Brugervejledning

Statens Serum Instituts elektroniske indberetningssystem

Indberetning af IVF- og IUI-behandlinger

Version 3

Statens Serum Institut, juli 2013

2

Indholdsfortegnelse

Introduktion .......................................................................................................................................... 3

Start indberetningsklienten .................................................................................................................. 3

Før indberetningsskemaet udfyldes første gang ................................................................................... 4

Start indberetningen ............................................................................................................................. 6

IVF/IUI skemaets opbygning ............................................................................................................... 7

Skemaoplysninger ............................................................................................................................ 7

Behandlingsstartdato ........................................................................................................................ 7

Klinikoplysninger............................................................................................................................. 7

Patientens grundoplysninger ............................................................................................................ 8

CPR-nummer og erstatnings-CPR-nummer................................................................................. 8

Højde og Vægt ............................................................................................................................. 8

Ryge- og Alkohol vaner ............................................................................................................... 8

Enlig ................................................................................................................................................. 8

Partners grundoplysninger ............................................................................................................... 9

Årsag til barnløshedsbehandling ...................................................................................................... 9

Idiopatisk ...................................................................................................................................... 9

Enlig ........................................................................................................................................... 10

Oocyt donor................................................................................................................................ 11

PGD (Præimplantations genetisk diagnostik) ............................................................................ 11

Behandlingsforløb .......................................................................................................................... 11

IVF/ICSI behandling .................................................................................................................. 12

IVF/ICSI behandling med optøede embryoner (FER) ............................................................... 12

IVF/ICSI behandling med ocytter (donerede eller egne optøede) ............................................. 12

IUI-H/IUI-D ............................................................................................................................... 13

Distribution/Import .................................................................................................................... 13

Medikamentel behandling .............................................................................................................. 13

Aspiration ....................................................................................................................................... 14

Transferering .................................................................................................................................. 14

Assisted Hatching ...................................................................................................................... 15

Komplikationer .............................................................................................................................. 16

Graviditetsprøve ............................................................................................................................. 16

Graviditetsstatus ............................................................................................................................. 16

Validering af de indtastede oplysninger............................................................................................. 18

Indberet udfyldt IVF/IUI skema til Statens Serum Institut ................................................................ 19

Indsende udfyldt IVF/IUI skema til Statens Serum Institut ............................................................... 20

Gemme indtastede oplysninger lokalt ................................................................................................ 21

Annullering af skema ......................................................................................................................... 22

Arkiv .................................................................................................................................................. 22

Brugergrupper .................................................................................................................................... 22

Sammenklapning af IVF/IUI skema på skærmen .............................................................................. 22

Pauseskærm ........................................................................................................................................ 23

3

Introduktion

Dette er en vejledning til elektronisk indberetning af IVF- og IUI-behandlinger i Statens Serum

Insituts elektroniske indberetningsprogram, SEI. Vejledningen forudsætter, at indberetningsklienten

og den digitale signatur er installeret. For yderligere information installation af indberetningsklinten

og digital signatur henvises til følgende link på Statens Serum Instituts hjemmeside:

http://www.ssi.dk/Sundhedsdataogit/Indberetning%20og%20patientregistrering/SEI.aspx

Start indberetningsklienten

Indberetningsprogrammet aktiveres ved at klikke på ikonet på dit skrivebord.

I det næ

I det næste skærmbillede logges ind på indberetningsklienten.

Når der er valgt ’Log ind’, fremkommer nedenstående skærmbillede, hvor der skal indtastes

adgangskoden til den digitale signatur. Tryk på knappen ’OK’ og indberetningsklienten åbnes.

Elektronisk

Indberetning

Vælg knappen ’Log ind’ for

at åbne IVF/IUI skemaet

4

Før indberetningsskemaet udfyldes første gang

Før man kan udfylde et IVF indberetningsskema for første gang, skal man oprettes som bruger af

IVF skemaet. Dette sker ved at kontakte Statens Serum Institut via SEI.

Man tilmelder en ny bruger af IVF skemaet ved først at klikke på Tilmeld bruger, før man logger på

indberetningsklienten. Dernæst indtastes brugerens CPR nummer og eventuelt en tilsendt

aktiveringskode, og der klikkes på godkend.

