Upload
others
View
53
Download
10
Embed Size (px)
Citation preview
BUKU 1PEDOMAN PENYUSUNAN STANDAR OPERASIONAL
PROSEDUR UPTD PENGELOLAAN
AIR LIMBAH DOMESTIK
BAGAIMANA
SEHINGGA PELAYANAN BERKELANJUTAN
TUGAS
DENGAN BENAR
DILAKSANAKAN
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYATDIREKTORAT JENDERAL CIPTA KARYADIREKTORAT PENGEMBANGAN PENYEHATAN LINGKUNGAN PERMUKIMAN
BUKU 1PEDOMAN PENYUSUNAN STANDAR OPERASIONAL
PROSEDUR UPTD PENGELOLAAN
AIR LIMBAH DOMESTIK
i
PENGANTAR
Penyelenggaraan pengelolaan air limbah domestik bertujuan untuk meningkatkan akses pelayanan air lim-bah domestik yang ramah lingkungan, sehingga tercapai peningkatan kualitas kehidupan masyarakat dan lingkungan yang lebih baik dan sehat. Undang-undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang
Pemerintahan Daerah, menyatakan bahwa pengelolaan air limbah termasuk dalam urusan wajib Pemerintah Daerah dan merupakan pelayanan dasar bagi masyarakat. Selan-jutnya dalam Peraturan Presiden Nomor 2 tahun 2015 tentang Rencana Pembangunan Jangka Menengah Nasional 2015–2019 juga menyatakan pencapaian universal akses sanitasi pada tahun 2019.
Menjawab tantangan universal sanitasi tersebut, Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat bersama Pemerintah Daerah berkomitmen untuk meningkatkan akses air limbah domestik berupa pembangunan infrastruktur air limbah di kabupaten/kota yang meliputi sistem pengelolaan air limbah setempat (on-site system), sistem pengelolaan air limbah terpusat (off-site system) dan pembangunan Instalasi Pengolahan Lumpur Tinja (IPLT). Agar sistem pengelolaan air limbah ini dapat berkelanjutan maka harus disertai dengan komponen pendukung yaitu regulasi air limbah domestik, institusionalisasi layanan, penyadaran perubahan perilaku masyarakat dan promosi pelayanan, serta kebijakan pendanaan maupun penagihan retribusi pelanggan.
Dalam rangka peningkatan institusionalisasi layanan air limbah domestik, Direktorat Pengembangan Penyehatan Lingkungan Permukiman, Direktorat Jenderal Cipta Karya bersama mitra melakukan pendampingan kepada Pemerintah Daerah, sehingga diharapkan terbentuk operator air limbah domestik dalam bentuk Unit Pelaksana Teknis Dinas (UPTD). UPTD yang telah
“Dalam rangka peningkatan institusionalisasi layanan air limbah domestik, Direktorat Pengembangan Penyehatan Lingkungan Permukiman, Direktorat Jenderal Cipta Karya bersama mitra melakukan pendampingan kepada Pemerintah Daerah, sehingga diharapkan terbentuk operator air limbah domestik dalam bentuk Unit Pelaksana Teknis Dinas (UPTD).”
ii
Jakarta, Maret 2016 Direktur Jenderal Cipta KaryaKementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat
Dr. Ir. Andreas Suhono, M.Sc
terbentuk perlu dibina sehingga terjadi peningkatan kompetensi dan kapasitas baik itu sumberdaya manusia, manajemen operasi asset, manajemen pelanggan dan manajemen pendapatan.
Untuk meningkatkan kompetensi dan kapasitas UPTD air limbah domestik tersebut, Direktorat Pengembangan PLP bersama IUWASH telah menyusun sejumlah materi referensi berdasarkan pengalaman implementasi lapangan, berupa, antara lain: 1) Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur UPTD Pengelolaan Air Limbah Domestik, 2) Flipchart dan Buku Saku Sistem Pengelolaan Air Limbah Domestik Setempat, 3) Flipchart dan Buku Saku Sistem Pengelolaan Air Limbah Domestik Terpusat - Skala Permukiman, 4) Panduan Pengelolaan Air Limbah Domestik Perkotaan. Selain UPTD, materi ini dapat juga dipergunakan oleh dinas terkait maupun pemangku kepentingan lainnya dalam menyelenggarakan pengelolaan air limbah domestik masing-masing wilayah serta dapat disesuikan dengan kondisi dan karekteristiknya daerah masing masing.
Dalam kesempatan ini kami mengucapkan terimakasih kepada para pihak yang telah membantu menyusun materi ini. Semoga materi ini memberikan manfaat bagi peningkatan kualitas lingkungan dan kesehatan masyarakat Indonesia secara menyeluruh.Terima kasih.
iii
PENGANTAR
UPTD PAL yang telah dibentuk diberbagai Kota/Ka-bupaten memiliki tanggung jawab yang cukup besar dalam mengelola lumpur tinja dari tangki-tangki
septik rumah tangga, sistem pembuangan air limbah do-mestik (skala kecil dan besar), serta mengawasi pembinaan dan membantu kelompok-kelompok masyarakat dalam mengelola sistem-sistem sanitasi komunal. Pada akhirnya, UPTD ini juga diharapkan dapat menjamin keberlanjutan teknis dan keuangan dari semua fasilitas-fasilitas sanitasi yang diba ngun oleh Pemerintah Indonesia dan mitra-mitra lainnya.
Untuk mendukung pelaksanaan tanggung jawab UPTD PAL ke depan, IUWASH telah berkomitmen akan memperkuat tanggung jawab UPTD-PAL melalui beragam pendamping an teknis, pelatihan staf UPTD-PAL, pemodelan tarif dan pengelolaan pendapatan, juga pembuatan rencana usaha, termasuk pembuatan Standar Operasional Prosedur (SOP).
Tujuan dari penyusunan SOP UPTD PAL ini adalah seba-gai referensi bagi UPTD PAL dan untuk membentuk data base contoh meliputi SOP Administrasi/Prosedur maupun SOP Teknis/Instruksi Kerja/Tata Kerja Individu/Tata Kerja Penggunaan Alat yang dapat dijadikan rujukan bagi UPTD yang akan menyusun SOPnya sendiri, pada lingkup aspek-aspek strategis pengelolaan sebuah UPTD PAL seperti Manajemen Administrasi Lembaga Operator, Sumber Daya Manusia, Manajemen Operasi Aset, Manajemen Pelanggan, Manajemen Pendapatan.
Selain merujuk kepada standar ISO sebagai kesepakatan Internasional dalam manajemen mutu, memenuhi peratur-an perundang-undangan yang berlaku merupakan sebuah keniscayaan. UPTD PAL juga harus menerapkan/meng-ikuti aturan penyusunan dan penerapan tentang SOP yang sifatnya “mandatory”. Saat ini telah terbit Permendagri no 52 Tahun 2011 tentang Standar Operasional Prosedur
"Tujuan dari Penyusunan SOP UPTD PAL ini adalah sebagai salah satu referensi/database contoh SOP bagi UPTD dalam menyusun SOP di UPTD Air Limbah di masing-masing daerah. "
iv
di Lingkungan Pemerintah Provinsi dan Kabupaten/Kota maupun Permenpan Reformasi Birokrasi No. 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan (SOP-AP).
Dari proses penerjemahan tujuan dan identifikasi terha-dap potensi sumber daya pendukung UPTD PAL yang ada, serta proses diskusi dengan stakeholder IUWASH, disim-pulkan ada 28 SOP prioritas yang harus disusun dan telah diselesaikan sebagaimana disajikan daftarnya pada Bab 3 dan hasilnya pada lampiran dokumen SOP.
Format Dokumen SOP yang dihasilkan ini menggunakan pendekatan ISO. Dalam penerapannya di masing-masing UPTD PAL nanti, perbedaan format ini kami pandang tidak terlalu signifikan, sebagaimana dijelaskan dalam Bab 2 buku laporan ini. Penyesuaian Dokumen dan Format SOP akan relatif mudah dilakukan, karena pada intinya hasil penyu-sunan SOP ini sudah kami upayakan seumum/se”generic” mungkin, sebelum diadopsi oleh masing-masing UPTD, sementara bentuk struktur organisasi UPTD PAL yang ada belum ada yang rigid dan seragam di semua UPTD PAL.
Penyusun mengakui bahwa dari hasil penyusunan ini masih banyak sekali hal-hal yang harus disempurnakan. Kami membuka peluang saran dan masukan untuk kebaikan kita bersama.
Jakarta, 1 Februari 2016Penyusun,
USAID IUWASH
2. DAFTAR ISI
v
2. DAFTAR ISI
Pengantar i
BAB 1 PENDAHULUAN 1
1.1 Latar Belakang 1
1.2 Tujuan dan Sasaran 2
1.3 Rujukan Penyusunan SOP 3
1.4 Pengertian 4
1.5 Manfaat 5
1.6 Prinsip 6
1.6.1 Prinsip Penyusunan SOP 6
1.6.2 Prinsip Pelaksanaan SOP 7
BAB 2 JENIS , FORMAT, DOKUMEN & PENETAPAN SOP 9
2.1 JENIS 9
2.1.1 SOP berdasarkan Sifat Kegiatan 9
2.1.1.1 SOP Teknis/Instruksi Kerja/ 9
Tata Kerja Individu
2.1.1.2 SOP Administratif/Prosedur 10
2.2 FORMAT 12
2.2.1 Format Umum SOP 12
2.2.1.1 Langkah Sederhana (simple Steps) 12
2.2.1.2 Tahapan berurutan (Hierarchical Steps) 13
2.2.1.3 Grafik (Graphic) 13
2.2.1.4 Diagram Alir (Flowcharts) 13
2.2.2 Format SOP UPTD PAL 14
2.2.2.1 Format Diagram Alir Bercabang
(Branching Flowcharts) 15
vi
2.2.2.2 Penggunaan 5 Simbol Flowcharts 15
2.2.2.3 Pelaksana dipisahkan dari kegiatan 16
2.3 DOKUMEN SOP UPTD PAL 17
2.3.1 Dokumen SOP UPTD PAL tersusun
(pendekatan ISO) 17
2.3.1.1 Format Narasi Prosedur 17
2.3.1.2 Diagram Alir Prosedur 19
2.3.2 Dokumen SOP UPTD PAL
pengembangan (Permenpan RB 35/2012) 19
2.3.2.1 Unsur Dokumentasi 20
2.3.2.1.1 Halaman Judul (Cover) 20
2.3.2.1.2 Keputusan Pimpinan
Kementrian/Lembaga/Pemda 20
2.3.2.1.3 Daftar isi dokumen
SOP UPTD PAL 20
2.3.2.1.4 Penjelasan singkat penggunaan 21
2.3.2.2 Unsur Prosedur 21
2.3.2.2.1 Bagian Identitas 21
2.3.2.2.2 Bagian Flowchart 23
2.4 PENETAPAN DOKUMEN SOP AP 24
PETUNJUK PEMAKAIAN 25
CONTOH-CONTOH SOP UPTD PAL
BAB 3 DAFTAR HASIL PENYUSUNAN SOP UPTD PAL 29 LAMPIRAN 1. Lampiran 1: Daftar SOP UPTD PAL
2. Lampiran 2: Dokumen SOP UPTD PAL
1
1. PENDAHULUAN
1.1 Latar belakang
Dengan ketertarikan dan dukungan kuat dari pemerintah daerah, IUWASH telah memperkenalkan konsep pembentukan UPTD PAL sebagai bagian integral dari kebijakan sanitasi berkelanjutan. UPTD PAL ini akan bertanggung jawab mengelola lumpur tinja dari tangki-tangki septik rumah tangga, sistem pembuangan air limbah (skala kecil dan besar), serta mengawasi dan membantu kelompok-kelompok masyarakat dalam mengelola sistem-sistem sanitasi komunal.
UPTD ini juga berfungsi sebagai operator fasilitas-fasilitas sanitasi di tingkat kabupaten dan melapor pada kepala Satuan Kerja Perangkat Daerah yang bertanggung jawab mengelola UPTD PAL (SKPD Induk). Pada akhirnya, UPTD ini diharapkan dapat menjamin keberlanjutan teknis dan keuangan dari semua fasilitas-fasilitas sanitasi yang dibangun oleh Pemerintah Indonesia dan mitra-mitra lainnya.
Kerangka Kerja Layanan Air Limbah Domestik
Sumber: Materi Prebid Meeting - IUWASH, 21 Mei 2015
GAMBAR 1: KERANGKA KERJA PENGELOLAAN AIR LIMBAH DOMESTIK PERKOTAAN
2
Kebijakan Sanitasi berkelanjutan sendiri merupakan kebijakan yang mengintegasikan hubungan sistem dan sub sistem air limbah berupa layanan Sistem Setempat (San 1), Sistem Komunal (San 2), Sistem Terpusat (San 3) maupun Pengelolaan Lumpur Tinja Terpadu (San 4) dengan Institusi Penanggung Jawab Pengelolaan Air Limbah/UPTD PAL, upaya Pemicuan Perubahan Perilaku serta Penegakan Peraturan dan Hukum dalam sektor Air limbah. Gambaran hubungan tersebut sebagaimana tertuang dalam gambar Kerangka Kerja Layanan Air Limbah Domestik dibawah ini.
UPTD PAL diharapkan akan berkontribusi pada pembuatan kebijakan dan penarikan retribusi untuk layanan penyedotan lumpur tinja terjadwal, UPTD PAL juga akan menjamin keberlangsungan fasilitas-fasilitas sanitasi yang dibangun oleh pemerintah dan pihak-pihak terkait lainnya. Sejalan dengan hal itu, IUWASH telah berkomitmen akan memperkuat tanggung jawab UPTD-PAL melalui beragam pendampingan teknis, pelatihan staf UPTD-PAL, pemodelan tarif dan pengelolaan pendapatan, juga pembuatan rencana usaha, termasuk pembuatan standar operasional prosedur (SOP).
Dalam konteks UPTD, Standar Operasional Prosedur UPTD PAL yang disusun harus mencerminkan/dapat menggambarkan profil dan perilaku SDM UPTD PAL negara yang memiliki integritas, produktivitas, dan bertanggungjawab serta memiliki kemampuan memberikan pelayanan yang prima melalui perubahan pola pikir (mind set) dan budaya kerja (culture set) dalam sistem manajemen pemerintahan.
1.2 Tujuan dan Sasaran
Tujuan dari penyusunan SOP UPTD PAL ini adalah untuk membentuk data base contoh meliputi SOP Administrasi/Prosedur maupun SOP Teknis/Instruksi Kerja/Tata Kerja Individu/Tata Kerja Penggunaan Alat yang dapat dijadikan rujukan bagi UPTD yang akan menyusun SOP pada lingkup
3
1. PENDAHULUAN
aspek-aspek strategis pengelolaan sebuah UPTD PAL sebagai berikut: 1. Manajemen Administrasi Lembaga Operator 2. Sumber Daya Manusia 3. Manajemen Operasi Aset 4. Manajemen Pelanggan 5. Manajemen Pendapatan
SOP-SOP hasil penyusunan ini dapat dirujuk secara selektif oleh masing-masing UPTD disesuaikan dengan struktur organisasi UPTD PAL yang ada, jumlah penduduk yang harus dilayani, serta fasilitas-fasilitas air limbah yang telah dimiliki maupun yang akan dikembangkan.
Sasaran yang diharapkan dapat dicapai melalui kegiatan penyusunan SOP UPTD PAL ini adalah: 1. Setiap UPTD PAL setidaknya secara selektif dapat menggunakan hasil kegiatan penyusunanan SOP ini sebagai bahan untuk mengembangkan SOPnya masing-masing sesuai prioritas, skala pelayanan, fasilitas serta sumber daya yang dimilikinya. 2. Terjadinya penyempurnaan proses penyelenggaraan tata kelola pemerintahan; 3. Terjadinya peningkatan ketertiban dalam penyelenggaraan pemerintahan; 4. Terjadinya peningkatan kualitas pelayanan kepada masyarakat.
1.3. Rujukan Penyusunan SOP
Untuk mencegah adanya perbedaan pemahaman dan variasi format dokumen SOP yang dihasilkan, meskipun pada hakekatnya tidak ada bentuk SOP yang rigid/kaku, kegiatan penyusunan yang diselesaikan pada awal bulan Februari 2016 dan rencana implementasi SOP di lingkungan UPTD PAL ini mengacu kepada referensi umum ISO 9001 : 2008 dan update ISO 9001: 2015 serta dua referensi/rujukan khusus sebagai berikut:
4
1. Permendagri no 52 Tahun 2011 tentang Standar Operasional Prosedur di Lingkungan Pemerintah Provinsi dan Kabupaten/Kota 2. Permenpan Reformasi Birokrasi No. 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan (SOP-AP).
Penggunaan beberapa rujukan diatas dimaksudkan untuk dapat memperoleh manfaat dari masing-masing rujukan, pedoman dan peraturan, misalnya dalam hal kesederhanaan format, jumlah simbol yang dipakai, dan lain sebagainya.
1.4. Pengertian
1. Standar Operasional Prosedur adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan; 2. Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan (SOP AP) adalah standar operasional prosedur dari berbagai proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan yang sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku; 3. Administrasi pemerintahan adalah pengelolaan proses pelaksanaan tugas dan fungsi pemerintahan yang dijalankan oleh organisasi pemerintah; 4. SOP administratif adalah prosedur standar yang bersifat umum dan tidak rinci dari kegiatan yang dilakukan oleh lebih dari satu orang SDM UPTD PAL atau pelaksana dengan lebih dari satu peran atau jabatan; 5. SOP teknis/Instruksi Kerja/Tata Kerja Individu adalah prosedur standar yang sangat rinci dari kegiatan yang dilakukan oleh satu orang SDM UPTD PAL atau pelaksana dengan satu peran atau jabatan.
"Standar Operasional Prosedur adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan."
5
1. PENDAHULUAN
1.5. Manfaat
1. Sebagai standarisasi cara yang dilakukan SDM UPTD PAL dalam menyelesaikan pekerjaan yang menjadi tugasnya; 2. Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh seorang SDM UPTD PAL dalam melaksanakan tugas; 3. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas dan tanggung jawab individual dan organisasi UPTD PAL secara keseluruhan; 4. Membantu SDM UPTD PAL menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari; 5. Meningkatkan akuntabilitas pelaksanaan tugas; 6. Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan SDM UPTD PAL cara konkrit untuk memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang telah dilakukan; 7. Memastikan pelaksanaan tugas SDM UPTD PAL dapat berlangsung dalam berbagai situasi; 8. Menjamin konsistensi pelayanan kepada masyarakat, baik dari sisi mutu, waktu, dan prosedur; 9. Memberikan informasi mengenai kualifikasi kompetensi yang harus dikuasai oleh SDM UPTD PAL dalam melaksanakan tugasnya; 10. Memberikan informasi bagi upaya peningkatan kompetensi SDM UPTD PAL; 11. Memberikan informasi mengenai beban tugas yang dipikul oleh SDM dalam melaksanakan t ugasnya; 12. Sebagai instrumen yang dapat melindungi SDM dari kemungkinan tuntutan hukum karena tuduhan melakukan penyimpangan; 13. Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas;
6
14. Membantu penelusuran terhadap kesalahan- kesalahan prosedural dalam memberikan pelayanan; 15. Membantu memberikan informasi yang diperlukan dalam penyusunan standar pelayanan, sehingga sekaligus dapat memberikan informasi bagi kinerja pelayanan.
1.6. Prinsip 1.6.1. Prinsip Penyusunan SOP a) Kemudahan dan kejelasan. Prosedur-prosedur yang distandarkan harus dapat dengan mudah dimengerti dan diterapkan oleh semua SDM UPTD PAL bahkan bagi seseorang yang sama sekali baru dalam pelaksanaan tugasnya; b) Efisiensi dan efektivitas. Prosedur-prosedur yang distandarkan harus merupakan prosedur yang paling efisien dan efektif dalam proses pelaksanaan tugas; c) Keselarasan. Prosedur-prosedur yang distandarkan harus selaras dengan prosedur-prosedur standar lain yang terkait; d) Keterukuran. Output dari prosedur-prosedur yang distandarkan mengandung standar kualitas atau mutu baku tertentu yang dapat diukur pencapaian keberhasilannya; e) Dinamis. Prosedur-prosedur yang distandarkan harus dengan cepat dapat disesuaikan dengan kebutuhan peningkatan kualitas pelayanan yang berkembang dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan; f) Berorientasi pada pengguna atau pihak yang dilayani. Prosedur-prosedur yang distandarkan harus mempertimbangkan kebutuhan pengguna (customer’s needs) sehingga dapat memberikan kepuasan kepada pengguna; g) Kepatuhan hukum. Prosedur-prosedur yang distandarkan harus memenuhi ketentuan dan peraturan-peraturan pemerintah yang berlaku;
7
1. PENDAHULUAN
h) Kepastian hukum. Prosedur-prosedur yang distandarkan harus ditetapkan oleh pimpinan sebagai sebuah produk hukum yang ditaati, dilaksanakan dan menjadi instrumen untuk melindungi SDM UPTD PAL atau pelaksana dari kemungkinan tuntutan hukum.
1.6.2. Prinsip Pelaksanaan SOP a) Konsisten. SOP harus dilaksanakan secara konsisten dari waktu ke waktu, oleh siapa pun, dan dalam kondisi yang relatif sama oleh seluruh jajaran organisasi pemerintahan; b) Komitmen. SOP harus dilaksanakan dengan komitmen penuh dari seluruh jajaran organisasi, dari tingkatan yang paling rendah dan tertinggi; c) Perbaikan berkelanjutan. Pelaksanaan SOP harus terbuka terhadap penyempurnaan-penyempurnaan untuk memperoleh prosedur yang benar-benar efisien dan efektif; d) Mengikat. SOP AP harus mengikat pelaksana dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan prosedur standar yang telah ditetapkan; e) Seluruh unsur memiliki peran penting. Seluruh SDM UPTD PAL melaksanakan peran-peran tertentu dalam setiap prosedur yang distandarkan. Jika SDM UPTD PAL tertentu tidak melaksanakan perannya dengan baik, maka akan mengganggu keseluruhan proses, yang akhirnya juga berdampak pada terganggunya proses penyelenggaraan pemerintahan; f) Terdokumentasi dengan baik. Seluruh prosedur yang telah distandarkan harus didokumentasikan dengan baik, sehingga dapat selalu dijadikan acuan atau referensi bagi setiap pihak-pihak yang memerlukan.
"Prinsip Pelaksanaan SOP, Konsisten, Komitmen, Perbaikan Berkelanjutan, Mengikat, Terdokumentasi dengan baik dan melibatkan unit-unit terkait."
15
"Dengan ketertarikan dan dukungan kuat dari pemerintah daerah, IUWASH telah memperkenalkan
konsep pembentukan UPTD PAL sebagai bagian integral dari kebijakan sanitasi berkelanjutan. UPTD PAL ini
akan bertanggung jawab mengelola lumpur tinja dari tangki-tangki septik rumah tangga, sistem pembuangan air limbah (skala kecil dan besar), serta mengawasi dan
membantu kelompok-kelompok masyarakat dalam mengelola sistem-sistem sanitasi komunal."
9
2. JENIS, FORMAT, DOKUMEN DAN PENETAPAN SOP
2.1 Jenis
Adapun jenis-jenis SOP yang ada dalam kegiatan penyelenggaraan pemerintahan adalah seperti pada uraian berikut ini.
2.1.1. SOP berdasarkan Sifat Kegiatan Berdasarkan sifat kegiatan maka SOP dapat dikategorikan ke dalam dua jenis, yaitu:
2.1.1.1 SOP Teknis/Instruksi Kerja/Tata Kerja Individu
Prosedur standar yang sangat rinci dari kegiatan yang dilakukan oleh satu orang SDM UPTD PAL atau pelaksana dengan satu peran atau jabatan. Setiap prosedur diuraikan dengan sangat teliti sehingga tidak ada kemungkinan-kemungkinan variasi lain.
SOP teknis ini pada umumnya dicirikan dengan: 1) Pelaksana kegiatan berjumlah satu orang atau
satu kesatuan tim kerja atau satu jabatan meskipun dengan pemangku yang lebih dari satu;
2) Berisi langkah rinci atau cara melakukan pekerjaan atau langkah detail pelaksanaan kegiatan.
SOP teknis banyak digunakan pada bidang-bidang yang menyangkut pelaksana tunggal yang memiliki karakteristik yang relatif sama dan dengan peran yang sama pula, antara lain: dalam bidang teknik, seperti: perakitan kendaraan bermotor, pemeliharaan kendaraan, pengoperasian alat-alat, dan lainnya; dalam bidang kesehatan, pengoperasian alat-alat medis, penanganan pasien pada unit gawat darurat, medical check-up, dan lain-lain.
Dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan, SOP teknis diterapkan pada bidang-bidang yang
10
dilaksanakan oleh pelaksanatunggal atau jabatan tunggal, antara lain: pemeliharaan sarana dan prasarana, pemeriksaan keuangan (auditing), kearsipan, korespondensi, dokumentasi, pelayanan-pelayanan kepada masyarakat, kepegawaian dan lainnya.
Contoh SOP Teknis adalah: SOP Pengujian Sampel di Laboratorium, SOP Perakitan Kendaraan, SOP Pengagendaan Surat dan SOP Pemberian Disposisi.
SOP teknis ini merupakan kebutuhan organisasi
Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah dalam pelaksanaan tugas dan fungsi yang dimilikinya disamping SOP yang bersifat administratif. Untuk itu maka SOP jenis ini harus dibuat guna memperlancar pelaksanaan tugas dan fungsi sehari-hari satuan organisasi/satuan organisasi di lingkungan Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah guna mendukung efektivitas dan efisiensi pelaksanaan tugas dan fungsi yang dimilikinya.
2.1.1.2 SOP Administratif/Prosedur SOP administratif adalah prosedur standar yang
bersifat umum dan tidak rinci dari kegiatan yang dilakukan oleh lebih dari satu orang SDM UPTD PAL atau pelaksana dengan lebih dari satu peran atau jabatan.
SOP administratif ini pada umumnya dicirikan dengan:
1) Pelaksana kegiatan berjumlah banyak atau lebih dari satu SDM UPTD PAL atau lebih dari satu jabatan dan bukan merupakan satu kesatuan yang tunggal;
2) Berisi tahapan pelaksanaan kegiatan atau langkah-langkah pelaksanaan kegiatan yang bersifat makro ataupun mikro yang tidak menggambarkan cara melakukan kegiatan.
11
SOP administratif mencakup kegiatan lingkup makro dengan ruang lingkup yang besar dan tidak mencerminkan pelaksana kegiatan secara detail dan kegiatan lingkup mikro dengan ruang lingkup yang kecil dan mencerminkan pelaksana yang sesungguhnya dari kegiatan yang
dilakukan.
Dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan lingkup makro, SOP administratif dapat digunakan untuk proses-proses perencanaan, pengganggaran, dan lainnya, atau secara garis besar proses-proses dalam siklus penyelenggaraan administrasi pemerintahan.
SOP administratif dalam lingkup mikro, disusun untuk proses-proses administratif dalam operasional seluruh instansi pemerintah, dari mulai tingkatan unit organisasi yang paling kecil sampai pada tingkatan organisasi yang tertinggi, dalam menjalankan tugas pokok dan fungsinya.
Contoh SOP Administrasi adalah: SOP Melayani Penyedotan Lumpur Tinja, SOP Menangani Keluhan Pelanggan, SOP Mencetak, mendistribusikan & Menerima Pembayaran Rekening Tagihan.
"SOP Administratif digunakan untuk proses-proses perencanaan, penganggaran dan lainnya atau secara garis besar proses-proses dalam siklus penyelenggaraan adminsitrasi pemerintahan."
2. JENIS, FORMAT, DOKUMEN DAN PENETAPAN SOP
12
Format terbaik SOP adalah format yang sederhana dan dapat menyampaikan informasi yang dibutuhkan secara tepat serta memfasilitasi implementasi SOP secara konsisten sesuai dengan tujuan penyusunan SOP.
2.2 Format
Empat faktor yang dapat dijadikan dasar dalam penentuan format penyusunan SOP yang akan dipakai oleh suatu organisasi adalah: 1) Berapa banyak keputusan yang akan dibuat dalam suatu prosedur; 2) Berapa banyak langkah dan sub langkah yang diperlukan dalam suatu prosedur; 3) Siapa yang dijadikan target sebagai pelaksana SOP; dan 4) Apa tujuan yang ingin dicapai dalam pembuatan SOP ini.
2.2.1 Format Umum SOP Secara umum Format SOP dapat kita kategorikan
ke dalam empat jenis, yaitu:
2.2.1.1 Langkah sederhana (Simple Steps), Simple steps adalah bentuk SOP yang paling sederhana. SOP ini biasanya digunakan jika prosedur yang akan disusun hanya memuat sedikit kegiatan dan memerlukan sedikit keputusan yang bersifat sederhana. Dalam simple steps ini kegiatan yang akan dilaksanakan cenderung sederhana dengan proses yang pendek yang umumnya kurang dari 10 (sepuluh) langkah.
13
2.2.1.2 Tahapan berurutan (Hierarchical Steps)
Hierarchical Steps ini merupakan format pengembangan dari simple steps. Format ini digunakan jika prosedur yang disusun panjang, lebih dari 10 langkah dan membutuhkan informasi lebih detail, akan tetapi hanya memerlukan sedikit pengambilan keputusan. Dalam hierarchical steps, langkah-langkah yang telah diidentifikasi dijabarkan kedalam sub-sub langkah secara terperinci.
2.2.1.3 Grafik (Graphic) Format Grafik (graphic) dipilih, jika prosedur
yang disusun menghendaki kegiatan yang panjang dan spesifik. Dalam format ini proses yang panjang tersebut dijabarkan ke dalam sub-sub proses yang lebih pendek yang hanya berisi beberapa langkah. Format ini juga bisa digunakan jika dalam menggambarkan prosedur diperlukan adanya suatu foto atau diagram. Format grafik ini bertujuan untuk memudahkan dalam memahami prosedur yang ada dan biasanya ditujukan untuk pelaksana eksternal organisasi (pemohon).
2.2.1.4 Diagram Alir (Flowcharts) Flowcharts merupakan format yang biasa
digunakan jika dalam SOP tersebut diperlukan pengambilan keputusan yang banyak (kompleks) dan membutuhkan opsi jawaban (alternatif jawaban) seperti: jawaban “ya” atau “tidak”, “lengkap” atau “tidak”, “benar” atau “salah”, dsb. yang akan mempengaruhi sub langkah berikutnya. Format ini juga menyediakan mekanisme yang mudah untuk diikuti dan dilaksanakan oleh para pelaksana (pegawai) melalui serangkaian langkah-langkah sebagai hasil dari keputusan yang telah diambil. Penggunaan format ini melibatkan beberapa simbol yang umum digunakan dalam menggambarkan proses (umumnya berjumlah 30 simbol). Simbol-
2. JENIS, FORMAT, DOKUMEN DAN PENETAPAN SOP
14
simbol tersebut memiliki fungsi yang bersifat khas (teknis dan khusus) yang pada dasarkan dikembangkan dari simbol dasar flowcharts (basic symbols of flowcharts) yang terdiri dari 4 (empat) simbol, yaitu simbol kapsul (terminator), simbol kotak (process), simbol belah ketupat (decision) dan anak panah (arrow).
Format SOP dalam bentuk flowcharts ini terdiri dari 2 (dua) jenis yaitu: Linear Flowcharts (diagram alir linier) dan Branching Flowcharts (diagram alir bercabang).
Linear Flowcharts dapat berbentuk vertikal dan horizontal. Ciri utama dari format linear flowcharts ini adalah ada unsur kegiatan yang disatukan, yaitu: unsur kegiatan atau unsur pelaksananya dan menuliskan rumusan kegiatan secara singkat di dalam simbol yang dipakai. SOP format ini umumnya dipakai pada SOP yang bersifat teknis.
Sedangkan Format Branching Flowcharts memiliki ciri utama dipisahkannya unsur pelaksana dalam kolom-kolom yang terpisah dari kolom kegiatan dan menggambarkan prosedur kegiatan dalam bentuk simbol yang dihubungkan secara bercabang-cabang. Dalam format ini simbol yang digunakan tidak diberi tulisan rumusan singkat kegiatan. Tulisan hanya diperlukan untuk memberi penjelasan pada simbol kegiatan yang merupakan pengambilan keputusan (simbol “decision” atau belah ketupat). SOP format ini umumnya dipergunakan untuk SOP Administratif.
2.2.2 Format SOP UPTD PAL Format SOP UPTD PAL lebih mengacu kepada format
SOP Administrasi Pemerintahan dari sisi penggambaran diagram alirnya, namun dalam narasinya menggunakan format umum (ISO 9001:2008) dengan pertimbangan kemudahan dan pemahaman didalam proses
"Format SOP dalam bentuk flowcharts terdiri dari 2 (dua) jenis yaitu : Linear Flowcharts (diagram Alir Linier) dan Branching Flowcharts (diagram alir bercabang)."
15
penyusunannya, terutama bagi institusi/SDM yang baru pertama kali menyusun sebuah SOP.
2.2.2.1 Format Diagram Alir Bercabang (Branching Flowcharts)
Format yang dipergunakan dalam SOP UPTD PAL adalah sebagaimana SOP AP yakni format diagram alir bercabang (branching flowcharts). Hal ini diasumsikan bahwa prosedur pelaksanaan tugas dan fungsi UPTD PAL adalah identik dengan instansi Pemerintah Daerah yang akan memuat kegiatan yang banyak (lebih dari sepuluh) dan memerlukan pengambilan keputusan yang banyak.
2.2.2. Menggunakan hanya Lima Simbol
Flowcharts Simbol yang digunakan dalam SOP AP hanya terdiri
dari 5 (lima) simbol, yaitu: 4 (empat) simbol dasar flowcharts (Basic Symbol of Flowcharts) dan 1 (satu) simbol penghubung ganti halaman (Off-Page Conector). Kelima simbol yang dipergunakan tersebut adalah sebagai berikut:
1) Simbol Kapsul/Terminator ( ) untuk mendeskripsikan kegiatan mulai dan berakhir;
2) Simbol Kotak/Process ( ) untuk mendeskripsikan proses atau kegiatan eksekusi;
3) Simbol Belah Ketupat/Decision ( ) untuk mendeskripsikan kegiatan pengambilan keputusan;
4) Simbol Anak Panah/Panah/Arrow ( ) untuk mendeskrpsikan arah kegiatan (arah proses kegiatan);
5) Simbol Segilima/Off-Page Connector ( ) untuk mendeskripsikan hubungan antar simbol yang berbeda halaman.
Dasar penggunaan 5 (lima) simbol dalam penyusunan SOP AP adalah:
1) SOP AP mendeskripsikan prosedur administratif, yaitu kegiatankegiatan yang dilaksanakan oleh lebih
2. JENIS, FORMAT, DOKUMEN DAN PENETAPAN SOP
16
dari satu pelaksana (jabatan) dan bersifat makro maupun mikro dan prosedur yang
2) bersifat teknis yang detail baik yang menyangkut urusan administrasi maupun urusan teknis;
3) Hanya ada dua alternatif sifat kegiatan administrasi pemerintahan yaitu kegiatan eksekusi (process) dan pengambilan keputusan (decision);
4) Simbol lain tidak dipergunakan disebabkan karena prosedur yang dideskripsikan bersifat umum tidak rinci dan tidak bersifat teknis disamping itu kegiatan yang dilakukan oleh pelaksana kegiatan sudah langsung operasional tidak bersifat teknikal (technical procedures) yang berlaku pada peralatan (mesin);
5) Penulisan kegiatan dalam prosedur bersifat aktif (menggunakan kata kerja tanpa subyek) dengan demikian banyak simbol yang tidak dipergunakan, seperti: simbol pendokumentasian, simbol persiapan, simbol penundaan, dan simbol lain yang sejenis;
6) Penyusunan SOP AP ini hanya memberlakukan penulisan flowcharts secara vertikal, artinya bahwa branching flowcharts dituliskan secara vertikal sehingga hanya mengenal penyambungan simbol yang menghubungkan antar halaman (simbol segilima/off-page connector) dan tidak mengenal simbol lingkaran kecil penghubung dalam satu halaman.
2.2.2.3 Pelaksana dipisahkan dari kegiatan
Penulisan pelaksana dalam SOP UPTD PAL ini dipisahkan dari kegiatan. Oleh karena itu untuk menghindari pengulangan yang tidak perlu dan tumpang-tindih (overlapping) yang tidak efisien maka penulisan kegiatan tidak disertai dengan pelaksana kegiatan (aktor) dan dipisahkan dalam kolom pelaksana tersendiri.
17
Dengan demikian penulisan kegiatan menggunakan kata kerja aktif yang diikuti dengan obyek dan keterangan seperti: menulis laporan; mendokumentasikan surat pengaduan; mengumpulkan bahan rapat; mengirim surat undangan kepada peserta; meneliti berkas, menandatangani draft surat net, mengarsipkan dokumen. Penulisan pelaksana (aktor) tidak diurutkan secara hierarki tetapi didasarkan pada sekuen kegiatan sehingga kegiatan selalu dimulai dari sisi kiri dan tidak ada kegiatan yang dimulai dari tengah maupun sisi kanan dari matriks flowcharts.
2.3 Dokumen SOP UPTD PAL Secara umum dokumen SOP selalu dikaitkan dengan format SOP. Format SOP sesuai konsep umum yang berlaku dinyatakan bahwa tidak ada format SOP yang baku (standar), yang mempengaruhi format SOP adalah tujuan dibuatnya SOP tersebut. Dengan demikian maka apabila tujuan penyusunan SOP berbeda maka format SOPnya pun akan berbeda. Informasi yang dimuat dalam dokumen SOP meliputi: Unsur Dokumentasi dan Unsur Prosedur.
2.3.1 Dokumen SOP UPTD PAL tersusun Dokumen SOP yang telah kami susun ini adalah
dokumen SOP umum yang disusun melalui pendekatan ISO 9001:2008, diperbaharui ISO 9001:2015
2.3.1.1 Format Narasi Prosedur Penulisan format Narasi Prosedur sebagaimana yang
telah dihasilkan dalam penyusunan SOP UPTD PAL ini secara konsisten menggunakan format sebagai berikut:
2. JENIS, FORMAT, DOKUMEN DAN PENETAPAN SOP
18
Bagian Header dari format tersebut memuat identitas prosedur.
› Judul Prosedur › Unit Kerja yang menjadi penanggung jawab
prosedur › Tanggal Pengesahan › Nomor revisi
Sedangkan kerangka Narasi Prosedur terdiri dari unsur-unsur sebagai berikut.
1. Unit Kerja Terkait, mencakup unit kerja yang menjadi penanggung jawab prosedur dan unit lain yang terlibat dalam pelaksanaan prosedur.
2. Tujuan, bisa merupakan tujuan yang ingin dicapai dari pelaksanaan Prosedur atau tujuan dari penyusunan prosedur. Tujuan dituliskan sebagai kalimat aktif yang dimulai dengan kata kerja.
3. Ruang Lingkup, cakupan dalam prosedur, bisa berupa gambaran kapan dimulai hingga berakhirnya kegiatan dalam prosedur atau unit kerja tempat Prosedur berlaku.
4. Referensi, berupa kebijakan organisasi, standar-standar, atau perundangan yang berlaku.
5. Definisi, pengertian istilah-istilah yang digunakan dalam penulisanProsedur agar mudah dipahami.
6. Batasan, persyaratan yang harus dipenuhi dalam pelaksanaan prosedur. 7. Prosedur, urutan langkah pelaksanaan aktivitas.
Kalimat yang mencerminkan langkah-langkah prosedur. Biasanya diawali dengannama unit kerja sebagai subyek dan diikuti dengan kata kerja aktif.
8. Dokumen Terkait, mencakup dokumen Sistem Tata Kerja yang terkait, formulir yang relevan dengan Prosedur yang ditulis, atau bentuk rekaman yang menjadi bukti pelaksanaan Prosedur.
9. Indikator keberhasilan, dapat berupa jenis dan kualitas input proses, waktu penyelesaian satu siklus Prosedur, atau jenis, kualitas dan jumlah otput proses yang diinginkan.
"Narasi Prosedur terdiri dari unsur-unsur: Unit kerja terkait, tujuan, ruang lingkup, referensi, definisi, Batasan, Prosedur, Dokumen Terkait, Indikator Keberhasilan dan Lampiran."
19
10. Lampiran, biasanya terdiri dari Diagram Alir dan dokumen terkait lainnya, misalnya blangko formulir yang digunakan pada prosedur tersebut, contoh surat terkait Prosedur, dll.
2.3.1.2 Diagram Alir Prosedur Bagian Diagram Alir ini berupa flowcharts yang
menjelaskan langkah-langkah kegiatan secara berurutan dan sistematis dari prosedur yang distandarkan, yang berisi: Nomor kegiatan; Uraian kegiatan yang berisi langkah-langkah (prosedur); Pelaksana yang merupakan pelaku (aktor) kegiatan; Mutu Baku yang berisi kelengkapan, waktu, output dan keterangan.
Sebagai institusi yang baru lahir, sebagaimana yang sudah dijelaskan dalam latar belakang diatas, Penyusun maupun satu UPTD PAL belum bisa melakukan benchmarking terhadap UPTD PAL yang lain yang terbilang mapan/sudah berpengalaman/matang dalam penerapan SOP. Oleh sebab itu pengisian MUTU BAKU pada diagram alir prosedur pada SOP-SOP yang kami susun direkomendasikan untuk dilakukan sendiri oleh masing-masing UPTD PAL pada tahap implementasi, untuk kemudian dievaluasi secara berkala.
2.3.2 Dokumen SOP Pengembangan SOP Pengembangan yang harus diterapkan oleh
UPTD PAL ke depan adalah SOP-SOP yang secara spesifik harus memenuhi ketentuan yang berlaku, contohnya Permenpan RB 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan (SOP-AP).
Sesuai Pedoman Penyusunan Unsur dokumentasi
merupakan unsur dari Dokumen SOP yang berisi hal-hal yang terkait dengan proses
"Diagram Alir Prosedur menjelaskan langkah-langkah kegiatan secara berurutan dan sistematis dari prosedur yang distandarkan."
