Embed Size (px)
Citation preview
HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÁC NGHIỆP
NHÀ MÁY ĐƯỜNG
MỤC LỤC
GIỚI THIỆU CHUNG ………………………………………………………………… 3
PHẦN I:TỔ CHỨC TÁC NGHIỆP CHUNG CỦA NHÀ MÁY ĐƯỜNG …………..4
1.1 Quy trình nghiệp vụ ………………………………… ………………………….5
1.1.1 Tổ chức quản lý vùng nguyên liệu ………………………………… ………..6
1.1.2 Đăng ký hợp đồng ………………………………… …………………………..7
1.1.3 Đăng ký vận chuyển ………………………………… ………………………..8
1.1.4 Tổ chức thu mua ………………………………… ……………………………9
1.1.5 Tổ chức thanh toán ………………….……………… ……………………….10
1.1.6 Tổ chức sản xuất …………………….…………… ………………………….11
1.1.7 Tổ chức tiêu thụ ……………………….………… …………………………...12
1.1.8 Hoạch toán tài chính kế toán ………….……………………… …………….14
1.2 Tổ chức chung các bộ phận nghiệp vụ .………………………………… ...15
1.2.1 Bộ phận nguyên liệu …………………….…………… ………………………16
1.2.2 Bộ phận cân mía nhập ………………….……………… ……………………18
1.2.3 Bộ phận lấy mẫu phân tích …………….…………………… ……………….19
1.2.4 Bộ phận kiểm soát chất lượng ………………………………… ……………20
1.2.5 Bộ phận quản lý điều hành vận chuyển …………………………………... .21
1.2.6 Bộ phận kế toán ………………………………… ……………………………22
1.2.7 Bộ phận kinh doanh ………………………………… ………………………..23
1.2.8 Bộ phận nhân sự ………………………………… …………………………..24
1.2.9 Lưu đồ nghiệp vụ ……………………….………… ………………………….25
1.3 Các yêu cầu chung ………………………………… …………………………26
PHẦN II:GIẢI PHÁP TỔNG THỂ ………………………………… ………………..27
2.1 Yêu cầu về giải pháp chung cho hệ thống ………………………………...28
2.2 Hệ thống cơ sở hạ tầng ………………………………… ……………………29
2.2.1 Bộ phận quản lý hệ thống thông tin ………………………………… ……..30
2.2.2 Hệ thống mạng nội bộ ………………………………… …………………….31
2.2.3 Hệ thống máy phục vụ tác nghiệp tại các bộ phận ……………………….32
2.3 Hệ phần mềm tác nghiệp ………………………………… ………………….33
2.3.1 Tổ chức chung …………………………….…… …………………………….34
2.3.2 Phần mềm quản lý nguyên liệu …………..……………………… …………35
2.3.3 Phần mềm quản lý đoàn vận chuyển ………………………………… ……36
2.3.4 Phần mềm phân tích mẫu mía nhập ………………………………… …….37
2.3.5 Phần mềm quản lý mía nhập ………………………………… …………….38
2.3.6 Phần mềm quản lý chất lượng ………………………………… …………..39
2.3.7 Phần mềm thanh toán ………………………………… ……………………40
2.3.8 Phần mềm kế toán ………………………………… ………………………..41
2.3.9 Phần mềm quản lý nhân sự ………………………………… ……………..42
2.4 Đánh giá chung về giải pháp ………………………………… …………….43
PHẦN III: PHỤ LỤC ………………………………… ……………………………..44
PHẦN I
TỔ CHỨC TÁC NGHIỆP CHUNG CỦA NHÀ MÁY ĐƯỜNG
2.1. QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ
1
Tæ chøc, qu¶n lý vïng nguyªnliÖu
2
§¨ng ký hîp ®ång
3
§¨ng ký vËn chuyÓn
4
Tæ chøc thu mua
5
Tæ chøc thanh to¸n
6
Tæ chøc s¶n xuÊt
7
Tæ chøc tiªu thô
8
Ho¹ch to¸n tµi chÝnh kÕ to¸n
H-01: Qui tr×nh nghiÖp vô chung
4.1.1 Tổ chức, quản lý vùng nguyên liệu
Công ty thực hiện hỗ trợ người trồng mía về giống, kỹ thuật trồng mía,
nguồn vốn. Ngoài ra công ty có thể đầu tư trước cho người trồng mía về phân
bón,.. khi có sự cam kết của người trồng mía về cung cấp mía cho công ty.
Tổ chức phân vùng, quản lý các vùng nguyên liệu. Xây dựng kế hoạch thu
mua, tính sản lượng kế hoạch cho vụ. Xác định đơn giá vận chuyển đối với
mỗi vùng.
4.1.2 Đăng ký hợp đồng
Khi kết thúc một vụ mía, công ty tổ chức thông báo kế hoạch về cách thức
ký kết hợp đồng cho vụ mới đến toàn bộ các hộ nông dân trồng mía.
Tổ chức ký kết hợp đồng với những chủ hợp đồng mới, những chủ hợp
đồng mở rộng diện tích trồng mía...
4.1.3 Đăng ký vận chuyển
Đăng ký vận chuyển mía đối với các chủ phương tiện vận chuyển, đăng
ký vùng vận chuyển cho từng chủ phương tiện.
4.1.4 Tổ chức thu mua
Tổ chức, điều hành thu mua mía theo kế hoạch, đảm bảo về số lượng,
tiến độ cũng như là chất lượng của mía. Xác định được số lượng và chất
lượng của từng chuyến nhập mía vào cho công ty đối với mỗi chủ hợp đồng,
trên cơ sở đó để thanh toán cho chủ hợp đồng.
4.1.5 Tổ chức thanh toán
Công ty tổ chức thanh toán cho các chủ hợp đồng theo số lượng và chất
lượng của mía đã cung cấp. Ngoài ra công ty có thể thực hiện chính sách trợ
giá cho các vùng, loại mía, chất lượng,.. cho người trồng mía bằng các chính
sách thanh toán khác nhau.