5

Efterfølgende vælges det certifikat/den digitale signatur (i eksemplet ovenfor er der ikke angivet

noget certifikat), som skal oprettes som bruger af skemaet og der klikkes på godkend. Man kan kun

tilmelde personer, som har en digital signatur installeret på computeren. Dvs., at der skal installeres

en digital signatur, før man tilmelder sig som bruger af IVF skemaet.

I det næste skærmbillede skal man vælge, hvilket skema man ønsker at blive tilmeldt som bruger af.

Afmærk IVF/IUI version 2 og klik på godkend.

Til sidst fremkommer der et skærmbillede, hvor man kan se, personen der ønsker at blive tilmeldt

som bruger af hvilke skemaer. Der afsluttes ved at klikke på godkend.

6

Start indberetningen

Det første man gør, når man starter med at indberette, er at oprette et nyt IVF/IUI skema. Dette

gøres ved at trykke her:

eller vælg fanen ”Skema” vælg dernæst ”Ny indberetning” eller brug genvejen Ctrl+N

I det næste skræmbillede vælges ”IVF/IUI version 2” (der kan være flere skemaer/attester på listen

som vist nedenfor, hvis man har rettigheder til at indberette flere forskellige skematyper). Tryk på

knappen ”Godkend”. Hvis man kun indberetter IVF/IUI springes dette skærmbillede over.

Herved åbner det elektroniske IVF/IUI skema.

Opret nyt IVF/IUI skema foretages ved at klikke her

7

IVF/IUI skemaets opbygning

Skemaoplysninger

Denne del af IVF/IUI skemaet indeholder et felt med dato for skemaets oprettelse. Denne dato

indsættes automatisk og kan ikke ændres af brugeren.

Behandlingsstartdato

Her indsættes dato for påbegyndt stimulations-/substitutionsbehandling eller 1. menstruationsdato.

Klinikoplysninger

Her skal behandlingsstedet angives. Der skal enten angives sygehus- og afdelingkode eller et

ydernummer. Sygehus og afdeling kan angives enten ved at taste sygehuskoden eller ved at finde

det i navnelisten. Når der er valgt et sygehus, fremkommer der en liste med mulige afdelinger at

vælge imellem.

Vælges der at indtaste et ydernummer, valideres dette under indtastning, så der ikke kan indtastes et

ikke eksisterende ydernummer.

8

Patientens grundoplysninger

CPR-nummer og erstatnings-CPR-nummer

Hvis patienten har et dansk CPR-nummer, kan CPR-opslagsfunktionen anvendes, så man kan få

tjekket, at det er det korrekte CPR-nummer og samtidig få indsat navn, adresse og bopælskommune.

Hvis der er tale om en person uden dansk CPR-nummer, skal der angives et korrekt erstatnings-

CPR-nummer, og der skal indtastes en landekode.

Erstatnings-CPR-nummeret konstrueres ved at angive patientens fødselsdato og de sidste to cifre i

fødselsåret (dag-måned-år). Det 7. ciffer i erstatnings-CPR-nummeret anvendes til at angive hvilket

århundrende patienten er født i (0=1900-1999 og 6 hvis patienten er født efter 1999). Patientens

initialer angives i det 8. og 9 ciffer. Det 10. ciffer er et løbenummer, der angiver patientens køn (lige

for kvinder og ulige for mænd), og dette tallet er vilkårligt.

Mit erstatnings CPR-nummer er derfor: 1505750cs0

Da jeg er født den 15. maj 1975 og hedder Charlotte Skovlund.

Højde og Vægt

Patientens højde og vægt angives og BMI beregnes automatisk. Hvis disse oplysninger ikke er

tilgængelige, og man intet indtaster, vil valideringen efterfølgende komme med en advarsel, men

det er muligt at indberette et skema uden disse oplysninger.

Ryge- og Alkohol vaner

Herefter angives patientens ryge- og alkoholvaner. Det er muligt at afkrydse i feltet ”Vil ikke

oplyse/uoplyst”, hvis denne oplysning mangler, eller patienten ikke vil oplyse den. Bemærk rygning

er antal pr. dag, og alkohol er antal genstande patienten skønnes at drikke i gennemsnit pr. uge.