2. JENIS, FORMAT, DOKUMEN DAN PENETAPAN SOP
20
pendokumentasian SOP sebagai sebuah dokumen. Adapun unsur dokumentasi SOP UPTD PAL antara lain mencakup:
2.3.2.1 Unsur Dokumentasi
2.3.2.1.1 Halaman Judul (Cover) Halaman judul merupakan halaman pertama
sebagai sampul muka sebuah dokumen SOP AP. Halaman judul ini berisi informasi mengenai: › Judul SOP AP; › Instansi/Satuan Kerja; › Tahun pembuatan; › Informasi lain yang diperlukan.
2.3.1.1.2 Keputusan Pimpinan Kementerian/ Lembaga/Pemda
Karena Dokumen SOP AP merupakan pedoman setiap pegawai (baik pejabat struktural, fungsional, atau yang ditunjuk untuk
melaksanakan satu tugas dan tanggung jawab tertentu), dokumen ini harus memiliki kekuatan hukum. Dalam halaman selanjutnya setelah halaman judul, disajikan keputusan Pimpinan Induk Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah tentang penetapan dokumen SOP AP.
2.3.1.1.3 Daftar isi dokumen SOP UPTD PAL
Daftar isi ini dibutuhkan untuk membantu mempercepat pencarian informasi dan menulis perubahan/revisi yang dibuat untuk bagian tertentu dari SOP AP terkait. (Catatan: Pada umumnya, karena prosedur-prosedur yang di SOP-kan akan mencakup prosedur dari seluruh unit kerja, kemungkinan besar dokumen SOP AP akan sangat tebal. Oleh karena itu, dokumen ini dapat dibagi ke dalam beberapa bagian, yang masing-masing memiliki daftar isi).
21
2.3.1.4 Penjelasan singkat penggunaan Sebagai sebuah dokumen yang menjadi
manual, maka dokumen SOP UPTD PAL memuat penjelasan bagaimana membaca dan menggunakan dokumen tersebut. Isi dari bagian ini antara lain mencakup: Ruang Lingkup, menjelaskan tujuan prosedur dibuat dan kebutuhan organisasi; Ringkasan, memuat ringkasan singkat mengenai prosedur yang dibuat; dan Definisi/Pengertian-pengertian umum, memuat beberapa definisi yang terkait dengan prosedur yang distandarkan.
2.3.2.2 Unsur Prosedur Unsur prosedur merupakan bagian inti dari dokumen
SOP AP. Unsur ini dibagi dalam dua bagian, yaitu Bagian Identitas dan Bagian Flowchart.
2.3.2.2.1 Bagian Identitas Bagian Identitas dari unsur prosedur dalam SOP AP dapat dijelaskan sebagai berikut: 1) Logo dan Nama Instansi/Satuan
Kerja/Unit Kerja, nomenklatur satuan/unit organisasi pembuat;
2) Nomor SOP AP, nomor prosedur yang di-SOP-kan sesuai dengan tata naskah dinas yang berlaku di Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah;
3) Tanggal Pembuatan, tanggal pertama kali SOP AP dibuat berupa tanggal selesainya SOP AP dibuat bukan tanggal dimulainya pembuatannya;
4) Tanggal Revisi, tanggal SOP AP direvisi atau tanggal rencana ditinjauulangnya SOP AP yang bersangkutan;
5) Tanggal Efektif, tanggal mulai diberlakukan SOP AP atau sama dengan tanggal ditandatanganinya Dokumen SOP AP;
2. JENIS, FORMAT, DOKUMEN DAN PENETAPAN SOP
22
6) Pengesahan oleh pejabat yang berkompeten pada tingkat satuan kerja. Item pengesahan berisi nomenklatur jabatan, tanda tangan, nama pejabat yang disertai dengan NIP serta stempel/cap instansi;
7) Judul SOP AP, judul prosedur yang di-SOP-kan sesuai dengan kegiatan yang sesuai dengan tugas dan fungsi yang dimiliki;
8) Dasar Hukum, berupa peraturan perundang-undangan yang mendasari prosedur yang di-SOP-kan beserta aturan pelaksanaannya;
9) Keterkaitan, memberikan penjelasan mengenai keterkaitan prosedur yang distandarkan dengan prosedur lain yang distandarkan (SOP AP lain yang terkait secara langsung dalam proses pelaksanaan kegiatan dan menjadi bagian dari kegiatan tersebut).
10) Peringatan, memberikan penjelasan mengenai kemungkinankemungkinan yang terjadi ketika prosedur dilaksanakan atau tidak dilaksanakan. Peringatan memberikan indikasi berbagai permasalahan yang mungkin muncul dan berada di luar kendali pelaksana ketika prosedur dilaksanakan, serta berbagai dampak lain yang ditimbulkan. Dalam hal ini dijelaskan pula bagaimana cara mengatasinya bila diperlukan. Umumnya menggunakan kata peringatan, yaitu jika/apabila-maka (if-than) atau batas waktu (dead line) kegiatan harus sudah dilaksanakan;
11) Kualifikasi Pelaksana, memberikan penjelasan mengenai kualifikasi pelaksana yang dibutuhkan dalam melaksanakan perannya pada prosedur yang distandarkan. SOP Administrasi dilakukan oleh lebih dari satu pelaksana, oleh sebab itu maka kualifikasi yang dimaksud adalah berupa kompetensi (keahlian dan ketrampilan) bersifat umum untuk semua pelaksana dan bukan bersifat individu, yang diperlukan untuk dapat melaksanakan SOP ini secara optimal.
23
12) Peralatan dan Perlengkapan, memberikan penjelasan mengenai daftar peralatan utama (pokok) dan perlengkapan yang dibutuhkan yang terkait secara langsung dengan prosedur yang di-SOP-kan.
13) Pencatatan dan Pendataan, memuat berbagai hal yang perlu didata dan dicatat oleh pejabat tertentu. Dalam kaitan ini, perlu dibuat formulir-formulir tertentu yang akan diisi oleh setiap pelaksana yang terlibat dalam proses. (Misalnya formulir yang menunjukkan perjalanan sebuah proses pengolahan dokumen pelayanan perizinan. Berdasarkan formulir dasar ini, akan diketahui apakah prosedur sudah sesuai dengan mutu baku yang ditetapkan dalam SOP AP). Setiap pelaksana yang ikut berperan dalam proses, diwajibkan untuk mencatat dan mendata apa yang sudah dilakukannya, dan memberikan pengesahan bahwa langkah yang ditanganinya dapat dilanjutkan pada langkah selanjutnya. Pendataan dan pencatatan akan menjadi dokumen yang memberikan informasi penting mengenai “apakah prosedur telah dijalankan dengan benar”.
2.3.2.2.2 Bagian Flowchart Bagian Flowchart merupakan uraian mengenai
langkah-langkah (prosedur) kegiatan beserta mutu baku dan keterangan yang diperlukan. Bagian Flowchart ini berupa flowcharts yang menjelaskan langkah-langkah kegiatan secara berurutan dan sistematis dari prosedur yang distandarkan, yang berisi: Nomor kegiatan; Uraian kegiatan yang berisi langkah-langkah (prosedur); Pelaksana yang merupakan pelaku (aktor) kegiatan; Mutu Baku yang berisi kelengkapan, waktu, output dan keterangan. Agar SOP AP ini terkait dengan kinerja, maka setiap aktivitas hendaknya mengidentifikasikan mutu
"Bagian Flowchart merupakan uraian mengenai langkah-langkah (prosedur) kegiatan beserta mutu baku dan keterangan yang diperlukan."
2. JENIS, FORMAT, DOKUMEN DAN PENETAPAN SOP
24
baku tertentu, seperti: waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan persyaratan/kelengkapan yang diperlukan (standar input) dan outputnya. Mutu baku ini akan menjadi alat kendali mutu sehingga produk akhirnya (end product) dari sebuah proses benar-benar memenuhi kualitas yang diharapkan, sebagaimana ditetapkan dalam standar pelayanan.
Untuk memudahkan dalam pendokumentasian dan implementasinya, sebaiknya SOP AP memiliki kesamaan dalam unsur prosedur meskipun muatan dari unsur tersebut akan berbeda sesuai dengan kebutuhan instansi masing-masing.
2.4 Penetapan Dokumen SOP
Penetapan SOP sebagai sebuah peraturan yang mengikat bagi seluruh unsur yang ada di setiap organisasi/satuan/unit kerja di Lingkungan Kementerian/Lembaga/ Pemerintah Daerah diharapkan dapat diaplikasikan oleh pegawai dalam pelaksanaan tugas dan fungsi di setiap tingkatan organisasi yang mandiri baik di tingkat pusat maupun di instansi vertikal yang ada di daerah, demikian pula halnya dengan Dokumen SOP UPTD PAL ini perlu ditetapkan oleh Ka SKPD Induk dari UPTD PALnya itu sendiri.
25
PETUNJUK PEMAKAIAN CONTOH-CONTOH SOP UPTD PAL
A. Prasyarat dan pemahaman sebelum menerapkan SOP
Masalah utama dalam menerapkan hasil penyusunan SOP UPTD PD PAL ini adalah ketidak sesuaian antara Stuktur Organisasi UPTD eksisting di Kota/Kabupaten dengan Pelaksana/Unit Kerja yang disarankan ada dalam (menjalankan) SOP. Oleh karena itu pimpinan UPTD PAL/SKPD lnduk sebelum berniat menerapkan SOP-SOP (secara selektif) hasil kegiatan penyusunan ini, dapat melakukan pemetaan personil dan mendistribusikan tanggung jawab pelaksanaan SOP maupun pelaksana lain/unit kompetensi lain yang terlibat dalam SOP. SOP yang ada dalam buku ini merupakan salah satu referensi dalam penyusunan SOP, diperlukan improvisasi dan penyesuaian sesuai dengan keadaan UPTD (sumber daya manusia, ketersediaan sarana-prasarana/asset dan lainnya).
Penggunaan istilah “Unit Kompetensi” yang diartikan sebagai pelaksana aktifitas/unit kerja dalam langkah-langkah prosedur dan dipakai untuk memudahkan serta menghindari kebingungan yang mungkin timbul akibat istilah fungsi sudah dipakai dalam Struktur UPTD PAL yang ada.
Dalam prakteknya 1 personil bisa saja menjadi penanggung jawab dari 1 satu satuan “unit kompetensi” atau lebih, hal ini dapat disesuaikan dengan potensi dan kecakapan personil yang bersangkutan.
B. Cara Pengisian Format SOP
Bagian Header dari Format SOP tersebut memuat atau harus diisi dengan identitas sbb:1. Judul Prosedur2. Unit Kerja yang menjadi penanggung jawab prosedur3. Tanggal Pengesahan4. Nomor revisi
26
Bagian Badan (body) dari Format SOP yang harus diisi, tidak harus semuanya namun menyesuaikan dengan karakteristik SOPnya sendiri, antara lain adalah sbb:
Mencakup unit kerja yang menjadi penanggung jawab prosedur dan unit lain yang terlibat dalam pelaksanaan prosedur,
Bisa merupakan tujuan yang ingin dicapai dari pelaksanaan Prosedur atau tujuan dari penyusunan prosedur, Tujuan dituliskan sebagai kalimat aktif yang dlmulai dengan kata kerja.
Cakupan dalam prosedur, bisa berupa gambaran kapan dimulai hingga berakhirnya kegiatan dalam prosedur atau unit kerja tempat Prosedur berlaku.
Berupa kebijakan organisasi, standar-standar, atau perundangan yang berlaku.
Pengertian istilah-istilah yang digunakan dalam penulisan Prosedur agar mudah dipahami.
Persyaratan yang harus dipenuhi dalam pelaksanaan prosedur.
Urutan langkah pelaksanaan aktivitas. Kalimat yang mencerminkan langkah-langkah prosedur. Biasanya diawali dengan nama unit kerja sebagai subyek dan diikuti dengan kata kerja aktif.
Mencakup dokumen Sistem Tata Kerja yang terkait, formulir yang relevan dengan Prosedur yang ditulis, atau bentuk rekaman yang menjadi bukti pelaksanaan Prosedur,
Unit Kerja Terkait
Tujuan
Ruang Lingkup
Referensi
Definisi
Batasan
Prosedur
Dokumen Terkait
27
Dapat berupa jenis dan kualitas input proses, waktu penyelesaian satu siklus Prosedur, atau jenis, kualitas dan jumlah otput proses yang diinginkan.
Biasanya terdiri dari Diagram Alir dan dokumen terkait lainnya, misalnya blangko formulir yang digunakan pada prosedur tersebut, contoh surat terkait Prosedur, dll.
C. Contoh SOP
Contoh SOP yang terisi lengkap adalah sebagaimana terlampir dalam laporan Akhir Penyusunan SOP UPTD PAL.
D. Petunjuk membaca SOP
Contoh-contoh SOP yang ada di dalam buku ini disusun terdiri dari : narasi, diagram alir dan dokumen pendukung berupa blangko dan formulir, karena itu kepada pengguna buku ini mohon memperhatikan beberapa hal berikut : 1. Bacalah terlebih dahulu narasi SOP dan instruksi kerja
yang ada secara bertahap meliputi, unit kerja terkait, tujuan, ruang lingkup, procedur, indicator keberhasilan dan lampiran yang menyertai. Hal ini dimaksudkan untuk menghindari ketidaktepatan atau kesalahan interpretasi dari SOP yang ada.
2. Setelah itu barulah dilanjutkan dengan membaca diagram alir yang menyertai dalam bentuk flow chart. Pada diagram alir ini akan terlihat dengan mudah tahapan kegiatan serta pelaksana atau unit kompetensi yang terlibat dalam sebuah SOP
3. Perhatikan apakah SOP tersebut juga dilengkapi dengan dokumen pendukung berupa blangko atau formulir dan lainnya untuk mendukung SOP yang ada.
Lampiran
lndikator keberhasilan
PETUNJUK PEMAKAIAN CONTOH-CONTOH SOP UPTD PAL
35
SOP yang ada dalam buku ini merupakan salah satu referensi dalam penyusunan SOP,
diperlukan improvisasi dan penyesuaian sesuai dengan keadaan UPTD (sumber daya
manusia, ketersediaan sarana-prasarana/asset dan lainnya).
29
3. DAFTAR HASIL PENYUSUNAN SOP
DAFTAR SOP UPTD PAL BERDASARKAN KELOMPOK ASPEK STRATEGIS PENGELOLAAN UPTD PAL
NO NO SOP MANAJEMEN & ADMINISTRASI OPERATOR 1 1.A.1 SOP Menyusun Rencana Kerja & Anggaran UPTD PAL 2 1.A.2 SOP Menyusun Laporan Kinerja Triwulanan UPTD PAL 3 1.B.1 SOP Memonitor dan Mengevaluasi Pengelolaan UPTD PAL 4 1.B.1.1 TKI Penyiapan Pelaksanaan Monev 5 1.C.1.1 SOP Menerima Surat Masuk 6 1.C.1.2 SOP Menyiapkan Surat Keluar 7 1.C.1.3 TKI Pengiriman Surat Keluar 8 1.C.2 SOP Mengusulkan Pemeliharaan Gedung & Kantor 9 1.C.3 SOP Mengusulkan Pemeliharaan Kendaraan Dinas 10 1.D.1 SOP Mengajukan Uang Muka Kerja 11 1.D.2 SOP Mengajukan Pembayaran Pihak ke-3 SUMBER DAYA MANUSIA 12 2.A.1 TKI Cara Menyusun SOP 13 2.B.1 TKI Cara Penyusunan Uraian Kerja (Job Description) 14 2.D.1 SOP Perekrutan Tenaga Kerja 15 2.D.1.1 SOP Proses Seleksi 16 2.E.1 TKI Melakukan Asesmen Kinerja Tenaga Kerja
30
NO NO SOP
ASET OPERASI 17 3.D.1 TKI Mengoperasikan & Memelihara Truk Tinja 18 3.D.2 SOP Melayani Penyedotan Tinja 19 3.D.2.1 TKI Menyedot Lumpur Tinja 20 3.D.2.2 TKI Mengangkut & Membuang Lumpur Tinja 21 3.D.4 SOP Menyiapkan Administrasi & Teknis LLTT 22 3.D.5 SOP Menyedot Lumpur Tinja LLTT 23 3.D.6 SOP Mengangkut dan Membuang Lumpur Tinja LLTT
MANAJEMEN PELANGGAN 24 5.A.2 SOP Mengisi dan Memutakhirkan Data Pelanggan 25 5.A.3 SOP Menerima Pelanggan Baru LLTT 26 5.B.1 TKI Komunikasi dengan Pelanggan menggunakan Telepon 27 5.C.1 SOP Menangani Keluhan Pelanggan
PENDAPATAN 28 6.C.1 SOP Mencetak, Mendistribusikan & Menerima Pembayaran Rekening Tagihan
MANAJEMEN & ADMINISTRASI OPERATOR
Book SOP Template rev.indd 1 3/14/16 8:53 PM
UNIT KERJA : TATA USAHA NOMOR : 1.A.1/SOP/Adm/bulan/tahun
REVISI KE : 0BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahunHALAMAN : 1 dari 3
PROSEDUR
JUDUL : MENYUSUN RENCANA KERJA & ANGGARAN
LOGO UPTD PAL
I. UNIT KERJA TERKAIT 1) Tim Kerja (ad Hoc) 2) Administrasi Umum 3) Tata Usaha 4) Ka UPTD PAL 5) Ka SKPD Induk
II. TUJUAN
Memberikan panduan langkah-langkah yang harus ditempuh kepada unit kompetensi terkait di lingkungan UPTD dalam menyusun Rencana Kerja dan Anggaran.
III. RUANG LINGKUP
Prosedur ini meliputi langkah penyiapan & pemberitahuan kepada seluruh unit kompetensi di lingkungan UPTD melalui pengarahan pimpinan dan pemberitahuan/perintah tertulis, pembentukan TIM Kerja, proses penyusunan Rencana Kerja & Anggaran oleh Tim Kerja dan proses persetujuan Ka SKPD Induk.
IV. PROSEDUR
1. Ka UPTD PAL memberikan arahan kepada unit-unit kompetensi di UPTD untuk menyusun Rencana Kerja & Anggaran sesuai Renstra SKPD Induk dan memerintahkan Tata Usaha untuk menyiapkan konsep Surat Perintah Penyusunan.
2. Tata Usaha menyiapkan konsep Surat Perintah Penyusunan Usulan Rencana Kerja & Anggaran UPTD dan menyerahkan ke Ka UPTD
3. Ka UPTD PAL meneliti konsep surat. Bila perlu perbaikan, konsep surat dikembalikan ke Tata Usaha. Bila sudah setuju dgn usulan, maka Ka UPTD PAL menandatangani Surat Perintah Penyusunan Rencana Kerja & Anggaran UPTD PAL dan menyerahkannya kepada Tata Usaha.
4. Tata Usaha menerima Surat Perintah Penyusunan Rencana Kerja & Anggaran UPTD yg sudah ditanda tangani Ka UPTD PAL untuk didistribusikan ke Administrasi Umum.
5. Administrasi Umum mendistribusikan Surat Perintah Penyusunan Rencana Kerja & Anggaran UPTD PAL kepada Tim Kerja
Book SOP Template rev.indd 2 3/14/16 8:53 PM
Disiapkan oleh: Disetujui oleh: Disahkan oleh:
Tata Usaha Ka UPTD Ka UPTD PAL
Tanggal - bulan - tahun Tanggal - bulan - tahun Tanggal - bulan - tahun
Disiapkan oleh: Disetujui oleh: Disahkan oleh:
Tata Usaha Ka UPTD Ka SKPD Induk
Tanggal - bulan - tahun Tanggal - bulan - tahun Tanggal - bulan - tahun
UNIT KERJA : TATA USAHA NOMOR : 1.A.1/SOP/Adm/bulan/tahun
REVISI KE : 0BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahunHALAMAN : 2 dari 3
PROSEDUR
JUDUL : MENYUSUN RENCANA KERJA & ANGGARAN
LOGO UPTD PAL
6. Tim Kerja menerima Surat Perintah Penyusunan Rencana Kerja & Anggaran Ka UPTD PAL dari Administrasi Umum dan menyusun draft usulan Rencana Kerja & Anggaran mengacu pada usulan program-program teknis yang diterima dari Unit Kompetensi yang ada di UPTD
7. Ka UPTD memeriksa dan memproses persetujuan draft Usulan Rencana Kerja & Anggaran. Bila masih diperlukan perbaikan, maka draft usulan akan dikembalikan ke Tim Kerja untuk dikoreksi. Bila draft usulan sudah dianggap baik, maka Ka UPTD menyetujui dengan menanda tangani Usulan Rencana Kerja & Anggaran UPTD PAL.
8. Ka. UPTD menyerahkan Usulan Rencana Kerja & Anggaran UPTD PAL kepada Ka SKPD Induk
9. Ka SKPD Induk menerima Usulan Rencana Kerja dan Anggaran UPTD PAL. Bila masih memerlukan perbaikan, maka berkas usulan dikembalikan ke Ka UPTD. Bila disetujui, maka akan diproses pada tahapan berikutnya.
10. Proses pengusulan RK&A UPTD selesai.
V. INDIKATOR UKURAN KEBERHASILAN
1. Proses penyusunan & pengusulan Rencana Kerja & Anggaran tepat waktu
VI. LAMPIRAN
1. Diagram alir Prosedur Menyusun Rencana Kerja & Anggaran UPTD PAL
Book SOP Template rev.indd 3 3/14/16 8:53 PM
DIA
GRA
M A
LIR
PRO
SED
UR
MEN
YUSU
N R
ENCA
NA
KER
JA &
AN
GG
ARA
N U
PTD
PA
LSO
P N
o: 1
.A.1
/SO
P-RK
A/A
DM
/bul
an/t
ahun
PELA
KSA
NA
/UN
IT K
OM
PET
ENSI
M
UT
U B
AK
U
KEL
ENG
KA
PAN
WA
KT
UO
UT
PUT
No
Keg
iata
nT
im K
erja
(Ad
Hoc
)A
dmin
istr
asi
Um
umTa
ta U
saha
Ka
UPT
DPA
LK
a SK
PD
Indu
k
1 2 3 4 5 6 7 8 109
Mem
berik
an a
raha
n ke
pada
uni
t-un
it ko
mpe
tens
i di U
PTD
un
tuk
men
yusu
n RK
&A
ses
uai R
enst
ra S
KPD
Indu
k da
n m
emer
inta
hkan
Tat
a U
saha
unt
uk m
enyi
apka
n ko
nsep
Su
rat P
erin
tah.
1. D
raft
Sur
at
Perin
tah;
2.
Jadw
al
Peny
usun
an
RK&
A U
PTD
PA
L
Usu
lan
RK&
A
UPT
D P
AL
Usu
lan
RK&
A d
i ttd
Ka
UPT
D P
AL
1. S
urat
Per
inta
h Pe
nyus
unan
RK
&A
dita
nda
tang
ani K
a U
PTD
PA
L;
2. A
gend
a Pe
nyus
unan
RK
&A
UPT
D P
AL
di ta
nda
tang
ani
Men
yiap
kan
kons
ep S
urat
Per
inta
h Pe
nyus
unan
Usu
lan
Renc
ana
Kerja
& A
ngga
ran
UPT
D.
Men
eliti
kon
sep
sura
t. Bi
la p
erlu
per
baik
an, k
onse
p su
rat
dike
mba
likan
ke
Tata
Usa
ha. B
ila s
udah
set
uju
dgn
usul
an,
mak
a Ka
UPT
D P
AL
men
anda
tang
ani S
urat
Per
inta
h Pe
nyus
unan
Ren
cana
Ker
ja &
Ang
gara
n U
PTD
PA
L.
Men
erim
a Su
rat P
erin
tah
Peny
usun
an R
enca
na K
erja
&
Ang
gara
n U
PTD
yg
suda
h di
tand
a ta
ngan
i Ka
UPT
D P
AL
untu
k di
dist
ribus
ikan
.
Men
dist
ribus
ikan
Sur
at P
erin
tah
Peny
usun
an R
enca
na K
erja
&
Ang
gara
n U
PTD
PA
L ke
pada
Tim
Ker
ja.
Men
erim
a S
urat
Per
inta
h Pe
nyus
unan
Ren
cana
Ker
ja &
A
ngga
ran
Ka
UPT
D P
AL
dari
Adm
inis
tras
i Um
um d
an
men
yusu
n dr
aft u
sula
n Re
ncan
a Ke
rja &
Ang
gara
n m
enga
cu
pada
usu
lan
prog
ram
-pro
gram
tekn
is y
ang
dite
rima
dari
Uni
t-un
it Ko
mpe
tens
i yan
g ad
a di
UPT
D.
Mem
erik
sa d
an m
empr
oses
per
setu
juan
dra
ft U
sula
n Re
ncan
a Ke
rja &
Ang
gara
n. B
ila m
asih
dip
erlu
kan
perb
aika
n,
mak
a dr
aft u
sula
n ak
an d
ikem
balik
an k
e Ti
m K
erja
unt
uk
diko
reks
i. Bi
la d
raft
usu
lan
suda
h di
angg
ap b
aik,
mak
a Ka
U
PTD
men
yetu
jui d
enga
n m
enan
da ta
ngan
i Usu
lan
Renc
ana
Kerja
& A
ngga
ran
UPT
D P
AL.
Men
yera
hkan
Usu
lan
Renc
ana
Kerja
& A
ngga
ran
UPT
D P
AL
kepa
da K
a SK
PD In
duk.
Pros
es p
engu
sula
n RK
&A
UPT
D s
eles
ai.
Men
erim
a U
sula
n Re
ncan
a Ke
rja d
an A
ngga
ran
UPT
D P
AL.
Bi
la m
asih
mem
erlu
kan
perb
aika
n, m
aka
berk
as u
sula
n di
kem
balik
an k
e Ka
UPT
D. B
ila d
iset
ujui
, mak
a ak
an d
ipro
ses
pada
taha
pan
berik
utny
a.
MU
LAI
PER
BA
IKA
N
SET
UJU
SELE
SAI
TID
AK
X
SET
UJU
✔
✔
SET
UJU
✔
TID
AK
X
2
3
4
5
6
7 8
9
Book
SO
P Te
mpl
ate
rev.
indd
4
3/14
/16
8:5
3 PM
NOTES
Book SOP Template rev.indd 5 3/14/16 8:53 PM
UNIT KERJA : TATA USAHA NOMOR : 1. A.2/SOP/Adm/bulan/tahun
REVISI KE : 0BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahunHALAMAN : 1 dari 4
PROSEDUR
JUDUL : MENYUSUN LAPORAN KINERJA TRIWULANAN
LOGO UPTD PAL
I. UNIT KERJA TERKAIT 1) Tim Kerja (Ad Hoc) 2) Administrasi Umum 3) Tata Usaha 4) Ka UPTD PAL 5) Ka SKPD Induk
II. TUJUAN
1) Memberikan panduan kepada unit kompetensi terkait yang terlibat dalam kegiatan menyusun Laporan Triwulanan agar dapat melaksanakan tugasnya sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
2) Kegiatan penyusunan Laporan Triwulanan terselenggara tepat waktu.
III. RUANG LINGKUP
Prosedur ini meliputi langkah penyiapan & pemberitahuan kepada seluruh unit kompetensi di lingkungan UPTD melalui pengarahan pimpinan dan pemberitahuan/perintah tertulis, pembentukan TIM Kerja, proses penyusunan Laporan Triwulanan oleh Tim Kerja dan proses persetujuan Ka SKPD Induk.
IV. REFERENSI
V. DOKUMEN TERKAIT
VI. DEFINISI
VII. PROSEDUR
1. Ka. UPTD PAL memberikan arahan kepada unit-unit kompetensi di UPTD agar menyusun Laporan Kinerja UPTD dan memerintahkan Kepala Tata Usaha untuk menyiapkan konsep Surat Perintah dari Ka UPTD
2. Tata Usaha menerima perintah menyiapkan konsep Surat Perintah Menyusun Laporan Kinerja Triwulanan dan SK Pembentukan TIM Kerja dari Ka UPTD PAL
Book SOP Template rev.indd 6 3/14/16 8:53 PM
UNIT KERJA : TATA USAHA NOMOR : 1. A.2/SOP/Adm/bulan/tahun
REVISI KE : 0BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahunHALAMAN : 2 dari 4
PROSEDUR
JUDUL : MENYUSUN LAPORAN KINERJA TRIWULANAN
LOGO UPTD PAL
3. Tata Usaha menyerahkan Konsep Surat Perintah Menyusun Laporan Kinerja Triwulanan UPTD dan Konsep SK TIM Kerja
4. Ka UPTD meneliti konsep surat perintah menyusun laporan Kinerja Triwulanan dan konsep SK TIM. Bila perlu perbaikan, konsep surat dikembalikan ke Tata Usaha. Bila sudah setuju dgn draft, maka Ka UPTD PAL menandatangani Surat Perintah Menyusun Laporan Kinerja UPTD PAL dan SK TIM Penyusun.
5. Tata Usaha menerima Surat Perintah Menyusun Laporan Kinerja Triwulanan UPTD dan SK Tim Penyusun yg sudah ditanda tangani Ka UPTD PAL untuk didistribusikan.
6. Administrasi Umum mendistribusikan Surat Perintah Menyusun Laporan Kinerja Triwulanan UPTD dan SK Tim kepada seluruh anggota Tim Kerja
7. Tim Kerja menerima Surat Perintah Menyusun Laporan Kinerja Triwulanan UPTD dari Administrasi Umum dan menyusun draft usulan Laporan Kinerja Triwulanan UPTD mengacu pada laporan kinerja dari setiap unit kompetensi yang ada di UPTD
8. Ka UPTD memeriksa dan memproses persetujuan draft Laporan Kinerja UPTD. Bila masih diperlukan perbaikan, maka draft Laporan Kinerja akan dikembalikan ke Tim Kerja untuk dikoreksi. Bila draft Laporan Kinerja sudah dianggap baik, maka Ka UPTD menyetujui dengan menanda tangani Laporan Kinerja UPTD PAL.
9. Ka UPTD menyerahkan Laporan Kinerja UPTD PAL kepada Kepala SKPD Induk
10. Ka SKPD Induk menerima Laporan Kinerja UPTD PAL. Bila masih memerlukan perbaikan, maka berkas usulan dikembalikan ke Ka UPTD. Bila disetujui, maka akan diproses pada tahapan berikutnya.
11. Proses menyusun Laporan Kinerja Triwulanan selesai.
Book SOP Template rev.indd 7 3/14/16 8:53 PM
UNIT KERJA : TATA USAHA NOMOR : 1. A.2/SOP/Adm/bulan/tahun
REVISI KE : 0BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahunHALAMAN : 3 dari 4
PROSEDUR
JUDUL : MENYUSUN LAPORAN KINERJA TRIWULANAN
LOGO UPTD PAL
VIII. INDIKATOR UKURAN KEBERHASILAN
Penyerahan laporan kinerja Triwulanan dapat dilakukan tepat waktu.
IX. LAMPIRAN
1. Diagram alir SOP Penyusunan Laporan Kinerja
Disiapkan oleh: Disetujui oleh: Disahkan oleh:
Tata Usaha Ka UPTD Ka SKPD Induk
Tanggal - bulan - tahun Tanggal - bulan - tahun Tanggal - bulan - tahun
Book SOP Template rev.indd 8 3/14/16 8:53 PM
SOP
No:
1.A
.2/S
OP-
LTW
/AD
M/b
ulan
/tah
unD
IAG
RAM
ALI
R PR
OSE
DU
R M
ENYU
SUN
LA
PORA
N K
INER
JA T
RIW
ULA
NA
N U
PTD
PA
L
Kel
engk
apan
Wak
tuO
utpu
tN
oK
egia
tan
Tim
Ker
ja(A
d H
oc)
Adm
inis
tras
iU
mum
Tata
Usa
haK
a U
PTD
PAL
Ka
SKPD
In
duk
1 2 3 4 5 6 7 8 9
Mem
berik
an a
raha
n ke
pada
uni
t-un
it ko
mpe
tens
i di U
PTD
aga
r men
yusu
n La
pora
n Ki
nerja
UPT
D d
an m
emer
inta
hkan
Kep
ala
Tata
Usa
ha u
ntuk
m
enyi
apka
n ko
nsep
Sur
at P
erin
tah
dari
Ka U
PTD
1. D
raft
Sur
at P
erin
tah;
2. Ja
dwal
Pen
yusu
nan
Lapo
ran
TRW
U
PTD
PA
L
1. S
urat
Per
inta
h Pe
nyus
unan
La
pora
n TR
W
1. S
urat
Per
inta
h Pe
nyus
unan
La
pora
n TR
W d
i tt
d Ka
UPT
D P
AL
Men
erim
a pe
rinta
h m
enyi
apka
n ko
nsep
Sur
at P
erin
tah
Men
yusu
n La
pora
n Ki
nerja
Triw
ulan
an d
an S
K Pe
mbe
ntuk
an T
IM K
erja
dar
i Ka
UPT
D P
AL
Men
yera
hkan
Kon
sep
Sura
t Per
inta
h M
enyu
sun
Lapo
ran
Kine
rja T
riwul
anan
U
PTD
dan
Kon
sep
SK T
IM K
erja
. (D
iusu
lkan
set
iap
pert
enga
han
bula
n M
aret
, Jun
i, Se
ptem
ber &
Des
embe
r)
Men
eliti
kon
sep
sura
t per
inta
h m
enyu
sun
lapo
ran
Kine
rja T
riwul
anan
dan
ko
nsep
SK
TIM
. Bila
per
lu p
erba
ikan
, kon
sep
sura
t dik
emba
likan
ke
Tata
U
saha
. Bila
sud
ah s
etuj
u dg
n dr
aft,
mak
a Ka
UPT
D P
AL
men
anda
tang
ani
Sura
t Per
inta
h M
enyu
sun
Lapo
ran
Kine
rja U
PTD
PA
L da
n SK
TIM
Pen
yusu
n.
Men
erim
a Su
rat P
erin
tah
Men
yusu
n La
pora
n Ki
nerja
Triw
ulan
an U
PTD
da
n SK
Tim
Pen
yusu
n yg
sud
ah d
itand
a ta
ngan
i Ka
UPT
D P
AL
untu
k di
dist
ribus
ikan
.
Men
dist
ribus
ikan
Sur
at P
erin
tah
Men
yusu
n La
pora
n Ki
nerja
Triw
ulan
an
UPT
D d
an S
K Ti
m k
epad
a se
luru
h an
ggot
a Ti
m K
erja
Men
erim
a S
urat
Per
inta
h M
enyu
sun
Lapo
ran
Kine
rja T
riwul
anan
UPT
D
dari
Adm
inis
tras
i Um
um d
an m
enyu
sun
draf
t usu
lan
Lapo
ran
Kine
rja
Triw
ulan
an U
PTD
men
gacu
pad
a la
pora
n ki
nerja
dar
i set
iap
unit
kom
pete
nsi y
ang
ada
di U
PTD
Mem
erik
sa d
an m
empr
oses
per
setu
juan
dra
ft L
apor
an K
iner
ja U
PTD
. Bila
m
asih
dip
erlu
kan
perb
aika
n, m
aka
draf
t Lap
oran
Kin
erja
aka
n di
kem
balik
an
ke T
im K
erja
unt
uk d
ikor
eksi
. Bila
dra
ft L
apor
an K
iner
ja s
udah
dia
ngga
p ba
ik, m
aka
Ka U
PTD
men
yetu
jui d
enga
n m
enan
da ta
ngan
i Lap
oran
Kin
erja
U
PTD
PA
L.
Men
yera
hkan
Lap
oran
Kin
erja
UPT
D P
AL
kepa
da K
epal
a SK
PD In
duk
MU
LAI
PER
BA
IKA
N
SET
UJU
✔
PER
BA
IKA
N
SET
UJU
✔
10M
ener
ima
Lapo
ran
Kine
rja U
PTD
PA
L. B
ila m
asih
mem
erlu
kan
perb
aika
n,
mak
a be
rkas
usu
lan
dike
mba
likan
ke
Ka U
PTD
. Bila
dis
etuj
ui, m
aka
akan
di
pros
es p
ada
taha
pan
berik
utny
a.
11Pr
oses
men
yusu
n La
pora
n Ki
nerja
Triw
ulan
an s
eles
ai.
SELE
SAI
PER
BA
IKA
N
SET
UJU
✔
2 3 5
6
7
8 9
10
4
PELA
KSA
NA
/UN
IT K
OM
PET
ENSI
M
UT
U B
AK
U
Book
SO
P Te
mpl
ate
rev.
indd
9
3/14
/16
8:5
3 PM
NOTES
Book SOP Template rev.indd 10 3/14/16 8:53 PM
UNIT KERJA : TATA USAHA NOMOR : 1.B.1/SOP/Adm/bulan/tahun
REVISI KE : 0BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahunHALAMAN : 1 dari 4
PROSEDUR
JUDUL : MEMONITOR DAN MENGEVALUASI PENGELOLAAN UPTD PAL
LOGO UPTD PAL
I. UNIT KERJA TERKAIT 1) Tata Usaha 2) Tim Monitoring & Evaluasi 3) Ka UPTD PAL 4) Ka SKPD Induk
II. TUJUAN
1) Prosedur ini dibuat sebagai panduan dalam menyelenggarakan kegiatan Monitoring dan Evaluasi terhadap penyelenggaraan pengelolaan UPTD PAL
2) Untuk memastikan bahwa tata kelola yang dilakukan di UPTD PAL diselenggarakan dengan prinsip efektif dan efisien
3) Untuk memastikan : a. Kesesuaian kegiatan dengan prosedur dan kebijakan yang berlaku
b. Pencapaian target dalam konteks rencana tahunan 4) Perbaikan sistem dapat dilakukan secara berkelanjutan dan dapat dilaksanakan
sesuai rekomendari Monitoring dan Evaluasi.
III. RUANG LINGKUP
Prosedur ini mencakup semua tahapan kegiatan Monitoring dan Evaluasi mulai dari penyusunan program Monev termasuk indikatornya, penetapan anggota Tim, pelaksanaan Kegiatan Monev dan pembuatan laporan serta pemantauan tindak lanjut hasil temuan.
IV. REFERENSI
V. DOKUMEN TERKAIT
VI. DEFINISI
VII. PROSEDUR
1) Ka SKPD Induk memerintahkan pelaksanaan Monev ke KA UPTD dengan indikator yang sudah ditentukan, beserta usulan anggota Tim
Book SOP Template rev.indd 11 3/14/16 8:53 PM
UNIT KERJA : TATA USAHA NOMOR : 1.B.1/SOP/Adm/bulan/tahun
REVISI KE : 0BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahunHALAMAN : 2 dari 4
PROSEDUR
JUDUL : MEMONITOR DAN MENGEVALUASI PENGELOLAAN UPTD PAL
LOGO UPTD PAL
2) Ka UPTD menerima perintah pelaksanaan kegiatan Monev dari Ka SKPD Induk dan memerintahkan Fungsi Bagian TU untuk mempersiapkan Pelaksanaan program Monitoring & Evaluasi dengan membuat draft SK TIM beserta juklak-juknisnya.
3) Tata Usaha membuat draft SK TIM dengan indikator yang akan diperiksa tertuang dalam SK TIM, dilengkapi dengan Juklak & Juknis pelaksanaan Monev.
4) Ka UPTD PAL memeriksa dan meneliti draft SK TIM, bila masih ada kekurangan akan dikembalikan ke Fungsi Bagian TU. Bila sudah setuju, maka Ka UPTD akan memaraf draft SK TIM MONEV dan menyerahkannya ke SKPD Induk.
5) Ka SKPD Induk memeriksa dan meneliti draft SK TIM, bila masih ada kekurangan akan dikembalikan ke Ka UPTD. Bila sudah setuju, maka diproses selanjutnya.
6) Ka SKPD Induk menerbitkan/menanda tangani SK Pembentukan Tim Monev 7) Tim Monev menjalankan TKI Penyiapan Kegiatan Monev (TKI 1.B.1.1) 8) Tim Monev melakukan pertemuan perkenalan dengan unit-unit kompetensi
UPTD PAL 9) Tim Monev melaksanakan kegiatan Monev sesuai Surat Tugas dan indikator
yang mau diperiksa. 10) Tim Monev melakukan analisa kesesuaian pelaksanaan prosedur (Juklak &
Juknis kegiatan Monev serta Peraturan, Pedoman, SOP, TKI yang berlaku di lingkungan UPTD PAL) dan pencapaian hasil Monitoring Evaluasi dibandingkan dengan Rencana Tahunan UPTD.
11) Tim Monev mempelajari hasil analisa. Bila diperlukan verifikasi, maka tim Monev membuat dan menyerahkan Laporan Temuan Awal kepada UPTD dan memberikan waktu kepada pihak UPTD untuk memberikan klarifikasi/penjelasan kepada TIM MONEV. Bila tidak diperlukan verifikasi, maka langsung menuju proses penyusunan Laporan Hasil Temuan (LHP)
12) Ka UPTD PAL menerima Laporan Temuan Awal dan Rekomendasi 13) Ka UPTD PAL menindak lanjuti Laporan Temuan Awal dan Rekomendasi
dengan melakukan tindakan koreksi dan klarifikasi kepada TIM MONEV, sebelum Penyusunan Laporan Hasil Monitoring & Evaluasi difinalkan.
14) Tim Monev menyusun hasil temuan final ke dalam LHP (Laporan Hasil Pemeriksaan) dan menyerahkan Laporan Hasil Pemeriksaan kepada Ka SKPD Induk dengan tembusan disampaikan kepada Ka UPTD PAL.
Book SOP Template rev.indd 12 3/14/16 8:53 PM
UNIT KERJA : TATA USAHA NOMOR : 1.B.1/SOP/Adm/bulan/tahun
REVISI KE : 0BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahunHALAMAN : 3 dari 4
PROSEDUR
JUDUL : MEMONITOR DAN MENGEVALUASI PENGELOLAAN UPTD PAL
LOGO UPTD PAL
15) Ka SKPD Induk memeriksa Laporan Hasil Pemeriksaan (LHP) dari TIM MONEV. Bila tidak setuju dengan LHP, SKPD Induk akan mengembalikan laporan ke Tim Monev, bila setuju dengan LHP, Pelaksanaan Monev selesai.
16) Pelaksanaan Monitoring & Evaluasi selesai
VIII. INDIKATOR UKURAN KEBERHASILAN
Tim Monev dapat menemukan hasil temuan yang dapat dijadikan acuan dalam upaya pembenahan pengelolaan berkesinambungan.