Tổ chức thanh toán trực tiếp cho nông dân trồng mía, thanh toán tại văn
phòng công ty hoặc tại địa bàn mà nông dân trồng mía sinh sống, nhằm đảm
bảo cho nông dân trực tiếp được nhận tiền tận tay
Đưa ra các báo cáo vừa chi tiết, vừa tổng hợp nhằm đáp ứng các yêu cầu
quản lý của đơn vị, vừa đáp ứng các yêu cầu của nông dân trồng mía muốn
kiểm tra về trọng lượng mía qua cân, CCS, điểm mía, đơn giá thanh toán, trợ
giá, trợ cước...
4.1.6 Tổ chức sản xuất
Từ các nguyên liệu thu mua được công ty tổ chức sản xuất, bằng các
nghiệp vụ kiểm soát chất lượng (KCS) công ty điều chỉnh các thông số kỹ thuật
sao cho chất lượng sản phẩm đầu ra phù hợp nhất.
4.1.7 Tổ chức tiêu thụ
Công ty tổ chức bán các sản phẩm đầu ra của quá trình sản xuất. Sản
phẩm chính là các loại đường, ngoài ra còn có các sản phẩm phụ được điều
chế từ sản phẩm phụ của quá trình sản xuất như mật rỉ, cồn,...
4.1.8 Hoạch toán tài chính kế toán
Tổ chức ghi chép, hoạch toán tài chính kế toán theo quy định của nhà
nước, thực hiện nghĩa vụ tài chính với nhà nước.
Trước và sau vụ đều có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh như tạm ứng
công nợ, tạm ứng phân bón, thuốc sâu... để phục vụ nông dân trồng mía,
chăm sóc, đốn chặt, thu hoạch..... Kế toán đều phải lập chứng từ kinh tế phát
sinh để đáp ứng nhu cầu và theo dõi, quản lý một cách chi tiết và chặt chẽ
2.2. TỔ CHỨC CHUNG CÁC BỘ PHẬN NGHIỆP VỤ
3.2.1 Bộ phận nguyên liệu
Đây là bộ phận chịu trách nhiệm tổ chức quản lý vùng nguyên liệu, làm
hợp đồng với các chủ thu mua, tiến hành thu mua mía và thanh toán cho các
chủ hợp.
3.2.2 Bộ phận cân mía nhập
Bộ phận này thực hiện cân mía nhập cho từng phương tiện nhập, xác
đinh trọng lượng thực tế của mỗi chuyến. Ghi chép các thông tin liên quan đến
từng chuyến như thành phần tạp chất, tên phương tiện nhập, chủ hợp đồng
nhập,.. Ghi phiếu nhập cho chủ phương tiện nhập.
3.2.3 Bộ phận lấy mẫu phân tích
Bộ phận này thực hiện phân tích lẫy mẫu của chuyến mía nhập, tạo cơ sở
cho việc thanh toán và kiểm soát chất lượng mía đầu vào của công ty.
3.2.4 Bộ phận kiểm soát chất lượng
Bộ phận này chịu trách nhiệm phân tích các thông số kỹ thuật đầu vào
cũng như ra của các quá trình sản xuất. Kịp thời điều chỉnh cho phù hợp sao
cho sản phẩm đầu ra của các quá trình đạt được chất lượng và hiệu quả tốt
nhất.
3.2.5 Bộ phận quản lý điều hành vận chuyển
Bộ phận này chịu trách nhiệm đăng ký vận chuyển cho các chủ phương
tiện, quản lý phân vùng cho các phương tiện, điều hành vận chuyển trên cơ sở
kế hoạch của bộ phận nguyên liệu và thanh toán cước vận chuyển cho các chủ
phương tiện.
3.2.6 Bộ phận kế toán
Đây là bộ phận chủ chốt trong công tác quản lý tài chính kế toán của đơn
vị, chịu trách nhiệm lập dự toán thu chi, kế hoạch thanh toán để đảm bảo yêu
cầu quản lý. Đáp ứng nhanh các yêu cầu về tạm ứng hoặc thanh toán cho nông
dân trồng mía để tạo lòng tin cho nông dân.
Lập và cung cấp các báo cáo nhanh để đáp ứng cho yêu cầu quản trị của
cán bộ chủ chốt, cũng như các yêu cầu của các cơ quan nhà nước, cung cấp
cho nông dân trồng mía...
3.2.7 Bộ phận kinh doanh
Bộ phận này chịu trách nhiệm tổ chức lập kế hoạch bán sản phẩm, phân
vùng thị trường, quản lý chi tiết các đại lý bán sản phẩm cho Công ty. Vì sản
phẩn chính của đợn vị là các loại đường nên việc đi tìm đối tác tiêu thụ cũng
như tìm thị trường xuất khẩu là công việc rất quan trọng.
Tìm hiểu và nắm bắt kịp nhu cầu của thị trường về chủng loại đường, mẫu
mã sản phẩm, phương thức tiếp cận của thị trường.
3.2.8 Bộ phận nhân sự
Bộ phận chịu trách nhiệm quản lý, theo dõi về nhân sự của đơn vị, tổ
chức theo dõi đầy đủ hồ sơ cán bộ công nhân viên của đơn vị, tổ chức làm và
thực hiện theo dõi đầy đủ các chế độ về BHXH, BHYT, KPCĐ cho cán bộ công
nhân viên của đơn vị.
Tổ chức theo dõi chấm công và có chế độ thưởng phạt công minh đối với
cán bộ trong đơn vị, cấp phát lương và các chế độ trợ cấp khác cho cán bộ
CNV
Lập và đưa ra các báo cáo về tình hình cán bộ CNV, tình hình tăng giảm
lương, các chế độ thưởng phạt, chế độ trợ cấp khác cho cán bộ CNV...
