BERO AMERICAN A >E ARCHIVOS

CONSERVACION Y REPRODUCCION

MINISTERIO DE EDUCACIÓN Y CULTURA

B E R O A M E R I C A N A >E A R C H I V O S

^^EXPERIENCIAS Y MATERIALES

ESCUELA I B E R O A M E R I C A N A

DE A R C H I V O S

E X P E R I E N C I A S Y M A T E R I A L E S

C O N S E R V A C I Ó N Y R E P R O D U C C I Ó N

Juan Ramón Romero Fernández Pacheco Rafaela González Díaz

M I N I S T E R I O D E E D U C A C I Ó N Y C U L T U R A

DIRECCIÓN GENERAL DEL LIBRO ARCHIVOS Y BIBLIOTECAS

SUBDIRECCIÓN GENERAL DE LOS ARCHIVOS ESTATALES

. Romero Fernández Pacheco, Juan Ramón

Conservación y reproducción / Juan Ramón Romero Fernández Pacheco. Rafael González Dfaz. - [Madrid]: Subdlrecclón General de los Archivos Estatales, D.L. 1999. - 86 p.; 23 c m . - (Escuela Iberoamericana de Archivos: Experiencias y materiales)

ÑIPO : 1 7 6 - 9 9 - 1 9 3 - X ISBN : 8 4 - 3 6 9 - 3 3 0 6 - 0

1 .Documentos-Conservación. 2.Reprograffa. I.González Díaz, Rafael, co l . II.España. Subdirección General de los Archivos Estatales

© MINISTERIO DE EDUCACIÓN Y CULTURA S E C R E T A R I A D E E S T A D O D E C U L T U R A

Edita: SECRETARIA G E N E R A L T É C N I C A .

Centro de Publicaciones ÑIPO 176-99-193-X ISBN: 84-369-3306-0 Depósito Legal: M-49972-1999 Imprime: DIN Impresores Avda. Pedro Diez, 25 • 28019 Madnd


Ministro de Educación y Cultura Mariano Rajoy Brey

Secretario de Estado de Cultura Miguel Ángel Cortés Martin

Director General del Libro, Archivos y Bibliotecas Fernando Luis de Lanzas Sánchez del Corral

P R E S E N T A C I Ó N

Desde hace varios años la Dirección General del Libro, Archivos y Bibliotecas está llevando a cabo diferentes proyectos de colaboración en materia de formación con los distintos países de Iberoamérica. Uno de ellos es la celebración de la Escuela Iberoamericana de Archivos, organizada desde la Subdirección General de los Archivos Estatales con el apoyo de la Dirección General de Cooperación y Comunicación Cultural, que se realiza anualmente durante los meses de octubre a diciembre con la finalidad de dar una formación completa en las diferentes áreas de la Archivistica a los profesionales de estos países con los que compartimos la misma tradición archivistica. A esta Escuela se suman diversas Estancias por especialidades (reprografia, informatización de Archivos, etc.). Y desde 1997, por otra parte, la Subdirección General de los Archivos Estatales ha iniciado la Academia Itinerante de Archivos con el apoyo de la Agencia Española de Cooperación Internacional, que se imparte en los Centros de Formación del Instituto de Cooperación Iberoamericana, celebrándose por primera vez en el Centro de La Antigua (Guatemala) en 1997; luego, en el de Santa Cruz de la Sierra (Bolivia) en 1998; y después, en el de Cartagena de Indias (Colombia) en 1999, para volver de nuevo a impartirse en La Antigua en el año 2000, y así sucesivamente.

La publicación de esta serie, titulada E S C U E L A I B E R O A M E R I C A N A D E A R C H I V O S , E X P E R I E N C I A S Y M A T E R I A L E S ,

pretende reunir las aportaciones de diferentes profesionales en estos proyectos de formación que han posibilitado también el intercambio de experiencias.

Con este primer volumen dedicado a la Conservación y reproducción en los Archivos se trata de difundir los trabajos archivísticos que se están llevando a cabo para conservar el ingente Patrimonio Documental Iberoamericano y garantizar la accesibilidad de los documentos.

Fernando Luis de Lanzas Sánchez del Corral DIRECTOR GENERAL DEL LIBRO, ARCHIVOS Y BIBLIOTECAS

I N D I C E

LA CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVOS

1. Introducción 9

2. Los contenedores de los documentos de archivo 13

3. Los documentos: determinantes internos y externos para su conservación .. 22

4. Contro l , gestión y p lan i f i cac ión de la conse rvac ión 32

5. Conc lus i ón : pasado, presente y futuro de la conservac ión documental . Tradic ión y renovac ión 37

LA REPRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS EN ARCHIVOS

1. ¿ Q u é entendemos por reprografía? 39

2. Copias sobre papel 39

3. Fotografía y Microf i lm 42

4. D ig i ta l i zac ión 52

5. Apl icac iones de las Microformas 58

6. Tratamiento archiv ís t ico y técn ico 66

7. Conservac ión 75

8. Servicios reprográf icos 83

9. Val idez legal de las copias realizadas por medios reprográf icos 84

1 0 . B ib l iograf ía 85

LA C O N S E R V A C I Ó N

DE DOCUMENTOS DE ARCHIVOS

Juan Ramón Romero y Fernández-Pacheco D E L C U E R P O F A C U L T A T I V O D E A R C H I V E R O S

1. INTRODUCCION

1.1 CUESTIONES DE NOMENCLATURA

Son muchos los verbos que vertebran y arquitraban nuestra profesión de archiveros; enumerados de forma aleatoria: difundir, describir, reunir, organizar, clasificar, ordenar, informar. Pero yo diría que sobre todos hay que erigir al verbo conservar. El término o nomenclatura de «CONSERVAC IÓN» da cobertura a una de las facetas fundamentales del ejercicio profesional del archivero/a, y permítanme la licencia de que para mí sea «la faceta fundamental e incluso transcendental» de nuestro oficio y vocación. Pero conservar ¿qué?: pues, por un lado, conservar los soportes y, por otro, conservar la información en ellos contenida. El tiempo, la omisión y la acción del hombre, de forma inducida o accidental, son factores que, a veces, surgen como enemigos frente a la consecución de nuestro objetivo, la conservación del patrimonio documental.

Acaso convenga que, como introducción a esta exposición, les explique mi concepción terminológica sobre el significado de la Conservación Documental y sobre aquellos otros conceptos que le están naturalmente subordinados aportándole contenido real en su ejercicio y ejecución.

La Conservación es: «Conjunto de técnicas, tratamientos, procedimientos y actuaciones de cualquier naturaleza que tengan por objeto tanto la durabilidad y permanencia de los soportes documentales como la salvaguarda de la información en ellos contenida»

Es decir, la Conservación: «es la suma de dos facetas, la preservación que tiene un carácter mas pasivo y preventivo, y la restauración que tiene un carácter más activo».

La Preservación previene, estabiliza, neutraliza, controla y, en general, garantiza las condiciones de conservación del patrimonio documental. Sus retos de futuro están en la

LA C O N S E R V A C I Ó N DE D O C U M E N T O S DE A R C H I V O S . 9

estandarización de los parámetros de conservación y aspirar a su aplicación tanto para la supervivencia de los soportes como para la pervivencia de la información.

La Restauración cura, repara las lesiones que el tiempo y los hombres por acción u omisión han causado sobre los soportes documentales. Sus retos de futuro están en la industrialización y aplicación masiva de sus técnicas artesanales.

1.2 CUESTIONES LEGALES EN TORNO A LA CONSERVACIÓN DOCUMENTAL

El marco jurídico que da cobertura legal al mundo de los Archivos debe tener en la conservación un punto de desarrollo transcente. Los Estados tienen la ineludible obligación de garantizar al ciudadano: la protección y la conservación del patrimonio histórico documental, del que ya tiene tal categoría y del que es susceptible de alcanzarla. Esa garantía jurídica suele plasmarse en los países de nuestro entorno en dos tipos de paradigmas que son el resultado de extrapolar los sistemas de organización general de los Estados: en Estados centralistas es esta una competencia de la Administración Central tanto en el desarrollo orgánico como en el desarrollo reglamentario; en Estados de fuerte descentralización se tiende a implantar sistemas de corresponsabilidad interadministrativa en el ejercicio de la obligación ineludible que todos tenemos en la conservación documental.

El ejemplo español bien puede ser representativo de este segundo supuesto; nuestro marco legal queda reflejado en el siguiente esquema:

• Constitución, arts. 46 y 149 • Ley 16/85 del Patrimonio Histórico Español (Ley Orgánica para todo el Estado) • Leyes de Patrimonio y Archivos de las Comunidades Autónomas . Reglamentos de la Administración Central • Reglamentos de las Comunidades Autónomas . Legislación Local (Ley 7/85 de Bases del Régimen Local)

En cualquiera de todos estos ámbitos existen, en virtud de la tipología legal, una mayor o menor concreción de los aspectos referentes a la conservación documental. Las leyes abordan la conservación en sus aspectos más generales, por ejemplo, en lo referente a la protección de ese patrimonio frente al expolio y la dejadez de personas físicas o jurídicas que tienen la responsabilidad sobre fondos documentales relevantes. Pero debe ser en el marco de las disposiciones reglamentarias de desarrollo de las leyes generales en donde la

10 • ESCUELA I B E R O A M E R I C A N A DE A R C H I V O S . EXPER I ENC IAS Y MATER IALES

conservación encuentre las garantías de su aplicación. La conservación se debe de ejercer

día a día y siempre siguiendo unos parámetros estandarizados y contrastados reglamenta

riamente.

1.3 TRADICIONES ARCHIVÍSTICAS EN LA CONSERVACIÓN DOCUMENTAL

La conservación documental como dimensión natural del ejercicio profesional de la

archivística está determinada por las tradiciones profesionales de cada país y, en muchos

casos, por la moda que tiende a imponerse o importarse, bien por procedimientos mimé-

ticos o bien por políticas impositivas, a veces incluso avaladas por organizaciones interna

cionales. Estas tradiciones se suelen decantar, bien por posturas conservacionistas (el archivo

preferentemente como un centro de conservación y custodia de patrimonio documental) o

bien por posturas «documentalistas» (el archivo con un centro de gestión de información).

Así podemos distinguir:

. la conservación en la tradición archivística europea

• la conservación en la tradición archivística americana

El ejemplo de la tradición archivística española resulta de nuevo paradigmático. Desde la

puesta por escrito de las ordenanzas del Archivo General de Simancas, los aspectos de la

conservación documental han constituido una preocupación constante para los archiveros,

generación tras generación. Referentes más recientes de esa tradición los encontramos en

personajes de la talla de Luis Sánchez Belda y Carmen Crespo creadores de los centros de

restauración y microfilmación en España que, no sólo ejercieron las, frecuentemente, poco

vistosas técnicas de preservación en silencio, sino que, además, también alcanzaron una

destacada reputación internacional a través de sus investigaciones y publicaciones. También

aquí, la archivística entendida como un ejercicio destinado casi en exclusiva a la difusión y

divulgación, ha tenido sus adalides, seguramente al compás que dictaban algunas modas

externas; manuales de archivística recientes se han escrito en los que la conservación

documental no sólo ha sido escasamente tratada, sino que incluso ha sido omitida. La

solución de futuro estará, sin duda, nunca en la contraposición de ambas facetas y sí en la

sincretización de ambas dimensiones profesionales.


1.4 BIBLIOGRAFÍA

Monografías y artículos

('preferentemente se han seleccionado publicaciones significativas y de reciente publicación)

Actas de XXIX Congreso Nacional de Archiveros Franceses. Preservation-Conservation et

conditionnement de Archives avec le Moyens d'Anjourd'ui, Moulin, 1987.

W O L F B U C H M A N N , Preservation: Buildings and Equipment, «Lligall» 12 (1997), p.49-62.

LARS D . C H R i S T O F F E R S E N , Passive climate controlled repositories, Suecia, 1995.

COORDINATIEPUNT N A T i O N A A L CONSERVER INGSBELE ID , European Meeting on paper preservation.

Proceedings. March 20-march 22. 1977, CNC-Publicaties, 12, La Haya, 1977.

M I C H E L D U C H E I N , Le bâtiments d'archives: construcction et équipements, París, 1985 (Primera

edición, en 1966).

M I C H E L D U C H E I N , Archives buildings and equipment, « ICA handbook series», 6 (1988).

HELENE FORDE , Preservation and Conservation of documents; problems and solutions,

«Lligall», 12, Barcelona, 1997, p. 32-48.

HELENE FORDE , Preservation policies. Who nedds them?. «Journal of the Society of Archivist»

(agosto-1997)

CLAES, G R Â N S T R Ô M Reformattin: preservation of new media and data migration,, «Lligall» 12

(1997), p. 77-86.

VICTOR, G O N D O S , Archival Buildings - Programming and planning, «The American Archivist,

27 (1964), n° 4, p. 447.

BORJE JUSTRELL, M ICHAEL ROPER, HERBERT WHITE, Guidelines for the preservation of microforms,

«ICA. Studies. 2», Paris, 1996.

J O H N M C CLEARY Y LUIS CRESPO, El cuidado de libros y documentas. Manual práctico de

conservación y restauración, Madrid, 1997.

G E O R G E M A C K E N Z I E , Establishing a preservation programme, Janus (1996), 1, p. 86-99.

MINISTERIO DE C U L T U R A , Normativa sobre patrimonio histórico cultural, Madrid, 1996.

MINISTERIO DE C U L T U R A , Entrada y salida de documentos en los archivos. «Normas Técnicas de

la S G A » , n° 4, Madrid, 1996.

MINISTERIO DE C U L T U R A , Recomendaciones para la edificación de Archivos, «Normas Técnicas

de la SBA», n B 3, Madrid, 1992.


MINISTERIO DE C U L T U R A , Manual de Tratamiento de archivos administrativos, «Normas Técnicas

de la SB A», n° 2, Madrid, 1992 M A R I A N O M O N J E AYALA , El arte de la encuademación, Madrid 1998

DANIELE NEIRINCK, La conservation des microfilm et des photographie, «Atlanti, vol. 5 (1995), p. 17-24.

J E A N - P A U L O D D O S , La Conservation. Principes et réalités, París, 1995. M A DEL C A R M E N PESCADOR DEL H O Y O , El archivo: instalación y conservación, Madrid, 1988. JULIO S IMONET, La Concepción Global del edifico. Planificación arquitectónica y aplicaciones

técnicas, Diputación Provincial. Cádiz, 1990. A R N O L D D E N TEUL ING , Environmental conditions for the Storage of achival material, «Janus»,

(1996). 2, p. 110-118. ADR I ENNE T H O M A S , Main principies offire protection in libreríes and archives, « R A M P » -PG I &

UNISIST, Paris, 1992. D A V I D T H O M A S , Security at the new public record office, «Janus», 1992 UFFICIO CENTRALE PER I BÉNIR CHiv iST ic i , la riproduzione dei documenti d'archivio, Roma, 1999 M I L A G R O S VA ILLANT C A L L O L Y NIEVES V A L E N T I N R O D R I G O , Principios básicos de la conservación

documental y causas de su deterioro, Madrid, 1996 VICENTE VIÑAS TORNER, La restauración: tratamientos no agresivos y de baja tecnología,

«Lligall», 12, Barcelona, 1997, p. 63-76.

Organizaciones con publicaciones de interés para la conservación

Publicaciones de C P A «Commission on Préservation and Access» Publicaciones de ECPA «European Commission on Préservation and Access» Publicaciones de PG I-RAMP de Unesco Publicaciones ICA , «Estudios» / «Manuales» Publicaciones periódicas de iCA,«Janus»

2. LOS CONTENEDORES DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO

2.1 EL EDIFICIO. SU ARQUITECTURA GENERAL Y LA CONSERVACIÓN DOCUMENTAL

Varios son los supuestos iniciales que pueden constatarse a la hora de hacer una revisión

estadística de los edificios con funcionalidad de archivo:

LA C O N S E R V A C I Ó N DE D O C U M E N T O S DE A R C H I V O S 13

A) Archivo de una institución administrativa viva. Es decir, no se puede hablar de edificio de archivo sino de «dependencias de archivo». (Ejemplos: Archivos Centrales de Ministerios)

B) Archivo como institución exenta y personalidad jurídica propia, es decir con edificio individual. Bajo este supuesto se encuadran dos posibilidades, a saber: B.1) Edificio reaprovechado, más o menos antiguo (Ejemplo: A.C. Simancas o A .C . Indias) B.1) Edificio nuevo construido para albergar patrimonio documental (Ejemplo: Archivo

Histórico Nacional o A. G. de la Administración) Sobre los tres supuestos (A, B-1 y B-2) puede gravitar, a su vez, una doble funcionalidad en virtud del servicio que prestan a la sociedad. Doble funcionalidad que puede, por otro lado, aparecer de forma combinada:

A) funcionalidad administrativa. El archivo como pieza del sistema de información administrativa, de cara hacia la propia función pública o hacia el ciudadano.

B) funcionalidad cultural. El archivo como centro de investigación histórica y de custodia de la memoria colectiva.

Estas variables pueden y de hecho determinan la calidad arquitectónica de las dependencias o edificios destinados a archivos, entiéndase éstos como centros culturales y/o como conjunto orgánico de documentos. Y como consecuencia de esa determinación, esas condiciones arquitectónicas se constituyen en el «Talón de Aquiles» de la conservación documental.

Puestos a concebir el ideal arquitectónico de un edificio de archivos en el que la conservación del patrimonio documental para las generaciones futuras constituya el principio rector de su configuración, los criterios óptimos serían:

Primero, la arquitectura de un edificio de archivos debe tener como vórtice de su distribución interna y su configuración externa el espacio y dependencias que se van a dedicar a los depósitos de almacenamiento de la documentación. Dicho de otro modo, de los tres espacios que vertebran un edificio de archivos, zona de depósitos, zona de trabajo del personal y zona de usuario y uso cultural, la primera de ellas debe constituirse en la "Capilla Sixtina" que actuará de eje axial en la distribución necesariamente subordinada del resto de dependencias. No olvidemos que nos llamamos archivos, precisamente, porque archivamos, es decir porque en nuestros edificios un 60 o 7 0 % del espacio lo dedicamos a depósitos; sin depósitos seríamos otra cosa, un centro de documentación.

14 • E S C U E L A I B E R O A M E R I C A N A DE A R C H I V O S . EXPER I ENC IAS Y MATER IALES

Segundo, sea cuales fueren las calidades constructivas del edificio y de los aspectos circunstanciales del entorno de construcción, no deben influir o determinar en sentido negativo la conservación documental; deben ser edificios neutros si el entorno es propicio y edificios protectores si ese entorno es agresivo, pero protectores sólo frente a las condiciones de ese entorno que se consideren razonablemente negativas.

Tercero, si la finalidad substancial de un edificio de archivos es la conservación de la documentación en él custodiada, el ideal arquitectónico sería:

Un edificio moderno, de nueva planta, construido para ser archivo y siempre por encima del nivel del suelo.

La figura geométrica preferente en su diseño sería el rectángulo. Sus características constructivas externas deberían estar orientadas a neutralizar y/o

estabilizar la condiciones medioambientales en sus parámetros de temperatura y humedad, facilitando la ventilación natural, la luminosidad natural precisa y el aislamiento frente a la contaminación exterior. Todo ello, con el fin de que esas condiciones sean las que se suelen considerar adecuadas para la conservación de la documentación y con la finalidad de paliar los riesgos y circunstancias externas que pudieran afectar al edificio:, sismos, inundaciones, incendios, intrusiones, etc.