IX. LAMPIRAN
1. Diagram Alir Prosedur Monitoring dan Evaluasi
Disiapkan oleh: Disetujui oleh: Disahkan oleh:
Tata Usaha Ka UPTD PAL Ka SKPD Induk
Tanggal - bulan - tahun Tanggal - bulan - tahun Tanggal - bulan - tahun
Book SOP Template rev.indd 13 3/14/16 8:53 PM
SOP
No:
1.B
.1/S
OP-
Mon
ev/A
DM
/bul
an/t
ahun
DIA
GRA
M A
LIR
PRO
SED
UR
MEM
ON
ITO
R D
AN
MEN
GEV
ALU
ASI
PEN
GEL
OLA
AN
UPT
D P
AL
PELA
KSA
NA
/UN
IT K
OM
PET
ENSI
M
UT
U B
AK
U
Kel
engk
apan
Wak
tuO
utpu
tN
oK
egia
tan
Tata
Usa
haT
im M
onev
Ka
UPT
D P
AL
Ka
SKPD
Indu
k
1 2 3 4 5 6 7 8 11 12 13 14 15
Mem
erin
tahk
an p
elak
sana
an M
onev
ke
KA U
PTD
den
gan
indi
kato
r yan
g su
dah
dite
ntuk
an, b
eser
ta u
sula
n an
ggot
a Ti
m.
Men
erim
a pe
rinta
h pe
laks
anaa
n ke
giat
an M
onev
dar
i SKP
D In
duk
dan
mem
erin
tahk
an
Ka T
U u
ntuk
mem
pers
iapk
an P
elak
sana
an p
rogr
am M
onito
ring
& E
valu
asi d
enga
n m
embu
at d
raft
SK
TIM
bes
erta
jukl
ak-ju
knis
nya.
(Pro
gram
Mon
ev d
ilaku
kan
min
imal
2x
dala
m s
etah
un).
Mem
buat
dra
ft S
K TI
M d
enga
n in
dika
tor y
ang
akan
dip
erik
sa te
rtua
ng d
alam
SK
TIM
, di
leng
kapi
den
gan
Jukl
ak &
Jukn
is p
elak
sana
an M
onev
. (Pe
nyeb
utan
ang
gota
tim
te
rmas
uk p
enda
mpi
ng (f
asili
tato
r) d
ari U
PTD
)
Mem
erik
sa d
an m
enel
iti d
raft
SK
TIM
, bila
mas
ih a
da k
ekur
anga
n/pe
rlu p
erba
ikan
, mak
a dr
aft S
K TI
M a
kan
dike
mba
likan
ke
Kepa
la T
U. B
ila s
udah
set
uju,
mak
a Ka
UPT
D a
kan
mem
araf
dra
ft S
K TI
M M
ON
EV d
an m
enye
rahk
anny
a ke
SKP
D In
duk.
Mem
erik
sa d
an m
enel
iti d
raft
SK
TIM
, bila
mas
ih a
da k
ekur
anga
n ak
an d
ikem
balik
an k
e Ka
UPT
D. B
ila s
udah
set
uju,
mak
a di
pros
es s
elan
jutn
ya.
Men
erbi
tkan
/men
anda
tang
ani S
K Pe
mbe
ntuk
an T
im M
onev
Men
jala
nkan
Tat
a Ke
rja In
divi
du (T
KI) P
enyi
apan
Keg
iata
n M
onev
(TKI
1.B
.1.1
)
Mel
akuk
an p
erte
mua
n pe
rken
alan
den
gan
unit-
unit
kom
pete
nsi U
PTD
PA
L
9M
elak
sana
kan
kegi
atan
Mon
ev s
esua
i Sur
at T
ugas
dan
indi
kato
r yan
g m
au d
iper
iksa
10M
elak
ukan
ana
lisa
kese
suai
an p
elak
sana
an p
rose
dur (
Jukl
ak &
Jukn
is k
egia
tan
Mon
ev
sert
a Pe
ratu
ran,
Ped
oman
, SO
P, TK
I yan
g be
rlaku
di l
ingk
unga
n U
PTD
PA
L) d
an
penc
apai
an h
asil
Mon
itorin
g Ev
alua
si d
iban
ding
kan
deng
an R
enca
na T
ahun
an U
PTD
.
Mem
pela
jari
hasi
l ana
lisa.
Bila
dip
erlu
kan
verifi
kasi
, mak
a tim
Mon
ev m
embu
at d
an
men
yera
hkan
Lap
oran
Tem
uan
Awal
kep
ada
UPT
D d
an m
embe
rikan
wak
tu k
epad
a pi
hak
UPT
D u
ntuk
mem
berik
an k
larifi
kasi
/pen
jela
san
kepa
da T
IM M
ON
EV. B
ila ti
dak
dipe
rluka
n ve
rifika
si, m
aka
lang
sung
men
uju
pros
es p
enyu
suna
n La
pora
n H
asil
Tem
uan
(LH
P)
Men
erim
a La
pora
n Te
mua
n Aw
al d
an R
ekom
enda
si
Men
inda
k la
njut
i Lap
oran
Tem
uan
Awal
dan
Rek
omen
dasi
den
gan
mel
akuk
an t
inda
kan
kore
ksi d
an k
larifi
kasi
kep
ada
TIM
MO
NEV
, seb
elum
Pen
yusu
nan
Lapo
ran
Has
il M
onito
ring
& E
valu
asi (
final
).
Men
yusu
n ha
sil t
emua
n fin
al k
e da
lam
LH
P (L
apor
an H
asil
Pem
erik
saan
) dan
m
enye
rahk
an L
apor
an H
asil
Pem
erik
saan
kep
ada
Ka S
KPD
Indu
k de
ngan
tem
busa
n di
sam
paik
an k
epad
a Ka
UPT
D P
AL.
Mem
erik
sa L
apor
an H
asil
Pem
erik
saan
(LH
P)da
ri TI
M M
ON
EV. B
ila ti
dak
setu
ju d
enga
n LH
P, SK
PD In
duk
akan
men
gem
balik
an la
pora
n ke
Tim
Mon
ev, b
ila s
etuj
u de
ngan
LH
P, Pe
laks
anaa
n M
onev
sel
esai
.
16Pe
laks
anaa
n M
onito
ring
& E
valu
asi s
eles
ai
MU
LAI
PER
BA
IKA
NSE
TU
JU
PER
BA
IKA
N
TK
I 1.B
.1.1
SET
UJU
✔
PER
LUT
IDA
K P
ERLU
TID
AK
SELE
SAI
✔
YA✔
X
X
✔
X
X
2
3
4
5 6
8 9 10 11
12
13
14
15
Book
SO
P Te
mpl
ate
rev.
indd
14
3/14
/16
8:5
3 PM
NOTES
Book SOP Template rev.indd 15 3/14/16 8:53 PM
UNIT KERJA : TIM MONITORING & EVALUASI NOMOR : 1.B.1.1/TKI/Adm/bulan/tahun
REVISI KE : 0BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahunHALAMAN : 1 dari 12
PROSEDUR
JUDUL : PENYIAPAN PELAKSANAAN MONITORING DAN EVALUASI
LOGO UPTD PAL
I. TUJUAN
1) Memastikan bahwa pelaksanaan setiap tahapan kegiatan Monitoring dan Evaluasi disiapkan dengan baik, terencana dan terarah.
2) Menyiapkan alat bantu pelaksanaan monitoring dan evaluasi berupa formulir-formulir yang diperlukan pada setiap tahapan proses
3) Menjaga kesinambungan manajemen perbaikan berkesinambungan, karena selalu menggunakan format baku, terdokumentasikan dengan baik dan selalu dapat dibandingkan dari waktu ke waktu.
II. RUANG LINGKUP
Prosedur ini mencakup semua tahapan kegiatan Monitoring dan Evaluasi mulai dari tahapan penyusunan program & penetapan anggota Tim, persiapan dan pelaksanaan Kegiatan Monev, pembuatan laporan serta pemantauan tindak lanjut hasil temuan.
III. REFERENSI
IV. DOKUMEN TERKAIT
SOP No. 1.B.1 tentang Prosedur Monitoring dan Evaluasi Manajemen Pengelolaan UPTD PAL
V. DEFINISI
VI. PROSEDUR
6.1. Pembuatan Program Monitoring Evaluasi 1) Program Monitoring Evaluasi dibuat setiap tahun oleh Tim menggunakan
Formulir Indikator Program Monitoring Evaluasi (FR-01), disetujui oleh Ka UPTD PAL dan disahkan oleh Ka SKPD Induk
2) Program Monitoring Evaluasi menguraikan Indikator-indikator yang akan diperiksa masing-masing fungsi/unit kerja dan waktu pelaksanaannya.
3) Tim Monitoring Evaluasi yang terdiri ketua tim dan anggota yang tidak berbenturan kepentingan dengan fungsi/unit kerja yang diperiksa
4) Sasaran pemeriksaan oleh Tim Monitoring Evaluasi adalah seluruh unit kompetensi yang berada di organisasi UPTD PAL
Book SOP Template rev.indd 16 3/14/16 8:53 PM
UNIT KERJA : TIM MONITORING & EVALUASI NOMOR : 1.B.1.1/TKI/Adm/bulan/tahun
REVISI KE : 0BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahunHALAMAN : 2 dari 12
PROSEDUR
JUDUL : PENYIAPAN PELAKSANAAN MONITORING DAN EVALUASI
LOGO UPTD PAL
5) Tim Monitoring Evaluasi minimal terdiri atas 2 orang yang bertindak sebagai Ketua tim Monitoring Evaluasi dan Anggota, dan tidak berasal dari unit kompetensi yang akan diperiksa.
6) Lingkup kegiatan Monitoring Evaluasi disesuaikan tugas dan tanggungjawab masing-masing unit-unit kompetensi dalam Struktur dan Tupoksi organisasi UPTD PAL.
6.2. Persiapan Pelaksanaan Monitoring Evaluasi 1) Ketua Tim Monitoring Evaluasi menyusun rencana pada Formulir Jadwal
Monitoring Evaluasi (FR-02) yang disampaikan ke unit kompetensi yang akan diperiksa paling lambat 3 (tiga) hari sebelum pelaksanaan.
2) Tim Monitoring Evaluasi menyiapkan daftar pertanyaan menggunakan Formulir Checklist Monitoring Evaluasi (FR-03) dan peralatan pemeriksaan lain yang diperlukan.
3) Berdasarkan rencana Monitoring Evaluasi yang telah diterima, unit kompetensi yang akan diperiksa menunjuk personil yang memiliki tugas dan tanggung jawab di dalam pelaksanaan kegiatan yang akan diperiksa untuk mendampingi Tim Monitoring Evaluasi selama pelaksanaan pemeriksaan.
6.3. Pelaksanaan Monitoring Evaluasi 1) Kegiatan Monitoring Evaluasi diawali dengan mengadakan pertemuan
pembuka (Opening Meeting) yang dihadiri oleh Tim Monitoring Evaluasi dan unit kompetensi yang akan diperiksa, untuk menjelaskan maksud, tujuan dan memastikan jadwal Monitoring Evaluasi.
2) Kegiatan Monitoring Evaluasi dilaksanakan berdasarkan jadwal Monitoring Evaluasi yang telah disepakati Tim Monev dengan unit kompetensi yang akan diperiksa, antara lain meliputi kegiatan pemeriksaan dokumen-dokumen terkait, wawancara dengan unit kompetensi yang diperiksa atau pekerja dan observasi di lapangan.
3) Temuan pemeriksaan dan rencana perbaikan dikonfirmasi kepada unit kompetensi yang diperiksa pada saat pelaksanaan Monitoring Evaluasi dan dicatat dalam Formulir Temuan Monitoring Evaluasi (FR-06) dan Formulir Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (FR-07).
4) Pada saat pertemuan penutup (Closing Meeting), Tim Monitoring Evaluasi menjelaskan hasil temuan pemeriksaan yang ditemukan kepada unit kerja yang diperiksa.
Book SOP Template rev.indd 17 3/14/16 8:53 PM
UNIT KERJA : TIM MONITORING & EVALUASI NOMOR : 1.B.1.1/TKI/Adm/bulan/tahun
REVISI KE : 0BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahunHALAMAN : 3 dari 12
PROSEDUR
JUDUL : PENYIAPAN PELAKSANAAN MONITORING DAN EVALUASI
LOGO UPTD PAL
6.4. Penyusunan dan penerbitan Laporan Pelaksanaan Monitoring Evaluasi 1) Laporan Pelaksanaan Monitoring Evaluasi (FR-04) disusun Ketua Tim
Monitoring Evaluasi paling lambat 3 (tiga) hari setelah pemeriksaan berakhir, dilengkapi dengan Formulir Temuan Monitoring Evaluasi (FR-06) dan salinan dari Formulir Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (FR-07) yang dibuat oleh Tim Monitoring Evaluasi yang dirangkum pada Formulir Pemantauan Tindaklanjut Permasalahan atau ketidak sesuaian (FR-05).
2) Laporan disampaikan kepada Ka UPTD PAL dan Unit Kompetensi yang diperiksa, sebagai bahan untuk Tinjauan Manajemen.
3) Rekaman Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (FR - 07) yang dibuat oleh Tim Monitoring Evaluasi, disimpan dan dipelihara oleh Tata Usaha.
6.5. Pemantauan Tindakan Perbaikan 1) Tim Monitoring dan Evaluasi memantau pelaksanaan hingga tindak lanjut
temuan dinyatakan ditutup sesuai target yang ditetapkan unit kompetensi yang diperiksa untuk dilaporkan kepada Ka UPTD PAL.
2) Unit Kompetensi yang bertanggung jawab melaksanakan tindakan perbaikan secara proaktif melaporkan perkembangan tindakan perbaikan yang dilakukannya kepada Tim Monitoring Evaluasi dan bila tindakan perbaikan telah dilaksanakan, unit kompetensi yang diperiksa menyampaikan kepada Tim Monitoring Evaluasi untuk diverifikasi dan dinyatakan selesai/ tertutup oleh Tim Monev.
3) Hasil verifikasi dicatat dalam Formulir Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (FR-07) yang relevan dan pada Rekaman Formulir Pemantauan Tindakanlanjut Permasalahan atau Ketidaksesuaian (FR- 05) dinyatakan tertutup/selesai.
4) Bila tindakan perbaikan tidak dapat dilaksanakan sesuai dengan rencana, maka unit kompetensi yang bertanggung jawab melaksanakan tindakan perbaikan harus segera membuat rencana tindakan perbaikan dan pencegahan (FR-07) yang baru dan disampaikan kepada Tim Monitoring Evaluasi.
5) Ketua Tim Monitoring Evaluasi memutakhirkan data dengan menggunakan Rekaman Formulir Pemantauan Tindak lanjut Permasalahan atau Ketidaksesuaian (FR-05).
Book SOP Template rev.indd 18 3/14/16 8:53 PM
UNIT KERJA : TIM MONITORING & EVALUASI NOMOR : 1.B.1.1/TKI/Adm/bulan/tahun
REVISI KE : 0BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahunHALAMAN : 4 dari 12
PROSEDUR
JUDUL : PENYIAPAN PELAKSANAAN MONITORING DAN EVALUASI
LOGO UPTD PAL
Disiapkan oleh: Disetujui oleh: Disahkan oleh:
TIM MONEV Ka UPTD PAL Ka SKPD Induk
Tanggal - bulan - tahun Tanggal - bulan - tahun Tanggal - bulan - tahun
VII. INDIKATOR UKURAN KEBERHASILAN
Penggunaan alat bantu (formulir-formulir) yang disediakan berhasil memudahkan kerja Tim Monev dalam menyelenggarakan kegiatan Monev secara efisien dan efektif.
VIII. LAMPIRAN 1. Formulir Program Monitoring & Evaluasi (Indikator Monev) (FR-01) 2. Formulir Jadwal Monitoring & Evaluasi (FR-02)
3 Formulir Checklist Monitoring & Evaluasi (FR-03) 4. Formulir Laporan Pelaksanaan Monitoring & Evaluasi (FR-04) 5. Formulir Pemantauan Tindaklanjut Permasalahan/Ketidaksesuaian (FR-05) 6. Formulir Temuan Monitoring & Evaluasi (FR-06) 7. Formulir Permintaan Tindakan Perbaikan & Pencegahan (FR-07) 8. Formulir Daftar Hadir (FR-08)
Book SOP Template rev.indd 19 3/14/16 8:53 PM
TKI N
o: 1
.B.1
.1/T
KI-P
enyi
apan
Mon
ev/A
DM
/bul
an/t
ahun
FORM
ULI
R PR
OG
RAM
MO
NIT
ORI
NG
& E
VALU
ASI
(FR-
01)
Ket
eran
gan:
NO
IND
IKA
TO
R M
ON
ITO
RIN
G
& E
VALU
ASI
PRO
GR
AM
MO
NIT
OR
ING
& E
VALU
ASI
TAR
GET
PEN
CA
PAIA
N (
HA
SIL
KU
AN
TIT
AT
IF)
KES
ESU
AIA
N K
EGIA
TAN
DG
N
PED
OM
AN
/SO
P/JU
KLA
K (
HA
SIL
KU
ALI
TAT
IF)
A20
1825
3015
2030
3510
390
114%
1 2 B
Sedo
t (C
ON
TOH
IND
IKAT
OR
)
Pena
giha
n
TAH
UN
SEB
ELU
M
No.
Dok
umen
: FR
-01
Tang
gal T
erbi
t
:R
evis
i
: 0
Hal
aman
:
TAH
UN
INI
JUM
LAH
TAR
GET
PEN
CA
PAIA
N (
%)
KET
ERA
NG
AN
TR
IWU
LAN
TR
IWU
LAN
II
IIII
IIIIII
IVIV
JUM
LAH
Dis
etuj
ui o
leh:
(
)
Tang
gal:
Dip
erik
sa o
leh:
(
)
Tang
gal:
Dib
uat
oleh
:
(
)
Tang
gal:
Book
SO
P Te
mpl
ate
rev.
indd
20
3/14
/16
8:5
3 PM
TKI N
o: 1
.B.1
.1/T
KI-P
enyi
apan
Mon
ev/A
DM
/bul
an/t
ahun
FORM
ULI
R JA
DW
AL
MO
NIT
ORI
NG
& E
VALU
ASI
(FR-
02)
NO
KEG
IATA
NU
NIT
KO
MPE
TEN
SIPE
MER
IKSA
LOK
ASI
WA
KT
UH
AR
ITA
NG
GA
L
JAD
WA
L M
ON
ITO
RIN
G E
VALU
ASI
No.
Dok
umen
: FR
-02
Tang
gal T
erbi
t
:R
evis
i
: 0
Hal
aman
:
Book
SO
P Te
mpl
ate
rev.
indd
21
3/14
/16
8:5
3 PM
TKI N
o: 1
.B.1
.1/T
KI-P
enyi
apan
Mon
ev/A
DM
/bul
an/t
ahun
FORM
ULI
R CH
ECKL
IST
MO
NIT
ORI
NG
& E
VALU
ASI
(FR-
03)
NO
ITEM
CEK
/VER
IFIK
ASI
LOG
O U
PTD
PA
L
REF
EREN
SIT
ERPE
RIK
SA
HA
SIL
(*)
SESU
AI
TID
AK
SES
UA
IK
ETER
AN
GA
N
JAD
WA
L M
ON
ITO
RIN
G E
VALU
ASI
No.
Dok
umen
: FR
-03
Tang
gal T
erbi
t
:R
evis
i
: 0
Hal
aman
:
Book
SO
P Te
mpl
ate
rev.
indd
22
3/14
/16
8:5
3 PM
TKI N
o: 1
.B.1
.1/T
KI-P
enyi
apan
Mon
ev/A
DM
/bul
an/t
ahun
FORM
ULI
R LA
PORA
N P
ELA
KSA
NA
AN
MO
NIT
ORI
NG
EVA
LUA
SI
LOG
O U
PTD
PA
LLA
POR
AN
PEL
AK
SAN
AA
N M
ON
ITO
RIN
G E
VALU
ASI
No.
Dok
umen
: FR
-04
Tang
gal T
erbi
t
:
Rev
isi
: 0
Hal
aman
:
1.
Tan
ggal
Pel
aksa
naan
Mon
itor
ing
Eval
uasi
:
s/
d
2.
S
usun
an T
im M
onit
orin
g Ev
alua
si
K
etua
:
A
nggo
ta
:
A
nggo
ta
:
3.
Has
il M
onit
orin
g Ev
alua
si
:
NO
AK
TIF
ITA
S YA
NG
DIP
ERIK
SAR
EFER
ENSI
KET
ERA
NG
AN
HA
SIL
(*)
SESU
AI
TID
AK
SES
UA
I
Book
SO
P Te
mpl
ate
rev.
indd
23
3/14
/16
8:5
3 PM
TKI N
o: 1
.B.1
.1/T
KI-P
enyi
apan
Mon
ev/A
DM
/bul
an/t
ahun
FORM
ULI
R PE
MA
NTA
UA
N T
IND
AK
LAN
JUT
PERM
ASA
LAH
AN
/KET
IDA
K SE
SUA
IAN
KET
ERA
NG
AN
(*)
: DIIS
I DEN
GA
N T
INJA
UA
N M
AN
AJE
MEN
/ HA
SIL
PEM
ERIK
SAA
N L
AIN
NYA
FOR
MU
LIR
PEM
AN
TAU
AN
TIN
DA
K L
AN
JUT
PE
RM
ASA
LAH
AN
/KET
IDA
K S
ESU
AIA
N
No.
Dok
umen
: FR
-05
Tang
gal T
erbi
t
:R
evis
i
: 0
Hal
aman
:
1.
Sta
tus
per
tang
gal:
Sum
ber
(*)
:
NO
UR
AIA
N
KET
IDA
K S
ESU
AIA
N/P
ERM
ASA
LAH
AN
REN
CA
NA
TIN
DA
K L
AN
JUT
TAR
GET
WA
KT
U
PEN
YEL
ESA
IAN
PEN
AN
GG
UN
GJA
WA
BST
AT
US
LOG
O U
PTD
PA
L
Dib
uat
oleh
:
(
)
Book
SO
P Te
mpl
ate
rev.
indd
24
3/14
/16
8:5
3 PM
TKI N
o: 1
.B.1
.1/T
KI-P
enyi
apan
Mon
ev/A
DM
/bul
an/t
ahun
FORM
ULI
R PE
MA
NTA
UA
N T
IND
AK
LAN
JUT
PERM
ASA
LAH
AN
/KET
IDA
K SE
SUA
IAN
LOG
O U
PTD
PA
LFO
RM
ULI
R P
ERM
INTA
AN
TIN
DA
KA
N
PER
BA
IKA
N &
PEN
CEG
AH
AN
No.
Dok
umen
: FR
-07
Tang
gal T
erbi
t
:R
evis
i
: 0
Hal
aman
:
NO
UR
AIA
N K
ETID
AK
SES
UA
IAN
/PE
RM
ASA
LAH
AN
TAR
GET
WA
KT
U P
ENY
ELES
AIA
NPE
NA
NG
GU
NG
JAW
AB
STA
TU
SK
ETER
AN
GA
N
Dib
uat
oleh
:
(
)
Book
SO
P Te
mpl
ate
rev.
indd
25
3/14
/16
8:5
3 PM
TKI N
o: 1
.B.1
.1/T
KI-P
enyi
apan
Mon
ev/A
DM
/bul
an/t
ahun
FORM
ULI
R PE
MA
NTA
UA
N T
IND
AK
LAN
JUT
PERM
ASA
LAH
AN
/KET
IDA
K SE
SUA
IAN
(*):
Ber
ikan
tan
da (√)
pad
a ko
lom
yan
g se
suai
LOG
O U
PTD
PA
LFO
RM
ULI
R T
EMU
AN
MO
NIT
OR
ING
EVA
LUA
SIN
o. D
okum
en
: F
R-0
6Ta
ngga
l Ter
bit
:
Rev
isi
: 0H
alam
an
:
Loka
si P
emer
iksa
an:
Tang
gal:
NO
UN
IT K
OM
PET
ENSI
UR
AIA
N T
EMU
AN
KA
TEG
OR
I TEM
UA
N (
*)
KET
IDA
KSE
SUA
IAN
OB
SERV
ASI
REF
EREN
SI K
LAU
SUL/
ELEM
EN/D
OK
UM
ENK
ETER
AN
GA
N
Dib
uat
oleh
:
(
)
Book
SO
P Te
mpl
ate
rev.
indd
26
3/14
/16
8:5
3 PM
TKI N
o: 1
.B.1
.1/T
KI-P
enyi
apan
Mon
ev/A
DM
/bul
an/t
ahun
FORM
ULI
R D
AFT
AR
HA
DIR
TIM
MO
NIT
ORI
NG
& E
VALU
ASI
(FR-
08)
DA
FTA
R H
AD
IR
KEG
IATA
N
:
HA
RI/T
AN
GG
AL
:
TEM
PAT
:
NO
NA
MA
LEN
GK
AP
& G
ELA
R
TIM
MO
NEV
TER
PER
IKSA
JAB
ATA
N
KET
UA
TIM
MO
NEV
AN
GG
OTA
TIM
MO
NEV
AN
GG
OTA
TIM
MO
NEV
NIP
GO
LH
PTA
ND
A T
AN
GA
N
1 2 3 4 5 6 7 8
Dib
uat
oleh
:
(
)
Book
SO
P Te
mpl
ate
rev.
indd
27
3/14
/16
8:5
3 PM
NOTES
Book SOP Template rev.indd 28 3/14/16 8:53 PM
UNIT KERJA : TATA USAHA NOMOR : 1.C.1.1/SOP/Adm/bulan/tahun
REVISI KE : 0BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahunHALAMAN : 1 dari 3
PROSEDUR
JUDUL : MENERIMA SURAT MASUK
LOGO UPTD PAL
I. TUJUAN
Prosedur ini merupakan pedoman dalam proses Penerimaan Surat Masuk ke UPTD PAL
II. UNIT KERJA TERKAIT
1. Pencatat Surat (Administrasi Umum) 2. Tata Usaha 3. Ka.UPTD PAL
III. RUANG LINGKUP
Prosedur ini mencakup aktivitas proses menerima surat masuk sampai kepada pendistribusian dan pendelegasian untuk menindak lanjuti surat masuk tersebut.
IV. REFERENSI
1. Peraturan Pembentukan beserta jabaran Tupoksi/SOTK UPTD PAL 2. Pedoman Kebijakan Jaminan Kualitas Layanan UPTD PAL (belum ada)
V. DOKUMEN TERKAIT
1. Prosedur Penyiapan Surat Keluar UPTD PAL 2. Instruksi Kerja Individu Pengiriman Surat Keluar UPTD PAL 3. Pedoman Korespondensi UPTD PAL (belum ada)
VI. REFERENSI
1. Pedoman Korespondensi UPTD PAL (belum ada)
VII. PROSEDUR
1. Fungsi Pencatat Surat (Staf Administrasi & Umum) menerima surat dari luar UPTD PAL/Nota Dinas dari Ka UPTD.
2. Pencatat Surat (Administrasi & Umum) mencatat nomor surat pada Form 01: Agenda Surat Masuk.
Book SOP Template rev.indd 29 3/14/16 8:53 PM
UNIT KERJA : TATA USAHA NOMOR : 1.C.1.1/SOP/Adm/bulan/tahun
REVISI KE : 0BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahunHALAMAN : 2 dari 3
PROSEDUR
JUDUL : MENERIMA SURAT MASUK
LOGO UPTD PAL
Disiapkan oleh: Disetujui oleh: Disahkan oleh:
Pencatat Surat Tata Usaha Ka UPTD PAL
Tanggal - bulan - tahun Tanggal - bulan - tahun Tanggal - bulan - tahun
3. Pencatat Surat (Staf Administrasi & Umum) mengisi Informasi Dasar (asal surat, nomor surat, perihal) pada lembar disposisi (Form 03: Lembar Disposisi Ka. UPTD PAL) dan meneruskan berkas Surat Masuk kepada Tata Usaha
4. Tata Usaha memeriksa dan meneliti kelengkapan berkas Surat Masuk, serta memaraf lembar disposisi.
5. Ka UPTD PAL menerima berkas Surat Masuk, meneliti serta menuangkan pendelegasian/arahan/petunjuk untuk merespon Surat Masuk dimaksud ke dalam Lembar Disposisi yang telah disiapkan.
6. Tata Usaha mendistribusikan berkas Surat Masuk sesuai Disposisi Ka UPTD PAL
VIII. INDIKATOR UKURAN KEBERHASILAN
1. Seluruh Surat Masuk dipastikan sampai, direspon dengan baik dan tepat 2. Tidak ada komplain dari Stake holder terkait respon terhadap materi/substansi
termaktub dalam Surat Masuk
IX. LAMPIRAN
1. Diagram Alir Prosedur Penerimaan Surat Masuk
Book SOP Template rev.indd 30 3/14/16 8:53 PM
SOP
No:
1.C
.1.1
/SO
P-SM
/AD
M/b
ulan
/tah
unD
IAG
RAM
ALI
R PR
OSE
DU
R M
ENER
IMA
SU
RAT
MA
SUK
Kel
engk
apan
W
aktu
Out
put
PEL
AK
SAN
A/U
NIT
KO
MP
ETEN
SI
MU
TU
BA
KU
MU
LAI
SELE
SAI
1 3 4 5 6
Men
erim
a Su
rat d
ari l
uar U
PTD
PA
L/N
ota
Din
as d
ari K
a SK
PD
Indu
k
2M
enca
tat n
omor
sura
t ke
dala
m b
uku
Agen
da S
urat
Mas
uk
Men
yiap
kan,
men
gisi
info
das
ar d
an p
oin
pent
ing
dari
isi s
urat
pa
da L
emba
r Dis
posi
si K
a U
PTD
.
Mem
erik
sa d
an m
enel
iti k
elen
gkap
an b
erka
s Sur
at M
asuk
, ser
ta
mem
araf
lem
bar d
ispo
sisi
Men
erim
a be
rkas
Sur
at M
asuk
, men
eliti
sert
a m
enua
ngka
n pe
ndel
egas
ian/
arah
an/p
etun
juk
untu
k m
eres
pon
Sura
t Mas
uk
dim
aksu
d ke
dal
am L
emba
r Dis
posi
si y
ang
tela
h di
siap
kan.
Men
dist
ribus
ikan
ber
kas S
urat
Mas
uk se
suai
Dis
posi
si K
a U
PTD
PA
L. (A
ltern
atif
disp
osis
i : 1
. Ars
ipka
n Su
rat;
2. Ja
lank
an S
OP
No
1.C.
1.2
(Men
yiap
kan
Sura
t Kel
uar))
No
K
egia
tan
Penc
atat
Sura
t (A
dm &
Um
umTa
ta
Usa
haK
a. U
ptd
Pal
1. S
urat
Dar
i Lua
r/N
ota
Din
as K
a D
inas
/Ka.
Ba
dan;
2: D
ispo
sisi
Ka
Din
as/K
a Ba
dan
(LD
01)
1. A
gend
a Su
rat M
asuk
1. L
emba
r Dis
posi
si K
a U
PTD
(LD
02)
2 3
4
5
Book
SO
P Te
mpl
ate
rev.
indd
31
3/14
/16
8:5
3 PM
NOTES
Book SOP Template rev.indd 32 3/14/16 8:53 PM
UNIT KERJA : TATA USAHA NOMOR : 1.C.1. 2/SOP/Adm/bulan/tahun
REVISI KE : 0BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahunHALAMAN : 1 dari 4
PROSEDUR
JUDUL : MENYIAPKAN SURAT KELUAR
LOGO UPTD PAL
I. UNIT KERJA TERKAIT
1. Unit Kompetensi Terkait 2. Pencatat Surat (Administrasi Umum) 3. Tata Usaha 4. Ka UPTD PAL
II. TUJUAN
Prosedur ini merupakan pedoman dalam proses Penyiapan Surat Keluar dari UPTD PAL
III. RUANG LINGKUP
Prosedur ini mencakup aktivitas proses menyiapkan Surat Keluar, dari pembuatan draft Surat Keluar oleh Unit Kompetensi Terkait atau Tata Usaha sampai surat ditanda tangani oleh Ka UPTD PAL. Pendistribusian surat keluar diatur dalam Instruksi Kerja tersendiri.
IV. REFERENSI
1. Peraturan Pembentukan beserta jabaran Tupoksi/SOTK UPTD PAL 2. Pedoman Kebijakan Jaminan Kualitas Layanan UPTD PAL 3. Pedoman Korespondensi UPTD PAL
V. DOKUMEN TERKAIT
1. Instruksi Kerja Pendistribusian Surat Keluar
VI. DEFINISI
VII. REFERENSI
1. Pedoman Korespondensi UPTD PAL (belum ada)
Book SOP Template rev.indd 33 3/14/16 8:53 PM
UNIT KERJA : TATA USAHA NOMOR : 1.C.1. 2/SOP/Adm/bulan/tahun
REVISI KE : 0BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahunHALAMAN : 2 dari 4
PROSEDUR
JUDUL : MENYIAPKAN SURAT KELUAR
LOGO UPTD PAL
VIII. PROSEDUR 1. Ka UPTD memberikan disposisi/memerintahkan unit kompetensi terkait
menyiapkan surat keluar, melalui Tata Usaha 2. Tata Usaha menerima disposisi dari Ka UPTD untuk dijalankan/didistribusikan 3. Mendistribusikan perintah mengkonsep surat dari Ka UPTD 4. Mengkonsep Surat Keluar sesuai disposisi Ka UPTD PAL dan membubuhkan paraf.
5. Menerima dan mencatat Konsep Surat Keluar, lalu meneruskan ke Tata Usaha atau menerima hasil koreksi Konsep Surat Keluar untuk dikembalikan ke Unit Kompetensi terkait pengkonsep surat.
6. Mengkonsep Surat Keluar sesuai perintah Ka UPTD PAL 7. Meneliti konsep Surat Keluar
8. Menilai Konsep Surat Keluar, bila masih perlu perbaikan, bisa dikembalikan ke Pencatat Surat untuk diperbaiki oleh konseptor Surat Keluar, membubuhkan paraf bila konsep Surat Keluar sudah dianggap baik serta meneruskannya ke Ka UPTD PAL
9. Menilai dan meneliti Konsep Surat Keluar. Koreksi bila diperlukan. Bubuhkan tanda tangan bila Konsep Surat sudah dianggap baik.
10. Menerima Konsep Surat Keluar yang sudah ditanda tangani Ka UPTD. Lakukan penomoran, tuliskan tanggal dan Cap/Stempel UPTD PAL serta catat dalam buku agenda Surat Keluar.
11. Menjalankan Tata Kerja Individu Pengiriman Surat Keluar (TKI No. I.C.1.3) 12. Mengarsipkan tanda terima pengiriman Surat Keluar.
Book SOP Template rev.indd 34 3/14/16 8:53 PM
UNIT KERJA : TATA USAHA NOMOR : 1.C.1. 2/SOP/Adm/bulan/tahun
REVISI KE : 0BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahunHALAMAN : 3 dari 4
PROSEDUR
JUDUL : MENYIAPKAN SURAT KELUAR
LOGO UPTD PAL
IX. INDIKATOR UKURAN KEBERHASILAN
1. Seluruh Surat Keluar dari Ka UPTD disiapkan dgn baik oleh staf yang kompeten. 2. Tidak ada keluhan dari Stake holder terkait respon terhadap materi/substansi
termaktub dalam Surat Keluar
X. LAMPIRAN
1. Diagram Alir Prosedur Penyiapan Surat Keluar
Disiapkan oleh: Disetujui oleh: Disahkan oleh:
Petugas Pencatat Surat Tata Usaha Ka UPTD PAL
Tanggal - bulan - tahun Tanggal - bulan - tahun Tanggal - bulan - tahun
Book SOP Template rev.indd 35 3/14/16 8:53 PM
SOP
No:
1.C
.1.2
/SO
P-Py
SK/A
DM
/bul
an/t
ahun
DIA
GRA
M A
LIR
STA
ND
AR
OPE
RASI
& P
ROSE
DU
R PE
NYI
APA
N S
URA
T KE
LUA
R
MU
LAI
SELE
SAI
Kel
engk
apan
W
aktu
Out
put
PELA
KSA
NA
/UN
IT K
OM
PET
ENSI
M
UT
U B
AK
U
1 4
Mem
berik
an d
ispo
sisi
/mem
erin
tahk
an u
nit k
ompe
tens
i m
enyi
apka
n su
rat k
elua
r, m
elal
ui Ta
ta U
saha
2M
ener
ima
Dis
posi
si d
ari K
a U
PTD
unt
uk d
ijala
nkan
/did
is-
trib
usik
an
3M
endi
strib
usik
an p
erin
tah
men
gkon
sep
sura
t dar
i Ka
UPT
D
Men
gkon
sep
Sura
t Kel
uar s
esua
i dis
posi
si K
a U
PTD
PA
L da
n m
embu
buhk
an p
araf
.
5
Men
erim
a da
n m
enca
tat K
onse
p Su
rat K
elua
r, la
lu
men
erus
kan
ke Ta
ta U
saha
ata
u m
ener
ima
hasi
l kor
eksi
Ko
nsep
Sur
at K
elua
r unt
uk d
ikem
balik
an k
e U
nit K
ompe
-te
nsi t
erka
it pe
ngko
nsep
sura
t.
6M
engk
onse
p Su
rat K
elua
r ses
uai p
erin
tah
Ka U
PTD
PA
L
7M
enel
iti k
onse
p Su
rat K
elua
r
8
Men
ilai K
onse
p Su
rat K
elua
r, bi
la m
asih
per
lu p
erba
ikan
, bi
sa d
ikem
balik
an k
e Pe
ncat
at S
urat
unt
uk d
iper
baik
i ole
h ko
nsep
tor S
urat
Kel
uar,
mem
bubu
hkan
par
af b
ila k
onse
p Su
rat K
elua
r sud
ah d
iang
gap
baik
sert
a m
ener
uska
nnya
ke
Ka
UPT
D P
AL.
9M
enila
i dan
men
eliti
Kon
sep
Sura
t Kel
uar.
Kore
ksi b
ila
dipe
rluka
n. B
ubuh
kan
tand
a ta
ngan
bila
Kon
sep
Sura
t su
dah
dian
ggap
bai
k.
10
Men
erim
a Ko
nsep
Sur
at K
elua
r yan
g su
dah
dita
nda
tang
ani K
a U
PTD
. Lak
ukan
pen
omor
an, t
ulis
kan
tang
-ga
l dan
Cap
/Ste
mpe
l UPT
D P
AL
sert
a ca
tat d
alam
buk
u ag
enda
Sur
at K
elua
r.
11M
enja
lank
an Ta
ta K
erja
Indi
vidu
Pen
girim
an S
urat
Kel
uar
(TKI
No.
I.C.
1.3)
12M
enga
rsip
kan
tand
a te
rima
peng
irim
an S
urat
Kel
uar
N
o
Keg
iata
nU
nit
Kom
pete
nsi
Terk
ait
Penc
atat
Sur
at
(Adm
& U
mum
)Ta
ta U
saha
Ka.
Upt
d Pa
l
1: D
ispo
sisi
Ka
UPT
D (L
D02
) kep
ada
Uni
t/St
af u
ntuk
men
yiap
kan
Sura
t Ke
luar
; 2. B
erka
s Sur
at M
asuk
1. A
gend
a Su
rat K
elua
r
1. Ta
nda
Terim
a Su
rat K
elua
r dar
i Kur
ir U
PTD
ata
u Ta
nda
Terim
a da
ri Ja
sa
Peng
irim
TK
I N
o. 1
.C.1
.3
ALT
.1
KOR
EKSI
KOR
EKSI
SET
UJU
SET
UJU
ALT
.2
2
4
5
7 8
9
10
3
✔
✔
X
X
Book
SO
P Te
mpl
ate
rev.
indd
36
3/14
/16
8:5
3 PM
NOTES
Book SOP Template rev.indd 37 3/14/16 8:53 PM
UNIT KERJA : TATA USAHA NOMOR : 1.C.1.3/IK/Adm/bulan/tahun
REVISI KE : 0BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahunHALAMAN : 1 dari 2
PROSEDUR
JUDUL : PENGIRIMAN SURAT KELUAR
LOGO UPTD PAL
I. TUJUAN
Memastikan Surat Keluar yang berasal dari UPTD PAL terdistribusi dan sampai ke alamat intitusi/individu yang dituju.
II. INSTRUKSI KERJA
1. Menerima surat keluar yang sudah ditandatangani Ka. UPTD PAL 2. Menomori surat keluar dan membubuhkan stempel UPTD sesuai ketentuan yang berlaku. 3. Mengcopy surat 4. Mencatat No Surat Keluar pada Agenda Surat Keluar 5. Menyimpan/mengarsipkan hasil copian surat tersebut. 6. Mencetak alamat dan memasukkan surat ke dalam amplop 7. Memutuskan cara pengiriman surat, memakai jasa pengiriman atau tidak (pilih salah satu) 8. Membuat tanda terima surat keluar dan menyerahkannya ke Kurir UPTD, bila diputuskan tidak memakai jasa pengiriman 9. Menuliskan resi pengiriman dan menyerahkan ke perusahaan jasa pengiriman 10. Menerima bukti pengiriman dari kurir/jasa pengiriman
Book SOP Template rev.indd 38 3/14/16 8:53 PM
UNIT KERJA : TATA USAHA NOMOR : 1.C.1.3/IK/Adm/bulan/tahun
REVISI KE : 0BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahunHALAMAN : 2 dari 2
PROSEDUR
JUDUL : PENGIRIMAN SURAT KELUAR
LOGO UPTD PAL
Disiapkan oleh: Disetujui oleh: Disahkan oleh:
Pencatat Surat Tata Usaha Ka UPTD PAL
Tanggal - bulan - tahun Tanggal - bulan - tahun Tanggal - bulan - tahun
III. LAMPIRAN
1. Diagram Alir Tata Kerja Individu Pengiriman Surat Keluar
Book SOP Template rev.indd 39 3/14/16 8:53 PM
SOP
No:
1.C
.1.3
TKI
PEN
GIR
IMA
N S
URA
T KE
LUA
R/SD
M/b
ulan
/tah
unD
IAG
RAM
ALI
R TA
TA K
ERJA
IND
IVID
U P
ENG
IRIM
AN
SU
RAT
KELU
AR
SELE
SAI
Kel
engk
apan
W
aktu
O
utpu
t
PELA
KSA
NA
/UN
IT K
OM
PET
ENSI
M
UT
U B
AK
U
1M
ener
ima
Sura
t Kel
uar y
ang
suda
h di
tand
atan
gani
Ka
UPT
D
2M
enom
ori s
urat
kel
uar d
an m
embu
buhk
an st
empe
l UPT
D s
esua
i ket
entu
an
yang
ber
laku
.