3.2.9 Lưu đồ nghiệp vụ
Kh¸ch hµngcung cÊp
Kh¸ch hµngtiªu thu
Ban l·nh ®¹o
S¶n xuÊt
LÊy mÉumÝa
Kinh doanh
NguyªnLiÖu
VËn t¶i
KCS
C©n mÝa
KÕ to¸n
H-02: Lu ®å nghiÖp vô
Bộ phận nguyên liệu hàng năm tổ chức lập kế hoạch cho nguồn nguyên
liệu của công ty. Hỗ trợ người dân trong việc chọn giống, vốn và kỹ thuật trồng
sau khi họ cam kết cung cấp mía cho công ty.
Trước mỗi vụ, bộ phận nguyên liệu tiến hành ký hợp đồng với những
người thu mua mía. Bộ phận vận tải sẽ ký hợp đồng đối với các chủ phương
tiện, cũng như quy định vùng vận chuyển đối với mỗi phương tiện.
Vào vụ các chủ mía cung cấp mía cho các chủ thu mua mía, quá trình thu
hoạch theo sự điều hành của phòng nguyên liệu. Mía sẽ được các phương tiện
vận chuyển đến công ty. Việc điều hành vận chuyển sẽ do bộ phận vận tải điều
hành, ngoài ra có thể do chủ mía tự vận chuyển.
Trước tiên, mía sẽ được chuyển đến khu phân tích chất lượng của mía
(CCS), bộ phận này thuộc trách nhiệm quản lý của phòng kiểm soát chất
lượng. Kết quả mẫu phân tích này sẽ được lưu giữ có hai mục đích là kiểm
soát chất lượng mía nhập vào và cơ sở để thanh toán cho chủ mía.
Sau khi phân tích mẫu mía xong, mía sẽ được chuyển đến bàn cân. Tại
đây mía sẽ được cân, đồng thời các thông tin về chuyến mía sẽ được lưu trữ.
Các thông tin này bao gồm thông tin về chủ mía, chủ hộ trồng mía, chủ phương
tiện, địa điểm trồng mía, loại mía,.. Các thông tin này sẽ là cơ sở cho việc kiểm
soát chất lượng mía đầu vào của công ty, các thông tin để thống kê, kiểm soát
vùng mía, loại mía và sẽ làm cơ sở cho việc thanh toán cho chủ mía và chủ
phương tiện vận chuyển mía. Đồng thời với quá trình cân mía, bộ phận kiểm
soát chất lượng sẽ đánh giá tạp chất của mía nhập để trừ đi. Quá trình cân
xong, chủ mía và chủ phương tiện sẽ được cấp cho một phiếu chứng nhận về
cung cấp mía.
Cân xong mía sẽ được chuyển vào bãi, đợi để cho vào ép. Bộ phận
nguyên liệu tập hợp các thông tin từ bộ phận kiểm soát chất lượng và tiến hành
tiến hành tính trợ giá, thanh toán cho chủ mía. Bộ phận vận tải tập hợp các
thông tin từ bộ phận nguyên liệu và bộ phận kiểm soát chất lượng, tiến hành
tính cước, tính trợ giá và thanh toán cước cho chủ phương tiện vận chuyển
mía. Một số công ty sẽ không thanh toán cước vận chuyên cho chủ phương
tiện mà việc thanh toán này sẽ do chủ mía tự vận chuyển và tự thanh toán.
Mía sau khi vào bải sẽ được cho vào ép, đây là khâu đầu tiên của một quy
trình. Sau khi đưa vào ép nước mía sẽ tiếp tục được qua các giai đoạn tiếp
theo của giây truyền sản xuất. Cuối cùng sản phẩm đường làm ra sẽ được
phân loại, kiểm tra chất lượng lần cuối và chuyển vào kho.
Trong quá trình sản xuất, bộ phận KCS sẽ lấy các thông số kỹ thuật và
các mẫu để phân tích. Các thông tin này sẽ được phân tích, lập báo cáo để bộ
phận kỹ thuật và bộ phận quản lý theo dõi và điều hành sản xuất cho hiệu quả
của sản xuất tốt nhất.
Bộ phận kinh doanh sẽ tiến hành tổ chức tiêu thụ các sản phẩm của nhà
máy. Các sản phẩm này bao gồm sản phẩm chính là các loại đường và các sản
phẩm phụ của quá trình sản xuất.
Bộ phận kế toán sẽ thu thập các hoá đơn chứng từ của bộ các bộ phận
cũng như dựa vào kế hoạch của công ty. Tiến hành ghi chép thông tin, hoạch
toán tài khoản, phân bổ và lập các báo cáo tài chính theo chế độ và các báo
cáo quản trị cho bộ phận quản lý.
Hàng ngày cũng như các kỳ, các bộ phận lập các báo cáo để cung cấp
cho các bộ phận có liên quan và cung cấp cho ban lãnh đạo.
PHẦN III
GIẢI PHÁP TỔNG THỂ
1.1 YÊU CẦU VỀ GIẢI PHÁP CHUNG CHO HỆ THỐNG THÔNG TIN
3.1.1 Nguyên tắc xây dựng hệ thống
Hệ thống được thiết kế và xây dựng dựa trên những nguyên tắc chung để
phù hợp với thực tế cũng như mang lại hiệu quả tốt nhất trong khả năng có thể.
Cụ thể các nguyên tắc đó là:
Tổ chức HTTT có bộ phận quản lý chung đặt tại công ty.
Tận dụng tối đa cơ sở vật chất và các dữ liệu hiện có và đang sử dụng tại
công ty.
Ðảm bảo liên kết thông tin hai chiều cần thiết đã hoặc sẽ có trong hệ
thống:
- Giữa các phân hệ chính trong hệ thống: Sản xuất, Kinh doanh, Tài
chính - Kế toán, Nhân sự, Hành chính...
- Giữa các ứng dụng nghiệp vụ và hệ thống quản lý phục vụ kinh
doanh.
- Sử dụng tiếng Việt thống nhất theo chuẩn quốc gia (TCVN3).
Ðảm bảo tính độc lập giữa HTTT điều hành với Hệ thống các ứng dụng:
- Môi trường và giao diện sử dụng Hệ thống thông tin điều hành là
thống nhất.
