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Boletín de Consultoría GerencialSupply Chain Management (SCM)¿Cómo alcanzar la excelencia en la planificación de las operaciones y las ventas con SIOP (Planificación de las Operaciones, Ventas e Inventario)?

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Boletín Digital No. 3 - 2013El Plan de Negocio: Enfoque Práctico para su Creación

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Boletín Consultoría Gerencial - No. 3 - 2013

4Introducción

4¿Cuál es el problema del negocio?4¿Cómo SIOP puede contribuir a mejorar la

eficiencia?4¿Cuál es la visión de SIOP?4¿Elementos claves de SIOP?4Etapas para la implementación del modelo

SIOP4Beneficios de las empresas que disponen SIOP4Algunos casos exitosos implementando SIOP4Conclusiones

4Créditos / Suscribirse

Boletín de Consultoría GerencialSupply Chain Management (SCM) - Alcanzar la excelencia con SIOP

No. 3 - 2013Página

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Introducción

Durante años las empresas han contado con diversos mecanismos y herramientas orientadas a mejorar la gestión de la cadena de suministros.

Hoy en día, la tendencia apunta a desarrollar e implementar modelos de gestión que permitan aumentar la eficiencia en los procesos de negocio relacionados con la cadena de suministros, en donde las actividades de planificación, medición de la satisfacción de las necesidades de los clientes y el fortalecimiento de las relaciones con los proveedores, son prioritarias en la búsqueda de incrementar los márgenes de rentabilidad.

Estos nuevos modelos de gestión buscan resolver aspectos tales como:

•Incrementoenlacomplejidaddelentornoeconómico, debido a la globalización que incide en la comercialización de materiales, insumos y productos terminados

•Crecimientoenlasredesdeproducciónydistribución propias o de terceros

•Presiónporreducirloscostosasociadosalacadena de suministros

•Mejoradelservicioalclientemediantelaadquisición de herramientas tecnológicas como sistemas ERP (Planificación de Recursos Empresariales) o APS (Programación y Planificación Avanzada)

•Desarrolloaisladodeplanesdemercadeo,ventas, operaciones y finanzas los cuales no son suficientes para alcanzar el rendimiento esperado

La implementación de un proceso SIOP (Planificación de las Operaciones, Ventas e Inventario) como práctica de planificación integrada genera mayor importancia, ya que logra la alineación de las áreas comerciales, operativas y financieras, para llegar a un consenso sobre la demanda requerida para cubrir la cadena de suministros en los próximos períodos y de esa manera cumplir las expectativas de los proveedores, clientes y aliados comerciales.


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Las organizaciones que no poseen un proceso SIOP funcionando, generalmente reducen el desempeño de la cadena de suministros, debido a la falta de integración y manejo de información entre las áreas, que permita trabajar en conjunto y hacia el mismo objetivo, obteniendo una planificación de la demanda integrada que proporcione beneficios para la empresa, los proveedores y clientes.

Entre los principales inconvenientes que presentan las empresas se pueden mencionar:

•FaltadevinculacióndelosprocesosdeOperaciones, Ventas y Mercadeo, presentándose planes de suministro diferentes para las áreas, manejándose cada uno de forma independiente

•Altosinventariosconpocarotación•Altoscostosdeoperacióndelacadenade

suministros•Servicioalclientepordebajodelasmetas

establecidas

¿Cuál es el problemadel negocio?

¿Cómo SIOP puede contribuir a mejorar la eficiencia?

En este sentido estableciendo un proceso SIOP en una empresa, se logra obtener una planificación integrada que equilibra la demanda del cliente con el suministro de los productos.

La Planificación de las Operaciones, Ventas e Inventario ( SIOP) se define como el proceso que integra las diferentes planificaciones y pronósticos mediante la articulación de las diferentes áreas, tales como: desarrollo de productos, mercadeo y ventas, operaciones (producción, logística y/o distribución), proveedores, clientes y aliados comerciales claves; para llegar a un consenso del plan de demanda requerido por la cadena de suministros el cual se complementa con la disponibilidad de recursos financieros de la empresa producto del plan financiero de la misma.