3M
engc
opy
sura
t
4M
enca
tat N
o Su
rat K
elua
r pad
a Ag
enda
Sur
at K
elua
r
5M
enyi
mpa
n/m
enga
rsip
kan
hasi
l cop
ian
sura
t ter
sebu
t.
6M
ence
tak
alam
at d
an m
emas
ukka
n su
rat k
e da
lam
am
plop
7M
emut
uska
n ca
ra p
engi
riman
sura
t, m
emak
ai ja
sa p
engi
riman
ata
u tid
ak (p
ilih
sala
h sa
tu)
8M
embu
at ta
nda
terim
a su
rat k
elua
r dan
men
yera
hkan
nya
ke K
urir
UPT
D, b
ila
dipu
tusk
an ti
dak
mem
akai
jasa
pen
girim
an
9M
enul
iska
n re
si p
engi
riman
dan
men
yera
hkan
ke
peru
saha
an ja
sa p
engi
riman
10M
ener
ima
bukt
i pen
girim
an d
ari k
urir/
jasa
pen
girim
an
No
K
egia
tan
Penc
atat
Sur
at
MU
LAI
YA✔T
IDA
KX
2 3 4 5 6 7 8 9
Book
SO
P Te
mpl
ate
rev.
indd
40
3/14
/16
8:5
3 PM
NOTES
Book SOP Template rev.indd 41 3/14/16 8:53 PM
UNIT KERJA : TATA USAHA NOMOR : 1.C.2/SOP/Adm/bulan/tahun
REVISI KE : 0BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahunHALAMAN : 1 dari 3
PROSEDUR
JUDUL : MENGUSULKAN PEMELIHARAAN GEDUNG & KANTOR
LOGO UPTD PAL
I. UNIT KERJA TERKAIT
1) Operator Pemeliharaan Umum 2) Pelayanan Teknis 3) Pencatat Barang Inventaris (Staf Adm & Umum) 4) Kas & Pembukuan 5) Tata Usaha 6) Ka UPTD
II. TUJUAN
Memberikan panduan kepada unit kompetensi terkait dalam kegiatan pengusulan Pemeliharaan/perawatan Gedung & Kantor
III. RUANG LINGKUP
Prosedur ini meliputi proses pengusulan kegiatan, validasi kebenaran usulan, persetujuan usulan, hingga pencairan biaya pelaksanaan perawatan/pemeliharaan Gedung
IV. REFERENSI
Pedoman Perawatan dan Pemeliharaan Sarana dan Prasarana UPTD (belum ada)
V. DOKUMEN TERKAIT
VI. PROSEDUR
1) Operator Pemeliharaan mempersiapkan berkas pengajuan usulan Pemeliharaan Gedung dengan mengisi Form Permohonan Pemeliharaan Gedung, untuk ditanda tangani Pelayanan Teknis.
2) Pelayanan Teknis mengusulkan kegiatan Pemeliharaan Gedung & Kantor dan menyerahkan usulan kepada Tata Usaha.
3) Memeriksa usulan apakah sesuai program dan pagu anggaran pada Rencana Kegiatan & Anggaran tahun berjalan. Bila tidak sesuai, berkas dikembalikan untuk dikoreksi. Bila telah sesuai dgn RP&A tahun berjalan menuju proses berikutnya.
Book SOP Template rev.indd 42 3/14/16 8:53 PM
UNIT KERJA : TATA USAHA NOMOR : 1.C.2/SOP/Adm/bulan/tahun
REVISI KE : 0BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahunHALAMAN : 1 dari 3
PROSEDUR
JUDUL : MENGUSULKAN PEMELIHARAAN GEDUNG & KANTOR
LOGO UPTD PAL
4) Melakukan pengecekan kesesuaian item pekerjaan yang diusulkan dibandingkan dengan kondisi fisik di lapangan. Hasil pengamatan dituangkan dalam lembar pemeriksaan/verifikasi dan ditambahkan dalam berkas untuk diserahkan kepada Kas dan Pembukuan
5) Kas & Pembukuan menerima berkas dari Pencatat Barang dan menyiapkan voucher/cheque sesuai besaran biaya yang diusulkan untuk diserahkan kepada Tata Usaha.
6) Kepala UPTD memeriksa usulan. Bila setuju maka Ka. UPTD memberikan tanda tangan persetujuan pada dokumen (usulan dan voucher Biaya). Bila Ka. UPTD menolak usulan, berkas usulan dikembalikan ke Pelayanan Teknis
7) Kas & Pembukuan membayar usulan Biaya Pemeliharaan yg telah disetujui Ka. UPTD PAL kepada Pelayanan Teknis untuk membiayai kegiatan Pemeliharaan Gedung.
8) Pelayanan Teknis menerima Pencairan dana untuk Pembiayaan Pemeliharaan Gedung & Kantor
VII. INDIKATOR UKURAN KEBERHASILAN
1) Proses administrasi pengajuan pemeliharaan/perawatan gedung dan kantor berlangsung dengan tertib, lancar, efektif dan efisien.
2) Kerusakan Gedung & Kantor dapat diminimalisir dengan program perawatan berkala dan rutin
3) Umur pakai Sarana dan Prasarana UPTD dapat dicapai secara optimal
Book SOP Template rev.indd 43 3/14/16 8:53 PM
UNIT KERJA : TATA USAHA NOMOR : 1.C.2/SOP/Adm/bulan/tahun
REVISI KE : 0BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahunHALAMAN : 2 dari 3
PROSEDUR
JUDUL : MENGUSULKAN PEMELIHARAAN GEDUNG & KANTOR
LOGO UPTD PAL
Disiapkan oleh: Disetujui oleh: Disahkan oleh:
Adm & Umum Tata Usaha Ka UPTD PAL
Tanggal - bulan - tahun Tanggal - bulan - tahun Tanggal - bulan - tahun
VIII. LAMPIRAN
1) Diagram Alir SOP Pengajuan Usulan Pemeliharaan Gedung & Kantor
Book SOP Template rev.indd 44 3/14/16 8:53 PM
SOP
No:
1.C
.2/S
OP-
PmG
d/A
DM
/bul
an/t
ahun
DIA
GRA
M A
LIR
PRO
SED
UR
MEN
GU
SULK
AN
PEM
ELIH
ARA
AN
GED
UN
G &
KA
NTO
R
TID
AK
SES
UA
I RP&
A
SESU
AI R
P&A
DIT
OLA
K/D
IPER
BA
IKI
BER
KA
SLE
NG
KA
P
DIT
OLA
K
DIS
ETU
JUI
SELE
SAI
SELE
SAI
PELA
KSA
NA
/UN
IT K
OM
PET
ENSI
M
UT
U B
AK
U
Wak
tuO
utpu
tK
elen
gkap
anK
a. U
ptd
Tata
U
saha
1
Mem
pers
iapk
an b
erka
s pen
gaju
an u
sula
n Pe
mel
ihar
aan
Ged
ung
deng
an m
engi
si F
orm
Pe
rmoh
onan
Pem
elih
araa
n G
edun
g, u
ntuk
di
tand
a ta
ngan
i Pel
ayan
an Te
knis
.
2M
enan
da ta
ngan
i usu
lan
kegi
atan
Pem
elih
araa
n G
edun
g &
Kant
or d
an m
enye
rahk
an u
sula
n ke
pada
Tat
a U
saha
3
Mem
erik
sa u
sula
n ap
akah
sesu
ai p
rogr
am d
an
pagu
ang
gara
n pa
da R
enca
na K
egia
tan
& A
ng-
gara
n ta
hun
berja
lan.
Bila
tida
k se
suai
, ber
kas
dike
mba
likan
unt
uk d
ikor
eksi
. Bila
tela
h se
suai
dg
n RP
&A ta
hun
berja
lan
men
uju
pros
es b
eri-
kutn
ya.
4
Mel
akuk
an p
enge
ceka
n ke
sesu
aian
item
pek
er-
jaan
yan
g di
usul
kan
diba
ndin
gkan
den
gan
kond
isi fi
sik
di la
pang
an. H
asil
peng
amat
an
ditu
angk
an d
alam
lem
bar p
emer
iksa
an/v
erifi
kasi
da
n di
tam
bahk
an d
alam
ber
kas u
ntuk
dis
erah
-ka
n ke
pada
Kas
dan
Pem
buku
an.
5M
ener
ima
berk
as d
ari P
enca
tat B
aran
g da
n m
enyi
apka
n vo
uche
r/ch
eque
sesu
ai b
esar
an
biay
a ya
ng d
iusu
lkan
unt
uk d
iser
ahka
n ke
pada
Ta
ta U
saha
.
6
Men
erim
a da
n m
emer
iksa
kel
engk
apan
ber
kas
dari
Kas &
Pem
buku
an. B
ila k
elen
gkap
an d
an
pers
yara
tan
belu
m se
suai
, ber
kas d
ikem
balik
an
ke P
elay
anan
Tekn
is. B
ila k
elen
gkap
an d
an
pers
yara
tan
suda
h se
suai
, ber
kas d
ipar
af u
ntuk
di
sera
hkan
kep
ada
Kepa
la U
PTD
.
7
Mem
erik
sa u
sula
n. B
ila se
tuju
mak
a Ka
. UPT
D
mem
berik
an ta
nda
tang
an p
erse
tuju
an p
ada
do-
kum
en (u
sula
n da
n vo
uche
r Bia
ya).
Bila
Ka.
UPT
D
men
olak
usu
lan,
ber
kas u
sula
n di
kem
balik
an k
e Pe
laya
nan
Tekn
is.
8
Mem
baya
rkan
usu
lan
Biay
a Pe
mel
ihar
aan
yg
tela
h di
setu
jui K
a. U
PTD
PA
L ke
pada
Pel
ayan
an
Tekn
is u
ntuk
mem
biay
ai k
egia
tan
Pem
elih
araa
n G
edun
g.
N
o
Keg
iata
nO
pera
tor
Pem
elih
araa
nU
mum
Pela
yana
nTe
knis
Penc
atat
Bar
ang
Inve
ntar
is (
Adm
&
Um
um)
Kas
& P
embu
kuan
MU
LAI
9M
ener
ima
penc
aira
n da
na u
ntuk
Pem
biay
aan
Pem
elih
araa
n G
edun
g &
Kant
or
1. F
orm
Pe
mel
ihar
aan
Ged
ung
Lem
bar
Pem
erik
saan
/ve
rifika
si la
pang
an
1. B
lang
ko V
ouch
er/
Cheq
ue
Vouc
her/
Cheq
ue y
g su
dah
diis
i bes
aran
da
n pe
nerim
anya
se
rta
suda
h di
tand
a ta
ngan
Ka
UPT
D P
AL
Bukt
i pen
caira
n Vo
uche
r/Ch
eque
Penc
aira
n Vo
uche
r/C
hequ
e
2
3
4
59
6
7
✔
✔ ✔
X
X
X
Book
SO
P Te
mpl
ate
rev.
indd
45
3/14
/16
8:5
3 PM
NOTES
Book SOP Template rev.indd 46 3/14/16 8:53 PM
UNIT KERJA : TATA USAHA NOMOR : 1.C.3/SOP/Adm/bulan/tahun
REVISI KE : 0BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahunHALAMAN : 1 dari 3
PROSEDUR
JUDUL : MENGUSULKAN PEMELIHARAAN KENDARAAN DINAS
LOGO UPTD PAL
I. UNIT KERJA TERKAIT
1) Operator Pemeliharaan Umum 2) Pelayanan Teknis 3) Pencatat Barang Inventaris (Staf Adm & Umum) 4) Kas & Pembukuan 5) Tata Usaha 6) Ka UPTD
II. TUJUAN
Memberikan panduan kepada unit kompetensi terkait dalam kegiatan pengusulan Pemeliharaan/perawatan Kendaraan Dinas
III. RUANG LINGKUP
Prosedur ini meliputi proses pengusulan kegiatan, validasi kebenaran usulan, persetujuan usulan, hingga pencairan biaya pelaksanaan perawatan/pemeliharaan Kendaraan Dinas
IV. REFERENSI
Pedoman Perawatan dan Pemeliharaan Sarana dan Prasarana UPTD (belum ada)
V. DOKUMEN TERKAIT
VI. PROSEDUR
1) Operator Pemeliharaan Umum mempersiapkan berkas pengajuan usulan Pemeliharaan Kendaraan Dinas dengan mengisi Form Permohonan Pemeliharaan Kendaraan Dinas, untuk ditanda tangani Pelayanan Teknis.
2) Pelayanan Teknis menanda tangani usulan kegiatan Pemeliharaan Kendaraan Dinas dan menyerahkan usulan kepada Tata Usaha
3) Tata Usaha menerima dan memeriksa usulan apakah sesuai program dan
Book SOP Template rev.indd 47 3/14/16 8:53 PM
UNIT KERJA : TATA USAHA NOMOR : 1.C.3/SOP/Adm/bulan/tahun
REVISI KE : 0BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahunHALAMAN : 2 dari 3
PROSEDUR
JUDUL : MENGUSULKAN PEMELIHARAAN KENDARAAN DINAS
LOGO UPTD PAL
pagu anggaran pada Rencana Program & Anggaran tahun berjalan. Bila tidak sesuai, berkas dikembalikan untuk dikoreksi. Bila telah sesuai dgn RP&A tahun berjalan menuju proses berikutnya.
4) Pencatat Barang Inventaris melakukan pengecekan kesesuaian item pekerjaan yang diusulkan dibandingkan dengan kondisi fisik di lapangan. Hasil pengamatan dituangkan dalam lembar pemeriksaan/verifikasi dan ditambahkan dalam berkas untuk diserahkan kepada Kas dan Pembukuan.
5) Kas dan Pembukuan menerima berkas dari Pencatat Barang dan menyiapkan voucher/cheque sesuai besaran biaya yang diusulkan untuk diserahkan kepada Tata Usaha.
6) Tata Usaha menerima dan memeriksa kelengkapan berkas dari Kas & Pembukuan. Bila kelengkapan dan persyaratan belum sesuai, berkas dikembalikan ke Pelayanan Teknis. Bila kelengkapan dan persyaratan sudah sesuai, berkas diparaf untuk diserahkan kepada Kepala UPTD.
7) Ka UPTD memeriksa usulan. Bila setuju maka Ka. UPTD memberikan tanda tangan persetujuan pada dokumen (usulan dan voucher Biaya). Bila Ka. UPTD menolak usulan, berkas usulan dikembalikan ke Pelayanan Teknis.
8) Kas dan Pembukuan membayarkan usulan Biaya Pemeliharaan yg telah disetujui Ka. UPTD PAL kepada Pelayanan Teknis untuk membiayai kegiatan Pemeliharaan Kendaraan Dinas.
9) Pelayanan Teknis menerima pencairan dana untuk Pembiayaan Pemeliharaan Kendaraan Dinas.
VII. INDIKATOR UKURAN KEBERHASILAN
1) Proses administrasi pemeliharaan/perawatan Kendaraan Dinas berlangsung dengan tertib, lancar, efektif dan efisien.
2) Kerusakan Kendaraan Dinas dapat diminimalisir dengan program perawatan berkala dan rutin
3) Umur pakai Kendaraan Dinas dapat dicapai secara optimal
Book SOP Template rev.indd 48 3/14/16 8:53 PM
UNIT KERJA : TATA USAHA NOMOR : 1.C.3/SOP/Adm/bulan/tahun
REVISI KE : 0BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahunHALAMAN : 3 dari 3
PROSEDUR
JUDUL : MENGUSULKAN PEMELIHARAAN KENDARAAN DINAS
LOGO UPTD PAL
Disiapkan oleh: Disetujui oleh: Disahkan oleh:
Operator Pemeliharaan Umum Tata Usaha Ka UPTD PAL
Tanggal - bulan - tahun Tanggal - bulan - tahun Tanggal - bulan - tahun
VIII. LAMPIRAN
1) Diagram Alir SOP Mengusulkan Pemeliharaan Kendaraan Dinas
Book SOP Template rev.indd 49 3/14/16 8:53 PM
SOP
No:
1.C
.3/S
OP-
PKD
/AD
M/b
ulan
/tah
unD
IAG
RAM
ALI
R ST
AN
DA
R O
PERA
SI &
PRO
SED
UR
MEN
GU
SULK
AN
PEM
ELIH
ARA
AN
KEN
DA
RAA
N D
INA
S
TID
AK
SES
UA
I RP&
A
SESU
AI R
P&A
DIT
OLA
K/
DIP
ERB
AIK
IBE
RK
AS
LEN
GK
AP
SELE
SAI
SELE
SAI
PELA
KSA
NA
/UN
IT K
OM
PET
ENSI
M
UT
U B
AK
U
Out
put
Wak
tuK
elen
gkap
anK
a. U
PTD
Tata
U
saha
1
Mem
pers
iapk
an b
erka
s pen
gaju
an u
sula
n Pe
mel
ihar
aan
Ged
ung
deng
an m
engi
si F
orm
Pe
rmoh
onan
Pem
elih
araa
n G
edun
g, u
ntuk
dita
nda
tang
ani P
elay
anan
Tekn
is.
2M
enan
da ta
ngan
i usu
lan
kegi
atan
Pem
elih
araa
n G
edun
g &
Kant
or d
an m
enye
rahk
an u
sula
n ke
pada
Ta
ta U
saha
3
Men
erim
a da
n m
emer
iksa
usu
lan
apak
ah se
suai
pr
ogra
m d
an p
agu
angg
aran
pad
a Re
ncan
a Pr
o-gr
am &
Ang
gara
n ta
hun
berja
lan.
Bila
tida
k se
suai
, be
rkas
dik
orek
si. B
ila te
lah
sesu
ai d
gn R
P&A
tahu
n be
rjala
n m
enuj
u pr
oses
ber
ikut
nya.
4
Mel
akuk
an p
enge
ceka
n ke
sesu
aian
item
pek
erja
an
yang
diu
sulk
an d
iban
ding
kan
deng
an k
ondi
si fi
sik
di la
pang
an. H
asil
peng
amat
an d
ituan
gkan
dal
am
lem
bar p
emer
iksa
an/v
erifi
kasi
dan
dita
mba
hkan
da
lam
ber
kas u
ntuk
dis
erah
kan
kepa
da K
as d
an
Pem
buku
an
5M
ener
ima
berk
as d
ari P
enca
tat B
aran
g da
n m
enyi
ap ka
n vo
uche
r/ch
eque
sesu
ai b
esar
an b
iaya
ya
ng d
iusu
lkan
unt
uk d
iser
ahka
n ke
pada
Tata
Usa
ha
6
Men
erim
a da
n m
emer
iksa
kel
engk
apan
ber
kas
dari
Kas &
Pem
buku
an. B
ila k
elen
gkap
an d
an
pers
yara
tan
belu
m se
suai
, ber
kas d
ikem
balik
an k
e Pe
laya
nan
Tekn
is. B
ila k
elen
gkap
an d
an p
ersy
arat
an
suda
h se
suai
, ber
kas d
ipar
af u
ntuk
dis
erah
kan
kepa
da K
epal
a U
PTD
.
7
Mem
erik
sa u
sula
n. B
ila se
tuju
mak
a Ka
. UPT
D m
em-
berik
an ta
nda
tang
an p
erse
tuju
an p
ada
doku
men
(u
sula
n da
n vo
uche
r Bia
ya).
Bila
Ka.
UPT
D m
enol
ak
usul
an, b
erka
s usu
lan
dike
mba
likan
ke
Pel
ayan
an
Tekn
is.
8
Mem
baya
rkan
usu
lan
Biay
a Pe
mel
ihar
aan
yg te
lah
dise
tuju
i Ka.
UPT
D P
AL
kepa
da P
elay
anan
Tekn
is
untu
k m
embi
ayai
keg
iata
n Pe
mel
ihar
aan
Kend
-ar
aan
Din
as.
No
K
egia
tan
Ope
rato
r Pe
mel
ihar
aan
Um
um
Pela
yana
nTe
knis
Penc
atat
Bar
ang
Inve
ntar
is (
Adm
&
Um
um)
Kas
& P
embu
kuan
MU
LAI
9M
ener
ima
penc
aira
n da
na u
ntuk
Pem
biay
aan
Pem
elih
araa
n Ke
ndar
aan
Din
as
1. F
orm
Pem
elih
araa
n G
edun
g
Lem
bar P
emer
iksa
an/
verifi
kasi
lapa
ngan
1. B
lang
ko V
ouch
er/
Cheq
ue
Vouc
her/
Cheq
ue y
g su
dah
diis
i bes
aran
da
n pe
nerim
anya
sert
a su
dah
di ta
nda
tang
an
Ka U
PTD
PA
L
Bukt
i pen
caira
n Vo
uche
r/Ch
eque
2
3
4
5
6
7
8D
ISET
UJU
I✔
✔ DIT
OLA
KX
XX
Book
SO
P Te
mpl
ate
rev.
indd
50
3/14
/16
8:5
3 PM
NOTES
Book SOP Template rev.indd 51 3/14/16 8:53 PM
UNIT KERJA : TATA USAHA NOMOR : 1.D.1/SOP/Adm/bulan/tahun
REVISI KE : 0BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahunHALAMAN : 1 dari 3
PROSEDUR
JUDUL : MENGAJUKAN UANG MUKA KERJA
LOGO UPTD PAL
I. UNIT KERJA TERKAIT
1) Operator Pemeliharaan 2) Operator IPLT 3) Pelayanan Teknis 4) Kas & Pembukuan 5) Tata Usaha 6) Ka UPTD
II. TUJUAN
Memberikan panduan proses yang harus ditempuh kepada unit kompetensi terkait dalam pengusulan Uang Muka Kerja Kegiatan
III. RUANG LINGKUP
Prosedur ini meliputi proses pengusulan kegiatan, validasi kebenaran usulan, persetujuan usulan, hingga Pembayaran Uang Muka Kerja untuk biaya pelaksanaan kegiatan.
IV. PROSEDUR
1) Operator Pemeliharaan/Operator IPLT menyiapkan berkas usulan Pengajuan Uang Muka Kerja
2) Pelayanan Teknis mengajukan Uang Muka Kerja dengan mengisi dan menandatangani Form Uang Muka Kerja serta melengkapi dengan berkas usulan
3) Tata Usaha memeriksa kelengkapan berkas usulan. Bila masih ada kekurangan/perlu perbaikan berkas dikembalikan. Bila berkas sudah lengkap, maka Tata Usaha memerintahkan Kas dan Pembukuan utuk menyiapkan voucher/cheque .
4) Kepala UPTD memeriksa usulan. Bila Ka. UPTD menolak usulan, berkas usulan dikembalikan ke Fungsi Bag. Pelayanan Teknis. Bila setuju maka Ka. UPTD memberikan tanda tangan persetujuan pada dokumen Permohonan Uang Muka Kerja.
5) Tata Usaha menerima berkas dan membubuhkan paraf serta menyerahkan
Book SOP Template rev.indd 52 3/14/16 8:53 PM
UNIT KERJA : TATA USAHA NOMOR : 1.D.1/SOP/Adm/bulan/tahun
REVISI KE : 0BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahunHALAMAN : 2 dari 3
PROSEDUR
JUDUL : MENGAJUKAN UANG MUKA KERJA
LOGO UPTD PAL
Disiapkan oleh: Disetujui oleh: Disahkan oleh:
Kas dan Pembukuan Tata Usaha Ka UPTD PAL
Tanggal - bulan - tahun Tanggal - bulan - tahun Tanggal - bulan - tahun
berkas pengajuan Uang Muka Kerja ke Ka UPTD. 6) Ka UPTD Memeriksa usulan. Bila Ka. UPTD menolak usulan, berkas usulan
dikembalikan ke Kepala Pelayanan Teknis. Bila setuju maka Ka. UPTD memberikan tanda tangan persetujuan pada dokumen Permohonan Uang Muka Kerja.
7) Pelayanan Teknis menerima berkas usulan Uang Muka Kerja yang sudah disetujui dan mengajukan pencairan UM Kerja ke Kas dan Pembukuan
8) Kas dan Pembukuan membayarkan Uang Muka Kerja kepada Pelayanan Teknis 9) Pelayanan Teknis menerima Uang Muka Kerja untuk kegiatan yang dilakukan
Operator Pemeliharaan/Operator IPLT
V. INDIKATOR UKURAN KEBERHASILAN 1) Terjaganya jadwal pencairan biaya kegiatan sesuai kemajuan (Uang Muka
sebagai bagian dari rencana tahapan kegiatan)
VI. LAMPIRAN 1) Diagram Alir SOP Pengajuan Uang Muka Kerja
Book SOP Template rev.indd 53 3/14/16 8:53 PM
SOP
No:
1.D
.1/S
OP-
UM
K/A
DM
/bul
an/t
ahun
DIA
GRA
M A
LIR
STA
ND
AR
OPE
RASI
& P
ROSE
DU
R M
ENG
AJU
KAN
UA
NG
MU
KA K
ERJA
(UM
K) SET
UJU
DIT
OLA
K
KOR
EKSI
PELA
KSA
NA
/UN
IT K
OM
PET
ENSI
M
UT
U B
AK
U
Out
put
Wak
tuK
elen
gkap
anK
a. U
PTD
Tata
Usa
ha
1
Mem
pers
iapk
an b
erka
s pen
gaju
an
usul
an P
emel
ihar
aan
Ged
ung
deng
an m
engi
si F
orm
Per
moh
onan
Pe
mel
ihar
aan
Ged
ung,
unt
uk d
itand
a ta
ngan
i Pel
ayan
an Te
knis
.
2M
enga
juka
n U
ang
Muk
a Ke
rja d
enga
n m
engi
si d
an m
enan
data
ngan
i For
m
Uan
g M
uka
Kerja
sert
a m
elen
gkap
i de
ngan
ber
kas u
sula
n
3
Mem
erik
sa k
elen
gkap
an b
erka
s usu
lan.
Bi
la m
asih
ada
kek
uran
gan/
perlu
pe
rbai
kan
berk
as d
ikem
balik
an. B
ila
berk
as su
dah
leng
kap,
mak
a Ta
ta U
saha
m
emer
inta
hkan
Kas
dan
Pem
buku
an
utuk
men
yiap
kan
vouc
her/
cheq
ue .
4
Men
erim
a be
rkas
dan
men
yiap
kan
vouc
her/
cheq
ue u
ntuk
dita
nda
tang
ani
Ka U
PTD
. Men
yera
hkan
ber
kas k
e Ta
ta
Usa
ha
5M
ener
ima
berk
as d
an m
embu
buhk
an
para
f ser
ta m
enye
rahk
an b
erka
s pen
ga-
juan
Uan
g M
uka
Kerja
ke
Ka U
PTD
.
6
Mem
erik
sa u
sula
n. B
ila K
a. U
PTD
men
o-la
k us
ulan
, ber
kas u
sula
n di
kem
balik
an
ke K
epal
a Pe
laya
nan
Tekn
is. B
ila se
tuju
m
aka
Ka. U
PTD
mem
berik
an ta
nda
tang
an p
erse
tuju
an p
ada
doku
men
Pe
rmoh
onan
Uan
g M
uka
Kerja
.
7M
ener
ima
berk
as u
sula
n U
M k
erja
yan
g su
dah
dise
tuju
i dan
men
gaju
kan
pen-
caira
n U
M K
erja
ke
Kas d
an P
embu
kuan
8M
emba
yark
an U
ang
Muk
a Ke
rja k
e-pa
da P
elay
anan
Tekn
is
N
o
Keg
iata
nO
pera
tor
Pem
elih
araa
n/O
pera
tor
Iplt
Pela
yana
nTe
knis
Kas
& P
embu
kuan
MU
LAI
9M
ener
ima
Uan
g M
uka
Kerja
1. B
lang
ko F
orm
U
ang
Muk
a Ke
rja;
2. U
sula
n Ke
giat
an y
ang
suda
h di
setu
jui
Ka. U
PTD
PA
L; 3
. Jad
wal
Pe
laks
anaa
n Ke
giat
an;
4.
lapo
ran
Pela
ksan
aan
kegi
atan
sebe
lum
nya.
Berk
as u
sula
n U
ang
Muk
a Ke
rja le
ngka
p
Berk
as u
sula
n U
ang
Muk
a Ke
rja le
ngka
p da
n su
dah
diva
lidas
i Ka
Bag
TU
Penc
aira
n U
ang
Muk
a Ke
rja
Berk
as u
sula
n U
ang
Muk
a Ke
rja le
ngka
p da
n su
dah
dise
tuju
i/ACC
Ka
UPT
D P
AL
SELE
SAI
SELE
SAI
2
3
4
5
6
7
8
✔
X
Book
SO
P Te
mpl
ate
rev.
indd
54
3/14
/16
8:5
3 PM
UNIT KERJA : TATA USAHA NOMOR : 1.D.2/SOP/Adm/bulan/tahun
REVISI KE : 0BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahunHALAMAN : 1 dari 3
PROSEDUR
JUDUL : MENGAJUKAN PEMBAYARAN PIHAK KE-3
LOGO UPTD PAL
I. UNIT KERJA TERKAIT
1) Pihak Ke-3 2) Kas & Pembukuan 3) Tata Usaha 4) Ka UPTD
II. TUJUAN
Memberikan panduan kepada Pihak Ke-3 dan unit kompetensi internal terkait dalam proses pembayaran tagihan Pihak ke-3
III. RUANG LINGKUP
Prosedur ini meliputi proses pengajuan penagihan, validasi kebenaran pengajuan sesuai dokumen kontrak yang syah, persetujuan pembayaran, hingga pencairan tagihan.
IV. REFERENSI
V. DOKUMEN TERKAIT
1. Contoh Invoice Penagihan 2. Surat Perintah Membayar
VI. PROSEDUR
1) Pihak Ke-3 mengajukan penagihan kepada Ka UPTD PAL 2) Ka UPTD menerima Tagihan dari Pihak Ke-3, meneliti dan mendisposisikan
kepada Tata Usaha untuk pemrosesan berikutnya. 3) Tata Usaha memeriksa kelengkapan berkas penagihan dan kesesuaian antara
usulan dengan jadwal pencairan dalam Kontrak. Bila ada catatan/ketidak sesuaian antara berkas penagihan dengan isi kontrak maka Tata Usaha melampirkan catatan rekomendasi penangguhan/penolakan proses.
4) Kas dan Pembukuan menyiapkan Voucher/Cheque Pembayaran Tagihan Pihak ke-3 untuk dilampirkan dalam berkas tagihan
Book SOP Template rev.indd 55 3/14/16 8:53 PM
Disiapkan oleh: Disetujui oleh: Disahkan oleh:
Kas & Pembukuan Tata Usaha Ka UPTD PAL
Tanggal - bulan - tahun Tanggal - bulan - tahun Tanggal - bulan - tahun
UNIT KERJA : TATA USAHA NOMOR : 1.D.2/SOP/Adm/bulan/tahun
REVISI KE : 0BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahunHALAMAN : 2 dari 3
PROSEDUR
JUDUL : MENGAJUKAN PEMBAYARAN PIHAK KE-3
LOGO UPTD PAL
5) Kepala UPTD memeriksa berkas tagihan. Bila setuju maka Ka. UPTD memberikan tanda tangan persetujuan pada Surat Persetujuan Pencairan dan menandatangani voucher pembayaran/cheque. Bila Ka. UPTD menolak usulan, berkas tagihan dikembalikan ke Pihak Ke-3.
6) Kas dan Pembukuan menerima berkas Persetujuan Pembayaran Tagihan serta membayarkannya pada pihak Ke-3 serta menyimpan bukti pembayaran kepada Pihak Ke-3
7) Pihak Ke-3 menerima pembayaran.
VII. INDIKATOR UKURAN KEBERHASILAN
1) Proses pengajuan administrasi tagihan berlangsung tertib dan dapat dipertanggung jawabkan
2) Waktu penyelesaian kewajiban kepada Pihak ke-3 berlangsung secara optimal
VIII. LAMPIRAN
1) Diagram Alir SOP Pembayaran kepada Pihak ke-3
Book SOP Template rev.indd 56 3/14/16 8:53 PM
SOP
No:
1.D
.2/S
OP-
BP3/
AD
M/b
ulan
/tah
unD
IAG
RAM
ALI
R PR
OSE
DU
R M
ENG
AJU
KAN
PEM
BAYA
RAN
PIH
AK
KE-3
PELA
KSA
NA
/UN
IT K
OM
PET
ENSI
M
UT
U B
AK
U
Out
put
Wak
tuK
elen
gkap
anK
a. U
ptd
1M
enga
juka
n pe
nagi
han
kepa
da
Ka U
PTD
2M
ener
ima
Tagi
han
dari
Piha
k Ke
-3,
men
eliti
dan
men
disp
osis
ikan
ke
pada
Tata
Usa
ha u
ntuk
pe
mro
sesa
n be
rikut
nya.
3
Mem
erik
sa k
elen
gkap
an b
erka
s pe
nagi
han
dan
kese
suai
an a
ntar
a us
ulan
den
gan
jadw
al p
enca
iran
dala
m K
ontr
ak.
Bila
ada
ket
idak
se
suai
an a
ntar
a be
rkas
pen
agih
an
deng
an is
i kon
trak
mak
a Ta
ta
Usa
ha m
elam
pirk
an C
atat
an
reko
men
dasi
pen
angg
uhan
/pe
nola
kan
pros
es
4M
enyi
apka
n Vo
uche
r/Ch
eque
Pe
mba
yara
n Ta
giha
n Pi
hak
ke-3
un
tuk
dila
mpi
rkan
dal
am b
erka
s
5
Mem
erik
sa b
erka
s tag
ihan
. Bi
la
setu
ju m
aka
Ka. U
PTD
mem
beri-
kan
tand
a ta
ngan
per
setu
juan
pa
da S
urat
Per
setu
juan
Pen
caira
n da
n m
enan
data
ngan
i vou
cher
pe
mba
yara
n/ch
eque
. Bila
Ka.
U
PTD
men
olak
usu
lan,
ber
kas
tagi
h an
dike
mba
likan
ke
Piha
k Ke
-3.
6
Men
erim
a be
rkas
Per
setu
juan
Pe
mba
yara
n Ta
giha
n se
rta
mem
-ba
yark
anny
a pa
da p
ihak
Ke-
3 se
rta
men
yim
pan
bukt
i pem
baya
ran
kepa
da P
ihak
Ke-
3
7M
ener
ima
pem
baya
ran.
N
o
Keg
iata
nPi
hak
Ke-
3K
as &
Pem
buku
anTa
ta U
saha
1. K
ontr
ak/S
urat
Per
inta
h Ke
rja; 2
. Ber
ita A
cara
Pr
esta
si P
eker
jaan
yg
suda
h di
tand
a ta
ngan
i ol
eh P
elay
anan
Tekn
is
mau
pun
Peng
awas
Pe
kerja
an/J
asa
Piha
k ke
-3
1. D
ispo
sisi
Ka
UPT
D
kepa
da K
epal
a TU
1. S
urat
Per
setu
juan
Pe
ncai
ran;
2.
Cat
atan
ala
san
pena
nggu
han/
peno
laka
n pr
oses
Vouc
her/
cheq
ue se
suai
te
rmin
Kon
trak
1. B
ukti
Pem
baya
ran
Piha
k Ke
-3
MU
LAI
SELE
SAI
SELE
SAI
LEN
GK
AP/
SESU
AI
KON
TR
AK
TID
AK
LEN
GK
AP
DIT
OLA
K/D
ITA
NG
GU
HK
AN
SET
UJU
2
3
4
5
6
Book
SO
P Te
mpl
ate
rev.
indd
57
3/14
/16
8:5
3 PM
NOTES
Book SOP Template rev.indd 58 3/14/16 8:53 PM
NOTES
Book SOP Template rev.indd 58 3/14/16 8:53 PM
SUMBER DAYA MANUSIA
Book SOP Template rev.indd 59 3/14/16 8:53 PM
UNIT KERJA : TIM PENYUSUN SOP NOMOR : 2.A.1/TKI/SDM/bulan/tahun
REVISI KE : 0BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahunHALAMAN : 1 dari 4
PROSEDUR
JUDUL : MENYUSUN SOP
LOGO UPTD PAL
I. UNIT KERJA TERKAIT
1) Ka SKPD Induk 2) Ka UPTD 3) Tata Usaha 4) Pelayanan Teknis 5) Tim Penyusun SOP
II. TUJUAN
Prosedur Penyusunan SOP ini dibuat untuk menghasilkan SOP yang menggambarkan keterkaitan proses antar unit kompetensi di dalam UPTD PAL maupun dengan stake holder lain. Manfaat SOP antara lain sebagai berikut :
1. Menjamin kepastian/konsistensi proses, waktu yang dibutuhkan, proses internal maupun layanan eksternal.
2. Memudahkan pengendalian kegiatan, karena proses kerja antar unit kompetensi sudah disepakati.
III. RUANG LINGKUP
Prosedur ini meliputi kegiatan penetapan proses, ruang lingkup, jenis dokumen SOP yang akan dibuat sesuai kebutuhan operasional UPTD, pendefinisian penanggung jawab proses, hingga proses penulisan SOP nya serta diikuti dengan langkah uji coba pemahaman, perbaikan hingga pengesahan SOP untuk diterapkan.
IV. DEFINISI
V. PROSEDUR
1. Menetapkan proses yang akan dibuat SOPnya serta definisikan batasan lingkup SOPnya
2. Kumpulkan data dan referensi pendukung, termasuk apakah sudah ada/sudah memiliki SOP?
3. Bila sudah ada SOP, gunakan SOP eksisting sebagai rujukan 4. Bila belum pernah dibuat SOPnya, cari rujukan/ referensinya
Book SOP Template rev.indd 60 3/14/16 8:53 PM
UNIT KERJA : TIM PENYUSUN SOP NOMOR : 2.A.1/TKI/SDM/bulan/tahun
REVISI KE : 0BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahunHALAMAN : 2 dari 4
PROSEDUR
JUDUL : MENYUSUN SOP
LOGO UPTD PAL
5. Tentukan batasan lingkup proses 6. Tentukan jenis dokumen yang akan dibuat 7. Susun definisi istilah-istilah yang akan digunakan 8. Definisikan penanggung jawab proses, pihak terkait dan pihak yang menyetujui
SOP 9. Tetapkan input, output dan urutan langkah proses 10. Tetapkan faktor pengambil keputusan dalam proses 11. Tetapkan indikator keberhasilan 12. Buat draft Diagram Alir Proses 13. Wawancara dengan individu yang terlibat dan pihak terkait. 14. Buat Diagram Alir Detail 15. Buat Narasi Dokumen 16. Uji kesesuaian dengan kondisi lapangan lagi. Apakah diagram alir sudah sesuai
dengan proses yang terjadi ? Bila tidak, lakukan wawancara dengan individu yang terlibat atau pihak terkait lainnya.
17. Bila sudah sesuai, dokumen disahkan oleh Pejabat berwenang.
VI. INDIKATOR UKURAN KEBERHASILAN
1) SOP tersedia untuk seluruh proses bisnis yang terjadi di dalam UPTD PAL 2) SOP yg telah disyahkan telah melalui tahapan uji implementasi, sehingga semua
unit/fungsi di dalam UPTD sudah mampu membaca & memahami dokumen SOP dan melaksanakan kegiatan sebagaimana tertuang dalam SOP.
Book SOP Template rev.indd 61 3/14/16 8:53 PM
Disiapkan oleh: Disetujui oleh: Disahkan oleh:
Tim Penyusun SOP Ka Sub Bag TU Ka UPTD PAL
Tanggal - bulan - tahun Tanggal - bulan - tahun Tanggal - bulan - tahun
UNIT KERJA : TIM PENYUSUN SOP NOMOR : 2.A.1/TKI/SDM/bulan/tahun
REVISI KE : 0BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahunHALAMAN : 3 dari 4
PROSEDUR
JUDUL : MENYUSUN SOP
LOGO UPTD PAL
VII. LAMPIRAN
1) Diagram alir Instruksi Kerja Penyusunan SOP
Book SOP Template rev.indd 62 3/14/16 8:53 PM
SOP
No:
2.A
.1/T
IK-S
OP/
SDM
/bul
an/t
ahun
DIA
GRA
M A
LIR
MEN
YUSU
N S
OP
PELA
KSA
NA
/UN
IT K
OM
PET
ENSI
M
UT
U B
AK
U
Out
put
Wak
tuK
elen
gkap
an
1M
enet
apka
n pr
oses
yan
g ak
an d
ibua
t SO
Pnya
sert
a de
finis
i-ka
n ba
tasa
n lin
gkup
SO
Pnya
8M
ende
finis
ikan
pen
angg
ung
jaw
ab p
rose
s, pi
hak
terk
ait
dan
piha
k ya
ng m
enye
tuju
i SO
P
2M
engu
mpu
lkan
dat
a da
n re
fere
nsi p
endu
kung
, ter
mas
uk
apak
ah su
dah
ada/
suda
h m
emili
ki S
OP?
9M
enet
apka
n in
put,
outp
ut d
an u
ruta
n la
ngka
h pr
oses
3Bi
la su
dah
ada
SOP,
guna
kan
SOP
eksi
stin
g se
baga
i ruj
ukan
10M
enet
apka
n fa
ktor
pen
gam
bil k
eput
usan
dal
am p
rose
s
4Bi
la b
elum
per
nah
dibu
at S
OPn
ya, c
ari r
ujuk
an/ r
efer
ensi
nya
11M
enet
apka
n in
dika
tor k
eber
hasi
lan
5M
enen
tuka
n ba
tasa
n lin
gkup
pro
ses
12M
embu
at d
raft
Dia
gram
Alir
Pro
ses
15M
embu
at N
aras
i Dok
umen
6M
enen
tuka
n je
nis d
okum
en y
ang
akan
dib
uat
13M
elak
ukan
waw
anca
ra d
enga
n in
divi
du y
ang
terli
bat d
an
piha
k te
rkai
t.
16
Uji
kese
suai
an d
enga
n ko
ndis
i lap
anga
n la
gi. A
paka
h di
agra
m a
lir su
dah
sesu
ai d
enga
n pr
oses
yan
g te
rjadi
? B
ila
tidak
, lak
ukan
waw
anca
ra d
enga
n in
divi
du y
ang
terli
bat
atau
pih
ak te
rkai
t lai
nnya
.