Con estas consideraciones que he tildado de ideales, siguiendo con el ejemplo español, ¿qué pasaría con el A .G . Simancas, el A .G . Indias..? ¿qué ha pasado con el A G . de la Corona de Aragón?. Algunos de estos edificios son, además de archivos, referentes urbanísticos, sociales o incluso culturales, de fuerte tradición histórica en la ciudad o en el entorno en el que se encuentran desde hace dos, tres o cuatrocientos años. Una postura de conservacionismo documental integrista, como es la mía me confieso, no debiera tener dudas al respecto. No obstante, la duda existe y sólo el análisis de cada caso particular, de las condiciones arquitectónicas reales, de los riegos efectivos, de los costes económicos..., y sólo después de mesurar éstos y tantos otros parámetros como necesario fuesen, se podrían tomar decisiones que nunca serán paradigmáticas o exportables de forma generalizada.

2.2 LOS DEPÓSITOS. SU ARQUITECTURA PARTICULAR, CONDICIONES Y RIESGOS

Si el edificio es la garantía y protección de la documentación frente a las condiciones y circunstancias externas, la arquitectura específica de los depósitos debe ser el aval que garantice unas condiciones internas estables en los espacios dedicados a la conservación documental.


• El ideal de un depósito de archivos es aquel que dispone en su concepción constructiva de las siguientes características:

• una superficie rectangular o cuadrangular y en torno a 250 m 2. ventajas: aprovechamiento de espacios e instalación de estantería.

Sectorializa los riesgos. • estanco en su relación con la otras dependencias del edificio y el exterior

ventajas: seguridad frente a riesgos externos (incendios-hurto ). • capaz de soportar cargas cercanas a los 1500 kg. por m J .

ventajas: opción de estantería compacta o móvil.

• con muros de gran grosor, aislantes a la humedad y la temperatura y porosos al aire ventajas: protección frente a condiciones climatológicas adversas continuadas.

ventilación.

• siempre construidos por encima de la cota 0. ventajas: protección frente a riesgos (inundaciones).

• aislamientos en tejados. ventajas: protección frente a temperaturas extremas y lluvias.

• altura de techos de 3.00 m. ventajas: ventilación superior-conducciones de detección-extinción-iluminación.

• conducciones mínimas posibles, las eléctricas en tubos de aluminio, las hídricas inexistentes y las de gas las menos posibles, ventajas: evitar accidentes.

• iluminación natural filtrada y/o artificial controlada, ventajas: visibilidad del personal.

acción fungicida. • arquitectura con ventilación natural frente a la artificial,

ventajas: acción fungicida.

control de plagas y actividad biológica. nocividad del aire acondicionado: coste, artificialidad, contaminación.

A su vez las condiciones medioambientales ideales del interior de los depósitos deben evitar la cercanía y la exposición de la documentación a los umbrales de riesgo en cuatro parámetros:


H U M E D A D RELATIVA

TEMPERATURA

C O N T A M I N A C I Ó N

I L U M I N A C I Ó N

Umbrales de riesgo: Ideal: Umbrales de riesgo: Ideal: Umbral de riesgo: Ideal: Umbrales de riesgo: Ideal:

2 7 % / 8 0 % 4 5 % +- 5% 5 C B / 3 0 C Q

18 C Q +- 5 C ° Monóxido - azufre

Ausencia 50 lux/250 lux

100 lux

El roce con los umbrales de riesgo de estos parámetros medioambientales puede hacer que actúen las siguientes patologías nocivas para la conservación documental:

a) la acidez. b) la corrosión de las tintas. c) actividad biológica nociva. d) fragilidad y envejecimiento prematuro de los soportes causado por la sequedad y

humedad cuando de un extremo a otro se pasa de forma brusca y en períodos cortos de tiempo.

Y, finalmente, el edificio ideal de archivos debe ser aquel que garantice la protección física frente a tres riesgos accidentales:

I N U N D A C I O N E S Internas-Accidentales / Externas-Climatológicas Instalaciones hidráulicas

F U E G O S Accidentales / Provocados Instalaciones de: Detección / Extinción (Halones, Hidrantes, Argones)

INTRUSIONES Internas / Externas Instalaciones de : Vigilancia electrónica

2.3 INSTALACIONES: LA ESTANTERÍA Y EL ESTANTEO

El Estanteo podríase definir a todo aquel conjunto de estrategias y operaciones que tienen por objetivo instalar correctamente las unidades de conservación en los depósitos a fin

LA C O N S E R V A C I Ó N DE D O C U M E N T O S DE A R C H I V O S • 17

de' garantizar que sus condiciones de preservación no se vean, en modo alguno, afectadas por inducción humana. Por lo tanto, hablar de «estantería» y «estanteo» significa, evidentemente, hablar de mobiliario para la conservación, pero también de orden y control del espacio de instalación de las unidades de conservación que forman los fondos documentales.

El mobiliario ha evolucionado considerablemente en los últimos años en nuestros archivos aunque no sería extraño que todavía pudiésemos encontrar en algún depósito baldaje de madera. El mobiliario de instalación más habitual en un archivo es la estantería y los muebles especiales tales como armarios y plañeras, hechos «ex profeso» en función de la exigencias de la documentación que contienen.

Un mobiliario ideal debería cumplir los siguientes requisitos para ajustarse a los parámetros de conservación documental:

• Características constructivas : construido en metales, pintados al fuego o esmaltados y con pinturas metaloácidas. Se deberá ajustar a los formatos de los documentos que constituyen nuestros fondos y no al revés.

• Tipología: a) ESTANTERÍA MÓV I L : horizontal / vertical (útil para soportes especiales) b) ESTANTERÍA FIJA

Sea móvil o fija, los factores a tener en cuenta en favor o en contra:

capacidad, iluminación, ventilación, versatilidad

Y en cualquier caso, sus parámetros estándar serían:

longitud 11 m

altura 2,30 m

disposición perpendicular a las vigas

separación entre caras costeros ciegos/abiertos si se precisa ventilación ventilación asegurada

separación con paredes y

techos asegurada

pasillos centrales 1 m pasillos entre cuerpos 75 cm


baldas longitud baldas fondo

1 m ± 1 5 cm 36 cm con solapa posterior y costeros laterales regulable, entre 24 cm y 38 cm y 3 cm libres a 1, 90 m del suelo a 5 cm del suelo

baldas separación balda superior balda inferior versatilidad de separación del baldaje en función del tipo de documentos versatilidad de profundidad del baldaje en función del tipo de documentos

C) A R M A R I O S Y P L A N E R O S

Destinados a documentos especiales: pergaminos, mapas, planos y dibujos formatos a medida o en todo caso preparados para documentos Din A0 módulos de cinco bandejas apertura y cierre fácil que evite dañar a la documentación

El segundo aspecto del estanteriado que me parece de importancia refiérese a la estrategia de llenado de un depósito. Existen dos posibilidades:

El llenado corriente, es decir, según van llegando las unidades de instalación. Ello daría como consecuencia un signaturizado currens de la unidades de instalación independientemente de su procedencia; su ventaja es la economía de espacios y la rapidez de instalación, su inconveniente el riesgo de dispersión de fondos de una misma procedencia o índole. La segunda posibilidad consiste en la reserva de huecos para fondos determinados, su ventaja la percepción visual inmediata de los fondos, su inconveniente el desperdicio de espacio y el riesgo de cometer errores.

Acaso la solución se encuentre en implantar el primer sistema en un archivo de gestión, central o intermedio y la segunda opción es la ideal para archivos muertos o puramente históricos que sólo reciben fondos completos de instituciones desaparecidas.

Otro aspecto relacionado es, el llenado de los cuerpos de la estantería para lo que la tradición archivística ha orquestado el sistema de «abajo hacia arriba y de izquierda a derecha». Lógicamente, las tradiciones están para seguirlas porque de lo contrario dejarían de serlo; la razón nos dice que la elección del método es, en realidad, indiferente, lo importante es hacerlo siempre igual.

La última operación de llenado es la identificación de la estantería. Para ello se utiliza la

numeración currens o la codificada que indica o puede indicar, planta, depósito, cuerpo,


cara y módulo. Se puede añadir en la identificación, el conjunto de unidades de instalación

que cada cara de un cuerpo de estantería contiene indicando, fondo o fondos, primera y

ultima unidad de instalación.

2.4 LAS UNIDADES DE CONSERVACIÓN. SU CONSTRUCCIÓN

Se puede definir la Unidad de conservación como equivalente a unidad de instalación, y a

su vez, una unidad de instalación puede ser igual o no a documento o conjunto de

documentos

La construcción de las unidades de conservación es una práctica de tradición inmemorial

en archivistica tradicional y contemporánea y consiste en la protección de los documentos

con diversos tipos de envoltorios, elementos de sustentación y, en última instancia, su

introducción en cajas, carpetas, fundas, o cualquier otro elemento de protección que tenga

la misión de servir secundariamente de soporte de instalación. Del documento a la unidad

de instalación existen, pues, todo un rosario de procedimientos de resguardo individual o

colectivo que tienen como único fin la protección, identificación e individualización de la

unidades documentales de un archivo.

Los sistemas de construcción de las unidades de instalación:

a) Técnicas tradicionales de construcción de las unidades de instalación:

El enlegajado tradicional consistía en la utilización de dos cartones de tapa y una solapa

para la signatura quedando los bordes abiertos y atándose en cruz con bramante. Ventajas,

la ventilación que puede ser necesaria en lugares con alto nivel de humedad;

inconvenientes, las roturas mecánicas que este sistema de atado provoca, el polvo y la

polución que pueden se pueden acumular.

Otra forma de construcción consistía en el uso de tapas de pergamino o cartón, las

encuademaciones y los cosidos de expedientes y pleitos que se realizaron en los archivos

cercanos a las instituciones productoras. Fundamentalmente, sus ventajas son la protección

directa e individual de los documentos y sus inconvenientes el forzamiento producto de esas

encuademaciones y cosidos inadecuados y la falta de limpieza de los documentos.

• ESCUELA I B E R O A M E R I C A N A DE A R C H I V O S . EXPER I ENC IAS Y MATER IALES 20 .

b) Técnicas actuales de construcción de las unidades de instalación:

Actualmente el envoltorio de los documentos se realiza teniendo en cuenta los siguientes criterios:

El formato del documento y las operaciones de protección: separación: despliegue: protección individual:

unidades de instalación:

libro, expediente, pergamino, mapa, fotografía de pergaminos y documentos cartográficos de la unidades planimétricas, pergaminos, fotografías con fundas abiertas de mylar o poliester de los expedientes en carpetillas o fundas de cartulina

-carpetas o similares, (cartográficos, dibujos, pergaminos)

- legajos o cajas (expedientes) - cantoneras (manuscritos) - cartulinas: blancas - cajas: apertura en forma de libro y tamaño variable - encuademación - fundas para soportes especiales (fotografía, sellos)

• La calidad de los materiales a utilizaren las protecciones y elementos componedores de unidades de instalación debe ser convenientemente mesurado a fin de garantizar que con su uso no se introducen factores de riesgo en la conservación documental. Los materiales más corrientes son:

cartonajes: PH neutro mylar/acetatos: abiertos cintas: algodón y blancas grapas/clips: inoxidables o enfundados

• Identificación de las unidades de instalación con cuatro procedimientos que se puede utilizar de forma individual o combinda:

alfabético: denominación escrita de la institución, fondo y serie de procedencia, simbólico: uso de anagramas para identificar institución, fondo y serie de procedencia color: uso de colores para identificar institución, fondo y serie de procedencia numérico: signatura de instalación geográfica o topográfica y signatura documental

o intelectual, que pueden ser coincidentes o no, currens o discontinuas, código de barras: de carácter infinitesimal en su contenido.


• Identificación de los documentos Sellado: en zonas ajenas al tenor documental Signaturado: en grafito Paginado: cuando lo exija el tipo de documento Enfundado: carpetillas

3. LOS DOCUMENTOS: DETERMINANTES INTERNOS Y EXTERNOS PARA SU CONSERVACIÓN

3.1 LOS SOPORTES DOCUMENTALES: CALIDAD, VALOR Y CONSULTA

Teniendo como horizonte el conjunto de metros lineales que se almacenan en las estanterías de un depósito de archivos, me parecen trascendentes tres parámetros de análisis para establecer con precisión el conocimiento sobre el estado de conservación de los fondos documentales de un archivo y para planificar las estrategias de conservación.

1. Los materiales de los soportes documentales y su situación física: La piel: - Fondos con documentos en pergaminos

Las tintas:

El papel:

- Volumen de este tipo de documentos - Estado de conservación - «Fondos en papel de trapo» volumen y estado de conservación - Fondos en papel celulosa, volumen y estado de comparación - Fondos con tintas de ferrogálicas, volumen y estado de con

servación - Fondos con tintas de máquinas, volumen y estado

de conservación - Fondos con tintas de impresoras, volumen y estado

Soportes fotográficos:

Las encuademaciones: de conservación

- Libros, volumen y estado de conservación - Documentos cosidos, volumen y estado de conservación - Placas, volumen y estado de conservación - positivos, volumen y estado de conservación


La cera y el plomo: - Sellos de cera, volumen y estado de conservación - Sellos de plomo, volumen y estado de conservación

Digitales: - Magnéticos, volumen y estado de conservación - Ópticos, volumen y estado de conservación

2 • El valor de la documentación: - Histórica: de conservación permanente -Administrativa: eliminación y acceso clasificado

3 • Los niveles y calidad de la consulta

-Clasificación de la documentación por : calidad de su uso, nivel de uso, utilidad para la usuario, movilidad, reprografía, etc.

3.2 LOS AGRESORES Y LAS PATOLOGÍAS DOCUMENTALES

Un modo de clasificar el conjunto de elementos y factores que determinan la conservación de la documentación de archivo, puede ser aquel que organiza tales agresores en dos grandes grupos: los intrínsecos a los materiales documentales y a la trayectoria de los soportes como documentos y testimonios del ser humano; y los extrínsecos que son aquel conjunto de factores que de forma accidental o condicionada pueden determinan el futuro de la conservación documental. Seleccionando e indizando las patologías documentales en a la preocupación que generan en el archivero, podríamos clasificarlas como sigue:

Intrínsecas a) La acidez. Especialmente grave en el caso del papel celulosa, se ha convertido en la

preocupación fundamental de la conservación documental. Se puede llegar a afirmar que seguramente durante el siglo XXI podremos realizar con más facilidad la historia con documentación escrita en pergamino y papel de trapos que la historia de los siglos más cercanos a nosotros cuyos documentos realizados en papel fabricado industrialmente está irremisiblemente condenado a la autodestrucción. Las soluciones al problema pueden ser de muy diversa índole pero básicamente sólo existen dos caminos: salvar la información y avanzar en la soluciones químicas (gaseosas o acuosas) de desacidificación masiva; para


el futuro la utilización racional del papel permanente, al menos para los tipos documentales más transcendentes (Protocolos, registros, tratados,...)

b) La corrosión de las tintas que afecta a la documentación escrita con tintas ferrogálicas de los siglos XVI y XVII, fundamentalmente. Sólo la limpieza mecánica, paciente y metódicamente dispuesta, puede evitar la progresión del problema porque la reparación es, en la mayoría de los casos, prácticamente una ilusión sólo realizable en documentos puntualmente elegidos. Añádase a ello la debilidad de las tintas impresas a máquina de escribir, fotocopias e impresoras (matriciales, chorro y láser); las soluciones sólo se encuentran en la prevención y el control de la incidencia de la luz.

c) La fragilidad de esos soportes producida por los contrastes bruscos en los niveles la sequedad y humedad de los soportes. Son preocupantes estos factores como agentes eclosionadores o detonadores de otros factores intrínsecos y extrínsecos de la conservación documental. En control medioambiental de los depósitos, la ventilación y la protección frente a la polución, son las soluciones.

d) La durabilidad de los nuevos soportes documentales, tanto magnéticos como ópticos. Condiciones, medioambientales de almacenamiento y regrabación metódica pueden ser dos condiciones de garantía.

e) Las encuademaciones inadecuadas y los elementos metálicos de unión de los documentos. Frente a estas actuaciones realizadas sobre los documentos por aquellos que los produjeron o por los primeros que se ocuparon de conservarlos exige siempre una actuación controlada por parte del archivero conservación. La encuademaciones de los pleitos y expedientes mal realizadas por su tensión o la falta de ella, por los desgarros, etc. deben ser sustituidas. Las grapas y los clips., que al fin y al cabo, son la encuademación moderna, deben ser eliminados con precaución y no de forma indiscriminada porque cumplen una función en la configuración y ordenación del documento moderno.

f) Los plegados y atados como sistemas, a veces, inadecuados de configuración de las unidades de instalación. Su sustitución es la única solución.

Y sólo con puntos suspensivos podemos finalizar esta resumida enumeración.

Extrínsecos Son factores absolutamente imprevisibles con un fuerte componente accidental y de incidencia masiva. Su relación es la siguiente, con algunas consideraciones de interés:

a) Accidentes. Destaco el Incendio. Es importante conocer este riesgo en detalle y analizar las soluciones que ofrece la industria a fin de filtrarlas según las particularidades que impone el archivo. Básicamente su análisis pasa por dos aspectos:


Detección: Extinción.

- Preferible la óptica a la térmica - Preferible la gaseosa (desplazadores de oxígeno como el argón) a

la h id rica incluso nebulizada.

b) Hurto. - Etiología de las agresiones por hurto, la complicidad interna - Sistemas de vigilancia visual, (CCTV) - Sistemas de vigilancia magnética; marcación de documentos - La dificultad de detección; el tiempo transcurrido - La dificultad de identificación; no todos los documentos están con

trolados - La recuperación del documento; coordinación judicial y policial - El mercado de documentos; control de subastas y renta

c) Biológicos. - Insectos bibliófagos (polilla, termita, pececillos). Fumigación periódica de depósitos

-Animales (roedores); métodos tradicionales de eliminación - Hongos y bacterias; desinfección masiva con gases desplazadores

del oxígeno

d) La manipulación y la divulgación. - La consulta; concienciación del investigador - La fotocopia; hacia su extinción - Las exposiciones; control e inspección - El transporte y manipulación internos; cursos de formación en

conservación

3.3 LOS PROGRAMAS DE SUSTITUCIÓN Y LA SALVAGUARDA DE LA INFORMACIÓN

Los programas de sustitución de los soportes físicos tradicionales por otros soportes alternativos que ofrezcan la salvaguarda de la información, sea cual fuese la tecnología reprográfica utilizada, deben tener como finalidad compartida la preservación de la documentación reproducida. La tecnología ofrece actualmente dos caminos:

LA C O N S E R V A C I Ó N DE D O C U M E N T O S DE A R C H I V O S >s . 25

A ) El tradicional microfilm en sus diferentes formatos y B) La reprografía digital.

