación del Gestor
Documental para el Gobierno Regional de Antofagasta, serán considerados los siguientes criterios
de evaluación (tomados del convenio marco de desarrollo de software):
Cantidad de perfiles con certificación en el equipo de trabajo
Condiciones laborales del equipo de trabajo
Oferta técnica:
o Análisis del proyecto:
Entendimiento del problema
Análisis de requerimientos
Análisis de riesgos
o Propuesta de solución:
Detalle de la solución técnica
Etapas del proyecto
Definición de entregables
o Organización y planificación:
Equipo de trabajo
Cronograma
13. REGLA DE DESEMPATE
En caso de empate en la evaluación de las ofertas, el criterio de desempate se aplicará en el siguiente
orden:
1) Cronograma
2) Detalle de la solución técnica
3) Análisis de requerimientos
4) Condiciones laborales del equipo de trabajo
DIVISIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS GOBIERNO REGIONAL DE ANTOFAGASTA