7M
enyu
sun
defin
isi i
stila
h-is
tilah
yan
g ak
an d
igun
akan
14M
embu
at D
iagr
am A
lir D
etai
l
17Bi
la su
dah
sesu
ai, d
okum
en d
isah
kan
oleh
Pej
abat
ber
-w
enan
g.
N
o
Keg
iata
nT
im P
enyu
sun
Sop
Daf
tar S
OP
yg
dibu
tuhk
an
Dra
ft 2
Dia
gram
Alir
Pr
oses
Dra
ft 1
Dia
gram
alir
pr
oses
Dat
a SO
P ya
ng su
dah
ada
MU
LAI
SELE
SAI
TID
AK
YA
TID
AK
SESU
AI
2 3
4
5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
✔
X
X
Book
SO
P Te
mpl
ate
rev.
indd
63
3/14
/16
8:5
3 PM
NOTES
Book SOP Template rev.indd 64 3/14/16 8:53 PM
UNIT KERJA : PENGELOLA SDM NOMOR : 2.B.1/TKI/SDM/bulan/tahun
REVISI KE : 0BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahunHALAMAN : 1 dari 4
PROSEDUR
JUDUL : PENYUSUNAN URAIAN JABATAN (JOB DESCRIPTION)
LOGO UPTD PAL
I. UNIT KERJA TERKAIT
Prosedur ini dibuat untuk menjelaskan bagaimana cara menyusun dan menuangkan penulisan Uraian Jabatan (job description) di lingkungan UPTD PAL, yang manfaatnya antara lain diharapkan sebagai berikut : 1) Memberi kekuatan dan kepastian tentang hak dan kewenangan suatu jabatan. 2) Untuk keperluan Perencanaan SDM 3) Untuk Proses Recruitmen dan seleksi SDM 4) Penilaian Kinerja 5) Training dan pengembangannya
II. RUANG LINGKUP
Dalam prosedur ini penyusunan uraian jabatan harus bisa memberikan jawaban atas kebutuhan SDM di lingkungan UPTD sesuai dengan tujuan yang disebutkan di dalam butir-butir tujuan di atas.
III. REFERENSI
IV. DOKUMEN TERKAIT
SOP 2.A.1 tentang Perekrutan SDM di lingkungan UPTD PAL
V. PROSEDUR
Dalam menulis dan menuangkan Uraian Jabatan di lingkungan UPTD PAL, maka unsur-unsur/elemen yang harus ada antara lain adalah sebagai berikut : 1. Nama Jabatan, contohnya Supir, Tenaga Pemasaran Sanitasi, dlsb.
2. Kode Jabatan (Job Code), hal ini dibutuhkan apabila manajemen SDM sudah menerapkan sistem pengelolaan SDM yang terkomputerisasi.
3. Lokasi Jabatan: di unit/fungsi mana atau di bagian mana jabatan tersebut berada. 4. Supervisor/Koordinator jabatan tersebut: Kepada siapa tugas-tugas jabatan
tersebut harus dilaporkan. 5. Posisi Jabatan dalam Struktur Organisasi 6. Fungsi Jabatan
Book SOP Template rev.indd 65 3/14/16 8:53 PM
Disiapkan oleh: Disetujui oleh: Disahkan oleh:
Unit/Fungsi Terkait Ka UPTD Ka SKPD Induk
Tanggal - bulan - tahun Tanggal - bulan - tahun Tanggal - bulan - tahun
UNIT KERJA : PENGELOLA SDM NOMOR : 2.B.1/TKI/SDM/bulan/tahun
REVISI KE : 0BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahunHALAMAN : 2 dari 4
PROSEDUR
JUDUL : PENYUSUNAN URAIAN JABATAN (JOB DESCRIPTION)
LOGO UPTD PAL
7. Tugas Pokok Jabatan, menguraikan pekerjaan-pekerjaan utama dan umum yang harus dilakukan dalam jabatan yang bersangkutan.
8. Persyaratan Jabatan 9. Tanggal disusunnya uraian jabatan tersebut dan versi dokumen
10. Nama penyusun Uraian Jabatan (author), untuk keperluan pelacakan dalam rangka memberikan penjelasan bila dibutuhkan.
11. Pengesahan (approval) oleh Pejabat yang berwenang.
VI. LAMPIRAN
Lampiran 1: Contoh penulisan Uraian Jabatan
Book SOP Template rev.indd 66 3/14/16 8:53 PM
UNIT KERJA : PENGELOLA SDM NOMOR : 2.B.1/TKI/SDM/bulan/tahun
REVISI KE : 0BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahunHALAMAN : 3 dari 4
PROSEDUR
JUDUL : PENYUSUNAN URAIAN JABATAN (JOB DESCRIPTION)
LOGO UPTD PAL
Lampiran 1: Contoh Penulisan Uraian Jabatan
IDENTITAS JABATAN
1. Nama Jabatan : Kepala Tata Usaha 2. Kode Jabatan : (sesuai nomenklatur sistem kepegawaian UPTD PAL/DINAS yang berlaku) 3. Tingkat Jabatan: (sesuai nomenklatur sistem kepegawaian UPTD PAL/DINAS yang berlaku) 4. Unit Kerja : Kantor Pusat Bagian : Tata Usaha 5. Supervisor : Kepala UPTD PAL
6. Posisi Jabatan:Kepala UPTD PAL
Staf FungsionalAdm/Keu/UmumStaf Fungsional
Adm/Keu/UmumStaf FungsionalAdm/Keu/Umum
Staf FungsionalAdm/Keu/Umum
Staf Fungsional Teknis
Staf Fungsional TeknisStaf Fungsional
TeknisStaf Fungsional Teknis
Jabatan Fungsional
Kepala Tata Usahaè
7. Fungsi Jabatan Mengkoordinasikan dan mengendalikan Staf Administrasi, Staf Keuangan dan Staf Umum
8. Tugas Pokok a) Menyusun Rencana Kerja Tata Usaha b) Menyusun rencana operasional staf Administrasi, Keuangan dan Umum
Book SOP Template rev.indd 67 3/14/16 8:53 PM
UNIT KERJA : PENGELOLA SDM NOMOR : 2.B.1/TKI/SDM/bulan/tahun
REVISI KE : 0BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahunHALAMAN : 4 dari 4
PROSEDUR
JUDUL : PENYUSUNAN URAIAN JABATAN (JOB DESCRIPTION)
LOGO UPTD PAL
c) Mengkoordinasikan dan menyelenggarakan kegiatan operasional manajemen kas, akuntansi dan perpajakan. d) Melaksanakan pencairan anggaran di UPTD PAL sesuai batas kewenangannya. e) Merencanakan dan menjaga tersedianya dana untuk kepentingan operasional UPTD PAL f) Menyelenggarakan kegiatan tata usaha UPTD PAL g) dst....
9. Tanggung Jawab Jabatan: 9.1. Tanggung Jawab Administrasi: a) Menanda tangani dokumen-dokumen sesuai kewenangannya b) Memberikan paraf pada dokumen yang menjadi kewenangan Kepala UPTD PAL 9.2 . Tanggung Jawab Keuangan : a) Memberikan otorisasi pengeluaran dan penerimaan kas/bank sesuai batas kewenangannya 9.3. Tanggung Jawab Supervisi : a) Kas dan Pembukuan b) Pengelola Rekening Tagihan c) Administrasi dan Umum d) Pengelola SDM 10. Persyaratan Jabatan 10.1. Pendidikan Formal Sarjana S-1 semua disiplin ilmu, diutamakan akuntansi/ekonomi/manajemen 10.2. Pelatihan yang relevan a) Diklat Kepemimpinan b) Manajemen Keuangan tingkat lanjut c) Budgeting d) Manajemen Perpajakan e) dst. 10.3. Pengalaman Jabatan yang diperlukan a) Sesuai ketentuan pola pengembangan karir yang berlaku 10.4. Pengalaman Kerja/Penugasan yang diperlukan a) Masa kerja sebagai PNS minimal 10 tahun b) dst.
Book SOP Template rev.indd 68 3/14/16 8:53 PM
UNIT KERJA : PENGELOLA SDM NOMOR : 2.D.1/SOP/SDM/bulan/tahun
REVISI KE : 0BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahunHALAMAN : 1 dari 4
PROSEDUR
JUDUL : MEREKRUT SUMBER DAYA MANUSIA (SDM)
LOGO UPTD PAL
I. UNIT KERJA TERKAIT
1. Pengelola SDM 2. Tata Usaha 3. Kepala UPTD PAL
II. TUJUAN
Mendapatkan SDM yang memenuhi ketentuan didalam Uraian Jabatan (Job Description) dan kebutuhan formasi SDM
III. RUANG LINGKUP
Prosedur ini mencakup aktivitas mendata kebutuhan SDM di tiap Unit Kompetensi UPTD PAL, memvalidasi usulan kebutuhan, memutuskan di level pimpinan (Ka. UPTD PAL), yang mempertimbangkan representasi dari unsur-unsur calon pemakai.
IV. REFERENSI
V. DOKUMEN TERKAIT
Standar Operasi Prosedur Proses Seleksi SDM (SOP 2.D.1.1)
VI. DEFINISI
VII. PROSEDUR
1. Pengelola SDM Mempersiapkan proses perekrutan berdasarkan program yang telah dibuat dalam Rencana Kerja & Anggaran tahun berjalan atau berdasarkan arahan pimpinan.
2. Pengelola SDM menyusun daftar kebutuhan/formasi dari setiap Unit kerja untuk dijadikan Daftar Kebutuhan SDM UPTD PAL
3. Tata Usaha memvalidasi data & daftar/buku kebutuhan/formasi serta Juklak Pelaksanaan Proses Perekrutan SDM yang disusun Pengelola SDM, untuk diserahkan dan mendapatkan penetapan dari KA UPTD PAL.
Book SOP Template rev.indd 69 3/14/16 8:53 PM
UNIT KERJA : PENGELOLA SDM NOMOR : 2.D.1/SOP/SDM/bulan/tahun
REVISI KE : 0BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahunHALAMAN : 2 dari 4
PROSEDUR
JUDUL : MEREKRUT SUMBER DAYA MANUSIA (SDM)
LOGO UPTD PAL
4. KA UPTD PAL Meneliti berkas usulan Buku Daftar Kebutuhan SDM UPTD PAL beserta usulan Juklak Pelaksanaan Proses Perekrutan SDM UPTD PAL yang berasal dari Tata Usaha. Bila ditolak/membutuhkan perbaikan usulan, berkas dikembalikan ke Tata Usaha untuk diperbaiki. Bila usulan disetujui, maka Ka UPTD PAL menetapkan Buku Daftar Kebutuhan SDM UPTD PAL beserta Juklak Proses Pelaksanaan Rekruitmen SDM UPTD PAL.
5. Tata Usaha menerima mandat pelaksanaan proses rekruitment SDM untuk diteruskan ke Pengelola SDM
6. Pengelola SDM menerima mandat melaksanakan Proses Rekruitment dengan cara membentuk Tim Seleksi
7. Pengelola SDM menjalankan SOP Proses Menyeleksi SDM (SOP 2.D.1.1) 8. Pengelola SDM melakukan pemberkasan dan mengirim bahan usul penerbitan
SK dan penetapan NIP bagi pelamar yang dinyatakan lulus seleksi. 9. Tata Usaha selaku ketua Tim Seleksi melaporkan hasil proses seleksi ke Ka
UPTD, sekaligus mengusulkan penetapan Calon Pegawai hasil seleksi. 10. KA UPTD PAL meneliti berkas laporan dan usulan. Bila ditolak/membutuhkan
perbaikan usulan, berkas dikembalikan ke Tata Usaha untuk dikembalikan/diperbaiki. Bila usulan disetujui, maka Ka UPTD PAL menetapkan Hasil Proses Seleksi dan menerbitkan Surat Pemberitahuan Pemanggilan Calon Pegawai UPTD PAL bagi Pelamar yg lulus seleksi.
11. Pengelola SDM menyampaikan Surat Pemanggilan Calon Pegawai 12. Pengelola SDM menempatkan Calon Pegawai pada formasi jabatan sesuai Surat
Keputusan Penempatan Pegawai Baru yg telah ditetapkan oleh Ka. UPTD PAL. 13. Pengelola SDM memantau dan membimbing Pegawai Baru menjalani Masa
Orientasi di lingkungan kerja UPTD PAL.
VIII. INDIKATOR UKURAN KEBERHASILAN
1. Terpilihnya SDM yang memenuhi kebutuhan untuk mengelola UPTD PAL secara profesional.
Book SOP Template rev.indd 70 3/14/16 8:53 PM
UNIT KERJA : PENGELOLA SDM NOMOR : 2.D.1/SOP/SDM/bulan/tahun
REVISI KE : 0BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahunHALAMAN : 3 dari 4
PROSEDUR
JUDUL : MEREKRUT SUMBER DAYA MANUSIA (SDM)
LOGO UPTD PAL
IX. LAMPIRAN
1. Diagram Alir SOP Perekrutan SDM
Disiapkan oleh: Disetujui oleh: Disahkan oleh:
Staf Administrasi Ka Sub Bag TU Ka UPTD PAL
Tanggal - bulan - tahun Tanggal - bulan - tahun Tanggal - bulan - tahun
Book SOP Template rev.indd 71 3/14/16 8:53 PM
SOP
No:
2.D
.1/S
OP-
RKT/
SDM
/bul
an/t
ahun
DIA
GRA
M A
LIR
PRO
SED
UR
MER
EKRU
T SU
MBE
R D
AYA
MA
NU
SIA
(SD
M)
PELA
KSA
NA
/UN
IT K
OM
PET
ENSI
M
UT
U B
AK
U
Out
put
Wak
tuK
elen
gkap
an
1M
empe
rsia
pkan
pro
ses p
erek
ruta
n be
rdas
arka
n pr
ogra
m y
ang
tela
h di
buat
da
lam
Ren
cana
Ker
ja &
Ang
gara
n ta
hun
berja
lan
atau
ber
dasa
rkan
ara
han
pim
pina
n.
2M
enyu
sun
daft
ar k
ebut
uhan
/for
mas
i dar
i set
iap
Uni
t ker
ja u
ntuk
dija
dika
n D
afta
r Ke
butu
han
SDM
UPT
D P
AL
3M
emva
lidas
i dat
a &
daft
ar/b
uku
kebu
tuha
n/fo
rmas
i ser
ta Ju
klak
Pel
aksa
naan
Pr
oses
Per
ekru
tan
SDM
yan
g di
susu
n Pe
ngel
ola
SDM
, un
tuk
dise
rahk
an d
an
men
dapa
tkan
pen
etap
an d
ari K
A U
PTD
PA
L
4
Men
eliti
ber
kas u
sula
n Bu
ku D
afta
r Keb
utuh
an S
DM
UPT
D P
AL
bese
rta
usul
an
Jukl
ak P
elak
sana
an P
rose
s Per
ekru
tan
SDM
UPT
D P
AL
yang
ber
asal
dar
i Tat
a U
saha
. Bila
dito
lak/
mem
butu
hkan
per
baik
an u
sula
n, b
erka
s dik
emba
likan
ke
Tata
Usa
ha u
ntuk
dip
erba
iki.
Bila
usu
lan
dise
tuju
i, m
aka
Ka U
PTD
PA
L m
enet
apka
n Bu
ku D
afta
r Keb
utuh
an S
DM
UPT
D P
AL
bese
rta
Jukl
ak P
rose
s Pe
laks
anaa
n Re
krui
tmen
SD
M U
PTD
PA
L.
8M
elak
ukan
pem
berk
asan
, dan
men
girim
bah
an u
sul p
ener
bita
n SK
dan
pe
neta
pan
NIP
bag
i pel
amar
yan
g di
nyat
akan
lulu
s sel
eksi
.
5M
ener
ima
man
dat p
elak
sana
an p
rose
s rek
ruitm
ent S
DM
unt
uk d
iteru
skan
ke
Pe
ngel
ola
SDM
9M
elap
orka
n ha
sil p
rose
s sel
eksi
ke
Ka U
PTD
, sek
alig
us m
engu
sulk
an p
enet
a-pa
n Ca
lon
Pega
wai
has
il se
leks
i.
6M
elak
sana
kan
Pros
es R
ekru
itmen
t ata
u de
ngan
car
a m
embe
ntuk
Tim
Sel
eksi
10
Men
eliti
ber
kas l
apor
an d
an u
sula
n. B
ila d
itola
k/m
embu
tuhk
an p
erba
ikan
usu
-la
n, b
erka
s dik
emba
likan
ke
Tata
Usa
ha u
ntuk
dip
erba
iki.
Bila
usu
lan
dise
tuju
i, m
aka
Ka U
PTD
PA
L m
enet
apka
n H
asil
Pros
es S
elek
si d
an m
ener
bitk
an S
urat
Pe
mbe
ritah
uan
Pem
angg
ilan
Calo
n Pe
gaw
ai U
PTD
PA
L ba
gi P
elam
ar y
g lu
lus
sele
ksi.
7
Men
jala
nkan
SO
P Pr
oses
Men
yele
ksi S
DM
(SO
P 2.
D.1
.1)
(Mel
aksa
naka
n pr
oses
sele
ksi,
yakn
i dia
wal
i den
gan
Peng
umum
an le
wat
mas
m
edia
, mel
akuk
an p
enda
ftar
an, s
elek
si a
dmin
istr
asi,
tes t
ertu
lis, t
es p
siko
tes
dan
waw
anca
ra.)
11M
enya
mpa
ikan
Sur
at P
eman
ggila
n Ca
lon
Pega
wai
12M
enem
patk
an C
alon
Peg
awai
pad
a fo
rmas
i jab
atan
sesu
ai S
urat
Kep
utus
an
Pene
mpa
tan
Pega
wai
Bar
u yg
tela
h di
teta
pkan
ole
h Ka
. UPT
D P
AL.
13M
eman
tau
dan
mem
bim
bing
Peg
awai
Bar
u m
enja
lani
Mas
a O
rient
asi d
i lin
g-ku
ngan
ker
ja U
PTD
PA
L.
N
o
Keg
iata
nPe
ngel
ola
SDM
Tata
Usa
haK
a. U
PTD
PA
L
MU
LAI
SELE
SAI
SOP
2.D
.1.1
KOR
EKSI
SET
UJU
Daf
tar k
ebut
uhan
tena
ga/f
orm
asi d
i Lin
g-ku
ngan
UPT
D P
AL
1. D
raft
Buk
u da
ftar
keb
utuh
an te
naga
/fo
rmas
i di L
ingk
unga
n U
PTD
PA
L; 2
. dra
ft
Jukl
ak P
elak
sana
an R
ecru
itmen
SD
M
Form
asi K
ebut
uhan
SD
M &
Jukl
ak P
rose
s Re
crui
tmen
di t
td K
a U
PTD
PA
L
Pani
tia S
elek
si te
rben
tuk
(Ket
ua: K
a Ba
g.
TU, a
nggo
ta:
1. K
a Ba
g Pe
laya
nan
Tekn
is,
2. F.
Pen
gelo
la S
DM
)
2
3
4
5
6 8
9
10
11 12
Book
SO
P Te
mpl
ate
rev.
indd
72
3/14
/16
8:5
3 PM
NOTES
Book SOP Template rev.indd 73 3/14/16 8:53 PM
UNIT KERJA : PENGELOLA SDM NOMOR : 2.D.1.1/SOP/SDM/bulan/tahun
REVISI KE : 0BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahunHALAMAN : 1 dari 3
PROSEDUR
JUDUL : PROSES MENYELEKSI SDM
LOGO UPTD PAL
I. UNIT KERJA TERKAIT
1. Pelamar 2. Pengelola SDM/TIM Seleksi 3. Tata Usaha (selaku Calon Pengguna SDM) 4. Pelayanan Teknik (selaku Calon Pengguna SDM) 5. Kepala UPTD PAL
II. TUJUAN
Prosedur ini dimaksudkan untuk menjamin obyektifitas proses seleksi.
III. RUANG LINGKUP
Prosedur ini mencakup aktivitas proses seleksi; yang terdiri dari Wawancara Pendahuluan, mengisi formulir aplikasi, Tes potensi, minat dan kepribadian, wawancara lanjutan, pemeriksaan kesehatan dan keputusan lulus tidaknya.
IV. REFERENSI
V. DOKUMEN TERKAIT
Prosedur Merekrut SDM (SOP No. 2.D.1)
VI. PROSEDUR
1. Pengelola SDM/Tim seleksi mulai melaksanakan Proses Seleksi dengan melakukan Wawancara Pendahuluan (Preliminary Interview) secara singkat.
2. Pelamar mengisi Formulir aplikasi tentang Data Pribadi dan Informasi lainnya, antara lain tentang tingkat pendidikan, pekerjaaan, kegiatan -kegiatan yang pernah dilakukan, minat, agama dlsb.
3. Pengelola SDM/Tim Seleksi melakukan pengecekan tentang diri pelamar kepada para pihak Pemberi Referensi yg dirujuk pelamar dalam Formulir Aplikasi.
4. Pengelola SDM/Tim Seleksi melakukan Tes Psikologis yang antara lain meliputi Aptitude test (potensi/kapasitas), Interest Test (tes minat), Inteligence test (tes kecerdasan) dan Personality Test (tes Kepribadian).
Book SOP Template rev.indd 74 3/14/16 8:53 PM
Disiapkan oleh: Disetujui oleh: Disahkan oleh:
Pengelola SDM Tata Usaha Ka UPTD PAL
Tanggal - bulan - tahun Tanggal - bulan - tahun Tanggal - bulan - tahun
UNIT KERJA : PENGELOLA SDM NOMOR : 2.D.1.1/SOP/SDM/bulan/tahun
REVISI KE : 0BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahunHALAMAN : 2 dari 3
PROSEDUR
JUDUL : PROSES MENYELEKSI SDM
LOGO UPTD PAL
5. Pengelola SDM/Tim Seleksi melakukan wawancara lanjutan berdasarkan hasil isian aplikasi dan hasil tes Psikologis (Employment Interview)
6. Calon pengguna SDM melakukan wawancara terakhir kepada Calon Pegawai 7. Pengelola SDM/Tim Seleksi melakukan Pemeriksaan Kesehatan sesuai
spesifikasi formasi jabatan. 8. Pengelola SDM/Tim Seleksi menyimpulkan hasil proses seleksi dan
menginformasikannya kepada Calon Pegawai. 9. Calon Pegawai yang dinyatakan LULUS mengikuti proses selanjutnya (lihat
SOP 2.D.1.).
VII. INDIKATOR UKURAN KEBERHASILAN
1. Terpilihnya SDM yang memenuhi kebutuhan untuk mengelola UPTD PAL secara profesional.
VIII. LAMPIRAN
1. Diagram Alir SOP Proses Seleksi SDM
Book SOP Template rev.indd 75 3/14/16 8:53 PM
SOP
No:
2.D
.1.1
/SO
P-SL
K/SD
M/b
ulan
/tah
unD
IAG
RAM
ALI
R SO
P PR
OSE
S M
ENYE
LEKS
I SD
M
PELA
KSA
NA
/UN
IT K
OM
PET
ENSI
M
UT
U B
AK
U
Out
put
Wak
tuK
elen
gkap
an
1M
elak
ukan
Waw
anca
ra P
enda
hulu
an (P
relim
inar
y In
terv
iew
) sec
ara
sing
kat
2
Men
gisi
For
mul
ir ap
likas
i ten
tang
Dat
a Pr
ibad
i da
n In
form
asi l
ainn
ya, a
ntar
a la
in te
ntan
g tin
gkat
pe
ndid
ikan
, pek
erja
aan,
keg
iata
n -k
egia
tan
yang
pe
rnah
dila
kuka
n, m
inat
, aga
ma
dlsb
.
3M
elak
ukan
pen
gece
kan
tent
ang
diri
pela
mar
ke
pada
par
a pi
hak
Pem
beri
Refe
rens
i yg
diru
juk
pela
mar
dal
am F
orm
Apl
ikas
i (bi
sa m
elal
ui li
san
mau
pun
tert
ulis
)
4
Mel
akuk
an Te
s Psi
kolo
gis y
ang
anta
ra la
in m
elip
uti
Apt
itude
tes
t (po
tens
i/kap
asita
s), I
nter
est T
est
(tes m
inat
), In
telig
ence
test
(tes
kec
erda
san)
dan
Pe
rson
ality
Test
(tes
Kep
ribad
ian)
8M
enyi
mpu
lkan
has
il pr
oses
sele
ksi d
an
men
ginf
orm
asik
anny
a ke
pada
Cal
on P
egaw
ai
5M
elak
ukan
waw
anca
ra la
njut
an b
erda
sark
an h
asil
isia
n ap
likas
i dan
has
il te
s Psi
kolo
gis (
Empl
oym
ent
Inte
rvie
w)
9M
engi
kuti
pros
es se
lanj
utny
a (li
hat S
OP
2.D
.1.)
6M
elak
ukan
waw
anca
ra te
rakh
ir ke
pada
Cal
on
Pega
wai
7M
elak
ukan
Pem
erik
saan
Kes
ehat
an se
suai
sp
esifi
kasi
form
asi j
abat
an.
N
o
Keg
iata
nPe
lam
arPe
ngel
ola
Sdm
/ T
im S
elek
si
Cal
on P
engg
una
Sdm
(T
u/Pe
laya
nan
Tekn
is/K
a U
ptd)
SELE
SAI
SELE
SAI
GU
GU
R
LULU
S
MU
LAI
2
3 4 5
6
7 8
Book
SO
P Te
mpl
ate
rev.
indd
76
3/14
/16
8:5
3 PM
NOTES
Book SOP Template rev.indd 77 3/14/16 8:53 PM
UNIT KERJA : PENGELOLA SDM NOMOR : 2.E.1/SOP/SDM/bulan/tahun
REVISI KE : 0BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahunHALAMAN : 1 dari 4
PROSEDUR
JUDUL : MELAKSANAKAN ASESMEN PEGAWAI
LOGO UPTD PAL
I. UNIT KERJA TERKAIT
Prosedur ini dibuat untuk mengetahui hal-hal sebagai berikut: • Mengetahui kemampuan orang/staf dalam kaitan pengembangan SDM UPTD PAL
sesuai dengan kebutuhan yang ada dalam Uraian Jabatan (Job Description) • Mempersiapkan SDM dalam rangka promosi jabatan di lingkungan UPTD PAL
II. RUANG LINGKUP
Prosedur ini meliputi kegiatan penilaian kompetensi SDM yang dilakukan oleh Tim yang dibentuk atau dibantu oleh Lembaga Asesmen untuk mengetahui kemampuan sesuai dengan Job Description.
III. DEFINISI
1) Kesanggupan/kemampuan kerja (Depandability) Kesanggupan/kemampuan melaksanakan tugas2 yang dibebankan; menuruti
petunjuk2, tidak banyak memerlukan pengawasan langsung; secara teratur hadir di tempat pekerjaan
2) Mutu Pekerjaan (Quality) Membuat sedikit kesalahan; selalu mampu memperbaiki kesalahan; memenuhi
hasil kerja yang sudah ditentukan mutunya 3) Jumlah Hasil Pekerjaan (Quantity)
Jumlah pekerjaan yang diselesaikan sesuai dengan yang ditetapkan dengan tingkat ketelitian yang dipersyaratkan selalu terpelihara.
4) Kesanggupan melaksanakan beberapa tugas (Versality) Mampu melaksanakan bermacam2 pekerjaan; mau menerima tugas baru
5) Kerja sama (Cooperation) Mau mengikuti petunjuk-petunjuk; kerjasama baik dengan teman sejawat dan
atasan; sopan 6) Ketrampilan (Resourcefulness)
Memiliki pengetahuan tentang pekerjaan sehingga mampu menentukan cara yang paling tepat untuk mengatasi masalah2 yang dihadapi
Book SOP Template rev.indd 78 3/14/16 8:53 PM
UNIT KERJA : PENGELOLA SDM NOMOR : 2.E.1/SOP/SDM/bulan/tahun
REVISI KE : 0BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahunHALAMAN : 2 dari 4
PROSEDUR
JUDUL : MELAKSANAKAN ASESMEN PEGAWAI
LOGO UPTD PAL
7) Perhatian/Minat (Interest) Berminat pada pekerjaannya dan meningkatkan kemampuannya; berinisiatif.
8) Kemampuan Fisik (Physical Endurance) Kecocokan keadaan jasmani untuk pekerjaan ini.
IV. PROSEDUR
4.1 Fungsi Pengelola SDM menyiapkan pelaksanaan asesmen dengan membentuk Tim Asesmen sesuai kebutuhan organisasi.
Tim Asesmen minimal terdiri dari unsur sbb: 1) Atasan Langsung staf yang dinilai 2) Atasan Calon Pengguna staf 3) Fungsi Pengelola SDM
Dalam hal keterbatasan tenaga penilai atau adanya kebutuhan khusus, maka bila diperlukan pekerjaan ini dapat didelegasikan kepada konsultan Asesmen SDM
4.2 Tim asesmen melaksanakan Penilaian dalam skala angka 1-5 terhadap faktor-faktor kunci yang terukur dengan skala penilaian kuantitatif sederhana. Angka 5 adalah nilai yang paling tinggi menurun sampai di angka 1 yang paling rendah. Faktor-faktor yang dinilai dalam prosedur ini adalah: 1) Kesanggupan/kemampuan kerja (Depandability) 2) Mutu Pekerjaan (Quality) 3) Jumlah Hasil Pekerjaan (Quantity) 4) Kesanggupan melaksanakan beberapa tugas (Versality) 5) Kerja sama (Cooperation) 6) Keterampilan (Resourcefulness) 7) Perhatian/Minat (Interest) 8) Kemampuan Fisik (Phisical Endurance)
4.4 Tim asesmen merangkum hasil penilaian Asesmen ke dalam Formulir Hasil Asesmen SDM
Book SOP Template rev.indd 79 3/14/16 8:53 PM
Disiapkan oleh: Disetujui oleh: Disahkan oleh:
Pengelola SDM Tata Usaha Ka UPTD PAL
Tanggal - bulan - tahun Tanggal - bulan - tahun Tanggal - bulan - tahun
UNIT KERJA : PENGELOLA SDM NOMOR : 2.E.1/SOP/SDM/bulan/tahun
REVISI KE : 0BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahunHALAMAN : 3 dari 4
PROSEDUR
JUDUL : MELAKSANAKAN ASESMEN PEGAWAI
LOGO UPTD PAL
V. INDIKATOR UKURAN KEBERHASILAN
Fungsi Pengelola SDM dapat menggunakan hasil asesmen untuk mengisi formasi kebutuhan staf di lingkungan UPTD PAL
VI. LAMPIRAN
1) Formulir Ringkasan Hasil Asesmen SDM
Book SOP Template rev.indd 80 3/14/16 8:53 PM
Formulir Hasil AsesmenSTAF UPTD PALTahun............../..............
LOGO UPTD PAL
Tanggal :
NIP/NPP :
Nama :
Jabatan : Berapa Unit
lama: Kompetensi
Tugas/ :
Uraian Jabatan :
Beri tanda O (lingkaran) pada kotak skala nilai dibawah ini, sesuai dengan penilaian Saudara:
FAKTOR-FAKTOR Luar biasa Sangat Memenuhi Memenuhi Gagal Memuaskan Memuaskan Segala syarat Syarat Minimal Memenuhi Syarat (BS) (B) (C) (K) (KS)
1. KESANGGUPAN/ 5 4 3 2 1
KEMAMPUAN KERJA
Kesanggupan/kemampuan melaksanakan tugas2 yang dibebankan; menuruti petunjuk2, tidak banyak memerlukan pengawasan langsung; secara teratur hadir di tempat pekerjaan.
Sangat dapat diandalkan dan memberi semangat orang2 lain.
Senantiasa menonjol.
Senantiasa melampaui ukuran standard.
Selalu dapat diandalkan dalam banyak hal.
Kadang2 menonjol.
Seringkali melampaui ukuran standard.
Seringkali dapat diandalkan.
Selalu memuaskan.
Selalu memenuhi ukuran standard yang ditetapkan.
Sekali-kali tidak dapat diandalkan.
Biasanya dapat diterima.
Seringkali di bawah ukuran standard yang ditetapkan.
Sering tidak dapat diandalkan.
Seringkali tidak memuaskan.
Senantiasa di bawah ukuran standard yang ditetapkan.
2. MUTU PEKERJAAN Membuat sedikit kesalahan; selalu mampu memperbaiki kesalahan; memenuhi hasil kerja yang sudah ditentukan mutunya.
3. JUMLAH HASIL PEKERJAAN Jumlah pekerjaan yang diselesaikan sesuai dengan yang ditetapkan, ketelitian selalu terpeli-hara mutunya.
Book SOP Template rev.indd 81 3/14/16 8:53 PM
Mampu melaksanakan bermacam2 pekerjaan; mau menerima tugas2 baru.
Mau mengikuti petunjuk2; kerja sama baik dengan teman sejawat dan atasan; sopan.
Memiliki pengetahuan tentang pekerjaan sehingga mampu menentukan cara yang paling tepat untuk mengatasi masalah2 yang dihadapi.
Berminat pada pekerjaannya dan meningkatkan kemampuannya; berinisiatif.
Mampu mengerjakan pekerjaan lain dengan baik (yang tidak ada hubungannya dengan bidangnya.
Menumbuhkan semangat kerja sama yang baik.
Dapat menduga dan berhasil sepenuhnya mengatasi keadaan darurat dengan perencanaan yang baik.
Sangat besar minatnya; Self Starter (berinisiatif sendiri).
Hasil kerjanya pada pekerjaan lain (yang tidak ada hubungannya dengan bidangnya) dapat diterima.
Cepat menyediakan diri untuk bekerja sama dan membantu orang lain; gembira.
Biasanya menemukan jalan dan cara2 untuk mengatasi keadaan darurat sendirian saja.
Bersemangat melakukan cara baru, mengajukan saran2.
Mampu mengerjakan beberapa pekerjaan yang erat hubungannya dengan bidangnya.
Pada umumnya bekerja sama baik dan membantu orang2 lain; selalu gembira.
Sekali2 menciptakan cara2 untuk mengatasi keadaan yang luar biasa.
Menunjukkan minat yang normal. Belajar cara2 baru.
Mampu mengerjakan pekerjaan lain yang erat hubungannya dengan bidangnya.
Jarang sekali bekerja sama atau membantu orang lain; selalu menggerutu.
Jarang dapat menyelesaikan penyimpangan2 sendirian saja.
Pekerja rutin, bekerja hanya bila diminta.
Hanya mampu dalam bidang pekerjaannya sendiri.
Tidak mau bekerja sama atau membantu orang lain; selalu menggerutu.
Selalu memerlukan bantuan untuk menyelesaikan setiap penyimpangan dalam pekerjaan.
Tidak perduli.
FAKTOR-FAKTOR Luar biasa Sangat Memenuhi Memenuhi Gagal Memuaskan Memuaskan Segala syarat Syarat Minimal Memenuhi Syarat (BS) (B) (C) (K) (KS)
4. KESANGGUPAN 5 4 3 2 1
MELAKSANAKANBEBERAPA TUGAS
5. KERJA SAMA 5 4 3 2 1
6. KETRAMPILAN 5 4 3 2 1
7. PERHATIAN/ 5 4 3 2 1MINAT
Book SOP Template rev.indd 82 3/14/16 8:53 PM
Kecocokan keadaan jasmani untuk pekerjaan ini.
Tenaga dan daya tahan luar biasa.
Senantiasa penuh tenaga dan daya tahan.
Effisiensi kadang2 terhambat oleh keadaan fisiknya.
Seringkali kekurangan tenaga dan daya tahan yang dibutuhkan.
Jelas terhambat oleh karena terganggunya kesehatan jasmani.
FAKTOR-FAKTOR Luar biasa Sangat Memenuhi Memenuhi Gagal Memuaskan Memuaskan Segala syarat Syarat Minimal Memenuhi Syarat (BS) (B) (C) (K) (KS)
8. KEMAMPUAN 5 4 3 2 1FISIK
9. PENILAIAN 5 4 3 2 1POTENSI & KINERJASECARAKESELURUHAN
10. KOMENTAR:
PENILAIAN INI DIBICARAKAN DENGAN STAF YANG BERSANGKUTAN :
Nama Tanda Tangan Tanggal
Staf yang bersangkutan
Penilai (atasan)
Anggota Tim Asesmen
Fungsi Pengelola SDM
Book SOP Template rev.indd 83 3/14/16 8:53 PM
ASET OPERASI
Book SOP Template rev.indd 84 3/14/16 8:53 PM
UNIT KERJA : TIM PENYEDOTAN LUMPUR TINJA NOMOR : 3.D.1/TKI/Aset/bulan/tahun
REVISI KE : 0BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahunHALAMAN : 1 dari 3
PROSEDUR
JUDUL : PENGOPERASIAN DAN PEMELIHARAAN TRUK TINJA
LOGO UPTD PAL
I. TUJUAN
Prosedur ini dibuat sebagai acuan bagi Petugas Pelaksana Penyedotan Lumpur Tinja untuK melakukan kegiatan operasi dan pemeliharaan Truk Tinja.
II. RUANG LINGKUP
Ruang lingkup aktifitas yg harus dilakukan oleh Petugas Pelaksana Penyedotan Lumpur Tinja berupa teknis operasionalisasi Truk Tinja di lapangan serta bagaimana melakukan perawatannya.
III. REFERENSI
Buku Manual Pengoperasian dan Perawatan Truk Tinja dari Pabrikan
IV. PROSEDUR
A. PENGECEKAN RUTIN SEBELUM KENDARAAN DIOPERASIKAN Sebelum Vacuum Truck dioperasikan (start) perlu diperiksa bagian demi bagian atau
masing-masing komponen maupun perlengkapannya antara lain: 1) Periksa isi oli pada Kompresor Udara, lakukan penambahan oli bila diperlukan
atau lakukan penggantian oli secara berkala setiap 10.000 km 2) Periksa tekanan angin pada ban, kondisi dan ketebalan ban, lakukan penambahan
angin bila diperlukan, lakukan penggantian ban bila diperlukan. 3) Periksa klem penjepit slang penyedot dan pembuangan serta klem oli pelumas
ke pompa vacuum. 4) Periksa perlengkapan kendaraan (Kunci roda, dongkrak, segitiga pengaman, ban
cadangan, peralatan P3K, dll.)
B. PERSIAPAN UNTUK OPERASI 1) Hentikan kendaraan pada tempat yang rata dan keras 2) Lakukan pengereman menggunakan rem tangan
3) Hidupkan mesin kendaraan pada putaran rendah/idle. Selama operasi berlangsung, jangan menginjak pedal gas kendaraan secara berlebihan.
4) Hidupkan pompa vakum ketika akan digunakan. Bila operasi penggunaan sistem pompa vacuum selesai maka mesin vacuum harus dimatikan
Book SOP Template rev.indd 85 3/14/16 8:53 PM
UNIT KERJA : TIM PENYEDOTAN LUMPUR TINJA NOMOR : 3.D.1/TKI/Aset/bulan/tahun
REVISI KE : 0BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahunHALAMAN : 2 dari 3
PROSEDUR
JUDUL : PENGOPERASIAN DAN PEMELIHARAAN TRUK TINJA
LOGO UPTD PAL
C. CARA KERJA PENYEDOTAN Pada saat akan melakukan penyedotan, langkah prinsip yang harus dilakukan pada terdiri dari: 1) Lakukan langkah-langkah dalam “PERSIAPAN UNTUK OPERASI” seperti diatas. 2) Siapkan lubang Manhole tangki septik yang akan disedot. 3) Masukkan selang penyedotan / penghisap ke dalam tangki septik. 4) Tutuplah katup (valve) penyedot dan pembuangan / discharge. 5) Buatlah pompa dalam keadaan “vacuum” dengan bantuan pompa 6) Pastikan hubungan antara tangki dan pompa vakum dalam kondisi normal
7) Tunggu sesaat, apabila manometer (pressure gauge) menunjukkan angka Vacuum ( 0 bar), yaitu minus (-40 psi s/d–0 psi), maka buka valve penyedot / suction valve.
8) Perhatikan tanda masuknya lumpur ke tangki melalui sight glass, apabila ketinggian sudah mencapai maksimum, tutup kembali valve penyedot.
9) Kemudian matikan pompa vakum 10) Sebelum kembali dari Kegiatan Penyedotan, periksa kelengkapan kendaraan
untuk persiapan perjalanan berikutnya/pulang, gulung selang penyedot pada posisinya semula, untuk kemudian kendaraan dapat segera dijalankan.
V. INDIKATOR UKURAN KEBERHASILAN
1) Kendaraan Truk Tinja terjaga dalam kondisi selalu siap pakai 2) Tidak ada Keluhan Pelanggan terkait dengan kelancaran operasi penyedotan
yang disampaikan ke UPTD PAL
Disiapkan oleh: Disetujui oleh: Disahkan oleh:
Pelayanan Teknis Pelayanan Teknis Ka UPTD PAL
Tanggal - bulan - tahun Tanggal - bulan - tahun Tanggal - bulan - tahun
Book SOP Template rev.indd 86 3/14/16 8:53 PM
NOTES
Book SOP Template rev.indd 87 3/14/16 8:53 PM
UNIT KERJA : TIM SEDOT LUMPUR TINJA NOMOR : 3.D.2/SOP/Aset/bulan/tahun
REVISI KE : 0BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahunHALAMAN : 1 dari 4
PROSEDUR
JUDUL : MELAYANI PENYEDOTAN LUMPUR TINJA
LOGO UPTD PAL
I. UNIT KERJA TERKAIT
1. Pelanggan 2. Pelayanan Pelanggan 3. Tata Usaha 4. Tim Sedot Lumpur Tinja 5. Pelayanan Teknis
II. TUJUAN
1) Memberikan Layanan Penyedotan Lumpur Tinja
III. RUANG LINGKUP
Prosedur ini mencakup aktivitas menerima permintaan layanan dari pelanggan, mencatat/mendokumentasikan permintaan layanan sampai melaksanakan penyedotan, menagih biaya, melaksanakan pengangkutan dan pembuangan di IPLT, mencatat dan melaporkan hasil pelayanan.