El microfilm ofrece seguridad, preservación, difusión a gran escala, consulta rápida, su aplicación reduce el uso indiscriminado de la fotocopia, durabilidad como soporte alternativo, respeto a los soportes originales, cualquiera que sea su material, en el tratamiento que estos reciben en el proceso de reprografía, puede ser utilizado como intermediario para otras tecnologías de reprografía como la fotocopia y la captura digital de imágenes y, sobre todo, es una tecnología barata que se ha especializado y desarrollado específicamente en la reproducción de documentos de archivos asumiendo los condicionantes que ello supone (formatos, encuademaciones, materiales).

La reprografía digital aporta también al mundo de la conservación considerables beneficios, amen de conectar con un medio de difusión a escala universal, fácil manejo y ágil consulta, reduce la utilización de originales y la reprografía por medios tan agresivos como la fotocopia. Algún inconveniente aún tiene, por qué no reconocerlo, y el más acusado acaso sea que su desarrollo mecánico no cuenta con una especialización real en el medio de los archivos. Los equipos de captura existentes o son puramente digitalizadores con formato plano, muy agresivos con la documentación (especialmente la que está encuadernada), o son una simbiosis de fotografía (captura analógica) y de digital (grabación de la imagen analógica). A su vez los escaneadores cenitales reducen considerablemente la calidad de la imagen reproducida en relación directa a la distancia que tienen con respecto al documento capturado.

Por el momento, posiblemente, la captura analógica a través de soportes fílmicos y la conversión de estos en soportes digitales sea una ventana al futuro digna de ser explorada y explotada. Sus ventajas son múltiples: el respecto que sobre la integridad del documento tiene la mecánica de microfilmación, tecnológicamente la conversión de microfilm a digital no ofrece ningún problema, la disponibilidad de dos soportes para uso de archivos: el negativo fílmico de seguridad y preservación y la imagen digital para consulta, copia y difusión por cualquiera de los medios de comunicación electrónicos existentes.

3.4 LA ELIMINACIÓN, UN PROCEDIMIENTO DE CONSERVACIÓN

La eliminación, tria o expurgo es la solución inevitable, resultado de la contraposición entre el espacio físico, y por lo tanto, de conservación representado por los depósitos y la infinita

• ESCUELA I B E R O A M E R I C A N A DE A R C H I V O S . EXPER I ENC IAS Y MATER IALES 26 .

progresión de la producción documental. Hecho este razonamiento, es comprensible que digamos que en la destrucción programada y programática se encierra buena parte de las garantías de conservación de los testimonios documentales de cualquier sociedad del siglo XX. Y este razonamiento no es nuevo; en el pasado fueron los incendios, los insectos, las inundaciones, las guerras, etc, las que ejercieron esta función profiláctica de selección. Hoy cualquier programa de conservación, particularmente los aplicados a archivos de oficina y archivos intermedios, debe tener en cuenta como prioridad indiscutible la práctica de la eliminación.

La eliminación implica: - selección de la documentación a eliminar según los criterios de valoración y evaluación

de la documentación: valor administrativo, valor jurídico, valor histórico. - método de eliminación con vistas a la conservación parcial: eliminación de

agrupaciones documentales seriados, dejando uno o varios ejemplares; eliminación aleatoria; eliminación según la calidad de los documentos; eliminación sistemática según criterios fijos (cronológicos, alfabéticos, etc.)

- método de eliminación incluso con vistas a la conservación total de la documentación: supresión de la fotocopia y la eliminación de los superfluo y repetitivo.

3.5 LA RESTAURACIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO: PRINCIPIOS TEÓRICOS Y PRINCIPIOS DE GESTIÓN

La restauración de documentos es un arte fuertemente apoyada por la cienciea que cumplí un papel muy importante al servicio de la conservación de los soportes documentales. Es, utilizando términos hospitalarios, el quirófano al que se procura llegue el menor número posible de enfermos, pero cuando así suceda la tecnología y la formación de los profesionales deben responder con suficiencia. Sus procedimientos siempre son quirúrgicos, traumáticos y, por lo tanto, agresivos con el documento, a consecuencia de ellos estás prácticas artesanales deben ajustarse a las siguientes leyes inalterables:

1°. Respeto al original y a su contenido informativo 2°. Garantía de la legibilidad del texto 3 B. Solidez resultante del documento intervenido


' 4 Q. Permanencia en el tiempo de los materiales, tanto del soporte original como de los utilizados en la restauración.

5°. Reversibilidad no traumática de cualquier proceso utilizado en la intervención Sus campos de aplicación son fundamentalmente tres:

- Restauración de papel - Restauración de pergamino - Encuademaciones

Y sus técnicas sistemáticamente expuestas se clasifican en:

Restauración de soportes de papel

A) Técnicas Manuales o Tradicionales 1. El Remiendo: Encolar los desgarros del papel con ayuda de papel japonés neutro de

PH 2. El Relleno: Tapar agujeros con piezas de papel de la misma forma y grosor que el

documento. El ajuste se produce con técnica similar a la anterior 2. El Refuerzo: Consiste en encolar laminas de papel japonés sobre las caras del

documento 4. El Enmarcado: Se utiliza para reforzar, rellenar y remendar los bordes de los docu

mentos.

B) Técnicas Mecánicas 1. Laminación: - Es un procedimiento agresivo que combina presión (física o vacfo),

calor y adhesivos - Consiste en formar un sanwíchs con el documento que quedará

emparedado por laminas de materiales trasparentes que son adheridos.

- Requiere desacidificación previa del documento - Barnizado, prensado, formateado y plegado posterior. - Métodos: Dependen de la naturaleza de los materiales que forman

las láminas, de la temperatura utilizada y de la reversibilidad de los procedimientos. La desventajas son la incertidumbre sobre la durabilidad del papel laminado. Los tres sistemas más utilizados son los siguientes:

28 • ESCUELA I B E R O A M E R I C A N A DE A R C H I V O S . EXPER I ENC IAS V MATER IALES

a) Barrow. Es el más agresivo. Características: - Láminas de acetato de celulosa - Necesita 115° C - Es reversible por inmersión en acetona

b) Langwell. Es menos agresivo. Características: - Láminas de nylon - Necesita 60 B C - Es reversible por inmersión en etanol

c) Polietileno. Es agresivo. Características. - Láminas de polietileno -Ut i l iza 115°C - Es reversible por inmersión en triclorotileno

2. Encapsulado: - Es un tratamiento de protección temporal que permite la manipulación de los documentos deteriorados antes de ser restaurados.

- Consiste en: meter el documento en un sobre o cápsula de poliester flexible (Mylar) y transparente y sellarlo con adhesivos, cosidos o con ultrasonidos. La electricidad estática hace que el documento, que debe ser desacidificado previamente, se mantega en su lugar. No se puede utilizar este método con documentos de gran valor gráfico.

3. Reintegración mecánica: -Consiste en: rellenar los agujeros del documento con pasta de

papel. El procedimiento es: - Mecánico. - Se sitúa el papel sobre un soporte de malla. - Sobre el, la lechada de celulosa. - Se aspira el agua de la piscina y la celulosa se adhiere a los agujeros. Problemas: - Es difícil calcular el grosor por lo que se precisa de un análisis

microscópico de la composición de las fibras del documento.


- Es difícil calcular la concentración de fibras en la elaboración de la pasta.

- Es peligroso con tintas solubles. - No repara desgarros. - Necesita prensado y secado.

4. Desacidificación: - Consiste en: bajar el ph hasta un 7,5 procurando conservar la reserva

alcalina del papel - Métodos: - Battelle Método líquido / Magnesio y Oxido de Titanio/Alemán - Bookeeper Método líquido/ Oxido de Magnesio / U S A - DEZ Método gaseoso/ Oxido de Zinc - FMC Método líquido/ Carbonato de Magnesio/usA - Wei T'o Método líquido/ Metóxido de Magnesio/Canadá - Problemas: - Su aplicación masiva es extraordinariamente costosa

- Los métodos líquidos pueden producir problemas en tintas

- Los gaseosos son eficaces en tratamientos individuales porque les cuesta penetrar en los intersticios del documento

5. Limpieza y desinfección biológica: - Consiste en: la eliminación de insectos, bacterias y hongos - Métodos: - Fumigación con gases

(oxido de etileno, cianuro de hidrógeno, bromuro de metilo, fluoruro sulfuroso y formaldehído)

- Desinsectación con gases inertes: argón y nitrógeno - Radiaciones o ultrasonidos

Restauración de las Encuademaciones

1°. Condicionantes: - Los procedimientos son totalmente artesanales - Influencia decisiva de la pericia y experiencia

30 . E SCUELA I B E R O A M E R I C A N A DE A R C H I V O S . EXPER I ENC IAS Y MATER IALES

2°. Métodos de trabajo: a) Respeto a los métodos de encuademación antiguos e imitación

de los mismos

b) Anulación de la encuademación preexistente sustitución por

otras más versátiles

3°. Deterioros habituales en documentos de archivo:

a) La costura

b) enlomado de manuscritos

c) las tapas y las guardas

d) las cantoneras y los bordes de lectura

e) los bordes de lectura

4°. Pautas o criterios de restauración de encuademaciones de documentos de archivo:

- Mesurar el valor biblioteconómico de las encuademaciones

- Rentabilidad de medios en un tiempo determinado

Restauración de Pergamino

1°. Particularidad: - Es un material orgánico

- Son documentos únicos de gran valor

- Los procedimientos son manuales

2 B. Tratamientos:

a) Desinfección: - Método: Freon y Oxido de etileno a 25°C y 5 0 % hu/6horas

b) Limpieza: - En Seco: Brocha o goma

- Húmedo: 5 0 % de agua y 5 0 % de alcochol/secado y prensado

- Alcohólico: inmersión en Metanol

c) Estiramiento: - Manual y en prensa

- Con ayuda de un cuadro

- Metanol

- Pomadas

d) Restauración: - Costura de los desgarros

- Desmontado y desencuadernado

- Injerto con bisturí y colas

- Refuerzo


4. CONTROL, GESTION Y PLANIF ICACIÓN DE LA CONSERVACION

El ejercicio de la conservación documental debe ser una consecuencia directa de una planificación ordenada y racional que permita tener un conocimiento exacto y preciso de la identidad de las unidades de instalación de un archivo, de la ubicación de éstas en los espacios específicos de conservación, de sus eventuales movimientos y del estado físico de los fondos documentales.

4.1 CONTROL DE INGRESOS DE LAS UNIDADES DE CONSERVACIÓN

Del control de ingresos, sea cual fuere su modalidad (transferencia, adquisición o comodato) interesan a la conservación, el volumen, el transporte, las condiciones físicas de los fondos y de las unidades de instalación, las labores primeras de desinfección y acondicionamiento. Estas operaciones iniciales de recepción de la documentación adoptan distinto formato e intensidad en función del tipo de archivo receptor y de los valores de la documentación recibida:

1) Archivos históricos: - Documentación de conservación permanente 2) Archivos administrativos: - Documentación para su conservación permanente

- Documentación para su conservación temporal - Documentación para no ser conservada

Los documentos recepcionados deben recibir una identidad que permita ubicarlos y controlarlos físicamente y denominarlos. Aquí aparece el primer control archivístico efectivo que culminará en el Registro Topográfico, normalmente elaborado bien a partir de las relaciones de entrega, bien con un primer trabajo de campo cuando las unidades de instalación de ingreso no son adecuadas para integrarse al depósito del archivo receptor.

La unidad que vertebra un registro topográfico es la unidad de instalación y/o conservación que sólo en algunos casos coincide con la unidad documental. Consiste, básicamente expresado, en la elaboración de un «Documento de Identidad» para cada uno de los elementos individualizados del depósito del Archivo. Su construcción debe contener los siguientes indicios de identidad:

ESCUELA I B E R O A M E R I C A N A DE A R C H I V O S . EXPER I ENC IAS V MATER IALES 32 . E!

1° Número de Asiento. Debe estar compuesto:

- Fecha de ingreso a nivel de año

- Número de ingreso que debe ser coincidente con el número de registro

administrativo de entrada.

- Fórmula jurídica de ingreso

2° Procedencia: Refiérese esta información a la identidad de remisor de la documen

tación, que puede o no ser el productor de la misma.

3° Productor: Persona física o jurídica productora de la documentación.

4 Q Fondo-Serie: Datos de pertenencia de la unidad de instalación a una agrupación

estable de rango archivístico superior.

5° Signatura de almacenamiento y de identificación. En este punto resulta de vital

importancia mantener, si ello fuera necesario, una correspondencia entre signaturas ante

riores y actuales.

6° Características genéricas del soporte y elementos sustentados. Datos importantes para

tener un jconocimiento preciso sobre los parámetros adecuados de conservación.

7° Patologías detectadas, lo que permitirá adoptar y programar las compañas de

reparación y curación

8Q Reprografía, con el fin de controlar las copias en otro soporte de la documentación

original

El registro topográfico es, en muchas ocasiones, el primer instrumento de control de un

archivo, la base para el repertorio de series y con frecuencia el único disponible, de ahí la

transcendencia de una correcta confección por parte del archivero-conservador.

4.2 CONTROL DE UBICACIÓN FÍSICA DE LAS UNIDADES DE CONSERVACIÓN

Todos estos elementos de identificación del Registro Topográfico serán necesarios y determi

nantes en los procedimientos de ubicación física de las unidades de conservación en el de

pósito del archivo.

Ese control de ubicación se ejerce de los siguientes modos:

- Cartografía del espacio de los depósitos

LA C O N S E R V A C I Ó N DE D O C U M E N T O S DE A R C H I V O S > 33

Tiene como objeto conocer el estado del espacio disponible del depósito del archivo y situar

en su lugar exacto todas las unidades de instalación. Plantas o depósitos identificados con

numeración o nominación y estanterías numeradas son muy necesarios en la gestión de

espacios, y especialmente imprescindibles en archivos centrales e intermedios. El resultado

archivístico de esta gestión es el registro gráfico de depósitos. Este registro actúa a modo de

mapa o callejero en el que se identifican los cuerpos de estantería, y de ellos en los que están

llenos, fondo o serie a los que pertenecen las unidades de instalación y primera y última

signatura que almacena.

2° Confección de la identidad gráfica de las unidades de instalación utilizando para ello:

cartelas

colores

información de identificación

3° La confección del Repertorio de Series es fácil de realizar si el Registro Topográfico y

el Registro Gráfico de Depósitos han sido correctamente diseñados. Su objetivo es tener un

control de las familias documentales que se encuentran en nuestros depósitos, su cronología,

volumen y datos de ingreso y ubicación física. Es especialmente útil este instrumento cuando

el sistema de llenado del depósito (currens, por ejemplo) no permite tener una concepción

visual de las series documentales; o para establecer la relación entre volúmenes de unidades

de instalación y signaturas con las instituciones productoras de las que se tiene

documentación. Fondo, titulo de la serie, fechas extremas, volumen y operaciones

archivisticas de conservación que ha recibido o precisa recibir, pueden ser unas

informaciones de extraordinario valor para la planificación y control archivísticos.

4° Recuentos. Tienen la finalidad de certificar la permanencia de una unidad de

conservación o documental en el lugar que le corresponde dentro del depósito. Esta práctica

de fuerte arraigo en el mundo de las bibliotecas no se efectúa todo lo asiduamente que se

debiera en los depósitos de archivos. Es importante porque se obtiene de su ejercicio un alto

rendimiento desde el punto de vista de la conservación: recuperación de documentación

extraviada, se detectan desapariciones, mutilaciones.... Su complejidad está en directa

relación con el volumen propio de los archivos y por ello cuando se realiza, debiera hacerse

de forma periódica y preestablecida, y es conveniente establecer el criterio de recuento:

unidad de instalación, documento...

ESCUELA I B E R O A M E R I C A N A DE A R C H I V O S . EXPER I ENC IAS Y MATER IALES 34 •

4.3 CONTROL DE MOVIMIENTOS DE LOS DOCUMENTOS

Con el fin de evitar las pérdidas más o menos temporales de la documentación, todo movimiento interno o externo al edificio de las unidades de instalación deben ser absolutamente controlados. 1 0 Los movimientos internos se controlan con :

- La gestión centralizada de las salidas y entradas de documentación del depósito cualquiera que sea su destino, ya para uso interno de descripción, reprografía, restauración, conservación, sala investigación, etc.

- El testigo de salida correctamente confeccionado indicando los datos de identificación de la unidad de instalación, la cronología en la que se efectúa el movimiento, el motivo del mismo, fechas prevista de ausencia y la mención de responsabilidad de que efectúa la extracción.

- Registro informatizado de salidas internas de documentación del depósito 2° Los movimientos externos son más esporádicos en archivos históricos y más habituales en archivos de gestión o intermedios. Los motivos fundamentales en ambos casos suelen ser:

-Archivos Históricos: a) Exposiciones: A conservación interesa en estos casos:

Visar la salida Visar el transporte Visar la instalación

b) Reprografía o Restauración: A conservación interesa en estos casos: Visar el transporte Supervisar la calidad de las operaciones

- Archivos de instituciones productoras o archivos intermedios a)Transferencia: A conservación interesa:

Desde el punto de vista del remitente: la nueva indemnidad de las unidades de instalación en el punto de recepción.

Desde el punto de vista del receptor: visar la arquitectura de la unidades de instalación en todos sus parámetros

En cualquier caso el Registro de Salidas externas es un procedimiento de control necesario, tanto si este movimiento se produce con carácter temporal como definitivo.


4.4 CONTROL DEL ESTADO CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

El control sobre el estado de conservación de la documentación de un archivo se puede ejercer a varios niveles:

a) fondo b) serie c) unidad de instalación

d) unidad documental El volumen y calidad de la documentación determina necesariamente ese control que es el que nos permitirá la gestión y planificación de las labores de conservación y obtener una rentabilidad alta de los medios disponibles. Como primer resultado eficaz tendremos un censo de las patologías de desarrollo masivo, a ello contribuyen los indicadores de conservación a nivel de serie y fondo. Esos indicadores serán fundamentalmente los referentes a:

- Estado de los Soportes - Estado de las Tintas - Estado de las Encuademaciones - Nivel de Consulta

- Microfilmaciones - Riesgos

A partir de aquí, tendremos un diagnóstico eficaz para enfrentarnos a los problemas masivos de conservación programando recursos económicos y humanos. El censo de patologías individuales tiene como nivel de aplicación la unidad de instalación y la unidad documental. Aquí los indicadores serán mucho más precisos y el diagnóstico más puntual y personalizado. El valor histórico que la documentación tenga será un referente necesario para establecer de forma programática las actuaciones a seguir.

4.5 CONTROL Y PLANIFICACIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y HUMANOS

Este es una aspecto de fundamental en la conservación documental que implica, por un

lado, la necesidad de gestionar recursos que siempre serán escasos en relación a la cantidad

ESCUELA I B E R O A M E R I C A N A DE A R C H I V O S . EXPER I ENC IAS Y MATER IALES 36 •

de patrimonio documental a conservación, y, por otro lado, la necesidad de planificar esa

gestión teniendo como principio rector la conservación como un ejercicio prioritariamente

de preservación. En esta tarea es importante el desarrollo de tres aspectos:

a) Desarrollo de un organigrama funcional en el que la Conservación se entienda como uno de

los tres pivotes en los que gravita la función social de un Archivo. Sobre ello, plantillas de

personal específicas que trabajen en conservación, unidad piramidal que se debe ramificar

en dos grandes áreas: la preservación y la restauración

b) El área de preservación debe tener a su cargo tres funciones esenciales, a saber: las

condiciones de conservación y seguridad de la documentación; la eliminación, la

instalación y control de la documentación en sus unidades de conservación; y la

preservación de la información

c) El área de restauración que debe estar programada en función de una planificación

eficaz que permita obtener resultados visibles y rentables. No podemos desperdiciar

nuestros siempre escasos medios en restauraciones puntuales que estén programadas

por el azar o la cotidianidad.