- Các hệ ứng dụng có thể chọn môi trường và công cụ phát triển
khác nhau.
- Hệ thống phải cho phép cập nhật số liệu bằng tay khi các ứng dụng
tương ứng chưa được triển khai trong hệ thống.
Ðảm bảo tính mở:
- Cho phép thay đổi thêm bớt các đầu mối.
- Cho phép từng bước phát triển các ứng dụng trong hệ thống theo
nhu cầu và điều kiện sử dụng thực tế.
Ðảm bảo an toàn thông tin:
- Bảo mật và an toàn dữ liệu cao trong quá trình khai thác, sử dụng
và truyền tin trong toàn hệ thống: đưa ra các giải pháp cụ thể để
thực hiện bảo mật (security) và an toàn thông tin (backup, restore,
repair...).
- Tổ chức và đào tạo người sử dụng đúng chức năng quyền hạn.
3.1.2 Yêu cầu tính năng hệ thống
Tương thích và hỗ trợ các ứng dụng hiện đang sử dụng tại công ty.
Ðảm bảo thống nhất sử dụng tiếng Việt chuẩn quốc gia (TCVN3) cho tất
cả các ứng dụng trong toàn công ty.
Giao diện cho người sử dụng:
- Hệ điều hành Windows 95, 98, NT;
- Tốc độ truy nhập nhanh;
- Sử dụng đơn giản.
Ðảm bảo an toàn thông tin (bảo mật và an toàn dữ liệu) cao trong quá
trình khai thác, sử dụng trong toàn bộ hệ thống với các giải pháp cụ thể
để thực hiện việc bảo mật thông tin (security) và an toàn dữ liệu (backup,
restore, repair,...) trong toàn bộ hệ thống.
3.1.3 Những tiêu chí cần xem xét
Hiệu năng
Hệ thống phải có tốc độ làm việc cao, sử lý các công việc kịp thời cho
người sử dụng.
Khả năng quản trị
Các ứng dụng phải bao hàm những chức năng và cơ chế cho phép
người quản trị kiểm soát và đảm bảo sự ổn định cũng như an toàn của hệ
thống.
Tính bảo mật
Hệ thống phải có tính bảo mật cao chống lại được các hiện tượng lấy cắp
hay thay đổi thông tin.
An toàn dữ liệu
An toàn liệu là một yêu cầu quan trọng đối với một hệ thống, nó phải đảm
bảo dữ liệu phải được bảo vệ tránh mất mát, hư hỏng dữ liệu.
Tính mềm dẻo và khả năng mở rộng
Phải xem xét đế vấn đề có thể nâng cấp và mở rộng của hệ thống trong
tương lai:
- Mở rộng các ứng dụng và một phần cấu trúc của các ứng dụng đó.
- Số lượng máy và số lượng người sử dụng tăng lên.
- Mở rộng mạng liên kết với các đơn vị thành viên.
Giá thành
Vấn đề giá thành là một vấn đề phải được coi trọng khi xây dựng hệ
thống. Giá thành của một hệ thống được tính trên nhiều phương diện:
- Giá thành ban đầu bao gồm chi phí cho việc cài đặt, chi phí đầu tư
thiết bị, phần mềm v.v
- Chi phí định kỳ: Chi phí duy trì hệ thống thông tin.
- Chi phí bảo dưỡng: Chi phí cho các dịch vụ, cho việc sắp xếp lại, chi
phí cho việc sửa chữa...
Bảo vệ đầu tư
Ðảm bảo khi nâng cấp và mở rộng mạng vẫn dùng được những thiết bị
đã và đang có như máy tính, hệ thống cable mạng, chương trình điều
khiển mạng, chương trình ứng dụng.
1.2 HỆ THỐNG CƠ SỞ HẠ TẦNG
1.2.1 Bộ phận quản lý hệ thống thông tin
Yêu cầu đặt ra đối với công ty là phải có bộ phận quản lý hệ thống thông
tin hay còn gọi là bộ phận tin học. Bộ phận này sẽ chịu trách nhiệm chính cho
sự vận hành thông suốt của hệ thống thông tin của công ty, cũng như việc bảo
trì, đào tạo hướng dẫn vận hành hệ thống cho các bộ phận sau này.
Bộ phận này phải thực hiện các nhiệm vụ sau:
Quản lý, duy trì hệ thống mạng nội bộ của công ty
Khắc phục các sự cố của hệ thống thông tin.
Phát triển việc ứng dụng công nghệ thông tin của công ty.
Đào tạo ứng dụng công nghệ thông tin cho cán bộ công nhân viên.
Yêu cầu đặt ra với các cán bộ ở bộ phận này là phải có một kiến thức
nhất định về công nghệ thông tin, bao gồm kiến thức về phần cứng, phần mềm
và hệ thống mạng. Số lượng tối thiểu cán bộ ở bộ phận này là 2 người.
1.2.2 Hệ thống mạng nội bộ
Để thực hiện được triển khai hệ thống quản lý tác nghiệp của công ty. Yêu
cầu công đặt ra với công ty là phải có hệ thống mạng nội bộ, nối toàn bộ các bộ
phận nghiệp vụ có liên quan đến nhau của công ty. Mạng nội bộ này sẽ là cơ
sở để các bộ phận trao đổi thông tin với nhau, bỏ qua được các khâu chuyển
thông tin bằng giấy tờ. Mạng được thiết kế và hoạt động trên nguyên tắc
Client/Server và hỗ trợ tốc độ 10/100 Mbps.
1.2.3 Hệ thống máy phục vụ tác nghiệp tại các bộ phận
Trước tiên, tại bộ phận quản lý thông tin phải được đặt một máy chủ. Máy
chủ này sẽ được cài đặt hệ điều hành mạng WindowsNT hoặc Windows2000.
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server 2000 sẽ được cài đặt trên máy chủ. Tại
đây sẽ lưu trữ toàn bộ thông tin của hệ thống điều hành tác nghiệp.
