BPM_ITR Importacion Fito Manual BPM

OFICINA DE PLANIFICACION Y DESARROLLO INSTITUCIONAL

Unidad de Informática y Estadística

ITR-OPDI-

ITR-OPDI-: Instructivo para el registro de la Solicitud para la obtención del IIV/APIV para la importación o

tránsito internacional de plantas, productos vegetales y otros artículos reglamentados

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Nicolas Morales Practicante UGCA

Firma Fecha 11/06/2014

Tabla de Contenido

1. Objetivo2. Alcance3. Referencias4. Definiciones5. Responsabilidades6. Descripción7. Registros8. Anexos



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1. OBJETIVOExplicar el proceso de la solicitud para la obtención del IIV/APIV para la importación o tránsito internacional de plantas, productos vegetales y otros artículos reglamentados a través del sistema BMP - TUPA.

2. ALCANCEEl presente instructivo tiene un alcance para todos los usuarios de mesa de partes a nivel nacional.

3. REFERENCIASNo aplica

4. DEFINICIONES

4.1. TUPA: Texto Único de Procedimientos Administrativos4.2. BPM: Business Process Management (Gestión de procesos de negocio)

5. RESPONSABLES

5.1. Los Directores de las Direcciones Ejecutivas son responsables de la difusión del presente instructivo en sus respectivas sedes.

5.2. Los usuarios de mesa de partes aplican el instructivo.

6. DESCRIPCIONLos usuarios de mesa de partes deben de realizar algunos pasos previos antes de comenzar a registrar el servicio de importación fitosanitaria. Estos pasos son:

- Ingresar al sistema de BPM con sus respectivas cuentas.



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- Dirigirse a la sección BPM-TUPA y seleccionar la opción T2. Registrar Solicitud TUPA

- Elegir el servicio: Solicitud para la obtención del IIV/APIV para la importación o tránsito internacional de plantas, productos vegetales y otros artículos reglamentados.



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Una vez realizados estos pasos, se inicia el registro de la solicitud:

6.1. Información del SolicitanteEl sistema muestra la pantalla con los datos del formato SNS009. El usuario deberá buscar un solicitante presionando el botón “Buscar Solicitante”.



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El sistema mostrara una ventana donde el usuario podrá ingresar los filtros de búsqueda: “Nombre o Razón Social” y “Tipo y Numero de Documento” para que el usuario pueda buscar el RUC del solicitante. En este ejemplo se buscará por RUC.



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Se debe de tener en cuenta que la búsqueda por Nombre o Razón Social tiene que ser lo más exacta posible. Se recomienda utilizar la búsqueda por Tipo y Número de Documento siempre y cuando sea posible.

6.2. Información del Agente de aduanaLa información a registrar en esta pestaña es de carácter NO obligatorio. Así que el usuario puede completarla o no. Para efectos del caso se completará la información de la misma forma en cómo se completó la Información del Solicitante.

6.3. Registros RequeridosEsta pestaña está compuesta por cinco secciones: Importación, con PFI – división en tránsito u origen, sin PFI, se acoge al procedimiento de guarda custodia y registros requeridos.

6.3.1. Sección Importación:En esta sección existen tres opciones las cuales son excluyentes y dependen del tipo de solicitud que se esté tramitando: - Con PFI Nº, al elegir esta opción se habilita un cuadro en el cual se debe

de colocar el número del permiso fitosanitario de importación.- PFTI, igual que con PFI Nº pero en esta ocasión se coloca el número de

permiso fitosanitario de tránsito internacional



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- Sin PFI, en esta opción no se coloca ningún número de permiso.

6.3.2. Con PFI – División en Transito u OrigenEsta sección solo se habilita siempre y cuando en la sección anterior se haya elegido la opción Con PFI Nº, luego se pasa a elegir la opción que corresponda.



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6.3.3. Sin PFIEsta sección solo se habilita siempre y cuando se haya elegido la opción Sin PFI en la sección Importación y se puede elegir entre cinco opciones excluyentes: Donación, rechazo en destino, producto CRF2, gemoplasma de semilla sexual y muestras.

6.3.4. Se acoge al procedimiento de guarda custodiaEsta sección siempre se encuentra habilitada y la opción a elegir depende del producto a importar.



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6.3.5. Registros requeridos:Esta sección cuenta con tres campos: Registros de importadores, lugar de producción, material sujeto a post entrada; Registro de importadores de germoplasma de semilla sexuales Nº; y registro de almacén para guarda custodia.



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En este caso al momento de escoger la Guarda custodia, esta se elige en función a la dirección del almacén.