5. CONCLUSION: PASADO, PRESENTE Y FUTURO DE LA CONSERVACION DOCUMENTAL. TRADICION Y RENOVACIÓN

«Y porque la conservación de los dichos libros y escrituras no solo consiste en la buena

compostura de todo, pero también en que estén limpios y bien tratados, encargamos y

mandamos al dicho archivero, que es y fuere, tenga siempre cuidado de que no les falten

cubiertas y las ataduras necesarias, y que estén limpios y sacudidos de polvo, y barridos los

aposentos, procurando, en cuanto fuere posible, que no halla polilla, humedad, ni ratones...

«(Instrucciones para el gobierno del Archivo de Simancas, art. 14). Así rezaban las

ordenanzas que el organizado rey Felipe II expidió en otro mes de agosto pero de 1588 para

el obligado cumplimiento de los archiveros del Imperio, Diego Ayala y su hijo Antonio.

Como se observa en este texto, la preocupación por la conservación es un aspecto de

tradicional inmemorial en el ejercicio de nuestra profesión y aunque sabemos y somos

conscientes de que ésta es una guerra contra el tiempo y por lo tanto una guerra que vamos a


perder, jamás podemos renunciar a hacer lo posible y lo imposible por retrasar nuestra derrota. El presente y el futuro de la conservación documental está en buscar un punto de encuerdo y concordia con la difusión, en el desarrollo tecnológico de los tratamientos masivos pero no agresivos de conservación y en el desarrollo de los programas de salvaguarda de la información. A estas pautas genéricas, añadamos las pautas que den concreción a las necesidad específicas de cada sistema de archivos, e incluso de cada archivo, y prodremos aspirar a la confección de los Planes de Conservación del Patrimonio Documental.


LA R E P R O D U C C I Ó N DE DOCUMENTOS

EN ARCHIVOS

Rafaela González Díaz D E L C U E R P O F A C U L T A T I V O D E A R C H I V E R O S

1. ¿QUE ENTENDEMOS POR REPROGRAF ÌA?

Se denomina así en la actualidad al conjunto de técnicas utilizadas para copiar documentos, aunque el término no goza de excesiva aceptación entre los profesionales de la materia, que prefieren utilizarlo para describir el proceso de copias realizadas por medio de un sistema directo (por ej. fotocopiadoras), utilizando el de microfotografía o el de micro reproducción para todo aquellas procesos donde interviene la técnica fotográfica. En cualquier caso, es una definición aceptada de forma casi general'.

Desde que empezaron a utilizarse las técnicas reprográficas en los archivos (unos 50 años) lo más destacable es el cambio significativo que ha habido atribuible a los avances en la investigación química y física, a la mejora del equipamiento técnico y a la revolución tecnológica que ha supuesto la reproducción y almacenamiento de la información utilizando los medios digitales, de forma que todas estas técnicas en vez de desplazar unas a las otras, lo que han hecho es complementarse, pues ahora la digitalización de microfilm ya es un hecho.

2. COPIAS SOBRE PAPEL

Es un término genérico para todas las formas de copia que surgieron desde la copia fotostática hasta que las copiadoras electrostáticas de los años 50 (Xerox) transformaron un campo pequeño y especializado en la enorme industria que es en la actualidad.

Antes de los años 50 el fotostato era el único método relativamente permanente de hacer una copia de una material gráfico, excepto la fotografía. Tiene mucho de los elementos de

1 Manual ofArchival Reprography. Edited by Lajos Kórmendy. K .G . Saur: München, 1 9 8 9 .

LA R E P R O D U C C I Ó N DE D O C U M E N T O S EN A R C H I V O S . 39

ésta, pero su principal inconveniente es la continuación de la acción química después de la terminación de la copia, si el material no ha sido convenientemente lavado.

Otro método utilizado era la fotocromía2.

2.1 FOTOCOPIA

Los métodos para capturar la imagen son dos: 1. D I R E C T O

• El papel que recibe la copia está cubierto por óxido de cinc o similar, que recibe la carga. Se basan en el principio de que una superficie fotoconductora se vuelve fotosensible cuando se le aplica una carga electromagnética.

• Recibe la imagen proyectada del original por medio de una lente. • El proceso de fusión se hace por medio de calor. • Esta copia es permanente:

las partículas de carbón se han fundido en la superficie del papel. Ventajas:

Mejores copias. Mejores tonalidades intermedias. Más baratas.

Inconvenientes: Tendencia a la decoloración de las copias. Alto coste de los consumibles. Dificultad para escribir encima. Papel más costoso.

Se suele usar para la impresión de micropelícula sobre papel, aunque en la actualidad ha caído prácticamente en desuso. 2. I N D I R E C T O

• Se utiliza papel ordinario. • El intermediario es un tambor recubierto de selenio. • La imagen se proyecta en éste por medio de una lente.

2 Adición o sustracción de los tres co lores básicos (cyan, magenta y amari l lo ) para corregir la reproducción en co lor .


• Esta imagen latente entra en contacto con el toner. • Se transfiere al papel cuando pasa por el tambor. • La fusión es por medio de calor. • La copia es permanente. Ventajas:

Utilización de papel normal, cartón, colores, pre-impreso... Copias permanentes sin decoloración. Rapidez. Posibilidad de color.

Inconvenientes: Equipo más caro, grande y pesado.

Estos sistemas son también la base de la reproducciones en fax, de la copia en papel a partir de microfilm, algunas impresoras de ordenador, etc.

2.2 COPIA DIGITAL IMPRESA

Es un ejemplo de lo anterior con la única diferencia que el proceso, en vez de ser analógico, es digital. Se inicia con la transferencia del documento al medio digital por medio ele un escáner. De la resolución con que se capture la imagen y de la calidad del documento original dependerá el óptimo resultado de la impresión a partir de un medio digital. Es casi innecesario decir que, antes de efectuar cualquier proceso de captura de datos, son imprescindibles las pruebas.

En caso de documentos mecanografiados pueden utilizarse programas de O C R 3 . El porcentaje de reconocimiento de una imagen clara de un documento de estas características es de un 9 5 % (dos o tres errores en cada línea de texto).

La imagen debe ser ajustada para el dispositivo de salida y es preferible que la impresora sea de impresión continua, no por puntos y con una resolución entre 400-600 dpi 4.

3 Las siglas prov ienen de la denominación en inglés O p t i c a l Character Recogn i t ion . La utilización de este software permite

a l o rdenador leer el texto, aunque el r e conoc im ien to no es perfecto. C u a n d o el o rdenador no puede leer un carácter, lo

marca para que el o jo h u m a n o lo indent i f ique y lo corr i ja . También se está desarro l lando software que pueda leer los

documentos manuscr i tos (IOCR, Intelligent O p t i c a l Character Recognit ion) pero su aplicación en archivos es escasa por el

e l evado prec io que a l c a n z a todavía y porque sus resultados no son totalmente satisfactorios.

4 Es la denominación en inglés de puntos por pulgadas (dots per inch) .

LA R E P R O D U C C I Ó N DE D O C U M E N T O S EN A R C H I V O S • 41

3. FOTOGRAFÍA Y MICROFILM

Estas técnicas se pueden definir como un conjunto de distintas disciplinas cuyos objetivos son los de la obtención de imágenes permanentes, por acción de una radiación sobre sustancias fotosensibles, para conseguir copias de los documentos a escala reducida.

Dejamos de lado las técnicas fotográficas para adentrarnos en el campo del microfilm. La microfotografía se basa en la técnica fotográfica. Se considera que existe microforma cuando el documento se reproduce a más de 5 reducciones. Sus fundamentos son la teoría del proceso fotográfico, las radiaciones luminosas controladas por este proceso, la óptica empleada en la formación de las imágenes, las cámaras y aparatos necesarios diseñados para su realización, los materiales fotosensibles y sus propiedades, y la teoría del revelado; el contraste, el poder de resolución, el tamaño del grano, etc. Todas estas variables y otras, son necesarias para poder discernir hasta qué punto un microfilm o una fotografía pueden considerarse una reproducción fiel del objeto que se trata de reproducir.

En el desarrollo fotográfico intervienen dos fenómenos diferentes: uno de naturaleza óptica, cuyo resultado es la formación de la imagen; y otro de naturaleza química, cuyo fin es la perpetuación de la misma.

La formación de la imagen tiene lugar en la cámara, consistiendo en la concentración de rayos luminosos que provienen de un objeto, mediante un sistema de lentes, sobre un plano focal en el que va colocado el material fotosensible.

La perpetuación de la imagen se lleva a cabo por fenómenos químicos, mediante los cuales la imagen formada sobre el material sensible se hace visible y permanente.

En el estudio de la fotografía, por tanto, del microfilm, se consideran cuatro partes: • El estudio de las radiaciones que forman las imágenes. • La formación de las imágenes. • El estudio de los materiales sensibles sobre los que se forman las imágenes. • La obtención y perpetuación de dichas imágenes, es decir, los tratamientos químicos y

características de almacenamiento a los que hay que someter a los materiales fotosensibles, después de haber sido expuestos a la radiación, para que la imagen formada se haga visible y permanente, y pueda ser utilizada a lo largo de décadas o cientos de años.

3.1 MICROFILMACIÓN

Repasando brevemente la historia del microfilm fue el inglés John Benjamín Dancer, en 1839, el primero que produjo imágenes reducidas (15 mm de diámetro), basándose en su experiencia

. E SCUELA I B E R O A M E R I C A N A DE A R C H I V O S . EXPER I ENC IAS Y MATER IALES 42 .

como fabricante de instrumentos ópticos, pero será Rene Dragón el que se especializaría en la producción de microimágenes durante la guerra franco-prusiana en 18705.

La moderna microfilmación empezó en este siglo, durante los años 20, debido a las necesidades del banquero G. McCarthy. Basándose en sus experiencias la Eastman Kodak desarrolló sus cámaras Recordak. El uso del microfilm se generalizó en aplicaciones militares durante la II Guerra Mundial y a partir de esta fecha no ha hecho más que evolucionar en el campo de los archivos.

Las principales ventajas del microfilm en su vertiente archivística son 6: • Fidelidad facsimilar a la imagen original • Soporte de conservación estable y permanente, el segundo en duración después del papel • Reducción de espacio • Facilidad y rapidez de localización • Bajos costos de distribución y transporte • Todo el proceso de microfilmación se encuentra regulado por normas internacionales (iso). • Puede ser digitalizado.

La técnica de la microfilmación es el método de producir nuevas imágenes sobre película con características facsimilares a las originales de documentos, libros, o cualquier soporte de información bidimensional.

Los términos y procedimientos son idénticos a los de la fotografía, pero debido al proceso de miniaturización y los diferentes tamaños y letras de los documentos que se filman, el equipo y los procedimientos usados en la microfotografía deben ser mucho más precisos.

Su realización se efectúa con unos grados de reducción definidos, mediante cámaras especiales en las que la luz, después de atravesar el objetivos de alta precisión óptica, forma sobre la película imágenes exactas del documento a reproducir. Esta reproducción realizada a nivel físico es invisible y se denomina «imagen latente», necesitándose un revelado químico para convertirla en «imagen permanente y visible».

Esta única imagen permanente visible (original de cámara), tanto en el momento de su obtención como en el futuro, puede ser duplicada de forma rápida, segura, simple y económica.

5 httpy/www.kbnet.co.uk/rleggat/photo/hystory/micro-ph.htm. Página ded i cada a la historia de la fotografía y hac i endo un

estudio de los procesos.

6 Preservatión of Historical Records. Na t iona l A c a d e m y Press: Wash ing ton , 1986 . Presenta una comparación entre los

diferentes soportes: pape l , m i c ro f i lm , magnéticos y ópticos.


http://www.kbnet.co.uk/rleggat/photo/hystory/micro-ph.htm

A su capacidad de permanencia sólo le aventaja el papel de buena calidad, libre de ácido. Sin embargo, todavía son relativamente frágiles: serán ilegibles si no se procesan correctamente; se deteriorarán si no se utiliza un material base que sea estable y si no se almacenan correctamente, y también si existe un manejo poco cuidadoso7.

Para su obtención se pueden utilizar dos tipos de cámaras: planetarias, o de base plana, y dinámicas. Las primeras son las más adecuadas para los archivos históricos, sobre todo completadas con un tablero prensa-libros para la documentación encuadernada. Las dinámicas son más propias de los archivos administrativos porque la documentación tiene que estar en buenas condiciones físicas.

3.2 MICROFORMAS

En España, las más utilizadas en la actualidad son: • En rollo: 16, 35 y 105 mm. La película de 70 mm. se puede encontrar en los archivos

pero, prácticamente, está en desuso. La película de 16 mm es la más indicada para microfilmaciones que no requieran gran calidad y resolución de imágenes, en general documentos bien contrastados como los administrativos en la actualidad. Mientras más se reduce la información, hay más posibilidad de pérdida, por lo que si nos encontramos con variables como: original deteriorado, operador poco experimentado, equipo deficientemente ajustado, la probabilidad de que la información se pierda es mayor; por lo que se suele preferir en los archivos históricos la microfilmación en 35 mm, a pesar de que el coste es mayor porque tiene menos cantidad de fotogramas."

En este ancho existen tres formas básicas de microfilmación: simplex, dúplex y dúo. ' El microfilm de 35 mm suele utilizarse para todos aquellos trabajos que requieren gran

nitidez de imagen, así, en general, la documentación histórica manuscrita, en formatos entre A4 y A0, suele microfilmarse en este tamaño. La distribución de imágenes en la película utiliza el método simplex, en modo cine o comic según el sentido de la escritura.

7 Justrell, B. et a l . Cuidelines for the Preservation of Microforms. ICA Studies n"2: París, 1996

8 El ro l lo de 30.5 metros de 16 m m suele contener unos 2 .500-3.000 fotogramas, mientras que e l de 35 suele tener unos

500-600.

9 S imp lex : los documentos van mic ro f l lmados a lo largo de la película en una sola h i le ra ; dúplex: ambas caras de l

documen to quedan registradas simultáneamente en la perpend icu la r de la película; dúo: se expone pr imero la banda

super ior de la película, m i c ro f i lmando los documentos hasta terminar el ro l lo , a continuación se invierte el sent ido de

arrastre de la película y se efectúa la microfilmación en sent ido contrar io en la med ia banda inferior.


Los formatos en rollo puede decirse que son formatos básicamente de archivos, mientras que los formatos planos, que ahora veremos, se utilizan más en bibliotecas, pues posibilitan la individualización de los documetnos.

Plana: Microfichas Jackets Tarjetas de ventana

La microficha es una hoja de película de 105 x 148 mm (A6), con un número elevado de fotogramas distribuidos formando un patrón de filas y columnas, comúnmente a 24, 42 ó 48 reducciones. El equipo utilizado es más caro y la microfilmación más lenta, pero es enormente utilizada porque la duplicación (en diazo) y la difusión son muy baratas. Suelen microfilmarse en este formato los libros y periódicos por la conveniencia de individualizarlos por títulos y este es también parte de su problema, es decir, mantener perfectamente ordenada y completa la colección.

El jacket está formado por dos láminas de poliéster unidas formando canales (5 ó 2), cuyo ancho es ligeramente superior a las tiras de película de 16 ó 35 mm que alojan. En realidad, es un formato intermedio entre el microfilm en rollo y la microficha. Al igual que la microficha, tiene un formato A6 y su aplicación en archivos es, básicamente, en los que sufren alteraciones frecuentes por el archivero, pues su proceso de obtención es muy laborioso.

Es una tarjeta de cartón, estándar, con una o varias ventanillas en su parte derecha en la que van situados uno o varios fotogramas de 16 o 35 mm.

3.3 LA PELÍCULA

Es el material sensible a la luz sobre el que se va a impresionar la imagen. El negativo de cámara resultante, si bien puede ser protegido mediante la duplicación todas

las veces que sea necesario, resulta extremadamente frágil si se le somete a una manipulación indiscriminada y reiterada. Con el fin de solucionar este problema, la normativa ISO y los usos de la industria, definieron y establecieron las generaciones de duplicados, tipificando las características de realización, su empleo y su aplicación, como vamos a ver.

3.3.1 Película de primera generación

Son las películas de cámara, negativos de cámara u original de cámara. Corresponden a la película obtenida mediante cámaras de microfilm (planetarias o dinámicas) y procesadas por


métodos químicos. Deben reunir las máximas características respecto a resolución, uniformidad de densidades en todos sus fotogramas, ausencia de errores por parte de Jos operadores y ser sometidas a un procesado de cuatro baños: revelador, agua, fijador, agua; que asegure la eliminación del tiosulfato residual, (fijador), así como otros subproductos residuales.

Su polaridad es negativa (escritura en blanco sobre fondo negro) y su empleo debe quedar restringido exclusivamente a la obtención de duplicados de segunda generación. Su manipulación y almacenamiento debe hacerse con criterios de archivo de seguridad, como veremos más adelante.

Su definición y realización está regulada, fundamentalmente, por las normas iso1 0, debiéndose basar toda la producción de microfilm, especialmente si éste se realiza por instituciones públicas, en los conceptos emanados de ellas".

3.3.2 Película de segunda generación

Son las películas de primer duplicado o internegativos. Por corresponder a la primera duplicación de la película de cámara, deben ser copias exactas y fiel es de ésta, con mínimas pérdidas de resolución y manteniendo las características de densidad.

10 Organisat ion Internacionale de Norma l i sa t ion . 1, rue de Varambe. Case Póstale 56 . CH-1211 G e n e v a 2 0 . Su i za . 11 Las pr inc ipa les s o n :

' ISO 5-1. Photography. Density Measurements. Part I: Terms, Symbols and Notations. Frist Edit ion (1984). ' ISO 5-2. Photography. Density Measurements. Part 2: Geometric Conditions (or Transmission Density. Th i rd Edit ion

(1991) ' ISO 5-3. Photography. Density Measurements. Part 3: Spectral Conditions. S econd Edit ion (1995) • ISO 5-4. Photography. Density Measurements. Part 3: Geometric Conditions for Reflection Density. Second Edit ion

(1995) ' ISO 4 1 7 . Photography, determination of Residual Thisulphate and Other Related Chemicals in Processed Photographic

Materials. Methods Usig Iodine Amylose, Methylene Blue and Silver Sulphide. Second Edit ion (1993) • ISO 1116. Microcopying. ISO Resolution Test Chart n" 2. Description and Use. S e cond Ed i t ion (1989) " ISO 5 4 6 6 . Photography. Processed Safety Photographic Films. Storage Practices. Th i rd Edit ion (1992) • ISO 6 1 9 6 . Micrographycs. Vocabulary. First Edit ion (1982) ' ISO 6 2 0 0 . Micrographycs. First Generation Silver-Gelatin Microforms of Source Documents. Density Specifications.

Second Edit ion (1990) ' ISO 8 2 2 5 . Photography. Ammonia Processed Diazo Photographic Film. Specifications for Stability. Second Edit ion

(1995).

