Bogotá, 14 de Febrero 2008

EL USO DE LA TECNOLOGÍA DE RUTEO PARA LA OPTIMIZACIÓN EN REPARTO

Fase 0. Identificación de los síntomas

• Aumento Índice de no entregas a clientes urbanos

• Aumento en las devoluciones.

Antecedentes

Fase 1. Búsqueda de las causas

Causas evidentes:

• Aumento de los volúmenes de ventas.

• Cambio de estrategia en la toma de pedido.

• “La flota no es suficiente....”

Causas menos evidentes:

• La flota no está haciendo recorridos óptimos

Antecedentes

Fase 2. Soluciones

Búsqueda de soluciones “rápidas”:

• Uso de mapas impresos, para ajustar las zonas de entregas.

• Asado con 300 personas….

• Quien conoce el terreno puede arreglar la situación de manera muy rápida.

Antecedentes

Fase 2. Soluciones

Antecedentes

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Fase 2. Soluciones elaboradas

• Búsqueda de la herramienta idónea que permitiera hacer un piloto con resultados a muy corto plazo.

• Evaluación y selección de alternativa.

• Diagnóstico sobre información disponible vs información que necesita el software

Antecedentes

Fase 2. Soluciones elaboradas

Objetivos del piloto, ruteo dinámico:

• Garantizar la Atención y cobertura de todos los pedidos.

• Medir ahorros potenciales si se utilizara una planificación diaria de las rutas.

• Medir que tan lejos de una “muy buena planificación” de rutas nos encontramos.

Antecedentes

Fase 2. Soluciones elaboradas

Desarrollo del piloto:

• Planificación de todos los camiones necesarios para atender los pedidos en una zona específica durante una semana.

• Simulación de los 2dos cargues.

• Una semana (para cubrir todas las frecuencias), con funcionarios de Distribución siguiendo el camión.

Piloto ruteo dinámico

Fase 2. Soluciones elaboradas

Desarrollo del piloto:

• Levantamiento de la información necesaria para correr la herramienta:

•Ventanas horarias.

•Particularidades de la zona de entrega.

•Parametrización de la malla vial.

•Preparación de interfase que recibiera los datos y los enviara la herramienta en le formato necesario.

Piloto ruteo dinámico

Fase 2. Soluciones elaboradas

Resultado del piloto:

• Medición de la brecha entre el estado actual y el sugerido, con el fin de tener un potencial de logros a alcanzar.

• Identificación de dificultades a nivel de malas prácticas del negocio que hacían imposible iniciar el proceso de ruteo dinámico con futuro exitoso:

• Depuración de la base de datos:

•Georeferenciación.

•Ventanas horarias.

•Puntos de paradas reales.

Piloto ruteo dinámico

•Alta personalización de la malla vial

(retroalimentación por las salidas a ruta).

•Mallas y mapas.

Fase 2. Resultado de salida a terreno.

Recurso Anterior TeóricoSalida en terreno

Recorrido promedio Km 82.1 45.7 67.2

Número de vehículos 7 5 7

Piloto ruteo dinámico

Fase 3. Plan preparatorio

1. Depuración base de datos:

• Censo nacional de direcciones.

• Aplicación de criterios de identificación de errores basados en un GIS.

• Toma de datos mediante GPS a puntos sospechosos.

• Definición de nuevo procedimiento de mantenimiento de Base de Datos.

2. Definición de reglas claras de juego para Ventas y Distribución.

Preparatorio

Fase 3. Plan preparatorio

2. Redefinición de zonas según toma de pedidos:

• Optimizar la entrega con zonas y frecuencias de tomas de pedidos desorganizada llevaba a “optimizar lo desordenado”.

Preparatorio

Fase 3. Plan preparatorio

2. Redefinición de zonas según toma de pedidos:

• Balanceo de zonas teniendo en cuenta barreras geográficas, ventas, clientes y número de paradas.

• Definición de recursos de la Fuerza de Ventas y los recursos de Distribución, necesarios para atender cada zona.

Preparatorio

Fase 4

• Licitación Software definitivo de Planificación de Territorios y Ruteo Dinámico.

• Ampliación de “plan preparatorio” a nivel nacional,

• Cultura de toma de decisiones apoyados con software idóneo.

• Creación de cultura en tripulaciones, planificadores y funcionarios de NO rutas fijas. “Experiencia de entrega” estándar.

• Rutas y zonas diferentes según estacionalidad de la Demanda.

Estrategia

ConclusionesIndispensable:

• Georreferenciar 100% de la Base de Datos de clientes.

• Garantizar calidad 100% de la información de Georeferenciación.

• Procedimiento de Mantenimiento de la BD.

• Tener una malla vial parametrizada con criterio.

• Ventanas horarias ciertas.

• Puntos de paradas 100% confiables.

• Tener procedimientos efectivos para que las tripulaciones recorran zonas que no conocen y que no pierdan tiempo buscando direcciones.

Ventanas perfectas, Geo perfectos, velocidad perfecta, puntos de parada perfectos.…. si ingreso basura el resultado es basura …..

Conclusiones

Para lograr:

• Obtener Cobertura de Clientes.

• Garantizar entregas a tiempo.

• Racionalizar el tamaño de la flota.

• Racionalizar el tiempo diario de trabajo de la flota.

• Poder Generar rutas de alta calidad.

• Tomar decisiones basados en la rentabilidad.

Estamos convencidos que con el uso de la tecnología de ruteo lograremos optimización en reparto.

Dificultades de implementación

• Base de Datos erróneas.

• Apertura de nuevos clientes incorrectas.

• Oportunidades de mejora en el modelo de zonificación y secuenciación de toma de pedidos.

• Lograr el cambio cultural para utilizar herramientas tecnológicas

• Parametrización de las ventanas horarias verificando que éstas cumplan el real requerimiento del cliente (el cliente no está abierto, no tiene dinero lo que obliga a “el repise”).

• Establecer zonas especiales de alto riesgo para el inicio de la ruta distribución (zonas peligrosas atenderlas en la mañana).

Dificultades de implementación

• Tener identificada la información de la geografía de la ciudad (Lomas, obligando a iniciar la ruta desde arriba).

• Lograr alimentar el programa con la experiencia de los conductores con el fin de retroalimentar el software.

• Pretender parametrizar los clientes con ventanas muy cerradas. Si Ventas negocia ventanas horarias solo con criterios de ventas ninguna flota sería suficiente; todos los clientes quieren ser atendidos de 7:00am a 9:00am.

• Repise, debe ser claramente definido por la compañía a qué clientes y bajo qué condiciones se les autoriza, es posible que un cliente de bajo volumen que tenga repise destruya valor.

• El nivel de optimización que se puede lograr será inversamente proporcional al nivel de restricción en las ventanas horarias.

• Intentar hacer ruteo dinámico en zonas demasiado amplias.

Próximos pasos

• Zonas de toma de pedido diferentes a las zonas de Distribución.

• Seguimiento en Tiempo Real.

• Retroalimentación de software en tiempo real.

• Variables de Ventas actualizadas en tiempo real.

• …..