Enlig

Der afkydses her, hvis patienten er enlig, og herved lukkes skema til angivelse af partners

gundoplysninger automatisk.

9

Partners grundoplysninger

Som for patienten skal der angives et CPR-nummer eller erstatnings-CPR-nummer, samt partnerens

højde, vægt, ryge- og alkoholvaner.

Årsag til barnløshedsbehandling

For par i barnløshedsbehandling angives året, hvor ønsket om at få et barn opstod f.eks. det år, hvor

anvendelse af præventionen ophørte. Dette ønskes ikke oplyst for enlige- og lesbiske kvinder.

Kvinde

Kvindens og mandens primære diagnoser angives.

Der skal altid angives en primær diagnose (årsag) både for kvinden og for manden ved behandling

af heterosexuelle par. Ved behandling af en enlig- eller lesbisk kvinde – se senere afsnit.

I de tilfælde, hvor der findes en årsag hos kvinden, og mandens sæd er undersøgt og fundet normal,

vælges ”Normal sædkvalitet” som primær årsag hos manden.

Idiopatisk

Hvis både manden og kvinden er undersøgt, og der ikke er fundet nogen medicinsk årsag til den

manglende graviditet, vælges ”Idiopatisk” og muligheden for at angive henholdvis kvindens og

mandens primære årsag lukkes.

10

Enlig

Hvis den eneste grund til behandling er, at kvinden er uden mandlig partner, skal der under Ӂrsag

til barnløshedsbehandling” vælges ”Sterilitas feminae af andre årsager" under kvindens primære

årsag og "uden mandlig partner" angives som tillægskode. Hvis der derimod forekommer en

medicinsk årsag udover at kvinden er uden mandlig partner, og som kan have betydning for

fertilitetsbehandlingen, angives denne som den primær årsag hos kvinden.

Mandens årsag lukkes automatisk, når der er sat kryds i Feltet Enlig. Der må ikke vælges idiopatisk

ved behandling af en enlig kvinde.

Lesbisk

Ved behandling af et lesbisk par skal med-moderens (partnerens) CPR-nummer, ryge og alkohol

vaner angives under partnerens grundoplysninger. Højde og vægt skal ikke angives.

Når der er registeret et kvindeligt CPR-nummer under partner, lukkes mandens primære årsag

automatisk. Der skal ikke afkrydes i enlig, og der må ikke vælges idiopatisk for en lesbisk kvinde.

Udfyldning af primær årsag: Se beskrivelsen for behandling af enlig.

11

Oocyt donor

Hvis kvinden er oocyt donor vælges ”Enlig” og ”Ufrivillig barnløs siden år” springes over. Som

primær årsag vælges ”Sterilitas feminae af andre årsager” og som tillægskode vælges ”Oocyt

donor”.

PGD (Præimplantations genetisk diagnostik)

Denne behandlingsmetode må kun udføres på de klinikker, der har Sundhedsstyrelsens tilladelse.

D.v.s. behandlingen må i dag udføres på Fertilititsklinikkerne på Rigshospitalet,

Universitetshospitalet Skejby og Odense Universitetshospital.

Familieamnese med den tilgrundliggende sygdom udfyldes ved valg fra listen.

Hvis der f.eks skrives ”Translo” kommer de forskellige muligheder for Trisomia frem.

Hertil skal der vælges, hvilken paragraf i Lov om Kunstig Befrugtning behandlingen udføres efter.

Behandlingsforløb

Her er følgende valgmuligheder:

IVF/ICSI behandling

IVF/ICSI behandling med optøede embryoner (FER)

IVF/ICSI behandling med oocytter (donerede eller egne optøede)

IUI-H/IUI-D

Distribution/Import

Distribution/Eksport

12

IVF/ICSI behandling

Der skal her angives hvilken fertiliseringsmetode, der er foretaget.

Hvis der vælges ”IVF/ICSI behandling”, kan der samtidig vælges ”IVF/ICSI behandling med

optøede embryoner (FER)”. For de andre behandlingstyper kan der kun vælges en type.