' ISO 9 7 1 8 . Photography. Processed Vesicular Photographic Film. Specifications for Stability. Second Edit ion (1995) ' ISO 10214 . Photography. Processed Photographic Materials. Filing Enclosures for Storage. First Edi t ion. (Corr igendum

(1-1992).

' ISO 1 0 6 0 2 . Photography. Processed silver-gelatine type black-and-white film. Specifications for stability.


Su polaridad puede ser negativa o positiva: • Segunda generación directa, si el duplicado es idéntico, es decir, de un negativo se obtiene otro negativo.

• Segunda generación inversa, si el negativo cambia de polaridad, es decir, de negativo se obtiene imagen positiva.

El objeto de la segunda generación es que a partir de ellas se realicen cuantas duplicaciones de difusión, consulta o realización de pedidos, sean necesarios o se considere oportuno, sin tener que recurrir al negativo original, salvo en el caso de que esta copia de segunda generación de deteriore por el uso, momento en el que se debe obtener otra copia. No deben ser usadas para visualización.

El almacenamiento y manejo de esta película debe efectuarse de acuerdo con los criterios del archivo de uso y consulta.

3.3.3 Película de tercera generación

Son las películas de difusión, uso y consulta. Pueden ser de sales de plata, diazo, vesicular... y deben reflejar el mínimo de pérdidas en cuanto a las características físicas de resolución y densidad, en relación con la película de primera generación. Estas pérdidas están definidas y normalizadas también por las normas ISO.

Pueden ser copias de polaridad directa o inversa, resultando aconsejable por su repercusión económica la utilización de películas diazo para esta generación.

Su almacenamiento debe efectuarse de acuerdo a los criterios del archivo de uso y consulta.

3.3.4 Película de sales de plata para blanco y negro

Es la película más sensible a la luz. Proporciona una gran variación en cuanto a densidad y contraste con la imagen original. Es 10.000 veces más sensible que la diazo o vesicular (que son las utilizadas normalmente para copias, porque son únicamente sensibles a la luz ultravioleta), por lo tanto proporciona una copia mejor de un original pobre.

Es la usada para el negativo de cámara o maestro ya que es la única considerada con características archivísticas, es decir, cuya duración tiene más de 100 años. El original sólo


se usa para hacer copias, aunque se utiliza también como película de copia cuando el negativo original tiene densidades diferentes o poco contraste.

Su composición ha sido más o menos constante con los años. Es un compuesto de plata y uno de estos halógenos: cloruro, bromuro, ioduro, fluoruro.

3.3.4.1 Componentes:

• BASE

En un principio, extendiéndose su uso a partir de los años 20, se utilizó para la base la celulosa, encontrándonos así las películas de nitrato, compuestas principalmente por nitrocelulosa y alcanfor. Las películas con esta base son de combustión espontánea, de forma casi explosiva, emitiendo humos peligrosos, se descomponían con el tiempo y no resultaban apropiadas para archivo. Su fabricación a nivel mundial fue suspendida en 1951 y sólo puede encontrarse en películas de fabricación anterior a esa fecha, debiéndosele, a toda película de este tipo que se encuentre, efectuar un tratamiento de sustitución, duplicando su imagen a una película de seguridad, aislándola posteriormente, por el potencial peligro que representan.

La película de nitrato fue sustituida progresivamente a partir de los años 40 por la «safety film» o película de seguridad, así encontramos la película de acetato que, aunque sigue siendo combustible, no es explosiva, arde tan lentamente que puede decirse que no es inflamable y los gases que desprende no son tóxicos. De este tipo son la mayor parte de las películas de cámara que nos encontramos en la actualidad y realizadas en los últimos 40-45 años. Su fabricación está normalizada; las de procedencia americana desde 1956.

La base de estas películas de seguridad es muy estable químicamente. Si se emplean y almacenan adecuadamente, no existen problemas previsibles que impidan garantizarle una duración superior a los 150 años, existiendo estudios de envejecimiento acelerado, realizados por instituciones científicas, que le dan una permanencia superior a los 500 años.

Por último, encontramos las películas de poliéster, aparecidas posteriormente en el mercado. Son con soportes estar-base que, aunque todavía no están normalizadas como «de seguridad de archivo» para películas de cámara, se utilizan ampliamente por sus propiedades, como películas de duplicado de segunda o tercera generación. Este soporte es excepcionalmente duro y resistente, al tiempo que posee una excelente estabilidad dimensional.


. E M U L S I Ó N

Contiene los productos químicos y los cristales de sales de plata que hacen posible la permanencia de la imagen. Estos cristales son negros (absorben la luz), suspendidos en un compuesto de gelatina.

Al ser el componente básico de la emulsión la gelatina (un coloide que puede comportarse como sólido o como liquido, según sean las condiciones ambientales), si los factores de temperatura y humedad no son controlados, pueden potenciarse alteraciones que llegan incluso a generar su autodestrucción, todo ello independientemente de otros fenómenos de metalización o alteraciones físicas de la plata, que pueden generarse si las sales o el hipo residual no han sido convenientemente eliminados.

• S U S T R A T O

Proporciona el adhesivo que une la emulsión a la base.

. C A P A S D O R S A L E S

En la parte posterior de la película pueden estar depositadas una o varias capas destinadas a dar distintas protecciones: Capa antihalo (AHU), que proporciona protección de la luz; antiestática, que la protege de la electricidad estática; de las tensiones, del encurvamiento, etc. No todas las películas para microfilm o fotografía suelen llevar estas capas; depende de los criterios del fabricante y de las mejoras que para aplicaciones específicas se introducen en él.

Desde el punto de vista de las películas pueden ser:

• Inversoras de polaridad: proporciona un duplicado en positivo de un negativo maestro. • Duplicado directo: mantiene la polaridad de la microforma maestra proporcionando un

duplicado negativo de un negativo maestro.

Se encuentra en todos los formatos de microformas.

3.3.5 Película de diazo

Sólo se usa para copias de un negativo maestro porque no es lo suficientemente sensible para ser usada como negativo de cámara. No es, por tanto, película de conservación, sino de difusión. Su uso se difunde a partir de 1920.


Las características esenciales son: • Mantiene la polaridad de la copia. • Es de bajo coste. • Se encuentra en todos los formatos, aunque en España la película diazo en rollo no es excesivamente utilizada por lo que no se encuentra con facilidad, con variedad en el grosor del soporte.

• Gran capacidad de resolución (1.000 líneas por mm.). •Su duración, sometida a trato intensivo, es de 10 años. Convenientemente tratada,

procesada y almacenada puede durar entre 30-40 años. • El procesado es por amoniaco y calor. • Puede ser manejada en la luz por cortos períodos de tiempo antes de ser procesada,

aunque hay que observar precauciones, como: - No utilizar a la luz del sol pues los rayos ultravioletas pueden estropear la película

después del procesado. - La luz fluorescente emite alguna radiación ultravioleta, así que puede utilizarse

sólo algunos minutos, en caso contrario es preciso usar filtros amarillos. - Le afecta la exposición a la luz: Si se deja la película mucho tiempo en un lector

puede afectar y desvanecer las imágenes. - Lo mejor es usar lámparas incandescentes.

• Sigue siendo susceptible a la luz ultravioleta y al calor después de su procesado por lo que no es aceptada como medio de almacenamiento permanente.

3.3.6 Película vesicular

Es pariente del diazo pues se usan también sales de diazonium para formar la imagen, pero es más moderna. Surge en Alemania en los años 1932-36, aunque no se comercializa hasta 1950-60 para reproducir las películas C O M (Computer Output Microfilm).

Las características esenciales son que cambia la polaridad y que sólo es útil para copias, pero hay otras:

• El soporte base es el poliéster. • El proceso de copiado resulta del contacto de las emulsiones de la película maestra y la copia vesicular sometido a radiación ultravioleta.


• La resolución puede ser de hasta 400 líneas por mm. • Se puede obtener en alto, medio y bajo contraste de imagen. • Se encuentra en todos los formatos. • Como ventajas pueden señalarse:

- Pueden manejarse a la luz del día. - Pueden procesarse usando un proceso de calor seco, por lo que no se necesita

instalación especial. - La imagen es comparable a la de plata proyectada en lector.

• Es preciso mantener ciertas precauciones en su uso: - Protección de la luz solar. - Protección de los fluorescentes. - No exponerla a rayos ultravioletas de forma prolongada.

Las primeras películas vesiculares expulsaban gas de clorina que deterioraba los contenedores. Las actuales son inertes.

No es fácil que la encontremos en los archivos pues su uso en Europa nunca estuvo muy extendido, por el contrario que en los Estados Unidos.

3.3.7 Película electrofotográfica

El inicio de su utilización fué hace 40 años para ser usada en copiadoras electrostáticas y para hacer plantillas de offset. El equipo se comercializa desde 1973, habiendo sido uno de sus mayores usuarios son la USA Air Forcé para sus expedientes de personal.

Las características básicas son:

• Una de sus ventajas es la capacidad para sensibilizar, exponer y revelar un pedazo de película sin deteriorar o exponer la película alrededor.

• Se presenta en rollo o en ficha. • El proceso de carga, exposición, revelado (o adición de toner líquido), secado y fijado tarda 8 segundos. Es el toner que se le añade el que forma la imagen.

• Puede ser utilizada en la luz por cortos períodos de tiempo. • Su utilización es más cara:

No hay establecido estándar de duración de esta película. Actualmente se utiliza en archivos administrativos norteamericanos.


4. DIGITALIZACIÓN

En la configuración más general el equipo está compuesto por un escáner (plano o cámaras

digitales) que se utiliza para convertir la imagen del documento en códigos numéricos

(dígitos) para que sean tratados por el ordenador mediante un software de captura. La

información digitalizada queda posteriormente almacenada en diversos soportes que

permiten guardar grandes cantidades de datos en poco espacio.

Las tecnologías digitales permiten capturar todos los valores de cualquier imagen, en blanco

y negro y en color, independientemente de su tipo de soporte, polaridad o dimensiones12. Por

otro lado, cualquier imagen o conjunto de imágenes digitalizadas (si la captura se ha realizado

adecuadamente), puede ser estructurada en base de datos y ser recuperada en nuevos formatos.

Gracias a los actuales sistemas de tratamiento de la información la documentación puede

ser digitalizada directamente desde papel o es microfilmada previamente y después

digitalizada; la ventaja de este último sistema es que el microfilm se convierte en un

elemento de seguridad, utilizándose la copia digital para difusión y consulta'3.

La utilización de lo que últimamente solemos denominar "información electrónica"

presenta tanto ventajas como inconvenientes14:

Las ventajas de la digitalización de la imagen son 1 5:

• Preservación de la imagen, independientemente de su soporte, ante su deterioro físico

o químico. Se reduce la manipulación de los originales y permite la estabilización de

los mismos en entornos inertes para conservarlos, retrasando su deterioro.

12 Pasando de un determinado formato los equ ipos de captura son caros. 13 Ossa Díaz, F. de la . La digitalización de documentos en el umbral del año 2000. Ponenc i a presentada el el II Encuentro

Iberoamer icano de Microfilmación. La Habana , 1 a 4 de jun io de 1 9 9 8 . Desarro l la ampl i amente el tema de la digitalización a partir de m i c ro f i lm .

Igualmente se ana l i zan las ventajas de la digitalización de l m i c ro f i lm e n : Weber , H . y Dórr, M . Digitisation as a Method of Preservationf European C o m m i s s i o n on Preservaron and Access . A m s t e r d a m , 1 9 9 9 . httpAvww.Knaw.nl/ecpa/publAveber.html

14 Cuidelines on best practices for using electronic information. How to deal with machine-readable data and electronic documents. D L M . F o r u m . E lec t ron ic Records . L u x e m b o u r g . O f f i c e for O f f i c i a l Pub l i c a t i ons of the European Commun i t i e s , 1 9 9 7 .

15 Ossa Díaz, F. de la y Gutiérrez del C a z , F. Manual evolutivo para cursos de digitalización de documentos. Ministerio de Educación y Cultura. Subdirección General de los Archivos Estatales. Servicio de Reproducción de Documentos. Madr id , 1998.

E S C U E L A I B E R O A M E R I C A N A DE A R C H I V O S . EXPER I ENC IAS Y MATER IALES 52 .

http://httpAvww.Knaw.nl/ecpa/publAveber.html

• Integración de altos volúmenes de imágenes analógicas, de distinto soporte, época,

origen, procedencia, etc. en un único entorno digital, capacidad que va en aumento.

• Respeto a los valores analógicos de la imagen (reproducciones idénticas) en cualquiera

de sus formas de difusión o consulta.

• Bases de datos únicas que gestionen el conjunto de imágenes, integrando distintas

procedencias, sea cual sea su volumen, susceptibles de ser complementadas en el

futuro, a medida que los trabajos de identificación y descripción vayan avanzando.

• Rapidez y facilidad de localización de cualquier imagen, sea cual sea su contexto, así

como una cómoda visualización de las mismas.

•Multiplicidad de formas de difusión sin pérdida de valores, permitiendo incluso el

acceso remoto y simultáneo (Internet, Intranet, redes de área local, etc.) o la edición (CD-

R O M D V D - R O M , etc.)

• Visualización de forma automática en la cantidad, orden y cadencia que se estimen

oportunos ("slide shows", pantallas de proyección, etc. como complementos de

exposiciones, congresos u otros tipos de eventos culturales).

• Copia impresa en distintas calidades (incluso idénticas a las fotografías originales) de

forma rápida, simple y económica, sin los engorrosos procedimientos químicos

tradicionales.

Como inconvenientes principales pueden citarse:

• No cubre el sector de conservación que es la preocupación principal de los archiveros,

debido a la constante renovación tecnológica e incluso a la guerra comercial. Saber por

donde evolucionará el mercado es muy difícil.

• Cuando los datos se almacenan en un medio digital habrá que utilizar para su

recuperación un medio externo para acceder a ellos, es decir, un ordenador.

• Los medios digitales tienen un período de vida menor que el papel o el microfilm.

• Posibilidad de alteración de la información con gran facilidad.

• Los rápidos cambios en la tecnología y en el mercado de la información hacen que los

equipos técnicos queden anticuados rápidamente.

• Falta de estándares.


4.1 SOPORTES"

Obviamente, dado los tamaños de los ficheros de imagen, las unidades de almacenamiento de datos cobran una gran importancia. De la misma manera es importantísimo el período de vida asignado a cada uno, que debe ser el máximo posible, aunque no tiene razón de ser el preservar los documentos en este medio si en el futuro vamos a carecer del software y el hardware necesarios para acceder a ellos, y este es un problema fundamental, pues plantea la migración de registros de un soporte a otro, a medida que avanza la tecnología, después de un tiempo determinado.

4.1.1 Medios magnéticos 1 7

Son soportes cuya base está recubierta de una capa magnética sobre la que se registran datos, imágenes y sonidos.

Su esperanza de vida es variable entre uno u otro tipo. Se presentan normalmente en forma de cintas o cartuchos. Ningún medio magnético está destinado a una conservación permanente, debiendo hacerse una migración periódica de los datos.

El acceso a la información es secuencial.

4.1.1.1 Cintas magnéticas

Es el soporte más extendido para audio y video, también para la conservación de gran número de datos de ordenador. Se las suele definir como el medio más «seguro» entre los magnéticos, de bajo riesgo y barato. En la actualidad son de poliéster recubiertas de una capa de óxido de hierro o dióxido de cromo.

El mayor problema que presentan es la estabilidad del pegamento que une la capa pigmentada a la base, pues puede verse afectado por hidrólisis.

Deben ser enrolladas cada dos años y migradas a cintas nuevas cada 10-15 años.

16 V i d . notas 14.

1 U n estudio más detallado sobre estos med ios y las prácticas de conservación más adecuadas para cada uno de e l los puede verse e n : M e m o r y of the W o r l d Programme. A guide to standards, recommended practices and reference Hterature related to the preservation of documente ofall kinds. U n e s c o , 1 9 9 9 . httpyvAvw.unesco.org/webworld/mdm/administ/en/guide/guidetoc.htm


4.1.1.2 Cartuchos magnéticos

Se usan ampliamente en almacenamiento de datos de ordenador en sistemas de tamaño medio. Pueden tener una capacidad de 12700 bpi.

4.1.1.3 Cinta de audio digital (DAT)

Una opción económica para almacenar gran cantidad de datos son las cintas de audio digital. Normalmente se utilizan para grabaciones de audio pero pueden también utilizarse para datos de otro tipo. Su capacidad suele ser de 2,3 GB.

Hay pocas experiencias sobre sus características para conservación a largo plazo, estando divididas las opiniones, optando unos por efectuar una migración cada dos años y otros cada cinco.

4.1.1.4 Discos magnéticos

Son de dos tipos: discos duros y disquetes. Mientras se lee o escribe sobre ellos el disco va rotando sobre su eje central. Los datos se graban en pistas circulares sector por sector.

Normalmente los discos duros están instalados en el ordenador, y aunque existen discos duros extraíbles, no son de uso tan común, excepto en infografía. Actualmente pueden llegar a tener una capacidad de más de 9 GB.

Los disquetes están compuestos de una fina capa de plástico cubierta de un óxido magnético y protegidos por una envoltura de plástico rígido, en un formato común de 3,5 pulgadas y con una capacidad de hasta 1,4 MB. No pueden ser considerados seriamente a la hora de conservación permanente por su escasa capacidad.

4.1.2 Medios ópticos

Se están desarrollando rápidamente y desplazarán en un plazo breve a otros medios permanentes de almacenamiento de datos por su enorme capacidad: pueden almacenar datos, sonidos e imágenes en un mismo soporte. A diferencia de los medios magnéticos, cuyo acceso es secuencial, proporcionan acceso directo.

LA R E P R O D U C C I Ó N DE D O C U M E N T O S EN A R C H I V O S 55

Dado el rápido avance de la tecnología digital y el limitado período de vida de estos medios, es recomendable migrar periódicamente los archivos digitales. Esto, naturalmente, supone un coste adicional, pero evita muchos problemas en el futuro debidos al uso de formatos sin estandarizar y el cambio tecnológico.

4.1.2.1 WORM (Write Once Read Many)

En realidad, el formato más usado es el CD-ROM, del que luego hablaremos. Una vez grabados los datos no pueden ser alterados. Han sido usados en muchos

archivos como medio de conservación durante largo tiempo. El mayor problema que presentan es la gran variedad de sistemas y formatos, ni siquiera hay uniformidad en las propias dimensiones físicas, así no hay estándares por lo que su uso es cada vez menor. Deben ser migrados cada 10-20 años.

4.1.2.2 CD-ROM

Están estandarizados'8 lo que hace de ellos una buena elección para los archivos porque asegura la compatibilidad de información.

Contienen información digital en la forma de pits microscópicos prensados en una base de pol¡carbonato, cubierta de una capa reflectante (normalmente de aluminio, oro o plata). Cuando los datos se graban ya no pueden ser alterados.

Deben ser migrados cada 10-20 años. Su capacidad de almacenamiento es de 650 MB.