Por último, existe un botón llamado cargar datos. Este botón se utiliza siempre y cuando exista un número de permiso registrado ya que la función de este botón es importar toda la información del permiso al sistema.

6.4. Del EnvíoEsta pestaña cuenta con dos secciones: Del envío e identificador del documento de transporte – original.

6.4.1. Del envíoEsta sección cuenta con seis campos de los cuales los obligatorios son: País de origen, país de procedencia, puesto de control de ingreso y lugar de ubicación del envío. Los campos no obligatorios como lugar de producción y puesto de control de paso dependen de los datos del PFI y PFTI respectivamente.

- En el caso de que la solicitud no requiera de un PFI, el llenado de los campos obligatorios se realiza de forma manual.

En este caso se debe ir eligiendo las opciones respectivas según los datos que proporcione el solicitante.



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- En el caso de que la solicitud requiera de un PFI, los campos obligatorios se llenan de forma automática (para esto previamente se debió de haber pulsado el botón Cargar Datos de la pestaña Registros Requeridos) con la excepción del campo Lugar de ubicación del envío.

Al momento de ver las opciones del campo país de origen solo aparece Brasil y esto se debe a los datos que posee el PFI. En el caso Sin PFI en el aparece una lista con bastantes países.

6.4.2. Identificador del documento de transporte – originalEsta sección cuenta con dos campos y son de carácter no obligatorio.- El campo puerto de embarque muestra una lista de puertos filtrados por el

país de procedencia.



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- En el campo número de documento de transporte se debe escribir correctamente su número de documento.

6.5. Del ProductoEsta pestaña solo cuenta con una sección: Productos. El llenado de esta puede ser manual (en los casos Sin PFI) y automática (en los casos con PFI)



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Cuenta con tres botones:

6.5.1. Productos

- Adicionando productos:Para adicionar un producto pulsamos el botón “+” ubicado en la parte superior derecha de la sección.

Adicionar ProductoEliminar ProductoModificar Producto



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Una vez pulsado el botón, aparece una ventana con el nombre “Registrar ítems de Productos” esta ventana se usa para registrar todos los detalles del producto.

Para seleccionar un producto se debe pulsar el botón Buscar ubicado en la parte superior derecha de la ventana (a la altura del campo partida arancelaria)



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Una vez pulsado el botón de búsqueda aparece una ventana con el nombre “Seleccionar Producto” esta ventana tiene tres criterios de búsqueda, se puede buscar el producto mediante: Subpartida nacional, nombre científico y nombre comercial.

Hay que tener en consideración que la búsqueda a través del nombre comercial tiene que ser lo más exacta posible. Es decir, si el producto a buscar es torta de soya en la búsqueda no se pondría torta de soya, sino: Soya, torta o en todo caso solo Soya.

Una vez establecido el criterio de búsqueda y puesto los caracteres a buscar se pulsa el botón Buscar ubicado en la parte media izquierda de la ventana (por debajo del campo nombre comercial)

En este ejemplo se buscó por nombre comercial la palabra soya y el sistema mostró diez resultados.

Para elegir un resultado se ubica el cursor del mouse sobre la opción deseada (en este caso Soya, torta) y se da un click sobre esta.

Por último, una vez seleccionado el resultado deseado se pulsa el botón seleccionar ubicado en la parte inferior derecha de la ventana.



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Después de seleccionar el producto se vuelve a la ventana anterior (Registrar ítems de productos) pero esta vez tiene tres campos llenos: Partida arancelaria, nombre común y nombre científico.



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Luego se colocan los datos respectivos en la ventana “Registrar ítems de productos” se pulsa el botón Aceptar ubicado en la parte inferior derecha de la ventana.

Una vez aceptado los datos aparece la siguiente fila en la sección productos:

Esta fila muestra tanto el producto a importar como sus datos.



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- Eliminando productos:Para eliminar un producto solo se selecciona la fila a ser eliminada y se pulsa el botón “– “ubicado en la parte superior derecha de la sección. Una vez pulsado el botón la fila desaparece.

- Modificando productos:Para modificar un producto solo se selecciona la fila a ser modificada y se pulsa el botón “Lápiz”, al realizar esta acción el sistema nos muestra la ventana “Registrar ítems de productos” y en esta ventana es en donde se realiza la modificación de los datos del producto o se pulsa el botón “Buscar” para buscar un nuevo producto y reemplazar el anterior. Una vez realizada la modificación respectiva se pulsa el botón Aceptar.



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- Registro de Producto Automático:Los datos del producto aparecen de forma automática siempre y cuando se cuente con un permiso fitosanitario vigente. Cuando es automático, los botones “+” y “-” aparecen como inactivos. Lo que puede manejarse es la modificación de los datos del producto, mas no del producto en sí (no se puede colocar un producto diferente al del permiso) a su vez en la modificación solo se puede variar el peso. Este puede ser menor o igual al peso registrado en el permiso.