Herefter fortsættes til ”Medikamentel behandling”.

IVF/ICSI behandling med optøede embryoner (FER)

Hvis der vælges ”IVF/ICSI behandling med optøede embryoner (FER)”, skal der angives, hvilken

fertilliseringsmetode, der blev anvendt i den friske behandling samt angives hvilken

nedfrysningsmetode, der blev brugt.

IVF/ICSI behandling med ocytter (donerede eller egne optøede)

Vælges ”IVF/ICSI behandling med oocytter (donerede eller egne optøede)”, skal der ud over

fertiliseringsmetode vælges ”kilde” altså oocytternes ophav. Hvis der vælges donerede oocytter

angives oplysninger om doneren. Altså, der skal angives, om oocytterne doneres af fertil doner eller

fra en kvinde i IVF-behandling.

Type, her angives Friske oocytter, hvis der er tale om oocytdonation, og der angives optøede

oocytter samt nedfrysningsmetode, hvis det er kvinden egne oocytter.

13

IUI-H/IUI-D

Ved insemination vælges ”IUI-H/IUI-D”, og sædtypen skal angives. For enlige kan kun vælges IUI-

Donor.

Distribution/Import

Her angives om det er oocytter eller embryoner, der er modtaget, antallet og hvor

oocytterne/embryonerne er modtaget fra.

Medikamentel behandling

Her skal angives alle de præparater, der er anvendt i forbindelse med et behandlingsforløb.

14

Aspiration

For aspiration udfyldes ”Dato for aspiration”. Hvis aspirationen aflyses udfyldes ”Dato for

aflysning af aspiration”. Herefter lukker resten af skemaet.

Hvilken procedure, der er anvendt, vælges under ”Aspirationstype”, og der angives herefter, hvor

mange oocytter der er aspireret ialt. Under ”Anvendelse af oocytter” skal der nu ved valg af

tillægskoder redegøres for anvendelse af alle aspirerede oocytter, så det samlede antal til sidst

stemmer med antallet angivet under ”Antal aspirerede oocytter”.

Hvis alle oocytterne kasseres/doneres eller nedfryses, lukkes resten af indberetningsskemaet ved at

krydse af i ”Afslutning af behandlingsforløb”.

Transferering

Når der under behandlingsforløb er valgt ”IVF/ICSI behandling”, kan der kun vælges ”Antal friske

embryon(er) transfereret”. Hvis der vælges kun at transferer et embryon, skal der angives, om det

udføres ”Elektivt” eller ”Non-elektivt”. Herefter skal der angives, om der er overskydende

embryoner, hvis ”Ja”, skal antal angives til de forskellige muligheder listed.

15

Når der under behandlingsforløb er valgt ”IVF/ICSI behandling med optøede embryoner (FER)”,

skal der kun vælges ”Antal optøede embryon(er) transfereret”. Hvis der vælges kun at transferer et

embryon, skal der angives, om det udføres ”Elektivt” eller ”Non-elektivt”. Herefter skal der

angives, om der er overskydende embryoner, hvis ”Ja”, skal antal angives til de forskellige

muligheder listed.

Det er muligt at angive transferering af både friske embryoner og optøede embryoner i samme

behandlingsforløb. Dette kræver, at der i Faneblad ”Behandlingsforløb” vælges både ”IVF/ICSI

behandling” og ”IVF/ICSI behandling med optøede embryoner (FER)”, hvorefter man kan angive

antallet af friske og optøede embryoner, der transfereres.

Assisted Hatching

Hvis der er udført assisted hatching krydses af.

16

Komplikationer

For hver behandling skal der angives, om der har været komplikationer med hospitalsindlæggelse,

og i givet fald skal diagnosen herfor vælges ud fra nedenstående liste.

Graviditetsprøve

Der skal udfyldes en dato for graviditetsprøve samt angives, om graviditetstesten er udført ved

urinprøve (u-hCG) eller en blodprøve (s-hCG). Ved negativt resultat udfyldes: ”Dato for afslutning

af behandling – ingen graviditet” og resten af skemaet lukkes.