4.1.2.2 DVD (Digital Versatile Disk)

Es un nuevo medio de almacenamiento de alta densidad que permite almacenar datos, imágenes y sonido. Del tamaño y forma de un C D (12 cms de diámetro), ofrece una calidad sin precedentes en video y audio y una capacidad y flexibilidad no sobrepasadas para aplicaciones multimedia de ordenadores, lo que será un excelente medio para archivos. Su capacidad es unas 26 veces mayor que la de un C D : 4,7 GB en la versión sencilla y 8,5 GB

18 Normas ISO 9 6 6 0 , 10149

56 • E SCUELA I B E R O A M E R I C A N A DE A R C H I V O S . EXPER I ENC IAS Y MATER IALES

en la dual. Además, transfiere los datos a mayor velocidad, permite gráficos más complejos, imágenes de video de mayor tamaño, interactividad, múltiples idiomas, etc., p.e. cada cara puede almacenar una película de largometraje con sonido digital multicanal, los datos informáticos podrán ser exportados a la pantalla del televisor o al ordenador, las imágenes son más claras y los colores más puros.

Los lectores D V D podrán leer todos los tipos de disco y C D existentes y, al parecer, están diseñados para que puedan ser manejados con toda facilidad.

Entre las opciones del producto se encuentran: DVD-R (disco grabable de escritura única) y el D V D - R A M , primer disco reescribible de alta densidad.

4.1.2.4 Discos ópticos regrabables

Se puede escribir y leer en ellos cuantas veces se quiera. La mayoría utilizan tecnología magneto-óptica lo que les da mayor rapidez y mayor capacidad. Sin embargo, hay pocos estándares hasta el momento. Su capacidad puede llegar a 2,6 CB . También deben ser migrados cada 10-20 años.

4.1.3 Conservación de estos soportes"

Los soportes ópticos, a diferencia de los magnéticos no es perentorio almacenarlos en un medio controlado, lo que hace que su estabilidad sea mayor. Actualmente hay planteado un debate entre la organizaciones iso, ANSÍ (America National Standards Institute) y el Consejo Internacional de Archivos sobre las recomendaciones para la preservación de estos medios. De momento, se apunta lo siguiente:

- Temperatura: -5QC / +18°C

- Humedad: -5% / +40%

- Migración: cada 10 años.

Los factores que pueden alterar notablemente los soportes magnéticos son:

• Humedad-temperatura.

19 V i d . supra nota 17


La humedad es el factor más importante. El agua es el mayor agente de deterioro de los

polímeros, produciéndose hidrólisis. Una humedad relativa por encima del 6 5 % provoca la

aparición de hongos, que alteran la capa pigmentada de las cintas magnéticas y de los

disquetes, y ocasiona que no puedan leerse adecuadamente los datos, además de la pérdida

de información. Se recomienda una HR entre un 30-40%. La alta temperatura acelera el

proceso anterior por lo que debe controlarse de forma simultánea con la humedad.

• Deformaciones por manipulación defectuosa.

Aún la más pequeña deformación de los soportes puede ocasionar deficiencias en la

recuperación de los datos. Todos deben almacenarse en posición vertical.

• Polvo y suciedad.

Ocasionan que no haya un contacto directo con el cabezal de lectura y, por tanto, pérdida de

la información. Como regla debe seguirse la siguiente: a mayor número de datos almacenados,

mayor limpieza. El polvo, las huellas, la polución, etc. aceleran notablemente el deterioro.

• Campos magnéticos.

Son el enemigo natural de estos soportes por lo que deben conservarse alejados de

cualquier fuente de los mismos.

5. APLICACIONES DE LAS MICROFORMAS 2 0

5.1 COPIA DE SEGURIDAD

Se llama así a la copia de los documentos que conserva un depósito para tener un ejemplar

sustitutivo si el original se destruye, deteriora o pierde. Éstos se pueden sintetizar en:

• Documentos esenciales: Los gobiernos y organizaciones comerciales pueden tener

interés en duplicar «documentos vitales», es decir, los documentos administrativos y

jurídicos que serían necesarios para restablecer el trabajo normal después de un

desastre.

''O Crespo , C . The use of microfilm as a means of archival preservation. 21 Conf . Round Table o n Arch i ves . Kua la Lumpur

(November-December , 1982. ) .


• Documentos de valor histórico: Los básicos para la historia de un país.

Se establecen una serie de condiciones para que ésta se considere verdaderamente así:

• Deben reproducir la información escrita en el documento original con la mayor calidad

posible.

• Su duración debe ser mayor de 100 años.

• Deben ocupar poco espacio, por problemas de almacenamiento y retirar los rollo

fácilmente en caso de peligro.

• Deben ser producidas de forma rápida, barata y en cantidades.

• Deben poder ser copiadas rápidamente, barato y con poca pérdida de resolución.

Actualmente sólo las microformas de emulsión de sales de plata de primera generación, en

blanco y negro, en rollo, procesadas y almacenadas siguiendo la normativa ISO, satisfacen

todas estas condiciones.

Para obtener copias de seguridad de calidad aceptable y un sistema de recuperación

adecuado, deben seguirse ciertas reglas técnicas y archivísticas:

• Puede considerarse la microforma más segura la de base de poliéster, cuya emulsión es

estable y con una capacidad de resolución es más de 150 líneas pares x mm.

• Sólo deben filmarse fondos organizados y no susceptibles de aumentar (series,

secciones, subsecciones...).

• Los documentos serán preparados cuidadosamente por el archivero y serán filmados

secuencialmente y de manera que las imágenes sean nítidas y de densidad uniforme.

• Las películas serán correctamente reveladas, fijadas y lavadas.

• Una vez pasado un control de calidad, debe organizarse un sistema de recuperación

fácil y claro, que contenga suficiente información sobre los fondos.

• Por razones obvias, las microformas de seguridad deben ser preservadas en un lugar

diferente de los originales.

• Se deben mantener unas condiciones de conservación adecuadas, p.ej. edificio con

instalaciones anti incendios, condiciones climáticas adecuadas, contenedores apropiados.

También se recomienda un chequeo regular.

• Las copias de seguridad no deben ser usadas nunca, excepto si no se encuentran

sustitutos. Cumplir esta norma es muy difícil pues el coste se duplica ya que de cada

negativo habrá que obtener una copia para uso y consulta.


El microfilm en color no es aplicable para copia de seguridad porque el paso del tiempo le afecta en cuanto a decoloración y cambio de tonalidad en los colores. Por lo tanto, la copia de seguridad de aquellos fondos en los que el color es importante (mapas...) no está convenientemente garantizada. En estos casos se están haciendo diapositivas o microficha en color, digital izándolas posteriormente.

5.2 COMPLEMENTO

Se llama así a la copia de documentos de otros archivos para complementar fondos propios, mejorando así el servicio a los investigadores.

Las causas para utilización de microfilm de complemento pueden ser variadas: • Reemplazar documentos desaparecidos por causas diversas: guerra, desastres naturales,

apropiaciones... • Completar los fondos con copias de documentos relacionados, lo cual contribuye a

incrementar el valor de los primeros (informativamente hablando). • Establecer colecciones facticias: copias seleccionadas sobre materias seleccionadas,

ciertos tipos de documentos sobre un grupo étnico o social, etc. • Remediar, por lo menos temporalmente, las reclamaciones documentales, p.e. dos

instituciones o países que reclaman los mismos documentos, aunque en la práctica las copias no resuelven las reclamaciones pueden ser un peso importante a la hora de negociar.

Archivísticamente se recomienda: • Obtener primero cuanta más información mejor sobre los documentos que serán

copiados. • Si se va a hacer una selección, la investigación histórica es indispensable. • Estudiar la capacidad técnica de la institución que va a preparar las copias. • Establecer importancia, carácter y proporción de los documentos que merece la pena

copiar. • Estudiar otros factores no técnicos, p.e. si copiar todo un fondo documental o serie es económicamente más rentable que la copia selectiva.

• Estudiar el coste de toda la operación. A igualdad de condiciones es mejor copiar integramente fondos o conjuntos documentales.


Debe respetarse el punto de vista del depósito que custodia los fondos, porque: • La preparación de los documentos antes de copiarlos supone un gran trabajo y muchos

archivos se resisten a hacerlo. • Es mejor buscar intereses comunes para que se interesen más por el trabajo.

5.3 PRESERVACIÓN

Se utiliza para preservar los originales y ofrecer la copia en consulta a los investigadores, p.e. para documentos de uso muy frecuente, lo que supone un gran deterioro; documentos que ya sufren algún tipo de deterioro, lo que aceleraría el proceso.

El objetivo es preservar los documentos y mantener o incrementar el acceso a la información.

El Consejo Internacional de Archivos recomienda hacer una copia de seguridad en negativo y ofrecer copias en positivo a los investigadores, combinando así seguridad y conservación.

Si las copias se hacen a partir de negativo de seguridad, hay que tener cuidado para reducir al mínimo la inevitable pérdida de resolución. Las condiciones de almacenamiento no son tan exigentes como en las de película de seguridad como veremos más adelante.

Archivísticamente se recomienda: • Comprobar las copias. • Realizar instrumentos de descripción adecuados para facilitar su acceso. • Se recomienda integrarlos en los instrumentos de descripción de los documentos

originales.

• Retirar los originales del uso y autorizar éste sólo en casos especiales, p.e. verificaciones al color, difícil consulta de las microformas (si hay que comparar varias a la vez), problemas de vista de algún investigador, etc.

En España la Circular de la D.C. de Bellas Artes y Archivos de 8 de mayo de 1992, Sobre la utilización de reproducciones de documentos para la consulta en sustitución de los originales, recomienda la reproduccción masiva de los documentos para atender a la vez al derecho de libre acceso a los documentos y a las necesidades de conservación del Patrimonio Histórico, y como normal general, cuando existan en el Archivo reproducciones de documentos, se servirán éstas en lugar de los originales. Sólo cuando la materia o


circunstancias de la investigación lo justifiquen y el estado de conservación de los documentos lo permita, la Dirección de los centros podrá autorizar la consulta directa de los originales.

También se recomienda hacer una copia adicional en positivo y preservar el negativo con copias de seguridad.

5.4 REFERENCIA

El objetivo es satisfacer la demanda del investigador u otras instituciones proporcionándoles copias exactas de documentos a un coste mucho menor. Igualmente, el uso de los servicios reprográficos no obliga a los investigadores a desplazarse a la institución que conserva los fondos.

Surge un problema doble: los investigadores individuales prefieren copias que puedan ser leídas a simple vista, como las fotocopias; las instituciones que mantienen planes de investigación prefieren las microformas. Lo ideal es ofrecer el mayor número de microformas posibles, sin embargo, la mayoría de los centros suelen favorecer ciertas formas de reproducción.

Se recomienda ofrecer copias en diazo (más baratas, mantienen la polaridad y son rápidas de duplicar, pero la película de diazo en rollo ya es difícil de encontrar, por lo menos en España, por lo que los archivos suelen ofrecer este tipo de microfilm de referencia también en sales de plata. Si es más común la obtención de copias diazo en microficha. Las copias han de ser de buena calidad y las recomendaciones técnicas idénticas a las señaladas para las copias de seguridad y de conservación.

Muchos archivos consideran una molestia recibir peticiones de los investigadores, generalmente porque su capacidad técnica y laboral es siempre inferior a la demanda, que es creciente. Se recomienda, para evitarlo o reducirlo al mínimo, establecer una política reprográfica.

Si nos referimos a precios de las reproducciones, en España están regularizados por la Orden de 20 de enero de 1995, que establece los precios públicos de determinados servicios prestados por los centros directivos y organismos autónomos del entonces Ministerio de Cultura2 1 y que sigue vigente aunque necesitaría modificaciones y actualizaciones debido a las nuevas modalidades reprográficas que no se contemplan en ella.

21 B O E n° 2 0 del 2 4 de enero


5.5 SUSTITUCIÓN

Su objetivo es microfilmar documentos y destruir los originales, motivado por el volumen creciente de la documentación contemporánea: un rollo de microfilm ocupa menos de un 1 0 % de una unidad de instalación provisional.

En la práctica no es de gran aceptación. Muchos archiveros no consideran a las microformas material de archivo. Sólo en muy pocos pafses se admiten las microformas como prueba legal y, además, no reproduce cabalmente el documento.

Archivfsticamente se recomienda estudiar el coste pues la microfilmación supone una tarea previa y gastos, asf hay que evaluar si el ahorro de espacio supone también otro tipo de ahorro.

Se recomienda la utilización sólo de película de emulsión de sales de plata y ofrecer al investigador copia de los documentos que se van a destruir a partir del negativo de cámara, que será la copia de seguridad.

5.6 PUBLICACIÓN O EDICIÓN

El objetivo de ésta es difundir los fondos que se conservan para hacerlos accesibles al mayor número posible de personas, evitando los altos costes de impresión. Son adecuadas para instrumentos de descripción no impresos y para grupos documentales ampliamente consultados.

En la legislación de muchos países se prohibe la reproducción de series completas, fruto del temor de los archiveros a perder el control intelectual de sus archivos. El Servicio de Reproducción de Documentos, en su antigua denominación de Servicio Nacional de Microfilm, nace, sin embargo, con la misión de realizarlas, y se microfilmaron, básicamente, series completas del Archivo General de Indias.

Para crear una biblioteca de consulta de forma barata, las microfichas constituyen un medio excelente para publicar a bajo coste pues admiten Depósito Legal y puede asignárseles un número ISDB.

En cuanto a publicaciones en C D - R O M , todavía no hay proyectos masivos en el campo de los archivos, pero la tendencia es que permitirán la difusión masiva de documentos a un precio relativamente bajo.


5.7 PROBLEMAS QUE PUEDEN SURGIR

El principal es que surge el conflicto de intereses entre hacer accesibles los fondos y protegerlos y conservarlos para el futuro.

Para resolver este dilema es necesario imponer ciertas restricciones en el uso de los manuscritos originales y es aquí donde entran en consideración los puntos siguientes:

5.7.1 Política reprográfica"

El Consejo Internacional de Archivos recomienda a todas las instituciones que tengan como objetivo un programa reprográfico regular y a largo plazo. Defieniéndose para ello:

• Objetivos a conseguir, considerando problemas y demandas. • Métodos de realización. • Selección de medios para ello. Vamos a verlo:

Considerar los problemas y demandas que deben resolverse por medio de la reprografía: espacio, deterioro, incremento del n° de investigadores, incrementos de peticiones reprográficas del exterior, necesidad de completar los fondos y...

• Determinar los objetivos: p.e. satisfacer básicamente las demandas de los investigadores, establecer un centro de investigación importante, etc. Mientras más objetivos cumplan las copias, es más eficaz la política reprográfica. Debe planearse, si puede ser a largo plazo, la selección de documentos a reproducir. A veces, el resultado de una política reprográfica tarda años, o décadas, en verse.

• Estimar los medios con los que se cuenta: fondos económicos disponibles en la actualidad y en el futuro, equipo técnico, personal técnico y expertos (p.e. restauradores...).

• Antes de elegir las formas reprográficas a utilizar es preciso: considerar detenidamente el carácter físico y archivístico de los documentos a reproducir y el uso que se espera de las copias. El CIA recomienda la utilización de variedad de formas y uniformidad en el trabajo, llegándose a un compromiso entre la elección de unas formas versátiles (cada uso necesita una forma en concreto) y capacidad de convertir los equipos.

22 Keene, J .A. y Roper, M . Planificación, equipamiento y dotación de personal de un servicio reprográfico de documentos:

Un estudio del RAMPcon directrices. U n e s c o . Programa Genera l de Información. Parfs, 1984 .


• Es importante que la política reprográfica esté integrada en la estrategia y en la práctica diaria de la institución. Así, la reprografía debería ser una parte de la política de conservación, establecimiento de las condiciones de seguridad, referencias, etc.

El potencial de la reprografía debe siempre ser tenido en consideración para resolver problemas archivísticos y las actividades relacionadas (organización, referencias) deberían siempre armonizarse con el trabajo reprográfico.

5.7.2 Peticiones parciales de documentos

Surgen dos problemas básicos cuando un usuario solicita partes de documentos: Que el centro tenga un negativo del documento que se pide (pero el usuario sólo quiere

pajte de él). Normalmente surgen muchos problemas de identificación sobre lo solicitado y es un proceso lento. La mayoría de los centros no tienen tanto personal para que puedan dedicarlo a esto, así que es muy frecuente suministrar al usuario una copia en positivo de todo el documento reproducido y esto es lo que hace el Servicio de Reproducción de Documentos de la Subdirección General de los Archivos Estatales. El usuario, en su caso y personalmente, puede obtener fotocopias de cuantas páginas esté interesado.

• El centro no tiene un negativo. En este caso se ofrece lo solicitado, dando al usuario un negativo; o bien, se reproduce el documento (unidad de instalación) completo si el número de copias del mismo es muy elevado, dándosele un duplicado en positivo.

En general, puede decirse que si se toman posiciones extremas que requieran cumplimiento estricto de las condiciones de conservación, etc. se produce un impasse, porque ésto implicará poca o ninguna consulta de los originales. Hay que llegar, pues, a compromisos.

5.8 RECOMENDACIONES GENERALES

• Limitar el uso de los documentos más valiosos a los usuarios que necesiten su consulta de forma esencial, para animar el uso de reproducciones.

• Cada centro debería esforzarse, aún a largo plazo, por hacer reproducciones de sus documentos y si nos referimos al coste: si el centro va a iniciar un programa de


reproducción, debe asumirlo el propio centro; si tenemos la oportunidad de aprovecharnos de peticiones de reproducciones desde el exterior, el coste se carga a medias centro-usuarios.

• Los negativos sólo deben suministrarse en casos excepcionales. • Esforzarse en asegurar la máxima duración de a los negativos: controlando continuamente

los materiales, estando al día en las novedades tecnológicas, etc. • Reproducciones parciales: Con negativo: si lo que se solicita es poco, se deben proporcionar a partir del negativo; las razones técnicas aconsejan dar copia en positivo del total, aunque sólo quiera una parte.

• Sin negativo: en la práctica diaria cada encargado de la sección de reprografía decide. • Obligación de investigar sobre adelantos técnicos. Cada centro debería publicitar sus logros. • Los servicios reprográficos no deben operar bajo criterios comerciales, porque la presión

para conseguir una producción mayor podría entrar en conflicto con el cuidado necesario para conservar los documentos; pero precios y costes deberían ser cuidadosamente pensados para saber hasta qué punto se está subsidiando las reproducciones y es cada centro, o cada servicio de archivos, el que debe decidir cuánto quiere subsidiarlos.

• Las tarifas para el uso de reproducciones con fines de publ icac ión facsimilar deben considerarse de forma independiente de los precios de los servicios reprográficos.

6. TRATAMIENTO ARCHIVÍSTICO Y TÉCNICO

El proceso debe seguir los siguientes pasos: D O C U M E N T O S P R E P A R A C I O N - » - M I C R O F I L M A C I Ó N - » - P R O C E S A D O - » -

Archivo de seguridad - » - C O N T R O L A L M A C E N A M I E N T O

Copia de uso y consulta

Para asegurarse de que las microformas se podrán usar durante un amplio período de tiempo, es esencial que sigan unas normas internacionales y unas prácticas de uso común a lo largo de todo el proceso de microfilmación. También depende aquél de un adecuado control intelectual, con instrumentos de descripción que contengan información suficiente que asegure a los usuarios que podrán localizar los materiales que desean. Éste debe formar


parte de un programa más amplio en el que se conjugue la conservación física y el control intelectual sobre los fondos microfilmados.

