Brukerveiledning om arkiv

1. Kort og godt om arkivtjenesten ved UiT ................................................................................................. 3

2. Om saksbehandlings- og arkivsystemet ePhorte + litt til ........................................................................ 3

3. Hva skal registreres og arkiveres? ........................................................................................................... 5

4. Saks- og journalpostbegrepet ................................................................................................................. 6

4.1. Én sak – flere journalposter ............................................................................................................. 6

4.2. Én sak – flere saker? ........................................................................................................................ 6

4.3. Lenker i ePhorte .............................................................................................................................. 7

5. Postmottak og registrering ...................................................................................................................... 7

5.1. Universitetets e-postmottak ........................................................................................................... 7

5.2. Intern elektronisk korrespondanse ................................................................................................. 7

6. Fordeling av dokumenter ........................................................................................................................ 8

7. Saksbehandling ........................................................................................................................................ 8

7.1. Dokument som ikke skal besvares – avskriving............................................................................... 9

7.2. Dokumenter som skal besvares ...................................................................................................... 9

7.3. Nytt dokument ................................................................................................................................ 9

8. Dokumentflyt – digital godkjenning i stedet for underskrift ................................................................. 10

9. Ferdigstilling og distribusjon av dokumenter ........................................................................................ 11

10. Dokumenter unntatt offentlighet ..................................................................................................... 11

11. Taushetsplikt ..................................................................................................................................... 12

12. Oppfølging av saksbehandlingen ....................................................................................................... 12

12.1 Restansekontroll / oppfølging av ubesvarte dokumenter ............................................................ 12

13. Møte- og utvalgssaker ....................................................................................................................... 13

14. Avslutte (lukke) saker ........................................................................................................................ 14

15. Utlån av arkivsaker på papir .............................................................................................................. 14

Ordliste om arkiv for saksbehandlere og ledere ........................................................................................... 15

1. Kort og godt om arkivtjenesten ved UiT

2. Om saksbehandlings- og arkivsystemet ePhorte + litt til

3. Hva skal registreres og arkiveres?

4. Saks- og journalpostbegrepet

4.1. Én sak – flere journalposter

4.2. Én sak – flere saker?

4.3. Lenker i ePhorte

5. Postmottak og registrering

Det kan være nyttig å lese om de ulike dokumenttypene i ordlista for å forstå dette punktet bedre.

5.1. Universitetets e-postmottak

5.2. Intern elektronisk korrespondanse

6. Fordeling av dokumenter

7. Saksbehandling

7.1. Dokument som ikke skal besvares – avskriving

7.2. Dokumenter som skal besvares

vs

7.3. Nytt dokument

8. Dokumentflyt – digital godkjenning i stedet for underskrift

9. Ferdigstilling og distribusjon av dokumenter

10. Dokumenter unntatt offentlighet

11. Taushetsplikt

12. Oppfølging av saksbehandlingen

12.1 Restansekontroll / oppfølging av ubesvarte dokumenter

13. Møte- og utvalgssaker

14. Avslutte (lukke) saker

15. Utlån av arkivsaker på papir

Ordliste om arkiv for saksbehandlere og ledere

Arkivverdig – om dokument som må arkiveres, uavhengig av format.

Om noe er arkivverdig er uavhengig mediet det er lagret på – det kan gjelde papir, e-post,

sms og mye mer. Spør arkivet!

Sak - Alle dokumenter som naturlig hører sammen i et definert saksbehandlingsløp knyttes

til ett saksnummer.

Journalpost – Betegnelse for én enkelt registrering. Én sak kan ha flere journalposter. Hver

journalpost har ett hoveddokument, og kan ha ubegrenset antall vedlegg. Saks- og

journalpostnummer i kombinasjon gir hvert dokument en unik identitet.

Dokument – ifølge offentleglova § 4 defineres dokument på følgende måte: “Med dokument

er meint ei logisk avgrensa informasjonsmengd som er lagra på eit medium for seinare

lesing, lytting, framsyning, overføring eller liknande.”

I ePhorte: Saksnummeret tildeles av systemet når du oppretter en ny sak, og

består av årstall + løpenummer (for eksempel 2010/518).

I ePhorte: For eksempel 2010/518-23 (dokument 23 i sak 518 som er opprettet i

2010). Her må opplysninger som dato, innhold/tittel, avsender/mottaker og

eventuell hjemmel/tilgangskode registreres.

I ePhorte: Man omtaler ofte et dokument som enten et hoveddokument og/eller

vedlegg.

I ePhorte:

Dokumenter som krever saksbehandling og som inngår i en

avgjørelsesprosess.

Saksframlegg til styrings- og beslutningsorganer.

Innkomne dokumenter som krever et svar, men ikke nødvendigvis fører til

stor saksbehandling.

Tilgangskode – begrep for å begrense tilgang til dokumenter i ePhorte, enten

a) fordi de er vurdert unntatt i henhold til offentlighetsloven, eller

b) det foreligger personopplysninger som er taushetsbelagte

Under ser man eksempel på tilgangskode i redigeringsvinduet til en journalpost.

I ePhorte ser dette slik ut:

I ePhorte: ved å klikke på forstørrelsesglasset ved rubrikken Tilgangskode kommer

det opp ei liste over tilgjengelige hjemler fra Offentlighetsloven. Studentforvaltning

påføres S, personforvaltning P etc.

Dokumenttyper

I-dokument – innkommende brev fra ekstern mottaker, som personer, bedrifter og

institusjoner utenfor UiT.Med ekstern mottaker menes også ansatte og studenter ved UiT

som privatpersoner, altså som skriver på egne vegne og ikke i kraft av sitt embete ved

institusjonen.

U-dokument – utgående brev til ekstern mottaker. Se I-dokument for definisjon på ekstern

mottaker.

N-dokument - internt notat med oppfølging. N-notater er intern korrespondanse mellom

ePhorte-brukere som skriver brev i kraft av sitt embete ved UiT.

X-dokument – internt notat uten oppfølging. Man kan imidlertid sette på kopimottaker

dersom man ønsker å orientere noen om innholdet i notatet. Klassiske eksempel på X-

dokument er møteinnkalling, møtereferat og attester/vitnemål/CV.

S-dokument – er et saksframlegg/innstilling.

Avskriving - å ta et dokument til etterretning/orientering.

Restanse – mottatte dokumenter (I- og N-dokument) som ikke er avskrevet kalles

restanser, og arkivet sender ut restanselister til saksbehandlerne omtrent fire ganger i året

for dokumenter som ikke er besvart eller avskrevet. Når en journalpost har restanse vises

dette i form av et lite flagg, som vist under Avskriving. Restansekontrollen utføres på

bakgrunn av arkivforskriftens § 3-7. Dette gjør vi for å oppfylle forvaltningsloven og ved å ha

rutiner for å rydde i arkivsystemet får vi en oppdatert saksbehandlings- og arkivdatabase.

I ePhorte: dokumenter som skal avskrives står markert med flagg. Når

saksbehandler avskriver signaliserer dette at dokumentet er sett, lest og eventuelt

videreformidlet.

Dokumentflyt – digital signering. Brukes når et dokument skal godkjennes av andre enn

saksbehandler for å kunne vise til at dokumentet er godkjent av leder/medunderskriver.

Dersom den som skal godkjenne ikke er ePhorte-bruker, finnes det alternative måter for å få

gyldig underskrift. Du kan lese brukerveiledning om dokumentflyt her.