Der er i en overgangsperiode indsat en mulighed for at afslutte indberetningen ved at vælge

”Graviditetsprøve ikke foretaget”. Denne mulighed kan anvendes i de få tilfælde, hvor

klinikkerne/centrene ikke kan få oplyst udfaldet af graviditetstesten fra patienten. Med denne

”kattelem” kan indberetningen dog foretages. Men det skal præciseres, at det er

klinikkernes/centrenes pligt at indhente disse oplysninger fra patienten, for at kvalitet af behandling

kan følges.

Graviditetsstatus

17

Hvis graviditetstesten er positiv, skal der udfyldes oplysninger om graviditetsstatus. Der skal ikke

længere udfyldes oplysninger om graviditetens endelige udfald, idet oplysninger om fødsler kan

hentes fra fødselsregisteret.

Under ”Graviditetsstatus” er der ligeledes indsat en midlertid ”kattelem” nemlig valgmuligheden

”Scanning ikke foretaget”. Som det var gældende for manglende graviditetsprøve, kan

”kattelemmen” anvendes, hvis klinikken/centeret ikke kan få oplyst svaret på graviditetsscanningen.

Skemaet kan så indberettes på trods af dette. Men igen skal det poienteres, at det er

klinikkernes/centrenes ansvar at indhente disse oplysninger, for at kvaliteten af behandlingen kan

følges.

18

Validering af de indtastede oplysninger

Når skemaet er færdig udfyldt, skal det valideres i sin helhed, inden det kan indsendes til Statens

Serum Institut. Dette gøres ved at trykke på knappen i værktøjslinien eller ved at vælge

”Valider” under fanen ”Skema” eller benytte tasterne Ctrl + E.

I nedenstående figur er vist et eksempel på et IVF/IUI skema, der ikke er klar til indsendelse til

Statens Serum Institut. Når IVF/IUI skemaets indhold valideres, og der forekommer fejl og/eller

mangler listes disse i skærmbilledet ’Fejl og advarsler’, som vist nedenfor.

Her er en fejl, der skal rettes, for at skemaet kan indsendes. Den er markeret med en rød advarsel.

Den gule advarsel betyder, at skemaet kan insendes med denne mangel, men vi gør opmærksom på,

at oplysningen mangler.

Når der ikke længere forekommer fejl og/eller mangler(de røde advarsler), er IVF/IUI skemaet klar

til at blive indsendt til Statens Serum Institut. Nedenstående figur viser et eksempel på korrekt

valideret IVF/IUI skema.

19

Indberet udfyldt IVF/IUI skema til Statens Serum Institut

Når IVF/IUI skemaet er færdigudfyldt, og valideringen ikke giver anledning til flere rettelser,

lægges det i udbakken.

Dette gøres ved at trykke på kuverten med den røde pil eller ved at vælge ”Læg i udbakke” under

fanen skema eller anvende genvejen Ctrl I.

”Udbakke” i navigationsmenuen kommer en oversigt over hvilke IVF/IUI skemaer, der er klar til at

blive indsendt til Statens Serum Institut. IVF/IUI skemaer i udbakken kan aktiveres ved at

dobbeltklikke på dem med musen. I det nedenfor viste eksempel på indholdet af ’Udbakke’, er det

valgt at skjule CPR-nr., bruger og gruppe, men disse vil dog være synlige i din opsætning.

Vælg ”Udbakke”

for at se indhold

Oversigt over

indholdet af ”Udbakke”

20

Indsende udfyldt IVF/IUI skema til Statens Serum Institut

Fra udbakken kan udfyldte IVF/IUI skemaer sendes til Statens Serum Institut enten enkeltvis eller

flere ad gangen. Dette gøres ved at trykke på brevene i menubaren eller ved at vælge

”Modtage/send” egne….’ Eller ved at anvende genvejen Ctrl M. Hvis man ønsker at sende alle

skemaer, uanset hvem der fremstår som bruger, bruges i stedet ”Modtage send alle…” eller

genvejen Ctrl O.

eller fra menuen ’Modtag/send alle…’

Når der er valgt ’modtag/send egne…’ eller modtag/send alle..’, fremkommer nedenstående liste,

hvor indholdet af ’Udbakken’ er vist. Her er det muligt at fra- eller tilvælge de IVF/IUI skemaer,

der skal indsendes til Statens Serum Institut. I det nedenfor viste eksempel på indholdet af ’Send

dokumenter’, er det valgt at skjule CPR-nr og bruger, men disse vil dog være synlige i din

opsætning.