La adquisición de reproducciones de otros depósitos se convertirá en un acto irresponsable si no están sujetas a un adecuado control físico e intelectual, producto de un archivo adecuadamente organizado y dirigido.

Es preciso clasificar y ordenar la documentación original, dotándola de instrumentos de descripción, para prepararla para su filmación; labor que ha de realizar el archivero o persona capacitada para ello.

6.1 IDENTIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Depende del objetivo planteado es decir, la decisión entre copiar toda una serie o fondo o

copia selectiva.

Se deben reproducir sólo conjuntos documentales organizados, con instrumentos de

descripción adecuados y claros, sólo de documentos que estén foliados en su unidad de

instalación o tengan algún tipo de secuencia. Como norma general, se recomienda

reproducir sólo conjuntos documentales completos por las razones que veremos:

• El valor informativo de los documentos sólo es completo dentro del conjunto del que forman

parte, en caso contrario la información puede llegar a ser más o menos distorsionada.

• La copia selectiva significa establecer un criterio que puede ser variable con el tiempo,

p.e. documentos que en la actualidad carecer de valor pueden llegar a serlo en el futuro.

En este caso, el cambio de punto de vista, haría necesaria una nueva selección.

• La copia de todo el conjunto puede ser más barata que la selectiva, que necesita tiempo

y personas cualificadas que la hagan.

La reproducción de documentos es especialmente adecuada para:

1. Documentos voluminosos.

2. Documentos planos de tamaño uniforme.

3. Documentos ampliamente consultados.

4. Documentos con riesgo de pérdida, robo o deterioro.

5. Documentos específicos diseminados en varias series (reproducción selectiva).

6. Documentos de gran valor histórico o los frágiles por cualquier razón.

No es adecuada para fondos susceptibles de aumento.


6.2 COMPROBACIÓN PREVIA

Se recomienda hacerla aún de fondos que se consideran definitivamente ordenados. Es preciso comprobar el orden externo e interno y recomponerlo en la medida de lo posible. Cada documento que se ha perdido debe indicarse en la copia (p.e. una lista al principio).

La comprobación puede llevar a veces a someter los documentos a un proceso especial antes de reproducirlos: alisamiento, humidificación, desencuadernación, laminación... y puede ser conveniente limitar la consulta antes de su reproducción.

6.3 ORDENACIÓN

Es obligatoria. Igualmente lo es la foliación de las páginas. Los documentos serán filmados en secuencia, de acuerdo con el orden asignado por la

institución que conserva los originales, haciendo, por tanto, posible el uso de los inventarios de aquéllos.

6.4 REPRODUCCIÓN

Es conveniente seguir ciertas reglas: • Reproducir una relación de contenido, preparada por el archivero, del conjunto de documentos, antes de los documentos propiamente dichos.

• No se microfilman las páginas en blanco, pero se habrá informado de ello, o de cualquier otra incidencia, en la cartela correspondiente.

• Las anotaciones al dorso deben microfilmarse antes que el texto de los documentos. • Los duplicados no se microfilman. • Hay que insertar cartelas identificadoras reflejando: procedencia, serie, contenido,

control, para indicar lagunas, para separar grupos de documentos, etc.

6.5 DESCRIPCIÓN

Se hace a partir de las hojas de operador (lo veremos más adelante) formando relaciones de

contenido. Lo más importante es que la descripción sea clara y sucinta. A veces es un


problema para el archivero el grado de detalle al que hay que llegar, se debe tener en

cuenta:

• Los instrumentos de descripción existentes de los documentos que se reproducen. No

podemos negar que la relación de contenido es sólo un instrumento de descripción

secundario, y es habitual la política de incluir en ella sólo los datos más importantes,

porque se considera que los más detallados están en los instrumentos de descripción de

los documentos originales. Esta solución se puede aplicar sólo cuando el material que

se reproduce es propio.

• El carácter de los documentos a reproducir. Mientras más valiosos son los documentos,

más inclinados están los archiveros a preparar instrumentos de descripción más

detallados. Si hay selección, los instrumentos de descripción deben ser más detallados

que lo que se hace normalmente, de forma que quede claro cuáles documentos se

reproducen y cuáles no, y el criterio de selección.

• Forma de reproducir y propósito de la reproducción. Generalizando, podemos decir

que mientras más limitado sea el panorama de los documentos que se reproducen, más

detallada ha de ser la descripción. El objetivo de la reproducción influye muchísimo:

p.e., si un archivo reproduce sólo para añadirla a sus fondos y considera que los

originales tiene más importancia que los documentos reproducidos, no hará una

descripción cuidosa; si pretende crear una colección de copias que complete sus fondos

para ayudar en la identificación y adquisición de fuentes perdidas o extraviadas, será

con más detalle; si se pretende una publicación, se estimará al público al que irá

dirigida; también influye si los fondos reproducidos los hace el mismo centro para

incorporarlos a sus fondos o si los reproduce otro centro.

Si los fondos reproducidos son propios, muchos archivos no describen los documentos

reproducidos, sólo añaden la signatura de éstos al instrumento de descripción existente. Este

sistema no debe ser rechazado, pero sí señalar que tiene limitaciones. Puede utilizarse si

existen instrumentos detallados, aunque pueden surgir problemas si no coinciden cajas o

legajos con el rollo de microfilm. El sistema puede ser aplicado sólo para un número

pequeño de documentos reproducidos, sobre todo si a las copias no se les da una signatura

independiente. El sistema es impracticable si hay un número grande de documentos

microfilmados o la microfilmación es muy selectiva.


6.6 FILMACIÓN

6.6.1 Recomendaciones previas a la microfilmación

Hay unos procedimientos técnicos que han de seguir los microfilmadores. Las reglas básicas a seguir son:

1. No intentar reparar los documentos: usar papel de celo, colas, tintas, clips, grapas, gomillas.

2. No forzar nunca los sellos o encuademaciones sin permiso del archivero. 3. Si los documentos están en mal estado y no pueden ser reproducidos sin deteriorarlos,

es preceptivo consultar antes con el archivero. 4. No desordenar los documentos. 5. No enrollar, romper, cortar... páginas. 6. No romper las encuademaciones (la excesiva presión con las manos o el cristal las

rompe). Igualmente, no agarrar el libro sólo por la cubierta. 7. Manejo cuidadoso cuando se quiten grapas, pues se puede romper el documento. 8. No deteriorar las páginas cuando se pasan. Si el papel es frágil, habrá que deslizar un

papel bajo éste para que sirva de soporte. 9. No retirar de los documentos piezas puestas a ellos de forma permanente: sellos, lacre,

cintas, etiquetas... 10. No marcar los documentos de ninguna manera. 11. No limpiarlos con trapos. Usar un cepillo blando, si es necesario. 12. No borrar o retirar información del documento. 13. No dejar el libro o volumen abierto boca abajo, excepto cuando se está

microfilmando la cubierta. 14. No humedecerse los dedos para pasar las páginas. Utilizar para ello un dedil. 15. No reproducir los documentos sobre una superficie sucia o grasienta. 16. No tirarlos al suelo.

6.6.2 Orden de filmación

• En el Servicio de Reproducción de Documentos el proceso es el siguiente: 75 cm. de película sin impresionar, cartela de principio de rollo, cartela de «rollo n°...» si corresponde a un trabajo secuencial, cartela de «proviene de rollo nQ...» si se ha


tenido que partir una unidad documental y ésta se continúa en su fi lmación, centro que realiza la fi lmación (dirección y año), centro propietario de la documentación (tftulo del fondo, lugar del depósito), cartela de propiedad intelectual, introducción detallando signatura del fondo, sección, serie, unidades documentales y en general cualquier indicación que el responsable del fondo considere necesario incluir; cartela ISO 7000 (símbolos convencionales), cartela técnica, dos fotogramas en blanco e inicio del trabajo.

• Orden de la documentación: Cubierta (aunque esté en blanco) y lomo (excepto si esto deteriora el volumen), título, índice, texto, una exposición en blanco después de cada grupo"

6.6.3 Hoja de operador

Describe los documentos microfilmados y el procedimiento empleado. Es útil también para los archiveros porque localizan y describen los documentos.

Es adecuada para proyectos grandes, con varias cámaras filmando a la vez en diferentes localizaciones, haciéndose el procesado, control, etc. de forma independiente.

6.6.4 Las cartelas

Son mensajes filmados que describen o comentan algo sobre el documento que se microfilma. Cada una sirve para un propósito diferente24. Las más comunes son:

• Técnica: Permiten medir la densidad, la resolución y la reducción" del trabajo realizado. En realidad son el sistema de medida que permite equilibrar la máquina,

23 V i d : Manual ofArchival Reprography. Edited by Lajos Kórmendy. K .C . Saur: München, 1989

24 N o r m a ISO 7 0 0 0 .

25 Densidad: G r a d o de intensidad de l negro en las partes oscuras de una fotografía, después de su exposición y revelado.

Le afecta la cant idad de luz que l lega a una película.

Resolución o definición: N i t i d ez de las imágenes. Se cont ro la c a m b i a n d o la reducción. La leg ib i l idad debe ser tal que

cada carácter de l or ig ina l sea reproduc ib le en un m i c ro f i lm de 3 a generación. V i d . no rma ISO 1 9 0 5 1 .


sintonizar el procesado con la película, evaluar la calidad e incluso que el consumidor reclame. Es fundamental seguir la norma ISO para ello.

• Título: Identifica el documento que se reproduce (procedencia, sección, serie, fecha, signatura) y la información técnica sobre la reproducción (lugar de microfilmación, reducción, fecha filmación, n° proyecto, n° rollo...)

• Control: Fin de cada pieza, fin de rollo, principio de rollo, continúa, viene de, repetición de tomas.

• Corrección: Para informar a los controladores que ha habido un error en la filmación y que ha sido corregido (desenfoques, documentos desordenados, error en la exposición...)

• Calidad: Identifican imperfecciones en los documentos que no son producidas en el filmado o procesado (páginas en blanco, tintas, información no accesible, papel coloreado, documento emborronado, páginas encoladas o perdidas, ilegibles, original negativo , error en la numeración, etc.)

6.7 PROCESADO

El procesado del original de cámara debe hacerse siguiendo la norma ISO correspondiente26. Se deben realizar pruebas para comprobar que la procesadora está adecuadamente

calibrada y que los productos químicos están correctamente mezclados. Se debe tener un cuidado especial para que no quede en la película hipo residual

(tiosulfato o fijador) por encima de un valor, porque aparecerán manchas, o plata sin revelar, que hará que la imagen se ennegrezca".

6.8 CONTROL DE CALIDAD

Una vez procesada la película se debe hacer el control de calidad de la misma, utilizando microscopio y densitòmetro, para comprobar:

•>6 ISO 1 0 6 0 2 . 1 La no rma que se sigue para contro lar el exceso de tiosulfato es la 150 4 1 7 (Methy lene B lue Test) y se hace 14 dfas

después de la exposición de la película.


• Enfoque y densidad • Agudeza y claridad de imagen • Correcta titulación • Correcta inserción de cartelas • Correcta secuencia de los documentos • Ausencia de daño mecánico causado por cámara o procesadora defectuosa

Un microfilm completamente defectuoso debe filmarse otra vez. Si sólo son algunas imágenes, se filman éstas y se insertan en la película o se hacen retomas.

6.9 RETOMAS

A veces es preciso repetir algunas tomas porque durante la microfilmación han podido surgir problemas diversos: páginas perdidas que luego aparecen, fotogramas de escasa calidad, etc.

• Si la microfilmación es en rollo pueden situarse: al final del rollo (el uso del microfilm es difícil en este caso), en el lugar del error (hay que cortar el rollo y es más trabajo), hacer un nuevo rollo con todas las retomas. Es un proceso inadmisible si la documentación original se va a destruir. No son aconsejable los empalmes en un negativo original, es mejor un rollo de incidencias.

• Microficha: Bien se microfilma entera otra vez; o se pone la microficha con las nuevas tomas inmediatamente después, o una «colección» de retomas al final de un grupo similar de documentos.

En el Servicio de Reproducción de Documentos suele tomarse la primera opción.

Deben ser descritas en los documentos que han sido microfilmados de nuevo. El usuario debe saber por adelantado los fotogramas que se han repetido y donde los puede encontrar.

6.10 VERIFICACIÓN

Además del control técnico, se deben verificar las copias desde el punto de vista archivístico. Así, se debe constatar que las copias están completas, que su orden es el apropiado y que son fáciles de identificar. Para no tener que hacer esto (que de todas formas


casi nunca se hace por el trabajo que supone), lo mejor es preparar bien los documentos antes de ser reproducidos.

No es fácil porque requiere comparación con el original y esta es una tarea muy lenta cuando hay que revisar un gran número de fotogramas. Es una tarea fácil y mecánica si la preparación de los documentos, antes de ser reproducidos, ha sido la correcta.

Son errores típicos: parte del documento fuera de imagen, un doblez que tapa la escritura, parte ilegible en el interior debido a la encuademación, la mano del operador en movimiento...

La numeración de las páginas es importantísima porque reduce también la posibilidad de cometer errores por la persona que opera la cámara.

6.11 SIGNATURACIÓN

Cada rollo debe ser adecuadamente signaturado con procedencia y serie o breve identificación del contenido, signatura de origen, signatura en microfilm, n° de rollo, polaridad, para que su recuperación se haga fácilmente.

Los documentos reproducidos lo son de originales; esto significa que son documentos «secundarios», por lo que deben mantener el orden y signatura de los originales pero, a la vez, al ser independientes de éstos, deben tener también una signatura propia.

Lo primero se hace por medio de un fichero o por ordenador (según los medios). • El fichero mantiene el orden de los documentos originales. Es complicado si la

institución conserva reproducciones de varios depósitos, también si los documentos reproducidos son producto de una selección.

El ordenador es más efectivo por razones evidentes: los datos no se pierden o mezclan, se recuperan a voluntad y rápidamente y se ponen al día con facilidad.

Respecto a la signatura que debe darse a cada copia, se utilizan sistemas diferentes: • En muchos archivos utilizan la misma signatura que los originales. Sólo es factible si son

pocos los documentos reproducidos. • Signatura seriada (combinación de letras y números o números sólo); cada «serie»

representa una categoría diferente de documentos. Promueve la normalización pero desperdicia espacio de almacenamiento porque hay que ir dejando hueco libre para nuevos ingresos.


• Signatura secuencial o currens (los documentos reciben un número correlativo a medida que se producen). Es el sistema más racional porque proporciona recuperación fácil y rápida y ahorra espacio. Da igual que documentos similares estén físicamente alejados porque la búsqueda se hace de forma «archivística» por medio de los instrumentos de descripción.

Si se conservan segundas copias, o incluso terceras, de los documentos reproducidos, es fundamental que reciban la misma signatura porque si no el sistema es complicadísimo.

6.12 DUPLICACIÓN

Ya hemos señalado que el negativo de cámara sólo debería usarse para hacer duplicados a partir de él (internegativos) y nunca para consulta.

Los duplicados serán sometidos a los mismos controles aunque, lógicamente, si el negativo de cámara es de buena calidad, también lo serán los duplicados.

7. C O N S E R V A C I Ó N "

El almacenamiento con vistas a la preservación de un colección archivo de microfilm merece y necesita del máximo estudio y planificación. Son el tipo de película y las condiciones de almacenamiento las que van a determinar cuánto tiempo las microformas podrás ser conservadas. Deben siempre cumplirse las condiciones que establece la normativa internacional2'.

Las condiciones bajo las cuales se almacena la película desempeñan un papel fundamental en el desarrollo de sus alteraciones. Un archivo en el que se cree una atmósfera fría, seca y libre de gases o vapores oxidantes, es el medio más eficaz para impedir estas alteraciones. También la conservación en cajas es otra medida preventiva práctica y eficaz que, unida a las condiciones de atmósfera anteriores, ayudará eficazmente a la preservación.

28 Horder , A . Guidelines for the care and preservation of microforms in tropical countries. General Information Programme.

Paris: U n e s c o , 1990 .

Justrell, B. et a l . Guidelines for the Preservation of Microforms. ICA Studies n° 2: Paris, 1996 .

29 ISO 5 4 6 6 .


De cualquier negativo de cámara, antes de su ubicación en el archivo de seguridad, se

debe obtener el duplicado o los duplicados necesarios para constituir las copias de segunda

generación (internegativos o copias de uso y consulta). De ser necesario duplicados de

difusión (tercera generación), éstos se podrán obtener de los anteriores, aunque ya hemos

señalado la dificultad que supone en la práctica por el encarecimiento de costes.

El manejo apropiado de los microfilmes es también muy importante en su conservación

y los métodos de manipulación empleados deben asegurar que el microfilm no sufra

desgastes innecesarios.

El manejo continuo de películas, incluso en circunstancias favorables, causa desgaste

sobre las mismas, desgaste que puede ser acelerado por factores, que de controlarse

debidamente, pueden minimizar este riesgo. Las rayas que pueden aparecer en la emulsión

se pueden evitar en gran parte si los equipos de consulta y duplicado están sujetos a una

limpieza y mantenimiento adecuados. Deben evitarse las manipulaciones incorrectas

(presionar sobre las espirales del rollo de película...); también causan rayas en la emulsión

las huellas digitales, los empalmes, el polvo, etc. Si el manejo no es el adecuado, ayudan al

deterioro de la película; deterioro que si bien puede aceptarse en los archivos de uso y

consulta, es totalmente inadmisible en los de seguridad.

Las diferentes capas que componen la película reaccionan de forma diferente a la

combinación de altas temperatura y humedad. La emulsión puede llegar a craquelarse,

incluso separarse de su base. Además éstas son las condiciones ideales para el surgimiento

de mohos y bacterias. Aquellos archivos de microfilm en países o lugares que presenten este

problema durante gran parte del año, o con oscilaciones frecuentes entre ambas, deben

plantearse la conservación bajo un sistema de aire acondicionado con temperatura y

humedad constantes, dentro de los valores que en adelante señalamos.

Otra actuación que suele recomendarse es que, si las microformas van a utilizarse fuera

del depósito, permitirles que se ajusten las condiciones climatológicas externas durante un

par de días en un ambiente controlado.

En base al tiempo que se estima para la conservación de la película los archivos de

microfilm pueden clasificarse como corto/medio plazo: archivo de uso y consulta, y a largo

plazo: archivo de seguridad.


7.1 ARCHIVO DE SEGURIDAD

La película de cámara si está correctamente realizada y procesada, reúne unas características que, de poder asegurar unas condiciones de conservación específicas y de estricto cumplimiento, su duración puede estar asegurada para largos períodos de tiempo, muy superiores en cualquier caso a los 100 años, pudiéndose en cualquier momento recurrir a la película para obtener duplicados de segunda generación, bien para sustituir las películas de esta generación deterioradas por el uso y consulta, bien para hacer ediciones o reediciones.

La gran ventaja del ahorro del espacio en comparación con el papel hace que el volumen necesario para archivo de seguridad quede reducido drásticamente, si bien el acondicionamiento necesario debe efectuarse en función de las peculiaridades de la película, especialmente de las emulsiones.

El tipo de archivo de seguridad utilizado por otros gobiernos o entidades de prestigio internacional es subterráneo. Alemania acondicionó una mina de sal en Silesia, la Sociedad Genealógica de Utah, perforó una montaña en Salt Lake City, y algunos departamentos del gobierno americano, aprovechando túneles abandonados en zonas de granito, alejadas pero bien comunicadas con las zonas metropolitanas.