IV. REFERENSI
V. DOKUMEN TERKAIT
1) Tata Kerja Individu Operasi & Pemeliharaan Truk Tinja (TKI 3.D.1) 2) Tata Kerja Individu Penyedotan Tinja (TKI 3.D.2.1) 3) Tata Kerja Individu Pengangkutan & Pembuangan Lumpur Tinja (TKI 3.D.2.2)
VI. PROSEDUR
1) Pelanggan mengajukan permohonan Pelayanan Sedot Tinja 2) Pelayanan Pelanggan menerima dan mencatat permohonan pelayanan
penyedotan tinja serta menyiapkan Surat Perintah Penyedotan Tinja untuk di tanda tangan Fungsi
Ka Bag TU 3) Ka Bag TU memvalidasi dan memaraf Permohonan Pelayanan Sedot Tinja dari Pelanggan
Book SOP Template rev.indd 88 3/14/16 8:53 PM
UNIT KERJA : TIM SEDOT LUMPUR TINJA NOMOR : 3.D.2/SOP/Aset/bulan/tahun
REVISI KE : 0BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahunHALAMAN : 2 dari 4
PROSEDUR
JUDUL : MELAYANI PENYEDOTAN LUMPUR TINJA
LOGO UPTD PAL
4) Ka Bag Pelayanan Teknis memerintahkan pelayanan Penyedotan Tinja dengan menanda tangani Surat Perintah Penyedotan Tinja kepada Tim Penyedot Tinja (Supir Truk Tinja)
5) Tim Penyedot Tinja melaksanakan Tata Kerja Individu Penyedotan Tinja (TKI 3.D.2.1) sesuai Surat Perintah Penyedotan Tinja
6) Tim Sedot Tinja menagihkan biaya pelayanan penyedotan tinja 7) Pelanggan membayar Biaya Pelayanan dan menerima Bukti Pembayaran
8) Tim Sedot Tinja menjalankan Tata Kerja Individu Pengangkutan & Pembuangan Lumpur Tinja (TKI 3.D.2.2)
9) Tim Penyedot Tinja melaporkan pelayanan Penyedotan Tinja dengan mengisi Form Pelaksanaan Penyedotan Tinja dan menyerahkannya kepada Ka Bag Pelayanan Teknis.
10) Bagian Pelayanan Teknis memvalidasi Laporan Hasil Pelayanan dengan menanda tangani Form Pelaksanaan Penyedotan Tinja.
11) Bag TU menerima laporan pelaksanaan penyedotan berupa Form Pelaksanaan Penyedotan Tinja
12) Pelayanan Pelanggan menerima salinan Laporan Pelaksanaan Penyedotan Tinja dan mencatat/mengarsipkannya.
13) Proses Pelayanan Selesai
VII. INDIKATOR UKURAN KEBERHASILAN
1) Permintaan Pelayanan Sedot Tinja dapat diselesaikan secara cepat dan memuaskan. 2) Tidak ada keluhan yang disampaikan oleh Pelanggan atas Pelayanan Penyedotan Tinja
Book SOP Template rev.indd 89 3/14/16 8:53 PM
Disiapkan oleh: Disetujui oleh: Disahkan oleh:
Tim Sedot Tinja Pelayanan Teknis Ka UPTD PAL
Tanggal - bulan - tahun Tanggal - bulan - tahun Tanggal - bulan - tahun
UNIT KERJA : TIM SEDOT LUMPUR TINJA NOMOR : 3.D.2/SOP/Aset/bulan/tahun
REVISI KE : 0BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahunHALAMAN : 3 dari 4
PROSEDUR
JUDUL : MELAYANI PENYEDOTAN LUMPUR TINJA
LOGO UPTD PAL
VIII. LAMPIRAN
1) Diagram Alir Prosedur Pelayanan Penyedotan Tinja
Book SOP Template rev.indd 90 3/14/16 8:53 PM
SOP
No:
3.D
.2/S
OP-
Pel-
Sdt-
Tnj/
ASE
T/bu
lan/
tahu
nD
IAG
RAM
ALI
R PR
OSE
DU
R M
ELAY
AN
I PEN
YED
OTA
N L
UM
PUR
TIN
JA
MU
LAI
PELA
KSA
NA
/UN
IT K
OM
PET
ENSI
M
UT
U B
AK
U
Out
put
Wak
tuK
elen
gkap
anPe
laya
nan
Tekn
is
1M
enga
juka
n pe
rmoh
onan
Pel
ayan
an S
edot
Tin
ja
2M
ener
ima
dan
men
cata
t per
moh
onan
pel
ayan
an p
enye
dota
n tin
ja se
rta
men
yiap
kan
Sura
t Per
inta
h Pe
nyed
otan
Tin
ja u
ntuk
di
tand
a ta
ngan
Fun
gsi B
ag T
U
3M
emva
lidas
i den
gan
mem
araf
Per
moh
onan
Pel
ayan
an S
edot
Ti
nja
dari
Pela
ngga
n
4M
emer
inta
hkan
pel
ayan
an P
enye
dota
n Ti
nja
deng
an m
enan
da
tang
ani S
urat
Per
inta
h Pe
nyed
otan
Tin
ja k
epad
a Ti
m P
enye
dot
Tinj
a (S
upir
Truk
Tin
ja)
8M
enja
lank
an Ta
ta K
erja
Indi
vidu
Pen
gang
kuta
n &
Pem
buan
gan
Lum
pur T
inja
(TKI
3.D
.2.2
)
12M
ener
ima
salin
an L
apor
an P
elak
sana
an P
enye
dota
n Ti
nja
dan
men
cata
t/m
enga
rsip
kann
ya.
5M
elak
sana
kan
Tata
Ker
ja In
divi
du P
enye
dota
n Ti
nja
(TKI
3.D
.2.1
) se
suai
Sur
at P
erin
tah
Peny
edot
an T
inja
9M
elap
orka
n pe
laya
nan
Peny
edot
an T
inja
den
gan
men
gisi
For
m
Pela
ksan
aan
Peny
edot
an T
inja
dan
men
yera
hkan
nya
kepa
da K
a Ba
g Pe
laya
nan
Tekn
is.
13Pr
oses
Pel
ayan
an S
eles
ai
6M
enag
ihka
n bi
aya
pela
yana
n pe
nyed
otan
tinj
a
10M
emva
lidas
i Lap
oran
Has
il Pe
laya
nan
deng
an m
enan
da ta
ngan
i Fo
rm P
elak
sana
an P
enye
dota
n Ti
nja.
7M
emba
yar B
iaya
Pel
ayan
an d
an m
ener
ima
Bukt
i Pem
baya
ran
11M
ener
ima
lapo
ran
pela
ksan
aan
peny
edot
an b
erup
a Fo
rm
Pela
ksan
aan
Peny
edot
an T
inja
N
o
Keg
iata
nPe
laya
nan
Pela
ngga
nPe
lang
gan
Tata
Usa
haO
pera
tor
Sedo
t Tin
ja
1. S
urat
Per
moh
onan
Lay
anan
Se
dot T
inja
; 2. S
urat
Per
inta
h Pe
nyed
otan
Tin
ja
1. S
urat
Per
moh
onan
La
yana
n Se
dot T
inja
dita
nda
tang
ani P
elan
ggan
; 2. S
urat
Pe
rinta
h Pe
nyed
otan
Tin
ja
disi
apka
n
1. S
urat
Per
moh
onan
La
yana
n Se
dot T
inja
dita
nda
tang
ani P
elan
ggan
; 2. S
urat
Pe
rinta
h Pe
nyed
otan
Tin
ja
dita
nda
tang
ani
1. S
urat
Per
moh
onan
La
yana
n Se
dot T
inja
dita
nda
tang
ani P
elan
ggan
; 2. S
urat
Pe
rinta
h Pe
nyed
otan
Tin
ja
disi
apka
n
1. S
urat
Per
moh
onan
La
yana
n Se
dot T
inja
; 2. S
urat
Pe
rinta
h Pe
nyed
otan
Tin
ja
1. F
orm
Pel
aksa
naan
Pe
nyed
otan
Tin
ja
SELE
SAI
TK
I Pen
yedo
tan
Lum
pur T
inja
(T
KI 3
.D.2
.1)
TK
I Pen
gang
kuta
n &
Pem
buan
gan
Lum
pur T
inja
(T
KI 3
.D.2
.2)
2
3
4
6
7
9
10
11
12
Book
SO
P Te
mpl
ate
rev.
indd
91
3/14
/16
8:5
3 PM
NOTES
Book SOP Template rev.indd 92 3/14/16 8:53 PM
UNIT KERJA : TIM PENYEDOTAN LUMPUR TINJA NOMOR : 3.D.2.1/TKI/Aset/bulan/tahun
REVISI KE : 0BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahunHALAMAN : 1 dari 4
PROSEDUR
JUDUL : PENYEDOTAN TANGKI SEPTIK
LOGO UPTD PAL
I. TUJUAN
Sebagai acuan bagi Petugas Pelaksana Penyedotan Lumpur Tinja dalam melakukan pelayanan penyedotan kepada pelangganMemastikan sikap dan perilaku Petugas Penyedotan Tinja yang sopan ketika berhubungan dengan pelanggan.
II. RUANG LINGKUP
Ruang lingkup aktifitas terdiri dari kegiatan pemberian layanan penyedotan, menyampaikan tagihan dan menerima pembayaran jasa pelayanan sedot tinja yang telah selesai dilaksanakan.
III. DOKUMEN TERKAIT
SOP No. 3.D.2 tentang Pelayanan Penyedotan Lumpur TinjaTKI No. 3.D.3 tentang Pengangkutan Lumpur Tinja
IV. PROSEDUR
1) Tim/Petugas Penyedotan menuju lokasi Pelanggan 2) Tim/Petugas Penyedotan memberikan salam, memperkenalkan diri dan
menyebutkan asal instansi (UPTD PAL), memperlihatkan Surat Tugas dan menanyakan Kartu Pelanggan, serta menyampaikan kuitansi pembayaran
3) Tim/Petugas Penyedotan meminta ijin masuk rumah kepada Pelanggan. 4) Tim/Petugas Penyedotan menanyakan letak tangki septik dan meminta ijin
untuk didampingi Pelanggan menuju ke lokasi tangki septik. 5) Tim/Petugas Penyedotan melakukan pengecekan keberadaan akses untuk
menyedot tinja. Petugas mengenakan perlengkapan APD/K3, Bila sudah ada akses, buka tutup Septik Tank dan cek kondisi kepadatan lumpur tinja.
6) Bila tidak ada akses untuk menyedot tinja, Tim/Petugas Penyedotan minta ijin untuk melakukan pembongkaran. Buat lubang untuk buka tutup Septik Tank. Bila sudah ada akses, cek kondisi kepadatan lumpur tinja.
7) Jika diperlukan, Tim/Petugas Penyedotan melakukan pengenceran Lumpur Tinja dengan mengaduk menggunakan bambu/kayu dan menyemprot menggunakan air.
Book SOP Template rev.indd 93 3/14/16 8:53 PM
UNIT KERJA : TIM PENYEDOTAN LUMPUR TINJA NOMOR : 3.D.2.1/TKI/Aset/bulan/tahun
REVISI KE : 0BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahunHALAMAN : 2 dari 4
PROSEDUR
JUDUL : PENYEDOTAN TANGKI SEPTIK
LOGO UPTD PAL
8) Tim/Petugas Penyedotan melakukan penyedotan menggunakan sarana tangki vakum 9) Tim/Petugas Penyedotan membersihkan sekitar tempat dan selang penyedotan. 10) Tim/Petugas Penyedotan menutup kembali tangki septik
11) Menerima pembayaran biaya jasa pelayanan penyedotan tinja dan menyerahkan bukti pembayaran (slip 1) ke Pelanggan
12) Meminta Pelanggan menandatangani Surat Tugas dan Kartu Pelanggan. 13) Tim/Petugas Penyedotan mengucapkan Terima Kasih, menerima kembali Surat
Tugas dan Kartu Pelanggan 14) Tim/Petugas Penyedotan meninggalkan rumah pelanggan, menuju IPLT
V. INDIKATOR UKURAN KEBERHASILAN
1) Pelanggan merasakan puas dilayani oleh petugas yang sopan dan dapat menyelesaikan Penyedotan Lumpur Tinja dengan cepat
2) Tidak ada Keluhan Pelanggan yang disampaikan ke UPTD PAL
Book SOP Template rev.indd 94 3/14/16 8:53 PM
Disiapkan oleh: Disetujui oleh: Disahkan oleh:
Staf Pelayanan Teknis Ka Bag Pelayanan Teknis Ka UPTD PAL
Tanggal - bulan - tahun Tanggal - bulan - tahun Tanggal - bulan - tahun
UNIT KERJA : TIM PENYEDOTAN LUMPUR TINJA NOMOR : 3.D.2.1/TKI/Aset/bulan/tahun
REVISI KE : 0BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahunHALAMAN : 3 dari 4
PROSEDUR
JUDUL : PENYEDOTAN TANGKI SEPTIK
LOGO UPTD PAL
VI. LAMPIRAN
1) Diagram alir Tata Kerja Individu Penyedotan Tangki Septik
Book SOP Template rev.indd 95 3/14/16 8:53 PM
SOP
No:
3.D
.2.1
/SO
P-TN
K/A
SET/
bula
n/ta
hun
TATA
KER
JA IN
DIV
IDU
TIM
/PET
UG
AS
PEN
YED
OTA
N T
AN
GKI
SEP
TIK
1M
enuj
u lo
kasi
Pel
angg
an. (
Truk
dip
arki
r di r
umah
pel
angg
an, p
ada
posi
si y
ang
tidak
m
enga
nggu
lalu
lint
as.)
2M
embe
rikan
sala
m, m
empe
rken
alka
n di
ri da
n m
enye
butk
an a
sal i
nsta
nsi (
UPT
D P
AL)
, m
empe
rliha
tkan
Sur
at T
ugas
dan
men
anya
kan
Kart
u Pe
lang
gan,
sert
a m
enya
mpa
ikan
ku
itans
i pem
baya
ran.
3M
emin
ta ij
in m
asuk
rum
ah k
epad
a Pe
lang
gan.
4M
enan
yaka
n le
tak
tang
ki se
ptik
dan
mem
inta
ijin
unt
uk d
idam
ping
i Pel
angg
an m
enuj
u ke
lo
kasi
tang
ki se
ptik
.
8La
kuka
n pe
nyed
otan
men
ggun
akan
sara
na ta
ngki
vak
um
12M
emin
ta P
elan
ggan
men
anda
tang
ani S
urat
Tug
as d
an K
artu
Pel
angg
an.
5M
elak
ukan
pen
gece
kan
kebe
rada
an a
kses
unt
uk m
enye
dot t
inja
, mem
asan
g pe
rleng
kapa
n A
PD/K
3,Bi
la su
dah
ada
akse
s, bu
ka tu
tup
Sept
ik Ta
nk d
an c
ek k
ondi
si k
epad
atan
lum
pur t
inja
.
9M
embe
rsih
kan
seki
tar t
empa
t da
n se
lang
pen
yedo
tan.
13M
engu
capk
an Te
rima
Kasi
h, m
ener
ima
kem
bali
Sura
t Tug
as d
an K
artu
Pel
angg
an
14M
enin
ggal
kan
rum
ah p
elan
ggan
, men
uju
IPLT
6
Bila
tida
k ad
a ak
ses u
ntuk
men
yedo
t tin
ja, m
inta
ijin
kep
ada
Pela
ngga
n un
tuk
mel
akuk
an
pem
bong
kara
n. B
uat l
uban
g un
tuk
buka
tutu
p Se
ptik
Tank
. Bila
suda
h ad
a ak
ses,
cek
kond
isi
kepa
data
n lu
mpu
r tin
ja. (
Unt
uk Ta
ngki
Sep
tik y
g di
bong
kar,
penu
tupa
n ke
mba
li de
ngan
m
empe
rtim
bang
kan
akse
s unt
uk p
enye
dota
n be
rikut
nya.
)
10M
enut
up k
emba
li ta
ngki
sept
ik
7Jik
a di
perlu
kan,
laku
kan
peng
ence
ran
Lum
pur T
inja
den
gan
men
gadu
k m
engg
unak
an
bam
bu/k
ayu
dan
men
yem
prot
men
ggun
akan
air.
11M
ener
ima
pem
baya
ran
biay
a ja
sa p
elay
anan
pen
yedo
tan
tinja
dan
men
yera
hkan
buk
ti pe
mba
yara
n (s
lip 1
) ke
Pela
ngga
n
PELA
KSA
NA
/UN
IT K
OM
PET
ENSI
M
UT
U B
AK
U
Out
put
Wak
tu(M
enit
)K
elen
gkap
an
No
K
egia
tan
Ope
rato
r Pe
nyed
otan
Petu
gas
Peny
edot
an 1
(S
upir
)Pe
tuga
s Pe
nyed
otan
2
(Ken
ek)
Tang
ki v
akum
kos
ong,
Sur
at
Tuga
s, K
artu
Pel
angg
an, B
ukti
Pem
baya
ran
Sura
t Tug
as, K
artu
Pel
angg
an,
Bukt
i Pem
baya
ran
Ala
t APD
/K3
Mem
baw
a pe
rala
tan
(ling
gis)
, Ba
mbu
/ kay
u
Bam
bu/ k
ayu
Tang
ki v
akum
, kon
disi
kos
ong
Tang
ki v
akum
, kon
disi
kos
ong
Air
Seki
tar t
angk
i sep
tik d
an
sela
ng b
ersi
h
Tang
ki s
eptik
terb
uka
Tang
ki s
eptik
tert
utup
Uan
g pe
mba
yara
n se
suai
re
trib
usi
Uan
g pe
mba
yara
n se
suai
re
trib
usi
Sura
t Tug
as d
an K
artu
Pel
angg
anSu
rat T
ugas
dan
Kar
tu
Pela
ngga
n su
dah
di T
TD
Truk
tinj
a m
enuj
u IP
LTTr
uk ti
nja
sam
pai d
i IPL
T
Tang
ki s
eptik
bis
a di
buka
se
besa
r sla
ng p
enye
dot.
Sura
t Tug
as, K
artu
Pel
angg
an,
Bukt
i Pem
baya
ran
dite
rima
pela
ngga
n
Petu
gas
tiba
di ru
mah
pe
lang
gan
MU
LAI
SELE
SAI
2 3 4 5 6 7
8
9 10 11 12 13
Book
SO
P Te
mpl
ate
rev.
indd
96
3/14
/16
8:5
3 PM
UNIT KERJA : TIM PENYEDOTAN LUMPUR TINJA NOMOR : 3.D.2.2/TKI/Aset/bulan/tahun
REVISI KE : 0BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahunHALAMAN : 1 dari 3
PROSEDUR
JUDUL : PENGANGKUTAN & PEMBUANGAN LUMPUR TINJA
LOGO UPTD PAL
I. TUJUAN
Prosedur ini dibuat sebagai acuan bagi Petugas Pelaksana Penyedotan Lumpur Tinja melakukan Pengangkutan dan Pembuangan Lumpur Tinja ke Instalasi Pengolahan Lumpur Tinja (IPLT)
II. RUANG LINGKUP
Ruang lingkup aktifitas terdiri dari pengangkutan dari rumah pelanggan, pendataan asal dan volume Lumpur Tinja di IPLT, pembuangan Lumpur Tinja sampai meninggalkan IPLT.
III. REFERENSI
IV. DOKUMEN TERKAIT
SOP No. 3.D.2 tentang Pelayanan Penyedotan Lumpur TinjaTKI No. 3.D.2.1 tentang Petugas Penyedotan Lumpur Tinja
V. DEFINISI
VI. PROSEDUR
1) Tim/Petugas Penyedotan berangkat dari Rumah Pelanggan terlayani menuju IPLT
2) Tim/Petugas Penyedotan menunjukkan Surat Tugas dan menginformasikan data truk dan asal penyedotan kepada Petugas Pencatat di IPLT
3) Tim/Petugas Penyedotan mengarahkan truk menuju ke bangunan penerima Lumpur Tinja di IPLT sesuai dengan arahan petugas IPLT
4) Tim/Petugas Penyedotan melakukan pembuangan/pengosongan lumpur tinja dengan cara membuka Kran Pembuangan.
5) Tim/Petugas Penyedotan membersihkan ceceran lumpur dan selang, menggunakan selang air yang diperuntukkan untuk itu di lokasi IPLT
6) Tim/Petugas Penyedotan meninggalkan IPLT
Book SOP Template rev.indd 97 3/14/16 8:53 PM
Disiapkan oleh: Disetujui oleh: Disahkan oleh:
Tim/Petugas Sedot Tinja Ka Pelayanan Teknis Ka UPTD PAL
Tanggal - bulan - tahun Tanggal - bulan - tahun Tanggal - bulan - tahun
UNIT KERJA : TIM PENYEDOTAN LUMPUR TINJA NOMOR : 3.D.2.2/TKI/Aset/bulan/tahun
REVISI KE : 0BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahunHALAMAN : 2 dari 3
PROSEDUR
JUDUL : PENGANGKUTAN & PEMBUANGAN LUMPUR TINJA
LOGO UPTD PAL
VII. INDIKATOR UKURAN KEBERHASILAN
1) Pengangkutan dan Pembuangan Lumpur Tinja tercatat dan dilaksanakan secara benar di lokasi IPLT
2) Tidak ada Keluhan Pelanggan yang disampaikan ke UPTD PAL
VIII. LAMPIRAN
1) Diagram alir Tata Kerja Individu Pengangkutan & Pembuangan Lumpur Tinja
Book SOP Template rev.indd 98 3/14/16 8:53 PM
SOP
No:
3.D
.2.2
/SO
P-A
NK/
ASE
T/bu
lan/
tahu
nTA
TA K
ERJA
IND
IVID
U (T
KI) T
IM P
ENYE
DO
TAN
DA
LAM
MEL
AKS
AN
AKA
N P
ENG
AN
GKU
TAN
& P
EMBU
AN
GA
N L
UM
PUR
TIN
JA
1Be
rang
kat d
ari R
umah
Pel
angg
an te
rlaya
ni te
rakh
ir m
enuj
u IP
LT
2
Men
unju
kkan
Sur
at T
ugas
dan
men
ginf
orm
asik
an d
ata
truk
dan
asa
l pe
nyed
otan
kep
ada
Petu
gas
Penc
atat
di I
PLT.
(Pe
ncat
atan
: N
opol
, nam
a su
pir,
volu
me
tang
ki, a
sal p
enye
dota
n (n
ama
kom
plek
s, a
tau
jala
n, d
an
kelu
raha
n)
3M
enga
rahk
an tr
uk m
enuj
u ke
ban
guna
n pe
nerim
a lu
mpu
r tin
ja d
i IPL
T se
suai
den
gan
arah
an p
etug
as IP
LT
4M
engo
song
kan
tang
ki lu
mpu
r tin
ja
5M
embe
rsih
kan
truk
dan
per
leng
kapa
nnya
den
gan
air y
ang
ada
di
loka
si IP
LT
6M
enin
ggal
kan
IPLT
PELA
KSA
NA
/UN
IT K
OM
PET
ENSI
M
UT
U B
AK
U
Out
put
Wak
tu
(Men
it)
Kel
engk
apan
N
o
Keg
iata
nO
pera
tor
Peny
edot
an
Petu
gas
Peny
edot
an 1
(S
upir
)Pe
tuga
s Pe
nyed
otan
2
(Ken
ek)
Buku
pen
cata
tan
Dat
a tr
uk d
an a
sal
peny
edot
an te
rcat
at d
i Buk
u
Posi
si b
ak p
engu
mpu
l di
bela
kang
truk
.
Tang
ki k
oson
g
Truk
Ber
sih
truk
, den
gan
tang
ki te
risi
penu
h
Kran
Tan
gki s
iap
dibu
ka
Air
pem
bers
ihan
MU
LAI
SELE
SAI
2
3
4 5
Book
SO
P Te
mpl
ate
rev.
indd
99
3/14
/16
8:5
3 PM
NOTES
Book SOP Template rev.indd 100 3/14/16 8:53 PM
UNIT KERJA : PELAYANAN TEKNIS NOMOR : 3.D.4/SOP/Aset/bulan/tahun
REVISI KE : 0BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahunHALAMAN : 1 dari 5
PROSEDUR
JUDUL : PERSIAPAN ADMINISTRASI & TEKNIS LLTT
LOGO UPTD PAL
I. TUJUAN
I. UNIT KERJA TERKAIT 1. Pelayanan Teknis 2. Operator Penyedotan Tinja 3. Pelanggan 4. Operator IPLT
II. TUJUAN
Mempersiapkan dan melengkapi persyaratan administrasi dan teknis yang diperlukan untuk pelaksanaan LLTT
III. RUANG LINGKUP
Lingkup persiapan administratif meliputi kegiatan sbb: 1) Pembuatan Jadwal Bulanan Penyedotan Lumpur Tinja 2) Menerbitkan Berita Acata Sedot Tinja per pelanggan 3) Menerbitkan Kartu Kendali Transportasi Lumpur Tinja.
Lingkup persiapan teknis meliputi hal-hal sbb: 1) Penentuan kendaraan dan petugas, 2) Mengecek kesiapan operator dan peralatan; 3) Mendiskusikan Rencana Kerja Harian Operator Penyedotan Tinja; 4) Mengkonfirmasi kesiapan pelanggan via telepon; 5) Mengkonfirmasi kesiapan IPAL/IPLT; 6) Menetukan rute perjalanan truk tinja; 7) Menyerahkan BA Sedot Tinja dan Kartu Kendali Transportasi Lumpur Tinja
IV. REFERENSI
Pedoman Layanan Lumpur Tinja Terjadwal
Book SOP Template rev.indd 101 3/14/16 8:53 PM
UNIT KERJA : PELAYANAN TEKNIS NOMOR : 3.D.4/SOP/Aset/bulan/tahun
REVISI KE : 0BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahunHALAMAN : 2 dari 5
PROSEDUR
JUDUL : PERSIAPAN ADMINISTRASI & TEKNIS LLTT
LOGO UPTD PAL
V. DOKUMEN TERKAIT 1) SOP Penyedotan Lumpur Tinja LLTT (SOP 3.D.5) 2) SOP Pembuangan Lumpur Tinja LLTT (SOP 3.D.6)
VI. PROSEDUR 1) Pelayanan Teknis menentukan kendaraan dan petugas lapangan yang akan menjalankan tugas. 2) Pelayanan Teknis memeriksa hal-hal sbb: a. petugas lapangan dalam kondisi sehat dan siap bekerja, b. kendaraan sedot tinja dalam kondisi baik c. volume tangki dalam kondisi tidak penuh. • Jika siap, lanjutkan, • Jika tidak siap, diskusikan ulang.
3) Operator Penyedotan Tinja memastikan kelengkapan dan berfungsinya peralatan/ perlengkapan kerja
4) Pelayanan Teknis mendiskusikan rencana kerja harian sesuai Berita Acara Sedot Tinja
5) Operator Penyedot Tinja mengkonfirmasi kesiapan pelanggan, khususnya untuk jadwal, pembukaan tutup tangki septik, ketersediaan air dan aksesibilitas kendaraan. • Jika siap, lanjutkan, • Jika tidak siap, diskusikan ulang.
6) Operator Sedot Tinja mengkonfirmasi kesiapan IPAL, khususnya menyangkut jadwal penerimaan. • Jika siap, lanjutkan, • Jika tidak siap, diskusikan ulang.
7) Operator Sedot Tinja menentukan rute perjalanan
8) Pelayanan Teknis memerintahkan perjalanan dan menyerahkan Berita Acara Sedot
Book SOP Template rev.indd 102 3/14/16 8:53 PM
UNIT KERJA : PELAYANAN TEKNIS NOMOR : 3.D.4/SOP/Aset/bulan/tahun
REVISI KE : 0BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahunHALAMAN : 3 dari 5
PROSEDUR
JUDUL : PERSIAPAN ADMINISTRASI & TEKNIS LLTT
LOGO UPTD PAL
Tinja dan Kartu Kendali Transportasi Lumpur Tinja.
VII. INDIKATOR UKURAN KEBERHASILAN
1. Pelayanan Sedot Tinja berlangsung sesuai jadwal yang telah disepakati dengan pelanggan 2. Tidak ada keluhan yang disampaikan oleh Pelanggan atas Pelayanan Penyedotan Tinja LLTT
VIII. LAMPIRAN
1) Diagram Alir Prosedur Persiapan LLTT
Disiapkan oleh: Disetujui oleh: Disahkan oleh: Operator Penyedotan Pelayanan Teknis, Ka UPTD PAL Lumpur Tinja
Tanggal - bulan - tahun Tanggal - bulan - tahun Tanggal - bulan - tahun
Book SOP Template rev.indd 103 3/14/16 8:53 PM
SOP
No:
3.D
.4/S
OP-
Pers
iapa
n A
dm &
Tek
nis
-Sed
ot L
T/A
SET/
bula
n/ta
hun
DIA
GRA
M A
LIR
PRO
SED
UR
MEN
YIA
PKA
N P
ENYE
DO
TAN
LU
MPU
R TI
NJA
DA
LAM
LLT
T (A
DM
INIS
TRAT
IF)
Men
yiap
kan
Jadw
al P
enye
dota
n Lu
mpu
r Tin
ja se
suai
Si
stem
Info
rmas
i Man
ajem
en L
ayan
an L
umpu
r Tin
ja
Terja
dwal
(SIM
-LLT
T)
(Jad
wal
dib
uat s
ebul
an se
kali)
1
Men
ghub
ungi
pel
angg
an u
ntuk
men
jela
skan
tuju
an, h
ak &
ke
waj
iban
pel
angg
an, s
erta
men
gum
pulk
an in
form
asi t
angk
i se
ptik
, kon
firm
asi a
lam
at &
jala
n ak
ses
2
Mem
astik
an k
esia
pan
pela
ngga
n un
tuk
men
erim
a la
yana
n se
dot t
inja
. • J
ika
pela
ngga
n si
ap, l
anju
tkan
. • J
ika
pela
ngga
n tid
ak si
ap, g
anti
pela
ngga
n la
in.
3
Mem
astik
an ja
dwal
pel
aksa
naan
sedo
t tin
ja se
suai
kes
epak
atan
de
ngan
pel
angg
an L
LTT.
4
Mem
buat
daf
tar p
elan
ggan
yan
g ak
an m
empe
role
h la
yana
n se
dot t
inja
dal
am re
ntan
g w
aktu
1 b
ulan
.5
Men
erbi
tkan
Ber
ita A
cara
Sed
ot T
inja
unt
uk ti
ap p
elan
ggan
ya
ng si
ap m
ener
ima
laya
nan
sedo
t tin
ja.
6
Men
erbi
tkan
Kar
tu K
enda
li Tr
ansp
orta
si L
umpu
r Tin
ja.
7
PELA
KSA
NA
/UN
IT K
OM
PET
ENSI
M
UT
U B
AK
U
Out
put
Wak
tuK
elen
gkap
an
No
K
egia
tan
Pela
yana
n Te
knis
Pela
ngga
n
Tele
pon
10 m
enit/
pela
ngga
n
SIM
LLT
T5
men
it
Pela
ngga
n pa
ham
hak
&
kew
ajib
anny
a
Pela
ngga
n m
enya
taka
n si
ap d
ilaya
ni
Jadw
al p
elak
sana
an d
isep
akat
i
Daf
tar p
elan
ggan
yan
g ak
an
dila
yani
Berit
a Ac
ara
sedo
t tin
ja
BA &
Kar
tu K
enda
li Tr
ansp
orta
si LT
Tele
pon
5 m
enit/
pela
ngga
n
Tele
pon
5 m
enit/
pela
ngga
n
Daf
tar p
elan
ggan
se
paka
t dila
yani
60 m
enit
Daf
tar p
elan
ggan
yan
g ak
an d
ilaya
ni30
men
it
BA &
Kar
tu K
enda
li Tr
ansp
orta
si LT
5 m
enit
MU
LAI
SELE
SAI
22
3 4 5 6
Book
SO
P Te
mpl
ate
rev.
indd
10
43/
14/1
6 8
:53
PM
SOP
No:
3.D
.4/S
OP-
Pers
iapa
n A
dm &
Tek
nis
-Sed
ot L
T/A
SET/
bula
n/ta
hun
DIA
GRA
M A
LIR
PRO
SED
UR
MEN
YIA
PKA
N P
ENYE
DO
TAN
LU
MPU
R TI
NJA
DA
LAM
LLT
T ( T
EKN
IS)
1
PELA
KSA
NA
/UN
IT K
OM
PET
ENSI
M
UT
U B
AK
U
OU
TPU
TW
AK
TU
KEL
ENG
KA
PAN
N
O
KEG
IATA
NPE
LAYA
NA
N
TEK
NIS
OPE
RAT
OR
PE
NY
EDO
TAN
T
INJA
PELA
NG
GA
NO
PER
ATO
R IP
LT/IP
AL
Men
entu
kan
kend
araa
n da
n pe
tuga
s lap
anga
n ya
ng a
kan
men
jala
nkan
tuga
s. (D
ilaku
kan
haria
n)
2
Mem
erik
sa k
ondi
si a
) pet
ugas
lapa
ngan
dal
am
kond
isi s
ehat
dan
siap
bek
erja
, b) k
enda
raan
se
dot t
inja
dal
am k
ondi
si b
aik
dan
c) v
olum
e ta
ngki
dal
am k
ondi
si ti
dak
penu
h.• J
ika
siap
, lan
jutk
an,
• Jik
a tid
ak si
ap, d
isku
sika
n ul
ang.
(Dila
kuka
n ha
rian)
3M
emas
tikan
kel
engk
apan
dan
ber
fung
siny
a pe
rala
tan/
per
leng
kapa
n ke
rja. (
Dila
kuka
n ha
rian)
4M
endi
skus
ikan
renc
ana
kerja
har
ian
sesu
ai
Berit
a Ac
ara
Sedo
t Tin
ja. (
Dila
kuka
n ha
rian)
5
Men
gkon
firm
asi k
esia
pan
pela
ngga
n,
khus
usny
a un
tuk
jadw
al, p
embu
kaan
tutu
p ta
ngki
sept
ik, k
eter
sedi
aan
air d
an a
kses
ibili
tas
kend
araa
n.• J
ika
siap
, lan
jutk
an,
• Jik
a tid
ak si
ap, d
isku
sika
n ul
ang.
(Dila
kuka
n ha
rian)
6
Men
gkon
firm
asi k
esia
pan
IPA
L, k
husu
snya
m
enya
ngku
t jad
wal
pen
erim
aan.
• J
ika
siap
, lan
jutk
an,
• Jik
a tid
ak si
ap, d
isku
sika
n ul
ang.
(Dila
kuka
n ha
rian)
7M
enen
tuka
n ro
ute
perja
lana
n. (D
ilaku
kan
haria
n)
8M
emer
inta
hkan
per
jala
nan
dan
men
yera
hkan
Be
rita
Acar
a Se
dot T
inja
dan
Kar
tu K
enda
li Tr
ansp
orta
si L
umpu
r Tin
ja. (
Dila
kuka
n ha
rian)
Chec
klis
t Kes
iapa
n Te
knis
5 m
enit
Sura
t tug
as
15 m
enit
Chec
klis
t dita
ndai
30 m
enit
Renc
ana
kerja
har
ian
dise
paka
ti
5 m
enit
Pela
ngga
n si
ap
5 m
enit
IPLT
/IPA
L si
ap
15 m
enit
Rute
dite
ntuk
an
5 m
enit
Berit
a Ac
ara
dan
Kart
u Ke
ndal
i di
tang
an p
etug
as la
pang
an
10 m
enit
Chec
klis
t dita
ndai
Chec
klis
t Kes
iapa
n Te
knis
Chec
klis
t Kes
iapa
n Te
knis
Berit
a Ac
ara
Sedo
t Ti
nja
Tele
pon
Tele
pon
Berit
a Ac
ara
Sedo
t Tin
ja
Berit
a Ac
ara
dan
Kart
u Ke
ndal
i Tra
nspo
rtas
iSE
LESA
I
MU
LAI
TID
AK
YA
YA
YA
YA
TID
AK
TID
AK
3
3
3
33
3 3
3
✔✔
✔
✔
X
X
X
Book
SO
P Te
mpl
ate
rev.
indd
10
53/
14/1
6 8
:53
PM
NOTES
Book SOP Template rev.indd 106 3/14/16 8:53 PM
UNIT KERJA : TIM PENYEDOTAN LUMPUR TINJA NOMOR : 3.D.5/SOP/Aset/bulan/tahun
REVISI KE : 0BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahunHALAMAN : 1 dari 5
PROSEDUR
JUDUL : MENYEDOT LUMPUR TINJA LLTT
LOGO UPTD PAL
I. TUJUAN
1) Sebagai acuan bagi Petugas Pelaksana Penyedotan Lumpur Tinja dalam melakukan pelayanan penyedotan kepada pelanggan LLTT
2) Memastikan sikap dan perilaku Petugas Penyedotan Tinja LLTT yang sopan ketika berhubungan dengan pelanggan.
II. PELAKSANA YANG TERLIBAT
1) Operator Penyedotan LLTT 2) Pelanggan LLTT
III. RUANG LINGKUP
Ruang lingkup aktifitas terdiri dari kegiatan pemberian layanan penyedotan Lumpur Tinja bagi Pelanggan LLTT
IV. DOKUMEN TERKAIT
SOP No. 3.D.4 tentang Persiapan Administrasi dan Teknis LLTTSOP No. 3.D.6 tentang Pembuangan Lumpur Tinja LLTT
V. PROSEDUR
1) Menjalankan kendaraan sedot tinja sesuai rencana dan route perjalanan yang disepakati
2) Menghentikan kendaraan sedot tinja di tempat yang aman dan tidak mengganggu lalu lintas sekelilingnya
3) Mencatat waktu kedatangan di Berita Acara Sedot Tinja (BAST). 4) Menemui pemilik bangunan atau wakilnya, memastikan dia adalah pelanggan
yang dituju serta menunjukkan Surat Identitas Petugas LLTT dan BAST 5) Menjelaskan tujuan kedatangan, hak dan kewajiban pelanggan (termasuk
volume lumpur tinja yang akan disedot) serta kerjasama yang diharapkan dari pelanggan (khususnya air bersih).
6) Memohon persetujuan pelanggan untuk bekerja sama, • Jika setuju, lanjutkan. • Jika tidak setuju, langkah 28.
Book SOP Template rev.indd 107 3/14/16 8:53 PM
UNIT KERJA : TIM PENYEDOTAN LUMPUR TINJA NOMOR : 3.D.5/SOP/Aset/bulan/tahun
REVISI KE : 0BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahunHALAMAN : 2 dari 5
PROSEDUR
JUDUL : MENYEDOT LUMPUR TINJA LLTT
LOGO UPTD PAL
7) Men-scan barcode pelanggan LLTT 8) Mendatangi tangki septik dan memastikan lubang tangki sudah dalam kondisi
terbuka, • Jika sudah terbuka, lanjutkan. • Jika belum terbuka, minta pelanggan membukanya. 9) Pelanggan membuka tutup lubang tangki, • Jika terbuka, lanjutkan. • Jika tidak dapat terbuka, langsung ke langkah 26. 10) Menggunakan Alat Pelindung Diri (APD) yaitu sepatu bot karet, kacamata
pelindung, sarung tangan dan topi. 11) Memeriksa kedalaman isi tangki septik dan ketebalan endapan di dasar tangki.
Gunakan tongkat pengukur kedalaman dan senter. 12) Menentukan jalur selang sedot tinja. 13) Memindahkan kendaraan sedot tinja ke posisi yang lebih baik dan mempermudah
penyedotan lumpur tinja 14) Memasang rambu pelaksanaan operasi di sekitar kendaraan sedot tinja. 15) Menghubungkan selang dari kendaraan sedot tinja dan memasukkan ke dalam
tangki septik sampai mencapai 80% kedalaman tangki. 16) Memperkirakan posisi level ketinggian isi tangki kendaraan saat volume
penyedotan tercapai. 17) Menghidupkan pompa sedot tinja dan memastikan terjadinya aliran lumpur
tinja dengan baik 18) Memantau penyedotan lumpur tinja, • Jika level ketinggian tercapai, penyedotan dihentikan. • Jika level ketinggian belum tercapai, penyedotan diteruskan. 19) Mengisi Formulir Inspeksi Tangki Septik, termasuk mengambil foto (jika
dibutuhkan). 20) Melepaskan selang sedot tinja setelah memastikan tidak ada lagi lumpur tinja
tertinggal di dalam selang. 21) Membersihkan selang sedot tinja dengan air bersih di tempat yang tidak
mengganggu sampai bersih. 22) Menggulung selang sedot tinja dan mengembalikannya ke tempatnya di
kendaraan sedot tinja. 23) Membersihkan permukaan sekitar lubang tangki septik dan bekas lokasi jalur
selang sedot tinja. 24) Melepas APD dan mengembalikanya ke tempatnya di kendaraan sedot tinja.
Book SOP Template rev.indd 108 3/14/16 8:53 PM
UNIT KERJA : TIM PENYEDOTAN LUMPUR TINJA NOMOR : 3.D.5/SOP/Aset/bulan/tahun
REVISI KE : 0BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahunHALAMAN : 3 dari 5
PROSEDUR
JUDUL : MENYEDOT LUMPUR TINJA LLTT
LOGO UPTD PAL
25) Melengkapi isian BAST termasuk volume lumpur tinja yang disedot dan waktu penyelesaian pekerjaan
26) Meminta pelanggan ikut menandatangani BAST (petugas lapangan dan pelanggan).
27) Mengembalikan semua rambu dan barang-barang lainnya ke tempatnya di kendaraan sedot tinja.
28) Menjalankan kendaraan meninggalkan bangunan pelanggan menuju IPAL / IPLT atau pelanggan selanjutnya.
VI. INDIKATOR UKURAN KEBERHASILAN
1) Pelanggan LLTT merasa puas dilayani oleh petugas yang sopan dan dapat menyelesaikan Penyedotan Lumpur Tinja dengan cepat 2) Tidak ada Keluhan Pelanggan LLTT yang disampaikan ke UPTD PAL
VII. LAMPIRAN
1) Diagram alir Prosedur Menyedot Tangki Septik LLTT
Disiapkan oleh: Disetujui oleh: Disahkan oleh:
Staf Pelayanan Teknis Ka Bag Pelayanan Teknis Ka UPTD PAL
Tanggal - bulan - tahun Tanggal - bulan - tahun Tanggal - bulan - tahun
Book SOP Template rev.indd 109 3/14/16 8:53 PM
SOP
No:
3.D
.5/S
OP-
Peny
edot
an T
S/LL
TT/A
SET/
bula
n/ta
hun
DIA
GRA
M A
LIR
POSE
DU
R M
ENYE
DO
T LU
MPU
R TI
NJA
LLT
T (1
)
PELA
KSA
NA
/UN
IT K
OM
PET
ENSI
M
UT
U B
AK
U
Out
put
Wak
tu
(Men
it)K
elen
gkap
an
No
K
egia
tan
Ope
rato
r Pe
nyed
otan
Pela
ngga
nPe
tuga
s Pe
nyed
otan
1
(Sup
ir)
Petu
gas
Peny
edot
an 2
(K
enek
)
1M
enja
lank
an k
enda
raan
sed
ot ti
nja
sesu
ai re
ncan
a da
n ro
ute
perja
lana
n ya
ng d
isep
akat
i
2M
engh
entik
an k
enda
raan
sed
ot ti
nja
di te
mpa
t yan
g am
an d
an
tidak
men
ggan
ggu
lalu
lint
as s
ekel
iling
nya.