Ở các bộ phận tác nghiệp sẽ được trang bị các máy tính để cài đặt
chương trình tác nghiệp. các máy này có cấu hình tối thiểu như sau:
- Bộ xử lý tốc độ 200Mhz trở lên
- Ram tối thiểu 32MB
- Ổ cứng tối thiểu 2.1GB
- Card mạng hỗ trợ tốc độ 10/100Mbps
- Hệ điều hành Windows 95/98/Me, NT, 2000
Tuy nhiên để hệ thống chạy tốt và ổn định công ty nên sử dụng những
máy có cấu hình sau:
- Bộ xử lý tốc độ 300Mhz trở lên
- Ram tối thiểu 64MB
- Ổ cứng tối thiểu 2.1GB
- Card mạng hỗ trợ tốc độ 10/100Mbps
- Hệ điều hành Windows 95/98
Để hệ thống làm việc các máy được trang bị ở các bộ phận tối thiểu như
sau:
- Bộ phận Nguyên Liệu: 1 máy.
- Bộ phận Phân tích mẫu mía nhập: 1 máy.
- Bộ phận cân mía nhập: 2 máy + 1 máy in.
- Bộ phận kiểm soát chất lượng: 2 máy.
- Bộ phận thanh toán: 1 máy + 1 máy in
- Bộ phận Kế toán: 4 máy + 1 máy in.
- Bộ phận nhân sự: 1 máy
1.3 HỆ PHẦN MỀM TÁC NGHIỆP
1.3.1 Tổ chức chung
Xuất phát từ các nghiệp vụ tác nghiệp chung, xác định các khâu trọng
điểm đòi hỏi cần thiết phải áp dụng CNTT vào quản lý. Đồng thời các nghiệp vụ
đó phải có tính logic thoả mãn điều kiện để thiết kế chương trình trên máy. Giải
pháp là xây dựng 7 phần mềm để giải quyết các nghiệp vụ cơ bản của công ty
bao gồm:
Phần mềm quản lý nguyên liệu
Phần mềm quản lý đoàn vận chuyển
Phần mềm phân tích mẫu mía nhập
Phần mềm quản lý mía nhập
Phần mềm quản lý chất lượng
Phần mềm thanh toán
Phần mềm kế toán
Phần mềm quản lý nhân sự
Các phần mềm này ngoài cơ sở dữ liệu riêng tại từng máy sẽ kết nối
chung vào một cơ sở dữ liệu của toàn công ty là SQL Server 200x được cài đặt
tại máy chủ. Các chương trình sẽ chia sẻ thông tin và kết nối với nhau để trợ
giúp điều hành tác nghiệp, tránh trường hợp trùng lặp, dư thừa thông tin và
giảm được các lưu chuyển bằng giấy tờ trong nội bộ.
Các chương trình sẽ được cài đặt tại các bộ phận nghiệp như sau:
Bộ phận Nguyên Liệu: Bộ phận này sẽ sử dụng chương trình quản
lý nguyên liệu , chương trình quản lý mía nhập
Bộ phận quản lý đoàn vận chuyển: Bộ phận này sử dụng chương
trình quản lý đoàn vận chuyển
Bộ phận kiểm soát chất lượng: Bộ phận này sẽ sử dụng chương
trình quản lý chất lượng và chương trình phân tích mẫu mía
Bộ phận thanh toán: Bộ phận này sẽ được cài đặt và sử dụng phần
mềm thanh toán
Bộ phận kế toán: Tại đây sẽ được cài đặt và sử dụng chương trình
Thanh toán và chương trình kế toán
Bộ phận nhân sự: Phòng này sẽ được cài đặt chương trình quản lý
nhân sự
1.3.2 Phần mềm quản lý nguyên liệu
Chương trình có nhiệm vụ chính là quản lý nguyên liệu cho nhà máy
Khai báo các loại mía, khai báo sản lượng điều tra và sản lượng
sau khi điều tra
Khai báo các chủ hộ làm theo hợp đồng đã đăng ký thông qua
chương trình kế toán
Báo cáo sản lượng diện tích, tình hình ký hợp đồng, tình hình thu
hoạch và sản lượng theo điểm mía
Kiểm soát tình hình nhập xuất ngọn giống mía
1.3.3 Phần mềm quản lý đoàn vận chuyển
Chương trình quản lý, tính cước các xe vận chuyển mía cho công
ty. Bao gồm xe của Công ty và xe ngoài Công ty.
Quản lý các điểm mía, cụm quản lý các xe và các thông số tạo cơ
sở cho việc tính cước vận tải.
Tính bảng đơn giá cước kế hoạch và đơn giá cước thực tế.
Quản lý việc cấp phát xăng dầu, điều chỉnh trọng lượng khống chế
và phạt lái xe.
Tính trợ giá, tính cước, ứng cước và thanh toán cước cho lái xe.
Ngoài ra chương trình còn cho phép các chủ hợp đồng đăng ký tự
vận chuyển cho từng chuyến xe.
Các báo cáo thống kê chi tiết và tổng hợp về cấp phát xăng dầu,
tiền phạt, các xe vận chuyển, không vận chuyển, tiền cước và sản
lượng thu hoạch theo từng xe, từng chủ hợp đồng…
1.3.4 Phần mềm phân tích mẫu mía nhập
Phần mềm này sẽ được áp dụng tại phòng kiểm soát chất lượng. Tính
năng chính trong phần mềm này là việc nhập và lưu trữ các mẫu phân tích độ
đường trong mía của từng chuyến mía (từ các điểm mía về công ty). Khi phân
tích xong mẫu mía nhập, thay vì phải ghi vào giấy kết quả phân tích CCS nhân
viên sẽ nhập các chỉ tiêu vào máy tính. Các thông tin này sẽ làm cơ sở cho việc
thanh toán tiền mía cho từng chủ mía, đồng thời có thể xác định được chất
lượng đường nhập vào của nhà máy. Chương trình bao gồm các chức năng
sau:
Tự động lấy được BX và Pol quan sát từ máy đo, cho nhập F và Rs
của từng chuyến.
