BIENVENIDOS. PROGRAMA DE CAPACITACION DE ARCHIVO TRASFERENCIAS DOCUMENTALES VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA PROYECTO DE ARCHIVO

BIENVENIDOS.BIENVENIDOS.

PROGRAMA DE CAPACITACION DE ARCHIVO

TRASFERENCIAS DOCUMENTALES

VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA

PROYECTO DE ARCHIVO

1. ¿QUÉ ES UNA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL?2. ¿QUÉ SE DEBE HACER ?3. ¿PARA QUÉ SIRVE UNA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL?

Es el traslado de las Series y/o Subseries documentales que han cumplido su tiempo en el Archivo de Gestión u Oficina al Archivo Central o Intermedio.

¿Pero qué es cumplir el tiempo de Retención Documental o de permanencia en el Archivo de Gestión?

Es cuando los documentos que se encuentran en el Archivo de Gestión cumplen su ciclo es decir, la frecuencia de consulta disminuye como consecuencia de la pérdida de sus valores administrativos.

1. Clasificar los documentos según el Cuadro de Clasificación Documental

Los documentos propios de cada dependencia, de acuerdo a sus funciones se separarán según el Cuadro de Clasificación Documental (CCD), siendo una herramienta que permite la codificación e identificación de cada una de las series, subseries y tipologías documentales en cada dependencia. Ejemplo:

La ordenación de cada carpeta se hará según sea el caso cronológica o numérica. •Ordenación Cronológica se ubicaran los documentos dentro de la carpeta en forma ascendente por DIA, MES, AÑO

•Ordenación Numérica se ordenaran en forma numérica ascendente, donde el primer número corresponde al primer documento almacenado en la unidad de conservación, generalmente se realiza para documentos contables o que lleven un número consecutivo asignado.

1. Las carpetas deben ir con la documentación completa, estar previamente seleccionados sin borradores, notas marginales, formatos sin diligenciar, recortes de prensa, manuscritos, sobres de correo, material bibliográfico, documentos duplicados, ganchos de grapadora, clips, autoadhesivos, cinta pegante o elementos que puedan causar

deterioro físico

Cada carpeta tiene en el lomo la capacidad estándar para el almacenamiento de los documentos por favor no exceda su capacidad.

Escaso volúmen documental menos de 50 folios

Exceso volúmen documental mas de 120 folios

Correcto volúmen documental entre 80 y 120 folios

CAPACIDAD DE ALMACENAMIENTO

Cada tipología documental se le debe asignar un número en forma ascendente haciendo la respectiva foliación por cada documento dentro de la carpeta, utilizando lápiz negro.

1UNIVERSIDAD DE LA SALLE

VICERRECTORIA ADMINISTRATIVAPROYECTO DE ARCHIVO

MEMORANDO

PARA: Dr. Orlando Pinzón ChaconJefe Departamento de Personal

DE: Mariela Alvarez Rodríguez

ASUNTO: Solicitud información

FECHA: 14 de marzo de 2002

Con el fin de conocer el número de personas que van a participar en la capacitación sobrepreparación de las "Transferencias Documentales Primarias", en las diferentes sedes dela Universidad, comedidamente solicito su amable colaboración para definir y conocer lossiguientes aspectos:

1. Número de personas a asistir2. Nombre y apellido (Listado)

Con el fin de precisar el número de copias del material a reproducir.

Aprovecho la oportunidad para sugerir, siguiendo instrucciones del señor Vicerector en elsentido de informar a los directivos y demás jefes de cada sede, sobre el procedimientode transferencias a través de una charla con duración de treinta (30) minutos.

Agradezco mucho su colaboración

Cordialmente,

MARIELA ALVAREZ RODRIGUEZCoordinadora Proyecto de Archivo



MEMORANDO










Cordialmente,




MEMORANDO










Cordialmente,


F O

L I A

C I Ó

N

¿CÓMO MARCAR LAS CARPETAS?

Las carpetas se identificaran con un rótulo autoadhesivo el cual debe de tener:

• Nombre dependencia

• Código de la dependencia / Número de clasificación

• Título de la carpeta

• Año retrospectivo

De acuerdo con la Tabla de Retención Documental, se transferirán solo al Archivo Central los documentos que cumplan el tiempo de vigencia en el Archivo de Gestión, estipulados en las TRD.