Når IVF/IUI skemaet er indsendt til Statens Serum Institut, forsvinder de fra udbakken, men kan

ses og åbnes og udskrives fra ’Sendte skemaer’.

Indsendelse af IVF/IUI skema foretages

ved at klikke her (modtag/send skema)

Her kan fra- eller tilvælges de IVF/IUI skemaer, som ønskes

indsendt til Statens Serum Institut ved at fjerne eller tilføje

hakket i boksen ud for det enkelte IVF/IUI skema.

21

Gemme indtastede oplysninger lokalt

Der er mulighed for løbende at gemme en kladde af de IVF/IUI skemaer, der er aktive (d.v.s. åbne).

Da IVF/IUI skemaet består af en række delforløb, der finder sted på forskellige tidspunkter, er det

muligt at udfylde skemaet løbende og gemme det som kladde.

eller ved valg fra menuen ”Gem kladde” eller med genvejstasten Ctrl S.

Vælges ”Kladde” i navigationsmenuen, fremkommer der en oversigt over de IVF/IUI skemaer, der

er gemt som kladde. IVF/IUI skemaer gemt som kladde kan aktiveres ved at dobbletklikke på dem

med musen. I det nedenfor viste eksempel på indholdet af ’Kladder’ er det valgt at skjule CPR-nr.,

bruger og gruppe, men disse vil dog være synlige i din opsætning.

Vælg ”Kladder”

for at se indhold

Oversigt over

indholdet af ”Kladder”

Gem IVF/IUI skema som kladde

foretages ved at klikke her

22

Annullering af skema

Hvis man ønsker at annullere et skema, f.eks. hvis man er kommet til at indberette den samme

patient to gange, gøres det ved at markere skemaet under ”Sendte skemaer” og vælger ”Annuller

indberettet skema” eller genvejstasten Ctrl+U eller trykke her:

Du vil blive spurgt, om du er sikker på, at du vil annullere dette skema, og når du svare ”Ja”, vil

der blive bedt om din kode. Annulleringen sendes ind til Statens Serum Institut, og skemaet vil

være markeret som vist ovenover.

Arkiv

Bliver mængden af sendte skemaer for stor, kan de flyttes til arkiv. De skemaer der ønskes flyttet

markeres ved at holde ctrl nede og der trykkkes på højre musetast og vælges ”Flyt til arkiv…”. På

samme måde kan skemaet flyttes tilbage til ”sendte skemaer” ved at markere skemaet og trykke på

højre musetast og vælge ”Flyt til sendte skemaer…”.

Brugergrupper

Behandlingsforløbet strækker sig typisk over tid, og det er derfor ikke nødvendigvis den samme

person, der starter med at udfylde skemaet, som senere afslutter det, efter resultat af graviditet er

blevet indberettet til fertilitetsklinikken. Derfor skal brugere ved samme klinik være i samme

brugergruppe, hvad angår den digitale signatur (medarbejder certifikat). Hvis medarbejdere i den

samme klinik ikke kan se hinandens indberettede skemaer, kontakt da Statens Serum Institut.

Hvis flere klinikker samarbejder – eksempelvis ved transport IVF – skal klinikkerne indbyrdes

aftale hvem, der står for indberetningen. Brugergrupper kan således ikke oprettes mellem klinikker.

Sammenklapning af IVF/IUI skema på skærmen

For at kunne bevare overblikket over IVF/IUI skemaet kan det være hensigtsmæssigt at klappe det

sammen svarende til de enkelte delforløb.

Annuller allerede indsendt IVF/IUI skema til

Statens Serum Institut ved at klikke her

23

Pauseskærm

Når IVF/IUI skemaet ikke har været i brug et stykke tid, vil den automatisk lukke, og man skal

logge på igen.

IVF/IUI skema

foldes sammen

eller foldes ud ved

at klikke her

IVF/IUI skema er her vist sammenklappet

svarende til de enkelte delforløb