Nhập lượng tạp chất của từng chuyến ghe mía (ngọn, rễ, lá,mía
mầm,...).
Cho phép nhập bằng tay khi máy đo bị hỏng.
Trên cơ sở các thông số nhập vào tính được PM chất lượng chuyển
sang các bộ phận liên quan.
Cho phép thống kê các mẫu phân tích nhập vào hàng ngày theo từng
ca làm việc giúp kiểm soát các thông tin ngay từ khâu đầu vào.
1.3.5 Phần mềm quản lý mía nhập
Chương trình này sẽ được áp dụng tại bộ phận nguyên liệu của Công ty.
Khi chưa áp dụng chương trình vào quản lý, tại đây khi nhập mía vào công ty,
các nhân viên sẽ ghi số liệu bằng tay vào các phiếu và các giấy biên nhận. Các
thông tin này là thông tin về chủ mía, loại mía, số ghe,.. Khi áp dụng chương
trình bàn cân vào quản lý ở khâu này, chương trình sẽ cho phép nhập và quản
lý các thông tin về các ghe nhập mía của các chủ hợp đồng hoàn toàn trên
máy. Các thông tin nhập vào này sẽ là cơ sở để thanh toán cho khách và lập kế
hoạch ép cho công ty, cũng như đưa ra các báo cáo quản trị về nguồn nguyên
liệu nhập vào của công ty. Sau khi cân xong chương trình cho phép in ra phiếu
cân mía để giao cho chủ mía.
Tổng kết các chức năng của chương trình:
Khai báo các loại mía nhập, khai báo các phương tiện vận chuyển, khai
báo các điểm mía.
Chương trình cho phép cân mía và nhập các thông tin về từng chuyến
mía nhập.
Tự động lấy trọng lượng của các chuyến. Trong trường hợp cân hỏng
chương trình cho phép nhập bằng tay trọng lượng.
Nhập các thông tin tương ứng liên quan đến từng chuyến (Số phương
tiện, Số HĐ, Điểm mía, Loại mía,...).
Chương trình thống kê các thông tin các chuyến qua bàn cân theo từng
ngày, từng ca.
In phiếu cân mía cho các chủ phương tiện ngay sau khi cân trọng
lượng.
Chuyển dữ liệu cho các bộ phận liên quan sử dụng ngay sau khi cân
xong.
In các báo cáo thống kê chi tiết theo từng ngày, ca.
1.3.6 Phần mềm quản lý chất lượng
Chương trình này nhận các thông tin từ chương trình bàn cân và chương
trình chất lượng để phân tích tình hình mía nhập về số lượng cũng như chất
lượng. Hàng ngày mỗi ca sẽ nhập các mẫu phân tích, các thông số kỹ thuật từ
các khâu sản xuất như nguyên liệu mía, làm sạch – ly tâm,.. từ các thông số đó
chương trình sẽ tính để đưa ra các báo cáo điều hành kiểm soát sản xuất.
Trong quá trình sản xuất, mía nhập về có thể không đưa vào ép ngay mà để ở
trên bãi. Sau một thời gian mới đưa vào ép, do vậy chất lượng mía sẽ bị kém
đi. Cụ thể là lượng đường cũng như trọng lượng mía sẽ giảm đi. Chương trình
sẽ cho phép nhập tỷ lệ giảm chất lượng của chỉ tiêu CCS và trọng lượng của
mía vào để phù hợp với thực tế mía đưa vào sản xuất. Trên cơ sở đó sẽ kiểm
soát được chất lượng của quá trình sản xuất tốt hơn.
Các chức năng của chương trình chung là:
Chương trình giúp công ty kiểm soát tình hình sản xuất, chất lượng của
các khâu từ đầu vào, quá trình sản xuất đến sản phẩm đầu ra.
Chương trình giúp cho việc quản lý nhiều xưởng (dây truyền) đồng thời
Kiểm soát lượng mía ép thực tế, thời gian sản xuất các mẫu phân tích
(nước mía đầu, nước mía hỗn hợp,..) hàng ngày theo từng ca.
In các báo cáo thống kê chi tiết theo khoảng thời gian chất lượng mía
đầu vào theo loại mía, vùng mía.
In các báo cáo tổng hợp, thống kê về chất lượng quá trình sản xuất của
công ty.
1.3.7 Phần mềm thanh toán
Chương trình cho phép lập phiếu thanh toán mía ngay khi mía qua cân.
Linh hoạt trong chọn phương thức thanh toán hay kiểm soát lại dữ kiệu
đã thanh toán
Cho phép thanh toán mía theo vụ. Trong quá trình thanh toán có thể
vừa thanh toán vụ hiện thời để đáp ứng yêu cầu thanh toán của vụ,
đồng thời có thể thanh toán của vụ trước
Cho phép kết xuất dữ liệu báo cáo kể cả dữ liệu báo cáo của các vụ
trước
Phần thanh toán sẽ thể hiện đầy đủ các chỉ tiêu cần thiết:
- Mã số hợp đồng:
- Họ tên:
- Địa chỉ:
- Phần có: bao gồm: Số phiếu, ngày, chủ hộ trồng mía, đơn giá, số
lượng mía, CCS, bù giá, thành tiền.
- Phần nợ: bao gồm: Toàn bộ số liệu phần tạm ứng mà các chủ hợp
đồng tạm ứng để dùng theo dõi và tính lãi công nợ
- Phần lãi: Bao gồm tỷ lệ lãi, ngày tính lãi, tiền lãi
- Phần trợ giá: Bao gồm các khoản trợ giá theo từng số phiếu mà
được khai báo thông qua một phần thiết lập công thức trợ giá, bù giá
- Phần bù giá: Bao gồm các khoản bù giá theo từng số phiếu mà
được khai báo thông qua một phần thiết lập công thức trợ giá, bù giá
- Tính đơn giá thanh toán có thể thay đổi theo: Giá mía theo CCS,
giá mía mua thẳng, giá mía theo điểm mía......