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6.6. Del Tránsito InternacionalEsta pestaña siempre aparecerá como inactiva. Solo se activa cuando se elige la opción de PFTI Nº en la pestaña de Registros requeridos y se cargaron los datos.Cuenta con una sección: Del envío. Esta sección cuenta con dos campos: País de destino y puesto de control de salida.



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6.7. Información AdicionalEsta pestaña cuenta con una sección denominada Información adicional. En esta sección se coloca la información complementaria. Todos estos datos se registran de forma manual a excepción del campo Fecha de permiso, el cual se registra de forma automática cuando se utiliza un permiso fitosanitario.

6.8. Datos del PagoEsta pestaña cuenta con tres secciones: Datos del pago, pago a nombre de otro usuario y datos del pago.



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6.8.1. Datos del Pago:

En esta sección los campos oficina (sede) área y procedimiento son completados de forma automática según la cuenta del usuario de mesa de partes que se encuentra realizando el trámite. El campo Servicio por procedimiento se usa para seleccionar y agregar los servicios al procedimiento. Una vez seleccionado el servicio se pulsa el botón Agregar ubicado al lado derecho del campo.



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Una vez agregado el servicio este aparece en el cuadro de abajo. A su vez se cuenta con un botón “-” en el caso se quiera eliminar el costo de un servicio.



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6.8.2. Pago a Nombre de Otro UsuarioEl uso de esta sección es opcional ya que solo depende de la situación que se esté desarrollando. Si esta sección no se llena, el sistema supone que el ente que está pagando el servicio es el mismo solicitante.

Para poder buscar a otro usuario se cuenta con un campo denominado Tipo documento, este campo define el criterio de búsqueda puede ser por DNI, RUC o C.EXT (carne de extranjería) una vez elegido el criterio de búsqueda se coloca en el campo Nro. Documento (ubicado al lado) el número de documento respectivo.

Una vez puesto el criterio de búsqueda y el número de documento respectivo se pulsa el botón buscar ubicado al lado derecho del campo. Esta acción hace que se complete de forma automática los campos Razón social/nombre y Domicilio Legal.

6.8.3. Datos del PagoEsta sección cuenta con los botones de agregar “+”, eliminar “-” y modificar “lápiz” los datos del pago.



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- Agregar datos del pagoPara agregar datos se pulsa el botón “+” y aparece una ventana llamada “Registrar datos del pago” en esta ventana se elige el Tipo de pago: Deposito o saldo a favor (nota de abono) luego se registra la información complementaria y el monto pagado por el usuario. Una vez registrados los datos y revisados se pulsa el botón Aceptar ubicado en la parte inferior derecha de la ventana.

Al realizar esta operación aparece una fila con los datos del pago registrado.



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- Eliminar datos del pagoPara eliminar datos del pago se selecciona la fila a eliminar y se pula el botón “-” esta acción hace que desaparezca la fila con los datos.



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- Modificar datos del pagoPara modificar datos del pago se selecciona la fila con los datos a modificar y pulsa el botón “lápiz” esta acción hace que aparezca nuevamente la ventana “Registrar datos del pago” para realizar la modificación correspondiente. Una vez realizada la modificación se pulsa el botón Aceptar.

Una vez colocado los datos en las secciones se pasa a guardar el trámite para generar el expediente y recibo.

Para realizar esta acción se pulsa el botón Guardar ubicado en la parte inferior derecha de la ventana.



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6.9. Información del ExpedienteEsta pestaña solo se habilita siempre y cuando se haya pulsado el botón guardar y es automática en su totalidad todos los campos deben de aparecer llenos.



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En la parte media de la ventana hay un botón llamado Ver Recibo al pulsar ese botón aparece el recibo en una archivo PDF.

Por último, se pasa a finalizar el trámite. Para realizar esta operación se pulsa el botón finalizar ubicado en la parte inferior derecha de la ventana.



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6.10. Registrar Requisitos

6.10.1. Buscando el expediente:Este es el último paso a realizar para el usuario de mesa de partes.Una vez pulsado el botón finalizar, el sistema regresa a la bandeja del BPM.

En esta bandeja se utiliza cualquier filtro de búsqueda para encontrar el expediente en trámite. Existen dos formas rápidas para ubicar un expediente:

- A través de su número (Es el campo que dice Numero contiene ubicado en la parte superior izquierda) en este campo se escribe el número de expediente a buscar y se pulsa el botón Aplicar para que inicie la búsqueda.