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•Asegurarquelosplanesdenegocioseanrealistas, considerando el cumplimiento de las metas establecidas sobre ingresos, costos, gastos y calidad de servicio, y balanceando efectivamente el suministro de productos con la demanda

•Identificarlanecesidadderecursoshumanos,financieros y tecnológicos (de ser el caso) para soportar los planes de negocio

•Estableceraccionesparacumplirconlosobjetivos y recursos de demanda o suministro requeridos

•Medirlaefectividaddelasaccionestomadascomparando con las experiencias pasadas o registros históricos de la empresa

•Optimizarloscostostotalesdelacadenadesuministros equilibrando los aspectos relacionados con el suministro de producto y la demanda

SIOP es un proceso continuo que involucra aspectos relacionados con pronósticos o estadísticas, inteligencia y estrategias de mercadeo, planificación de recursos (financieros, tecnológicos y humanos), planificación de operaciones, análisis de escenarios, entre otros, por lo que es importante que cada aspecto tenga plazos y resultados específicos, de manera de establecer cómo se relacionan todas las planificaciones involucradas a lo largo de la cadena de suministros para lograr los objetivos del negocio.

¿Cómo SIOP puede contribuir a mejorar la eficiencia? (cont.) ¿Cuál es la visión de SIOP?

Un plan integrado de Operaciones, Ventas e Inventario producto del proceso SIOP contribuye a mejorar la eficiencia en la cadena de suministros, debido a su enfoque proactivo mediante la identificación de posibles incumplimientos de suministros de productos según la demanda antes que sucedan, estableciendo oportunamente las acciones correspondientes y escenarios de aplicación de dichas acciones. En este sentido, los principales objetivos de la Planificación de las Operaciones, Ventas e Inventario son:

•Alinearlosplanesdenegociodelaempresa,conformados por los planes comerciales definidos por las áreas de mercadeo y ventas, los planes operativos definidos por las áreas de producción, logística y distribución y los planes financieros definidos por las áreas administrativas y de finanzas


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En el Gráfico N°2, se puede observar como con el inicio de la planificación estratégica de la empresa se llega a la integración de todas las planificaciones de los distintos procesos, hasta llegar a la planificación de las operaciones involucrando a los clientes y proveedores. En este sentido se sugiere realizarse los siguientes cuestionamientos:

Planificación Estratégica - ¿Cómo incrementar el valor de la empresa?, ¿Qué negocios vamos a incluir o retirar?, ¿Cómo lo vamos a ejecutar?

Planificación Financiera - ¿Cuáles son las consecuencias financieras del plan estratégico?, ¿Cuáles son las necesidades de los recursos financieros?, ¿Qué recursos financieros se destina a atender con estas necesidades?

Planificación de las operaciones y ventas - ¿Qué se necesita para hacer el negocio más rentable?, ¿Cuáles son los productos o servicios para obtener una ventaja competitiva?, ¿Cómo se compara la demanda con la oferta

¿Cuál es la visión de SIOP? (cont.)

proyectada?, ¿Cuáles son las necesidades de los recursos para satisfacer las metas de costos?, ¿Qué acciones se requieren para garantizar los niveles correspondientes de recursos disponibles cuando sea necesario?

En resumen, la visión de SIOP debe ser ambiciosa y desafiante buscando cubrir con la planificación de la demanda de productos, identificar posibles impactos en el cliente final y cumplir con los objetivos estratégicos del negocio.

Gráfico N°2. Visión de SIOP

Col

abor

ador

es Colab

oradores

Proveedores Clientes

Compras Producción

Facturación

Plani�cación Estratégica

Planes y Presupuestos de las U. N.

1. Plani�cación de Mercadeo y VentasPromociones, lanzamientos, y pronósticos de ventas

2. Plani�cación de la DemandaPronósticos de ventas

3. Plani�cación de las Operaciones

Plani�caciónde los Materiales

Plani�cación de Capacidad de

producción y almacenamiento

Plani�cación del Inventario

Plani�caciónde la Distribución

• MRP (Planificación y Requerimiento de Materiales)

• MPS (Cronograma Maestro de Producción)