3M
enca
tat w
aktu
ked
atan
gan
di B
erita
Aca
ra S
edot
Tin
ja (B
AST
).
7
Men
-sca
n ba
rcod
e pe
lang
gan
LLTT
. (M
elal
ui p
emba
caan
“b
arco
de” ,
dat
a pe
lang
gan
dan
keda
tang
an p
etug
as s
ecar
a ot
omat
is te
rlapo
rkan
ke
dala
m s
iste
m)
(Mel
alui
pem
baca
an “
barc
ode”
, da
ta p
elan
ggan
dan
ked
atan
gan
petu
gas
seca
ra o
tom
atis
terla
pork
an k
e da
lam
sis
tem
4M
enem
ui p
emili
k ba
ngun
an a
tau
wak
ilnya
, m
emas
tikan
dia
ad
alah
pel
angg
an y
ang
ditu
ju s
erta
men
unju
kkan
Sur
at Id
entit
as
Petu
gas
LLTT
dan
BA
ST.
8
Men
data
ngi t
angk
i sep
tik d
an m
emas
tikan
luba
ng ta
ngki
sud
ah
dala
m k
ondi
si te
rbuk
a,• J
ika
suda
h te
rbuk
a, la
njut
kan.
• Jik
a be
lum
terb
uka,
min
ta p
elan
ggan
mem
buka
nya.
5
Men
jela
skan
tuju
an k
edat
anga
n, h
ak d
an k
ewaj
iban
pel
angg
an
(ter
mas
uk v
olum
e lu
mpu
r tin
ja y
ang
akan
dis
edot
) ser
ta
kerja
sam
a ya
ng d
ihar
apka
n da
ri pe
lang
gan
(khu
susn
ya a
ir be
rsih
).
9Pe
lang
gan
mem
buka
tutu
p lu
bang
tang
ki,
• Jik
a te
rbuk
a, la
njut
kan.
• Jik
a tid
ak d
apat
terb
uka,
lang
sung
ke
lang
kah
26.
6M
emoh
on p
erse
tuju
an p
elan
ggan
unt
uk b
eker
ja s
ama,
• J
ika
setu
ju, l
anju
tkan
.• J
ika
tidak
set
uju,
lang
sung
ke
lang
kah
28.
10
Men
ggun
akan
Ala
t Pel
indu
ng D
iri (A
PD).
(APD
= A
lat P
elin
dung
D
iri: y
aitu
sep
atu
bot k
aret
, kac
amat
a pe
lindu
ng, s
arun
g ta
ngan
da
n to
pi.)
(APD
= A
lat P
elin
dung
Diri
: yai
tu s
epat
u bo
t kar
et, k
acam
ata
pelin
dung
, sar
ung
tang
an d
an to
pi. *
-BAST
10-3
0 m
enit
Kend
araa
n be
rjala
n
BAST
Tuju
an d
icap
ai5
men
it
BAST
Wak
tu te
rcat
at5
men
it
BAST
, Sur
at Id
entit
as d
iriPe
tuga
s di
kena
li5
men
it
BAST
Pela
ngga
n m
emah
ami
keda
tang
an15
men
it
-Pe
lang
gan
siap
ker
jasa
ma
5 m
enit
Smar
tpho
ne, B
arco
deBa
rcod
e te
r-sc
an2
men
it
-Ta
ngki
sep
tik te
rbuk
a5-
30 m
enit
APD
APD
dig
unak
an5
men
it
MU
LAI
28 26
TID
AK
YA
SUD
AH
BEL
UM
TID
AK
2
3 4 5
6
87
9
10
✔
X
X
* be
rlanj
ut k
e ha
lam
an b
erik
utny
a
Book
SO
P Te
mpl
ate
rev.
indd
11
03/
14/1
6 8
:53
PM
SOP
No:
3.D
.5/S
OP-
Peny
edot
an T
S/LL
TT/A
SET/
bula
n/ta
hun
DIA
GRA
M A
LIR
POSE
DU
R M
ENYE
DO
T LU
MPU
R TI
NJA
LLT
T (2
)
* be
rlanj
ut k
e ha
lam
an b
erik
utny
a
* la
njut
an
PELA
KSA
NA
/UN
IT K
OM
PET
ENSI
M
UT
U B
AK
U
Out
put
Wak
tu
(Men
it)K
elen
gkap
an
No
K
egia
tan
Ope
rato
r Pe
nyed
otan
Pela
ngga
nPe
tuga
s Pe
nyed
otan
1
(Sup
ir)
Petu
gas
Peny
edot
an 2
(K
enek
)
11M
emer
iksa
ked
alam
an is
i tan
gki s
eptik
dan
ket
ebal
an e
ndap
an d
i da
sar t
angk
i. G
unak
an to
ngka
t pen
guku
r ked
alam
an d
an s
ente
r.
12M
enen
tuka
n ja
lur s
elan
g se
dot t
inja
.
13M
emin
dahk
an k
enda
raan
sed
ot ti
nja
ke p
osis
i yan
g le
bih
baik
da
n m
empe
rmud
ah p
enye
dota
n lu
mpu
r tin
ja
Sent
er, T
ongk
at U
kur
5 m
enit
Kond
isi i
si ta
ngki
sep
tik
dike
tahu
i
-Ja
lur s
elan
g di
tent
ukan
5 m
enit
-Ke
ndar
aan
di p
osis
inya
5 m
enit
17M
engh
idup
kan
pom
pa s
edot
tinj
a da
n m
emas
tikan
terja
diny
a al
iran
lum
pur t
inja
den
gan
baik
.
14M
emas
ang
ram
bu p
elak
sana
an o
pera
si d
i sek
itar k
enda
raan
se
dot t
inja
.
18M
eman
tau
peny
edot
an lu
mpu
r tin
ja,
• Jik
a le
vel k
etin
ggia
n te
rcap
ai, p
enye
dota
n di
hent
ikan
.• J
ika
leve
l ket
ingg
ian
belu
m te
rcap
ai,
peny
edot
an d
iteru
skan
.
15M
engh
ubun
gkan
sel
ang
dari
kend
araa
n s
edot
tinj
a da
n m
emas
ukka
n ke
dal
am ta
ngki
sep
tik s
ampa
i men
capa
i 80%
ke
dala
man
tang
ki.
19M
engi
si F
orm
ulir
Insp
eksi
Tan
gki S
eptik
, ter
mas
uk m
enga
mbi
l fo
to (j
ika
dibu
tuhk
an).
16M
empe
rkira
kan
posi
si le
vel k
etin
ggia
n is
i tan
gki k
enda
raan
saa
t vo
lum
e pe
nyed
otan
terc
apai
.
20M
elep
aska
n se
lang
sed
ot ti
nja
sete
lah
mem
astik
an ti
dak
ada
lagi
lu
mpu
r tin
ja te
rtin
ggal
di d
alam
sel
ang.
21M
embe
rsih
kan
sela
ng s
edot
tinj
a de
ngan
air
bers
ih d
i tem
pat
yang
tida
k m
engg
angg
u sa
mpa
i ber
sih.
Ram
bu o
pera
siRa
mbu
terp
asan
g5
men
it
Sela
ng s
edot
tinj
aSe
lang
terp
asan
g di
jalu
rnya
15 m
enit
-Sa
sara
n le
vel t
angk
i di
keta
hui
2 m
enit
-Po
mpa
hid
up2
men
it
-Lu
mpu
r tin
ja d
ised
ot s
esua
i vo
lum
e ya
ng d
iingi
nkan
5-10
men
it
Air
bers
ih, e
mbe
r, si
kat
Sela
ng b
ersi
h5
men
it
-Se
lang
terle
pas
5 m
enit
Form
ulir
insp
eksi
tang
ki
sept
ikFo
rmul
ir te
risi
5 m
enit
22M
engg
ulun
g se
lang
sed
ot ti
nja
dan
men
gem
balik
anny
a ke
te
mpa
tnya
di k
enda
raan
sed
ot ti
nja.
*-
5 m
enit
Sela
ng d
item
patn
ya
11 12
13 14
15
16 17 18
19 20 21 22
Book
SO
P Te
mpl
ate
rev.
indd
11
13/
14/1
6 8
:53
PM
SOP
No:
3.D
.5/S
OP-
Peny
edot
an T
S/LL
TT/A
SET/
bula
n/ta
hun
DIA
GRA
M A
LIR
POSE
DU
R M
ENYE
DO
T LU
MPU
R TI
NJA
LLT
T (3
)
PELA
KSA
NA
/UN
IT K
OM
PET
ENSI
M
UT
U B
AK
U
Out
put
Wak
tu
(Men
it)K
elen
gkap
an
No
K
egia
tan
Ope
rato
r Pe
nyed
otan
Pela
ngga
nPe
tuga
s Pe
nyed
otan
1
(Sup
ir)
Petu
gas
Peny
edot
an 2
(K
enek
)
23M
embe
rsih
kan
perm
ukaa
n se
kita
r lub
ang
tang
ki s
eptik
dan
be
kas
loka
si ja
lur s
elan
g se
dot t
inja
.
24M
elep
as A
PD d
an m
enge
mba
likan
ya k
e te
mpa
tnya
di k
enda
raan
se
dot t
inja
.
25M
elen
gkap
i isi
an B
AST
term
asuk
vol
ume
lum
pur t
inja
yan
g di
sedo
t dan
wak
tu p
enye
lesa
ian
peke
rjaan
26M
emin
ta p
elan
ggan
ikut
men
anda
tang
ani B
AST
ber
sam
a (o
pera
tor p
enye
dota
n da
n pe
lang
gan)
.
27M
enge
mba
likan
sem
ua ra
mbu
dan
bar
ang-
bara
ng la
inny
a ke
te
mpa
tnya
di k
enda
raan
sed
ot ti
nja.
28M
enja
lank
an k
enda
raan
men
ingg
alka
n ba
ngun
an p
elan
ggan
m
enuj
u IP
AL
/ IPL
T at
au p
elan
ggan
sel
anju
tnya
.Ke
ndar
aan
perg
i
Air
bers
ih, e
mbe
r, si
kat
Loka
si b
ersi
h5
men
it
APD
APD
dite
mpa
tnya
5 m
enit
BAST
BAST
teris
i5
men
it
BAST
teris
iBA
ST d
itand
atan
gani
15 m
enit
Ram
buRa
mbu
dite
mpa
tnya
2 m
enit
* la
njut
an
Book
SO
P Te
mpl
ate
rev.
indd
11
23/
14/1
6 8
:53
PM
NOTES
Book SOP Template rev.indd 113 3/14/16 8:53 PM
UNIT KERJA : OPERATOR PENYEDOTAN LUMPUR TINJA NOMOR : 3.D.6/SOP/Aset/bulan/tahun
REVISI KE : 0BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahunHALAMAN : 1 dari 4
PROSEDUR
JUDUL : MENGANGKUT & MEMBUANG LUMPUR TINJA LLTT
LOGO UPTD PAL
I. PELAKSANA YANG TERLIBAT
1) Operator Penyedotan Lumpur Tinja LLTT 2) Operator IPLT/IPAL
II. TUJUAN
1) Sebagai acuan bagi Petugas Pelaksana Penyedotan Lumpur Tinja dalam melakukan pengangkutan dan pembuangan Lumpur Tinja dalam pola Layanan Lumpur Tinja Terjadwal (LLTT)
2) Memastikan bahwa LLTT melaksanakan pembuangan Lumpur Tinja di IPLT/IPAL resmi, sehingga seluruh data yang tercatat dapat dipergunakan sebagai sumber hitungan pelayanan air limbah kota yang bersumber dari layanan Lumpur Tinja.
III. RUANG LINGKUP
Ruang lingkup prosedur ini terdiri dari kegiatan mengangkut lumpur tinja dari (sejumlah) Pelanggan LLTT, mendatangi IPLT/IPAL, mendata asal, jumlah volume Lumpur Tinja dan kendaraan yang dipergunakan, serta prosedur teknis operasional lainnya terkait dengan penggunaan alat serta sarana dan prasarana.
IV. DOKUMEN TERKAIT
1) SOP No. 3.D.4 tentang Prosedur Menyiapkan Administrasi dan Teknis LLTT 2) SOP No. 3.D.5 tentang Prosedur Menyedot Lumpur Tinja LLTT
V. PROSEDUR
1) Operator Penyedotan Lumpur Tinja menjalankan kendaraan sedot tinja sesuai rencana dan route perjalanan yang disepakati
2) Operator Penyedotan Lumpur Tinja menghentikan kendaraan sedot tinja di tempat yang ditentukan dan aman.
3) Operator Penyedotan Lumpur Tinja mencatat waktu kedatangan di Kartu Kendali Transportasi (KKT).
Book SOP Template rev.indd 114 3/14/16 8:53 PM
UNIT KERJA : OPERATOR PENYEDOTAN LUMPUR TINJA NOMOR : 3.D.6/SOP/Aset/bulan/tahun
REVISI KE : 0BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahunHALAMAN : 2 dari 4
PROSEDUR
JUDUL : MENGANGKUT & MEMBUANG LUMPUR TINJA LLTT
LOGO UPTD PAL
4) Operator IPLT/IPAL memeriksa keabsahan kendaraan Sedot Tinja yang datang. Bila kendaraan resmi/syah, maka bisa lanjut ke proses berikutnya. Bila kendaraan yang datang tidak resmi/ bukan kendaraan yang syah maka dipersilahkan keluar kembali.
5) Operator IPLT/IPAL men-scan barcode kendaraan Truk Tinja. 6) Operator IPLT/IPAL memastikan unit penerima pembuangan Lumpur Tinja
siap menerima pembuangan dari Truk Tinja yang datang. 7) Operator Penyedotan Lumpur Tinja memastikan diri telah menggunakan alat
pelindung diri (APD) yaitu sepatu bot karet, kacamata pelindung, sarung tangan dan topi.
8) Operator Penyedotan Lumpur Tinja menghubungkan selang dari kendaraan sedot tinja dengan bagian inlet IPLT atau tangki penerima IPAL
9) Operator Penyedotan Lumpur Tinja mencatat volume lumpur tinja yang akan dibuang dari kendaraan sedot tinja ke IPLT / IPAL.
10) Operator Penyedotan Lumpur Tinja membuka katup pembuangan truk tinja. 11) Operator Penyedotan Lumpur Tinja memantau pembuangan lumpur tinja (dari
kaca level tangki kendaraan sedot tinja), • Jika level terendah tercapai, pembuangan dihentikan. • Jika level terendah belum tercapai, pembuangan diteruskan. 12) Operator Penyedotan Lumpur Tinja menutup katup pembuangan truk tinja 13) Operator Penyedotan Lumpur Tinja melepaskan selang sedot tinja setelah
memastikan tidak ada lagi lumpur tinja tertinggal di dalam selang. 14) Operator Penyedotan Lumpur Tinja membersihkan selang sedot tinja dengan
air bersih di tempat yang tidak mengganggu. 15) Operator Penyedotan Lumpur Tinja menggulung selang sedot tinja dan
mengembalikannya ke tempatnya di kendaraan sedot tinja 16) Operator Penyedotan Lumpur Tinja melepas APD dan mengembalikannya ke
tempatnya di kendaraan sedot tinja. 17) Operator Penyedotan Lumpur Tinja melengkapi isian KKT termasuk volume
lumpur tinja yang dibuang dan waktu penyelesaian pekerjaan. 18) Operator Penyedotan Lumpur Tinja dan Operator IPLT/IPAL menandatangani
KKT. 19) Operator Penyedotan Lumpur Tinja menjalankan kendaraan meninggalkan
IPAL / IPLT.
Book SOP Template rev.indd 115 3/14/16 8:53 PM
Disiapkan oleh: Disetujui oleh: Disahkan oleh:
Operator Penyedotan LT Pelayanan Teknis Ka UPTD PAL
Tanggal - bulan - tahun Tanggal - bulan - tahun Tanggal - bulan - tahun
UNIT KERJA : OPERATOR PENYEDOTAN LUMPUR TINJA NOMOR : 3.D.6/SOP/Aset/bulan/tahun
REVISI KE : 0BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahunHALAMAN : 4 dari 4
PROSEDUR
JUDUL : MENGANGKUT & MEMBUANG LUMPUR TINJA LLTT
LOGO UPTD PAL
VI. INDIKATOR UKURAN KEBERHASILAN
Kesesuaian antara hasil pencatatan jumlah volume Lumpur Tinja yang masuk ke dan diolah di IPLT/IPAL dengan besaran proyeksi beban air limbah kota.
VII. LAMPIRAN
Diagram alir prosedur mengangkut dan Membuang Lumpur Tinja LLTT
Book SOP Template rev.indd 116 3/14/16 8:53 PM
SOP
No:
3.D
.6/S
OP-
Ang
kut-
Buan
g LT
/LLT
T/A
SET/
bula
n/ta
hun
DIA
GRA
M A
LIR
PRO
SED
UR
MEN
GA
NG
KUT
DA
N M
EMBU
AN
G L
UM
PUR
TIN
JA L
LTT
(1)
MU
LAI
PELA
KSA
NA
/UN
IT K
OM
PET
ENSI
M
UT
U B
AK
U
Out
put
Wak
tu(M
enit
)K
elen
gkap
an N
o
Keg
iata
nO
pera
tor
Peny
edot
anO
pera
tor
IPLT
Petu
gas
Peny
edot
an 1
(S
upir
)Pe
tuga
s Pe
nyed
otan
2
(Ken
ek)
8M
engh
ubun
gkan
sel
ang
dari
kend
araa
n se
dot t
inja
de
ngan
bag
ian
inle
t IPL
T at
au ta
ngki
pen
erim
a IP
AL
2M
engh
entik
an k
enda
raan
sedo
t tin
ja d
i tem
pat y
ang
dite
ntuk
an d
an a
man
.
9M
enca
tat v
olum
e lu
mpu
r tin
ja y
ang
akan
dib
uang
dar
i ke
ndar
aan
sedo
t tin
ja k
e IP
LT /
IPA
L.
3M
enca
tat w
aktu
ked
atan
gan
di K
artu
Ken
dali
Tran
spor
tasi
(KKT
).
10M
embu
ka k
atup
pem
buan
gan
truk
tinj
a.
4
Mem
erik
sa k
eabs
ahan
ken
dara
an S
edot
Tin
ja y
ang
data
ng. B
ila k
enda
raan
resm
i/sya
h, m
aka
bisa
lanj
ut k
e pr
oses
ber
ikut
nya.
Bila
ken
dara
an y
ang
data
ng ti
dak
resm
i/ bu
kan
kend
araa
n ya
ng sy
ah m
aka
dipe
rsila
hkan
ke
luar
kem
bali.
11
Mem
anta
u pe
mbu
anga
n lu
mpu
r tin
ja (d
ari k
aca
leve
l ta
ngki
ken
dara
an se
dot t
inja
),• J
ika
leve
l ter
enda
h te
rcap
ai, p
embu
anga
n di
hent
ikan
.• J
ika
leve
l ter
enda
h be
lum
terc
apai
, pe
mbu
anga
n di
teru
skan
.
5M
en-s
can
barc
ode
kend
araa
n Tr
uk T
inja
.
12M
enut
up k
atup
pem
buan
gan
truk
tinj
a
6M
emas
tikan
uni
t pen
erim
a pe
mbu
anga
n Lu
mpu
r Ti
nja
siap
men
erim
a pe
mbu
anga
n da
ri Tr
uk T
inja
yan
g da
tang
.
13M
elep
aska
n se
lang
sedo
t tin
ja se
tela
h m
emas
tikan
tid
ak a
da la
gi lu
mpu
r tin
ja te
rtin
ggal
di d
alam
sela
ng.
7M
emas
tikan
diri
tela
h m
engg
unak
an A
lat P
elin
dung
D
iri/A
PD.
(APD
= A
lat P
elin
dung
Diri
: yai
tu se
patu
bot
ka
ret,
kaca
mat
a pe
lindu
ng, s
arun
g ta
ngan
dan
topi
.
14M
embe
rsih
kan
sela
ng se
dot t
inja
den
gan
air b
ersi
h di
te
mpa
t yan
g tid
ak m
engg
angg
u.*
1M
enja
lank
an k
enda
raan
sedo
t tin
ja se
suai
renc
ana
dan
rout
e pe
rjala
nan
yang
dis
epak
ati.
(KKT
=Kar
tu K
enda
li Tr
ansp
orta
siKK
T2
men
itKe
ndar
aan
berja
lan
KKT
2 m
enit
Tuju
an d
icap
ai
KKT
5 m
enit
Wak
tu te
rcat
at
-15
men
itKe
ndar
aan
mas
uk IP
AL/
IPLT
Smar
tpho
ne2
men
itBa
rcod
e te
r-sc
an
-2
men
itIP
T/IP
AL
siap
men
erim
a
Sela
ng s
edot
tinj
a15
men
itSe
lang
terp
asan
g
KKT
2 m
enit
Volu
me
buan
gan
terc
atat
-2
men
itLu
mpu
r tin
ja m
enga
lir k
elua
r
-5-
10 m
enit
Lum
pur t
inja
terb
uang
ses
uai
voul
ume
yang
diin
gink
an
-2
men
itLu
mpu
r tin
ja te
rhen
ti
-5
men
itSe
lang
terle
pas
Air
bers
ih5
men
itSe
lang
ber
sih
APD
5 m
enit
APD
dig
unak
an
TID
AK
YA
19
✔
X
2
3
4 5 6
7 8 9
10 11 12
13 14
Book
SO
P Te
mpl
ate
rev.
indd
11
73/
14/1
6 8
:53
PM
SOP
No:
3.D
.6/S
OP-
Ang
kut-
Buan
g LT
/LLT
T/A
SET/
bula
n/ta
hun
DIA
GRA
M A
LIR
PRO
SED
UR
MEN
GA
NG
KUT
DA
N M
EMBU
AN
G L
UM
PUR
TIN
JA L
LTT
(2)
PELA
KSA
NA
/UN
IT K
OM
PET
ENSI
M
UT
U B
AK
U
Out
put
Wak
tu(M
enit
)K
elen
gkap
an N
o
Keg
iata
nO
pera
tor
Peny
edot
anO
pera
tor
IPLT
Petu
gas
Peny
edot
an 1
(S
upir
)Pe
tuga
s Pe
nyed
otan
2
(Ken
ek)
15M
enja
lank
an k
enda
raan
sedo
t tin
ja se
suai
renc
ana
dan
rout
e pe
rjala
nan
yang
dis
epak
ati.
(KKT
=Kar
tu K
enda
li Tr
ansp
orta
siEm
ber,
sika
t
16M
engh
entik
an k
enda
raan
sedo
t tin
ja d
i tem
pat y
ang
dite
ntuk
an d
an a
man
. -
5 m
enit
Sela
ng d
i tem
patn
ya
17M
enca
tat w
aktu
ked
atan
gan
di K
artu
Ken
dali
Tran
spor
tasi
(KKT
).A
PD5
men
itA
PD d
i tem
patn
ya
18
Mem
erik
sa k
eabs
ahan
ken
dara
an S
edot
Tin
ja y
ang
data
ng. B
ila k
enda
raan
resm
i/sya
h, m
aka
bisa
lanj
ut k
e pr
oses
ber
ikut
nya.
Bila
ken
dara
an y
ang
data
ng ti
dak
resm
i/ bu
kan
kend
araa
n ya
ng sy
ah m
aka
dipe
rsila
hkan
ke
luar
kem
bali.
5 m
enit
KKT
KKT
teris
i
19M
en-s
can
barc
ode
kend
araa
n Tr
uk T
inja
.KK
T Te
risi
5 m
enit
KKT
dita
nda
tang
ani
SELE
SAI
15 16
17 1818
* la
njut
an
Book
SO
P Te
mpl
ate
rev.
indd
11
83/
14/1
6 8
:53
PM
NOTES
Book SOP Template rev.indd 119 3/14/16 8:53 PM
MANAJEMEN PELANGGAN
Book SOP Template rev.indd 120 3/14/16 8:53 PM
UNIT KERJA : PELAYANAN PELANGGAN NOMOR : 5.A.2/SOP/Adm/bulan/tahun
REVISI KE : 0BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahunHALAMAN : 1 dari 4
PROSEDUR
JUDUL : MENGISI & MEMUTAKHIRKAN DATA PELANGGAN
LOGO UPTD PAL
I. UNIT KERJA TERKAIT 1. Kepala UPTD 2. Pelayanan Pelanggan 3. Surveyor 4. Tata Usaha 5. Pelanggan
II. TUJUAN
1) Mengumpulkan dan menperbaharui (update) data pelanggan sesuai format data base 2) Mengelola kepentingan pelanggan secara efisien dan efektif
III. RUANG LINGKUP
Prosedur ini mencakup aktivitas pendataan maupun memperbaharui (updating) data pelanggan menggunakan format isian baku, agar data yang dimiliki UPTD PAL selalu valid dan terkini.
IV. REFERENSI
Pedoman penyusunan data base (belum ada)
V. PROSEDUR
1) Ka UPTD PAL memerintahkan Tata Usaha untuk melakukan pencarian/pengisian/pemutakhiran data pelanggan
2) Tata Usaha menyiapkan Surat Tugas survei yang ditujukan ke Surveyor 3) Surveyor menerima Surat Tugas survei. 4) Surveyor melakukan survei data pelanggan menggunakan format isian yang tersedia 5) Pelanggan mengisi Formulir Isian sesuai jenis layanan yang diterima
6) Surveyor mengecek hasil isian Pelanggan dan menyerahkan datanya ke Pelayanan Pelanggan
7) Pelayanan Pelanggan menerima data hasil survei (data fisik). 8) Pelayanan Pelanggan memasukkan data hasil survei ke data base pelanggan
(proses data entry).
Book SOP Template rev.indd 121 3/14/16 8:53 PM
Disiapkan oleh: Disetujui oleh: Disahkan oleh:
Pelayanan Pelanggan Tata Usaha Ka UPTD PAL
Tanggal - bulan - tahun Tanggal - bulan - tahun Tanggal - bulan - tahun
UNIT KERJA : PELAYANAN PELANGGAN NOMOR : 5.A.2/SOP/Adm/bulan/tahun
REVISI KE : 0BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahunHALAMAN : 2 dari 4
PROSEDUR
JUDUL : MENGISI & MEMUTAKHIRKAN DATA PELANGGAN
LOGO UPTD PAL
9) Tata Usaha melakukan verifikasi/pengecekan kelengkapan data fisik maupun data elektronik, bila data kurang lengkap atau perlu diperbaiki, maka akan dikembalikan untuk diperbaiki atau dilengkapi. Bila sudah lengkap dan tidak ada yang perlu diperbaiki, maka dilanjutkan pada proses berikutnya.
10) Tata Usaha melaporkan hasil kegiatan kepada Ka UPTD 11) Ka UPTD meneliti laporan, bila ada perbaikan, laporan dikembalikan, bila sudah
dianggap memadai maka menuju proses selanjutnya. 12) Pelayanan Pelanggan mengarsipkan Data Fisik & data elektronik tentang
Pelanggan
VI. INDIKATOR UKURAN KEBERHASILAN
1. Data base pelanggan handal dan selalu diperbaharui 2. Data base dikelola minimal secara manual (fisik) dan digital (belum memakai
sistem), 3. Data base dikelola menggunakan Sistem Informasi Data Pelanggan (Misalkan
: Sistem Informasi Pelanggan, Customer Relation Management, Geogrhapical Information System) pada saat sumber daya yang diperlukannya sudah memadai.
VII. LAMPIRAN
1) Diagram Alir Prosedur Mengisi dan Memutakhirkan Data Pelanggan (updating) 2) Format isian Data Pelanggan Sistem Perpipaan 3) Format isian data pelanggan LLTT & Non LLTT
Book SOP Template rev.indd 122 3/14/16 8:53 PM
SOP
5.A
.2 P
ENG
ISIA
N D
AN
PEM
UTA
KHIR
AN
DAT
A P
ELA
NG
GA
ND
IAG
RAM
ALI
R PR
OSE
DU
R M
ENG
ISI D
AN
MEM
UTA
KHIR
KAN
DAT
A P
ELA
NG
GA
N
PELA
KSA
NA
/UN
IT K
OM
PET
ENSI
M
UT
U B
AK
U
Out
put
Wak
tuK
elen
gkap
an N
o
Keg
iata
nPe
laya
nan
Pela
ngga
nK
epal
a U
PTD
Tata
Usa
haSu
rvey
orPe
lang
gan
1M
emer
inta
hkan
Tata
Usa
ha u
ntuk
mel
akuk
an
penc
aria
n/pe
ngis
ian/
pem
utak
hira
n da
ta p
elan
ggan
Dra
ft S
K TI
M &
Sur
at T
ugas
Su
rvey
orD
raft
SK
TIM
& S
urat
Tug
as
Surv
eyor
dita
nda
tang
ani
Form
Isia
n D
ata
Pela
ngga
nFo
rm Is
ian
Dat
a Pe
lang
gan
teris
i
7M
ener
ima
data
has
il su
rvei
(dat
a fis
ik)
4M
elak
ukan
surv
ei d
ata
pela
ngga
n m
engg
unak
an
form
at is
ian
yang
ters
edia
10M
elap
orka
n ha
sil K
erja
Tim
kep
ada
Ka U
PTD
2M
enyi
apka
n SK
Tim
Pen
gisi
an &
Pem
utak
hira
n D
ata
Pela
ngga
n da
n Su
rat T
ugas
surv
ei y
ang
ditu
juka
n ke
Su
rvey
or
8M
emas
ukka
n da
ta h
asil
surv
ei k
e da
ta b
ase
pela
ngga
n (p
rose
s dat
a en
try)
5M
engi
si F
orm
ulir
Isia
n se
suai
jeni
s lay
anan
yan
g di
terim
a
11M
enel
iti la
pora
n, b
ila a
da p
erba
ikan
, lap
oran
di
kem
balik
an, b
ila su
dah
dian
ggap
mem
adai
mak
a m
enuj
u pr
oses
sela
njut
nya.
3M
ener
ima
Sura
t Tug
as su
rvei
9
Mel
akuk
an v
erifi
kasi
/pen
gece
kan
kele
ngka
pan
data
fisi
k m
aupu
n da
ta e
lekt
roni
k, b
ila d
ata
kura
ng le
ngka
p at
au p
erlu
dip
erba
iki,
mak
a ak
an
dike
mba
likan
unt
uk d
iper
baik
i ata
u di
leng
kapi
. Bila
su
dah
leng
kap
dan
tidak
ada
yan
g pe
rlu d
iper
baik
i, m
aka
dila
njut
kan
pada
pro
ses b
erik
utny
a.
6M
enge
cek
hasi
l isi
an P
elan
ggan
dan
men
yera
hkan
da
tany
a ke
Fun
gsi P
elay
anan
Pel
angg
an.
12M
enga
rsip
kan
Dat
a Fi
sik
& da
ta e
lekt
roni
k te
ntan
g Pe
lang
gan
MU
LAI
SELE
SAI
PER
BA
IKA
N
PER
BA
IKA
N
OK
2
3 4
5
6 7 8
9 10
11
Book
SO
P Te
mpl
ate
rev.
indd
12
33/
14/1
6 8
:53
PM
SOP
5.A
.2 P
ENG
ISIA
N D
AN
PEM
UTA
KHIR
AN
DAT
A P
ELA
NG
GA
ND
IAG
RAM
ALI
R PR
OSE
DU
R M
ENG
ISI D
AN
MEM
UTA
KHIR
KAN
DAT
A P
ELA
NG
GA
N
I. D
ATA
PEM
OH
ON
I.1. D
ata
Pem
ilik
Bang
unan
1. N
ama
:
2. P
eker
jaan
/ Ja
bata
n :
3. P
erus
ahaa
n :
4. A
lam
at
:
RT
/RW
Ke
lura
han
:
Keca
mat
an
:
Ko
ta/K
ab.
:
5.
Kod
e Po
s :
6. N
omor
Tele
phon
e :
7.
Nom
or F
ax
:
8.
Em
ail
:
I.2.
Dat
a Pe
ngel
ola
Bang
unan
1. N
ama
:
2. P
eker
jaan
/ Ja
bata
n :
3.
Per
usah
aan
:
4.
Ala
mat
:
RT
/RW
Ke
lura
han
:
Keca
mat
an
:
Ko
ta/K
ab.
:
5.
Kod
e Po
s :
6. N
omor
Tele
phon
e :
7.
Nom
or F
ax
:
8.
Em
ail
:
FOR
MU
LIR
DA
TA P
ELA
NG
GA
NSI
STEM
PER
PIPA
AN
- U
PTD
PA
L K
OTA
/KA
BU
PAT
EN...
......
...
Book
SO
P Te
mpl
ate
rev.
indd
12
43/
14/1
6 8
:53
PM
SOP
No:
5.A
.2/S
OP-
Upd
ate_
Pipa
/PEL
/bul
an/t
ahun
FORM
ULI
R D
ATA
PEL
AN
GG
AN
SIS
TEM
PER
PIPA
AN
- U
PTD
PA
L KO
TA/K
ABU
PATE
N (I
I)
II. D
ATA
BA
NG
UN
AN
1.
Nam
a Ba
ngun
an
:
2.
Ala
mat
Ban
guna
n :
RT
/
RW
Ke
lura
han
:
Keca
mat
an
:
Kota
/Kab
.
:
3.
No.
Tgl
. IM
B
:
4. P
erun
tuka
n Ba
ngun
an *
)
Gol
onga
n :
I.
❑
Rum
ah T
angg
a Ka
tego
ri:
I ❑
II.
❑
Nia
ga K
ecil
II
❑
III.
❑
Nia
ga B
esar
III
❑
IV
. ❑
So
sial
IV
❑
V.
❑
Indu
stri
V
❑
5. D
ata
Pend
ukun
g La
inny
a
1. L
uas
Laha
n
m
2
2.
Lua
s Ba
ngun
an
m2
3.
Jum
lah
Lant
ai
Lant
ai
4. E
leva
si L
anta
i Ter
enda
h
m
(di a
tas /
baw
ah
**
Perm
ukaa
n Ja
lan)
5.
Tin
gkat
Hun
ian
6.
Jum
lah
Peng
huni
O
rang
(Unt
uk R
umah
Tang
ga)
7. Ju
mla
h Pe
g./K
arya
wan
O
rang
(Unt
uk N
on R
umah
Tang
ga)
8.
Jum
lah
Kam
ar
Kam
ar (U
ntuk
Hot
el &
Apa
rtem
en)
� T
ingk
at H
unia
n
%
(Rat
a-ra
ta p
er B
ulan
)
9. Ju
mla
h Te
mpa
t Tid
ur
Kam
ar (U
ntuk
Rum
ah S
akit
/ Klin
ik)
� T
ingk
at H
unia
n
%
(Rat
a-ra
ta p
er B
ulan
)
10. J
umla
h Si
swa
O
rang
(U
ntuk
Sek
olah
/Kam
pus)
Book
SO
P Te
mpl
ate
rev.
indd
12
53/
14/1
6 8
:53
PM
SOP
No:
5.A
.2/S
OP-
Upd
ate_
Pipa
/PEL
/bul
an/t
ahun
FORM
ULI
R D
ATA
PEL
AN
GG
AN
SIS
TEM
PER
PIPA
AN
- U
PTD
PA
L KO
TA/K
ABU
PATE
N (I
I)
III. P
EMA
KAIA
N A
IR B
ERSI
H
1. S
umbe
r dan
Pem
akai
an A
ir Be
rsih
❑
PDA
M
m3
(rat
a-ra
ta p
er b
ulan
)
(Lam
pirk
an C
opy
Tagi
han
PAM
bul
an te
rakh
ir)
❑
Sum
ur B
or
m3
(rat
a-ra
ta p
er b
ulan
)
(Lam
pirk
an C
opy
Tagi
han
Din
as P
erTa
mb.
bul
an te
rakh
ir)
❑
Sum
ur D
angk
al
m3
(rat
a-ra
ta p
er b
ulan
)
❑ La
in-L
ain
m3
(rat
a-ra
ta p
er b
ulan
)
2. K
eper
luan
Air
Bers
ih
❑
Man
di
❑ C
uci M
obil
/ Ben
gkel
❑
Toi
let /
Urin
our /
Was
tafe
l ❑
Sira
m T
anam
an
❑ C
uci P
akai
an /
Laun
dry
❑ L
abor
atiu
m
❑ D
apur
/ Re
stor
an /
Kant
in
❑ P
emad
am K
ebak
aran
❑
Pen
ggel
onto
ran
/ Flu
shin
g ❑
Rua
ng O
pera
si
❑
Lai
n-la
in, S
ebut
kan
……
……
……
……
……
……
……
……
……
……
IV. D
ATA
AIR
LIM
BAH
, SA
NIT
ASI
& K
EBU
TUH
AN
PEN
YAM
BUN
GA
N
1.
Jum
lah
Ala
t Plu
mbi
ng /
Plum
bing
Fix
ture
Uni
t :
1.
1 Kr
an b
ak m
andi
/ ba
thub
Buah
1.
2 S
how
er
Buah
1.3
Was
tafe
l
Bu
ah
1.4
Urin
oir
Buah
1.
5 Kr
an /
Fauc
et
Buah
1.
6 B
idet
Bu
ah
1.
7 F
loor
Dra
in
Buah
1.8
Clo
set
Buah
*)
Peru
ntuk
an b
angu
nan
sesu
ai d
enga
n G
olon
gan
/ Kat
egor
i Pel
angg
an y
ang
te
rcan
tum
dal
am S
K G
uber
nur/
SK
Bupa
ti/ S
K W
alik
ota;
**)
Core
t yan
g tid
ak p
erlu
2. D
alam
air
limba
h te
rkan
dung
lim
bah
kate
gori
B3
❑
Ya,
Sum
ber …
……
……
……
……
….
Kuan
titas
: …
……
……
……
❑
Tid
ak
Je
nis T
reat
men
t / P
re-t
reat
men
t air
limba
h ya
ng a
da
❑
Tid
ak a
da
❑ G
reas
e tr
ap
❑
Air
Flot
atio
n
❑
RBC
❑
Ext
ende
d Ae
ratio
n
❑ D
esin
feks
i
❑
Lai
n-la
in, s
ebut
kan
Kebu
tuha
n Pe
nyam
bung
an
4.1
No.
Man
hole
terd
ekat
4.
2 P
ipa
tarik
an
❑
Per
lu
❑ T
idak
per
lu
4.3
Pan
jang
Pip
a Ta
rikan
m
Book
SO
P Te
mpl
ate
rev.
indd
12
63/
14/1
6 8
:53
PM
SOP
No:
5.A
.2/S
OP-
Upd
ate_
Pipa
/PEL
/bul
an/t
ahun
FORM
ULI
R D
ATA
PEL
AN
GG
AN
SIS
TEM
PER
PIPA
AN
- U
PTD
PA
L KO
TA/K
ABU
PATE
N (I
I)
V. D
ATA
YA
NG
PER
LU D
ILA
MPI
RKA
N P
EMO
HO
N
1. F
oto
copy
KTP
Pem
ohon
/ Pe
mili
k / Y
ang
Dib
eri K
uasa
2.
Fot
o Co
py IM
B
3.
As
Build
Dra
win
g Si
stem
Pla
mbi
ng B
angu
nan,
Tre
atm
ent /
Pre
-Tre
atm
en d
an
Si
stem
San
itasi
Yan
g Ad
a.
VI.
PERN
YATA
AN
KES
AN
GG
UPA
N
1. M
elak
sana
kan
pem
asan
gan
dan
peny
ambu
ngan
sal
uran
/ pi
pa p
embu
anga
n ai
r lim
bah
dari
gedu
ng k
e Ba
k In
spek
si /
Insp
ectio
n ch
ambe
r (1C
) dan
dik
erja
kan
oleh
kon
trak
tor y
ang
diak
ui /
terd
afta
r seb
agai
reka
nan
di U
PTD
PA
L KO
TA/
KABU
PATE
N...
... a
tas
beba
n / b
iaya
pem
ohon
.
2. M
emba
yar B
iaya
Pen
yam
bung
an (B
P) d
an ja
sa p
elay
anan
pem
buan
gan
air
limba
h se
suai
den
gan
kete
ntua
n ya
ng b
erla
ku.
3. M
emel
ihar
a da
n m
ence
gah
terja
diny
a ga
ngua
n pa
da s
alur
an a
ir lim
bah.
4. T
idak
mem
buan
g sa
mpa
h / p
adat
an /
baha
n ki
mia
lain
nya
ke d
alam
pip
a /
salu
ran
yang
dal
am w
aktu
sin
gkat
ata
u pe
rlaha
n-la
han
akan
men
yeba
bkan
te
rgan
ggun
ya d
an /
atau
rusa
knya
sis
tem
jarin
gan
mau
pun
peng
olah
an li
mba
h
5.
Men
gijin
kan
petu
gas
UPT
D P
AL
KOTA
/KA
BUPA
TEN
......
mem
asuk
i are
al lo
kasi
pe
lang
gan
untu
k m
enga
daka
n pe
mer
iksa
an ja
ringa
n / p
ipa
air l
imba
h da
n ut
ilita
s la
in y
ang
berk
aita
n de
ngan
sis
tem
pem
buan
gan
air l
imba
h.