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- A través de la columna Hora de creación, esta columna puede ordenar los expedientes desde el más reciente al más antiguo y viceversa.

6.10.2. Botón Registrar Requisitos

Una vez encontrado el expediente, el botón Registrar Requisitos no aparece inmediatamente, este puede demorar en aparecer aproximadamente entre 45 y



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60 segundos. Es recomendable actualizar la bandeja frecuentemente a través

del botón para saber si al expediente ya se puede registrar requisitos.

6.10.3. Registrando Requisitos y Finalizando Proceso

Una vez que aparece el botón Registrar Requisitos, este se pulsa y aparece una ventana llamada “Requisitos Adjuntos” esta ventana tiene los siguientes componentes:

- Nº de Expediente: Muestra el Número de Expediente- Documento Xerox y botón Actualizar Xerox: Tanto el campo como el botón

están inactivos.



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- Archivo Adjunto: Es un campo automático en el cual aparece el nombre del archivo adjunto seleccionado a través del botón seleccionar.

- Botón Seleccionar: Se utiliza para buscar, seleccionar y adjuntar el archivo (a través del botón abrir de la ventana “Carga de Archivos”) que contiene los requisitos del presente expediente.



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- Obligatoriedad y Requisitos TUPA: Este cuadro muestra los requisitos del servicio según TUPA vigente así como su obligatoriedad.

- ¿Cumplió con Requisitos TUPA? Para señalar si el expediente cumple o no con los requisitos del TUPA vigente.

- ¿Confidencial? Para señalar si los requisitos adjuntos del expediente son de carácter confidencial.

- Número de Folios: En este campo se escribe el número de folios que tienen los requisitos adjuntos.

- Botones Finalizar proceso, cerrar y cancelar: El botón Finalizar proceso hace que el procedimiento del servicio se ejecute correctamente.El botón Cerrar cierra la ventana “Requisitos Adjuntos”, a través de este botón se puede volver a registrar los requisitos del expediente en algún otro momento dentro del plazo de vigenciaEl botón Cancelar cierra la ventana “Requisitos Adjuntos” y suprime el botón Registrar Requisito; es decir, independientemente del plazo de vigencia del expediente, a este ya no se le puede registrar requisitos.



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Una vez finalizado el proceso el expediente desaparece de la bandeja del usuario de mesa de partes y se deriva al responsable respectivo para su aprobación.

7. REGISTROSNo aplica.

8. ANEXOS



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ANEXO 1: BOTONES GUARDAR Y CERRAREstos botones aparecen desde el inicio de la solicitud del registro. El botón Guardar solo se usa cuando se cumplen con todas las obligatoriedades y condiciones de la solicitud tramitada; esto incluye los Datos del Pago, debido a que este botón es el que genera el expediente. El botón Cerrar se emplea para desistir el trámite y solo se puede usar hasta antes de que el servicio se guarde.



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ANEXO 2: BOTONES FINALIZAR Y CANCELAREstos botones aparecen después de guardar la solicitud y generado el expediente. El botón Finalizar sirve para enviar el expediente a la bandeja de la cuenta del BPM y el de Cancelar para desistir el tramite después de haber realizado el pago.



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ANEXO 3: PAGO DEL SERVICIO A TRAVES DEL SALDO A FAVOR Y COMBINACION DE AMBOS TIPOS DE PAGO

Para que el solicitante pueda pagar a través de su saldo a favor, se selecciona en el campo tipo de pago la opción Saldo a favor. Con esta opción de pago, el campo Monto de la ventana “Registrar datos de Pago” es como máximo el monto del costo del servicio solicitado.

En el caso de que se necesite combinar ambos tipos de pago (depósito y saldo a favor) solo se registra el primero según el tipo de pago deseado y luego se vuelve a pulsar el botón “+” para agregar el otro tipo de pago. Como resultado se obtiene dos filas con los datos del pago.



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ANEXO 4: OBLIGATORIEDAD DE REQUISITOS ADJUNTOSLa columna “Obligatorio” de la ventana “Requisitos Adjuntos” no varía. En el caso de importación fitosanitaria se puede ver marcado como “No” el siguiente requisito: “Certificado Fitosanitario de exportación o reexportación oficial del país de origen o procedencia en original para productos de las categorías de riesgo del 3 al 4” sin embargo, si el producto que se está importando pertenece a la categoría de riesgo 3 o 4 la columna debe de marcar como SI, pero esto no sucede. La columna sigue marcando como NO la obligatoriedad de dicho requisito. De todas formas, el usuario de mesa de partes debe de solicitar este requisito para los casos en que sea necesario y adjuntarlo.

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