5. Gestión de Inventario 4. Planificación y cronograma de Producción

Almacenamiento/ Distribución

Facturación/ Cobranza

Ordenes de Compras Ordenes de ProducciónOrdenes de Recepción

/ Despacho

Espiñeira, Sheldon y Asociados

Nuestra Visión de S&OP

Slide 2

Planes y Presupuestos de las U. N

Col

abor

ador

es C

olaboradores

Ordenes de Compras

1. Planificación de Mercadeo y Ventas Promociones, lanzamientos, y pronósticos de ventas

Proveedores Clientes

Planificación Estratégica

2. Planificación de la Demanda Pronósticos de ventas

3. Planificación de las Operaciones

Planificación de la Distribución

Planificación del Inventario

Planificación de Capacidad de producción y

almacenamiento

Planificación de los Materiales

4. Planificación y cronograma de Producción 5. Gestión de Inventario

Compras Producción Almacenamiento/ Distribución

Facturación/ Cobranza

Ordenes de Producción Ordenes de Recepción/ Despacho Facturación

•!MRP (Planificación y Requerimiento de Materiales)

•! MPS (Cronograma Maestro de Producción)

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¿Elementos claves de SIOP?

Entre los elementos claves a considerar durante la aplicación de un modelo SIOP se pueden mencionar:•Conciliacióndelosaspectosestratégicos

relacionados con la demanda y los planes de suministro

•Alineacióndelosplanesdeventasyoperaciones con los planes financieros

•Monitoreodelastendenciasydesviacionesdelos planes para generar remediaciones y mejora continua

•Tomadedecisiónparagestionarproactivamente las ventajas y desventajas de los procesos involucrados en la cadena de suministros y la capacidad de respuesta ante la demanda de los clientes

En el Gráfico N°3 se describe de forma general los pasos y aspectos a ser considerados por la empresa al momento de llevar a cabo un modelo SIOP

Gráfico N°3. Aspectos del Modelo SIOP

Entradas Salidas

• Planes estratégicos

• Presupuesto financiero

• Demanda histórica

• Proyecciones de Ventas

• Mercancía en tránsito, disponible • Plan de Mercadeo

• Información de Proveedores

• Capacidad de producción y almacenamiento

• Planificación definitiva • Estrategias de acción para mitigar posibles desviaciones

• Estrategias de la Cadena de Suministros

Integrar la demanda actual al pronóstico realizado

Consolidar y discutir los pronósticos con cada una de las áreas

Identificar y resolver excepciones y escenarios

Divulgar la planificación a cada una de las áreas

Generar pronósticos estadísticos a partir de la demanda histórica

Realizar seguimiento de las desviaciones y generar planes de acción

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Introducción

Etapas para la implementación del modelo SIOP

Beneficios de las empresas que disponen de SIOP

Alcanzar la excelencia de planificación de las operaciones y las ventas a través del modelo

SIOP involucra inicialmente tres fases fundamentales: visualización, diseño e implementación.

Al implementar un proceso integrado de planificación SIOP que considere las demandas y expectativas del cliente con la capacidad de la cadena de suministros, se deben obtener las siguientes ventajas:

•Elaborarplanesoperativosrealistasquesesincronizan con los planes comerciales y financieros con base a la demanda

•Alinearyreforzarlosintercambiosdeinformación entre mercadeo y ventas, producción, logística y distribución, compras y las actividades de planificación

•Entenderlosimpactosfinancierosdelasdecisiones

•MedireldesempeñoorganizacionalconlaPlanificación de Operaciones, Ventas e Inventario, mediante el uso de un Cuadro de Mando Integral de medición del desempeño compartido entre las diferentes áreas

•Mejorarlacapacidaddelaempresaparagestionar el cambio mediante el avance hacia una planificación prospectiva basada en toma de decisiones en lugar de un enfoque reactivo

Fase 1: Visión•Identificarlosprocesosquerequierendelaimplementacióndeherramientasdeplanificación.

•Representarlaintegracióndelosprocesosconlosobjetivosdelnegocioylasnecesidadesdelosclientes

Fase 2: Diseño de la Solución•DefinirlaspersonasocolaboradoresquellevaránacabolasactividadesdelmodeloSIOP,asícomosusroles,responsabilidadesycompetencias.

•Determinarlasherramientastecnológicosdisponiblesoporimplementarquepermitanobtenerinformaciónhistóricaoproyectadadelosprocesos.