Cuando la película fotográfica o los microfilmes se conservan bajo tierra, han de tomarse medidas especiales de infraestructura para mantener un control adecuado de la humedad relativa. A veces, en estos lugares subterráneos pueden obtenerse unas condiciones de almacenamiento adecuadas para la película calentando el aire ambiente, si éste es húmedo y frío (en unas condiciones subterráneas de temperatura a 10 QC y 9 0 % de humedad relativa, puede acondicionarse adecuadamente si se eleva la temperatura del lugar de almacenaje a 22°C, con lo que la humedad relativa desciende al 40%) o instalando sistemas de humidificación suplementarios.

Se recomienda una temperatura de 13°C (más/menos 2°C), con un máximo permitido sin riesgo de daños de hasta 21°C y una humedad de 15-40% para películas de sales de plata de base de celulosa y un 30-40% para las debase de poliéster.

Las películas en color (poliéster) requieren una temperatura de 2°C, o menos, y una humedad entre un 15-30%.

Un archivo de seguridad válido para garantizar condiciones de almacenamiento idóneas para placas fotográficas, película fotográfica, microfilm y en gran medida,


soportes magnéticos, debe reunir unas características especiales, fundamentalmente encaminadas a controlar la temperatura y la humedad que se puede cifrar en los siguientes puntos 3 0:

• Protección contra el fuego • Protección contra el agua • Control de la humedad y temperatura • Protección contra los efectos de las humedades relativas altas y bajas • Control contra la proliferación de hongos y manchas microscópicas • Control contra la contaminación química • En caso de incluir soportes magnéticos, se debería estudiar la forma de controlar y

evitar los mecanismos de alteración de los campos magnéticos

7.1.1 Protección contra el fuego

Las películas de microfilm fabricadas de acuerdo con los requisitos de seguridad sobre soportes de acetato o poliéster, son de combustión lenta y no espontánea, poseyendo un grado de ignición menor que el del papel.

Lo ideal y, por supuesto, el mayor grado de protección contra incendios lo constituye una bóveda o cámara refractaria a prueba de los mismos, en la que se instala un sistema de acondicionamiento de aire debidamente probado y controlado, e incluso se la puede dotar de un sistema de extinción de incendios automático. Debe también disponer del aislamiento idóneo que permita el control adecuado de la temperatura en todas las estaciones del año y que evite las condensaciones de humedad en paredes y superficies.

Según pruebas efectuadas, la película de microfilm almacenada en departamentos estancos ignífugos puede generar una pequeña presión si éstos están sometidos al fuego durante varias horas, sin peligro de explosión. Las películas de base poliéster o base de acetato (safety film) tienen pequeñas cantidades de materias orgánicas y humedad que se dilatan con calor y que, bajo algunas condiciones propicias, pueden generar una pequeña presión, pero para esto se precisa un calor tan intenso que la parte exterior de la bóveda o cámara quedaría deteriorada seriamente antes de producirse una presión aceptable.

30 V i d . supra nota 2 9 .


La película puede también resultar afectada por las altas temperaturas. Un calor excesivo produce el curvamiento o "rizado" de la misma por contracción de los bordes, pudiendo llegar este curvamiento a entorpecer la facilidad de recuperar los datos del microfilm claramente. Se han efectuado ensayos sobre película de seguridad en soporte de acetato, acondicionada a una humedad relativa del 5 0 % o menor, han determinado que ésta resiste una temperatura de 121 SC durante 24 horas sin pérdida significativa de su legibilidad o de su capacidad de impresión de copias. A temperaturas de 150°C se producen serias distorsiones en 6 horas.

7.1.2 Protección contra el agua

Las películas deben estar protegidas contra posibles daños producidos por el agua como: filtraciones, inundaciones, descargas de extintores de incendios, etc. Los sistemas de almacenamiento deben situarse por encima del nivel del suelo, con una altura mínima de 15 cm., y los respiraderos construidos de tal forma que no pueda pasar el agua por ellos. Los desagües del depósito deben asegurar la evacuación del agua proveniente de la descarga de los extintores u otras causas y estar situados como máximo a 7,5 cm. de altura.

Si por cualquier causa imprevisible y extrema la bóveda resultase inundada, han de extraerse rápidamente las películas que quedaran sumergidas, pues si se dejan secar por inercia, aunque sea parcialmente, las capas de emulsión se pegarán unas con otras. Si no es posible lavar y secar las películas inmediatamente, se mantendrán en recipientes llenos de agua, remitiéndolos al laboratorio, donde se lavarán y secarán adecuadamente en las procesadoras.

7.1.3 Control de humedad y temperatura

Por las repercusiones negativas de diversos tipos de la humedad relativa que, junto a la temperatura, son los causantes del 9 5 % de los problemas que pueden surgir en un archivo de seguridad.

Una humedad de más del 4 0 % acelera las reacciones químicas (decoloración), provoca la aparición de hongos en la emulsión, la emulsión se adhiere a la base a contenedores, etc.

Una humedad menor del 2 5 % provoca riesgos de que la emulsión se craquele y se rompa el borde de la película, provocando electricidad estática que atrae el polvo, y que se separe de la base.


A partir de 38°C se acelera la decoloración de películas diazo, aparecen colonias de hongos, la película de sales de plata es más vulnerable a las altas temperaturas que la diazo.

Por debajo de 0 °C se craquela la base de la película de emulsión de sales de plata. Generalizando: el grado de deterioro se duplica con cada 18 QC de aumento. Como recomendaciones generales:

• No situar equipo mecánico en el depósito. Los motores expulsan calor, ozono y otros gases perjudiciales.

• Controlar temperatura humedad y pureza del aire. Es necesario filtrar el aire para eliminar las partículas de polvo, al tiempo que se eliminan, si es necesario, los contaminantes gaseosos.

• Cerrar herméticamente los negativos en contenedores que no puedan ser afectados por la humedad. Los metálicos ya no se fabrican. Las estanterías no deben ser de madera, ni las cajas de cartón ácido, ni deben estar unos en contacto con otros.

Si las condiciones de temperatura y humedad no están controladas, a veces es preferible no almacenar el microfilm en armarios o gavetas pues en ellos se eleva la temperatura y pueden producirse condensaciones de humedad.

Si es necesario, de acumularse bastante humedad, se puede ayudar al aire acondicionado mediante deshumidificadores eléctricos, no usándose deshumidificadores que utilicen cristales de cloruro de calcio y gel de sílice, pues éstos pueden producir partículas de plomo o contaminación química. El control de deshumidificación se verificará mediante termostato/higrostato, ajustado al nivel de temperatura y humedad deseado y comprobando éste con frecuencia mediante un buen termohigrómetro.

El caso contrario (la humidificación), no es deseable, al menos que la humedad relativa quede por debajo del 1 5 % durante largos períodos de tiempo.

Se debe proteger también contra el vapor y el polvo cubriendo las paredes con pintura asfáltica, o mejor aún, con papel laminado, de aluminio u otros medios antivapor de agua.

7.1.4 Control contra la proliferación de hongos y manchas microscópicas. Contaminación química

Cuando la película se almacena durante tiempo en atmósferas con humedades relativas superiores al 60% , se propicia, con toda seguridad, la formación de hongos de emulsión en la


película e incluso en la bobina. Las esporas de los hongos se encuentran en el aire germinando y proliferando en condiciones de temperatura superior a 40 QC y una humedad relativa superior al 60% . Cuanto mayor sea la temperatura o la humedad relativa, o la combinación de ambas, mayor es el peligro de la proliferación de hongos y más fácil que esto suceda.

Contra esto, la única medida efectiva es una estricta atmósfera de archivo, controlada a través del aire acondicionado, en un entorno lo más inerte posible, al que se puede ayudar con radiaciones ultravioletas de baja longitud de onda y vapores de formaldehídos.

Si la germinación y proliferación de hongos han progresado bastante, ocasionarán un perjuicio serio y permanente a la película, con formas de alteración sobre la emulsión, que incluso pueden producir alteración química, de forma que la gelatina se torne pegajosa y fácilmente soluble en agua.

En caso de contaminación por hongos, se debe huir de tratamientos por medios acuosos, que producirían la desintegración de la imagen. Debe ser examinada por expertos, que definirán el tratamiento adecuado.

Desde el segundo al vigésimo año de almacenamiento, incluso después, puede producirse en la película impresionada, si no ha sido correctamente fijada y lavada, pequeñas alteraciones en forma de puntos o manchas de tamaño microscópico.

Las partes exteriores de la película son las que resultan más afectadas por estas manchas que son generalmente de color rojo o amarillo; su origen está producido por la oxidación de la plata formadora de la imagen, que sufre un proceso de metalización.

Posibles agentes oxidantes que entran en contacto con la película y producen esta alteración fuertemente potenciada por la humedad, los encontramos en el oxígeno aéreo y los contaminantes presentes en atmósferas no inertes (como los peróxidos, ozono, bióxido de sulfuro, sulfuro de hidrógeno y óxidos de nitrógeno).

Los contaminantes aéreos pueden reforzar el efecto oxidante o reductor de la atmósfera con efectos de derioro sobre el soporte de la película o un desvanecimiento gradual de la imagen, incluso la formación de manchas microscópicas.

7.1.5 Almacenaje y manipulación

Las películas de nitrato no deben guardarse nunca junto con las de acetato o poliéster, pues los gases que desprenden las primeras perjudican y destruyen las imágenes de las segundas y, además son de combustión espontánea.


Los procesados de sales de plata y diazo deben ser independientes, pues los gases que emanan de cada proceso pueden reaccionar negativamente. Tales películas y tales procesos no deben almacenarse o realizarse conjuntamente en el mismo local, incluso el sistema de aireación no debe ser común.

La manipulación de los negativos de seguridad a mano desnuda deposita sobre la emulsión sales minerales y agua, por muy limpia y lavada que esté. Estas huellas reaccionan con el tiempo produciendo procesos de alteración en la gelatina y las sales de plata presentes en la emulsión, deteriorándola. Cualquier manipulación debe hacerse con guantes, preferiblemente de algodón, y éstos ser lavados con cierta frecuencia, y siempre por los ejes. Igualmente los equipos de visualización deben estar perfectamente limpios de polvo, pues lo contrario producirá rayaduras en la emulsión.

Con cierta frecuencia se utilizan gomas elásticas alrededor de los rollos de película. Éstos elásticos, de goma o caucho, emiten residuos sulfurosos procedentes de la vulcanización del caucho, residuos promotores de manchas microscópicas. Efectos similares producen las cintas adhesivas transparentes o el celo, con el agravante que en la actualidad no hay un celo que se pueda considerar de seguridad y que no se deteriore y altere la película con el paso del tiempo, en un período de 5 a 12 años.

Es recomendable inspeccionar las películas cada dos años, más o menos, y, si es posible, llevar un registro de los daños. Si éste es poco, se debe volver a inspeccionar el año siguiente; si es mucho, hay que duplicar.

7.2 ARCHIVOS DE USO Y CONSULTA

Son los archivos cuyo índice de manipulación es alto, se componen de duplicados de segunda generación, de idénticos valores técnicos de los negativos de cámara (primera generación) y han sido procesados de forma similar a la película de cámara.

Sus características de ubicación pueden depender de los medios y el sitio que se disponga para su instalación, no necesitan personal especializado para su manejo y, de ser posible, deben estar ubicados a una temperatura inferior a 25 ° C (temperatura óptima entre 21-24 °C) , sin que exceda de 32°C, y una humedad relativa inferior al 4 0 % (humedad óptima entre 30-35%) 3 ' . La humedad óptima para las películas de diazo es entre un 15-50%.

31 v i d . supra nota 28


No necesitan acondicionamiento de aire, excepto si están sujetos de forma frecuente a altas humedades relativas. En ellos se debe tratar que el polvo ambiental quede situado en los mínimos niveles posibles.

Las protecciones contra el fuego y el agua deben ser las normales, y en cuanto a medios de almacenamiento (armarios, bateas, archivadores, etc.) pueden ser de plástico inerte o metálicos, cuyas pinturas estén exentas de peróxidos.

8. SERVICIOS REPROGRÁFICOS

La regla básica es que todo servicio debe atender a la demanda de los investigadores sin contradecir los principios archivísticos. No se puede sacrificar el principio de conservación para que la mayoría de los usuarios obtengan copias directas de los originales, porque los documentos más reproducidos se deterioran mucho por el daño físico que sufren cuando se fotocopian por la luz y por un mal manejo de la documentación. Por tanto, las restricciones son inevitables.

También hay que tener en cuenta otra premisa fundamental: pocos son los países que se pueden permitir un equipamiento técnico de acuerdo a sus necesidades, por lo que el planteamiento de un servicio reprográfico debe ser basado ante todo en la sensatez: una cosa es lo deseable y otra es lo que nos podemos permitir. Lo ideal es, sin embargo, ofrecer el mayor número de formas reprográficas posibles.

La tecnología diazo es muy útil porque ofrece copias baratas y rápidas de buena calidad. Su período de vida, relativamente corto en comparación con la de emulsión de sales de plata, a la mayoría de los investigadores no les preocupa. El problema es que la película diazo en 35 mm se encuentra difícilmente y actualmente solo se utiliza de forma amplia en formato microficha.

Para copias en color se recomiendan las diapositivas pero el color es más inestable y y su conservación permanente no está garantizada. El equipo es especial y caro y la mayoría de los archivos no lo tienen por lo que para ofrecer este servicio deben acudir a laboratorios externos.

Es más fácil, rápido y barato para el investigador preparar duplicados de copias ya existentes. Es cierto que la fotocopia sigue siendo la forma reprográfica favorita de los investigadores, pero es más deseable que haya un buen archivo de microfilm para poder ofrecerla a partir de este formato, sin necesidad de fotocopiar una y otra vez los originales.


La política de precios que se establezca puede influir en ello, abaratando el coste de la fotocopia a partir de microfilm y elevando el de la fotocopia directa.

Para que un servicio sea eficaz, debe tener una organización eficaz: impreso que debe rellenar el usuario y normas que detallen los servicios reprográficos y sus precios y condiciones. El archivo registra la orden e identifica los documentos a copiar; se reproducen; y se remiten las facturas a los usuarios. El sistema se complica por las búsquedas y los pagos por adelantado y se facilita si no es necesario comprobar los documentos antes y después de reproducirlos.

En la práctica, la mayoría de los archivos consideran que las peticiones son una molestia: el exceso de peticiones supone más trabajo y no poder dedicar más tiempo a otras tareas. En estos casos muchos centros tratan de limitar las peticiones por medios diversos, p.e. elevando precios, reduciendo el número de documentos a reproducir, limitando el número de copias.

Soluciones para equilibrar el número de peticiones y las necesidades archivísticas: compra de más máquinas y/o técnicos más cualificados, emplear apoyo externo, hacer reproducciones sistemáticas de los documentos más consultados para ir creando poco a poco un fondo de reproducciones a partir del cual ofrecerlas; elaborar una adecuada política de precios, que deben reflejar el costo de las copias, pero también actuar de incentivos

Un problema interesante que plantea el Manual of Archival Reprography es si debería plantearse la posibilidad que un servicio reprográfico produjera beneficios. Normalmente ningún centro estatal plantea un servicio de esta índole sobre bases comerciales, excepto si se habla de reproducciones que puedan ser utilizadas posteriormente con un fin comercial. El consenso general es que deben cubrir sus costes, pero no se ponen de acuerdo los profesionales en qué incluir en el concepto «coste» y, generalmente, los precios de las reproducciones no los cubren. Los grandes centros (Bristish Library...) se han planteado una política de precios para animar al uso de negativos (reducción de precios a las reproducciones a partir de aquí), como ya se ha señalado.

9. VALIDEZ LEGAL DE LAS COPIAS REALIZADAS POR MEDIOS REPROGRÁFICOS

No suelen ser pruebas de evidencia porque una imagen fotográfica puede ser alterada de muchas maneras y, en cualquier caso este tampoco sería el tema fundamental, porque el


papel también puede ser falsificado, sino el procedimiento, es decir, que no existe de momento una legislación que establezca las cautelas necesarias, por lo que sólo en casos muy contados admiten los tribunales copias certificadas como prueba".

Podemos citar ejemplos en los que el microfilm ha sido aceptado como evidencia porque confirmaba la existencia en un determinado archivo de documentos que habían sido robados con posterioridad a su elaboración.

Este punto nos da pie para tocar, aunque sea brevemente, la legislación sobre acceso y privacidad en documentos electrónicos. Muchos países, entre ellos España, han desarrollado legislaciones en este sentido33 con el objetivo de velar por el cumplimiento de la legislación y resolver otro tipo de problemas referentes a este tema, es decir, se regulan las condiciones bajo las que los ciudadanos pueden acceder a los datos informatizados del gobierno. Sin embargo, el obstáculo mayor, o más difícil, es la preocupación por combinar este derecho con el de la privacidad de los individuos, esto es, datos «que revelen la ideología, religión, creencias, salud, origen racial o vida sexual» 3 4.

10. B IBL IOGRAFÍA

CRESPO , c. The use of microfilm as a means of archival preservation. 21 Conf. Round Table on Archives. Kuala Lumpur (Novembre-December, 1982).

Guidelines on best practices for using electronic information. How to deal with machine-readable data and electronic documents. DLM-Forum. Electronic Records. Luxembourg. Office for Official Publications of the European Communities, 1997.

H O R D E R , A . Guidelines for the care and preservation of microforms in tropical countries. General Information Programme. Paris: Unesco, 1990.

JUSTRELL, B. et al. Guidelines for the Preservation of Microforms. ICA Studies nQ 2: Paris, 1996. KEENE, J .A . y ROPER, M . Planificación, equipamiento y dotación de personal de un servicio

reprográfico de documentos: Un estudio del RAMP con directrices. Unesco. Programa General de Información. París, 1984.

32 El tema queda ampl i amente estudiado en W e i l l , G . El valor legal de las microformas. Un estudio RAMP con directrices. U n e s c o . Programa Gene ra l de Información. Parfs, 1982 .

33 Ley Orgánica de Regulación de l Tratamiento Au toma t i zado de Datos de Carácter Personal ( LORTAD) de 1993 y creación de la A g e n c i a de Pretección de Datos en el m i smo año.

34 Código Penal (1995). Título X. Regulación de l de l i to informático.


K O D A K . Operación con equipos de microfilm. Seminario de Preparación. Centro de

Formación Técnica. Madrid-Barcelona. Manual of Archival Reprography. Edited by Lajos Kórmendy. ICA Handbook Series n B 5. K.G.

S A U R : München, 1989. M E M O R Y O F THE W O R L D P R O G R A M M E . A guide to standards, recommended practices and

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presentada en el II Encuentro Iberoamericano de Microfilmación. La Habana, 1 a 4 de junio de 1998.

OSSA D Í A Z , F.. de la y GUT IÉRREZ DEL C A Z , F. Manual evolutivo para cursos de digitalización de documentos. Ministerio de Educación y Cultura. Subdirección General de los Archivos Estatales. Servicio de Reproducción de Documentos. Madrid, 1998.

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Preservation and Access. Amsterdam, 1999. WEILL , c. El valor probatorio de las microformas Un estudio RAMP con directrices. Unesco.

Programa General de Infomación. París, 1982.