6. S
emua
air
limba
h ya
ng m
asuk
ke
jarin
gan
pipa
UPT
D P
AL
KOTA
/KA
BUPA
TEN
......
m
emen
uhi k
eten
tuan
yan
g ad
a da
lam
SK
Gub
enur
/ SK
Bupa
ti/ S
K W
alik
ota
te
ntan
g Ba
ku M
utu
Air
Lim
bah
Sist
em P
erpi
paan
Sem
ua in
form
asi d
alam
form
ulir
ini a
dala
h be
nar d
an le
ngka
p. S
aya
deng
an in
i mem
beba
skan
UPT
D P
AL
KOTA
/KA
BUPA
TEN
......
dar
i seg
ala
tunt
utan
dan
/ at
au g
ugat
an d
ari p
ihak
ket
iga
bila
te
rjadi
sen
gket
a ya
ng ti
mbu
l de
ngan
kei
kuta
nser
taan
men
jadi
pel
angg
an s
iste
m
perp
ipaa
n
Kota
/Kab
upat
en...
......
......
......
......
......
......
......
......
......
......
......
......
......
..,
Pem
ohon
Pe
mili
k / P
enge
lola
/ Pe
nang
gung
Jaw
ab B
angu
nan
(.....
......
......
......
......
......
......
......
......
......
......
......
......
)
Mat
erai
yan
g
berla
ku
Book
SO
P Te
mpl
ate
rev.
indd
12
73/
14/1
6 8
:53
PM
SOP
No:
5.A
.2/S
OP-
Upd
ate_
LLTT
/PEL
/bul
an/t
ahun
FORM
ULI
R CH
ECK
LIST
SEP
TIK
TAN
K
K
unju
ngan
aw
al
C
alon
Pel
angg
an,
P
etug
as S
urve
i,
(..
......
......
......
......
......
......
)
(..
......
......
......
......
......
......
) (..
......
......
......
......
......
......
)
Kun
jung
an la
njut
an
C
alon
Pel
angg
an,
P
etug
as S
urve
i,
(.....
......
......
......
......
......
...)
(.....
......
......
......
......
......
...)
(..
......
......
......
......
......
......
)
FOR
MU
LIR
CH
ECK
LIS
T S
EPT
IK T
AN
K
Nam
a C
alon
Pel
angg
an
:
A
lam
at
:
:
N
omor
Iden
titas
Cal
on P
elan
ggan
:
K
unju
ngan
Aw
al
:
Kun
jung
an L
anju
tan
:
(Bila
ada
Ren
ovas
i) Pe
tuga
s Su
rvei
:
Pe
tuga
s Su
rvei
:
Tang
gal s
urve
i
:
Ta
ngga
l sur
vei
:
No.
J E
N I
S I
N F
O R
M A
S I
H
A S
I L
P E
N D
A T
A A
N
A
RA
DIU
S LA
YAN
AN
1
Jara
k Lo
kasi
Pel
angg
an k
e IP
LT/IP
AL
km
, wak
tu t
empu
h....
......
......
.....j
am,..
......
......
......
men
it
2 Ja
rak
Loka
si P
elan
ggan
ke
Pool
Ken
dara
an
km
, wak
tu t
empu
h....
......
......
.....j
am,..
......
......
......
.men
it
.
B
BEB
AN
AIR
LIM
BA
H
1
Jum
lah
Peng
huni
dal
am 1
rum
ah
...
......
......
......
.... j
iwa
2
Ju
mla
h K
lose
t da
lam
1 r
umah
......
......
......
......
. bua
h
C
AK
SES
MO
BIL
/MO
TO
R S
EDO
T T
INJA
1
Ja
rak
rum
ah C
apel
ke
loka
si p
arki
r M
obil
Peny
edot
Tin
ja y
g di
mun
gkin
kan
❑ <
25
m
❑ 2
5-50
m
❑ >
50
m2
Je
nis A
lat/
kend
araa
n yg
har
us d
igun
akan
❑ M
obil
❑ M
otor
❑
lain
nya,
......
......
......
......
. (se
butk
an)
D
KO
ND
ISI &
KEL
ENG
KA
PAN
SEP
TIK
TA
NK
(T
ERB
AR
U)
1 Ba
tas
Fisi
k K
eber
adaa
n Se
ptik
Tan
k
❑ t
erlih
at
❑ T
idak
ter
lihat
2
Are
a di
atas
ban
guna
n Se
ptik
Tan
k
❑ b
ebas
❑
ter
hala
ng b
angu
nan
perm
anen
❑
ter
hala
ng b
angu
nan
non-
perm
anen
❑ t
idak
ber
sedi
a m
eren
ovas
i ❑
tid
ak b
erse
dia
mer
enov
asi
3
Dim
ensi
Sep
tik T
ank
(p x
l x
t)
pa
njan
g
(
m)
leba
r.....
......
......
.....(
m)
❑ t
ingg
i/ked
alam
an (
m)
4
Volu
me
Tang
ki S
eptik
......
......
......
......
......
.. m
3
5 M
etod
a pe
rhitu
ngan
hasi
l pen
guku
ran
perk
iraa
n C
alon
Pel
angg
an &
Pet
ugas
Suv
ei
6
Luba
ng P
engu
rasa
n/Pe
nyed
otan
❑ a
da
❑ t
idak
ada
, nam
un P
elan
ggan
❑
ber
sedi
a m
eren
ovas
i
❑ t
idak
ber
sedi
a m
eren
ovas
i
Kon
disi
❑ b
isa
dibu
ka/t
utup
❑
ter
tutu
p pe
rman
en, n
amun
Pel
angg
an
❑ b
erse
dia
mer
enov
asi
❑
tid
ak b
erse
dia
mer
enov
asi
7
Luba
ng V
entil
asi
❑
ada
❑
tid
ak a
da
❑ b
erse
dia
mer
enov
asi
❑
tid
ak b
erse
dia
mer
enov
asi
E
KES
IMPU
LAN
❑ B
isa
lang
sung
dila
yani
❑
Bis
a di
laya
ni s
etel
ah r
enov
asi
❑ T
idak
Bis
a D
ilaya
ni
Je
nis
Laya
nan
❑
LLT
T
Tang
gal p
erki
raan
sur
vei l
anju
tan
: .
......
......
......
......
......
......
......
......
....
❑
Non
LLT
T
Tang
gal p
erki
raan
sur
vei l
anju
tan
: .
......
......
......
......
......
......
......
......
....
Book
SO
P Te
mpl
ate
rev.
indd
12
83/
14/1
6 8
:53
PM
SOP
No:
5.A
.2/S
OP-
Upd
ate_
LLTT
/PEL
/bul
an/t
ahun
FORM
ULI
R S
KETS
A D
ENA
H L
OKA
SI C
ALO
N P
ELA
NG
GA
N
Petugas Survei, Calon Pelanggan, (......................................) (......................................)
Nama Calon Pelanggan :
Alamat :
:
Nomor Identitas Calon Pelanggan :
Petugas Survei :
Tanggal survei :
SKETSA DENAH LOKASI CALON PELANGGAN
SKETSA DENAH LOKASI
Book
SO
P Te
mpl
ate
rev.
indd
12
93/
14/1
6 8
:53
PM
NOTES
Book SOP Template rev.indd 130 3/14/16 8:53 PM
UNIT KERJA : PELAYANAN PELANGGANNOMOR : 5.A.3/SOP/Adm/bulan/tahunREVISI KE : 0BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahunHALAMAN : 1 dari 4
PROSEDUR
JUDUL : MENERIMA PELANGGAN BARU LLTT
LOGO UPTD PAL
I. UNIT KERJA TERKAIT 1. Calon Pelanggan 2. Pelayanan Pelanggan3. Petugas Survai/Perencana4. Pengelola Rekening
II. TUJUAN
1. Memberikan gambaran kepada Unit/Fungsi terkait tentang proses dan langkah-langkah yang harus ditempuh untuk menjadi Pelanggan Layanan Lumpur Tinja Terjadwal (LLTT)
2. Memastikan kondisi teknis Septik Tank Calon Pelanggan memenuhi standar dan persyaratan yang diperlukan untuk dilayani dengan LLTT
III. RUANG LINGKUP
Prosedur ini mencakup aktivitas proses pengisian persyaratan administratif, memastikan ketersediaan layanan melalui proses validasi teknis, hingga penilaian kelayakan teknis atas fasilitas yg dimiliki Calon Pelanggan untuk mendukung LLTT
IV. PROSEDUR
1) Calon Pelanggan Mengisi dan menyerahkan Formulir Pendaftaran LLTT 2) Memeriksa kelengkapan pengisian formulir pendaftaran, • Jika lengkap, lanjutkan • Jika belum lengkap, kembalikan
3) Mengisi informasi calon pelanggan ke dalam database SIM LLTT dan memberikan Tanda Bukti Pendaftaran ke Calon Pelanggan.
4) Petugas Survei menjalankan Instruksi Kerja Individu: Survei Calon Pelanggan 5) Mengirim Surat Perintah Verifikasi Calon Pelanggan LLTT.
6) Melakukan survey ke calon pelanggan untuk memverifikasi informasi dalam formulir pendaftaran.
7) Membuat rekomendasi status keberlangganan dari calon pelanggan (terkait status penerimaan, kesiapan layanan dan waktu pelayanan)
Book SOP Template rev.indd 131 3/14/16 8:53 PM
Disiapkan oleh: Disetujui oleh: Disahkan oleh:
Pelayanan Pelanggan Tata Usaha Ka UPTD PAL
Tanggal - bulan - tahun Tanggal - bulan - tahun Tanggal - bulan - tahun
UNIT KERJA : PELAYANAN PELANGGANNOMOR : 5.A.3/SOP/Adm/bulan/tahunREVISI KE : 0BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahunHALAMAN : 2 dari 4
PROSEDUR
JUDUL : MENERIMA PELANGGAN BARU LLTT
LOGO UPTD PAL
8) Menetapkan status keberlangganan calon pelanggan, • Jika diterima, lanjutkan • Jika tidak diterima, lanjutkan ke langkah 11 9) Menetapkan klasifikasi, nomor dan atribut pelanggan LLTT bagi calon pelanggan
yang diterima 10) Aktivasi rekening pelanggan LLTT dimana informasi pelanggan masuk ke dalam
sistem penagihan rekening. Selanjutnya, informasi mulai ditagihkannya Rekening Tagihan disampaikan ke Fungsi Pelayanan Pelanggan untuk diteruskan ke Pelanggan
11) Mengirimkan Surat Pemberitahuan Keberlangganan LLTT ke pelanggan untuk menginformasikan status keberlangganannya, baik diterima maupun tidak
12) Pelanggan menerima informasi status kepelangganan
V. INDIKATOR UKURAN KEBERHASILAN
1. Waktu proses penerimaan Calon Pelanggan LLTT menjadi Pelanggan secara keseluruhan berlangsung maksimal 7 hari.
2. Calon Pelanggan selalu terinformasikan oleh Petugas Pelayanan Pelanggan tentang status proses permohonannya.
VI. LAMPIRAN
1. Diagram Alir SOP Penerimaan Pelanggan Baru LLTT
Book SOP Template rev.indd 132 3/14/16 8:53 PM
SOP
5.A
.3 M
ener
ima
Pela
ngga
n Ba
ru L
LTT
DIA
GRA
M A
LIR
PRO
SED
UR
MEN
ERIM
A P
ELA
NG
GA
N B
ARU
LLT
T
LEN
GK
AP
PELA
KSA
NA
/UN
IT K
OM
PET
ENSI
M
UT
U B
AK
U
Out
put
Wak
tuK
elen
gkap
an
No
K
egia
tan
Cal
on
Pela
ngga
n LL
TT
Pela
yana
n Pe
lang
gan
Pere
ncan
a/Su
rvey
orPe
ngel
ola
Rek
enin
g
1M
engi
si d
an m
enye
rahk
an F
orm
ulir
Pend
afta
ran
LLTT
(lam
pira
n 2)
.
7
Men
etap
kan
stat
us k
eber
lang
gana
n ca
lon
pela
ngga
n,• J
ika
dite
rima,
lanj
utka
n• J
ika
tidak
dite
rima,
lanj
utka
n ke
lang
kah
11
4M
engi
rim S
urat
Per
inta
h Ve
rifika
si C
alon
Pe
lang
gan
LLTT
.
10M
engi
rimka
n Su
rat P
embe
ritah
uan
Kebe
rlang
gana
n LL
TT k
e pe
lang
gan
untu
k m
engi
nfor
mas
ikan
stat
us k
eber
lang
gana
nnya
, ba
ik d
iterim
a m
aupu
n tid
ak.
2M
emer
iksa
kel
engk
apan
pen
gisi
an fo
rmul
ir pe
ndaf
tara
n,• J
ika
leng
kap,
lanj
utka
n • J
ika
belu
m le
ngka
p, k
emba
likan
8M
enet
apka
n kl
asifi
kasi
, nom
or d
an a
trib
ut
pela
ngga
n LL
TT b
agi c
alon
pel
angg
an y
ang
dite
rima.
5M
elak
ukan
surv
ey k
e ca
lon
pela
ngga
n un
tuk
mem
verifi
kasi
info
rmas
i dal
am fo
rmul
ir pe
ndaf
tara
n
11M
ener
ima
info
rmas
i sta
tus k
epel
angg
anan
ya
ng b
ersa
ngku
tan.
3M
engi
si in
form
asi c
alon
pel
angg
an k
e da
lam
da
taba
se S
IM L
LTT
dan
mem
berik
an T
anda
Bu
kti P
enda
ftar
an k
e Ca
lon
Pela
ngga
n.
9
Akt
ivas
i rek
enin
g pe
lang
gan
LLTT
dim
ana
info
rmas
i pel
angg
an m
asuk
ke
dala
m si
stem
pe
nagi
han
reke
ning
. Sel
anju
tnya
, inf
orm
asi
mul
ai d
itagi
hkan
nya
Reke
ning
Tagi
han
disa
mpa
ikan
ke
Pela
yana
n Pe
lang
gan
untu
k di
teru
skan
ke
Pela
ngga
n
6
Mem
buat
reko
men
dasi
stat
us k
eber
lang
gana
n da
ri ca
lon
pela
ngga
n (te
rkai
t sta
tus
pene
rimaa
n, k
esia
pan
laya
nan
dan
wak
tu
pela
yana
n).
MU
LAI
SELE
SAI
TID
AK
YA
TID
AK
YA
33 4
5 6 7 8
9
10
Book
SO
P Te
mpl
ate
rev.
indd
13
33/
14/1
6 8
:53
PM
NOTES
Book SOP Template rev.indd 134 3/14/16 8:53 PM
UNIT KERJA : PELAYANAN PELANGGAN NOMOR : 5.B.1/TKI/Adm/bulan/tahun
REVISI KE : 0BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahunHALAMAN : 1 dari 4
PROSEDUR
JUDUL : KOMUNIKASI DENGAN PELANGGAN MENGGUNAKAN SARANA TELEPON
LOGO UPTD PAL
I. TUJUAN
1) Menjamin komunikasi menggunakan sarana telepon yang terjadi dengan Pelanggan berlangsung secara sopan, ramah dan efektif.
2) Meningkatkan citra profesionalisme UPTD PAL terhadap para pelanggannya
II. RUANG LINGKUP
Prosedur ini mencakup aktivitas komunikasi dengan pelanggan baik berupa kegiatan melakukan sambungan telepon ke pelanggan atau menerima telpon dari pelanggan .
III. REFERENSI
Pedoman Komunikasi di lingkungan UPTD PAL (belum ada)
IV. PROSEDUR
A. PERSIAPANSebelum melakukan aktivitas komunikasi dengan pelanggan menggunakan pesawat telepon, siapkan peralatan sebagai berikut: 1. Buku Telepon 2. Memo Telepon 3. Alat tulisLetakkan peralatan tersebut berdekatan dengan pesawat telepon.
B. MENELEPON KELUAR : 1. Siapkan nomor telepon tujuan. Pastikan nomor telepon tujuan sudah benar untuk
menghindari salah sambung. 2. Pencet nomor tujuan. 3. Setelah telepon terhubung, tunggu hingga nada sambung berbunyi selama 3 - 4 kali,
jika tidak ada yang merespon (mengangkat) maka segera tutup kembali telepon tersebut. Jika ingin mengulang, hubungi kembali setelah 5 - 10 menit lagi.
4. Apabila telepon telah diangkat, biarkan penerima telepon berbicara terlebih dahulu, biasanya jika perusahaan yang memakai operator profesional maka akan menjawab dengan menyapa/memberikan salam, menyebutkan nama perusahaan kemudian menyebutkan dengan siapa penelepon berbicara.
Book SOP Template rev.indd 135 3/14/16 8:53 PM
UNIT KERJA : PELAYANAN PELANGGAN NOMOR : 5.B.1/TKI/Adm/bulan/tahun
REVISI KE : 0BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahunHALAMAN : 2 dari 4
PROSEDUR
JUDUL : KOMUNIKASI DENGAN PELANGGAN MENGGUNAKAN SARANA TELEPON
LOGO UPTD PAL
5. Jawab salam dari penerima telepon. 6. Sebutkan nama diri dan UPTD PAL sebagai institusi asal saudara. 7. Sampaikan kepada siapa anda ingin berbicara. Sebutkan nama orang (kepada
pelanggan perorangan) dan jabatan atau bagiannya (bila pelanggan berasal dari suatu instansi resmi) serta sampaikan maksud dan tujuan menelepon secara singkat.
8. Apabila seseorang yang dicari ada, maka mungkin akan segera disambungkan atau diminta untuk menunggu beberapa saat.
9. Setelah bisa bicara dengan orang yang anda tuju secara langsung, sampaikan pesan sesuai keperluan. Waktu bicara usahakan antara 3 - 5 menit.
10. Apabila orang yang dicari tidak ada, maka mungkin akan ditanyakan apakah ada pesan kepada orang yang dicari.
11. Sampaikan pesan sesuai keperluan. 12. Berbicaralah dengan sopan. Gunakan volume suara secukupnya, tidak terlalu keras
dan tidak terlalu pelan. 13. Akhiri percakapan dengan mengucapkan terimakasih dan menutup telepon
terlebih dahulu.
C. MENERIMA TELEPON 1. Pada saat telepon berdering, segera angkat gagang teleponnya sebelum berdering
untuk ke-3 kalinya. 2. Setelah mengangkat telepon, segera ucapkan salam dan beritahukan identitas diri
(nama dan posisi anda sebagai Fungsi Pelayaan Pelanggan UPTD PAL) kemudian tanyakan keperluan penelepon.
3. Pastikan anda berbicara dengan nada yang sopan dan ramah serta dengan volume suara yang tidak terlalu keras dan tidak juga terlalu pelan.
4. Apabila penelepon menanyakan orang lain, tanyakan nama dan identitas orang yang dicari.
5. Apabila orang yang dituju tidak berada ditempat maka beritahukan dengan sopan dan tawarkan kepada penelepon untuk meninggalkan pesan atau menghubungi kembali.
6. Apabila anda tidak memahami/tidak jelas dengan perkataan penelepon, maka mintalah penelepon untuk mengulang kata-kata tersebut atau menggunakan teknik mengeja. (Alpha = A, Beta = B, dst)
Book SOP Template rev.indd 136 3/14/16 8:53 PM
UNIT KERJA : PELAYANAN PELANGGAN NOMOR : 5.B.1/TKI/Adm/bulan/tahun
REVISI KE : 0BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahunHALAMAN : 3 dari 4
PROSEDUR
JUDUL : KOMUNIKASI DENGAN PELANGGAN MENGGUNAKAN SARANA TELEPON
LOGO UPTD PAL
7. Ucapkan salam dan terima kasih setelah menyelesaikan pembicaraan dengan penelepon.
8. Letakkan gagang telepon setelah yakin pihak penelepon telah meletakkan gagang telepon terlebih dahulu.
V. INDIKATOR UKURAN KEBERHASILAN
1. Tidak ada keluhan Pelanggan mengenai kemudahan menghubungi UPTD PAL 2. Tidak ada keluhan Pelanggan atas tingkat kesopanan Fungsi Pelayanan Pelanggan
UPTD PAL dalam menerima atau menelpon Pelanggan.
Disiapkan oleh: Disetujui oleh: Disahkan oleh:
Pelayanan Pelanggan Tata Usaha Ka UPTD PAL
Tanggal - bulan - tahun Tanggal - bulan - tahun Tanggal - bulan - tahun
Book SOP Template rev.indd 137 3/14/16 8:53 PM
NOTES
Book SOP Template rev.indd 138 3/14/16 8:53 PM
UNIT KERJA : PELAYANAN PELANGGAN NOMOR : 5.C.1/SOP/Adm/bulan/tahun
REVISI KE : 0BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahunHALAMAN : 1 dari 7
PROSEDUR
JUDUL : MENANGANI KELUHAN PELANGGAN
LOGO UPTD PAL
I. TUJUAN
1) Menjamin komunikasi menggunakan sarana telepon yang terjadi dengan Pelanggan berlangsung secara sopan, ramah dan efektif.
2) Meningkatkan citra profesionalisme UPTD PAL terhadap para pelanggannya
II. RUANG LINGKUP
Prosedur ini mencakup aktivitas komunikasi dengan pelanggan baik berupa kegiatan melakukan sambungan telepon ke pelanggan atau menerima telpon dari pelanggan .
III. REFERENSI
Pedoman Komunikasi di lingkungan UPTD PAL (belum ada)
IV. PROSEDUR
A. PERSIAPANSebelum melakukan aktivitas komunikasi dengan pelanggan menggunakan pesawat telepon, siapkan peralatan sebagai berikut: 1. Buku Telepon 2. Memo Telepon 3. Alat tulisLetakkan peralatan tersebut berdekatan dengan pesawat telepon.
B. MENELEPON KELUAR : 1. Siapkan nomor telepon tujuan. Pastikan nomor telepon tujuan sudah benar untuk
menghindari salah sambung. 2. Pencet nomor tujuan. 3. Setelah telepon terhubung, tunggu hingga nada sambung berbunyi selama 3 - 4 kali,
jika tidak ada yang merespon (mengangkat) maka segera tutup kembali telepon tersebut. Jika ingin mengulang, hubungi kembali setelah 5 - 10 menit lagi.
4. Apabila telepon telah diangkat, biarkan penerima telepon berbicara terlebih dahulu, biasanya jika perusahaan yang memakai operator profesional maka akan menjawab dengan menyapa/memberikan salam, menyebutkan nama perusahaan kemudian menyebutkan dengan siapa penelepon berbicara.
Book SOP Template rev.indd 139 3/14/16 8:53 PM
UNIT KERJA : PELAYANAN PELANGGAN NOMOR : 5.C.1/SOP/Adm/bulan/tahun
REVISI KE : 0BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahunHALAMAN : 2 dari 7
PROSEDUR
JUDUL : MENANGANI KELUHAN PELANGGAN
LOGO UPTD PAL
5. Jawab salam dari penerima telepon. 6. Sebutkan nama diri dan UPTD PAL sebagai institusi asal saudara. 7. Sampaikan kepada siapa anda ingin berbicara. Sebutkan nama orang (kepada
pelanggan perorangan) dan jabatan atau bagiannya (bila pelanggan berasal dari suatu instansi resmi) serta sampaikan maksud dan tujuan menelepon secara singkat.
8. Apabila seseorang yang dicari ada, maka mungkin akan segera disambungkan atau diminta untuk menunggu beberapa saat.
9. Setelah bisa bicara dengan orang yang anda tuju secara langsung, sampaikan pesan sesuai keperluan. Waktu bicara usahakan antara 3 - 5 menit.
10. Apabila orang yang dicari tidak ada, maka mungkin akan ditanyakan apakah ada pesan kepada orang yang dicari.
11. Sampaikan pesan sesuai keperluan. 12. Berbicaralah dengan sopan. Gunakan volume suara secukupnya, tidak terlalu keras
dan tidak terlalu pelan. 13. Akhiri percakapan dengan mengucapkan terimakasih dan menutup telepon terlebih
dahulu.
C. MENERIMA TELEPON 1. Pada saat telepon berdering, segera angkat gagang teleponnya sebelum berdering
untuk ke-3 kalinya. 2. Setelah mengangkat telepon, segera ucapkan salam dan beritahukan identitas diri
(nama dan posisi anda sebagai Fungsi Pelayaan Pelanggan UPTD PAL) kemudian tanyakan keperluan penelepon.
3. Pastikan anda berbicara dengan nada yang sopan dan ramah serta dengan volume suara yang tidak terlalu keras dan tidak juga terlalu pelan.
4. Apabila penelepon menanyakan orang lain, tanyakan nama dan identitas orang yang dicari.
5. Apabila orang yang dituju tidak berada ditempat maka beritahukan dengan sopan dan tawarkan kepada penelepon untuk meninggalkan pesan atau menghubungi kembali.
6. Apabila anda tidak memahami/tidak jelas dengan perkataan penelepon, maka mintalah penelepon untuk mengulang kata-kata tersebut atau menggunakan teknik mengeja. (Alpha = A, Beta = B, dst)
7. Ucapkan salam dan terima kasih setelah menyelesaikan pembicaraan dengan penelepon.
Book SOP Template rev.indd 140 3/14/16 8:53 PM
UNIT KERJA : PELAYANAN PELANGGAN NOMOR : 5.C.1/SOP/Adm/bulan/tahun
REVISI KE : 0BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahunHALAMAN : 3 dari 7
PROSEDUR
JUDUL : MENANGANI KELUHAN PELANGGAN
LOGO UPTD PAL
8. Letakkan gagang telepon setelah yakin pihak penelepon telah meletakkan gagang telepon terlebih dahulu.
V. INDIKATOR UKURAN KEBERHASILAN
1. Tidak ada keluhan Pelanggan mengenai kemudahan menghubungi UPTD PAL 2. Tidak ada keluhan Pelanggan atas tingkat kesopanan Fungsi Pelayanan Pelanggan
UPTD PAL dalam menerima atau menelpon Pelanggan.
Disiapkan oleh: Disetujui oleh: Disahkan oleh:
Pelayanan Pelanggan Tata Usaha Ka UPTD PAL
Tanggal - bulan - tahun Tanggal - bulan - tahun Tanggal - bulan - tahun
Book SOP Template rev.indd 141 3/14/16 8:53 PM
UNIT KERJA : PELAYANAN PELANGGAN NOMOR : 5.C.1/SOP/Adm/bulan/tahun
REVISI KE : 0BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahunHALAMAN : 7 dari 7
PROSEDUR
JUDUL : MENANGANI KELUHAN PELANGGAN
LOGO UPTD PAL
FORM KELUHAN PELANGGANNo. Keluhan :Tanggal Keluhan :Nama Pelanggan :Alamat :
No. Kontak Pelanggan :
Jenis Keluhan :
Petugas yang menangani,
(.......................................)
Pelanggan,
(.......................................)
Jenis Keluhan : Adm & Keu, Teknis
Tindak Lanjut :
Book SOP Template rev.indd 142 3/14/16 8:53 PM
SOP
No:
5.C
.1/S
OP-
KLH
/PLG
/bul
an/t
ahun
DIA
GRA
M A
LIR
PRO
SED
UR
MEN
AN
GA
NI K
ELU
HA
N P
ELA
NG
GA
N (I
)
* be
rlanj
ut k
e ha
lam
an b
erik
utny
a
PELA
KSA
NA
/UN
IT K
OM
PET
ENSI
M
UT
U B
AK
U
Out
put
Wak
tuK
elen
gkap
an
No
K
egia
tan
Pela
ngga
nPe
laya
nan
Pela
ngga
nTa
ta U
saha
Pela
yana
n Te
knis
Ka.
UPT
D P
AL
1M
enya
mpa
ikan
kel
uhan
den
gan
bert
atap
muk
a la
ngsu
ng
atau
mel
aui m
edia
kom
unik
asi/k
ores
pond
ensi
tele
pon,
sura
t, fa
ksim
ile, e
-mai
l ata
u m
edia
sosi
al la
inny
a
7M
enan
gani
dan
men
yele
saik
an k
eluh
an a
dm &
Keu
sesu
ai h
asil
anal
isa
send
iri m
aupu
n se
suai
ara
han/
kebi
jaka
n/pe
tunj
uk
Ka U
PTD
PA
L.
4
Men
erus
kan
Kelu
han
Pela
ngga
n. A
pabi
la k
eluh
an m
enya
ngku
t pe
rsoa
lan
“adm
inis
tras
i dan
keu
anga
n” s
erta
tida
k da
pat
lang
sung
dis
eles
aika
n, m
aka
kelu
han
pela
ngga
n di
teru
skan
ke
Tata
Usa
ha. A
pabi
la k
eluh
an m
enya
ngku
t per
soal
an “t
ekni
s”
tidak
dap
at la
ngsu
ng d
isel
esai
kan,
mak
a ke
luha
n pe
lang
gan
dite
rusk
an k
e Pe
laya
nan
Tekn
is
2
Men
erim
a, m
engk
lasi
fikas
ikan
, men
cata
t jen
is k
eluh
an se
rta
mem
inta
aga
r Pel
angg
an m
embu
buhk
an ta
nda
tang
an
keda
lam
For
m K
eluh
an P
elan
ggan
apa
bila
PEL
AN
GG
AN
had
ir la
ngsu
ng d
i kon
ter p
elay
anan
/Kan
tor U
PTD
PA
L.(1
. For
mul
ir Ke
luha
n Pe
lang
gan;
2. D
atab
ase
Kelu
han
Pela
ngga
n; 3
. Cop
y Id
entit
as y
g be
rlaku
8M
enca
tat p
rose
s pen
anga
nan
& pe
nyel
esai
an k
eluh
an
pela
ngga
n.
5
Men
erim
a &
men
elaa
h ke
luha
n yg
dik
lasi
fikas
ikan
jeni
s Ad
min
istr
asi &
Keu
anga
n. A
pabi
la m
embu
tuhk
an a
raha
n/ke
bija
kan
dilu
ar k
ewen
anga
n Ta
ta U
saha
, mak
a be
rkas
kel
uhan
di
teru
skan
ke
KA. U
PTD
PA
L. A
pabi
la su
dah
bisa
lang
sung
di
tang
ani,
mak
a ke
luha
n di
sele
saik
an.
(alte
rnat
if 1)
3
Men
jaw
ab se
suai
Buk
u “P
edom
an M
enja
wab
Per
tany
aan
Yang
Pal
ing
Serin
g D
itany
akan
Pel
angg
an”/
Freq
uent
ly A
sked
Q
uest
ion
(FAQ
), se
hing
ga k
eluh
an P
elan
ggan
lang
sung
dap
at
dise
lesa
ikan
. Apa
bila
kel
uhan
tida
k da
pat d
isel
esai
kan,
mak
a m
elan
gkah
ke
taha
p be
rikut
nya.
(1
. Ped
oman
FAQ
Lay
anan
)
6M
ener
ima
kelu
han
Adm
inis
tras
i dan
Keu
anga
n,se
rta
mem
berik
an a
raha
n/ke
bija
kan
peny
eles
aiaa
nnya
.
1. F
orm
ulir
Kelu
han
Pela
ngga
n;
2.
Dat
abas
e Ke
luha
n Pe
lang
gan;
3. C
opy
Iden
titas
yg
berla
ku
(SIM
/KTP
)
MU
LAI
SELE
SAI
9M
ener
ima
info
rmas
i pen
yele
saia
n ke
luha
n (K
eluh
an
Adm
inis
trat
if da
n Ke
uang
an.*
SELE
SAI
YA
TID
AK
Alt.
2 (K
eluh
an T
ekni
s)A
lt.1
(Kel
uhan
Adm
& K
euan
gan)
Butu
h ar
ahan
/keb
ijaka
n
Ara
han/
kebi
jaka
n
Tid
ak d
ibut
uhka
n ar
ahan
/keb
ijaka
n
2 3 4
5
6
7
8
Book
SO
P Te
mpl
ate
rev.
indd
14
33/
14/1
6 8
:53
PM
SOP
No:
5.C
.1/S
OP-
KLH
/PLG
/bul
an/t
ahun
DIA
GRA
M A
LIR
PRO
SED
UR
MEN
AN
GA
NI K
ELU
HA
N P
ELA
NG
GA
N (I
I)
* la
njut
an
PELA
KSA
NA
/UN
IT K
OM
PET
ENSI
M
UT
U B
AK
U
Out
put
Wak
tuK
elen
gkap
an
No
K
egia
tan
Pela
ngga
nPe
laya
nan
Pela
ngga
nTa
ta U
saha
Pela
yana
n Te
knis
Ka.
UPT
D P
AL
10M
ener
ima
& m
enel
aah
kelu
han
yg d
ikla
sifik
asik
an k
eluh
an
Tekn
is. A
pabi
la m
embu
tuhk
an a
raha
n/ke
bija
kan
dilu
ar
kew
enan
gan
Tata
Usa
ha, m
aka
berk
as k
eluh
an d
iteru
skan
ke
KA. U
PTD
PA
L. A
pabi
la su
dah
bisa
lang
sung
dita
ngan
i, m
aka
kelu
han
dita
ngan
i pad
a ta
hap
berik
utny
a (a
ltern
atif
2)
13M
enca
tat p
rose
s pen
anga
nan
& pe
nyel
esai
an k
eluh
an
pela
ngga
n.
11M
ener
ima
kelu
han
Tekn
is se
rta
mem
berik
an a
raha
n/ke
bija
kan
peny
eles
aiaa
nnya
.
14 M
ener
ima
info
rmas
i pen
yele
saia
n ke
luha
n (K
eluh
an Te
knis
).
12M
enan
gani
dan
men
yele
saik
an k
eluh
an te
knis
sesu
ai h
asil
anal
isa
send
iri m
aupu
n se
suai
ara
han/
kebi
jaka
n/pe
tunj
uk K
a U
PTD
PA
L .
SELE
SAI
Butu
h ar
ahan
/ke
bija
kan
Ara
han/
kebi
jaka
n
Tid
ak d
ibut
uhka
n ar
ahan
/keb
ijaka
n
10
11
12
13
Book
SO
P Te
mpl
ate
rev.
indd
14
43/
14/1
6 8
:53
PM
NOTES
Book SOP Template rev.indd 145 3/14/16 8:53 PM
NOTES
Book SOP Template rev.indd 145 3/14/16 8:53 PM
PENDAPATAN
Book SOP Template rev.indd 146 3/14/16 8:53 PM
UNIT KERJA : PENGELOLA REKENING NOMOR : 6.C.1/SOP/PDPT/bulan/tahun
REVISI KE : 0BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahunHALAMAN : 1 dari 3
PROSEDUR
JUDUL : MENCETAK, MENDISTRIBUSIKAN & MENERIMA PEMBAYARAN REKENING TAGIHAN
LOGO UPTD PAL
I. UNIT KERJA TERKAIT 1. Pelanggan 2. Perbankan (mitra kerja sama UPTD PAL) 3. Pengelola Rekening Tagihan 4. Perpajakan, Kas & Pembukuan 5. Tata Usaha
II. TUJUAN
1) Rekening Tagihan Pelanggan dapat tertagih tepat waktu 2) Pelanggan mendapatkan kemudahan pelayanan dalam melakukan pembayaran
rekening tagihan
III. RUANG LINGKUP
Prosedur ini mencakup aktivitas mencetak, mendistribusikan rekening tagihan serta memberikan pelayanan pembayaran rekening tagihan sesuai pilihan pelanggan.
IV. PROSEDUR
1) Pengelola Rekening mempersiapkan pencetakan & pendistribusian rekening tagihan. 2) Pengelola Rekening menginput data tagihan Rekening Pelanggan LLTT &/ Sistem Perpipaan. 3) Pengelola Rekening mencetak rekening Pelanggan LLTT dan/ Pelanggan Sistem Perpipaan.
4) Perpajakan, Kas & Pembukuan memeriksa dan menyiapkan kelengkapan perpajakan yang berlaku sesuai jumlah nominal tagihan (faktur pajak &/ pembubuhan materai yg sesuai).
5) Tata Usaha menanda tangani Rekening Tagihan yang tercetak 6) Penagih mendistribusikan Rekening Tagihan ke Pelanggan
Book SOP Template rev.indd 147 3/14/16 8:53 PM
UNIT KERJA : PENGELOLA REKENING NOMOR : 6.C.1/SOP/PDPT/bulan/tahun
REVISI KE : 0BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahunHALAMAN : 2 dari 3
PROSEDUR
JUDUL : MENCETAK, MENDISTRIBUSIKAN & MENERIMA PEMBAYARAN REKENING TAGIHAN
LOGO UPTD PAL
7) Pelanggan Membayar tagihan sesuai Alternatif pilihan tempat & cara pembayaran yang tersedia (Alternatif 1. Melalui Penagih yang datang ke rumah; Alternatif 2. Melalui loket di UPTD PAL; Alternatif 3. Melalui fasilitas Perbankan Mitra Kerjasama UPTD, misalkan fasilitas Virtual Acount Pelanggan/Cash Management dari Perbankan, Menggunakan ATM dalam jaringan ATM Bersama, Internet Banking dan lain-lain.)
8) Penagih menerima pembayaran tagihan alternatif 1 dari Pelanggan. 9) Perpajakan, Kas & Pembukuan selaku Petugas Loket menerima pembayaran
tagihan Alternatif 2/ secara tunai dari Pelanggan melalui loket di UPTD 10) Mitra Perbankan menerima pembayaran tagihan Alternatif 3/lewat Mitra Perbankan
dari Pelanggan UPTD 11) Perpajakan, Kas & Pembukuan mencatat/membukukan Pembayaran Tagihan oleh
Pelanggan dan atau melakukan rekonsiliasi penagihan dengan Mitra Perbankan. 12) Pengelola Rekening menerima laporan rekapitulasi Pelanggan yang sudah melakukan
pembayaran
V. INDIKATOR UKURAN KEBERHASILAN
1. Rekening Tagihan tercetak dan terdistribusi tepat waktu. 2. Tidak ada keluhan yang disampaikan oleh Pelanggan atas Pelayanan Pembayaran
Rekening Tagihan
Book SOP Template rev.indd 148 3/14/16 8:53 PM
Disiapkan oleh: Disetujui oleh: Disahkan oleh:
Pengelola Rekening Tata Usaha Ka UPTD PAL
Tanggal - bulan - tahun Tanggal - bulan - tahun Tanggal - bulan - tahun
UNIT KERJA : PENGELOLA REKENING NOMOR : 6.C.1/SOP/PDPT/bulan/tahun
REVISI KE : 0BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahunHALAMAN : 3 dari 3
PROSEDUR
JUDUL : MENCETAK, MENDISTRIBUSIKAN & MENERIMA PEMBAYARAN REKENING TAGIHAN
LOGO UPTD PAL
VI. LAMPIRAN
1) Diagram Alir Prosedur Mencetak, mendistribusikan dan menerima pembayaran Rekening Tagihan
Book SOP Template rev.indd 149 3/14/16 8:53 PM
SOP
No:
6.C
.1/S
OP-
CET
AK/
PDPT
/bul
an/t
ahun
DIA
GRA
M A
LIR
PRO
SED
UR
MEN
CETA
K, M
END
ISTR
IBU
SIKA
N &
MEN
ERIM
A P
EMBA
YARA
N R
EKEN
ING
TA
GIH
AN
JA
SA L
AYA
NA
N U
PTD
PA
L
1M
empe
rsia
pkan
pen
ceta
kan
&
pend
istr
ibus
ian
reke
ning
tagi
han
7
Mem
baya
r tag
ihan
sesu
ai A
ltern
atif
pilih
an
tem
pat &
car
a pe
mba
yara
n ya
ng te
rsed
ia
(Alte
rnat
if 1.
Mel
alui
Pen
agih
yan
g da
tang
ke
rum
ah; A
ltern
atif
2. M
elal
ui lo
ket d
i UPT
D
PAL;
Alte
rnat
if 3.
Mel
alui
fasi
litas
Per
bank
an
Mitr
a Ke
rjasa
ma
UPT
D, m
isal
kan
fasi
litas
Vi
rtua
l Aco
unt P
elan
ggan
/Cas
h M
anag
emen
t da
ri Pe
rban
kan,
Men
ggun
akan
ATM
dal
am
jarin
gan
ATM
Ber
sam
a, In
tern
et B
anki
ng d
an
lain
-lain
.)
4M
emer
iksa
dan
men
yiap
kan
kele
ngka
pan
perp
ajak
an y
ang
berla
ku se
suai
jum
lah
nom
inal
tagi
han
(fakt
ur p
ajak
&/
pem
bubu
han
mat
erai
yg
sesu
ai)
10M
ener
ima
pem
baya
ran
tagi
han
Alte
rnat
if 3/
lew
at M
itra
Perb
anka
n da
ri Pe
lang
gan
UPT
D
2M
engi
nput
dat
a ta
giha
n Re
keni
ng P
elan
ggan
LL
TT &
/ Sis
tem
Per
pipa
an
8M
ener
ima
pem
baya
ran
tagi
han
alte
rnat
if 1
dari
Pela
ngga
n (m
elal
ui P
enag
ih)
5M
enan
da ta
ngan
i Rek
enin
g Ta
giha
n ya
ng
terc
etak
11M
enca
tat/
mem
buku
kan
Pem
baya
ran
Tagi
han
oleh
Pel
angg
an d
an a
tau
mel
akuk
an
reko
nsili
asi p
enag
ihan
den
gan
Mitr
a Pe
rban
kan
12M
ener
ima
info
rmas
i sta
tus k
epel
angg
anan
ya
ng b
ersa
ngku
tan.
3M
ence
tak
reke
ning
Pel
angg
an L
LTT
dan/
Pe
lang
gan
Sist
em P
erpi
paan
9M
ener
ima
pem
baya
ran
tagi
han
Alte
rnat
if 2/
se
cara
tuna
i dar
i Pel
angg
an m
elal
ui lo
ket d
i U
PTD
6M
endi
strib
usik
an R
eken
ing
Tagi
han
ke
Pela
ngga
n
PELA
KSA
NA
/UN
IT K
OM
PET
ENSI
M
UT
U B
AK
U
Out
put
Wak
tuK
elen
gkap
an
No
K
egia
tan
Pela
ngga
nM
itra
Pe
rban
kan
Pena
gih
Peng
elol
a R
eken
ing
Perp
ajak
an, K
as
& P
embu
kuan
Tata
Usa
ha
MU
LAI
SELE
SAI
Alt.
1
Alt.
2
Alt.
3
Rek
onsi
liasi
2 3
4
5
6
7
8
9
10
11
Book
SO
P Te
mpl
ate
rev.
indd
15
03/
14/1
6 8
:53
PM
NOTES
Book SOP Template rev.indd 151 3/14/16 8:53 PM
2. DAFTAR ISI
INDONESIA URBAN WATER SANITATION AND HYGIENEMayapada Tower 10th Fl
Jln. Jend. Sudirman Kav.28Jakarta 12920
Tel. +62-21 522 - 0540Fax. +62-21 522 - 0539
www.iuwash.or.id