•Establecerlosprotocolosdecomunicaciónentrelasáreas.•Construirlosinstrumentosdemedicióndedesempeñootendencias

Fase 3: Implementación de la Solución•EjecutardelnuevomodelodeplanificaciónSIOP,apalancándoseenunprogramadeimplementaciónyajustes,programadedivulgaciónyadiestramiento.

•Medireldesempeñodelaplanificaciónintegradadelademandaycumplimientodeexpectativasdelosclientesinternosyexternosdelosprocesosdelaempresa

FasesfundamentalesdeSIOP


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Beneficios de las empresas que disponen de SIOP

En general el beneficio de disponer de SIOP, permite obtener un fortalecimiento de la cadena de suministros integrando los procesos de negocio en el marco de la planificación. A continuación se muestran algunos resultados esperados en las áreas de ventas y servicio al cliente, operaciones e inventario, con la implementación de un proceso integrado de planificación SIOP, con base a los resultados de las últimas Encuestas Globales de Cadena de Suministros realizadas por PwC a participantes provenientes de las industrias manufactureras y de servicios.

Ventas y Serviciosal Cliente

•Mejoradelforecast (pronóstico)entre20%y25%

•Mejoradehastaun30%enlostiemposderespuestadesuministro

•Aumentodelosingresosimpulsadoporlasatisfaccióndelademanda

Operaciones(Producción y Logística)

•ReduccióndelCostodeProducciónde1%a5%

•ReduccióndeTiempodeCiclode5%a10%

•IncrementodelFill Rate(tasadeutilización)deun5%a10%

•ReduccióndelCostodeTransportede1%a5%

Inventario

•Aumentoenlarotacióndelinventariodehasta1,5veces

•Reduccióndecostosdeinventariode5%a10%

BeneficiosdeSIOPporáreadenegocio


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A continuación se presentan dos casos prácticos cuya implementación de SIOP contribuyó positivamente en la mejora de la eficiencia de la cadena de suministros:

Algunos casos exitosos implementando SIOP

Líder de la Industria Química– Diseño de la Planificación de la Cadena de Suministro

Perfil de la Empresa • Productorydistribuidorlíderdeproductosindustrialesmédicosyproductosquímicos

• Prestaserviciosaclientesenelsectorsaludenaproximadamente35paísesdetodoelmundo

Retos del Negocio • Satisfacerelcrecimientofuturoylosobjetivosderentabilidad

• Satisfacerlasdemandasdelmercadoparaelcomercioelectrónico

• PonerenmarchaunainiciativaparalaimplementaciónunsistemaglobaldeERP(PlanificacióndeRecursosEmpresariales)

• Implementarunprocesoúnicoyglobaldelaplanificacióndelademanda

Objetivo• Crearunconjuntodeprocesosdenegocioparapermitiroperacionesmásdinámicas,reduciendoloscostosoperativosydeinfraestructuraorientadosalclienteeiniciativasestratégicasdelnegocio

Solución• Implementarlosprocesosdeplanificacióndelademanda,pronóstico,planificacióndeinventario,planificacióndelasventas,planificacióndelaproducción,planificacióndeltransporteytodasuejecucióndelalogística.Lograndoobtenerlaconsolidacióndequímicosdiferentesenunsoloconjuntoglobaldelosprocesosdenegocioparafundarlasbasesparalatransformacióndelnegocio

Resultados•Mayorintegraciónentrelasunidadesdenegocioyelimpulsodelapromocióndeunaculturacorporativaunificada

• Procesosconsistentesdelacadenadesuministrosylatecnología,asícomounenfoqueequilibradoaclientesyproveedores

• LaimplementacióndeunERP,elcualpermitióplanificarlamigracióndediferentessistemasdeTI

CasoprácticoNo.1


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Algunos casos exitosos implementando SIOP (cont.)