Thiết lập phiếu công nợ, phiếu điều chuyển công nợ giữa các chủ hợp
đồng
Cho in các báo cáo chi tiết công nợ, tờ kê công nợ cho chủ hợp đồng
để cho các chủ hợp đồng theo dõi và biết được số tạm ứng, số đã hoàn
ứng....
Cho in các báo cáo tổng hợp thanh toán. Như: Báo cáo tổng hợp các
khoản trợ giá, báo cáo tổng hợp thanh toán mía, báo cáo tổng hợp tình
hình thanh toán mía, báo cáo tình hình thanh toán mía.
Chương trình cho phép tra cứu nhanh tài khoản để kiểm soát tổng số
phát sinh của tùng tài khoản, in báo cáo tổng hợp tài khoản đối ứng nợ,
có các tài khoản
Chương trình cho phép in báo cáo tổng hợp giá thành theo các nội
dung chi phí
Chương trình cho phép sửa, xoá dữ liệu linh hoạt, có chế độ phân
quyền làm việc cho các user
1.3.8 Phần mềm kế toán
- Là chương trình đáp ứng yêu cầu của hệ thống kế toán đã được Bộ Tài
chính cho phép
- Giải quyết toàn bộ các khâu công việc kế toán theo một hệ thống hoàn
chỉnh từ chứng từ gốc tới các loại sổ sách, báo cáo chi tiết và tổng hợp.
- Phân cấp hạch toán theo từng phần hành kế toán từ Công ty đến các
đơn vị thành viên
- Tại Công ty vào cuối tháng, quý sẽ tổng hợp số liệu báo cáo từ các báo
cáo chi tiết hay tổng hợp
- Chương trình sẽ giúp kế toán tổng hợp lấy đầy đủ các báo cáo tài chính
theo quy định của nhà nước
- Chương trình sẽ giúp Ban lãnh đạo Công ty lấy các báo cáo quản trị
theo yêu cầu từ tổng hợp đến chi tiết một cách nhanh chóng
- Xây dựng các vùng dữ liệu cho từng đơn vị sao cho số liệu sẽ được tập
hợp tại máy chủ
- Mỗi phần hành làm việc sẽ được phân quyền làm việc, có mật khẩu
Trong quản lý, kế toán trong công ty là một bộ phận quản lý điều hành và
kiểm soát các hoạt động kinh tế phát sinh, cũng như các hoạt động kinh tế tài
chính của toàn bộ doanh nghiệp.
+ Phân loại nghiệp vụ và các phần hành liên quan
Kế toán tiền vốn
Hàng hoá- Nguyên vật liệu
Tài sản cố định
Kế toán khác
Tiền lương và bảo hiểm
Tổng hợp giá thành
Xác định kết quả
+ Các báo cáo kế toán
Các báo cáo quản trị
Các báo cáo theo luật định
+ Khai báo hệ thống và các thiết lập ngầm định
Khai báo mã số tài khoản
Khai báo khoản mục phí
Ðịnh nghĩa các phần hành làm việc
Xác định các tiêu thức quản lý
Phương pháp tính thuế VAT
Tỉ giá hạch toán
Trong đó chi tiết các phần hành bao gồm:
phân loại nghiệp vụ và các phần hành liên quan
I. Kế toán tiền vốn trong chương trình
1. Kế toán tiền mặt đồng Việt nam
Sử dụng mã cấp của hàng hoá, nguyên vật liệu để hạch toán chi tiết
2. Kế toán tiền mặt ngoại tệ
Về cơ bản các nghiệp vụ ở phần này giống như kế toán tiền mặt
đồng Việt nam chỉ khác là số tiền bằng nguyên tệ sau đó qui đổi ra tiền
Việt nam theo tỷ giá hạch toán đề xuất hoặc theo tỷ giá thực tế .
3. Kế toán tiền gửi Ngân hàng đồng Việt Nam
Sử dụng mã cấp của TK 112 (thông thường là các ngân hàng doanh
nghiệp mở tài khoản )
4. Kế toán tiền gửi Ngân hàng ngoại tệ
5. Kế toán tiền vay đồng Việt Nam
Tài khoản ngầm định là TK 311 "vay ngắn hạn" hay là TK 341 "nợ dài
hạn"
6. Kế toán tiền vay ngoại tệ
IV. Kế toán hàng hoá, thành phẩm, nguyên vật liệu
1. Kế toán hàng hoá
1.1 Kế toán nhập hàng mua nội địa :
1.2. Kế toán nhập kho hàng nhập khẩu
1.3. Kế toán nhập hàng khác
1.4. Kế toán xuất kho bán hàng
1.5. Kế toán xuất kho hàng bán nội bộ
1.6. Kế toán xuất kho hàng khác
2. Kế toán thành phẩm
2.1 Nhập kho thành phẩm
2.2 Nhập khác
2.3 Xuất bán thành phẩm
2.4 Bán nội bộ
2.5 Xuất khác
3. Kế toán nguyên vật liệu và công cụ lao động
4. Kế toán hoá đơn dịch vụ
V. Kế toán tổng hợp
1. Kế toán tiền lương
1.2. Tính bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và kinh phí công đoàn
1.3. Chi phí nhân công
2. Kế toán tài sản cố định và khấu hao tài sản cố định
3. Kế toán thanh toán tạm ứng
4. Phần kế toán khác
VI. Kế toán tổng hợp giá thành
Có thể nói đây là phần quan trọng nhất của chương trình . Các phần
việc kế toán trước chỉ là kế toán đơn. Số liệu kế toán được xử lý theo
từng nghiệp vụ một và chỉ từ một tài khoản này đến một tài khoản khác.
Ở PHẦN KẾ TOÁN TỔNG HỢP, SỐ LIỆU SẼ được xử lý theo từng
nhóm nghiệp vụ, liên quan đến nhiều tài khoản và số liệu có thể được
dịch chuyển qua nhiều tài khoản. Ví dụ số liệu được tự động chuyển từ
TK 154 về TK 155 hoặc TK 632 sau đó lại tự động chuyển về TK 911 .