Se transferirán las series que respondan a las funciones específicas de la dependencia productora.

Dependencia.Serie Subserie

O C F Gestion Central CT E S T

1 ACTAS

1.6 Actas del Consejo Directivo X 2 0 2- Actas del Comité Directivo (copia)

1.8Actas del Comité Académico y/o Comité Académico Ampliado X 2 2- Actas del Comité Académico Ampliado (copia)

1.17Actas del Comité Asesor del Departamento de Investigaciones X 2 2

- Actas del Comité Asesor del Departamento de Investigaciones(copia)

1.18Actas del Comité de Curriculum

X 2 2

- Actas del Comité de Curriculum(copia)

1.19 Actas del comité de Facultades sede Floresta X 2 2- Actas del comité de Facultades sede Floresta

1.20Actas del Consejo de Facultad

X 2 2- Actas del Consejo de

Facultad(copia)

Convenciones: O: Original C: Copia F: Fotocopia CT: Conservación Total E: Eliminación S:Selección T: Tecnología

P*: Conservación en el Archivo de Gestión en forma permanente

Después de dos años se puede reciclar

la documentación, ya que carece de

valor secundario Después de dos años se pueden reciclar los documentos, ya que carecen de valor secundario

Después de dos años se pueden reciclar los documentos, ya que carecen de valor secundario




UNIVERSIDAD DE LA SALLEVICERRECTORIA ADMINISTRATIVA

Nombre de las Series, Subseries y Tipologías Documentales

CÓDIGOTradición

Documental

Retencion Archivo

Disposición Final

Unidades Académicas de PregradoTABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

OBSERVACIONES

Dependencia.Serie Subserie

O C F Gestion Central CT E S T

1 ACTAS

1.6 Actas del Consejo Directivo X 2 0 2- Actas del Comité Directivo (copia)

1.8Actas del Comité Académico y/o Comité Académico Ampliado X 2 2- Actas del Comité Académico Ampliado (copia)

1.17Actas del Comité Asesor del Departamento de Investigaciones X 2 2

- Actas del Comité Asesor del Departamento de Investigaciones(copia)

1.18Actas del Comité de Curriculum

X 2 2

- Actas del Comité de Curriculum(copia)

1.19 Actas del comité de Facultades sede Floresta X 2 2- Actas del comité de Facultades sede Floresta

1.20Actas del Consejo de Facultad

X 2 2- Actas del Consejo de

Facultad(copia)

Convenciones: O: Original C: Copia F: Fotocopia CT: Conservación Total E: Eliminación S:Selección T: Tecnología

P*: Conservación en el Archivo de Gestión en forma permanente

Después de dos años se puede reciclar

la documentación, ya que carece de

valor secundario Después de dos años se pueden reciclar los documentos, ya que carecen de valor secundario





UNIVERSIDAD DE LA SALLEVICERRECTORIA ADMINISTRATIVA

Nombre de las Series, Subseries y Tipologías Documentales

CÓDIGOTradición

Documental

Retencion Archivo

Disposición Final

Unidades Académicas de PregradoTABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

OBSERVACIONES

¿COMO DEBE REGISTRAR LA INFORMACIÓN EN EL FORMATO DE INVENTARIO?

Una vez ordenadas las carpetas internamente se procederá a ubicarlas y registrarlas en el formato de inventario consecutivamente por el número asignado a cada serie y subserie documental como lo indica el Cuadro de Clasificación Documental (CCD), de izquierda a derecha. En las cajas de archivo.

Nota Las carpetas que tengan el mismo código de serie se ordenaran en forma alfabética. Como por ejemplo todos los comunicados entre dependencias.

• Solucionar, a nivel físico y funcional, el problema de la acumulación de documentos en la oficina.

• Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentación

• Evitar la producción y acumulación irracional de documentos

• Concentrar la información útil para la toma de decisiones administrativas

• Garantizar a los usuarios el acceso a la información

• Guardar temporalmente o definitivamente la memoria institucional.

Documents

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