Líder Industrial de Manufactura y Ensamblaje - Diseño de la Planificación de la Cadena de Suministro y la Planificación de Operaciones, Ventas e Inventario

Perfil de la Empresa• Productordeartefactosyelectrodomésticosconunaampliavariedaddeestilosymodelos

Retos del Negocio • Estandarizarymejorarelpronósticodelademandaen

consenso• Crearunciclodeplanificaciónmensualquepermitareaccionaraloscambiosdelmercado

• Reducirelinventario•Mejorarelflujodecaja• EvaluarelmódulodePlanificaciónyOptimizaciónAvanzadadeSAP(Advanced Planner & Optimizer, APO)

• Incluirnuevosproductosalineadosalaspromocionesdecomercialización

•ColaborarconclientesclaveenlaobtencióndedatospararealizarlaPlanificacióndeOperaciones,VentaseInventario(SIOP)ymanejarseconlafabricacióndelosproductosenlasdiferentesplantasexistentes

Objetivos•Migrarelpronósticodelademandahaciaunabasedeenfoqueestadístico,paraunamayorprecisiónenelanálisisdelmercadoylaestandarizacióndeprocesos

•Mejorarlaposicióndelamateriaprima,losproductosenproceso,ylosproductosterminados

•Modificarlaestrategiadeproducciónconinventariohaciaunadeensamblajebajopedidoparaalgunosartículos(Just in Time)

• Establecerunaplanificacióndelaofertaparalasplantasdeproducciónbasadasenlaslimitacionesdefabricaciónycapacidad,despuésdehaberpriorizadoslasdemandas

Solución• AplicarSIOPymejorarlasoperacionesgeneralesdelacadenadesuministros,medianteeldiseñodeunnuevomodelodepronósticodelademanda,incorporandolasventas,trabajandomuydecercaconelclienteparareducirelinventariodelclienteysuscostos

• ProcesosClavesImplementados:ProcesodeVentasyOperacionesMensuales,reduciendoeltiempode14a8días,Procesosdeinclusióndenuevosproductosyciclosdevida,procesosdepromocionesyelprocesosdeplanificaciónfinancieraacortoylargoplazo

Resultados• SeestablecióconéxitounciclodePlanificacióndeVentasMensualesyOperaciones,aumentandolacapacidaddelaempresaparaadaptarsealasfluctuacionesdelademandayredujoloscambiosenlosprogramasdeproducción

• Losnuevosprocesospermitieron:- Reducirlostiempostotalesdelacadenasuministrototalydeproducción

- Reduccióndelacargadetrabajoparalaplanificación

- Aumentodelaestandarizacióndelasoperaciones

- Formalizacióndelarecopilaciónyelintercambiodeconocimientossobrelacreacióndepronósticosdelademanda.

CasoprácticoNo.2


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El proceso SIOP ayuda organizar la cadena de suministros en función de la demanda, integrando los eslabones bajo los siguientes principios:

•Planificarconbasearecursoscomunes•Identificarlosproblemasoportunamentey

desarrollar las recomendaciones desde los procesos operativos y tácticos hasta llegar a los procesos estratégicos

•Desarrollaraccionesproactivasquepermitanmitigar posibles inconvenientes en la cadena de suministros

•Alinearlosplanesdenegocioexistentes•Estandarizarlosreportesparafacilitarsu

compresión y análisis •Tomardecisionesatravésdelosparticipantes

del equipo de planificación involucrado en el proceso SIOP atendiendo los requerimientos y demandas de los proveedores y clientes

Conclusiones

Es así como en un escenario tan retador y de constantes cambios como el actual, el llevar una gestión eficiente de la cadena de suministros mediante un proceso de planificación SIOP, permite cubrir la demanda de los clientes a un menor costo, sin dejar a un lado los estándares de calidad tanto del producto como de las entregas de los mismos, y se logra la integración de cada unas de las áreas involucradas en pro de los mismos objetivos, fortaleciendo cada día más la cadena de suministros de la empresa incrementando su valor y la rentabilidad.

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Editado por Espiñeira, Pacheco y AsociadosDepósito Legal pp 1999-03CS141Teléfonomaster:(58-212)7006666

El presente boletín es publicado por la Línea de Servicios de Consultoría(Consulting)deEspiñeira,PachecoyAsociados,Firmamiembro de PwC.

Este boletín es de carácter informativo y no expresa opinión de la Firma.Sibiensehantomadotodaslasprecaucionesdelcasoenlapreparación de este material, Espiñeira, Pacheco y Asociados no asume ninguna responsabilidad por errores u omisiones; tampoco asume ninguna responsabilidad por daños y perjuicios resultantes del uso de la información contenida en el presente documento. Las marcas mencionadas son propiedad de sus respectivos dueños. PwC niega cualquier derecho sobre estas marcas

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