Phần kế toán tổng hợp gồm có các bước công việc sau đây và phải
được thực hiện theo đúng trình tự từ trên xuống dưới . Sau khi kiểm tra
lại việc tính, phân bổ chi phí tiền lương và đã trích khấu hao tài sản cố
định , bạn nên làm việc theo trình tự sau :
1. Phân bổ chi phí nguyên vật liệu
1.1. Phân bổ chi phí nguyên vật liệu chính
1.2. Phân bổ chi phí vật liệu phụ
2. Phân bổ chi phí chung
3. Phân bổ chi phí máy thi công
4. Tổng hợp giá thành thành phẩm nhập kho và giá thành tiêu thụ
5. Phân bổ chi phí bán hàng
6. Phân bổ chi phí quản lý
7. Xác định kết quả
7.1 Xác định kết quả kinh doanh :
7.2 Xác định kết quả nghiệp vụ tài chính
7.3 Xác định kết quả hoạt động bất thường
8. Lãi lỗ
Các báo cáo kế toán:
I.Các báo cáo quản trị
1.1. Báo cáo chi tiết số liệu tài khoản
1.2. Tra cứu nhanh
1.3. Tìm kiếm và xoá số liệu
1.4. Báo cáo tài sản cố định
1.5. Báo cáo thuế VAT:
1.6. Các bảng kê số phát sinh tài khoản
II.Các báo cáo tổng hợp và các báo cáo theo luật định
1. Các báo cáo tổng hợp
1.1 Báo cáo chi tiết doanh thu
1.2 Báo cáo tổng hợp doanh thu
1.3 Báo cáo chi phí theo khoản mục
1.4 Báo cáo giá thành phân xưởng
1.5 Sổ cái kế toán
1.6 Nhật ký chung
1.7 Bảng cân đối phát sinh
Bảng này tuy không nằm trong hệ thống báo cáo bắt buộc
nhưng nó rất hữu ích cho bạn trong việc kiểm tra và đối chiếu số liệu
Bảng này kết cấu gồm có 8 cột dọc : ký hiệu tài khoản, tên tài
khoản, dư nợ đầu kỳ, dư có đầu kỳ, phát sinh nợ trong kỳ, phát sinh
có trong kỳ, dư nợ cuối kỳ, dư có cuối kỳ. Hàng ngang là các tài
khoản có số dư hoặc số phát sinh. Các tài khoản không có số dư
hoặc số phát sinh sẽ không xuất hiện trong bảng này.
Bạn có thể lập bảng cân đối các tài khoản theo các tài khoản
cấp 1 hoặc theo các tài khoản cấp 2 của hệ thống tài khoản kế toán
Việt Nam. Ðể có được bảng báo cáo này bạn cần phải nhập khoảng
thời gian để máy tính lọc số liệu.
Ðặc điểm cơ bản của bảng này là cân đối bên nợ và bên có. Do
vậy nếu có bất cứ sự mất cân đối nào dù là ở dư đầu kỳ, phát sinh
trong kỳ hay dư cuối kỳ thì nghĩa là đang có một sai sót ở đâu đó và
cần phải kiểm lại .
Ngay trong khi bạn đang xem bảng này bạn vẫn có thể xem
được bảng kê hoặc báo cáo chi tiết của một tài khoản nào mà bạn
muốn.
1.8 Các bảng phân bổ
2. Các báo cáo theo luật định
2.1 Bảng cân đối kế toán
Ðây chính là biểu báo cáo số 01-DN theo qui định của Nhà
nước. Bạn cần đặc biệt lưu ý rằng bảng chỉ có thể cung cấp số liệu
đúng và đảm bảo tính cân đối : tổng cộng tài sản nợ = tổng cộng
tài sản có khi mà bạn đã thực hiện việc tất toán các tài khoản từ
nhóm TK đầu 5 trở đi, tức là các tài khoản này không có số dư cuối
kỳ. Bạn cũng nên nhớ rằng với nhóm tài khoản thanh toán : TK 131,
TK 138, TK 331, TK 338... số dư cuối kỳ sẽ được nằm ở cả phần tài
sản có và tài sản nợ của bảng cân đối kế toán
2.2 Kết quả hoạt động kinh doanh
Ðây chính là báo cáo số 02-DN theo qui định của chế độ báo cáo
tài chính . Bạn có thể chọn lập báo cáo theo quí , theo tháng hoặc
theo khoảng ngày tùy thuộc vào kỳ quyết toán của đơn vị bạn . Tất
nhiên với điều kiện khoảng thời gian đó là khoảng thời gian hạch
toán lãi lỗ của đơn vị bạn và các phần việc hạch toán tổng hợp đã
được hoàn thành . Báo cáo kết quả kinh doanh có 3 phần :
+ Phần I - lãi lỗ : Báo cáo này cung cấp cho bạn tất cả các chỉ
tiêu cần thiết giống như mẫu báo cáo 02-DN .Và cũng để thuận lợi
cho bạn trong việc theo dõi kết quả hoạt động kinh doanh, các số liệu
được lập theo 2 chỉ tiêu : số liệu trong kỳ và số liệu lũy kế từ đầu năm
báo cáo.
+ Phần II - Tình hình thực hiện nghĩa với Ngân sách Nhà nước.
Các chỉ tiêu trong phần này là tất cả các chỉ tiêu theo mẫu qui định
của Nhà nước tại mẫu báo cáo số 02-DN .
+ Phần III : Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ , được hoàn lại ,
được miễn giảm.
2.3 Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
2.4 Thuyết minh báo cáo tài chính
+ Chi phí sản xuất kinh doanh theo yếu tố
+ Tình hình tăng giảm tài sản cố định
+ Tình hình tăng giảm nguồn vốn chủ sở hữu
+ Các chỉ tiêu đánh giá khái quát tình hình hoạt động
